Sa mise en œuvre dépend davantage « de la bonne volonté des institutions d’archives et des associations professionnelles. Le font-ils même lorsque cette pratique est contraire à la politique de leur institution. Les nouvelles technologies de l’information et de la communication (TIC) sont ici d’une grande aide, permettant la numérisation et l’accessibilité de milliers de pages de documents intéressant plusieurs pays.
Lorsque les documents exclus sont temporairement supprimés du fichier, l'utilisateur en est informé. Ils respectent fidèlement et mettent en œuvre de manière impartiale tous les accords conclus au moment de la reprise, mais peuvent renégocier les clauses lorsque les circonstances changent dans le but de libéraliser l'accès aux documents. En tant qu'archivistes, nous souhaitons trouver le juste équilibre entre le droit de savoir et le respect de la vie privée dans le cadre de la législation actuelle.
La question de l'équilibre entre l'accès à l'information et la protection de la vie privée constitue un élément extrêmement délicat qui se pose dans pratiquement toutes les sociétés. Les archivistes ont également leur propre domaine d’expertise à promouvoir et à mettre à disposition de la communauté internationale. Dans son rapport annuel, il énumère les mesures prises par le ministère de la Défense nationale pour violer le droit du public à l'information.
Le cas du Comité canadien du sang représente un nouvel épisode démontrant la primauté de la protection d'une organisation sur le droit à l'information. Ils soulignent l'importance des choix individuels, qu'ils soient faits par les archivistes, les gestionnaires de documents ou d'autres responsables, dans le respect de l'esprit et de la lettre des lois existantes et dans l'application des codes de pratique éthique. Il est essentiel que les responsables de la préservation et de l'accès à l'information soient particulièrement sensibles au droit du public à l'information et à un comportement éthique exemplaire dans le domaine de la protection de l'information.
Sans parler des documents créés en tant que membres de l'Assemblée nationale et à ce titre exemptés de l'application de la loi, mais non sans importance pour la compréhension du cours des affaires. Tout en affirmant l'importance du respect de la vie privée, la Directive consacre une place importante à l'utilisation des informations à des fins historiques, statistiques ou scientifiques, en plus de prendre en compte la protection de la nature accordée. Avant l’avènement des technologies de l’information et de la communication (TIC), qui permettent le traitement et la recherche massive d’informations, la protection des données personnelles n’était pas si sensible.
Comment concilier la transparence nécessaire à l’administration de la justice et la protection des accusés. Finalement, en juin 1998, le ministère de la Justice a adopté une directive selon laquelle les documents informatisés restent publics. Tout cela se fait sans que personne n’y voit un problème pour la protection de la vie privée.
L'article 5 de la Charte consacre le droit de toute personne au respect de sa vie privée.
LE DROIT DU PUBLIC À L’INFORMATION
En juin 2002, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le secteur privé) a rétabli cet équilibre en excluant du champ d'application de la loi « le matériel journalistique, historique ou généalogique destiné à des fins légitimes d'information du public ». Restent les documents pour lesquels la loi sur l'accès prévoit la durée de la restriction, tels que « les analyses produites lors d'une recommandation formulée dans le cadre d'un processus décisionnel » (article 39, 5 ans) ou les « mémoires des débats d'une réunion de du Conseil d'administration » (article 34, 15 ans). Pour ceux pour lesquels la loi sur l'accès ne prévoit pas de délai de non-communication, la loi sur les archives prend le relais et prévoit un délai maximum de 100 ans à compter de la date du document ou 30 ans à compter du décès de la personne concernée, sauf dans le cas de documents liés à la santé qui doivent être protégés pendant 100 ans.
Les documents qui étaient accessibles sans restrictions jusqu'à l'adoption de la Loi sur l'accès en 1983 ont soudainement commencé à être soupçonnés de contenir des informations soumises à des restrictions. L'article 19 de la loi sur les archives, qui vise à ouvrir la possibilité d'ouvrir des documents pour lesquels la loi sur l'accès ne prévoit pas de durée maximale de restriction, peut devenir une justification pour garder inaccessibles des documents autrement inoffensifs. Pour l’instant, c’est surtout la crainte de la présence d’éventuelles informations nominatives qui pose problème.
L'un des problèmes qui peuvent surgir dans la gestion de la communication archivistique est la question délicate des exceptions ou des demandes d'accès à des documents confidentiels conformément à la loi pour des documents déjà remis au service des archives. Il doit y avoir non seulement justice, mais aussi apparence de justice dans l’évaluation des demandes et des réponses des services d’archives. Dans une communication préparée en réponse au rapport quinquennal de la Commission d'accès à l'information, l'Association des archivistes du Québec se dit seulement partiellement d'accord avec cette recommandation et recommande plutôt que l'organisme producteur soit consulté à titre informatif seulement. et que la Commission conserve son rôle décisionnel dans ce dossier (AAQ 2003, 20).
De plus, renvoyer le tout à un organisme tiers peut entraîner des délais incompatibles avec les besoins de la recherche. Pour ce faire, la législation entourant la communication des archives doit être la plus libérale possible et son application doit œuvrer en faveur de la communicabilité des documents. La loi modifiant le Code civil a également favorisé l'accès aux archives en modifiant l'article premier de la loi sur le secteur privé en étendant l'exception initialement accordée uniquement au matériel journalistique pour inclure le matériel historique et généalogique.
Cette personne [doit] respecter le caractère confidentiel des données personnelles pendant la période où celles-ci ne peuvent être communiquées sans le consentement de la personne concernée. Le chercheur peut-il contacter un autre organisme pour obtenir cette autorisation s’il ne parvient pas à obtenir l’autorisation de la personne concernée ? L'éthique personnelle de chacun fait pencher la balance vers l'accessibilité ou la protection de la vie privée.
Le président de la Commission d'accès à l'information a écrit dans le dernier rapport quinquennal : « Au début de ce nouveau siècle, nous reconnaissons le droit de savoir comme fondement et condition préalable à la réalisation d'autres droits dans une démocratie. Quoi qu’il en soit, après une décennie consacrée à la protection de la vie privée, nous assistons clairement à un changement.
DE LA DÉONTOLOGIE DU MÉTIER D’ARCHIVISTE
Les renseignements personnels placés sous le contrôle des Archives nationales du Canada par un organisme fédéral, à des fins de dépôt ou à des fins historiques, peuvent être divulgués à toute personne ou organisme à des fins de recherche ou de travail statistique, si... nature que leur communication ne constituerait pas un atteinte injustifiée à la vie privée de la personne à laquelle se rapporte la communication ; b) leur communication est satisfaisante. Sauf consentement de la personne concernée, aucune information relative à la santé d'une personne ne peut être communiquée avant l'expiration d'un délai de 100 ans à compter de la date du document. Cette personne doit respecter le caractère confidentiel des informations personnelles pendant la période pendant laquelle elles ne peuvent être communiquées sans le consentement de la personne concernée.
Aucun délai ne peut être supérieur à 100 ans à compter de la date des documents ou, dans le cas de renseignements personnels, à 30 ans à compter de la date du décès de la personne concernée ou à 100 ans à compter de la date du document dans un cas relatif à des renseignements personnels. information. santé. La personne mentionnée au premier alinéa conserve l'accès à ces archives pour elle-même ou pour une personne qu'elle autorise. Divulgation de routine : couvre toutes les activités menées pour faciliter l’accès informel à l’information.
Diffusion active : désigne les mesures prises par une organisation pour rendre l'information accessible de sa propre initiative. Divulgation affirmative : cible les institutions qui prennent l’initiative de transmettre des informations ou des documents directement à un public cible qu’elles ont préalablement identifié. Mémoire de l'Association des archivistes du Québec en vue de réviser la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Lettre de l'Association des archivistes du Québec à la Commission parlementaire de la culture concernant l'étude du rapport de la Commission d'accès à l'information sur la mise en œuvre de la Loi sur l'accès aux organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur le protection des renseignements personnels dans le secteur privé (novembre 2002). Québec, AAQ. Recherche comparative sur différents modèles de « divulgation automatique de routine » ou l'art de divulguer activement, volontairement et sans formalités, les informations détenues par les autorités publiques, présentée à l'Association pour l'accès et la protection de l'information. Discours du directeur de l'état civil lors du colloque de l'Association des archivistes du Québec.
Dans L'impact du Code civil du Québec sur la constitution de la mémoire collective, Conférence tenue à Montréal le vendredi 19 mars 1999. Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
