J'ai l'honneur de vous présenter le rapport annuel de l'Ombudsman pour l'année intitulé « Donner du pouvoir à chacun : un levier pour soutenir les leaders afin d'assurer la qualité de la formation et l'intégrité de la recherche. L'objectif de ce rapport est de rappeler à tous les acteurs de l'organisation leur contribution à assurer la qualité de la formation et l'intégrité de la recherche, soutenant ainsi la direction de l'École polytechnique dans l'accomplissement de ses missions. Il est présenté dans un esprit constructif tant aux membres du conseil d'administration qu'à tous les membres de la communauté.
Ce rapport annuel vise à rendre compte des activités du Bureau de l'Ombudsman au cours de la période du 1er juillet 2009 au 30 juin 2010. Adressé aux membres du conseil d'administration, aux membres de la direction et aux diverses autorités, il s'adresse également aux membres du l'ensemble de la communauté polytechnique, dans le but de responsabiliser, chacun respectivement dans sa sphère, pour permettre à l'institution d'atteindre les objectifs qu'elle s'est fixés, notamment dans ce sens, qui concerne la formation et l'encadrement des diplômés, ainsi que l'intégrité et l'intégrité et le respect mutuel dans le domaine de la recherche. Au cours de l'année en question, le Médiateur a reçu 106 demandes de conseils ou d'intervention de la part de membres de la communauté polytechnique et de personnes étrangères.
Parmi toutes les demandes reçues, 7 plaintes formelles, 76 consultations et 23 demandes de conseils ou d'intervention de la part des salariés ont été adressées au médiateur. Par ailleurs, des observations sont faites sur les initiatives déjà en cours, qui visent à aligner la pratique administrative aux cycles supérieurs avec la mission et les objectifs de l'École Polytechnique, tant dans le domaine de la formation que de l'encadrement et de l'intégrité dans le domaine de la recherche.
DEMANDES REÇUES ET LEUR TRAITEMENT
Rôle de l’ombudsman
Traitement des demandes
- Provenance des demandes
- Origine ethnique et sexe des demandeurs étudiants
- Objets des demandes
- Mode de traitement des demandes
- Définition des termes
- Consultations
- Avis
- Plaintes
Les différents tableaux figurant dans la partie I reflètent uniquement les demandes reçues et non les rendez-vous demandés par le médiateur ou les demandes d'avis adressées aux membres du personnel. Comme le montre le tableau 1, les étudiants représentent 63 % de l'ensemble, les personnels 30 % et les personnes extérieures 7. Les étudiants ayant déposé une demande auprès du médiateur représentent 1 % de l'ensemble des étudiants inscrits à l'automne 2009, tous cycles confondus.
Les établissements pour lesquels le Médiateur a été contacté par des étudiants, des membres du personnel et des étrangers (106) ont été regroupés dans les catégories suivantes, classées par importance. Sur les 106 demandes reçues, 7 sont des plaintes formelles, 76 sont des consultations et 23 sont des demandes de conseils ou d'intervention adressées au Médiateur par des membres du personnel. Un avis est pris en compte lorsqu'un membre du personnel polytechnique s'adresse au Médiateur pour réfléchir à des solutions à une situation ou à la mise en œuvre d'une politique ou d'un règlement.
Le rôle du médiateur est alors d'expliquer les recours appropriés avant qu'une plainte formelle ne lui soit adressée. À ce stade, le Médiateur ne mène aucune enquête pour vérifier la validité des allégations portées contre lui. La plainte est considérée comme recevable lorsque le demandeur a épuisé tous les recours légaux appropriés et que l'objet de sa demande relève de la compétence du médiateur.
Une plainte est irrecevable si le demandeur n'a pas fait usage des voies de recours préalables à sa disposition avant de s'adresser au médiateur, qui l'a ensuite conseillé sur les démarches à entreprendre. Une plainte est également irrecevable si son objet est exclu du mandat du médiateur. Lors du traitement des demandes, il aurait été possible de considérer certaines d'entre elles comme des plaintes recevables et fondées, car elles nécessitaient l'intervention du Médiateur.
Dans tous les cas, le Protecteur du citoyen tient à souligner l'excellente collaboration des personnes impliquées dans la recherche de solutions, tant au niveau de la gestion des départements et services qu'entre les professeurs et les coordonnateurs de programmes. Sur l'ensemble des demandes reçues au cours de l'année, 23 avis ont été demandés aux membres du personnel. De son côté, l'Ombudsman a demandé conseil dans 15 cas au personnel concernant diverses pratiques administratives résultant de la mise en œuvre de politiques ou de règlements.
Rayonnement
Deux (2) d’entre elles étaient recevables et, après enquête, ont été jugées fondées.
OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS
Généralités
- Encadrement, intégrité et recherche
- Propriété intellectuelle
- Processus administratifs
- Étudiants vivant des situations de handicap
Il affirme ne pas avoir bénéficié d'un encadrement adéquat pendant le voyage et se plaint de ne pas avoir reçu le soutien qu'il aurait souhaité après n'avoir pas fait le point sur sa situation et réorienté son parcours. Il s'est retrouvé à préparer un examen de synthèse dans un contexte où il se sentait déstabilisé par le manque de temps et, selon sa version, par l'absence du soutien dont il aurait eu besoin dans les mois précédant l'examen pour échouer. Le Médiateur estime qu'il y a lieu d'être sensible au fait que, dans les cas ci-dessus, les étudiants souhaiteraient bénéficier de ce soutien.
L'étudiant lui-même comprend qu'il n'est pas fait pour la recherche, il a besoin de la stimulation constante d'une équipe pour être productif. Ce qui est remarquable dans ce cas, c'est la période de temps qui s'est écoulée sans qu'aucune opération sur titres, que ce soit de la part du superviseur ou de l'étudiant, afin que ce dernier puisse progresser normalement vers l'obtention du diplôme. Selon la version de l'étudiant, la raison en serait qu'il refusait de dispenser une charge de cours dont son directeur était responsable.
Un postdoc attend les commentaires qu'il a demandés à son directeur de recherche sur une ébauche d'un article dont ils sont co-auteurs. Dans un dossier porté à la connaissance du Protecteur du citoyen, la problématique pour laquelle l'entreprise s'est adressée à Polytechnique a été définie au moment de la signature de l'entente. Par la suite, les mêmes recherches ont été menées pour des raisons certainement légitimes de la part du responsable de la recherche.
Les professeurs, de bonne foi, ne connaissent pas à l'avance tous les dangers qu'ils rencontreront lors du développement des recherches menées dans un tel cadre. Néanmoins, lors de discussions concernant l'admission d'un étudiant à la maîtrise ou au doctorat dans un contexte de partenariat, il ne serait pas important que l'étudiant soit informé et bien conscient des changements possibles qui pourraient survenir lors de la recherche. Cette politique, très bien exécutée, parle notamment de la responsabilité de tous les acteurs de la recherche.
Ils ne connaissent pas les droits de toutes les parties concernées quant à la propriété des résultats des recherches effectuées dans le cadre de leur maîtrise ou de leur doctorat. La directrice de l'éducation et de la formation étudie actuellement cette question avec les représentants du ministère afin de traiter les étudiants dans cette situation de manière uniforme et impartiale. Il semble que ces documents soient archivés de manière centralisée, dans tous les départements, afin de pouvoir y accéder facilement et rapidement, que le professeur ou l'enseignant soit présent ou non.
SUIVI DES RECOMMANDATIONS DU
Veuillez noter qu'un communiqué de presse émis par le directeur de l'éducation et de la formation en date du 27 novembre 2009 fournit les informations suivantes à l'ensemble de la communauté concernant le système de gestion académique. À noter qu'au bureau même du registraire, des mesures ont été prises l'an dernier pour réduire le roulement des étudiants aux guichets, ce qui a réduit la charge de travail et le stress du personnel qui y est affecté. Un « guichet de rentrée » a également été mis en place au début de la session d'automne 2009 pour orienter les étudiants vers des membres du personnel susceptibles de répondre à leurs questions ou de répondre à leurs besoins particuliers.
Il existe actuellement certains documents d'orientation émis par le Département de l'Éducation et de la Formation qui traitent de la composition des commissions, de leur fonctionnement et de leur suivi. A noter que les membres du comité d'enquête sur les soupçons de plagiat ont rencontré ce dernier à deux reprises pour recevoir une formation sur les règles d'équité procédurale. Il est recommandé que les autorités compétentes de Polytechnique prennent les mesures nécessaires pour reconnaître le droit des étudiants d'être accompagnés par un collègue lors de leur comparution devant les membres des comités ad hoc ou des comités permanents, qui ont été élaborés en vertu des différents règlements et politiques, et que ce droit est incorporé dans les dispositions du Règlement des études de baccalauréat en génie, du Règlement général des études supérieures, ainsi que dans les dispositions de la Déclaration des droits et responsabilités de l'étudiant.
Un extrait de la lettre du Directeur général est reproduit ci-dessous, compte tenu de son importance et de son caractère informatif. Cependant, pour éviter tout risque en complétant les documents émis par la direction mentionnés dans la recommandation 3, en les précisant et en veillant à ce qu'un membre de la Commission ait le rôle de « gardien de la procédure », nous nous permettons de prendre en compte cette recommandation. L'article 5.2.3 du Règlement pour les études de baccalauréat en génie est modifié comme suit.
Enfin, nous prévoyons organiser des séances d'information au cours de la prochaine année sur le respect de la confidentialité des renseignements personnels. Il est à noter que la directrice du Service des ressources humaines a transmis à tous les membres de la communauté le contenu des services fournis par ses professionnels au cours du mois de septembre 2010. L'Avocat du peuple désire remercier chaleureusement toutes les personnes qui ont soutenu dans l'exécution de ses fonctions, au cours de la dernière année, soit dans les services, soit dans les départements.
Sous l'autorité du conseil d'administration, l'ombudsman est un observateur impartial de l'administration, de la Loi sur la Corporation de l'École Polytechnique de Montréal et de ses règlements. Le médiateur jouit d'une indépendance absolue par rapport à la direction de l'École Polytechnique et rend compte de son action au conseil d'administration de l'École. Le médiateur traite les plaintes qui lui sont adressées par les membres de la communauté polytechnique, examine leur bien-fondé et vérifie si tous les recours internes ont été préalablement épuisés.
