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Entrar en Microsoft Access

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Academic year: 2018

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n esta lección podemos introducirnos en el entorno de Access y aprender algunos conceptos básicos. Poco a poco nos adentraremos en las bases de datos y nos sorprenderemos de lo que Access puede llegar a ayudarnos en el trabajo diario.

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Qué es una base de datos

Para empezar, podríamos decir que una base de datos es un conjunto de información relacionada que se almacena de forma que se puedan consultar datos de manera sencilla, tener la posibilidad de relacionarlos, ordenarlos en base a diferentes criterios, etc. Las bases de datos más conocidas son: DBase, Paradox, Access, Aproach, Oracle, ADABAS, DB/2, Informix, SQL Server, MySQL, etc.

Los campos serían los datos específicos que tenemos del cliente, como pueden ser nombre, teléfono, número de cliente, etc. Al conjunto de los datos de un solo cliente lo denominamos registro y a la agrupación de más de un registro se le llama tabla.

La información contenida en esas tablas se podrá presentar con distintos formatos (formularios), filtrarla para que cumplan distintas condiciones (consultas), hacer operaciones con los datos, etc.

Los datos irán organizados en distintas tablas, según el tema del que traten y, cuando deseemos obtener un listado con datos de diferentes tablas, relacionaremos las mismas para conseguir el resultado final.

Veremos cómo dos tablas pueden tener campos iguales, pero no se tratará de duplicar información, sino de identificar un registro con un solo campo al que llamaremos clave. A través de estos campos es como se relacionan entre sí y es el concepto de la relación el que hace que, hoy en día, las bases de datos informatizadas sean especialmente útiles.

Entrar en Microsoft Access

Al igual que todos los programas de la gama Office, Access tiene varias formas de inicio:

- A través de un acceso directo, ya sea en la Barra de tareas o en el Escritorio. - Por medio del botón Inicio.

- Por un archivo de base de datos. - Por medio del icono Mi PC.

Entraremos en Access por una de las siguientes formas:

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se encuentran todos los programas que tenemos instalados en nuestro PC. Posteriormente, trasladamos el ratón hacia la derecha y pulsamos sobre el submenú Microsoft Office, donde haremos clic en el icono Microsoft Office Access 2003.

3. A través de un archivo de Access. Si hacemos doble clic sobre el archivo de base de datos, se abre el programa y, con él, la base de datos deseada; ésta es una buena manera de ahorrar un paso a la hora de empezar a trabajar.

4. A través del icono Mi PC. Si hacemos doble clic sobre el icono Mi PC

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Salir de Microsoft Access

Procuraremos salir siempre correctamente de cualquier aplicación informática, una vez que hayamos finalizado nuestra sesión, ya que, de otro modo, estaríamos provocando un funcionamiento atípico de nuestro PC y nos arriesgaríamos a perder información.

Para salir de Access de forma adecuada, lo podemos hacer de cualquiera de las siguientes formas:

1. A través del menú Archivo y seleccionando la opción Salir. Para ello, despliegue el menú Archivo haciendo clic sobre el mismo. Posteriormente, desplace el cursor hasta la última opción del menú.

2. A través del icono Cerrar, situado en la esquina superior derecha de la ventana de Access. Es muy posible que nos encontremos con dos iconos iguales, uno debajo del otro; pues bien, para cerrar una aplicación, siempre debemos hacer clic en el de arriba, ya que el otro sirve para cerrar el objeto que esté abierto en ese momento.

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4. También podemos cerrar la aplicación mediante el uso de la combinación de las teclas ALT+F4.

Componentes de una base de datos

Access puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos.

Los archivos que genera Access tienen la extensión .MDB y pueden contener tanto objetos de datos (tablas), como objetos de aplicación (formularios, informes, macros, etc.). En este manual, aprenderemos a crear una aplicación de base de datos completa en un solo archivo de extensión .MDB.

Podremos ver, agregar y actualizar nuestros datos mediante formularios; buscaremos o recuperaremos datos con las consultas. Podremos analizar o imprimir con el esquema deseado mediante informes y editar páginas en formato HTML, las cuales nos permitirán interactuar vía Internet.

A continuación, vamos a dar una breve explicación de todos estos elementos. • Tablas. Almacenan elementos en formato fila-columna.

Consultas. Muestran los datos organizados según el criterio especificado. También pueden incorporar o eliminar datos de tablas, así como combinar información de varias tablas y realizar cálculos complejos entre ellos.

Formularios. Muestran los datos de tablas o consultas según el diseño que se haya elegido previamente, permitiendo al usuario agregar nuevos datos, actualizar o eliminar los existentes. Un objeto que está íntimamente

Nota: No debemos confundir las opciones Salir y Cerrar del menú

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relacionado con éste, es el subformulario, que no es más que un formulario dentro de otro. Los formularios también pueden incorporar código VBA. • Informes. Crearemos informes para analizar y presentar los datos en papel.

En los informes, al igual que en las consultas, podremos calcular totales y realizar operaciones entre los datos de una o varias tablas. Access también permitirá agregar un gráfico de forma que el usuario pueda dar un aspecto más atractivo a sus informes. Al igual que los formularios, los informes permiten incluir subinformes.

Macros. Con las macros, podemos automatizar varias operaciones al mismo tiempo. Por ejemplo, podemos hacer que, al abrir un formulario, se elimine el registro que cumpla unas condiciones dadas y que luego se imprima.

Páginas. Access permite crear hojas HTML con propiedades similares a una hoja con formato .MDB, es decir, podemos compartir documentos de nuestra base de datos a través de Internet.

Módulos. Son funciones y procedimientos escritos en lenguaje de programación VBA.

Tablas, registros y campos

Veamos ahora los conceptos básicos de la estructura de una base de datos. Tomemos como ejemplo una biblioteca. En los antiguos sistemas de almacenaje de información, los datos sobre los libros se guardaban en fichas y cada una de ellas contenía el mismo tipo de información que las demás. Los datos que se mostraban en las fichas solían ser: el título del libro, el nombre del autor y el género o temática a la que pertenecía. En todas y cada una de las fichas aparecen los mismos tipos de datos, aunque en cada una, éstos sean distintos.

La organización de una tabla en Access no difiere demasiado de como se hacía antes. Como ya hemos comentado, la información se guarda en tablas que están, a su vez, anidadas con otras.

Cada una de las filas de una tabla corresponde a una ficha de la biblioteca y, en las columnas, aparecen los mismos datos: título del libro, nombre del autor y género. A las filas de las tablas en Access se les denomina registros y, a las columnas, campos.

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Cuadro de entrada de Access

Aunque al principio esta ventana no nos parezca familiar, pronto conoceremos todos los elementos que la componen.

Barra de título. En la Barra de título, aparece el nombre de la aplicación o documento que contiene la ventana.

Barra de menús. Se encuentra debajo de la Barra de título. Contiene los submenús desplegables de Access 2003.

Barra de objetos. Contiene botones de acceso directo a todos los objetos que contiene la aplicación.

Barra de estado. Esta barra, situada en la parte inferior de la ventana, muestra información acerca de los comandos, botones de herramientas u operaciones en curso.

Barra de herramientas. Incluye los botones más utilizados en nuestra aplicación. Las barras las podemos cambiar de lugar e incluso personalizarlas a nuestro gusto.

Menú de control. Es el menú situado en la esquina superior izquierda de la ventana y que contiene opciones básicas. Vamos a detallar cuáles son.

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- Maximizar. Aumenta el tamaño de la ventana hasta llenar la ventana de la aplicación.

- Restaurar. Devuelve la ventana de una aplicación a su tamaño y posición anterior.

- Cerrar. Finaliza la aplicación o documento y cierra su ventana.

Trabajar con ventanas

A continuación, llevaremos a la práctica algunos conceptos sobre el trabajo de ventanas aprendidos con anterioridad en este mismo tema.

1. Abrimos la tabla Empleados y la maximizamos si no lo estuviera ya.

2. Minimizamos la aplicación con la opción Minimizar del menú de control. Vemos cómo se convierte en un botón en la Barra de tareas de Windows.

3. Hacemos clic en el botón Empleados para que vuelva a su estado anterior.

4. Minimizamos la tabla que hemos abierto de la misma forma que hemos minimizado la aplicación y vemos cómo se convierte en un botón, pero esta vez no se sitúa en la Barra de tareas.

5. Si hacemos clic sobre él, aparece un menú de control desde el que podemos decidir si cerrar la ventana, restaurarla o maximizarla.

6. Cerramos la aplicación con el botón Cerrar de la esquina superior derecha. No nos debemos confundir con el que está un poco más abajo, ya que ese botón cerraría el objeto que tenemos abierto.

Los menús

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Menús contextuales

Un menú contextual es aquél que aparece cuando hacemos clic con el botón secundario del ratón. Estos menús presentan opciones diferentes dependiendo del lugar donde situemos el ratón.

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Barras de herramientas

Access dispone de una serie de Barras de herramientas que podemos modificar a nuestro gusto. Los botones que aparecen en las Barras de herramientas cambian en función de lo que se esté realizando en ese momento.

Estos botones los encontramos también en los menús tradicionales o en los contextuales.

No debemos confundir un botón activado con un botón seleccionado, veamos: un botón está seleccionado cuando colocamos el puntero del ratón sobre él y se diferencia del resto en que los colores son más fuertes. Sin embargo, un botón está desactivado cuando no podemos hacer uso de él en ese momento, y se diferencia del resto en que no tiene colores.

Nuevo. Permite abrir el Panel de tareas con el que podremos comenzar una base de datos nueva, abrir un asistente de base de datos o una base de datos existente. • Abrir. Este botón permite abrir una base de datos existente.

Guardar. Guarda la base de datos que tengamos activa en ese momento. • Buscar. Busca, partiendo de unos criterios, un archivo concreto.

Imprimir. Imprime el objeto que tengamos activo en ese momento.

Vista preliminar. Visualiza el objeto que tengamos activo en ese momento. • Ortografía. Revisa ortográficamente el texto del objeto que tengamos activo

en ese momento.

Cortar. Guarda en memoria auxiliar (portapapeles) lo que tengamos seleccionado, desapareciendo del lugar de origen.

Copiar. Guarda en memoria auxiliar (portapapeles) lo que hayamos seleccionado, sin desaparecer del lugar de origen.

Pegar. Coloca lo que previamente habíamos cortado o copiado en el lugar donde le indicamos con el cursor.

Deshacer. Este botón permite volver a la acción inmediatamente anterior a la actual.

Ayuda. Accedemos a la ayuda de Access.

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contiene. Todas ellas quedan visibles al desplegar el menú, como si se tratara de un cuadro combinado.

Vínculos con Office. Este botón permite enlazar nuestra base de datos con un documento de Word o de Excel. Estas opciones quedan visibles al desplegar el menú, como si se tratara de un cuadro combinado.

Práctica: Introducción a Microsoft Access

En esta primera práctica, nos familiarizaremos con el entorno de Access. Trabajaremos con ventanas y con los menús que forman parte del entorno del programa.

- Entre en Access desde el menú Inicio, a través de un acceso directo del Escritorio y por medio de un archivo de base de datos.

- Salga de Access a través del menú Archivo, mediante el botón Cerrar

y por medio del teclado.

- Acceda a la base de datos de ejemplo Neptuno por medio del menú

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Cuadro de entrada de Access

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