DISEÑO DE UN PLAN DE MEJORAMIENTO Y CONSULTORÍA PARA EL SERVICIO
NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
PRESENTADO POR:
CLAUDIA MILENA CAMARGO MARTÍNEZ
UNIVERSIDAD SANTO TOMAS
FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍAS
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN PARA EL DESARROLLO EMPRESARIAL
BOGOTA D.C.
DISEÑO DE UN PLAN DE MEJORAMIENTO Y CONSULTORÍA PARA EL SERVICIO
NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CLAUDIA MILENA CAMARGO MARTÍNEZ
TRABAJO PROFESIONAL
INTEGRADO PARA OPTAR A EL TÍTULO DE ESPECIALISTA
DE GESTIÓN PARA EL DESARROLLO EMPRESARIAL
UNIVERSIDAD SANTO TOMAS
FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍAS
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN PARA EL DESARROLLO EMPRESARIAL
BOGOTA D.C.
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ... 5
1.1 Pregunta Problémica ... 6
1.2 Objetivo General ... 6
1.3 Objetivos Específicos ... 6
2. ANALISIS DEL ENTORNO ... 7
2.1 Análisis del Macro Entorno: ... 7
2.1.1 Político ... 7
2.1.2 Económico - Legal ... 8
2.1.3 Sociales ... 9
2.1.4 Tecnológicos ... 9
2.1.5 Ecológicos ... 10
2.2 Comportamiento del sector: evolución y tendencia prevista a corto, mediano y largo plazo. ... 11
2.3 Análisis del Micro Entorno: ... 12
2.3.1 Capacidad Directiva ... 12
2.3.2 Capacidad Competitiva ... 13
2.3.3 Capacidad Financiera ... 13
2.3.4 Capacidad tecnológica ... 14
2.3.5 Capacidad de Talento Humano ... 14
2.3.6 Principales participantes y competidores potenciales. ... 14
2.3.7 Análisis de empresas competidoras ... 15
2.4 Entorno Misional: ... 16
2.5 Entorno Estratégico: ... 18
3. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL ... 19
3.1 Aplicación de Herramientas de Diagnostico ... 19
3.1.1 Descripción preliminar del problema: ... 19
3.1.2 Definición y justificación de la herramienta ... 20
3.1.3 Factores Críticos de Éxito... 28
3.1.4 Matriz de Evaluación de Factores Externos MEFE ... 29
3.1.6 Matriz DOFA... 32
3.1.7 Matriz FODA... 33
3.1.8 Sensibilización y Aceptación al Cambio... 33
4 PROPUESTA DE SOLUCION ... 34
4.1 Referentes Teóricos ... 34
4.2 Descripción de la Solución ... 37
4.3 Implementación de la propuesta ... 40
4.4 Integración a la Arquitectura Organizacional ... 41
5 PLAN DE ACCION ... 42
5.1 Mapa Estratégico ... 42
5.1.1 Perspectiva Financiera ... 42
5.1.2 Perspectiva del Cliente ... 42
5.1.3 Perspectiva de los Procesos Internos ... 43
5.1.4 Perspectiva de Aprendizaje y Conocimiento ... 43
5.2 Plan de Acción ... 45
5.3 Balanced Score Card ... 46
5.4 Cronograma ... 47
5.5 Indicadores ... 48
5.6 Costos ... 49
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 51
5
1. INTRODUCCIÓN
El presente proyecto se encuentra enfocado al fortalecimiento de la gestión del contrato de aprendizaje del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, el cual es definido como una forma especial de vinculación dentro del Derecho Laboral, sin subordinación y por un plazo no mayor a dos (2) años. Dentro del proceso de contratación de aprendices, el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA actúa como ente regulador del proceso, por ello todo proceso de contratación de aprendices y regulación de cuota a las empresas, es llevado a cabo únicamente por medio del Sistema de Gestión Virtual de Aprendices
https://caprendizaje.sena.edu.co, bajo la supervisión del área de relaciones corporativas
e internacionales en cada una de las regionales del país. Sin embargo, esta plataforma no proporciona en su totalidad la contratación efectiva de aprendices por parte de las empresas y los aprendices.
Este proyecto propone la creación e implementación de una herramienta tecnológica o aplicación móvil que facilite la comunicación e incentive la contratación de aprendices, de esta manera, las empresas lograran contactarse inmediatamente con el aprendiz, obteniendo la información necesaria y logrando la contratación de este. Adicional a esto, las empresas tendrán la información a la mano, frente a actualizaciones o avisos normativos por parte del Servicio Nacional de Aprendizaje Sena, con el propósito de que la empresa no incurra en incumplimientos o descuide sus obligaciones.
6
1.1 Pregunta Problémica
¿Como proponer una herramienta tecnológica que proporcione una comunicación eficaz entre el servicio nacional de aprendizaje SENA, los aprendices y las empresas para aumentar e incentivar la contratación de aprendices?
1.2 Objetivo General
Proponer la aplicación de una herramienta tecnológica que permita mejorar la comunicación entre los aprendices Sena, las empresas en Colombia y el servicio nacional de aprendizaje Sena, con el propósito de incrementar el número de aprendices contratados en el país.
1.3 Objetivos Específicos
❖ Establecer un diagnostico que permita identificar las causas y consecuencias que interfieren en la ejecución del contrato de aprendizaje entre empresas, aprendices y el servicio nacional de aprendizaje Sena.
❖ Determinar acciones de mejora que permitan promover la comunicación entre los agentes involucrados en el contrato de aprendizaje y facilite el proceso de contratación de aprendices con las empresas.
7
2. ANALISIS DEL ENTORNO
2.1 Análisis del Macro Entorno:
Con el propósito de identificar la influencia que tienen ciertos factores externos frente este proyecto, se presenta un análisis estratégico desde el punto de vista político, económico, social, tecnológico y legal.
2.1.1 Político
8 lo cual permite sin duda un crecimiento económico del país pero para el propósito de este plan de mejora de la aplicación móvil no tendría el efecto que se desea.
2.1.2 Económico - Legal
Durante el primer trimestre de 2019 se crearon 96.914 unidades productivas, un 9.7% más que en el mismo periodo del año 2018 que se encontraba en 88.323 (Confecamaras, 2019), esto evidencia un crecimiento económico y un aumento de empresas objeto de regulación, proporcionando un incremento en las solicitudes de contratos de aprendizaje para los aprendices de cuota fijada o de cuota voluntaria por medio de la aplicación móvil. sin embargo, es importante tener en cuenta un factor económico importante, que afecta directamente el plan de mejora propuesto y es que muchas empresas al no lograr realizar la contratación del aprendiz en los tiempos estipulados o por evadir procesos administrativos optan por la opción de monetizar, lo cual según la (Ley 789 de 2002 ) y el (Decreto 933 de 2003): Las empresas obligadas a cumplir la cuota de aprendizaje podrán en su defecto cancelar al SENA una cuota mensual resultante de multiplicar el 5% del
número total de trabajadores, por un salario mínimo legal vigente. En cualquier caso, la
monetización puede ser parcial o total.
9
2.1.3 Sociales
Uno de los factores más importantes e influyentes de este proyecto es sin duda el factor social puesto que por medio de la formación gratuita, el SENA busca que muchos de los colombianos se beneficien con el propósito de fomentar un desarrollo integral que garantice una mejor calidad de vida, a través de los programas de formación técnico y tecnológicos que brindan no solo una entrada a la educación superior sino también al derecho de tener un primer empleo digno y decente. Por ello, brindar por medio de la aplicación móvil SGVA la oportunidad de desarrollar las habilidades de los aprendices para mejorar su condición de vida y encaminarlos al mercado laboral, permite una alta productividad y un desarrollo económico mucho más sostenible. Para la vigencia 2018 el SENA atendió 485.959 aprendices por medio de 486.012 cupos, mientras que entre julio de 2018 y junio de 2019 se atendieron 465.329 aprendices mediante 465.373 cupos, lo que denota un aumento significativo durante el primer semestre de 2019.
Sin embargo, uno de los inconvenientes más notables que se evidencia durante el proceso de contratación de aprendices es la deserción al programa por parte de algunos de estos, dadas por condiciones académicas, personales, económicas entre otras, esta situación genera inconvenientes para el proceso de búsqueda de aprendices por parte de las empresas, razón por la cual optan por realizar el pago de la monetización.
El propósito de la aplicación se encuentra enfocada justamente en ajustar o mejorar dicho proceso, brindando una atención mucho más eficaz y la disponibilidad inmediata de aprendices, abriendo posibilidades favorables a las dos partes.
2.1.4 Tecnológicos
10 tecnológica requiere de una inversión importante, que permita un desarrollo eficiente y eficaz de la aplicación, adicionalmente dado el contenido de información almacenada se requiere de un servidor independiente que procese la información en el menor tiempo y con datos verídicos. A pesar de contar con talento humano calificado, el desarrollo del proyecto se realizaría por entregas parciales a corto plazo y con un funcionamiento del 100% a largo plazo.
Frente a las herramientas tecnológicas como aplicaciones móviles, se encuentran en este momento en un sector que denota un pleno crecimiento, dada la tendencia de compra de smartphones que permiten muchos más usos, frente a videojuegos, servicios, ocio y empresas, así las cosas, cerca del 93% de los colombianos usan un dispositivo móvil para conectarse a internet, de los cuales 49% de las personas lo hace a través de un teléfono inteligente y un 41% utiliza una tableta. (Vanguardia, 2016). Según un estudio de comScore e IMS, los colombianos son una de las poblaciones que más descargan ‘apps’ en sus celulares, ya que tienen un promedio de 19 herramientas, que en un 81% funcionan con el sistema operativo Android, mientras que 16% usa iPhone y solo un 2% usa teléfonos de la marca BlackBerry. (ComScore, 2016).
2.1.5 Ecológicos
11 empresas como aprendices deben disponer de un teléfono móvil o de acceso a internet, lo que genera un consumo de energía significativo que sin duda afectaría la protección medioambiental.
2.2 Comportamiento del sector: evolución y tendencia prevista a corto, mediano
y largo plazo.
Durante los últimos tres años el comportamiento del sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones ha crecido favorablemente, pues debido al fácil acceso con el que cuentan las personas a una red de internet, es posible realizar compras, procesos, tramites, ventas entre otros. Cuando una empresa implementa una herramienta tecnológica tal como un aplicación móvil, es común que consiga mejorar sus ventas o sus procesos operativos debido a que logra llegar de manera inmediata a los usuarios por medio de los dispositivos con los que más interactúa, puesto que el 78% de las búsquedas de un negocio local desde un dispositivo móvil dan como resultado una compra. (MultiAtlas, 2018).
En consecuencia, hoy la cadena de valor del sector TIC en Colombia se compone de cinco grandes dimensiones, (1) la infraestructura que soporta la utilización de los servicios y productos, (2) la fabricación y/o venta de los bienes TIC, (3) la producción de los servicios de telecomunicaciones, donde el servicio de Internet comienza a ser el punto de surgimiento de una nueva industria, (4) la industria de las plataformas digitales. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2018). Un reciente sondeo realizado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) señala que las aplicaciones de negocios, salud y transporte han adquirido mayor relevancia entre los colombianos, quienes con un 6% el total de la población aparece como el cuarto país en el que más se iniciaron sesiones de apps móviles durante los 12 meses.
12 Para el primer trimestre de 2015 se observa un sector que ha alcanzado metas como es el caso de conexiones Banda Ancha*. También se observa que el mercado de telefonía móvil presente un nivel de penetración del 116,5%, es decir, por cada 100 habitantes 116 están haciendo uso del servicio de telefonía móvil. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2018).
Debido a que las TIC no se encuentran aún reguladas con algún régimen especial legal o de control por parte de las entidades como el Ministerios de las TICS, se busca una regulación económica, política y social de las mismas, que garantice un enfoque competitivo en el mercado de los servicios de comunicaciones, por ello para el primer trimestre de 2018 se comienza a evidenciar dichos TIC en Colombia resultados. Sin embargo, el crecimiento del sector TIC, así como la economía en general presenta una leve desaceleración relacionados con la inflación y el aumento del precio del petróleo. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2018). "El sector de las apps tiene un gran potencial en el país a largo plazo", (Mandel, 2016) durante su conferencia en Colombia 4.0, en la que destacó que en el país se generan más de 83.000 puestos de trabajo gracias a este modelo de negocio.
2.3 Análisis del Micro Entorno:
2.3.1 Capacidad Directiva
13 Cualificaciones, la transformación empresarial y el SENA como brazo operativo de la Economía Naranja (empleabilidad y emprendimiento).
Los pilares del Plan Estratégico 2018-2022 orientan todo el accionar de la Entidad hacia el logro de resultados transformacionales que impacten el emprendimiento, la productividad, la equidad y la generación de empleo decente para la nación, aportando de manera significativa al bienestar y la equidad del país como ejes fundamentales del Plan Nacional de Desarrollo 2018 – 2022 Fuente especificada no válida.
2.3.2 Capacidad Competitiva
Actualmente el servicio nacional de aprendizaje Sena cuenta con convenios de ampliación de cobertura, las cuales son las alianzas celebradas por el SENA con aquellas instituciones o entidades públicas y privadas inscritas en el Banco de Instituciones, que impartan Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano y/o Educación Superior, en el marco de las normas vigentes, como respuesta estratégica para atender a un mayor número de colombianos con una formación presencial en programas de Nivel Tecnólogo, Técnico y Formación Complementaria (Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, 2018).
2.3.3 Capacidad Financiera
14
2.3.4 Capacidad tecnológica
El SENA, como entidad estatal consagrada a la Formación Profesional Integral, se concentra en fomentar prácticas de innovación tecnológica tanto a sus aprendices como a sus instructores y colaboradores de la entidad, con el propósito de contribuir al desarrollo del sector productivo del país. Dicho propósito es llevado a cabo por la entidad a través de sus 116 Centros de Formación y su red de Tecnóparques (15 en total) a nivel nacional, implementando estrategias de desarrollo tecnológico e innovación de nuevas tecnologías en productos, procesos y servicios. Esto, acompañado de programas de fomento a la innovación y desarrollo tecnológico productivo como el sistema de investigación, desarrollo tecnológico e investigación SENNOVA el cual se encuentra dirigido al sector empresarial colombiano y a los demás agentes del Sistema de Ciencia, Tecnología e Innovación, actuando como entidad de fomento con rol protagónico en la escena del desarrollo tecnológico y la competitividad del país. Fuente especificada no válida.
2.3.5 Capacidad de Talento Humano
Actualmente el SENA cuenta con funcionarios de planta, de libre nombramiento y en su gran mayoría con contratistas (administrativos e instructores), en cada una de las regionales a nivel nacional, las cuales en algunos casos cuentan con una alta rotación de personal, impactando notablemente a la institución frente al desarrollo y ejecución de planes y proyectos. Durante el año 2017 el SENA habilito a través de la Comisión Nacional del Servicio Civil, la venta de derechos de participación e inscripciones para participar en la Convocatoria de empleo 436 de 2017 la cual buscaba proveer definitivamente un total de 4.973 vacantes, entre los cuales se distribuían entre los niveles. Asistencial, técnico, instructores, profesional y asesor.
15 Los principales participantes son tres: Los aprendices Sena, que hayan optado por la modalidad de contrato de aprendizaje y que hayan cumplido mínimo tres meses de formación académica como técnico o tecnólogo en la ciudad de Bogotá. Adicional que nunca hayan tenido un contrato de aprendizaje anterior, exceptuando aquellos aprendices que se encuentren cursando sus estudios en cadena de formación. Las empresas reguladas o voluntarias que solicitan o desean tener aprendices en las diferentes especialidades o etapas de formación en los sectores económicos existentes. Finalmente, el servicio nacional de aprendizaje Sena, quien es el ente regulador de la cuota de aprendices a las empresas con más de 15 empleados de panta y quien adicional realizara el debido acompañamientos a empresas o aprendices, según el caso que se requiera.
Debido a que la aplicación está dirigida especialmente para aprendices Sena, los competidores potenciales serán las diferentes universidades públicas y privadas que cuenten con programas de prácticas empresariales en su maya curricular y los estudiantes en convenio con instituciones de educación superior y el Sena, pero que no son aprendices Sena.
2.3.7 Análisis de empresas competidoras
16 de estudiantes de dichas instituciones o de estudiantes practicantes universitarios de acuerdo con la normatividad vigente.
2.4 Entorno Misional:
Se centra en promover la inclusión social de los jóvenes de Colombia a entornos productivos, sitios o empresas en los cuales pueden desarrollar su etapa práctica y a su vez reciben un apoyo de sostenimiento, a través del cumplimiento de la cuota regulada por la ley 789 de 2002, donde por un lado los empresarios pueden acceder al talento humano en proceso de cualificación de calidad, y los aprendices logran realizar prácticas empresariales en ambientes reales, facilitando su inserción laboral formal, permitiéndole el acceso a recursos económicos que mitiguen la deserción.
Contrato de Aprendizaje
2015 2016 2017
300.080 aprendices desarrollaron su proceso
formativo mediante el apoyo del contrato de aprendizaje, 15% más comparada con la gestión
realizada en el año 2014. Cumplimiento del 100%
frente a los 300.000 aprendices fijados como
meta para la vigencia 2015.
345.206 aprendices con contrato de
aprendizaje, cumplimiento del 100%
de la meta establecida de 345.000 con un
15% de gestión adicional.
377.950 aprendices con contrato de aprendizaje, cumplimiento del 93% de
la meta establecida 407.000
Empresas con Cuotas Reguladas
17 28.553 cuotas reguladas a
las empresas objeto de regulación. Cumplimiento
del 100% de la meta establecida para el año
2015 de 28.460
30.917 empresas objeto de regulación
patrocinaron aprendices mediante
contrato de aprendizaje, Cumplimiento del 101% respecto a la meta establecida de
30.500.
34.047 empresas objeto de regulación, cumplimiento del 97% de
la meta establecida para el año 2017 de 42.079.
Empresas con Cuotas Voluntarias
2015 2016 2017
12.419 empresas registraron cuota voluntaria, cumplimiento
del 142% respecto a la meta establecida para el
año 2015 de 8.700
15.396 empresas contrataron 62.280 aprendices de manera
voluntaria, cumplimiento de 137%
de la meta de empresas voluntarias y
del 226% de aprendices con contratos voluntarios.
15.935 empresas contrataron aprendices
de forma voluntaria, cumplimiento de 94% de
la meta de empresas con cuotas voluntarias
referente a la meta de 16.907.
18 comunicación y articulación entre aprendices y empresas, afecta el desarrollo profesional y misional tanto de aprendices como de la entidad SENA
Para la regional Distrito Capital durante el tercer trimestre de 2018 se realizó una ejecución del 78.6% que corresponde a 88.890 contratos de aprendizaje, los cuales están dentro del resultado esperado. Los aprendices con contrato voluntario están en 52.81% correspondiente a 7.244 debido a que algunas de la empresas con contrato voluntario fueron objeto de regulación. De la misma forma, las empresas con cuota regulada están en una ejecución del 98.52% correspondiente a 13.165 empresas reguladas, mientras que las voluntarias están en un 52.08% que corresponde a 3.036 empresas voluntarias todo dentro de lo esperado. Para el cuarto trimestre se planea continuar con las estrategias de los indicadores en cumplimiento, e incentivar aún más los contratos voluntarios para que empresas nuevas radiquen su planta de personal.
2.5 Entorno Estratégico:
Para el año 2019 se estable dentro del indicador total de aprendices con contrato de aprendizaje cuatro objetivos misionales para el fortalecimiento de la gestión del contrato de aprendizaje, tales como: ampliar la base de empresas reguladas, estimular el aumento del contrato de aprendizaje voluntario, flexibilización en los periodos de cálculo de la nómina y mejorar la gestión del contrato de aprendizaje.
Ampliar la base de empresas reguladas: Mediante esta intervención se busca
posicionar en el empresario el concepto de contrato de aprendizaje, para que inviertan en el talento humano que requieren y sobre el que son corresponsables en la formación y cualificación de la fuerza laboral de su sector, como un aporte al PIB.
Acción realizada: Se consolidó el evento "regulaton" en el cual se dedica todo el equipo
de contrato de aprendizaje para conseguir más empresas reguladas. Este indicador se mide semanalmente.
Estimular el aumento del contrato de aprendizaje voluntario: Estrategia dirigida a
19 cumplen con su cuota regulada y contratan aprendices adicionales, logrando con ello el beneficio tributario definido en la normatividad vigente.
Acción realizada: El beneficio tributario sigue siendo el mayor impulsador de la
contratación voluntaria de aprendices. este indicador se mide semanalmente
Flexibilización en los periodos de cálculo de la nómina: Buscar mediante una
propuesta al Ministerio de Trabajo, la flexibilización en los periodos de reporte de la Nómina por parte del Sector productivo, con el fin de incrementar el número de cuotas de contrato de aprendizaje que deben cumplir las empresas para generar espacios de práctica a los aprendices.
Acción realizada: Esta iniciativa se desarrolló la por decreto. Proyecto que el Sena remitió
desde marzo de 2017 al Ministerio de Trabajo.
Mejorar la gestión del contrato de aprendizaje: El Contrato de Aprendizaje en el SENA
es la estrategia de cobertura nacional que promueve la inclusión social de los jóvenes colombianos a entornos productivos, a través del cumplimiento de la Cuota Regulada por la Ley 789 de 2002, permitiéndole a los empresarios acceder al talento humano en proceso de cualificación de calidad, y ofreciéndole a los aprendices realizar prácticas empresariales en ambientes reales.
Acción realizada: Se creó el evento mensual "registratón". con el cual se pretende un
acompañamiento a las empresas para el registro de contratos. sumado a las campañas por redes sociales sobre los benéficos del contrato de aprendizaje. este indicador se mide semanalmente.
3. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
3.1 Aplicación de Herramientas de Diagnostico
3.1.1 Descripción preliminar del problema:
20 aprendices del Sena, las empresas y el servicio nacional de aprendizaje SENA, frente al proceso de contrato de aprendizaje, el cual debe llevarse a cabo mediante el sistema de gestión virtual, el cual, a pesar de su estructura funcional no proporciona la comunicación adecuada para el mejor desarrollo del proceso de contratación. Actualmente, se evidencia que para las empresas (reguladas y voluntarias) y para los estudiantes aprendices SENA, no es habitual el ingreso a la plataforma web del Sistema de Gestión Virtual de Aprendices, lo que genera demoras en los procesos de selección y contratación, adicional a esto se presenta una ausencia de comunicación entre empresarios aprendices y la entidad, puesto que la información de contacto diligenciada por cada una de las partes en el sistema se encuentra desactualizada o por falta de ingreso nunca son atendidos los requerimientos entre usuarios. Debido al inconveniente que se presentan en la página web, las empresas no tienen presente el seguimiento de sus aprendices e incurren por ello en incumplimientos que a largo plazo afectan sus finanzas y por parte de los aprendices al no poseer un contrato de aprendizaje no podrán recibir el apoyo de sostenimiento, lo que podría incurrir en una posible deserción a su formación.
Es por lo anterior, que nace la idea y la necesidad de crear una herramienta tecnológica que permita la comunicación e incentive la contratación de aprendices, dado que hoy en día todas las personas poseen un dispositivo móvil y se hace mucho más cómodo el ingreso a una a aplicación tecnológica las veinticuatro horas del día y en cualquier lugar, al aplicar dicha herramienta las empresas lograran contactarse inmediatamente con el aprendiz, de manera que este le brinde la información necesaria y logre ser contratado. Adicional a esto, las empresas tendrán la información a la mano, frente a actualizaciones o avisos por parte del servicio Nacional de Aprendizaje Sena, con el propósito de que la empresa no incurra en incumplimientos o descuide sus obligaciones.
3.1.2 Definición y justificación de la herramienta
21 entidad y que se encargan de encaminar los procesos de cuota regulada y contrato de aprendizaje a nivel Nacional, se realizó una encuesta a diez (10) empresas con cuota regulada de 1 o más aprendices con el propósito de conocer la experiencia de cada una frente al funcionamiento actual del Sistema de Gestión Virtual de Aprendices
https://caprendizaje.sena.edu.co y frente a la aplicación móvil que se quiere implementar.
23 El 50% de las empresas encuestadas consideran el sistema de Gestión Virtual de Aprendices es una plataforma compleja que no permite en su totalidad un desarrollo eficiente para la contratación de aprendices, así mismo, se refleja que un 30% de las empresas consideran que, aunque la plataforma es entendible y manejable de igual manera no contribuye a la consecución de aprendices de manera satisfactoria. Para el 20% de las empresas, el proceso ha logrado ser exitoso a partir de su solicitud hasta la etapa de contratación satisfactoria del aprendiz.
Por lo anterior, se refleja que el 80% de las empresas con cuota regulada consideran que la plataforma SGVA no es eficiente a la hora de realizar un proceso de contratación de aprendices, aunque el 30% considera que la misma es de fácil acceso y el 50% de difícil acceso, en los dos casos se refleja una insatisfacción a la hora de realizar su proceso de selección y de contratación de los aprendices, reflejado en una falta alta de comunicación entre las partes.
25 de acceder. Mientras un 20% indica que el acceso a la plataforma digital no es comprensible un 30% refleja la falta de tiempo y el bajo acceso a la plataforma virtual SGVA.
Los medios de comunicación por los cuales los empresarios desean realizar la comunicación con los aprendices es uno de los factores más importantes a la hora de realizar el proceso de contratación, por ello con un 90% la aplicación móvil propuesta en este proyecto se encuentra como la preferida por las empresas, seguida por la comunicación telefónica y el chat con un 80% por su facilidad y tiempos de respuesta, las herramientas de comunicación como el correo electrónico con un 20% y finalmente con un 10% la videollamada y los mensajes de texto son la herramienta que menos se utilizaría por las empresas a la hora de realizar un contacto efectivo con los aprendices próximos a iniciar su proceso de selección.
28 uno de los actores involucrados en este proyecto, mediante notificaciones de interés y mensajes informativos acerca de la entidad o de cambios en la normatividad.
Para las empresas, esta aplicación le brindara la información pertinente al tema de regulación de cuota de aprendizaje notificando, por ejemplo: Postulaciones, registro de aprendices, contratos a vencer o por registrar entre otros. En cuanto a los aprendices esta aplicación les notificaría cuando las empresas creen nuevas solicitudes de aprendices con su especialidad para que de esta manera se postulen más fácilmente y se comuniquen con la empresa mediante la aplicación, correo electrónico, teléfono o chat. Les permitirá ver el número de postulados por cada una de las vacantes ofertadas y al igual que a las empresa contaran con tiempos regresivos para postularse o llevar un proceso con una empresa. También contaran con tips o consejos para los procesos de contratación entre otros.
3.1.3 Factores Críticos de Éxito
ANALISIS INTERNO
Debilidades
• Falta de comunicacion asertiva entre las areas, centros de formacion y las regionales.
• Alta rotacion de personal
• Contratacion de personal sin experiencia relacionada
• Variacion por regional de los procesos que lleva actualmente el SENA • Falta de trabajo en equipo
• Medicion de metas de manera individual
Fortalezas
• Es reconocida por su formacion para el trabajo gratuita • Cobertura de programas presenciales y virtuales gratuitos • Plataforma de formacion complementaria Sofia Plus
• Infraestructuras tecnologicas y de investigacion como tecnoparques • Convenios con otras entidades de educacion superior
29
3.1.4 Matriz de Evaluación de Factores Externos MEFE
FACTORES DETERMINANTES
DEL ÉXITO PESO CALIFICACION
PESO PONDERADO
OPORTUNIDADES
•Crecimiento económico por la
creación de empresas 0,1 4 0,4
•Aumento en la demanda de
personas que desean estudiar en el SENA
0,11 4 0,44
•Participación en eventos nacionales
e internacionales 0,03 2 0,06
• Única entidad captadora de
ingresos de las grandes y medianas 0,07 3 0,21
ANALISIS EXTERNO
• Crecimiento economico por la creacion de empresas
• Aumento en la demanda de personas que desean estudiar en el SENA
• Participacion en eventos nacionales e internacionales
• Unica entidad captadora de ingresos de las grandes y medianas empresas (FIC, Contrato de Aprendizaje, Aportes Parafiscales) • Entidad con mayor participacion de colombianos en proceso de
formación
• No necesita segmentacion de mercados Oportunidades
• Recortes en el presupuesto general de la Nacion anual • Cambios de politicas y de gobierno
• Adaptabilidad a los cambios • Conflictos gremiales
• Influencias politicas
30 empresas (FIC, Contrato de
Aprendizaje, Aportes Parafiscales) •Entidad con mayor participación de colombianos en proceso de
formación
0,1 4 0,4
•No necesita segmentación de
mercados 0,04 2 0,08
AMENAZAS
•Recortes en el presupuesto general
de la Nación anual 0,2 4 0,8
•Cambios de políticas y de gobierno 0,1 4 0,4
•Adaptabilidad a los cambios 0,06 2 0,12
•Conflictos gremiales 0,07 3 0,21
•Influencias políticas 0,08 4 0,32
•Imagen desfavorable frente a
sectores productivos 0,04 1 0,04
TOTAL 1 3,48
31
3.1.5 Matriz de Evaluación de Factores Internos MEFI
FACTORES DETERMINANTES
DEL ÉXITO PESO CALIFICACION
PESO PONDERADO FORTALEZAS
•Es reconocida por su formación
para el trabajo de manera gratuita 0,09 4 0,36
•Cobertura de programas
presenciales y virtuales gratuitos 0,1 4 0,4
•Plataforma de formación
complementaria Sofia Plus 0,2 4 0,8
•Infraestructuras tecnológicas y de
investigación como tecnóparques 0,09 3 0,27
•Convenios con otras entidades de
educación superior 0,08 3 0,24
•inclusión a la vida laboral por
medio del contrato de aprendizaje 0,1 4 0,4
DEBILIDADES
•Falta de comunicación asertiva entre las áreas, centros de formación y las regionales.
0,08 4 0,32
•Alta rotación de personal 0,06 3 0,18
•Contratación de personal sin
experiencia relacionada 0,05 3 0,15
•Variación por regional de los procesos que lleva actualmente el SENA
0,07 3 0,21
•Falta de trabajo en equipo 0,03 2 0,06
•Medición de metas de manera
individual 0,05 1 0,05
TOTAL 1 3,44
32 aunque uno de los factores encontrados es la falta de comunicación entre las áreas, factores de fortaleza general como la cobertura prescindida de la plataforma de formación complementaria, actúan sinérgicamente para cumplir con las metas propuestas por la entidad, es necesario realizar un ajuste frente a la comunicación asertiva que se maneja en la entidad, los programas de capacitación continua y el desarrollo del trabajo en equipo. Dichas estrategias deben estar de la mano con las actividades del área de bienestar, pues en gran parte las debilidades se encuentran enfocadas al fortalecimiento del talento humano.
3.1.6 Matriz DOFA
FORTALEZAS
Es reconocida por su formacion para el trabajo gratuita
Cobertura de programas presenciales y virtuales gratuitos
Plataforma de formacion complementaria Sofia Plus Infraestructuras tecnologicas y de investigacion como tecnoparques Convenios con otras entidades de
educacion superior
inclusion a la vida laboral por medio del contrato de aprendizaje
DEBILIDADES
Falta de comunicacion asertiva entre las areas, centros de formacion y las
regionales. Alta rotacion de personal Contratacion de personal sin experiencia
relacionada
Variacion por regional de los procesos que lleva actualmente el SENA
Falta de trabajo en equipo Medicion de metas de manera individual
OPORTUNIDADES
Crecimiento economico por la creacion de empresas
Aumento en la demanda de personas que desean estudiar en el SENA Participacion en eventos nacionales e
internacionales
Unica entidad captadora de ingresos de las grandes y medianas empresas (FIC,
Contrato de Aprendizaje, Aportes Parafiscales)
Entidad con mayor participacion de colombianos en proceso de formación No necesita segmentacion de mercados
AMENAZAS
Recortes en el presupuesto general de la Nacion anual
Cambios de politicas y de gobierno Adaptabilidad a los cambios
Conflictos gremiales Influencias politicas
33
3.1.7 Matriz FODA
3.1.8 Sensibilización y Aceptación al Cambio
1
El poder negociador de los compradores.
(Empresas) Alta Baja
Aprendices Adicionales a la cuota X
Aprendices Técnicos (1 año) X
Aprendices Tecnólogos (2 años) X
Patrocinio Lectiva + Productiva X
Patrocinio Etapa Productiva X
Especialidades sustitutas X
2
El poder de negociación de los proveedores.
(Centros de Formación) Alta Baja
Disponibilidad de aprendices X
SENA
OPORTUNIDADES
Crecimiento economico por la creacion de empresas Aumento en la demanda de personas que desean estudiar en el
SENA
Participacion en eventos nacionales e internacionales Unica entidad captadora de ingresos de las grandes y medianas empresas (FIC, Contrato de Aprendizaje, Aportes Parafiscales) Entidad con mayor participacion de colombianos en proceso de
formación No necesita segmentacion de mercados
AMENAZAS
Recortes en el presupuesto general de la Nacion anual
Cambios de politicas y de gobierno Adaptabilidad a los cambios
Conflictos gremiales Influencias politicas
Imagen desfavorable frente a sectores productivos
FORTALEZAS
Es reconocida por su formacion para el trabajo gratuita
Cobertura de programas presenciales y virtuales gratuitos
Plataforma de formacion complementaria Sofia Plus
Infraestructuras tecnologicas y de investigacion como tecnoparques
Convenios con otras entidades de educacion superior inclusion a la vida laboral por medio del contrato de
aprendizaje
ESTRATEGIAS FO Dado el alto reconocimiento del SENA, Se proporcionará la opción a las empresas de pautar publicidad por medio de la aplicación móvil con el propósito de obtener la contratación de más aprendices adicionales a su cuota, de esta manera
podrá no solo dar a conocer el propósito de su negocio si no que adicional podrá realizar alianzas de
negocios con otras empresas. A mayor ingreso de empresas, mayor será la contratación de aprendices.
ESTRATEGIAS FA
Generar por medio de la aplicacion alianzas entre empresas con el proposito de crear nuevas fichas de
aprendices que iniciaran desde su etapa lectiva con contrato de aprendizaje, permitiendo asi mas acceso
a la formacion y una imagen favorable de las empresas frente a la contratacion de aprendices.
DEBILIDADES
Falta de comunicacion asertiva entre las areas, centros de formacion y las regionales.
Alta rotacion de personal
Contratacion de personal sin experiencia relacionada Variacion por regional de los procesos que lleva
actualmente el SENA Falta de trabajo en equipo Medicion de metas de manera individual
Estrategias DO
Realizar capacitaciones periodicas por parte de los lideres de equipos con el proposito de estructurar el talento humano en la entidad, lo cual garantizara el
trabajo en equipo y la atencion de manera personalizada a los empresarios interesados en la contratacion de aprendices regulados y voluntarios. Asi mismo, se sugiere implementar de manera ludica la informacion legal y estrategica a los colaboradores SENA frente al proceso de contratcion de aprendices.
Estrategias DA
Crear por medio de la aplicacion convocatorias abiertas y cerradas que proporcione un proceso de
seleccion transparente y que garantice un cumplimiento de perfiles y de experiencia laboral relacionada, asi evitar los retrocesos en los procesos
34
Aprendices con más de tres meses X
Habilitación de plataforma SGVA X
Aprendices en procesos disciplinarios X
Carta de presentación X
Demanda y Oferta de programas de Formación X
3 Amenaza de nuevos competidores entrantes Alta Baja
Aprendices Universitarios X
Pago de apoyo de sostenimiento X
Tiempo de formación X
Habilidades de formación académica X
Instituciones educativas aliadas X
Tipo de programa de formación X
4 Amenaza de productos sustitutos Alta Baja
Aprendices por convenios X
Alternativas de Especialidades X
Practicantes X
Monetización Parcial X
Monetización Total X
Vacantes laborales X
4 Rivalidad entre los competidores Alta Baja
Tiempos de respuesta X
Seguimiento Académico X
Ventajas de contratación X
4 PROPUESTA DE SOLUCION
4.1 Referentes Teóricos
35 un plazo no mayor a dos (2) años en la que una persona natural recibe formación teórica en una entidad de formación autorizada con el auspicio de una empresa patrocinadora que suministra los medios para que adquiera formación profesional metódica y completa requerida en el oficio, actividad u ocupación dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o financiero propios del giro ordinario de las actividades del patrocinador con exclusividad en las actividades propias del aprendizaje y el reconocimiento de un apoyo de sostenimiento que garantice el proceso de aprendizaje y el cual, en ningún caso, constituye salario. Fuente especificada no válida..
Así mismo, la ley 789 de 2002 cita en su artículo 32 que las empresas privadas, que sean desarrolladas por personas naturales o jurídicas, que realicen cualquier tipo de actividad económica diferente de la construcción y que ocupen un número de trabajadores no inferior a quince (15), se encuentran obligadas a vincular aprendices para los oficios u ocupaciones que requieran formación académica o profesional metódica y completa en la actividad económica que desempeñan. De igual forma, aquellas empresas que ocupen un número de trabajadores inferior a quince (15), puede realizar de manera voluntaria la contratación de aprendices para su empresa, siempre y cuando la misma cumpla con algunos requisitos exigidos por la regional Sena de su domicilio, tales como que, en los tres meses anteriores a la solicitud, la empresa no haya reducido el número de empleados vinculados y que no haya reducido la nómina durante la vigencia de los contratos de aprendizaje. Las Empresas no reguladas (no obligadas a contratar aprendices) que cumplan los anteriores requisitos deben registrarse en el Aplicativo Sistema de Gestión Virtual de Aprendices- SGVA como Nueva Empresa, una vez realizado este proceso el SENA notificara a la empresa por medio de correo electrónico si es habilitada para que inicie la consecución de los aprendices.
36 La monetización parcial, será proporcional al número de aprendices que dejen de hacer la práctica para cumplir la cuota mínima obligatoria.
Actualmente, todo el proceso de contratación de aprendices por parte de las empresas se lleva a cabo por medio del Sistema de Gestión Virtual de Aprendices
https://caprendizaje.sena.edu.co en donde también se encuentra el registro de cada uno
de los aprendices habilitados para la consecución de un contrato de aprendizaje, de esta manera tanto empresas como aprendices deben ingresar periódicamente a la plataforma para estar notificados frente las solicitudes (empresas) y postulaciones (aprendices) que se realizan, de igual forma los datos de información de contacto deben estar vigentes y actualizados, con el propósito de lograr una comunicación eficaz entre las partes y lograr llegar a un acuerdo. Para ingresar a la plataforma debe ingresar el número de identificación de acuerdo al rol asignado.
37 finalmente buscar aprendices de otras entidades de formación, que cumplen con la normatividad actual para ejecutar contratos de aprendizaje.
Sin embargo, frente a estos procesos se presenta una serie de inconvenientes, tanto para las empresas como para los aprendices, que dificulta el desarrollo e intención de cada una de las partes, pues para las empresas la consecución de aprendices en algunas especialidades se dificulta por razones como que no se encuentran disponibles, no tienen datos de contacto actualizados, o simplemente en la etapa solicitada no hay disponibilidad. Uno de los factores más incidentes en el proceso se refleja en la falta de comunicación entre las empresas, los aprendices y quizás la misma entidad, pues en la mayoría de casos en importante e indispensable estar pendiente de la plataforma, pero dado el entorno y las prácticas de las empresas frente al manejo del tiempo, no es posible ingresar constantemente.
4.2 Descripción de la Solución
38 empresas, dado que hoy en día todas las personas poseen un dispositivo móvil y se hace mucho más sencillo y cómodo el ingreso a una a aplicación tecnológica las veinticuatro horas del día y en cualquier lugar. Al aplicar dicha herramienta las empresas lograran contactarse inmediatamente con el aprendiz, de manera que este le brinde la información necesaria y logre ser contratado. Adicionalmente, las empresas tendrán la información a la mano, frente a actualizaciones o avisos por parte del servicio Nacional de Aprendizaje Sena, con el propósito de que la empresa no incurra en incumplimientos o descuide sus obligaciones. Así mismo, podrán elegir la activación de notificaciones y recomendaciones a la hora de elegir sus aprendices, pues esta le notificara cada vez que un aprendiz solicitado en la especialidad requerida sea habilitado o se encuentre disponible en la plataforma, sin que la misma realice bloqueos de estos. Le brindara, además, recomendaciones a la hora de cubrir su cuota regulada, como especialidades compatibles con baja demanda, entre otras.
39 Con lo anterior, se expone la alta participación durante todo el proceso de los líderes de contrato y de los lideres de centro, quienes se encuentran asignados unitariamente a los centros de formación (lideres de centro) y a las áreas de relaciones corporativas de cada una de las regionales del país (líderes de contrato), esta situación no solo afecta el proceso en su seguimiento y control a las empresas, sino que además genera una dispersión y centralización de la información en cada uno de los centros, generando duplicidades de solicitudes, entre otras.
En este punto, teniendo en cuenta las características de funcionabilidad de la aplicación tecnológica aquí propuesta, uno de los beneficios es que permitirá a las regionales y a los centros de formación, no solo la integración de la información por parte de las empresas, sino que realizará de manera automática la búsqueda y concertación de aprendices para las empresas, de la mano de seguimientos a los procesos, sin incurrir en demoras, cargas laborales o quizá interrupciones, pues la información estará disponible y se podrá descargar como informes en formatos de hoja de cálculo.
40
4.3 Implementación de la propuesta
La regulación de cuota de aprendices como la gestión en contrato de aprendizaje, se encuentra a cargo del área de relaciones corporativas de cada una de las regionales del país, encabezadas por los lineamientos de la Dirección General del SENA. Este plan de mejora se presenta inicialmente al coordinador de Relaciones Corporativas y al director de la regional Distrito Capital, en donde se iniciará el pilotaje y las pruebas a la solución de la problemática descrita en este proyecto.
41 utilización de la herramienta, verificando su funcionamiento y realizando los ajustes pertinentes a los procesos. Continuamente se realicen los ajustes y se determine su funcionalidad, se realizará la solicitud de presupuesto a la dirección regional con el propósito de realizar la promoción de la aplicación seguida de las capacitaciones para las empresas y los aprendices del centro de formación de servicios financieros, quienes por un tiempo de seis meses evaluaran la aplicación y su funcionalidad.
Una vez se encuentra finalmente ajustada a las necesidades de los actores, se presentará formalmente la propuesta a la Dirección General, con el propósito de solicitar no solo el presupuesto solicitado sino además su aprobación e implementación a nivel nacional. Este proceso de implementación de propuesta estará liderado por Claudia Milena Camargo, quien realizará la gestión y ajuste de la aplicación móvil ante el SENA.
4.4 Integración a la Arquitectura Organizacional
El SENA como entidad transformadora de educación y de desarrollo para el trabajo y el emprendimiento del país, busca a través de su direccionamiento estratégico, promover las estrategias del gobierno nacional frente a pilares como: la doble titulación para una inclusión productiva de los jóvenes, la articulación entre educación formal y formación profesional, la modernización productiva de las empresas del país y el fortalecimiento con calidad y pertinencia de sus programas de formación, de cara a la empleabilidad, el emprendimiento.
42
5 PLAN DE ACCION
5.1 Mapa Estratégico
5.1.1 Perspectiva Financiera
El SENA como entidad del orden nacional, hace parte del Presupuesto General de la Nación y el Plan Estratégico se financia a través de la programación financiera contenida en el Marco de Gasto de Mediano Plazo MGMP que permite articular el diseño de políticas, la planeación macroeconómica y fiscal, protegiendo la inversión pública y garantizando el funcionamiento de la entidad (SENA, 2018). Así las cosas, el cumplimiento de metas en el proceso de contrato de aprendizaje, garantiza la sostenibilidad y financiamiento de la entidad. Adicionalmente, proporciona la racionalización de los gastos y el fortalecimiento de los ingresos, dado que no se incurriría en gastos adicionales frente a la inversión del proceso y mejoraría la contabilidad de los estados financieros del presupuesto ejecutado para tal fin. Es posible, que un cumplimiento de metas estratégicas genere un aumento a largo plazo del presupuesto general de la nación otorgado al Sena.
5.1.2 Perspectiva del Cliente
43 incurrir en gastos monetarios. Es por esto, que se debe llevar a cabo conjuntamente capacitaciones frente a la normatividad y sus actualizaciones, en conjunto con la herramienta con la que cuenta este plan de mejora.
5.1.3 Perspectiva de los Procesos Internos
Uno de los propósitos esenciales de este plan de mejora, es lograr llevar a cabo una mejor gestión frente a la contratación de aprendices por parte de las empresas, ya sea por tener cuota regulada o de manera voluntaria, para ello es importante contar con un relacionamiento empresarial fuerte por parte del SENA, pues este es un factor determinante dentro del proceso de contrato de aprendizaje que permite a las empresas comprender de mejor manera el proceso de contrato de aprendizaje, a través de una información transparente y certera, que les permita realizar con éxito y en el menor tiempo la contratación de aprendices con cuota regulada e incluso accediendo a contratación voluntaria.
5.1.4 Perspectiva de Aprendizaje y Conocimiento
44
45 Inicio Control Termina
Gerencia
Cambio de estrategias frecuentes que ocaciona demoras en los procesos
Establecer un plan de trabajo que proporcione resultados satisfactorios al proceso
Realizar un trabajo mancomunado según asignacion de equipos de trabajo
Realizar seguimiento al trabajo desarrollado por medio de informes
Realizar encuentros donde se evidencie mejoras al proceso
Dia 1 Semanal Continua
mente
Debido a que se realiza por parte de colaboradores de la entidad se debe tener encuenta el costo diario de cada uno de ellos Salario mensual: $7.710.000 Dia: $257.000 8 Horas: $32.125
Coordinador del area de Relaciones Corporativas y Lidederes.
100% 90%
Mercadeo
No existen estrategias de comunicación para empresarios y aprendices
Proporcionar a las empresas una informacion veraz y adecuada sobre el proceso de contratacion de aprendices
Se realizara la promoción de la aplicación por medio de la página web del Sena y a través de los medios de comunicación de la entidad
Pautar por medio de redes sociales como: Facebook, Instagram, Twitter y Youtube
Crear espacios especiales de informacion para empresarios y aprendices en diferentes centros de formacion
Dia 1 Bimestral 60 dias
Dado que la mayor divulgacion se realiza por redes sociales estas son gratuitas, sin embargo con el propostio de pautar se establece un costo de $20 millones de pesos cada una, haciendo enfasis en Youtube y Facebook Los espacios se realizaran en las instalaciones del SENA.
Comunicaciones y Gestores Empresariales 70% 50% Produccion Falta de acompañamiento y asesoria a las empresas frente a la contratacion de aprendices
Crear un fortalecimiento empresarial que brinde una atencion oportuna a las empresas.
Realizar capacitaciones a las empresas reguladas y promover el contrato de aprendizaje voluntario
Realizar contacto telefonico a las empresas y despejar inquietudes.
Promover por medio de capacitaciones el uso de la aplicación movil implementada como mejora del proceso de contrato de aprendizaje
Dia 1 Semanal 30 dias
Se debe tener en cuenta el presupuesto de movilizacion de los colaboradores y el costo de los telefonos celulares corporativos: Movilizacion diaria: $30.000 Plan corporativo por colaborador/ Minutos+Datos:$130.000
Gestores de contrato
de aprendizaje 85% 65%
Finanzas
Reduccion en el presupuesto asignado que afecta la ejecucion de los procesos.
Ajustar adecuadamente el presupuesto asignado en el area de contrato de aprendizaje
Articular el proceso de contrato por medio de herramientas tecnologicas que brinden una reduccion de costos
Implememtar una aplicación movil que permita a las empresas y a los aprendices conocer el proceso de contratacion.
Realizar el desarrollo de los ajustes necesarios a la aplicación movil para un mejor servicio
Dia 1 TrimestralContinua
mente
En la implemetacion se debe tener en cuenta el costo de la licencia, del programador y del diseñador: Licencia Anual: $70.000.000 Programador: $3.500.000 Diseñador: $2:850.000
Coordinador del area de Relaciones Corporativas y Lidederes. 100% 75% Talento Humano
Alta rotacion del personal y la falta de conocimiento normativo
Disminuir la alta rortacion del personal y aumentar la productividad en el area de contrato de aprendizaje
Crear incentivos de reconocimiento a la gestion
Realizar capacitaciones dinamicas sobre contrato de aprendizaje
Realizar trabajo y estudio de campo en los centros de formacion que genere una aumento en la productividad
Asignar roles en la aplicación movil como administradores con el proposito de giiar a las emprsas y los aprendices
Dia 1 Semanal 60 dias
Debido a que se realiza por parte de colaboradores de la entidad se debe tener encuenta el costo diario de cada uno de ellos Salario mensual: Gestores de Contrato: $2.500.000 Dia: $84.000 8 Horas: $10.400 Gestores Empresariales: $4.500.000 Dia: $150.000 8 Horas: $18.750
Coordinador del area de Relaciones Corporativas, Gestores de contrato de aprendizaje y Gestores Empresariales
90% 60%
PLAN DE ACCION
Ejecutado Costos Responsable Indicador Meta
Minima Area Problema Objetivo Estrategias Acciones Fecha
46
5.3 Balanced Score Card
INDICADORES PLANES ESTARETEGIOCS PRESUPUESTOS ESTARTEGICOS
F IN A N C IE R O
S * Garantía de sostenibilidad
* Aumento en el presupuesto General de la Nación
* Mejoramiento de la confiabilidad de los Estados financieros
* Racionalización de los gastos * Fortalecimiento de los ingresos
* Meta ejecutada en el año / Toatl de la meta propuesta
* Presupuesto del año 2020 - Presupuesto del año 2019
* Ingresos / Total del presupuesto * Gastos / Total del presupuesto * Ingresos - Gastos
* Lograr mantener a la entidad coomo una organización solida y sostenible, que contribuye al desarrollo social, economico y academico del pais.
* Ajustar de manera decuada el presupuesto general de la Nacion asignado y reducir el desaprovechamiento de los recursos
80%
Se ofrecerá junto con la aplicación, la asesoría y consultoría frente a las mejoras y actualizaciones de la aplicación gratuitamente.
Los aprendices y empresas que inicien su proceso por medio de la aplicación móvil tendrán acceso gratuito y esta no consumirá datos móviles de sus planes de telefonía, el mantenimiento económico de la aplicación móvil correrá por parte de la entidad o por convenio con el ministerio de las TICS.
* Presupuesto General de la Nacion
* Costo del desarrollo de la aplicación movil de contrato de aprendizaje.
* Desarrolador de software Diseñador de interfaz Lider de gestion de la App.
C L IE N T E S M E R C A D
O * Empresas reguladas con cuota de
aprendices cubierta * Empresas voluntarias con aprendices contratados
* Acompañamiento y asesoría a los clientes * Capacitaciones a empresas en normatividad
* Empresas sin incumplimientos de cuota
* No de contratos registrados / No de cuotas reguladas
* No de contratos registrados / No de empresas voluntarias
* Empresas atendidas / Total de empresas participantes
*Aprendices atendidos / Total de aprendices en la ficha
* No de empresas capacitadas / Total de empresas a capacitar
* Empresas con contratos registrados / Total de cuotas cubiertas
* Lograr cumplir en un 90% la meta de contrato de aprendizaje frente a las empresas reguladas actualmente. * Cumplir en un 90% la meta propuesta para las empresas voluntarias que contratan aprendices.
* Incrementar el numero de capacitaciones a la normatividad a empresas con el poposito de disminuir los presuntos incumplimientos.
* Lograr un acompañamiento de la entidad a los empresarios para la consecucion de aprendices de manera satisfactoria. * Mantener a las empresas sin incumplimientos por medio del contrato de aprendizaje, sin optar por la monetizacion.
95%
Se proporcionará la opción a las empresas de pautar publicidad de sus empresas en la aplicación móvil con el propósito de obtener la contratación de más aprendices adicionales a su cuota, de esta manera podrá no solo dar a conocer el propósito de su negocio si no que adicional podrá realizar alianzas de negocios con otras empresas. De esta manera, a mayor ingreso de empresas, mayor será la contratación de aprendices.
* Presupuesto General de la Nacion
* Implementacin y divulgacion de la propuesta de mejoramiento a travez de medios de comunicación masiva.
* Contratacion de gestores de contrato de aprendizaje y Gestores Empresariales. P R O C E S O S
* Aumentó de empresas reguladas * Estimular el aumento de contrato de aprendizaje voluntario * Mejorar la gestión de contrato de aprendizaje
* Fortalecer el relacionamiento empresarial * Transparencia y acceso a la información
* Empresas reguladas / Total de empresas a regular
* Empresas con contrato voluntario / Total de empresas a gestionar * No de contratos de aprendizaje registrados / Total de contratos a registrar * No de empresas atendidas / Total de empresas a atender * No de preguntas resueltas / Total de personas atendidas
* Aumentar el numero de empresas reguladas para incrementar el numero de contratos de aprendizaje. * Incentivar a las empresas pequeñas y medianas con el proposito de realizar contrataciones de aprendices de manera voluntaria.
*Realizar un fortalecimiento empresarial con el proposito de aumentar el numero de aprendices en proceso de formacion y con contrato de aprendizaje. * Mantener un alto nombre y caracterizar a la entidad como una organizacion transparente en sus procesos brindando la informacion pertinente.
* Fortalecer la gestion de los colaboradores frente al proceso de contratacion de aprendices de manera agil y conclusa.
95%
Se tomarán grupos de aprendices en proceso de formación por cada una de las especialidades que posee cada uno de los centros de formación, de esta manera serán incluidos en el sistema de gestión virtual de aprendices y de igual manera en el aplicativo móvil, así llevarán a cabo el proceso de manera organizada, en el menor tiempo y desde luego de manera efectiva. Se realizará dicho proceso de manera frecuente para así obtener los resultados esperados por parte del Sena y las empresas.
* Presupuesto General de la Nacion
* Costo de implementacion de la aplicación movil con los procesos del area de relaciones corporativas.
D E S A R R O L L O O R G A N IZ A C IO N A L
* Capacitacion de colaboradores * Articulacion de las TICS con la estrategia de contrato de aprendizaje * Motivacion de colaboradores * Disminucion de la rotacion de personal * Articulacion de las metas
* No. de colaboradores capacitados / Total de colaboradores a capacitar * No de colaboradores con ROL / Total de colaboradores del proceso que requieren ROL
* No. colaboradores satisfechos / Total de colaboradores en la entidad * No de colaboradores con mas de 1 años de antiguedad / Total colaboradores * Porcentaje de ejecucion de la meta / Meta
* Capacitar a todos los colaboradores que participan en el proceso de contrato de aprendizaje para garantizar el manejo de la informacion.
* Integrar al proceso de contrato de aprendizaje la aplicación movil propuesta en este plan de mejoramiento. *Mantener a los colaboradores motivados en su labor con el proposito de aumentar la productividad de los mismos. *Mantener el capital humano de la entidad para reducir el ausentismo y la demora de los procesos que se llevan actualmente. * Identificar con claridad las metas y propositos del area propuestos para encaminarlas hacia un mismo objetivo.
90%
Se tendrán en cuenta los resultados obtenidos durante un tiempo de seis meses y se realizarán sondeos de satisfacción a las empresas y a los aprendices con el propósito de realizar los ajustes o mejoras pertinentes brindadas para el buen desempeño de la aplicación móvil y de los colaboradores de la entidad.
* Presupuesto General de la Nacion
* Contratacion de colaboradores tecnicos y tecnologos quese capacitan en el funcionamiento de la aplicación
* Acompañamiento a los agentes de servicio al ciudadano que asesoren y guien a las empresas y aprendices
METAS
47
5.4 Cronograma
No. Nombre de Actividad Duración Meses
TIEMPO EN MESES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Análisis de Entornos / Sector
2
1.1 Análisis del Macroentorno
1.2 Análisis del Microentorno
1.3 Entorno Misional
1.4 Entorno Estratégico
2 Diagnóstico Organizacional
2
2.1 Aplicación de Herramientas de
Diagnóstico
2.2 Sensibilización y Aceptación del
Cambio
3 Propuesta de Solución
3
3.1 Referentes Teóricos
3.2 Descripción de la Solución
3.3 Implementación de la Propuesta
3.4 Integración a la Arquitectura
Organizacional
4 Plan de Acción.
4
4.1 Mapa Estratégico
4.2 Balanced Score Card
4.3 Indicadores
4.4 Costos
5 Conclusiones y
48
5.5 Indicadores
F IN A N C IER O S
* Meta ejecutada en el año / Total de la meta propuesta * Presupuesto del año 2020 - Presupuesto del año 2019 * Ingresos / Total del presupuesto
* Gastos / Total del presupuesto * Ingresos - Gastos
C L IEN T ES MER C A D O
* No de contratos registrados / No de cuotas reguladas * No de contratos registrados / No de empresas voluntarias * Empresas atendidas / Total de empresas participantes *Aprendices atendidos / Total de aprendices en la ficha
* No de empresas capacitadas / Total de empresas a capacitar * Empresas con contratos registrados / Total de cuotas cubiertas
PR
O
C
ESO
S * Empresas reguladas / Total de empresas a regular
* Empresas con contrato voluntario / Total de empresas a gestionar * No de contratos de aprendizaje registrados / Total de contratos a registrar
* No de empresas atendidas / Total de empresas a atender * No de preguntas resueltas / Total de personas atendidas
D ESA R R O L L O O R G A N IZ A C IO N A L
* No. de colaboradores capacitados / Total de colaboradores a capacitar * No de colaboradores con ROL / Total de colaboradores del proceso que requieren ROL
* No. colaboradores satisfechos / Total de colaboradores en la entidad * No de colaboradores con más de 1 años de antigüedad / Total
colaboradores
