MANUAL DE CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

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Elaboró: Coordinador Calidad Revisó: Gerente Aprobó: Gerente

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

0. RESEÑA HISTORICA

0.1 PRINCIPALES CLIENTES

0.2 REQUISITOS DE LOS CLIENTES.

0.3 PRODUCTOS Y SERVICIOS

1 OBJETIVO

2 ALCANCE

3 EXCLUSION

4 RESPONSABILIDADES

5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

6. ORGANIGRAMA

7. REVISION POR LA DIRECCIÓN

8. COMUNICACIÓN INTERNA

9. MEJORA CONTINUA

10. PLANEACION ESTRATEGICA

10.1 POLITICA DE CALIDAD .

10.2 MISION.

10.3 VISION

10.4 OBJETIVOS GENERALES DE CALIDAD

11. MAPA DE PROCESOS

12. CARACTERIZACION DE PROCESOS

12.1 PROCESO DE DIRECCION

12.2 PROCESOS DE REALIZACION

12.3 PROCESOS DE SOPORTE

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INTRODUCCIÓN

El manual de calidad ha sido desarrollado de acuerdo a los requerimientos de la no rma

NTC-ISO 9001:2000

“Sistemas de Gestión de Calidad. Requisitos”

y con las siguientes normas

de apoyo:

? NTC-ISO 9004:2000 Sistemas de Gestión de Calidad. Directrices para la mejora del

desempeño.

? NTC-ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de Calidad. Fundament os y Vocabulario.

Este documento muestra de manera clara y precisa el sistema de gestión de calidad

implementado para la empresa bajo el enfoque de procesos y teniendo como punto de

partida los principios de gestión de calidad:

? Liderazgo: Mediante la plan eación estratégica y el despliegue de esta a la organización.

? Enfoque al cliente: Tomando como razón de ser la necesidad de satisfacer necesidades

reales y potenciales a nuestros clientes.

? Enfoque basado en procesos: Dando empoderamiento a todos los proces os que se

desarrollan en la Empresa.

? Enfoque del sistema para la gestión: Interrelacionando los procesos para conformar un

todo durante la prestación de los servicios.

? Enfoque basado en hechos para el sistema de gestión: Mediante actividades de

seguimiento y medición, las cuales permiten evidenciar el desempeño.

? Participación de personal: Involucramiento del personal a nivel administrativo y operativo

en la implementación y mejora del sistema de gestión de la calidad.

? Mejora continua: Implementando desde la s directrices y política de la empresa, la mejora

continúa en el desarrollo de los procesos.

? Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Aplicando principios del gana

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0. RESEÑA HISTÓRICA

COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL MULTISERVICIOS DE INGENIERÍA 1-A. S.A.

Fue creada por el señor Nabith Ahumada y el Ingeniero Nilson Ahumada, la cual surgió por

la necesidad de procesar en moldes la parafina liquida fabricada por la refinería de

ECOPETROL, con éste fin se c ompraba la parafina realizándole un proceso de mejoramiento

(moldeo de parafina) para comercializarlo y distribuirlo, ya que ECOPETROL no vendía la

parafina en moldes.

El primer trabajador que empezó en MULTISERVICIOS fue el señor Luis Arturo Aldana que

hasta el momento se encuentra laborando con la empresa.

El primer cliente de la empresa fue, Carbo química, con la que se empezó a negociar con 10

Toneladas de parafina moldeada.

Al año y medio de estar funcionando la empresa, se empezó a trabajar con asfaltos líquidos,

ya que hubo una buena bonanza, con el reparcheo y el arreglo de vías a través del INVIAS.

El asfalto que se comercializaba eran RC 250 ( Curado Rápido) y el MC 70 ( Curado Medio).

En vista de la necesidad de organizar la empresa por la oportunidad de mercado se inicio

con los aspectos legales de la misma.

Nuestra compañía se constituyó el día 14 de Septiembre de 1993 por escritura publica No.

2237 otorgada en la Notaria Primera del circulo de Barrancabermeja. Actualmente se

encuentra registrada en la cámara de comercio de Barrancabermeja bajo el No. 6838 del

libro respectivo.

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Contamos con un grupo de Ingenieros distribuidos de manera estratégica en las di ferentes

regiones del país donde tenemos presencia comercial; personal que cuenta con los recursos

y medios necesarios para ofrecer a cada uno de nuestros clientes, apoyo tecnológico en las

áreas donde se utilizan nuestros productos como materias primas. Dentro de esta asistencia

técnica deseamos resaltar labores encaminadas a control de equipos de combustión;

asesorías para cadenas de producción en temas de: ingenierías básicas de proceso, control

de procesos, seguridad industrial y control de perdidas e ntre otros.

Hemos pasado de facturar a 50 clientes permanentes en el año 1994 a 370 clientes de todo

el país (Barranquilla, Cali, Medellín, entre otros) en el 2004. Conviene destacar que a pesar

de las dificultades de la Economía Nacional, las ventas dur ante 2001 y 2002 crecieron

significativamente.

En la actualidad tenemos representantes comerciales en Bogotá, Medellín, Barranquilla y

Cali, atendidos por profesionales quienes ofrecen asesoría técnica.

Consideramos como una de nuestras fortalezas el est ar localizados en una zona de alto

desarrollo tecnológico e industrial, nuestros procesos industriales cuentan con.

Procesos de Ingeniería y Mantenimiento, Transporte, Contabilidad, Crédito, Cartera,

Jurídico, Contratación, Despachos y Compras; sala de juntas, recepción, gerencia y

laboratorios. Adicionalmente en planta poseemos servicios industriales como, vapor, agua,

aire comprimido, energía eléctrica y con una capacidad de almacenamiento de 320.000

galones.

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?

Aditivo para gasolina

“ MULTIOCTANOL 1-A “

. Se ha podido comprobar un ahorro

superior al 20% de la gasolina y una notoria mejoría del desempeño del motor ( se evita

el cascabeleo y se incrementa la potencia del motor ). el cual resulta muy económico

comparado con los apreciables beneficios .

?

Relleno para cables telefónicos subterráneos

“ WAXFILL GEL LV ”

Contra tipo del

Witco gel ®.

Aspecto físico: Producto en gel semi sólido, Fundido da un liquido liger amente espeso,

cristalino y amarillo

Producto estable: Mantener alejado de oxidantes fuertes, combustible.

Toxicología: Puede ser nocivo por ingestión e irritante por contacto prolongado.

INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA

Ubicación de la sede Principal

Calle 74 No 19-01 barrio Libertad Barrancabermeja

NIT: 800-207932-1

Línea de atención al cliente: 6222990

Teléfono: 6224477

Fax: 0976200405

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0.1 PRINCIPALES CLIENTES

CIUDAD

CLIENTE

CALI CABLES DE ENERGIA Y TELECOMUNICACI ONES S.A CENTELSA S.A

BOGOTA INVERSIONES PETRO COMERCIAL

BOGOTA INVERSIONES Y PETRÓLEOS S.A

BOGOTA E.D.S. MOBIL LEYVAS LTDA

BOGOTA TEXACO 29 LTDA

BOGOTA ESTACIÓN V. C. LTDA

CALI ENERGICAR LTDA

BOGOTA CONSTANZA MALAGON

BARRANQUILLA, BOGOTA, CALI ESTACIÓN DE SERVICIO MOBIL

BOGOTA TERPEL INTIGUAIRA

DUITAMA -BOYACA ESTACIÓN DE SERVICIO LA ISLA

BOGOTA INVERSIONES MATIZ ALDANA L

LA DORADA SUPERMERCADO LISTO

BOGOTA TBAS EXPRESS LTDA

BOGOTA REAL TRANSPORTADORA S.A.

BOGOTA INVERSIONES HERRERA ARAUJO

BOGOTA AUTOCENTRO SOACHA E.U

0.2 REQUISITOS DE LOS CLIENTES

? Productos de Calidad

? Servicio post -venta( Garantía)

? Cumplimiento de especificaciones y tiempos de entrega

? Tecnología de vanguardia

? Recurso Humano Idóneo

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0.3 PRODUCTOS Y SERVICIOS

PRODUCTO

PRESENTACIONES

RELLENOS PARA CABLES TELEFONOCOS

WAXFILL GEL LV

Tambor boca ancha por 170 Kilos

BETUN PARA CALZADO

32 GR

BETUN PARA CALZADO

325 GR

BIO-VARSOL 1-A

500 cc,800 cc, 1 GAL, 5 GAL, 55 GAL

XINGRAS 1-A VALVULA

500 cc

XINGRAS 1-A SIN VALVULA

500 cc

XINGRAS 1-A

1 GAL, 5 GAL

LIMPIAVIDRIOS VALVULA

500 cc

LIMPIAVIDRIOS SIN VALVULA

500 cc

LIMPIAVIDRIO 1 - A

1 GAL, 5 GAL

CERA AUTOBRILLANTE 1-A

750 cc, 1 GAL, 5 GAL, 55 GAL

OCTANPLUS

375 cc.

MULTIOCTANOL

750 cc,70 cc, 1GALON, 5 GAL , 55 GAL

ADITIVO DIESEL 1 -A

500 cc, 375 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL

ADITIVO PARA ACEITE 1 -A

375 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL

BETUN BLACK SHINE

1000 GR, 325 GR

SILICONA MULTIBRIG

240 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL

CERA AUTOMOTRIZ

300 cc, 1 GALON, 5 GAL, 55 GAL

DESENG. K`MURZOL 1-A

1 GALON, 5 GAL , 55 GAL

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1. OBJETIVO

Presentar la estructura del Sistema de Gestión de Calidad de C.I. MULTISERVICIOS DE

INGENIERIA 1A S.A. imp lementado bajo el enfoque de procesos promovido por la norma

NTC ISO 9001:2000, el cual permita facilitar el conocimiento y divulgación del Sistema de

Gestión de Calidad a los clientes y partes interesadas.

2. ALCANCE

Fabricación y comercialización de rellenos para cables telefónicos subterráneos.

Fabricación y comercialización de aditivos mejoradores de la combustión para motores a

gasolina.

3. EXCLUSIÓN

Se excluye del Sistema de Gestión de Calidad de C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERIA

1-A S.A., la s actividades relacionadas con el numeral 7.3 “Diseño y Desarrollo” ya que los

productos y /o servicios ofrecidos por la organización a sus clientes, se realizan a partir de

criterios definidos y reconocidos a nivel mundial y sus proceso son adecuados a la capacidad

de C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A S.A.

4. RESPONSABILIDADES

Será responsabilidad del Gerente, el Coordinador de Calidad, los Jefes de procesos y de los

empleados en general seguir todos los parámetros establecidos en este manual y cump lir

con las normas contempladas en él.

El Manual de Calidad, debe ser difundido al interior de la organización y su reproducción,

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5. ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental define la manera como está documentado el Sistema de Gestión

de la Calidad, esta estructura se presenta en forma de pirámide en donde el grado de

información aumenta hacia la base de la pirámide.

Figura No.1. Estructura de la Documentación

Los documentos de origen externo actúan como elementos de soporte para el correcto

funcionamiento del sistema entre ellos tenemos: fichas técnicas, Catálogos. Norm as ISO

9000 y 9001, etc.

Los documentos de origen interno se identifican de acuerdo a su letra inicial en la

codificación de la siguiente manera: P procedimiento, G significa guía, I instructivo, y la

segunda letra determina a que macro proceso per tenece: D significa dirección, R realización

y S de soporte.

D O C U M E N T O S

E X T E R N O S

Manual de Calidad

Procedimientos

Plan de Calidad

Registros

Documentos requeridos para la planificación, operación y control

del proyecto Instructivo Y guías

- Planeación Estratégica - Mapa de procesos

- Caracterización Procesos Subprocesos Actividades

- Procedimiento Operativos - Procedimientos Administrativos - Procedimientos Calidad

Para cada obra o proyecto especifico (Si Aplica)

Instructivos, Guías, Fichas técnicas, Catálogos.

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6. ORGANIGRAMA ACTUAL DE C.I MULTISERVICIOS DE INGENIERÍA 1-A S.A.

La Asamblea de Socios, es la máxima autoridad de la organización, se reúne una vez por

año para deliberar l os estados financieros del año fiscal anterior y el movimiento

administrativo, contable y financiero según la agenda de trabajo y así mismo, diseñar

objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo.

Gerente. Es el representante legal de la entidad en todas las acciones administrativas,

financieras, contables, jurídicas y de acciones legales en su entorno.

Existen tres áreas definidas, productiva, administrativa y de comercialización.

Las responsabilidades del personal de la empresa están definidas en los perfiles del cargo,

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7. REVISION POR LA DIRECCIÓN

Se ha establecido realizar la revisión por la dirección después de la primera Auditoria Interna

de Calidad y posteriormente se realizará semestr almente. La misma se desarrollara con la

participación de el Gerente, los accionistas y el coordinador de calidad,

evidenciándose en el

formato “Acta de Reunión”

8. COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna en esta Organización se realiza a través de reuniones formales e

informales con el personal involucrado en el sistema de Gestión de la Calidad. En otras

ocasiones por intermedio de la cartelera se informe sobre las novedades y boletines según la

ocasión como información general.

9. MEJORA CONTINUA

La mejora continua se evidencia a través de las acciones Correctivas, Preventivas y de

Mejoras, Auditorias Internas de Calidad, análisis de los Indicadores de Gestión,

cumplimientos de las metas establecidas, la mejora en la realización de los productos y de

los procesos, la tecnificación de las materias primas y de la infraestructura de la

Organización, realización de la revisiones por la dirección.

10. PLANEACION ESTRATEGICA

10.1 POLÍTICA DE CALIDAD

C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERIA 1 -A. S.A. Empresa dedicada a la fabricación y

comercialización de rellenos para cables telefónicos subterráneos y aditivos mejoradores de

la combustión para motores a gasolina, de la industria nacional. Se compromete con la

búsqueda de la satisfacción del cliente y la mej ora continua de sus procesos, sustentados en

su alta capacidad técnica y financiera, el recurso humano idóneo y cumpliendo con los

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10.2 MISIÓN

C.I. MULTISERVICIOS DE INGENIERÍA 1 -A S.A. Es una empresa dinámica, rentable y

productiva, líder en la fabricación y comercialización de productos químicos de la línea

automotriz, industrial y del hogar, mediante un desempeño profesional y eficiente

enmarcados por altos niveles de calidad en los productos y servicios ofrecidos; y a su vez

aportando con nuestras actividades al no deterioro del medio ambiente.

10.3 VISION

Seremos una empresa sólida a nivel nacional y con un importante posicionamiento de

nuestros productos en los mercados internacionales. Con los procesos que realizamos

contribuiremos al crecimiento económico de la región y al desarrollo sostenible del país.

10.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

?

Disminuir el número de quejas y reclamos de los clientes.

?

Incrementar el nivel de satisfacción del cliente.

?

Disminuir el número de productos no conformes

?

Garantizar el cumplimiento oportuno de los tiempos de entrega pactados.

?

Disminuir costos de no calidad

?

Mantener las maquinarias, herramientas e instrumentos de medición en adecuadas

condiciones de uso.

?

Aumentar la rentabilidad de la empre sa.

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Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

11. MAPA DE PROCESOS

Gestión

Comercial Y

Recepción De

Pedidos

Laboratorio y producción

Envasado y

Etiquetado

Almacenamiento

y despacho

R

E Q U I S I T O S D E L C L I E N T E

Mejora

Continua

PROCESOS DE REALIZACIÓN

Gestión de recursos Gestión

Estratégica y revisión por la

dirección

PROCESOS DE DIRECCION

Flujo de información

PROCESOS DE SOPORTE

Gestión

y mejora

Recurso

Humano

Gestión

documental

Mantenimiento e Infraestructura

Compras

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12. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

12.1 PROCESO DE DIRECCIÓN

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN ESTRATEGICA Y REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

DIRECCION __

TIPO DE PROCESO:

REALIZACIÓN____

OBJETIVO:Planificar las actividades y recursos necesarios para la implementación de estrategias que garanticen el mejoramiento continuo y el desarrollo normal de las actividades y procesos de la organización.

PROCESOS DE ENTRADAS

Todos los procesos del S.G.C.

ENTRADAS

Desempeño global del S.G.C. Sugerencias del cliente Información general Requerimientos del cliente Resultados de auditorias Oportunidades de mejora Indicadores de gestión

ACTIVIDADES

Determinar mecanismos para alcanzar la satisfacción del cliente.

Establecer el direccionamiento de la empresa. Establecer políticas y objetivos de calidad. Establecer indicadores de gestión. Efectuar las revisiones por la dirección. Asignación de recursos para el S.G.C.

Divulgar en toda la empresa la política y objetivos de calidad. Analizar datos y tomar decisiones.

Misión y Visión Política y objetivos de calidad.

Actas de reunión. Recursos.

Acciones de mejora Indicadores RECURSOS Humano (Gerente) Técnico (computador, Internet) Económico RESPONSABLES Gerente PARTICIPAN Representante de la dirección Responsables de los demás procesos

REQUISITOS

NTC ISO 9001:2000 Numerales 5.1,5.2,5.3,5.4,5.6,8.4 y 8.5 Todos los procesos del S.G.C.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Análisis de indicadores de gestión

Verificación del cumplimiento de los objetivos propuestos.

Resultados de auditorias internas de calidad.

Revisión de las acciones de mejoramiento del sistema. Acciones de mejora del proceso.

MEDICIÓN DEL PROCESO Indicador satisfacción del cliente.

REGISTROS DE CONTROL

Acta de reunión Indicadores de gestión.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O SOPORTE

NTC ISO 9001:2000

Guía de herramientas para la toma de decisiones

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NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE RECURSOS

DIRECCION __

REALIZACION _

OBJETIVO: Gestionar los recursos técnicos y económicos necesarios para la implementación y mejora continua de la organización. PROCESOS DE

ENTRADAS

- Todos los

procesos del S.G.C.

ENTRADAS

- Cotizaciones y Facturas

- Recepción de obligaciones por pagar

- Formato de solicitud de crédito.

- Recepción de cuentas por cobrar

- Prioridad de pagos

- Resultados y anexos del software contable

- Necesidad de recursos

ACTIVIDADES

- Consulta diaria de los saldos en los bancos.

- Recaudo de cartera

- Establecer estrategias para la consecución de recursos financieros

- Consultar y gestionar créditos con los bancos

- Diligenciar solicitudes de crédito.

- Estados financieros

- Pago a proveedores.

- Administración de la caja menor

- Gestionar recursos

- Recursos gestionados

- Comprobantes de egreso

- Implementar y ejecutar las estrategias definidas por la organización en cuanto la gestión de recursos.

- Estado de cartera clientes actualizado

- Registro de solicitud de crédito.

- Comprobante de ingreso

- Análisis de estados financiero

RECURSOS - Humano (Gerente, Auxiliar de gestión de recursos) - Técnico (computador ,software) - Económico RESPONSABLES Contadora Auxiliar contable PARTICIPAN Gerente.

Jefe de compras

REQUISITOS

- Los definidos por el cliente.

- Los definidos por ley

- Los definidos por la organización

- NTC- ISO 9001:2000 Numeral 6 .1, 6.3, 6.4, 8.3, 8.4, 8.5.

- Compras

- Gestión documental

- Recurso Humano

- Gestión y mejora

- Mantenimiento e infraestructura

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

- Detección e implementación de mejoras

- Controlar los niveles de cartera.

- Facturas vencidas a proveedores

- Control de índices financieros

- Disponibilidad de recursos

MEDICIÓN DEL PROCESO Liquidez

- Comprobantes de egresos e ingresos

- Registro de estado de cartera de clientes

- Software contable

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12.2 PROCESOS DE REALIZACIÓN

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION COMERCIAL Y RECEPCIÓN

DE PEDIDO

DIRECCIÓN_____ SOPORTE______

REALIZACION _x

OBJETIVO: Establecer y ejecutar las estrategias para incrementar la participación en él mercado e identificar los requisitos de los clientes y asegurarse que sean

divulgados al interior de la organización el resultado de la solicitud de compra. PROCESOS DE

ENTRADAS

-Gestión estratégica y revisión por la

dirección.

- Gestión de

recursos

ENTRADAS

- Orden compra 2

- Registros de los clientes y anexos

- Requisitos del cliente

- Directrices de gestión estratégica Copia de guía de envío de producto entregado

- Certificados de calidad para los clientes

ACTIVIDADES

- Consulta en cartera de los clientes

- Diligenciar formato de salida de producto de bodega

- Verificación de la capacidad de cumplimiento a clientes

- Elaborar factura

- Elaborar remisión y guía de envíos

- Recepción de quejas y reclamos del cliente

- Toma de pedidos

- Visita a clientes actuales y potenciales

- Comunicar las ofertas a los clientes

- Mantener buenas relaciones con los clientes

- Identificar y establecer estrategias de mercadeo para penetrar a nuevos mercados

Modificaciones al contrato u orden de compra 2

- Factura

- Remisión y guí

- Formato de salida de producto en bodega

- Ordenes de compra 2

- Estrategias de mercadeo

- Informe semanal de

recaudo de cartera

- Informe mensual de

Gestión y cumplimiento de metas (DNV)

RECURSOS Humano (personal de recepción,

Mercaderistas) Técnico (computador, teléfono y papelería) Económico

RESPONSABLES Director Nacional de ventas

PARTICIPAN Gerente Mercaderistas Gestor comercial Secretaria REQUISITOS

- Los definidos por el cliente y por la organización

- NTC- ISO 9001:2000 Numerales 7.1 y 7.2

- Recurso Humano

- Gestión y mejora

- Mantenimiento e infraestructura SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

- Informe mensual de gestión y cumplimiento de

metas (DNV)

- Detectar e implementar oportunidades de mejora

- Revisión de la capacidad para cumplir con los requisitos de cliente.

MEDICIÓN DEL PROCESO

- Quejas y reclamos

Incremento del volumen de ventas

- Facturas

- Orden de compra 2

- Registro para clientes

- salida de bodega ventas

- Software inteligente ANT

- NTC

- Guía para recepción de pedidos WaxFill.

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Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente NOMBRE DEL PROCESO: LABORATORIO Y PRODUCCIÓN

DIRECCIÓN ______ SOPORTE______

REALIZACION _

OBJETIVO: Establecer, realizar actividades y pruebas pertinentes para la elaboración de un producto conforme con los requisitos de calidad establecidos

Por el cliente y la organización PROCESOS DE

ENTRADAS

- Gestión comercial Y Recepción de

pedidos

- Almacenamiento y despacho

- Envasado y etiquetado

ENTRADAS

- Especificaciones del cliente

- Orden de pedido de Waxfill

- Materias primas para pruebas y prototipos

- Informes de resultados de mediciones externas

- Certificado de calibración de Instrumentos

ACTIVIDADES

- Análisis y balance de materias primas

- Reunión de producción.

- General Orden de producción Waxfill

- Determinar materias primas e insumos requeridos para la producción.

- Producción del producto (Elaboración)

- Muestras para analizar

- Realizar las mediciones de laboratorio requeridas

- Realización del cerificado de calidad del producto

- Orde

del Waxfill

- Producto Liberado para envasado

- Certificado de calidad del producto

- Envió de muestras para mediciones externas RECURSOS

- Humano ( Ing. Químico) - Técnico (elementos de laboratorio) - Económico RESPONSABLES

- Jefe de Laboratorio PARTICIPAN

- Jefe de producción - Auxiliar de Laboratorio y personal involucrado en el proceso.

REQUISITOS

- Los establecidos para el producto

- Los establecidos por la organización

- NTC- ISO 9001:2000 NUMERALES 7.1, 7.2, 7.5, 7.6

- Gestión de la mejora

- Recurso humano

- Compras

- Auditorias internas

- Calibración y verifición de los equipos e instrumentos de medición.

- Verificación del cumplimiento de los requisitos de los productos (certificado de calidad)

- Detectar e Implementar acciones de mejora MEDICIÓN DEL PROC ESO

VERIFICACIÓN DE MEDICIONES EFECTUADAS

- Orden de producción

- Bitácora de medición de laboratorio

- Registro de verificación y control para producción

- salida de bodega de materia prima

- Certificado de calidad Waxfill

- Certificado de calidad multioctanol

- Informes de resultados de mediciones (externo)

- NTC

- Manual

- Procedimiento para mediciones de laboratorio WAXFILL

- Procedimiento para mediciones de laboratorio MULTIOCTANOL

- Procedimiento para elaboración de Waxfill

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NOMBRE DEL PROCESO: ENVASADO Y ETIQUETADO

DIRRECCION______ SOPORTE______

REALIZACION _

OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para garantizar la adecuada preservación y trazabilidad del producto. PROCESOS DE

ENTRADAS

- Laboratorio y Producción

ENTRADAS

- Producto liberado para envasado

- Etiquetas de información.

- Envases

- Tapas

- Cajas de cartón

ACTIVIDADES

- Alinear sistema de mezclado con las máquinas de envasado

- Calibrar máquinas de envasado y tapado

- Limpiar o cambiar filtros

- Alistar envases y etiquetas

- Colocar la etiqueta, y empacar en cajas

- Transportar a zona de almacenamiento

- Realizar registro de entrega de producto terminado a bodega

- Producto envasado, etiquetado y empacado - Registro de verificación y

control para envasado. - Registro entrega a Bodega

de producto terminado -

RECURSOS - Humano (Jefe de

producción y ayudante) - Técnico (Maquina

de envasado y tapado)

RESPONSABLES

Jefe de producción. PARTICIPAN Ayudantes

REQUISITOS

- NTC- ISO 9001:2000 Numerales 7.1, 7.2, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.5, 8.3, 8.4,y 8.5.

- Los establecidos por la organización.

- Gestión documental - Compras

- Recurso humano

- Mantenimiento e infraestructura - Gestión y mejora

- Verificación de la adecuada preservación del producto.

- Identificación del producto para garantizar su trazabilidad.

- Limpieza de la maquinaria de envasado y filtro - Calidad de envases y etiquetas

- Detectar e implementar acciones de mejora MEDICIÓN DEL PROCESO

No conformidades detectadas en auditorías

Entrega de producto terminado (entrega Bodega) Registro de verificación y control para envasado.

- NTC

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NOMBRE DEL PROCESO: ALMACENAMIENTO Y DESPACHO

DIRECCION ______ SOPORTE______

REALIZACION _

OBJETIVO: Mantener, preservar y controlar el inventario de materias primas y producto terminado, a su vez emitir orden de producción de multioctanol y preparar y despachar el producto terminado de acuerdo con la salida de bodega ventas.

- Envasado y

etiquetado - Gestión comercial y recepción de pedidos ENTRADAS

- Salida de bodega materia prima

- Producto empacado sin sellado (cajas)

- Materias primas

- Registro entrega de producto terminado

- Factura

- Remisión y guía de envío

ACTIVIDADES

- Verificar tapado del producto

- Colocar banda de seguridad

- Sellar cajas

- Rotular caja y No de envío

- Realizar el despacho de la mercancía

- Entregar materia prima a producción

- Verificación de inventario

- Elaborar orden de producción del multioctanol

- Adjuntar documentación para el envío del producto.

- Adjuntar certificado de calidad del producto.

-

Orden de producción del multioctanol

- Producto empacado, sellado y marcado

- Registro de entrega de producto terminado a la transportadora.

- Factura

- Remisión y guía de envío

- Certificado de calidad del producto

Registro de entrega de materias primas

RECURSOS

- Humano (Jefe de bodega y auxiliar) - Técnico (sellador ) RESPONSABLES Almacenista PARTICIPAN Ayudante técnico REQUISITOS

- NTC- ISO 9001:2000 Numerales 7.1, 7.2, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.5, 8.3.

- Los establecidos por la organización.

- Recurso humano

- Gestión y mejora

- Compras SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

- Verificación de niveles de inventario

- Verificación del cumplimiento de requisitos.

- Detectar e implementar acciones de mejora MEDICIÓN DEL PROCESO No conformidades detectadas en auditorías

- Salida de bodega materia prima

DOCUMENTOS DE R

- NTC- ISO 9001:2000

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12.3 PROCESOS DE SOPORTE

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION Y MEJORA

DIRECCION ____ SOPORTE___

REALIZACION ___

OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para la realización de las auditorias internas de calidad y a su vez para el establecimiento de las acciones correctivas y preventivas, y el control del producto no conforme.

-Todos los procesos del S.G.C.

ENTRADAS - No conformidades - Programa de auditorias - Resultados de auditorias

internas

- Quejas, reclamos y sugerencias de los clientes - Acciones correctivas y

preventivas tomadas anteriormente

ACTIVIDADES

- Detectar producto no conforme

- Establecer el manejo del producto no conforme

- Identificar causas de las no conformidades reales y potenciales.

- Implementar acciones correctivas y preventivas.

- Realizar las auditorias internas.

- Implementar las actividades de mejora

SALIDAS

- Informe del producto no conforme.

- Acción correctora

- Acciones correctivas y preventivas

- Resultados de auditorias internas RECURSOS - Humano (Gerente) - Técnico (computador, Internet) - Económico RESPONSABLES Coordinadora de calidad Gerente

PARTICIPAN Personal de los procesos

REQUISITOS

NTC- ISO 9001:2000 Numerales 8.1, 8.2.2 , 8.2.3, 8.3, 8.5.1, 8.5.2 y 8.5.3,

- Recurso Humano

- Gestión estratég

- Compras SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

? Realización de auditorias internas ? Revisiones de la gerencia

? Hacer seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas tomadas.

? Detectar oportunidades de mejora MEDICIÓN DEL PROCESO No conformidades detectadas en auditorías

REGISTROS

- Producto no conforme

- Programa de auditoria

- Formato Sistema de mejoramiento

- Plan de auditoria

- Quejas y reclamos (Página Web)

- Informe de auditoria interna

- Plan de acción de auditoria

- Sugerencias

- Lista de verificación

DOCUMENTOS DE REFERENCIA O S

- NTC- ISO 9001:2000

- Procedimiento del control del producto no conforme

- Procedimiento de acción correctiva

- Procedimiento de acción preventiva

(23)

NOMBRE DEL PROCESO: RECURSO HUMANO _{TIPO DE PROCESO}_: DIRECCION__ REALIZACION ___

OBJETIVO: Mantener e incrementar el grado de competencia del personal, definir los perfiles de los cargos que afecten la calid para la evaluación y reevaluación.

- Todos los procesos del S.G.C.

ENTRADAS - Hojas de vida

- Necesidades de contratación del personal.

- Selección del personal - Perfil del personal a

necesitar.

- Necesidades de capacitación.

ACTIVIDADES - Realizar perfil de los cargos - Definir responsabilidades del cargo.

- Seleccionar el personal de acuerdo al perfil realizado. - Contratar al personal.

- Hacer inducción del personal. - Realizar programa de capacitaciones. - Realizar capacitaciones.

- Evaluar el personal para asegurar que las capacitaciones proporcionadas sean eficaces y eficientes.

- - - -

RECURSOS

- Humano (Jefe de personal) - Técnico (computador, Internet) - Económico RESPONSABLES Jefe de personal

PARTICIPAN Secretaria

Responsable de cada proceso del S.G.C

REQUISITOS

NTC ISO 9001:2000 Numeral 6.2 Ley 100

Ley 50

Los establecidos por la organización. Reglamento interno de trabajo

-SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO Verificar perfiles definidos

Seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades Resultados de auditoria

Detectar oportunidades de mejora

Cumplimiento del programa de capacitaciones

Verificar la efectividad de las capacitaciones realizadas. MEDICIÓN DEL PROCESO

- Competencia del personal

- Cumplimiento del programa de capacitación

- Evaluación del desempeño del personal

- Programa de Capacitación.

- Capacitación y/o inducción. - Hojas de vida

(24)

-Elaboró: Coordinador de calidad Revisó: Gerente

NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DOCUMENTAL

DIRECCION ____ SOPORTE___

REALIZACIÓN____

OBJETIVO: Establecer las actividades requeridas para la elaboración, revisión, aprobación, control y seguimiento de los documentos, formatos y registros definidos dentro del S.G.C de la organización.

ENTRADAS

- Registros del sistema

- Necesidad de la creación e identificación de

documentos para el S.G.C

- Necesidad de almacenar y proteger la información

ACTIVIDADES

- Crear toda la documentación necesaria para el S.G.C.

- Planificación del control de los documentos y registros

- Controlar los documentos y registros.

- Gestión de documentos externos

- Gestión de documentos internos.

- Definir la conservación y almacenamiento de documentos y registros.

- Definir la disposición de documentos y registros.

- Elaborar formatos. RECURSOS

- Humano (Gerente y coordinador de calidad)

- Técnico (computador, papelería, Internet)

- Económico

RESPONSABLES

Coordinador de calidad PARTICIPAN Todo el personal

REQUISITOS

NTC ISO 9001:2000 Numerales 4.2.3,4.2.4.

- Realización de auditorias internas

- Revisiones por la dirección

- Verificar el manejo que se le da a los documentos y registros que se generen.

- Detectar oportunidades de mejora MEDICION DEL PROCESO

No conformidades detectadas en auditorías

- Listado maestro de documentos

- Listado maestro de registros

(25)

NOMBRE DEL PROCESO : MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA

DIRECCION ______ SOP

REALIZACION _

OBJETIVO: Mantener en óptimas condiciones de uso de todos los equipos, maquinaria e instrumentos de medición cuya función pueda incidir en la calida

- Procesos Operativos

ENTRADAS

- Programación de

Calibración o verificación de los instrumentos de medición

- Hoja de vida de los Instrumentos y equipos

- Programa de

Mantenimiento Preventivo.

ACTIVIDADES

Diagnostico, análisis y evaluación de daños

Identificar Instrumentos críticos, no críticos y patrones y ejecución del Programa de calibración y mantenimiento.

Registrar los resultados de la calibración , verificación de los Instrumentos de medición

Almacenar y preservar los equipos y patrones. Actualizar hojas de vida de los equipos.

Realización y registro de los mantenimientos correctivos que se realicen.

Cumplimiento del programa de mantenimiento y calibración.

Hoja de vida actualizada de los Instrumentos

equipos.

Equipos e instrumentos de medición calibrados

Maquinaria y equipos en condición de operabilidad

RECURSOS Humanos (Personal

de mantenimiento)

Técnicos

Instrumentos de

medición -

Maquinarias Económico

RESPONSABLE Jefe de mantenimiento

PARTICIPAN Coordinador de calidad Personal involucrado

REQUISITOS

NTC- ISO 9001 Numerales 7.6,.8.2.3,8.2.4,6.3 Los definidos por el fabricante del equipo según las especificaciones técnicas.

Los establecidos por la empresa para el mantenimiento de equipos

- Calidad Análisis y Mejoras

- Recurso Humano

- Gestión Documental

- Compras

SEGUIMIENTO YMONITOREO DEL PROCESO Realizar seguimiento a la programación de calibración.

Revisar y Verificar ajuste

Verificación seguimiento del programa de mantenimiento

Actualización hoja de vida maquinaria, Equipos e instrumentos de Calibración

Detectar oportunidades de mejora e implementarlas. MEDICION DE PROCESO

Mantenimiento de las maquinarias, herramientas e instrumentos

? Hoja de vida de equipos

? Programa de Mantenimiento Preventivo ? Orden de Mantenimiento

? Plan maestro de control metrologico

- NTC-ISO 9001:2000

- Guía Mantenimiento Correctivo de Maquinaria y Equipo

(26)

NOMBRE DEL PROCESO: COMPRAS

DIRECCION_______ SOPORTE__

REALIZACION____

OBJETIVO: Establecer los criterios para evaluación, selección y reevaluación de proveedores necesarios para adquirir insumos que cumplan con los requisitos especificados por el cliente y la organización.

ENTRADAS - Necesidad de adquirir un

producto o servicio. - Requerimientos del cliente - Control de inventario. - Certificado de calidad del

insumo adquirido. - Cotizaciones. - Listado de posibles

proveedores.

- Informe de insumo no conforme adquirido.

ACTIVIDADES

- Determinar criterios para la selección de proveedores.

- Selección de proveedores

- Determinar mecanismos para la evaluación de los proveedores.

- Evaluación y reevaluación proveedores. - Inspeccionar y cumplimiento de requisitos para

insumos adquiridos. - Solicitar cotizaciones. - Elaborar orden de compra.

Cotizaciones

Evaluación y Reevaluación de desempeño de proveedores Listado proveedores seleccionados Orden de compra Adquisición del insumo / servicio.

Remisión del insumo no conforme al proveedor. RECURSOS

- Humano (Gerente)

- Técnico (computador, teléfono, papelería, Internet) - Económico RESPONSABLES Jefe De Compras

Participan Almacenista

Auxiliar de laboratorio

REQUISITOS

- NTC ISO 9001:2000 Numerales 7.4

- Especificaciones del cliente.

- Los definidos por la organización.

- Los legales que apliquen a las compras.

- Gestión de recursos

- Recurso Humano.

- Gestión documental.

- Gestión y mejora. SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO

- Evaluación y reevaluación del desempeño de proveedores.

- Inspección en la recepción de los productos comprados.

- Acciones de mejora del proceso. MEDICIÓN DEL PROCESO Indicador eficacia de las compras:

# producto adquiridos- # devoluciones X 100 # de productos requeridos

REGISTROS DE CONTROL - Orden de Compra

- Evaluación del desempeño de proveedores. (Excel)

- Cotizaciones. (Externo)

- Facturas. (Externo)

- Listado maestro de proveedores.

- Inscripción de proveedores.

- NTC ISO 9001:2000

- Procedimiento de Compras.

(27)

13. RELACION DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CON LOS REQUISITOS DE LA NORMA NTC

P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8

REQUISITO NORMA

Gestión estratégica y

revisión por la dirección

Gestión de Recursos

Gestión comercial y recepción de

pedidos

Laboratorio Elaboración Envasado y etiquetado

Almacenamiento

y despacho Compras

4.2.3 4

. 4.2.4

5.1 X X

5.2 X

5.3 X

5.4 X

5.5 X

5

5.6 X

6.1 X

6.2

6.3 X

6.

6.4 X

7.1 X X

7.2.1 X X

7.2.2 X X X X X

7.2.3 X

7.4 X

7.5

7.5.1 X X

7.5.2 X

7.5.3 X X

7.5.4 X

7.5.5 X X

7

7.6 8.1 8.2.1 8.2.2 8.2.3

8.2.4 X

8.3

8.4 X

8.5 X

8.5.1 8.5.2 8

(28)