UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA
MODALIDAD PRESENCIAL
“DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LA BODEGA GENERAL DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR
DE LOJA"
Autoras:
•
Ana María Alvarado Rodríguez
•
Ana Karina Mantilla Samaniego
Directora:
Dra. Isabel Robles
LOJA - ECUADOR
2010
Trabajo de fin de carrera previo la obtención
del título de Ingeniero en Contabilidad y
ii
Dra. Isabel RoblesDOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA DE LA U.T.P.L.
C E R T I F I C A:
Que el presente trabajo de fin de carrera realizado por las estudiantes: Ana María Alvarado Rodríguez y Ana Karina Mantilla Samaniego, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.
Loja, agosto de 2010
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DECLARACIÓN Y CESIÓN DE DERECHOS
“Nosotras, Ana María Alvarado Rodríguez y Ana Karina Mantilla Samaniego, declaramos ser las autoras del presente trabajo y eximimos expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.
Adicionalmente declaramos conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”.
f) ……… f) ………
Autora: Ana María Alvarado Rodríguez Autora: Ana Karina Mantilla Samaniego
iv
AUTORÍA
……… ...………. Ana María Alvarado Rodríguez Ana Karina Mantilla Samaniego
v
DEDICATORIA
La presente tesis va dedicada primeramente a Dios por haberme permitido culminar mis estudios, a mis padres Bolívar y Carmen, esposo Juan Andrés, hermanos José, Diana, Leo y amigos, quienes me brindaron todo su apoyo incondicional, contribuyeron de una u otra forma en mi deseo de superación y me enseñaron el valor de la educación, el amor y la ayuda. Seres que sin duda me alentaron en la difícil pero a la vez gratificante aventura de lograr mis metas, gracias a ellos has sido posible culminar con éxito mis estudios.
Ana María Alvarado Rodríguez
El presente trabajo investigativo va dedicado especialmente a mi madre Rosa,
por el apoyo incondicional que me ha manifestado ante las distintas dificultades afrontadas durante el desarrollo del mismo; por entenderme, apoyarme y por nunca dejar de creer en mí. Por ser una de las personas más maravillosas de mi vida, por ser mi inspiración para ser mejor cada día, por enseñarme que las vicisitudes se hicieron para superarlas, ya que cada día trae consigo una nueva esperanza y una nueva oportunidad para sonreír.
vi
AGRADECIMIENTO
Queremos dejar constancia de nuestro afectuoso agradecimiento a la Universidad Técnica Particular de Loja, por habernos brindado una adecuada formación en la Carrera de Contabilidad y Auditoría, con conceptos teóricos prácticos que nos permiten desarrollarnos como profesionales en el campo de la Contabilidad y Auditoría, a todos aquellos docentes que nos brindaron sus conocimientos, a la Dra. Lupe Espejo y especialmente a la Dra. Isabel Robles, Directora de Tesis, quien en forma desinteresada nos prestó su colaboración para la culminación con éxito del presente trabajo de investigación.
A los responsables del Área Administrativa, especialmente al encargado de Bodega General de la Universidad Técnica Particular de Loja, por otorgarnos las facilidades para la ejecución de nuestra investigación, sin su aporte hubiera sido difícil su ejecución.
Las Autoras
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ÍNDICE DE CONTENIDOS
Portada
Certificación……….………ii
Cesión de Derechos……….iii
Autoría………....iv
Dedicatoria………..v
Agradecimiento………..vi
Resumen Ejecutivo………x
CAPÍTULO I 1. DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE BODEGA GENERAL DE LA UNIVERSIDADTÉCNICA PARTICULAR DE LOJA...2
1.1 Antecedentes………..2
1.2 Estructura organizativa……….3
1.2.1 Descripción de las funciones de los departamentos a cargo de la Dirección Administrativa……….4
1.3 Actividades principales de la bodega general………...5
1.4 Inventario de bodega general………..5
1.5
Problemáticas……….71.6
Documentos y formularios………81.6.1
Orden de bodega………..81.6.2
Comprobante de ingreso……….91.6.3
Traspasos de activos fijos……….101.6.4
Ingreso de materiales y herramientas……….121.6.5
Uso de materiales y herramientas………...141.6.6
Kárdex………..161.6.7
Distribución de materiales……….16CAPITULO II 2 MARCO CONCEPTUAL……….19
2.1 Control interno………..19
2.1.1 Concepto………..19
2.1.2 Objetivos del control interno……….19
2.1.2.1 Protección de los activos de la entidad………..19
2.1.2.2 Obtención de información financiera contable correcta y segura………..20
2.1.2.3 Promoción de la eficiencia de la operación y adhesión a las políticas………..20
2.1.3 Responsables del control interno……….20
2.2 Clasificación de los controles internos……….20
2.2.1 Controles contables………21
2.2.2 Controles administrativos………..22
2.3 Tiempos de control interno……….22
2.3.1 Control previo………..22
2.3.2 Control continuo………..23
2.3.3 Control posterior……….23
2.4 Principios del control interno………..23
2.4.1 Responsabilidad delimitada………..23
2.4.2 Separación de funciones de carácter incompatible………..23
2.4.3 División en el procesamiento de cada transacción………...24
2.4.4 Selección de servidores hábiles y capaces………24
2.4.5 Aplicación de pruebas continuas de exactitud………..24
viii
2.4.7 Fianzas……….24
2.4.8 Instrucciones por escrito………25
2.4.9 Utilización de cuentas de control……….25
2.4.10 Uso de equipos de pruebas automáticas………...25
2.4.11 Contabilidad por partida doble……….25
2.4.12 Formularios prenumerados………...25
2.4.13 Evitar el uso de dinero efectivo………26
2.4.14 Uso limitado de cuentas bancarias………..26
2.4.15 Depósitos inmediatos e intactos………..26
2.4.16 Responsabilidad……….26
2.4.17 Transparencia……….26
2.4.18 Moralidad……….27
2.4.19 Igualdad………27
2.4.20 Imparcialidad………...27
2.4.21 Eficiencia………..27
2.4.22 Eficacia……….27
2.4.23 Economía……….27
2.4.24 Celeridad………..28
2.4.25 Publicidad………28
2.4.26 Preservación del medio ambiente………28
2.5 Componentes del sistema de de control interno………28
2.5.1 Ambiente del control interno……….28
2.5.1.1 Integridad y valores éticos………29
2.5.1.2 Autoridad y responsabilidad……….29
2.5.1.3 Estructura organizacional………..29
2.5.1.4 Políticas del personal……….29
2.5.2 La valoración de riesgos………30
2.5.3 Las actividades de control……….31
2.5.4 La información y comunicación………31
2.5.5 Actividades de monitoreo o supervisión……….32
2.6 Métodos para evaluar el control interno………...33
2.6.1 Método de cuestionarios………...33
2.6.2 Método de flujogramas………..34
2.6.3 Método descriptivo……….35
2.7 Riesgos de auditoría en el control interno………...36
2.7.1 Riesgo inherente……….36
2.7.2 Riesgo de control………36
2.7.3 Riesgo de detección………..36
2.8 Matrices de control interno……….37
2.8.1 Concepto……….37
2.8.2 Características de las matrices………37
2.8.3 Pasos para elaborar una matriz de control………37
2.8.4 Clases de matrices para evaluar el control interno………...38
2.8.4.1 Matriz de actividades contra controles………38
2.8.4.2 Matriz de riesgos contra controles………...38
2.8.4.3 Matriz de actividad contra riesgos………...38
CAPITULO III 3 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BODEGA GENERAL DE LA UTPL………...41
3.1 Manuales de funciones………...41
3.2 Documentos……….63
3.2.1 Orden de entrega de bodega………63
ix
3.2.3 Traspaso de activos fijos………...65
3.2.4 Kárdex………..66
3.2.5 Distribución de materiales……….67
3.3 Flujogramas de procesos………...68
3.3.1 Compra de material de aseo y limpieza……….68
3.3.2 Distribución de material de aseo y limpieza………..70
3.3.3 Entrega de material eléctrico………70
3.3.4 Entrega de muebles de oficina……….71
3.3.5 Donaciones de activos fijos………..72
3.3.6 Toma física de inventarios………74
3.3.7 Venta de activos……….75
3.3.8 Recepción de activos fijos a dar de baja………....76
3.4 Manual de almacenamiento y operación de bodega……….78
3.5 Políticas……….80
CONCLUSIONES………83
RECOMENDACIONES………..83
BIBLIOGRAFÍA………86
ANEXOS Anexo 1……….88
x
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación se titula “Diseño e implementación de un sistema de control interno en la bodega general de la UTPL; la ejecución de la misma se basa en la aplicación de principios y normas de control interno, que permitan evaluar la eficiencia, efectividad y economía en la prestación del servicio, ayudando a la institución a mejorar el uso de sus recursos humanos, materiales y financieros.
Esta investigación es importante debido a que la institución a través del tiempo presenta mayor desarrollo y sólo mediante la obtención de su máxima eficiencia operativa podrá mantenerse una adecuada prestación de servicios a través de su departamento de bodega general, para satisfacer las necesidades de cada una de las dependencias de la UTPL.
Hay que considerar que en toda institución hay la posibilidad de que existan problemas en la ejecución de las operaciones, que hacen que la custodia de los activos y materiales sea deficiente y que no genere información confiable sobre la cual se puedan fundamentar decisiones operativas y financieras en forma satisfactoria, por lo que es imprescindible el diseño e implementación de un sistema de control interno.
Teniendo en cuenta que al departamento de bodega general de la UTPL le corresponde la recepción, almacenamiento y distribución de materiales, insumos, equipos y repuestos; se considera fundamental la ejecución de esta investigación, pues a través de ella se podrá evaluar la forma en que se administran los bienes almacenados en bodega, así como también se podrá conocer cuáles son los impedimentos para un adecuado desarrollo de las tareas y actividades que han sido asignadas a la misma; todo esto nos llevará a plantear posibles soluciones que permitan corregir o eliminar las problemáticas identificadas inicialmente.
xi
pues ciertos funcionarios que formaban parte del Departamento Administrativo y a quienes inicialmente entrevistamos, fueron posteriormente reubicados a otras dependencias. Por otra parte, como la bodega general no es un empresa o institución independiente, sino que constituye una dependencia de la Universidad, no se cuenta con información amplia para poder aportar una descripción completa de la misma; además, las funciones y responsabilidades asignadas a la bodega se han ido reduciendo con el paso del tiempo, pues inicialmente se manejaban materiales de construcción, eléctricos y de limpieza, y actualmente sólo se manejan éstos últimos y las pocas existencias del resto de material antes mencionado.
Sin embargo, pese a las dificultades que en todo proceso investigativo se presentan, podemos decir que el presente trabajo fue culminado con éxito, pues ha sido evaluado mediante lo objetivos planteados previamente a su ejecución. Por tanto, gracias a ello se pudo determinar el nivel de control interno existente en la bodega, evaluar la gestión administrativa, financiera y operativa; y detectar debilidades y fortalezas en todas ellas, para poder eliminar o corregir las primeras y potenciar estas últimas.
La estructura formal del presente trabajo presenta: el Resumen Ejecutivo, que es una síntesis de todo el trabajo de investigación realizado; el Capítulo I, que contiene datos generales e informativos de la bodega general, así como también algunas de las problemáticas que afectan la adecuada administración y control de la misma; el Capítulo II, se refiere al marco teórico (definiciones, objetivos, clasificación, componentes, métodos y principios) del control interno; el Capítulo III, que consiste en la aplicación de la teoría en el proyecto en sí, con la finalidad de poder analizar todos los procesos que se desarrollan en la bodega general, y así poder determinar y evaluar el control interno aplicado en la misma, así como también detectar falencias en éste y en base a ellas diseñar métodos que permitan mejorar la gestión y el manejo de las operaciones realizadas en bodega, por ejemplo, mediante la elaboración de flujogramas, manuales y políticas; Las Conclusiones y
Recomendaciones, las primeras que permiten tener una visión clara de la situación actual
2
1. DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE BODEGA GENERAL DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
1.1 Antecedentes
La Universidad Técnica Particular de Loja fue fundada por la Asociación Marista Ecuatoriana (AME) el 3 de mayo de 1971 y, oficialmente reconocida por el Estado Ecuatoriano bajo el Decreto Ejecutivo 646, publicado en el Registro Oficial Nro. 217 del 5 de mayo de 1971, con el cual se constituye como persona jurídica autónoma al amparo del convenio de "Modus Vivendi" celebrado entre la Santa Sede y el Ecuador, considerando las normas de la Iglesia en su organización y gobierno. Posteriormente, en Octubre de 1977, la Diócesis de Loja traspasa por tiempo indefinido, a la "Asociación Id de Cristo Redentor, Misioneros y Misioneras Identes”, la conducción y dirección de la Universidad.
Constitutivamente, la Universidad Técnica Particular de Loja es una Institución de derecho privado, sin finalidad de lucro y cofinanciada por el Estado Ecuatoriano.
Actualmente cuenta con 92 Centros Universitarios, 89 en el país y 3 en el exterior.
Debido al rápido crecimiento de la Universidad desde un inicio fue indispensable la creación de una bodega general, cuya actividad principal se enfoque a la recepción, almacenamiento y entrega de materiales de construcción, eléctricos y de aseo; así como también de activos fijos.
La bodega general es una de las dependencias de la UTPL, por lo cual no cuenta con personería jurídica propia, pues su actividad no es comercial sino de servicio para los diferentes departamentos de la Universidad. Esta se encuentra ubicada dentro de los predios universitarios.
Todas las decisiones financieras dependen de la Dirección General Administrativa – Financiera de la Universidad.
3
1.2 Estructura organizativa1
Departamento de Construcciones Generales
La bodega general es una dependencia que está a cargo de la Dirección Administrativa, la cual se encuentra ubicada en el edificio central de la UTPL.
La bodega general no cuenta con una estructura organizativa propia, puesto que en ella trabaja una sola persona, y la supervisión de la misma es responsabilidad del Departamento de Adquisiciones.
La Dirección Administrativa es la dependencia operativa encargada de normar, regular, ejecutar, hacer un seguimiento y mantenimiento a toda la infraestructura universitaria. Para el desarrollo de sus actividades, cuenta con las siguientes secciones:
Departamento de Adquisiciones
Bodega General
Campus Universitario
Como consecuencia, gráficamente se puede presentar la siguiente estructura organizativa:
Fuente: Dirección General Administrativa-Financiera
Elaboración: Las autoras
1Anexo 1
DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
CONTRUCCIONES
GENERALES ADQUISICIONES UNIVERSITARIO CAMPUS
BODEGA GENERAL DIRECCIÓN FINANCIERA
INVENTARIOS
CONTABILIDAD TESORERÍA
ACTIVOS FIJOS
CUENTAS POR COBRAR CONTABILIDAD DE LA ABIERTA
4
1.2.1 Descripción de las funciones de los departamentos a cargo de la Dirección Administrativa
A continuación se hace una breve descripción de las principales funciones que realizan cada uno de los empleados que forman parte de la Dirección Administrativa.
Dirección administrativa:
La persona a cargo de esta Dirección es responsable de:
• Apoyar a las instancias superiores para que los recursos disponibles para el desarrollo de la infraestructura de la Universidad sean manejados de manera óptima.
• Elaborar un plan de inversiones que permita el desarrollo de la Dirección Administrativa.
• Proponer alternativas que permitan un desempeño eficiente de los departamentos a cargo de esta Dirección: Construcciones generales, Adquisiciones y Campus Universitario.
• Satisfacer todas las necesidades de infraestructura al campus universitario.
Construcciones generales:
A la persona a cargo de este departamento le corresponde:
• La planificación de las obras, fiscalización y control hasta la terminación de las mismas.
• Proponer proyectos de construcción, cuyos costos hagan viable su ejecución, pero fundamentalmente que estén destinados a prestar servicios a la mayor cantidad de población universitaria.
• Instalaciones eléctricas.
Adquisiciones:
La persona a cargo de este departamento es responsable de:
• Las adquisiciones a través de la autorización de la compra de materiales y de la supervisión de la bodega.
5
• Supervisar que se proporcionen los bienes solicitados, recepcionando, cotizando y verificando la disponibilidad del presupuesto.
• Supervisar que las facturas de compra de bienes a los proveedores pasen al departamento de financiero para el pago respectivo.
• Coordinar y supervisar al personal a su cargo, evaluando su funcionamiento.
Campus:
La persona a cargo de esta unidad es responsable de:
• La distribución de aulas.
• Coordinación de eventos.
• Mantenimiento del campus universitario.
• Refacción y pintado de los edificios.
• Mantenimiento de fachadas.
1.3 Actividades principales de la bodega general
En la bodega general se llevan a cabo principalmente las siguientes actividades:
• Verificación periódica de los inventarios para detectar faltantes e insuficiencias de material.
• Solicitud de compra de material según los requerimientos.
• Recepción y almacenamiento de materiales comprados.
• Despacho y abastecimiento de materiales a los departamentos que los soliciten.
• Recepción y almacenamiento de activos obsoletos.
1.4 Inventario de bodega general
A continuación se hace una breve descripción de algunos de los materiales y activos que permanecen actualmente en la bodega general, los mismos que se los han clasificado en las siguientes familias:
Materiales de aseo y limpieza:
• Cera para pisos
• Detergentes
6
• Limpiador de vidrios
• Recolectores de basura
• Franelas
• Desengrasante
• Funda negra/ basura
• Jabón de tocador
• Tips ambiental
Materiales de construcción:
• Abrazaderas
• Cerradura
• Clavos
• Laca de pisos
• Manguera abasto lavamanos
• Palancas de adicionamiento
• Pintura esmalte
• Sifones para urinario
• Soporte de aluminio
• Varillas de hierro
Materiales eléctricos:
• Bombillos
• Cajetines plásticos
• Conmutadores
• Interruptores
• Focos
• Lámparas automáticas
• Placas redondas simples
• Reflectores
• Tomacorrientes veto
• Cinta aislante 20 g
Materiales varios:
• Bolsos modelo cultural
• Engranpadora de golpe estanley
7
• Papel adhesivo
• Protector de alfombra
• Tizas blancas
• Basurero vivendi
• Vidrio catedral
• Etiquetas
En la bodega general también se encuentran almacenados algunos activos fijos, pero no forman parte del inventario de la misma; éstos permanecen en la bodega hasta que se decida si deben ser vendidos o donados, y desechados en el caso de que se encuentren en un estado inservible.
Activos dados de baja:
• Máquinas de escribir
• Sumadoras
• Impresoras
• Muebles de madera
• Monitor de computadora
• CPUs
• Sillas
• Radios
• Pupitres
1.5 Problemáticas
• Existencia de numerosos activos obsoletos, de los que no se ha decidido su destino y ocupan un espacio considerable dentro de la bodega.
• No se tiene un inventario de los activos dados de baja que se encuentran almacenados en la bodega.
8
• Falta de personal para una adecuada organización y control de los activos y materiales que se manejan en la bodega.
• Al momento en que se reciben activos obsoletos en bodega, no siempre se deja constancia en documentos que evidencien que los mismos han sido ingresados.
• No se lleva un registro de ingreso y salida de los materiales de limpieza, puesto que son demandados constantemente por los diferentes departamentos por su rápido consumo. Además que no se deja constancia en documentos legalizados de la cantidad de material de aseo y limpieza que recibe cada edificio.
• Formato de documentos inadecuado para constatar las operaciones que se realizan den la bodega.
• Inexistencia de políticas para el manejo de los activos y materiales, que permitan un mayor control de las operaciones.
• Inexistencia de un proceso de evaluación para el responsable de bodega general, que permita mejorar su desempeño.
1.6 Documentos y formularios
1.6.1 Orden de bodega
Este documento lo utilizan los departamentos para solicitar el despacho de material (eléctrico, de limpieza o de construcción); el mismo que deben adquirirlo en el departamento administrativo para obtener la respectiva autorización y posteriormente solicitar en la bodega la entrega del material.
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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ORDEN DE BODEGA
No. _______
Señor: ___________________________________
Fecha: ___________________________________
Favor despachar: __________________________
Dependencia: _____________________________
CANTIDAD DESCRIPCIÓN TOTAL
Autorizado por: _______________ Recibido por: _______________
1.6.2 Comprobante de ingreso
10
Formato:
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
COMPROBANTE DE INGRESO BODEGA
Recibí para: ___________________________
Adquirido en: __________________________
Mediante Factura: ______________________
Transporte: ___________________________ Fecha: _______________
Los materiales detallados en las facturas adjuntas ( )
CÓDIGO DESCRIPCIÓN VALOR
Recibido por: _________________ ___________________
Bodeguero
1.6.3 Traspasos de activos fijos
Este documento se utiliza para el traspaso de un activo de un departamento a otro; así como también para constatar el envío de ciertos activos a la bodega por encontrarse en mal estado o porque ya fueron dados de baja.
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Además, el responsable del departamento en el cual se pide que se retiren los activos, debe realizar un oficio al Director Administrativo especificando el motivo del traspaso de los mismos a Bodega. Junto con éste, se debe incluir un anexo en el que se especifique el activo o la lista de activos indicando cantidad, equipo, marca, modelo, serie y código.
Este documento se lo solicita en el Departamento de Activos Fijos. Se elabora en original y dos copias. El documento original permanece en Activos Fijos, una copia para quien entrega el activo y otra copia para quien recibe el activo.
Formato:
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
ACTIVOS FIJOS – TRASPASOS
FECHA: ____________________________________
OFICINA ORIGEN: ___________________________
OFICINA DESTINO: __________________________
CANTIDAD CÓDIGO DEL BIEN OBSERVACIONES
_______________ ________________ ________________
ENTREGA TRASPASO RECEPCIÓN
NOMBRE: ………. NOMBRE: ……… NOMBRE: ……….
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1.6.4 Ingreso de materiales y herramientas:
Este documento sirve para constatar el ingreso de materiales de construcción a la bodega general. Sin embargo actualmente la bodega ya no recibe ni almacena este tipo de materiales, debido a que las obras de construcción realizadas por la Universidad son encargadas a los Ingenieros que se contratan, los mismos que deben también responsabilizarse por la compra de los materiales necesarios para la obra.
13
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
0100
La Universidad Católica de Loja
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO – UNIDAD DE CONSTRUCCIONES
NOMBRE DE OBRA MATERIAL O HERRAMIENTA FECHA DE
INGRESO
UNIDAD DE
MEDIDA CANTIDAD INGRESADA ENCARGADO
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1.6.5 Uso de materiales y herramientas
Este documento sirve para constatar la salida de materiales de construcción de la bodega general, cuando sea requerido para las obras de construcción de la UTPL.
Formato:
15
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
0200
La Universidad Católica de Loja
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO – UNIDAD DE CONSTRUCCIONES
NOMBRE DE OBRA MATERIAL O HERRAMIENTA FECHA DE
USO
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD USADA Y DESTINO
RESPONSABLE Y FIRMA
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1.6.6 Kárdex
Se manejan Kárdex para cada artículo o material que se encuentra en la bodega general, a fin de llevar un control de las entradas y salidas que permiten conocer en forma actualizada las existencias. El formato que se muestra a continuación fue diseñado por el responsable de bodega general, pues es un documento de uso interno que sirve de información.
Formato:
Material: Código:
Fecha Orden No. Detalle Entradas Salidas Existencias
1.6.7 Distribución de materiales
Este documento sirve para llevar un adecuado control de la distribución y entrega de material de limpieza a las distintas dependencias de la Universidad, con la finalidad de conocer el consumo promedio de cada una de ellas por periodos quincenales. El formato que se muestra a continuación fue diseñado por el responsable de bodega general, pues es un documento de uso interno que sirve de información.
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DISTRIBUCIÓN QUINCENAL DE MATERIALES DE ASEO POR DEPENDENCIAS
Fecha:
EDIFICIOS
ALCO ATOM DESIN- DESOD DESOD CLOR CERA CERA CEPILL DETER- DESEN- ESCOB ESCOB ESPAT FRANEL FRANEL FUND FUND GUAN JABON JABON JABON JABON LIMPIA LIMPIA PAPEL PAPEL RECO. SILIC SILIC TOALL TOALL TIPS TRAPE HOL FECT. SPR POLIG FLOT. BAÑO GENTE GRAS PLÁST. COCO ROJA BLANC BASU ROJA TE TOCAD KIMC LOTIO DERMO MULTI VIDRIO FLOR JUMBO GEDOR OZZ MADE ROLLO PAQ AMB DOR
LT U LT LT U LT GL LT U KG LT U U U Mt Mt U U PAR U U U U LT LT U U U LT U U U U
EDIFICIO CITTES OCTOGONO MODALIDAD ABIERTA DEP. ADM. FINANCIERO MUSEO EDIFICIO 5 - 6
SERV. AGROP. CANCILLERÍA SECRET. GENERAL- MISIONES INST. ECOLOGÍA- FEUPE-LAB. EDIFICIO LABORATORIOS CERART- PROD. NATURALES EDITORIAL- CEDIB CETTIA - LAB.
ALIMENTOS INVERNADERO-
LACTEOS CENTRO DE
CONVENCIONES EDIFICIO 1
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2. MARCO CONCEPTUAL
2.1 Control interno
2.1.1 Concepto
El control interno implica una serie de métodos y procedimientos que tienen como finalidad salvaguardar los recursos y garantizar la fiabilidad de los registros y sistemas contables de una organización, a través del cumplimiento de los mismos.
“El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento.
El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control”.2
2.1.2 Objetivos del control interno
El control interno tiene como objetivo fundamental establecer acciones, políticas, procedimientos y métodos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad, para garantizar una función administrativa transparente, eficiente y en cumplimiento con las normas y políticas establecidas. Para lograrlo, se definen los siguientes objetivos:
2.1.2.1 Protección de los activos de la entidad:
Toda entidad deberá tener un sistema de control interno apropiado que permita salvaguardar los activos, ya sean propios o ajenos, con la finalidad de evitar robos, pérdidas o desfalcos.
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2.1.2.2 Obtención de información financiera contable correcta y segura:
La contabilidad se encarga de registrar, procesar y producir información financiera útil para que los usuarios de la misma tomen decisiones acertadas para la empresa.
2.1.2.3 Promoción de la eficiencia de la operación y adhesión a las políticas:
Todas las actividades que se desarrollen en la institución deben ser cumplidas de acuerdo a las políticas administrativas.
2.1.3 Responsables del control interno:
”El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias.
Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado en áreas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines institucionales.
Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica vigente y con el apoyo de la auditoría interna como ente asesor y de consulta”.3
2.2 Clasificación de los controles internos
Lo anterior implica el adecuado cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas a cada uno de los funcionarios, empleados y trabajadores de la entidad.
Los controles en el control interno, pueden ser caracterizados bien como contables o como administrativos:
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2.2.1 Controles contables
Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables.
Consisten en acciones estructuradas, coordinadas e integradas a los procesos de planificación, ejecución y supervisión con el fin de otorgar un grado razonable de confiabilidad sobre la información financiera. Estas acciones están integradas por los controles y procedimientos contables establecidos con este propósito.
El control contable debe diseñarse de manera que brinde la seguridad de que:
• Las operaciones se realizan conforme con las autorizaciones de la administración.
• Las operaciones se registren adecuadamente para:
a) Preparar los estados financieros de acuerdo con las normativas vigentes.
b) Conseguir salvaguardar los activos.
c) Proporcionar información suficiente y oportuna que facilite la toma de decisiones.
• El acceso a los activos sólo se permite con autorizaciones de la administración.
• La existencia contable de los bienes se contraste periódicamente con la existencia física y se tomen medidas respectivas en caso de no ser así.
Los objetivos del control contable interno son:
• La integridad de la información: Todas las operaciones realizadas se
incluyan en los registros contables.
• La validez de la información: Todas las operaciones realizadas constituyan
acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron correctamente autorizados.
• La seguridad física: El acceso a los activos y a los documentos que solo lo
22
2.2.2 Controles administrativos
Se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las políticas de la dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables.
El control administrativo, también denominado operativo, hasta ahora se lo ha identificado como el plan de la organización y todos los métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas de la dirección.
Es importante porque ayuda a la organización a mejorar determinadas áreas, lo que permite lograr los objetivos establecidos por la administración. Este control es realizable si se cuenta con un sistema de información adecuado que sirva como punto de referencia para diagnosticar no sólo las fallas, sino también los aciertos de lo administrativo, con el fin de que se capitalicen en planes futuros.
Los elementos del control administrativo interno son:
• Desarrollo de una línea funcional de autoridad.
• Una definición específica de funciones y responsabilidades.
• Un sistema de comprobación interna en la estructura de operación con el objetivo de proveer un funcionamiento eficaz y la máxima protección contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregularidades.
• Una evaluación independiente dentro de la organización, representada por la auditoría interna, cuya función es revisar políticas, disposiciones legales y reglamentarias, prácticas financieras y operaciones en general como un servicio de protección para los niveles de dirección y administración.
2.3 Tiempos de control interno
2.3.1 Control previo
23
2.3.2 Control continuo
Los encargados de la institución, en forma continua inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los términos contractuales y las autorizaciones respectivas.
2.3.3 Control posterior
La unidad de Auditoría Interna será responsable del control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución.
2.4 Principios del control interno
Son preceptos fundamentales definidos para encaminar el desarrollo y otorgar orientación estratégica a la toma de decisiones en la institución, los cuales están presentes en todos los procesos, actividades o tareas emprendidas, a fin de cumplir con su propósito institucional.
Éstos deben tomarse como la base sobre la cual establecer el control interno a fin de apoyar a la entidad a cumplir sus objetivos.
Los principios del control interno son:
2.4.1 Responsabilidad delimitada
En los manuales y reglamentos de la entidad se hará constar las atribuciones, deberes y obligaciones de cada puesto de trabajo, así como el nivel de autoridad correspondiente
2.4.2
, con la finalidad de evitar que se evadan las responsabilidades asignadas a cada trabajador.
Separación de funciones de carácter incompatible
24
2.4.3 División en el procesamiento de cada transacción
2.4.4
Las diferentes fases de una transacción deben asignarse a diferentes servidores, por lo tanto no es adecuado que un mismo servidor o trabajador sea quien realice varias de estas fases.
Selección de servidores hábiles y capaces
Al seleccionar personal se lo hará bajo criterios técnicos que se relacionen con su especialización, el perfil del puesto y su respectiva jerarquía, es decir que t
2.4.5
engan la suficiente capacidad y entrenamiento profesional o técnico y que no tenga impedimento legal para desarrollar el cargo.
Las áreas administrativas encargadas de esta actividad, deberán coordinar con las áreas solicitantes, para que el proceso de selección de personal sea el más adecuado a los intereses de la institución, ya que de esto depende la eficiencia y eficacia que tengan las operaciones.
Aplicación de pruebas continuas de exactitud
2.4.6
En el procesamiento de las transacciones se debe realizar las comprobaciones necesarias sobre la exactitud y veracidad de los cálculos y demás contenidos del proceso de las transacciones.
Rotación de deberes
2.4.7
Permite llevar a efecto en forma periódica la rotación de deberes de los servidores con el objetivo de que se encuentren adecuadamente capacitados para el desempeño de cualquier función en el momento requerido.
Fianzas
25
2.4.8 Instrucciones por escrito
2.4.9
Deben darse por escrito las instrucciones que deben impartirse para el desempeño y cumplimiento de labores específicas, con el fin de evitar la dualidad de mandos, así como para poder exigir que se responsabilicen sobre el cumplimiento de las tareas asignadas.
Utilización de cuentas de control
2.4.10
Constituyen auxiliares que deben llevarse y registrarse cuando se requiere contar con la información en forma detallada.
Uso de equipos de pruebas automáticas
2.4.11
Es recomendable la utilización de equipos para los cálculos aritméticos y matemáticos que impliquen las transacciones, con el fin de mantener un margen de exactitud y corrección en los mismos, debido a que los cálculos mentales no representan ningún rango de confianza especialmente cuando se trata de valores o cantidades significativas.
Contabilidad por partida doble
2.4.12
Además de ser un principio de contabilidad generalmente aceptado dentro de las ciencias contables, es la condición primordial para el registro de las transacciones. Constituye el mecanismo más idóneo en el registro de las transacciones, debido a que el funcionamiento de la partida doble en un ciclo contable permite aplicar diferentes pruebas de auditoria así como la práctica de conciliaciones.
Formularios prenumerados
26
Además la obligatoriedad de este principio alcanza a la utilización de los títulos de crédito prenumerados, así como las especies valoradas.
2.4.13
Los formularios, títulos o especies que se anulen por cualquier motivo, igualmente se incorporarán al archivo, con el propósito de conservar la secuencia numérica respectiva.
Evitar el uso de dinero efectivo
2.4.14
Es recomendable como un sistema de control que se maneje el dinero efectivo solamente mediante el fondo fijo de caja chica, esto es con un monto limitado para gastos urgentes de poca cuantía.
Uso limitado de cuentas bancarias
2.4.15
Como medio de control del efectivo se recomienda utilizar las cuentas bancarias estrictamente necesarias y justificadas.
Depósitos inmediatos e intactos
2.4.16
Las recaudaciones diarias que se obtengan en cada institución o empresa deben ser depositadas en su cuenta corriente de manera intacta e inmediata, para evitar el mal uso de los recursos, el gineteo del dinero y la sustracción del mismo.
Capacidad para cumplir los compromisos contraídos, en relación con los fines esenciales de la institución, en caso de incumplimiento, asumir las consecuencias.
Responsabilidad
2.4.17
Es hacer visible la gestión de la institución en la entrega de información adecuada, para lo cual las autoridades administrativas mantienen abierta la información y los documentos a los grupos de interés sobre los resultados de su gestión.
27
2.4.18
Consiste en la orientación de las actuaciones de acuerdo al cumplimiento de las normas institucionales vigentes, y los principios éticos y morales propios de nuestra sociedad.
Moralidad
2.4.19 Igualdad
Es garantizar que todos recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica.
2.4.20
Se refiere a la falta de designio anticipado o de prevención a favor o en contra de personas, a fin de obrar con rectitud, dictaminar y resolver los asuntos de manera justa.
Imparcialidad
2.4.21
Es velar porque se obtenga la máxima productividad de los recursos que han sido asignados y confiados para el logro de propósitos de la institución.
Eficiencia
2.4.22
Eficacia
Consiste en el impacto que se producen en los resultados en relación con las metas y los objetivos previstos
2.4.23
. Se mide en todas las actividades y las tareas y en especial al concluir un proceso, un proyecto o un programa. Determina si los resultados obtenidos tienen relación con los objetivos y con la satisfacción de las necesidades de la institución.
Economía
28
en la medición racional de los costos y en la vigilancia de la asignación de los recursos para garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas y propósitos de la entidad.
2.4.24
Hace referencia a la prontitud, la rapidez y la velocidad en el actuar. Significa dinamizar la actuación de la entidad con los propósitos de agilizar el proceso de toma de decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos.
Celeridad
2.4.25 Publicidad
2.4.26
Es el derecho de la sociedad y de los servidores de la entidad al acceso pleno, oportuno, veraz y preciso a las actuaciones, resultados e información de las autoridades. Es responsabilidad de éstas dar a conocer los resultados de su gestión.
Es la orientación de las actuaciones al respeto por el medio ambiente. Cuando el obrar de una entidad pueda tener un impacto negativo en las condiciones ambientales, es necesario valorar sus costos y emprender las acciones necesarias para su minimización.
Preservación del medio ambiente
2.5 Componentes del sistema de control interno
Consisten en un conjunto de políticas que son utilizadas para evaluar el control interno y determinar su efectividad. Se reconocen en la actualidad cinco componentes relacionados entre sí. Estos elementos son los siguientes:
2.5.1 Ambiente de control interno
Establece el tono de la organización, influyendo la conciencia del control de la gente; constituye el fundamento de los otros componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura.4
4 SAS 78
29
El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno5
2.5.1.1 Integridad y valores éticos
.
Los elementos que conforman el ambiente de control son:
Los responsables del control interno determinarán y fomentarán la integridad y los valores éticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y establecerán mecanismos que promuevan la incorporación del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y selección de personal se conducirán teniendo presente esos rasgos y cualidades6
2.5.1.2 Autoridad y responsabilidad
. Los directivos deberán promover una cultura organizacional para comprometer al personal con la organización.
Comprende tanto la delegación de funciones y tareas para exigir el cumplimiento de los procesos, así como también la asignación de autoridad para impulsar al personal a que utilice su iniciativa y emprenda acciones oportunas para tratar y solucionar problemas.
2.5.1.3 Estructura organizacional
Proporciona el marco en que se planifican, ejecutan, controlan y supervisan las actividades para la consecución de objetivos a nivel de institución; para el establecimiento de la estructura organizativa se debe definir las áreas clave de autoridad y responsabilidad y las vías adecuadas de comunicación.
2.5.1.4 Políticas de personal
Se refieren a la prácticas aplicadas en el campo de los recursos humanos que indican a los funcionarios y empleados los niveles de integridad, comportamiento
30
ético y competencia que se espera de ellos, también se relacionan con los acciones de contratación, orientación, formación, evaluación, asesoramiento, promoción, remuneración y corrección.
2.5.2 Lavaloración del riesgo
“La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos.
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos”.7
Identificación de los objetivos del control interno
Los elementos que forman parte de la valoración del riesgo son:
Identificación de los riesgos internos y externos
Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento
Evaluación del medio ambiente y externo
Una vez identificados los riesgos de la entidad y por actividades cabe un análisis de los riesgos cuyo proceso incluye:
Una estimación de la importancia del riesgo.
Una evaluación de la probabilidad o la frecuencia de que se materialice el riesgo.
Un análisis de cómo a de solventarse el riesgo señalando las medidas que deben adoptarse.
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2.5.3 Las actividades de control
Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y prevención, tales como: separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y comprobación de transacciones, revisión de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.8
Políticas para el logro de objetivos.
Los elementos que conforman las actividades de control gerencial son:
Coordinación entre las dependencias de la entidad.
Diseño de las actividades de control.
Entre los tipos de actividades de control, se encuentran las siguientes:
Análisis de los resultados obtenidos efectuados por la dirección.
Gestión directa de funciones por actividades.
Proceso de información.
Controles físicos.
Indicadores de rendimiento.
Segregación de funciones, con el fin de reducir el riesgo que se comentan errores en las tareas que se reparten entre los empleados.
2.5.4 La información y comunicación
“Representan la identificación, captura e intercambio de la información en una forma y tiempo que permita a gente llevar a cabo sus responsabilidades”9
8 Contraloría General del Estado, (2009): Normas de Control Interno, Pág. 13 9 SAS 78
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La comunicación implica proporcionar un apropiado conocimiento sobre los roles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera, ésta comunicación se materializa en manuales de políticas, memorias, avisos, carteleras, anuncios o mensajes. La evaluación del componente de información y comunicación debe considerar los siguientes aspectos:
En la información.- La obtención de información interna y externa y el suministro
a la dirección de los informes relacionados a los objetivos establecidos; el suministro de información a las personas adecuadas con el suficiente detalle y oportunidad; el desarrollo y revisión de los sistemas de información basado en un plan estratégico para lograr los objetivos generales y por actividad; y, el apoyo de la dirección al desarrollo de los sistemas de información entregando los recursos humanos y financieros necesarios.
En la comunicación.- La comunicación eficaz al personal sobre sus funciones y
actividades de control; el establecimiento de líneas para denuncias; la sensibilidad de la dirección ante las propuestas del personal para mejorar la productividad, la calidad; la adecuada comunicación horizontal entre unidades administrativas; el nivel de apertura y eficacia en las líneas de comunicación con el público y terceros relacionados; el nivel de comunicación con terceros de las normas de ética de la entidad; y, el seguimiento de la dirección sobre las informaciones recibidas de los usuarios, de los organismos de control y de otros.
2.5.5 Actividades de monitoreo o supervisión
La vigilancia es un proceso que asegura la calidad del control interno sobre el tiempo.10
Durante la realización de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad;
Estas actividades representan al proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran.
Se orienta a la identificación de controle débiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas:
33
De manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades, incluidas las de control; y,
Mediante la combinación de ambas modalidades.
Los elementos que conforman el monitoreo de actividades son:
Monitoreo de rendimiento
Revisión de los supuestos que soportan los objetivos de control interno
Aplicación de procedimientos de seguimiento
Evaluación de la calidad del control interno
2.6 Métodos para evaluar los controles internos
Evaluación del control interno consiste en la valoración que hace el auditor sobre los datos que ya conoce a través del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre.
Los métodos conocidos son los siguientes:
Método de cuestionarios
Método de flujogramas
Método descriptivo
2.6.1 Método de cuestionarios
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Los cuestionarios son formulados, en donde las respuestas afirmativas indican una adecuada medida de control, al contrario de las respuestas negativas que señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.
La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.
Ventajas:
Permite un ahorro de tiempo.
Por su amplitud permite cubrir con distintos aspectos, lo que ayudará a detectar si algún procedimiento se alteró o descontinuó.
Es flexible para conocer con mayor profundidad las características del control interno.
Desventajas:
Estudiar los cuestionarios puede ser muy laborioso debido a la extensión del mismo.
Al revisarlas respuestas muchas de ellas pueden ser positivas o negativas, lo que sería intrascendente si no se tiene una idea completa del porque de estas respuestas.
Consiste el método más generalizado, debido ala rapidez con que se lo aplica.
2.6.2 Método de flujogramas
Es la representación gráfica secuencial del conjunto de operaciones o actividades, los mismos que se realizan a través de signos convencionales. Se denominan también diagramas de secuencia y constituyen una herramienta para levantar la información y evaluar en forma preliminar las actividades de control de los sistemas funcionales que operan en una organización.
Ventajas:
Facilita una rápida visualización de la estructura del negocio.
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Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.
Contribuye a identificar desviaciones de procedimientos.
Identifica procedimientos que sobran o que faltan.
Ayuda al entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia en lo referente a asuntos contables o financieros.
Desventajas:
Consiste en una pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público.
Existe un poco de dificultad al momento de realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se tendrá que elaborar de nuevo.
El método de flujogramas se lo recomienda como auxiliar a los otros métodos.
2.6.3 Método descriptivo
Son memorandos que describen el flujo de los ciclos de transacciones; identifican a los empleados que realizan diversas tareas, los documentos preparados, los registros y la división de funciones. Además permiten la descripción de las distintas actividades y procedimientos utilizados por el personal en cada una de las unidades administrativas que forman parte de la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos.
Al realizar la descripción, ésta tiene que seguir el curso de todas las operaciones en cada una de las unidades administrativas que intervienen, nunca debe ser aplicada en forma aislada o con subjetividad.
Ventajas:
Permite un estudio detallado de cada operación para un mejor conocimiento de la empresa.
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Desventajas:
Se pueden pasar por alto algunas situaciones anormales.
No se cuenta con un índice de eficiencia.
Con seguridad no puede decirse que cualquiera de los métodos es completo o eficaz. En algunos casos tal vez sea aplicable el método de cuestionarios, en otros sea conveniente el de flujogramas y en otros puede ser más fácil o de mejor interpretación el método descriptivo. En ciertas ocasiones se usa una combinación de los tres métodos; la recopilación de datos y la comprobación de los mismos se lleva a efecto usando, flujogramas, así como cuestionarios o narrativos.
Con la aplicación de estos métodos se podrá detectar áreas críticas en las cuales deberá profundizarse el análisis.
2.7 Riesgos de auditoría en el control interno
2.7.1 Riesgo inherente
Es la posibilidad de errores e irregularidades en la información financiera, administrativa u operativa, antes de considerar la efectividad de los controles internos diseñados y aplicados por la organización.
El riesgo es inherente a una actividad cuando humanamente no se puede controlar.
2.7.2 Riesgo de control
Está asociado con la posibilidad de que los procedimientos de control interno no puedan prevenir o detectar los errores e irregularidades de manera oportuna.
El riesgo es de control cuando por descuido o por omisión se produce una anomalía en el buen funcionamiento de uno o varios procesos.
2.7.3 Riesgo de detección
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2.8 Matrices de control interno
2.8.1 Concepto
La matriz de control interno es una herramienta creada con el objetivo de eliminar o disminuir significativamente la multitud de riesgos a los cuales se hayan expuestos los distintos tipos de organizaciones.
Además de considerarla a la misma en una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar decisiones y resolver totalidad.
Se la considera como una forma de pensar, porque analizando la interrelación de los diversos productos, servicios y áreas de la empresa con las disposiciones normativas externas e internas, lleva tanto a los funcionarios, como a los auditores internos (o externos) a preguntarse de que manera afectan, si es que lo hacen, las diversas normativas a sus procesos y actividades, o bien analizar acerca de la existencia o no de normas que se relacionen con las mismas.
Es una manera de planificar debido a que los funcionarios de la organización establecen cantidad de controles a ejecutar por perío elementos los elaborarán. Por medio de la delegación se asigna los responsables de realizar los controles.
2.8.2 Características de las matrices
No se lo considera un medio complejo para su desarrollo y aplicación.
Facilita el trabajo y la estandarización de métodos.
Se lo puede aplicar a cualquier tipo de evaluación.
Trata de disminuir la subjetividad, pero no está exento de ello.
Consiste en una base para dar a conocer las áreas a evaluar.
2.8.3 Pasos para elaborar una matriz de control
Identificar las variables del control necesarias.
38
Definir dónde y cuándo se realizarán las mediciones.
Establecer un estándar de funcionamiento (límite de control).
Decidir quién analizará las mediciones en el proceso.
Decidir quién actuará para diagnosticar y eliminar la causa.
Decidir qué pasos se han de tomar para poner de nuevo el proceso bajo control.
Revisar la matriz de control, garantizando la identificación de todas las variables de control críticas.
2.8.4 Clases de matrices para evaluar el control interno
2.8.4.1 Matriz de actividades contra controles
Tienen por objetivo o finalidad controlar cuáles de las actividades de acuerdo con su importancia poseen eficientes y eficaces controles y cuáles no.
Cuando una de las actividades tiene más importancia mejor debe ser el control de la misma. Una vez conocidas las actividades y cada uno de sus controles se puede establecerle riesgo de cada una de ellas.
2.8.4.2 Matriz de riesgos contra controles
Tiene por finalidad determinar sobre qué riesgos hay necesidad de realizar pruebas de cumplimiento con el objetivo de examinar las modificaciones al sistema actual de control interno.
Cuando existe un mayor control existe menos la probabilidad de ocurrencia del riesgo; las debilidades en la aplicación de controles genera que se aumente la probabilidad de generar riesgos.
La probabilidad de ocurrencia se la debe llevar a un mismo tiempo de comparación; ejemplo: Mensual, trimestral, semestral, anual. Para un mejor análisis es conveniente estudiar la operación por la duración de su ciclo.
2.8.4.3 Matriz de actividades contra riesgos
39
Entre menos sean los controles verificables y la probabilidad de ocurrencia de riesgo sea mayor, el impacto de la operación será mayor.
41
3. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA BODEGA GENERAL DE LA UTPL
3.1 Manual de funciones
MANUAL DE FUNCIONES DOCUMENT O NO. 001
EMISIÓN: GENERADO POR: APROBADO POR:
23/06/2010 Dirección Administrativa-Financiera Director General
MANUAL DE FUNCIONES
1. OBJETIVO GENERAL
El presente manual tiene por objeto normar las funciones del Área de Bodega, perteneciente a la Dirección Administrativa-Financiera de la UTPL.
2. CONTENIDO
Descripción de cargos: El manual describe los puestos del Área de Bodega de la Dirección Administrativa-Financiera de la UTPL, especificando los siguientes puntos en cada uno de ellos:
2.1 Cargo
2.2 Perfil de competencias
2.2.1 Características personales 2.2.2 Educación mínima deseable 2.2.3 Aptitudes requeridas
2.2.4 Experiencia mínima deseable 2.3 Organización
2.4 Dimensiones a su cargo 2.5 Objetivo
2.6 Funciones generales 2.7 Funciones específicas
3. ALCANCE
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MANUAL DE FUNCIONES DOCUMENT O NO. 001
EMISIÓN: GENERADO POR: APROBADO POR:
23/06/2010 Dirección Administrativa-Financiera Director General
4. ANEXOS DEL MANUAL
Los anexos presentados en este manual corresponden a las funciones específicas del encargado de Bodega General.
4.1 Anexo 1: Formato para toma física de inventario
4.2 Anexo 2: Actas de entrega de inventario
4.3 Anexo 3: Solicitud para compra de materiales
4.4 Anexo 4: Solicitud para pago de facturas
4.5 Anexo 5: Distribución de materiales de limpieza
43
MANUAL DE FUNCIONES DOCUMENT O NO. 001
EMISIÓN: GENERADO POR: APROBADO POR:
23/06/2010 Dirección Administrativa-Financiera Director General
DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
CARGO: DIRECTOR GENERAL
PERFIL DE COMPETENCIAS:
Características personales:
Las establecidas por la Dirección General de Recursos Humanos y desarrollo personal de la UTPL.
Educación mínima deseable:
La establecida por la Dirección General de Recursos Humanos y desarrollo personal de la UTPL.
Aptitudes requeridas:
Experiencia en gestión empresarial, planificación y supervisión.
Persona con mentalidad estratégica para implementar y dar seguimiento a lo propuesto.
Excelente comunicador y habilidad de negociación.
Capacidad para tomar decisiones.
Experiencia en manejo y supervisión de personal.
Acostumbrado a ser evaluado en base a resultados y a trabajar bajo presión.
Experiencia mínima deseable:
La establecida por la Dirección General de Recursos Humanos y desarrollo personal de la UTPL.
ORGANIZACIÓN:
DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
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MANUAL DE FUNCIONES DOCUMENT O NO. 001
EMISIÓN: GENERADO POR: APROBADO POR:
23/06/2010 Dirección Administrativa-Financiera Director General
DIMENSIONES DEL CARGO:
Sub áreas a su cargo: 2
Toma de decisiones: Sí
Nivel de autoridad: Alto
OBJETIVO:
Garantizar el funcionamiento eficaz y eficiente de la Dirección Administrativa-Financiera, de modo que posibilite alcanzar los fines establecidos para el desarrollo de la entidad.
FUNCIONES GENERALES:
Planificar, organizar, dirigir, coordinar y evaluar la gestión administrativa financiera de la UTPL.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Elaborar y presentar ante el Consejo Superior el presupuesto anual de la Universidad.
Manejo de flujo de efectivo.
Control y manejo de inventarios.
Facilitar la operación administrativa de las diferentes unidades.
Presentación de los estados financieros de la Universidad.
Ejecutar las diferentes compras e inversiones presupuestadas.
Manejo del campus universitario.
Gestión eficiente de los recursos
Fomentar la gestión económica integral.
Dotación de la infraestructura necesaria para el desarrollo de las funciones de las diferentes dependencias.
Fortalecer los sistemas de gestión.
