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MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DEL CICLO DE PROYECTO
MUNICIPAL - MACPM
CAPÍTULO III
CONTRATACIÓN DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS
Managua, Junio 2007
INDICE DE CONTENIDO
1
Consideraciones generales ... 1
1.1Marco jurídico ... 1
1.2Proyectos con participación comunitaria... 1
1.3Elaboración y publicación del programa de contrataciones ... 2
1.4Registro de Proveedores ... 2
1.4.1 Normas del registro de proveedores ... 2
1.4.2 Inscripción o renovación del registro ... 4
1.5Capacidad para contratar ... 4
1.6Fraude y corrupción ... 4
1.7Sanciones ... 5
1.8Garantías y seguros ... 5
1.8.1 Garantía de mantenimiento de oferta o declaración de mantenimiento de
oferta 5
1.8.2 Garantía de cumplimiento de contrato ... 6
1.8.3 Garantía de anticipo ... 6
1.8.4 Garantía contra vicios ocultos ... 7
1.8.5 Seguro de responsabilidad civil hacia terceros ... 7
1.9Participación y habilitación de mano de obra comunitaria ... 7
1.10Responsabilidades ... 7
1.11Del alcalde municipal ... 8
1.12Del comité de licitación ... 8
1.13De la unidad responsable de adquisiciones de la Municipalidad ... 8
1.14De la oficina de adquisiciones de FISE... 8
1.15De la oficina de sistemas de información de FISE ... 8
1.16Del coordinador territorial ... 8
1.17Del asesor municipal ... 8
2
Inicio del proceso de contratación ... 9
2.1Paso 1: Actividades previas ... 9
2.2Paso 2: Creación del expediente de contratación ... 9
2.3Paso 3: Planificación de las actividades del proceso licitatorio ... 9
2.4Paso 4: Selección de la modalidad de contratación ... 9
2.5Paso 5: Forma de invitación según modalidad de contratación ... 10
2.6Paso 6: Elaboración del documento de licitación de obras y bienes ... 11
2.7Paso 7: Disponibilidad del documento de licitación ... 12
2.8Paso 8: Aclaraciones y modificaciones del documento de licitación ... 12
2.9Paso 9: Discusión del documento de licitación ... 13
2.10Paso 10: Recepción de ofertas ... 13
2.11Paso 11: Apertura de ofertas ... 14
2.12Paso 12: Evaluación de las ofertas ... 14
2.12.1
Paso 12a: Examen preliminar ... 15
2.12.2
Paso 12b: Corrección de errores ... 15
2.12.3
Paso 12c: Post calificación de las ofertas ... 16
2.12.4
Paso 12d: Causales de rechazo o descalificación de las ofertas... 16
CAPITULO III: Contratación de Obras Bienes y Servicios.
2.12.6
Paso 12f: Oferta única ... 16
2.13Paso 13: Dictamen de recomendación del comité de licitación ... 17
2.14Paso 14: Adjudicación del contrato ... 17
2.15Paso 15: Publicación de los resultados del proceso licitatorio ... 18
2.16Paso 16: Elaboración y firma de contrato ... 18
2.17Paso 17: Fecha de toma de posesión del sitio de las obras y de inicio ... 19
2.18Paso 18: Contratación del supervisor de obras ... 19
3
Contratación de servicios de consultoría ... 19
3.1Aspectos generales ... 19
3.2Conflicto de intereses ... 20
3.2.1 Paso 1: Actividades previas ... 20
3.2.2 Paso 2: Selección de consultores individuales (SCI) ... 25
3.2.2.1 Paso 2a: Selección de consultores para supervisión ... 26
3.2.3 Selección basada en las Calificaciones de los Consultores (SCC) ... 28
3.2.4 Paso 3: Elaboración y firma del contrato ... 28
INDICE DE ANEXOS
ANEXO No 1- COBS ... 29
Ficha de Registro de Contratista (PERSONA NATURAL- Obras) ... 30
Ficha de Registro de Contratista (PERSONA NATURAL- Bienes) ... 32
Ficha de Registro de Contratista (PERSONA NATURAL- Servicios de consultoria)
... 34
Ficha de Registro de Contratista (PERSONA JURÍDICA- Obras) ... 36
Ficha de Registro de Contratista (PERSONA JURÍDICA- Bienes) ... 39
Ficha de Registro de Contratista (PERSONA JURÍDICA- Servicios de consultoria)
... 42
Ficha de Registro de Contratista (ONG- Obras) ... 45
Ficha de Registro de Contratista (ONG- Bienes) ... 47
Ficha de Registro de Contratista (ONG- Servicios de Consultoria) ... 49
Certificado de Inscripción... 51
ANEXO No 2- COBS ... 52
PROGRAMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES ... 53
ANEXO No 3- COBS ... 54
COBS-1a: RESOLUCIÓN PARA CREACIÓN DE COMITÉ DE LICITACIÓN -
CONTRATACIÓN DE OBRAS ... 55
COBS -1b: RESOLUCIÓN PARA CREACIÓN DE COMITÉ DE LICITACIÓN -
ADQUISICIÓN DE BIENES ... 57
COBS-2a: PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO
LICITATORIO - CONTRATACIÓN DE OBRAS ... 59
COBS -2b: PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO
LICITATORIO - ADQUISICIÓN DE BIENES ... 60
COBS -3a : ANUNCIO DE LICITACIÓN – CONTRATACIÓN DE OBRAS ... 61
COBS -3b : ANUNCIO DE LICITACIÓN - ADQUISICIÓN DE BIENES ... 62
COBS-3c : ANUNCIO CONSOLIDADO DE LICITACIONES ... 63
COBS-4a: ENTREGA DEL DOCUMENTO DE LICITACIÓN - CONTRATACIÓN DE
OBRAS ... 64
COBS-4b: ENTREGA DEL DOCUMENTO DE LICITACIÓN - ADQUISICIÓN DE
BIENES... 65
COBS-4c: RESUMEN DE ENTREGA DEL DOCUMENTO DE LICITACIÓN -
CONTRATACIÓN DE OBRAS ... 66
COBS-4d: RESUMEN DE ENTREGA DEL DOCUMENTO DE LICITACIÓN -
ADQUISICION DE BIENES ... 67
COBS-5a: ACTA DE RECEPCIÓN DE OFERTAS - CONTRATACIÓN DE OBRAS
... 68
COBS-5b: ACTA DE RECEPCIÓN DE OFERTAS - ADQUISICIÓN DE BIENES . 69
COBS-6a: ACTA DE APERTURA DE OFERTAS - CONTRATACIÓN DE OBRAS
... 70
COBS-6b: ACTA DE APERTURA DE OFERTAS - ADQUISICIÓN DE BIENES ... 72
COBS-7a: RESUMEN DE LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ... 74
CAPITULO III: Contratación de Obras Bienes y Servicios.
COBS-7b : RESUMEN DE LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ... 77
Y RECOMENDACIÓN DEL COMITÉ DE LICITACIÓN – ADQUISICIÓN DE
BIENES... 77
COBS-8a: EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS - CONTRATACIÓN DE OBRAS .... 80
COBS-8b: EVALUACIÓN DE OFERTAS - ADQUISICIÓN DE BIENES ... 83
COBS-9a: EVALUACIÓN LEGAL – SOCIEDADES ... 84
COBS-9b: EVALUACIÓN LEGAL - ORGANISMOS NO GUBERNAMENTALES .. 85
COBS-10: RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN Y POSCALIFICACIÓN DE
OFERTAS - CONTRATACIÓN DE OBRAS ... 86
COBS-11a: ACTA DE RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN DEL COMITÉ DE
LICITACIÓN - CONTRATACIÓN DE OBRAS ... 90
COBS-11b: ACTA DE RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN DEL COMITÉ DE
LICITACIÓN - ADQUISICIÓN DE BIENES ... 91
COBS-11c: ACTA DE RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN DEL COMITÉ DE
LICITACIÓN - OFERTA ÚNICA - CONTRATACIÓN DE OBRAS ... 92
COBS-11d: ACTA DE RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN DEL COMITÉ DE
LICITACIÓN - OFERTA ÚNICA - ADQUISICIÓN DE BIENES ... 93
COBS-12a: ACTA DE RECOMENDACIÓN DEL COMITÉ DE LICITACIÓN:
DECLARATORIA DE DESIERTA - CONTRATACIÓN DE OBRAS ... 94
COBS-12b: ACTA DE RECOMENDACIÓN DEL COMITÉ DE LICITACIÓN:
DECLARATORIA DE DESIERTA - ADQUISICIÓN DE BIENES ... 95
COBS-12c: ACTA DE RECOMENDACIÓN DEL COMITÉ DE LICITACIÓN:
DECLARATORIA DE DESIERTA POR INCUMPLIMIENTO DE LAS OFERTAS
PRESENTADAS - CONTRATACIÓN DE OBRAS ... 96
COBS-12d: ACTA DE RECOMENDACIÓN DEL COMITÉ DE LICITACIÓN:
DECLARATORIA DE DESIERTA POR INCUMPLIMIENTO DE LAS OFERTAS
PRESENTADAS - ADQUISICIÓN DE BIENES ... 97
COBS-13a: RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN - CONTRATACIÓN DE OBRAS 98
COBS-13b: RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN - ADQUISICIÓN DE BIENES . 100
COBS-14a: RESOLUCIÓN DE DECLARATORIA DE DESIERTA -
CONTRATACIÓN DE OBRAS ... 102
COBS-14b: RESOLUCIÓN DE DECLARATORIA DE DESIERTA - ADQUISICIÓN
DE BIENES ... 104
COBS-15a PUBLICACIÓN DE RESULTADOS DEL PROCESO LICITATORIO -
CONTRATACIÓN DE OBRAS ... 106
COBS-15b: PUBLICACIÓN DE RESULTADOS DEL PROCESO LICITATORIO -
ADQUISICIÓN DE BIENES ... 107
COBS-16a: NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN - CONTRATACIÓN DE OBRAS
... 108
COBS-16b: NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN - ADQUISICIÓN DE BIENES 109
COBS-17a: NOTIFICACIÓN DE DECLARATORIA DE DESIERTA -
COBS-20a: INDICE PARA EXPEDIENTES DE CONTRATACIONES O
ADQUSICIÓNES ... 118
COBS-21a: REVISIÓN DE CUMPLIMIENTOS DE PROCESOS A EJECUTAR . 120
ANEXO No 4- COBS ... 121
COBS-1a: RESOLUCIÓN PARA CREACIÓN DE COMITÉ DE SELECCIÓN -
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA ... 122
COBS-2a: PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE
SELECCIÓN ... 124
COBS -3a: MATRIZ DE EVALUACIÓN - CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE
CONSULTORÍA ... 125
COBS -4a: NOTIFICACIÓN DE ADJUDICACIÓN - CONTRATACIÓN DE
SERVICIOS DE CONSULTORÍA ... 126
COBS -5a: NOTIFICACIÓN DE DECLARATORIA DE DESIERTA -
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA ... 127
COBS -5b: NOTIFICACIÓN DE DECLARATORIA DE DESIERTA -
CAPITULO III: Contratación de Obras Bienes y Servicios.
SIGLAS Y ACRÓNIMOS
MACPM Manual de Administración del Ciclo de Proyecto Municipal FISE Fondo de Inversión Social de Emergencia
PGC Proyecto Guiado por la Comunidad CPM Ciclo del Proyecto Municipal Ley 323 Ley de Contrataciones del Estado DGCE Dirección de Contrataciones del Estado
SIBOIF Superintendencia de Bancos y Otras Instituciones Financieras TdR Términos de Referencia
SBCC Selección basada en la calidad y el costo SBC Selección basada en la calidad
SBPF Selección basada en el precio fijo SBMC Selección basada en el menor costo
SCC Selección basada en la calificación de los consultores SD Selección Directa
1 CONSIDERACIONES GENERALES
1.1 Marco jurídico.
La contratación es la quinta fase del CPM, incluye la contratación de obras, bienes y servicios. El presente capítulo tiene por objeto establecer las normas generales que regulen la contratación de obras, adquisición de bienes y servicios complementarios y la selección y contratación de consultores realizadas por las alcaldías municipales con financiamiento del FISE.
Las contrataciones que se financien con fondos nacionales o aquellas financiadas con fondos externos en las cuales el convenio de formalización de estos fondos exija la aplicación de la Ley 323 y sus reformas o cuando estos instrumentos no contemplen normas y procedimientos particulares para las contrataciones, deben realizarse con apego a las normas generales y los procedimientos contemplados en la Ley de Contrataciones del Estado (Ley 323), su Reglamento General y sus reformas.
De conformidad con el inciso f), artículo 3 de la Ley 323, reformada mediante Ley 349, las contrataciones y adquisiciones que se financien mediante préstamos o donaciones de gobiernos, organizaciones internacionales, acuerdos de cooperación externa o que se fundamenten en tratados, acuerdos o convenios internacionales, se rigen por lo que se estipula en los respectivos convenios y cuando éstos no establezcan los procedimientos a seguir, se rigen por lo contemplado en la referida Ley 323.
Toda reforma a la Ley de Contrataciones del Estado, deberá aplicarse al entrar en vigencia y de ser este el caso, se adecuará el presente capítulo. Todo proceso de contratación o adquisición debe regirse por los principios de eficiencia, publicidad y transparencia e igualdad, libre competencia, economía y debido proceso contemplados en la Ley de Contrataciones del Estado (Ley 323) y las Políticas para la adquisición de obras, bienes y servicios de la banca internacional. Las que pueden obtenerse en la siguiente dirección electrónica: www.iadb.org
1.2 Proyectos con participación comunitaria
En cumplimiento de su nuevo rol, con la intención de asegurar la sostenibilidad de los proyectos, el desarrollo del capital social y humano, la satisfacción de los usuarios respecto a la inversión social y el aprovechamiento de los recursos técnicos y humanos locales, el FISE promueve la participación de las comunidades en la administración de los recursos, los procesos de contratación, la operación y el mantenimiento de la infraestructura creada. De esta forma, los proyectos se constituyen en un medio para mejorar las condiciones de vida de los grupos vulnerables y reducir los niveles de pobreza de las comunidades más necesitadas.
CAPITULO III: Contratación de Obras Bienes y Servicios.
1.3 Elaboración y publicación del programa de contrataciones
Durante el primer mes de cada período presupuestario (enero), la Municipalidad elabora el programa de compras y contrataciones proyectadas con un detalle de los bienes, obras y servicios que se contratan por licitación.
Este programa es de carácter indicativo y no implica obligación de contratar o de iniciar los procesos y puede ser modificado para incluir contrataciones no consideradas en la proyección inicial. Anexo No.2 COBS.
El programa de compras y contrataciones debe publicarse a más tardar el 31 de enero de cada año en el Diario Oficial La Gaceta o en dos (2) diarios de circulación nacional de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley de Contrataciones del Estado y el artículo 10 del Reglamento General de la misma Ley.
Cuando las contrataciones o adquisiciones se financien con fondos nacionales, la publicación de este programa será requisito para la utilización de los procedimientos de licitación por registro y restringida, caso contrario, deberá utilizarse el procedimiento de licitación pública.
Si el programa original se modifica para incluir contrataciones o adquisiciones financiadas por el Gobierno de la República, debe publicarse el cambio utilizando los medios anteriormente mencionados, esta publicación debe hacerse antes del inicio de los procedimientos.
1.4 Registro de Proveedores
El registro de proveedores FISE/Alcaldías es una base de datos de ingreso permanente, en donde se puede inscribir toda persona natural o jurídica que tenga la capacidad técnica para ejercer una actividad específica y que no esté afectada por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contrataciones del Estado.
El propósito de este registro es mantener un control de la capacidad y desempeño de los proveedores inscritos para cada actividad, a fin de que puedan participar en los procesos de licitación que los municipios administren de forma descentralizada con fondos FISE.
En el registro, los proveedores serán clasificados en cualquiera de las siguientes actividades:
a) ejecutores de obras, b) supervisores de obras, c) formuladores de proyectos, d)
evaluadores de proyectos, e) proveedores de servicios, f) suplidores de bienes y g)
capacitadores. Estas clasificaciones pueden tener sub-clasificaciones relacionadas específicamente a determinado tipo de obra, bien, servicio o materia de capacitación, objeto de cada actividad.
1.4.1 Normas del registro de proveedores
(ii) Las personas interesadas en inscribirse en el registro de proveedores o actualizar sus datos pueden hacerlo directamente en la oficina de adquisiciones de FISE o a través de las distintas Municipalidades del país.
(iii) El registro y actualización del certificado no tiene costo alguno.
(iv) Los proveedores al inscribirse deben suministrar información en la ficha de registro de oferente que corresponda según su naturaleza.
(v) El certificado de inscripción debe renovarse anualmente previa presentación de los documentos que requieran actualizarse según corresponda y en dependencia de la actividad en que se haya inscrito el proveedor.
(vi) El certificado del registro de proveedor lo acredita para ejercer determinada actividad tanto en el FISE como en las distintas Municipalidades del país que realicen procesos de contratación financiados por el FISE. Un proveedor no podrá desempeñarse en una actividad para la cual no se encuentre debidamente acreditado.
(vii) La presentación del certificado de inscripción no es requisito para la apertura de las ofertas en ningún proceso de contratación; sin embargo éste debe presentarse previo a la firma del contrato.
(viii) Un proveedor podrá ser inscrito en las distintas categorías para las cuales esté autorizado en el certificado de proveedores del Estado. Sin embargo, no podrá ejecutar distintas categorías, cuando las mismas sean del mismo proyecto.
(ix) Los proveedores para solicitar su inscripción en el registro compartido FISE/alcaldías municipales, deben presentar copia de los siguientes documentos (con sus respectivos originales para verificación), según la categoría:
(a) Los formuladores, evaluadores, ejecutores y supervisores de obras: licencia de operación emitida por el Ministerio de Transporte e Infraestructura (MTI) y certificado del registro de proveedores del estado debidamente actualizados. (b) Los proveedores de servicios y suplidores de bienes: certificado del registro de
proveedores del estado debidamente actualizado.
(c) Los capacitadores en diversos temas concernientes al quehacer del FISE que posean el certificado del registro de proveedores del Estado: haber cursado satisfactoriamente los talleres de capacitación impartidos por FISE o por otras instituciones en los temas en los que deseen desempeñarse.
(x) La información actualizada relacionada al registro de proveedores FISE/Alcaldía debe estar disponible para ser consultada por las distintas Municipalidades del país.
CAPITULO III: Contratación de Obras Bienes y Servicios.
ingresar en el registro las sanciones interpuestas por la Dirección General de Contrataciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
(xii) Con el objetivo de instalar capacidades locales, a partir del 2008 se iniciará la implementación de un sistema de certificación de proveedores de servicios dirigido a formuladores, evaluadores, capacitadores y supervisores quienes podrán ser personas naturales y para el caso de personas jurídicas, se aplica la certificación de los profesionales que la integran. En el período de transición mientras se consolida el sistema de certificación, los proveedores de servicios certificados, obtendrán mayor calificación por estar certificado y cuando se trate de la prestación de servicios en su municipio o departamento de origen. El sistema de certificación de proveedores es independiente del registro de proveedores del FISE/Alcaldía, ya que éste último solamente asegura un listado de proveedores disponibles, en cambio el sistema de certificación, asegura la calidad del servicio a prestar.
1.4.2 Inscripción o renovación del registro
En caso de nuevas inscripciones solicitadas, se entrega al proveedor la ficha de registro, la cual debe ser llenada y entregada en la oficina central o territorial del FISE, con la documentación soporte que corresponda. En caso de solicitudes de renovación, los proveedores únicamente entregarán copia de sus documentos actualizados. Esta información será registrada y emitido el certificado en cualquiera de las oficinas antes mencionadas.
La base de datos una vez actualizada será trasladada por medios informáticos a las distintas Municipalidades del país.
1.5 Capacidad para contratar
Para ser proveedor de bienes o servicios o contratista de obras, financiadas por el FISE, los oferentes deben cumplir con los requisitos siguientes:
(i) No ser personal del FISE o de la Municipalidad,
(ii) No tener parentesco hasta el cuarto grado consanguinidad y/o segundo de afinidad con los funcionarios involucrados en el proceso de contratación,
(iii) No podrán participar en los procesos de contratación para la construcción de la obra las empresas o profesionales que hayan prestado el servicio de formulación y/o diseño de la obra individualmente o en consorcio,
(iv) No encontrarse afectados por el régimen de las prohibiciones contemplado en los artículos 12 y 13 de la Ley de Contrataciones del Estado (Ley 323),
(v) No estar suspendido en el Registro Central de Proveedores del Estado por incumplimiento con el FISE o cualquier Municipalidad o institución del Estado.
1.6 Fraude y corrupción
fuentes de financiamiento y que se incluyen en las condiciones generales del contrato de los documentos de licitación.
1.7 Sanciones
La Municipalidad deberá aplicar los correspondientes procedimientos de sanciones de conformidad a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento General y sus reformas.
En caso de que un proveedor incumpla sus obligaciones contractuales, la Municipalidad, sin perjuicio de las sanciones establecidas en el correspondiente contrato, notificará por escrito a la Dirección de Contrataciones de Estado (DGCE) solicitando la aplicación de la sanción que corresponda. Copia de esta notificación debe ser enviada simultáneamente a la oficina de adquisiciones de FISE o las oficinas territoriales. Las sanciones interpuestas por la DGCE serán comunicadas por el FISE al resto de Municipalidades del país.
1.8 Garantías y seguros
Las garantías son documentos que respaldan los compromisos formales, económicos y de ejecutoría de un contratista ante la Municipalidad contratante.
Las garantías aceptables por la Municipalidad son las establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado (Ley 323) y su Reglamento General y deberán ser emitidas por una institución financiera supervisada por la Superintendencia de Bancos y Otras Instituciones Financieras (SIBOIF).
El tipo, monto, vigencia y período de entrega de las garantías debe ser contemplado en el documento de licitación respectivo. Es responsabilidad de la Municipalidad la recepción, confirmación de validez, custodia, registro de la información y control de la vigencia de estos documentos.
1.8.1 Garantía de mantenimiento de oferta o declaración de mantenimiento de oferta
La presentación de esta garantía es exigida en las contrataciones financiadas con fondos nacionales y en las licitaciones públicas nacionales, financiadas con fondos externos. Las ofertas de bienes, servicios u obras deben presentarse acompañadas por una garantía o declaración de mantenimiento de oferta que será presentada por cada oferente con los documentos de la oferta.
El valor de esta garantía debe establecerse en un monto fijo, calculado sobre la base del precio base referencial de la contratación, el monto debe estar dentro de los rangos siguientes:
CAPITULO III: Contratación de Obras Bienes y Servicios.
(b) Para las contrataciones financiadas con fondos externos, el valor de esta garantía no debe ser inferior al dos por ciento (2%) ni superior al cinco por ciento (5%) del precio base.
En los procesos de comparación de precios financiados con fondos externos, en lugar de una garantía de mantenimiento de oferta, el oferente deberá presentar una declaración de mantenimiento de oferta cuyo modelo se incluye en Anexo No.3, COBS-18a y en el documento de licitación correspondiente. Mediante esta declaración, el oferente se compromete a mantener su oferta y a presentar los documentos y garantías requeridas. De no cumplirlo, se le penalizará excluyéndolo por el plazo de un (1) año a partir del incumplimiento, en el registro de oferentes habilitados de FISE y las Municipalidades, lo que le imposibilitará ofertar en ningún proceso licitatorio o de comparación de precios que las Municipalidades o FISE convoquen para la ejecución de proyectos.
La vigencia de estos documentos debe exceder en treinta (30) días calendario al período de validez de las ofertas. Las garantías de mantenimiento de oferta deben ser devueltas a los oferentes no seleccionados una vez que esté firmada la adjudicación de la contratación y al oferente adjudicado una vez que se haya firmado el Contrato y rendido las demás garantías aplicables según el caso.
1.8.2 Garantía de cumplimiento de contrato
Esta garantía será exigida en todo proceso cuyo monto estimado sea superior a treinta mil dólares (US$30,000.00) o su equivalente en córdobas.
El valor de esta garantía para las adquisiciones de bienes, no debe ser inferior al cinco por ciento (5%) ni superior al diez por ciento (10%) del monto adjudicado. Para las contrataciones de obras, la forma estándar de garantía de cumplimiento aceptable al contratante será una garantía bancaria incondicional (a la vista) por el diez por ciento (10%) del monto del contrato o una fianza (emitida por una afianzadora o compañía de seguros) por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato. El oferente adjudicado debe presentar esta garantía en un plazo no mayor de quince (15) días calendarios posteriores a la fecha de comunicación de adjudicación del contrato.
La vigencia de la garantía de cumplimiento debe exceder, al menos, en noventa (90) días calendario el plazo de ejecución del contrato y debe ser devuelta siempre y cuando exista un finiquito.
1.8.3 Garantía de anticipo
Previo a recibir cualquier suma por concepto de adelanto, el oferente adjudicado deberá presentar una garantía de anticipo por un monto equivalente al cien por ciento (100%) del adelanto a conceder. La vigencia de esta garantía deberá de exceder, al menos, en noventa (90) días calendario al plazo de terminación del contrato. Esta garantía deberá ser devuelta una vez se amortice el cien por ciento (100%) del monto anticipado.
suma del valor del anticipo y del monto de la garantía de cumplimiento, esta garantía debe inscribirse en el Registro de la Propiedad Inmueble correspondiente. La Municipalidad es responsable de ejecutar la garantía en caso de incumplimiento.
1.8.4 Garantía contra vicios ocultos
Esta garantía es exigida en todo contrato cuyo valor final sea superior a cincuenta mil dólares (US$50,000.00) o su equivalente en córdobas.
Para las adquisiciones de bienes puede exigirse una garantía por el buen funcionamiento de los bienes, considerando las particularidades de los mismos. Esta garantía debe presentarse por un monto equivalente al cinco por ciento (5%) del monto final del contrato y debe tener una vigencia de doce (12) meses a partir de la fecha de recepción del proyecto o bienes. La presentación de la garantía de vicios ocultos es requisito indispensable para la cancelación del contrato.
1.8.5 Seguro de responsabilidad civil hacia terceros
Este seguro será exigido en todo contrato cuyo valor sea superior a cincuenta mil dólares (US$50,000.00) o su equivalente en córdobas.
Previo a la firma del contrato el oferente adjudicado debe obtener un seguro de responsabilidad civil hacia terceros por un monto de cuatrocientos cincuenta mil córdobas (C$ 450,000.00) de suma asegurada combinada, con las siguientes coberturas: a) muerte y/o lesiones corporales causadas a terceras personas y b) por daños a bienes pertenecientes a terceras personas. La vigencia mínima de este seguro debe ser de noventa (90) días calendarios adicionales al plazo de terminación del contrato.
1.9 Participación y habilitación de mano de obra comunitaria
A fin de garantizar la participación comunitaria en el control social de los proyectos, se establece en el contrato de ejecución, la obligación por parte del contratista, el acceso a la Bitácora, avalúos y toda la documentación del proyecto a los miembros de la organización comunitaria correspondiente.
Además se establece en el contrato, la habilitación de la mano de obra comunitaria como un componente del presupuesto de la fase de ejecución del proyecto. Esto significa que en los alcances del presupuesto se integra el costo de habilitación de al menos tres jóvenes de la comunidad donde se desarrolla el proyecto, los cuales serán propuestos por la organización comunitaria correspondiente. El contratista se obliga a contratar y entrenar a los tres miembros comunitarios en los oficios de albañilería, armaduría, carpintería, fontanería y electricidad. La evidencia de que se ha cumplido con esta condición contractual es una constancia extendida por el contratista a cada uno de comunitarios habilitados, lo que será verificado por el supervisor del proyecto y avalado por la organización comunitaria correspondiente, integrando copia de la evidencia al finiquito del contrato.
1.10 Responsabilidades
CAPITULO III: Contratación de Obras Bienes y Servicios.
1.11 Del alcalde municipal
Es la máxima autoridad administrativa del municipio, sobre éste recae la responsabilidad de la administración del proceso de contratación de obras, bienes o servicios, para lo cual debe nombrar un comité de licitación. El alcalde es el responsable de reportar a la Dirección General de Contrataciones del Estado cualquier incumplimiento a las obligaciones contractuales de los proveedores para que ésta interponga la sanción correspondiente.
1.12 Del comité de licitación
Interviene en todas las etapas del procedimiento de contratación desde la elaboración y aprobación del documento de licitación hasta la recomendación de la adjudicación. En la contratación de servicios de consultoría, este comité se denomina Comité de Selección y en las compras por cotización se denomina Comité Técnico de Compras.
1.13 De la unidad responsable de adquisiciones de la Municipalidad
Planifica las adquisiciones anuales, asesora y dar seguimiento a los procedimientos de adquisición, así como de asesora y apoya al Comité de Licitación y custodia el expediente de contratación. Debe implementar las regulaciones y directrices emitidas por la Dirección General de Contrataciones del Estado y las normas establecidas en este capítulo. La planificación de las adquisiciones anuales se plasman en el Plan Anual de Adquisiciones el cual debe ser publicado en medios de comunicación escritos o en el sitio web único del Estado (www.nicaraguacompra.gob.ni) a más tardar el 30 de enero de cada año. El Plan incluye las adquisiciones de obras, bienes y servicios.
1.14 De la oficina de adquisiciones de FISE
Asesora a los municipios en el proceso de adquisición de obras, bienes y servicios. También elabora los documentos estándar de licitación a ser utilizados en los distintos procesos de contratación por las Municipalidades. Es la responsable de administrar y actualizar un registro de proveedores que comparte con las Municipalidades del país.
1.15 De la oficina de sistemas de información de FISE
Apoya a la unidad de adquisiciones municipal garantizando el funcionamiento del sistema informático para administrar los procesos de adquisición municipal.
1.16 Del coordinador territorial
Garantiza la asesoría técnica a las Municipalidades en los procesos de adquisición y supervisa el cumplimiento de las verificaciones que realizan los Asesores Municipales.
1.17 Del asesor municipal
2 INICIO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
2.1 Paso 1: Actividades previas
(i) La Municipalidad debe contar con los siguientes documentos para obras y bienes: estudios especializados, planos, especificaciones técnicas generales y específicas, y presupuesto referencial. Para servicios de consultoría u otro: términos de referencia (TdR) y precio referencial. Asimismo se deberá verificar la fuente de financiamiento y la disponibilidad presupuestaria.
(ii) Para obras, se debe elaborar el documento de licitación, en base al tipo de contrato a administrar, según sea el caso, contrato a precios unitarios o a suma alzada. Los contratos a precios unitarios se emplearán cuando se trate de proyectos de reparaciones u obras horizontales, mientras que los de suma alzada, serán utilizados para todo tipo de proyecto, excepto reparaciones y obras horizontales.
(iii) El Alcalde(sa) municipal elabora y firma la resolución de inicio, en la que se establece la necesidad a ser satisfecha mediante la obra, bien o servicio a contratar y además nombra al Comité de Licitación, Comité de Selección o Comité Técnico de Compras, según corresponda. El comité estará conformado por el responsable de la unidad de adquisiciones quien lo preside, el responsable de finanzas, un asesor legal y un experto en la materia de que trate la adquisición. Para el caso de las contrataciones de obra, entre sus miembros además debe incluirse al representante del comité de gestión comunitaria del proyecto y al delegado del sector correspondiente al proyecto, éste último si existiese. Anexo No.3, COBS-1a y COBS-1b; Anexo No.4, COBS-1c.
2.2 Paso 2: Creación del expediente de contratación
La unidad de adquisiciones municipal crea un expediente de contratación por cada proceso administrado, en donde se incorporan los originales o copias de toda la documentación relacionada con el proceso. Esta unidad es responsable de la custodia de dicho expediente, el cual debe tener un orden predeterminado a fin de facilitar su revisión. Anexo 3, COBS-20a.Toda la documentación debe estar foliada. Los documentos que fueron foliados en la preinversión y que son utilizados en la contratación, deben tener doble foliado, colocado a la par del número de folio puesto en la preinversión.
2.3 Paso 3: Planificación de las actividades del proceso licitatorio
La unidad de adquisiciones, bajo la supervisión del comité de licitación elabora un cronograma de las actividades para cada proceso de contratación, utilizado para el seguimiento del proceso. Anexo No.3, COBS-2a y COBS-2b.
2.4 Paso 4: Selección de la modalidad de contratación
Las contrataciones que se financien mediante fondos nacionales o aquellas financiadas con fondos externos en las cuales el instrumento de formalización de estos fondos exija la aplicación de la Ley 323, o cuando estos instrumentos no contemplen normas y procedimientos particulares para las adquisiciones, se celebren mediante la aplicación de los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento General y sus Reformas.
CAPITULO III: Contratación de Obras Bienes y Servicios.
modalidades de contratación más calificadas o rigurosas que el que corresponde por el monto de la contratación si conviene a los intereses institucionales.
El componente de capacitación de cada proyecto es objeto de un contrato independiente; así como los de formulación, evaluación, supervisión y ejecución; sin embargo el monto de todos estos contratos independientes continúa siendo parte del costo total del proyecto.
Las contrataciones de obras a ser financiadas con fondos externos, se celebran mediante cualquiera de los siguientes procedimientos, según corresponda de acuerdo al monto estimado:
(i) Licitación pública nacional: para contrataciones iguales o superiores a ciento cincuenta mil dólares (US$150,000.00) o su equivalente en córdobas.
(ii) Comparación de precios: para contrataciones inferiores a ciento cincuenta mil dólares (US$150,000.00) o su equivalente en córdobas.
(iii) Contratación directa: Aplicable a casos de total excepcionalidad, puede utilizarse solamente cuando se cumplan todas las condiciones siguientes: a) se hayan realizado dos (2) procesos de comparación de precios consecutivos sin éxito, b) el monto del proyecto no sea superior a treinta mil dólares (US$30,000.00) o su equivalente en córdobas, c) se cuente con la no objeción de FISE y d) se contrate por el precio base calculado para el proyecto.
Las adquisiciones de bienes a ser financiadas con fondos externos, siempre que los instrumentos respectivos no exijan la aplicación de la Ley 323, se celebrarán mediante cualquiera de los siguientes procedimientos, según corresponda de acuerdo al monto estimado:
(i) Licitación pública nacional: para adquisiciones iguales o superiores a cincuenta mil dólares (US$50,000.00) o su equivalente en córdobas.
(ii) Comparación de precios: para contrataciones inferiores a cincuenta mil dólares (US$50,000.00) o su equivalente en córdobas.
(iii) Contratación directa: Aplicable a casos de total excepcionalidad, puede utilizarse solamente cuando se cumplan todas las condiciones siguientes: a) se hayan realizado dos (2) procesos de comparación de precios consecutivos sin éxito, b) el monto del proyecto no sea superior a diez mil dólares (US$10,000.00) o su equivalente en córdobas, c) se cuente con la no objeción de FISE y d) se contrate por el precio base calculado para el bien.
2.5 Paso 5: Forma de invitación según modalidad de contratación
En los procesos financiados con fondos nacionales, se invita de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento General y sus reformas.
(i) En la licitación pública nacional, la invitación debe realizarse mediante publicación de un anuncio en un (1) diario de circulación nacional o en el sitio Web único del Estado para la publicación de adquisiciones (www.nicaraguacompra.gob.ni). Copia de este anuncio debe ser remitido al FISE con el fin de poder llevar control de las invitaciones. Anexo No.3, COBS-3a y COBS-3b.
(ii) En los procesos de comparación de precios, la invitación debe realizarse mediante publicación de anuncios en los murales de la Municipalidad contratante y del FISE, de forma simultánea y por un plazo mínimo de cinco (5) días hábiles. Anexo No.3, COBS-3a y COBS-3b.
(iii) Para cumplir con la publicación en los murales del FISE, las Municipalidades contratantes deben entregar en la oficina de adquisiciones del FISE con tres (3) días hábiles de anticipación al primer día de publicación sus anuncios respectivos. Las invitaciones de todas las Municipalidades son consolidadas en un anuncio general de licitaciones, el cual es publicado en los murales de la institución y en su página Web. Anexo No.3, COBS-3c.
(iv) La Municipalidad puede convocar como licitación pública nacional cualquier proceso de contratación de ejecución de un proyecto o grupos de proyectos, bienes o servicios de consultoría cuando así lo considere oportuno y conveniente a sus intereses.
(v) Independiente del origen de los recursos, el anuncio que se publique debe contener al menos la siguiente información: a) nombre de la Municipalidad contratante, b) número de publicación, c) fondos que financian la contratación, d) descripción general del objeto del contrato: código del proyecto, descripción, municipio o índole y cantidad de los bienes o descripción de los servicios requeridos; e) precio base referencial de la adquisición o contratación, f) datos de la garantía o declaración de mantenimiento de oferta, si es requerida, si no, debe indicarse que ésta no aplica; g) valor del documento de licitación, moneda y forma del pago del mismo, fecha a partir de la cual debe ser retirado y dirección específica del lugar en donde debe retirarse.
(vi) En todos los casos, el anuncio de licitación debe ser revisado por el Asesor Municipal quien verifica el cumplimiento de las normas, condiciones y plazos involucrados en el mismo, cuya conformidad debe quedar registrada en el documento de verificación Anexo No.3, COBS-21a.
2.6 Paso 6: Elaboración del documento de licitación de obras y bienes
El FISE proporcionará a las Municipalidades, los documentos de licitación que serán utilizados en los distintos procesos de contratación. El documento de licitación incluirá toda la información necesaria para que el interesado pueda elaborar su oferta económica.
El documento de licitación contiene las siguientes secciones: a) instrucciones a los oferentes,
b) datos de la licitación, c) países elegibles (en caso de fondos externos), d) formularios de la oferta, e) condiciones generales del contrato, f) condiciones especiales del contrato, g)
especificaciones y condiciones de cumplimiento, h) planos, i) lista de cantidades (para contratos a precios unitarios) o calendario de actividades (para contratos a suma alzada), j)
formularios de garantías y k) llamado a licitación.
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particularidades de la obra a contratar o bien a adquirir. El documento de licitación debe ser revisado por el Asesor Municipal quien hará constar el cumplimiento de las normas en su elaboración.Anexo No.3, COBS-21a.
El documento de licitación contiene claramente y sin contradicciones toda la información requerida para la presentación y evaluación de las ofertas y los criterios de adjudicación del contrato.
2.7 Paso 7: Disponibilidad del documento de licitación
La Municipalidad pone a disposición de los oferentes el documento de licitación, el que debe ser comprado en un término de cinco (5) días hábiles contados a partir del primer día de publicación del llamado. El valor del documento de licitación no debe ser superior al costo de reproducción del mismo.
El documento de licitación se entrega a los oferentes que lo adquieren, previa cancelación del valor de los mismos, en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles posteriores al último día de venta, registrando las entregas en los formatos respectivos. Anexo No.3, COBS-4a, COBS-4b, COBS-4c y COBS-4d. No existe límite en la cantidad de documentos a vender, todo oferente interesado puede adquirirlo siempre que la solicitud la realice dentro del plazo de venta establecido.
El documento de licitación se prepara de forma que se favorezca la competencia y la igualdad de participación de los potenciales oferentes, por lo cual no debe imponer restricciones ni exigir el cumplimiento de requisitos que no sean técnicamente indispensables, si con ello limita las posibilidades de concurrencia a eventuales participantes.
Los tipos de materiales o equipos que únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales o marca, se harán a manera de referencia y aún cuando tal aclaración se omitiese, así se entenderá.
2.8 Paso 8: Aclaraciones y modificaciones del documento de licitación
Los proveedores podrán solicitar por escrito aclaraciones al contratante acerca del documento de licitación. El contratante da respuesta por escrito a las solicitudes de aclaración que reciba dentro de un plazo razonable hasta diez (10) días calendario antes de la apertura de las ofertas lo que permite a los oferentes considerar las aclaraciones en la preparación de sus ofertas. Estas se comunican sin indicar el origen de la solicitud a todos los proveedores que hayan adquirido el documento de licitación. Se debe dejar en el expediente el acuso de recibo por parte de los oferentes de toda aclaración o modificación realizada al documento.
2.9 Paso 9: Discusión del documento de licitación
Las contrataciones que se administren como licitación Pública y que se financien con fondos nacionales o con fondos externos en las cuales el instrumento de formalización de éstos exija la aplicación de la Ley 323, es de obligatorio cumplimiento la celebración de una reunión aclaratoria del documento de licitación (homologación) del Comité de Licitación con todos los oferentes (o sus representantes) que hayan adquirido el documento de licitación y deseen asistir. Esta reunión debe realizarse en un período no mayor de diez (10) días calendarios posteriores a la fecha de entrega del documento de licitación, en ella los oferentes pueden formular preguntas y observaciones respecto al documento. Para el resto de modalidades de contratación con fondos nacionales y para todas las modalidades financiadas con fondos externos, la realización de la reunión de homologación es opcional, según los intereses de la Municipalidad.
Para proyectos de mayor complejidad se recomienda una vista de campo conjunta entre la Municipalidad y los oferentes, así como la reunión de homologación. La decisión de realizar esta visita conjunta, es potestad de la Alcaldía y de existir, ésta debe ejecutarse previo a la reunión de homologación. En los documentos de licitación se debe incluir la hora, fecha y sitio en que se realizarán estas actividades.
2.10 Paso 10: Recepción de ofertas
En los procesos financiados con fondos nacionales para cada modalidad de contratación el plazo mínimo de presentación de las ofertas se establece de acuerdo a lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento General y reformas, Ley 323.
En la licitación pública nacional financiada con fondos externos, el plazo mínimo para la presentación de las ofertas es de veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha fijada para la entrega del documento de licitación a los oferentes.
En el procedimiento de comparación de precios, el plazo mínimo para la presentación de las ofertas es de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha fijada para la entrega del documento de licitación a los oferentes.
En el procedimiento de contratación directa para la aceptación de la propuesta por el oferente, se otorga un plazo máximo de cinco (5) días hábiles.
La recepción de ofertas se realiza de acuerdo a las siguientes reglas:
(i) Los oferentes pueden entregar sus ofertas personalmente o por medio de un representante, o enviarlas por correo.
(ii) Las ofertas recibidas se anotan en un acta de recepción los nombres de los oferentes, fecha y hora de entrega y sus firmas. Anexo No.3, COBS-5a y COBS-5b. (iii) A menos que en el documento de licitación se estipule otra cosa, el oferente puede
modificar o retirar su oferta antes de que venza el plazo de presentación.
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(v) La unidad de adquisiciones entrega un recibo a los oferentes que lo soliciten en el que conste la fecha y la hora de la presentación de su oferta.
2.11 Paso 11: Apertura de ofertas
Después de recibidas las ofertas, el mismo día y a la hora convenida, el Comité de Licitación asistido por la unidad técnica municipal apertura las ofertas presentadas. No debe realizarse la recepción y apertura de ofertas de forma simultánea.
En el acto de apertura de ofertas se aplican las siguientes reglas:
(i) El acto de apertura de ofertas es público, por lo tanto no puede impedirse el acceso a ninguna persona. El comité de licitación abre las ofertas en presencia de los oferentes o sus representantes y cualquier otro interesado que desee asistir.
(ii) En los procesos financiados con fondos nacionales, previo a la apertura de las ofertas recibidas, se solicita la presentación del certificado original de inscripción en el registro de proveedores del Estado. Si éste no es presentado por el oferente o su representante, o no está vigente, la oferta es rechazada.
(iii) La presentación del certificado de proveedores FISE/Alcaldía no es requisito para la apertura de las ofertas en ningún proceso de contratación, pero si para la firma del contrato.
(iv) La información relacionada a las ofertas y cualquier observación realizada por los oferentes participantes debe ser consignada en el acta de apertura de ofertas respectiva, la que es firmada por el comité de licitación y los oferentes que deseen hacerlo. Anexo No.3, COBS-6a y COBS-6b. En procesos que se financien con fondos externos ningún oferente puede conocer aspectos relativos a las ofertas de otro, basado en las normas de confidencialidad de la Banca; lo cual no aplica para los procesos con fondos Nacionales, en donde este proceder si es permitido por la Ley 323.
(v) Durante el acto de apertura, el comité de licitación no verifica el cumplimiento de ningún criterio de evaluación o presentación de documentos; estas labores se realizan una vez concluido dicho acto.
2.12 Paso 12: Evaluación de las ofertas
(i) Después de la apertura de las ofertas no se divulga a los oferentes ni a ninguna persona que no esté oficialmente involucrada con el proceso de la licitación, información relacionada con el examen, aclaración, evaluación, comparación de las ofertas, ni la recomendación de adjudicación del contrato hasta que se haya publicado la adjudicación del contrato al oferente seleccionado.
(ii) Cualquier intento por parte de un oferente para influenciar al contratante en la adjudicación de las ofertas puede resultar en el rechazo de su oferta. Si durante el plazo transcurrido entre el acto de apertura y la fecha de adjudicación del contrato un oferente desea comunicarse con el contratante sobre cualquier asunto relacionado con el proceso de la licitación, debe hacerlo por escrito.
complementaria un resumen del proceso de evaluación de ofertas para Obras. Anexo No.3, COBS-19a.
(vi) Antes de que finalice el plazo de validez de las ofertas y en los casos justificados por circunstancias excepcionales, el Comité de Licitación puede solicitar por escrito a los oferentes participantes una prórroga a la validez de sus ofertas, por el período requerido para finalizar la evaluación de las mismas, obtener las aprobaciones necesarias y adjudicar el contrato. En esta prórroga no se permite a los oferentes modificar el precio ofertado u otras condiciones de su oferta. Los oferentes tienen el derecho de negarse a otorgar dicha prórroga sin que la garantía o declaración de mantenimiento de oferta sean ejecutadas, pero los que estén dispuestos a prorrogarla, deben extender el plazo de vigencia de estas garantías.
(vii) Durante el proceso de evaluación de las ofertas el Comité de Licitación puede solicitar a los oferentes aclaraciones respecto a sus ofertas. Las aclaraciones que se pidan, y las que se den, deben hacerse por escrito y no pueden alterar la oferta, el precio de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes.
(viii) La evaluación de las ofertas debe realizarse en un plazo máximo de diez (10) días calendarios para la adquisición de bienes y servicios, y veinte (20) días calendarios para la contratación de obras, contados a partir de la fecha de apertura. Puede considerarse un plazo mayor en los casos en que por la complejidad de las ofertas se necesite un mayor tiempo para la evaluación de las mismas. Anexo No.3, COBS-7a, COBS-7b, COBS-8a, COBS-8b, COBS-9a, COBS-9b y COBS-10.
2.12.1 Paso 12a: Examen preliminar
(i) El comité de licitación examina las ofertas para determinar si están completas, si tienen errores de cálculo, si se han presentado las garantías requeridas, si los documentos han sido debidamente firmados y si, en general están en orden.
(ii) Antes de proceder a la poscalificación de las ofertas conforme a los criterios establecidos en el documento de licitación, el comité de licitación determina si las ofertas se ajustan o no sustancialmente al documento. Se considera que una oferta se ajusta sustancialmente al documento de licitación cuando satisfaga todas las condiciones en éste estipuladas.
(iii) Las ofertas que no se ajustan sustancialmente a lo establecido en el documento de licitación, no pasan el examen preliminar y no deben ser consideradas en las siguientes etapas del proceso de evaluación.
2.12.2 Paso 12b: Corrección de errores
Los errores aritméticos de una oferta son rectificados, según el tipo de contrato, de la siguiente manera:
(i) Para contratos a precios unitarios: si existe discrepancia entre el precio total ofertado expresado en letras y números, prevalece el expresado en letras. Si existe discrepancia entre el precio ofertado y el obtenido en la revisión de la oferta, éste último es el válido y sustituye al ofertado. El precio corregido se obtiene de multiplicar los precios unitarios ofertados por las cantidades de obras
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precio total ofertado y el encontrado al corregir las operaciones aritméticas de la oferta, prevalece el precio total ofertado.
(iii) Para ambos casos, el monto de la oferta es ajustado con los procedimientos antes señalados, este nuevo monto es obligatorio para el oferente. Si éste no acepta la corrección de errores, su oferta se rechaza y su garantía o fianza puede ser ejecutada, cobrando el monto de la misma. Si se trata de una declaración de mantenimiento de oferta, el incumplimiento inhibe al oferente por un año de participar en licitaciones en todas las Municipalidades del país. El Asesor Municipal debe revisar y hacer constar que ha verificado el monto corregido de la oferta y su cuadratura, en el documento de verificación del Anexo No.3, COBS-21a.
2.12.3 Paso 12c: Post calificación de las ofertas
La post calificación de las ofertas es la evaluación detallada de las mismas. El orden de prelación (prioridad) para la post calificación está determinado por el monto de las ofertas corregidas aplicando los seis criterios establecidos en el documento de licitación (legalidad, montos ejecutados, obras similares, disponibilidad de equipos, disponibilidad de residente de obra y disponibilidad económica o acceso a créditos). La post calificación se realiza a la oferta revisada de menor costo, si ésta cumple con los criterios de calificación exigidos, esta oferta es la que se debe recomendar para la adjudicación, si no fuere así, se continúa con la siguiente oferta de acuerdo al orden de prelación, hasta obtener la oferta que cumpla totalmente con los criterios exigidos.
Los seis criterios de post calificación son de estricto cumplimiento y están claramente definidos en el documento de licitación. No puede descalificarse una oferta utilizando criterios o parámetros que no hayan sido incorporados en el documento de licitación.
2.12.4 Paso 12d: Causales de rechazo o descalificación de las ofertas
La Municipalidad contratante puede rechazar las ofertas cuando se presente cualquiera de los casos contemplados en el artículo 38 de la Ley de Contrataciones del Estado (Ley 323). Las condiciones en las cuales una oferta debe ser descalificada son las establecidas en el artículo 82 del Reglamento General de la Ley de Contrataciones del Estado.
2.12.5 Paso 12e: Suspensión del proceso de contratación o adquisición
El proceso de contratación puede suspenderse en cualquier momento antes de la adjudicación, por caso fortuito (imprevisto) o fuerza mayor, los cuales deben ser dados a conocer a los oferentes participantes mediante una resolución dictada por el Alcalde(sa), sin que implique responsabilidad alguna del contratante con los oferentes.
2.12.6 Paso 12f: Oferta única
2.13 Paso 13: Dictamen de recomendación del comité de licitación
(i) El comité de licitación recomienda, en un plazo no mayor a cuatro (4) días calendarios después de evaluadas las ofertas lo siguiente: a) la adjudicación del contrato al oferente que ajustándose a los requisitos del documento de licitación haya presentado la oferta más baja evaluada, o b) que la licitación se declare desierta. Anexo No.3, COBS-11a, COBS-11b, COBS-11c, COBS-11d, COBS-12a, COBS-12b, COBS-12c y COBS-12d.
(ii) El comité de licitación prepara el informe sobre la evaluación de las ofertas y recomendación de adjudicación, en el que expondrá las razones precisas en que se fundamenta su recomendación. Anexo No.3, COBS-7a, COBS-7b y COBS-10. Previo al envío de este informe al Alcalde, el Asesor Municipal verifica y hace constar en el documento de verificación el cumplimiento de las normas y procedimientos de adjudicación establecidos en los documentos de licitación y en el presente capítulo. Anexo No.3, COBS-21a.
(iii) La recomendación del Comité de Licitación y el informe de evaluación de ofertas debe hacerse llegar sólo al Alcalde(sa) municipal, siguiendo los acuerdos de confidencialidad establecida en las normas de contratación de las fuentes de financiamiento.
(iv) En procesos financiados con fondos nacionales, la recomendación de adjudicación del Comité de Licitación y el informe de evaluación de ofertas se hace llegar al Alcalde(sa) municipal, con copia a cada uno de los oferentes para que puedan hacer uso de sus derechos, de acuerdo a lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento General.
(v) En los procesos de contrataciones financiados con fondos nacionales los oferentes pueden hacer uso de los recursos (de aclaración, de impugnación y de nulidad) contemplados en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento General y sus reformas. Los recursos deben interponerse y tramitarse de conformidad con lo establecido en dicha ley. Sin embargo, en los procesos de contrataciones con fondos externos los oferentes no pueden hacer uso de ningún recurso contemplados por la Ley 323.
2.14 Paso 14: Adjudicación del contrato
(i) La adjudicación del contrato se realiza mediante resolución del Alcalde(sa) municipal en un plazo máximo de cinco (5) días calendarios después de recibida la recomendación de adjudicación del Comité de Licitación. Anexo No.3, COBS-13a y COBS-13b.
(ii) Previo a la firma del contrato, el oferente adjudicado dispone de un plazo máximo de quince (15) días calendario para entregar las garantías (de adelanto, de cumplimiento y seguro de responsabilidad civil o daños a terceros) requeridas. Si el oferente seleccionado, no cumple con dicha solicitud o de no comparecer a la formalización del contrato, se tiene por insubsistente (invalida) la adjudicación y la Municipalidad puede ejecutar la garantía o declaración de mantenimiento de oferta. La Municipalidad contratante dispone de un plazo de diez (10) días hábiles para readjudicar, a través del Comité de Licitación hasta obtener una segunda oferta mejor evaluada, iniciando la evaluación con la oferta mejor posicionada económicamente.
(iii) La Municipalidad contratante debe notificar por escrito la decisión de adjudicación del contrato tanto al oferente seleccionado como al resto de oferentes participantes del proceso. Anexo No.3, COBS-16a y COBS-16b.
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323) y artículo 52 del Reglamento General de dicha ley, el Alcalde(sa) municipal mediante resolución administrativa debe declarar desierto el proceso de contratación.
Anexo No.3, COBS-14a y COBS-14b. La Municipalidad contratante debe notificar por escrito la decisión de declaratoria desierta del proyecto a todos los oferentes participantes del proceso. Anexo No.3, COBS-17a y COBS-17b.
2.15 Paso 15: Publicación de los resultados del proceso licitatorio
(i) Independiente del origen de los recursos, la Municipalidad debe publicar los resultados del proceso licitatorio mediante anuncio en el mismo medio en que se publicó la convocatoria. El anuncio debe contener al menos la siguiente información: a) nombre de la Municipalidad contratante, b) consecutivo de publicación, c) fuente de financiamiento,
d) código del proyecto, e) descripción y cantidad de los bienes o descripción de los servicios requeridos; f) nombre del oferente adjudicado y g) precio de la oferta adjudicada. Anexo No.3, COBS-15a y COBS-15b.
(ii) Si la contratación es con fondos externos, después de la publicación de la información relativa a la adjudicación del contrato, los oferentes no seleccionados pueden solicitar por escrito a la Municipalidad una reunión informativa a fin de obtener explicaciones de las razones por las cuales sus ofertas no fueron seleccionadas. La Municipalidad contratante responde por escrito, en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, a cada oferente que hubiere solicitado explicaciones de las razones por las cuales su oferta no fue seleccionada. Si los oferentes no seleccionados consideran no satisfactorias las aclaraciones suministradas por la Municipalidad, pueden recurrir ante FISE para aclarar las razones por las que sus ofertas no fueron seleccionadas. FISE solicita a la Municipalidad una reunión conjunta en la que se debe satisfacer de forma definitiva y concluyente las inquietudes presentadas por los oferentes.
2.16 Paso 16: Elaboración y firma de contrato
(i) El anticipo a conceder es del veinte por ciento (20%) del precio del contrato. La Municipalidad puede autorizar un incremento de este porcentaje, hasta un máximo del cuarenta por ciento (40%), únicamente en casos excepcionales y debidamente justificados, siempre y cuando esta medida se encuentre reflejada en el documento de licitación correspondiente. En ambos casos el oferente adjudicado debe rendir de forma previa una garantía por el cien por ciento (100%) del monto a anticipar. Se consideran caso excepcional los proyectos a ejecutar en zonas lejanas y de difícil acceso o proyectos de urgencia local o nacional.
(ii) Independiente del origen de los fondos, el oferente adjudicado debe presentar previo a la firma del contrato los siguientes documentos: a) copia del certificado de inscripción en el Registro de Proveedores del FISE/Alcaldía, b) copia de la licencia de operación vigente y constancia de actualización emitidas por Ministerio de Transporte e Infraestructura (MTI),
c) copia de la solvencia fiscal vigente emitida por la Dirección General de Ingresos, d)
copia de la cédula de identidad del oferente y de la cédula RUC (ambas caras de estos documentos) y e) garantías aplicables según el caso.
2.17 Paso 17: Fecha de toma de posesión del sitio de las obras y de inicio
(i) A más tardar quince (15) días calendarios posteriores a la fecha de la firma del contrato, la Municipalidad por medio de la unidad técnica municipal traspasa al contratista la posesión de la totalidad del sitio de las obras. Si no se traspasa la posesión de alguna parte del sitio en esta fecha, se considera que la Municipalidad ha demorado el inicio de las actividades pertinentes y que ello constituye un evento compensable (reconocimiento de gastos y tiempo al contratista).
(ii) El contratista debe iniciar la obra a más tardar en los siguientes cinco (5) días posteriores a la fecha de toma de posesión del sitio de las obras según se estipula en el inciso anterior.
(iii) Si el contratista no inicia la ejecución de la obra después de veinte (20) días de haber firmado el contrato, la Municipalidad puede rescindir el contrato, ejecutar la garantía de cumplimiento y readjudicar el contrato al oferente del segundo lugar, siempre que convenga a sus intereses. De lo contrario, se debe proceder a licitar nuevamente el proyecto.
2.18 Paso 18: Contratación del supervisor de obras
Una vez que la Municipalidad ha determinado que se debe contratar la supervisión de un proyecto, esta se realiza aplicando la modalidad de selección de consultores individuales y dado que esta actividad es un servicio de consultoría, los procedimientos a utilizar están descritos en la Sección “Servicios de Consultoría” (Selección de Consultores Individuales). El consultor se adjudica mediante la evaluación de todos los profesionales que expresen interés en respuesta a la invitación realizada, utilizando la matriz de análisis correspondiente en la que se selecciona la de mayor puntaje, el cual debe ser como mínimo de 70. Anexo No. 4, COBS-3a.
3 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA
3.1 Aspectos generales
Los servicios de consultoría pueden ser prestados por personas naturales o jurídicas y el término “consultor” será utilizado indistintamente en este capítulo. Los servicios para los que se aplica lo dispuesto en esta sección son de carácter intelectual y de asesoramiento (conocimientos técnicos). Los procedimientos de selección no se aplican a otro tipo de servicios en los que predominan los aspectos físicos de la actividad (por ejemplo: construcción de obras, manufactura de bienes, explotación y mantenimiento de instalaciones o plantas, levantamientos, perforaciones exploratorias, fotografía aérea e imágenes captadas por satélite).
Las contrataciones que se financien mediante fondos nacionales o aquellas financiadas con fondos externos en las cuales el instrumento de formalización de estos fondos exija la aplicación de la Ley 323 o cuando estos instrumentos no contemplen normas y procedimientos particulares para las adquisiciones, se celebran mediante cualquiera de los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado.
