Control de Calidad y Documentación de Levantamientos Planimétricos del Git (3020) Control Terrestre y Clasificación de Campo del Igac

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(1)CONTROL DE CALIDAD Y DOCUMENTACIÓN DE LEVANTAMIENTOS PLANIMÉTRICOS DEL GIT (3020) CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO DEL IGAC. GIOVANNY ANDRÉS LINARES ÁVILA COD. 20141031036. TRABAJO DE GRADO Modalidad de Pasantía. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES PROYECTO CURRICULAR DE TECNOLOGÍA EN TOPOGRAFÍA BOGOTÁ D.C 2018.

(2) CONTROL DE CALIDAD Y DOCUMENTACIÓN DE LEVANTAMIENTOS PLANIMÉTRICOS DEL GIT (3020) CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO DEL IGAC. GIOVANNY ANDRÉS LINARES ÁVILA COD. 20141031036 DIRECTOR INTERNO: RAÚL ORLANDO PATIÑO PÉREZ DIRECTOR EXTERNO: ARTURO PERILLA RAMÍREZ. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES PROYECTO CURRICULAR DE TECNOLOGÍA EN TOPOGRAFÍA BOGOTÁ D.C 2018.

(3) TABLA DE CONTENIDO. 1.. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 5. 2.. JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................................... 7. 3.. OBJETIVOS ............................................................................................................................. 7. 4.. 3.1. Objetivo General................................................................................................................ 7. 3.2. Objetivos Específicos ........................................................................................................ 7. METODOLOGÍA DEL PROYECTO ...................................................................................... 8 4.1. Gestión documental ........................................................................................................... 8. 4.2. Inspección de informes para el Fondo de Reparación de Victimas ................................... 9. 4.3. Entregas para el FRV ....................................................................................................... 13. 5.. RESULTADOS....................................................................................................................... 14. 6.. PORCENTAJE DE ACTIVIDADES DENTRO DE LA PASANTÍA ................................... 16. 7.. CONCLUSIONES .................................................................................................................. 18. 8.. GLOSARIO ............................................................................................................................ 19. 9.. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................... 21.

(4) TABLA DE ILUSTRACIONES. Ilustración 1. Ejemplo de Portada Informe GIT. Tomado de Archivo IGAC ............................... 10 Ilustración 2. Ejemplo Tabla de Descripción General Informe GIT. Tomado de Archivo IGAC . 11 Ilustración 3. Tabla de Contenido. Tomado de Archivo IGAC ..................................................... 12 Ilustración 4. Relación Informe Final por Departamentos. ............................................................ 15 Ilustración 5. Entregas al FRV Durante el año 2017...................................................................... 16 Ilustración 6. Porcentaje de actividades que se realizaron en el IGAC. Elaboración propia. ........ 17 Ilustración 7. Relación del apoyo del pasante en las entregas para el FRV. .................................. 17.

(5) 1. INTRODUCCIÓN. La Universidad Distrital Francisco José de Caldas dentro del marco de sus convenios con diversas entidades, tiene convenios con entes tales como el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, con lo cual se facilita la posibilidad de los estudiantes para optar por una de las modalidades de Trabajo de Grado denominada como pasantía, establecidas en el Acuerdo 038 de 2015 de la Universidad Distrital. El proceso de pasantía le brinda al estudiante conectarse con empresas relacionadas en el campo de acción para el cual el alumno se está capacitando, para desarrollar los conocimientos que ha adquirido en las funciones o proyectos de la empresa y así mismo introducirse en el campo laboral logrando mejorar sus habilidades y destrezas. El Instituto Geográfico Agustín Codazzi “IGAC” maneja información geográfica, cartográfica, geodésica, catastral y agrológica, sobre la cual un pasante, que para este caso, será un estudiante de Tecnología en Topografía, cuenta con los conocimientos previos necesarios y por lo tanto se encuentra capacitado para poder dar cumplimiento a los objetivos definidos en la pasantía. En el presente informe del trabajo de pasantía como modalidad de titulación, en este caso el título de Tecnólogo en Topografía, se consideran las actividades realizadas por el estudiante Giovanny Andrés Linares Ávila como pasante del proyecto curricular de Tecnología en Topografía de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas ante el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, con el objeto de ejercer labores “en el apoyo de la gestión documental y el control de calidad en el Grupo Interno de Trabajo “GIT” de Control Terrestre y Clasificación de Campo”, grupo que en gran. parte. de. la. pasantía. estuvo. apoyando. en. el. Convenio. Interinstitucional. Contrato_4793_2017_UARIVpara el Fondo de Reparación a las Victimas “FRV”.. 5.

(6) Dicho lo anterior, la labor del pasante consistió en realizar diferentes actividades tales como la recopilación de información, manejo de bases de datos y control de calidad en la gestión documental, por consiguiente, todas las labores realizadas por el estudiante fueron supervisadas por un ingeniero asignado por el IGAC, quien estuvo encargado de velar por un correcto cumplimiento de las actividades sujetas en el Acuerdo de Voluntades de la Universidad y el pasante con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, el cual tuvo vigencia durante el periodo de desarrollo de la pasantía que comprendió desde el 20 de octubre del 2017 hasta el 10 de marzo del 2018, cumpliendo así con la duración mínima establecida por la Universidad de 192 horas (Ac 038 de 2015, UDFJC) .. 6.

(7) 2. JUSTIFICACIÓN. Con el fin de dar solución a los problemas en la gestión documental de los diferentes proyectos realizados por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, a solicitud de esta institución contratante, se establece como objetivo el revisar levantamientos planimétricos acreditados según las metodologías del IGAC ya establecidas. Se documentó y verificó la información entregada de los predios levantados por el IGAC y se buscó cumplir los estándares predeterminados para su almacenamiento.. 3. OBJETIVOS. 3.1. Objetivo General. Apoyar en la organización de expedientes tramitados en el Grupo Interno de Trabajo (GIT) “Control Terrestre y Clasificación de Campo”. 3.2. Objetivos Específicos. •. Efectuar la compilación de documentos que conforman cada uno de los expedientes que. tramita el GIT. •. Organizar el material de Clasificación de Campo y de la información de Fotocontrol,. siguiendo las Tablas de Retención Documental (TRDs) vigentes para el IGAC.. 7.

(8) 4. METODOLOGÍA DEL PROYECTO. Durante el transcurso de la pasantía, se realizaron diferentes actividades de apoyo en la gestión documental del “GIT” haciendo cumplimiento del Acuerdo de Voluntades en el cual se trabajó. 4.1. Gestión documental. Para este proceso de almacenamiento fue necesaria la intervención de un funcionario del GIT de Gestión Documental, quien otorgó una breve inducción a los pasantes sobre los procesos de almacenamiento para el buen desempeño de la tarea. Esta tarea consistió en foliar y ordenar los documentos para que cumplieran con los parámetros establecidos por el “GIT” de Gestión Documental para su almacenaje, y se ejecutó en una cantidad de aproximadamente 54 cajas, cada una con alrededor de 7 a 22 carpetas, correspondientes a proyectos realizados por el GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo a lo largo de todo el territorio nacional. El anterior proceso se hizo sujeto al Manual De Procedimientos, Manejo de Archivos De Gestión y Central del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Documental (2016), el cual explica en sus numerales 5.2.1.3 y 5.2.1.4: 5.2.1.3. Foliación ° Los documentos previamente ordenados deben numerarse de manera consecutiva dentro de la carpeta, numerando desde 1 hasta un máximo de 200 folios. ° Utilizar lápiz de mina negra 2H o HB. ° Numerar en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible, sin enmendaduras y en el sentido de lectura del texto, sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. 8.

(9) ° Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numeran como un solo folio. ° Las fotografías se folian al respaldo. ° No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos ópticos CD ROM, videos, cintas magnéticas, etc.), se debe relacionar su existencia en el campo observaciones del formato Inventario Único Documental. 5.2.1.4. Rotulación ° Las unidades de conservación deben marcarse con los siguientes datos: código de la serie y/o subserie, en letra Arial, negrilla y mayúscula sostenida para el caso de la pestaña de la carpeta de acuerdo con la información de la “TRD”. ° Para el caso del rotulo oficial diligenciar completamente el formato destinado para tal fin. ° Para el caso de las cajas se debe diligenciar los campos que vienen impresos en estas en lápiz 2H o 2HB. ° Cuando se realice la rotulación, debe llevar la numeración consecutiva (Ej. 1,2,3, 4, ….120,121,122…n).. 4.2 Inspección de informes para el Fondo de Reparación de Victimas La mayor parte de la pasantía fue trabajada dentro del proyecto del Fondo de Reparación de Víctimas, el cual es administrado por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas “UARIV”, El Fondo fue creado por el Artículo 54 de la Ley 975 de 2005, en donde se define como una cuenta especial, sin personería jurídica, y está integrado por todos los bienes o 9.

(10) recursos que a cualquier título entreguen las personas o grupos armados organizados al margen de la ley, por recursos provenientes del presupuesto nacional, por las multas y/o condenas económicas impuestas a favor del Fondo y por donaciones en dinero o en especie, nacionales o extranjeras. El Fondo tiene como misión recibir, administrar y disponer efectivamente de los bienes con vocación reparadora de excombatientes y recursos provenientes de la sociedad y el sector privado para destinarlo a los procesos de reparación integral a favor de las víctimas del conflicto armado, en el marco de los programas administrativos de reparación colectiva e individual, así como en los procesos de Justicia y Paz en el marco de la Justicia Transicional (CPP,2015). Para esta actividad se realizó una inspección visual de redacción, ortografía, escalas graficas e ideas claras, además de conceptos catastrales a los diferentes informes de alistamiento, inspección y recepción para el fondo de reparación a las víctimas, como se ilustra en las siguientes imágenes:. Ilustración 1. Ejemplo de Portada Informe GIT. Tomado de Archivo IGAC. 10.

(11) Ilustración 2. Ejemplo Tabla de Descripción General Informe GIT. Tomado de Archivo IGAC. En los informes se verificaban que cumplieran con los siguientes parámetros: •. Correcta Redacción Se realizaba la inspección de los textos y la coherencia en su redacción que cumplieran con los objetivos de los informes.. •. Correcta Ortografía Se revisaba la correcta redacción para la corrección de posibles errores gramaticales.. •. Matricula inmobiliaria correcta Se realizaba la confirmación de la matricula inmobiliaria con la base de datos del IGAC donde debía coincidir con lo escrito en la portada del informe y en su contenido.. •. Código IGAC 11.

(12) Se realizaba la confirmación del código IGAC con la base de datos del IGAC donde este debía corresponder con lo escrito en la portada del informe y donde este estuviera escrito. •. Nombre del Predio Se confirmaba que la matricula inmobiliaria correspondiera con el nombre del predio y que no se presentara algún cruce de información en la relación de estos dos dentro de la base de datos del IGAC y el informe a revisar.. •. Congruencia entre la descripción del predio y el plano Se verificaban las coordenadas del predio y sus linderos con los planos anexos a los informes de alistamiento, recepción e inspección. •. Escala planimétrica correcta Se confirmaba que la escala grafica en los planos fuera correcta y correspondiera con la grilla.. A continuación, se presenta una ilustración del esquema sobre la tabla de contenido de un informe a revisar:. Ilustración 3. Tabla de Contenido. Tomado de Archivo IGAC. 12.

(13) 4.3 Entregas para el FRV Para estas entregas es necesario cumplir con los requisitos en la normatividad sujeta al contrato entre el “IGAC” y el “FRV”, en este proceso se realizaba una compilación de todos los informes a entregar. Se realizaba una base de datos en Excel con todos los predios realizados en el cual se especificaba los siguientes ítems: •. Días de comisión Fecha de salida y Fecha de regreso de la comisión.. •. Departamento Departamento en donde se realizó el trabajo.. •. Municipio Municipio en el cual se realizó el trabajo.. •. Nombre del predio Nombre del predio y la especificación si es rural o urbano.. •. Folio de matrícula inmobiliaria “FMI” Identificación única de cada bien inmueble.. •. Clase de trabajo Se especifica si el trabajo que se realizó fue una inspección, alistamiento o una recepción.. •. Contratista a cargo Nombre del ingeniero a cargo del trabajo.. •. Código IGAC Código asignado por el IGAC a cada bien inmueble.. •. Observaciones 13.

(14) Para el alistamiento de las entregas también era necesario un archivo digital con los informes correctamente diligenciados y firmados por el coordinador del “GIT de Control Terrestre y Clasificación de Campo” entre otros funcionarios del “IGAC”, una vez completado todos los procesos se continuaba con el escaneo de todos los informes para su anexo al paquete de la entrega. En este proceso se requería una compilación y verificación de todos los informes a entregar, el cual era necesario hacer una revisión minuciosa de cada uno de ellos, en el cual se especifica todos y cada uno de los informes; se corroboran los datos a entregar y se emite el radicado para su entrega.. 5. RESULTADOS. Durante el proceso de la pasantía dentro del GIT (3020) Control Terrestre y Clasificación de Campo se cumplieron con las distintas actividades propuestas, así como lo fue en el proceso de Gestión Documental, se logró cumplir con el objetivo el cual consistía en llevar a la central los procesos radicados en el “GIT” durante años anteriores. En el proceso fue necesario una inducción en la que explicaron al pasante el correcto alistamiento de todos estos proyectos para poder enviarlos a la central para su correcto almacenamiento. Estos proyectos correspondían a levantamientos topográficos realizados por el IGAC en los departamentos de Antioquia, Arauca, Bolívar, Boyacá, Caldas, Córdoba, Magdalena, Nariño, Santander y Sucre. Estos son estudios realizados a otras entidades del Estado para tomar decisiones de los predios y garantizar un intercambio seguro y confidencial de información cartográfica, agrológica y catastral. Durante el desarrollo de esta pasantía se intervinieron predios que hacen parte del Fondo de Reparación de Victimas (FRV) según el contrato FRV No.117-IGAC No. 4793 de 2017, Oficina 14.

(15) de Naciones Unidas Contra la Droga y el Delito (UNODC) e Instituto Nacional de Vías (INVIAS) los cuales eran convenios realizados en el año 2017. En el transcurso de la pasantía se realizó la intervención durante tres entregas al (FRV) durante el mes de diciembre, en el cual se tramitaron cerca de 123 informes y se realizó un informe final, el cual sería la recopilación de todo el trabajo realizado por parte del IGAC en cumplimiento al contrato FRV No.117-IGAC No. 4793 de 2017. En la siguiente ilustración se señala la relación de este informe final por departamentos:. INFORMES POR DEPARTAMENTOS 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0. Ilustración 4. Relación Informe Final por Departamentos.. 15.

(16) ENTREGAS A LA FRV DURANTE EL AÑO 2017 ago-25. ago-30. sep-13. sep-20. sep-28. oct-05. oct-26. nov-14. nov-24. nov-30. dic-15. dic-20. dic-20 15%. ago-25 ago-30 2%1%. oct-20. sep-13 15%. dic-15 9%. sep-20 4% sep-28 7%. nov-30 16%. oct-05 11% oct-20 nov-24 oct-263% nov-14 7% 7% 3%. Ilustración 5. Entregas al FRV Durante el año 2017.. 6. PORCENTAJE DE ACTIVIDADES DENTRO DE LA PASANTÍA. Durante el transcurso de la pasantía en el GIT (3020) “Control Terrestre y Clasificación de Campo” se priorizó tres tipos de actividades las cuales fueron asignadas por el supervisor encargado, estas actividades correspondieron a los procesos tales como Gestión documental, revisión de informes y el alistamiento de los informes en físico, impresos con sus correspondientes correcciones y las firmas de los ingenieros encargados de las entregas para el FRV; a continuación se presenta la siguiente ilustración los porcentajes de participación sobre el transcurso de la pasantía de cada una de las actividades relacionadas:. 16.

(17) PORCENTAJE DE ACTIVIDADES QUE SE REALIZARON EN EL IGAC. 30%. 20% Gestion Documental Revision de Informes Alistamiento de informes. 50%. Ilustración 6. Porcentaje de actividades que se realizaron en el IGAC.. Según la ilustración de las entregas al Fondo de reparación de víctimas, durante el transcurso de la pasantía se estuvo apoyando el proceso en un 40% de su totalidad, correspondientes a las entregas realizadas en Noviembre 30, Diciembre 15 y Diciembre 20 como se muestra en la siguiente gráfica:. RELACION DEL APOYO DEL PASANTE EN LAS ENTREGAS PARA EL FRV. Entregas al FRV sin el pasante. 40% 60%. Entregas al FRV con el pasante. Ilustración 7. Relación del apoyo del pasante en las entregas para el FRV.. 17.

(18) 7. CONCLUSIONES. •. A pesar de que al inicio de la pasantía se planteó como uno de los objetivos el proceso de fotocontrol, en la práctica de esta no se pudo realizar dicho proceso.. •. Se logró efectuar la compilación exitosa de los documentos que conforman cada uno de los expedientes que tramita el (GIT) 3020 Control Terrestre y Clasificación de Campo.. •. De manera exitosa se hicieron los trámites pertinentes a los documentos que tramita el (GIT) 3020 Control Terrestre y Clasificación de Campo.. •. La responsabilidad y el compromiso de los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas es completamente necesario ya que las diligencias o actividades realizadas dentro del GIT son compromisos y labores adquiridos por ellos, por consiguiente, los estudiantes deben tener un buen desempeño para cumplir con las actividades propuestas.. •. Los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas poseen las capacidades para desarrollar todo tipo de actividades de apoyo en el GIT dado a su formación académica les es posible conocer y contextualizarse dentro de cualquier actividad propuesta por los supervisores.. •. La experiencia recolectada durante el transcurso de la pasantía fue satisfactoria ya que su reforzamiento de términos y destrezas tanto laborales como académicas, la organización y la buena administración de los documentos es la clave para lograr buenos resultados.. 18.

(19) 8. GLOSARIO. Clasificación de campo Etapa del proceso cartográfico en la cual se desarrolla la Clasificación, validación y verificación de las entidades geográficas con sus respectivos nombres geográficos a través de la captura de información en campo para su posterior publicación en un determinado producto con las especificaciones del modelo de datos previamente definido. (Especificaciones Técnicas Cartografía Básica IGAC, 2016). Control de Calidad:. Proceso de verificación del cumplimiento de los elementos de calidad definidos en las especificaciones técnicas. (Especificaciones Técnicas Cartografía Básica IGAC, 2016). Control Terrestre. Etapa del proceso cartográfico mediante la cual se realiza el levantamiento de puntos de control terrestre. (“Especificaciones técnicas Cartografía Básica Igac”, 2016). FRV. El Fondo para la Reparación de las Víctimas es administrado por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas –UARIV, de conformidad con lo instituido por el artículo 168, numeral 8, de la Ley 1448 de 2011. El Fondo fue creado por el artículo 54 de la Ley 975 de 2005, como una cuenta especial, sin personería jurídica, y está integrado por todos los bienes o recursos que a cualquier título entreguen las personas o grupos armados organizados al margen de la ley, por recursos provenientes 19.

(20) del presupuesto nacional, por las multas y/o condenas económicas impuestas a favor del Fondo y por donaciones en dinero o en especie, nacionales o extranjeras. UNODC. La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) es un líder mundial en la lucha contra las drogas ilícitas y la delincuencia internacional, además de estar encargada de ejecutar el programa principal de las Naciones Unidas contra el terrorismo. La UNODC fue establecida en 1997 y está integrada por unos 500 funcionarios en todo el mundo.. UARIV. La Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, también conocida como la Unidad de Atención a Víctimas, es una Unidad dentro del Departamento para la Prosperidad Social, que maneja múltiples responsabilidades frente a la Ley de Víctimas en Colombia, además de atención humanitaria.. 20.

(21) 9. BIBLIOGRAFÍA. •. Fondo para la reparación a las víctimas | Unidad para las Víctimas. (2018). Unidadvictimas.gov.co. Recuperado el 20 de Marzo 2018, de http://www.unidadvictimas.gov.co/es/atencion-asistencia-y-reparacion-integral/fondopara-la-reparacion-las-victimas/80. •. PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES. (2018). Unidadvictimas.gov.co. Recuperado el 19 de Marzo 2018, de https://www.unidadvictimas.gov.co/sites/default/files/documentosbiblioteca/1procedimien todeadministraciondebienesv4.pdf. •. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DOCUMENTAL. (2018). Bogotá. 21.

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