CONTROL INTERNO
Dr. JOSÉ PEDRO CALDERÓN REYES
INFORME DE GESTION AÑO 2.012
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO “MECI”
ALCALDIA CARMEN DE APICALA
PRESENTACION
Para una mejor comprensión y asimilación por parte de la comunidad carmelitana de la existencia, propósitos, objetivos y ejecuciones que durante el año 2.012
desarrolló el Sistema de Control Interno de la Alcaldía del Carmen de Apicalá, este informe se estructuró en tres acápites básicos a saber:
A) Una sucinta precisión de lo que es y debe de ser y hacer el MECI en la Alcaldía.
B) Los desarrollos del MECI realizados a partir de la creación de la Oficina de Control Interno.
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Se considera que a pesar de la Juventud de la Oficina de Control Interno en la Alcaldía del Carmen, se ha realizado grandes avances, tanto
en el sistema de control, como en los procesos asesores, de reorganización y optimización de la gestión, paso necesario para llevar al sistema
Administrativo del Municipio a la aplicación y desarrollo del Modelo del Sistema de Gestión de Calidad ordenada por la Ley 87 de diciembre 30
de 2.003 y reglamentada por el Decreto Nacional 4110 de 2.004 y 4295 de 2.007 y que busca esencialmente dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes Obligados (Nacionales,
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1.- LO QUE DEBE SER Y HACER EL MECI.
Se hace necesario comprender que es, que debe ser y hacer el MECI,
para poder dimensionar y Evaluar las acciones de Apoyo y Control que está aplicando y desarrollando la Oficina de control Interno de la Alcaldía, entorno a lo dispuesto por la Ley y las exigencias de la misma administración.
El Modelo Estándar de Control Interno para entidades del Estado, se genera tomando como base el artículo 1° de la Ley 87 de 1993, el cual se encuentra
compuesto por una serie de Subsistemas, Componentes y Elementos de Control. El Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP- es el que administra y distribuye para todas las entidades del Estado obligadas, los instrumentos
necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de
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1.1 PRINCIPIOS DEL MODELO ESTÁNDAR
DE CONTROL INTERNO
.
Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. Los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno:
Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público
para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan
en el ejercicio de su función.
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Autorregulación: Es la capacidad institucional (la Administración Municipal) para aplicar de manera participativa al interior
de la entidad, los métodos y procedimientos establecidos
en la normatividad ( Leyes, decretos y demás normas), que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno
bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
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1.2 FUNCIONES DEL ASESOR, JEFE, COORDINADOR O AUDITOR INTERNO.
Se hace necesario que se tenga claro la funciones de la persona que
desarrolla los procesos de control interno, para así poder evaluar su actuación en la Entidad.
a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno;
b) Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;
c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en
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e) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las
actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean
apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;
f) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;
g) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;
h) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los
recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;
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j) Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente;
k) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;
Parágrafo.- En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y
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2.- LOS DESARROLLOS DEL MECI REALIZADOS A PARTIR DE LA CREACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.
Con ocasión de la promulgación del Ley 1474 de 2.011 Estatuto
anticorrupción y demás normas que reglamentan el Control interno,
la Alcaldía de Carmen de Apicalá crea la Oficina de Control Interno a través del Acuerdo No. del Concejo Municipal. A partir de dicho suceso se
inicia la fundamentación del MECI y el desarrollo de un sistema de control basado en el diseño del sistema de control, la asesoría permanente del funcionario ejecutor de procesos, asesoría a los Directivos de la Alcaldía y la aplicación de mecanismos de control y desarrollo de auditorías a los
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La formalización del proceso de control de la Alcaldía se cristaliza con la presentación del plan de implementación del MECI
ante el Consejo de Gobierno del Municipio el 13 de Abril de 2012, en el se firmó el Acta de Compromiso para la implementación
del modelo MECI 1000:2005 de la Alcaldía, se firmo los compromisos
Éticos de MECI, se presento y aprobó los principios misionales del Sistema de Control, el plan de implementación
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3.- LAS ACTIVIDADES DE CONTROL Y SUS RESULTADOS.
A. La oficina de Control Interno apoyó y asesoró de manera permanente y cuando las circunstancia lo exigieron a todas las dependencias de la Alcaldía, en aspectos como:
• Orientación administrativa en el desarrollo de procesos y procedimientos.
• Orientación legal en el ejercicio de funciones y fundamento legal para la gestión y la toma decisiones.
• Monitoreo y asesoramiento en estudios específicos para el mejoramiento de la organización y cumplimiento legal, tales como: Plan Local de riesgos y
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B. Mejoramiento de procesos y reducción de riesgos administrativos. Se trabajó sobre MAPA DE RIESGOS, donde se detectó las
fortalezas y algunas debilidades en los procesos de control y autocontrol, las cuales viene fortaleciéndose a través
de capacitación y socialización directa en aspectos de autocontrol y eficiencia administrativa. Se está trabajando en una cultura
de autocontrol con excelentes resultados, en tato que cada empleado es cada vez mas responsable de su gestión
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C. Auditorias de control físico. Se Realizaron dos (2) auditorias en los procesos
Presupuestales y Contables en los meses de Abril- Mayo y Noviembre – Diciembre. Encontrándose:
• El desarrollo presupuestal a cumplido en un 98%, siendo necesario ajustar con mas rigurosidad el principio de planeación, por lo demás, el cumplimiento de principios presupuestales y procesos, ha tenido una calificación de muy buena.
• Una manejo sin Hallazgos fiscales de los Dineros provenientes del Sistema General de Participación SGP (los aportes de la Nación). Esto muestra el buen manejo de dichos recursos (de destinación especifica), que han sido recibidos y aplicados con estricta rigurosidad en los montos y sectores que determina los
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• El manejo de gastos del municipio ha sido sobrio y adaptado de manera
adecuada a los ingresos, esta situación da la tranquilidad al Municipio y
a la comunidad en general, de seguir siendo viable financieramente como lo demuestra la calificación que el municipio ha tenido por parte de los entes de control y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
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• El control entre las áreas de Tesorería, presupuesto y contabilidad, sigue fortaleciéndose, en la medida que se mejora y simplifica los procesos tanto manuales como electrónicos, estos últimos
fortalecidos con el sistema de Red que garantiza seguridad y control inmediato. Este mecanismo de organización y control fortalece la confianza que la comunidad carmelitana debe tener sobre la
administración de sus recursos.
• Los informes que el Municipio debe rendir a la Contraloría
Departamental y Nacional, así como demás entes de control y de gestión, han sido presentados por la dependencia presupuestal y
contable de manera oportuna, minimizando de esta manera a CERO
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D. Auditorias a Contratación. Se ha realizado igualmente Dos (2) auditorias al proceso de contratación de la Alcaldía,
encontrándose un indicador muy bueno en los aspectos
relacionados con su legalidad y ajuste a la norma, tales como: precisión de la naturaleza del contrato, clasificación de tipo de contrato (cuantía), soportes de cada contrato, publicación de los mismos, socialización de procesos, control de su ejecución y
liquidación oportuna. Es necesario optimizar los tiempos del
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E. Procesos Generales de la Alcaldía. En este aspecto se presenta un indicador catalogado como Bueno. Esta tendencia se explica
porque a pesar que se tiene un talento humano de altas calidades y comprometido, se hace necesario mejorar su proceso de
contratación, lo que aseguraría incremento de eficiencia y eficacia de los procesos y resultados administrativos. Se esta ajustando los procesos generales a través de precisión y documentación de
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F. Aspecto de información y comunicación. La Alcaldía está dando
cumplimiento al estatuto anticorrupción ( Ley 1474/2011), en referencia a la comunicación de su gestión y lo actuado, es así como lo está realizando a través de su Cartelera que queda ubicada a la entrada de la Alcaldía, en lo
concerniente con la contratación lo está haciendo a través del Secop y la pagina Web de la alcaldía, en la misma página se ha colgado toda la información que hace referencia al Plan de desarrollo, presupuesto, informes de gestión y
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G. Aspecto de control. En lo concerniente a la autoevaluación del control de la Alcaldía como lo exige las normas, se puede establecer que el MECI a 31 de diciembre de 2.012 esta implementado en un 70% aproximadamente
