MOISÉS GARCÍA MARÍN Alcalde Municipal ABRIL DE 2014

(1)

Trabajando Por Nuestro Municipio

Tel. 091 – 846 9160 \ 9213 Fax 846 9213 Casa de Gobierno Municipal Primer Piso Alban Cundinamarca

ALCALDÍA MUNICIPAL DE ALBÁN-CUNDINAMARCA

PLAN DE COMUNICACIÓN

MOISÉS GARCÍA MARÍN

Alcalde Municipal

(2)

PLAN DE COMUNICACIONES

DEL MUNICIPIO DE ALBÁN-CUNDINAMARCA

Contenido

PLAN DE COMUNICACIONES DEL MUNICIPIO DE ALBÁN-CUNDINAMARCA ... 2

1. Objetivo del proyecto: ... 3

1.1. Objetivo general: ... 3

1.2. Objetivos específicos: ... 3

2. Público objetivo interno: ... 4

3. Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna:... 4

3.1. Contenido y mensaje a transmitir: ... 4

3.2. Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:... 5

3.3. Recursos a invertir: ... 6

4. Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna: ... 7

4.1. Calendario y responsables: ... 7

4.2. Comunicación interna entre dependencias: ... 8

4.3. Evaluación de campañas y alcance: ... 9

5. Público objetivo Externo: ... 9

6. Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Externa: ... 10

6.1. Contenido y mensaje a transmitir: ... 10

6.2. Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:... 10

6.3. Recursos a invertir: ... 11

7. Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa: ... 12

7.1. Calendario y responsables: ... 12

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1. Objetivo del proyecto:

Fomentar el uso eficiente de los medios de comunicación de la administración municipal de Albán Cundinamarca, para contribuir con la generación de una entidad más transparente y participativa, contribuyendo con el fortalecimiento de la imagen corporativa de la entidad.

1.1. Objetivo general:

Orientar la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia las cuales se enfoca el accionar de la entidad, así como garantizar la difusión de la información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultado en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés, teniendo en cuenta el apoyo de medios de comunicación.

1.2. Objetivos específicos:

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 Establecer canales de comunicación efectivos entre la entidad, los organismos de control y grupos de interés, que permitan dar a conocer los informes internos y resultados de la gestión que se adelanta en la entidad.

 Favorecer espacios para llevar a cabo audiencias públicas de rendición de cuentas y fortalecer el servicio de publicación de trámites y formularios oficiales.

 Fortalecer los mecanismos de comunicación externa que permitan hacer pública la gestión administrativa y permanecer en contacto con los medios de comunicación para que la opinión pública tenga acceso a información veraz y oportuna que se genere.

 Fortalecer los canales de flujo de información para que el proceso de comunicación sea dinámico y no exista espacio para la desinformación, lo cual puede amenazar la estabilidad organizacional.

2. Público objetivo interno:

Funcionarios de la alcaldía municipal de Albán Cundinamarca, aliados estratégicos, asesores de la estrategia Gobierno en Línea y la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca.

3. Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Interna:

3.1. Contenido y mensaje a transmitir:

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Tel. 091 – 846 9160 \ 9213 Fax 846 9213 Casa de Gobierno Municipal Primer Piso Alban Cundinamarca 3.2. Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:

La interacción entre los Funcionarios de la alcaldía de Albán Cundinamarca, aliados estratégicos, Corporación Red Jóvenes Constructores de Paz, la Secretaría de Conectividad del Departamento de Cundinamarca y los medios de comunicación disponibles para lograr comunicarse de forma efectiva y veraz son los siguientes:

Medio/ Canal

Aspecto a comunicar

Objetivo Encargado Dependenc ia Público Objeto Periodicid ad Fuente información Email Información

institucional, comunicado s, eventos, etc. Crear un canal de informa ción, donde el flujo de la misma, sea constan te y efectivo Linna Martínez Guana Guillermo Rodríguez Moreno Secretari a de Gobierno Técnico Administr ativo (Bibliotec a) Dependen cia que lo solicite/ todas las dependen cias, etc.

Diario *Varía según la información que se envíe.

Cartelera Información institucional, comunicado s, eventos, etc. Crear un canal de informa ción, donde el flujo de la misma, sea constan te y Linna Martínez Guana Secretari a de Gobierno Dependen cia que lo solicite/ todas las dependen cias, etc.

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Tel. 091 – 846 9160 \ 9213 Fax 846 9213 Casa de Gobierno Municipal Primer Piso Alban Cundinamarca efectivo Reunion es Información institucional, comunicado s, eventos, avances y gestión que se adelanta, etc. manten er un flujo de informa ción constan te y efectivo Moisés García Marín Linna Martínez Guana Alcalde Municipal Secretari a de Gobierno Dependen cia que lo solicite/ todas las dependen cias, etc.

Mensual *Varía según la información que se quiera comunicar Folletos Informati vos Información Institucional de interés General Crear un canal de informa ción, donde el flujo de la misma, sea constan te y efectivo . Linna Martínez Guana Secretari a de Gobierno Dependen cia que lo solicite/ todas las dependen cias, etc.

Mensual *Varía según la información que se quiera comunicar

3.3. Recursos a invertir:

En la comunicación interna los recursos necesarios de inversión son mínimos, ya que se cuenta con los proveídos por la alcaldía municipal, asesores de Gobierno en Línea y los dispuestos por la Secretaría de Conectividad mediante las asesorías técnicas y la página web.

Canal o herramienta Recursos Físicos Recursos humanos

Cartelera Marcadores, impresiones,

chinches, impresoras, papel, etc.

Andrés Gil, (Cargo), Bienestar empresarial.

Reuniones Sala de juntas, Biblioteca

Municipal, Video vean,

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material en medio magnético

Guana (Secretaria de Gobierno).

Folletos Informativos Computador, Impresora,

papel.

Guillermo Rodríguez (técnico Administrativo)

4. Ejecución de la estrategia de comunicaciones interna:

4.1. Calendario y responsables:

El Delegado territorial o líder Gobierno en Línea, es el encargado de dirigir los procedimientos a cumplir en la implementación, y motivar a los funcionarios a empoderarse de la estrategia de Gobierno en Línea.

Nombre del evento, actividad o acciones

Fecha de realización Objetivo Dependencia encargada Reunión informativa 30 de mayo Informar sobre el

plan de comunicaciones

adoptado por la Alcaldía de Albán y

las actividades a realizar

Secretaria de Gobierno

Consejo de Gobierno 10 de junio Delegar funciones mensuales a las

diferentes dependencias en aras de cumplir con

el plan de acción

Despacho del alcalde

Integración 4 de julio Crear vínculos afectivos que

mejoren el ambiente laboral y

la comunicación organizacional

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Tel. 091 – 846 9160 \ 9213 Fax 846 9213 Casa de Gobierno Municipal Primer Piso Alban Cundinamarca 4.2. Comunicación interna entre dependencias:

Actor Mecanismo Frecuencia

Despacho del alcalde  Presencial:

 Jefes de despacho de

otras dependencias

 Reuniones de Consejo

de Gobierno

 No presencial:

 Comunicaciones

escritas (Documentos, actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc)

 Llamadas telefónicas

 Correos electrónicos

SEMANAL

Secretaría de Planeación  Comunicaciones escritas (Documentos, actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc)

SEMANAL

Secretaría de Gobierno  Comunicaciones escritas (Documentos, actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc)

SEMANAL

Secretaría de Hacienda y tesorería

 Comunicaciones

SEMANAL

Secretaría de Educación, recreación y deporte

 Comunicaciones

SEMANAL

(9)

Enlace familias en acción  Comunicaciones escritas (Documentos, actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc)

SEMANAL

Dirección local de Salud  Comunicaciones escritas (Documentos, actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc)

SEMANAL

Comisaría de Familia  Comunicaciones escritas (Documentos, actas, circulares, memorandos, informes, reportes, etc)

SEMANAL

4.3. Evaluación de campañas y alcance:

Encargado Actividad o

compromiso

Periodicidad Resultados

Linna Martínez Enviar correo con

información

Diario Efectivo, regular, pendiente.

5. Público objetivo Externo:

(10)

6. Definición y ejecución de la Estrategia de Comunicación Externa:

6.1. Contenido y mensaje a transmitir:

Se busca informar al público objetivo externo sobre noticias, oferta institucional, eventos, actividades, resultados de gestión administrativa, datos de interés general y estadísticos.

6.2. Medios a utilizar para cumplir con los objetivos propuestos:

Se busca informar a los ciudadanos, empresarios y funcionarios de otras instituciones sobre la gestión institucional y la actualidad municipal, a través de diferentes canales que sean accesibles a las poblaciones y a las instituciones externas.

Medio/ Canal

Aspecto a comunica r

Objetivo Encargad

o

Depend encia

Público Objeto

Periodi cidad

Fuente informació n

Página web

Resultados semanales del número de visitas en la web, noticias, aspectos generales del

municipio, rendición de

cuentas, eventos, oferta instituciona l,

actividades

Brindar informaci ón

general al público objetivo externo, sobre la institució n y su gestión.

Guillermo Rodríguez

Técnico Administ rativo

Público objetivo externo.

(11)

Tel. 091 – 846 9160 \ 9213 Fax 846 9213 Casa de Gobierno Municipal Primer Piso Alban Cundinamarca Redes social es Informació n instituciona l, comunicad os, eventos, etc. Brindar informaci ón al público acerca de avances, logros, eventos, etc. Guillermo Rodríguez Rocío Garzón Secretar ía de Prensa Público objetivo externo.

Diaria *Varía según la información que se envíe. Revist a Institu cional Hacer pública la gestión de la alcaldía, dirigida al público interno y externo Presentar el balance de la gestión, informaci ón interna de la entidad e informaci ón de interés general Moisés García Marín Linna Martínez Despach o Alcalde Secretar ia de Gobiern o Público objetivo externo e interno

Anual *Dependen cia de donde se obtenga la información .

Radio Notificacio

nes judiciales (edictos, resolucion es, decretos) Brindar informaci ón de interés al público objetivo externo. Moisés García Marín Linna Martínez Despach o Alcalde Secretar ia de Gobiern o Público objetivo externo e interno Mensual /según se requiera. *Dependen cia de donde se obtenga la información .

6.3. Recursos a invertir:

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Canal o herramienta Recursos Físicos Recursos humanos

Página Web Computador, conectividad. Guillermo Rodríguez.

Técnico Administrativo

Redes Sociales Computador, conectividad. Guillermo Rodríguez.

Técnico Administrativo Rocío Garzón.

Coordinadora Cultura, recreación y deporte.

Revista Institucional Computador, conectividad,

impresora, papel, información física.

Moisés García Marín. Alcalde Municipal Linna Martínez Guana Secretaria de Gobierno.

Radio Emisora Jazmar Estéreo

Villeta Cundinamarca

Moisés García Marín. Alcalde Municipal Linna Martínez Guana Secretaria de Gobierno. Locutores emisora.

7. Ejecución de la estrategia de comunicaciones externa:

7.1. Calendario y responsables:

El Delegado territorial o líder Gobierno en Línea, es el encargado de dirigir los procedimientos a cumplir en la implementación, y motivar a los funcionarios a empoderarse de la estrategia de Gobierno en Línea.

Nombre del evento, actividad o

acciones

Medio o canal

Fecha de realización

Objetivo Dependencia encargada Charlas

Informativas

Redes sociales

27 de Junio Generar

apropiación de la estrategia Gobierno en

Guillermo Rodríguez (técnico

(13)

Línea

Información promocional

Página web A partir del 01 de

Agosto

Informar en brevedad sobre datos

generales.

Guillermo Rodríguez (Técnico

Admniistrativo)

7.2. Evaluación de actividades y alcance:

Encargado Actividad o

compromiso

Fecha de realización

Resultados

Guillermo Rodríguez (técnico Administrativo)

Charlas Informativas

27 de Junio Efectivo, regular, pendiente.

Guillermo Rodríguez (Técnico Admniistrativo)

Información promocional

A partir del 01 de Agosto

Efectivo, regular, pendiente.