• No se han encontrado resultados

Manual de Operación del WebPortal (Portal CFDI)

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2018

Share "Manual de Operación del WebPortal (Portal CFDI)"

Copied!
30
0
0

Texto completo

(1)

Manual de Operación del

WebPortal (Portal CFDI)

PROVEEDORES

Versión 4.2

Subdirección de Mercaderías

Subgerencia de Cuentas por Pagar

Integración de Proveedores a Facturación Electrónica

Este manual ha sido elaborado para ayudar a los proveedores en el proceso de envío de sus facturas electrónicas (CFDi) a Chedraui a través de una plataforma de uso gratuito basada en internet, la cual se conoce con el nombre de WebPortal o Portal CFDI. Aquí se cubren los elementos más importantes para hacerlo una herramienta de uso cotidiano y se presentan soluciones a posibles problemas durante su operación.

Grupo Comercial Chedraui

(2)

ÍNDICE

PRESENTACIÓN ... 3

¿Cuándo voy a cobrar? ... 3

PROPÓSITO ... 4

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS ... 4

CONSIDERACIONES PREVIAS ... 5

¿CÓMO ME DOY DE ALTA? ... 6

Ingresar al WebPortal por primera vez ... 10

¿CÓMO SUBO MIS FACTURAS ELECTRÓNICAS? ... 13

Agregar los datos faltantes a un .XML importado (Editar) ... 15

PARA TOMAR EN CUENTA SI YA USA EDIWIN CON OTRO CLIENTE ... 19

¿QUÉ HAGO SÍ… ... 20

Al darme de alta en portal no me acepta mi CERTIFICADO DEL SELLO DIGITAL (.CER)? ... 20

Olvidé mi CONTRASEÑA para entrar al WebPortal o no la tengo? ... 24

Después de editar mi factura me aparece un error de SINTAXIS/CARDINALIDAD? ... 25

Mi factura ya fue editada y sigue en PENDIENTES DE ENVIAR? ... 26

Subí la factura que NO ERA? ... 28

ETAPAS Y ÁREAS RESPONSABLES DURANTE EL PROCESAMIENTO DE LAS FACTURAS

ELECTRÓNICAS ... 29

Éste índice es interactivo, al dar click sobre cualquiera de los renglones será llevado a esa parte del manual.

(3)

PRESENTACIÓN

Este documento surge por la necesidad de apoyar a los proveedores, haciendo más ágil el proceso de envío de sus facturas electrónicas (CFDi) a Chedraui para su integración, conciliación y generación de la cuenta por pagar. El punto de partida es la relativa facilidad con que actualmente se puede tener acceso a una computadora conectada a internet, y al mismo tiempo, la poca complejidad que implica el uso de un sitio en internet con características muy similares a un correo electrónico como lo es el WebPortal (Portal CFDI). Por lo tanto, el área de Integración de Proveedores se ha dado a la tarea de preparar un texto con enfoque sencillo y amigable que verdaderamente ayude a los socios comerciales de esta empresa.

El WEBPORTAL está diseñado para ser un medio de transmisión, es un intermediario entre los proveedores cuyas facturas aún no cuentan con addenda y Chedraui, por eso debe estar pendiente del flujo de la información en cada etapa del proceso. Importar los XML es solamente el inicio, para que la mercancía que nos vende sea pagada no solamente debe ser recibida físicamente, requerimos el XML de la factura y la ejecución de varios procesos. Dicho archivo debe ser complementado con el número de la ORDEN DE COMPRA y el número de FOLIO DE RECEPCIÓN, así nuestro sistema podrá hacer las operaciones necesarias y generar la cuenta por pagar correspondiente.

¿Cuándo voy a cobrar?

Es muy importante que tome en consideración que existen procedimientos en Chedraui que permiten la existencia de orden en los procesos, lo cual implica que también existen tiempos. Una vez que recibimos su CFDI (XML) nuestro sistema hace el proceso de

INTEGRACIÓN a intervalos regulares durante el día, revisando la estructura de los archivos enviados y validando algunos datos. Durante la noche se corre el proceso de CONCILIACIÓN el cual enfrenta los datos de la ORDEN DE COMPRA, el recibo de mercancía y su XML, de dicho proceso surge un estatus para cada factura mismo que se muestra en el Portal Financiero. Una vez que las facturas tienen estatus de APROBADO PARA PAGO o APROBADO CON DIFERENCIAS quedan a disposición del proceso que genera la minuta (listado de FACTURASVENCIDAS, NO BLOQUEADAS y sus respectivos importes que serán pagados). A partir de que se publica en el Portal Financiero usted tendrá 2 días para aprobar cada una de ellas o bien solicitar una aclaración (las facturasque NO TENGAN

(4)

PROPÓSITO

Facilitar el uso del WebPortal (Portal CFDI) como herramienta de transmisión de facturas electrónicas a Chedraui.

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS

Hardware: Software:

• Una computadora de escritorio o laptop • Sistema operativo Windows XP, Vista, 7, 8, 8.1, 10 • Tarjeta de red (alámbrica o inalámbrica) • Navegador de internet Google Chrome o Mozilla Firefox

IMPORTANTE: no se garantiza la operatividad al 100% utilizando equipos de la marca Apple

(5)

CONSIDERACIONES PREVIAS

1. Para poder usar el portal el proveedor debe haber sido

autorizado

, de lo contrario el sistema

rechazará su solicitud

. Dicha autorización se hará de su conocimiento mediante un correo electrónico enviado por personal de

Integración de

Proveedores

informándole que debe de registrarse.

2. Al momento de llenar el formulario en línea para darse de alta, el portal solicita que se suba el

archivo .CER

(

certificado

del sello digital

)

que se utilice para timbrar las facturas. Esto es con el fin de que el portal pueda verificar que las facturas electrónicas importadas o subidas pertenezcan al usuario que abrió la sesión de trabajo. Si el archivo .CER no se sube por la razón que sea, no se podrá completar el proceso de registro y tampoco se podrá hacer uso del portal. Es importante hacer mención de que

Chedraui NO tiene acceso a los archivos .CER de los proveedores

.

3. No importa si el proveedor genera sus propias facturas electrónicas o si lo hace a través de otra empresa, deberá tener a su disposición los

archivos .XML

de dichas facturas para poder subirlos al portal. Si la factura no está debidamente

timbrada

el portal no permitirá su carga.

(6)

¿CÓMO ME DOY DE ALTA?

Si usted NO RECIBIÓ este documento por medio de un correo electrónico del área de Integración de Proveedores significa que su clave de proveedor puede estar bloqueada para hacer uso del WebPortal y por lo tanto su solicitud de alta será rechazada automáticamente.

SI USTED ES UN PROVEEDOR NUEVO POR FAVOR CONTACTE A Edgar Ramírez Hernández (228) 842 1100 ext 1304 PARA SER INFORMADO SOBRE EL WEBPORTAL Y LOS ESQUEMAS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA VIGENTES EN CHEDRAUI.

Lo primero es tener a la mano los datos del proveedor (empresa o persona) así como el archivo .CER que actualmente usa para timbrar sus facturas electrónicas y un correo electrónico vigente al cual tenga acceso inmediato, es preferible que dicho correo sea de quien haga el proceso de alta y esté encargado de la facturación y/o la cobranza.

1. Ingrese a la página www.grupochedraui.com.mx desde su navegador de internet (Chrome o Firefox).

En caso de que por cualquier motivo no pueda ingresar a la pantalla de proveedores en la página principal de Chedraui, puede utilizar este acceso directo copiándolo en la barra de direcciones de su navegador o bien dando click directamente sobre él.

http://chedrauicorp.random-interactive.com/index.php?r=provider

(7)

3. En la siguiente ventana dé click en RECEPCIÓN CFDI PROVEEDORES RETAIL.

4. Luego le mostrará en la parte inferior los 4 botones principales. Dé click en ALTA PROVEEDOR RETAIL

5. Automáticamente se va a abrir otra ventana del navegador en la que deberá llenar los datos de identificación así como subir el certificado del sello digital. Tome en consideración estos consejos y utilice como guía la imagen de la página siguiente:

A) Asegúrese de escribir los datos tal y como aparecen en su cédula de identificación fiscal.

B) Le recomendamos anotar y conservar en un lugar seguro tanto la pregunta de seguridad como la respuesta a dicha pregunta. Los utilizará si en algún momento olvida su contraseña para entrar al portal.

C) La cuenta de correo electrónico que indique aquí será en la que se recibirá toda la comunicación oficial generada por el portal. El contacto es la persona responsable de enviar las facturas electrónicas o quien esté haciendo el registro de alta. D) El archivo con terminación .CER es el único que acepta el portal, si hubiera algún problema mostrará un mensaje de error; tome en cuenta que debe ser el mismo Certificado de Sello digital con el que timbra sus facturas. Éste archivo tiene que estar en su computadora pues utilizando el botón SELECCIONAR ARCHIVO deberá indicarle su ubicación al sistema.

Si tuviera problemas con su certificado por favor consulte la sección “¿Qué hago si…” en la página 21

(8)
(9)

Si hubo algún problema el portal mostrará un cuadro de diálogo indicándolo. Como ejemplo le presentamos estos 2, el primero es debido a que el certificado no corresponde (recordemos que el SAT emite diferentes tipos de certificados, para la FIEL y para los Sellos Digitales), y el segundo porque se intentó subir el archivo .CER de otra empresa.

SI SU ARCHIVO .CER ES CORRECTO Y EL PORTAL LO RECHAZA SIGA EL PROCEDIMIENTO DETALLADO EN LA PÁGINA 21, PARA PODER VER Y DESCARGAR LOS CERTIFICADOS ASOCIADOS A SU RFC DIRECTAMENTE DESDE LA PÁGINA WEB DEL SAT, SIN TENER QUE HACER CITAS NI ACUDIR A UNA OFICINA.

Es importante hacer notar que se pueden empezar a subir las facturas electrónicas desde el momento en que el WebPortal asigna usuario y contraseña.

Por seguridad el WebPortal pedirá que usted cambie la contraseña tanto la primera vez que ingrese como todas aquellas en las que usted pida un cambio de contraseña al departamento de Integración de Proveedores,

(10)

Ingresar al WebPortal por primera vez

7. Desde la página www.grupochedraui.com.mx dé click a PROVEEDORES. En caso de que por cualquier motivo no pueda ingresar a la pantalla de proveedores en la página principal de Chedraui, puede utilizar este acceso directo copiándolo en la barra de direcciones de su navegador o bien dando click directamente sobre él.

http://chedrauicorp.random-interactive.com/index.php?r=provider

8. En la siguiente ventana dé click en RECEPCIÓN CFDI PROVEEDORES RETAIL.

(11)

10. Se abrirá una nueva ventana en su navegador. Utilice el USUARIO y CONTRASEÑA que el sistema le mandó a su correo electrónico. Luego dé click en el botón INICIAR SESIÓN. En caso de que su navegador le preguntara ¿Guardar la contraseña para este sitio? Ustede deberá indicar que NO DESEA GUARDAR LA CONTRASEÑA, pues será cambiada más adelante (la primera vez que ingrese) y no tiene caso conservarla.

(12)

Puede darse el caso de que su contraseña no sea aceptada, si es así le aparecerá una ventana como éstas donde le dice porque fue rechazada y tendrá que escribir una nueva contraseña tomando en consideración lo que el sistema le indique.

12. Si el cambio se hace correctamente aparecerá este mensaje de confirmación, y deberá utilizar su nueva contraseña a partir de la próxima sesión. Dé click en SEGUIR para continuar.

(13)

¿CÓMO SUBO MIS FACTURAS ELECTRÓNICAS?

Los archivos que terminan en .XMLSON LOS ÚNICOS QUE SE ENVÍAN por ello deberán estar en su computadora al efectuar este procedimiento. No importa si sus facturas fueron generadas por usted o si contrató los servicios de otra empresa para ello, lo que sí importa es que DEBEN ESTARTIMBRADAS. No afecta si la factura tiene ADDENDA, porque el WebPortal NO la toma en cuenta para validación y procesamiento, lo importante es la parte fiscal. Tenga identificadas las facturas que va a subir con sus respectivos números de pedido (ORDEN DE COMPRA) y recepción (FOLIO DE RECIBO) y siga los pasos para Ingresar al WebPortal por primera vez. Si por cualquier motivo no puede ingresar por medio de la página principal de Chedraui puede utilizar este link

http://webportal.edicomgroup.com/suppliers/chedraui/indexViewer.html

1. Una vez que ingresó al WebPortal con el USUARIO y la CONTRASEÑA QUE USTED CREÓ verá la pantalla principal.

2. Dé click en la barra de menús en DOCUMENTOS y luego en IMPORTAR

(14)

4. El nombre del archivo .XML aparecerá en pantalla. Le sugerimos hacer el proceso de uno por uno mientras se familiariza con el portal y su uso. Dé click en ACEPTAR para que el archivo sea importado.

(15)

6. Todos los archivos recién importados están en la carpeta PENDIENTES DE ENVIAR y debido a que tienen “error” aparecen con las letras en rojo. El color ROJOsirve para indicar que algo está mal con la factura, ya sea que le sobre o le falte.

Agregar los datos faltantes a un .XML importado (Editar)

7. Para agregar el número de la ORDEN DE COMPRA (OC) y el FOLIO DE RECEPCIÓN es necesario EDITAR el archivo. Dé doble click en la factura que va a editar o bien dé click con el botón derecho en las letras rojas, aparecerá un pequeño menú y luego

dé click en el ícono de una libreta y un lápiz , se abrirá una ventana en la que se muestra la información de la factura. Una tercera manera de editar su XML es dando click con el botón izquierdo sobre las letras rojas, el fondo cambiará a azul indicando con ello que el registro está seleccionado, de click sobre el ícono de la libreta y lápiz que aparece en la esquina superior del lado izquierdo, exactamente debajo de la palabra pendientes.

(16)

8. Dé click en DATOS GENÉRICOS para que se abra la ventana que permite capturar la ORDEN DE COMPRA y el FOLIO DE RECEPCIÓN.

IMPORTANTE: Tanto la ORDEN DE COMPRA como el FOLIO DE RECEPCIÓN deben ser de 10 dígitos. La

ORDEN DE COMPRA debe empezar con 1, 2, 7, 8 o 9 y el FOLIO DE RECEPCIÓN con 1, 2 o 5.

Puede darse el caso de que al entregar en un CEDIS o TIENDA el FOLIO DE RECEPCIÓN tenga menos de 10 números, así que deberá rellenar con ceros los espacios faltantes entre el número 5 inicial y el folio como aparece en el documento, de esta manera:

(17)

INFORMACIÓN SEA REGISTRADA OPORTUNAMENTE PEMITIENDO LA ASOCIACIÓN DE TODOS LOS FOLIOS QUE CORRESPONDAN A LA FACTURA QUE VA A COBRAR.

Aquí le presentamos otro ejemplo en el cual el CEDIS entregó un folio de cinco dígitos. El procedimiento es poner primero el cinco

porque TODOS los folios de recibo introducidos en el WebPortal deben iniciar con 5, luego poner cuatro ceros y los cinco dígitos del folio para que sean 10 números en total. NUNCA ponga los ceros al final del folio pues su factura NO SERÁ PROCESADA por el sistema.

9. Una vez capturados los números de la ORDEN DE COMPRA y el FOLIO DE RECEPCIÓN debe guardar los cambios. Dé click sobre el botón GUARDAR Y ENVIAR para que el portal procese la factura y la mande al servidor de Chedraui que le corresponde.

10. El WebPortal revisará su factura y enviará un mensaje indicando si hubiera algún error en el XML, dependiendo del problema podrá solucionarlo revisando la sección “¿QUÉ HAGO SI…”; para las situaciones no previstas en dicho apartado deberá comunicarse con el departamento de Integración de Proveedores (los datos de contacto aparecen al final de este manual). En

(18)

que la factura llega a RECUPERADOS no tarda más de 2 minutos. Si tarda más que eso por favor aplique el procedimiento detallado en la página 26, en caso de que eso no resuelva su problema deberá enviar un correo electrónico a

soptecnico@chedraui.com.mx para que sea atendido por el departamento de Integración de Proveedores y se le dé el seguimiento adecuado.

El camino que recorre una factura electrónica dentro del WebPortal de Chedraui es el siguiente:

1. Llega a PENDIENTES DE ENVIAR cuando es importado (carga del CFDi), 2. Una vez editado el sistema lo pasa a MARCADOS PARA ENVIAR,

3. Luego es movido a ENVIADOS, si hubiera algún problema de comunicación pasaría a RECHAZADOS y

4. Si todo está bien llega a RECUPERADOS, lo cual quiere decir que fue depositado en nuestro servidor para que sea integrada y conciliada

Una vez que el WebPortal empiece a procesar la factura electrónica la pasará de una carpeta a otra en cuestión de segundos. En caso de que vea que pasa más de 1 minuto y su factura se queda “atorada” en Pendientes de Enviar, Marcados para Enviar o

Enviados debe dar click en la barra de menús en DOCUMENTOS REFRESCAR CARPETAS si después de eso su factura continúa donde la vió por última vez deberá aplicar el proceso detallado en la página 27.

Todas las facturas enviadas correctamente aparecerán en la carpeta RECUPERADOS, ese es su acuse de recibo. Es muy importante el dato que aparece en la columna FECHA CAMBIO SITUACIÓN, pues representa el momento exacto en que su XML llegó a nuestro servidor; para cualquier aclaración le recomendamos tomar una captura de pantalla a esta carpeta frecuentemente (dependiendo de que tantos documentos envíe) porque el portal SÓLO LOS ALMACENA POR 2 MESES.

(19)

en el Portal Financiero debe levantar un incidente contactando al Centro de Atención de Proveedores (01 800 838 9967) para que el área correspondiente lo atienda. Algunos de los motivos por los que su factura no es procesada tienen que ver con errores de registro preliminar en la tienda o el CEDIS, números de ORDEN DE COMPRA erróneos y fallas en la transmisión de datos.

IMPORTANTE: PARA VER LAS FACTURAS Y SU ESTATUS DE PAGO EN EL PORTAL FINANCIERO DEBERÁ TENER USUARIO Y CONTRASEÑA, LOS CUALES SON INDEPENDIENTES A LOS DEL WEBPORTAL. PUEDE SOLICITARLOS LLAMANDO AL (228) 842 1100 EXT. 1016, 1017 O 1018 DEBE TOMAR EN CONSIDERACIÓN QUE ESTE TRÁMITE TARDA CUANDO MENOS 3 SEMANAS, Y QUE EL USO DEL PORTAL FINANCIERO GENERA UN COBRO MENSUAL Y UNA ANUALIDAD.

11. Si va a enviar otra factura repita los pasos 2 al 10. Si ya terminó su actividad en el WebPortal dé click en la barra de menús en el botón CERRAR SESIÓN.

PARA TOMAR EN CUENTA SI YA USA EDIWIN CON OTRO CLIENTE

EL WEBPORTAL (PORTAL CFDI) DE CHEDRAUI ES UN DESARROLLO DE LA EMPRESA EDICOM Y OTRAS CADENAS COMERCIALES TIENEN CONTRATADOS SERVICIOS SIMILARES. SI USTED YA UTILIZA ESTE MECANISMO PARA ENVIAR SUS FACTURAS A OTROS CLIENTES POR FAVOR TENGA EN CUENTA QUE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN Y LOS PROCEDIMIENTOS VARÍAN, POR LO TANTO PARA EL CASO DE CHEDRAUI, DEBE HACER SÓLO LO QUE AQUÍ LE PEDIMOS. NO ES NECESARIO QUE AGREGUE LOS PDF, TAMPOCO HACE FALTA QUE SUBA AL PORTAL IMÁGENES NI QUE COLOQUE MÁS INFORMACIÓN DE LA QUE LE SOLICITAMOS

(20)

SABEMOS QUE SUS ACTIVIDADES COMERCIALES NO NECESARIAMENTE COINCIDEN CON NUESTROS HORARIOS DE OFICINA (DE LUNES A JUEVES DE 8:00 A 14:00 Y DE 16:00 A 18:00 HRS, Y LOS VIERNES DE 8:00 A 14:00 HRS.), ASÍ QUE PREPARAMOS ESTA SECCIÓN PARA AYUDARLE CON SITUACIONES O PROBLEMAS QUE SON COMUNES Y QUE PUEDEN SER RESUELTOS POR USTED MISMO DE MANERA QUE NO TENDRÁ QUE ESPERAR A QUE UNO DE NUESTROS ANALISTAS ESTÉ DISPONIBLE.

¿QUÉ HAGO SÍ…

Al darme de alta en portal no me acepta mi CERTIFICADO DEL SELLO DIGITAL (.CER)?

En caso de que no tenga su certificado del Sello Digital, podrá tramitarlo directamente por internet en la página del SAT que está aquí abajo y una vez que lo tenga deberá hacer el nuevamente el proceso de alta desde el inicio, como se muestra en la página 6.

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/tramites/comprobantes_fiscales/Paginas/default.aspx

A veces el tráfico del portal impide que el proceso valide el certificado, le recomendamos intentarlo al menos 2 veces dejando pasar unos minutos entre cada intento. También puede darse el caso de que esté subiendo el archivo que no es. El SAT genera archivos .CER para la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y para los Sellos Digitales, un contribuyente puede tener varios certificados sobre todo si factura en diferentes lugares, o de acuerdo con sus necesidades. Recuerde que debe subir el CERTIFICADO DEL SELLO DIGITAL con el que TIMBRA sus CFDi, para saber cuál es el certificado correcto abra un XML y localice el número de certificado, ese es el nombre del archivo que deberá subir.

En algunas ocasiones los certificados son rechazados por el portal por tener errores o por estar vencidos. Para verificar y/o recuperar un certificado digital puede utilizar esta liga del Servicio de Administración Tributaria.

https://portalsat.plataforma.sat.gob.mx/RecuperacionDeCertificados/

(21)
(22)

La página le mostrará los distintos sellos que tiene asociados a su RFC y verá algo parecido a la siguiente imagen:

(23)

Para poder descargar su certificado, coloque el puntero y dé click sobre el número de serie o bien como lo muestra la imagen, dé click con el botón derecho sobre el número de serie que va a descargar y verá un pequeño menú, ahí dé click en Guardar vínculo como…

En el navegador Mozilla Firefox al dar click izquierdo sobre el Número de Serie del certificado, le mostrará una ventana indicando que no puede descargar su archivo .CER; ignore el mensaje dando click izquierdo en ACEPTAR y dé click con el botón derecho sobre el certificado para poder obtenerlo tal como se explicó anteriormente. Proceda a guardar su archivo .CER como la siguiente imagen lo muestra:

(24)

Olvidé mi CONTRASEÑA para entrar al WebPortal o no la tengo?

Es frecuente que en las empresas haya cambios de personal y que por lo mismo algunas contraseñas se extravíen, o bien, que uno tiene tantas contraseñas que alguna se nos llega a olvidar. Hay dos formas de resolver esto:

1. Utilizar la pregunta y la respuesta que se establecieron al momento de darse de alta dando click en ¿Olvidó su contraseña?

Para escribir la respuesta a su pregunta secreta definida al darse de alta.

2. Pedir el cambio de contraseña al área de Integración de Proveedores mediante un correo electrónico a

soptecnico@chedraui.com.mx

NOTA: ESTE MISMO CORREO SIRVE PARA QUE CANALICE SUS DUDAS TANTO AL RESPECTO DEL FUNCIONAMIENTO DEL WEBPORTAL COMO DE CUALQUIER OTRO TEMA DIRECTAMENTE RELACIONADO CON LA ENTREGA DE MERCANCÍAS Y SU FACTURACIÓN. ES MUY IMPORTANTE QUE CUANDO ENVÍE UN CORREO ELECTRÓNICO INCLUYA LOS SIGUIENTES DATOS PARA UNA IDENTIFICACIÓN PRECISA Y UNA ATENCIÓN RÁPIDA:

NÚMERO DE PROVEEDOR TELÉFONO DE CONTACTO

RFC

MENSAJE DE ERROR

(25)

Después de editar mi factura me aparece un error de SINTAXIS/CARDINALIDAD?

Los errores de cardinalidad aparecen porque al momento de editar la factura quedan CAMPOS o LÍNEASVACÍAS, las cuales deben borrarse para que el sistema pueda procesar el archivo adecuadamente. Siempre verifique que después de agregar los números de la ORDEN DE COMPRA y del FOLIO DE RECEPCIÓN no hayan sido insertadas más líneas o etiquetas.

1) Proceda a editar el documento que se generó el error como normalmente lo hace. Debido al error las letras continúan en color rojo.

(26)

3) Una vez que haya llenado el campo vacío deberá guardar los cambios e indicar al sistema que la factura está lista para ser revisada y transmitida dando click en GUARDAR Y ENVIAR; si aún tuviera algún otro problema el portal se lo hará saber mediante un mensaje de error; en caso de que dicho problema no estuviera detallado en esta sección por favor contacte al departamento de Integración de Proveedores para recibir la atención requerida.

Mi factura ya fue editada y sigue en PENDIENTES DE ENVIAR?

En algunos casos se debe a que la comunicación se interrumpe momentáneamente al momento de procesar el archivo, por la misma red o bien por el tráfico en el Portal (actualmente la tercera parte de los proveedores de Chedraui envían sus facturas electrónicas por medio del WebPortal, el volumen de estas operaciones supera los cien mil documentos XML por mes). Para resolver este problema es necesario volver a validar el archivo y luego retransmitirlo.

(27)
(28)

4) Si la factura tiene todo correcto será procesada normalmente y al cabo de unos minutos estará en la carpeta de RECUPERADOS

Subí la factura que NO ERA?

Pueden darse típicamente tres casos:

1) Al importar seleccionó una factura electrónica de la cual aún no tiene el FOLIO DE RECEPCIÓN y/o la ORDEN DE COMPRA. Para este caso no hay problema, el WebPortal puede almacenar las facturas hasta por un mes; una vez que haya obtenido los datos faltantes regrese al WebPortal y edite la factura como se describe en la página 10.

2) Subió una factura de otro cliente. Como no van a coincidir los datos fiscales del receptor de la factura el portal la va a rechazar si se intenta transmitir; si esto pasa deberá borrarla o eliminarla.

3) Hay errores en la factura y debe ser eliminada para que no sea procesada.

(29)

ETAPAS Y ÁREAS RESPONSABLES DURANTE EL PROCESAMIENTO DE LAS FACTURAS

ELECTRÓNICAS

Etapa

ÁREA RESPONSABLE

Recepción de la factura e integración al sistema

Integración de Proveedores

Edgar Ramírez Hernández (Jefe Análisis e Integración de Proveedores a F.E.)

eramirezh@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1304

Cristal López Cruz (Analista de Facturación Electrónica)

crlopez@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1529

Emmanuel Cervantes Ruiz (Analista de Facturación Electrónica)

ecervantes@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1262

Gabriela Hernández Gabriel (Analista de Facturación Electrónica)

ghernandez@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1231

Conciliación de la factura Registro de Mercaderías Ricardo Enrique Blancas García

rblancas@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1944

Registro de Mercaderías Jorge Hernández Cosme

johndez@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1490

Aclaraciones

Quintina Zitácuaro Contreras

qzitacuaro@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1123

Ciria Ruiz Meneses

ciruiz@chedraui.com.mx (228) 842 1100 ext. 1658

Soporte Técnico del WebPortal (Portal CFDI)

soptecnico@chedraui.com.mx

Portal Financiero

01(800) 337 8233

Proveedores nuevos no llamen al 01 800, por favor comuníquense al Corporativo de Xalapa

(228) 842 1100 ext. 1016-1018

Centro de Atención a Proveedores (CAP)

Problemas con facturas, recibos, importes y cantidades reflejados (o faltantes) en el Portal Financiero

01 (800) 838 9967

LE RECORDAMOS QUE PARA UNA MEJOR ATENCIÓN SU PRIMER PUNTO DE CONTACTO DEBERÁ SER EL

CENTRO DE ATENCIÓN A PROVEEDORES

PARA QUE LE GENERE UN INCIDENTE Y SE LE PUEDA DAR EL

(30)

1. DARSE DE ALTA

1.1. Ingrese a www.grupochedraui.com.mx mediante MOZILLA FIREFOX o

GOOGLE CHROME. 1.2. Dé click en

para abrir el formulario de registro.

1.3. Llene los datos del proveedor y los suyos, suba el archivo .CER con que timbra sus facturas.

1.4. SI TODO ESTÁ CORRECTO el portal le enviará USUARIO y CONTRASEÑA al correo electrónico que registró en el formulario.

1.5. Al entrar por primera vez el portal le pedirá que cambie la contraseña, usted deberá crearla siguiendo las indicaciones en pantalla.

2. IMPORTAR XML

2.1.En la página principal de Chedraui dé click en

. En la nueva ventana teclee su usuario y contraseña. Si por algún motivo no se puede ingresar desde la página web de Chedraui utilice este acceso directo

http://webportal.edicomgroup.com/suppliers/chedraui/indexViewer.html

2.2.Una vez que ingresó, de click en , luego localice

el archivoXML utilizando el botón

2.3.Después de que seleccionó el archivo y su nombre aparece abajo del botón

examinar de click en

2.4.Si todo está bien aparecerá una nueva ventana indicando que se importó un documento y mostrará una lista de 9 errores, SON ALERTAS NORMALES

3. EDITAR CFDI

3.1. Su factura aparecerá en la carpeta y tendrá las letras de color ROJO, indicando que faltan datos o hay errores. Dé doble click sobre las letras para entrar al modo de edición.

3.2. Utilice la barra de desplazamiento vertical (está del lado derecho de la pantalla) y bájela hasta que vea un conjunto de 6 pestañas. Dé click sobre

3.3. Teclee los números de la ORDEN DE COMPRA y del FOLIO DE RECEPCIÓN en los espacios correspondientes. Ambos números deben ser de 10 dígitos. La Orden de Compra puede empezar con 1, 2, 5, 7, 8 y 9, y el Folio de Recepción con 1, 2 y 5. Si su folio es menor a 10 dígitos deberá ponerle al principio un CINCO y los CEROS necesarios para acompletar. Si su folio es de 5 dígitos deberá quedar así 5000034677; si fuera de 7, así 5008829304

3.4. Finalmente dé click en , con ello se salvarán los cambios e iniciará la transmisión hacia el servidor de Chedraui.

4. COMPROBAR EL ENVÍO

Después de un máximo de DOS MINUTOS a partir de que dio click en Guardar y

¿PROBLEMAS?

Certificado del Sello Digital

(NO ES EL DE LA FIEL)

Vaya a la página de Hacienda para verlo y descargarlo

https://portalsat.plataforma.sat.gob.

mx/RecuperacionDeCertificados/

Contraseña de acceso olvidada

o perdida

Intente desde la página de inicio dando click en el botón

, si eso no funciona solicite el reseteo a

soptecnico@chedraui.com.mx

Factura editada que sigue en

Pendientes de Enviar

De click derecho sobre las letras rojas, luego click izquierdo en

. Después dé click derecho en las letras y luego click izquierdo en

Error de cardinalidad

La Orden de Compra o el Folio de Recepción tienen errores o falta alguno de ellos, corrija y dé click en

Error de punto operacional

Hay error en el RFC de Chedraui o en el del Proveedor, corrija y re-facture. NO OLVIDE NOTIFICARLO AL CENTRO DE ATENCIÓN A PROVEEDORES 01(800) 838 9967

Factura equivocada

Referencias

Documento similar

Cedulario se inicia a mediados del siglo XVIL, por sus propias cédulas puede advertirse que no estaba totalmente conquistada la Nueva Gali- cia, ya que a fines del siglo xvn y en

No había pasado un día desde mi solemne entrada cuando, para que el recuerdo me sirviera de advertencia, alguien se encargó de decirme que sobre aquellas losas habían rodado

[r]

SVP, EXECUTIVE CREATIVE DIRECTOR JACK MORTON

Social Media, Email Marketing, Workflows, Smart CTA’s, Video Marketing. Blog, Social Media, SEO, SEM, Mobile Marketing,

Products Management Services (PMS) - Implementation of International Organization for Standardization (ISO) standards for the identification of medicinal products (IDMP) in

This section provides guidance with examples on encoding medicinal product packaging information, together with the relationship between Pack Size, Package Item (container)

b) El Tribunal Constitucional se encuadra dentro de una organiza- ción jurídico constitucional que asume la supremacía de los dere- chos fundamentales y que reconoce la separación