Auditoria de gestión a servicios médicos odontológicos SONRIECUADOR S.A.

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TITULACIÓN DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Auditoria de gestión a servicios médicos

odontológicos Sonriecuador S.A.

, de la ciudad de

Q

uito, año

2010

AUTORA:

Banegas Sánchez

, Zoila Carmita

DIRECTOR:

Sempèrtegui Alvarez

, Edgar Vinicio, MBA

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ii MBA. EDGAR SEMPÉRTEGUI

DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORIA DE LA U.T.P.L.

C E R T I F I C A:

Que el presente trabajo de Tesis realizado por la estudiante: ZOILA CARMITA BANEGAS SANCHEZ, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación

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Cesión de derechos

Yo, ZOILA CARMITA BANEGAS SANCHEZ, declaro ser autora del presente trabajo y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.

Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la

Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”

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DEDICATORIA

Este trabajo lo quiero dedicar en primer lugar a mi Dios, ya que con su grandeza, poder y sabiduría me concedió la vida, a mis padres quienes con su cariño y dedicación me formaron como persona y como mujer, a mi esposo quien con su amor y comprensión ayudo y apoyo en mis estudios, a mis tres hijos que son mi tesoro a dos los tengo en la tierra y son mis compañeros y a una linda niña que es mi angelito y que esta en el cielo, a mi hija política que es una mujer hermosa poseedora de un gran corazón y que me regalo un lindo nieto que es mi luz, y mi juguete.

Como no dedicar este trabajo a la Universidad Técnica Particular de Loja que me acogió como su alumna y me brindo los conocimientos necesarios para desenvolverme en mi vida profesional, a todos y cada uno de mis compañeros y compañeras con nombre y sin nombre que me ofrecieron su sonrisa y amistad.

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AGRADECIMIENTO

Brindo mi más afectuoso agradecimiento a la empresa SERVICIOS

MEDICOS ODONTOLOGICOS “SONRIECUADOR S.A.” En especial a su

Gerente General Dr. Carlos Ortiz González por darme la facilidad para hacer este trabajo que permitirá cumplir el anhelo de mi vida, como es ser profesional.

Agradezco también a la Universidad Técnica Particular de Loja por haberme abierto sus puertas, dentro de cuyas instalaciones pude capacitarme para obtener una profesión, agradezco también a mis padres, esposo, hijos y nieto por el cariño y comprensión que me entregan día a día.

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INDICE DE CONTENIDOS

Página

Portada

Certificación del Director de Trabajo ……….. ii

Declaración y Cesión de Derechos ……….. iii

Autoría …..……….. iv

Dedicatoria …...………..……… v

Agradecimiento ………. vi

Introducción ………... 1

CAPÍTULO 1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 1.1 Descripción de la Empresa ...……….…………. 2

1.1.1 Tipo de Empresa……….. 3

1.1.2 Ubicación……….. 3

1.1.3 Organigrama Estructural y Funcional……… 4

1.2 Base Legal ….……….. 5

1.3 Plan Estratégico ……….. 5

1.3.1 Misión….……… 6

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1.3.3 Valores………... 7

1.3.4 Objetivos……… 7

CAPÍTULO 2 MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN 2.1 Antecedentes……… 9

Página 2.1.1 Control de Gestión ………..….. 10

2.1.2 Elementos de Control………. 11

2.1.3 Planeación Estratégica……… 12

2.2 Auditoría de Gestión………... 13

2.2.1 Definición ………. 13

2.2.2 Propósitos………. 14

2.2.3 Objetivos de la Auditoria de Gestión………. 14

2.2.4 Alcance………. 15

2.2.5 Enfoque………. 18

2.2.6 Riesgos de Auditoria de Gestión……… 18

2.3 Procesos de la Auditoria de Gestión……….… 20

2.3.1 Conocimiento y Comprensión de la Entidad a Auditar……… 21

2.3.2 Planificación………. 25

2.3.3 Ejecución……….. 31

2.3.4 Comunicación de Resultados………. 36

2.3.5 Seguimiento……….. 40

2.4 Indicadores para la Auditoria de Gestión………. 41

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2.4.2 Objetivos………... 41

2.4.3 Características………. 41

2.4.4 Parámetros……….. 42

2.4.5 Clasificación……… 42

2.5 Herramientas para la Auditoria de Gestión……… 44

2.5.1 Técnicas de Auditoria……….… 44

2.5.2 Marcas de Auditoria……….... 47

2.5.3 Papeles de Trabajo………. 48

Página CAPÍTULO 3 APLICACIÓN PRÁCTICA Papeles de trabajo ………. 54

Informe ………... 99

Capítulo | ……… 100

Capítulo II ……… 103

Conclusiones ……….. 109

Recomendaciones ……….. 110

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RESUMEN EJECUTIVO

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INTRODUCCIÓN

Es fundamental conocer el desarrollo de cada una de las empresas en Ecuador y en especial en el ámbito de la salud, siendo necesario contribuir al desarrollo y mejoramiento de cada uno de ellos por tanto , el presente trabajo comprende en su capítulo 1, la descripción de la empresa SERVICIOS MÉDICOS

ODONTOLÓGICOS “SONRIE ECUADOR S.A, constituida el 8 de noviembre del 2006, en la ciudad de Quito, con sucursales en las provincias de Ambato, Santo Domingo de los Tsáchilas y Riobamba cuya misión es brindar servicios médicos odontológicos a bajos precios, contribuyendo a mejorar la Salud del pueblo ecuatoriano, teniendo la visión de convertirse en una empresa líder en el mercado de salud odontológica, instalando clínicas de especialidades médicas a nivel nacional.

El capituló 2 describe el marco teórico de la investigación, en el cual se comenta sobre los antecedentes de la auditoría y especialmente se define a la auditoría de gestión como el examen de eficiencia, eficacia, economía y equidad de los recursos por medio de la información interna y externa de la organización de tipo contable, comercial, estadístico y operativo, la misma que después de ser analizada permite evaluar los resultados históricos, desviaciones, establecer tendencias y producir rendimientos. Se describen cada uno de los procesos de la auditoría de gestión sus fases de conocimiento preliminar, planificación, ejecución, comunicación de resultados y seguimiento.

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3 CAPITULO 1

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

1.1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

SERVICIOS MÉDICOS ODONTOLÓGICOS “SONRIE ECUADOR S.A.”, es constituida en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, capital de la república del Ecuador, el ocho de noviembre del año dos mil seis, ante el Dr. Homero López Obando, Notario Vigésimo Sexto Suplente del Cantón Quito, el ocho de noviembre del 2006, con un capital social de $840,00 (OCHOCIENTOS CUARENTA, 00/100 DÓLARES AMERICANOS, los mismos que son aportados por veinte y nueve accionistas, todos ecuatorianos y mayores de edad, quienes se comprometen a que la sociedad anónima se regirá por las leyes ecuatorianas y el estatuto, se señala como dirección principal la ciudad de Quito, y por resolución de la Junta General se podrá establecer agencias, sucursales, oficinas, representaciones y establecimientos en cualquier lugar del país o del exterior respetando las disposiciones legales establecidas, la duración de la Compañía es de treinta años contados de la fecha de inscripción en el Registro Mercantil del domicilio principal, pero se podrá disolver en cualquier tiempo o prorrogar su plazo de funcionamiento si así lo resolviere la Junta General de Accionistas.

SERVICIOS MÉDICOS ODONTOLÓGICOS “SONRIECUADOR S.A.” son clínicas dentales cuyas dos primeras agencias nacieron en el sector norte de la ciudad de Quito, durante el mes de junio del año 2007.

La primera agencia que se apertura se la denominó “Karolina”, y es en la Matriz en la cual se desarrollan las actividades administrativas y de coordinación.

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horas diarias de lunes a sábado en horario de 08H00 am hasta las 20H00, dirigidos por un médico coordinador en cada turno.

Los precios que tienen estas clínicas para la atención son módicos, sus instalaciones y equipos son nuevos y cómodos.

La atención brindada, el horario, los precios y comodidad ha logrado captar la atención de innumerables pacientes, lo que influyo en los directivos el tener que abrir una tercera agencia en el sector sur de Quito, , esta agencia también cuenta con ocho cubículos, trabajando en las mismas condiciones que las anteriores agencias.

En el año 2009 la Junta General de Accionistas y el Gerente acuerdan abrir agencias en Santo Domingo de los Tsáchilas, Ambato y Riobamba, para lo cual se nombran coordinadores y se pone en marcha las nuevas agencias, en similitud accionar que las agencias que funcionan en la ciudad de Quito.

1.1.1. Tipo de empresa

Conforme la escritura pública de constitución, es una Compañía Anónima que se encuentra, registrada ante la Superintendencia de Compañía, conforme a la resolución No. 07.Q.IJ.000093, de 8 de enero del 2007.

1.1.2. Ubicación

La agencia matriz, “Karolina”, se encuentra ubicado en las calles Corea y Núñez de Vela N120 esquina edificio Carolina 2000; otra agencia denominada “Laser”

se encuentra en la avenida de los Shyris entre la Tierra y Zurriago edificio

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1.1.3. Organigrama Estructural y funcional

Fuente: Empresa SORIENCUADOR S.A. Elaborado por autora

Junta de accionistas

Es la máxima autoridad de la empresa se encarga de la toma de decisiones para el desarrollo de las actividades de la empresa.

Gerente General

Es la persona que administra y dirige a la Sociedad Anónima.

Gerente Comercial

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6  Gerente Financiero

Encargado de la contabilidad de la empresa y sus sucursales.

Emite estados financieros para la toma de decisiones de la junta de accionistas.

Gerente Administrativo

Encargado del control de las agencias, conjuntamente con los coordinadores.

Vigila el desenvolvimiento de las actividades de los profesionales y personal que labora en la empresa.

Informa sobre el desarrollo de actividades.

1.2 BASE LEGAL

 Constitución de la compañía anónima.  Estatutos de la Compañía

 Ley de compañía y sus reformas  Código Civil

 Código de trabajo

 Resoluciones de la Junta General de Accionistas

1.3 PLAN ESTRATÉGICO

El Plan Estratégico de SERVICIOS MÉDICOS ODONTOLÓGICOS

SONRIECUADOR S.A”. no se lo ha estipulado es una organización que se encargue de proveer salud bucal a los habitantes de nuestra ciudad de Quito con miras de crecimiento en el resto del país.

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 Crecer en un 10% sobre las ventas de año a año, este objetivo se ha cumplido ya que las ventas del año 2009 se incrementaron en un 20,51% con respecto a las ventas del año 2008, las ventas del año 2010 se incrementaron en un 14,41% con respecto de las ventas del año 2009. Se espera que esta meta se siga cumpliendo al menos en los próximos 5 años.

 Capacitar a sus profesionales odontológicos, a su personal de auxiliares de odontología y a todo su personal de administración con el único afán de atender a los pacientes de manera afectiva, y eficaz con el objeto de captar su fidelidad y constancia, sabedores que si hay pacientes habrá progreso para la compañía.

1.2.1 MISIÓN

SERVICIOS MÉDICOS ODONTOLÓGICOS “SONRIECUADOR S.A”. son clínicas dentales establecidas en la ciudad de Quito, con agencias en tres provincias de la República del Ecuador, las mismas que se dedican a prestar atención dental a la población de economía media y baja, por lo que los precios de los servicios que ofrece son módicos. Además todos y cada uno de sus servicios dentales son atendidos por profesionales que se capacitan constantemente teniendo como horizonte la atención personalizada, importando materiales y bio-materiales desde Brasil, Estados Unidos y China, a fin de bajar los costos y que sean inferiores a los del mercado nacional.

Bajo estas premisas se ha planteado como misión:

“Brindar servicios médicos odontológicos a bajos precios, contribuyendo a mejorar la Salud del pueblo ecuatoriano.”

1.2.2 VISIÓN

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confortabilidad en sus instalaciones y servicios dentales y médicos actualizados.

Con la firma de convenios con universidades locales y del exterior, con instituciones dedicadas a la salud bucal, tiene el propósito de que los profesionales y personal de la organización se capaciten constantemente para la mejor atención a sus usuarios.

Basando en estas consideraciones su visión es:

“Convertirse en una empresa líder en el mercado de salud odontológica, instalando clínicas de especialidades médicas a nivel nacional.”

1.2.3 VALORES

Como menciona Antonio Argandoña,…”Las organizaciones no tienen valores, los

valores los tienen las personas” por lo tanto se debe capacitar a todo el personal que presta sus servicios en la compañía, creando valores en cada una de ellas.

Entre otros los valores que rigen en “SONRIECUADOR S.A”., son los siguientes:

El Paciente : La principal atención para quien la empresa se creo, por el que vive y por el que debe superarse día a día.

Respeto : Se tiene respeto a todas las personas brindando un trato digno a sus colaboradores y proveedores.

Trabajo en equipo: Se promueve el trabajo en equipo.

1.2.4 OBJETIVOS

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conocimientos, con este pensar ha planteado sus objetivos que a continuación se detallan:

Objetivo general

 Brindar servicios médicos odontológicos. Objetivos específicos.

 Brindar programas de salud con atención personalizada, a familias, empresas, y al público en general, con énfasis en la prevención y tratamiento con la utilización de tecnología de punta, para contribuir a mejorar la salud del pueblo ecuatoriano.

 Instalar clínicas de especialidades médicas, odontológicas, y demás afines a las áreas de salud.

 Importar y comercializar bio-materiales e insumos médico-odontológicos, instrumental, equipos, y medicamentos para la salud en general, a través de farmacias y centros de comercialización, etc.

 Promover, incentivar y liderar la constitución de seguros de salud en la población.

 Promover la capacitación de profesionales y personal de la salud en las clínicas, a través de cursos, seminarios, conferencias y simposios nacionales e internacionales.

 Comprar y vender servicios de salud, para lo cual podrá constituirse en tercerizadora.

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10 CAPITULO 2

MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN

2.1 ANTECEDENTES

La auditoría existe desde tiempos muy remotos aunque no como tal, debido a que las relaciones comerciales no eran complejas con sistemas contables.

“Es preciso hacer una consideraciones en el término “Auditoría” en el ámbito económico y financiero del mundo de los negocios… En términos generales auditar, es examinar y verificar información, registros, procesos, circuitos, etc., con el objeto de expresar una opinión sobre su bondad o fiabilidad.”1

A medida de que el comercio se desarrolla surge la necesidad de controlar las cuentas para verificar su finalidad y registro, sobre todo para evitar fraudes y desfalcos en las cuentas mantenidas en varias empresas comerciales sean estas grandes o pequeñas. La Auditoría como profesión fue reconocida por la Ley Británica de Sociedades Anónimas de 1862 y su reconocimiento general fue durante el periodo de mandato de la Ley. Esta profesión creció en Inglaterra desde 1862 hasta 1905, en el año 1900 se introdujo a los Estados Unidos.

La auditoría independiente nació para la prevención de fraudes y desfalcos, al pasar el tiempo va cambiando su concepto y su objetivo principal llego a ser el cerciorarse de la condición financiera y de las ganancias presentadas en los estados financieros de las empresas, siendo su objetivo menor la detención y prevención del fraude.

A medida de que los auditores internos percibieron la importancia de desarrollar un buen sistema de control interno y su relación de con el alcance de las pruebas a efectuar en una auditoría independiente, nació el interés de crear departamentos de auditoría que actuarían independientemente al departamento

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de contabilidad general, es así que el departamento de auditoría interna alcanza aéreas que van más allá del alcance de los sistemas contables.

Mientras crece la auditoría interna en los Estados Unidos se desarrolla la auditoría interna y del Gobierno. La Auditoría gubernamental fue reconocida en 1921, cuando el Congreso de los Estados Unidos estableció la Oficina General de Contabilidad.

2.1.1 CONTROL DE GESTIÓN

Definiciones de Control

“Control es un conjunto de mecanismos utilizados para lograr unos objetivos determinados.”2

“Comprobación, inspección, fiscalización, intervención.”3

“… puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización de los cuales tiene por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa… no solo abarca el entorno financiero y contable, sino también los controles cuya meta es la eficiencia administrativa y operativa dentro de la organización empresarial.”4

Definición de Gestión

“Gestión es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Esto busca fundamentalmente la supervivencia y crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco determinado por los objetivos y políticas establecidos por el plan de desarrollo estratégico e involucra a todos los niveles de responsabilidad de la entidad.”5

2 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, (2003), Manual de auditoría de Gestión, 2da edición,

Quito – Ecuador, (p. 3)

3

REAL ACADEMIA DE LA LENGUA, (1979) , Diccionario manual e ilustrado de la lengua española, Editorial: Espasa-Calpe, 2da edición, Madrid – España.

4 AUDITORÍA, (2001), Control interno áreas especificas de implantación y procedimientos,

Editorial: Didáctica multimedia S.A., Edición especial, Madrid – España, (p. 7)

5 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, (2003), Manual de auditoría de Gestión, 2da edición,

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“Acción y efecto de administrar.”6

Definición de Control de Gestión

“El control de gestión es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la administración y los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identidad de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficios de su actividad.”7

“Control de Gestión… trata sobre una actividad presente en la mayoría de las organizaciones; las empresas e incluso las administraciones, cuentan con un número cada vez mayor de servicios especializados que suelen estar dotados de medios humanos y materiales considerables y que desempeñan un papel muy importante.”8

2.1.2 ELEMENTOS DE CONTROL

Siendo que el control es un proceso está compuesto de cuatro elementos en forma consecutiva como son:

a) Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que define los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Dentro de estos estándares hay cuatro tipos :

• Cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materias primas, números de horas, entre otros.

• Calidad: Como control de la calidad de la materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

• Tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinados, entre otros. Costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

6 REAL ACADEMIA DE LA LENGUA, (1979) , Diccionario manual e ilustrado de la lengua española,

Editorial: Espasa-Calpe, 2da edición, Madrid – España.

7 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, (2003), Manual de auditoría de Gestión, 2da edición,

Quito – Ecuador, (p. 4)

8 DUPPUY, Y; ROLLAND ,G, (1992), Manual de control de Gestión, Editorial: Díaz de Santos,

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b) Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

c) Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

d) Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

2.1.3 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

“La planeación es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de la acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrá de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización. Podemos considerar a la planeación como una función administrativa que permite la fijación de objetivos, políticas, procedimientos y programas para ejercer las acciones planteadas”9

La planeación estratégica, es el soporte fundamental para el crecimiento de toda empresa en este mundo globalizado, en donde los que tiene planes concretos pueden cumplir con sus metas, y objetivos, considerando cada uno de los procedimientos necesarios para su realización.

Sin duda dentro del Control de gestión, el cual tiene procesos a seguirse es necesario la planificación que permita alcanzar los objetivos planteados y evidencie los posibles problemas a fin de corregirlos en forma adecuada y oportuna.

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La Planificación estratégica es una herramienta útil ya constituye un proceso Estructurado y participativo, mediante el cual una organización apunta a la especificación de su misión, a la expresión de esta misión en objetivo, y al establecimiento de metas concretas de productividad y de gestión.

2.2 AUDITORÍA DE GESTIÓN

2.2.1 DEFINICIÓN

Auditoría de Gestión es el examen de eficiencia, eficacia, economía y equidad de los recursos por medio de la información interna y externa de la organización de tipo contable, comercial, estadístico y operativo, la misma que después de ser analizada permite evaluar los resultados históricos, desviaciones, establecer tendencias y producir rendimientos.

Permite también evaluar el cumplimiento de objetivos y metas previstos en las instituciones privadas y públicas.

Los resultados obtenidos sirven como herramienta para la toma de decisiones garantizando la eficiencia y eficacia de los recursos.

El control de Gestión es el examen que se realiza a una institución con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con los que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente, cuyo propósito es evaluar la eficiencia de la gestión cumpliendo los objetivos como organización su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, el resultado es el de emitir un informe sobre la situación global de la dirección.

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Por lo tanto auditoría de gestión “Es el examen crítico, sistemático y detallado de las áreas y Controles Operacionales de un ente, consiste en obtener y evaluar evidencias sobre actividades económicas realizado con independencia y utilizando técnicas especificas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia, eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad del mismo”.

2.2.2 PROPÓSITOS

Los propósitos de la Auditoría de Gestión entre otros son:

 Determinar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica, eficiente y si se realizan sus actividades y funciones con eficiencia.

 Si los objetivos y metas se cumplen de manera eficaz y si sus controles internos y procedimientos son eficaces.

 Si conoce cuales son las causas de ineficacia o antieconómicas.  Determinar la cultura de la responsabilidad

 Concientizar en el control interno que promueva el logro de los objetivos previstos

 Medir y comparar los logros en relación con las metas y objetivos previstos

2.2.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Los objetivos de la Auditoría de Gestión son principalmente descubrir deficiencias e irregularidades en alguna parte de la empresa y encontrar las posibles soluciones, con la finalidad de ayudar a que la administración sea eficaz.

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realizaciones, esto se puede determinar mediante una comparación de las condiciones vigentes con las requeridas por los planes o políticas.

La auditoría de gestión formula y presenta opiniones sobre aspectos administrativos, gerenciales y operativos, haciendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se ha utilizado los recursos materiales y financieros, mediante modificación de políticas, controles operativos y acción correctiva, también desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales, explica síntomas adversos evidente en la eficiente administración.

Entre los objetivos de la Auditoría de Gestión mencionaremos los siguientes:

 Establecer el grado en que la organización y sus funcionarios han cumplido los deberes y atribuciones que les han sido asignados.

 Determinar que los objetivos y metas propuestas se han cumplido

 Mejorar la asignación de recursos y la administración de estos por parte de la organización.

 Mejorar la calidad de la información sobre los resultados de la administración del ente que se encuentra a disposición de los formuladores de políticas, legislación y comunidad en general.

 Comprobar la confiabilidad de la información de los controles establecidos.  Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación

y la eficiencia de los mismos.

 Comprobar la utilización adecuada de los recursos.

2.2.4 ALCANCE

La auditoría de gestión puede ser de una función específica, de un departamento o de un grupo de departamentos, de una división o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad.

El alcance de la auditoría de gestión debe tener presente lo siguiente:

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 Participación individual de los integrantes de la organización  Amplitud de la revisión

 Evaluar el cumplimiento de la legislación, política y procedimientos establecidos en los órganos y organismos estatales

 Eficiencia y economía involucra la utilización del personal, instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros para obtener máximos resultados con los recursos proporcionados y al menor costo

 Eficiencia se relaciona con el logro de las metas y objetivos

 Salvaguardar activos contempla la protección contra sustracciones, absolencia y uso indebido

 Calidad de información se refiere a la exactitud, oportunidad, confiabilidad y credibilidad de la información operativa y financiera

Las características de la auditoría de gestión son:

 La auditoría de gestión mide el cumplimiento de los planes y programas en un determinado tiempo.

 Concentra el análisis hacia actividades y procesos productivos o prestación de servicios, aplicando indicadores que miden la gestión realizada.

 Mide la contribución de la organización a la comunidad estableciendo el beneficio o pérdida social.

 Determina el comportamiento de las cifras durante un periodo de análisis y sus variaciones significativas.

 Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.

 Contribuye a que las entidades públicas mejoren la eficiencia administrativa y financiera en el manejo de los recursos asignados.

 Evalúa el impacto que genera el bien o servicio que produce o presta la entidad, en la comunidad que recibe.

El resultado de la auditoría de gestión depende de las circunstancias particulares de cada organización, los aspectos generales que conforman una organización al realizar las distintas Auditorías de gestión como por ejemplo:

AUDITORÍA DE GESTIÓN GLOBAL DE LA EMPRESA Evaluación de la posición competitiva

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 Evaluación del proceso de la dirección estratégica  Evaluación de los cuadros directivos

AUDITORÍA DE LA GESTIÓN DEL SISTEMA COMERCIAL  Análisis de la estrategia comercial

 Ofertas de bienes y servicios  Sistema de distribución física  Política de precios

 Función publicitaria  Función de ventas

AUDITORÍA DE GESTIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO  Capital de trabajo

 Inversiones

 Financiación a largo plazo  Planificación financiera  Área internacional

AUDITORÍA DE GESTIÓN DEL SISITEMA DE PRODUCCIÓN Diseño del sistema

 Programación de la producción  Control de calidad

 Almacén e Inventarios

 Productividad técnica y económica  Diseño y desarrollo de productos

AUDITORÍA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS  Productividad

 Clima laboral

 Políticas de promoción e incentivos  Políticas de selección y formación  Diseño de tareas y puestos de trabajo

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 Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las aéreas funcionales

AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN  Sistema de planeación estratégica (formulación de políticas)  Sistema de información gerencial

 Procesamiento electrónico de datos

2.2.5 ENFOQUE

La auditoría de gestión evalúa el cumplimiento de las directrices y estrategias emitidas por la alta gerencia, determinando aquellas desviaciones en el

cumplimiento de las mismas que pudieran acarrear “Riesgos Asociados” que

afecten la capacidad de generación de valor del negocio en el largo plazo.

La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de las actividades de la organización en relación a determinados objetivos y metas, a la utilización eficiente y económica de los recursos. Su propósito general es:

 Identificar las oportunidades de mejoras

 El desarrollo de recomendaciones para mejorar o corregir las acciones  Evaluación del desempeño (rendimiento)

2.2.6. RIESGOS DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

El riesgo en auditoría representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinión errada en s informe debido a que los estados financieros o la información suministrada al auditor estén afectados por una distorsión material o normativa.

En Auditoría se conocen tres tipos de riesgos:  INHERENTE

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INHERENTE.- Es la posibilidad de que existan errores significativos en la información auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado, son errores que no se pueden prever.

DE CONTROL.- El riesgo de control está relacionado con la posibilidad de que los controles internos no prevén o detecten fallas que están en sus sistemas y que se pueden solucionar con controles internos más efectivos.

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2.3 PROCESOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Fuente: Auditoría de Gestión, segunda edición, 2003, CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Quito-Ecuador

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22 FASE 1

2.3 .1 CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD A AUDITAR

Fuente: Auditoría de Gestión, segunda edición, 2003, CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Quito-Ecuador

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En esta primera fase, el auditor debe investigar todo lo relacionado con la organización a auditar, con el propósito de elaborar un plan de trabajo en forma objetiva, este análisis debe contemplar:

 La naturaleza operativa  La estructura organizacional  El giro del negocio

 Su capital

 Los Estatutos de Constitución  Disposiciones legales que le rigen  Sistema contable que utiliza  Volumen de ventas

 Y todo aquello que sirva para comprender de manera exacta la forma como funciona la empresa

Para conocer adecuadamente a la empresa se debe establecer mecanismos o tácticas que el auditor deberá dominar para lo cual deberá realizar lo siguiente:

a. Realizar visitas al lugar

b. Realizar entrevistas y encuestas

c. Realizar análisis comparativos de Estados Financieros d. Analizar FODA

e. Analizar Causa-Efecto o Espina de Pescado

f. Realizar un árbol de objetivos – Desdoblamiento de Complejidad g. Efectuar un árbol de problemas

h. Etc.

Objetivos y alcance

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El alcance tiene que ver con la extensión del examen, es decir si se van a examinar todos los Estados Financieros en su totalidad, o solo a uno de ellos, o a una parte de uno de ellos, o específicamente solo a un grupo de cuentas (Activos Fijos) o solo a una cuenta (Efectivo).

El alcance también se refiere al periodo a examinar: puede ser a un año, de un mes o de una semana o podría ser de varios años.

Análisis preliminar del control interno

Este análisis es de mucha importancia en esta etapa, ya que de su resultado se comprenderá la naturaleza y extensión del plan de auditoría y la valoración y oportunidad de los procedimientos a utilizarse durante el examen.

Análisis de los riegos

Es importante en toda organización contar con una herramienta, que garantice la correcta evaluación de los riesgos a los cuales están sometidos los procesos y actividades de una entidad y por medio de procedimientos de control se pueda evaluar el desempeño de la misma.

Por tal razón el análisis se efectúa considerando los siguientes riesgos: efectuamos

Riesgo de Control: Que es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno.

Riesgo de Detección: Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten deficiencias en el Sistema de Control Interno.

Riesgo Inherente: Son aquellos que se presentan inherentes a las características del Sistema de Control Interno.

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financieras y de mercado, por tal razón podemos afirmar que la Auditoría no está exenta de este concepto.

En conclusión el Riesgo de Auditoría es aquel riesgo que el auditor está dispuesto a asumir en la ejecución del trabajo, para cerciorase de la razonabilidad de las actividades a examinar. Con base a este aspecto el riesgo de auditoría, se compone de la sumatoria de los riesgos anteriores:

RA = RI + RC + RD De dónde:

RA = Riesgo de Auditoría RI = Riesgo Inherente RC = Riesgo de Control RD = Riesgo de Detección

Materialidad

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26 FASE 2

2.3.2 PLANIFICACIÓN

Fuente: Auditoría de Gestión, segunda edición, 2003, CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Quito-Ecuador

Elaboración: autora

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27

Esta fase de la planificación debe demostrarse con la siguiente información:

Plan Específico

Puede constar de las siguientes partes: 1. Encabezado

Examen Especial a ……….. (área a auditarse) Nombre del Documento: PLAN ESPECÍFICO

2. Cuerpo

Antecedentes: se hará referencia a la última auditoría realizada por …

Motivo de la auditoría: se señalará los que constan en la orden de trabajo.

Objetivos de la auditoría: Se debe señalar los que constan en la orden de trabajo.

Alcance de la auditoría: El que consta en la orden de trabajo. Puede incluir la determinación del alcance los resultados de la evaluación preliminar.

Conocimiento de la entidad y su base legal: Se deberá obtener información actualizada tomando en cuenta la base legal de creación de la dependencia y los principales reglamentos, normas y manuales específicos vigentes si hubiesen.

Estructura Orgánica: Se incluirán los principales niveles y la denominación de los cargos que lo conforman.

Funciones: Se señalaran de forma general las principales funciones desempeñadas por la unidad a examinarse.

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28

Monto a examinarse: Se establece la cantidad de dinero a examinarse de acuerdo al período de análisis.

Funcionarios principales: Se detallarán los nombres, cargos y período de actuación de los principales funcionarios y ex – funcionarios de la unidad sujeta a examen.

Posibles áreas críticas: Se señalaran a juicio del auditor aquellas áreas críticas que el auditor haya detectado después de obtener un conocimiento preliminar de la dependencia (fase 1).

Tiempo estimado: Aquel indicado en la orden de trabajo, que deberá tener concordancia con el plan anual de actividades de la unidad de auditoría interna; e incluye la elaboración del borrador del informe.

Recursos humanos: Se establecerá el personal para realizar el examen, es decir auditores operativos, auditor jefe de equipo y supervisor (referencia Orden de Trabajo)

Marcas de auditoría: Comprende los símbolos o marcas de auditoría a utilizarse en los papeles de trabajo, y son de uso específico para dicho examen o auditoría

3. Al final

Nombre de la persona que elaboró el documento y fecha de elaboración Nombre de la persona que aprobó el documento y fecha de aprobación

Control Interno

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29 Método C.O.S.O

Método C.O.S.O E.R.M Método CORRE

Método MICIL

Mediante el método COSO se evalúa el control interno por los siguientes componentes:

Ambiente de Control .- Es el medio en el que se desarrollan las operaciones y actividades de la empresa, el mismo que conduce a las personas en el cumplimiento del control interno

Evaluación de Riesgos .- Toda entidad, independientemente de su tamaño, estructura, naturaleza o sector al que pertenecen, debe hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen interno como externo que deben evaluarse; para lo que la empresa debe fijar objetivos en todas las áreas de la empresa, ya que la valoración de riesgos permite identificar y analizar riesgos que sean de relevancia para la consecución de los objetivos.

Actividades de Control.- Son los procedimientos específicos establecidos para el aseguramiento y cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos las que deben ser ejecutadas en todos los niveles de la organización.

Información y Comunicación.- La información y la comunicación están constituidas por los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar, sobre las operaciones financieras de una entidad.

5. Supervisión.- La organización o empresa no debe conformarse con seguir un proceso determinado para asegurar el control interno, sino que se debe monitorear al mismo para realizar las respectivas modificaciones y recomendaciones, que ayuden al cumplimiento de los objetivos; para lo cual es indispensable mantener un monitoreo

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30 Monitoreo de rendimiento.

Revisión de los supuestos que soportan los objetivos de control interno. Aplicación de procedimientos de seguimiento.

Evaluación de la calidad del control interno.

PROGRAMA DE AUDITORÍA

Cada integrante del equipo de auditoría tendrá en sus manos el programa detallado de los objetivos y procedimientos de auditoría objeto de su examen, ejemplo si un auditor va examinar el efectivo y otro va a examinar cuentas por cobrar cada uno debe tener los objetivos que se persigue con el examen y los procedimientos que corresponden para el logro de esos objetivos, es decir debe haber un programa de auditoría para el efectivo y otro para cuentas por cobrar.

Se pueden elaborar programas de auditoría no por aéreas especificas, sino por ciclos transaccionales.

Los programas de trabajo contendrán: 1. Encabezamiento:

El nombre de la dependencia o entidad perteneciente sujeta a examen. Nombre del documento.

Número ordinal del papel de trabajo.

Nombre de la dependencia o rubro a examinarse.

2. Cuerpo del programa

Numero ordinal de los procedimientos. Objetivos y procedimientos.

Detalle de objetivos específicos.

Detalle de instrucciones realizadas por el jefe de equipo para los auditores lleno a computadora.

Referencia de los papeles de trabajo: se anotarán los índices correspondientes de los papeles de trabajo con los cuales se relacionan los procedimientos desarrollados.

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Revisado por y fecha: iniciales de la persona que superviso los procedimientos y la fecha en que se supervisaron los mismos.

3. Al final

Nombre de la persona que preparó el documento y la fecha de preparación.

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32 FASE 3

2.3.3 EJECUCIÓN

Fuente: Auditoría de Gestión, segunda edición, 2003, CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Quito-Ecuador

Elaboración: autora

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Esta fase es el centro del trabajo de auditoría, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditorías que sustentara el informe.

2.3.3.1 ELEMENTOS DE LA FASE DE EJECUCIÓN

Los elementos son:

1. Las pruebas de Auditoría 2. Técnicas de Muestreo 3. Evidencias de Auditoría 4. Papeles de Trabajo 5. Hallazgos de Auditoría

2.3.3.1.1 LAS PRUEBAS DE AUDITORÍA

Son técnicas o procedimientos que utiliza el auditor para la obtención de evidencia comprobatoria.

Las Pruebas pueden ser de tres tipos:

 Pruebas de Control

 Pruebas Analíticas

 Pruebas Sustantivas

LAS PRUEBAS DE CONTROL.- Están relacionadas con el grado de efectividad del control interno imperante.

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34

LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS.- Son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de evidencias comprobatorias ejemplo, arqueo de caja chica.

2.3.3.1.2. TÉCNICAS DE MUESTREO

Esta técnica es utilizada cuando es imposible efectuar un examen a la totalidad de los datos. Esta técnica consiste en la utilización de una parte de los datos (muestra) de una cantidad de datos mayor (población o universo).

El muestreo que se utiliza puede ser estadístico y no estadístico.

MUESTREO ESTADÍSTICO.- Cuando se utiliza los métodos ya conocidos en estadística para la selección de muestras, como son:

 ALEATORIA  SISTEMÁTICA

 SELECCIÓN POR CELDAS

ALEATORIA.- Es cuando todos los datos tienen la misma oportunidad de ser escogidos o seleccionados, ejemplo en una lista de 1000 clientes se van a examinar a 100 de ellos, se introducen en un ánfora los números del uno al mil y se sacan cien que serán los examinados.

SISTEMÁTICA.- Se escoge al azar un número y luego se designa un intervalo para los siguientes números.

Ejemplo: Se tiene una lista de 1000 clientes, entre los primeros 20 se escoge al azar uno de ellos. Si resulta el 12, se puede designar los siguientes 4 números de la lista con intervalos de 50, los clientes a examinarse serian 12 (escogido al azar), 13, 14, 15 y 16. Luego el 62 (12+50), los escogidos son 62, 63, 64, 65 y 66. Luego el 112 (62+50), 113, 114, 115 y 116 y así sucesivamente hasta llegar a 1000.

SELECCIÓN POR CELDAS.- Se elabora una tabla de distribución estadística y luego se selecciona una de las celdas. Ejemplo:

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Se puede escoger una de las celdas para examinar.

2.3.3.1.3 EVIDENCIA DE AUDITORÍA

Es evidencia de auditoría cualquier información que utiliza el auditor para determinar si la información cuantitativa o cualitativa que se está auditando, se presenta de acuerdo al criterio establecido.

La evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y Pertinente.

La evidencia adecuada de auditoría es la información que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la Auditoría y que cualitativamente debe ser imparcial para inspirar confianza y fiabilidad.

La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuada. Solo una evidencia encontrada, podría ser no suficiente para demostrar un hecho.

La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la Auditoría.

La evidencia es competente, si guarda relación con el alcance de la Auditoría y además es creíble y confiable.

2.3.3.1.4. PAPELES DE TRABAJO

Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.

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1. Evidenciar en forma suficiente y competente el trabajo realizado. 2. Respaldar el dictamen, las conclusiones y recomendaciones.

2.3.3.1.5. HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Son los que el auditor utiliza para describir el resultado de la comparación, que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un área, actividad u operación o circunstancias en las cuáles el criterio fue aplicado y tiene que contener los siguientes atributos:

CONDICIÓN.- Situaciones Actuales Encontradas, lo que es.

CRITERIO.- Unidades de Medida o Normas Aplicables, lo que debe Ser.

CAUSA.- Razones de Desviación, el por qué sucede.

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37 FASE 4

2.3.4 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Fuente: Auditoría de Gestión, segunda edición, 2003, CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Quito-Ecuador

Elaboración: autora

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Los elementos que debe contener esta fase son:

2.3.4.1 Comunicación al Término de la Auditoría

La comunicación de los resultados al término de la auditoría, se efectuará de la siguiente manera:

a) Se preparará el borrador del informe que contendrá los resultados obtenidos a la conclusión de la auditoría, los cuales, serán comunicados en la conferencia final por los auditores de la Contraloría a los representantes de las entidades auditadas y las personas vinculadas con el examen.

b) El borrador del informe incluirá los comentarios, conclusiones y recomendaciones, estará sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el análisis realizado por el auditor, este documento es provisional y por consiguiente no constituye un pronunciamiento definitivo ni oficial por parte de la Unidad de Auditoría.

c) Los resultados del examen constarán en el borrador del informe y serán dados a conocer en la conferencia final por los auditores, a los administradores de las entidades auditadas y demás personas vinculadas con él.

2.3.4.2 Convocatoria a la Conferencia Final

La convocatoria a la conferencia final la realizará el jefe de equipo, mediante notificación escrita, y con anticipación, indicando el lugar, el día y hora de su celebración. Participarán en la conferencia final:

La máxima autoridad de la entidad auditada o su delegado.

Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades están vinculados a la materia objeto del examen.

El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable del examen, el supervisor que actuó como tal en la auditoría.

El jefe de equipo de la auditoría.

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Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen. La dirección de la conferencia final estará a cargo del jefe de equipo o del funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado, para el efecto.

2.3.4.3 Acta de Conferencia Final

Para dejar constancia de lo actuado, el jefe de equipo elaborará una Acta de Conferencia Final que incluya toda la información necesaria y las firmas de todos los participantes. Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo sentará la razón del hecho en la parte final del documento. El acta se elaborará en original y dos copias; el original se anexará al memorando de antecedentes, en caso de haberlo y una copia se incluirá en los papeles de trabajo.

2.3.4.4 Informe de Auditoría de Gestión

El informe constituye el producto final del trabajo del auditor, en esté constarán los comentarios sobre Novedades, conclusiones y recomendaciones, en relación a los aspectos examinados, los criterios de evaluación utilizados, y cualquier otro aspecto que se considere relevante para que los usuarios de esté, obtengan una comprensión del mismo.

La responsabilidad de la elaboración del informe recae sobre el auditor jefe y el supervisor, por lo que éste debe cumplir con una determinada estructura:

Capítulo I

Información introductoria.- Constan los lineamientos generales de la institución que fue auditada, contiene aspectos como: - Motivo - Objetivo - Alcance - Enfoque - Misión - Visión - Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas - Base Legal - Estructura Orgánica - Objetivo - Financiamiento - Funcionarios Principales.

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Capítulo II Resultados.- Se detallan cada uno de las Novedades obtenidas durante el trabajo de auditoría, estos deben contener los siguientes elementos:

Comentarios.- Es la descripción que realiza el auditor de cada uno de las novedades o aspectos transcendentales encontrados durante el examen, debiendo ser narrados en forma lógica y clara, ya que de estos se realizarán las conclusiones. Es importante señalar que los comentarios contendrán los 4 atributos del hallazgo.

Conclusiones.- Contiene las conclusiones a las que ha llegado el auditor después de haber realizado su trabajo, y estas se basan en la situación encontrada en la institución o el componente auditado, por lo general es recomendable que las conclusiones sean redactadas de manera objetiva y un tanto positivas e independientes.

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41 FASE 5

2.3.5 SEGUIMIENTO

Fuente: Auditoría de Gestión, segunda edición, 2003, CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Quito-Ecuador

Elaboración: autora

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2.4 INDICADORES PARA LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

2.4.1 DEFINICIÓN

Los indicadores de gestión son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de producción, se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar en un sistema adecuado de indicadores para calcular la gestión o la administración de los mismos, con el fin de que se puedan efectuar y realizar los indicadores de gestión en posiciones estratégicas que muestren un efecto óptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de información que permita comprobar las diferentes etapas del proceso logístico.

2.4.2 OBJETIVOS

Un sistema de control de gestión tiene como objetivo facilitar a los administradores con responsabilidades de planeación y control de cada uno de los grupo operativo, información permanente e integral sobre su desempeño, que les permita a éstos autoevaluar su gestión y tomar los correctivos del caso.

2.4.3 CARACTERÍSTICAS

Los indicadores de gestión deben cumplir con unos requisitos y elementos para poder apoyar la gestión para conseguir el objetivo. Estas características pueden ser:

· Simplicidad.- Puede definirse como la capacidad para definir el evento que se pretende medir, de manera poco costosa en tiempo y recurso.

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· Validez en el tiempo.- Puede definirse como la propiedad de ser permanente por un periodo deseado.

· Participación de los usuarios.- Es la habilidad para estar involucrados desde el diseño, y debe proporcionárseles los recursos y formación necesarios para su ejecución. Este es quizás el ingrediente fundamental para que el personal se motive en torno al cumplimiento de los indicadores.

· Utilidad .- Es la posibilidad del indicador para estar siempre orientado a buscar las causas que han llevado a que alcance un valor particular y mejorarlas.

· Oportunidad.- Entendida como la capacidad para que los datos sean recolectados a tiempo. Igualmente requiere que la información sea analizada oportunamente para poder actuar.

2.4.3 PARÁMETROS

Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes parámetros:

 Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable en términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.

 Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.

 Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.

2.4.5 CLASIFICACIÓN

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44 Indicadores de efectividad

La efectividad, significa cuantificación del logro de la meta, también es sinónimo de eficacia y se le define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea". Los indicadores de eficacia o efectividad, tienen que ver con hacer realidad un intento o propósito, y están relacionados con el cumplimiento al ciento por ciento de los objetivos planteados.

Indicadores de eficiencia

La eficiencia es la capacidad administrativa de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, el mínimo de energía y en el mínimo de tiempo posible. Entre los indicadores de eficiencia se pueden mencionarlos siguientes:

Indicadores de calidad

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45

2.5 HERRAMIENTAS PARA LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

2.5.1 TÉCNICAS DE AUDITORÍA

Son los métodos prácticos de investigación que se utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que permite emitir una opinión profesional.

Las técnicas de auditoría son las siguientes:

a) ESTUDIO GENERAL.- Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del Contador Público, que basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las características fundamentales de un saldo, por la simple lectura de la redacción de los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En esta forma semejante, el auditor podrá observar la existencia de operaciones extraordinarias, mediante la comparación de los estados de resultados del ejercicio anterior y del actual. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación antes de cualquier otra.

El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.

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que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas.

El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cómo se encuentran integrados y son los siguientes: Análisis de saldos

Análisis de movimientos

c) INSPECCIÓN.- Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros.

En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad.

En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por títulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia de la operación realizada. En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen físico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operación.

d) CONFIRMACIÓN.- Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida.

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Positiva.- Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para el activo.

Negativa.- Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crédito.

e) INVESTIGACIÓN.- Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.

Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa.

f) DECLARACIÓN.- Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa.

Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.

Aun cuando la declaración es una técnica de auditoría conveniente y necesaria, su validez está limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se está examinando.

g) CERTIFICACIÓN.- Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.

h) OBSERVACIÓN.- Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos.

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cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cómo se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.

i) CÁLCULO.- Verificación matemática de alguna partida.

Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cómputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la corrección matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las mismas.

En la aplicación de la técnica del cálculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado originalmente en la determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de interés anual al promedio de las inversiones del periodo.

2.5.2 MARCAS DE AUDITORÍA

Las marcas de auditoría, conocidas también como: claves de auditoría o tildes, son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo realizado de manera que el alcance del trabajo quede perfectamente establecido. Estas marcas permiten conocer además, cuáles partidas fueron objeto de la aplicación de los procedimientos de auditoría y cuáles no. A continuación se proponen las marcas estándares que pueden utilizarse y que se encuentran relacionadas con las técnicas y otras prácticas que contienen los procedimientos de auditoría.

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MARCA SIGNIFICADO

Ligado

Comparado

Analizado

Observado

<

Rastreado

Indagado

Conciliado

2.5.3 PAPELES DE TRABAJO

Son el conjunto de cédulas y documentación que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.

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determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de análisis para los supervisores y socios.

A pesar que el diseño depende de los objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas características:

 Cada papel de trabajo debe de estar identificado con información tal como nombre del cliente, periodo cubierto, descripción del contenido, la firma de quien lo preparó, la fecha de preparación y el código de índice.  Los papeles de trabajo están catalogados y con referencias cruzadas

para ayudar el archivo y organización.

 Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditoría realizado.

 Cada papel de trabajo incluye suficiente información para cumplir los objetivos para los cuales fue diseñado.

 Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditoría que se está considerando también se expresan en forma clara.

A continuación se presenta algunos papeles de trabajo

2.5.3.1 CÉDULAS

Cédula de Auditoría: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.

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Las cédulas de auditoría se pueden considerar de dos tipos:  Tradicionales.

 Eventuales.

Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:

Cédulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.  Cédulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que

conforman una cédula sumaria.

Al término del trabajo de auditoría se haga una revisión final de la información que contiene el archivo permanente, para cerciorarse de lo que se considere conveniente mantener.

Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir los datos de naturaleza histórica o continua relativos a la presente Auditoría. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la Auditoría que es de interés continuo de un año al otro. Los archivos permanentes incluyen lo siguiente:

 Programa general de trabajo de la Auditoría y su evolución.

 Resúmenes o copias de documentos de la compañía que son de importancia continúa como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisión y compra de bonos y los contratos. Los contratos son los planes de pensiones, los arrendamientos, las opciones de acciones, etc. Cada uno de estos documentos es de importancia para el auditor durante tantos años como está en vigor.

 Obligaciones fiscales y legales a que se encuentra sujeta la entidad..  Copia o extracto de los principales contratos con los que está obligada la

entidad.

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