Memoria de actividades Archivo y Registro 2014

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(1)MEMORIA DE ACTIVIDADES Archivo Universitario y Registro. Memoria del año. 2014.

(2) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. SUMARIO. Archivo Universitario - Plantilla - Servicios y procesos . Ingreso de documentación . Préstamos . Consultas . Convenios . Digitalización - Cooperación. Registro General - Plantilla - Estadísticas - Libro de quejas y sugerencias. Anexo: Estadísticas de Registro completas. 2 2 3 3 4 5 6 6 7. 11 11 11 12. 13. 1.

(3) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. ARCHIVO UNIVERSITARIO. Durante el año 2014 el Archivo Universitario de la Universidad de Alcalá (AUAH) ha realizado las actividades y trabajos que se detallan a continuación.. Plantilla Además de los 4 funcionarios de plantilla, el AUAH ha contado con los recursos humanos temporales: -. -. 5 Alumnos de Formación profesional del Instituto Alonso de Avellaneda en prácticas por un mes. Después de una formación básica estos alumnos han realizado tareas de proceso técnico y descripción en la base de datos del archivo, supervisados en todo momento. 1 Alumno de Humanidades con beca de investigación para la descripción del Fondo Franciscanos de Chile. Descripción y elaboración de la guía de este fondo cedido para el uso por los investigadores mediante un convenio específico.. Formación permanente: se han realizado los siguientes cursos -. -. Jefe de sección y Técnico de archivo: Alfresco Community. SEDIC (45 h.), diciembre de 2014. Auxiliar administrativo AU (V. C): Técnicas de atención, comunicación y satisfacción del cliente, Access básico 2010, Curso general de prevención, Curso integrado: Word, Excel y Access. Nivel avanzado. Auxiliar administrativo AU (E.E.): Técnicas de atención, comunicación y satisfacción del cliente, Ley de Transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, e Instituciones de la Unión Europea (on-line).. 2.

(4) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. SERVICIOS Y PROCESOS Ingreso de documentación: el AU ha ingresado 74 transferencias con un total de 1872 unidades de instalación (cajas). Recepción, cotejo e instalación provisional en predepósito. Proceso técnico: se han descrito e instalado 808 cajas, 1064 menos que las ingresadas.. 2010 2011 2012 2013 2014. Ingreso (transf) 79 79 60 63 74. Proceso (transf.). 57 44. Ingreso Instalación (cajas) (cajas) 1485 1495 1212 1627 1889 1566 699 458 1872 808. Registros CLARA 173470 208560 226293 244796 253401. Incremento neto 19791 35090 17733 18503 8605. Proceso técnico año 2014. La diferencia de resultados del año 2014 respecto al 2013 se explica por dos factores: -. Menor ingreso de documentación en 2013: 699 cajas frente a 1872. Menos recursos humanos en 2014, por el menor número de estudiantes en prácticas.. 2000. 80 60 40 20 0. Ingreso (transf) Proceso (transf.). 1500 1000 500. Ingreso (cajas) Instalación (cajas). 0 Ingreso, proceso e instalación en 2014. 3.

(5) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. El total de registros en la base de datos de Clara, el sistema de gestión de archivo, es de 253401, 8605 más que el 31 de diciembre de 2013.. 270000 260000 250000 240000 230000. Incremento neto. 220000. Registros CLARA. 210000 200000 2012. 2013. 2014. Crecimiento BBDD Clara 2012-2014. Préstamos a las oficinas: 763 préstamos, 53 negativos y 29 altas.. 2013 1200. 1000. 800. 600. 400. 200. 0 Nº de préstamos. Negativos. Altas. Evolución del préstamo 2014 4.

(6) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. Consultas: 37 consultas en sala, 55 telefónicas y 15 por correo electrónico.. Año 2014. Presenciales. Telefónicas. email. Tipo de consultas. Evolución en los últimos tres años 250. 200. 150 Año 2012 Año 2013. 100. Año 2014. 50. 0 Presenciales. Telefónicas. email. Evolución forma de consulta años 2012-2014. 5.

(7) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. Convenios: se han registrado y digitalizado 205 convenios. Se han descargado de la intranet corporativa 817 convenios, y se han servido excepcionalmente 31.. 1400 1200 1000 800. REGISTRADOS. 600. Servidos Descargas web. 400 200 0 2012. 2013. 2014. Gráfico convenios 2012-2014. Digitalización: La digitalización continúa en la medida de los recursos disponibles, siguiendo el Manual de procedimientos del Archivo Universitario. Se subieron las Actas de Consejo de Gobierno del año 2014 a la web https://portal.uah.es/portal/page/portal/secretaria_general/convenios/ConveniosFirma dos. 6.

(8) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. Cooperación El Archivo de la Universidad de Alcalá colabora con la Red de Archivos Universitarios de Panamá. Noticia del diario panameño “Panamá América”. Los días 7 a 9 de mayo se celebraron en Universidad de Navarra las XX Jornadas de la Conferencia de Archiveros de Universidades, adscrita a la CRUE. La UAH estuvo representada oficialmente por el Técnico del Archivo Universitario, con voz y voto en los órganos colegiados. El AUAH forma parte de los grupos de trabajo CAU “Observatorio Web 2.0 en Archivos” y de “Identificación y Valoración de Series Administrativas”.. Durante los años 2012-2014 la Universidad de Alcalá ha sido la coordinadora de la Red de Archivos Universitarios Centroamericanos (RAUC), siendo su Secretario General el Presidente y el Jefe del Archivo su Secretario ejecutivo. En diciembre de 2014 se celebró el 1º Pleno de la Red por videoconferencia, en el cual las universidades integrantes decidieron el cambio de nombre a Red de Archivos Universitarios Hispanoamericanos y del Caribe (RAUHIC), se aprobó el Reglamento de funcionamiento y se renovaron los cargos, quedando la Universidad de Panamá como coordinadora. 7.

(9) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. Dentro de las actividades de la citada red de archivos el Jefe del AUAH impartió un curso de Análisis Documental para personal de la Universidad de Nicaragua-León (UNAN-León) los días 28-29 Abril 2014. El Archivo de la Universidad de Alcalá colabora en la organización del Congreso Iberoamericano de Archivos Universitarios http://www.cidau.up.ac.pa/. El Jefe de sección asistió el 9 abril a la “Jornada de web semántica en archivos, bibliotecas y museos” organizada por la Biblioteca Nacional de España y la Fundación Ramón Areces. El 9 de junio el AUAH celebró el Día Internacional de los Archivos organizando una jornada de puertas abiertas en colaboración con los principales archivos institucionales de Alcalá de Henares.. Otro fruto de la cooperación fue la publicación del artículo “Diego Morcillo, trinitario: de alumno complutense a obispo, arzobispo y virrey del Perú” en la revista de archivos Boletín Archivalia de la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua, León (Año 7, nº 13, ag. 2014). El AUAH colaboró en el libro publicado por el Servicio de Publicaciones de la UAH “Profesores y estudiantes: biografía colectiva de la Universidad de Alcalá (15081836), coordinado por Gutiérrez Torrecilla, Casado Arboniés y Ballesteros Torres. 8.

(10) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. La Biennale Architettura di Venezia 2014, XIV Muestra Internacional de Arquitectura, Pabellón español solicitó y publicó imágenes del fondo del Archivo Universitario en su sección Absorbing modernity: 1914-2014 sobre las cien obras arquitectónicas españolas más importantes de los últimos cien años.. Visitaron el AUAH Javier Colmenero Atienza, responsable del Archivo Histórico Diocesano de Palencia (mayo); la profesora de Historia Val González de la Peña con ocho alumnos de Humanidades (octubre); Manuela Moro, profesora de Archivística y Gestión de documentos en la Universidad de Salamanca con 20 alumnos (diciembre) y Arturo Muñoz Romano con un grupo de personas del Archivo General de la Administración (diciembre).. 9.

(11) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. En julio-agosto de 2014 el Jefe del AUAH realizó una estancia de investigación en la Universidad de Maynooth (Irlanda) para estudiar el fondo documental producido por el Colegio de Irlandeses de Alcalá (1630-1785) depositado en la Russell Library del Saint Patrick College.. Libro de registro de ingreso de estudiantes. Inventario del Real Colegio de San Jorge Mártir, 1778.. 10.

(12) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. REGISTRO GENERAL. Plantilla Durante el año 2014 no se solicitó el contrato de apoyo; las ausencias y bajas se han cubierto desde el AUAH. El Registro Central del Rectorado ha permanecido abierto todos los días laborables del año excepto sábados, mediante servicios mínimos en períodos vacacionales y de cierre patronal.. Estadísticas de registro del año 2014 Continúa la tendencia a la reducción en el número de registros. El número total de transacciones registrales en 2014 fue de 16147 en todos los registros1.. REGISTRO CENTRAL. Entradas. Sección I Sección II. 1. Salidas. 2.723. 3.828. 2.884. 3.128. 5.607. 6.956. Total 6.551 6.012 12.563. REGISTROS AUXILIARES. Entradas. Salidas. Total. Politécnica Medicina Ciencias Económicas Farmacia Filosofía. 576. 144. 502. 230. 310. 43. 151. 25. 514. 132. 95. 132. 720 732 353 176 646 227. Derecho. 265. 108. 373. Multidepartamental. 172. 15. 187. Educación. 139. 31. 170. 2.724. 860. 3.584. Para mayor detalle sobre la evolución mensual consultar Anexo II 11.

(13) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. RESUMEN REGISTRO CENTRAL REGISTROS AUXILIARES TODOS. Entradas 5.607 2.724 8.331. Salidas 6.956 860 7.816. Total 12.563 3.584 16.147. 30000 25000 20000 R. Central. 15000. R. Auxiliares Todos. 10000 5000 0 2009. 2010. 2011. 2012. 2013. 2014. Gráfico del comportamiento por años. Libro oficial de quejas y sugerencias Anualmente se elabora un informe sobre las quejas y sugerencias recibidas, que cada mes de enero es enviado a la Inspección de servicios, con copia a la Secretaría General.. 12.

(14) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2014. ANEXO ESTADÍSTICAS DE REGISTRO COMPLETAS Año 2014. 13.

(15) ESTADÍSTICA DE REGISTRO DEL AÑO 2014 REGISTRO Sección I Sección II Politécnica Medicina Ciencias CC.EE Farmacia Filosofia Derecho Multidptal. Educación. E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S E S. ENERO FEBRERO MARZO 557 152 193 246 397 440 124 214 183 50 332 354 72 26 17 28 21 27 22 37 19 16 31 34 20 28 10 2 11 6 29 9 5 1 4 0 92 16 11 5 10 67 18 3 6 7 7 15 30 7 4 6 3 12 25 17 2 1 1 1 54 7 3 1 0 2. ABRIL 240 220 273 142 87 13 62 10 51 2 18 4 47 7 11 5 4 3 26 0 10 3. REGISTROS AUXILIARES. Entradas Salidas. Politécnica Medicina Ciencias CCEE Farmacia Filosofía Derecho Multidepartamental Educación. 576 502 310 151 514. 144 230 43 25 132. 95. 132. 265. 108. 172. 15. 139. 31. 2.724. 860. MAYO 153 451 201 319 53 9 63 23 49 11 25 4 82 14 5 6 18 20 9 0 6 2. Total 720 732 353 176 646 227 373 187 170 3.584. JUNIO 260 598 279 112 60 7 70 27 27 1 8 4 58 8 21 46 9 15 22 1 9 1. JULIO AGOSTO SEPT OCT NOV DIC 242 100 322 226 163 260 0 544 231 283 399 100 270 266 271 187 3 372 465 552 54 0 62 55 43 7 0 1 11 18 53 0 62 36 30 34 0 12 13 13 14 0 40 31 18 6 0 3 0 1 8 0 13 15 14 0 0 1 3 4 62 0 78 32 23 2 0 4 5 4 10 0 4 1 5 20 0 7 9 6 32 0 134 14 11 7 0 5 12 25 13 0 14 5 11 0 0 1 1 4 5 0 10 15 9 1 0 14 2 5. REGISTRO CENTRAL Sección I Sección II. RESUMEN REGISTRO CENTRAL REGISTROS AUXILIARES TODOS. Entradas. 115 158 304 240 47 2 48 17 22 0 7 0 13 6 11 4 2 0 28 5 11 0. Salidas. TOTAL 2.723 3.828 2.884 3.128 576 144 502 230 310 43 151 25 514 132 95 132 265 108 172 15 139 31. Total. 2.723 2.884. 3.828 3.128. 5.607. 6.956. 6.551 6.012 12.563. Entradas Salidas 5.607 6.956 2.724 860 8.331 7.816. Total 12.563 3.584 16.147. Registro General. Universidad de Alcalá.

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