Formulación y evaluación de proyectos para entidades del sector público

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(1)Formulación y evaluación de proyectos de interoperabilidad para las entidades del sector público.. Autores Joan Steven Galvis Montaño Robinson Isaías León Pidiache. Tutor Ing. Jairo González Peñarete Msc. Ingeniaría Industrial. Universidad Distrital Francisco José de Caldas Especialización en Gestión de Proyectos de Ingeniería Facultad de Ingeniería Bogotá, Colombia Diciembre de 2019.

(2) ÍNDICE 1.. Identificación del Problema y Alternativas de Solución .................................................................. 8 1.1. Situación Problemática ............................................................................................................... 8. 1.2. Identificación de los Involucrados ............................................................................................. 8. 1.3. Clasificación de los Involucrados ............................................................................................... 9. 1.3.1 1.4. 2.. 3.. Matriz de Marco Lógico. .................................................................................................. 13. Estudio de Mercado................................................................................................................... 15. 1.4.1. Identificación del Bien o Servicio ..................................................................................... 15. 1.4.2. Demanda y Oferta ............................................................................................................. 15. 1.5. Análisis de Causa – Efecto ........................................................................................................ 23. 1.6. Objetivos .................................................................................................................................... 25. 1.6.1. Objetivo General ............................................................................................................... 25. 1.6.2. Objetivos específicos.......................................................................................................... 25. 1.7. Análisis de Alternativas ............................................................................................................ 26. 1.8. Alcance del proyecto ................................................................................................................. 29. Ingeniería del Proyecto ..................................................................................................................... 30 2.1. Descripción Técnica del Producto o servicio........................................................................... 30. 2.2. Proceso de Interoperabilidad ................................................................................................... 31. 2.3. Escenarios de Interoperabilidad .............................................................................................. 36. 2.4. Requerimientos del Proceso de Interoperabilidad ................................................................. 43. 2.4.1. Modelo Estático. ................................................................................................................ 44. 2.4.2. Requisitos Técnicos del Modelo Estático. ........................................................................ 44. 2.4.3. Requisitos Técnicos Asociados al Servicio de Interoperabilidad. ................................. 45. 2.4.4. Características de la Plataforma de Interoperabilidad.................................................. 45. 2.4.5. Modelo Conceptual (Actores) ........................................................................................... 46. 2.5. Tiempo del Proyecto.................................................................................................................. 47. 2.6. Normatividad ............................................................................................................................. 48. Evaluación .......................................................................................................................................... 49 3.1. Evaluación Financiera .............................................................................................................. 49. 3.1.1. Costos Fijos ........................................................................................................................ 49. 3.1.2. Gastos pre-operativos........................................................................................................ 50. 3.1.3. Análisis de financiación del flujo de caja del proyecto................................................... 50. 3.2. Evaluación Económica y Social ................................................................................................ 54.

(3) 3.3 4.. Evaluación ambiental ................................................................................................................ 54. Gerencia ............................................................................................................................................. 56 4.1. Responsables .............................................................................................................................. 56. 4.1.1. Gerente ............................................................................................................................... 56. 4.1.2. Secretaria ........................................................................................................................... 57. 4.1.3. Estadístico .......................................................................................................................... 57. 4.1.4. Ingeniero de Desarrollo de Software ............................................................................... 58. 4.2. Riesgos del proyecto .................................................................................................................. 58. 4.3. Política de calidad...................................................................................................................... 61. 5.. Conclusiones ...................................................................................................................................... 63. 6.. Bibliografía ........................................................................................................................................ 64.

(4) ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1: Análisis de involucrados. Fuente: Los Autores. ........................................................ 9 Ilustración 2: Árbol de problemas. Fuente: Los Autores. .............................................................. 11 Ilustración 3: Árbol de objetivos. Fuente: Los Autores. ................................................................ 12 Ilustración 4: Análisis de causa – efecto para procesos de atención al ciudadano. Fuente: Los autores. ........................................................................................................................................... 24 Ilustración 5: Proceso de implementación de interoperabilidad de sistemas de información. Fuente: Los Autores. ...................................................................................................................... 34 Ilustración 6: Proceso general de interoperabilidad con código ASME. Fuente: Los Autores. ..... 35 Ilustración 7: Escenario Inicial: El ciudadano debe realizar trámites sucesivos hasta obtener el objetivo de sus trámites. Fuente: MinTIC (2011). ......................................................................... 37 Ilustración 8: Escenario final: Toda la información se concentra en un solo punto. Fuente: MinTIC (2011). .............................................................................................................................. 37 Ilustración 9: Escenario inicial: El funcionario debe buscar la información que solicita en cada una de las entidades que cree que tiene la información. Posteriormente, las entidades responden con la información que cree solventa la solicitud y el funcionario debe analizar las bases de datos recibidas. Fuente: MinTIC (2011). ................................................................................................. 38 Ilustración 10: Escenario final: Un canal de consulta, para encontrar la entidad que tiene la información. Fuente: MinTIC (2011)............................................................................................. 38 Ilustración 11: Escenario inicial: La entidad externa allega una solicitud de información y el funcionario encargado debe investigar cual es el área o áreas que puede apoyar la solicitud de información. Fuente: MinTIC (2011)............................................................................................. 39 Ilustración 12: Escenario final: La solicitud es recibida por uno de los funcionarios de la entidad y este la redirecciona de acuerdo a la competencia de la información, mediante el sistema integrado de información de la entidad. Fuente: MinTIC (2011). ................................................. 40 Ilustración 13: Escenario inicial: Cuando se requiere realizar nuevas implementaciones en la infraestructura de las TICs, se tiende a generar una serie de acuerdos específicos y especiales por.

(5) cada uno de los nuevos productos o servicios que se adquieren. Esto redunda en la existencia de comités que consumen el tiempo de tanto los proveedores como los funcionarios encargados para darle cabida al proyecto. Fuente: MinTIC (2011).. ........................................................................ 41 Ilustración 14: Escenario final: Se busca transmitir las reglas y normas de la infraestructura interoperada, con el propósito de que el proveedor logre ajustar el servicio de forma directa y minimizando los diferentes riesgos de contratación y operación. Fuente: MinTIC (2011)s. ........ 41 Ilustración 15: Escenario inicial: Las solicitudes y entrega de información se hacen por medio de canales oficiales, bajo diferentes formatos que pueden ir cambiando con el tiempo y las expectativas de las entidades a las cuales se les allegan los datos, con el continuo crecimiento de entidades que solicitan información, incrementa los riesgos asociados a falta de comprensión de los datos, consumo de recurso humano y mala toma de decisiones. Fuente: MinTIC (2011). ...... 42 Ilustración 16: Escenario final: Toda la información es compartida libremente, de acuerdo a las condiciones definidas en la política de explotación de datos, se eliminan barreras que impiden la agilidad de los trámites interinstitucionales y se minimiza los riesgos en la planeación y ejecución de los objetivos estatales. Fuente: MinTIC (2011). ....................................................................... 43 Ilustración 17: Metamodelo de interoperabilidad para actores propuesto por el Ministerio de Tecnologías de la información y de las comunicaciones. Fuente: MinTIC (2019b). .................... 47 Ilustración 18:Marco jurídico sobre interoperabilidad y manejo de sistemas de información de entidades estatales. Fuente: Los Autores........................................................................................ 48 Ilustración 19:Esfera de influencia del director de proyecto. Fuente: Project Management Institute (2017). ............................................................................................................................................ 57 Ilustración 20:Organigrama de proyecto. Fuente: Los Autores. .................................................... 58.

(6) ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Posición de los involucrados. Fuente: Los Autores. ........................................................ 10 Tabla 2. Matriz marco lógico. Fuente: Los Autores. ..................................................................... 14 Tabla 3. Criterio 1- Alta interoperabilidad. Fuente: Los Autores. ................................................. 26 Tabla 4. Criterio 2 - Bajo costo en intercambio de datos. Fuente: Los Autores. ........................... 26 Tabla 5. Criterio 3 - Ventajas para explotación de datos. Fuente: Los Autores. ............................ 27 Tabla 6. Criterio 4 - Incentivar cultura sobre datos y su importancia. Fuente: Los Autores. ........ 27 Tabla 7. Comparación de criterios. Fuente: Los Autores. .............................................................. 28 Tabla 8. Vector de toma de decisiones. Fuente: Los Autores. ....................................................... 28 Tabla 9. Requisitos técnicos mínimos. Fuente: MinTIC (2019b). ................................................. 45 Tabla 10. Inversión en muebles y enseres. Fuente: Los Autores. .................................................. 49 Tabla 11. Inversión en recurso humano. Fuente: Los Autores....................................................... 49 Tabla 12. Inversión en otros gastos. Fuente: Los Autores. ............................................................ 50 Tabla 13. Gastos pre-operativos. Fuente: Los Autores. ................................................................. 50 Tabla 14. Flujo de Caja proyectado con recursos propios. Fuente: Los Autores. .......................... 51 Tabla 15. Tabla de amortización para préstamo de 100 millones de pesos con una tasa del 30% E.A.. Fuente: Los Autores. ............................................................................................................. 51 Tabla 16. Flujo de Caja proyectado con préstamo bancario. Fuente: Los Autores. ....................... 52 Tabla 17. Tabla de amortización para préstamo de $ 10.490.566 con una tasa del 30% E.A. Fuente: Los Autores. ...................................................................................................................... 53 Tabla 18. Flujo de caja proyectado con mezcla de financiación. Fuente: Los Autores. ................ 53 Tabla 19. Matriz de riesgos del proyecto. Fuente: Los Autores. ................................................... 59.

(7) ÍNDICE DE GRÁFICAS Gráfica 1. Propósito de la digitalización. Fuente: CONPES (2018). ............................................. 16 Gráfica 2. Porcentaje de archivos de las entidades que se encuentran en un formato digital. Fuente: CONPES (2018). ............................................................................................................... 16 Gráfica 3. Puntajes ODB para latinoamérica. Fuente: CONPES (2018). ...................................... 17 Gráfica 4. Porcentaje de entidades con plan de apertura de datos. Fuente: CONPES (2018). ...... 18 Gráfica 5. Porcentaje de entidades que realizan inventario de datos. Fuente: CONPES (2018). .. 18 Gráfica 6. Porcentaje de conjuntos de datos abiertos estratégicos publicados al cierre de la vigencia 2016. Fuente: CONPES (2018). ...................................................................................... 18 Gráfica 7. Avance en la implementación de cadenas de trámites por las entidades. Fuente: DNP con datos del ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones (2015). .......... 19 Gráfica 8. Barreras que limitan el uso de la PDI por las entidades. Fuente: CONPES (2018). ..... 20 Gráfica 9. Entidades con interoperabilidad. Fuente: CONPES (2018). ......................................... 20 Gráfica 10. Principales barreras para interoperar entre entidades. Fuente: CONPES (2018). ....... 21 Gráfica 11. Principales barreras para interoperar entre entidades. Fuente: CONPES (2018). ....... 22 Gráfica 12. Oferta y demanda de servicios de explotación de datos y analítica, en cantidad de empresas. Fuente: DNP con información de Ruta N (2018). ......................................................... 23.

(8) 1. Identificación del Problema y Alternativas de Solución. 1.1. Situación Problemática El Consejo Nacional de Política Económica y Social de la República de Colombia y el. Departamento Nacional de Planeación DNP, ha diseñado la Política Nacional de Explotación de Datos contenida en el documento CONPES 3920 la cual tiene por objetivo “(…) aumentar el aprovechamiento de datos, mediante el desarrollo de las condiciones para que sean gestionados como activos para generar valor social y económico”. En desarrollo de las pretensiones de esta política que convoca a los diferentes actores de la academia, sector privado y sector público, se ha podido identificar que existe una ausencia en la explotación de datos a nivel del país y que principalmente obedece a las siguientes razones: •. Bajos niveles de datos públicos digitales. •. Desconfianza e incertidumbre respecto de la explotación de datos. •. Bajo capital humano para la explotación de datos. •. Ausencia de cultura de datos.. Esta situación hace que un activo importante como los datos no sean aprovechados adecuadamente en el desarrollo de procesos y de gestión gubernamental.. 1.2. Identificación de los Involucrados El análisis de involucrados permite optimizar los beneficios sociales e institucionales del. proyecto y limitar los impactos negativos (CEPAL, 2005) Para desarrollar un adecuado análisis es necesario realizar la identificación de los involucrados como se muestra en la siguiente ilustración..

(9) Ilustración 1: Análisis de involucrados. Fuente: Los Autores.. Usuarios. Área de atención al ciudadano. Colaborado res Explotación de datos.. Área de Tecnología. 1.3. Gerencia. Clasificación de los Involucrados Mediante la siguiente matriz se pretende determinar los intereses, la posición y el poder. de las partes interesadas en el proyecto. La posición se refiere a si el involucrado está a favor o en contra del proyecto, se utilizará un signo (+) para indicar que apoya y un signo (–) para indicar que está en contra. El poder se refiere a la fuerza que tiene este involucrado para influir sobre el proyecto si quisiera. Y, finalmente, el interés se refiere al grado de interés que ese actor tiene en el proyecto. (CEPAL, 2005)..

(10) Tabla 1. Posición de los involucrados. Fuente: Los Autores. No. 1. Involucrado Gerente o director de entidad. 2. Área de atención al cliente. 3. Área de Tecnología. 3. Colaboradores. 4. Usuario. Intereses De acuerdo porque puede agilizar trámites de la entidad De acuerdo porque pueden solucionar requerimientos de manera eficiente. En desacuerdo porque representa un mayor trabajo e implica salir de la zona de confort. De acuerdo porque le facilita el acceso a la información de manera ágil y segura. De acuerdo porque le resuelven su PQR en menor tiempo y con mayor calidad. Posición. Poder. +. 5. +. 3. -. 3. +. 2. +. 1. De acuerdo con lo anterior, se puede evidenciar que en general el proyecto, tiene apoyos en la mayoría de los involucrados con excepción del área de tecnología a la que el proyecto le representa un trabajo adicional al realizado cotidianamente. No obstante, se prevé que de todas maneras existirá una resistencia natural de las personas a los cambios que se puedan generar en virtud del proceso de explotación de datos, pues ello implica realizar ajustes a los procedimientos de las entidades y en algunos casos cambiarlos. Una herramienta clave para el diagnóstico son los árboles de problemas y de objetivos que nos permite identificar los principales problemas, con sus causas, sus efectos y la situación deseada a la que se aspira a llegar. (Aldunate, 2008).

(11) Ilustración 2: Árbol de problemas. Fuente: Los Autores.. Baja interacción entre instituciones.. Multiplicidad de registros administrativos. Reprocesos e insatisfacción en los ciudadanos.. Datos no son oportunos ni de calidad. Pérdida de valor económico y social con datos. Decisiones equivocadas. Baja disponibilidad y accesibilidad a datos. Alto costo en el intercambio de información. Dificultad en la explotación de datos. Irrelevancia sobre la disponibilidad de datos. La baja o nula explotación de datos en el sector público genera pérdidas de recursos y desaprovechamiento de activos.. Bajos Niveles de datos públicos digitales. Desconfianza sobre la explotación de datos. Ausencia de capital humano para explotación de datos. Ausencia de cultura de datos. Baja digitalización Bajos nivel de datos abiertos. Dispersión y desarticulación del marco jurídico. Baja oferta de personal calificado en TIC. Mala percepción sobre disponibilidad de datos abiertos. Baja interoperabilidad. Nuevos contextos generados por explotación de datos..

(12) Ilustración 3: Árbol de objetivos. Fuente: Los Autores.. Alta interacción entre instituciones. Simplificación de registros administrativos. Decisiones adecuadas. Datos oportunos y de calidad. Aumento de valor económico por explotación de datos. Aumento de satisfacción de usuarios. Alta interoperabilidad. Bajo costo en intercambio de datos. Ventajas para explotación de datos. Incentivar cultura sobre datos y su importancia.. La baja o nula explotación de datos en el sector público genera pérdidas de recursos y desaprovechamiento de activos. . Disponibilidad de datos públicos digitales. Confianza en la explotación de datos.. Alta digitalización y altos niveles de datos abiertos. Marco jurídico articulado. Alta interoperabilidad. Disponibilidad de RRHH para explotación de datos. Alta oferta de personal calificado en TIC. Cultura de datos. Percepción positiva sobre datos abiertos.

(13) De acuerdo con el árbol de objetivos se puede evidenciar las posibles alternativas de mitigación de los problemas derivados de la baja o nula explotación de datos. 1.3.1. Matriz de Marco Lógico.. De acuerdo con la CEPAL La matriz de marco lógico es una herramienta de trabajo con la cual un evaluador puede examinar el desempeño de un proyecto en todas sus etapas, permite presentar de forma sistémica y lógica los objetivos de un proyecto y sus relaciones de causalidad. Así mismo, permite definir si se han alcanzado los objetivos para definir los factores externos que pueden influir en ellos, esta matriz se compone de cinco columnas y cinco filas:.

(14) Tabla 2. Matriz marco lógico. Fuente: Los Autores. Ítem. Fin. Propósito. Descripción - Aumentar la interacción entre instituciones públicas. - Aumentar la calidad de los datos. - Aumentar la interoperabilidad. - Disminuir el costo por intercambio de datos. - Aumentar el valor económico por explotación de datos. - Tomar decisiones adecuadas. - Aumentar satisfacción de usuarios. Indicadores - Ciudadanos satisfechos/ciudadanos insatisfechos - Encuestas de satisfacción y calificación del servicio. - Disminuir a 10 o menos días la respuesta al usuario. - Disminuir en 15% el número de aplicativos y programas de gestión de la información. - Disminuir en 30% los reprocesos. Supuestos. - Área de atención al cliente - Área de Tecnología - Área de Producción. - Solución eficiente a los PQR - Los sistemas de la entidad interactúan permanentemente. - Se aumenta la satisfacción de usuarios - Se genera valor por explotación de datos.. - Área de Tecnología - Área de Contabilidad y Costos. - Se aumenta la eficiencia y se disminuyen costos. - % interoperabilidad = Aplicativos integrados / aplicativos entidad. - Área de Tecnología. - Se seleccionan adecuadamente los sistemas de información haciendo uso del modelo propuesto.. - Cronograma de planeación - Número de colaboradores capacitados. - La evaluación del - Producción modelo es satisfactoria y los colaboradores - Talento entienden la funcionalidad Humano y la aplican.. - Aumento de la eficiencia en - Amentar la explotación de datos 20% de los sistemas de en el sector público información y disminución del 15% en el costo. - Modelo para la selección adecuada de sistemas de información. Componentes - Modelo para la selección de criterios de los sistemas de información. - Planear el desarrollo del modelo - Evaluar el modelo. - Verificar el modelo. Actividades - Capacitar a los colaboradores sobre la funcionalidad del modelo. Verificación.

(15) Los indicadores de la matriz de marco lógico mencionados anteriormente obedecen a una propuesta y no constituyen una camisa de fuerza que deba reflejarse en cada uno de los procesos de interoperabilidad, pues esto dependerá de la naturaleza de la entidad.. 1.4. Estudio de Mercado 1.4.1. Identificación del Bien o Servicio. El servicio es el diseño de un modelo que le permita a las entidades del sector público avanzar en un proceso de interoperabilidad, donde sea posible seleccionar los sistemas de información adecuados, el personal y los procesos que faciliten el intercambio de información, el aprovechamiento de datos para la solución de las necesidades sociales y los costos de búsqueda y de negociación de las transacciones económicas. 1.4.2. Demanda y Oferta. La demanda actual se justifica por varias razones, la primera por la necesidad de insertar al país en la economía digital, la segunda porque con el ingreso de Colombia a la OCDE se hace imperativo el acceso y el monitoreo a la gestión pública y la tercera porque con la formulación de la Política Nacional de Explotación de Datos-Big Data en el CONPES 2039, la cual se dotará de la respectiva normatividad jurídica convierte la explotación de datos en un tema casi que de obligatorio cumplimiento y en un mandato gubernamental, por lo anterior buena parte de las entidades públicas tendrán que avanzar en este proceso. De acuerdo con datos del Departamento Nacional de Planeación DNP que cita al Formulario Único de Registro de Avance a la Gestión (FURAG), afirma que solo el 28% de las entidades del orden nacional había asignado recursos para llevar a cabo procesos de digitalización que, en promedio, correspondía al 1% del total del presupuesto de las entidades. El 35,19% de las.

(16) entidades del orden nacional no realizó digitalización en 2015 y el 64,81% que, si lo hizo, indicó que mayormente lo realiza para facilitar la consulta de los documentos sin eliminar el original (47,53%) así como para reducir el consumo de papel (24,69%) (CONPES, 2018). Gráfica 1. Propósito de la digitalización. Fuente: CONPES (2018).. El documento CONPES también cita un estudio realizado por el Banco Mundial para Colombia, en el que se menciona que las entidades públicas del país suelen enfocarse en la implementación de tecnologías como un fin y descuidan el proceso de gestión documental (captura, digitalización, tratamiento, gestión de metadatos, custodia, entre otros). Al respecto, el 67,3% de las entidades tiene menos del 70% de su información digitalizada, como se muestra en el siguiente gráfico. Gráfica 2. Porcentaje de archivos de las entidades que se encuentran en un formato digital. Fuente: CONPES (2018)..

(17) Otro aspecto que se destaca en la política de explotación de datos, tiene que ver con los niveles de datos abiertos los cuales se miden mediante dos metodologías posicionadas internacionalmente una de ellas es la utilizada por la fundación World Wide Web que realiza el análisis para 115 países denominada Barómetro de Datos Abiertos (ODB por sus siglas en inglés) y por otro lado, está la metodología Open Knowledge International que mide a 94 países a través del Índice Global de Datos abiertos (GODI, por sus siglas en inglés). A nivel Latinoamérica, el comportamiento de Colombia se puede apreciar en el siguiente gráfico. Gráfica 3. Puntajes ODB para latinoamérica. Fuente: CONPES (2018).. Una situación adicional que puede observarse en el documento CONPES en mención, tiene que ver con los planes de apertura de datos y la realización de inventario de datos en las entidades del orden nacional en donde se establece que menos de la tercera parte cuenta con un plan de apertura implementado y solo el 37% había realizado un inventario total de estos..

(18) Gráfica 4. Porcentaje de entidades con plan de apertura de datos. Fuente: CONPES (2018).. Gráfica 5. Porcentaje de entidades que realizan inventario de datos. Fuente: CONPES (2018).. Ahora bien, en lo que se refiere a la publicación de datos abiertos, el documento CONPES No. 3920, señala que, en una medición realizada por Gobierno en Línea en 2015, se encontró que tan solo el 46% de las entidades del orden nacional realiza dicha práctica. Así mismo, se evidenció que con respecto a la publicación de datos estratégicos para el año 2016, el 50% de las entidades publicó la totalidad de sus datos considerados estratégicos, mientras que el 48% había publicado menos de la mitad de estos conjuntos. Gráfica 6. Porcentaje de conjuntos de datos abiertos estratégicos publicados al cierre de la vigencia 2016. Fuente: CONPES (2018)..

(19) Baja Interoperabilidad La interoperabilidad es la capacidad de las organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio para interactuar hacia objetivos mutuamente beneficiosos, con el propósito de facilitar la entrega de servicios digitales a ciudadanos, empresas y a otras entidades mediante el intercambio de datos entre sus sistemas TIC (Mintic, 2019). Sobre el particular el documento CONPES señala que para el año 2014 tan solo el 2,5% había priorizado y optimizado las cadenas de trámites, es decir, implementaron la interoperabilidad para prestar un servicio al ciudadano. Gráfica 7. Avance en la implementación de cadenas de trámites por las entidades. Fuente: DNP con datos del ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones (2015).. Lo anterior según lo señalado en el CONPES No. 3920, plantea el gran reto de implementar un enfoque de mayor impacto, orientado a la generación de valor mediante la optimización de los trámites públicos. En ese sentido uno de los mecanismos contemplados en la política Big Data es el de la Plataforma de Interoperabilidad del estado (PDI) con la que se busca estandarizar el flujo de datos entre entidades. Para el año 2015, a pesar de los esfuerzos por construir una infraestructura, la PDI fue utilizada para suministrar y consumir información por el 44% de las entidades públicas del orden nacional, el 50% no empleó la PDI y el 6% no respondió la pregunta. En el año 2016, se estableció que el 57% había expuesto o consumido datos en la PDI y el 43% no la empleó de.

(20) acuerdo con datos del MinTIC, citado por el (CONPES, 2018). Sobre las barreras para el uso de la PDI el comportamiento es el siguiente: Gráfica 8. Barreras que limitan el uso de la PDI por las entidades. Fuente: CONPES (2018).. Con respecto a la interoperabilidad entre entidades el CONPES No. 3920 en mención expone que el 66% de las entidades del orden nacional manifiesta tener interoperabilidad con otras entidades y de estas el 54,5% interopera con menos de 3 entidades. Gráfica 9. Entidades con interoperabilidad. Fuente: CONPES (2018)..

(21) Igualmente, el documento CONPES menciona el 86% de las entidades del orden nacional perciben limitaciones para implementar la interoperabilidad, como se muestra en la siguiente gráfica: Gráfica 10. Principales barreras para interoperar entre entidades. Fuente: CONPES (2018).. Otra situación que el CONPES 3920 pone de presente es la multiplicidad de registros administrativos que se nutren con la proliferación de reportes, generando múltiples capturas, posibles errores, y aumento del diligenciamiento manual para la recolección de datos, con lo cual los ciudadanos deben suministrar los mismos datos y documentos varias veces a las entidades públicas. En el siguiente gráfico se muestra el índice de redundancia en campos de registros..

(22) Gráfica 11. Principales barreras para interoperar entre entidades. Fuente: CONPES (2018).. Respecto de la oferta y la demanda, la política Big Data muestra que existe una debilidad en materia de capital humano. Actualmente, es escasa la evidencia y cuantificación entre países del déficit o disparidad de habilidades para la explotación de datos. Sin embargo, de acuerdo con la OCDE, citada por el documento (CONPES, 2018) indica que la demanda de destrezas de especialistas de datos superará su oferta en el mercado laboral. Para el caso de Colombia el CONPES en mención señala que la industria ha evidenciado una baja oferta de personal calificado en TIC y competencias blandas (liderazgo, creatividad, trabajo en equipo, comunicación, innovación y bilingüismo). La Ruta N pudo identificar que la oferta y la demanda se comporta como se muestra en el siguiente gráfico..

(23) Gráfica 12. Oferta y demanda de servicios de explotación de datos y analítica, en cantidad de empresas. Fuente: DNP con información de Ruta N (2018).. De acuerdo con la anterior se muestra que hay una gran demanda en el sector público para trabajar en los distintos frentes de la explotación de datos que es el punto central que se pretende abordar a partir de la elaboración del presente documento.. 1.5. Análisis de Causa – Efecto El mayor valor agregado de la explotación de los datos como activo de las entidades. públicas, es la atención de las solicitudes recibidas por los ciudadanos. Siendo así, el principal proceso misional de las entidades públicas que se debería impactar positivamente con la implementación de la política nacional de explotación de datos es el de la atención al ciudadano. Con el propósito de identificar las problemáticas internas que en general se viven, se realiza un estudio exploratorio de campo a los Front de distintas entidades públicas, a partir de esta indagación, se observó las distintas experiencias que tienen que pasar los ciudadanos para llevar a cabo un trámite. Este análisis se sintetizará en el diagrama de Ishikawa, donde se muestra las causales de insatisfacción desde las categorías de los asesores, insumos del proceso de atención, equipos de cómputo, comunicación y procedimientos..

(24) Ilustración 4: Análisis de causa – efecto para procesos de atención al ciudadano. Fuente: Los autores.. Habilidad Asesoría. Documentación incompleta o errada. Bases de Datos. Capacidad Atención. INSATISFACCIÓN DEL CIUDADANO EN LA GESTIÓN DE SUS TRÁMITES No mantenimiento preventivo Consulta información Computadores.

(25) 1.6. Objetivos Partiendo de la situación actual que se quiere cambiar en las entidades públicas, y el. análisis del árbol de problemas y objetivos, se tendrá para el presente proyecto de grado la siguiente estructura de objetivos.. 1.6.1. Objetivo General. Evaluar la factibilidad de un proyecto de inversión para la creación de modelos de interoperabilidad de bases de datos para entidades públicas, desde un estudio de las necesidades del proyecto planteado.. 1.6.2 •. Objetivos específicos. Identificar oportunidades de mejora de los procesos relacionados con la explotación de. bases de datos como un activo intangible de las entidades públicas. •. Formular mediante un estudio técnico los procesos, requerimientos y demás necesidades. para la construcción de una infraestructura de datos integral que asegure el correcto aprovechamiento de las bases de datos. •. Determinar a partir de una propuesta gerencial los roles y actores que se deben involucrar. en la implementación de un sistema de información. •. Evaluar la implementación del proyecto, desde su estructura de costos y la rentabilidad. mínima esperada, para así determinar la estabilidad y factibilidad del proyecto, desde la primera inversión hasta la recuperación de la misma mediante la estimación de los flujos de caja..

(26) 1.7. Análisis de Alternativas Luego de definir las condiciones iniciales de las entidades estatales que son objetivo de la. política nacional de explotación de datos, se logra evidenciar un diagnóstico que permite establecer las alternativas de solución y los criterios encontrados en el árbol de objetivos (ramas del árbol de objetivos). Lo anterior, permite identificar las posibles alternativas de solución para todas las problemáticas mencionadas en el documento del CONPES. Para establecer un orden o priorización de desarrollo de alternativas, con respecto a las expectativas o condiciones expuestas se incluyen estas variables en un modelo de jerarquización analítica. En una primera aproximación se realiza una calificación comparativa de las alternativas, usando una escala de 1 a 9, para establecer cuál alternativa tiene mayor impacto sobre el problema. A continuación, se muestran las calificaciones, normalización de las matrices y valores de los vectores promedio: Tabla 3. Criterio 1- Alta interoperabilidad. Fuente: Los Autores. Alternativas. Disponibilidad de datos públicos digitales. Confianza en la explotación de datos. Disponibilidad de capital humano para explotación de datos. Cultura de datos. Disponibilidad de datos públicos digitales. 1,00. 9,00. 8,00. 1,00. 0,45. 0,64. 0,79. 0,11. 0,50. Vector promedio. Matriz Normalizada. Confianza en la explotación de datos. 0,11. 1,00. 1,00. 0,33. 0,05. 0,07. 0,10. 0,04. 0,06. Disponibilidad de capital humano para explotación de datos. 0,13. 1,00. 1,00. 7,00. 0,06. 0,07. 0,10. 0,75. 0,24. Cultura de datos. 1,00. 3,00. 0,14. 1,00. 0,45. 0,21. 0,01. 0,11. 0,20. Suma. 2,24. 14,00. 10,14. 9,33. Tabla 4. Criterio 2 - Bajo costo en intercambio de datos. Fuente: Los Autores. Alternativas. Disponibilidad de datos públicos digitales. Confianza en la explotación de datos. Disponibilidad de capital humano para explotación de datos. Cultura de datos. Disponibilidad de datos públicos digitales. 1,00. 0,20. 3,00. 0,11. 0,07. 0,02. 0,25. 0,08. 0,10. Confianza en la explotación de datos. 5,00. 1,00. 1,00. 0,17. 0,33. 0,12. 0,08. 0,12. 0,16. Disponibilidad de capital humano para explotación de datos. 0,33. 1,00. 1,00. 0,14. 0,02. 0,12. 0,08. 0,10. 0,08. Cultura de datos. 9,00. 6,00. 7,00. 1,00. 0,59. 0,73. 0,58. 0,70. 0,65. Suma. 15,33. 8,20. 12,00. 1,42. Vector promedio. Matriz Normalizada.

(27) Tabla 5. Criterio 3 - Ventajas para explotación de datos. Fuente: Los Autores. Alternativas. Disponibilidad de datos públicos digitales. Confianza en la explotación de datos. Disponibilidad de capital humano para explotación de datos. Cultura de datos. Disponibilidad de datos públicos digitales. 1,00. 9,00. 0,33. 4,00. 0,23. 0,69. 0,15. 0,44. 0,38. Confianza en la explotación de datos. 0,11. 1,00. 0,50. 1,00. 0,03. 0,08. 0,23. 0,11. 0,11. Disponibilidad de capital humano para explotación de datos. 3,00. 2,00. 1,00. 3,00. 0,69. 0,15. 0,46. 0,33. 0,41. Cultura de datos. 0,25. 1,00. 0,33. 1,00. 0,06. 0,08. 0,15. 0,11. 0,10. Suma. 4,36. 13,00. 2,17. 9,00. Vector promedio. Matriz Normalizada. Tabla 6. Criterio 4 - Incentivar cultura sobre datos y su importancia. Fuente: Los Autores. Alternativas. Disponibilidad de datos públicos digitales. Confianza en la explotación de datos. Disponibilidad de capital humano para explotación de datos. Cultura de datos. Disponibilidad de datos públicos digitales. 1,00. 1,00. 0,20. 0,33. 0,10. 0,08. 0,04. 0,19. 0,10. Confianza en la explotación de datos. 1,00. 1,00. 0,20. 0,20. 0,10. 0,08. 0,04. 0,11. 0,08. Disponibilidad de capital humano para explotación de datos. 5,00. 5,00. 1,00. 0,25. 0,50. 0,42. 0,19. 0,14. 0,31. Cultura de datos. 3,00. 5,00. 4,00. 1,00. 0,30. 0,42. 0,74. 0,56. 0,50. Suma. 10,00. 12,00. 5,40. 1,78. Vector promedio. Matriz Normalizada. En las tablas anteriores se encuentran consolidadas las calificaciones, el ejercicio se realizó calificando cada una de las relaciones de las matrices de alternativas, con base en el criterio abordado, por ejemplo, en la tabla de calificaciones del criterio 1. Alta interoperabilidad, se puede encontrar la calificación entre las alternativas “Disponibilidad de datos públicos digitales” y “Confianza en la explotación de datos”, en este orden de ideas la “Disponibilidad de datos públicos digitales” es 9 veces mejor que “Confianza en la explotación de datos”, dado que la primera alternativa genera mayor impacto en el objetivo de una alta interoperabilidad. Para relacionar las calificaciones obtenidas con respecto a los criterios, se realiza una calificación comparativa entre criterios, el objetivo de este ejercicio es el de realizar una comparación numérica que oriente a ubicar por orden de importancia todos los criterios de este proyecto. Con respecto a las anteriores calificaciones, se establece un vector de prioridad de los criterios involucrados en la problemática:.

(28) Tabla 7. Comparación de criterios. Fuente: Los Autores. Criterios. Bajo costo en Ventajas para Incentivar cultura Alta intercambio de explotación de sobre datos y su interoperabilidad datos datos importancia. Alta interoperabilidad Bajo costo en intercambio de datos Ventajas para explotación de datos Incentivar cultura sobre datos y su importancia. Suma. Vector promedio. Matriz Normalizada. 1,00. 9,00. 2,00. 7,00. 0,57. 0,68. 0,57. 0,41. 0,56. 0,11. 1,00. 0,33. 4,00. 0,06. 0,08. 0,09. 0,24. 0,12. 0,50. 3,00. 1,00. 5,00. 0,29. 0,23. 0,28. 0,29. 0,27. 0,14. 0,25. 0,20. 1,00. 0,08. 0,02. 0,06. 0,06. 0,05. 1,75. 13,25. 3,53. 17,00. Finalmente, se organizó los 4 vectores de comparación de alternativas con respecto a los criterios y el vector de comparación de criterios, encontrando el vector de toma de decisiones. El enfrentamiento de las matrices sugiere que la alternativa que va a generar el mayor impacto ante la situación actual, es la disponibilidad de datos públicos digitales, con una ponderación del 40%, seguida lejanamente de la disponibilidad del capital humano para la explotación de datos con una ponderación del 27%. Por último, las alternativas de menor importancia e impacto son la incentivación de una cultura de manejo de datos (24%) y el fortalecimiento de la confianza en los resultados de la explotación de datos (9%). Las anteriores calificaciones se pueden verificar en el siguiente cuadro. Tabla 8. Vector de toma de decisiones. Fuente: Los Autores. Baja disponibilidad y accesibilidad a datos. Alto costo en el intercambio de información. Dificultad en la explotación de datos. Irrelevancia sobre la disponibilidad de datos. Vector de toma de decisiones. 0,50. 0,10. 0,38. 0,10. 0,40. 0,06. 0,16. 0,11. 0,08. 0,09. 0,24. 0,08. 0,41. 0,31. 0,27. Cultura de datos. 0,20. 0,65. 0,10. 0,50. 0,24. Vector de comparación de criterios. 0,56. 0,12. 0,27. 0,05. Alternativas Disponibilidad de datos públicos digitales Confianza en la explotación de datos Disponibilidad de capital humano para explotación de datos. Con el norte definido, el proyecto se establecerá sobre la construcción de una estructura de interoperabilidad para las entidades públicas. Se busca desarrollar un proyecto de.

(29) interoperabilidad para entidades del sector público que les permita aprovechar sus activos de información y que proponga alternativas para lograr disponibilidad de datos públicos, confianza en la explotación de datos e indirectamente genere un estímulo para avanzar hacia una cultura de datos que permita fortalecer la economía digital del país.. 1.8. Alcance del proyecto Este proyecto pretende crear una empresa de consultoría que ofrezca la construcción de. estructuras de interoperabilidad para los procesos misionales de entidades públicas. Con lo anterior, se contribuye a la reducción de trámites y procesos internos. El entregable principal del proyecto es la funcionalidad del sistema de información, capturando todas las necesidades y resultados de los sistemas de información que se consideran importantes para la misión de la empresa. Los subentregables son los siguientes:. a. Estructura de Software que consolide los sistemas de información pertinentes a la misión de la empresa o los procesos intervenidos. b. Capacitación del sistema de información interoperado. c. Documentación de la estructura creada, la cual involucre las partes interesadas, procesos involucrados y capacidades..

(30) 2. Ingeniería del Proyecto. 2.1. Descripción Técnica del Producto o servicio Antes de abordar la descripción del servicio de Interoperabilidad para las áreas de. atención al ciudadano, es necesario hacer una aproximación a el ecosistema digital, el cual de acuerdo con el MinTIC se encuentra conformado por una Infraestructura, Servicios, Aplicaciones y los Usuarios. Así mismo, mediante la ley 1753 de 2015 del Plan Nacional de Desarrollo (20142018), menciona en su artículo 45 “Estándares, modelos y lineamientos de tecnologías de la información y las comunicaciones para los servicios al ciudadano” e invita a que el MinTIC en coordinación con las entidades responsables de cada uno de los trámites y servicios, definirá y expedirá los estándares, modelos, lineamientos y normas técnicas para incorporar las TIC’s que contribuyan a la mejora de los trámites y servicios que el estado ofrece al ciudadano. En ese sentido, el ministerio ha definido los Servicios Ciudadanos Digitales, entre los que se encuentran los siguientes: Servicio de autenticación Biométrica, Servicio de autenticación con cédula digital, Servicio de autenticación electrónica, Servicio de carpeta ciudadana y Servicio de interoperabilidad. Este último, es el objeto de estudio del presente proyecto. El Servicio de Interoperabilidad es aquel que brinda las capacidades necesarias para garantizar el adecuado flujo de información y de interacción entre los sistemas de información de las entidades del estado, permitiendo el intercambio, la integración y la compartición de la información, con el propósito de facilitar el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, acorde con los lineamientos del marco de interoperabilidad (Mintic, 2019) De acuerdo con el MinTIC, el Marco de Interoperabilidad del Gobierno Digital, tiene como propósito contribuir en la entrega de servicios digitales, de manera completa, adecuada, minimizando los pasos y evitando los desplazamientos del ciudadano a diversas entidades para.

(31) obtener la información necesaria de una entidad y acceder así a los derechos y obligaciones con el estado.. 2.2. Proceso de Interoperabilidad La interoperabilidad abarca el intercambio de datos contenida en sistemas de información. heterogéneos, es decir, la conexión entre los datos de sistemas diferentes, para cumplir un objetivo. En este caso se trata de una integración de bases de datos ya sea de forma interna (Entre las áreas de la entidad) a favor de organizar primero la cultura funcional para posteriormente entrar a interactuar con una o varias entidades. En consecuencia, se llegaría a una simplificación de la actividad administrativa haciendo más eficiente la tarea de la administración pública y la colaboración de dos o más entidades que tengan en sus sistemas de información los recursos de interés para desarrollar proyectos. Además, la interoperabilidad le apunta a la economía de los costes de tecnología como resultado de la eficiente utilización de los recursos tecnológicos y la reutilización de los datos de las múltiples vistas existentes, por tanto, viene siendo una forma de hacer más rentable la actividad de las empresas públicas. Además de gestionar la construcción de unos estándares técnicos y tecnológicos, la implementación de un sistema de información interoperativo también exige una total intervención en los sistemas tecnológicos, semánticos, organizacionales, legales y hasta culturales de los participantes y partes interesadas. Toda la actividad de implementación se apega a una consciente planificación de los sistemas de información como un recurso integral y flexible, debido a que sobre este tipo de recursos se sustenta los proyectos institucionales. En suma, se debe definir metodológicamente la adecuación de todos los sistemas tecnológicos y no tecnológicos de la organización, posterior a la planificación de las expectativas sobre los sistemas de información. No obstante, el proceso para la planificación de las expectativas debe estar finalmente.

(32) fundamentado en la realización del análisis documental, la investigación de los actores externos que inciden sobre el resultado esperado y entrevistas a expertos para la orientación de los esfuerzos. En cuanto a los principios para la creación de proyectos de interoperabilidad, se puede asegurar que es apremiante definir los límites de los sistemas de información con el objeto de derribar el paradigma de los sistemas de información estructurados como islas no conectadas en las cuales reposan los recursos para la toma de decisiones. Después de depurar o al menos entender la estructura de islas, se debe tener en cuenta las características técnicas comunes de estas, los actores involucrados, los procesos de capacitación y los procesos internos y externos de comunicación en la empresa, todo en aras de definir las adecuadas estrategias para el cambio. Así como existe una serie de requerimientos transversales a nivel general, se tiene un detalle específico para la interoperabilidad. (Criado, 2010) et al, menciona unos principios para asegurar el producto técnico, estos principios son: a) igualdad sobre los recursos electrónicos y digitales, b) accesibilidad para todas las personas internas y externas (partes interesadas y ciudadanos), c) legalidad de las operaciones tecnológicas amparadas en el contexto legislativo, d) privacidad de los datos personales en toda la red interoperativa, e) responsabilidad de las partes interesadas en el manejo de la información, f) adecuación tecnológica a las requeridas por el proyecto de interoperabilidad, g) proporcionalidad con los elementos de seguridad de información, h) conservación de la integridad de los datos, información y comunicaciones, i) reutilización de los componentes que permitan aportar al sistema de información y por ultimo j) eficiencia sobre los procesos y las economías involucradas en los procesos de interoperabilidad. Para realizar una adecuada interoperabilidad, se debe trabajar con los sistemas individuales y su estandarización mínima en sus componentes, todo para manejar una cohesión y coherencia entre dichas islas. En general, se afirma que se debe cuidar el nivel de redes, en.

(33) cuanto a la pertinencia de la información (interoperabilidad semántica) y, por último, se requiere trabajar con la infraestructura de información y servicios, la cual es la destinataria final de la implementación de la interoperabilidad. Para el caso de los datos digitales, el principal foco está en la falta de estandarización de las estructuras de datos, es decir, homologar la calidad, consistencia y disponibilidad de las distintas fuentes. Para los casos en los cuales los sistemas de información basados en documentación física, se debe trabajar en la digitalización y disposición de dichos documentos, aclarando su origen y su pertinencia todo con el fin de eliminar discrecionalidades entre los sistemas de información involucrados. En conclusión, la interoperabilidad beneficia a la organización mediante la estandarización de los sistemas de información heterogéneos para agilizar la toma de decisiones en las organizaciones, como resultado de la agilidad del manejo de la información se da una mayor fluidez a los tramites que diligencian los ciudadanos con todas las entidades del estado. Para la construcción de un sistema interoperativo se debe intervenir en todos los sistemas ligados a la tecnología, administración y cultura, dado que el sistema de información también es influenciado por los anteriores elementos. Como tal, la implementación se debe iniciar con la planeación, en dicha planeación se debe tener en cuenta el análisis documental, la investigación de necesidades y expectativas de las partes interesadas, después se debe involucrar los recursos para la ejecución y, por último, la evaluación de seguridad del proyecto terminado. Toda la implementación debe estar sustentada sobre el análisis de los límites de los sistemas objetivos y los actores involucrados en la interoperabilidad, basados en esta realidad se debe tener en cuenta los principios de igualdad, accesibilidad, legalidad, privacidad, adecuación, proporcionalidad, conservación, reutilización y eficiencia. En la dimensión de insumos se comprende que principalmente, los datos pueden clasificarse en datos digitales y físicos. En términos de datos digitales, la obligación es llegar a la estandarización y sobre los datos físicos es.

(34) forzar su disposición digital en sistemas de información sistematizados. Con la base documental se debe desarrollar sobre cada sistema de información de forma individual, posteriormente sobre las redes y finalmente sobre la infraestructura que permitirá el uso para todas las partes interesadas. El proceso total de interoperabilidad grosso modo se presenta en el siguiente diagrama de flujo: Ilustración 5: Proceso de implementación de interoperabilidad de sistemas de información. Fuente: Los Autores. Proceso de interoperabilidad para los sistemas de información de entidades públicas. Lideres de procesos misionales. Oficinas de Control Interno. Oficina de TICs. Es legalmente viable?. Inicio. SI. NO. Proceso de interoperabilidad. Revisión de identificación de riesgos y corrupción. Revisión de aspectos normativos. Definición de objetivos. Definición de estándares necesarios. Evaluación por parte de las oficinas de TICs. Hay viabilidad tecnológica?. NO Construcción de requerimientos. SI NO. Cronograma de proyecto. Socialización de requerimientos con partes interesadas. NO. Aprueba?. SI. Concepto de tecnología. Aprueba. Ejecución del proyecto. Concepto jurídico Fin. Para generar proyectos de interoperabilidad, se debe requerir fundamentalmente de la participación de todos los integrantes de las entidades que ven oportuno crear una estructura integrada de sistemas de información, incluso si el proyecto está destinado a ser un proyecto interno de la entidad. Los principales actores dentro del proceso interoperabilidad son los líderes.

(35) de los procesos misionales, la oficina de control interno y oficina de TICs (Ver Ilustración 5: Proceso de implementación de interoperabilidad de sistemas de información). Los líderes de los procesos misionales, son aquellos directivos, coordinadores, supervisores y demás roles que están padeciendo el día a día, la falta de una estructura organizada de información que permita reducir los tiempos de operación y de trámites, por lo general, se exige una mayor participación de las áreas relacionadas con la atención al ciudadano, dado que estas áreas son las que tienen una mayor percepción de las necesidades de los ciudadanos. Por otra parte, la oficina de control interno es la agrupación que normativamente, realiza los controles y ajustes a los comportamientos de los integrantes de la entidad, por lo tanto, para asegurar que las actividades de la empresa no se aparten del marco legal. Por último, está la oficina de TICs la cual obligatoriamente debe participar como el interventor de los procesos que se van a implementar, debido a que son ellos los que van a ser los que mantengan el estado actual y genere las actualizaciones pertinentes de las estructuras implementadas. Ilustración 6: Proceso general de interoperabilidad con código ASME. Fuente: Los Autores. Construcción de cronograma de proyecto Inicio. Definición de objetivos. Revisión reglas de negocio y normatividad. Definición de estándares. Revisión estándares tecnológicos. Construcción de requerimientos. Validación de Oficina de Control interno de la entidad. Entrega estructura Fin. Supervisión de estructura del proyecto. Creación de la estructura de interoperabilida d validada. Validación con lideres de procesos misionales de la entidad. Validación de la oficina de tecnologías de la entidad. Validación requerimientos y cronograma de proyecto.

(36) Definido el proceso de interoperabilidad, a continuación, se abarcarán los distintos escenarios que pueden ubicarse en los proyectos internos y externos de interoperabilidad de bases de datos de las entidades públicas del país.. 2.3. Escenarios de Interoperabilidad Al ejecutar la etapa diagnóstica del proceso de interoperabilidad se puede encontrar que. las necesidades de las entidades se pueden decantar por un escenario especifico de interoperabilidad (MinTIC, 2011), dependiendo del impacto final que se quiere generar a los ciudadanos. Los escenarios de interoperabilidad son los siguientes: a.. Modernizar procesos interinstitucionales: El escenario apunta a que las entidades. que estén conectadas en términos de las necesidades de los ciudadanos, generen una articulación de sus procesos para que de forma virtual los ciudadanos logren culminar sus procesos con la mínima cantidad de trámites posibles. Esto se logra con la concentración de las infraestructuras tecnológicas en un mismo sitio o portal web..

(37) Ilustración 7: Escenario Inicial: El ciudadano debe realizar trámites sucesivos hasta obtener el objetivo de sus trámites. Fuente: MinTIC (2011).. Ciudadano. Trámite 1. Trámite 2. Trámite 3 Tramite 4. Información de interés. Ilustración 8: Escenario final: Toda la información se concentra en un solo punto. Fuente: MinTIC (2011).. Trámite 1. Trámite 2. b.. Trámite 3. Trámite 4. Requerir Información de Otra Entidad: Un objetivo de la interoperabilidad es el de. dotar a los funcionarios de la información que requiere para sus labores cotidianas, o inclusive.

(38) para el desarrollo de funciones críticas en las lógicas de negocio. Los escenarios iniciales y finales son: Ilustración 9: Escenario inicial: El funcionario debe buscar la información que solicita en cada una de las entidades que cree que tiene la información. Posteriormente, las entidades responden con la información que cree solventa la solicitud y el funcionario debe analizar las bases de datos recibidas. Fuente: MinTIC (2011).. Entidad 1. Entidad 2. Entidad 3. Entidad 4. Ilustración 10: Escenario final: Un canal de consulta, para encontrar la entidad que tiene la información. Fuente: MinTIC (2011).. Crear solicitud de información. Funcionario consulta Directorio de Intercambio de información. Entidad poseedora de la información. c.. Solicitud de información hacia la entidad: Así como existen requerimientos de. funcionarios a varias entidades, esperando un retorno único, oportuno y especifico de.

(39) información, sin conocer el poseedor de esta información, sucede un símil hacia adentro de la entidad, dado que existen solicitudes de información que vienen de entidades reguladoras, pero que no se tiene conocimiento dentro de las entidades sobre qué áreas pueden ser las poseedoras de la información: Ilustración 11: Escenario inicial: La entidad externa allega una solicitud de información y el funcionario encargado debe investigar cual es el área o áreas que puede apoyar la solicitud de información. Fuente: MinTIC (2011).. Área 1. Funcionario Área 2. Área 3. Entidad solicitante de información.

(40) Ilustración 12: Escenario final: La solicitud es recibida por uno de los funcionarios de la entidad y este la redirecciona de acuerdo a la competencia de la información, mediante el sistema integrado de información de la entidad. Fuente: MinTIC (2011).. Área dueña de la información. d.. Funcionario direcciona Solicitud. Entidad solicitante de información. Desarrollo o mantenimiento de soluciones informáticas: La parte más importante. del desarrollo de proyectos de interoperabilidad, recae sobre la continuidad y mantenimiento del sistema integrado. El objetivo de la interoperabilidad no solo pretende organizar una estructura de software para acumular y compartir la información, sino también establece los estándares, políticas y cultura que fortalecerán la explotación de bases de datos, ya sea por medios estadísticos para toma de decisiones o para optimización de los trámites..

(41) Ilustración 13: Escenario inicial: Cuando se requiere realizar nuevas implementaciones en la infraestructura de las TICs, se tiende a generar una serie de acuerdos específicos y especiales por cada uno de los nuevos productos o servicios que se adquieren. Esto redunda en la existencia de comités que consumen el tiempo de tanto los proveedores como los funcionarios encargados para darle cabida al proyecto. Fuente: MinTIC (2011)... Reuniones entre proveedores y la entidad para generar acuerdos de servicio específicos Ilustración 14: Escenario final: Se busca transmitir las reglas y normas de la infraestructura interoperada, con el propósito de que el proveedor logre ajustar el servicio de forma directa y minimizando los diferentes riesgos de contratación y operación. Fuente: MinTIC (2011)s.. Marco para interoperabilidad. Proveedor. Entidad pública.

(42) e.. Intercambio de información entre entidades: Este escenario de interoperabilidad es. el más importante para la política nacional de explotación de datos, dado que su temática central está en generar valor agregado a partir del correcto uso y análisis de información. Actualmente, el país requiere de planes de desarrollo basados en datos de alta calidad para el desarrollo nacional, y es en la integración de las bases de datos que se construye un sólido cimiento para el desarrollo económico de la nación. Ilustración 15: Escenario inicial: Las solicitudes y entrega de información se hacen por medio de canales oficiales, bajo diferentes formatos que pueden ir cambiando con el tiempo y las expectativas de las entidades a las cuales se les allegan los datos, con el continuo crecimiento de entidades que solicitan información, incrementa los riesgos asociados a falta de comprensión de los datos, consumo de recurso humano y mala toma de decisiones. Fuente: MinTIC (2011).. Formato 1. Formato 2. Entidad 1. Formato 3. Entidad 1. Entidad 2. ... Formato 4. Formato 5. Trámite 1. Entidad 2. Entidad n.

(43) Ilustración 16: Escenario final: Toda la información es compartida libremente, de acuerdo a las condiciones definidas en la política de explotación de datos, se eliminan barreras que impiden la agilidad de los trámites interinstitucionales y se minimiza los riesgos en la planeación y ejecución de los objetivos estatales. Fuente: MinTIC (2011).. Entidad 1. Entidad 2. Fuente única Entidad 3. 2.4. Entidad 4. Requerimientos del Proceso de Interoperabilidad Los requerimientos técnicos deben ser cumplidos en los diferentes procesos y. componentes del servicio de interoperabilidad, los cuales, por su naturaleza fundamentalmente tecnológica, puede estar sujeta a cambios como consecuencia del desarrollo e innovación de la tecnología (MinTIC, 2019b) El manual de Condiciones Servicio de Interoperabilidad definido por el MinTIC señala que para la definición de los requisitos técnicos se ha tenido en cuenta la información en materia de normas, estándares y reglamentaciones técnicas internacionales, dentro de las cuales se contemplan las siguientes:.

(44) 2.4.1. Modelo Estático.. La plataforma de interoperabilidad debe garantizar la interoperabilidad, disponibilidad, fiabilidad y seguridad de la información trasmitida a través de ella entre las diferentes entidades con las que interactúa.. 2.4.2. Requisitos Técnicos del Modelo Estático.. De acuerdo con el Manual de Condiciones Servicio de Interoperabilidad los requisitos que deben exigirse a la plataforma que soporta el modelo deben ser exigentes, tales como: •. Rendimiento: Habilidad del sistema para manejar en tiempo real un elevado número de servicios y procesos de manera eficiente.. •. Escalabilidad: Capacidad para modificar el proceso sin modificar la arquitectura.. •. Robustez y Resiliencia: Capacidad para seguir funcionando ante problemas.. •. Seguridad: Garantías del sistema en cuanto a seguridad, privacidad y confianza se refiere.. •. Modularidad: Debe tener un enfoque modular que permita desplegarla por partes.. •. Continuidad operativa o disponibilidad: Capacidad del sistema para estar operativo en cualquier momento.. •. Capacidad de Recuperación: Capacidad para gestionar de manera eficiente los fallos que pueden afectar la disponibilidad.. •. Extensibilidad: Capacidad de la plataforma para poder ampliarse para dar soporte a nuevas necesidades.. •. Semántica: El uso de conceptos semánticos en la plataforma a partir del lenguaje común de intercambio de información..

(45) •. Integral: La plataforma debe trabajar como un todo, no como piezas desacopladas que no están preparadas para trabajar en conjunto.. 2.4.3. Requisitos Técnicos Asociados al Servicio de Interoperabilidad.. El manual del servicio de interoperabilidad del MinTIC, propone entre otros, los siguientes requisitos. Tabla 9. Requisitos técnicos mínimos. Fuente: MinTIC (2019b). Componente o. Requisitos Mínimos. Capacidad Servicios de Centro de. Servicio Centro de Operaciones de Seguridad o Security. operaciones de Seguridad. Operations Center (SOC) 7x24.. Centro de Procesamiento. Debe cumplir con ANSI/TIA-942 Telecomunications. de datos (CPD). Infrastructure Standard for Data Centers. Centro de Monitoreo de. Operación 7x24, CCTV digital, Sistemas de UPS, autonomía. Red (CMR/NOC). eléctrica de mínimo 24 horas luego de interrupción.. Canal de conexión a GNAP. Doble canal de conexión a NAP (Network Access Point). Mesa de Servicio/Centro. Conjunto de servicios tecnológicos y humanos para prestar. Soporte. servicios de soporte.. 2.4.4. Características de la Plataforma de Interoperabilidad. El manual sobre servicio de Interoperabilidad propuesto por el MinTIC señala las siguientes características como principales de la plataforma de Interoperabilidad. •. Recursos Compartidos: los recursos (almacenamiento, memoria, ancho de banda, capacidad de procesamiento) etc., son compartidos por múltiples entidades públicas..

(46) •. Elasticidad: Los recursos se asignan y se liberan rápidamente para que estos estén siempre disponibles.. •. Servicio Medido: El proveedor de Interoperabilidad es capaz de medir, a determinado nivel, el servicio efectivamente entregado a cada entidad pública.. •. Autoservicio: La entidad pública puede acceder a las capacidades de computación de la plataforma de forma ágil y automática.. 2.4.5. Modelo Conceptual (Actores). De acuerdo con el manual del MinTIC, los siguientes son los actores que participan del modelo de Interoperabilidad: •. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones: define y señala la política a seguir en Interoperabilidad.. •. Entidades Públicas y Empresas Privadas que Ejercen Funciones Públicas: encargados de incorporar a sus sistemas de información los servicios para interoperar con otras entidades y empresas.. •. Proveedores: son aquellas entidades públicas o privadas que son fuente de información.. •. Consumidores: Aquellas entidades públicas o privadas autorizados para consultar o acceder a los servicios de información.. A continuación, se presenta el metamodelo de Interoperabilidad, propuesto por el MinTIC (2019b)..

(47) Ilustración 17: Metamodelo de interoperabilidad para actores propuesto por el Ministerio de Tecnologías de la información y de las comunicaciones. Fuente: MinTIC (2019b).. 2.5. Tiempo del Proyecto Es difícil entrar a determinar el tiempo que tarda la implementación de un proceso de. interoperabilidad en una entidad pública, puesto que ello dependerá de la calidad de equipos tecnológicos, servidores, el volumen de información, servicios y del nivel de organización que posea la entidad..

(48) 2.6. Normatividad En cuanto a la normatividad, el marco jurídico es el siguiente:. Ilustración 18:Marco jurídico sobre interoperabilidad y manejo de sistemas de información de entidades estatales. Fuente: Los Autores.. •Ley 1712 de 2014 •Ley 1581 de 2012 •Clasificada (personal) •Reservada (defensa/estabilidad financiera) •Información genera. •Ley 1712 de 2014 "Ley de Transparencia" •Artículo 39 de la ley 489 de 1998. •Decreto 2573 de 2014, artículo 2. •La¿ey 1753 de 2015 "Plan Nacional De Desarrollo" •Circullar 058 de 2009 (Procuraduría). •Ley 1581 de 2012 "Protección de datos personales" •Let estatutaria 1266 de 2008 "Habeas data, bases de datos personales" •Decreto 415 de 2016 "Fortalecimiento Institucional en materia de TICS". Obligatoriedad. Clasificación de la Información. Protección de la información. Principios •Enfoque en el ciudadano. •Gestión estratégica de la información. •Cobertura y Proporcionalidad •Seguridad Protección y Preservación de la Información •Simplicidad, Neutralidad Tecnológica, y adaptabilidad..

(49) 3. Evaluación. 3.1. Evaluación Financiera 3.1.1. Costos Fijos. De acuerdo con el portal Gerencie.com los costos fijos son aquellos que la empresa debe pagar independientemente de su nivel de operación, es decir produzca o no produzca debe pagarlos. Para el caso de la presente propuesta se tiene como costos fijos los siguientes: Tabla 10. Inversión en muebles y enseres. Fuente: Los Autores. Muebles y Enseres Ítem. Vr. Unitario. Escritorios. $. Cantidad. Vr. total. 200.000,00. 2. $. 400.000,00. $ 1.100.000,00. 2. $. 2.200.000,00. Software. $. 200.000,00. 2. $. 400.000,00. Impresora. $. 150.000,00. 1. $. 150.000,00. $. 3.150.000,00. Equipos de Cómputo. Total. Tabla 11. Inversión en recurso humano. Fuente: Los Autores. Personal Mínimo Sugerido Para la Ejecución Cargo. vr. Unitario/mes. Gerente. $ 4.500.000,00. 1. $. 4.500.000,00. Secretaria. $ 1.500.000,00. 1. $. 1.500.000,00. Estadístico. $ 4.000.000,00. 1. $. 4.000.000,00. Ing. De Desarrollo. $ 5.300.000,00. 1. $. 5.300.000,00. Total. Cantidad. Total. $ 15.300.000,00.