Planeación del sistema integrado de gestión de calidad y gestión ambiental, en la empresa Quimiservi S A S bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISOiso 14001:2015

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(1)PLANEACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN AMBIENTAL, EN LA EMPRESA QUIMISERVI S.A.S BAJO LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS ISO 9001:2015 E ISO 14001:2015 INFORME FINAL DE PASANTÍA. PAMELA ALEJANDRA RUIZ PARDO JULIANA ARLENYS VASQUEZ MARTINEZ. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL BOGOTÁ D.C. 2017.

(2) PLANEACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN AMBIENTAL, EN LA EMPRESA QUIMISERVI S.A.S BAJO LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS ISO 9001:2015 E ISO 14001:2015 INFORME FINAL DE PASANTÍA. PAMELA ALEJANDRA RUIZ PARDO 20122185010 JULIANA ARLENYS VASQUEZ MARTINEZ 20131185016 Directora interna: Ph D (C) LUISA FERNANDA GONZÁLEZ RAMÍREZ Directora externa: Ing. ANDREA DEL PILAR PARDO PINEDA. Proyecto de grado presentado como requisito parcial para optar al título de Administrador Ambiental. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL BOGOTÁ D.C. 2017.

(3) NOTA DE ACEPTACIÓN. _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ Firma director interno _________________________________ Firma director externo ________________________________ Firma Jurado Bogotá, noviembre de 2017.

(4) AGRADECIMIENTOS. En primer lugar, queremos agradecer a Dios, ya que sin su voluntad nada es posible. Un lugar especial en estas líneas merece la Ing. Andrea del Pilar Pardo, ya que sin su apoyo, paciencia y dedicación el siguiente proyecto no hubiese sido posible. Gracias, de corazón, a nuestra directora, la profesora Luisa Fernanda González Ramírez, su criterio, paciencia, motivación y aliento hicieron fácil lo difícil. Finalmente, a todos aquellos compañeros y amigos, que de una u otra manera han sido claves en el logro de nuestros objetivos..

(5) DEDICATORIA. Dedico este proyecto a mis papás, Teresa y Alfonso. Sus buenas enseñanzas, paciencia y oraciones hicieron de mí quien soy hoy en día. A mis hermanos y hermanas, su apoyo ha sido fundamental a lo largo del camino. Al amor de mi vida, Juan David, tu aliento en los tiempos difíciles es mi más grande motivo para seguir.. Juliana Vásquez Martínez. Este trabajo es dedicado a las personas que amo, que con su apoyo y sobre todo con su paciencia han acompañado cada uno de los pasos de mi vida.. Pamela Ruiz Pardo.

(6) Tabla de Contenido. 1.. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................13. 2.. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................................15. 3.. OBJETIVOS................................................................................................................ 19. 3.1. 3.2. 4.. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 19 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................... 19 MARCO REFERENCIAL ......................................................................................... 20. 4.1.. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL ........................................................................... 20. 4.1.1.. HISTORIA DEL SECTOR PRODUCTIVO EN COLOMBIA....................... 20. 4.1.2.. ESTRUCTURA EMPRESARIAL. .....................................................................21. 4.1.3.. COMPETENCIA. ................................................................................................ 21. 4.1.4.. ASOCIACIONES DEL SECTOR. .....................................................................22. 4.1.5.. CIFRAS DEL SECTOR. ..................................................................................... 22. 4.1.6. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN ............................................................................................................................ 24 4.2.. MARCO CONTEXTUAL .......................................................................................... 28. 4.2.1.. INSTITUCIONAL ............................................................................................... 28. 4.2.1.1.. UBICACIÓN GEOGRÁFICA. .......................................................................28. 4.2.1.2.. INFORMACIÓN GENERAL .........................................................................29. 4.2.1.3.. MISIÓN. ............................................................................................................ 29. 4.2.1.4.. VISIÓN. ............................................................................................................. 29. 4.3. 5. 5.1. 5.1. 6. 6.1. 6.2. 7. 7.1. 7.2. 8. 8.1.. MARCO LEGAL......................................................................................................29 MARCO METODOLÓGICO ................................................................................... 32 ESTRUCTURA METODOLÓGICA PRINCIPAL .......................................................... 32 ACTIVIDADES PROGRAMADAS .............................................................................. 34 DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS. .......................................................................37 FASE 1.................................................................................................................. 37 FASE 2.................................................................................................................. 41 ANÁLISIS DE RESULTADOS. ................................................................................ 44 FASE 1.................................................................................................................. 44 FASE 2.................................................................................................................. 46 EVALUACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA PASANTÍA48 EVALUACIÓN ........................................................................................................48.

(7) 8.2. 9.. CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS ............................................................................ 48 CONCLUSIONES.......................................................................................................49. 10. RECOMENDACIONES ............................................................................................ 51 11. BIBLIOGRAFIA.........................................................................................................53.

(8) LISTADO DE TABLAS. TABLA 1. LEGISLACIÓN APLICABLE ....................................................................................... 30 TABLA 2. METODOLOGÍA GENERAL PARA LA PLANEACIÓN DEL SIG ......................................32 TABLA 3. ESQUEMA DE ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROYECTO ............................................ 34.

(9) LISTADO DE ILUSTRACIONES. ILUSTRACIÓN 1. DISTRIBUCIONES DEL SECTOR ......................................................................23 ILUSTRACIÓN 2. EVOLUCIÓN DE LA PRODUCCIÓN ..................................................................23 ILUSTRACIÓN 3. PARTICIPACIÓN DE LAS CATEGORÍAS POR SUBSECTOR. ................................ 24 ILUSTRACIÓN 4. UBICACIÓN QUIMISERVI S.A.S. ............................................................... 28.

(10) LISTADO DE ANEXOS. ANEXO A. Formato test directivos ANEXO B. Formato test colaboradores ANEXO C. Conclusiones y recomendaciones sobre cultura organizacional ANEXO D. Gestión del cambio ANEXO E. Taller transformación cultural ANEXO F. Plan de comunicaciones ANEXO G. Contexto de la organización ANEXO H. Mapa de procesos y caracterización de procesos ANEXO I. Manual de funciones y organigrama ANEXO J. Política de calidad. ANEXO K. Política ambiental y objetivos de gestión ambiental. ANEXO L. Control de registros y documentos. ANEXO M. Producto no conforme y acciones correctivas. ANEXO N. Procedimiento planificación y realización de auditorías. ANEXO O. Aspectos e impactos ambientales ANEXO P. Requisitos legales ambientales ANEXO Q. Programa de uso eficiente y ahorro del agua. ANEXO R. Programa de uso eficiente y ahorro de la energía ANEXO S. Programa de gestión integral de residuos sólidos..

(11) RESUMEN. El documento que se presenta a continuación describe el proceso llevado a cabo en la empresa de productos químicos de aseo Quimiservi S.A.S durante la planeación del Sistema Integrado de Gestión de Calidad y Gestión Ambiental bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. Para la planeación del Sistema de Gestión se hizo uso de las herramientas adquiridas durante la formación como Administrador Ambiental, para realizar este proceso se tuvo en cuenta el contexto de la organización y las necesidades que se evidencian frente al cumplimiento de la satisfacción de las necesidades de las partes interesadas, el aumento de la productividad y la mejora de la imagen organizacional a nivel del sector productivo, es así como el objetivo del desarrollo del trabajo se basa en fortalecer los procesos y procedimientos llevados a cabo dentro de la organización, así como el clima organizacional y la gestión ambiental haciendo uso de herramientas como capacitaciones, encuestas, diseño de documentos y socializaciones. Como resultado de este proceso se evidencia gran cambio y compromiso por parte de los colaboradores hacia el mejoramiento de los procesos de la organización, así como el compromiso en la asignación de los recursos necesarios para llevar a cabo en un corto plazo la implementación del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015 y posteriormente la certificación en la Norma..

(12) ABSTRACT. The document presented below describes the process carried out in the company of chemical cleaning products Quimiservi SAS during the planning of the Integrated System of Quality Management and Environmental Management under the requirements of the ISO 9001: 2015 and ISO 14001 standards: 2015 For the planning of the Management System, the tools acquired during the training as Environmental Administrator were used. In order to carry out this process, the context of the organization was taken into account, as well as the needs that are evident in the fulfilment of the satisfaction of the needs of the organization. the interested parties, the increase in productivity and the improvement of the organizational image at the level of the productive sector, is how the objective of the development of the work is based on strengthening the processes and procedures carried out within the organization, as well as the organizational climate and environmental management making use of tools such as training, surveys, document design and socialization. As a result of this process, great change and commitment on the part of the collaborators towards the improvement of the processes of the organization are evidenced, as well as the commitment in the allocation of the necessary resources to carry out in a short term the implementation of the System of Quality Management ISO 9001: 2015 and subsequently the certification in the Standard.

(13) 1. INTRODUCCIÓN. Quimiservi S.A.S. es una empresa ubicada en la Calle 10 N° 26 - 47 Barrio Ricaurte, que se dedica a la fabricación y distribución de productos líquidos para la limpieza, mantenimiento y desinfección, industrial e institucional, la cual busca obtener participación y reconocimiento en los distintos sectores de la economía. En este sentido, con el fin de lograr dar cumplimiento a las metas y objetivos que la organización se ha planteado, surge la necesidad de diseñar y planear un sistema integrado de gestión que permita alcanzar y rebasar dichos objetivos.. El trabajo que se presenta a continuación contiene la información necesaria para la planeación del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 (ICONTEC, 2015) y Gestión Ambiental ISO 14001:2015 (ICONTEC, 2015) en la empresa QUIMISERVI S.A.S, organización dedicada a la producción y comercialización de productos de aseo en los sectores doméstico e institucional.. La planeación del Sistema Integrado se realiza de acuerdo a la estructura definida en las Normas Internacionales ISO 9001: 2015 e ISO 14001:2015 (ICONTEC, 2015), en donde se establecen los requisitos que se deben tener en cuenta para la validación de la implementación de un Sistema de Gestión, representada en la obtención a largo plazo de la certificación ambiental y de calidad. Para ello, deberá llevarse a cabo un estudio integro de la empresa, y de acuerdo a los resultados del mismo, se procederá a planear de acuerdo a las necesidades de la organización, el sistema integrado de gestión indicado anteriormente.. 13.

(14) El presente documento está estructurado de la siguiente forma: En el primer capítulo se define el planteamiento del problema que motiva la realización del trabajo y permite definir los objetivos; además se establece el marco referencial que contiene el marco teórico donde se abordan temas tan importantes como: Norma ISO 9001:2015 (ICONTEC, 2015), Norma ISO 14001:2015 (ICONTEC, 2015), el marco conceptual en donde se describe la institución en la que se realiza el trabajo y el Marco Legal que avala el presente trabajo de grado; en el segundo capítulo se enmarca la metodología con que se va a desarrollar el proyecto para dar cumplimiento a los objetivos planteados, en el tercer capítulo se plasman las actividades y fases que comprende el desarrollo del proyecto y sus respectivos resultados que se obtuvieron. Al final se presenta la bibliografía consultada.. 14.

(15) 2. JUSTIFICACIÓN. En la actualidad, las organizaciones buscan herramientas que permitan elevar la competitividad de sus operaciones en el mercado. En este sentido, los sistemas integrados de gestión constituyen una de estas herramientas. Un sistema integrado de gestión es entonces, una herramienta que posibilita la integración de datos y procesos de una organización en un único sistema. Permite la automatización y el almacenamiento de toda la información del negocio, optimizando la comunicación entre departamentos y facilitando, en consecuencia, la gestión y la producción. (Ministerio de Hacienda, 2017) Así, la implementación de un sistema integrado de gestión supone grandes ventajas – tanto internas como externas - en las organizaciones. Estas se presentan como consecuencia de la relación existente entre la empresa y los clientes, proveedores, sociedad, etc. Los beneficios externos incluyen (ISOTools, 2017): . Favorece el acceso de una certificación externa de reconocimiento internacional.. . Asegura a todos los clientes, proveedores y otras partes interesadas. La empresa desarrolla su actividad cumpliendo con la legislación y según la metodología de mejora continua.. . La imagen que ofrece la empresa se ve mejorada ante la sociedad.. . Refuerza la búsqueda para mejorar la satisfacción del cliente y la de los socios.. 15.

(16) . Crea un interés especial al maximizar la calidad del producto, lo que permite que se ofrezca al mercado una oferta con valor añadido.. En segundo lugar, se encuentran los beneficios internos, los cuales se generan para el personal, gestión corporativa, procedimientos internos, alta dirección y todas las áreas de la empresa. Entre los beneficios internos para la organización se destacan (ISOTools, 2017): . Son un aliciente para que la empresa invierta en innovación. Esto genera un valor añadido para sus accionistas.. . Incrementa la confianza, participando y comunicando internamente lo que se produce entre el personal de la empresa, incluyendo a la alta dirección.. . Establece la política, los objetivos, los programas, el control y la revisión única.. . Al ser la documentación única, esta se ve simplificada para ofrecer una mayor transparencia y facilitar su utilización, se reducen los costos asociados en su mantenimiento.. . Es un sistema único, lo que supone que se utilice, desarrolle y mantenga más fácilmente a medio o largo plazo.. . El proceso de certificación es mucho más sencillo, se establece una importante reducción de los costos.. . Las auditorías se pueden llevar a cabo de una forma simultánea por un equipo de auditores multifuncionales.. 16.

(17) . La preparación e implementación de las auditorías implican un menor costo ya que simplifica mucho el proceso.. Es por esto que la determinación de los objetivos a desarrollar en el presente proyecto incluye diferentes motivaciones tanto personales como características del proyecto. Entre las motivaciones personales, buscamos la adquisición de nuevas aptitudes que nos permitan desenvolvernos en el ámbito laboral y personal a través de la obtención de nuevos conocimientos que demuestren que se han adquirido las destrezas necesarias para el diseño de un Sistema Integrado de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 y Gestión Ambiental ISO 14001:2015. Por otra parte, se encuentran los objetivos establecidos para la empresa Quimiservi S.A.S para el inicial diseño del Sistema Integrado de Gestión y su posterior proceso de ejecución y certificación. De esta manera, la importancia de la implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 y Gestión Ambiental ISO 14001:2015 en la empresa QUIMISERVI S.A.S radica en el aumento de la satisfacción de los clientes y de la sociedad en general, teniendo en cuenta las necesidades expresadas por parte de los clientes y la responsabilidad frente al tema ambiental que la sociedad ha venido exigiendo. Entre otras motivaciones para implementar el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 y Gestión Ambiental ISO 14001:2015 en la empresa QUIMISERVI S.A.S se encuentra el mejoramiento de las relaciones con las partes interesadas, fortalecimiento de la. 17.

(18) ventaja competitiva, acceso a mercados globales, cumplimiento de criterios para certificación, desarrollo y participación en soluciones ambientales y aseguramiento del cumplimiento legal. Así mismo, la implementación de los Sistemas de Gestión, no solo han permitido el desarrollo de las empresas y aumento en la competitividad en el marcado, sino también ha favorecido el surgimiento de nuevos profesionales formados y capacitados para la implementación de este tipo de Sistemas de Gestión, permitiendo que el Administrador Ambiental se desempeñe como actor fundamental, teniendo en cuenta que durante su formación adquiere herramientas técnicas, legales y administrativas para la planeación, implementación, verificación y seguimiento de Sistemas de Gestión en cualquier tipo organización.. 18.

(19) 3. OBJETIVOS. 3.1.. Objetivo General. Planear el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 y Gestión Ambiental ISO 14001:2015 para la empresa QUIMISERVI S.A.S teniendo en cuenta el contexto de la Organización, la estructura de las Normas Internacionales y los requisitos legales.. 3.2.. . Objetivos Específicos. Realizar un diagnóstico inicial que permita evidenciar la situación actual de QUIMISERVI S.A.S con el fin de diseñar un sistema integrado de gestión que se adapte a las necesidades de la empresa.. . Establecer la planeación estratégica de la empresa QUIMISERVI S.A.S en el marco del Sistema Integrado de Gestión de calidad y gestión ambiental bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. . Diseñar procedimientos, registros y manuales obligatorios que exige las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 adecuados a las necesidades de la empresa, los colaboradores, clientes y proveedores, definiendo actividades, responsabilidades, funciones y recursos teniendo como base el diagnóstico previo.. . Determinar las medidas de evaluación y control de los procesos operativos e información documentada, con el fin de asegurar el mejoramiento continuo y gestión ambiental de QUIMISERVI S.A.S 19.

(20) 4. MARCO REFERENCIAL. A continuación, se presenta el marco referencial del proyecto denominado “Planeación del sistema integrado de gestión de calidad y gestión ambiental, en la empresa Quimiservi s.a.s bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015”, dicho marco se desarrollará bajos los siguientes aspectos: . Marco Teórico Conceptual. . Marco Contextual. . Marco Legal. 4.1.. Marco teórico conceptual. 4.1.1. Historia del Sector productivo en Colombia.. Jabonería Tusica es la primera jabonería del norte de Colombia, inicialmente bajo el nombre de “Fábrica a Vapor de Jabones y Velas La Luz X” en el año 1905, pioneros en la fabricación y comercialización de productos de limpieza y aseo personal. Químicos alemanes que inmigraron con sus familias a Colombia en los años de la década de 1890 y que muchos de ellos se quedaron en Colombia, fueron la primera de cinco generaciones de alemanes establecidos en este país. Antes de que llegara el primer automóvil a Colombia, ya estaban en las plazas de mercado los modernos productos de limpieza producidos en Barranquilla con tecnología alemana. Los productos llegaban a lugares tan remotos en aquellos tiempos por vía fluvial hasta el centro del país. (Tusica, 2015). 20.

(21) 4.1.2. Estructura Empresarial.. La estructura empresarial de la cadena ha tenido variaciones importantes en los últimos años debido a los cambios presentados en la demanda de estos productos. La oferta de la cadena productiva de productos de cosméticos y aseo se encuentra altamente concentrada en un reducido número de empresas. Esta cadena presenta una estructura de mercado de tipo oligopólico, en donde acuden pocas empresas con posibilidad de influenciar los precios o el nivel de producción; generalmente se presenta competencia por estrategias de diferenciación de productos. De acuerdo con la información del Invima, operan en Colombia aproximadamente 400 empresas, y 10 de ellas concentran 65% de la producción. La estructura empresarial para la fabricación de detergentes y productos de aseo presenta un número reducido de empresas entre las cuales se destacan Detergentes S.A, JGB, Colgate Palmolive y Unilever. Estas ofrecen detergentes comercializados bajo distintas marcas; incluso una misma empresa ofrece varias marcas de detergentes. Una de las estrategias que esta industria utiliza para posicionarse en el mercado es el gasto en publicidad que permite, a través de la marca, diferenciar sus productos. (DNP, s.f.). 4.1.3. Competencia.. La industria de jabones cuenta con un buen número de empresas, muchas de capital nacional y algunas filiales de compañías multinacionales. Las firmas que más se destacan son: Colgate Palmolive, Unilever Andina-Varela, Jabonería Central, Lloreda Grasas y Aceites Vegetales y Jabonería Hada. 21.

(22) Existe cierta diferenciación en el tipo de integración vertical de estas empresas, la mayoría concentran su producción en la fase final y algunas producen desde la materia prima hasta el producto final. (DNP, s.f.). 4.1.4. Asociaciones del sector.. 4.1.4.1.. Información General. La Cámara de la Industria Cosmética y de Aseo de la ANDI se creó con el propósito de desarrollar con los empresarios del sector, acciones que tiendan a su fortalecimiento y beneficio, coordinando esfuerzos a través de la Asociación. Esto en el campo: industrial, de comercio y servicios. 4.1.4.2.. Industria cosmética y aseo.. La industria de Cosméticos y Aseo se compone de tres subsectores: Cosméticos, Absorbentes y Aseo. El sector ha experimentado un gran crecimiento que ha supuesto beneficios económicos para el país y para los grupos que participan en su cadena de valor. Lo anterior demuestra el potencial del sector como motor de la economía nacional. Los resultados son consecuencia de los esfuerzos conjuntos de la Cámara, las instituciones que lo apoyan y las empresas que lo componen.. 4.1.5. Cifras del sector.. 4.1.5.1.. Distribución del Sector.. El sector se compone por tres subsectores: Cosméticos, Aseo y Absorbentes. Para el año 2013 se estima que el subsector Cosméticos representó el 52% de la producción, seguido por los 22.

(23) subsectores de Aseo y Absorbentes los cuales registraron una participación de 27% y 21% respectivamente, según la Encuesta Anual Manufacturare del DANE y estimaciones propias.. Ilustración 1. Distribuciones del sector Fuente: ANDI, 2015. 4.1.5.2.. Producción del Sector.. Desde el año 2000 el Sector ha experimentado un amplio crecimiento en términos de producción, ventas y comercio exterior. Este se caracteriza por la heterogeneidad en el tamaño, la composición del capital, las características tecno productivas, la diversificación en las líneas de producción, así como por el gran número de empresas que lo componen. A continuación, se puede observar la evolución de la producción de los tres subsectores:. Ilustración 2. Evolución de la producción Fuente: ANDI, 2015. 23.

(24) 4.1.5.3.. Participación por subsectores.. Para el año 2013 se estima que la producción del sector en general fue de $7.737.682.3111. La siguiente gráfica describe la participación en términos de producción de cada categoría perteneciente a los tres subsectores de la Industria. (ANDI, 2015). Ilustración 3. Participación de las categorías por subsector. Fuente: ANDI, 2015. 4.1.6. Ventajas de la implementación de Sistemas Integrados de Gestión La implementación de Sistemas Integrados de Gestión en las organizaciones presenta los siguientes beneficios y ventajas: (Universidad del Norte, 2015) . Unifica criterios y prácticas de gestión, reportando mayor eficiencia y eficacia en la obtención de los resultados.. . Reduce la frecuencia de auditorías internas y externas de la organización, lo que genera ahorros en los costos derivados de las auditorías externas.. 24.

(25) . Reduce las fallas y no conformidades, así como la aplicación de un enfoque preventivo en todos los niveles de la organización.. . Minimiza procedimientos y documentos, por los elementos comunes que permiten definir procedimientos en los que se unifican los requisitos exigibles por la norma.. . Facilita la ampliación del alcance del sistema.. . Disminuye los costos de licenciamiento.. . Menor dedicación de tiempo en las auditorías externas a cada proceso, debido al número elevado de auditorías que se requieren.. Además de esto, se presentan los siguientes niveles de integración en la organización y las partes interesadas: (Universidad del Norte, 2015) . Integración. de. la. información. y. del. conocimiento. documental. Unificación. y centralización de la información. . Integración operativa Aplicación del modelo integral de operación por procesos. . Integración cultural Generación de valor a todas las personas potenciando la toma de conciencia, la formación y el aprendizaje.. . Integración estratégica Formulación del direccionamiento para la gestión integral.. 25.

(26) 4.1.7. Gestión del cambio en las organizaciones. . Participación de la Alta Dirección. Debido a las exigencias que impone la norma ISO 9001, las organizaciones suelen ver que los actores de la alta dirección se involucran más en el sistema de gestión de la calidad. La alta dirección tiene la obligación de participar en el diseño de la política de calidad y de los objetivos de calidad, debe revisar los datos del SGC y tomar las medidas necesarias para asegurarse de que se cumplan los objetivos de calidad, establecer nuevas metas y lograr un progreso continuo. (normas9000.com) Una vez implementado el sistema, la organización debe centrarse en el cumplimiento de los objetivos de calidad. La alta dirección recibe información de manera constante, de modo que puede ver los progresos (o la falta de progresos) hacia el cumplimiento de los objetivos, lo que le permitirá tomar las medidas apropiadas. Luego, se lleva a cabo el proceso de evaluación organizado y se implementa un mecanismo de supervisión del desempeño, teniendo en cuenta los objetivos. De este modo, es posible tomar las medidas necesarias de acuerdo con los resultados. (normas9000.com) . Impacto en la productividad.. El aumento de la productividad se alcanza tras la evaluación inicial y la consiguiente mejora de los procesos que se producen durante su implementación, así como también de la mejora en la capacitación y calificación de los empleados. Al disponer de mejor documentación y de un control de los procesos, es posible alcanzar una estabilidad en el desempeño, reducir la cantidad de desperdicio y evitar la repetición del trabajo. Los gerentes reciben menos llamadas por. 26.

(27) problemas durante las noches ya que los empleados cuentan con más información para resolverlos por sí mismos. (normas9000.com) . Clientes satisfechos. El grado de satisfacción cliente aumenta debido a que los objetivos que se establecen toman en cuenta sus necesidades. La empresa toma consciencia de la importancia de la opinión de sus clientes, de los requisitos cliente, los cuales analiza con el objeto de lograr una mejor comprensión de sus necesidades. Los objetivos se adaptan de acuerdo a esta información y la organización se vuelve más centrada en el cliente. Cuando los objetivos se concentran en el cliente, la organización dedica menos tiempo a los objetivos individuales de los departamentos y más tiempo a trabajar en conjunto para cumplir con las necesidades de los clientes. (normas9000.com). 27.

(28) 4.2.. Marco contextual. 4.2.1. Institucional. La planeación del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 y Gestión Ambiental ISO 14001:2015 para la empresa QUIMISERVI S.A.S se realizó en las instalaciones de la organización ubicada en la Calle 10 N° 26 - 47 en el Barrio Ricaurte, este espacio sirvió como lugar de trabajo para la recolección de información y planeación del Sistema Integrado de Gestión.. 4.2.1.1.. Ubicación geográfica.. Ilustración 4. Ubicación QUIMISERVI S.A.S. Fuente: Google Maps, 2017.. 28.

(29) 4.2.1.2.. Información general. Nombre: Quimiservi S.A.S. Actividad económica: De acuerdo con la clasificación del código CIIU la empresa tiene las siguientes actividades económicas: -. CIIU Primario: 2023 Fabricación de jabones y detergentes, preparados para limpiar y pulir; perfumes y preparados de tocador.. -. CIIU Secundario: 4669 Comercio al por mayor de otros productos n.c.p.. 4.2.1.3.. Misión.. Fabricar y distribuir productos líquidos para la limpieza, mantenimiento y desinfección, institucional e industrial en los sectores de Alimentos, Petrolero, Automotriz, Lavandería industrial y Hotelera, Institucional y Aéreas Públicas, Industrial y Fábricas.. 4.2.1.4.. Visión.. Tener mayor participación y reconocimiento en los sectores de petróleos, alimenticios y la Industria en general, mejorando día a día. Nuestro proceso operativo y de servicio, usando tecnología de punta con recurso humano calificado.. 4.3.. Marco legal. A continuación, se presenta la legislación aplicable a las actividades del proyecto. Ver Tabla 1. Legislación aplicable. 29.

(30) Tabla 1. Legislación aplicable ENTE QUE LA NORMA. OBSERVACIONES EXPIDE. Decreto 1072 de Ministerio del trabajo Por medio del cual se expide el Decreto Único 2015 (Ministerio. Reglamentario del Sector Trabajo.. de trabajo, 2015) Decreto 1443 de Ministerio del trabajo Por el cual se dictan disposiciones para la 2014 (Ministerio. implementación del Sistema de Gestión de la. de Trabajo, 2014). Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).. Resolución 0689 Ministerio de salud y Por la cual se adopta el reglamento técnico que de (Ministerio. 2016 protección social.. establece los límites máximos de fósforo y la. de. biodegrabilidad de los tenso activos presentes en Ministerio. de. Ambiente, 2016). detergentes. y. jabones,. y. se. dictan. otras. ambiente y desarrollo disposiciones. sostenible. Resolución 0631 Ministerio de (Ministerio. de Por la cual se establecen los parámetros y los. 2015 ambiente y desarrollo valores de sostenible.. límites. vertimientos. Ambiente, 2015). máximos. puntuales. a. permisibles cuerpos. de. en. los. aguas. superficiales y a los sistemas de alcantarillado público y se dictan otras disposiciones.. Decisión. 721 Comisión. de. la Reglamento. Técnico. Andino. relativo. a. los. 30.

(31) ENTE QUE LA NORMA. OBSERVACIONES EXPIDE. (CAN, 2011). comunidad andina. Requisitos. y. Guía. de. Inspección. para. el. funcionamiento de establecimientos que fabrican Productos de Higiene Doméstica y Productos Absorbentes de Higiene Personal. Fuente: Compilado por el autor, 2017.. 31.

(32) 5. MARCO METODOLÓGICO. En este proyecto se ha definido para la recolección de la información el método de investigación mixta descriptiva-explicativa (Sampieri, Fernandez, & Baptista, 2006). Para la realización del presente documento el grupo de profesionales que intervino llevó a cabo la recolección, estudio, análisis y procesamiento de la información de acuerdo con el desarrollo de la siguiente metodología:. 5.1.. Estructura metodológica principal. A continuación, se describe la metodología mediante una matriz relacionando las fases con objetivos, actividades y herramientas planeadas para el desarrollo de la pasantía:. Tabla 2. Metodología general para la planeación del SIG. FASE. INSTRUMENTOS. ACTIVIDADES DE. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. METODOLÓGICOS. LOS OBJETIVOS Realizar un diagnóstico. Establecer estratégica. la de. QUIMISERVI. planeación inicial la S.A.S. que. permita. empresa evidenciar la situación en. el actual de QUIMISERVI. Fuentes. primarias:. Administrador y empleados de Quimiservi SAS. marco del Sistema Integrado de S.A.S con el fin de Fuentes 1. Gestión de calidad y gestión diseñar. un. sistema Consulta. secundarias: páginas. web:. ambiental bajo los lineamientos integrado de gestión que Quimiservi.com; de las normas ISO 9001:2015 e se ISO 14001:2015. adapte. necesidades empresa.. a de. las ambientebogota.gov.co;. entre. la otras.Visitas a la organización para. análisis. mediante. 32.

(33) FASE. INSTRUMENTOS. ACTIVIDADES DE. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. METODOLÓGICOS. LOS OBJETIVOS. observación. Diseñar. procedimientos,. registros y manuales obligatorios que exige las normas. ISO. 9001:2015 e ISO 14001:2015 adecuados a las necesidades de la empresa, los colaboradores, clientes. y. definiendo. proveedores, actividades,. responsabilidades, funciones y. Elaboración, recopilación y. actualización. documentos por. las. requeridos. normas. 9001:2015. de. e. ISO ISO. 14001:2015.. recursos teniendo como base el diagnóstico previo. Determinar. las. medidas. de. de evaluación y control de los Estructuración Metas procesos operativos e indicadores de gestión, 2. información documentada, con medición de metas el fin de asegurar el logros alcanzados. mejoramiento continuo y gestión Resultados ambiental de QUIMISERVI capacitaciones.. y Indicadores de gestión Actividades contenidas en la de propuesta y cronograma. S.A.S Fuente. Autores, 2017.. 33.

(34) 5.1.. Actividades programadas. De acuerdo con las actividades planteadas en el cronograma de actividades, se presenta el siguiente esquema de etapas y actividades que describe la fase del proyecto y el objetivo que desarrolla. Tabla 3. Esquema de etapas y actividades del proyecto FASE. ETAPA. OBJETIVO. ACTIVIDAD Entrevista a empleados sobre Documento conclusiones y cultura organizacional.. Establecer la planeación estratégica. recomendaciones sobre cultura Charla sensibilización: Gestión organizacional. del cambio. de la empresa QUIMISERVI S.A.S en el marco del. 1. GESTIÓN DEL. Sistema Integrado de. CAMBIO. Gestión de calidad y gestión ambiental bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. Taller de transformación cultural. Socialización actividades del proceso de gestión del cambio. Elaboración documento: plan de comunicaciones. Charla sensibilización: Gestión del cambio Taller de transformación cultural. Entrega primer informe.. DIAGNÓSTICO. Diseñar. Lista de verificación para la. 34.

(35) FASE. ETAPA. OBJETIVO procedimientos,. ACTIVIDAD documentación existente y. registros y manuales. valoración.. obligatorios que exige. Elaboración documento:. las normas ISO. Contexto de la organización.. 9001:2015 e ISO. Elaboración documento: Mapa. 14001:2015. de procesos y caracterización de. adecuados a las. procesos. necesidades de la. Actualización: Manual de. empresa, los. funciones y organigrama.. colaboradores, clientes Elaboración documento: Política y proveedores,. de calidad, política ambiental,. definiendo. objetivos de la calidad, objetivos. actividades,. de gestión ambiental.. responsabilidades,. Taller implicaciones de. funciones y recursos. incumplimiento de requisitos del. teniendo como base el. sistema. diagnóstico previo.. Recopilación documentos de origen externo. Socialización y revisión del proceso por parte de Alta Dirección. Acta de implementación del. 35.

(36) FASE. ETAPA. OBJETIVO. ACTIVIDAD Sistema Integrado de Gestión Ambiental y Gestión de la Calidad. Entrega segundo informe Elaboración documento: Procedimientos control de cambio, control registros y Elaboración de de documentos:. Determinar las. documentos, producto Procedimientos cambiono de. Elaboración de documentos: y acciones correctivas. medidas de evaluación conforme producto, resultado de. 2. PLANIFICACIÓN. y control de los. Procedimientos planificación revisiones, acciones para y. procesos operativos e. realización de auditorías, prevenir impactos adversos.. información. aspectos e impactos ambientales,. documentada, con el. requisitos legales ambientales.. fin de asegurar el. Taller capacitación y. mejoramiento. entrenamiento ambiental.. continuo y gestión. Elaboración de documentos:. ambiental de. Registro aspectos e impactos. QUIMISERVI S.A.S. ambientales y requisitos legales ambientales. Entrega tercer informe. Entrega informe final.. Fuente. Autores, 2017. 36.

(37) 6. DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS.. Con respecto a la tabla anterior se presentan los siguientes resultados: 6.1.. FASE 1. 6.1.1. ETAPA: Gestión del Cambio. OBJETIVO: Establecer la planeación estratégica de la empresa QUIMISERVI S.A.S en el marco del Sistema Integrado de Gestión de calidad y gestión ambiental bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS: Se desarrollaron las actividades contempladas en el cronograma de trabajo previamente realizado por las estudiantes, para el desarrollo de las actividades se desarrollaron documentos y presentaciones que permitieran llevar a cabo dichas actividades. Para determinar el estado en el que se encuentra la organización se hizo uso de entrevistas y presentaciones que llevaron finalmente a la consolidación de los documentos de conclusiones y recomendaciones sobre cultura organizacional. Por otro lado, luego de la contextualización de la cultura organizacional dentro de la empresa se elaboró los documentos de plan de comunicaciones. Las evidencias de los resultados obtenidos de las actividades realizadas se enlistan en forma ordenada de acuerdo con la actividad establecida y se relacionan a continuación.. 37.

(38) EVIDENCIA ACTIVIDADES: . Entrevista a empleados sobre cultura organizacional: Las entrevistas fueron estructuradas de acuerdo con el nivel jerárquico de cada colaborador de la organización. En este sentido, se hicieron dos tipos de entrevista, directivos (ver anexo A. Formato test directivos) y colaboradores (ver anexo B. Formato test colaboradores), de las cuales se obtuvo conclusiones y recomendaciones sobre la cultura organizacional (ver anexo C).. . Charla sensibilización: Se realizó una capacitación acerca de la importancia de la Gestión del cambio (ver anexo D. Gestión del cambio) y el modelo de cambio de ocho pasos de Kotter con el fin de asegurar un mayor entendimiento de la dinámica para lograr el cambio.. . Taller de transformación cultural: el taller de transformación cultural (véase anexo E) se realizó con el fin de identificar el tipo de cultura organizacional existente en la Organización y realizar cambios encaminados a obtener una cultura efectiva y equilibrada.. . Elaboración plan de comunicaciones: con el fin de definir los pasos a seguir para conseguir una comunicación asertiva a nivel interno y a nivel externo de la organización, se realizó el plan de comunicaciones (véase anexo F). 38.

(39) 6.1.2. ETAPA: Diagnostico. OBJETIVO: Diseñar procedimientos, registros y manuales obligatorios que exige las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 adecuados a las necesidades de la empresa, los colaboradores, clientes y proveedores, definiendo actividades, responsabilidades, funciones y recursos teniendo como base el diagnóstico previo. DESCRIPCIÓN. DE. RESULTADOS:. Se. desarrollaron. las. actividades. contempladas en el cronograma de trabajo previamente realizado por las estudiantes, para el desarrollo de las actividades se desarrollaron documentos y presentaciones que permitieran llevar a cabo dichas actividades. Para la elaboración de los documentos que se contemplan en este objetivo, dentro de los cuales se encuentra el contexto de la organización, mapa de procesos, manual de funciones y organigrama y las políticas ambiental y de calidad de la empresa, se realizó documentación de los requerimientos las normas ISO 9001:2015 E ISO 14001:2015, verificación y revisión de la documentación existente dentro de la organización que soportan el proceso llevado a cabo hasta el momento y finalmente la producción por parte de las estudiantes de los documentos Las evidencias de los resultados obtenidos de las actividades realizadas se enlistan en forma ordenada de acuerdo con la actividad establecida y se relacionan a continuación.. 39.

(40) EVIDENCIA ACTIVIDADES: . Elaboración documento Contexto de la organización: Este documento contiene parte de la información documentada necesaria para la planeación del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo la Norma Internacional ISO 9001: 2015 en la Organización (Véase anexo G. Contexto de la Organización).. . Elaboración documento Mapa de procesos y caracterización de procesos: de acuerdo con los requerimientos de la norma ISO 9001:2015 se realizó el mapa de procesos y caracterización de procesos (véase anexo H). . Actualización del manual de funciones y organigrama: el manual de funciones que existía en la Organización era obsoleto y desactualizado. En este sentido se realizó la actualización de estos con el fin de documentar las funciones de cada uno de los cargos definidos al interior de la Organización y así mismo caracterizar los perfiles ocupacionales y conductuales para cada uno de ellos (ver anexo I).. . Elaboración de documentos Política de calidad y objetivos de la calidad (véase anexo J. Política de Calidad), política ambiental y objetivos de gestión ambiental (véase anexo K. Política ambiental).. 40.

(41) 6.2.. FASE 2. 6.2.1. ETAPA: Planificación.. OBJETIVO: Determinar las medidas de evaluación y control de los procesos operativos e información documentada, con el fin de asegurar el mejoramiento continuo y gestión ambiental de QUIMISERVI S.A.S DESCRIPCIÓN. DE. RESULTADOS:. Se. desarrollaron. las. actividades. contempladas en el cronograma de trabajo previamente realizado por las estudiantes, para el desarrollo de las actividades se desarrollaron documentos y presentaciones que permitieran llevar a cabo dichas actividades. Para la elaboración de los documentos que se contemplan en este objetivo, dentro de los cuales se encuentra procedimientos de control de los procesos llevados a cabo dentro de la organización contemplados en el mapa de procesos anteriormente elaborado y la integración de programas ambientales que permiten dar lineamientos para que la organización adopte conductas de responsabilidad ambiental de acuerdo a la política ambiental elaborada anteriormente por parte de los estudiantes; se realiza de acuerdo a los requerimientos las normas ISO 9001:2015 E ISO 14001:2015. Las evidencias de los resultados obtenidos de las actividades realizadas se enlistan en forma ordenada de acuerdo con la actividad establecida y se relacionan a continuación. 41.

(42) EVIDENCIA ACTIVIDADES: . Elaboración documentos: . Control de registros y documentos: con el fin de definir y establecer el conducto regular que se debe aplicar para el control de registros y control de documentos dentro de la empresa se elaboró el Control de Registros y Documentos (véase anexo L).. . Producto no conforme y acciones correctivas: se estableció el conducto regular para la implementación del procedimiento de producto no conforme y acciones correctivas de la empresa (véase anexo M).. . Procedimiento planificación y realización de auditorías: se diseñó la metodología para la planificación y realización de auditorías internas de calidad del proceso de producción, como proceso sistemático e independiente que permite la verificación del Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa y definir las responsabilidades para la ejecución de dichas actividades, incluyendo la coordinación, ejecución, preparación, planeación, desarrollo, reporte y seguimiento de las auditorías internas para determinar conformidades o no del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos pertinentes (véase anexo N).. . Aspectos e impactos ambientales (véase anexo O) Y Requisitos legales ambientales (véase anexo P).. 42.

(43) . Taller capacitación y entrenamiento ambiental: dichas actividades se realizaron con el fin de socializar el Programa de gestión integral de residuos sólidos (véase anexo S), el Programa de uso eficiente y ahorro del agua (véase anexo Q) y el Programa de uso eficiente y ahorro de energía (véase anexo R).. . Registro aspectos e impactos ambientales (véase anexo T).. 43.

(44) 7. ANÁLISIS DE RESULTADOS.. 7.1.. FASE 1. 7.1.1. ETAPA: Gestión del Cambio. OBJETIVO: Establecer la planeación estratégica de la empresa QUIMISERVI S.A.S en el marco del Sistema Integrado de Gestión de calidad y gestión ambiental bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. ANÁLISIS DE RESULTADOS: Se realizaron las actividades previamente establecidas en el cronograma de manera exitosa y se presentaron los respectivos soportes ante el Director externo de la empresa, quien avalo las actividades realizadas. Para el diagnóstico de cultura organizacional y gestión del cambio de la organización se realizaron una serie de entrevistas a trabajadores y miembros de la Alta Dirección de la organicen que presentaron de manera voluntaria la entrevista y el test diseñado por parte de las estudiantes, posterior a esto se realizó una análisis de las respuestas de todos los colaboradores de la empresa dando como resultado el documento adjunto como conclusiones y recomendaciones sobre cultura organizacional. Siguiendo con el cronograma se realizó la elaboración del documento de plan de comunicaciones con el fin de establecer los lineamientos necesarios para mantener una comunicación óptima con todas las partes interesadas relacionadas con las actividades de la organización. Se realizó una socialización de estos documentos elaborados durante la primera etapa denominada Gestión del Cambio de la planeación del Sistema Integrado De Gestión De Calidad Y Gestión Ambiental en la empresa QUIMISERVI S.A.S bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 44.

(45) 7.1.2. ETAPA: Diagnostico. OBJETIVO: Diseñar procedimientos, registros y manuales obligatorios que exige las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 adecuados a las necesidades de la empresa, los colaboradores, clientes y proveedores, definiendo actividades, responsabilidades, funciones y recursos teniendo como base el diagnóstico previo. ANÁLISIS DE RESULTADOS: Se realizaron las actividades previamente establecidas en el cronograma de manera exitosa y se presentaron los respectivos soportes ante el director externo de la empresa, quien avalo las actividades realizadas. Para la elaboración de los documentos que contempla el Sistema Integrado se realizó documentación y estudio de los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 con el fin de elaborar documentos que sean acordes al contexto de la organización, con el fin de que el proceso de implementación del Sistema Integrado se realice de manera exitosa de acuerdo a las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Para la elaboración del contexto de la organización fue necesario indagar en fuentes externas que permitieran ubicar a la empresa en el contexto sectorial en el que se encuentra, además de validar su planeación estratégica; por otro lado para la elaboración de mapa de procesos, manual de funciones y organigrama se tomó como base algunos documentos que la organización mantenía como soporte para realizar sus procesos operativos dentro de la organización. Por ultimo para la elaboración de las políticas 45.

(46) ambiental y de calidad de la empresa se realizó bajo los criterios establecidos en las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, de igual manera se incluyeron los objetivos de cada uno de los Sistemas de acuerdo a la política. Se realizó una socialización de estos documentos elaborados durante la segunda etapa denominada Diagnostico de la planeación del Sistema Integrado De Gestión De Calidad Y Gestión Ambiental en la empresa QUIMISERVI S.A.S bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015 E ISO 14001:2015 7.2.. FASE 2. 7.2.1. ETAPA: Planificación. OBJETIVO: Determinar las medidas de evaluación y control de los procesos operativos e información documentada, con el fin de asegurar el mejoramiento continuo y gestión ambiental de QUIMISERVI S.A.S ANÁLISIS DE RESULTADOS: Se realizaron las actividades previamente establecidas en el cronograma de manera exitosa y se presentaron los respectivos soportes ante el Director externo de la empresa, quien avalo las actividades realizadas. Para la elaboración de los documentos que determinen el control de los procesos operativos e información documentada dentro de la organización que contempla el Sistema Integrado se realizó documentación y estudio de los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 con el fin de elaborar documentos que se relacionen con el mapa de procesos y la caracterización previamente realizados en las anteriores etapas,. 46.

(47) con el fin de identificar los procedimientos de cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro de la organización. Adicional a ello se realiza la elaboración de registros de aspecto e impactos ambientales y de requisitos legales ambientales, junto con programas ambientales que permitan que la organización empiece a cumplir con objetivos ambientales en todos los procesos contemplados dentro de la organización. Se realizó una socialización de estos documentos elaborados durante la segunda etapa denominada Diagnostico de la planeación del Sistema Integrado De Gestión De Calidad Y Gestión Ambiental en la empresa QUIMISERVI S.A.S bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. 47.

(48) 8. EVALUACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA PASANTÍA. 8.1.. Evaluación. El desarrollo de esta pasantía fue evaluado e inspeccionado por parte de la empresa por la Ingeniera Andrea del Pilar Pardo, quien se desempeña como ingeniera química en Quimiservi SAS. Su concepto y evaluación del proyecto queda adjunto en el formato de evaluación de pasantía, bajo las condiciones que dicta la universidad. Su nota frente al desarrollo de la pasantía es 5 sobre cinco (5) puntos posibles. Por parte de la universidad, el cargo de director de la pasantía es desempeñado por la docente Luisa Fernanda González, quien realizo todo el soporte teórico y acompañamiento académico, como experta en el tema desarrollado para dar cumplimiento a los objetivos y metas planteados al principio del proyecto. 8.2.. Cumplimiento de objetivos. A través del desarrollo de las actividades planteadas para el cumplimiento de los objetivos - tanto general como específicos – del proyecto, se alcanzaron todos y cada uno de estos tal y como se explica de acuerdo con la fase, objetivo planteado y actividad a desarrollar en la Tabla 3. Esquema de etapas y actividades del proyecto. A través del desarrollo de la pasantía se aplican los conocimientos adquiridos dentro de la formación como Administradoras Ambientales y se adquieren nuevos conocimientos tanto de las actividades desarrolladas en la organización, como de los colaboradores de la misma con los cuales se interactuó. La pasantía se culmina con la plena satisfacción de las actividades realizadas y con el aporte tanto laboral como personal que se adquirió durante el desarrollo del proyecto.. 48.

(49) 9. CONCLUSIONES. -. Se realizó un diagnóstico inicial en la organización Quimiservi S.A.S que permite analizar el estado actual en que se encuentra la empresa con respecto a temas externos relacionados con el sector productivo de productos de aseo, la trayectoria dentro del mercado y la competencia directa de la organización; adicional a ello se realiza un diagnóstico interno de la organización que contempla el análisis del compromiso que tienen tanto los colaboradores como la Alta gerencia frente a la mejora de la organización, este diagnóstico es realizado con el fin de planear un Sistema de Gestión Integrado que se adapte a las necesidades de mejora de diferentes aspectos de la organización y a las expectativas de las partes interesadas relacionadas con la misma.. -. Durante la etapa de planeación estratégica de la organización, se realiza revisión de los documentos que soportan las actividades desarrolladas dentro de la organización, los documentos encontrados se encuentran desactualizados y con información incompleta, lo que conlleva a la creación y actualización de documentación para soportar los procesos y procedimientos llevados a cabo dentro de la organización. Para dicha creación y actualización de documentos fue necesario trabajar de la mano con colaboradores que tienen conocimiento sobres las actividades realizadas, además de completar con otro tipo de información técnica suministrada por parte del área encargada, luego de esto se realiza la elaboración de los documentos dentro de los cuales se encuentran políticas, procedimientos, registros y programas que soportan y garantizan un control de la calidad y de la gestión ambiental dentro de la organización de acuerdo a los lineamientos de las Normas Internacionales ISO 9001: 2015 s ISO 14001:2015.. 49.

(50) -. Finalmente para garantizar una mejora continua dentro de la organización que asegure la disponibilidad de recursos técnicos, financieros y el compromiso por parte de colaboradores y de la Alta Gerencia se realiza socialización del proceso llevado a cabo dentro de la organización, esta socialización que se realizó desde la primera etapa y se debe seguir realizando a lo largo del proceso de certificación, recalca el compromiso adquirido para la correcta implementación de los lineamientos establecidos en las Internacionales ISO 9001: 2015 s ISO 14001:2015.. 50.

(51) 10. RECOMENDACIONES -. Es necesario que se realice un proceso continuo de sensibilización frente a la mejora de los procesos de la organización, en donde se involucren todas las partes interesadas y se tengan en cuenta las expectativas dentro de la actividad productiva de la empresa, con el fin de buscar los mecanismos y establecer los procesos para lograr una satisfacción total de las necesidades y aumento de la productividad de la organización. El proceso debe contemplar la definición de los roles de cada una de las partes, así como su responsabilidad y la evidencia del compromiso frente a la mejora continua que busca la empresa; además de ello apoyar temas relacionados con la transformación cultural y gestión del cambio que promuevan un ambiente laboral armonioso y comprometido con la calidad y el medio ambiente.. -. Se sugiere la aplicación de los procedimientos, registros y formatos diseñados con base en las necesidades y requerimientos de la organización, con el fin de estandarizar los procesos y procedimientos de la organización. Todo esto con el fin de conseguir un mayor rendimiento de los recursos utilizados en cada uno de los procesos, también es necesario que los colaboradores se comprometan con el seguimiento de los procesos, para reportar de ser necesario cualquier acción de mejora que pueda hacer más eficiente el proceso.. -. Por parte de la Alta Dirección, a pesar de que durante el proceso asistió y apoyo el mismo es necesario que se comprometa de una manera más directa, conociendo toda la información creada durante el proceso de planeación y comprometiéndose con la asignación de recursos, además de realizar de manera periódica las revisiones estipuladas 51.

(52) por parte de la Alta dirección luego de procesos como auditorias, donde se formulen acciones correctivas y se identifiquen oportunidades de mejora. -. Con el fin de lograr certificarse en la Norma Internacional, la organización y todas las partes interesadas deben seguir con el compromiso de mejora continua, mostrando una postura positiva y siguiendo los procedimientos y documentos que se lograron establecer y socializar a lo largo del proceso, de esta manera se lograra satisfactoriamente el cumplimiento de certificación de Quimiservi S.A.S.. 52.

(53) 11. BIBLIOGRAFIA. ANDI. (2015). Cámara de la Industria Cosmética y de Aseo. Obtenido de http://www.andi.com.co/cica/Documents/Documento%20General%20de%20la% 20C%C3%A1mara%20Ene%202015.pdf CAN. (2008). Decisión 706. Obtenido de https://www.invima.gov.co/images/pdf/higienedomestica/decisiones/Decision_CAN06_productossanitarios.pdf CAN. (28 de Diciembre de 2011). Decision 721. Recuperado el Mayo de 2017, de https://www.invima.gov.co/decisiones-aseo-higiene-y-limpieza/709-decision721.html CAN.. (2013). DECISION 783. Obtenido de https://www.invima.gov.co/images/pdf/normatividad/cosmeticos/decisin%20783% 20agotamiento%20etiquetas.pdf. DNP.. (s.f.). Cosméticos y aseo. Obtenido de https://colaboracion.dnp.gov.co/cdt/desarrollo%20empresarial/cosmeticos.pdf. ICONTEC. (2015). NTC ISO 14001:2015. ICONTEC. ICONTEC. (2015). NTC ISO 9001:2015. ICONTEC. ISOTools. (2017). Sistemas Integrados de Gestion. https://www.isotools.org/normas/sistemas-integrados/. Obtenido. de. Ministerio de Ambiente. (2015). Resolución 0631 de 2015. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.fenavi.org/index.php?option=com_content&view=article&id=3167:reso lucion-0631-de-2015&catid=393:uso-de-recursos Ministerio de Ambiente. (10 de Mayo de 2016). Resolución 0689. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.anla.gov.co/normatividad/resoluciones/resolucion-0689 Ministerio de Hacienda. (Septiembre de 2017). ¿Que es el SIG? Obtenido de http://www.ugpp.gov.co/sistema-integrado-de-gestion/que-es-el-sig.html Ministerio de Trabajo. (31 de Julio de 2014). DECRETO 1443 DE 2014. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=58841. 53.

(54) Ministerio de trabajo. (26 de Mayo de 2015). DECRETO 1072 DE 2015. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62506 normas9000.com. (s.f.). Beneficios de las norma ISO 9001. Obtenido http://www.normas9000.com/content/Beneficios-de-la-norma-ISO-9001.aspx. de. Sampieri, R. H., Fernandez, C., & Baptista, P. (2006). Metodologia de la investigacion (Cuarta ed.). Iztapalapa. Mexico D. F.: McGRAWHILLIINTERAMERICMA EDITORES, SA. Tusica. (2015). Historia. Obtenido de http://www.tusica.com/spanish/historia/ Universidad del Norte. (2015). Caso de Éxito: Sistema de Gestión Integral de Calidad bajo los Requisitos NTC ISO 9001:2008. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.uninorte.edu.co/web/gestion-administrativa-y-financiera/caso-de-exito. 54.

(55) ANEXOS. 55.

(56) ANEXO A. Formato test directivos. 56.

(57) FECHA: _______________ EDAD: ___________ SEXO: ___________ ANTIGÜEDAD EN EL CARGO: ______________________________ ESCOLARIDAD: ☐PRIMARIA ☐SECUNDARIA. ☐TÉCNICO/TECNOLÓGICO. EXPERIENCIA LABORAL EN CARGO GERENCIALES. ☐PROFESIONAL. ☐SI. ☐NO. Para realizar la encuesta tome en cuenta lo siguiente para responder: Seleccione con una X el número que considere correspondiente a cada afirmación. Nunca (1) Rara Vez (2) Ocasionalmente (3) Casi Siempre (4) Siempre (5). 57.

(58) CULTURA ORGANIZACIONAL – ADMINISTRATIVO Y OPERACIONAL VISIÓN 1. 2. 3. 4. 5. Le han dado a conocer la visión de la empresa Integra a todo el personal Es positiva y alentadora Es realista Comunica entusiasmo Proyecta sueños y esperanzas Incorpora valores e intereses comunes Logra Sinergismo Es difundida interna y externamente Visualiza el futuro de la empresa. 58.

(59) MISIÓN 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. Le han dado a conocer la misión Refleja la imagen de la empresa Declara propósitos duraderos Indica de manera concreta dónde radica el éxito de la empresa Refleja las expectativas de los clientes Se orienta a valores, motivaciones y principios Manifiesta cohesión alrededor de objetivos comunes Manifiesta compromiso Es precisa y factible. CLIMA ORGANIZACIONAL. Le agrada trabajar en equipo. 59.

(60) Es capaz de relacionarse fácilmente En su trabajo hay compañerismo Posee libertad para tomar decisiones En esta empresa todos hacen bien su trabajo Comparten voluntariamente opiniones constructivas Existe en su mayoría compromiso con los objetivos de la empresa La empresa presenta una efectiva coordinación en las áreas de trabajo Resuelven los conflictos internos de la empresa como equipo de trabajo. CARGOS ADMINISTRATIVOS - GERENCIALES COORDINACIÓN 1. 2. 3. 4. 5. Existe apoyo mutuo Se pone de acuerdo en las tareas a realizar. 60.

(61) Hay expectativas en común entre los colaboradores Utiliza el consenso Coordina con su jefe durante el trabajo. LIDERAZGO 1. 2. 3. 4. 5. Tiene iniciativa Es participativo Soluciona problemas Analiza logros alcanzados Es comunicativo Orienta a sus compañeros al realizar las tareas Que tan a menudo le recuerda a su equipo la trascendencia de su trabajo. 61.

(62) TRABAJO EN EQUIPO 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. Respeta las opiniones Participa en las decisiones Hay compromiso voluntario para el logro de los objetivos Ayuda a organizar tareas a sus compañeros. ORGANIZACIÓN. Existe una jerarquía de cargos en la empresa La empresa tiene reglamento interno Existen normas internas de delegación Hay coherencia entre responsabilidad y autoridad Delega autoridad a sus colaboradores La empresa tiene manual de funciones de cargo Existe relación efectiva entre usted y los subordinados. 62.

(63) Se genera un uso intensivo entre las reglas, maneras y procedimientos La unidad de mando se centra en una sola persona. CONTROL 1. 2. 3. 4. 5. Verifica si se consiguen los objetivos propuestos Recoge y analiza los datos sobre resultados obtenidos Realiza acciones correctivas Planifica nuevos programas en función de la situación actual Mantiene un riguroso control del tiempo del trabajo del personal Coordina los esfuerzos de las diferentes partes de la organización Evalúa frecuentemente al personal Mide el volumen de las ventas Mide los precios frente a la competencia Realiza reducción de costos. 63.

(64) El personal cumple con los estándares de tiempo establecidos en la empresa Lleva a cabo todos los años un control financiero en la empresa Realiza un riguroso control de calidad. INFRAESTRUCTURA 1. 2. 3. 4. 5. El ambiente de la empresa cuenta con las condiciones necesarias Existen proyectos de infraestructura para mejorar a la empresa Considera que la empresa está ubicada en un lugar estratégico Cuenta con todos los requisitos para el buen funcionamiento de la empresa Piensa que cuenta con la capacidad de atender más clientes. 64.

(65) TECNOLÓGICO 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. Existen procedimientos para la realización de operaciones de manipulación de la tecnología Realiza procesos de investigación y desarrollo de nuevas tecnologías para la empresa Realiza capacitaciones a los trabajadores para la manipulación de la tecnología en la empresa. FINANCIERO. Cuenta con estrategias para proteger a su empresa del alza de precios a los productos que le ofrecen sus proveedores Existe una constante revisión del inventario financiero de su empresa Su empresa cuenta con un respaldo financiero sostenible Cuenta con las herramientas necesarias para pagar puntual sus tributos. 65.

(66) MATERIAL 1. 2. 3. 4. 5. El equipo con que trabaja se encuentra en condiciones favorables Es constante la participación del trabajador para el control de calidad de sus materiales Cumple con el horario establecido en la empresa Organiza sus actividades dentro de un cronograma Los trabajadores de la empresa cumplen con el horario establecido Se cumple con el horario de las citas programadas en el día Se cumple con el pago puntual y acordado a los trabajadores. 66.

(67) No 1. Preguntas Filtro ¿Quiénes somos como empresa? ¿En qué negocio estamos? ¿Para qué existimos? ¿Cuál es la Misión de nuestra empresa?. 2. ¿Cuáles son nuestras fuerzas y debilidades?. 3. ¿Cómo éramos, cómo nacimos, como crecimos, cómo hemos sido hasta hoy, etc.?. 4. Lo que hacemos, cómo lo hacemos: líneas de producción/ servicios, tecnología, , importación, exportación , investigación y desarrollo de nuevos productos, etc.. 5. Cuál es la situación que presenta la empresa en cuanto a sus recursos: humanos, financieros, materiales, energéticos, instalaciones, equipos.. 6. ¿Cómo queremos ser en un futuro inmediato, mediato o más distante?. 7. ¿Cuáles son nuestros objetivos?. 8. ¿Qué acontecimientos considera importantes alrededor de la empresa?. 9. ¿Tenemos una idea clara de lo que afecta a la empresa?. 10. ¿Tenemos buenos procesos y sistemas para detectar modificaciones internas y externas?. 11. ¿Qué mecanismos de control y retroinformación poseemos?. 12. ¿Cuáles son los principales desafíos, oportunidades, presiones y restricciones que tenemos?. 13. ¿Existe el volumen de información requerido?. 67.

(68) 14. ¿Qué hacemos con la información que disponemos?. 15. ¿Qué tipo de información se ofrece a los trabajadores?. 16. ¿Existe en el personal el sentido de aceptación a sugerencias innovadoras?. 17. ¿Se reconocen los problemas existentes o se considera que no los hay?,. 18. ¿Cómo se participa en la búsqueda y solución de problemas?. 19. ¿Son rígidas las normas y procedimientos vigentes?. 20. ¿Cómo se evalúa el grado de resistencia al cambio en los trabajadores?. 21. ¿Nuevos métodos y nuevas soluciones son bien recibidas?. 22. ¿La estructura organizativa y el diseño de cargos son difícil de modificar?. 23. ¿Existe rigidez en la modificación de normas y reglas escritas? ¿Predomina el formalismo?. 24. ¿Hay integración entre las necesidades de las empresas (sistema técnico) y las necesidades de las personas (sistema humano)?. 25. ¿Existe predominio de espíritu de colaboración o de competencia?. 26. Cuándo existen ¿se afrontan abiertamente y de forma constructiva?. 27. ¿Son los sentimientos y emociones reconocidas como datos importantes dentro de la empresa?. 68.

(69) 28. ¿La motivación de las personas en el trabajo es considerada en la evaluación de situaciones?. 29. ¿La comunicación es abierta en los sentidos verticales (ascendente y descendente), y horizontal?. 30. ¿Existe un buen clima de trabajo entre los jefes?. 31. ¿La orientación en cuanto a la toma de decisiones es hacia las tareas o las personas?. 32. ¿Existen reuniones que aseguren el intercambio de información entre los dirigentes, entre estos y los trabajadores?. 69.

(70) ANEXO B. Formato test colaboradores. 70.

(71) FECHA: _______________ EDAD: ___________ SEXO: ___________ ANTIGÜEDAD EN EL CARGO: ______________________________ ESCOLARIDAD: ☐PRIMARIA ☐SECUNDARIA. ☐TÉCNICO/TECNOLÓGICO. EXPERIENCIA LABORAL EN CARGO GERENCIALES. ☐PROFESIONAL. ☐SI. ☐NO. Para realizar la encuesta tome en cuenta lo siguiente para responder: Seleccione con una X el número que considere correspondiente a cada afirmación. Nunca (1) Rara Vez (2) Ocasionalmente (3) Casi Siempre (4) Siempre (5). 71.

(72) CULTURA ORGANIZACIONAL – ADMINISTRATIVO Y OPERACIONAL VISIÓN 1. 2. 3. 4. 5. Le han dado a conocer la visión de la empresa Integra a todo el personal Es positiva y alentadora Es realista Comunica entusiasmo Proyecta sueños y esperanzas Incorpora valores e intereses comunes Logra Sinergismo Es difundida interna y externamente Visualiza el futuro de la empresa. 72.

(73) MISIÓN 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. Le han dado a conocer la misión Refleja la imagen de la empresa Declara propósitos duraderos Indica de manera concreta dónde radica el éxito de la empresa Refleja las expectativas de los clientes Se orienta a valores, motivaciones y principios Manifiesta cohesión alrededor de objetivos comunes Manifiesta compromiso Es precisa y factible. CLIMA ORGANIZACIONAL. Le agrada trabajar en equipo Es capaz de relacionarse fácilmente. 73.