UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOLITANA
PLANTEL IZTAPALAPA.
SISTEMAS DE INFORMACION PARA
LA
TOMA DE DECISIONES ENFOCADO A SISTEMAS DE AUDITORLA. ESTUDIO GRUPO NACIONALPROVINCIAL.PROYECTO DE TESINA ELABORADO
POR:
YVONNE GONZALEZ ENRIQUEZ. OLGA EDITH SALAS VELASCO.
ASESOR:
Dr. GUILLERMO RAMIREZ MARTINEZ.
Agradecemos profccndamente
al Dr.Guillemo Ramírez Martínez, por
su
valiosa
asesoría,
al L. C. G e m h Santanu García, Gerente de
A
uditoria Interna del Grupo
Nacioml-I+ovincial,
por todo el apoyo ofrecido para
larealización de nuestro proyecto, y por
supuestoINDICE
INTRODUCCION PARTE I.
SISTEMAS DE INFORMACION PARA
LA
TOMADE
DECISIONES.A. Antecedentes. B. Conceptos básicos.
l . Sistema. 2. Información.
3. Sistemas de información. C. Sistemas de información.
1. Sistemas de información para la toma de decisiones. 2. Sistemas totales.
3. Sistemas de decisión administrativas. 4. Sistemas a nivel de compañía.
5. Sistemas de auditoria de administración, D. Modelos.
1 . Clase 1. Función. 2. Clase 11. Estructura.
3. Clase 111. Referencia de tiempo. 4. Clase IV. De generalidad.
PARTE 11.
SISTEMAS DE AUDlTORIA. A. Control y auditoria.
B. Conceptos básicos. l . Auditoria.
2. Sistemas de auditoria de administración. C. Tipos de sistemas de auditoria de administración.
1 . Sistemas a nivel de compañía.
2. Auditorias de negocios en función de l a s administrativas.
3. Auditoria de decisiones administrativas.
4. Auditoria de funciones administrativas. D. Auditoria de decisiones administrativas.
1. Decisiones a largo plazo y a nivel de compañía. 2. Auditoria de organización anual.
3. Auditoria de decisiones de mercadotecnia. 4. Auditoria de decisiones de personal.
5 . Auditoria de decisiones contables y financieras. E. Auditoria de funciones administrativas.
1. Planeación.
2. Organización.
3. Personal. 4. Dirección.
5. Control.
PARTE I11
GRUPO NACIONAL
-
PROVINCIAL.A.
Antecedentes.B. Sundirección de Auditoria Interna.
1. Misión.
C. Normas de ejecución del trabajo. 1. Evaluación del control interno. 2. Programas de trabajo.
3. Evidencia y soporte de la auditoria. 4. Cédula de observaciones.
DIAGNOSTICO. CONCLUSIONES. Anexo A .
El análisis de los sistemas totales se ocupa de desarrollar los mejores métodos y prácticas de trabajo, ya que en ellos se encontrará la interrelación de l a s partes componentes que vinculan a la
estructura organizativa.
A
hora bien, se dice que los sistemas en las organizaciones actúan en condiciones de equilibriodinámico; pues los cam bios actúan modflicando las condiciones de equilibrio y lo llevan a otra
situación que puede ser un nuevo equilibrio.
Es este sentido se debe conocer detalladamente el sistema, es deciv, se tiene que contar con la información fidedigna, esto es, con un sistema de información para apoyar la toma de decisiones y el control en el interior de la orgmtización.
Los sistemas de información administrativa son aquellos que están en condiciones de procesar
las operaciones de la empresa cumpliendo las siguientes condiciones:
-
Se ejecutan en el momento que se necesiten.-
Proven la menor cantidad de recursos.-
Se desarrollan dentro de un alto grado de seguridad.-
Producen la información necesaria para los diversos niveles de organización, para que puedan actuar frente al curso que tomen los hechos.Precisamente es en este punto donde
l a s
decisiones de política adoptadas por los nivelesA traves de los sistemas de información, inmersos en los sistemas totales, se registran los
soportes de información mediante los cuales las decisiones se comunican documentalemente para
impulsar los actos físicos; además recoge los datos de sus fuentes, los elabora y transmite para que
los centros decisorios tengar noticias de los resultados de los actos ordenados) cerrando en circuito
de retorno que se conoce como proceso de control.
La dinámica industrial reconoce los múltiples datos que ayudan a la toma de decisiones en
las operaciones generales, por tal motivo son necesario sistemas contínuos de información) dinámica
al ciclo y curso a los acontecimientos de la organización, de éSta manera la estructura se convertirá
en un sistema de control de información que se adapta de forma constante a las variaciones de
muchos flujos de información.
Es importante hacer notar que cuando hablamos de control, tenemos que tomar el tema de
modelos de decisión) y a que éstos son un instrumento indicador que muestra como se está tmbajando,
permitiendo atender aquellas partes que no van de acuerdo con el plan estructumdo.
Si el administrador, director o gerente atiende los indicadores que se muestmn en éste
trabajo, se reducirá su labor de proyección y control. Los indicadores no dicen el por qué está mal
el funcionamiento de una actividad o trabajo, sino que seiiala la anomalía, cuando se presenta el
"controlador", debe pedir mayor información o hacer personamente una investigación minusiosapara
determinar las causas de la imgulm'dad.
En el presente trabajo además de los modelos de decisión tomamos muy en cuenta los
modelos de auditoria de decisiones administrativas, así como de organización anual, de
mercadotécnia, de decisiones de personal, de decisiones contables y financieras, de funciones
administrativas, así como controles de auditona, con el propósito de ejemplificar los aspectos más
importantes que se toman en cuenta para llevar a cabo el control general interno en una empresa,
Para reafinnar lo antes descrito, realizamos un caso práctico en una empresa aseguradora
llamada "Grupo Nacional-Provincial S . A . ", observando precisamente todas las funciones realizadas
en la Subdirección de- A trditona Interna, en donde la teoria es aplicable, puesto que lo expuesto en
nuestro trabajo se llevó a cabo de manera continua en esta empresa
En esta tercera parte del trabajo, nos dá la pauta para diagnosticar la posición de la empresa
estudiada, ocupando para tal función los mecanismos y herramientas que nuestro trabajo nos
proporciona En la parte última se presenta nuestra apreciación tanto de la teoria como lo llevado a
la práctica en el estudio de éste.
Consideramos importante el trabajo aquí presentado, no solo por lo que en éI conlleva, sino
que para el egresado, incluso el mismo estudiante proporcionaní una compilación de datos
estratijicados para poder hacer uso de ellos como herramienta, Pam la solución de posibles conflictos
en los que puede encontrarse una estructura organizada
Hacemos referencia que en la tercera parte del tmbajo, de los antecedentes de la empresa
PARTE
I.
SISTEMAS
DE
INFORMlACION
PARA LA
TOMA
DE
DECISIONES.
A.
ANTECEDENTES.
Desde el inicio de la humanidad han existido los sistemas de información. Los primeros sistemas eran primitivos y sujetos a deformaciones y demoras excesivas. Individuos, organizaciones, comunidades, y naciones siempre han ordenado y procesado 'fnteligencia". Los primeros sistemas de información eran bastante sencillos. Su función era el intercambio de noticias, histórias, y anécdotas de la comunidad. Conforme las economías se desarrollabas más allá del nivel de subsistencia, la información sobre el cambio de valor de bienes para el trueque y el comercio adquirio mayor importancia.
Las organizaciones formales, desde su inicio, han utilizado sistemas de información para operar de manera dptima. Datos de producción, administración, finanzas, consumos externos, ventas, y mercados son vitales para la operación de los más modernos negocios. Como los organismos gubernamentales proporcionan más servicios, también crecen sus necesidades de información.
El censo de 1890 fomento la invención de equipo para el procesmiento de datos, representados por diferentes modelos de ortificios perforados en tarjetas.
El estudio de los sistemas de información basados en computadoras es necesario, ya que lbs aspectos técnicos de las computadoras han incorporado un nuevo conjunto de problemas al desarrollo de los sistemas de información.
Las computadoras estan hechas con un diseño arbitrario; para la mayor parte de los usuarios son complicadas de entender, esto es, que el diseño y la implantación de sistemas caracterizados por el procesamiento a través de computadoras son mas difíciles que un sistema llevado manualmente.
B.
CONCEPTOS BASICOS.
1. SISTEMA.
Se define sistema como "un todo organizado o complejo; un embalaje o una combinacion de objetos o partes que forman un todo unitario".
El término sistema es usado para cubrir un amplio número de fenómenos: sistemas filosóficos, administrativos, de control, educacionales ,entre otros. Algunos de estos sistemas son construcciones conceptuales y otras entidades fisicas.
Los sistemas se encuentran en cualquier parte del universo y son observados por el hombre con el propósito de entenderlos, mejorarlos o cambiarlos. Los sistemas pueden clasificarse de diferentes formas, de acuerdo a que criterios metodológicos se definan para tal efecto.
Los sistemas pueden ser abstractos o concretos. Un sistema abstracto es cuando sus elementos se crean mediante definiciones y las relaciones entre ellos se formulan mediante axiomas o postulados. Un sistema concretos es aquel en que sus elementos son objetos científicos, como por ejemplo de los sistemas abstractos son: los sistemas númericos, el lenguaje, alsteorías científicas, etc. Como ejemplo de sistemas concretos se encuentran: el sistema solar, redes de telecomunicaciones, seres vivos, entre otros.
Los sistemas por lo general se componen de una serie de sistemas menores llamados subsistemas de ambos tipos: abstractos y concretos.
Los sistemas pueden ser naturales o artificiales, los primeros son aquellos que se presentan en forma espontánea en la naturaleza, mientras los segundos son los que crea el hombre para su proceso cognoscitivo de la realidad que la circunda.
Los sistemas pueden ser además abiertos o cerrados. Los primeros son los que intaractúan con el medio ambiente, en el cual se ubican intercambiando energía, materiales, o información. En este sentido se establece una simbiosis entre sistema y medio ambiente, afectándose mutuamente. Los segundos son los que interactúan con su medio ambiente, es decir, se pueden aislar para facilitar su estudio. Teoricamente no existen sistemas cerrados, es una posición metodológica que asume el científico para situar mejor el problema a estudiar.
De acuerdo a los conceptos, se puede definir a un sistema como un conjunto de elementos interrelacionados, integrados por una estructura, y que tienen un objeto en común.
Los sistemas estan planteados en sistemas teolológicos, a través del estudio o busqueda de propósitos definidos.
Sus características principales son:
1.- La interrelación de las partes o componentes del sistema.
2.- Sinergia, el sistema posee a un nivel global propiedades que no tienen sus partes individuales. 3.- Equifinalidad, las posibilidades de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un mismo fin, lo cual le permite una gran variedad de comportamientos.
2. INFORMACION.
Es la entidad tangible o intangible que permite traspasar la incertidumbre, conociendo sobre algún estado o suceso.
3. SISTEMA
DE
INFORMACION.Los sistemas de información son un conjunto de sistemas ordenados, que al ser ejecutados proporcionan información para apoyar la toma de decisiones y el control en el interior de la organización.
Es un sistema de comunicación, complejo y sofisticado; su principal complejidad, esta en el uso de estructuras de archivo, como un medio central de comunicación, a través de los cuales toma lugar un procesamiento de datos relativamente complicados.. Sus usuarios transmiten y reciben información del sistema.
Se puede definir el sistema de información como una configuración de elementos que al interactuar realizan con oportunidad, precisión y calidad de captación, procesamiento, archivo y recuperación de datos para apoyar la toma de decisiones.
4. TEORIA
DE
SISTEMAS.Se refiere al desarrollo de un marco teórico sistemático para la especificación de las relaciones generales del mundo empírico. Existen semejanzas en la construcción teorica de distintas disciplinas, y como objeto final se tiene un sistema que pudiera conjuntar a todas las disciplinas en una relación significativa.
Uno de los métodos que dan una visión general de la teoría de sistemas es encontrar fenómenos en común a varias disciplinas diferentes y desarrollar modelos generales que incluyeran a esos fenómenos. Un segundo método seria incluir una estructura jerárquica de niveles de complejidad para las unidades fundamentales de conducta de diversos campos empíricos.
Para entender el segundo método veremos el modelo de clasificación de Boulding', que consiste en:
1. El primer nivel se de denomina estructura estatica, ejemplo la anatomía del universo.
2. Sistema dinámico simple con movimientos necesarios y predeter-minados.
3. Sistema cibemético o de mecanismo de control, es autorregulador para mantener el equilibrio.
4. Sistema abierto, es el nivel en que la vida comienza a diferenciarse de la falta de la vida. 5. Sistema geneticosocietario, que esta representado por las plantas.
6. Sistema animal, se caracteriza por una mayor movilidad, y autocon-ciencia.
7. Sistema humano, se refiere a los individuos con autoconciencia y capacidad para utilizar leguaje y los simbolismos.
8. Sistema social, esta constituido por el contenido y el significado de los mensajes, sistemas de valores, transcripcion de imágenes en registros históricos, simbolizaciones como el arte, etc.
9. Sistemas transcendentales complemental la Clasificación de los niveles, son puntos finales y absolutos, y muestran relaciones y estructuras sistemáticas.
Cualquiera que sea el grado de progreso en los diferentes niveles, debemos resaltar el concepto de teona de sistemas.
C.
SISTEMAS
DE
INFORMACION.
1. SISTEMAS DE mFORMACION
PARA
LA TOMA DE DECISIONES.Tanto los teoricos de la administración tradicional de la conducta de la organización, como los investigadores concuerdan en que la organización proporciona el sistema de información y los puntos decisivos para la toma de decisiones. Este conducto de información hacia los puntos de autoridad de toma de decisiones es el plasma vital del proceso de decisión. El sistema abierto donde la empresa se relaciona con su medio ambiente, muestra el marco para la formación de modelos de decisión. La ciencia administrativa y la investigación de operaciones transmiten nuevas aplicaciones del método científico, a los problemas de decisiones en una unidad económica, tanto en un método sistemático como de sistemas totales.
2. SISTEMAS TOTALES.
Con el proceso de investigación de operaciones y las ciencias administrativas, se ha resaltado el análisis y el concepto de sistemas totales que afectan los problemas de la administración de empresas. Estos afectan diversas subfunciones en el interior de determinados departamentos, de tal manera que necesitan su integración en un sistema definido, también afectan más de un
departamento o división de una empresa y cada vez más a las compañías como un todo.
La información necesaria para los sistemas de negocios y administrativos, surge en nuestros días, como sistemas de información administrativa. En necesaria información interrelacionada y estructurada para resolver los problemas de l a mejor manera posible, esta información debe estar dispuesta, en forma instantánea y continua, pero debemos observar que lo más importante y aplicable para un numero mayor de problemas y decisiones, es que la información debe organizarse siguiendo un proceso sistemático y científico de decisiones sobre problemas.
3. SISTEMAS DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS.
Para evitar los desempeños antifuncionales en las organizaciones, se debe precisar primero, los niveles jerárquicos del problema a sistematizar.
En las empresas, ciertas tareas desempeñadas dentro de ciertos empleos se estructuran y se establece una secuencia de ellas, por medio de sistemas y procedimientos, denominados Procedimientos operacionales estándar. Estos se aplican a los problemas de tareas reiterativas, y se deben determinar los niveles de desempeño a nivel de empleos, estos se interrelacionan dentro de departamentos y secciones de trabajo. En la producción los análisis de sistemas estan hechos con el objeto de mejorar la eficiencia y el control administrativo, con materiales definidos, equipos, entradas de personal, y salidas de productos y servicios.
Las metas operacionales del departamento, sus normas y presupuestos, son compatibles con las creencias de la empresa, sus metas, estrategias y normas.
3.1 SISTEMAS A NIVEL DE LA COMPAÑIA.
Los investigadores operacionales han dado gran importancia al desempeño subóptimo a nivel de compañía, cuando se permite que los departamentos funcionen de forma independiente a nivel de sistemas departamentales, promoviendo sus eficiencias y metas individuales. Debido a
l a s
relaciones recíprocas crecientes en las operaciones complejas, sólo los modelos y los análisis de sistemas sirven de modo eficiente para integrar y sincronizar sus operaciones en un todo óptimo.La teoría de sistemas aplicable a la empresa como un todo debe relacionarse también con un nivel mas elevado de sistemas, que es el del ambiente exterior, en el que interactúa y funciona la empresa. La administración cientifíca ha definido los sistemas internos de hombres y máquinas; en el sistema abierto en función del cerrado, el ambiente de libre empresa requiere la adaptación a un nivel de sistema superior y más dinámico.
3.2 SISTEMAS .DE ORGAMZACION.
lugar de ello la información, y flujo de procesos de trabajo, se lleva a cabo de acuerdo con las entradas, los procesos operacionales y de decisión y las salidas.
La importancia de la toma de decisiones administrativas se observa, cuando un modelo esquemático, traza las funciones administrativas de planeación, organizando la distribución de recursos y controlando las operaciones, con sistemas de proyectos que facilitan el control. La importancia de la información para los sistemas operacionales esta donde surge la estructura en una gráfica simple de flujo de información que se requiere para controlar y revisar las operaciones de los sistemas existentes.
La importancia de los sistemas administrativos radica, en que se manejan, controlan y vuelven a planear nuevos sistemas para proyectos o procesos de trabajo de la organización.
3.3 EL SISTEMA ADMINISTRATIVO.
En lugar de dar importancia a
l a s
relaciones entre autoridad y responsabilidad, empleos y niveles de organización, se desarrolla una estructura de sistemas con objeto de manejar entradas, (problemas), y salidas, (soluciones), de los trabajos administrativos, al llevar a cabo la toma de decisiones y resolución de problemas. Se hace énfasis en una organización con una preeminencia de problemas interdepartamentales, del tipo que se resuelve con alsnormas y procedimientos de l a compañía y la administración. Esta organización con problemas reiterativos da importancia al diseño de la administración de sistemas de información de tomas de decisiones para:1.- La organización como un todo.
2.- Trabajo y unidades operacionales individuales.
3.- Las relaciones que giran en los problemas departamentales.
Se debe diseñar los sistemas de información de decisión que proporcionen: a) La información necesaria en los centros de decisión de la organización.
Con el proceso de toma de decisiones y resolución de problemas, una organización de sistemas administrativos sirve para facilitar las funciones de resolución de problemas de la administración.
4. SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA
En una estructura de organización y sus flujos de procesos de trabajo, relaciones administrativas de autoridad y responsabilidad, existen cuatro estructuras que son las siguientes:
1.- El proceso del flujo de trabajo, se analiza bajo una secuencia de análisis de estudio de movimientos, y se controla con sistemas de control de producción.
2.- La gráfica de la organización prevee la departamentalización de las funciones básicas de la empresa y el análisis del flujo de información de autoridad y responsabilidad en las relaciones entre superiores y subordinados.
3 . - En el sistema se observan entradas y salidas de información, por medio del cual se administra y controla la empresa.
4.- Esta estructura de información de la organización se encuentra dentro de los departamentos individuales, como informe de controles.
Estos cuatro sistemas de información para la misma organización no deben entrar en conflicto entre sí, deben complementarse unos a otros. Pueden servir como puntos de control y equilibrio.
4.1 PLAN MAESTRO.
Establece cinco etapas en el diseño de sistema:
a) Los objetivos a largo plazo definen alsnecesidades de información y las preedicciones para la empresa.
b) Se realiza un análisis actual de la información con la ayuda de diagramas de flujo de datos de entrada y salida.
d) Se lleva a cabo la integración de las necesidades de información de la organización a corto y a largo plazo.
e) Se realizanlos ajustes necesarios para aplicar el sistema.
4.2 SISTEMAS DE CONTROL DE DINAMICA INDUSTRIAL.
Los sistemas de información preveen procesos de control de organización y sistemas para resolver problemas departamentales y a nivel de la compañía; pero los problemas a nivel de la empresa implican una relación recíproca-dinámica con los ambientes económicos, sociales y políticos en que interactúan. Es por esto que deben tomarse decisiones óptimas en base a modelos abiertos en función de cerrados. El flujo dinámico de información en el sector de mercado del ambiente total, ha creado problemas para el proceso de toma de decisiones.
La dinámica industrial observa limitaciones que existen en los sistemas de control no- sistemáticos de la información administrativa. Los flujos de información de hombres, dinero, pedidos, fluctúan con el tiempo, extendiéndose en su variación a causa del sistema de información y sus ciclos.
La dinámica industrial reconoce los datos multiples que ayudan a la toma de decisiones en las operaciones generales. El sistema de control de producción, inventario y nómina, tienen una secuencia de decisiones, que si se retrasa puede ampliar l a s decisiones demoradas, contrarias al ciclo normal.
Por esos es necesario aplicar sistemas continuos de información, dinámica al ciclo de vida de todos los productos, de esta manera la organización se convertira en
un
sistema de control de información que se adapte de forma constante al a s
variaciones de muchos flujos de información.5. SISTEMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.
normas y al control del desempeño planeado y a los presupuestos de la empresa. La auditoria de la organización total, se ha ampliado para incluir a la empresa como un todo, al igual que la auditoria o evaluación de la administración. Cuando el sistema de auditoria tiene esta aplicación, se transforma en trn sistema de auditoria administrativa.
D.
MODELOS.
Podemos resolver los problemas sencillos y complicados del mundo real, si nos concentramos en alguna porción o en algunas características principales, y no en cada detalle de la vida real. Estas abstracciones de la realidad, que podemos crear de varios modos, se llama modelos. Los modelos no representan ni pueden representar todos los aspectos de realidad, debido a numerosas características cambiantes del mundo real que hay que representar. Los modelos se ocupan de las variables.pertinentes, y a menudo, de aquellas variables pertinentes que tienen una gran influencia en una situación de decisión.
Los modelos proporcionan dos importantes ventajas, que estan estrechamente relacionadas, aunque son distintas. La primera es la economía de la representación y de la encuesta. La segunda, nos permiten analizar y experimentar situaciones complejas, hasta un grado que seria imposible construir el sistema real y su ambiente.
Es evidente que hay que definir algunos términos para describir las clases de modelos, sencillamente por economía de expresión. También es conveniente saber que opciones hay cuando vamos a emprender la costrucción de modelos.
1. CLASES
DE MODELOS.
1.
CLASE
L
FUNCION.
TIPO. 1 Descriptivos.
CARACTERISTICAS. Los modelos descriptivos proporcionan una imagen de una situación, y no pronostican ni recomiendan.
EJEMPLO. a) Tablas de organización.
b) Diagrama de disposición de fabrica.
TIPO. 2 Predictivos.
CARACTERISTICAS. Indican que "si ocurre esto, entonces seguirá aquello". relacionan las variables dependientes e independientes.
EJEMPLO. S(t)= aS (t
-
1)+
(1-
a) S (t-
2), lo que significa que las ventas pronosticadas para el periodo (t), dependen de las ventas efectuadas en los dos periodos anteriores.TIPO. 3 Nolmativos*
CARACTERISTICAS. Son los que suministran la "mejor" respuesta para un problema. Proporcionan rutas de acción recomendadas.
EJEMPLOS. a) Modelo de presupuesto de publicidad. b) Modelo de tamano economico de lote.
2.
CLASE
II.
ESTRUCTURA.
TIPO. 1 Icónicos.
CARACTERISTICAS. Conservan algunas de las características fisicas de las cosas que representan.
EJEMPLOS. a) Diagrama tridimensional a escala, de la disposición de una fabrica.
b) Copias heliográficas de una bodega.
TIPO. 2 Andópicos.
CARACTERISTICAS. Los modelos analógicos son aquellos para los que hay una situación de procesos, para proporcionar un paralelo con lo que se modela.
EJEMPLO. Una computadora analógica, en la que los componentes son pralelos a las instituciones de mercadotecnia y a las instalaciones y procesos de tal modo que mediante la variación de las entradas eléctricas, las salidas eléctricas proporcionan una simulación analogica del sistema de
mercadotecnia.
TIPO. 3 Simbólicos,
CARACTERISTICAS. Los modelos simbólicos usan simbolos para describir el mundo real.
EJEMPLOS. TC= PC
+
CC+
IC, lo que significa en simbolos que el costo total de inventario (TC), es igual al costo de compra (PC), mas el costo de mantenimiento (CC), mas el costo de la partida3.
CLASE
IJL
REFERENCIA DE
TIEMPO.TIPO. 1 Estaticos.
CARACTERISTICAS. Los modelos estaticos no explican los cambios ocurridos con el tiempo.
EJEMPLOS. Tabla de organización.
TIPO. 2 Dinmicos,
CARACTERISTICAS. Los modelos dinámicos tienen el tiempo como variable independiente.
EJEMPLOS.
dS / dt = r A (t) (m-
S) /M
-
h
S, lo que dá el cambio de la proporción de ventascomo función de una constante de respuesta (r), proporción de publicidad, como una función del tiempo A(t), la saturación de ventas (M), proporción de ventas (S), y constante de decadencia de las ventas
(A).
4.CLASE
IV.REFERENCIA DE INCERTIDUMBRE.
TIPO. 1 Deterministas,
CARACTERISTICAS. Para una serie especifica de valores de entrada, hay una salidad determinada en forma ímica, que representa la solución de un modelo en condiciones de certidumbre.
TIPO. 2 Pwbabilistas.
CARACTERISTICAS. Comprenden distribuciones de probabilidad para las entradas o procesos, y proporcionan una gama de valores por lo menos de una variable de salida, con la probabilidad asociada con cada valor. Este modelo ayuda en las decisiones tomadas en condiciones de riesgo.
EJEMPLOS. a) Tablas actuariales que dan la probabilidad de muerte como función de la edad. b) La retribución sobre las utilidades se simula usando un distribución de probabilidad para
cada uno de los distintos costos y retribuciones con valores escogidos con la técnica Montecarlo, (aleatoria). La retribución sobre la inóersion aparece en en forma gráfica, como retribución en dólares comparada con la probabilidad de las diversas retribuciones en dólares.
TIPO. 3 De iuego,
CARACTERIST1CAS.Trata.n de desarrollar soluciones óptimas frente a una incertidumbre. Las ganancias contra la naturaleza y las ganancias de competencia, son subclasificadas.
EJEMPLOS. Dos estaciones de gasolina están adyacentes una a otra. Uno de los propietarios piensa: "debere subir o bajar los precios?. Si los subo, mi competidor puede subir o bajar los sp
Si los bajo, puede subir o bajar los suyos. Conozco las ganancias o pérdidas en cualquier situación, pero una vez que cada uno de nosotros fijemos los precios, tendremos que
mantener durante la semana".
5.
CLASE
V.
DE
GENERALIDAD.
CARACTERISTICAS. Para los negocios, son los que tienen aplicaciones en varias zonas funcionales de negocios.
EJEMPLOS. a) Algoritmos de programación lineal para todas las zonas funcionales.
b) Modelos de linea de espera, las aplicaciones se encuentran en la producción, la mercadotecnia y el personal.
TIPO. 2 Eswcidizados.
CARACTERISTICAS. Los modelos especializados son los que se aplican a tan sólo un problema Único.
EJEMPLOS. a) La reacción de las ventas como función de la publicidad, puede basarse en una serie única de ecuaciones.
b) El modelo probabilista de oferta tiene una sola aplicación a una zona funcional.
La clasificación anterior proporciona una estructura para la comprensión de los modelos. Los sistemas de información deben resolver tantos problemas como sea posible sobre base de rutina. La computadora y la aplicación de modelos permiten la solución de un gran número de problemas de rutina, para ayudar a la administración. Las soluciones de los modelos pueden proporcionar una información variable, para ayudar a los gerentes en la solución de los problemas.
2. EMPLEO DE MODELOS PARA EL ANALISIS DE LAS CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS.
sistema, su rapidez de reacción a los cambios de entrada y el efecto de las entradas transitorias en los sistemas. Las respuestas esas preguntas nos ayudarán a valorar los sistemas actuales de los
sistemas que se deseen.
Algunos tipos de modelos icónicos combinados con sus semejantes matemáticos, son útiles para efectuar esos análisis. Hay un gran conjunto de conocimientos relacionados con l a manipulación de esos modelos con medio matemáticos. Algunos de estos modelos son los siguientes.
PARTE
11.
SISTEMAS
A. CONTROL
DE AUDITORIA.
Y AUDITORIA.
El control puede aplicarse a los sistemas de información, para asegurar la protección contra robo, fraude y la inexactitud en la empresa.
Así entendemos como control, dentro de la empresa, "al plan de la organización, procedimientos y registros que se refieren a los procesos de decisiones que hacen que la gerencia autorice las transacciones. Tal autorización es una función gerencia1 directamente relacionada con la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la empresa y representan el punto de partida para establecer un control contable de las transacciones"'.
Observamos que el control contable es un plan de la empresa, con los procedimientos y registros que se refieren a la conservación de los activos y a la confiabilidad de los registros financieros. Estan diseñados para proporcionar una seguridad de que:
a) Las transacciones se lleven conforme a la autorización especifica de la gerencia.
b) Las transacciones se registren como necesarias para permitir la
preparación de estados financieros y conservar la responsabilidad de los activos. c) El acceso a los activos se permite sólo con previa autorización de la gerencia.
d) La contabilidad registrada se compara con los activos actuales para tomar l a s medidas necesarias en caso de que existan diferencias.
1 MURDICK,
Los aspectos fundamentales de las operaciones de la empresa son las transacciones, es por esto que es el tema principal del control interno. En cada ciclo de transacciones, (compras, producción, ventas), el sistema de información administrativa se ocupa de la autorización, ejecución y registro de las transacciones, al igual que la contabilidad de los activos resultantes.
Los objetivos de la auditoria dentro de la empresa son asegurar que los activos esten bien guardados y de que las transacciones sean autorizadas, ejecutadas y registradas exactamente en las cuentas, con esto se brinda seguridad y confiabilidad de salida de el sistema de información administrativa. La auditoria, en la empresa, elabora un plan anual. Existen áreas que no están controladas y que son decisivas, por lo que requieren gran atención de auditoria, otras estan sujetas auditorias para determinar que controles internos están operando bien y que salida es confiable.
B.
CONCEPTOS BASICOS.
1. AUDITORIA. .
El concepto de auditoria no sólo se refiere a detectar errores, sino es un exámen crítico que se realiza con objeto de evaluar la eficiencia y eficacia de una sección o un organismo.
La palabra auditoria viene del latin mnrditoritrs, y de ésta proviene auditor, "que tiene la virtud de oir", y el diccionario lo define como, "revisor de cuentas colegiados."2. El auditor tiene la virtud de oir y revisar cuentas, pero debe estar encaminado a un objetivo específico que es evaluar la eficiencia y eficacia con la que se está operando, para que por medio del señalamiento de cursos alternativos de acción, se tomen decisiones que permiten corregir los errores, en caso de que existan o bien mejorar la forma de actuación.
El boletin, "C", de Normas de Auditoria del Instituto Mexicano de Contadores, nos dice: '!La auditoria no es una actividad meramente mecánica que implique la aplicación de ciertos procedimientos, cuyo resultado, una vez llevado a cabo, son de carácter indudable. La auditoria requiere del juicio de un profesional, sólido y maduro, que debe juzgar los procedimientos que deben
de seguir y estimar los resultados obtenidos.'"
1.1 TECMCAS DE AUDITORIA.
El Instituto de Contadores Públicos, en su boletin número dos, agrupa
l a s
técnicas de auditoria4 de la siguiente forma:2
Nuevo Diccionario Espanol Sopena. Citado por Jose Antonio Echenique Garcia, en Auditoria en Informatica.
PP. 2-3.
3
Normas y Procedimientos de Auditoria. Instituto Mexicano de Auditoria Publica. Idem.
4
1 .- Estudio general.
2.- Análisis. 3 .- Inspección. 4.- Confirmación. 5. - Investigación.
6.- Declaraciones o certificaciones. 7.-Observación.
8.- Cálculo y verificación.
Esto no quiere decir que deben seguir este orden en la realización de una auditoria, porque, la aplicación de las técnicas depende del criterio del auditor, de la naturaleza de la auditoria, en algunas ocasiones la aplicación de estas técnicas pueden ser sucesivas, simultaneas, en otras no se podrá precisar en que momento se deja de aplicar una, y cuando se comienza con la otra.,
1.2 CLASIFICACION DE LAS TECNICAS DE AUDITOFUA.
Las auditorias se dividen en internas y externas:
Internas: Estudio general, análisis, verificación y cálculo, investigación.
Externas: Confirmación, inspección, observación, certificación, inspección pública.
2. SISTEMAS DE AUDTI'ORIA DE ADMINISTRACION.
Los sistemas de decisión, información y organización administrativa, aplican el análisis y la teoría de sistemas fundamentales a la planeación, el control de l a s decisiones y operaciones de los negocios. Imparten un método mucho mas sistemático y preciso, inspirado en la confiabilidad para abordar la toma de decisiones y la resolución de los procesos administrativos.
C. TIPOS DE SISTEMAS DE AUDITORIA DE ADMINISTRACION.
1. SISTEMAS A NIVEL DE COMPAÑIA
Consiste en una evaluación de administración de empresas de todas las funciones de la compañía, al igual que las de la administración. La auditoria administrativa a recibido una atención mayor en los últimos años, incluyendo las funciones de control y auditoria, "la responsabilidad contable" de la administración.
Diversas compañías han utilizado departamentos de control o auditoria, para evaluar y servir a las divisiones descentralizadas por medio de su empresa. Los sistemas de evaluación y calificación de méritos administrativos, se han cambiado por sistemas de auditoria de funciones administrativas, con objeto de proporcionar una evaluación más completa de la empresa y su administración.
2. AUDITORIAS DE NEGOCIOS EN FUNCION DE LAS ADMINISTRATIVAS
Las evaluaciones y auditorias administrativa y a nivel de compañía, se han visto facilitadas por el análisis de los sistemas totales de las operaciones a nivel de la compañía. Las limitaciones de los sistemas administrativos de calificación de méritos, han subrayado la necesidad de integrar la evaluación de las operaciones, tanto administrativas como de la compañía, en lugar de evaluarlas por separado.
El método directo evalua la administración en el desempeño de sus funciones administrativas a través de su compatibilidad o incompatibilidad de los principios y la teoría administrativa existente. El desarrollo y la evaluación de los sistemas de auditoria administrativa han conducido a una reintegración de las funciones administrativas y de negocios. El proceso de evaluación entiende que las funciones administrativas y de negocios son indispensables y están integradas, de tal manera que se requiere su evaluación como sistema completo.
3. AUDlTORIA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS.
planeación anual. se ha observado una secuencia jerárquica en las decisiones tomadas por la empresa, las cuales son:
*
Predicciones ambientales externas a largo plazo.*
Predicciones de mercado.*
Identificación en las citas de mercadotecnia.*
Presupuestos del año.Estos se traducen en programas de producción para los periodos de producción variable a lo largo del año.
Los presupuestos de mercadotecnia, producción y personal, de la organización se interpretan en presupuestos financieros al satisfacer las diferentes necesidades de capital para las operaciones de la compañía durante el año. Al mismo tiempo todas las actividades se controlan mediante sistemas complejos de información de contabilidad que preven mediciones del desempeño de las responsabilidades y la recuperación de información necesaria para la corrección de las excepciones y desviaciones de l a s normas planeadas. Con todo esto se pueden evitar las decisiones subóptimas para la empresa como un todo.
Uno de los usos adicionales de la secuencia de decisiones de planeación anual puede encontrarse en la aplicación de los planes. Una evaluación de orden inverso de la secuencia sirve para resaltar las limitaciones de recursos financieros, de personal, de organización y administración, estableciendo en esa forma las limitaciones que existan en la empresa para la toma de decisiones. No pueden establecerse planes de mercado que prevean planes de producción que superen a la capacidad de ésta; tampoco pueden alcanzarse planes que sobrepasen la capacidad de el personal y de la organización, y ninguno de éstos podrá establecerse sin recursos financieros que los respalden.
3 . 1 JERAQUIAS DE
LAS
DECISIONES ADMINISTRATIVAS.Se han estructurado las decisiones estratégicas dentro de cada campo en un orden jerarquicamente descendente de importancia y alcance. Se han hecho evaluaciones a las decisiones de alcance que tienden a afectar a las decisiones subsecuentes y por consiguiente deben adquirirse en orden descendente. No deberá tomarse ninguna decisión antes de cualquier otra de alcance más amplio que pudiera afectar y limitar a la primera de esas decisiones.
4. AUDITORIA
DE
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.El sistema de auditoria administrativa está compuesto por una estructura secuencial y cíclica de las funciones del proceso administrativo. Se descubre que las funciones administrativas se llevan a cabo en un secuencia jerárquica y de manera cíclica.
"Los planes deben formularse con metas y objetivos defindos en la forma de normas de control de desempeño, antes de que defina la estructura de normalización para la aplicación de los ~ 1 a n e s . I ' ~ La naturaleza cíclica del proceso de administración se toma en cuenta en las disposiciones de corrección y prevención que se toman como resultado de las funciones de control. Las
desviaciones de estas normas, se evitan mediante la replaneación, reorganización, redirección y de redefinición de la aplicación del proceso de control. La naturaleza secuencial del proceso administrativo se comprende como proceso cíclico interminable.
4.1 ERARQUIA DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
Se establece una secuencia de subfunciones de la administración dentro de cinco funciones administrativas fundamentales de la planeación, la organización, el personal, la dirección y el control. Se establece una secuencia jerárquica en orden descendente de importancia y alcance, en cada una de las operaciones departamentales en la auditoria de decisiones administrativas. Se lleva a cabo una evaluación del proceso administrativo, éste se ocupará de las funciones de alcance más amplio antes que las funciones de niveles de sistemas inferiores.
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GREENWOOD, William. Teoria de las Decisiones y Sistemas de Informacion.
Este sistema se compone de las decisiones administrativas y funciones administrativas, éstas se han ocupado para el diagnóstico de problemas y operaciones a nivel de la compañía. Su valor mas significativo ha sido su aplicación para la identificación de fallas en el desempeño de funciones administrativas particulares, como factores básicos de causalidad de problemas departamentales y de la compañía.
D. AUDITORIA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS.
EVALUACION DE
LA
SECUENCIA DE DECISIONES DE PLANEACION6 ANUAL DEWILLIAM T. GREENWOOD’.
1. DECISIONES A LARGO PLAZO Y A NIVEL DE COMPAÑIA.
1.1 Filosofia. a) Metas.
-¿Cuáles son las metas primordiales de la compañía (incluyendo el crecimiento)? -¿Qué metas de diversificación se persiguen (entre industrias, en la industria,etc)? -¿Está definida y mantenida su posición en la industria?
-¿Cuál es la importancia relativa de las innovaciones en función de la estabilidad?
-¿Qué presupuesto de capital se utiliza para determinar la fuentes y las distribuciones de fondos? -¿Son flexibles las metas a largo plazo, y dejan margen para la expansión evitando el estancamiento? -¿Cómo y por quién se determinan las metas a largo plazo?
-¿Se evalúan periodicamente las metas alcanzadas?
-¿Se define, comunica o comprende y acepta el orden de importancia de las metas principales?
b) Estrategias y normas.
-¿Cuáles son los factores fundamentales de su estrategia a largo plazo?
-¿Cómo protegen y controlan esos factores las ventajas competitivas relativas de la empresa? -¿Qué designaciones de autoridad y responsabilidad se hacen para esta función?
-¿Se mantienen con éxito sus ventajas y se evalúan periodicamente? -¿Cómo se resuelven los conflictos normativos interdepartamentales? c) Relaciones publicas.
-¿Se han identificado los grupos interdependientes más importantes (de presiones e intereses), en el ambiente operacional de los negocios?
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De A Management Audit Sistem, William T. Greenwood, The university of Georgia, 1967. PP. 13-25.
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-¿Qué medios de comunicación se utilizan para llegar a esos grupos? -Hasta que punto participa su compania en los asuntos de su comunidad?
d) Filosofía de la compañía e imágen integrada.
-¿Tiene una filosofia de la compañía que prevea la representación conjunta de las normas y los objetivos principales?
-¿Ha definido sus responsabilidades sociales ante las comunidades relacionadas (local, estatal, regional, nacional, e internacional)?
-¿Va de acuerdo a la imágen de su compañía en los negocios (personalidad y carácter), con sus metas y normas principales?
1.2 Organización y administración.
-¿Hay una representación equilibrada en la junta de directores? -¿Qué funciones desempeña la junta?
-¿Cómo se dividen las responsabilidades de administración entre la junta y los empleados de la compaiiía?
-¿Se dispone de una planeación de la organización por el mismo periodo de tiempo que para los compromisos normativos y financieros?
-¿Cuál es la filisofía de delegación y descentralización de la compaiiía?
-¿Qué disposiciones se toman para evaluar la firmeza administrativa, los puntos débiles y el balance con la competencia?
-¿Hay planes de desarrollo de la administración que prevean la sucesión, el crecimiento, etc.? -¿Qué criterios de evaluación administrativa a largo plazo son más importantes para su empresa?
-¿Es compatible su filosofía de dirección con la de sus empleados y el tipo de su compañía?
1 . 3 Evaluaciones competitivas a largo plazo.
-¿Qué indices financieros se utilizan para los análisis comparativos?
-¿Son los resultados y erogaciones de investigación y desarrollo compatibles con las tendencias de la industria?
-¿Qué otros factores se utilizan para medir su posición competitiva en la industria?
-¿Cuáles son sus ventajas y desventajas comparativas con sus competidores para los siguiente: a) administración; b) mercadotecnia; c) producción; d) personal; e) contabilidad y finanzas?
1.4 Tendencias económicas. a) Tendencias de mercado.
-¿Cómo se evalúan las tendencias de mercado?
-¿Es un problema reiterativo el de la localización del mercado?
-¿Cuáles son las tendencias de la disponibilidad de recursos?
b) Tendencias de capital.
-¿Qué tendencias se observan para la productividad de la planta y los equipos, la eficiencia y la utilización de los elementos que integran la compaiiía (análisis crítico,etc)?
-¿Qué tendencias existen para la disponibilidad y el costo del capital?
c) Tendencias laborales.
-¿Qué tendencias de mano de obra y capital existen?
-¿Qué capacidades nuevas y existentes deben desarrollarse para el futuro?
-¿Qué indices de cambio en los salarios y los beneficios marginales están previstos?
1.5 Características predominantes en la industria.
-¿Qué tendencias existen en la estructura y la concentración de las empresas? -¿Cuál es el índice de crecimiento o disminución en su industria?
-¿Cuál es el índice de innovación y modernización de la industria (erogaciones en investigación y desarrollo)?
-¿Qué etapas y tendencias pueden observarse en las características y en los potenciales del mercado? -¿Qué oportunidades y presiones competitivas existen para la diversificación entre industrias?
1.6 Tendencias e influencias del gobierno (Federal, estatal y local).
impuestos; c) ayuda; d) zonificación; e) efectos de las actividades políticas; f) grado presente y futuro de participación de la compañía en actividades políticas?
2. AUDITORIA DE ORGANIZACION ANUAL. -¿Cómo se departamentaliza las funciones fundamentales?
-¿Se establecen claramente por escrito las responsabilidades del personal y los empleos?
-¿Hasta que punto se delega en los departamentos la autoridad para la selección y la contratación del personal?
-¿Cómo se evalúan las administraciones departamentales de acuerdo con: capacidades y factores de equilibrio (edad, adiestramiento, experiencia, etc)?
-¿Qué ventajas y desventajas relativas de la administración resaltan en los departamentos?
-¿Cómo afectan a los departamentos individuales los programas y las normas desarrolladas por la administración?
-¿Hasta que punto se usan la autoridad funcional y auxiliar y las estructuras de la organización? -¿Cómo afectan las normas de delegación de descentralización de la compañía a la administración de departamentos específicos?
-¿Qué evaluaciones se hacen de los ámbitos efectivos de administración, control y eficiencia de las comunicaciones?
-¿Qué participación en comites de la toma de decisiones se prevé para los departamentos? -¿Cómo se evalúan los costos y los beneficios de las decisiones de grupos?
-¿Hasta que punto están centralizados los servicios de facilitación para servir a todos o muchos de los departamentos de la compañía o hasta que punto se duplican los servicios en cada departamento? -¿Qué indicadores y métodos de análisis se utilizan para evaluar la eficiencia de la dirección administrativa (las quejas departamentales, el índice de cambios de personal, las encuestas sobre la moral)?
3. AUDITORIA DE DECISIONES DE MERCADOTECNIA. 3.1 Metas, estrategias y normas.
-¿Cuál es su posición de predicción en la industria (porcetaje del mercado)? -¿Qué tendencias importantes se predicen (industria y consumidores)?
-¿Cuáles son los factores más estratégicos de mercadotecnia para los que deban hacerse predicciones? -¿Se han previsto predicciones flexibles o de mercados alternativos?
b) Estrategias de mercado.
-¿Cuáles son sus programas más importantes de mercadotecnia y que estrategias relativas al tiempo se utilizan en su aplicación?
-Indique las ventajas más importantes de sus productos (patentes, marcas registradas, servicio), y las desventajas, en función de los competidores
c) Normas.
-¿Cuál es su línea de productos, su conjunto de artículos y los más y menos provechosos de la línea? -¿Cuáles son sus procedimientos de normalización o diversificación?
-¿Son compatibles con las tendencias de la industria? -¿Qué artículos incluyen en sus condiciones de venta (establecimiento de precios,descuentos,créditos,envíos contra reembolso)? -¿Cuáles son sus normas de servicio?
-¿Son competitivas?
-¿Hay diferenciación de embalajes que constituyen una ventaja significativa?
-¿Puede decirse que sus canales de distribución se ajustan a secciones de mercado, realzan al máximo las funciones de los intermediarios y se enfrentan adecuadamente a la competencia?
3.2 CONTROLES DE MERCADOTECNIA.
-¿Están sus procedimientos de ventas pedidos y facturación bien integrados con su sistema de contabilidad?
-¿Hasta que punto han sido precisas en el pasado sus preedicciones, cotizaciones y reglas de desempeño de presupuestos para productos, territorios, vendedores y clientes?
-¿Se utilizan tanto en mercadotecnia como en producción los procedimientos de control de inventarios con niveles máximos y mínimos?
-¿Qué intentos se han hecho para establecer la rentabilidad mediante el análisis de los costos de distribución y de los controles contables de los costos de producción?
-¿Qué procedimientos de contabilidad se utilizan para realizar el control general?
3.3 FUNCIONES DE MERCADOTECNIA a) Ventas.
-¿Cómo se determinan y ajustan las metas de ventas, las cotizaciones, etc?
-¿Qué importancia relativa se atribuye a las funciones de ventas en las asignaciones de tiempo y capital?
-¿Son los nuevos programas una parte continúa de las estrategias de venta? -¿Son actualizadas estrategicamente las ventas?
b) Publicidad y promoción de ventas.
-¿Cuáles son sus procedimientos de distribución de presupuestos?
-¿Indique los tipos y los costos en porcentajes de los diferentes anuncios?
c) Investigaciones de mercadotecnia.
-¿Qué método se utiliza para medir las tendencias y los potenciales del mercado? -¿Qué importancia tienen para su industria l a s investigaciones de mercado y productos?
4. AUDITORIA DE DECISIONES DE PERSONAL
4.1 Metas y estrategias.
-¿Qué tipos de empleados busca su compaiíia? -¿Qué estrategias de reclutamiento se utilizan?
4.2 Normas del personal. a) Administración de salarios.
-¿Qué porcentaje de los costos totales de mano de obra representan las prestaciones? -¿Son competitivas?
b) Selección, ascensos, transferencias y despidos.
-¿Hasta que punto se utilizan titulos de empleo y tablas de ocupación?
-¿Cómo se utilizan las pruebas y las entrevistas de proyección ya establecidas de acuerdo con patrones?
-¿Tienen normas de ascensos departamentales?
-¿Qué importancia relativa se asigna a los méritos en comparación con la antigüedad en el empleo, en lo que se refiere a los ascensos?
-¿Tiene normas de estabilización de empleos?
4.3 Controles de personal.
-¿Han desarrollado procedimientos estandar de selección y contratación? -¿Qué tipo de calificación de méritos se utilizan para evaluar a los empleados? -¿Cuáles son los factores más importantes de evaluación?
-¿Qué tipos de informes de control se usan para las funciones del personal?
4.4 Desarrollo administrativo y adiestramiento de los empleados.
-¿Qué tipos y que cantidades de adiestramiento de instrucción y orientación se proporcionan? -¿Se miden los efectos del adiestramiento sobre el índice de cambios de personal?
-¿Qué tipos y que cantidades de adiestramiento administrativo y otras indoles se utilizan? -¿Se aplican análisis de costos y beneficios a esos adiestramientos?
-¿Qué tipos de contenidos y medios de comunicación se utilizan con los empleados?
4.5 Relaciones con los empleados. a) Servicios y beneficios.
-¿Qué tipo y que cantidades de beneficios se proporcionan a los empleados?
b) Sanidad y seguridad.
-¿Cuáles son sus principales riesgos en las condiciones de trabajo?
-¿Qué costos de accidentes, paros, sanidad y seguridad ha tenido en los últimos cinco años? -¿Qué servicios médicos se proporcionan y cuál es su costo?
c) Relaciones con el sindicato.
-¿Cuál es la filosofia de la empresa con respecto a sus relaciones con los sindicatos? -¿Hasta que punto han sido provechosas sus relaciones colectivas en el pasado?
d) Moral de los empleados.
-¿Qué indicadores se usan para medir la moral de los empleados? -¿Qué programas se aplican para elevar la moral de los empleados? -¿Se utilizan procedimientos formales para las quejas?
-¿Cuál ha sido su historial de huelgas y paros laborales?
5. AUDITORIA DE DECISIONES CONTABLES Y FINANCIERAS. 5.1 METAS Y NORMAS.
a) Metas.
-¿Cuál es su indice planeado de crecimiento para la formalización y la adquisicin de capitales? -¿Hasta que punto se ha satisfecho ese indice en el pasado?
-¿Hasta que punto se han alcanzado la metas de beneficios sobre las inversiones? -¿Cuál es el poder de su estructura financiera, medidad por su posición de crédito? -¿Qué relación se busca entre el endeudamiento y el capital propio?
b) Normas.
-¿Cuál es la proridad de las fuentes de capital para el crecimiento? Por qu? -¿Cuáles son las normas de la compaiña en relación de los dividendos? -¿Qué normas guian a los inversionistas de la compañia?
-¿Qué normas de presupuesto de capital se urilizan?
5.2 CONTROLES DE CONTABILIDAD Y FINANZAS. a) Controles de la organización.
-¿Qué metas de la empresa controlan la cantidad de acciones?
-¿Qué porcentaje de votos de la junta directiva tienen a su disposición la administración interna?
b) Sistemas de control de contabilidad.
-¿Qué métodos se utilizan para evaluar el sistema de control de contabilidad? -¿Se utiliza la contabilidad de resposabilidades?
-¿Qué controles y balances internos se utilizan en las funciones financieras? -¿Se utilizan manuales de procedimientos contables y financieros?
-¿Hasta que punto se utiliza la contabilidad con ayuda de las computadoras?
c) Contabilidad de costos.
-¿Qué tipo de sistemas de costos se utilizan?
E. AUDITORIA DE JWNCIONES ADMINISTRATIVAS.'
1. PWNEACION.
1.1 OBJETIVOS.
*¿Se tienen los objetivos de la empresa por escrito entre el grupo administrativo?
*¿Se ha formulado una ideología sobre la empresa para representar el conjunto de los objetivos? *¿,Se han identificado claramente y se emplean las capacidades y los recursos básicos de la empresa que constituyen sus principales ventajas competitivas?
*¿Se hacen coincidir las capacidades y los recursos básicos de la empresa, (financieros, de personal, de organización, de producción y de mercadotecnia), con el área del mercado que trata de obtenerse? *¿Se han identificado jerarquicamente los objetivos básicos de la empresa como: beneficios, crecimiento, control, responsabilidades sociales, desarrollo de los empleados, etc.?
*¿Cubren las metas a largo plazo periodos iguales a los compromisos de erogaciones y l a s prácticas competitivas?
*¿Se han definido l a s metas a largo plazo y se usan como guías para la planeación a corto plazo? *¿Se aplica la prueba del balance a las metas a largo y corto plazo, de metas internas como externas? *¿Indica el registro de metas logradas de la empresa la falta de aceptación, la mala aplicación o alguna definicion poco realista?
*¿Tienden las metas de la empresa a motivar niveles más elevados de realizaciones en toda la empresa?
*¿Pueden medirse el alcance de esas metas?
*¿,Se aplican esas metas a todas las actividades de esa empresa?
1.2 PREDICCION.
*¿Se han identificado las principales influencias ambientales externas, se han evaluado sus grados de influencia y se' han previsto para periodos de planeación?
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*¿Hasta que punto se han identificado y utilizado los indicadores económicos de avance o retroceso? *¿Se han utilizado predicciones económicas para medir los potenciales de los mercados para los productos o servicios?
*¿Se han hecho proyecciones para los avances tecnológicos y sus efectos sobre la obsolecencia y la supervivencia competitiva?
*¿Se compilan registros adecuados para facilitar las predicciones?
*¿Hasta que punto han sido precisas sus predicciones básicas en el pasado?
1.3 PROGRAMAS Y ESTRATEGIAS DE PROGRAMACION.
*¿Qué estrategias contrarias se emplean para obtener el Bxito dentro de la competencia?
*¿Son dinamicas o estables esas estrategias?
*¿Se usan estrategias para aplicar capacidades y recursos de le empresa al máximo? *¿Qué estrategias han dado mejores resultados en la empresa?
*¿Se han desarrollado estrategias eficientes pra todas las practicas fundamentales de la empresa?
1.4 FORMULACION DE NORMAS.
*¿Se formulan guías normativas para asegurar que se alcancen los nivel mínimos de uniformidad y consistencia en las prácticas básicas de la empresa?
*¿Facilitan las guías normativas la delegación de toma de decisiones?
*¿Existen normas que contribuyan al alcance de estrategias y metas de la empresa?
*¿Se evalúan y cambian periodicamente las normas, cuendo es necesario para sostener el nivel competitivo?
*¿Proporcionan las normas una libertad para la discreción individual en la toma de decisiones, en condiciones variables?
*¿Se formulan y modifican las reglas por medio de comités?
1.5 SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
*¿Tiene correlación los sistemas y los procedimientos de los departamentos con los objetivos y estrategias de la empresa?
2. ORGANIZACION.
2.1 DETERMINACION DE LOS RECURSOS.
*¿Qué capacidades y recursos determinan la estructura básica de la organización? *¿Se mantienen actualizadas las estimaciones de los recursos de la empresa?
*¿Prevé la planeación de la organización las modificaciones de la estructura a corto y largo plazo? *¿Qué capacidades y funciones nuevas deben desarrollarse para lograr el éxito competitivo? *¿Qué métodos se siguen para medir la utilización de los recursos existentes en la organización?
2.2 DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION.
*¿Satisface la estructura de la organización los objetivos primordiales de la eficiencia y control? *¿Están delineadas las asignaciones de autoridad y reponsabilidad en los títulos y las descripciones del empleo?
*¿Se han asignado funciones especializadas a personas con capacidad y experiencia adecuada? *¿Se ha limitado el número de empleos fundamentales a las necesidades de dirección y control de tareas y prácticas corrientes?
*¿Tiene una base funcional, de procedimiento o de procesos?
*¿Se reducen los problemas de comunicación, minimizando el número de niveles administrativos de la organización?
*¿Qué acciones y normas hacen que el proceso de autoridad y comunicación sea más eficiente? *¿Hasta que punto se duplican los servicios de apoyo a los diferentes departamentos?
*¿Que normas o prácticas de delegación de autoridad prevén la toma de decisiones en el nivel más bajo posible?
*¿Hasta que punto son eficientes los comités y como se mide su eficiencia? *¿Se evalúa periodicamente la eficiencia y el control de la organización? *¿Cómo se utilizan las gráfkas y manuales de la organización?
*¿Con que frecuencia se actualizan?
