Cons/ru^ando Dosarro/fo GOB£RNÁGÍd)N
RESOLUCION No. DE 2014
^
^23 OCT 20U
)
"Por la cual se conforman los Grupos Internos de Trabajo en el Nivel Central de la Administración Departamental del Chocó yse les asignan funciones"
EL GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ, en ejercicio de sus facultades constitucionales ylegales yconforme alo dispuesto en el artículo 62 del Decreto Ordenanza! 110 de
2013 de la Gobemación del Chocó, y,
CONSIDERANDO:
Que según lo previsto en el artículo 62 del Decreto Ordenanzal 109 de 2013, por el cual se adopta el
Estatuto Básico de Organización yFuncionamiento de la Administración del Departamento del Chocó yel artículo 62 del Decreto Ordenanzal 110 de 2012 por el cual se reforma la Estructura de la Administración Departamental del Chocó, el Gobernador olos representantes legales de las entidades
descentralizadas pueden organizar, con carácter permanente otransitorio, grupos internos de trabajo
con el fin de atender las necesidades del servicio ycumplir con eficacia yeficiencia los objetivos!
políticas yprogramas de las dependencias centrales olas entidades descentralizadas.
Que conforme a las mencionadas normas en los actos de conformación de tales grupos se
determinarán las tareas que deben cumplir, las responsabilidades de quienes los integran ydirigen, y
los demás aspectos necesarios para su funcionamiento.
Que la gestión de las dependencias de la estmctura del Departamento del Chocó, adoptada mediante
el Decreto Ordenanzal 110 de 2013, requiere la conformación de grupos internos de trabajo que
faciliten la gestión de los diferentes procesos yfunciones de manera coordinada yarticulada, de tal
forma que se especialicen las funciones yroles de direccionamiento, asi como las de gestión operativa, con el propósito de atender de manera adecuada, ágil yoportuna ía prestación de los servicios que
compete a cada una de las dependencias de la organización.
Que la creación de los Grupos Internos de Trabajo facilita la desconcentración de funciones, para
efecto de garantizar la rápida y adecuada respuesta a las necesidades ydemandas tanto de los usuarios internos, como de los ciudadanos en los diferentes frentes de la gestión pública de la
Administración Departamental.
RESUELVE:
Artículo 1°- Grupos Internos de Trabajo en la Gobernación del Chocó. Conformar en la Gobemación del Departamento del Chocó los siguientes Grupos Internos de Trabajo, ubicados como a continuación se determina:
DEPENDENCIA YDENOMINACIÓN DE LOS GRUPOS
1. OFICINA JURÍDICA
1.1. Grupo de Defensa Jurídica 1.2. Gnjpo de Estudios y Conceptos
1.3. Grupo de Cobro
1.4. Grupo de Producción Normativa
2. JEFATURA DE GABINETE
¡5?| (4) 673fi9 fi(l, 318 SiS 96 23•31?518 43, Fái ('ij 67139 S3/E-maii: gotemaííGn^ci'iKG.oov.co •c();iBttí(ios^ílioco,9W,co
teófifefíioíescagrariílKÉ'í^ílü.HS
ÜNIDas: 1561
Construyendo Desarroih CO&ERNACIÓÑ^&ÉBÍ2.1. Grupo de Comunicaciones y Protocolo
2.2. Grupo de Atención a los Alcaldes
2.3. Grupo de Relaciones Interinstitucionales y Cooperación Técnica.
3. SECRETARÍA GENERAL 3.1.Grupo de Talento Humano
3.2. Grupo de Gestión Documental y de Servicio al Ciudadano
3.3. Grupo de Pensiones
3.4. Grupo de Contratación
3.5. Grupo de Almacén e Inventarios 3.6. Grupo de Gestión yApoyo.
4. SECRETARÍA DE PLANEACIÓN YDESARROLLO ÉTNICO TERRITORIAL
4.1. Grupo de Planeación Estratégica Institucional
4.2. Grupo de Asesoría y Asistencia Técnica 4.3. Gnjpo de Desarrollo Organizacional 4.4. Grupo de Gestión de Proyectos
4.5. Grupo deTecnologías de la Información ylas Comunicaciones
5. SECRETARÍA DE HACIENDA 5.1. Gnjpo de Presupuesto
5.2. Grupo de Tesorería 5.3. Grupo de Contabilidad 5.4. Grupo de Rentas
6. SECRETARÍA DEL INTERIOR
6.1. Grupo de Seguridad. Convivencia yParticipación Ciudadana
6.2. Gnjpo de Derechos Humanos yAtención Integral a las Victimas 6.3. Grupo de Gestión del Riesgo de Desastres
7. SECRETARIA DE CULTURA, RECREACIÓN YDEPORTE
7.1. Grupo de Cultura
8. SECRETARÍA DE INTEGRACIÓN SOCIAL 8.1. Grupo de Políticas y Estrategias
8.2. Grupo de Enlace yAsistencia Técnica
8.3. Gmpo de Seguimiento, monitoreo y Evaluación
9. SECRETARÍA DE DESARROLLO ECONÓMICO YRECURSOS NATURALES
9.1. Grupo de Productividad y Competitividad 9.2. Grupo de Agricultura
9.3. Grupo de Medio Ambiente
\Ém: (5?) {4¡ 673 89 (Kl, 318 516 96 •31? S18M43,fa* (4)67139 B3/E*ííiai; gol)emacioí#ioco.9ov.co•[üí!tflcteíti)s^.90¥,fli
OifKátoteagraiKle Calle tío. 5-í6
1561
fr^^^dp ^00:2^ ¿CmERNAaálijiM^
^vVSaIp^
9.4. Grupo de Minas y Energia
9.5. Grupo de Turismo
10. SECRETARÍA DE INFRAESTRUCTURA, VIVIENDA YMOVILIDAD
10.1. Grupo de Infraestructura
10.2. Grupo de Vivienda
10.3. Grupo de Movilidad
11. SECRETARIA DE SALUD.
11.1. Gmpo de Dirección de Salud Pública
11.2. Grupo de Dirección de Desarrollo de Servicios
11.3. Grupo de Dirección yAseguramiento
11.4. Grupo de Dirección de la Información en Salud.
Parágrafo." Para las labores de coordinación, ejecución, supervisión ycontrol de las actividades, el
Gobernador designará un Coordinador en cada uno de los Grupos.
CAPÍTULO I
GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA OFICINA JURÍDICA
Artículo 2°.- Funciones del Grupo de Defensa Jurídica. Son funciones del Grupo de Defensa Jurídica, conforme a las directrices del Jefe de la Oficina Jurídica, las siguientes:
1. Elaborar las políticas y estrategias para la adecuada defensa jurídica de los intereses del Departamento yla prevención del daño antijurídico.
2. Ejercer la defensa jurídica de la Gobernación ante las diferentes instancias judiciales y
administrativas, de confomiidad con las reglas y lineamientos que para el efecto determine el
Gobernador.
3. Atender oportunamente los derechos de petición que se presenten a la Gobernación, que por la naturaleza del asunto deban ser resueltos por la Oficina Jurídica.
4. Adelantar los procesos de repetición oel llamamiento en garantía con fines de repetición contra los servidores o ex servidores departamentales y contra los particulares que desempeñen funciones públicas a que haya lugar, previo aval del Comité de Conciliación de la Gobernación.
5. Apoyar, coordinar yorientar a las entidades descentralizadas cuando representen los intereses
del Departamento en materia judicial yadministrativa.
6. Realizar seguimiento al cumplimiento oportuno de los fallos judiciales a favor o en contra de la Gobernación, en coordinación con la Secretaría de Hacienda yla Secretaría General, según sea la naturaleza del asunto.
7. Apoyar el proceso de previsión del pasivo contingente, en coordinación con la Secretaría de Hacienda.
8. Estudiar, analizar ysometer adecisión del Comité de Conciliación los asuntos sobre los que sea procedente la conciliación uotra forma de terminación de conflictos en los procesos judiciales en
los que sea parte la Gobernación.
{57¡ (í) 6/3 8900,3!8 5lfi 9S •31? íí8 Oí 43, Fií ("!) 6?13933¡E-ríisii: golíffiaMíifcÍKiCG.j'M.Cfl•cofitactenos^liocfl.gov.co
^feánearriofecagrafiíe Caite 24 Üo.Hfi ,
(JNID0S' 1 561
Ccnsfryysnc/o Desgncefo GGffiERNÁfclitMiSS
9. Estudiar, analizar ysometer adecisión del Comité de Conciliación las solicitudes de conciliación
prejudicial en asuntos en los que sea parte la Gobernación, así como las políticas de prevención
del daño antijurídico. ^
10. Las demás que se le asignen conforme ala naturaleza del Grupo.
Articulo 3®.- Funciones del Grupo de Estudios yConceptos. Son funciones del Grupo de Estudios
yConceptos, conforme alas directrices del Jefe de la Oficina Jurídica, las siguientes:
1. Preparar yrevisar los documentos de contenido oefecto legal que deban ser suscritos por el
booernador.2. Revisar los convenios que deban ser suscritos por el Gobemador.
3. Absolver las consultas jurídicas formuladas por el Gobernador ylas demás dependencias y
entidades departamentales. '
4. Apoyar a las dependencias de la Gobemación en los asuntos jurídicos que requieran su
intervención. ^ ^ an ou
5. Adelantar las investigaciones, estudios yanálisis jurídicos sobre áreas otemas de interés para el
Departamento, llevando acabo la revisión de la normatividad, doctrina yjurisprudencia existente
en relación con éstos, con el fin de formular los diagnósticos yrecomendaciones del caso.
6. Realizar el análisis yseguimiento estadístico de los procesos yfallos de las autoridades judiciales
que se profieran en asuntos en los que la Gobemación ysus entidades descentralizadas sean parte, para evaluar su gestión judicial yformular las recomendaciones tendientes afortalecer la defensa judicial yla prevención del daño antijurídico en el Departamento.
7. La demás que le sean asignadas conforme ala naturaleza del Grupo.
Artículo 4° -Funciones del Grupo de Cobro Jurídico. Son funciones del Grupo de Cobro Jurídico,
conforme alas directrices del Jefe de la Oficina Jurídica, las siguientes:
1. Ejercer la competencia de cobro coactivo de créditos afavor del Departamento, de acuerdo con
las disposiciones legales vigentes y las delegaciones que se le otorguen.
2. Coordinar, controlar ydesarrollar los procesos de cobro persuasivo ycoactivo de los tributos
departamentales, así como de las demás obligaciones a favor del Departamento del Chocóconforme a la legislación vigente.
3. Proyectar los actos administrativos necesarios para suscribir acuerdos ydemás facilidades de
pago yvelar por eí oportuno cumplimiento de las obligaciones derivadas.
4. Hacer efectivas las garantías de obligaciones legales cuando se incumplan.
5. Elaborar, con eí apoyo de la Secretaría de Hacienda, las relaciones de cartera yestablecer por
medio de estrategias los planes para iniciar las acciones de cobro pertinentes.
6. (\/1antener actualizada la información einventario de los procesos de cobro persuasivo ycoactivo
de la Gobernación.
7. Proyectar los actos administrativos para declarar la extinción de las obligaciones tributarias, así
como las que se originen en decisiones judiciales yadministrativas. 8. Las demás que se le asignen conforme a la naturaleza del Grupo.
Articulo 5°.- Funciones del Grupo de Producción Normativa. Son funciones del Grupo de
Producción Normativa, conforme alas directrices del Jefe de la Oficina Jurídica, las siguientes:
(5?) (4) 673 fi9 (10,31fi Slfi %•317 516(1443, fa); (4) 67139 83/E-íiiail: gotífiiKiCfi-^cliocü.gouo•ííiMíiiM§(í)0£0,gw,íi)
Dirección toíescagfaíKÍe tale 24 (io.5-<6
ÜNI
1 551
Oesc^:z:gio GO BERWÁCíSéEdÍ
1. Preparar yrevisar los proyectos de ordenanzas ylos demás actos administrativos que deban ser
emitidos, suscritos osancionados por el Gobernador.2. Adelantar la selección, compilación, sistematización, actualización, publicación ydifusión de la
informaciori normativa, junsprudencial ydoctrinal relacionada con los temas propios de las
ti
^
entidades descentralizadas del Departamento
3. Diseñar, mantener, actualizar, administrar yprocurar el mejoramiento de los sistemas de
información normativa, junsprudencial ydoctrinal, con el apoyo del Grupo de Trabaio de
Tecnologías de la Información ylas Comunicaciones, para garantizar el acceso ala información
por parte de los servidores públicos departamentales yde los ciudadanos.
4. Elaborar ymantener actualizada la estructura normativa del Departamento.
5. Coordinar la publicación ydivulgación de los estudios, investigaciones jurídicas odocumentos
jurídicos elaborados por la Oficina Jurídica yprocurar su divulgación para conocimiento de los
servidores públicos departamentales yde la ciudadanía. 6. Administrar la Gaceta Departamental.
7. Las demás que se le asignen conforme ala naturaleza del Grupo.
CAPITULO li
GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA JEFATURA DE GABINETE
Articulo 6°.- Funciones del Grupo de Comunicaciones yProtocolo. Son funciones del Grupo de
Comunicaciones yProtocolo, conforme alas directrices de la Jefatura de Gabinete, las siguientes:
1. DiYigir el diseño, elaboración e implementación de las políticas yestrategias de comunicación
interna yexterna, en coordinación con las dependencias de la Gobernación.
2. Preparar yelaborar el Plan Estratégico de Comunicaciones yel diseño ydesarrollo de las
campañas de divulgación ycomunicación de la Gobernación.
3. Asesorar al Gobernador, ala Jefatura de Gabinete, yen general atodas las dependencias de la
Gobernación, en materia de comunicaciones.
4. Divulgar ala ciudadanía las actividades ydecisiones del Gobierno Departamental, através de los
diferentes medios de comunicación tradicional ylas redes sociales.
5. Divulpr al interior de la Gobemación en el nivel central ydescentralizado los temas de interés
para la gestión administrativa, en coordinación con las dependencias de la Gobemación.
6. Atender adecuadamente las necesidades de los medios de comunicación mediante la coordinacion de su participación en los actos del Gobierno Departamental.
7. Programar yejecutar las acciones de comunicación, difusión yprensa necesarias para acompañar
la participación del Gobernador ysu Gabinete en los diferentes eventos.8. Realizar el seguimiento yel análisis estratégico de la información emitida por las agencias de
noticias en los diferentes medios de comunicación yredes sociales, en relación con la gestión del
Gobierno e informar oportunamente a las dependencias de la Gobernación de acuerdo con la naturaleza del asunto,
9. Preparar los reportes de prensa de la Gobemación del Departamento del Chocó yconservar la
información que considere pertinente para el cumplimiento de sus funciones.
10. Diseñar, divulgar ypromover el seguimiento del Manual de Imagen de la Gobemación.
(5?) (í) 673 fi9 00,318 516 96 Í3•317 51B M43, Fai (fl 6J139 S3/E-mal; gc!)eiíiacKiíi|císo£o,gúv.[o•coii!flcteiiüs|£hoa),g(íy.co
Dlrecá Barrio yescagraffilfi Cale 24
ÜN
Coostr^y^dp Qes^rrpjh G0B.ÉRÑAC1©]S11)B
ygarantizar el seguimiento del protocolo de la Gobernación en todos los eventos en los que participe el Gobernador ysu Gabinete.
12. Las demás que se le asignen conforme ala naturaleza del Grupo.
Artículo
Funciones del Grupo de Atención alos Alcaldes. Son funciones del Grupo de Atención
alos Alcaldes, conforme alas directrices de ia Jefatura de Gabinete, las siguientes:
VmntnrHlfPlanea^ón, programación, ejecución
ycontrol de los programas yproyectos de especial interés del Departamento de acuerdo con el
Plan de Desarrollo Departamental.
institucional del Departamento a los municipios, con el
Departaint?®
^descentralizadas de la Administración
3. Acompañar a los Alcaldes Municipales en sus requerimientos, solicitudes ypropuestas ala
Gobernación, ycoordinar su atención ypronta respuesta con las Secretarias de Despacho demás
dependencias yentidades, de acuerdo con la naturaleza del asunto.
4. Hacer seguimiento alos compromisos adquiridos por el Gobemador osu Gabinete en sus visitas
cumplimiS°^ °encuentros con los alcaldes, yapoyar la coordinación interinstitucional para su
5. Apoyar la gestión de las relaciones interinstitucionales anivel municipal yregional yla qestión de
cooperacion técnica en estos niveles.
6. Apoyar el proceso de coordinación ypromoción intersectorial para fortalecer la descentralización
desconcentracion ydelegación administrativa yla capacidad de gestión de los municipios en
coordinacion con la dependencia oentidad competente del orden departamental.
7. Fomentar, en coordinación con las Secretarias de Despacho, los programas de capacitación
dirigidos a los servidores públicos municipales.
8. Las demás funciones que se le asignen, conforme ala naturaleza del Grupo.
Artículo 8°.- Funciones del Grupo de Relaciones Interinstitucionales yCooperación Técnica.
Son funciones del Grupo de Relaciones Interinstitucionales yCooperación Técnica, conforme alas
directrices de la Jefatura de Gabinete, las siguientes:
1. Diseñar ypreparar propuestas de políticas yestrategias tendientes al fortalecimiento de las
relaciones intennstitucionales de la Gobernación con los diferentes niveles, sectores yactores de
la administración pública, organizaciones nacionales ylos países yorganizaciones en el ámbito
internacional.
2. Apoyar la gestión de relaciones con los distintos actores intemacionales, las organizaciones
multilaterales, bilaterales yotras entidades intemacionales, dentro del marco de las políticas y
estrategias de las relaciones exteriores que defina el Gobierno Nacional.
3. Asesorar la promoción yconcreción de acuerdos, actas de entendimiento, convenios yotros
instrumentos, en el marco del fortalecimiento de las relaciones nacionales e internacionales.
4. Diseñar ycoordinar mecanismos yestrategias que pemiitan fortalecer los intercambios políticos
culturales e institucionales del Departamento.5. Apoyar la promoción yla ejecución de la política de relaciones externas del Departamento v
diseñar y promover, conjuntamente con las dependencias y entidades de la Administración
íeiefiKifl: (5/) (4) 673S900, MSi6
518 04 43, (4) É/i ]983/E-fuail: golierfiadoii^ctKiCQ.goY.M•coíá3[tfíKífc}iflco,9oy.co
Dmkrioyeícagrafiílfi Cale lío, 5-46
, \ 561
GQHERNAfeliÜ
yefmundo"'^''
X
proyección de la imagen del Departamento¡n el pais
' '°® <;°'^P^°'"isos que el Departamento adquiera en materia de relaciones
nacionales e internacionales, ydiseñar yproponer las estrategias ylineamientos para fortalecer
la cooperacion regional, nacional e internacional.
7. Asesorar al Jefe de Gabinete, en la identificación yejecución de las acciones de coordinación
e'ÍDera'rtrmroíl
8. Apoyar la coordinacion de acciones, la articulación yla rendición de cuentas del Plan de Desarrollo
Departamental con la oferta de la cooperación internacional.
frnnw iniciativas y proyectos que propicien la cooperación e integración
frontenza entre el Departamento del Chocó yPanamá.
10. Brindar asesoría alos municipios del Departamento en la gestión de programas yproyectos de
cooperacion intemacional de manera articulada con la Gobemación para logran un desarrollo
integral ypermanente en el territorio chocoano.
11. I^acer el seguimiento de la ejecución de los convenios de cooperación intemacional que celebren
la Gobernación ysus entidades descentralizadas.
12. Proponer e implementar las estrategias del Departamento en materia de Cooperación
mternacional conforme a las directrices y orientaciones de la Agencia Presidencial de
Cooperacion Internacional de Colombia-APC.
13. Las demás que se le asignen conforme ala naturaleza del Grupo.
CAPÍTULO III
GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA SECRETARÍA GENERAL
Artículo 9°.- Funciones del Grupo de Talento Humano. Son funciones del Grupo de Talento
Humano, conforme alas directrices del Secretario General, las siguientes:
1. Gestionar yejecutar los procesos, planes yprogramas en materia de vinculación yretiro; llevar el
control de las situaciones administrativas yproducir la nómina; evaluar el desempeño de los
servidores; programar la capacitación, entrenamiento, inducción yreinducción de los
servidores-proponer los incentivos; gestionar ycoordinar los programas de salud ocupacional ybienestar
social ygestionar los procedimientos de carrera administrativa en coordinación yconforme alasdirectrices yorientaciones de la Comisión Nacional del Servicio Civil.
2. Liquidar la nómina mensual del personal de la Gobernación de la Gobernación del Chocó.
3. Asesorar yorientar al Secretario ylas diferentes dependencias yservidores en todas las materias
de su competencia.
4. Preparar los proyectos de actos administrativos relacionados con las situaciones administrativas
novedades de personal yexpedir las certificaciones respectivas, según los lineamientos deibecretano General.
5. Custodiar el archivo de las hojas de vida de los servidores del nivel central yentidades
descentralizadas suprimidas de la Gobernación del Chocó, y garantizar su actualización e integralidad,
6. Preparar para la revisión yfirma del Secretario General la respuesta alos derechos de petición
que versen sobre asuntos propios de la administración del Talento Humano.
Teleíoí»; [5)) (4}6736900,318516%1]•317 518M
43, (4) 6J139 83/E-íÉi; gobeííiaGfl^áoco.gov.co•f(iíitactÉíiffi|cí)OCDp,[(i
DifKÉ6aÉyesügra[i(leCaileí4fío.!¡-í6 .:JTsymnd° DasprrsSp GQBERNACU
7. Expedir certificaciones técnicas sobre funciones yrequisitos establecidos para los empleos de
^s dependencias de acuerdo con la organización administrativa del nivel central del Departamento y los manuales administrativos.
8. Presentar ai Secretario la modificación yajustes técnicos al manual específico de funciones y
requisitos de los cargos de las plantas de empleos del nivel central de la Administración
Departamental.
9. Las demás que se le asignen conforme ala naturaleza del Grupo.
Artículo 10°.- Funciones del Grupo de Pensiones. Son funciones del Grupo de Pensiones, conforme
a las directrices del Secretario General, las siguientes:
1. Estudiar, analizar ypreparar la documentación necesaria para someter arevisión del Comité de
venficación y Control de las Solicitudes Pensiónales el reconocimiento de pensiones
sustituciones pensiónales ycuotas partes que se presenten a la Gobernación.
2. Efectuar la liquidación de bonos pensiónales ycálculo actuarial.
3. Preparar los proyectos de actos administrativos relacionados con los asuntos pensiónales y
expedir las certificaciones sobre la materia, según los lineamientos del Secretario General. 4. Preparar los proyectos de actos administrativos para el reconocimiento de auxilios funerarios.
5. Gestionar ycoordinar los programas de integración yacompañamiento a los pre-pensionados v pensionados de la Gobemación.
6. Liquidar la nómina mensual de pensionados de la Gobernación del Chocó.
7. Remitir los actos administrativos de reconocimiento de pensiones a la Oficina Jurídica para la
gestión del cobro de las cuotas partes pensiónales a que haya lugar, ante las entidades que
conforme ala ley deben compartir el pago de las pensiones reconocidas por el Departamento.8. Las demás que se le asignen conforme ala naturaleza del Grupo,
Artículo 11." Funciones del Grupo de Contratación. Son funciones del Grupo de Contratación,
conforme a las directrices del Secretario General, las siguientes:
1. Ejecutar el Plan Anual de Compras yAdquisiciones de la Gobernación yvelar por su atento
cumplimiento.
2. Dirigir ycoordinar con las diferentes dependencias de la Gobernación el proceso de gestión
contractual, en todas sus etapas: precontractual, contractual, ejecución contractual v Dost
contractual.
3. Asesorar yorientar alas dependencias de la Gobernación sobre la aplicación de las normas y
políticas en materia de contratación pública, con el fin de garantizar que sus solicitudes se ajustan
al marco legal ya los planes, programas yproyectos de la Gobemación.
4. Asesorar y orientar a las dependencias misionales y transversales, responsables de las actividades fundamentales de la etapa precontractual, en la identificación de necesidades, elaboración de estudios previos, determinación de especificaciones técnicas, estudios de mercado, yen general, los insumos que deben presentar al Grupo de Contratación para la
continuación del ciclocontractual.
5. Dirigir ycoordinar con las diferentes dependencias los procesos de selección de proponentes, celebración, ejecución yliquidación de contratos, con el fin de garantizar que éstos se ajusten al
marco legal ya los planes, programas yproyectos de la Gobernación.
6. Preparar la respuesta alas consultas, derechos de petición ycertificaciones que en relación con los procedimientos de celebración, ejecución y liquidación de contratos formulen las diferentes
leléfiifio: (57)(4) 6?3ñM, 316 Sl696 23 -31? Slfi Mí3, Fa* ¡í)il\ 39 Si/Efiaii; 9(.tiífíiafl0f!^tíi0C0,90v.[0•íOí!ü[taios^.gov.[0
C<pnsh-uy&ndo Dqsoo:;^ <^OBERNAC!ÓW„D£I^tí
dependencias de la Gobernación del Chocó, los particulares, los contratistas, los organismos de
control ylas entidades departamentales ymunicipales.
7. Responder por la actualización del sistema de información previsto para diligenciar, publicitar
registrar yhacer seguimiento de todos los procesos contractuales que adelante la Gobernación.'
8. Apoyar yasesorar al Secretario General para la adecuada atención de su función como Presidente
fchas°funLnes
^
Secretaria Técnica del Comité el cumplimiento de
9. Las demás que se le asignen conforme ala naturaleza del Gnjpo,
Articulo 12.. Funciones del Grupo de Almacén eInventarios. Son funciones del Grupo de Almacén
eInventarios, conforme alas directrices del Secretario General, las siguientes:
1. Desarrollar yejecutar las políticas, normas yprocedimientos relativos ala conservación, seguridad
ydistnbucion de bienes, al sistema de inventario físico ymanejo del almacén ypromover su
aplicación en las dependencias de la Gobernación.
2. Planear yelaborar el Plan Anual de Compras yAdquisiciones de forma coordinada con las
dependencias de la Gobernación, articular su aprobación con la Secretaría de Hacienda vsu
ejecución con el Grupo de Contratación.
3. Garantizar la calidad eidoneidad de los materiales, suministros, insumos yequipos recibidos por
la Gobernación, en coordinación con la dependencia que haya dado inicio al proceso de compra.
4. Garantizar el suministro oportuno de los materiales, suministros, insumos yequipos a las
diferentes dependencias de fa Gobernación, de conformidad con el Plan Anual de Compras.
5. Administrar el sistema de información del inventario de bienes de la Gobernación.
6. Gestionar los procedimientos previstos para dar de baja los bienes que ya no presten un adecuado
funcionamiento para atender las necesidades de las dependencias y funcionarios de la
Gobernación.
7. Identificar la necesidad de contratación de seguros para amparar los bienes de la Gobernación e
iniciar los trámites pertinentes ante el Grupo de Contratación, para la adquisición de las pólizas procedentes.
8. Responder por el registro de los seguros ygarantías que amparan los bienes de la Gobernación ycoordinar la elaboración de los informes, la formulación de denuncias yla realización de trámites relacionados con el hurto opérdida de bienes de su propiedad.
9. Las demás que se le asignen conforme ala naturaleza del Grupo.
Artículo 13." Funciones del Grupo de Gestión Documental y Servicio al Ciudadano. Son
funciones del Grupo de Gestión Documental, conforme alas directrices del Secretario General, las
siguientes;
1. Ejecutar eimplementar las políticas, estrategias ynormas de gestión documental; administrar los archivos de gestión, central ehistórico de la Gobernación eidentificar ytransferir los documentos con valor patrimonial al Archivo Histórico del Departamento oal Archivo General de la Nación. 2. Depurar, clasificar, restaurar ydescontaminar los fondos documentales de la Gobernación. 3. Coordinar e impulsar el desarrollo de estrategias de capacitación de los servidores de la
Gobernación yde los municipios del Departamento, en materia documental yde archivos. 4. Orientar, asesorar y verificar a las diferentes dependencias de la Gobernación en la
implementación de las tablas de retención yvaloración documental, en la administración de los
Teléfüfio; (5?)[í) S9 IKI, 318S16 96 í!•317 518 Mí3, fan (í)67139 83/E-ínaii; jotoaciwi^cíioío.oúv.co•cofitactfiiifls^lioco.go¥,co DifecMyoÍÉScagfaíideülieííflo.Hfi
-Q^.^tryy^dp Desórrado CO^ERNÁClÓÑ'D^ » » •
archivos de gestión, ysobre los procesos einventarios de transferencia documental alos arctiivos
central e historico.
5. Administrar ios archivos central e histórico de ia Gobernación.
6. Impulsar la convocatoria yel funcionamiento del Consejo Departamental de Archivo ydel Comité
de Archivo dela Gobernación yejercer sus Secretarías Técnicas.7. Gestionar los procedimientos de numeración ynotificación de los actos administrativos expedidos
por el Gobernador del Departamento ydemás dependencias de la Gobernación, en coordinación
con la dependencia que expida el acto.
8. Administrar ycoordinar el proceso de correspondencia intema yextema de la Gobernación. 9. Formular las políticas, planes y programas de atención y prestación de los servicios
departamentales al ciudadano yde acercamiento de la Administración Departamental.
10. Apoyar la implementaclón ydesarrollo de sistemas de información relacionados con la prestación
de servicios al ciudadano, conjuntamente con el Grupo de Tecnologías de la Información vlas
Comunicaciones.
11. Administrar, coordinar ysupervisar el funcionamiento de tos diferentes puntos de contacto
presencial y no presencial de servicio al ciudadano y definir los estándares de calidad v
oportunidad definidos para el respectivo proceso.
12. Apoyar la incorporación del uso de recursos informáticos en la prestación de los servicios
ciudadanos para consolidar una cultura de servicio en la Gobernación.
13. Orientar ysupervisar el funcionamiento del sistema de Quejas, Reclamos ySoluciones para
asegurar que las peticiones, quejas oreclamos lleguen alas dependencias competentes yque
se contesten de manera concreta yefectiva, dentro de los términos legales yhacer la evaluación
que de ellas se desprendan para proponer los correctivos necesarios.
14. Garantizar la racionalización yreducción de trámites, asi como fomentar el cumplimiento de los
deberes que el Código de Procedimiento Administrativo yde lo Contencioso Administrativo impone alas autoridades en la atención al público, yfomentar la garantía de los derechos de las
personas ante las autoridades departamentales.
15. Implementar un modelo de Evaluación del Servicio que garantice una medición yseguimiento
permanente de la calidad y oportunidad de los servicios prestados por la Gobernación a los ciudadanos por los diferentes canales presenciales yvirtuales.
16. Gestionar los trámites para la expedición de pasaportes conforme a la reglamentación y
directrices del Ministerio de Relaciones Exteriores.17. Las demás que se le asignen conforme a la naturaleza del Grupo.
Artículo 14." Funciones del Grupo de Gestión. Son funciones del Grupo de Gestión, conforme alas
directrices del Secretario General, las siguientes:
1. Apoyar al Secretario General en la elaboración, implementación yejecución de los planes,
programas yproyectos, correspondientes ala gestión de Adquisición de bienes yservicios!
recursos físicos, servicios administrativos, almacén e inventarios, administración del talento humano, pensiones , servicio al ciudadano, gestión documental, para el adecuadofuncionamiento ydesarrollo de la Gopbernación.
2. Presentar propuestas yproyectos que redunden en la buena marcha de la gestión de la Gobernación del Chocó.
3. Encargarse de las actividades que permitan ejercer un control alos funcionarios que laboran
en la Gobernación del Chocó.
Ifléfoflíi; (57) (í)á/] S9 00,318 51696 •317 518íl^ fa) [4¡671 3983 /E-ffiaií; joíífiiacionpÉico.gov.cíi•co[itactí(ios^lKia),90v,ífl Om Barrio ÍKcagfBíideCallEÍíHo. 54
D&sarroBo ®t
4. Encargarse de proyectar las respuestas que haya lugar frente alas solicitudes que lleguen a
la Administración Departamental.
5. Gestionar ante los distintos Entes Departamentales, apoyo ycolaboración para las actividades
que se realicen en la en la Secretaria General yen las demás dependencias de la
Administración Departamental.6. Las demás que se le asignen conforme ala naturaleza del grupo.
CAPÍTULO IV
GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA SECRETARÍA DE PLANEACIÓN YDESARROLLO
ÉTNICO TERRITORIAL
Artículo 15- Funciones del Grupo de Planeaclón Estratégica Institucional. Son funciones del
Grupo de Planeacion Estratégica institucional, conforme alas directrices del Secretario de Planeación
yDesarrollo Etnico Territorial, las siguientes:
^
if'
elaboración, formulación, ejecución yevaluación del plan de
f pthn
H®''? T ° plan estratégico de la Administración Departamental; asi como
nrnnf T
(
s®9'J''Tiiento yevaluar los resultados para
proponer los ajustes necesarios tendientes al logro de los objetivos propuestos.
2. Liderar la coordinación del proceso de diseño yelaboración de las propuestas para formular
orientar ycoordinar las políticas de planeación del desarrollo territorial, económico, social ycultural
del Departamento, en coordinación con las demás Secretarías de Despacho.
3. Asesorar yfomentar la incorporación de la variable étnica yel enfoque diferencial en los planes y
políticas del Departamento. ^ '
4. Asesorar ala Secretaria de Despacho, para efecto de la formulación del anteproyecto anual de
presupuesto de inversión en concordancia con los Planes de Desarrollo Departamental yel Plan
bstrategico de la entidad en coordinación con la Secretaría de Hacienda.
5. Gestionar el proceso de asesoramiento yacompañamiento alas diferentes dependencias de la
Gobernación en aformulación de los planes de acción de conformidad con los lineamientos del
Plan de Desarrollo yel Plan Estratégico del Departamento.
6. Gestionar las acciones necesarias para coordinar la formulación yestructuración del Plan de
Desarrollo del Departamento, yasesorar yorientar su implementación, evaluación yseguimiento
en coordinación con las Secretarías del Despacho.
7. Gestionar las acciones necesarias para apoyar al Consejo Departamental de Planeación en los estudios yanalisis que demanden para el cumplimiento de sus funciones en la planeación del desarrollo departamental, conforme alo dispuesto en la Ley 152 de 1994 ysus reglamentos olas
normas que la modifiquen, adicionen oderoguen.
8. Preparar yelaborar los estudios necesarios para gestionar ysustentar los empréstitos que deba
obtener el Departamento para sus planes yprogramas, en coordinación con la Secretaría de
Hacienda.
9. Recopilar, proveer y consolidar estadísticas, modelos e indicadores económicos, sociales,
culturales, ambientales, territoriales, de productividad y de competitividad, para la toma de
decisiones de la Administración Departamental.
10. Formular, orientar ycoordinar el diseño yla implementación de los instrumentos de focalización para la asignación de servicios sociales básicos ypara la administración del SISEEN.
11. Las demás que se le asignen conforme ala naturaleza del Grupo.
(S?) (4] 6?] @9 flO, 318 516 96 Í3•31/ SIS 0143, Fan ¡4j 6?! 39 E3/E-íiial; goi)e(iisciü(itciio(o,gov,co•ííiitaciemis^o.gDy.co
Difecé Barrio íñcagraiKle Cale 24 Ho,S-íÉ
i 3 OCT 2014
C^sÍT^&nda Dest^roBo G&SERNACiSIÍÍS
Articulo 16.- Funciones del Grupo de Asesoría yAsistencia Técnica. Son funciones del Grupo de
Asesoría yAsistencia Técnica, conforme a las directrices del Secretario de Planeación yDesarrollo Étnico Territorial, las siguientes;
1. Prestar asesoría permanente a los municipios conforme a la orientación de la Secretaría de Despacho yde la Jefatura de Gabinete, para fortalecerlos en su capacidad técnica, de gestión
y planeación estratégica.
2. Prestar la asesoría yasistencia técnica a los municipios, para la formulación, estnjcturación, implementación. evaluación yseguimiento de sus planes de desarrollo, de conformidad cori la Iey152/94, sus reglamentos ylas directrices del Departamento Nacional de Planeación. en
coordinación con la Jefatura de Gabinete.
3. Asesorar yacompañar la gestión de ordenamiento territorial de los municipios ybrindar apoyo alos mismos, en la formulación, implementación yajuste de los instmmentos de planificación
del Desarrollo y de Ordenamiento Territorial.
4. Prestar asesoría a los municipios en el desarrollo de proyectos cofinanciables con recursos del Presupuesto General de la Nación en las entidades territoriales del Departamento, para
fortalecer el proceso de descentralización de recursos hacia éstas.
5. Asesorar y prestar asistencia técnica a los municipios para el fortalecimiento de la
descentralización yel desarrollo ydesempeño integral de los municipios.
6. Brindar asistencia técnica alos Municipios para el mejoramiento de su desempeño integral,
en coordinación con las demás Secretarías de Despacho yla Jefatura de Gabinete.
7. Brindar apoyo yasesoría técnica alos Municipio en eí diligenciamiento de los sistemas captura
de información, implementados por las entidades estratégicas del orden Nacional.
8. Brindar asesoría a los Municipios, para la correcta asignación yaplicación de los recursos de conformidad con la normatividad vigente en la materia.
9. Participar en la verificación y certificación mediante estudio técnico sobre la indefinición de
límites intermunicipales o la existencia de problemas de identidad, natural, social cultura,
económica, que haga aconsejable anexar ypor consiguiente agregar las áreas temtoriales.
10. Participar en la preparación del concepto sobre ía viabilidad de la conveniencia económica y
social sobre la creación de nuevos Municipios en el Departamento.
11. Brindar asesoría a los Municipios y los resguardos indígenas sobre la programación y
ejecución de los recursos de la participación del SGPRl, en coordinación con las Secretarías
de Educación de y Salud.
12. Elaborar ypresentar al Secretario de Despacho, el tnfonne de desempeño integral municipal. 13. Prestar asesoría, acompañamiento yseguimiento a ios programas de saneamiento fiscal y
financiero que adelantan las entidades Municipales, de conformidad con lo emanado por ía
Ley 617 de 2000.
14. Las demás funciones que se le asignen conforme a la naturaleza del Grupo.
Articulo 17.- Funciones del Grupo de Desarrollo Organizacional. Son funciones del Grupo de
Desarrollo Organizacional. conforme a las directrices del Secretario de Planeación yDesarrollo Étnico
Territorial, las siguientes:
1. Diseñar yelaborar las propuestas requeridas para la formulación yejecución de políticas de
desarrollo administrativo y procesos de modernización, de acuerdo con los sistemas de gestión vigentes.
(57) (4) 613 69 00,318 516 %¡3 •31? 51fl [M 43, fa* (í) 67139 Bi /E-mail; 5cl)emaoo[ipdioco,oov.[0•íoiit3aeiios§cliKi),5W.Qi
OifKGÓfi Barrio yescagrafide Cale Í4HO.W6
ÜNlDQl^
Ibbi
CoTís/rVíy^^ Pesarroffo CTOfeRTSIft^l'CSfí^'QS^
« A A
n ngestionar las acciones necesarias para impulsar en la Gobernación la implementación deli- I
Modelo de Gestión Integral conforme ala normativa de desarrollo administrativo, gestión de
calidad y del Modelo Estándar de Control Interno, y conforme a lo dispuesto en la
reglamentación ylas directrices que para el efecto defina la Asamblea Departamental, la
Gobernación del Departamento del Chocó ylos lineamientos yestrategias del Nivel Nacional.
3. Apoyar los procesos de rediseño de la estructura organizacional, modificación de las plantas
de personal yde mejoramiento continuo de la gestión pública departamental, mediante el diseño yproposición de los modelos de estructura administrativa yorganización interna de la
administración departamental en los niveles central ydescentralizado, yasegurar que se
adopten las innovaciones que se presenten en la Administración Pública.
4. Elaborar en coordinación con la Secretaría General los estudios técnicos que justifiquen las
modificaciones ala estructura organizacional ylas plantas de empleos del nivel central de la
administración departamental, junto con los proyectos de las nuevas plantas y sus correspondientes escalas salariales.
5. Asesorar yemitir concepto técnico sobre la organización eintegración de grupos intemos de
trabajo en las dependencias del nivel central de la Administración Departamental.
6. Asesorar al Secretario de Planeación yDesarrollo Étnico Territorial para emitir concepto
técnico sobre las modificaciones de la organización interna, manuales administrativos, escalas de salarios yplantas de empleos de las entidades descentralizadas del Departamento.
7. Asesorar alos municipios yentidades municipales en la planeación, ejecución yadopción de
sus reformas administrativas, en coordinación con la Jefatura de Gabinete.
8. Proponer, en coordinación con el Grupo de Servicio al Ciudadano, las acciones necesarias para la racionalización ysupresión de trámites innecesarios en el Departamento ycoordinar
la elaboración, actualización y mejoramiento permanente del manual de procesos,
procedimientos yde trámites de las diferentes dependencias yentidades de la Administración
Departamental.
9. Prestar asesoría yasistencia técnica a las dependencias yentidades de la Administración
Departamental, asi como a los municipios, en la implementación del sistema de gestión de
calidad, MECI y SISTEDA, de acuerdo con la normativa vigente y las directrices de las instancias nacionales.
10. Realizar actividades de sensibilización, capacitación yasistencia alos Municipios en políticas
públicas de modernización y desarrollo institucional para el manejo de la gestión pública
integral.
11. Las demás que se le asignen conforme a la naturaleza del Grupo.
Artículo 18." Funciones del Grupo de Gestión de Proyectos: Son funciones del Grupo de Gestión de Proyectos, conforme a las directrices del Secretario de Planeación yDesarrollo Étnico Territorial,
las siguientes:
1. Coordinar ydar cumplimiento a las políticas de inversión pública, garantizando su coherencia con el Plan Departamental de Desarrollo, el Plan plurianual de Inversiones, el Plan Financiero, el
Marco Fiscal de mediano ylargo plazo, priorizando los proyectos del POAI para su incorporación
en el presupuesto anual del Departamento.
2. Diseñar e implementar instrumentos orientados a consolidar una cultura de proyectos en el Departamento, mediante el diseño de herramientas que involucren la teoría de proyectos comprendiendo el ciclo desde la formulación hasta la evaluación ex post.
3. Realizar el control posterior ala viabilidad de los proyectos de inversión del Departamento.
4. Realizar el seguimiento del uso de los recursos públicos mediante el análisis de impacto,
eficiencia yproductividad de los proyectos financiados.
5. Apoyar la administración del Banco de Programas yProyectos del Departamento del Chocó yel Sistema General de Regalías, entendidos como mecanismos para dinamizar la inversión pública.
j57¡ (4) 673 89 flíl, 3íB S!6 %23•317 SIS [14 43, fax («I) fi?l 39 83/ E-mail; go!)eíí!íooii^diüco,p.co•CDiitatt£fiosWoco,gü¥.C(i
ftfecMíitoíESfsgfBíiíle Calle iUo.Hfi
.'17
Qsssrrsh^ fíííaÉRNiSG®iSliai
b. Efectuar el seguimiento yevaluación de los proyectos, en consonancia con las directrices del
Departamento Nacional de Planeación, para la evaluación yseguimiento de políticas públicas.
7. Preparar los análisis, estudios yevaluaciones de proyectos ytemas económicos, financieros e
institucionales, considerados de especial interés para el Departamento y hacer las
recomendaciones que contribuyan al incremento de la calidad yeficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos.
8. Preparar los análisis y estudios multisectoriales, intemiunicipales yde desarrollo regional que
permitan definir políticas ycriterios para la priorización de proyectos yaprobación de recursos del
presupuesto departamental y municipal.
9. Apoyar la coordinación y asesoría a los municipios en la utilización de ias herramientas e
instrumentos diseñados para facilitar el proceso de gestión de proyectos como metodologías,
sistemas de información, bancos de indicadores, entre otros, en coordinación con la Jefatura dé
Gabinete.
10. Asistir técnicamente a los municipios del Departamento para que establezcan sus bancos de programas yproyectos yarticular la red de bancos de programas yproyectos departamentales,
en coordinación con la Jefatura de Gabinete.
11. Apoyar al Secretario de Planeación yDesarrollo Étnico Territorial, en su tarea de asesoría y
coordinación para la gestión del Sistema General de Regalías, conforme a lo dispuesto en sus reglamentos, olas normas que lo modifiquen, adicionen oderoguen.
12. Apoyar ycoordinar el funcionamiento del Sistema General de Regalías en el Departamento yen
los Municipios del Chocó, garantizando la implementación yseguimiento alas políticas yprocesos
establecidos en la normativa vigente.
13. Coordinar la socialización de los lineamientos, metodologías yrequisitos para la presentación de proyectos de inversión ante los Órganos Colegiados de Administración yDecisión - OCADs 14. Participar en la identificación y consecución de fuentes y recursos de financiación del sector
público ydel sector privado para la ejecución de programas yproyectos de inversión. 15. Las demás que se le asignen conforme a la naturaleza del Grupo.
Artículo 19.- Funciones del Grupo de Tecnologías de la Información ylas Comunicaciones. Son funciones del Grupo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, conforme a las directrices del Secretario de Planeación yDesarrollo Étnico Territorial, las siguientes:
1. Asesorar alas dependencias de la Gobernación en el diseño, formulación yaplicación de estudios de vigilancia tecnológica, inteligencia competitiva y estudios de prospectiva que priorice el Gobierno Departamental para generar oportunidades de inversión, asesoría yasistencia técnica
para el Departamento.
2. Asesorar yapoyar atodas las dependencias de la Gobernación ylos municipios del Departamento en la formulación, desarrollo e implementación de las políticas, estrategias, planes, programas y
proyectos relacionados con los sistemas de tecnologías de informática y comunicaciones, en
cumplimiento de los estándares nacionales en materia de TICs y de información pública y en
coordinación con la Jefatura de Gabinete.
3. Preparar, formular y ejecutar el Plan Estratégico de Tecnologías de la información, las
Comunicaciones yGestión del Conocimiento de la Gobernación, así como garantizar la seguridad
ycontrol de los sistemas de información ycomunicaciones, en coordinación con las dependencias. 4. Definir las necesidades que en materia de Tecnologías de la Información, las Comunicaciones y
Gestión del Conocimiento requiera la Gobernación, así como velar por el desan-ollo, ajuste e integración de los sistemas de información; administrar el proceso de operación, mantenimiento y
(57| (4) fiS 00,3lB Sl6%23 -317 518 Di fai ¡í) 671M S3 /M.gobemaüonldiocü.gov^cü•ci¡!it3Ctefios§£lioa),9iiy.co
OirKCÓntoyeícagfande Calle ííüo, 54 ,
