PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
CENTRO DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Plan estratégico de comunicación organizacional
“Sin A no hay U”
Diagnóstico
Gracias al diagnóstico de comunicación realizado anteriormente por el Comité Transitorio de Comunicaciones, y las entrevistas y talleres (grupos focales), se elaboró un árbol de problemas, desglosado en causas y efectos. Partiendo de este árbol de problemas, se encontró que existe poco empoderamiento de los actores universitarios¸ específicamente los administrativos quienes no se sienten identificados con la filosofía institucional.
Esto se debe a una debilidad en el relacionamiento entre los directivos y los mismos actores universitarios (administrativos), pues la información en ocasiones no es compartida y no se brindan herramientas comunicativas para que este proceso se genere; debido al interés primado por el reconocimiento personal, o de grupos independientes, dejando atrás la concepción del trabajo en beneficio de la universidad en general. Por otra parte, esto causa que los administrativos tengan temor a expresar sus opiniones.
Estrategia
Para el desarrollo de la estrategia de comunicaciones dirigida al personal administrativo de la Universidad del Cauca, se han planteado cuatro estrategias encaminadas a empoderarlos y reconocer la importancia de su labor para el logro de los objetivos institucionales.
Objetivo de comunicación
Implementar una cultura organizacional donde la filosofía institucional (Misión, Visión, Valores), sea parte del día a día.
Audiencia impactada
Directos: Alta Gerencia, Administrativos
Indirectos: Docentes, Estudiantes
Referentes de comunicación
Los siguientes referentes de comunicación le apuestan a fortalecer los valores de la comunicación, para generar compromiso y procesos de movilización.
Reconocimiento: la Universidad del Cauca a nivel regional y nacional tiene una imagen de calidad académica, además de una oferta de programas muy amplia para a toda la población regional y nacional.
Oportunidad: la Organización se encuentra en el momento indicado para el desarrollo de estrategias de comunicación que fomenten valores como: Trabajo en equipo, liderazgo y democracia.
Comunicación abierta: La alta dirección debe estar abierta a seguir trabajando por una cultura Organizacional, donde todos los colaboradores de la Universidad puedan proponer sus ideas sin ningún tipo de represaría y así poder generar procesos de inclusión que contribuyan al desarrollo de los objetivos misionales.
Actualidad: cualquier diseño de la comunicación debe velar por tener información en tiempo real, además de canales que propicien la comunicación interna y la participación de las Audiencias Involucradas transversalmente.
Pertenencia: con el adecuado uso de la comunicación como estrategia integradora de saberes y la filosofía institucional, puede generar una mayor apropiación de la misión y visión y por tal razón tener una mismas mirada de los objetivos y la razón de ser de la organización.
Atributos de imagen
Los atributos de imagen propuestos para la Universidad del Cauca, le apuestan al reconocimiento a partir de la inclusión.
Liderazgo: El equipo de administrativos de la Universidad con la apropiación de la filosofía institucional, se posicionara como una organización gestora de líderes en todos y cada uno de sus procesos.
Mejoramiento Continuo: la Universidad del Cauca se caracteriza por ser una organización que constantemente sigue procesos de gestión de la calidad, en donde se involucran mecanismos de comunicación para la revisión de procesos y servicios de calidad.
Confianza: la Universidad del Cauca debe posicionar en sus públicos Audiencias la confianza necesaria, para el desarrollo de todas las actividades y exigencias laborales y personales.
Honestidad: La Universidad del Cauca en sus públicos internos (administrativos) está preparada para generar un ambiente de trabajo honesto y equitativo en las funciones que les corresponden a todos sus colaboradores.
Diversidad: la Universidad del Cauca es un espacio laboral en donde no se discrimina a ninguno de sus colaboradores bajo ninguna razón, de credo, gusto, etnia o edad. Siendo así una de las empresas en el cauca con mayor proyección de empleo para la región.
Escenario de comunicación interna
Relaciones Interpersonales, Reuniones de Trabajo, voz a voz, Eventos Internos, Fondo de Empleados.
Mensajes claves del objetivo “Filosofía que transciende”
“Orgullo unicaucano”,
“Formando seres integrales, éticos y solidarios”
“Educando para transformar la sociedad y generar democracia”
7.1.1 ESTRATEGIA No. 1
(Yo me la Juego por la U)
Objetivo de Comunicación: realizar un proceso de comunicación que aporte a la apropiación de la misión, visión y valores de la Universidad del Cauca.
Tácticas y Acciones:
Desarrollar una reunión con el equipo directivo y dar a conocer la estrategia y el plan de acción, para contar con la aprobación.
Realizar una reunión con los jefes de área en donde se informe sobre el proceso a seguir y la responsabilidad de cada uno en el desarrollo del trabajo.
Diseñar un juego y sus respectivas piezas donde los colaboradores (Administrativos) puedan encontrar los mensajes relacionados con la misión, visión y valores. Se proponen para tal razón juegos de mesa tipo parques o cartas.
Impresión de material POP con información relevante institucional, es importante contar con elementos que los administrativos deban o tengan que usar constantemente (Lapiceros, agendas, Termos, memorias, mouse).
Desarrollo de talleres trimestrales y actividades anuales donde se pongan en práctica los mensajes recalcados durante la estrategia, además reconocer las áreas con mayor desempeño y apropiación para identificar líderes.
Crear la red de aliados estratégicos de la comunicación (facilitadores), conformada por un administrativo de cada facultad, para consolidar grupos generadores de opinión, que constantemente piensen en estrategias y acciones comunicativas. Su trabajo consistirá en:
Actualizar la cartelera
Enviar información sobre seminarios, eventos, noticias. (Serán capacitados en redacción y ortografía)
Propondrán estrategias y acciones de comunicación.
Realizar visitas a diferentes facultades y demás unidades académicas y administrativos, para conocer la dinámica de la Universidad y la labor que realizan los demás colaboradores de la institución.
Indicadores de gestión
Número de directivos Invitados a reunión/sobre número de participantes Número de Jefes de área Invitados/sobre Número de Participantes. Calificación de los Administrativos en los juegos de Mesa.
Número de Participantes en el juego en la plataforma web. Número de Piezas POP/Número de Impactados.
7.1.2 ESTRATEGIA NO. 2
(Nuestro Rumbo)
Objetivo de comunicación: Educar a todo el grupo de colaboradores (Administrativo) sobre la finalidad o los principales objetivos de la Organización.
Tácticas y Acciones:
online. El equipo de comunicación propone le realización de cápsulas en los realizadas por los mismos colaboradores (Administrativos).
El equipo de comunicación se encargará de encontrar los espacios para la divulgación de los productos realizados por el equipo Administrativo, siempre respetando y recalcando el trabajo de los demás.
Implementar el Manual de uso de las carteleras Institucionales y verificar su cumplimiento.
La segunda etapa del juego diseñado para la web debe tener mensajes informativos específicos hacia los objetivos de la Universidad del Cauca.
Se debe tener en cuenta que los juegos deben ser un medidor de la apropiación de los mensajes.
Indicadores de gestión
Calificación de los Administrativos en los juegos de Mesa. Número de Participantes en el juego en la plataforma web. Número de Piezas POP/Numero de Impactados.
Se espera que el 60% de los colaboradores apropien los mensajes principales.
7.1.3 ESTRATEGIA NO. 3
(Tu voz se escucha en la U)
Objetivo de Comunicación: estructurar dinámicas de comunicación donde los modelos permitan el intercambio de conocimientos y saberes en todos los niveles de la Organización.
Tácticas y acciones.
Promover reuniones al interior de y entre las dependencias que consoliden el trabajo en equipo como una práctica para facilitar los procesos.
Realizar un taller con los colaboradores donde de manera dinámica se entienda la importancia de conocer y manejar el organigrama.
Con las directivas realizar un taller donde se comprenda la importancia de una comunicación transversal donde los colaboradores tengan la opción de mostrar su opinión sin temor a represarías.
Motivar con talleres la importancia de la comunicación como un bien público y de la necesidad de trabajar en equipo con sus compañeros de dependencia y de otras divisiones.
Implementar espacios en los canales de comunicación exclusivos para el personal administrativo, donde ellos puedan dar a conocer sus percepciones en el entorno organizacional.
Promocionar el espacio del portal web institucional “Escríbale al Rector”, donde los colaboradores se puedan comunicar directamente con el directivo.
En los canales de Comunicación Internos y los productos realizados tener cápsulas con entrevista al Rector, puede implementarse también un saludo diario, que motive a los administrativos y resalte la importancia de su trabajo, o responda inquietudes expuestas en los mail.
Indicadores:
Número de reuniones programadas/ Número de reuniones realizadas.
Numero de mail enviados por los administrativos al rector/sobre número de respuestas.
Se espera que el 75% de los administrativos hagan uso del correo para resolver inquietudes.
7.1.4 ESTRATEGIA NO. 4
“Si te sientes orgullo de la U…”
Objetivo de Comunicación: Diseñar, implementar y evaluar una estrategia de comunicación que resalte la importancia de la buena labor del personal administrativo en la Universidad del Cauca.
Tácticas y Acciones:
Realizar un taller de gestión del talento humano, para los directivos y jefes de área con el fin de posicionar la cultura del salario emocional en la organización y el reconocimiento del trabajo.
En los medios de comunicación interna y con el trabajo de los facilitadores de comunicación y sus equipos, producir información tipo historias de vida, para reconocer al grupo administrativo.
Enviar a los correos de docentes y administrativos tarjetas de cumpleaños, con el fin de generar sentido de pertenencia hacia la institución por parte de los administrativos y docentes.
Proponer como parte de la cultura organizacional la premiación a procesos de innovación o calidad en los servicios y productos de la Universidad del Cauca, liderados por administrativos y reconocer emocionalmente o con algún tipo de premio (días de descanso, viaje, invitación restaurante).
Emitir mensajes en los diferentes medios y espacios de comunicación sobre el sentido de pertenencia:
Si te sientes orgulloso porta el carné
Si te sientes orgulloso visita los museos
Si te sientes orgulloso llega a tiempo a clase o a tu lugar de trabajo
Si te sientes orgulloso cumple con tus deberes académicos y
administrativos
Si te sientes orgulloso cuida el patrimonio, lo público
Si te sientes orgulloso apaga los equipos al terminar la jornada laboral
Aprovechar material POP donde se posicionen los mensajes del objetivo de Comunicación. “Eres Importante para Nosotros” “Tu Trabajo es Valioso”.
Implementar una cultura donde se premie al administrativo del semestre y se resalte en los canales internos de comunicación.
Indicadores de gestión
Se espera que el 80% de los directivos y jefes de área apropien los mensajes del Objetivo.
Número de directivos Invitados al Taller de Comunicación Asertiva/ No. De Participantes.
No de Administrativos que se sienten informados con la Estrategia. No. De Talleres realizados.
No. de Publicaciones en Medios Internos.
8 RECOMENDACIONES PROFESIONALES
Para el óptimo desarrollo del plan estratégico de comunicación en la Universidad del Cauca, es necesario formular una serie de recomendaciones generales:
• Con el objetivo de tener un conocimiento más amplio de los procesos de relacionamiento que se desarrollan al interior de la Universidad, se debe conocer el público interno (administrativos), a través de un diagnóstico de actores comunicativos, para identificar los aliados estratégicos que permitan llevar a cabo el plan de comunicación.
• La voluntad política es necesaria para el desarrollo de las acciones y/o productos de comunicación, pues será deber de las directivas apoyar las estrategias para alinear la labor de los administrativos con la estrategia.
• Así mismo, se requerirá la colaboración de las diferentes dependencias académicas y administrativas de la Universidad, para que el plan de comunicaciones se lleve a cabo satisfactoriamente.
• Los jefes de dependencia deberán comprometerse con su equipo de trabajo y constantemente resaltar la importancia de participar en cada uno de los procesos comunicativos propuestos en el plan estratégico.
• Los medios de comunicación institucionales deberán disponerse para difundir cada una de las estrategias, con sus tácticas y acciones.
• Se informará oportunamente a los administrativos, a través de los distintos canales de comunicación o de la interacción presencial, sobre las actividades a las que asistirán como parte del plan estratégico de comunicaciones.
