Optimización del proceso de inventario de publicidad OPIP

6 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

PROYECTO LIDER

OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO DE INVENTARIO DE PUBLICIDAD

CRISTIAN ALEXANDER MOZO AVENDAÑO

TUTOR:

WILLIAN FERNANDO DURAN LEON

FACULTAD DE

CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ D.C

7 TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO ... 8

CARACTERIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. ... 10

CINE COLOMBIA ... 10

MISIÓN ... 10

VISIÓN ... 11

Diagnóstico. ... 11

DOFA. ... 11

DEBILIDADES. ... 11

OPORTUNIDAD. ... 12

FORTALEZAS ... 12

AMENAZAS ... 13

Funciones y responsabilidades dentro de la práctica ... 13

Delimitación del problema. ... 14

Planteamiento del problema. ... 14

Objetivos, metas e indicaciones. ... 15

Objetivo general: ... 15

Objetivos específicos: ... 15

MARCA DE REFERENCIA ... 16

Marco teórico: ... 16

Marco conceptual... 17

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ... 19

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y RESULTADOS ... 19

CONCLUCIONES. ... 27

RECOMENDACIONES. ... 28

BIBLIOGRAFÍA. ... 29

8 RESUMEN EJECUTIVO

El objetivo de este proyecto está focalizado en la optimización del inventario de publicidad, una de las actividades que se desempeñó en el rol de practicante en Cine Colombia, esto en atención a las tres actividades principales del cargo, las cuales son:

• Inventarios De Publicidad

• Consolidado De Pauta Caracol Tv • Acuerdos Presidenciales

En la etapa inicial de la práctica se pudo evidenciar una distribución semanal de las actividades, elaborando un diagnóstico inicial del área en función de tiempo empleado por actividad, es decir; para la revisión de Inventarios de Publicidad se requiere 3 días a la semana para su ejecución, en la Consolidación de Pautas de Caracol Tv se emplea 1 día semanal y en los Acuerdos Comerciales se emplea 1 día semanal. De los 5 días laborales en la semana para la ejecución de dichas actividades se emplea el 60%, 20% y 20% respectivamente como se ilustra en la imagen a continuación:

Imagen 01: Distribución de Actividades.

Fuente: Autor

20%

20% 60%

% Tiempo Empleado por Actividad

9 En respuesta a lograr cumplir el objetivo planteado y minimizar el tiempo semanal que se emplea en una de las actividades fundamentales del área, como lo es la revisión del inventario de publicidad, se planteó y ejecuto un software que se encargaría de realizar la actividad por medio de una recopilación de datos directamente con las ordenes de proyección de Caracol TV. Y de los convenios comerciales de Cine Colombia estas en función de los tiempos de las pautas y el número de la sala en las cuales se proyectara, desarrollando así el inventario de publicidad de todas las salas.

Dicho software tiene como nombre OPIP (Optimización de Inventario de Publicidad) y la optimización se vio reflejada en disminuir la actividad de revisión de inventario de 3 días a la semana a ½ día a la semana, proporcionando de este modo 2(1/2) días laborales que se pueden emplear en nuevos proyectos para el área, nuevas actividades, o servir de apoyo en el equipo de trabajo, esto equivale a un ahorro del 50% del tiempo semanal en las 3 actividades principales pertinentes del cargo, reflejado en la siguiente imagen:

Imagen 02: OPIP

Fuente: Autor

Con lo anterior evidenciamos una optimización del tiempo laboral en una de las actividades semanales e 2.5 días a la semana, en el semestre de 26 semanas un ahorro de 65 días laborales que se aplicaran a la mejora continua.

20% 20% 10% 50%

Implementación OPIP

10 CARACTERIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.

CINE COLOMBIA

“Cine Colombia nació el 7 de junio de 1927, en Medellín día en que veinte empresarios antioqueños firman en la notaria y constituyen la Compañía Cine Colombia con el propósito de construir salas de cine y explotarlas comercialmente, alquilar, comprar y vender películas y exhibirlas o distribuirlas.

Desde cuándo se fundó CINE COLOMBIA S.A., su objetivo principal fue el de construir teatros y procurar para estos las mejores películas. En un principio la Compañía opero solamente en Medellín, explotando como teatro el antiguo circo España, su primera propiedad el cual se usaba en el día para corridas de toros y al caer la noche, la arena se convertía en un cine donde nuevas aventuras eran proyectadas sobre un telón. Hoy en día cine colombia tiene salas en 12 ciudades, con 38 teatros y 254 salas, con la incursión de nueva tecnología, en proyectores digitales y con salas en 4D, es la única empresa de la industria cinematográfica que lidera el mercado en Colombia, todo esto gracias a la innovación de confitería (alimentos) y la proyección de películas de vanguardia.”1_{(Cine Colombia, 2012)}

MISIÓN

“Brindar diversión y entretenimiento sanos, mediante la distribución y exhibición de películas y la prestación de servicios complementarios, obteniendo una rentabilidad adecuada que permita mantener un ambiente de desarrollo favorable y continuo para nuestros trabajadores, resultados para los accionistas y de impacto en el mejoramiento de las comunidades donde operamos.”2_{(Cine Colombia, 2012)}

Cine Colombia. (2013). Historia de Cine Colombia 85 años. 2014, de Cine Colombia Sitio web: http://www.cinecolombia.com/bogota/corporativo?qt-corporativo=1

11 VISIÓN

“Ser continuamente reconocidos como la empresa de entretenimiento más importante de Colombia y una de las mejores en servicio y tecnología en Latinoamérica.”(Cine Colombia, 2012)3

Diagnóstico.

DOFA.

DEBILIDADES.

 El consumidor se guía mucho por los precios económicos, los costos son altos en cuanto a entradas y confitería.

Imagen 03: Precios confitería

Fuente: Cine Colombia. (2014). Comidas. 2014, de Cine Colombia Sitio web: http://www.cinecolombia.com/bogota/comidas

Imagen 04: Precios boletería

Fuente: Cine Colombia. (2014). COMPRA BOLETERÍA. 2014, de Cine Colombia Sitio web:

https://www.cinecolombia.com/proceso-compra/seleccionar-silla/1160725/4d8662ddb8a80ebb3eb7c704220069fb#proceso-compra-paso-1

12 OPORTUNIDAD.

 En el 2.007 coincidiendo con la celebración de sus 80 años de creación, Cine Colombia inaugura en el centro comercial Gran Estación de Bogotá la primera sala de cine con proyección digital en el país. Hoy en día la totalidad de las salas en Colombia tienen proyectores digitales

Imagen 05: Construcciones Salas

 Se está incursionando proyección de películas en 4D, esto hace que se cree una nueva experiencia la entrada a cine en Colombia

 Los pronósticos apuntan hacia el aumento de la teleaudiencia para el cine, debido a sus ventajas tecnológicas. Sobre todo si se han dedicado no solo a la mejora en la calidad de las películas, sino también a la comodidad física como servicio.

FORTALEZAS

 Líder en la exhibición y distribución del cine en Colombia, 80 años de excelente servicio, líder en crear alianzas con productoras cinematográficas como Warner y Fox, esto les da exclusividad en tener las películas mucho antes que la competencia.

Tabla 01: Comparación de Exhibidores

Fuente: Vargas, S., Robles. A., Ortiz, S. (2012). ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE LA ESTRATEGIA. 2014, de SLIDESHARE Sitio web:

13

 Las películas deben ser las protagonistas. Por eso los afiches dan la bienvenida al sitio.

 Más disponibilidad de salas, de horarios y más variedad en películas.

 Facilidad y rapidez en la navegación. Permitir que el cliente pueda tomar una decisión de compra, mostrando en una sola pantalla toda la cartelera de un teatro o todos los teatros que están presentando una película.

AMENAZAS

 La piratería en Colombia es muy fuerte, y es una gran amenaza por su precio en las calles y la calidad de las películas.

 La competencia directa de Royal Films, Cinepolis y Cinemark.

 Los precios que maneja la competencia es muy inferior a los de Cine Colombia

 El internet y la tecnología, día a día en constante renovación, cada vez facilita la piratería no solo del cine sino de la industria del entretenimiento en su totalidad, lo cual, consecuencia lógica afecta la asistencia a los cinemas.

Funciones y responsabilidades dentro de la práctica

Revisión:

• Inventarios De Publicidad (Semanal)

• Consolidado De Pauta Caracol Tv (Semanal) • Acuerdos Comerciales (Semanal)

• Confirmación De Órdenes De Proyección.

- Caracol Televisión - Convenios Comerciales

• Ordenes De Proyección

• Administración: • Archivo.

14 Delimitación del problema.

De todos los factores que componen la vida laboral, existe uno en el cual no controlamos y si dependemos de él en gran medida, este factor, es el tiempo, se dice

que: “Muchos servicios se prestan en tiempo real, como un viaje en avión, el lavado

del coche, un almuerzo en un restaurante o un concierto. Existen límites en lo que respecta a la duración esperada del servicio. Las empresas que los prestan en tiempo real deben tener en cuenta las expectativas de duración del servicio que tengan de los consumidores.

Un exceso sobre la esperada afectara negativamente a la calidad percibida del servicio, y proporcionará una mala imagen, aunque objetivamente el servicio en los

demás aspectos haya sido bueno” (IIdefonso, 2005).

Es por ello que se pensó en crear un software que permita a los puntos de venta a nivel nacional, poder optimizar el proceso de la elaboración de inventario de publicidad, con esto no solo se tendrá un mayor control, si no la certeza de que se esté pautando lo que se pide por parte de clientes como, Caracol tv y convenios comerciales (Cine Colombia), ya que si no se pauta en el orden y en la sala requerida por el cliente, esto tiene repercusiones administrativas.

Planteamiento del problema.

 ¿Al tener un programa especializado para la revisión del inventario de publicidad, donde el tiempo de respuesta es mucho menor, se lograra que todos los teatros a nivel nacional obtengan cero errores en la elaboración del mismo?

15 Está en juego la imagen corporativa de Cine Colombia, por lo que es fundamental tener un control interno del ordenamiento de las pautas publicitarias, en el caso que no se paute el comercial en las salas y en el tiempo pactado se pierde la confianza de los clientes y se corre el riesgo de no volver a tener nuevos contratos.

Por parte del área de convenios empresariales, la solución a dicho problema es ofrecer pautar el comercial en otra fecha, o prolongar el tiempo de exhibición. La idea es no tener que hacer estas modificaciones ya que existen pautas ya organizadas en un cronograma semanal lo cual implica hacer modificaciones a último momento.

Objetivos, metas e indicaciones.

Objetivo general:

 Optimizar el proceso de elaboración y revisión del inventario de publicidad.

Objetivos específicos:

 Garantizar que los tiempos pactados coincidan con las ordenes de proyección de los clientes, (Caracol tv, Convenios Comerciales de Cine Colombia) ofreciendo seguridad a los mismos.

 Minimizar el tiempo de revisión del inventario de la publicidad de todos los teatros, disminuyendo la carga de trabajo de la persona encargada.

16 MARCA DE REFERENCIA

Marco teórico:

La optimización de los procesos que incluye la participación humana y de sistemas, se identifican como procesos que hacen parte de un resultado, también se logra identificar pasos claves en los cuales se gasta mayor tiempo y cuáles son las dificultades del proceso.

Es por ello que la optimización de procesos “consiste en el análisis detallado de las

actividades que integran al proceso, con el fin de buscar las condiciones, los medios y la mejor ruta, para lograr el máximo rendimiento, y la mejor utilización de los recursos, y así de cumplir con los objetivos establecidos” (Tovar, 2007). Esto nos permite replantear estrategias y así se descubren las disfunciones y factores en los que se gastan los recursos.

Este trabajo se inspiró en diferentes software diseñados para mejora de procesos administrativos, uno de ellos es Lean, quien nos ayuda a eliminar códigos y fuentes innecesarias, eliminación de requisitos no claros, fortalecimiento de comunicación interna de la empresa, crear integridad entre los resultados obtenidos.

Otra herramienta importante que nos ayuda a la inspiración de este nuevo proyecto es Minitab, en el cual se usa para la realización y análisis de representaciones gráficas, este con el propósito de tener una idea más visual de un comportamiento o una tendencia de lo analizado.

17 Los mencionados programas tienen un propósito común, la optimización de procesos, el cual es la razón principal de este proyecto líder, se busca tener beneficios del ordenamiento de pautas publicitarias, ganando tiempo y omitiendo errores a la hora del desarrollo de este.

Marco conceptual.

A medida que nosotros vamos desarrollando habilidades y conceptos naturales, vamos aprendiendo que las diversas situaciones de la vida se pueden mejorar o ajustar a las necesidades que dispone la situación. Es por ello que la optimización es una herramienta fundamental en el día a día de ser humano.

Se definen los diferentes conceptos de optimización, exaltando la importancia de este en toda organización del mundo actual, y como podemos adoptar las diferentes optimizaciones a nuestras necesidades, observaremos lo fundamental de priorizar información para tener un mayor provecho y éxito en las metas propuestas por una organización.

 La optimización de software, “aceptada como la maximización o minimización

de una cierta función, es un proceso que puede ser realizado matemática o numéricamente, y puede variar desde una expresión simple que incluye y relaciona variables de decisión, hasta una ecuación que cuantifica el comportamiento de un modelo matemático” (Campos, 2010).Este nos permite desarrollar infinitas soluciones para una misma aplicación tomando como pilar fundamental el diseño del software con el cual se usara para trabajar; buscamos con este método la mejora del rendimiento de una plataforma enfocada para almacenar y distribuir información.

18 esencial es la simplificación de operaciones complejas, con información valiosa de gran magnitud; este es de gran ayuda ya que hoy en día en todos los mercados, basta con utilizar información histórica para proyectar estrategias, y tener ventaja sobre la competencia.

 La optimización de procesos, “puede ser de ajuste de la media para conseguir un valor más deseable de la misma. O bien reducir la variación alrededor de esta media, para que las diferentes unidades correspondan con la misma”

(Figueroa, 2006), también, ayuda a las organizaciones a tener un control del uso de recursos con el fin de tener el mayor rendimiento posible, ya que al tener un excelente rendimiento ayuda a reducir costos y tener experiencia en procesos más eficientes y eficaces.

Por último y más importante de este proyecto es la optimización de inventarios,

“Esta optimización indica que la diferencia entre el volumen estimado y el volumen

realmente cosechado es en algunos casos muy pequeña y en otros se puede

superar varias veces el error muestral” (Prodan, Peters, Cox & Real, 1997) en el cual busca un equilibro entre las restricciones de capital y objetivos de servicio, con variables fundamentales como la demanda y la capacidad para satisfacer la demanda. Las grandes empresas hoy en día buscan tener gran variedad de inventario ya que así se logra atacar a una población heterogénea con necesidades diferentes.

19 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Y RESULTADOS

Para la elaboración del nuevo software se pensó en tres etapas, diseño, programación básica y programación avanzada. La primera etapa consiste en darle dirección al nuevo software, es decir reunir opiniones de personas involucradas en la elaboración del inventario de publicidad con ello se logró atender las diferentes necesidades se crean en la revisión del inventario de publicidad.

La segunda etapa consistió en el diseño y elaboración en Visual Basic, donde se crearon funciones que permita la lectura de las diferentes pautas publicitarias en sus respectivas salas; y por último en la programación avanzada se logró finiquitar el software con opiniones del área de convenios comerciales a la cual pertenezco, en este punto se demostró el funcionamiento del software y se analizó los posibles cambios para el visto bueno del mismo.

Voy a narrar el paso a paso de la elaboración del software, ayudándome de gráficas para tener una comprensión más completa y detallada de los avances de este. Para iniciar debemos entender que es y que comprende el inventario de publicidad de Cine Colombia.

P Planeado o programado, cuando de definio o programó R Real Cuando se efectúo realmente

Objetivo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

P R P R P R P R P R P R P R P R

Elaboración del programa ACTIVIDAD

SEMANAS

Prueba de programa

Correcciones y aprobación

capacitación a personal de todos teatros

Evaluación del uso del nuevo programa

Evaluación de satisfacción

Conclusiones y recomendaciones

20 Existen dos órdenes de proyección para la elaboración del inventario de publicidad para cada teatro, una de ellas es la orden de proyección de Caracol T.V. y la otra es la orden de proyección de Convenios Comerciales (Cine Colombia), cada una con una serie de pautas con sus respectivos tiempos, estas pautas tienen un orden de acuerdo al número de salas que contiene cada teatro. La unión de estas dos órdenes es el inventario de publicidad.

La orden de proyección de Convenios Comerciales la realiza semanalmente el área de Convenios Comerciales, estas son enviadas los días miércoles, ya que las semanas comerciales para Cine Colombia empiezan los jueves y terminan los miércoles.

21 La orden de proyección de Caracol T.V. en el cual es realizada directamente por el área de ventas de Caracol T.V., esta también es enviada los días miércoles en la tarde, ya que manejamos la misma semana comercial de Cine Colombia, (Miércoles a Jueves).

22 Este es un ejemplo del inventario de publicidad, donde podemos observar que lo componen las dos órdenes de proyección, (Convenios y Caracol), también está compuesto por unos Tráiler y un Cortometraje, el software omite esto dos anteriores ya que no corresponde al área en el cual desempeñe mi práctica profesional.

Para iniciar diseñe el esquema en el cual voy a trabajar, es decir una plantilla inicial, donde se puede apreciar el título del proyecto y decoración del mismo.

23 Como podemos apreciar en la parte superior encontramos despegables para indicar la fecha a la cual corresponde la revisión, posteriormente encontramos un cuadro donde nos indicara el producto, (nombre del comercial), la duración de cada pauta y por último las observaciones, (ubicación especial para la pauta), por ultimo observamos un recuadro, donde este nos servirá para el resultado después de la revisión del inventario, es decir el que nos indicara cuantos y cuales errores se encontró y si el inventario esta sin ninguna novedad.

24 En este nuevo avance se logra apreciar que ya existe la función de comparar y enviar datos, el primero nos ayuda a revisar sala por sala la ordenación de las pautas de las dos órdenes de proyección; y el botón de enviar datos nos permite crear un texto indicando los errores para su corrección o el texto indicando si el inventario está correcto, este texto se envía al teatro correspondiente para el conocimiento de la revisión del inventario.

26 Lo anterior muestra los botones (Caracol, Convenios e Inventarios de publicidad del teatro) de color rojo, esto indica que ya fueron cargados y admitidos por el software lo que nos da luz verde para su respetiva comparación.

27 CONCLUCIONES.

 Uno de los aspectos fundamentales de la elaboración del proyecto fue el reconocimiento del funcionamiento de las actividades a desarrollar, ya que se pudo identificar las oportunidades de mejora y poder trabajar en estas.

 Se pudo apreciar la relevancia de trabajar de una manera sistémica en equipo, para poder cumplir con las metas propuestas y los objetivos trazados por el proyecto.

 Se evidenció una optimización del proceso de pautas de inventario con una herramienta tecnológica al alcance de todos disminuyendo notoriamente el tiempo de ejecución del control de inventario.

 Se comprobó la importancia de cumplir con las exigencias del cliente y poder garantizar la confiabilidad ofrecida respetando tiempos y presentaciones de las pautas por medio del software, evitando posibles errores humanos.

 Se logró minimizar el tiempo de revisión del inventario, lo cual genera una satisfacción del área para ser más eficientes día tras día, incursionando en nuevos proyectos.

28 RECOMENDACIONES.

o Se recomienda continuar con el manejo del software debido al impacto positivo al área y la optimización de tiempos.

o Se sugiere ampliar el rango del software para poder aplicarlo a diferentes áreas con el fin de minimizar tiempos, y poder aplicar el tiempo en proyectos nuevos y estar en una mejora continua.

o Es importante procurar mantener indicadores de calidad en el área en función del tiempo optimizado, con el fin de conservar y mejorar la eficiencia obtenida.

29 BIBLIOGRAFÍA.

Campos, D. (2010). Introducción a los métodos numéricos: software en basic y aplicaciones en hidrología superficial. Universidad Autónoma de San Luis Potosí: UASLP. P.41

Capote, O. (2008). INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE BASES DE DATOS. España: Editorial Paraninfo. P.77

Cine Colombia. (2012). Corporativo. 2014, de Cine Colombia Sitio web: http://www.cinecolombia.com/bogota/corporativo

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Cine Colombia. (2014). COMPRA BOLETERÍA. 2014, de Cine Colombia Sitio web:

https://www.cinecolombia.com/proceso-compra/seleccionar-silla/1160725/4d8662ddb8a80ebb3eb7c704220069fb#proceso-compra-paso-1 Figuera, P. (2006). Optimización de productos y procesos industriales. Barcelona:

Ediciones Gestión 2000. P.31

IIdefonso, G. (2005). Marketing de los servicios. Madrid: ESIC Editorial. P.75

Prodan, M., Peters, R., Cox, F., Real, P. (1997). Mensura forestal. San José, Costa Rica: Agro américa P.295

Tovar, A. (2007). CPIMC un modelo de administración por procesos. México D.F.: Panorama Editorial. P.54