ASPECTOS PRÁCTICOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL
COLOMBIANO
1. EL SISTEMA PRESUPUESTAL
1.1INTRODUCCION
El principal marco normativo de la Planeación Económica y del Sistema Presupuestal colombiano está determinado y definido por normas constitucionales y orgánicas. Sobre esta categoría especial de leyes, la Constitución Política de Colombia establece que a éstas se sujeta el ejercicio de la actividad legislativa (art. 151).
En desarrollo de dichos preceptos constitucionales, se expidieron las normas orgánicas del Plan Nacional de Desarrollo (Ley 152 de 1994) y del Presupuesto General de la Nación (Decreto 111 de 1996) disposiciones que establecen los requisitos para preparar, presentar, aprobar, modificar y realizar el seguimiento evaluación y ejecución del Presupuesto y del Plan Nacional de Desarrollo.
Con sujeción estricta a las normas constitucionales y orgánicas comentadas, el Gobierno Nacional presenta al Congreso de la República los proyectos de ley correspondientes al Plan Nacional de Desarrollo (PND) y al Presupuesto General de la Nación (PGN) (art. 200 de la C.P).
Para presentar estos proyectos de ley ante el Congreso de la República, al igual que para reformar las leyes ya expedidas en materia de Planeación y de Presupuesto, se debe contar con la iniciativa gubernamental. No obstante lo anterior, el Congreso de la República está facultado para efectuar las modificaciones que considere pertinentes a los proyectos presentados, siguiendo los procedimientos y cumpliendo los requisitos establecidos por las normas orgánicas.
Surtido el trámite legislativo por parte del órgano competente, se expiden la Ley del Plan Nacional de Desarrollo y la Ley Anual de Presupuesto, normas cuyo trámite y contenido suponen el cumplimiento de condiciones particulares.
Respecto al PND, debe indicarse que se trata de un instrumento de planeación que contiene los programas sociales y económicos que pretende desarrollar cada gobierno durante el tiempo de vigencia del respectivo mandato presidencial. De la propia definición del Plan, se origina el término que la Constitución impone al Gobierno para presentar al Congreso el proyecto, siendo éste de seis meses, contados a partir de la fecha de iniciación del período presidencial respectivo.
• Parte general: Se señalan los propósitos y objetivos nacionales de largo plazo, las metas y prioridades de la acción estatal a mediano plazo y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental que serán adoptadas por el gobierno.
• El plan de inversiones públicas contiene los presupuestos plurianuales de los
principales programas y proyectos de inversión pública nacional y la especificación de los recursos financieros requeridos para su ejecución.
En las leyes anuales de presupuesto se pueden modificar las partidas y recursos incluidos en el PND. Así mismo, durante la discusión en el Congreso, cualquier incremento en las autorizaciones de endeudamiento solicitadas en el proyecto presentado por el gobierno o inclusión de proyectos de inversión no contemplados en él, requerirá el visto bueno del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
La Constitución Política y la Ley Orgánica de Presupuesto determinan los procedimientos que se deben seguir para aprobar y ejecutar los presupuestos anuales.
El Estatuto Orgánico del Presupuesto (EOP- Decreto 111 de 1996) define el Sistema Presupuestal, compuesto por el Plan Financiero (PF), el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y por el Presupuesto Anual de la Nación (Art. 6º)
PRESUPUESTO NACIONAL PRESUPUESTO DE LOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS DEL NIVEL NACIONAL
Comprende Ramas Legislativa y Judicial, Ministerio Público, Contraloría General de la República, Organización Electoral, y Rama ejecutiva del nivel Nacional con excepción de los establecimientos públicos del nivel nacional, las Empresas
Industriales y Comerciales del estado y las Sociedades de Economía Mixta con el
Règimen de aquellas
Comprende los Establecimientos Públicos del Nivel Nacional
S E G U N D O
N I V E L
DISTRIBUCION DE LOS EXCEDENTES FINANCIERAS DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL
ESTADO Y LAS SOCIEDADES DE ECONOMIA DE MIXTA CON EL
REGIMEN DE AQUELLAS
FIJACION DE LAS METAS FINANCIERAS A TODO EL SECTOR PUBLICO
COBERTURA
ESTATUTO ORGANICO DEL PRESUPUESTO NACIONAL
PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACION
P R I M E R
1.2 Concepto y definición de Presupuesto.
El Presupuesto General de la Nación es un instrumento que permite cumplir con los planes y programas de desarrollo económico y social (EOP, art. 10).
“El presupuesto es la herramienta que le permite al sector público cumplir con la producción de bienes y servicios públicos para satisfacción de las necesidades de la población de conformidad con el rol asignado al Estado en la economía y sociedad del país” (Asociación Internacional de Presupuesto Público,ASIP).
La actividad presupuestaria del Estado, en cualquiera de sus niveles, se expresa como una asignación de recursos para el cumplimiento de una actividad concreta, en un período de tiempo, a fin de obtener unos resultados concretos (bienes y servicios) para la satisfacción de las necesidades públicas. Existen por tanto, interrelaciones entre presupuesto, acción estatal y organización social.
SOCIEDAD / ESTADO PRESUPUESTO
NECESIDAD PÚBLICA
PRODUCION DE BIENES Y SERVICIOS
RECURSOS ACCIONES TIEMPO
En resumen, el presupuesto, en su esencia, antes que una herramienta jurídico-contable, constituye un instrumento de planificación y un componente importante de la política económica. Esta es la razón por la cual es indispensable que exista coherencia entre el presupuesto y las metas y objetivos definidos a través de la política económica, y más concretamente, las políticas monetaria y cambiaria y las metas de crecimiento e inflación.
1.3 El Sistema Presupuestal
El Sistema Presupuestal colombiano está constituido por un Plan Financiero (PF), un Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y por el Presupuesto Anual de la Nación.
1.3.1 Plan Financiero
Es un instrumento de planificación y gestión financiera del sector público de mediano plazo y tiene como base las operaciones efectivas de aquellas entidades con impacto relevante sobre la situación fiscal, cambiaria y monetaria del país. Tiene en consideración las previsiones de ingresos, gastos, déficit y su financiación, compatibles con el Programa Anual de Caja (PAC) y las políticas macroeconómicas. El PF es elaborado anualmente por el Consejo Superior de Política Fiscal (CONFIS) en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación (DNP) antes de la presentación del Proyecto de Presupuesto al Congreso.
1.3.2 Plan Operativo Anual de Inversiones
Este Plan señala los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas, coherentes con lo establecido en el Plan de Inversiones Públicas (PI) del PND y con el PF. Ningún proyecto de inversión que no esté incluido en los programas del POAI puede ser incluido en la ley anual de presupuesto, salvo decisión del Congreso al respecto.
Motor de Crecimiento
económico Reducción desigualdad
social Provisión Bienes
Sociales ASIGNACION
GASTO
PUBLICO DISTRIBUCION
ESTABILIZACION ESTADO
ACCIÓN PRESUPUESTARIA
1.3.3 Presupuesto General de la Nación (PGN)
Es el instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social. Está conformado por el Presupuesto de la Nación y el Presupuesto de los Establecimientos Públicos del orden nacional, para una vigencia fiscal.
El PGN se compone de las siguientes partes:
INGRESOS
GASTOS
Presupuesto General de la
N ación
DISPOSICIONES GENERALES
1.3.3.1 El Presupuesto de Rentas y recursos de capital, integrado por la estimación de los ingresos corrientes de la Nación, las contribuciones parafiscales administradas por los órganos que hacen parte del Presupuesto General, los fondos especiales, los recursos de capital y los ingresos de los establecimientos públicos del orden nacional.
Los ingresos del Presupuesto General de la Nación están constituidos por los ingresos de la Nación y por los recursos propios de los establecimientos públicos nacionales.
1.3.3.1.1. Ingresos de la Nación
Ingresos Corrientes
Son los recursos que percibe la Nación en desarrollo de lo establecido en las disposiciones legales, por concepto de la aplicación de impuestos, tasas, multas y contribuciones, siempre que no sean ocasionales. De acuerdo con su origen se identifican como tributarios y no tributarios. Los primeros se clasifican en impuestos directos e indirectos. Los segundos, incluyen las tasas, multas, contribuciones y otros ingresos no tributarios.
Recursos de Capital
Contribuciones Parafiscales
Las contribuciones parafiscales son gravámenes establecidos con carácter obligatorio por la ley, que afectan a un determinado y único grupo social o económico y se utilizan para beneficio del propio sector. El manejo, administración y ejecución de estos recursos se hace exclusivamente en la forma dispuesta en la ley que los crea y se destinan solo al objeto previsto en ella, lo mismo que los rendimientos y excedentes financieros generados, que resulten al cierre del ejercicio contable.
APORTES DE LA NACION
RECURSOS PROPIOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS
PUBLICOS
INGRESOS CORRIENTES
INGRESOS DE CAPITAL
TRIBUTARIOS
Renta, IVA, ACPM, Timbre Arancel externo y Otros
NO TRIBUTARIOS Otras tasas y multas Concesiones y contribuciones
RENTAS PARAFISCALES
FONDOS ESPECIALES
RECURSOS DEL CREDITO - Interno
- Externo
OTROS RECURSOS DE CAPITAL - Excedentes financieros - Rendimientos financieros - Recuperación de cartera - Venta de activos
Administrada por el Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio
Administrados por: - Superintendencias
- Ministerio de Defensa Nacional - Policìa Nacional
- Ministerio de Salud
- Comisiòn Nacional de Regakìas - Ministerio del Medio Ambiente
NO TRIBUTARIOS - Venta de bienes y servicios - Aportes de otras entidades - Operación comercial - Otros
RECURSOS DEL CREDITO - Interno
- Externo
OTROS RECURSOS DE CAPITAL - Rendimientos financieros - Recursos del balance - Otros
Administradas por:
- SENA - ICBF
Fondos Especiales
Constituyen fondos especiales en el orden nacional, los ingresos creados y definidos en la ley para la prestación de un servicio público específico, así como los pertenecientes a fondos sin personería jurídica creados por el legislador. (Art. 30, EOP).
1.3.3.1.2 Recursos Propios de los Establecimientos Públicos Nacionales
En el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital se identifican y clasifican por separado las rentas y recursos de los Establecimientos Públicos. Para estos efectos se entiende por:
Ingresos corrientes
Son de carácter no tributario e incluyen tanto a las rentas propias provenientes de la venta de bienes y servicios y su operación comercial, así como lo los aportes y transferencias de la Nación.
Ingresos de Capital
Son todos los recursos del crédito externo e interno con vencimiento mayor de un año, el diferencial cambiario, los rendimientos por operaciones financieras, los excedentes financieros que el CONPES les reasigne y las donaciones. (Art. 34, EOP).
1.3.3.2 Presupuesto de Gastos o Ley de Apropiaciones, incluye los gastos que se pretenden realizar en la respectiva vigencia fiscal, distinguiendo entre funcionamiento, servicio de la deuda e inversión a nivel de programas y subprogramas
GASTOS FUNCIONAMIENTO
Dirigidos a atender las necesidades de las entidades
para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la
Constitución y la Ley
SERVICIO DE LA DEUDA
Destinados al cumplimiento de las obligaciones correspondientes al pago de
amortizaciones, intereses, comisiones e imprevistos, originados por operaciones de crédito público. (Créditos externos e
internos)
INVERSION
Erogaciones que permiten incrementar la capacidad de producción y la productividad en
1.3.3.2.1 Gastos de Funcionamiento
Son aquellos que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la ley. Se incluyen dentro de gastos de funcionamiento:
Gastos de Personal
Corresponden a aquellos gastos que debe hacer el Estado como contraprestación de los servicios de personal que recibe.
Gastos Generales
Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que el órgano cumpla con las funciones asignadas por la Constitución y la ley, así como con el pago de los impuestos y multas a que estén sometidos legalmente.
Transferencias Corrientes
Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o internacionales, - con fundamento en un mandato legal. De igual forma, involucra las apropiaciones destinadas a la previsión y seguridad social, cuando el órgano asume directamente la atención de las mismas.
Gastos de Comercialización y Producción
Son los que realizan las entidades para adquirir bienes y servicios destinados directamente a la comercialización, producción de bienes o prestación de servicios.
1.3.3.2.2 Servicio de la Deuda
Los gastos por concepto del servicio de la deuda pública, tanto interna como externa, tienen por objeto atender el cumplimiento de las obligaciones correspondientes al pago de capital, los intereses, las comisiones, los imprevistos y los gastos de contratación originados en operaciones de crédito público
1.3.3.2.3 Gastos de Inversión
1.3.3.3Disposiciones Generales: Corresponden a las normas que aseguran la correcta ejecución del PGN, las cuales rigen únicamente para el año fiscal para el que se expidan.
1.3.4. Principios Presupuestales
Los principios del sistema presupuestal establecidos en el EOP, artículo 12, son: la Planificación, la Anualidad, la Universalidad, la Unidad de Caja, la Programación Integral, la Especialización, la Inembargabilidad, la Coherencia Macroeconómica y la Homeóstasis Presupuestal. Igualmente se considera principio presupuestal de origen jurisprudencial: la unidad presupuestal, la autonomía presupuestal y la legalidad presupuestal.
Es necesario aclarar, que a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) le son aplicables todos los principios arriba mencionados, con excepción del de inembargabilidad.
El principio de la unidad presupuestal se traduce en que todos los ingresos y gastos del Estado deben sujetarse a los principios contemplados en la constitución y desarrollados por la ley orgánica de presupuesto, independientemente de la naturaleza del ente público de que se trate.
Por su parte, la autonomía presupuestal es la posibilidad, de carácter excepcional que tienen algunas entidades públicas con régimen propio particular, basado en mandatos constitucionales específicos (v.gr. Banco de la República, Comisión Nacional de Televisión y Universidades Públicas), de ordenar y ejecutar los recursos apropiados conforme a las prioridades que ellas mismas determinen, y en armonía con los cometidos constitucionales y legales de la respectiva entidad, sin perjuicio del principio de la unidad presupuestal.
2. LA PROGRAMACION PRESUPUESTAL
2.1 Fundamentos legales del Gasto Público
En la ley de apropiaciones no podrá incluirse partida alguna que no corresponda a un crédito judicialmente reconocido, o a un gasto decretado conforme a ley anterior, o a uno propuesto por el Gobierno para atender debidamente el funcionamiento de las ramas del poder público, o al servicio de la deuda, o destinado a dar cumplimiento al PND. (Art. 346 de la C.P.)
2.2 Proyecto de Presupuesto
2.2.2. Presentación y Trámites ante el Congreso.
El proyecto de PGN se presenta ante el Congreso
(Durante los diez primeros días de cada legislatura – 20 de julio)
Comisiones económicas del Congreso estudian si el proyecto se ajusta a la Ley orgánica
(Hasta el 14 de agosto)
Comisiones Aprueban el monto definitivo del Proyecto de PGN
(Antes del 15 de Septiembre)
Comisiones Aprueban el proyecto de PGN (Antes del 25 de Septiembre)
Discusión y Aprobación del proyecto de PGN en Plenarias
(1 al 20 de Octubre)
Ley de Presupuesto General de la Nación
Si no se ajusta lo devolverá a Minhacienda antes del 15 de agosto, quien lo presentará con
los ajustes antes del 30 de agosto
Si el Congreso no expidiere el Presupuesto a la media noche del 20 de octubre, regirá el proyecto presentado por el Gobierno, incluyendo las modificaciones aprobadas en primer debate.
El primer debate se hará en conjunto por las comisiones y las votaciones por separado El segundo debate se podrá hacer en plenarias simultáneas.
Plan Nacional
De desarrollo Plan Financiero
Inscripción por parte de las entidades de los proyectos a ejecutarse (plazo 1 de Enero del año
anterior al cual que se esta programando) Remisión de proyectos para viabilización al Depto
Adm. O Ministerio Competente Concepto de la Direc. Técnica de DNP
(Plazo Marzo 1°)
Fiajción de Meta de Inversión en el Plan Finaniero Distribución y Comunicación de la cuota de inversión
por sectores (Marzo, Abril)
Entidades envían Anteproyectos de Inversión (Abril y Mayo)
Comités Funcionales de Inversión (Abril y Mayo)
Elaboración del POAI (Mayo y Junio)
Entidades envian a la DGPN al Anteproyecto de Presupuesto
(Antes del 15 de marzo)
DGPN envio al Congreso copia del Anteproyecto (Primera semana de abril)
DGPN envio a la DGCP la relación del servicio de la Deuda para su verificación
(Antes del 15 de abril)
DGCP envio a la DGPN el Anteproyecto verificado del Servicio de la Deuda de los Establecimientos Públicos
(Antes del 30 de abril)
DGPN elabora las disposiciones generales (Antes del 20 de julio)
Presentación del POAI a consideración del CONPES (Junio)
Envio del POAI a DGPN del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
(Antes del 20 de Julio)
DGPN recibe Presupuesto de Inversión del DNP (Antes del 20 de julio)
DGPN elabora el PGN (Antes del 20 de julio)
Ministerio de Hacienda presenta el PGN al Congreso (primeros diez días de legislatura)
También existe lo que se conoce como repetición del presupuesto, lo cual implica que si el proyecto de Presupuesto General de la Nación no se presenta en los plazos establecidos, el Gobierno expide como Presupuesto el del año anterior.
2.3 Ley de Presupuesto y Decreto de Liquidación
Una vez aprobado el Presupuesto, el Presidente de la República sanciona la respectiva Ley y luego le corresponde al Gobierno Nacional expedir el Decreto de Liquidación del PGN. En la preparación de este decreto se toma como base el proyecto de presupuesto presentado por el Gobierno a consideración del Congreso y se tienen en cuenta todas las modificaciones que se le hayan hecho durante su trámite en el Congreso. Este Decreto de Liquidación se acompaña de un anexo que tiene el detalle del gasto para el año fiscal respectivo.
2.4 Manuales de Programación.
Como elemento de apoyo en la programación presupuestal se puede consultar el libro Aspectos Generales del Proceso Presupuestal Colombiano, editado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, disponible en la página Web del Ministerio: www. minhacienda.gov.co lo mismo que el Manual de la Inversión Pública Nacional del Departamento Nacional de Planeación disponible en la página http:www.dnp.gov.co.
Adicionalmente a la descripción detallada del proceso presupuestal , en dichos manuales se encuentran los Formularios de programación que deben ser diligenciados por las entidades para su posterior remisión al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Resolución 036
DEL PRESUPUESTO NACIONAL DETALLE INGRESOS CORRIENTES
RECURSOS DE CAPITAL ANEXO DEL RENTAS PARAFISCALES PRESUPUESTO DE
INGRESOS FONDOS ESPECIALES INGRESOS
DE LOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS INGRESOS CORRIENTES RECURSOS DE CAPITAL RENTAS PARAFISCALES
LEY ANUAL FUNCIONAMIENTO DETALLE
SECCION PRESUPUESTAL
GASTOS SERVICIO DE LA DEUDA ANEXO DEL
PRESUPUESTO DE
INVERSION GASTOS
PROGRAMA SUBPROGRAMA
DISPOSICIONES GENERALES
de mayo 7 de 1998 “Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuéstales, suministro de información y su sistematización del Presupuesto General de la Nación”, los modelos del Libro de registro de ingresos, apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos, de reservas presupuéstales, de cuentas por pagar, de vigencias futuras y los informes mensuales de ejecución presupuestal.
2.5. Errores más frecuentes en la preparación del anteproyecto de Presupuesto por parte de las entidades.
- Sobrestimación de ingresos.
- Incluir ingresos que no estén debidamente soportados en disposiciones legales vigentes.
- No clasificar debidamente un ingreso.
- Inclusión de gastos no autorizados legalmente.
- No solicitar apropiaciones presupuestales para compromisos adquiridos mediante vigencias futuras.
- Incumplimiento por parte de las entidades en los términos para la presentación del anteproyecto.
- Incluir programas o proyectos no previstos en el plan de desarrollo, ni inscritos en el Banco de Proyectos de Inversión Nacional _BPIN.
- No tener en cuenta la correspondencia entre las fuentes de financiamiento y el uso que se le puede dar a cada una.
- Inscribir proyectos en el Banco de Proyectos de Inversión Nacional – BPIN fuera del tiempo límite.
- Inscribir proyectos en el BPIN clasificados dentro de un tipo de gasto (programa) y sector (subprograma) inapropiados con el objeto del proyecto.
- Solicitar modificaciones al proyecto de presupuesto fuera de los tiempos límites. - No enviar la distribución de la cuota de inversión por fuentes, usos y regiones. - No identificar las fuentes de financiación de los proyectos.
3. LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
3.1. Ejecución de Ingresos
3.1.1 Generalidades:
HECHO ECONOMICO
- VENTA DE BIENES
- PRESTACION DE UN SERVICIO
- IMPOSICION DE TRIBUTOS, TASAS Y MULTAS - CONTRATO DE CREDITO
RECONOCIMIENTO (Causación)
- FACTURACION
- DECLARACIONES TRIBUTARIAS - COMPARENDO
- ACTO ADMINISTRATIVO - DESEMBOLSOS DE CREDITO
CONTROL
- FISCALIZACION TRIBUTARIA - ADMINISTRACION DE CARTERA
RECAUDO
- SISTEMA BANCARIO
- DIRECTAMENTE EN LAS TESORERIAS
3.1.2 Causación del ingreso
Para la causación y recaudo de los ingresos se debe contar con los actos administrativos de reconocimiento del derecho o de la obligación, derivados del hecho económico que los produjo.
3.1.3 Recaudo
Los ingresos corrientes de la Nación y aquellas contribuciones y recursos cuyo recaudo y manejo no haya sido asignado por normas legales a otro órgano, deberán ser consignados en la Dirección del Tesoro Nacional (DTN), por quienes estén encargados de su recaudo. Así mismo, las Superintendencias que no sean una sección presupuestal deberán consignar en la DTN, con la periodicidad indicada en la ley, el valor total de las contribuciones establecidas para su funcionamiento. Los ingresos propios de los Establecimientos Públicos Nacionales son recaudados directamente por sus tesorerías de conformidad con las normas legales.
3.1.4 Devoluciones
3.1.5 Registros de la ejecución de ingresos
Los formularios para registros e informes de la ejecución de ingresos son los contenidos en la resolución 036 de 1998 expedida por la DGPN. Estos son:
Libro de registro de ingresos
- Informe mensual de ejecución del presupuesto de ingresos
3.2 Ejecución Presupuestal de Gastos
3.2.1 Generalidades
Las apropiaciones incluidas en el PGN se entienden ejecutadas cuando se ha desarrollado el objeto de las mismas, cumpliendo el fin para el cual fueron programadas en la respectiva vigencia fiscal (Art. 18 y 89 Decreto 111 de 1996).
3.2.2 Proceso de Afectación Presupuestal
3.2.2.1 Apropiación
Es el monto máximo autorizado para asumir compromisos con un objeto determinado durante la vigencia fiscal. El anexo del decreto de liquidación define el detalle de cada uno de los rubros presupuestales según el objeto de gasto o proyecto. Las apropiaciones pueden tener restricciones para su ejecución, lo cual determina que están condicionadas a cumplir un requisito antes de poder afectarse. Estas apropiaciones son las que se conocen como apropiaciones condicionadas.
3.2.2.2 Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP
Es un documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.
3.2.2.3 Compromiso y Registro Presupuestal del Compromiso
Son compromisos los actos y contratos expedidos o celebrados por los órganos públicos, en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la ley. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal. Previamente a la adquisición del compromiso (bien sea a través de la expedición de actos administrativos o de la celebración de contratos), la entidad ejecutora debe contar con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.
ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona, por tanto, el compromiso. (Art. 71 EOP)
3.2.2.4 Obligación
Se entiende por obligación exigible de pago el monto adeudado por el ente público como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento – total o parcial - de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.
3.2.2.5 Pago
Es el acto mediante el cual, la entidad pública, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la autorización de pago efectuada por el funcionario competente, liquidadas las deducciones de ley y/o las contractuales (tales como amortización de anticipos y otras) y verificado el saldo en bancos, desembolsa al particular el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario o por consignación en la cuenta bancaria del beneficiario, extinguiendo la respectiva obligación.
3.2.3 Programa Anual Mensualizado de Caja PAC
El programa anual mensualizado de caja —PAC—, es un instrumento mediante el cual se fija el monto máximo para efectuar pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional para efectuar el pago de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el Presupuesto y financiadas con recursos de la Nación.
No se pueden adquirir compromisos de pago por encima de los montos aprobados del PAC.
3.2.4 Registros de Ejecución presupuestal de Gastos
La Resolución 036 de 1998 de la DGPN contiene los formularios e informes en los cuales se debe registrar los movimientos que se efectúen a cada rubro presupuestal. Estos formularios son:
- Libro de registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos. - Libro de registro de reservas presupuéstales.
- Libro de registro de cuentas por pagar. - Libro de registro de vigencias futuras.
- Informe mensual de ejecución del presupuesto de gastos - apropiaciones de la vigencia -
- Informe mensual de ejecución del presupuesto de gastos – reservas presupuestales – Informe mensual de ejecución del presupuesto de gastos – cuentas por pagar
-3.2.5 Pago pasivos exigibles vigencias expiradas
Las normas presupuestales han previsto la manera de cancelar los compromisos durante la vigencia fiscal en la cual se contraen o durante la inmediatamente siguiente con cargo al presupuesto de la vigencia anterior (cuentas por pagar y reservas presupuestales),
PROCESO DE AFECTACION PRESUPUESTAL
APROPIACION
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PAGO
PAC REGISTRO
PRESUPUESTAL
prohibiendo tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos exigidos por la ley o se configuren como hechos cumplidos, estableciendo responsabilidad disciplinaria, fiscal y penal del representante legal y del ordenador del gasto o sus delegados, por el incumplimiento de esta disposición. (Artículo 10, Ley 714 de 2001).
Excepcionalmente podrían cancelarse aquellos compromisos originados en vigencias fiscales anteriores con cargo al presupuesto de la vigencia siguiente (pago de pasivos exigibles) siempre y cuando los mismos se hayan adquirido con las formalidades legales, contando con el respectivo soporte presupuestal, pero que por razones ajenas a la entidad pública, no se hubiesen podido ejecutar en la vigencia prevista. (Oficio DGPN 33189 julio 26 de 2002). Para tal efecto, es necesario crear un rubro específico denominado pago pasivos exigibles vigencias expiradas, mediante una modificación al presupuesto de la vigencia en curso, modificación que debe ser solicitada por la respectiva entidad a la Dirección General de Presupuesto, previo concepto de DNP, tratándose de gastos de inversión. Una vez efectuada la modificación mencionada, se deberá dar aviso a la Contraloría General de la República para lo de su competencia.
3.2.6.Reservas Presupuestales.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 89 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, artículo 37, 38 y 39 del Decreto 568 de 1996 y en las disposiciones generales de la leyes anuales de presupuesto, las reservas presupuéstales se pueden definir como aquellos compromisos legalmente adquiridos por los órganos que conforman el PGN, que tienen registro presupuestal, pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y que serán pagados dentro de la vigencia fiscal siguiente con cargo al presupuesto de la vigencia anterior. Las entidades deberán constituir las reservas y enviar, antes del 20 de enero de la vigencia siguiente, una relación de éstas a la DGPN. Esta Dirección, a su vez, registra las reservas en sus sistemas de información y las pone a disposición de la Dirección General del Tesoro y de la Contraloría General de la República, para lo de su competencia.
COMPROMISO OBLIGACIÓN RESERVAS PRESUPUESTALES
3.2.7 Cuentas Por Pagar.
Las entidades pueden constituir cuentas por pagar a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal, cuando se deriven de la entrega a satisfacción de los bienes y servicios contratados o se hayan pactado anticipos a contratos antes del 31 de diciembre.
OBLIGACIÓN PAGOS CUENTAS POR PAGAR
siguiente, para seguir con el mismo procedimiento definido para las reservas presupuestales.
Su constitución estará a cargo del ordenador del gasto de cada órgano y el control le compete a la Contraloría General de la República.
Las cuentas por pagar y las reservas de apropiación afectan el presupuesto de la vigencia en la que fueron constituidas. Las cuentas por pagar y las reservas constituidas, que no se ejecuten durante el año en que fueron constituidas, fenecerán.
3.2.8 Errores más frecuentes en la ejecución presupuestal
- Crear rubros y registrar proyectos, con objetos de gasto inadecuados.
- Solicitar traslados o adiciones presupuestales a proyectos no inscritos con anterioridad en el Banco Nacional de Programas y Proyectos de Inversión Nacional. - Solicitar distribuciones presupuestales sin la inscripción previa de los subproyectos
en el BPIN.
- Solicitar distribuciones presupuestales de proyectos que no tienen la leyenda Distribución Previo Concepto DNP.
- Solicitar traslados o vigencias futuras sin el certificado de disponibilidad presupuestal respectivo.
- Solicitar traslados, levantamientos de previos conceptos, vigencias futuras o vigencias expiradas sin justificación amplia y suficiente.
- Ordenar gastos con cargo a proyectos con tipos de gastos inadecuados o no contemplados en las actividades descritas en las fichas EBI.
- No constituir reservas o cuentas por pagar en el tiempo debido. - No registrar los compromisos en forma oportuna.
- Omitir o llevar inadecuadamente la contabilidad presupuestal - Omitir constitución de reservas
- Constituir reservas de apropiación por encima del valor comprometido y no obligado
- Constituir cuentas por pagar por encima del valor obligado y no pagado.
- No cumplir con las especificaciones de la Resolución 036 de 1998 de la DGPN en el diligenciamiento de los libros e informes allí establecidos.
4. VIGENCIAS FUTURAS
4.1 Concepto
Es un instrumento de planificación presupuestal y financiero que garantiza la incorporación en los presupuestos de vigencias posteriores a la de la asunción del compromiso, de los recursos necesarios para la ejecución de proyectos plurianuales y otros gastos especiales, que por su naturaleza requieren ejecutarse en más de una vigencia fiscal y dado que se consideran estratégicos y básicos para el cumplimiento de los objetivos y políticas de las entidades.
La solicitud de vigencias futuras debe responder a un proceso serio de planeación que busque el máximo beneficio para la entidad con menores costos y una adecuada utilización de los recursos públicos.
4.2. Marco Legal.
La existencia de esta modalidad de autorizaciones se establece en los artículos 23 y 24 del EOP y en las Disposiciones Generales de la Leyes Anuales de Presupuesto. La expedición de vigencias futuras, se reglamentó en la resolución N° 11 de 1997 del CONFIS, en la cual se delega en el DGPN la autorización de asunción de obligaciones que afectan presupuestos de vigencias futuras.
Adicionalmente, para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y para las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas, dedicadas a actividades no financieras, en el artículo 11 del Decreto 115 de 1996 y en la Resolución 03 de 1998 del CONFIS, se delega en las juntas directivas la autorización de asunción de obligaciones que afectan presupuestos de vigencias futuras con ingresos propios.
4.3. Clasificación, competencia y aprobación.
Las vigencias futuras se clasifican en ordinarias y excepcionales.
Ordinarias: Le compete al CONFIS su aprobación, el cual delegó tal aprobación en la
DGPN y en las Juntas Directivas de las EICE, como se explicó anteriormente. La característica principal de este tipo de vigencias futuras es que para su otorgamiento se requiere que el respectivo proyecto o compromiso cuente con certificado de disponibilidad presupuestal con cargo al presupuesto de la vigencia en que se solicitan.
Excepcionales: Única y exclusivamente las puede aprobar el CONFIS. Se utilizan para las
solicitan, pudiendo imputarse el valor total del mismo a los presupuesto de los años siguientes a aquel en que se tramitan.
4.4 Trámite.
La solicitud del órgano respectivo debe ir acompañada de una justificación legal y económica y deberá anexar:
1. Proyección de los ingresos y gastos para el período que se va afectar.
2. Cuando el solicitante sea un establecimiento público, empresa industrial o comercial de estado, sociedad de economía mixta u otra dependencia que en el presupuesto constituya una sección presupuestal, se requerirá concepto técnico-económico del Ministerio, Departamento Administrativo o Unidad Administrativa a la cual se encuentren adscritas o vinculadas.
3. Certificado de disponibilidad y certificación de inicio de los compromisos en la actual vigencia, si no corresponde a los casos excepcionales, y
4. Concepto del DNP cuando se afecten los gastos de inversión.
21 I. II. D G PN : D ir e cc ió n G ner al del P res upu es to Públ ic o N a ci ona l Pto G ra P to G ral N a ci ón : I nc luy e: M ini st er io s, U n idade s Ej ec utor as , D eptos A dm iti vo s, Sup e ri nte nden ci as , Es tapú bl ic os C L A S IF IC A C IO N O R DI N A RI A S TI P O DE GA S T O A P RO B A CI O N DE L E G A CI O N EX C E PC IO N A LES Su ej ec uc ión s e in ic ia c o n pr es upu es to de la vi gen ci
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ur so Su ej ec uc ión no co mp ro me te r e cu rs o s de la v ige nc ia en cu rs o G a st os de Per son al G a st os G ener al es T ran sf er enc ia s O per ac ió n S e rv ic io D e u da Inv e rs ió n O b ra s d e I nf ra est ru ct u ra Ener gí a C om u ni ca ci one s Aer ona úti ca D efens a y Seg u ri da d G a rantí a
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a s C onc es io ne s CO NFI S CO N F IS D G PN : ( R es ol uc ió n 11 /97) Pr es upue st o G ener al N ac ión -E mpr e sa s: Lo qu e s u pe re li m ites de r es o lu ci ón 03/98 J U N T AS D IR E C T IVAS ( R es ol uc ión 03 /98) -S ol o de Empr es as LI M IT E S N ing uno H a st a un 1 0 % de l pp to d e F unc io nami e nt
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a vi gen ci a. Pl az o m áx im o 2 años Par a : m anteni m iento, ar re nd a m ie nt o, s e g ur os , se rvi ci os m é di co s y m a te ri al e s y su m in is tro s H a st a u n 20% d e l p p to de ga st os d e ope ra ci ón co m e rc ia
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a v ig enc ia Pl az o M á xi
mo 3 año
5. LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
Las modificaciones presupuestales buscan adecuar el presupuesto a nuevas condiciones económicas, sociales, particulares presentadas durante la ejecución de los proyectos o de los gastos de funcionamiento, no previstas durante la etapa de programación presupuestal. En todos los casos en que se afecten los gastos de inversión, se requiere contar con el concepto previo y favorable del DNP para poder realizarlas.
TIPO CONCEPTO RESPONSABLE NORMA REQUISITOS
RECURSOS ADICIONALES CONGRESO LEY FUNDAMENTO LEGAL
ESTADOS DE EXCEPCION GOBIERNO NACIONAL DECRETO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD. ADICIONES
CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS JEFE ORGANO - CONSEJO DIRECTIVO RESOLUCION O ACUERDO JUSTIFICACION ECONOMICA DONACIONES GOBIERNO NACIONAL DECRETO CONCEPTO DNP - INVERSION
REDUCCIONES Y
APLAZAMIENTOS APROPIACIONES NO COMPROMETIDAS GOBIERNO NACIONAL DECRETO CONCEPTO CONSEJO DE MINISTROS ENTRE FUNCIONAMIENTO, SERVICIO DE
LA DEUDA E INVERSION O ENTRE PROGRAMAS Y SUBPROGRAMAS DIFERENTES EN GASTOS DE INVERSION
CONGRESO LEY
CONCEPTO DNP - INVERSIÓN. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD.
JUSTIFICACION ECONOMICA
ENTRE DIFERENTES RUBROS PRESUPUÉSTALES AL NTERIOR DE FUNCIONAMIENTO, SERVICIO DE LA DEUDA O ENTRE PROYECTOS DEL MISMO
PROGRAMA O SUBPROGRAMA EN GASTOS DE INVERSION
JEFE ORGANO - CONSEJO DIRECTIVO RESOLUCION O ACUERDO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD. CONCEPTO DNP - INVERSIÓN. JUSTIFICACION ECONOMICA
TRASLADOS
POR FUSION DE ENTIDADES GOBIERNO NACIONAL DECRETO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
ENTRE EL FONDO INTERMINISTERIAL Y
EL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD MINHACIENDA RESOLUCION
CONCEPTO CONSEJO DE MINISTROS. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD.
JUSTIFICACION ECONOMICA
DISTRIBUCIONES DISTRIBUCIONES PARA PROYECTOS GLOBALES JEFE ORGANO - CONSEJO DIRECTIVO RESOLUCION CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD. CONCEPTO DNP - INVERSION. JUSTIFICACION ECONOMICA
AFECTANDO LOS NIVELES RENTISTICOS
APROBADOS POR EL CONGRESO CONGRESO LEY
CONCEPTO DNP - INVERSION. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD.
JUSTIFICACION ECONOMICA CAMBIO DE RECURSO O
FUENTE
SIN AFECTAR LOS NIVELES RENTISTICOS
APROBADO POR EL CONGRESO MINHACIENDA - DGPN RESOLUCION
CONCEPTO DNP - INVERSION. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD.
JUSTIFICACION ECONOMICA
UBICACIÓN DE RUBROS GOBIERNO - MINHACIENDA - DGPN DECRETO DE LIQUIDACION O RESOLUCION SOLICITUD ENTIDAD - DNP
ACLARACION DE LEYENDA.
CORRRECCION ERRORES ARITMETICOS MINHACIENDA - DGPN RESOLUCION SOLICITUD ENTIDAD- DNP
CAMBIO DE USO DENTRO DEL MISMO
PROYECTO DE INVERSION DNP OFICIO SOLICITUD ENTIDAD
AJUSTES Y AUTORIZACIONES
UTILIZACION CREDITO EXTERNO
AUTORIZADO CONFIS- MINACIENDA OFICIO
CONCEPTO DNP-DGCP SOLICITUD ENTIDAD
PREVIO CONCEPTO DNP DNP OFICIO SOLICITUD ENTIDAD
PREVIO CONCEPTO DGPN MINHACIENDA - DGPN OFICIO SOLICITUD ENTIDAD CAMBIO ENTRE SIN SITUACION DE
FONDOS A CON SITUACION DE FONDOS
Y VICEVERSA MINHACIENDA - DGPN OFICIO
CONCEPTO DNP - INVERSION. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD.
6 EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA SUJETAS AL REGIMEN DE AQUELLAS, DEDICADAS A ACTIVIDADES NO FINANCIERAS
6.1 Generalidades
La programación, ejecución y modificaciones al presupuesto de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado EICE y las Sociedades de Economía Mixta con el régimen de aquellas (SEM), tienen como base lo establecido en la Constitución Nacional, el EOP, los decretos 115 de 1996, 353 de 1998, 1786 de 2001 y las resoluciones del Consejo Superior de Política Fiscal –CONFIS números 03 de 1995, 011 de 1997, 12 de 1995, 03 de 1998. Las normas sobre la elaboración, conformación y aprobación de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta del orden nacional dedicadas a actividades financieras, se encuentran reguladas por la resolución número 2416 de 1997 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Los detalles de la programación, ejecución y modificaciones presupuestales de las EICE y las SEM no financieras, se resumen a continuación:
• Principios Presupuestales Aplicables a las EICE
Los principios presupuestales aplicables a las EICE son la planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, la programación integral y la homeostasis presupuestal definidos en los artículos 2 al 19 del Decreto 115 de 1996.
• Cobertura
EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO - EICE
CAPITAL ESTATAL >= 90% SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA
SUJETAS AL REGIMEN DE LAS EICE
NIVEL DE VINCULACION POR ESTATUTOS
CON REGIMEN DE EICE EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS S.A.
-ESP-SOCIEDADES POR ACCIONES APORTE NACIONAL >= 90% EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO
-ESE-• Estructura del Presupuesto de Ingresos
• Estructura del Presupuesto de Gastos
DISPONIBILIDAD INICIAL
INGRESOS DE EXPLOTACION
PRESUPUESTO DE INGRESOS INGRESOS CORRIENTES APORTES E IMPUESTOS
OTROS INGRESOS
CREDITO INTERNO CREDITO EXTERNO
RECURSOS DE CAPITAL RENDIMIENTOS FINANCIEROS VENTA DE ACTIVOS
APORTES DE CAPITAL
ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO
GASTOS DE PERSONAL
FUNCIONAMIENTO GASTOS GENERALES
TRANSFERENCIAS
OPERACIÓN COMERCIAL
PRESUPUESTO DE GASTOS
DEUDA INTERNA SERVICIO DE LA DEUDA
DEUDA EXTERNA
INVERSION
• Proceso de aprobación
FORMULACION DEL ANTEPROYECTO
ENVIO AL MINISTERIO DE HACIENDA Y DNP 30 DE OCTUBRE
CONCEPTO MINISTERIO
PREPARACION PROYECTO DE PRESUPUESTO CONCEPTO DNP - INVERSION
PRESENTACION PROYECTO AL CONFIS
APROBACION CONFIS HASTA 31 DE DICIEMBRE
EXPEDICION RESOLUCION CONFIS HASTA 31 DE DICIEMBRE
DESAGREGACION GERENTE O DIRECTOR 1 DE ENERO
REFRENDACION JUNTA DIRECTIVA HASTA 30 DE ENERO
INFORME A HACIENDA Y DNP HASTA 18 DE FEBRERO
• Modificaciones Presupuestales
TIPO RECURSO RESPONSABLE REQUISITOS
INGRESOS DIFERENTES A CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
DISTRIBUCIONES DEL CONFIS O SU DELEGADO CONCEPTO DEL MINISTERIO
PRESUPUESTO NACIONAL CONCEPTO DNP INVERSION
ADICIONES
DISTRIBUCIONES DEL PRESUPUESTO NACIONAL
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
REDUCCCIONES INGRESOS O GASTOS CONFIS O SU DELEGADO CONCEPTO DEL MINISTERIO
CONCEPTO DNP INVERSION
ENTRE FUNCIONAMIENTO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
OPER. COMERCIAL SERVICIO CONFIS O SU DELEGADO CONCEPTO DEL MINISTERIO
DE LA DEUDA O INVERSION CONCEPTO DNP INVERSION
TRASLADOS
DENTRO DE FUNCIONAMIENTO
OPER. COMERCIAL SERVICIO JUNTA DIRECTIVA INFORMA A MINHACIENDA
DE LA DEUDA O INVERSION
JUNTA DIRECTIVA ENVIAR A MINHACIENDA
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO
7. SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL
7.1 Informes de Ejecución
Los órganos que hacen parte del PGN, las EICE, las sociedades de economía mixta con régimen de EICE, las empresas de servicios públicos oficiales y las entidades territoriales,8 tienen el deber de enviar a la DGPN la información que se les solicite para el seguimiento y para el centro de información presupuestal. Así mismo, el DNP puede solicitar directamente la información que se requiera para evaluar la inversión pública y para realizar el control de resultados.
La DGPN determina las normas y procedimientos que sobre suministro de información, registros presupuestales y sistematización deberán seguir los órganos del orden nacional. Es así como se establece que los Jefes de dichos órganos deben enviar a la DGPN los informes correspondientes a la ejecución del presupuesto de ingresos y de gastos necesarios para la programación, ejecución y seguimiento del PGN.
7.2 Visitas e Informes
La DGPN puede efectuar las visitas que considere necesarias para determinar o verificar los mecanismos de programación y ejecución presupuestales que emplee cada órgano y establecer sus reales necesidades presupuestales.
7.3 Programa Transparencia en Línea
Es una página de Internet, diseñada para la publicación de información actualizada sobre la ejecución de todos aquellos proyectos que estén siendo financiados con recursos de inversión social en las Entidades Territoriales. El programa permite un acceso real y efectivo de la ciudadanía a la información relacionada con estos proyectos y un acercamiento al tema presupuestal, a través de una información clara y didáctica.
Transparencia en línea presenta un listado de proyectos clasificados por entidad ejecutora, entidad territorial beneficiaria y sector de inversión, vinculando dos ejes fundamentales de la gestión pública moderna como son el Internet y la rendición de cuentas.
La página de internet es: www.transparencia.gov.co
7.4 Documentos de consulta Entidades Territoriales
7.5 Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF)
El SIIF es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable.
Los módulos funcionales definidos en el sistema son: Módulo de Ingresos, Módulo de Egresos, Módulo de PAC, Módulo de Cuenta Única Nacional (CUN) y Módulo de Contabilidad.
La estructura así diseñada permite reflejar la siguiente información:
• En forma desagregada, la totalidad de transacciones con efectos económico- financieros que se derivan de la gestión de los órganos conectados en línea con el SIIF, por lo cual la información se reflejará en tiempo real y concomitante con la operación realizada.
• En forma agregada, la gestión financiera de los órganos que operan fuera de línea.
• De manera actualizada, integral y simultánea las instancias presupuestales y contables.
• En forma secuencial, los registros para facilitar el seguimiento y control de las operaciones.
• Los clasificadores presupuestales y contables utilizados para registrar la gestión en el sistema con una estructura escalonada por niveles.
La información registrada en el sistema tiene carácter oficial y es fuente válida para:
• El desarrollo de los procesos operativos relacionados con la gestión de apropiaciones, la ejecución presupuestal de ingresos y de gastos, la aprobación y administración del Programa Anual Mensualizado de Caja-PAC, la tramitación de las órdenes de pago para el abono en cuenta a través del sistema de Cuenta Única Nacional y la gestión contable.
• La presentación de informes de seguimiento presupuestal.
• La evaluación financiera de la Inversión Pública y el control de resultados que realicen las autoridades públicas.
• La obtención de los informes requeridos por las entidades de control.
Todos los procedimientos internos a los módulos del SIIF se encuentran en la dirección electrónica: http://www.minhacienda.gov.co
8. EXCEDENTES FINANCIEROS Y UTILIDADES
8.1. Introducción
Para garantizar la coherencia de las políticas fiscal y macroeconómica definidas por el Gobierno Nacional Central, las entidades del sector descentralizado deben cumplir con las directrices que en materia presupuestal, administrativa y financiera definan el Consejo Nacional de Política Económica y Social – CONPES, el Consejo Superior de Política Fiscal – CONFIS, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación.
Para tal efecto se hace necesario que los representantes de la Nación en las Juntas Directivas y en las Asambleas de Accionistas tengan conocimiento, entre otros aspectos, de los lineamientos sobre la liquidación y distribución de excedentes financieros y utilidades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta.
8.2. Nociones básicas
De acuerdo con la metodología establecida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación, los excedentes financieros son el valor resultante de deducir al valor del patrimonio, el monto del capital social, el de las reservas legales y el del superávit por donaciones de la entidad, a 31 de diciembre del año analizado. En cuanto a las utilidades, se considera como utilidad neta del ejercicio, el resultado de sumar los ingresos tanto operacionales como no operacionales y deducir todos los gastos de la entidad, las provisiones, depreciaciones y amortizaciones, la corrección monetaria y la provisión para el pago del impuesto de renta.
8.3. Metodología de Cálculo
8.3.1. Excedentes Financieros
A los Establecimientos Públicos y a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado No Societarias se les calculan los excedentes financieros con la siguiente metodología definida para estos efectos, por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación:
PATRIMONIO - CAPITAL SOCIAL - RESERVA LEGAL
- SUPERAVIT POR DONACIONES
= EXCEDENTE FINANCIERO1
Dado que el excedente financiero así liquidado contiene cuentas del balance que no están representadas en el efectivo, tales como las valorizaciones, superávit y otras reservas, existe el riesgo de inducir descapitalizaciones en las entidades. Por lo anterior, se hace necesario incluir un análisis de la situación de liquidez de cada una de las entidades para determinar la disponibilidad de los recursos que se transferirían a la Nación.
Para la elaboración del análisis de liquidez, se realiza un pronóstico de efectivo, el cual se basa en una proyección de los ingresos y de los gastos, para la vigencia siguiente a la de corte de los Estados Financieros, en donde se incluyen además las cuentas por cobrar y por pagar de la empresa. El principal propósito de este análisis es establecer el monto de recursos que estarían disponibles para el accionista. A continuación se presenta la estructura del pronóstico de efectivo:
Pronóstico de Efectivo CONCEPTO
A. RECAUDO
Disponibilidad Inicial Recaudos de la vigencia - Ingresos Corrientes - Recursos de Capital
B. PAGOS
1
Pagos de la vigencia - Funcionamiento
- Operación comercial - Servicio de la deuda - Inversión
C. EFECTIVO DISPONIBLE (A–B)
D. PROPUESTA TRANSFERENCIA EXCEDENTE NACIÓN
E. DIFERENCIA (C- D)
8.3.2. Utilidades
En el caso de las utilidades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado
Societarias y de las Sociedades de Economía Mixta, se realiza el cálculo de la siguiente
forma:
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO - RESERVA LEGAL
- RESERVA ESTATUTARIA
+ LIBERACION DE RESERVAS DE EJERCICIOS ANTERIORES
= UTILIDAD NETA A DISTRIBUIR
UTILIDAD NETA A DISTRIBUIR
* PARTICIPACION DIRECTA DE LA NACION EN EL CAPITAL
= UTILIDAD DE LA NACION
Adicionalmente, para las Empresas Industriales y Comerciales Societarias y las Sociedades de Economía Mixta, se analizan en conjunto las utilidades del ejercicio, los indicadores financieros y los ajustes por exposición a la inflación. Lo anterior, con el objeto de no afectar la capacidad financiera de las empresas en el corto plazo, ni obstaculizar sus planes de desarrollo en el mediano plazo.
8.3.3. Análisis de flujo de caja libre para el accionista y resultados
entidades analizadas, se buscó establecer una metodología que conciliara las necesidades de liquidez de los socios y la maximización del valor de la empresa.
De acuerdo con lo anterior, desde el año 2000, se incorporó al análisis el flujo de caja libre, que es una herramienta en donde se identifica la liquidez generada por la empresa para el accionista, una vez descontadas las reinversiones de capital y el efecto de la deuda. La desagregación del flujo de caja libre para el accionista se encuentra en el siguiente cuadro:
Flujo de Caja Libre para el Accionista
+ Utilidad antes de intereses e impuestos (EBIT) - Impuestos sobre la EBIT
= Utilidad operativa neta después de impuestos (NOPAT)
+ Depreciaciones, amortizaciones y otros no desembolsables
= Flujo de Caja Bruto
- Inversiones en capital de trabajo - Inversiones en activos fijos - Inversiones en otros activos
= Inversión Bruta
= Flujo de Caja Libre (flujo de caja bruto – inversión bruta)
+ Aumento en pasivos
- Servicio de la deuda (intereses + amortizaciones) + Ingresos no operacionales
- Gastos no operacionales
= Flujo de Caja Libre para el Accionista
Los resultados obtenidos con todos los análisis realizados tanto para los excedentes financieros como para las utilidades, permiten realizar un diagnóstico de la situación de las empresas en términos operativos, de financiamiento y de rentabilidad. Con base en este diagnóstico se evalúa la viabilidad de efectuar el pago de dividendos a la Nación y se hacen recomendaciones respecto al destino de los recursos que se reasignan al interior de las entidades, ya sea para capitalizarlas o para cubrir gastos de funcionamiento, servicio de la deuda o inversión, que se consideren prioritarios.
8.4. Cronograma de Actividades de los excedentes financieros y utilidades
En el siguiente cuadro se encuentra el cronograma de actividades relacionadas con la liquidación y distribución de excedentes financieros y utilidades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta:
Actividad/Fecha Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov
Liquidación y distribución de
Excedentes y Utilidades (DNP – Minhacienda) Documento CONPES aprobado - liquidación y distribución de excedentes y utilidades Consignación de excedentes y utilidades en la Dirección del Tesoro
Sujeto al pronunciamiento
del CONPES
Con respecto a este cronograma, es importante recordar lo siguiente:
Las entidades mencionadas en este documento, al cierre del ejercicio contable anual, deben enviar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y al Departamento Nacional de Planeación los siguientes Estados Financieros y sus respectivas notas:
- Balance General
- Estado de Actividad Financiera, Económica y Social (Estado de Resultados o de Ganancias o Pérdidas)
- Estado de Flujo de Efectivo
- Estado de Cambios en la Situación Financiera - Estado de Cambios en el Patrimonio
En el Estatuto Orgánico del Presupuesto se establece que las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta deben enviar al Departamento Nacional de Planeación y a la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda los Estados Financieros definitivos con corte a 31 de diciembre del año anterior, a más tardar el 31 de marzo de cada año.
El incumplimiento de esta disposición dará lugar a la imposición de multas, por parte de las Superintendencia a cuyo cargo esté la vigilancia de la correspondiente entidad, o en su defecto, por la Procuraduría General de la Nación.
Así mismo, el proyecto de distribución de utilidades que envíen entidades que tengan más de un ejercicio contable debe corresponder al período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre y se debe remitir durante los dos primeros meses del año, con la misma anticipación prevista respecto a la fecha de celebración de la asamblea (un mes).
Adicionalmente, los Estados Financieros mencionados deben estar aprobados por la Junta u órgano directivo competente de la empresa.
Para el caso de las entidades públicas dedicadas a actividades financieras dichos Estados deben contar además, con la aprobación de la Superintendencia Bancaria, por lo cual si antes del plazo máximo establecido para su envío aún no tienen este visto bueno, se remitirá la información provisional indicando que tiene ese carácter. Posteriormente, una vez la Superintendencia Bancaria conceptuó acerca de los Estados Financieros, se acojan las recomendaciones de ésta y se realicen los ajustes respectivos, deberán volverse a remitir los Estados Financieros para hacer un cálculo definitivo de los Excedentes o las Utilidades, según corresponda.
Para la elaboración del pronóstico de efectivo, se toma como base el presupuesto vigente de la Empresa, así como la ejecución presupuestal de los ingresos y gastos, que las entidades deben enviar mensualmente a este Departamento y a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Los Excedentes Financieros del ejercicio fiscal anterior de las Empresas Industriales y
Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta con el régimen de aquellas, deberán ser consignados a nombre de la Dirección del Tesoro Nacional, en la cuantía y fecha establecidas por el CONPES. El incumplimiento de este plazo, genera intereses de mora a la tasa máxima legal, certificada por la Superintendencia Bancaria, liquidados sobre el saldo pendiente de la obligación.
8.5. Papel de los representantes de la Nación en las empresas
Los representantes de la Nación en las Juntas Directivas y Asambleas de Accionistas deben contribuir decisivamente para que las empresas descentralizadas lleven a cabo su gestión aplicando las políticas generales y sectoriales del Gobierno.
decisiones sobre los excedentes y utilidades, que sean diferentes a lo establecido por la Ley y/o lo dispuesto por el CONPES2.
De la misma forma, al tomar decisiones respecto a la distribución de excedentes financieros y utilidades debe tenerse en cuenta que el Decreto 205 de 1997 prevé que: “Si en la fecha de celebración de la Asamblea Ordinaria de tales sociedades (Empresas Industriales y Comerciales del Estado Societarias y Sociedades de Economía Mixta con el régimen de aquellas), el Consejo Nacional de Política Económica y Social no ha impartido las instrucciones de que trata el inciso anterior, las utilidades que correspondan por su participación a las entidades estatales nacionales, se registrarán en el patrimonio social como utilidades de ejercicios anteriores, hasta que el CONPES decida sobre el particular y luego de haber apropiado los recursos correspondientes a la reserva legal y estatutaria, si fuere del caso.
9. CONTROL DEL PRESUPUESTO
El Congreso de la República ejerce el control político sobre el Presupuesto mediante los siguientes instrumentos:
• Citación de los Ministros del Despacho a las sesiones plenarias o a las Comisiones Constitucionales.
• Citación de los Jefes de Departamento Administrativo a las Comisiones Constitucionales.
• Examen de los informes que el Presidente de la República, los Ministros del Despacho y los Jefes de Departamento Administrativo presenten a consideración de las Cámaras.
• Análisis que adelante la Cámara de Representantes para el cierre definitivo de la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro, que presenta el Contralor General de la República.
A pesar de que no es explícito en el EOP, es forzosa obligación del Ejecutivo remitir informes periódicos a lo largo del año al Congreso, para darle transparencia a la gestión presupuestal.
Así mismo existe el control fiscal, ejercido por la Contraloría General de la República sobre todos los sujetos presupuestales.
2 Tomado del Documento CONPES 3103 “Pautas para los incrementos salariales y lineamientos para la
10. RESPONSABILIDADES DE LA GESTIÓN PRESUPUESTAL
Con respecto a la capacidad de contratación, ordenación del gasto y autonomía presupuestal, es necesario mencionar que los órganos que son una sección en el PGN, tienen la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva sección, lo que constituye la autonomía presupuestal a que se refieren la Constitución Política y la Ley. Estas facultades están en cabeza del jefe de cada órgano quién puede delegarlas en funcionarios del nivel directivo o quien haga sus veces, y son ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el EOP y en las disposiciones legales vigentes.
En los mismos términos y condiciones tienen estas capacidades las Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales, las Entidades Territoriales, Asambleas y Concejos, las Contralorías y Personerías Territoriales y todos los demás órganos estatales de cualquier nivel que tengan personería jurídica (artículo 110 del EOP).
Son fiscalmente responsables:
• Los ordenadores de gasto y cualquier otro funcionario que contraiga a nombre de los órganos oficiales obligaciones o pagos no autorizados en la Ley.
• Los funcionarios de los órganos que contabilicen obligaciones contraídas contra expresa prohibición o emitan giros para el pago de las mismas.
• El Ordenador de gastos que solicite la constitución de reservas para el pago de obligaciones contraídas contra expresa prohibición legal.
• Los Pagadores y el Auditor Fiscal que efectúen y autoricen pagos, cuando con ellos se violen los preceptos consagrados en el Estatuto Orgánico de Presupuesto y en las demás normas que regulan la materia.
