Diseño metodológico del sistema de gestión ambiental bajo la norma ISO 14001 versión 2015 para Eserplex S A S

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DISEÑO METODOLÓGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL BAJO LA NORMA ISO 14001 VERSION

2015 PARA ESERPLEX SAS

Autor:

Juan Sebastian Morales Rosas COD: 20082015051

Director Interno:

Cesar Asdraldo Vargas Hernández Director Externo:

Javier Tobasia Ch.

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA

INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C

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Tabla de contenido

Contenido

DISEÑO METODOLÓGICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL BAJO

LA NORMA ISO 14001 VERSION 2015 PARA ESERPLEX SAS ... 1

Tabla de contenido ... 2

Tabla de Ilustraciones ... 11

Tabla de tablas ... 12

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 13

JUSTIFICACIÓN ... 13

Objetivo general: ... 14

Objetivos específicos ... 14

Marco referencial ... 15

ISO - International Organization for Standardization ... 15

ICONTEC - Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ... 15

NORMAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN ISO ... 16

NTC ISO 14001:2015 ... 16

CARACTERIZACION DE LA EMPRESA ... 18

RESEÑA HISTÓRICA ... 19

MISIÓN ... 19

POLÍTICAS ... 19

OBJETIVOS ... 20

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ... 21

RECURSOS EMPRESARIALES ... 22

Recurso Humano ... 22

Recurso Físico ... 24

Recurso tecnológico ... 24

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Forma de Producción ... 25

PRODUCTOS ... 25

DIAGRAMAS DE FLUJO POR PRODUCTO ... 25

Rollo de Polietileno tubular ... 26

Bolsa Común ... 27

Bolsas para esterilización. ... 28

Bolsa para Intravenosas (Sobre-bolsas) ... 29

DIAGRAMAS DE FLUJO POR PROCESO ... 30

Extrusión ... 30

Selle ... 31

Ensamble bolsas esterilización ... 32

Análisis de los factores organizacionales de Richard Muther... 33

FACTOR 1 – MATERIAL ... 33

FACTOR 2 – MAQUINARIA ... 34

FACTOR 3 – HOMBRE ... 35

FACTOR 4 – MOVIMIENTO ... 36

FACTOR 5 – ESPERA... 37

FACTOR 6 – SERVICIO ... 38

FACTOR 7 – EDIFICIO... 38

FACTOR 8 – CAMBIO ... 40

Diagnóstico del nivel de cumplimiento de la norma ISO 14001 ... 42

Definir el sistema de gestión ambiental alcance, política y objetivos ... 56

Análisis PESTEL ... 57

Político ... 57

Colombia ingresó como miembro al Comité de Política Ambiental de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico ... 57

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METAS E INDICADORES PROGRAMA MEDIO AMBIENTE PLAN DE

DESARROLLO LOCAL ... 60

Política ambiental colombiana. ... 62

Gestión ambiental en América Latina y el Caribe: Evolución, tendencias y principales prácticas ... 64

Económico ... 65

COMPETENCIA: ... 68

Social ... 71

En el último año el 71% de los hogares colombianos redujo el consumo de bolsas plásticas ... 71

Cobrar las bolsas de plástico en Inglaterra reduce su consumo un 85 % ... 72

Decenas de empresas británicas se comprometen a eliminar envases plásticos ... 73

LOCALIDAD ... 75

Espacio Público ... 76

Tecnológico ... 77

Inversiones y Nuevas oportunidades ... 77

Nuevas tecnologías y reciclaje ... 77

Los bioplásticos ... 78

Ecológico ... 79

Tasas de crecimiento del plástico en los océanos ... 79

Cantidad de residuos generados en Bogotá ... 79

DIAGNÓSTICO AMBIENTAL LOCALIDAD PUENTE ARANDA PROBLEMÁTICAS AMBIENTALES ... 80

Aire ... 80

Recurso Hídrico ... 82

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Contaminación visual ... 85

Problemática por residuos sólidos. ... 86

Espacio Público ... 87

Arbolado ... 87

CAUSAS DE LA PROBLEMÁTICA AMBIENTAL ... 90

Legal ... 91

Aire ... 93

PLAN AMBIENTAL LOCAL – PAL ALCALDÍA LOCAL DE PUENTE ARANDA-“PUENTE ARANDA MEJOR PARA TODOS” 2017-2020 BOGOTA D.C. ... 93

RUIDO ... 96

Comparendo ambiental ... 98

Alcance ... 99

Dimensión del Individuo: ... 99

Dimensión Laboral: ... 100

Dimensión de la cadena de valor: ... 100

Política ... 101

Objetivos ... 102

Objetivo General: ... 102

Objetivos Específicos: ... 103

Indicadores Objetivos Ambientales ... 104

1. Implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión Ambiental ... 104

2. Asegurar que esta Política de Gestión Ambiental sea difundida, conocida y cumplida en todos los niveles de la organización sin distinción de cargos, así como su revisión y actualización. ... 104

(6)

4. Cumplir las disposiciones legales y otros compromisos voluntariamente contraídos, aplicables a la gestión de salud y medio

ambiente. ... 107

5. Identificación y mitigación de los factores de riesgos medioambientales... 108

6. Establecer canales de comunicación asertivos con todos nuestro colaboradores, visitantes y prestadores de servicios. ... 108

Plan de OBJETIVOS ... 109

PLAN DE CAPACITACIONES GESTION AMBIENTAL EN ESERPLEX S.A.S ... 109

Recursos, roles y responsabilidades necesarios para el funcionamiento del sistema de gestión ambiental en Eserplex ... 113

Responsabilidad empresarial con la sostenibilidad ... 113

¿Qué es la contaminación? ... 113

¿Qué es el desarrollo sostenible? ... 113

Definición de recursos, roles y responsabilidades necesarios para el funcionamiento del sistema de gestión ambiental en Eserplex ... 113

Perfiles de cargos ... 114

Revisar en la sección de anexos ... 114

Identificación, valoración y generación de propuestas de mejora sobre los aspectos e impactos ambientales en Eserplex... 115

F16-GQ modificación Procedimiento Aspectos e impactos ambientales .... 117

Px-GA Procedimiento para identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales ... 117

Matriz identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales ... 117

Identificación de los Requisitos legales y otros requisitos en Eserplex ... 118

F16-GQ solicitud para creacion de procedimiento de requisitos legales .... 118

Px-GA procedimiento identificación y evaluación de requisitos legales ... 118

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Procedimiento del SGA para contingencias ambientales ... 119

Px-GA procedimiento del SGA para preparación y respuesta ante emergencias ambientales ... 119

Socialización ... 119

Nivel de cumplimiento a la entrega de este trabajo ISO 14001 ... 120

PROGRAMAS ... 133

1. Programa de gestión integral de residuos ... 134

1) Identificación necesidades ... 134

2) Definir requisitos ... 134

Objetivo General ... 134

Objetivos Específicos ... 134

3) Alcance ... 135

4) Recursos: ... 135

5) Etapas ... 135

6) Indicadores del programa de gestión integral de residuos ... 136

7) Actividades ... 137

1. Componente educativo: ... 137

2. Componente de Minimización:... 137

3. Componente de Separación, Recolección y Transporte: ... 137

4. Componente de Recuperación y Aprovechamiento: ... 138

 a nivel interno ... 138

 y a nivel externo ... 138

5. Componente de Almacenamiento y disposición adecuados: ... 138

6. Componente de Gestión de Residuos Peligrosos: ... 139

7. Revisiones anuales ... 139

2. Programa de ahorro y uso eficiente del agua ... 140

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3) Alcance ... 141

4) Recursos ... 141

5) Etapas ... 142

6) Indicadores del programa ... 142

3. Programa de ahorro y uso eficiente de la energía ... 144

3) Alcance ... 145

4) Recursos ... 145

5) Etapas ... 145

4. Programa de criterios ambientales para las compras y gestión contractual ... 147

3) Alcance ... 148

4) Recursos ... 148

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5. Programa de extensión y divulgación de buenas prácticas ambientales 151 1) Identificación necesidades ... 151

3) Alcance ... 152

4) Recursos ... 152

5) Etapas ... 152

CONCLUSIONES ... 154

RECOMENDACIONES ... 155

Referencias ... 157

Anexos ... 160

Perfiles de cargos ... 161

DIRECTOR GENERAL ... 162

DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ... 164

DIRECTOR DE CALIDAD ... 166

DIRECTOR DE NUEVAS INICIATIVAS Y MANTENIMIENTO ... 168

DIRECTOR DE PRODUCCION ... 169

DIRECTOR DE TALENTO HUMANO ... 170

ASISTENTE DE CALIDAD ... 172

EXTRUSOR ... 173

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ASISTENTE DE TALENTO HUMANO ... 175

CONTADOR ... 177

SELLADOR ... 179

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES ... 180

AUXILIAR DE PLANTA ... 182

RECEPCIONISTA ... 183

ALMACENISTA ... 184

F16-GQ modificación Procedimiento Aspectos e impactos ambientales .... 185

Px-GA Procedimiento para identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales ... 185

Matriz identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales ... 202

F16-GQ solicitud para creación de procedimiento de requisitos legales .... 264

Px-GA procedimiento identificación y evaluación de requisitos legales ... 266

Matriz identificación y evaluación de requisitos legales ... 271

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Tabla de Ilustraciones

ILUSTRACIÓN 1UBICACIÓN GEO REFERENCIADA ESERPLEX.FUENTE:GOOGLE MAPS 18 ILUSTRACIÓN 2FACHADA ESERPLEX.TOMADO DE:GOOGLE MAPS ... 19 ILUSTRACIÓN 3ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ESERPLEX ... 21 ILUSTRACIÓN 4DIAGRAMAS DE FLUJO PARA ROLLO DE POLIETILENO TUBULAR.

ELABORACIÓN PROPIA ... 26 ILUSTRACIÓN 5DIAGRAMAS DE FLUJO PARA BOLSA COMÚN.ELABORACIÓN PROPIA .. 27 ILUSTRACIÓN 6DIAGRAMAS DE FLUJO PARA BOLSA PARA ESTERILIZACIÓN.

ELABORACIÓN PROPIA ... 28 ILUSTRACIÓN 7DIAGRAMAS DE FLUJO PARA BOLSA PARA INTRAVENOSAS.

ELABORACIÓN PROPIA ... 29 ILUSTRACIÓN 8DIAGRAMAS DE FLUJO PARA EXTRUSIÓN.ELABORACIÓN PROPIA ... 30 ILUSTRACIÓN 9DIAGRAMAS DE FLUJO PARA SELLE.ELABORACIÓN PROPIA ... 31 ILUSTRACIÓN 10DIAGRAMAS DE FLUJO PARA ENSAMBLE DE BOLSAS ESTERILIZACIÓN.

ELABORACIÓN PROPIA ... 32 ILUSTRACIÓN 11PLANO GENERAL BODEGA 1,2 Y 3.ELABORACIÓN PROPIA ... 39 ILUSTRACIÓN 12PLANO DETALLADO BODEGA 1: MATERIAS PRIMAS.ELABORACIÓN

PROPIA ... 40 ILUSTRACIÓN 13PLANO DETALLADO BODEGA 2: CORTE, SELLE, TROQUELADO Y

OPERACIONES MANUALES ELABORACIÓN PROPIA ... 40 ILUSTRACIÓN 14PLANO DETALLADO BODEGA 3:EXTRUSIÓN Y ALMACENAMIENTO DE

PRODUCTO EXTRUIDO ELABORACIÓN PROPIA ... 40 ILUSTRACIÓN 16TRES ESTRATEGIAS PARA TRANSFORMAR EL MERCADO GLOBAL DE

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Tabla de tablas

TABLA 1DIAGNÓSTICO DEL NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO14001... 51

TABLA 2DIAGNÓSTICO DEL NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO14001 (CONTINUACIÓN) ... 55

TABLA 3ANÁLISIS PESTEL-POLÍTICO ... 64

TABLA 4ANÁLISIS PESTEL-ECONÓMICO ... 70

TABLA 5ANÁLISIS PESTEL-SOCIAL ... 76

TABLA 6ANÁLISIS PESTEL-TECNOLÓGICO ... 79

TABLA 7ANÁLISIS PESTEL-ECOLÓGICO ... 90

TABLA 8ANÁLISIS PESTEL-LEGAL ... 98

TABLA 9INDICADORES OBJETIVO AMBIENTAL 1.IMPLEMENTAR, MANTENER Y MEJORAR CONTINUAMENTE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ... 104

TABLA 10INDICADORES OBJETIVO AMBIENTAL 2.ASEGURAR QUE ESTA POLÍTICA DE GESTIÓN AMBIENTAL SEA DIFUNDIDA, CONOCIDA Y CUMPLIDA EN TODOS LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN SIN DISTINCIÓN DE CARGOS, ASÍ COMO SU REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN. ... 105

TABLA 11INDICADORES OBJETIVO AMBIENTAL 3.ENTRENAR Y CAPACITAR CONTINUAMENTE A NUESTROS COLABORADORES, PARA FOMENTAR EN ELLOS UNA ACTITUD RESPONSABLE EN TODOS LOS ASPECTOS DE SALUD Y MEDIO AMBIENTE. ... 106

TABLA 12INDICADORES OBJETIVO AMBIENTAL 4.CUMPLIR LAS DISPOSICIONES LEGALES Y OTROS COMPROMISOS VOLUNTARIAMENTE CONTRAÍDOS, APLICABLES A LA GESTIÓN DE SALUD Y MEDIO AMBIENTE. ... 107

TABLA 13INDICADORES OBJETIVO AMBIENTAL 5.IDENTIFICACIÓN Y MITIGACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGOS MEDIOAMBIENTALES. ... 108

TABLA 14INDICADORES OBJETIVO AMBIENTAL 6.ESTABLECER CANALES DE COMUNICACIÓN ASERTIVOS CON TODOS NUESTRO COLABORADORES, VISITANTES Y PRESTADORES DE SERVICIOS. ... 108

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FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

La empresa Eserplex sas es una Pyme fabricante de empaques flexibles para el sector farmacéutico, cosmético, alimentos y médico, la cual se ve afectada por la constante competencia con empresas de la misma índole y los tratados de libre comercio con otros países, se ve cómo se requiere de estrategias de manejo que le permitan “entrar al terreno del futuro con el objeto de alcanzar una situación plenamente competitiva, de manera que la luz del futuro le provea nuevas ideas y de tal suerte que el análisis del porvenir le indique nuevos caminos y nuevos horizontes” (ICIPC - UNIVERSIDAD DE LOS ANDES - ACOPLÁSTICOS, 2011)

Y teniendo en cuenta los constantes impactos sobre los recursos naturales generados por la industrialización en las últimas décadas, la necesidad de conciencia ambiental empresarial, y la creación de nuevas normativas que permiten prevenir, controlar y mitigar los daños ocasionados por los diferentes procesos productivos; por lo cual a las diferentes industrias se ven en el reto de modificar sus materias primas, procesos y hábitos de gestión de residuos, mediante la implementación de sistemas de gestión ambiental

En este sentido la empresa, para tomar el liderazgo, en la búsqueda de ser una empresa de punta que opera bajo criterios de sostenibilidad, requiere responder a la pregunta:

¿Cómo diseñar el sistema de gestión ambiental cumpliendo los requisitos

de la norma ISO 14001:2015 en Eserplex sas?

JUSTIFICACIÓN

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acciones y medidas de manejo que permitan la disminución o eliminación de dicho impacto, cumpliendo los requisitos y normas ambientales concernientes a los procesos desarrollados, mejorando continuamente el desempeño ambiental en Eserplex sas.

La implementación de sistemas de gestión es de gran importancia, teniendo en cuenta el competitivo mercado mundial actual, se considera una estrategia decisiva para la supervivencia tanto de grandes empresas como de PyMES, en especial por el cambio en la filosofía y cultura organizacional que ahora busca un desarrollo sostenible el cual permita interacciones más armónicas entre el ser humano y la naturaleza.

Objetivo general:

Diseñar el sistema de gestión ambiental para Eserplex SAS bajo el marco de la norma ISO 14001 versión 2015

Objetivos específicos

1. Diagnosticar el nivel de cumplimiento de la empresa frente a la norma NTC ISO 14001:2015

2. Definir el sistema de gestión ambiental y su alcance, incluyendo la política y los objetivos ambientales del SGA.

3. Definir los recursos, roles y responsabilidades necesarios para el funcionamiento y desarrollo del sistema de gestión ambiental con la nueva versión.

4. Proponer acciones de mejora para el manejo de los aspectos e impactos ambientales identificados.

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Marco referencial

ISO - International Organization for Standardization

ISO es una organización internacional independiente, no gubernamental, con una membresía de 162 organismos nacionales de normalización, con Secretaría Central ubicada en Ginebra, Suiza.

A través de sus miembros, reúne a expertos para a través de sus conocimientos desarrollar estándares internacionales voluntarios, basados en el consenso y en su relevancia para el mercado, apoyando asi la innovación y brindando soluciones a los desafíos globales.

ISO ha publicado 22368 Normas internacionales y documentos relacionados, que abarcan casi todas las industrias, desde la tecnología hasta la seguridad alimentaria, la agricultura y la atención médica. Las Normas Internacionales ISO impactan a todos, en todas partes.

https://www.iso.org

ICONTEC - Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) fue fundado el 10 de mayo de 1963 por representantes del sector privado. Hoy, ICONTEC tiene 2.236 compañías afiliadas que apoyan el trabajo de estandarización. Es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993, su Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor.

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privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo.

ICONTEC también participa en el aseguramiento de la calidad. Es el organismo más grande para la certificación de sistemas y productos de gestión en el país y proporciona la certificación según las normas ISO 9001, 14001, 22000, OHSAS 18001, entre otras. Además, la educación y capacitación en sistemas de calidad y estandarización es un área importante de trabajo. ICONTEC ejecuta cinco laboratorios de metrología que brindan servicios de calibración a la industria.

NORMAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN ISO

Estas Normas Internacionales aplican el marco de referencia desarrollado por ISO para mejorar el alineamiento entre sus Normas Internacionales para sistemas de gestión.

Esta Norma Internacional permite a una organización utilizar el enfoque a procesos, en conjunto con el ciclo PHVA y el pensamiento basado en riesgos, para alinear o integrar su sistema de gestión de la calidad con los requisitos de otras normas de sistemas de gestión.

NTC ISO 14001:2015

El propósito de esta Norma Internacional es proveer a las organizaciones un marco de referencia para que estas puedan proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales cambiantes de una forma eficiente, Buscando crear un equilibrio entre las necesidades socioeconómicas y las necesidades ambientales mediante requisitos que permitan que una organización logre los resultados esperados que ha establecido para su sistema de gestión ambiental.

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El enfoque sistemático a la gestión ambiental que se da en la ISO 14001 puede proporcionar información a la alta dirección para generar éxito a largo plazo y crear opciones para contribuir al desarrollo sostenible mediante los siguientes directrices:

 La protección del medio ambiente, mediante la prevención o mitigación de impactos ambientales adversos;

 la mitigación de efectos potencialmente adversos de las condiciones ambientales sobre la organización;

 el apoyo a la organización en el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos;

 la mejora del desempeño ambiental;

 el control o la influencia sobre la forma en la que la organización diseña, fabrica, distribuye, consume y lleva a cabo la disposición final de productos o servicios, usando una perspectiva de ciclo de vida que pueda prevenir que los impactos ambientales sean involuntariamente trasladados a otro punto del ciclo de vida;

 el logro de beneficios financieros y operacionales que puedan ser el resultado de implementar alternativas ambientales respetuosas que fortalezcan la posición de la organización en el mercado;

 la comunicación de la información ambiental a las partes interesadas pertinentes

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CARACTERIZACION DE LA EMPRESA

Razón social: Eserplex sas

Nit: 830134947-6

Fecha de constitución: 10 de febrero de 2004

Representante Legal: Claudia Patricia Escallon Morales

Dirección: Carrera 62 5 A -35

Ciudad: Bogotá Departamento: Cundinamarca

Actividad económica: Fabricación de empaques flexibles para el sector

farmacéutico, cosmético, alimentos y médico.

Activos totales: 3.515.652.986

Ventas: 2.858.294.182

N° de empleados: 20

Certificación de calidad:

 Iso 9001:2008

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Ilustración 2 Fachada Eserplex. Tomado de: Google maps

RESEÑA HISTÓRICA

La empresa Eserplex es una Pyme con 14 años de experiencia fabricante de empaques flexibles para el sector farmacéutico, cosmético, alimentos y médico, donde si se tiene en cuenta los distintos factores que influyen en el sector de los empaques flexibles y semirrígidos como la constante competencia con empresas de la misma índole y los tratados de libre comercio con otros países.

Lo anterior exige a Eserplex la búsqueda de un mayor aprovechamiento de los recursos con el fin de lograr ofrecer, producir y distribuir de forma rápida y eficiente, brindando al cliente los mejores precios con el mejor servicio.

MISIÓN

Proporcionar soluciones en empaques plásticos flexibles limpios para la industria farmacéutica médica, cosmética y alimenticia.

POLÍTICAS

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OBJETIVOS

 Satisfacción del cliente: Satisfacer al cliente mediante el suministro oportuno de productos de excelente calidad y el mejor servicio asociado.  Entrenar y capacitar continuamente a nuestros colaboradores, para fomentar en ellos una actitud responsable en todos los aspectos de calidad de la empresa.

 Cumplir las disposiciones legales y otros compromisos voluntariamente contraídos, aplicables a la gestión de la empresa.

 Implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión.  Asegurar que la Política de Gestión sea difundida, conocida y cumplida

en todos los niveles de la organización sin distinción de cargos.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Ilustración 3 Estructura organizacional Eserplex

DIRE

C

IO

N

GENER

AL

DIRECTOR DE TALENTO HUMANO

ASISTENTE DE TALENTO HUMANO

DIRECTOR DE PRODUCCIÓN

EXTRUSORES

SELLADORES

ASISTENTE DE PRODUCCION

COORDINADOR DE

ALMACEN AUXILIAR DE ALMACEN

AUXILIAR DE PRODUCCION " VOLANTE"

DIRECTOR DE NUEVAS INICIATIVAS Y MANTENIMIENTO

DIRECTOR DE CALIDAD ASISTENTE DE CALIDAD

DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO

CONTADOR

AUXILIAR DE SERVCIOS GENERALES

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RECURSOS EMPRESARIALES

Recurso Humano

REPRESENTANTE LEGAL

 Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones del constituyente y de la Junta Directiva.

 Celebrar por sí solo los contratos que interesen a la Empresa, siempre y cuando no excedan de cinco (5) salarios mínimos.

 Designar los empleados que requiera el normal funcionamiento de la compañía y señalarles su remuneración.

 Presentar a la Junta Directiva y al constituyente en tiempo oportuno el balance general, el proyecto de distribución de utilidades y un informe sobre todos los asuntos de su cargo.

 Conferir poderes especiales e investir a los apoderados, exclusivamente de las facultades necesarias e indispensables, para que puedan cumplir con el mandato encomendado.

 Convocar a la junta directiva a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue conveniente o necesario y hacer las convocatorias del caso cuando lo ordenen los estatutos.

 Tomar todas las medidas que reclame la conservación de los bienes de la empresa, vigilar la actividad de los empleados de la administración de la empresa e impartirles órdenes e instrucciones que exija la buena marcha de la misma.

 En el desempeño de sus funciones el Gerente como representante de la empresa, podrá comparecer en proceso judicial o administrativo así como instaurar o iniciar toda clase de procesos judiciales o administrativos, interponer toda clase de recursos o incidentes o desistir de éstos o de las acciones iniciadas, siempre actuando en defensa de los intereses de la empresa. Deberá tener en cuenta la limitación y restricción del 2º del parágrafo primero de este artículo.

 Cumplir los demás deberes que le señalen los reglamentos de la empresa y los que por su naturaleza le correspondan.

ASISTENTE

 Contestar el teléfono, suministrar información de los productos.  Hacer cotizaciones y enviarlas por fax o por e-mail.

 Revisar el correo electrónico y dar contestación a lo solicitado por los clientes.

 Digitar las ventas y las compras para elaborar el diario.

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 Cuando los vendedores solicite los pedidos, debe suministrar el documento para el respectivo cobro y la respectiva entrega.

 Atender clientes cuando así lo requiera la compañía, hacerle la venta de los productos.

 Facturar lo que los vendedores no han facturado

 Enviar a radicar la facturación pendiente de entregar a los clientes.  Recibir el dinero del pago de la mercancía, entregarlo al Jefe

(Representante Legal), colocarle sello al documento devolverlo al cliente con sus respectivas vueltas.

ASESOR COMERCIAL

 Se encargan de atender los clientes por teléfono y en mostrador, para informarle sobre los productos, una vez el cliente toma la decisión de comprarlos, los facturan, reciben el dinero lo pasan a caja, y entregan el producto con la factura original cancelada.

MENSAJERO

 Cobrar las cuentas de la mercancía despachada a los otros almacenes a diario.

 Radicar facturas

 Pagar servicios públicos de la empresa  Pagar impuestos

 Pagar seguros

 Hacer consignaciones OPERARIOS DE PRODUCCION Operario de Extrusión

 Encargado de realizar el proceso de Extrusión, verificar el calibre y diámetro del producto, llevar los rollos a Inv. De extrusión para la revisión de calidad.

Operario de Selle

 Encargado de realizar el proceso de Selle automático: Ajustar la maquina a las especificaciones del producto, organizarlas y clasificarlas según las especificaciones para el lote, empacarlo y llevar lo al Inv. de selle para la verificación por parte de calidad.

Operario de ensamble

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Recurso Físico

 Eserplex sas, cuenta con una cantidad moderada de equipos (computadores, impresoras, y demás equipos electrónicos), tiene los inmuebles necesarios para el trabajo a diario.

Recurso tecnológico

 Productos y/o servicios: Los productos presentados en la empresa son:

Rollo de polietileno tubular, bolsas para esterilización, bolsa exterior y bolsa interior. La carga tecnológica que requieren estos implementos no es baja, especialmente por la esterilización ya que para esto se requieren condiciones óptimas de asepsia recordando que, estos productos están enfocados a la industria farmacéutica lo cual les da un plus innovador respecto a la posible competencia del mercado.

 Procesos: Los procesos utilizados para elaborar los productos no poseen un fuerte contenido de innovación, pero en la parte tecnológica es aceptable, si bien se podría mejorar, la baja intervención de personal en el proceso es un buen indicador, poseen máquinas extrusora, sopladora, enrolladora.

 Mercadotecnia: La empresa no brinda un producto ni servicio para uso público, por lo tanto sus técnicas mercadotécnicas deben cambiar, su publicidad no va enfocada al público general sino al pequeño sector farmacéutico, cosmético y alimenticio; si bien su metodología respecto a la mercadotecnia no es brillante, es aceptable ya que en el sector n que se desenvuelve la empresa es complicado innovar en ese ámbito.

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PRODUCCION

Forma de Producción

Eserplex sas estableció su forma de producción con base en los pedidos que reciban de sus clientes, dichos pedidos no varían mucho dependiendo la época del año por lo cual la cantidad de empleados que trabajan en esta empresa es prácticamente constante en los distintos periodos del año; lo que hace que el número de empleados no cambia para cubrir las necesidades de capacidad de producción, los empleados trabajan su turno completo y si es necesario trabajan horas extra.

PRODUCTOS

Eserplex sas fabrica actualmente 4 productos o líneas de productos.  Rollo de Polietileno tubular

 Bolsa Común

 Bolsas para esterilización.

 Bolsa para Intravenosas (Sobre-bolsas).

DIAGRAMAS DE FLUJO POR PRODUCTO

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Rollo de Polietileno tubular

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Bolsa Común

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Bolsas para esterilización.

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Bolsa para Intravenosas (Sobre-bolsas)

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DIAGRAMAS DE FLUJO POR PROCESO

Eserplex sas posee 3 procesos productivos principales los cuales involucran una serie de subprocesos, para estos 3 procesos se observa a continuación estos procesos en detalle.

Extrusión

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Selle

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Ensamble bolsas esterilización

Ilustración 10 Diagramas de flujo para Ensamble de bolsas esterilización. Elaboración propia

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Análisis de los factores organizacionales de Richard

Muther

FACTOR 1 – MATERIAL

Proyecto y especificaciones del producto

La fabricación de las gamas de productos es sencilla, ya que estos tienen procesos comunes y su materia prima principal es el polietileno (de alta o de baja densidad dependiendo de la gama del producto).

Se tienen estandarizados los productos a fabricar y la materia prima necesaria, así como los insumos requeridos.

Calidad apropiada: ESERPLEX presenta un alto nivel de calidad, necesario y requerido para ofrecer unos productos con altos estándares que satisfagan las necesidades de sus clientes de los sectores médicos, alimenticios, y farmacéuticos, con maquinaria de punta, y procesos pertinentes al desarrollo de las tareas.

Especificaciones al día: La generación de las órdenes de producción se llevan a cabo respecto a la prioridad de entrega que tenga el pedido.

Características físicas y químicas

- ESERPLEX Maneja variedad de dimensiones respectivas a las características de los productos fabricados, la cual varia respecto a las especificaciones de los requerimientos del cliente para el lote de producción, que será enviado a fabricación mediante las ordenes de producción (extrusión, selle, etc.).

- Las características especiales que presentan los productos son propiedades de flexibilidad, limpieza, esterilidad del producto.

Cantidad y variedad de productos o materiales

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FACTOR 2 – MAQUINARIA

TIPO DE MAQUINARIA, UTILLAJE Y EQUIPO

Proceso o método

La empresa actualmente tiene organizado el proceso de producción, por procesos o por grupos tecnológicos.

Los métodos de trabajo están en búsqueda de ser estandarizados, para productos los productos con mayor demanda tomando sus dimensiones definidas, razón por lo cual el ciclo de fabricación no es uniforme en las diferentes jornadas de trabajo.

La maquinaria se ajusta al proceso de trabajo de acuerdo a los requerimientos del lote, debido a que cada lote presenta características particulares.

Maquinaria, utillaje y equipo

Se ve que la empresa cuenta con una maquinaria que responde con la exigencia de la producción según sea la demanda de los clientes que tiene durante las diferentes épocas del año pues hay momentos que es mayor la necesidad de producción como hay momentos en que la demanda baja.

Los equipos o maquinaria están ubicados de tal forma que quedan distribuidos por grupos tecnológicos. La forma en que se ubican las maquinas permiten la realización de diferentes lotes de productos de forma paralela sea en el proceso de extrusión o en el de sellado para luego ser dirigidos a los espacios de almacenamiento temporal posterior al proceso especifico, donde se realiza la identificación, inspección y verificación de los requerimientos del lote, al igual que para el producto terminado para luego ser enviado al almacén de productos terminados.

La producción dentro de esta empresa es realizada por 5 máquinas extrusoras, 2 máquinas automáticas que realizan el corte, sellado y troquelado, cada una controlada por un operario. Las maquinas que allí se encuentran no tienen mucho tiempo de adquisición debido a que esta es una empresa joven por esto y el adecuado uso de estas son máquinas que trabajan muy bien.

El utillaje necesitado está conformado por herramientas básicas de banco de trabajo, necesarias para realizar el ensamble de producto.

Utilización de la maquinaria

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En el área de la máquina se encuentran almacenes de producto en proceso, lo que genera obstáculos en las zonas de desplazamientos de operarios.

La relación hombre-máquina es uno a uno.

Requerimientos de la maquinaria y del proceso

La máquina requiere un espacio amplio debido a su longitud, además de tener un espacio suficiente debido a que genera calor.

Debe estar anclada al piso, y debido a su peso, es necesario que se encuentre en piso que se encuentre sobre la plancha de cimientos de la construcción. Finalmente la maquinaria requiere de servicios auxiliares que incluyen electricidad y refrigeración.

FACTOR 3 – HOMBRE

El factor hombre es indispensable para el continuo funcionamiento de la producción, este es a su vez el más flexible del cual se puede ejercer mayor control y distribución en planta respecto a edificios, maquinaria y demás aspectos para el flujo continuo de producción.

Condiciones de trabajo y seguridad

Las condiciones de seguridad y trabajo de la planta son seleccionadas mediante el Copasst buscando alcanzar las mejores condiciones posibles, en los puestos de trabajo hay una área delimitada de seguridad para el libre tránsito, en toda la planta el personal debe contar con los elementos de dotación para el trabajo los cuales tiene la función tanto de proteger al trabajador como de proteger la limpieza del producto, Todo esto referente a las normas correspondientes de seguridad e higiene industrial las cuales se aplican dentro del proceso productivo.

Necesidades de mano de obra

Los trabajadores necesarios para la fabricación de los productos son requeridos en los distintos puestos de trabajo, en los puestos que tienen uso de maquinaria automatizada los trabajadores se encargan de realizar el ajuste de la maquina dependiendo del requerimiento del lote al igual que se encarga de la supervisión del proceso de la máquina, por otro lado hay procesos manuales en donde la manipulación de material por parte del trabajador es continua y mantienen una posición semifija las mesas de ensamble y trabajo manual con asistencia de máquinas y equipos manuales.

Utilización del hombre

(36)

se accede a la ayuda del operario que conozca a la perfección la realización de la tarea para agilizar la labor.

Si bien el ritmo de trabajo del trabajo está condicionado por la máquina, el operario puede acumular producción y realizar las tareas en simultáneo con la inyección del producto.

Otras consideraciones

La mayoría de operarios ganan el salario mínimo, pero a su vez todos buscan realizar horas extra, con el fin de obtener un beneficio mayor.

Se realizan capacitaciones de personal, intentado realizar dichas capacitaciones de forma periódica, especialmente en los momentos que se realizan cambios en la organización.

FACTOR 4 – MOVIMIENTO

Patrón de circulación de flujo o de ruta

El movimiento de material en la fábrica se realiza de una forma ordenada aunque presenta cruces temporales en el flujo de material debido a que las materias primas, productos en proceso y producto terminado comparten las rutas de circulación pero estas rutas van en direcciones contrarias. Estos problemas de distribución se relacionan con la forma en que la empresa ha ido creciendo debido a que todos los materiales entran y salen por la misma puerta, y el área de la planta aunque se ha ido incrementando no ha presentado una alternativa al flujo de materiales.

Reducción del manejo innecesario y antieconómico

Se presenta un manejo realmente innecesario y excesivo del producto, ya que el procedimiento necesario para tener un adecuado almacenamiento de las materias primas es obsoleto, exige gran esfuerzo y expone a riesgo de accidente al personal que realiza la actividad y por consiguiente se incrementa el riesgo, esfuerzo y costo en estas labores.

Manejo combinado

(37)

Equipo de manejo

El equipo de manejo utilizado dentro de la planta es básicamente por medio de carros manuales, así mismo se usan las escaleras para poder organizar las materias primas utilizando al mismo grupo de operarios que deben almacenar la mercancía en las partes superiores del almacén.

FACTOR 5 – ESPERA Situación de los almacenes

Existe una zona delimitada de forma específica para los almacenes y puntos de almacenamiento temporal, los cuales se ubican de la siguiente forma:

Materias primas están ubicadas en un sala de 15,6 m X 8 m adaptada

para este fin, allí se almacenan apilados de forma organizada los bultos de PE sobre estibas separadas.

Producto en proceso se ubica en distintas áreas de la planta

dependiendo del proceso del cual haya salido el producto, esta espera se realiza con el fin de identificar el lote y realizar inspecciones y verificaciones de calidad.

Producto terminado se ubica en distintas áreas de la planta dependiendo

del proceso del cual haya salido el producto, esta espera se realiza con el fin de identificar el lote y realizar inspecciones y verificaciones de calidad. No disponen de equipos de almacenes, la organización la realiza un operario que se dedica al almacén o punto de almacenamiento temporal. Cumple con las condiciones determinadas para permitir la actividad de almacenamiento sea adecuada.

Espacio para cada punto de espera

El área de espera está diseñada para que el trabajador disponga del material transformado, el cual se acumula a un lado del proceso respectivo por el cual pasa el producto.

Método de almacenaje

Se dispone de un método adecuado para el almacenamiento de la mercancía aunque este es susceptible a mejoras, ya que no es un proceso continuo, existen almacenes claramente definidos y puntos para los productos en proceso no es del todo correcta.

Dispositivos de seguridad y equipos destinados al almacenaje

(38)

FACTOR 6 – SERVICIO

Personal

Las vías de acceso son adecuadas para el tránsito de los operarios, la temperatura es clave debido al calor generado por las máquinas y se incrementa rondando el medio día lo cual afecta el pleno desarrollo de las actividades, por lo cual se requieren de zonas de ventilación las cuales se encuentran hacia la parte superior de la planta donde ascienden los vapores calientes. Todos estos aspectos delimitan el desarrollo de las actividades de una forma eficiente.

Relativos a los materiales

Los materiales deben cumplir con condiciones de calidad, principalmente en lo referente a la higiene puesto que los productos van dirigidos a sectores de altos estándares de calidad (farmacéutico, médico y de alimentos). La humedad de la materia prima, que influye en las características físicas del producto final, lo que ocasiona una devolución de material.

El almacén de materia prima se encuentra al lado de la zona operativa, lo cual ocasiona que el servicio referente a transporte de material sea rápido, evitando cuellos de botella por déficit de materia prima en las máquinas aunque en las rutas de movimiento se presentan cruces de movimientos.

Maquinaria: Distribución de líneas servicios auxiliares

Los sistemas auxiliares son adecuados ya que se dispone de sistemas de ventilación y refrigeración adecuados para evitar riesgos en el trabajo tales como la acumulación de gases y sobrecalentamiento de las máquinas.

Los sistemas eléctricos están adecuados para que las máquinas puedan funcionar las 24 horas al día, al igual que el resto de departamentos.

FACTOR 7 – EDIFICIO

Edificio de uso general

El edificio cuenta con una planta donde se lleva a cabo la producción, la parte administrativa, una zona de alimentación y una zona de vestieres y baños.

Sótanos y altillos

(39)

Ventanas

Las instalaciones solo poseen ventanas en el área administrativa, como tal la planta solo cuenta con tejas que permiten el paso de luz, las cuales acumulan el calor de la luz solar por lo cual estas se encuentran a una altura considerable (alrededor de 9 m) respecto al suelo de la planta.

Suelos

El suelo de la planta se encuentra a un mismo nivel, no se evidencia deterioro en su superficie, lo que permite el adecuado fluir de trabajadores y materiales. Se evidencia que el suelo cuenta con la capacidad para soportar el peso de las maquinas, materias primas, personal entre otros, pero se debe tener en cuenta que en caso de hacerse la expansión de la planta debe realizarse una adecuación de la nueva bodega a las mismas condiciones presentes en la planta actual, puesto que los desniveles son factores de riesgo principalmente para los operarios que transportan productos.

Cubiertas y techos

El material del techo es en su totalidad tejas de zinc que permiten el paso de la luz, cuenta con una altura de nueve metros aproximadamente en el área operativa, indicada para permitir desarrollar las actividades pertinentes en el movimiento de materia prima y producto terminado.

Paredes y columnas

Existen bigas internas y perimetrales ya que se ha construido un nivel superior, pero no sobre el área de producción sin embargo no obstaculizan la producción o el desplazamiento de los elementos que hacen parte del desarrollo de la tarea.

Plano general

(40)

Ilustración 12 Plano detallado bodega 1: materias primas. Elaboración propia

Ilustración 13 Plano detallado bodega 2: corte, selle, troquelado y operaciones manuales Elaboración propia

Ilustración 14 Plano detallado bodega 3: Extrusión y almacenamiento de producto extruido Elaboración propia

(41)

El factor cambio se ve afectado principalmente por limitaciones de espacio, puesto que si se desea adquirir una nueva máquina bien sea de extrusión, sellado u otra, el área disponible en la zona operativa no es suficiente para albergarla.

(42)

Diagnóstico del nivel de cumplimiento de la norma ISO

14001

Para realizar el diagnóstico del nivel de cumplimiento de la norma ISO 14001 se realizó una verificación punto por punto de sus requisitos y el nivel de cumplimiento en cada uno de ellos, para lo cual se realizó una revisión de los documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad ya que algunos documentos existían debido a la aplicación de la ISO 9001 2008. Se pudo determinar que debido a que la versión vigente de la ISO 9001 en Eserplex no está bajo la última versión de las Iso, varios de los requisitos no cumplen los criterios definidos para las nuevas versiones o requieren una actualización. A continuación, se presenta la tabla de nivel de cumplimiento por requisito, esta nos muestra cuáles son los requisitos pendientes por cumplir y las acciones a realizar para lograr cumplir dichos requerimientos+

Estado inicial

ACTIVIDADES Nivel Observaciones

Requisitos generales 17,7% Nivel de cumplimiento

4.1 Comprensión de la organización y de su contexto

Revisión determinación de cuestiones externas e internas pertinentes para

propósito y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos de su

SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

20%

Se recomienda revisar este punto, El PMA contempla las cuestiones internas de la

organización

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Identificación partes interesadas 10% Se recomienda revisar este punto

Identificación de las necesidades y expectativas pertinentes a las partes interesadas

(43)

Estado inicial

Identificación de requisitos legales y otros a causa de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

10% Se recomienda revisar este punto

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental

Definir y documentar el SGA y su alcance 20% EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

4.4 Sistema de gestión ambiental

Definir el SGA incluyendo todos los procesos

requeridos por ISO 14001 20%

Se requiere definir el SGA incluyendo todos los procesos requeridos por ISO 14001

5. Liderazgo

5.1 Liderazgo y compromiso

Definir la responsabilidad y la rendición de

cuentas con relación a la eficacia del SGA 20%

se debe determinar cómo llevar a cabo estos aspectos

Actualizar la política ambiental y los objetivos ambientales garantizando estos sean compatibles con la dirección

estratégica y el contexto (partes interesadas)

30%

Revisión de la integración de los requisitos del SGA en los procesos de negocio de la organización

30% Revisión de recursos necesarios para el

SGA y su disponibilidad 40%

Verificar los recursos requeridos

Comunicar la importancia de los procesos de Gestión Ambiental eficaz y conforme con los requisitos del SGA

20%

se comunica pero los requisitos están en etapa de identificación

Realizar seguimiento para Asegurar que el

SGA logre los resultados previstos 10% Dirigir y apoyar a las personas para

contribuir a la eficacia del SGA 20%

hay voluntad de cumplimiento, pero no hay el sistema de gestión ambiental

Promueve la mejora continua 25%

Se promueve la mejora en la organización pero hay que profundizar en los aspectos

(44)

Estado inicial

Apoya otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique sus áreas de responsabilidad

25%

5.2 Política ambiental

Revisión y Actualización política ambiental

(documentar) 40%

La política se presenta como "política integral de gestión de calidad" donde se plantea la calidad de forma transversal

Ratificación del compromiso de mejora continua, de prevención de la contaminación y de cumplimiento de requisitos legales y voluntarios

40%

presenta compromisos respecto al medio ambiente claramente definidos consistentes con su magnitud y procesos desarrollados, así mismo como se presenta el compromiso por parte de la dirección Revisión y actualización de los objetivos y

metas ambientales de acuerdo a las directrices de la política

40% Comunicar de la política y evaluar su

entendimiento por el personal de la organización.

0% PENDIENTE de revisión Documentar la metodología para la revisión

de la política como evidencia de esta revisión

0% NO SE ENCONTRO

5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

Definir para cada cargo las FUNCIONES ESPECIFICAS PARA EL SGA en el manual de funciones y realizar su actualización

30%

los cargos se encuentran definidos en el manual de funciones pero NO EXISTE FUNCIONES ESPECIFICAS PARA EL SGA

Comunicar las responsabilidades y

funciones en cuanto al SGA a cada uno de los empleados de la organización

20%

se evidencia

comunicación pero con responsabilidades poco concretas

Realizar y documentar la asignación de representante de la dirección a algún cargo o puesto de la organización

(45)

Estado inicial

Incluir dentro de las responsabilidades del representante de la dirección el

aseguramiento del establecimiento,

implementación y mantenimiento del sistema de gestión conforme a los requisitos de ISO 14001?

0% No se encontró

Incluir dentro de las responsabilidades del representante de la dirección informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema y de las necesidades de mejora

0% No se encontró

6. Planificación

6.1 Acciones para tratar riesgos y oportunidades

6.1.1 Generalidades

Determinar riesgos y oportunidades relacionados con aspectos ambientales, requisitos legales y otros requisitos

5%

Se recomienda revisar este punto, El PMA contempla las cuestiones internas de la

organización

6.1.2 Aspectos ambientales

Elabora y documentar un procedimiento documentado para la identificación y evaluación de los aspectos ambientales

1%

NO SE ENCONTRO en la carpeta documento de sisoma donde se

referencia como P2-SI

Identificar todos los aspectos ambientales en condiciones normales, anormales, directos, indirectos y de producto

40%

los aspectos ambientales significativos están

definidos de forma general para los

procesos de extrusión, selle, procesos técnico-administrativos los cuales corresponden a aspectos directos en condiciones normales Determinar una metodología adecuada para

la evaluación y determinación de los aspectos ambientales significativos

0%

Verificar la consistencia de los aspectos significativos resultantes de acuerdo a la naturaleza y realidad de la organización

40%

los AAS son

(46)

Estado inicial

Crear y mantener los registros relacionados con la identificación y evaluación de

aspectos

0% no hay registros Comunicar los aspectos ambientales

significativos a los diferentes niveles y funciones de la organización, según corresponda

0%

6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos

Crear un procedimiento documentado para la identificación y aplicación de los requisitos legales y voluntarios

0% No se encontró Llevar a cabo para la actualización de los

requisitos legales conforme al procedimiento 0%

Identificar todos los requisitos legales y

voluntarios aplicables 20%

la identificación y matriz de requisitos legales se encuentra

desactualizada por lo cual no se puede establecer su nivel de cumplimiento

Crear y mantener los registros relacionados con la identificación de requisitos legales y voluntarios

0% no hay registros

6.1.4 Planificación de acciones

Definir la metodología para integrar e

implementar las acciones en los procesos de su SGA y/o en otros procesos de negocio

0%

No se encuentra

metodología establecida para la integración e implementación

6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos 6.2.1 Objetivos ambientales

Realizar revisión y actualización de los

objetivos ambientales 50%

(47)

Estado inicial

Fijar los objetivos en las funciones y los niveles adecuados para la mejora continua del sistema de gestión y del comportamiento ambiental

30%

los objetivos están fijados para la alta dirección y la dirección de calidad, pero hace falta una distribución de funciones a todos los niveles de la empresa

Verificar que los objetivos son medibles y

poseen un indicador para su medición 30%

los objetivos son

medibles y se reflejan en un indicador pero falta especificar más

detalladamente la fórmula de cálculo del indicador

Comunicar los objetivos y evaluar su entendimiento por los integrantes de la organización

Realizar documentación sobre la

actualización periódica o incidental de Los objetivos

10% no hay registros de actualización

6.2.2 Planificación de acciones para cumplir los objetivos ambientales

Desarrollar los objetivos en planes de

actividades para su cumplimiento 0%

no se encuentra plan de actividades

Definir los recursos, las fechas previstas y responsabilidades para las actividades del plan de objetivos

0% no se encuentra plan de actividades

Registrar los valores de los objetivos y

revisar su evolución histórica 0%

no se encuentra plan de actividades

Realizar las actividades de los objetivos y el seguimiento de los mismos según lo

planificado

0% no se encuentra plan de actividades

7. Apoyo o Soporte 7.1 Recursos

Determinar y proporcionar los recursos (humanos, naturales, infraestructura,

tecnología y financieros) necesarios para el establecimiento, implementación,

mantenimiento y mejora continua del SGA

20%

se está en proceso de determinar los recursos requeridos

(48)

Estado inicial

Verificar la afinidad entre el perfil del cargo y

las competencias del personal 30%

Se debe verificar la afinidad entre el perfil del cargo y las

competencias del personal

Revisar la evidencia documentada del cumplimiento de los requisitos de competencia para cada empleado de la organización

30%

Revisar la Definición de competencias necesarias para cada puesto de trabajo teniendo en cuenta la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas

60%

SE ENCUENTRAN DEFINIDOS LOS

PERFILES EN MANUAL DE FUNCIONES

Generar un plan de formación o de logro de competencias asociadas con sus aspectos ambientales y su SGA

15%

Se evidencia

capacitación pero no hay un plan específico de capacitaciones en tema ambiental

Crear los registros de plan de formación, competencia necesaria de cada puesto, ficha de empleado y actos o certificados de formación, o similares

10%

existen registros de capacitación del SIGC (profundizar en MA)

7.3 Toma de conciencia

Definir una metodología para la toma de conciencia de los empleados en materia ambiental

10%

existe la intención de toma de conciencia y capacitaciones pero no en temática ambiental Capacitar a los empleados sobre la política

ambiental, los AAS e impactos ambientales reales o potenciales asociados con su trabajo

0%

Se evidencia

capacitación pero no hay un plan específico de capacitaciones en tema ambiental

Sensibilizar a los empleados sobre su

contribución al SGA, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño ambiental

0%

existe la intención de toma de conciencia y capacitaciones pero no en temática ambiental Capacitar a los empleados sobre las

consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados

Comunicar a los empleados las

implicaciones de no satisfacer los requisitos del SGA incluido el incumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos de la organización

0%

(49)

Estado inicial

7.4 Comunicación 7.4.1 Generalidades 7.4.2 Comunicación interna

Aplicar el procedimiento con la metodología

de comunicación interna 60%

Verificar si la metodología de comunicación interna es adecuada a la organización y a la información transmitida

60% Realizar registros de las comunicaciones

realizadas 50% REVISAR

7.4.3 Comunicación externa

Generar un procedimiento documentado en el que se defina la metodología de

comunicación externa

10%

Hay una pequeña referencia a

comunicación externa dentro del documento de procedimiento de

comunicación interna

Verificar la si la metodología de

comunicación externa es adecuada a la organización y a la información transmitida

10% Realizar registros de las comunicaciones

realizadas 0%

7.5 Información documentada 7.5.1 Generalidades

Documentar una descripción de los

elementos principales del sistema de gestión ambiental y su interacción (Manual de

Gestión)

40%

7.5.2 Creación y actualización

Revisar y actualizar la metodología

documentada adecuada para la creación de documentos

(50)

Estado inicial

Verificar que los documentos revisados

cumplen con la metodología de creación 85% Definir una metodología documentada

adecuada para la aprobación de documentos

10% no se encuentra documentada Verificar que los documentos revisados

cumplen con la metodología de aprobación 10%

no se encuentra documentada Revisar y actualizar la metodología

documentada adecuada para la revisión y actualización de documentos

70% EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES Verificar que los documentos revisados

cumplen con la metodología de revisión y actualización

0%

7.5.3 Control de la información documentada

Verificar la disponibilidad e idoneidad de la información para su uso, donde y cuando se necesite

60% procedimiento documentado para el control

de documentos 70%

Revisar y actualizar la metodología documentada adecuada para la identificación de los cambios de los

documentos y el estado de la versión vigente

70%

se debe determinar cómo llevar a cabo estos aspectos

Verificar que Los documentos revisados cumplen con esta metodología de identificación de cambios y estado de revisión

50%

Revisar y actualizar la metodología

documentada adecuada para la distribución de los documentos que los haga disponibles en los puestos de trabajo

80%

Verificar si los documentos revisados cumplen con esta metodología de distribución de documentos

0% Verificar los recursos requeridos

Verificar si los documentos son legibles e

identificables 80%

se comunica pero los requisitos están en etapa de identificación

Verificar si los documentos de origen externo se identifican, se controlan y distribuyen adecuadamente

0% Revisar y actualizar la metodología

adecuada para evitar el uso de documentos obsoletos

(51)

Estado inicial

Verificar si Los documentos obsoletos han

sido tratados según la metodología definida 0% Verificar si los listados de documentos

existentes se encuentran correctamente actualizados

50% en proceso de actualización

Procedimiento documentado para el control

de los registros 70%

Metodología para la identificación,

almacenamiento, protección, recuperación y disposición de los registros

90% Registros revisados cumplen con esta

metodología 70%

Procedimiento describe la conservación y

protección de registros en formato digital 90% Realizar copias de seguridad de los registros

informáticos 90%

Tabla 1 Diagnóstico del nivel de cumplimiento de la norma ISO 14001

Estado inicial

ACTIVIDADES Nivel

Establecer criterios de operación para los procesos 0% Implementar control a los procesos de acuerdo a los criterios de

operación 0%

Documentar procedimientos para aquellos aspectos ambientales

que requieran gestiones específicas y detalladas 0%

Realizar la gestión de cada uno de los aspectos en conformidad a la naturaleza de la organización y cumplimiento de los requisitos legales aplicables

0% Verificar si es adecuada la relación entre aspectos significativos y

(52)

Estado inicial

Controlar los cambios planificados y examinar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar los efectos adversos, cuando es necesario

10%

Realizar verificación y control sobre el comportamiento ambiental

de los proveedores y subcontratistas 0%

Determinar los requisitos ambientales para la compra de productos

y servicios 0%

Comunicar los requisitos ambientales a los proveedores externos y

contratistas 0%

Suministrar información acerca de los impactos ambientales potenciales asociados con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento y disposición al final de la vida útil de sus productos y servicios

0%

Generar un procedimiento documentado para la identificación y respuesta a situaciones potenciales de emergencia con énfasis en los impactos ambientales

50% Determinar medidas preventivas oportunas para evitar las

situaciones y/o mitigar los impactos 60%

Realizar registros como evidencia de las situaciones de

emergencia sufridas 0%

Metodología de revisión periódica de los procedimientos de

respuesta en caso de emergencia 0%

Realizar pruebas periódicas de los procedimientos de respuesta 0% Verificar si las situaciones de emergencia identificadas son las

oportunas para la naturaleza de la organización 0%

Proporcionar información y formación, con relación a la preparación y respuesta ante emergencias, a las partes interesadas pertinentes incluidas las personas bajo su control

40% Crear un procedimiento documentado para definir qué operaciones

requieren seguimiento y medición por el impacto que puedan tener

(53)

Estado inicial

Crear un procedimiento documentado para definir como se hace el seguimiento y medición de las características de las operaciones que puedan tener un impacto significativo

0%

Definir las responsabilidades y metodología para la medición de

todos los parámetros del sistema de gestión ambiental 0% Identificar los equipos de seguimiento y medición, así como los

procedimientos adecuados de calibración o verificación de los mismos

0%

Definir los criterios contra los cuales la organización evalúa su

desempeño ambiental con los indicadores apropiados para tal fin 0% Elaborar la programación de cuando realizar el seguimiento y la

medición 0%

Evaluar el desempeño ambiental y la eficacia del SGA 0% Comunicar los resultados del desempeño ambiental externa e

internamente según sus requisitos y procesos de comunicación 0% Documentar los resultados del seguimiento, la medición, el análisis

y la evaluación 0%

Elaborar un procedimiento documentado para la evaluación de

cumplimiento de los requisitos legales y voluntarios 0% Definir la frecuencia de evaluación del cumplimiento 0% Emprender las acciones necesarias evidenciadas en la evaluación

del cumplimiento 0%

Generar registros de las evaluaciones 0%

Revisar y actualizar el procedimiento documentado para las

auditorías internas 50%

Definir y programar uno o varios programas de auditoria interna que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes de las auditorías internas

20%

Generar un proceso de verificación para la auditoría interna que incluya todos los procesos del sistema de gestión ambiental y la norma ISO 14001

10%

(54)

Estado inicial

Definir y evaluar el cumplimiento de los requisitos que deben cumplir los auditores internos para la realización de las auditorías internas

0% Definir las responsabilidades y metodología para la medición de

todos los parámetros del sistema de gestión ambiental 0% Identificar los equipos de seguimiento y medición, así como los

procedimientos adecuados de calibración o verificación de los mismos

0%

Elaborar registros de las auditorías internas 50%

Informar a la dirección los resultados de la auditoria 0% Definir la frecuencia de realización de las revisiones del sistema

por la dirección 0%

Incluir en el registro de informe de revisión el análisis de

oportunidades de mejora, la necesidad de cambios en el sistema y el análisis de la política y los objetivos ambientales

0%

Identificar y mantener los registros de la revisión por la dirección 0% Incluir en el informe de revisión los resultados de las auditorías

internas y la evaluación de cumplimiento de requisitos legales y voluntarios

0% Incluir en el informe de revisión las comunicaciones de las partes

interesadas externas, incluidas las quejas 0%

Incluir en el informe de revisión el análisis de indicadores de

desempeño ambiental 0%

Incluir en el informe de revisión el estado de las acciones

correctivas y preventivas 0%

Incluir en el informe de revisión contiene el análisis de las acciones

resultantes de revisiones anteriores 0%

Incluir en el informe de revisión la necesidad de cambios que

afecten al sistema de gestión ambiental 0%

Incluir en el informe de revisión contiene las recomendaciones

para la mejora 0%

Incluir en el informe de revisión las decisiones y acciones

relacionadas con la mejora de la eficacia del sistema de gestión ambiental

0% Incluir en el informe de revisión las decisiones y acciones

relacionadas con la mejora del comportamiento ambiental 0% Incluir en el informe de revisión los recursos necesarios para el

(55)

Estado inicial

Incluir en el informe de revisión las decisiones relacionadas con

cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión ambiental 0% Incluir en el informe de revisión las acciones necesarias cuando no

se logran los objetivos ambientales 0%

Incluir en el informe de revisión las oportunidades de mejorar la

integración del SGA a otros procesos de negocio 0%

Generar un procedimiento documentado para el tratamiento de las no conformidades y para emprender acciones correctivas y

preventivas

0% Crear los registros y evidencias de cumplimiento de este

procedimiento 0%

Tomar las acciones para controlar, corregir, y hacer frente a las

consecuencias de una no conformidad 0%

Realizar análisis de causas 0%

Determinar no conformidades similares existentes o potenciales 0% Evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no

conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir en el mismo lugar ni en otra parte

0% Determinar la eficacia de las acciones correctivas tomadas 0%

Verificar el cierre y la eficacia de las acciones 0%

Mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del

SGA para mejorar el desempeño ambiental 0%