PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2013
LEY 1474 DE 2011
Mucho se ha hablado de fenómeno de la corrupción, a este se le ha tildado de ser el responsable, de golpear la democracia,
deslegitimar las instituciones legalmente constituidas y causante directa del incremento de la pobreza y estancamiento del país
en el subdesarrollo. Todos los días nos despertamos conociendo a través de los medios de comunicación un nuevo caso de
corrupción, no solo en el sector público, aun en el sector privado. Nuestro Municipio sin duda, no ha escapado a la terrible
plaga de la corrupción, el nacimiento de Coveñas como entidad territorial municipal obedeció a una queja de los habitantes
frente al olvido y la corrupción campante que reinaba en la región del golfo del Morrosquillo hacia los últimos años de la década
de los 90. Después de creado el Municipio de Coveñas en el año 2002, los problemas de corrupción no desaparecieron, siguió
una sucesión de hechos y fenómenos que desembocaron en actos de corrupción que estancaron al municipio en su desarrollo.
Con la presente administración se busca encauzar a Coveñas, como un municipio prospero, líder en la región y número uno en
servicios turísticos. Por ello es compromiso de esta administración instaurar a toda costa una política integral de lucha contra el
flagelo de la corrupción, que recoja los distintos aportes normativos expedidos a la fecha, con miras a desarrollar un plan de
consenso y, sobre todo, eficaz, siempre respetuoso de los derechos humanos y de lo que dicta nuestra Constitución.
Es en ese contexto, y sobre la base de las distintas propuestas que se han venido haciendo desde todos los sectores de la
sociedad, que ahora presentamos con detalle la visión, la misión y, en particular, los objetivos, las estrategias de trabajo y las
acciones que se deberían realizar como elementos del Plan Anticorrupción.
Estrategia de atención al ciudadano
1. Se garantizara la participación de los ciudadanos en todos los procesos que se encuentren involucrados.
2. Afianzar la cultura del servicio al ciudadano
3. Racionalizar dentro de cada uno de los procesos los trámites que se llevan a cabo en la entidad, de tal forma que se logre
economía en costos y plazos, se facilite a la entidad y en especial a la población acceder a los servicios y la información.
4. Dando cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 en la página WEB principal: www.covenas-sucre.gov.co de la
Alcaldía se cuenta con un link:
Peticiones, Quejas y Reclamos
que permite que los ciudadanos presenten quejas,
sugerencias o reclamos principalmente del cumplimiento de los fines misionales de la entidad o de los actos de corrupción
realizados por funcionarios de esta administración. Además se solicitara al administrador de la página Web de la entidad
para la divulgación de un enlace por medio del cual se pueda presentar las denuncias por eventuales hechos de corrupción.
5. Medir satisfacción del usuario de los servicios que presta la Alcaldía Municipal. Esta estrategia permitirá evaluar la
oportunidad, eficiencia y eficacia de los procesos que involucren atención al público o usuarios. Según las conclusiones que
arrojen las encuestas se implementaran correctivos.
Estrategia de lucha contra la corrupción
1. GESTION CONTROL INTERNO.
ALCALDIA DE COVEÑAS / IDENTIFICACION, ANALISIS Y EVALUACION DEL RIESGO
OFICINA DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE ESTRUCTURACION DEL MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS: ___X___
INSTITUCIONAL: _______
NOMBRE DEL PROCESO: CONTROL INTERNO
RESPONSABLE: JEFE DE CONTROL
INTERNO OBJETIVO DEL PROCESO: Velar por la adecuada realización de las actividades, operaciones,
actuaciones y garantizar la administración eficiente y eficaz de la información y recursos de la Alcaldía de Coveñas, dentro del marco legal vigente y acorde con las políticas trazadas por la Alcaldía.
RIESGO CAUSAS (Factores Internos y Externos) DESCRIPCION
DEL RIESGO EFECTOS (Consecuencias)
¿SE HA DADO EL RIESGO?
IMPACTO PROBABILIDAD
EVALUACION DEL RIESGO
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RIF
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No ejecutar los procesos de control interno
*Falta de disposición de la administración para delegarle funciones de control a la oficina de control interno
*No existen procedimientos definidos por la administración para la ejecución de actividades de control interno.
* Incumplimiento de la normatividad aplicable a las funciones de control interno. *Falta de control en las actividades que se realicen en la administración. *Iniciación de procesos sancionatorios por los diferentes órganos de control del departamento
Si X X 60
INAC
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• Perdida de información
• Falta de un paquete de software antivirus que cubra las necesidades para la protección de la información. Falta de mantenimientos preventivos y correctivos a los equipos informáticos disponibles
• Perdida de información debido a virus informáticos
• Perdida de información valiosa para el proceso de Salud Publica.
• Reprocesos de información
Si X X 20
M
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RIESGO RESULTADO DE LA
VALORACION ACTIVIDADES A REALIZAR O ACCIONES RESULTADOS ESPERADOS
RESPONSABLES DE LA
IMPLEMENTACION INDICADOR
No ejecutar los procesos de control interno
60
*Elaborar los procedimientos de control interno y socializarlos. *solicitar al alcalde municipal la implementación de los procedimientos de control interno por parte de los funcionarios
*Control eficiente de los procesos de
la administración municipal Asesor de Control interno Manual de procedimientos
• Perdida de
información 20 Solicitar la adquisición de una licencia de software antivirus.
Equipos Informáticos de la Secretaria
protegidos contra virus informáticos Asesor de Control interno.
2. GESTION GOBIERNO
ALCALDÍA DE COVEÑAS / VALORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OFICINA DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE RESTRUCTURACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS: ___X___
INSTITUCIONAL: _______
NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE GOBIERNO
RESPONSABLE: SECRETARIO GENERAL
ADMINISTRATIVO Y GOBIERNO
OBJETIVO DEL PROCESO: Asesorar al despacho del alcalde, velar por las políticas sociales del municipio.
RIESGO CAUSAS (Factores Internos y
Externos) DESCRIPCIÓN DEL RIESGO EFECTOS (Consecuencias)
¿SE HA DADO EL RIESGO?
IMPACTO PROBABILIDAD
EVALUACIÓN DEL RIESGO L E V E M ODE RA DO CA T AS T RÓF ICO AL T O M E DIO BA J O V AL ORAC IÓ N Z ONA DE RIE S GO
Seguridad de los Funcionarios
Problemas de orden público, situaciones inherentes a la presencia de bandas delincuenciales y grupos al margen de la ley
La Alcaldía y sus funcionarios pueden ser blanco de
ataques o agresiones por parte de delincuentes Amenazas, atentados, privación de la libertad. No X X 40
IM P ORT AN T E Deficiente capacidad de reacción para atender desastres
Falta de gestión de recursos para la adquisición y mantenimiento de equipos, materiales, contratación de personal.
No se cuenta con los elementos necesarios para una adecuada reacción y atención a desastres que puedan presentarse en el Municipio
Dificultad en responder con prontitud ante una eventual emergencia, lo cual incrementa la severidad del evento desastroso
Si X X 40
IM P ORT AN T E
Perdida o extravío, deterioro de documentos del archivo
Falta de equipos e instalaciones físicas para archivo de documentos
Los documentos son archivados de manera poco adecuada y poco segura
No disponer de un archivo ordenado y seguro, que permita localizar con facilidad y agilidad documentos de vigencias anteriores
X X 30
IM P ORT AN T E
Falta de Equipos Informáticos y elementos de oficina
Falta de recursos y de gestiones administrativas para la adquisición de equipos informáticos
No se disponen de equipos informáticos adecuados que permitan el desarrollo de las labores administrativas de la dependencia
No es posible generar y almacenar los documentos necesarios para el buen desarrollo de las funciones del área
X X 15
M
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DO
Dificultad en la movilidad de los funcionarios
Falta de recursos financieros
No se dispone de vehículo ni de un contrato para proveer el servicio de transporte para los funcionarios
Imposibilidad de brindar a la comunidad el apoyo y
seguimiento necesario a la atención de sus necesidades X X 15
M
ODE
RA
D
RIESGO
RESULTADO DE LA VALORACION
ACTIVIDADES A REALIZAR O ACCIONES RESULTADOS ESPERADOS RESPONSABLES DE LA
IMPLEMENTACION INDICADOR
Seguridad de los
Funcionarios 40
Solicitar acompañamiento a la Fuerza Pública, al igual
que vigilancia a las instalaciones de la Alcaldía. Minimizar el riesgo de lesiones personales
Secretario general administrativo y
Gobierno # Funcionarios Atacados
Deficiente capacidad de reacción para atender desastres
40
Solicitar apoyo a través de convenios interadministrativos con entidades como ONG, Ministerios
Atención oportuna y eficiente de desastres que ocurran en el Municipio
Secretario general administrativo y Gobierno
Presupuesto Solicitado para Atención de Desastres / Presupuesto Asignado
Perdida o extravío, deterioro
de documentos del archivo 30
Solicitar formalmente la asignación de los elementos necesarios para una adecuada conservación de los documentos generados y recibidos en la Secretaria general administrativo y Gobierno
Organizar de manera adecuada el archivo de la Secretaria de Gobierno, acorde con la ley archivística (Ley 594 de 2000)
Secretario general administrativo y Gobierno
Inmobiliario y materiales para el archivo de los documentos de la Inspección.
Falta de Equipos Informáticos y elementos de oficina
15
Solicitar mediante oficio al Secretario general administrativo y Gobierno la asignación de los elementos necesarios para el desarrollo de las funciones de Desarrollo Comunitario
Adquisición de equipos y elementos de oficina requeridos
Alcalde, Secretario general administrativo y Gobierno
# Equipos Solicitados / # Equipos Asignados. Vigencia Licencias
Informáticas
Dificultad en la movilidad de
los funcionarios 15
Solicitar mediante oficio al Secretario general administrativo y Gobierno la realización de gestiones pertinentes para garantizar la movilidad de la funcionaria de Desarrollo Comunitario
Garantizar la disponibilidad de transporte para la movilización de los funcionarios
Secretario general administrativo y Gobierno, Secretario de Desarrollo Comunitario
3. GESTION RECURSOS HUMANO
ALCALDÍA DE COVEÑAS / VALORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OFICINA DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE RESTRUCTURACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS
POR PROCESOS: ___X___ INSTITUCIONAL: _______
NOMBRE DEL PROCESO: GESTION RECURSOS HUMANO
RESPONSABLE: JEFE DE TALENTO
HUMANO
OBJETIVO DEL PROCESO: Mantener el registro e información sobre el personal, administrar el pago de las remuneraciones y el
cumplimiento de las leyes sociales para los miembros de la nomina de la Alcaldía, además de establecer la representación del Municipio en lo referente a las relaciones contractuales del personal, de acuerdo con las políticas, planes y programas definidos, dentro del marco jurídico vigente.
RIESGO CAUSAS (Factores Internos y Externos) DESCRIPCIÓN DEL RIESGO EFECTOS (Consecuencias)
¿SE HA DADO EL RIESGO?
IMPACTO PROBABILIDAD
EVALUACIÓN DEL RIESGO
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Selección de personal que no cumpla con el perfil del cargo
Falta de procedimientos claros para la selección de personal. Prevalencia de intereses particulares sobre los generales. Falta de controles en el proceso de selección.
No existen procedimientos claramente definidos para la selección de personal. La selección no es hecha por meritos.
Vinculación de personas que no cumplen con los requisitos mínimos para su buen desempeño en los cargos requeridos.
X X 20
M
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Accidentes laborales y / o enfermedades profesionales
No existe un programa de salud ocupacional, ni planes de vigilancia epidemiológica para los riesgos de mayor valoración. No existe un programa de bienestar para los funcionarios de la Alcaldía
No hay identificación clara de los riesgos ocupacionales para los distintos cargos y puestos de trabajo en la Arcadia Municipal.
Accidentes laborales. Desarrollo de
enfermedades ocupacionales. X X 20
M
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DO
Retraso en el pago de la nomina y en el pago de aportes de salud y al sistema de riesgos profesionales
Falta de disponibilidad presupuestal en la Alcaldía.
En ocasiones no se está al día con los pagos de aportes de salud ni con los pagos a las administradoras de riesgos profesionales.
Desmotivación de los funcionarios. Demoras para la prestación de los servicios de salud a los funcionarios de la Alcaldía
X X 15
M
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DO
RIESGO RESULTADO DE LA VALORACIÓN
ACTIVIDADES A REALIZAR O
ACCIONES RESULTADOS ESPERADOS
RESPONSABLES DE LA
IMPLEMENTACIÓN INDICADOR
Selección de personal que no cumpla con
el perfil del cargo 20
Definir y divulgar el procedimiento para solicitar y vincular nuevo personal a la planta de personal de la Alcaldía
Personal idóneo en cada área de la Alcaldía
Jefe de Talento Humano, Secretarios de Despacho
# personas contratadas con el perfil adecuado
Accidentes laborales y / o enfermedades
profesionales 20
Actualizar el panorama de factores de riesgos ocupacionales e implementar el nuevo programa de salud ocupacional
No tener ningún accidente laboral
durante el ano Jefe de Talento humano # Accidentes laborales
Retraso en el pago de la nomina y en el pago de aportes de salud y al sistema de riesgos profesionales
15 Liquidar la nomina a tiempo y solicitar
4. GESTION DE GOBIERNO / INSPECCION DE POLICIA
ALCALDIA DE COVEÑAS / IDENTIFICACION, ANALISIS Y EVALUACION DEL RIESGO OFICINA DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE RESTRUCTURACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS: ___X___
INSTITUCIONAL: _______
NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE GOBIERNO/ INSPECCIÓN DE POLICÍA
RESPONSABLE: INSPECTOR URBANO DE
POLICIA
OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar acciones que garanticen el mantenimiento del orden público del municipio y la
protección de la comunidad, de acuerdo con lo contemplado en los códigos de policía y demás normas concordantes.
RIESGO CAUSAS (Factores Internos y
Externos) DESCRIPCIÓN DEL RIESGO EFECTOS (Consecuencias)
¿SE HA DADO EL RIESGO?
IMPACTO PROBABILIDAD
EVALUACIÓN DEL RIESGO
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Falta de un vehículo adecuado para la movilización
No se le ha asignado al Inspector el vehículo o el servicio de transporte necesario para su movilización.
El vehículo disponible (Motocicleta) no está en buen estado. No se hacen los mantenimientos preventivos y correctivos.
El Inspector no puede desplazarse a donde es requerido de manera oportuna y segura
Si X X 30
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Lesiones Personales Alteración del orden público. No solicitar acompañamiento de las autoridades
Durante la ejecución de lanzamientos o embargos pueden originarse situaciones de alteración del orden y las personas implicadas suelen reaccionar de forma agresiva, agrediendo al funcionario de la Alcaldía.
● No ejecución de las diligencias
comisionadas al Inspector de Policía.
● Lesiones físicas al Inspector de Policía No X X 10
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Equipos informáticos en mal estado
Deterioro y falta de mantenimiento de los equipos
El Inspector de Policía no dispone de un computador en optimas condiciones de funcionamiento para el desarrollo de sus funciones
No puede elaborar los distintos tipos de documentos (actas, permisos, etc.) requeridos
Si X X 30
IM
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Pérdida o deterioro de los documentos generados por la Inspección
Falta de Inmobiliario adecuado para el archivo de documentos.
La Inspección de Policía genera un volumen considerable de documentos y en la actualidad no cuenta con los elementos necesarios para su adecuado archivo
No dar respuesta a solicitud de copia de documentos hechas por los usuarios o autoridades judiciales.
Si X X 10
T
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RIESGO RESULTADO DE LA
VALORACION ACTIVIDADES A REALIZAR O ACCIONES RESULTADOS ESPERADOS
RESPONSABLES DE LA
IMPLEMENTACION INDICADOR
Falta de un vehículo adecuado
para la movilización 30
Solicitud formal de medios para la movilización del funcionario para el debido desarrollo de sus funciones
Mejor movilización del Inspector hacia
las aéreas rurales Inspector de Policía
Adquisición de vehículo y/o Contrato de Prestación de Servicios
Lesiones Personales 10
Planear adecuadamente la realización de los lanzamientos o embargos, solicitando oportunamente el apoyo policial.
Brindar las condiciones de seguridad necesarias para el funcionario
Inspector de Policía, Secretario general administrativo y Gobierno
# solicitudes de apoyo policial (trimestre) / # lanzamientos o embargos (trimestre)
Equipos informáticos en mal
estado 30
Solicitar mediante oficio a Recursos Humano la baja del equipo en mal estado. Solicitar mediante oficio al despacho del Alcalde la asignación de un nuevo equipo
Obtener un computador en buen estado
Inspector de Policía, Secretario general administrativo y Gobierno
• Instalación de Equipos Informáticos.
• # Mantenimientos Preventivos (Trimestre)
Pérdida o deterioro de los documentos generados por la Inspección
10
Solicitar de oficio la adquisición de material inmobiliario y suministros de papelería para una adecuada impresión.
Documentos archivados como debe ser
Inspector de Policía, Secretario general administrativo y Gobierno
5. GESTION DE GOBIERNO / COMISARIA DE FAMILIA
ALCALDÍA DE COVEÑAS / IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL RIESGO OFICINA DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE ESTRUCTURACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS: ___X___
INSTITUCIONAL: _______
NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE GOBIERNO/COMISARÍA DE FAMILIA
RESPONSABLE: COMISARIO DE
FAMILIA
OBJETIVO DEL PROCESO: Brindar ayuda y orientación psicológica y jurídica a las familias del Municipio con el propósito de mantener la
unidad y bienestar de los miembros de cada una de éstas. De igual manera la Comisaría de Familia busca garantizar a los niños, niñas y adolescentes su desarrollo en condiciones adecuadas y armoniosas para que crezcan en el seno de la familia y de la comunidad en un ambiente de felicidad, amor y comprensión.
RIESGO CAUSAS (Factores Internos y Externos) DESCRIPCIÓN DEL RIESGO EFECTOS (Consecuencias)
¿SE HA DADO EL RIESGO?
IMPACTO PROBABILIDAD
EVALUACIÓN DEL RIESGO
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Falta de Seguridad en los archivos
No se disponen de los elementos adecuados para archivar de manera segura los expedientes y documentos que se manejan en el área. De igual manera incide en este riesgo el libre acceso de personas a la oficina de la comisaría, sin ningún tipo de control.
Los documentos generados en la comisaría no son archivados adecuadamente debido a la carencia del inmobiliario necesario para tal fin.
Pérdida o deterioro de los documentos generados en la Comisaría
No X X 20
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Falta de un vehículo adecuado para la movilización
No se dispone de servicio de transporte para la movilización de los funcionarios hacia las áreas rurales
Al no contar con medios para la adecuada movilización de los funcionarios hacia las áreas rurales del municipio no se da una atención oportuna a los llamados de la comunidad en lo concerniente a las labores a realizar por la Comisaría
Reacción y atención tardía a los requerimientos de intervención hechos por la comunidad a la Comisaría de Familia
Si X X 30
IM
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• Perdida de información
• No disponibilidad de un paquete de software antivirus que cubra las necesidades para la protección de la información
• Perdida de información debido a virus informáticos
• Perdida de información
valiosa para los procesos.
• Reprocesos de información X X 20
M
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RIESGO RESULTADO DE LA VALORACION ACTIVIDADES A REALIZAR O
ACCIONES RESULTADOS ESPERADOS
RESPONSABLES DE LA
IMPLEMENTACION INDICADOR
Falta de Seguridad en los archivos 20
Organizar adecuadamente los documentos generados en la Comisaría de Familia. Solicitar la adquisición de inmobiliario y materiales necesarios para la adecuada conservación de los documentos
Archivo organizado y seguro que garantice la conservación de los documentos generados
Secretario general administrativo y Gobierno
Suministro de inmobiliario y materiales para archivo de documentos
Falta de un vehículo adecuado para
la movilización 30
Solicitar el suministro del servicio de transporte para los funcionarios o realizar las gestiones pertinentes para
la adquisición de un vehículo
Mejora en la movilización de los funcionarios hacia las aéreas rurales, lo cual conduce a una atención mas oportuna de las necesidades de la comunidad
Secretario general administrativo y Gobierno, Secretario de planeación y obras publicas
# Solicitudes de Intervención en Aéreas Rurales / # de Solicitudes Atendidas
• Perdida de información 20 Solicitar la adquisición de una licencia
de software antivirus.
Equipos Informáticos protegidos contra virus informáticos
Secretario general administrativo y Gobierno
6. GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
ALCALDÍA DE COVEÑAS / VALORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO OFICINA DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE RESTRUCTURACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS: ___X___
INSTITUCIONAL: _______
NOMBRE DEL PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
RESPONSABLE: SECRETARIO DE
HACIENDA
OBJETIVO DEL PROCESO: Asesorar al Alcalde en la formulación de políticas financieras, fiscales y económicas. Velar por el recaudo de los ingresos y pagos de las obligaciones a cargo del municipio. Organizar y dirigir el recaudo de rentas, tasas y contribuciones a favor del Municipio.
Ejercer la fiscalización y el cobro persuasivo y coactivo.
RIESGO CAUSAS (Factores Internos y Externos) DESCRIPCIÓN DEL RIESGO EFECTOS (Consecuencias)
IMPACTO PROBABILIDAD
EVALUACIÓN DEL RIESGO L E V E M ODE RA DO CA T AS T RÓF ICO AL T O M E DIO BA J O V AL ORAC IÓ N Z
ONA DE RIE
S
GO
Aplicación indebida de los recursos presupuestados de Ingresos y Gastos
Falta de un seguimiento adecuado a la ejecución presupuestal.
Los recursos disponibles, provenientes de diversas fuentes, pueden ser utilizados en obras, inversiones o gastos diferentes a los permitidos de acuerdo con la fuente de ingreso
Investigaciones disciplinarias y penales. Suspensión del giro de los recursos. Sanciones administrativas
X X 40
IM P ORT AN T E
Prescripción de la cartera de impuestos
• No existe un procedimiento definido que garantice la efectiva recuperación de la cartera de impuestos vencida
La Alcaldía no cuenta con un área jurídica o funcionarios que se encarguen de la recuperación de la cartera vencida
Disminución en los ingresos del municipio X X 30
IM P ORT AN T E
No ejecutar el presupuesto de Ingresos y Gastos de manera oportuna
No se alcanza la ejecución presupuestal definitiva. No se hace seguimiento oportuno a la ejecución presupuestal
No existen los controles requeridos para una adecuada ejecución presupuestal
No cumplir con el manual de contratación de acuerdo con los lineamientos definidos por el comité de contratación
X X 20
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Perdida de documentos y soportes financieros
No existe un archivo que reúna las condiciones mínimas para una adecuada conservación de los documentos generados
Se pueden deteriorar o extraviar los documentos del área, de igual manera se dificulta la rápida ubicación de estos, ya que no se archivan de manera organizada
Perdida de documentos, lo cual dificulta en muchas ocasiones poder dar respuestas a requerimientos de entes externos conllevando así a sanciones de orden disciplinaria y/o administrativas
X X 30
IM P ORT AN T E
Hurto o perdida de cheques, efectivo y demás títulos valores manejados en la tesorería
Falta de un sistema adecuado de seguridad. Desconocimiento del manejo adecuado de la caja fuerte disponible.
No existen protocolos documentados de seguridad, para el uso adecuado de la caja fuerte. No se dispone de un sistema de seguridad adecuado (alarmas electrónicas)
Perdida de cheques y/o dinero en efectivo.
Investigaciones disciplinarias y/o penales X X 40
IM P ORT AN T E
Liquidación errónea de las cuentas por pagar
Errores de información en el sistema contable. Desconocimiento, des actualización en temas tributarios, de contratación estatal por parte de los funcionarios que elaboran los pagos
Se pueden generar órdenes de pago erradas o se puede omitir la elaboración de algunas órdenes de pago erróneamente
Demandas contra el Municipio por parte de los destinatarios de los pagos, detrimento de los recursos públicos. Investigaciones penales y/o disciplinarias, sanciones al Municipio
X X 20
M
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D
RESULTADO DE LA
VALORACION ACTIVIDADES A REALIZAR O ACCIONES RESULTADOS ESPERADOS RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACION INDICADOR
40 Solicitar la adquisición de un software para el cobro del
impuesto de industria y comercio
Incrementar el nivel de recaudo del
impuesto de industria y comercio presupuesto y tesorería
Impuesto Industria y Comercio Recaudado/Impuesto Industria y Comercio a Recaudar
30 Ejecutar los procesos de cobro coactivo de una manera
eficiente y coordinada
Mejorar los niveles de recaudo del
municipio presupuesto y tesorería Cartera recuperada/Cartera por recuperar
20
Realizar seguimiento a los informes de ejecución presentados, crear un Comité de presupuestos para la elaboración adecuada de éste
Elaboración de presupuestos acordes con las necesidades reales del Municipio
Jefe Oficina Control Interno. Tesorero. Jefe de
Presupuesto Índice de Ejecución Presupuestal
30
Documentar y socializar los procedimientos de pago de obligaciones. Propiciar la participación de la oficina de Control Interno en el seguimiento y realización de labores de control sobre dichos procedimientos
Ejecución adecuada del presupuesto Jefe Oficina Control Interno. Tesorero. Jefe de
Presupuesto Aplicación de los procedimientos
40 Elaboración de protocolo de seguridad Manejo más seguro de los cheques y
dinero en efectivo del Municipio Tesorero. # Cheques emitidos
20 Verificación minuciosa por parte de la Oficina de
Control interno.
Disminución de reprocesos de las
7. GESTION SALUD / DESARROLLO SOCIAL Y COMUNITARIO
ALCALDIA DE COVEÑAS / IDENTIFICACION, ANALISIS Y EVALUACION DEL RIESGO OFICINA DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE ESTRUCTURACION DEL MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS: ___X___
INSTITUCIONAL: _______
NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DESARROLLO SOCIAL Y COMUNITARIO
RESPONSABLE: SECRETARIO DESARROLLO
SOCIAL Y COMUNITARIO
OBJETIVO DEL PROCESO: Coordinar y ejecutar actividades dentro de los procesos de
fomento de salud pública y prevención de enfermedades, garantizando el cumplimiento de los planes generados a nivel municipal, departamental y nacional, así como el aseguramiento de una oportuna prestación de los servicios de salud en el Municipio
RIESGO CAUSAS (Factores Internos y Externos) DESCRIPCIÓN DEL RIESGO EFECTOS (Consecuencias)
¿SE HA DADO EL RIESGO?
IMPACTO PROBABILIDAD
EVALUACIÓN DEL RIESGO
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• Falta de medios de transporte
• Falta de las gestiones administrativas pertinentes para la adquisición de un vehículo para el transporte del funcionario.
• Falta de medios de transporte para el desplazamiento de los funcionarios
• Retrasos y dificultades en la ejecución de las actividades contempladas en el proceso de saneamiento básico
Si X X 20
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• Falta de equipos informáticos y software.
• Demora en la reclamación del equipo destinado a la elaboración de los informes al SIVIGILA
• Falta de equipos y software requerido para el envío de los informes semanales al SIVIGILA
• Sanciones de tipo administrativo X X 20
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DO
• Demoras en el envío de la información necesaria para SIVIGILA y mala calidad de dicha información
• Falta de compromiso por parte de los funcionarios responsables en las UPGD en el diligenciamiento de las fichas únicas de notificación
• Demoras en la recepción de la información, enviada por la UPGD, necesaria para la elaboración de los informes semanales de SIVIGILA, así como mala calidad de dicha información debido al mal diligenciamiento de las variables en la ficha única de notificación
•Demoras en la elaboración de los
informes semanales de SIVIGILA Si X X 30
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• Perdida de información • No disponibilidad de un paquete de software antivirus que cubra las necesidades para la protección de la información
• Perdida de información debido a virus informáticos
• Perdida de información valiosa para el proceso de Salud Publica. • Reprocesos de información
X X 20
M
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• Acceso no autorizado a la información de Régimen Subsidiado
• Acceso no controlado de personal a las dependencias de la Alcaldía. • Falta de inmobiliario adecuado que proporcione mayor seguridad al equipo en donde se guarda la información del Régimen Subsidiado
• Acceso no autorizado a la información del
Régimen Subsidiado • Sanciones Administrativas No X X 10
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RIESGO RESULTADO DE LA
VALORACION ACTIVIDADES A REALIZAR O ACCIONES RESULTADOS ESPERADOS
RESPONSABLES DE LA
IMPLEMENTACION INDICADOR
• Falta de medios de transporte 20
Solicitar mediante oficio la asignación de un vehículo para la movilización de los funcionarios hacia áreas rurales del municipio o la contratación del servicio de transporte.
• Mayores niveles productividad en el área.
SECRETARIO DESARROLLO SOCIAL Y COMUNITARIO
• Vehículo (s) asignado (s) ó Contrato de Prestación de Servicio de Transporte
• Falta de equipos informáticos y software. 20 Solicitar poder escrito al Alcalde para reclamar el
equipo destinado a SIVIGILA en la Gobernación.
Equipo informático para las actividades de SIVIGILA
SECRETARIO DESARROLLO
SOCIAL Y COMUNITARIO •Equipo Informático
• Demoras en el envío de la información necesaria para SIVIGILA y mala calidad de dicha información
30
Realizar talleres de capacitación sobre el debido diligenciamiento de las variables en la ficha única fe notificación
Entregas a tiempo de la información requerida para la elaboración de
SIVIGILA
SECRETARIO DESARROLLO SOCIAL Y COMUNITARIO
• # de errores por ficha • Entregas Tardías/Entregas
Totales
• Perdida de información 20 Solicitar la adquisición de una licencia de software
antivirus.
Equipos Informáticos de la Secretaria protegidos contra virus informáticos
SECRETARIO DESARROLLO SOCIAL Y COMUNITARIO
Tiempo de vigencia de la licencia del software antivirus. # Equipos con software antivirus instalado
• Acceso no autorizado a la información de
Régimen Subsidiado 0
Delimitar las zonas a las que pueden acceder los usuarios
Áreas delimitadas e incremento en la seguridad de los equipos en donde se almacenan las bases de datos del régimen subsidiado
SECRETARIO DESARROLLO SOCIAL Y COMUNITARIO
8. GESTION DE EDUCACION
ALCALDIA DE COVEÑAS / IDENTIFICACION, ANALISIS Y EVALUACION DEL RIESGO OFICINA DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE RESTRUCTURACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS: ___X___
INSTITUCIONAL: _______
NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE EDUCACION
RESPONSABLE: SECRETARIO DE
EDUCACION OBJETIVO DEL PROCESO: Formular, desarrollar, administrar y evaluar las políticas, planes, programas y proyectos del
sector educativo del municipio de Coveñas, cumpliendo con los principios de Calidad, Eficiencia y Eficacia, así como con la normatividad vigente, para alcanzar la excelencia educativa y el aumento de la cobertura escolar en todas sus modalidades y niveles.
RIESGO CAUSAS (Factores Internos y
Externos) DESCRIPCIÓN DEL RIESGO EFECTOS (Consecuencias)
¿SE HA DADO EL RIESGO?
IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIÓN
DEL RIESGO L E V E M ODE RA DO CA T AS T RÓF ICO AL T O M E DIO BA J O V AL ORAC IÓ N Z
ONA DE RIE
S
GO
Deficiencia de docentes en las instituciones educativas del Municipio
Desconocimiento por parte de la Gobernación del Departamento de las necesidades reales del Municipio
La planta de docentes no es suficiente para desarrollar los planes, programas y proyectos del sector educativo del Municipio
La educación impartida a la población estudiantil del Municipio no cumplirá con los estándares de Calidad mínimos exigidos
X X 20
M
ODE
RA
DO
Falta de capacitación y actualización para los rectores y docentes del Municipio
Falta de planeación de jornadas de capacitación y actualización
Los rectores y docentes del Municipio no asisten regularmente a jornadas de capacitación y/o de actualización en temas relacionados con sus labores
Disminución en la calidad de la educación ofrecida en las instituciones educativas del Municipio de Coveñas
X X 20
M
ODE
RA
DO
Falta de recursos para la ejecución de proyectos turísticos en el Municipio
Inexistencia del Plan de Desarrollo Turístico del Municipio
Al no existir un Plan de Desarrollo turístico el Municipio no puede acceder a las fuentes de financiación del Estado para proyectos turísticos
Condiciones deficientes que conllevan a un
pobre desarrollo turístico del Municipio X X 30
IM P ORT AN T E
Falta de recursos para la promoción y apoyo a las actividades culturales del Municipio
Planeación deficiente para la gestión de recursos para la promoción y apoyo a las diversas actividades culturales del Municipio
No se cuenta con un apoyo financiero y logístico adecuado para las diversas actividades culturales representativas del folclor del Municipio
Debilitamiento de las diferentes actividades culturales del Municipio y tendencia a su desaparición
X X 15
M
ODE
RA
DO
• Perdida de información
• No disponibilidad de un paquete de software antivirus que cubra las necesidades para la protección de la información
• Perdida de información debido a virus informáticos
• Perdida de información valiosa para los procesos.
• Reprocesos de información X X 20
M
ODE
RA
DO
RIESGO RESULTADO DE LA
VALORACION ACTIVIDADES A REALIZAR O ACCIONES RESULTADOS ESPERADOS
RESPONSABLES DE LA
IMPLEMENTACION INDICADOR
Deficiencia de docentes en las instituciones educativas del Municipio
20
Realizar un diagnostico veraz y confiable de las necesidades de docentes en las diversas áreas del conocimiento, para comunicarlas a la Secretaria de Educación Departamental
Planta de docentes acorde con
las necesidades del Municipio Alcalde, Secretario de Educación
# Docentes Contratados/ # Docentes Solicitados
Falta de capacitación y actualización para los rectores y docentes del Municipio
20
Diseñar programas de capacitación para los rectores y docentes del municipio, para ser presentados ante la Secretaria de Educación Departamental
Mejorar la calidad de la educación en el Municipio de Coveñas
Alcalde, Secretario de Educación
# jornadas de capacitación ejecutadas / # jornadas de capacitación
programadas
Falta de recursos para la ejecución de proyectos turísticos en el Municipio
30 Contratar asesoría para la elaboración del Plan de Desarrollo
Turístico del Municipio
Obtención de recursos para el apoyo, promoción y desarrollo del turismo en el Municipio
Alcalde, Secretario de Educación, Deporte y Recreación
Plan de Desarrollo Turístico del Municipio
Falta de recursos para la promoción y apoyo a las actividades culturales del Municipio
15
Elaborar un Cronograma y Plan de Trabajo con las comunidades en donde se llevan a cabo las diversas actividades culturales, para solicitar oportunamente el apoyo financiero y logístico requerido para cada una de estas
Obtención de recursos para las diversas actividades culturales y folclóricas del Municipio
Secretario de Educación, Coordinadora de Cultura y grupos Étnicos
Recursos Obtenidos/Recursos Solicitados
• Perdida de información 20 Solicitar la adquisición de una licencia de software antivirus.
Equipos Informáticos protegidos contra virus informáticos
Secretario general administrativo y Gobierno
9. PLANEACION ESTRATEGICA / SECRETARIA DE PLANEACION OBRAS PUBLICAS Y SANEAMIENTO BASICO
ALCALDIA DE COVEÑAS / IDENTIFICACION, ANALISIS Y EVALUACION DEL RIESGO OFICINA DE CONTROL INTERNO
NIVEL DE RESTRUCTURACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS: ___X___
INSTITUCIONAL: _______
NOMBRE DEL PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATEGICA
RESPONSABLE:
SECRETARIO DE PLANEACION OBRAS PUBLICAS Y SANEAMIENTO
BASICO OBJETIVO
DEL PROCESO:
La Secretaría de Planeación obras públicas y saneamiento básico del Municipio de Coveñas tiene como objetivo primordial garantizar el desarrollo armónico del municipio y sus habitantes, mediante la articulación de una planeación social, económica, ambiental y territorial, resultante del esfuerzo de un equipo de trabajo idóneo y con calidez humana y de la utilización eficaz y transparente de los recursos disponibles.
RIESGO CAUSAS (Factores Internos y
Externos) DESCRIPCIÓN DEL RIESGO EFECTOS (Consecuencias)
¿SE HA DADO EL RIESGO?
IMPACTO PROBABILIDAD
EVALUACIÓN DEL RIESGO L E V E M ODE RA D O CA T A/ CO AL T O M E DIO BA J O V AL ORAC I ÓN Z
ONA DE RIE
S
GO
Fallas de hardware y software
Equipos desactualizados. Falta de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos informáticos.
Los equipos disponibles en la Secretaria de Planeación obras públicas y saneamiento básico presentan fallas de tipo técnico, lo cual genera la potencialidad de perder información de mucha importancia.
Pérdida de Información. Retrasos en el seguimiento/acompañamiento de los proyectos. Retraso en el envío de informes a entes de control, lo cual puede generar sanciones de tipo administrativa.
Si X X 30
IM
P
ORT
AN
TE
Retraso en las transferencias de recursos
Déficit Fiscal del Municipio. Falta de credibilidad por parte del Alcalde hacia el Centro Provincial
Retraso en las transferencias de recursos financieros al Centro Provincial del Municipio para el pago de las asesorías
No brindar las asistencias técnicas a los agricultores, pescadores, ganaderos de la región. Sanciones de tipo administrativas (demandas, tutelas, acciones populares)
Si X X 20
M
ODE
RA
DO
Falta de vehículos o de Servicio Contratado de Transporte
La Secretaria de Planeación no dispone de un vehículo o de un contrato con tercero para el suministro del servicio de transporte para movilizarse a las áreas rurales en donde se ejecutan los proyectos agropecuarios
No disponer de medios de transporte para movilización del funcionario hacia las áreas rurales o urbanas en donde se ejecuten proyectos agropecuarios
No realización de interventoría de manera eficiente, ya que el funcionario no podría movilizarse a los sitios en donde se ejecutan los proyectos agropecuarios.
Si X X 10
T OL E RA BL E
Desconocimiento o falta de capacitación en temas legislativos
Poca capacitación de los funcionarios (asistencia a seminarios de Actualización)
Desactualizacion en conocimiento sobre la normatividad aplicable a la ejecución de las actividades correspondientes al proceso de Plantación
Errores de tipo administrativo por desconocimiento en cambios realizados a la legislación que rige el actuar de la oficina de planeación, lo cual puede ocasionar sanciones de tipo administrativa
Si X X 30
IM
P
ORT
AN
TE
Falta de conexión a Internet
No se dispone de conexión a internet en la oficina del SISBEN, para confrontar y cruzar las bases de datos con otros municipios
No se cuenta con acceso continuo y de buena calidad a internet
Duplicidad en las afiliaciones, lo cual incrementa los costos de operación a la Alcaldía y genera información con poca confiabilidad. Retrasos en los envíos e intercambio de información con entidades de control del nivel nacional y departamental
Si X X 30
IM P ORT AN T E
Pérdida de Información
debido a virus Virus Informáticos
No se realizan mantenimientos preventivos y correctivos a los equipos informáticos
Pérdida de la información de los usuarios,
consignada en la base de datos Si X X 20
M
ODE
RADO
Falta de implementos y suministros de oficina
Falta de planeación en la solicitud y entrega de suministros de oficina (papelería, tinta, carpetas, etc.)
Existe una gestión ineficiente y limitaciones en el suministro de elementos de oficina necesarios para el adecuado funcionamiento de las dependencias adscritas a la Secretaria de Planeación
Traumatismos en la prestación de servicios a la comunidad y dificultad en la ejecución de las actividades de las dependencias adscritas a la Secretaría de Planeación.
Si X X 20
M
ODE
RA
D
O
Retrasos en el registro de los proyectos en la base de datos
Demoras en el registro de los proyectos en el Banco de Proyectos.
Las dependencias de las Administración no están entregando los proyectos diligenciados de acuerdo con los requerimientos de MGA (Metodología General Ajustada)
Retrasos en la gestión y aprobación de los proyectos que se envían a entidades del orden nacional (p.ej: Regalías)
Si X X 10
RIESGO
RESULTADO DE LA VALORACIÓN
ACTIVIDADES A REALIZAR O
ACCIONES RESULTADOS ESPERADOS
RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN
FECHA LIMITE DE
IMPLEMENTACIÓN INDICADOR
PERIODICIDAD DEL MONITOREO
Fallas de hardware y
software 30
Solicitar a Tesorería la contratación del servicio de mantenimiento de equipos
Equipos en óptimo funcionamiento
Secretario de Planeación obras públicas y saneamiento básico, Jefe Banco de Programas y Proyectos
20-sep-12
# Mantenimientos Realizados / # Mantenimientos Solicitados. #
Fallas Reportadas
Trimestral Retraso en las
transferencias de recursos
20 Presentar oportunamente las cuentas
para su pago oportuno, mejorar la gestión.
Transferencias de recursos a tiempo. Gestión eficiente sin sanciones
Secretario de Planeación obras
públicas y saneamiento básico 21-sep-12
Recursos Transferidos /
Recursos solicitados Trimestral Falta de vehículos o de
Servicio Contratado de Transporte
10
Solicitar asignación de vehículo o de contratación de servicio de transporte para la movilización de los funcionarios
Mejor ejecución de las actividades inherentes a la Secretaria en las áreas rurales del Municipio
Secretario de Planeación obras
públicas y saneamiento básico 22-sep-12
Vehículo Asignado. Contrato de Prestación de Servicio de
Transporte
Trimestral Desconocimiento o falta
de capacitación en temas legislativos
30 Solicitar servicio de asesoría Jurídica.
Asistencia a eventos de actualización.
Funcionarios con mejores competencias para la realización de sus funciones
Secretario de Planeación obras
públicas y saneamiento básico 23-sep-12
Asistencia a Seminarios de
Actualización y/o Capacitación Semestral
Falta de conexión a
Internet 30
Reiterar la solicitud hecha formalmente a la oficina de Recursos Humanos sobre la necesidad de disponer de conexión a Internet
Disponer de conexión a Internet para el envío de informes y confrontación de la base de datos municipal con la base de datos departamental y nacional
Secretario de Planeación obras
públicas y saneamiento básico 24-sep-12 Cuenta de Afiliación a Internet. Trimestral
Pérdida de Información
debido a virus 20
Instalar software antivirus con licencia para la protección de la información almacenada en los equipos informáticos
Disminución en la probabilidad de perder información a causa de virus informáticos
Secretario de Planeación obras
públicas y saneamiento básico 25-sep-12
Licencia Vigente del Software
Antivirus Anual
Falta de implementos y
suministros de oficina 20
Planear y gestionar el suministro de implementos de oficina para las dependencias adscritas a la Secretaria de Planeación obras públicas y saneamiento básico
Mejorar la capacidad operativa de las dependencias adscritas a la Secretaría de Planeación obras públicas y saneamiento básico
Secretario de Planeación obras
públicas y saneamiento básico 26-sep-12
Presupuesto aprobado para el suministro de elementos de
oficina
Trimestral
Retrasos en el registro de los proyectos en la base de datos
10
Oficiar a las Secretarias de Despacho sobre la necesidad de remitir los proyectos al banco de Proyectos debidamente diligenciados para su registro en la base de datos. Capacitar a los funcionarios de las demás Secretarias en la Metodología General Ajustada.
Recepción de proyectos debidamente diligenciados acorde con la MGA
Secretario de Planeación obras públicas y saneamiento básico, Coordinadora Banco de Proyectos
27-sep-12
# Proyectos diligenciados de manera incompleta / # Proyectos
Registrados en el banco de proyectos
