PG-03 Auditorias Internas Rev8.doc
PROCEDIMIENTO
AUDITORÍAS INTERNAS
AUDITORÍAS INTERNAS
FV
FV --PG
PG --03
03
Elaboró:
Yasna Iglesias Q.
ENCARGADO DE CALIDAD DE OFICINA CENTRAL
Firma
Fecha: Diciembre de 2009
Revisó:
Esteban Ugarte T.
GERENTE DE OPERACIONES
Firma
Fecha: Diciembre de 2009
Aprobó:
Lionel Real F.
GERENTE TECNICO
Firma
Fecha: Diciembre de 2009
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INDICE
TÍTULO PÁGINA
1. OBJETIVO ...3
2. ALCANCE ...3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ...3
4. DEFINICIONES...3
5. DESARROLLO ...4
5.1. PLANIFICACIÓN ... 4
5.2. NOTIFICACION... 5
5.3. REALIZACION... 6
5.4. INFORME ... 6
5.5. SEGUIMIENTO... 8
5.6. CALIFICACIÓN DE LOS AUDITORES... 8
6. RESPONSABILIDADES...9
7. REGISTROS ...10
8. ANEXOS ...10
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PG-03 Auditorias Internas Rev8.doc 1. OBJETIVO
Describir el método de planificación, desarrollo y seguimiento de las auditorías de calidad internas de Constructora FV para evaluar la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad implementado, verificando sistemáticamente que todas las actividades relativas a la calidad cumplen con las disposiciones definidas.
2. ALCANCE
El presente procedimiento tiene como objetivo, lo siguiente:
• Determinar si el Sistema de Gestión de Calidad ha sido adecuadamente definido y
documentado.
• Verificar periódicamente que lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad se está
implementando correctamente.
• Identificar cualquier deficiencia o No Conformidad del Sistema de Gestión de Calidad.
• Verificar la resolución de las desviaciones mediante la aplicación de adecuadas acciones
correctivas.
• Verificar el cumplimiento de la normativa aplicable y vigente. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Manual de Calidad de Constructora FV.
• Norma ISO 9001: 2008, punto 8.2.2. “Auditoría Interna” • Mapa de Procesos. Proceso de Dirección “Mejora Continua” 4. DEFINICIONES
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
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Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
5. DESARROLLO
5.1. PLANIFICACIÓN
El Encargado de Calidad efectúa anualmente la planificación de las auditorías que deben realizarse en ese período, elaborando el correspondiente Programa de Auditorías, que aprueba el Gerente Técnico.
Al menos una vez al año, se auditan, por partes, todos los elementos del Sistema de Gestión de Calidad.
El criterio para planificar el número de auditorías internas a las obras en ejecución es el siguiente: si la duración de la obra es menor a 1 año, se somete a una auditoría cumplido el primer tercio de duración; si la duración de la obra es mayor a 1 año, se somete a una auditoría una vez la año, siendo la primera a los ocho meses de iniciado el contrato.
La fórmula para calcular el número de auditorías es la siguiente:
Nº de auditorías: Plazo de la faena/12 meses = Valor redondeado al entero (Ej: 1.4 equivale a 1 auditoría, 1,6 equivale a 2 auditorías)
El "Programa de Auditorías Internas de Calidad" (18 Programa de Auditorías Internas) incorpora la siguiente información:
• Año o período al que corresponde. • Nº de auditoría (Nº correlativo/año). • Unidades a auditar.
• Actividad objeto de la auditoría. • Fecha prevista de la auditoría. • Fecha de realización de la auditoría. • Equipo auditor.
• Observaciones.
Se podrán realizar auditorías no contempladas en el Programa anterior cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:
• Cuando algún contrato exige verificaciones especiales.
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• Después de cualquier cambio importante en el Sistema de Gestión de Calidad, para evaluar el
impacto del mismo (reorganizaciones, revisiones de procedimientos, etc.).
• Cuando exista la sospecha de que la calidad de alguna actividad no alcanza el nivel previsto,
debido a deficiencias en el Sistema.
• Cuando sea necesario comprobar la ejecución de las Acciones Correctivas establecidas. 5.2. NOTIFICACION
El Auditor Líder comunica a la organización, departamento o área, mediante el registro 08 Plan de Auditoría Interna al menos con una semana de anticipación, la auditoría a realizar, indicando:
• Los objetivos de la auditoría. • El alcance de la misma. • Criterio de la auditoría. • Día de realización. • Lugar.
• Hora de comienzo.
• Actividades de la empresa que se van a auditar. • Identificación de los documentos de referencia.
• Requisitos necesarios (de personal, equipamiento, disponibilidad, etc.). • Composición del equipo auditor.
Los detalles específicos del Plan de Auditoría sólo se comunican al auditado conforme va desarrollándose la auditoría, ya que su divulgación prematura podría comprometer la obtención de evidencias objetivas.
Cuando el responsable de la organización o área objeto de la auditoría, desee presentar objeciones a alguna de las previsiones del Plan de Auditoría, respecto a cambio de la fecha definida debe exponerla por escrito al auditor líder o equipo auditor debiéndose recibir, al menos, dentro de las cuarenta y ocho horas anteriores a su realización.
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5.3. REALIZACION
Durante el desarrollo de la auditoría se verifican aquellos elementos específicos del Sistema de Gestión de Calidad previstos, aunque el propio desarrollo de la auditoría puede aconsejar el abordar otros aspectos no inicialmente previstos.
Cada vez que se realice una auditoria, el auditor debe revisar el Listado de Documentos Vigentes de la obra, para así corroborar si se esta utilizando la documentación vigente y solicitada por el Cliente.
En caso de haberse efectuado auditorías anteriormente se verifica el cierre de las posibles deficiencias encontradas en aquellas.
Las actividades realizadas en las áreas que son objeto de la auditoría pueden ser, entre otras, las siguientes:
• Confirmación de que no existen discrepancias entre las actividades programadas y las
realmente ejecutadas.
• Revisión de procedimientos e instrucciones para determinar si son completos y adecuados. • Selección aleatoria de trabajos, comprobándose los requisitos aplicables al caso.
• Revisión de los registros relativos a los procesos para verificar su conformidad con lo
especificado.
• Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto y de
cualquier otro determinado por la organización.
Al término de la auditoría se mantiene una reunión entre el equipo auditor y los responsables del área auditada, con el fin de exponer los resultados y aclarar posibles malentendidos.
Si existen no conformidades, los responsables del área auditada determinan y programan las medidas correctivas apropiadas estableciendo un plazo para su aplicación. Si existiesen discrepancias, prevalece la opinión del Auditor Líder. Los responsables del área auditada se aseguran que de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias.
5.4. INFORME
El Auditor Líder prepara, una vez finalizada la auditoría, el correspondiente Informe de Auditoría (09 Informe de Auditoría Interna). Este informe debe ser entregado al Encargado de Calidad, que corresponda, a más tardar una semana después de realizada la auditoría, para que éste lo distribuya a los responsables del área auditada. En caso de que la auditoría se haya realizado en
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obra, el informe debe ser entregado al encargado de calidad de obra, con copia al encargado de calidad de oficina central.
El informe de la auditoría contiene los siguientes apartados:
• Nº del informe (coincide con el nº de auditoría). • Fecha de la auditoría.
• Identificación de la unidad auditada.
• Identificación del responsable de la unidad auditada y otro personal asistente, si lo hubiera. • Identificación del equipo auditor.
• Alcance de la auditoría.
• Resumen de los resultados de la auditoría, de manera que para cada No Conformidad
definida en el Informe de auditoría, se establezca una Acción Correctiva cuando corresponda y en la que se contemplen los siguientes aspectos:
- Descripción de la No Conformidad encontrada, explicada suficientemente para asegurar que la organización auditada pueda poner en práctica las acciones correctivas propuestas. Las No Conformidades detectadas durante la auditoría se tratan en el Informe correspondiente según lo establecido en el procedimiento general FV-PG-02.
- Las acciones correctivas derivadas de las no conformidades de la auditoría, se tratan según lo establecido en el procedimiento general FV-PG-02.
- Las observaciones que se deriven de la auditoría serán tratadas como acciones preventivas, según lo establecido en el procedimiento general FV-PG-02.
El informe de auditoría interna es firmado por el Auditor Líder.
En respuesta al informe, el Encargado de Calidad, propone los responsables de llevar a cabo las resoluciones/acciones correctivas propuestas y la fecha prevista para su implementación para aquellas no conformidades que afectan procesos de oficina central.
Para el caso de las obras, el Encargado de Calidad que reciba el informe será el responsable de definir el tratamiento para las no conformidades detectas. La comunicación a oficina central del tratamiento definido debe realizarse incorporando las no conformidades en el Listado de No Conformidades y Acciones Correctivas que se envía mensualmente. Para esto último se debe indicar en la columna de emitido por (del Listado de No Conformidades y Acciones Correctivas) el código
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de la auditoría respectiva y el número de la No Conformidad registrada en el Informe de Auditoría, ejemplo:
EMITIDA POR
Aud. Interna CFV-007,
NC n° 1
5.5. SEGUIMIENTO
El Encargado de Calidad de oficina central u obras según corresponda, realiza el seguimiento de las acciones propuestas.
El auditor comprueba en la siguiente auditoría, que se han cerrado todas las no conformidades, verificando la eficacia de las acciones correctivas implementadas.
En la Revisión del Sistema de Gestión de Calidad se analizan los resultados de las auditorías internas realizadas desde la reunión anterior.
5.6. CALIFICACIÓN DE LOS AUDITORES
Todas aquellas personas que forman parte del Equipo Auditor, además de ser independientes de quienes realizan las distintas actividades, están calificadas en función de los siguientes requisitos:
• Tener un título profesional.
• Haber recibido a lo menos un curso de realización de Auditorías a Sistemas de Gestión de
Calidad.
• Haber asistido, con un auditor calificado, a por lo menos dos (2) auditorías de calidad.
La evidencia de haber asistido como observador a dos auditorías se pone de manifiesto en los informes de auditoría, anotando después del nombre de la persona del equipo auditor que asiste como observador, la referencia “para calificarse como auditor” o como “auditor en formación”. El Gerente técnico es el responsable de definir la composición del equipo auditor. Cuando este equipo esté formado por 2 personas o más debe designar al auditor líder.
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PG-03 Auditorias Internas Rev8.doc 6. RESPONSABILIDADES
Gerente Técnico
• Definir la composición de los equipos auditores y designar al auditor líder cuando
corresponda.
• Aprobar el plan de auditorías internas Encargado de Calidad Oficina Central
• Establecer el programa anual de auditorías internas.
• Realizar las auditorías o designar a quienes las vayan a realizar. • Iniciar las acciones correctivas derivadas del informe de resultados. • Archivar la documentación de la auditoría.
Encargado de Calidad de obra.
• Iniciar las acciones correctivas derivadas del informe de resultados. • Archivar la documentación de la auditoría.
Auditor/Auditor Líder (cuando el número del equipo auditor así lo amerite)
• Recopilar y estudiar la documentación aplicable a la auditoría. • Notificar la auditoría al responsable de la organización auditada. • Realizar la auditoría.
• Emitir el informe de auditoría. • Firmar el informe de auditoría.
Responsable de la unidad auditada (Jefe de Depto. Área y Administrador de obras)
• Informar al personal afectado del objeto y la finalidad de la auditoría. • Designar al personal que atenderá al equipo auditor.
• Poner a disposición del equipo auditor todos los medios necesarios para asegurar el buen
desarrollo de la auditoría.
• Facilitar el acceso a las instalaciones y a los elementos probatorios a los auditores, a solicitud
de éstos.
• Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría.
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7. REGISTROS
08 Plan de auditoría interna 09 Informe de Auditoría Interna 18 Programa de Auditorías Internas
8. ANEXOS
No aplica.
