Diseño de un modelo de gestión por procesos para la implementación de una nueva modalidad de ventas públicas mediante internet, para Comercial Avila Ochoa Compañía Limitada. Año 2013.

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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Católica de Loja

ÁREA ADMINISTRATIVA

TITULACIÓN DE MAGÍSTER EN GESTIÓN EMPRESARIAL

Diseño de un modelo de gestión por procesos para la implementación de

una nueva modalidad de ventas públicas mediante internet, para Comercial

Avila Ochoa Compañía Limitada. Año 2013.

TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA.

AUTOR: Avila Vasquez, Juan Pablo

DIRECTOR: Yunga Saraguro, Manuel Alcivar, Ing

CENTRO UNIVERSITARIO CUENCA

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APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA

Ingeniero.

Manuel Alcivar Yunga Saraguro.

DOCENTE DE LA TITULACIÓN

De mi consideración:

El presente trabajo de fin de maestría, denominado: Diseño de un modelo de gestión por procesos para la implementación de una nueva modalidad de ventas públicas mediante internet, para CAO Cía. Ltda., realizado por el Ing. Juan Pablo Avila Vasquez, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por cuanto se aprueba la presentación del mismo.

Loja, abril de 2014

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DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS

“Yo Avila Vasquez Juan Pablo, declaro ser autor del presente trabajo de fin de maestría: Diseño de un modelo de gestión por procesos para la implementación de una nueva modalidad de ventas públicas mediante internet, para CAO Cía. Ltda., de la Titulación Maestría en Gestión Empresarial, siendo Manuel Alcivar Yunga Saraguro director del presente trabajo; y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales. Además certifico que las ideas, concepto, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo investigativo, son de mi exclusiva responsabilidad.

Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”

f... Avila Vasquez Juan Pablo

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AGRADECIMIENTO

Mediante el presente proyecto me permito agradecer a todas aquellas personas que contribuyeron a la realización de la presente tesis previa a la incorporación de grado de Magíster en Gestión Empresarial, ya que con su esfuerzo, dedicación, esmero, empeño, paciencia y la actitud de confrontación a las adversidades del caminar diario en la obtención de nuevas sapiencias, han permitido sin duda alcanzar el principal objetivo por el cual toda persona se enmarca en la vía del conocimiento, que es la de llegar a ser un profesional de excelencia, con la finalidad de ser un aporte en beneficio del desarrollo de la sociedad y un pilar fundamental en la conformación del núcleo del hogar.

Particularmente agradezco a Dios, que me ha dado la oportunidad de vivir y ha puesto en mi destino las personas necesarias que han sabido transmitir el amor, sabiduría y humildad necesarias para poder contrarrestar todas las adversidades que conlleva instruirse en las carreras que he elegido para mi desarrollo profesional.

Agradezco de igual forma, a Carlos Ávila, Rosa Vásquez, María Inés Ávila, y Juan Carlos Ávila, quienes conforman el hogar en el que me formé y desarrollé, gracias a sus valores, consejos, virtudes y persistencia, que han logrado orientarme por el buen sendero, si bien he caído, ellos me han sabido levantar y animar para caminar de frente con mayor esmero. A mis profesores, que han sabido transmitir su sapiencia en beneficio del alumno, que no tienen recelo en la hora de hablar y decir las cosas como son, aquellos que no dudan en transmitir sus experiencias, aquellos que supieron que el futuro de nuestra patria se encuentra en las manos del joven rebelde.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS

Pág.

CARATULA………...i

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA………ii

DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS_{………...…iii}

DEDICATORIA……….iv

AGRADECIMIENTO………v

ÍNDICE DE CONTENIDOS………vi

ÍNDICE DE FIGURAS……….viii ÍNDICE DE CUADROS………...……...viii ÍNDICE DE DIAGRAMAS………..…..ix

RESUMEN……….………1

ABSTRACT.._………..2

INTRODUCCIÓN………..3

CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA_{..………...5}

SITUACIÓN ACTUAL…….……….6

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA………7

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA……….7

JUSTIFICACIÓN………...8

OBJETIVOS………...9

OBJETIVO GENERAL……….9

OBJETIVOS ESPECÍFICOS………...9

ALCANCE………...9

HIPÓTESIS DEL TRABAJO………..10

METODOLOGÍA………..………10

CAPITULO II _{MARCO TEÓRICO………}.._{………..12}

GESTIÓN POR PROCESOS…………..………..14

BANEFICIOS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS………..………15

IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS…….……….15

IDENTIFICACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS…………..………15

DESCR_{IPCIÓN DE LOS PROCESOS………..………..17}

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS………..……….17

MEJORA _{CONTINUA DE LOS PROCESOS………..………19}

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CAPITULO III ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA COMERCIAL AVILA OCHOA

CÍA. LTDA. (CAO)_{………..………22}

LA INSTITUCIÓN Y EL SECTOR AL QUE PERTENECE..……….23

MISIÓN………..………23

VISIÓN………..………23

VALORES………..………..23

MARCO LEGAL………..……….25

ORGANIZACIÓN (E_{STRUCTURA ORGANIZACIONAL)………..………...25}

ALINEAMIENTO CON LA LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA……….……….27

SUS PRODUCTSOS………..………28

SUS CLIENTES………..……….29

ANÁLISIS FODA………..………29

MAPA DE PROCESOS DE LA NUEVA MO_{DALIDAD DE VENTAS………..30}

CAPITULO IV LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS EN LA INSTITUCIÓN, OBJETO DE ESTUDIO………..………32

IDENTIFICACIÓN Y SECUENCIA DE LOS PROCESOS………..………..33

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS………..………..34

DISEÑO DEL MAPA DE PROCESOS……….36

PROCESO DE INCURSIÓN A LAS _{VENTAS PÚBLICAS………..……….37}

REGISTRARSE COMO PROVEEDOR DEL ESTADO………..…………..41

OBTENCIÓN DEL RUP………..………43

CAPACITACIÓN SOBRE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA……….………43

CONSULTO_{RIA DE LISTA CORTA………..………..44}

CONSULTORIA DE CONTRATACIÓN DIRECTA………..………..45

CONSULTORIA DE _{CONCURSO PÚBLICO……….………....45}

LICITACIÓN DE BIENES, SERVICIO Y OBRAS………..……….45

COTIZACIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS……….……….46

MENOR CUANTÍA DE OBRAS……….……….………..46

MENOR CUANTÍA DE BIENES Y SERVICIOS………..………...47

SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA………..………...47

PROCESO DE CONTRATACIÓN………..………..51

EJEMPLO GRÁFICO………..………57

DIAGRAMAS DE PROCESOS……….83

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RETOS DEL DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS_{……….…..…109}

PRESUPUESTO PARA EL DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS……..…………...110

ORGANIZACIÓN DEL DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS…..………111

ESTIMACIÓN DE LAS VENTAS TOTALES……..………...…111

ESTIMACIÓN DE COSTOS Y UTILIDADES………..……….……112

DEL PROCESO DE DESARROLLO A LA ACTIVIDAD DE VENT._{………..……114}

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS………..………...…116

MEJORA _{DE LOS PROCESOS……….………...….117}

CONCLUSIONES………..………121

RECOMENDACIONES_{.……….………..123}

BIBLIOGRAFÍA………..………125

ANEXOS………..………...125

ÍNDICE DE FIGURAS Pág. F1. Elementos Básicos de un Proceso y la Interrelación entre Procesos……….………14

F2. Interrelación entre Procesos, en Función a su Finalidad y los Recursos Necesarios para su Conse_{cución………}.._…….16

F3. Gestión por Procesos……….……….………16

F4. _{Agentes del Indicador………..………18}

F5. Organigrama CAO Cía. Ltda………..………26 F6. Diseño del Mapa de Procesos………36

F7. Proceso de Ventas Públicas………..………….37

F8. Mapa Conceptual del Sistema Naci_{onal de Contratación Pública……..……….41}

F9. Aplicación de la Ley Orgánica del SNCP………..……….………..43

F10. Mapa de Procesos de Contratación Pública…..…………..……….…………51

F11. Desarrollo de la Nueva Oferta en el Mercado…….………....105

F12. Dirección de Marketing………111

ÍNDICE DE CUADROS Pág. C1. Familias de Materiales y Herramientas para la Construcción y Acabados CAO_………..28

C2. Matriz FODA CAO Cía. Ltda………..29

C3. Mapa del Macro Proceso………30

C4. Descripción de los Procesos de CAO Enfocado a las Ventas Públicas……….34

C5_{. Proceso de Incursión a las Ventas Públicas……….………..}39

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C7. Márgenes de Preferencia para Servici_{os de Origen Nacional………..……47}

C8. Márgenes de Preferencia para Bienes de Origen Nacional………..………48

C9. Valor Agregado Nacional Mínimo…………..………48

C10. Indicador de Eficiencia en el Proceso de Incursión a las Ventas Públicas………..49

C11. Proceso de Contratación………..…52

C12. Cuadro _{Comparativo Procesos CP………...……….53}

C13. Documentación del Proceso, Ínfima Cuantía………85

C14. Documentación del Proceso, Subasta Inversa Electró_{nica………88}

C15. Documentación del Proceso, Menor Cuantía………93

C16. Documentación del Proceso, _{Cotización………98}

C17. Documentación del Proceso, Consultoría……….………..102

C18. Proceso de Desarrollo de la Nueva _{Oferta en el Mercado………}..._{………...….}106

C19. Documentación del Proceso, Desarrollo de la Nueva Oferta en el Mercado……...….108

C20. Presupuesto del P_{royecto CAO Cía. Ltda………..………}.._……...110

C21. Estado de Contribución Proyectado a Cinco Años CAO Cía. Ltda………..…...…112

C22. Plan de Gestión del Proceso de Desarrollo de la Nueva Oferta en el Mercado…...…120

ÍNDICE DE DIAGRAMAS Pag. D1. Flujo del Árbol de Toma de Decisiones, Incursión a las Ventas Públicas………38

D2. Flujo del Proceso Ínfima Cu_{antía………..84}

D3. Indicador de Eficiencia ínfima Cuantía……….86

D4. Flujo del Proceso, Subasta Inversa _{electrónica………..87}

D5. Indicador de Eficiencia, Subasta Inversa Electrónica………90

D6. Flujo del Proceso, Menor C_{uantía……….92}

D7. Indicador de Eficiencia, Menor Cuantía………95

D8. Flujo del Proceso, Cotiza_{ción……….97}

D9. Indicador de Eficiencia, Cotización………99

D10. Flujo del Proceso, Consul_{toría………..……101}

D11. Indicador de Eficiencia, Consultoría……….103

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Resumen Ejecutivo

En el presente proyecto de tesis se ha diseñado un modelo de gestión por procesos para la implementación de una nueva modalidad de ventas, enfocadas al sector público mediante internet, para Comercial Ávila Ochoa Cía. Ltda., Año 2013. La metodología a seguir es la identificación, secuencia y descripción de los procesos, el seguimiento y mejora de los diferentes procesos identificados. Esta metodología está desarrollada en concordancia con los aspectos generales de la empresa Comercial Ávila Ochoa Cía. Ltda., fundamentalmente con su misión, visión y los valores que la conforman.

La gestión de los procesos necesarios para la implementación de la nueva modalidad de ventas enfocado al sector público, objeto del estudio, se distribuye en la identificación, secuencia y descripción de los procesos, en los que tenemos: Registrarse como proveedor del estado, capacitación sobre la contratación pública, procesos de contratación, desarrollo de la nueva oferta en el mercado, seguimiento y medición de los procesos anteriormente desarrollados, y mejora de los procesos identificados.

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In this thesis, a process management model for the implementation of a new focused sales method through internet to the public sector has been designed for Comercial Avila Ochoa Cía. Ltda., Year 2013. The methodology to follow is the identification, sequence and description of the processes, monitoring and improving of different identified processes. This methodology is developed in accordance with general aspects of the company Comercial Avila Ochoa Cía. Ltda., mainly with its mission, vision and values that conform it.

The management of the necessary processes for the implementation of a new focused sales method to the public sector, under study, is distributed in the identification, sequence and description of processes, including: To register as a provider to the state, training on procurement, recruitment processes, development of new offers on the market, monitoring and tracking of processes previously developed, and improvement of the identified processes.

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INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo de grado se ha diseñado un modelo de gestión por procesos para la implementación de una nueva modalidad de ventas, enfocadas al sector público mediante internet, para Comercial Ávila Ochoa Cía. Ltda., Año 2013.

Se desarrolla en cuatro capítulos: el primero hace referencia al planteamiento del problema, es decir la delimitación clara y precisa del objeto del proyecto, así como su justificación estableciendo los objetivos y el alcance del mismo, el segundo capítulo es el marco teórico necesario para desarrollar de forma adecuada el estudio planteado, el tercer capítulo habla sobre la empresa Comercial Avila Ochoa Cía. Ltda., y como se encuentra interrelacionado con el tema de investigación, el cuarto y el último capítulo es la gestión de los procesos en la institución, correspondiendo al objeto de estudio, que nos otorga la esquematización para la implementación de la nueva modalidad de venta enfocada al sector público.

La metodología a seguir es la identificación, secuencia y descripción de los procesos, así como el seguimiento y mejora de los diferentes procesos identificados. Esta metodología está desarrollada en concordancia con los aspectos generales de la empresa Comercial Ávila Ochoa Cía. Ltda., fundamentalmente con su misión, visión y los valores que la conforman. Entre los principales procesos tenemos:

• Registrarse como proveedor del estado: Es decir, obtener el RUP mediante los requisitos solicitados por el SERCOP.

• Capacitación sobre la contratación pública: Estudio sobre los diferentes procesos que componen el servicio nacional de contratación pública, en la cual tenemos: Consultoría de lista corta, Consultoría de contratación directa, consultoría de concurso público, licitación de bienes, servicios y obras, Cotización de bienes, obras y servicios, menor cuantía de obras, menor cuantía de bienes y servicios, y subasta inversa electrónica.

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• Desarrollo de la nueva oferta en el mercado: Este apartado hace referencia a los retos del desarrollo de la nueva modalidad de venta, el presupuesto que se debe asignar, la organización que se debe tener, la estimación de las ventas totales, costos y utilidades, así como la actividad misma de venta.

• Seguimiento y medición de los procesos anteriormente desarrollados.

• Mejora de los procesos identificados.

El desarrollo del presente proyecto procura contribuir de forma activa y voluntaria al mejoramiento social y económico de los grupos de interés así como el de su entorno, con el propósito de optimizar su oferta de valor y competitividad. Cuyo resultado se verá reflejado en la consecución de una mejor imagen y posicionamiento de la empresa en el mercado, teniendo en cuenta siempre la misión y visón de la organización.

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Comercial Avila Ochoa (CAO) Cía. Ltda., una empresa dedicada a la comercialización de materiales de construcción por más de 26 años, cuya misión es la de ser un equipo humano especializado y comprometido en brindar el mejor servicio y asesoramiento en soluciones integrales para la construcción, decoración, remodelación y mantenimiento, mejorando continuamente la tecnología y los procesos, respetando el medio ambiente y aportando al desarrollo de la comunidad y el país. Planteamiento

En base a su misión, la compañía atraviesa una toma de decisión gerencial para la implementación de una nueva modalidad de ventas orientadas al sector público por medio de las nuevas tecnologías, que en este caso en particular hace referencia al internet, office y sus herramientas entre las cuales las de mayor relevancia para la implementación de la nueva modalidad de ventas al sector público son: Hotmail, msn, skype, word, excel, y sobre todo la utilización de una plataforma virtual de servicio nacional de contratación pública (SERCOP), la misma que ha sido implementada por el actual gobierno nacional.

Bajo este contexto, la empresa CAO Cía. Ltda requiere de un análisis o investigación que determine el estudio de un modelo de gestión por procesos para la implementación de esta nueva modalidad de ventas.

El presente estudio obedece, también, a la incorporación de nuevo personal el cual contenga el perfil necesario para el desarrollo efectivo de la nueva modalidad de venta, o en su defecto a la capacitación del personal actual, sobre todo en lo referente a los utilitarios requeridos para el buen desenvolvimiento de la nueva modalidad de ventas al sector público, así como capacitación sobre conocimientos básicos de leyes vinculadas a la contratación pública, y deben disponer de la aptitud y actitud para las negociaciones y resolución de controversias que surjan en el ejercicio de la misma.

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Es por ello que CAO Cía, Ltda., requiere realizar el análisis e investigación de la nueva modalidad de ventas a implementar en el mercado, con la participación de cada uno de los sistemas que conforman la empresa mediante una comunicación estable y efectiva, estableciendo indicadores cuantificables tales como: nivel de ventas, porcentaje de rentabilidad, nivel de participación de la nueva línea de negocio con el giro total de la empresa, etc.

2. Formulación del problema

CAO Cía. Ltda. Para poder ofrecer un servicio de excelencia debe estar a la par con los avances y recursos tecnológicos utilizados en el medio actual, en específico CAO podía vender a las entidades públicas en el pasado, sin embargo en la actualidad no lo puede hacer sin apoyarse en la tecnología moderna, por lo que se requiere el análisis e investigación de los procesos relacionados, (análisis del proceso de contratación pública referente al producto o servicio, análisis de factibilidad referente al costo y el valor referencial del proceso, elaboración de formularios, aceptación y firma de contrato, adquisición de la mercadería, logística de entrega del producto, acta entrega recepción y culminación del proceso) necesarios para la implementación de la nueva modalidad de ventas, denominado ventas públicas, que se desarrolla en el ámbito de las nuevas tecnologías, cuyos resultados posibles serían la ampliación de la cobertura a nivel nacional, y por ende el incremento de las ventas de la organización, puesto que al ser una línea complementaria al giro normal de la empresa, una sola venta de esta nueva modalidad, significaría el incremento en las ventas de CAO Cía. Ltda.

3. Sistematización del problema

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Se requiere un estudio o investigación sobre la implementación de esta nueva modalidad de ventas enfocadas al sector público, mediante la utilización primordial de una plataforma virtual administrada por el SERCOP, ya que la misma es necesaria para brindar un servicio adecuado y mantenerse a la par de los avances tecnológicos y herramientas virtuales utilizadas en nuestro entorno, como nueva alternativa para los negocios y la comunicación entre las entidades privadas y públicas. Este estudio es esencial para establecer un modelo de gestión por procesos de la nueva modalidad de ventas denominado “ventas públicas”; de igual forma se necesita detallar el análisis tecnológico para la implementación del mismo, ya que de esta depende el éxito o fracaso en su accionar; así como establecer las aptitudes y conocimientos requeridos para la implementación del proyecto por parte del personal.

La empresa se encuentra en un entorno de constante cambio, por lo cual debe enfocar sus esfuerzos a las acciones de innovación, actualización de los avances tecnológicos a los sistemas administrativos, incorporar nuevos procesos que conlleven a la consecución de la misión y visión de la organización.

Este proyecto se encuentra relacionado con la maestría de gestión empresarial, pues parte de la información se obtiene de materias que se examinan en el transcurso de la carrera; además, el proyecto contribuye en el aspecto personal puesto que se genera la actividad administrativa, (planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar), al implementar la nueva modalidad de ventas públicas, así como la agregación de nuevos ingresos para la organización ya que se incrementa su nicho de mercado al ser una línea adicional al giro normal de la empresa y por ende se obtiene mayores réditos.

La realización del presente tema es claramente ejecutable ya que se cuenta con la información necesaria, recursos económicos y la experiencia positiva en el trato de aspectos de la nueva tecnología, así como el estudio previo, mediante diferentes seminarios de contratación pública y manejo del portal web otorgadas tanto por el gobierno actual como organizaciones privadas.

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esta forma el impacto de la nueva modalidad de ventas al sector público conllevará a beneficiar a la empresa económicamente, mantenerse a la par con los avances tecnológicos, generar fuentes de trabajo, tener una mayor cobertura o alcance de ventas, encaminando a ser líderes de servicios constructivos, con lo cual la nueva actividad sería consecuente a la misión y visión organizacional.

5. Objetivos

5.1. Objetivo general

Obtener información precisa y veraz, para la conformación de una gestión por procesos con la finalidad de implementar de forma adecuada la nueva modalidad de ventas al sector público, la misma que se desenvuelve mediante el entorno virtual. De esta forma CAO Cía. Ltda., obtendrá nuevos ingresos para la empresa y por ende influir en su desarrollo, cumpliendo con las expectativas de la organización de ser líderes en servicio constructivos.

5.2. Objetivos específicos

 Desarrollar un marco teórico que permita orientar la investigación hacia la propuesta de una gestión por procesos para la implementación de una nueva modalidad de ventas mediante las nuevas tecnologías.

 Recopilar información de la empresa CAO Cía. Ltda. con lo que se logrará establecer una perspectiva de su historia, presente, futuro, con sus diferentes parámetros como son la misión, visión, objetivos y estrategias. Con la finalidad de verificar si la implementación del proyecto está relacionado con los objetivos primordiales que persigue la organización.

6. Alcance

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 No existen los procesos requeridos para la implementación de la nueva modalidad de ventas públicas mediante la web, ligado a la misión, visión, valores, objetivos y estrategias de la empresa.

 CAO Cía. Ltda., carece de procesos de identificación y secuencia de procesos, descripción de los procesos, seguimiento y mejora de los procesos identificados, propuesta de mejora de los procesos, ligados a la utilización de nuevas tecnologías para la implementación de la nueva modalidad de ventas públicas mediante la web, ya que nunca la empresa se ha relacionado en este campo de negociación.

En este contexto la empresa debe desarrollar el modelo de gestión por procesos idóneo para la implementación de ventas al sector público mediante las nuevas tecnologías, en la que se detalle la forma de incursionar a la misma, así como la recopilación necesaria de información para poder desarrollar los diversos sub procesos que la herramienta del SERCOP otorga, hasta llegar al desarrollo y mejoramiento continuo de esta nueva modalidad de venta.

8. Metodología

La presente propuesta de investigación se desarrollará a través de la siguiente metodología.

 Identificación y secuencia de los procesos.

Nos otorga información sobre la forma adecuada de identificar los procesos que son requeridos para la implementación de las ventas al sector público, y la secuencia lógica a seguir para su buen desenvolvimiento.

 Descripción de los procesos.

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Una vez puesto en marcha las actividades para la consecución de los diversos procesos necesarios para la generación de las ventas públicas, se debe dar seguimiento a las mismas con la finalidad de verificar que se estén realizando conforme a lo estipulado, y dar medición al mismo, para saber el grado de cumplimiento, y así tomar decisiones correctivas.

 Mejora de los procesos identificados.

La mejora de procesos tiene como objeto el incremento de la eficiencia y efectividad del accionar y de la obtención de resultados, por lo cual se requiere establecer parámetros, y normativas para mantener un mejoramiento continuo.

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“Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo” Albert Einstein.

El entorno de los negocios que vivimos en la actualidad, genera un crecimiento constante y agresivo de la competencia, ya que implementan innovadores procedimientos logísticos empresariales, basados en el conocimiento intelectual y tecnológico; la organización que enfrenta esta transición en el tiempo de enfrentar lo tradicional con lo actualizado, no le queda otro camino que innovar con el objeto de que la empresa perdure a través del tiempo. (Kotler, 2001).

Es eminente el avance que ha tenido el sector informático y las telecomunicaciones, con los cuales se ha reinventado los modelos de negocio, CAO Cía. Ltda., debe acoplar su funcionamiento idóneo, es decir lo que sabe hacer mejor (venta al por mayor y menor de materiales de construcción), con los avances del entorno en el que se desenvuelve.

Se debe tener en cuenta que en teoría es fácil para la competencia copiar el accionar de una organización, pero la personalidad de innovar y afrontar el mañana es muy difícil de imitar, eh ahí el elemento estratégico generador de ventajas competitivas sostenibles en el tiempo. (López, 2004). Esta personalidad innovadora necesariamente debe ser complementada con una organización eficaz para manejar el proceso de desarrollo. (Kotler, 2001).

En el caso de CAO. Cía Ltda., su especialidad es la venta de materiales de construcción al por mayor y menor, el mismo que es comercializado a través de los modelos tradicionales, es decir ventas de mostrador, y ventas mediante agentes vendedores externos, (predominio de la necesidad de capital humano ante lo tecnológico), por lo cual requiere acoplarse con los avances tecnológicos de su entorno, en esta ocasión enfocados al ámbito informático, específicamente a la utilización del portal web de contratación pública del Ecuador, herramienta requerida para que los organismos e instituciones que manejan recursos públicos articulen su planificación, programación, presupuesto, control, administración y ejecución de las adquisiciones de bienes y servicios, así como la ejecución de obras públicas. (SERCOP, 2013).

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La gestión por procesos es fundamental para la ejecución de las Normas ISO 9000:2008 como el modelo Europeo de Excelencia Empresarial (EFQM) puesto que otorga indicadores para poder evaluar el rendimiento de las distintas actividades que se encuentran entrelazadas, con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos. Bajo esta concepción, se requiere establecer el sistema o modelo de gestión por procesos. A continuación se presentan un par de conceptos que nos permite clarificar sobre el tema:

 _{Sistema de Gestión: “Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr}

dichos objetivos”. ISO 9000:2000

 Sistema de Gestión: “Esquema general de procesos y procedimientos que se emplean para garantizar que la organización realiza todas las tareas necesarias para alcanzar los objetivos”. Modelo EFQM

El análisis de estos conceptos nos lleva a plantearnos el significado del proceso, que no es más que el conjunto de actividades interrelacionadas, que transforman las entradas en salidas (resultados) con un valor adicional (Tene, 2012). En la figura 1 nos aclarece sobre los elementos básicos de un proceso, y la interrelación entre procesos.

FIGURA 1. ELEMENTOS BÁSICOS DE UN PROCESO Y LA INTERRELACIÓN ENTRE PROCESOS.

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Los beneficios generados al incursionar en la gestión por procesos en términos generales son: (Tene, 2012).

 Se obtiene una mejora continua de todas las actividades relacionadas.

 Eliminación de actividades innecesarias o repetitivas.

 Optimización de recursos.

 Reducción de costos.

3. Implementación de la gestión por procesos.

La implementación de la gestión por procesos, debe seguir un orden lógico, con el objeto de alcanzar la mayor retribución posible, al menor costo y esfuerzo, con la finalidad de alcanzar la meta anhelada por la organización. (Tene, 2012).

4. Identificación y secuencia de los procesos.

Los procesos ya existen en toda organización, la idea es identificarlos, analizarlos, describirlos, asimilarlos para establecer si es necesario incluirlos en la estructura final del proceso, su nivel de relevancia, y la profundidad de su detalle. La identificación de los procesos se da bajo una seria de parámetros. (Tene, 2012).

 Satisfacción del cliente.

 Calidad del producto.

 Influencia en los factores que encaminan al éxito.

 Contribución a la consecución de la misión y visión de la organización.

 Cumplimiento de disposiciones legales, morales y éticos.

 Mediciones tanto en el ámbito económico como de bienestar.

 Alineamiento con la alta directiva, con sus anhelos y aspiraciones.

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FIGURA 2. INTERRELACION ENTRE PROCESOS, EN FUNCIÓN A SU FINALIDAD Y LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU CONSECUCIÓN. Autor.

Los procesos deben ser claramente identificados, la manera más definida de hacerlo es por medio de un mapa de procesos, representando gráficamente la estructura de procesos que configuran un sistema de gestión. Esta concepción es explicada en la Figura 3.

FIGURA 3. GESTIÓN POR PROCESOS

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La descripción de los procesos es necesaria para la representación de actividades reales comúnmente plasmadas en diagramas, indicando la secuencia y la interrelación entre los procesos, que en función de la organización puede ser desde los macro procesos, hasta los subprocesos, es decir desde lo general hasta lo puntual.

Para obtener un mayor detalle de las actividades es recomendable hacerse los siguientes cuestionamientos. (Tene, 2012).

 ¿Qué actividades realiza?

 ¿Quién realiza las actividades?

 ¿Cómo se realizan las actividades?

 ¿Cómo es el proceso?

 ¿Cuál es el propósito?

 ¿Cómo se relaciona con el resto?

 ¿Cuáles son sus entradas y salidas?

La información recopilada bajo este esquema, puede ser sintetizada en una serie de diagramas, las cuales deben ser ajustadas y acordes a la organización. En el presente proyecto se ha elaborado el diagrama referente al mapa del macro proceso, y a los objetivos de la organización, se la puede apreciar en el anexo 1.

6. Seguimiento y medición de los procesos.

En la ejecución de la gestión por procesos, es necesario dar seguimiento y medición de las actividades, con el objeto de saber lo que se está obteniendo, en qué medida se cumplen los objetivos, y para la toma de decisiones en mejora continua. No tienen mayor relevancia si es que nos esforzamos en obtener los procesos bien especificados, con su respectivo mapa y diagramas, y a la final no nos interesa cuales son los resultados. Es decir, para que invertir tiempo, esfuerzos y recursos en establecer procesos explícitos, si no ponemos atención alguna en sus efectos. (Tene, 2012).

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 Sensibilidad

 Rentabilidad

 Fiabilidad

 Relatividad en el tiempo

Los indicadores son establecidos mediante diversos agentes, los mismos que son explicados en la Figura 4.

FIGURA 4. AGENTES DEL INDICADOR

Fuente: Tene, A., Guía para una gestión basada en procesos (2012), Instituto Andaluz de Tecnología. Universidad Técnica Particular de Loja.

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Para que una empresa perdure en el tiempo, debe necesariamente tener un mejoramiento continuo en sus procesos, con la finalidad de incrementar su desempeño y beneficiar a las partes interesadas (clientes, colaboradores, accionistas, proveedores, medio ambiente, sociedad y autoridades). La mejora continua se compone de cuatro etapas fundamentales: (Tene, 2012).

a) Planificar: En esta etapa se debe tener en claro los objetivos a ser alcanzados, y la forma en la cual se piensa realizar su consecución. Esta etapa se subdivide en:

 Identificación y análisis de la situación.

 Establecimiento de las mejoras a alcanzar (objetivos).

 Identificación, selección y programación de las acciones.

b) Hacer: Es la realización activa de los hechos fijados en la etapa anterior.

c) Verificar: Se comprueba la ejecución de la planificación, así como el nivel de consecución de los objetivos de mejora continua.

d) Actuar: En la presente etapa se pretende corregir cualquier anomalía que impida la consecución de los objetivos, y a su vez estandarizar las acciones de mejora en el caso de haber conseguido el objetivo de mejora en los procesos.

8. Referencia del Marco Teórico

 Tene, 2012: Guía para una Gestión basada en Procesos, el sistema de gestión por procesos ayuda a una organización a establecer las metodologías, las responsabilidades, los recursos, las actividades y demás, que le permitan una gestión orientada hacia la obtención de esos “buenos resultados” que desea, o lo que es lo mismo, la obtención de objetivos establecidos. Instituto de Andaluz de Tecnología.

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garantizar que la organización realiza todas las tareas necesarias para alcanzar los objetivos. Para el objeto de estudio, la secuencia de procesos requeridos para implementar y ejecutar la nueva modalidad de ventas por medio de la portal web establecida por el gobierno nacional, con la finalidad de satisfacer las necesidades de materiales y servicios de construcción a las entidades públicas, y así obtener los objetivos primordiales que persigue la organización.

 Ley s/n (Suplemento del Registro Oficial 395, 4-VIII-2008) (Suplemento Registro Oficial 409, 22-VIII-2008). Ley orgánica del sistema nacional de contratación pública. El Sistema de Contratación Pública es requerida para articular y armonizar todas las instancias u procesos en los ámbitos de planificación, programación, presupuesto, control, administración y ejecución de las adquisiciones de bienes y servicios, así como en la ejecución de obras públicas que se realicen con recursos públicos. Es decir para la implementación de la nueva modalidad de ventas se deben regir estrictamente a esta ley, pues es la administradora de la misma.

 En el artículo Innovación y competitividad: implicaciones para la gestión de la innovación del autor Nuria López Mielgo donde se analiza el efecto que la innovación puede generar en la ventaja competitiva empresarial. El enfoque de la Empresa Basada en el Conocimiento y la teoría de Recursos y Capacidades son la prisma bajo el que se observa la innovación como un proceso de aprendizaje, donde la empresa aprende a innovar y construye su propia capacidad innovadora mediante la gestión de sus recursos internos. El artículo describe con profundidad este proceso así como sus características de las que se desprende la idoneidad de la innovación para la supervivencia empresarial y la creación de rentas. Por lo cual nos indica la importancia de innovar y mantenerse a la par del avance tecnológico.

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productos, y aumento en la competencia nacional y extranjera. Por ello es imprescindible seguir un esquema para evitar o disminuir los riesgos inherentes y aprovechar adecuadamente las fortalezas del nuevo proceso.

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Comercial Avila Ochoa fue constituida el 30 de Julio de 1986 en la hermosa ciudad de Cuenca en el Austro del Ecuador, con la finalidad de comercializar materiales para la construcción. En el transcurso de los años se han abierto 6 sucursales, con la finalidad de ofrecer un mejor servicio a los clientes y estar más cerca de ellos. CAO son distribuidores e importadores de más de 8000 artículos que forman parte del amplio inventario que comprende un gran surtido de materiales y herramientas para la construcción. Los productos y servicios que ofrece están enfocados a cubrir las más altas expectativas de los clientes, cumpliendo siempre con los más exigentes estándares de calidad. Con más de 26 años en el mercado, Comercial Avila Ochoa (CAO) es hoy en día una de las más importantes empresas que satisfacen el mercado o sector de la construcción.

2. Misión

Somos un equipo humano especializado y comprometido en brindar el mejor servicio y asesoramiento en soluciones integrales para la construcción, decoración, remodelación y mantenimiento, mejorando continuamente la tecnología y nuestros procesos, respetando el medio ambiente y aportando al desarrollo de la comunidad y el país.

3. Visión

Ser Líderes en Servicios Constructivos en el Austro Ecuatoriano.

4. Valores

Servicio

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Honradez

Somos una empresa que actúa con justicia, trabajando siempre con apego a la moral, la verdad y según la ley.

Responsabilidad

Somos conscientes de la responsabilidad que tenemos de nuestros actos ante nuestros compañeros de trabajo, clientes, proveedores, medio ambiente y sociedad en general.

Respeto

Apreciamos la dignidad de nuestros compañeros de trabajo, clientes y proveedores, consideramos su libertad, voluntad, intereses y opiniones, sin tratar de imponerles una determinada forma de ser y de pensar y actuando con mucha cortesía y tolerancia.

Humildad

Trabajamos con un ánimo sencillo, moderado y respetuoso, libre de vanidad, presunción o pretensiones de fama y de grandeza.

Trabajo en Equipo

Nuestras actividades son realizadas por el grupo humano que forma esta gran familia que pone diariamente todo su empeño, dedicación y capacidad tanto física como intelectual para brindar el mejor servicio.

Comunicación

Creemos en la importancia de la comunicación organizacional (interna y externa) ya que ésta se encuentra presente en toda actividad empresarial.

Cumplimiento de Nuestros Objetivos Propuestos

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La empresa CAO Cía. Ltda. Se encuentra condicionado por la normativa legal vigente en ese momento: normas sobre la forma jurídica, normas laborales, normas contables, normas fiscales, normas medioambientales, urbanísticas, o la propia normativa del sector financiero.

CAO es una empresa de responsabilidad limitada, es decir:

Se contrae entre tres o más personas que solamente responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales y hacen el comercio bajo una razón social o denominación objetiva, a la que se añadirán, en todo caso, las palabras “compañía limitada” o su correspondiente abreviatura (Superintendencia de Compañías).

Este tipo de compañía es siempre mercantil, pero sus integrantes, por el hecho de constituirla, no adquieren la calidad de comerciantes. Podrá tener como finalidad la realización de toda clase de actos civiles o de comercio y operaciones mercantiles permitidas por la Ley, excepción hecha de operaciones de banco, seguro, capitalización y ahorro (Superintendencia de Compañías).

La compañía de responsabilidad limitada no podrá funcionar como tal si sus socios exceden del número de quince: si excediere de este máximo deberá transformarse en otra clase de compañía o liquidarse. Para efectos fiscales y tributarios este tipo de compañía es considerado como sociedad de capital. (Superintendencia de Compañías.)

La compañía de responsabilidad limitada podrá tener como finalidad la realización de toda clase de actos civiles o de comercio y operaciones mercantiles permitida por la Ley, excepción, hecha de operaciones de banco, segura, capitalización de ahorro. (Artículo 94 de la Ley de Compañías)

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7. Alineamiento con la ley orgánica del sistema nacional de contratación pública.

CAO Cía. Ltda.,en virtud a lo establecido por la ley orgánica del sistema nacional de contratación pública, y en concordancia con la misión y visión de la organización, establece incorporar una nueva modalidad de ventas enfocadas a las entidades públicas a través del portal web cuyo administrador es el Instituto Nacional de Contratación Pública INCOP. Para lo cual se requiere las herramientas y técnicas involucradas en la aplicación de las habilidades y capacidades que se describen en las áreas del conocimiento para el buen desenvolvimiento del mismo.

El pleno de la asamblea constituyente consideró que es necesario crear un Sistema de Contratación Pública que articule y armonice a todas las instancias, organismos e instituciones en los ámbitos de planificación, programación, presupuesto, control, administración y ejecución de las adquisiciones de bienes y servicios así como en la ejecución de obras públicas que se realicen con recursos públicos, así fue conformado el INCOP.

Objeto y ámbito.- Esta Ley establece el Sistema Nacional de Contratación Pública y determina los principios y normas para regular los procedimientos de contratación para la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría.

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en las que el Estado o sus instituciones son accionistas únicos o mayoritarios; y, los que celebren las subsidiarias de derecho privado de las empresas estatales o públicas o de las sociedades mercantiles de derecho privado en las que el Estado o sus instituciones tengan participación accionaría o de capital superior al cincuenta (50%) por ciento, exclusivamente para actividades específicas en sectores estratégicos definidos por el Ministerio del Ramo.

Principios.- Para la aplicación de esta Ley y de los contratos que de ella deriven, se observarán los principios de legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica, oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad; y, participación nacional.

8. Sus productos.

CAO Cía. Ltda., son distribuidores e importadores de más de 8000 artículos que forman parte del amplio inventario que comprende un gran surtido de materiales y herramientas para la construcción y acabados, lo cual se resumen en el Cuadro 1.

CUADRO 1. FAMILIAS DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS PARA LA CONSTRUCCIÓN Y ACANBADOS CAO Cía. Ltda. Autor.

1ARMEX 14CERAMICA

2CALES 15PLASTICOS

3CERRADURAS 16SANITARIOS

4GALVANIZADOS 17TECHOS

5GRIFERIA 18VARIOS

6HERRAMIENTAS 19INTACO

7FERRETERIA 20SIKA

8HIERRO 21PREFABRICADOS

9MADERA 22CEMENTOS

10MALLAS 23CONSTRUCCION EN SECO

11MATERIAL ELECTRICO 24LINEA BLANCA

12PERFILES 25CONSTRUCCIONES

13PINTURAS

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CAO Cía. Ltda. Atiende al mercado de la construcción, entendiéndose a este a todas las personas que tienen la necesidad de construir, remodelar, innovar, restablecer, etc. cualquier edificación, que por lo general son: Arquitectos, ingenieros civiles, maestros albañiles, constructores, familias que quieren construir su hogar, etc. los cuales cuentan con el poder adquisitivo y rondan por una edad promedio de 30 años. Nuestra mercadería está enfocada a un nivel de clase media baja, puesto que hemos investigado que ahí se encuentra la mayoría de la población. Sin embargo mantenemos un estatus para todo nivel social.

10. Análisis FODA.

CAO Cía. Ltda., cuenta con análisis FODA el cual es necesario para establecer la situación actual por la que atraviesa la organización, así como las tendencias del mercado en el que se desenvuelve para realizar tomas de decisión en beneficio de la organización.

CUADRO 2. MATRIZ FODA CAO Cía. Ltda. Autor.

Productos de calidad y garantía

FORTALEZAS DEBILIDADES

Excelente Posicionamiento Buena ubicación Cobertura a nivel del Austro

Excelentes relaciones con sus proveedores OPORTUNIDADES

Incrementar líneas de distribución Incrementar plazas de venta Establecer alianzas estratégicas

MA

TR

IZ

FO

D

A

Incursionar en las ventas on-line, mediante la herramienta otorgada por el SERCOP

Falta de actualización a las tendencias tecnológicas

Inestabilidad económica del país Disminución de remesas

Incremento de impuestos Nuevas actividades de comercialización

Alto porcentaje de cobros deficiente Mucha rotación de personal Sistema de inventarios desactualizado

Información contable tardía Falta de planes estratégicos Insatisfacción de entregas a domicilio

AMENAZAS Competencia creciente Precios competitivos

Fuente: Comercial Avila Ochoa Cía. Ltda. Cuenca-Ecuador.

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enfocadas al sector público, mediante el portal de compras públicas administrada por el SERCOP, nos da la oportunidad de actualizarnos en los avances tecnológicos, así como incrementar nuestro mercado meta, puesto que por este medio se puede vender nuestros productos y servicios a nivel nacional.

11. Mapa de procesos de la nueva modalidad de ventas al sector público.

MACRO PROCESO

Consultoría de lista corta

Consultoría de Contratación Directa. Consultoría de Concurso Público. Licitación de bienes, servicios y obras Cotización de bienes, obras y servicios. Menor cuantía de obras.

Menor cuantía de bienes y servicios. Subasta Inversa Electrónica.

b. Ingresar al link búsqueda de procesos.

c. Buscar el proceso de contratación con el código del mismo o con varias opciones como son: por nombre de la entidad, estado del proceso, tipo de proceso, fecha de publicación, palabras claves.

d. Llenar los formularios y participar en el proceso correspondiente. VENTAS PÚBLICAS

Proceso de contratación. Registrarse como proveedor del estado, (Obtener todos los requisitos mínimos para obtener el RUP).

a. Ingresar al portal de Compras Públicas w w w .compraspublicas.gob.ec ubique el link regístrese como proveedor

del estado ecuatoriano. b. Ingresar la información que el sistema le va solicitando en cada uno de

los pasos establecidos para el registro de proveedores.

Capacitación sobre la contratación pública.

c. En el Paso 8, Finalización del

Registro, hacer click en la opción “aquí”.

Ingresar el RUC, usuario y contraseña; llenar el Registro de Producción Nacional.

d. En la pestaña Datos Generales escoger la opción Resumen General. En

la parte inferior hacer click en las opciones Imprimir Formulario y Acuerdo

de Responsabilidad.

e. Dirigirse con toda la documentación solicitada para el registro a las oficinas del Registro Único de Proveedores a

nivel nacional, la misma que será verificada y analizada la información

requerida.

a. Ingresar al sistema del portal de Compras Públicas

w w w .compraspublicas.gob.ec

Incursión a las ventas públicas.

CUADRO 3.MAPA DEL MACRO PROCESO

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MACRO PROCESO PROCESO SUB PROCESO ACTIVIDADES

Retos del desarrollo de nuevos productos. Presupuesto para el desarrollo del nuevo producto.

Organización del desarrollo del nuevo producto.

Estimación de las ventas totales.

Del proceso de desarrollo a la actividad de venta. Seguimiento y la medición de los procesos. Mejora de los procesos.

CUADRO 3. MAPA DEL MACRO PROCESO

Realizar todas la actividades necesarias para ser competitivos, manteniendo una mejora

continua con eficiencia y eficacia.

Desarrollo de la nueva oferta en el mercado VENTAS PÚBLICAS

AUTOR.

Fuente: SERCOP.

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33

Comercial Avila Ochoa (CAO), al tomar la decisión de vender al sector público, debe necesariamente utilizar la herramienta del SERCOP, puesto que es el ente regulador para la adquisición de materiales o servicios por parte de las entidades públicas.

Si bien CAO, es una empresa dedicada a la venta de materiales de la construcción, al incursionar en las ventas públicas deberá manejar un RUC diferenciado, bajo el mismo nombre comercial, con la finalidad de poder vender cualquier producto o servicio al estado, con la trayectoria ya afianzada de CAO.

Sin embargo las compras, recurso humano, logística de despachos, contabilidad, finanzas, y demás actividades o procesos para que las ventas al sector público se desenvuelvan sin inconvenientes ya se encuentra previamente establecidas en CAO.

Por lo cual la gestión por procesos, objeto de estudio, se enfoca a la nueva metodología de ventas destinadas al sector público, empleando las herramientas que nos otorga las nuevas tecnologías como es el entorno virtual, así lo podemos apreciar en las páginas 30 y 31.

1. Identificación y secuencia de los procesos.

Es trascendente para el estudio del presente proyecto identificar los procesos claves requeridos para que CAO pueda vender a las entidades públicas, y determinar cuál es la secuencia lógica que se debe seguir para el buen desenvolvimiento del mismo.

 Proceso de incursión a las ventas públicas: Hace referencia a todas las actividades necesarias para ser admitido como proveedor del estado, y así poder vender a las entidades públicas.

 Proceso de contratación: Una vez que obtengamos la acreditación como proveedor del estado, debemos analizar la forma o el proceso con el que pretendemos vender, puesto que contamos con diferentes alternativas como: ínfima cuantía, menor cuantía, subasta inversa electrónica, cotización, licitación, consultoría, y contratación por precio fijo.

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la organización requerida, su estimación de ventas, costos y utilidades, medición y mejora continua. En otras palabras mediante este proceso podemos establecernos en el mercado de las ventas públicas, realizar las ventas y obtener ganancias, analizarlas y tomar decisiones para mejorar la eficiencia y eficacia del proyecto.

2. Descripción de los procesos.

Una vez identificado y dado la secuencia de los procesos, se procede a realizar la descripción con la finalidad de obtener los lineamientos que se deben seguir para alcanzar los objetivos propuestos como son: Ser acreditado como proveedor del estado, vender al sector público, obtener ganancias, hacer el análisis de resultados y realizar las mejoras continuas.

Cuadro 4. Descripción de los Procesos de CAO enfocado a las Ventas Públicas

Fecha de Elaboración Fecha de Aprobación

01/01/2014 31/12/2014

Índice de Procesos

Contenido N° Pagina

Mapa de Procesos

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ESTRATÉGICOS

Incursión a las Ventas Públicas

Registrarse como proveedor del estado. Obtención del RUP.

Capacitación sobre la contratación pública.

Proceso de Desarrollo de la nueva oferta en el mercado

Retos del desarrollo del nuevo producto.

Presupuesto para el desarrollo del nuevo producto. Organización del desarrollo del nuevo producto. Estimación de ventas totales.

Estimación de Costos y Utilidades.

Del proceso de Desarrollo a la actividad de venta. Seguimiento y la medición de los procesos. Mejora de los procesos.

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Estimación de ventas totales.

DESCRPCIÓN DE PROCESOS OPETATIVOS

Proceso de Contratación

Ínfima Cuantía. Menor Cuantía.

Subasta Inversa Electrónica. Cotización.

Licitación Consultoría.

Contratación por precio fijo.

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS APOYO

Departamentales

Compras. Contabilidad.

Finanzas. Ya se encuentran establecidos por CAO. Despachos.

Transporte.

Documentación de Procesos

Asesor de Ventas Públicas

Elaborado por: Aprobado por:

Ing. Juan Avila Sr. Carlos Avila

Autor.

Fuente. CAO Cía. Ltda., SERCOP.

Los procesos estratégicos pretenden conseguir armonizar los procesos operativos con los de apoyo, en donde los operativos están directamente relacionado con la actividad de venta ya sea de un bien o servicio, y las de apoyo otorgan los recursos necesarios para la consecución de los operativos.

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Figura 6. Diseño del Mapa de Procesos. Fuente. CAO Cía. Ltda.

IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS DE CAO ENFOCADO A LAS

VENTAS PÚBLICAS

Retos

Presupuesto

Organización

PÚBLICAS Capacitación

Obtención

del RUP

DESARROLLO DE LA NUEVA OFERTA

VENTAS PÚBLICAS

Ínfima

Cuantía

Cuantía

Menor

Subasta Inversa

Electrónica

Cotización

Licitación

Compras

Contabilidad

Finanzas

Despachos

DEPARTAMENTALES

DOCUMENTACION

DE PROCESOS

Asesor de Ventas

Públicas

PR

OCE

S

OS

OPE

RA

T

IVOS

NECESI

D

AD

DEL CLIE

N

TE

CLIENTE

S

A

TISFE

CHO

Retos /

Presupuesto

Seguimiento

Medición

Mejora de

Procesos

Consultoría

Contratación

por Precio

Fijo

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2.1. Proceso de incursión a las ventas públicas.

El proceso de incursión a las ventas públicas, es el medio por el cual se obtendrá la acreditación por parte del SERCOP como proveedor del estado, para lo cual se debe cumplir con una serie de exigencias. Este proceso también involucra la capacitación del personal encargado de las ventas públicas, cuyo objeto es poder desenvolverse correctamente en cada una de las alternativas o procesos de venta para poder vender al estado. En la figura 7 podemos observar el proceso de incursión a las ventas públicas.

Registrarse como

proveedor del estado. Proceso de Ventas al

Obtención del RUP. Sector Público Contratación Pública

Capacitación sobre la contratación pública.

FIGURA 7. PROCESO DE INCURSIÓN A LAS VENTAS PÚBLICAS. Autor. Fuente: Burbano, M. Contratación Pública (2013), SERCOP.

La Figura 7, nos indica que para acceder a los procesos de ventas con el sector público, debemos registrarnos como tal, obtener el registro único de proveedores, y realizar la capacitación de cada uno de los procesos. Efectuado todo lo anteriormente mencionado, elegimos el proceso de nuestra preferencia y la ejecutamos, cuyo objetivo final es la de obtener una contratación con el estado.

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DIAGRAMA 1. FLUJO DEL ÁRBOL DE TOMA DE DECISIONES INCURSIÓN A LAS VENTAS PÚBLICAS. Autor.

39

TIEMPOS CUADRO 5. PROCESO DE INCURSIÓN A LAS VENTAS PÚBLICAS

Dirigirse con toda la documentación solicitada para el registro a las oficinas

del Registro Único de Proveedores a nivel nacional, la misma que será verificada y analizada la información

requerida, en caso de estar todo en regla, se le otorgará el RUP.

Obtención del RUP Obteción del documuebto que certifíca el

registro único de proveddor del estado 1h

d. En la pestaña Datos Generales

escoger la opción Resumen General. En la parte inferior hacer click en las

opciones Imprimir Formulario y Acuerdo de Responsabilidad.

Registrarse como proveedor del estado

2 min

24min

3min

1min Obtención del formulario y Acuerdo de

responsabilidad, documentos necesarios para la incorporación del RUP. a. Ingresar al portal de Compras

Públicas www.compraspublicas.gob.ec ubique el link regístrese como proveedor

del estado ecuatoriano.

b. Ingresar la información que el

sistema le va solicitando en cada uno de los pasos establecidos para el

registro de proveedores. c. En el Paso 8, Finalización del

Registro, hacer click en la opción

“aquí”. Ingresar el RUC, usuario y

contraseña; llenar el Registro de Producción Nacional.

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TIEMPOS

2h 2h 2h 2h 2h 2h 2h 2h 17h y 30 min

CUADRO 5. PROCESO DE INCURSIÓN A LAS VENTAS PÚBLICAS

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Capacitación sobre la contratación pública

Consultoría de lista corta

Capacidad requerida para afrontar los diversos procesos de contratación,

otorgada por el SERCOP.

Consultoría de Contratación Directa. Consultoría de Concurso Público. Licitación de bienes, servicios y obras

TOTAL

Cotización de bienes, obras y servicios. Menor cuantía de obras. Menor cuantía de bienes y servicios.

Subasta Inversa Electrónica.

Fuente: Pérez, J. Gestión por Procesos (2012).

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CUADRO 6. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO

Proceso: Incursión a las _{ventas públicas} Código: I-001

Elaborado por: Ing. Juan Avila

Fecha de

elaboración: 02/09/2014

N Actividades Área Responsable Observaciones

1 Registrarse como proveedor del

estado. Gerencia Consejo administrativo Se recomienda persona natural 2 Obtener el RUP. Gerencia Gerente Entre más CPC _mejor

3 Capacitación sobre la Contratación _Pública. Asesor ventas Gerente Debe ser _constante

Nombre del

proceso: Incursión a las ventas públicas Responsable: Gerente Codificación: I-001

Alcance del

proceso: Realizar todas las actividades necesarias para obtener la acreditación de proveedor para el estado.

Fuente: Comercial Avila Ochoa

En la documentación del proceso, se establece el encargado de realizar las diferentes actividades, así como el ente de control. A continuación se presente paso a paso la forma en la que se debe llevar a cabo cada una de las actividades referentes al proceso de incursión a las ventas públicas.

2.1.1. Registrarse como proveedor del estado.

Antes de introducirnos al estudio sobre la manera de registrase como proveedor del estado, debemos tener una visión clara y completa de la forma en la que se desenvuelve el Servicio Nacional de Contratación Pública, para lo cual se analiza a continuación la figura 8, sobre un mapa conceptual del Sistema Nacional de Contratación Pública.

……

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El Sistema Nacional de Contratación Pública tiene un organismo rector el cual es el Servicio Nacional de Contratación Pública (SERCOP), quién se encuentra sustentada por sus principios, (legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica, oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad y participación nacional), y por su objetivo que define los objetos de contratación ya sea de bienes, obras y servicios normalizados y no normalizados, conllevando así a una relación necesaria con los actores del sistema (entidades contratantes, proveedores y organismos del estado), a través de los procedimientos de régimen común ,(adquisición de bienes y servicios normalizados y no normalizados, así como la contratación de obras y consultoría) bajo operaciones dinámicos, comunes, consultoría y especiales, y las de régimen especial (adquisición de fármacos, seguridad interna y externa, comunicación social, asesoría y patrocinio político, obra o actividad artística, literaria o científica, bienes o servicios únicos en el mercado, o proveedores únicos, transporte de correo nacional e internacional, contratos entre entidades públicas, empresas mercantiles del estado o subsidiarias, sectores estratégicos, y repuestos o accesorios especiales). Todo esto bajo la concepción y objeto de trasparencia y calidad del gasto en la Contratación Pública.

RUP: Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en esta Ley. Su administración está a cargo del Instituto Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las Entidades Contratantes (SRI, 2013).

Requisitos:

a. Ingresar al portal de Compras Públicas www.compraspublicas.gob.ec ubique el link regístrese como proveedor del estado ecuatoriano.

b. Ingresar la información que el sistema le va solicitando en cada uno de los pasos establecidos para el registro de proveedores.

c. _{En el Paso 8, Finalización del Registro, hacer click en la opción “aquí”. Ingresar} el RUC, usuario y contraseña; llenar el Registro de Producción Nacional.

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Dirigirse con toda la documentación solicitada para el registro a las oficinas del Registro Único de Proveedores a nivel nacional, la misma que será verificada y analizada la información requerida, en caso de estar todo en regla, se le otorgará el RUP.

2.1.3. Capacitación sobre la contratación pública.

La contratación pública se da por diferentes tipos de contrato cuya información fue recopilada del SERCOP.

A continuación se presenta la figura 9 en la cual se resume la forma en que las entidades deben seleccionar adecuadamente el proceso de contratación pública:

FIGURA 9. APLICACIÓN DE LA LEY ORGANICA DEL SNCP. Fuente: Burbano, M. Contratación Pública (2013), SERCOP.

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Al ser un bien normalizado el primer paso que debe tomar es el de buscar en el catálogo electrónico para la compra directa del bien o servicio, sin embargo cabe señalar que la mayoría de productos no se encuentran en el catálogo siendo una herramienta que se piensa explotar en el futuro.

El siguiente análisis es el de determinar si la adquisición será menor a $5.221,85, siendo así se puede proceder a la adquisición mediante ínfima cuantía, la misma que se procede por una contratación directa, (presentación de una orden de compra por la entidad pública y el proveedor realiza la facturación), en la cual el proveedor puede o no tener el registro único de proveedores RUP.

Si el monto a contratar supera los $5.221,85 se procede a realizar una subasta inversa electrónica, proceso de mayor utilización a nivel nacional, cuya contratación es preferente en función a los bienes de origen nacional y a las empresas micro, pequeñas y medianas empresas (MYPES).

Si los bienes o servicios no son normalizados la entidad debe seleccionar el procedimiento de acuerdo al monto, en la cual tenemos la de menor cuantía que es menor o igual a $182.764,89 otorgada por sorteo o contratación preferente. La cotización se da entre valores de $182.764,89 y $783.278,11 la misma que se desarrolla por invitación por sorteo a 5 proveedores, autoinvitación y contratación preferente. Y la licitación cuyo valor es mayor o igual a $783.278,11.

Otra clase de contrataciones se da con el objeto de consultoría, en la que contiene tres tipos de contratación. La contratación directa menor o igual a $52.218,54; la de lista corta entre $52.218,54 y $391.639,05; y la de concurso público mayor o igual a $391.639,05.

A continuación se presenta a mayor detalle los procesos anteriormente mencionados:

a. Consultoría de lista corta:

Consultoría: Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre-factibilidad, factibilidad, diseño u operación.

Montos y tipos de contratación.