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Los indicadores de gestión

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Academic year: 2018

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Auditoría

Internacional

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Fascículo No. 1

Semestre 7

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Auditoría internacional Fascículo No. 1

Tabla de contenido

Página

Presentación Programa general

Esquema básico de la auditoría 1

Cómo se establecen objetivos 2

Primer paso: Identificar las oportunidades y los deseos 4

Segundo paso: Definición de los objetivos 4

Tercer paso: Elaborar el plan de acción 5

Los indicadores de gestión 5

Características de los indicadores de gestión 6

Tipos de indicadores de gestión 7

Otros indicadores de gestión 12

Indicadores de control de gestión 13

Resumen 14

Bibliografía recomendada 15

Párrafo nexo 15

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Fascículo No. 1

Semestre 7

Auditoría internacional Fascículo No. 1

Copyright©1999 FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN Facultad de Contaduría Pública. Sistema de Educación Abierta y a Distancia. Santa Fe de Bogotá, D.C.

Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización por escrito del Presidente de la Fundación.

La redacción de este fascículo estuvo a cargo de ALVARO FONSECA VIVAS. Sede Santa Fe de Bogotá, D.C.

Diseño instruccional y orientación a cargo de MARIANA BAQUERO DE PARRA

Diseño gráfico y diagramación a cargo de SANTIAGO BECERRA SAENZ ORLANDO DIAZ CARDENAS

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Auditoría internacional Fascículo No. 1

Presentación

Como complemento al trabajo de la auditoría, es necesario que como Contadores Públicos, realicemos una auditoría operacional en la organización cuyo propósito es el de evaluar el grado de eficiencia con que son utilizados los recursos disponibles y así lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos por la organización.

A través de este módulo desarrollaremos los pasos que debemos seguir para el manejo de una auditoría operacional, por lo que necesitamos poder practicar en alguna empresa, bien sea en donde cada uno trabaja o en cualquier otra que como estudiantes puedan conseguir durante este tiempo; también requerimos la ayuda de los conocimientos ya adquiridos en los semestres anteriores en los cuales aprendimos a manejar papeles de trabajo.

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Fascículo No. 1

Semestre 7

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Auditoría internacional Fascículo No. 1

Programación general

Esquema básico de la auditoría. Cómo se establecen objetivos. Los indicadores de gestión.

Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 1

Concepto de la auditoría operacional.

Diferencia entre la auditoría financiera y la operacional. Objetivos de la auditoría operacional.

Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 2

Enfoque de la auditoría operacional.

Puntos a tener en cuenta en la auditoría operacional.

Herramientas y requisitos adicionales que debe tener en la auditoría operacional.

Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 3

El inicio en la auditoría operacional. Planeación de la auditoría operacional

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Auditoría internacional Fascículo No. 1

Proceso de la auditoría operacional.

Familiarización en la auditoría operacional. Investigación y análisis.

Diagnóstico.

Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 5

Memorando de planeación. Programa de auditoría.

Cuestionario de evaluación de control interno.

Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 6

Esquema de la auditoría operacional en las áreas de: Administración de Inventarios.

Compras. Ventas.

Autoaprendizaje 4 horas Fascículo 7

Esquema en la auditoría operacional en las áreas de: Recursos humanos

Otorgamiento de crédito. Informe.

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Auditoría internacional Fascículo No. 1

Esquema básico de la

auditoría

Cuando el Contador Público es llamado a desarrollar una auditoría, en las operaciones de una organización, el logro final de su actuación profesional, será la de presentar un informe como resultado de su labor, en el cual haga constar que las operaciones de la organización están de conformidad con las políticas, normas y directrices de la misma y que el desarrollo de la gestión, está direccionada a éstas.

Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante:

 Describe la forma como se aplica la auditoría.

 Explica cómo se establecen objetivos generales, que sean utilizados des-pués en la definición de objetivos en la auditoría operacional.

 Analiza los pasos importantes en el proceso de auditoría.

 Identifica el concepto de la auditoría y su aplicabilidad, en el compendio de su profesión.

La auditoría es el control y análisis en un determinado campo (Ley 145 de 1960 y Ley 43 de 1990). La auditoría, es un proceso sistemático, para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes, sobre actividades económicas y otros acontecimientos rela-cionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de corres-pondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informe se han elaborado bóxer-vando principios establecidos; para el caso tenemos:

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pañía. El auditor siempre tendrá que apegarse a los estándares ge-nerales establecidos por la profesión.

 Sé avalúa de manera objetiva, por consiguiente, el auditor debe em-prender el trabajo con una actitud de independencia mental.

 La evidencia examinada por el auditor consiste en una amplia

varie-dad de información y de datos que apoyen los informes elaborados; la definición no es restrictiva en cuanto a la naturaleza de la eviden-cia revisada, mas bien implica que el auditor tiene que utilizar su cri-terio profesional, en la selección de la evidencia apropiada.

La evidencia suficiente y competente, debe obtenerse mediante inspección, observación, indagaciones y confirmaciones, para obtener unas pruebas de base razonable; así se podrá emitir una opinión sustentada, relacionada con el manejo de la ges-tión, de lo que se está auditando.

Cómo se establecen objetivos

Una formulación acertada de objetivos se establece, en lo concerniente a resultados del trabajo, para el desarrollo personal, cuyo propósito fun-damentalmente es que como líder tenga un criterio imparcial, para anali-zar el desempeño de sus colaboradores o trabajadores, en cualquiera de las ramas que se desempeñe.

Para formular los objetivos debe hacerse en función de las prioridades de la organización, área, requerimientos y funciones del cargo:

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Objetivos del cargo: son las tareas asignadas a cada puesto de tra-bajo de la compañía, las cuales deben ser realizadas por funciona-rios, con el propósito de lograr los objetivos de un área y posterior-mente de la compañía.

Objetivos del área: se refieren a las responsabilidades asignadas a cada unidad funcional de acuerdo con su impacto y ubicación, para poder lograr la misión de la organización. Estos determinan la acción a cometer hoy para obtener resultados mañana.

Objetivos empresariales:son los que orientan los esfuerzos a la ob-tención de resultados a corto, mediano y largo plazo, que de acuer-do con la misión, visión, valores, principios, políticas y estrategias, le permiten a través del tiempo, consolidar su liderazgo en el mercado y en el sector.

Todos los involucrados en lograr un objetivo deberán ayudar a estable-cerlo. Un acuerdo exitoso sobre los objetivos requiere un proceso de tres pasos de análisis que incluyen, una discusión, un compromiso y un acuerdo.

Discusión: presentación de los deseos, las necesidades y las posi-bilidades.

Compromiso: negociación entre las partes, una vez se ha terminado la discusión.

Acuerdo: es establecer los objetivos que se deben alcanzar.

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Primer paso:

Identificar las oportunidades y los deseos

Los objetivos pueden ser deseos u oportunidades asociadas con el ne-gocio o con la vida personal que se constituyen en la misión de una compañía o la de un individuo. Los objetivos se desarrollan a partir de semillas (ideas, necesidades y deseos); cada semilla puede producir muchos objetivos específicos.

Los deseos de negocios, son semillas de declaración que tienen mu-chos objetivos potenciales sobre las que se puede trabajar, por ejem-plo:

 Comprar activos.

 Realizar inversiones en esto o en aquello.

 Poder incrementar las utilidades.

 Mejorar las ventas.

 Tener mejor calidad.

 Mejorar el servicio.

Segundo paso: Definición de los objetivos

Un objetivo bien definido, es la base para poderlo alcanzar, para lo cual se deben especificar, los siguientes aspectos y con la suficiente claridad:

¿Qué?: Se va a lograr, con este objetivo.

¿Quién?: Estará involucrado, en el desarrollo del objetivo, control y seguimiento.

¿Cuándo?: Tendrá que terminarse la actividad, diseñada para este objetivo.

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Los objetivos deben ser: específicos, medibles, orientados a la acción, realistas y restringidos en recursos y en tiempo. Los objetivos escritos que contengan cada uno de estos elementos proporcionarán una base excelente para establecer y supervisar el avance y así poderlo alcanzar.

Tercer paso: Elaborar el plan de acción

Para elaborar el plan de acción y traducir los objetivos se deben realizar, las siguientes actividades:

 Definir los indicadores de gestión y los estándares de desempeño.

 Llegar a determinar los índices de control de la gestión.

Figura 1.1. Visión integral de la auditoría de gestión y el resultado esperado.

Los indicadores de gestión

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La definición de estos índices, depende del tipo de estructura organiza-cional que tenga cada tipo de organización. Si la organización tiene una estructura funcional, los índices se agruparán por áreas funcionales, de mercadeo, financiero, producción, administración, recursos humanos, tecnología, entre otras. En cambio si la organización está estructurada en grupos de trabajo, los índices de gestión corresponderán a cada uno de los que integran la estructura organizacional.

Estos son unidades de medida que permiten evaluar el desempeño de una organización. Implica, necesariamente, constatar los resultados ob-tenidos con los objetivos planteados en cada uno de los campos de ac-ción o de responsabilidad, es decir, con los inversionistas, comunidad, empleados, entes de control, el gobierno, los competidores, los posi-bles inversionistas y todos aquellos interesados en la organización.

Los indicadores de gestión pueden ser utilizados, para medir el desem-peño a nivel individual o corporativo, por las áreas e incluso por los fun-cionarios. En comparación de los estándares de desempeño, son los parámetros que se utilizan para determinar aquellos rangos en los cua-les deben moverse las medidas aportadas por los indicadores de ges-tión, para ser catalogada como exitosa o no.

Características de los indicadores de gestión

El auditor operacional debe medir el desempeño de una organización, en términos de resultados y estos resultados se expresan en índices de gestión, los cuales deben cumplir, como mínimo, con estas característi-cas:

Fidelidad: Miden lo que realmente sucedió.

Finalidad: Son útiles para la toma de decisiones.

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Objetividad: Se pueden expresar en forma cuantitativa y en for-ma cualitativa.

Sencillez: Son comprensibles para las diferentes partes que los consulten o los utilicen.

Sensibilidad: Reflejan los cambios cuando estos se producen. Lo que no se mide con hechos y datos, no puede mejorarse; si desea-mos definir correctamente un indicador de gestión, es conveniente tener en cuenta como mínimo, las siguientes preguntas antes de definirlos:

 ¿Cómo se medirá el cumplimiento del objetivo?

 ¿Cómo sabrá usted que se cumplió a cabalidad con el objetivo planteado?

Tipos de indicadores de gestión

Los índices de gestión, son una unidad de medida que utilizará el audi-tor operacional, para evaluar el desempeño de la organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidad con los grupos de referencia; por lo tanto, estos son algunos de los indicadores de gestión más co-munes para desarrollar su labor, utilizando su criterio profesional y de acuerdo con la actividad que desempeñe la organización.

Los indicadores de gestión operativos, son el resultado de la gestión a nivel de unidades como integrantes estrategicas de negocio. Se miden, por tanto, en las áreas, departamentos, operaciones o secciones de ca-da una de las unica-dades estratégicas de negocio.

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los niveles micro de medición, como por ejemplo, el diseñar indicadores de gestión para un cargo específico.

Entre los indicadores más representativos tenemos:

Indicadores de eficiencia: estos permiten evaluar la forma como se administran los recursos disponibles como son: tiempo, equipos, re-cursos financieros, de mano de obra y físicos, información, etc. Los auditores, deben seleccionar los que sean más apropiados para su revisión y a partir de estos poder medir las desviaciones en su ejecu-ción; por ejemplo:

 Tiempo trabajado vs Tiempo disponible.

 Tiempo utilizado en las operaciones.

 Porcentaje de las horas efectivamente trabajadas.

 El costo de cada alumno de los diferentes programas.

 Cantidad y volumen de rechazos, desperdicios o de reprocesos

vs Total de producción.

 Porcentaje de utilización real de la capacidad instalada.

Indicadores de eficacia: estos miden el grado de cumplimiento de los objetivos o de las metas de la organización, sin involucrar los re-cursos utilizados para tal fin. Se expresan en forma cuantitativa, pero no miden la eficiencia en la utilización de los recursos, sirven más como orientación a la auditoría operacional, como avance en las me-tas globales de la organización, y deben ser integrados con los de eficiencia, para obtener la productividad de la organización, lo que consiste en ser más eficaz (cumplimiento de metas). Son algunos de los indicadores de eficiencia:

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 Indice de crecimiento de ventas.

 Indice de participación en el mercado.

 Indice de desarrollo de nuevos productos.

 Indices de diserción de clientes.

 Número de puntos de ventas.

Indicadores de productividad o de efectividad: estos brindan al auditor una medida que integra el concepto de eficiencia con la efec-tividad y proporciona una relación entre los resultados obtenidos y los factores de costos involucrados en las operaciones de la organi-zación, donde el concepto general es:

Efectividad

o = Eficiencia + Eficacia Productividad

Algunos de los indicadores de efectividad o de productividad son:

 Productividad en Ventas ( Ventas Totales vs Costos totales ).

 Productividad en capacitación ( Rendimientos Obtenidos en el

cargo vs Inversión en capacitación ).

 Retorno de la inversión ( Beneficios vs Inversión ).

 Margen bruto de utilidad ( Utilidad bruta vs Ventas totales ).

Indicadores de ejecución presupuestal: este es el que nos propor-ciona el seguimiento que se le está haciendo al presupuesto, en sus desviaciones favorables o desfavorables, normales o anormales que se están presentando en cada uno de los periodos; asimismo el se-guimiento a las aclaraciones y el posterior ajuste al mismo.

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mente. Estos son pocos, pero nos permiten medir los factores deter-minantes de la complejidad de una organización, muestran la forma como se han diferenciado de sus competidores, por lo que muestran su pocisionamiento en el mercado, crecimiento y rentabilidad. Los indicadores de impacto se pueden clasificar en dos categorías.

Los indicadores competitivos: muestran la posición con relación a la competencia. Se obtienen mediante mediciones de la cultura o del clima organizacional para con el cliente interno, en su entor-no y deben ser producto de la evaluación sistemática y perma-nente que se hace al cliente externo sobre el servicio que recibe. Algunos son:

 Indices de rentabilidad.

 Activos

 Patrimonio

 Indices de competencia

 Ventas

 Producción

 Utilidades

 Indicadores de satisfacción del cliente interno o del cliente externo.

Indices causales: evalúan la incidencia de factores internos y exter-nos, en la generación de satisfacción o insatisfacción, que afectan la rentabilidad, el servicio al cliente y, en general, a la competitividad de la organización. Entre ellos tenemos:

 Indicadores de reclamos.

 Indicadores de desperdicios.

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 Indicadores de devoluciones.

 Indicadores de visitas a clientes no efectivos o efectivos.

 Indicadores de respuesta a competidores.

 Indicadores de reclamos de clientes internos.

 Indicadores de reclamos del mercado y respuestas a los mismos.

Indicadores de equidad: son aquellos que nos ayudan a evaluar la forma como la organización retribuye a sus inversionistas, a sus co-laboradores, a la sociedad y al Estado. Con ellos se mide la justicia o la imparcialidad de sus retribuciones, que constituyen los compo-nentes fundamentales del balance social de la organización. Son al-gunos de los indicadores de equidad:

 A sus inversionistas: La rentabilidad de sus acciones u

apor-tes, o su valor intrínseco.

 A sus colaboradores: Indicadores de empleados con

vivien-da. Indicadores de capacitación.

Indice para empleados con apoyo edu-cativo para sus familiares.

Indicadores de beneficios extralegales. Indicadores de bienestar laboral.

 A la comunidad: Indices de inversión en programas

so-ciales, ambientales y comunitarios.

 Al Estado: Indicadores de cumplimiento con sus

obligaciones tributarias.

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Como sabemos que las organizaciones tienen un sin número de acti-vidades, que no son tan fáciles de controlar cuantitativamente, pero sí en el tiempo de su realización, lo que es fácil es controlar esas des-viaciones entre las fechas programadas y las fechas de su ejecución. Por lo tanto, este indicador permite al auditor operacional, evaluar el cumplimiento de la programación de las actividades del área en la cual va a realizar su trabajo según el memorando de planeación, lo cual implica el seguimiento a los cronogramas; así se facilita la coor-dinación de las labores y se asegura la ejecución de las mismas, tan-to en el trabajo de auditan-toría, como en el área auditada. Son algunos de los indicadores de actividad:

 Investigaciones planeadas vs realizadas.

 Número de juntas directivas planeadas vs realizadas.

 Número de comités de gerencia o de las áreas estratégicas planeadas vs realizadas.

 Número de secciones de control al plan estratégico planeadas vs

realizadas.

 Número de decisiones tomadas vs ejecutadas.

 Número de cursos de capacitación planeados vs ejecutados.

 Indices de equipos de participación en el mejoramiento.

 Número de visitas a clientes vs visitas realizadas.

Otros indicadores de gestión

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Son algunos otros indicadores:

 Margen de utilidad operacional (Utilidad operacional vs pasivos a largo plazo + patrimonio).

 Utilidad por acción (Utilidad por apropiar vs número de acciones comunes en circulación).

 Rotación de cuentas por cobrar.

 Rotación de inventarios.

 Rotación de cuentas por pagar.

 Nivel de endeudamiento.

Indicadores de control de gestión

Es necesario establecer controles para el seguimiento de los indicado-res de gestión, para lo cual cada organización establece su monitoreo con el fin de tomar las decisiones que sean necesarias, para consolidar o corregir la acción de la gerencia, con la participación de los funciona-rios responsables del área correspondiente; esto se realiza con una pe-riodicidad fija, con disciplina y persistencia. Debe contemplarse una du-ración predeterminada y establecer unas estrategias de acción; se hará el seguimiento a las acciones cumplidas por los responsables, lo cual será recomendado por nosotros como resultado de nuestro trabajo en el informe correspondiente.

Estas acciones estratégicas de control de gestión se deben realizar, a manera de recomendación:

Quincenalmente en el ámbito de los cargos operativos.

Mensualmente en el ámbito de área estratégica de la organización.

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El sistema metódico y riguroso de control de la gestión opera-cional crea las condiciones de cultura para la toma de decisio-nes más ágil y oportuna, permitiendo una mayor y mejor asig-nación de responsabilidades y facilitando el autocontrol; ade-más, generando una actividad a la gerencia, centrada en la me-dición y obtención de resultados esperados o emitiendo los correctivos necesarios en el momento oportuno.

1.1

Con base en los indicadores de gestión estudiados, determine cuál o cuáles utilizará para el desarrollo de su trabajo práctico de auditoría operacional, en la organización en la cual desarrollará la práctica de esta asignatura.

Este fascículo describió el manejo general de la auditoría. Específica-mente estudiamos:

 Los objetivos y el manejo de los indicadores de gestión así como la forma de controlarlos, desde el punto de vista y el criterio profesional que utilizará el auditor operacional en el desarrollo de su trabajo.

 El auditor siempre juega un papel importante dentro y fuera del crecimiento de la organización, en la cual hay que vender esa idea a los dueños y a sus directivas.

 La formulación de los objetivos debe hacerse siempre en función de

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 Los objetivos de las personas, no se pueden olvidar, porque de esa

manera el perfil estará de acuerdo con las funciones del cargo; así podemos ver mejores resultados en el desarrollo del trabajo del auditor y del funcionario de la organización.

 Quienes participan en el proceso de definición de los indicadores de gestión, los objetivos y el control de los mismos, deberán aportar su conocimiento y experiencia con respecto al trabajo del auditor en beneficio de la organización.

El objetivo en este fascículo, es sólo el de estimular el cuestio-namiento en esta etapa que es crucial del proceso, el cual sé vera más adelante, en el desarrollo del curso de auditoría ope-racional.

Cepeda, Gustavo. Auditoría y Control Interno. Bogotá, D.C.: McGraw Hill, 1997.

Suplemento de cómo establecer los objetivos e indicadores de gestión. Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Normas y Procedimientos de Auditoría. Ciudad de México: Danubio 80, 1980.

Whittington, O. Ray y Pany, Kart. Auditoría un enfoque integral. Bogotá D.C.: McGraw Hill, 2000.

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AAuuttooeevvaalluuaacciióónnffoorrmmaattiivvaa Autoevaluaciónformativa

Auditoría internacional - Fascículo No. 1

Nombre_____________________________________________________________________ Apellidos ________________________________________ Fecha ____________________ Ciudad _________________________________________ Semestre _________________

Al desarrollar la presente autoevaluación tenga en cuenta que no debe transcribir información; debe dar las respuestas aplicando los conocimientos adquiridos en el presente fascículo y la temática tratada.

1. ¿Qué significa el término auditoría?; explique con sus palabras.

2. ¿Cómo se definen los objetivos?

3. ¿Cuáles son los pasos que se siguen para el análisis de los objetivos?

4. ¿Qué son los indicadores de gestión?

5. ¿Cuáles son las características de los indicadores de gestión?; explíquelas.

6. ¿Cuáles son los indicadores de gestión y cómo los utilizaría en el desarrollo de su auditoría?.

7. ¿Cómo recomendaría usted el control de los indicadores de gestión dentro del desarrollo de la planeación estratégica de una organización?. Explique si son importantes para el seguimiento de las decisiones de la gerencia.

8. Dentro del manejo de su auditoría, ¿incluiría indicadores de gestión? ¿Por qué lo haría o por qué no?

9. Defina el término evidencias.

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