Una intranet en la lucha contra el cáncer
Microsoft Office SharePoint Server ha sido elegido por
el Instituto Catalán de Oncología para desarrollar
iconet, la intranet corporativa que posibilita la óptima
comunicación de todos los profesionales de esta
prestigiosa institución. Reducir el impacto del cáncer
en Cataluña.
País: España. Sector: Sanidad. Perfil del Cliente
El Instituto Catalán de Oncología (ICO) es una empresa pública perteneciente a la Consejería de Salud de la Generalitat de Cataluña, que atiende al 40% de la población enferma de cáncer de esta comunidad autónoma. Cuenta con un presupuesto de 153 millones de euros y un total de 1.100 profesionales Situación
El ICO necesitaba mejorar la comunicación entre sus profesionales para lo que decidió crear una intranet denominada iconet que, sin embargo, resultaba compleja y rígida y no proporcionaba la agilidad deseada. Solución
En 2009 se lanzó una nueva intranet basada en Microsoft Office SharePoint Server.
Beneficios
Mejor gestión del conocimiento. Mejora de la comunicación interna. Gran satisfacción entre los usuarios. Racionalización del uso del correo
electrónico. Ahorro de costes.
Con la finalidad de optimizar la comunicación entre todos sus
profesionales, el Instituto Catalán de Oncología (ICO) creó una
intranet denominada iconet, cuyo objetivo era servir de espacio de
comunicación y de acceso a herramientas. Sin embargo, muy
pronto los responsables del ICO empezaron a detectar problemas
que limitaban su uso y aceptación entre los trabajadores, fruto de
su excesiva complejidad y rigidez.
Tras un exhaustivo proyecto de revisión, decidieron modernizar la
intranet y adaptarla a sus necesidades reales para que se
convirtiera en una herramienta muy amigable, flexible y útil, tanto
para los gestores como para los usuarios. Finalmente, en 2009 se
lanzó la intranet definitiva basada en Microsoft Office SharePoint
Server.
Situación
Reducir el impacto del cáncer en Cataluña. Esta es la misión del Instituto Catalán de Oncología (ICO), una empresa pública perteneciente a la Consejería de Salud de la Generalitat de Cataluña, que atiende al 40% de la población enferma de cáncer de esta comunidad autónoma a través de una completa red formada por tres hospitales generales (Hospital Universitari de Bellvitge, Hospital Universitari Dr. Josep Trueta y Hospital Universitari Germans Trias i Pujol) y 17 comarcales. Creado en 1995, cuenta con un presupuesto de 153 millones de euros y un total de 1.100 profesionales, y es el único centro de estas características existente en España. Con la finalidad de optimizar la
comunicación de todos sus profesionales, en 2006 se decidió crear una intranet denominada iconet, un espacio de comunicación y de acceso a herramientas (documentos y aplicativos de uso común). “Al proceder de centros diferentes con culturas de trabajo distintas, el gran reto era conseguir una comunicación interna que permitiese establecer protocolos y procedimientos comunes para atender a los pacientes de una misma manera”, indica Cáceres. La intranet era, por tanto, la solución más económica y directa, tanto para comunicar mejor como para poner al alcance de todos los usuarios las herramientas de trabajo. “Era esencial para el buen gobierno de la institución”, subraya la responsable de Comunicación. Muy pronto, sin embargo, comenzaron a detectarse problemas que limitaban su uso y aceptación entre los trabajadores: el acceso era desigual entre los centros sanitarios, la gestión documental era compleja y, en líneas generales, la herramienta era muy rígida, lo que dificultaba el desarrollo de nuevas secciones y funcionalidades. En opinión de Juan Pedro Rivas, jefe de Servicios Informáticos del ICO, el principal
motivo de esta situación era que se diseñó una intranet basada en los planteamientos de los informáticos: “Incluso a la hora de enriquecerla con nuevos contenidos y peticiones, esta labor la realizaban directamente los informáticos ya que, como estaba hecha como si fuera un aplicativo más de informática, para un usuario no experto era muy complicado añadir contenidos nuevos, lo que impedía su utilización”.
Para Cáceres, el problema de fondo es que no hubo un proyecto global de
implantación de una intranet que
aglutinase a todos los profesionales, por lo que no se concibió desde los inicios como una herramienta de comunicación sino únicamente como una plataforma de compartición de herramientas y
contenidos. “Entre otros motivos porque en aquellos momentos no existía un gabinete de comunicación como tal, por lo que se adquirió la herramienta y se fueron añadiendo funcionalidades sin más: no existía una idea común unificada”, apunta.
Solución
En este contexto, el ICO decidió emprender en 2007 un proyecto de revisión y modernización de iconet con el objetivo de subsanar todas las carencias descritas. Quedó muy claro desde el principio que no podía ser un proyecto estrictamente tecnológico, sino que la plataforma que se acabase eligiendo tenía que proporcionar una herramienta muy amigable, flexible y útil, tanto para el usuario que tiene que gestionarla como para el que desea utilizarla a diario. Como empresa pública, el ICO recibió hasta seis diferentes propuestas tecnológicas mediante concurso público. Tras evaluar aspectos como las funcionalidades de la herramienta, relación precio/oferta, entorno de sistemas de información, proyecto tecnológico o gestión del cambio, se decidió optar por la oferta de la firma Altran, basada en un desarrollo con Microsoft Office SharePoint Server. “Las
“Las posibilidades
que aportaba
SharePoint Server
2007 y su
flexibilidad no
tenían nada que ver
con lo que
estábamos
acostumbrados”.
Johanna Cáceres, directora de Comunicación del Instituto Catalán de Oncología.posibilidades que aportaba y su flexibilidad no tenían nada que ver con lo que estábamos acostumbrados, por lo que acabamos apostando por la nueva versión de Microsoft”, apunta Cáceres. Finalmente, se comenzó a trabajar a mediados de 2008 y la nueva intranet se inauguró en mayo de 2009. “Puede parecer mucho tiempo, pero se trata de un proyecto largo, no tanto por la complejidad tecnológica como porque se decide que el proceso debe implicar a todos los profesionales de la institución”, continúa. Así, para no caer en los errores del anterior proyecto y conseguir un verdadero espacio de comunicación común y efectivo, se trabajó mano a mano con todos los responsables de equipo, como jefes de servicio, jefas de enfermería, etc. El objetivo era que ellos comprobaran desde el primer momento las bondades de disponer de una intranet y, sobre todo, que se implicasen en su desarrollo. “Puedes tener una intranet fantástica, pero si no se aportan contenidos no sirve de nada, por lo que nuestro gran reto era que la vieran como necesaria y como fruto de una demanda. Y esto lleva mucho más tiempo que el diseño puro y duro”. La nueva intranet se puede definir como una plataforma de gestión del conocimiento de fácil consulta y gestión, que proporciona un acceso integrado y sencillo a la información y a los programas (en red) que se necesitan para trabajar. Este conocimiento proviene del intercambio de información y experiencias entre los profesionales y, por lo tanto, no procede de una fuente única. “Una red de 120 publicadores, todos los responsables de cada área, son los encargados de publicar los contenidos, que son de acceso público para todos”, asevera Cáceres. “Es una solución con un diseño atractivo, fácil de administrar por usuarios no técnicos y en la que es fácil publicar, lo que está permitiendo una actualización permanente de noticias corporativas. Es una verdadera ventana de lo que pasa en el ICO”, subraya Rivas. Además de estos contenidos, permite estandarizar muchos trámites y peticiones administrativas online que antes se efectuaban en papel y eran diferentes incluso entre los centros. “La intranet ha servido como excusa para homogeneizar y estandarizar los procedimientos, facilitando enormemente la gestión”, explica Cáceres. Así, por ejemplo, el aplicativo de recursos humanos ofrece funcionalidades como cambiar la cuenta bancaria en la que se ingresa la nómina, consultar los datos de IRPF o, incluso, recibir digitalmente la nómina. “Sin tener que desplazarse físicamente ni realizar una llamada telefónica, cualquiera pude consultar los datos más variados relativos a su situación laboral con total garantía de seguridad y privacidad”, comenta Rivas. En la actualidad se gestionan una media de 1.016 solicitudes de peticiones mensuales. Además, incorpora todas las aplicaciones presentes habitualmente en el escritorio de los ordenadores, así como accesos directos a las herramientas de trabajo más habituales. También se ha convertido en el repositorio definitivo de documentos, el lugar donde se encuentran las últimas versiones de todos los archivos y que antes estaban en los ordenadores de cada uno y sin posibilidad de compartir.
Uno de los mayores indicadores del éxito que está teniendo iconet entre los profesionales de la institución es la proliferación de grupos de trabajo como espacio para el intercambio de información, hasta el punto de convertirse en una de las funcionalidades más utilizadas. En la actualidad la intranet posee 41 grupos de trabajo, de los cuales 15 se han creado en el último mes. Entre ellos destacan algunos como ISO Radioterapia, Comisión Asistencial, Psicooncología, Atención al Ciudadano, Gabinete Técnico o Responsabilidad Social Corporativa. Esta herramienta está transformando la forma de comunicación: antes se compartía la información mediante ficheros que primero se alojaban en la red de los diferentes centros y después se intercambiaban mediante correos electrónicos. “Los profesionales
“Esperamos que
unos 17.000
ciudadanos
colaboren de forma
regular con nuestro
equipo de 16
agentes
medioambientales”.
María Sánchez-Blanco, jefa de Unidad de Arbolado Urbano de la Dirección General de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Madrid.utilizan este recurso y lo agradecen, generando un fenómeno de arrastre entre aquellos que todavía no han comenzado a usarlo”, apunta Cáceres.
Beneficios
• Verdadera gestión del conocimiento corporativo.
• Mejora de la comunicación interna. • Gran satisfacción entre los
usuarios.
• Aumento de la compartición de
información y documentos.
• Racionalización del uso del correo electrónico.
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