MANUAL DE INDUCCION, FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
PERSONERIA MUNICIPAL DE FRONTINO
PRESENTACIÓN
La estructura organizacional presenta un nuevo enfoque desarrollado por procesos el cual va a permitir eficiencia y eficacia en el desarrollo de las diferentes actividades siendo factor fundamental la definición de las funciones por cada uno de los cargos que se presentan en la entidad, esto permitirá que los servidores públicos laboren con objetivos y metas en cumplimiento de la misión y visión institucional.
El presente manual de funciones es una herramienta complementaria debido a que la construcción del documento aplica al mismo tiempo un manual de inducción identificando la planeación y la estructura organizacional de la entidad, lo que permite al servidor público laborar en conocimiento a su entidad y en desarrollo del programa de inducción como desarrollo del talento humano.
CAPITULO I
NOMBRE, DOMICILIO, ORGANIZACIÓN, PRINCIPIOS Y ORGANIGRAMA
NOMBRE-.
Personería Municipal de Frontino.
DOMICILIO-.
El domicilio principal de la Personería Municipal de Frontino, será el Municipio de Frontino, Departamento de Antioquia, República de Colombia.
ORGANIZACIÓN-.
La Dirección y Administración de la entidad estará a cargo de la Personera Municipal.
MISION DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE FRONTINO
La Personería de Frontino (Ant.), promueve, divulga y actúa como garante defensora de los Derechos Humanos y de los intereses de la ciudad. Ejerce la veeduría, el ministerio público, vigila la aplicación de las normas y la conducta de los servidores públicos.
VISION DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE FRONTINO
La Personería de Frontino (Ant.), será una institución humanista, solidaria, incluyente, eficiente, eficaz y transparente, comprometida con la moralidad
administrativa, la paz y la reconciliación. Reconocida como promotora y garante de los derechos humanos, la equidad de género, la diversidad étnica, sexual, cultural, el medio ambiente y los principios democráticos del Estado Social de Derecho.
ORGANIGRAMA DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE FRONTINO.
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ADMINISTRACION Y
ATENCION A LA COMUNIDAD DESPACHO DE
PERSONERIA CONCEJO MUNICIPAL
OFICINA DE CONTROL INTERNO
CAPITULO II
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE FRONTINO.
PERSONERO/A MUNICIPAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVA
1. PERSONERA MUNICIPAL.-
IDENTIFICACION
Denominación del Empleo: PERSONERO/A MUNICIPAL
Nivel del cargo: 01 Directivo -de alta dirección territorial-
Código: 015
Nº de cargos: Un (1) solo cargo
Dependencia: Titular del Despacho
Cargo del jefe Inmediato: PERSONERA MUNICIPAL
Naturaleza del cargo: De periodo constitucional, o sea fijo de cuatro (4) años, reelegible por una sola vez para el periodo siguiente (Art. 170 de la ley 136 de 1994, modificado por la ley 1031 de 2006)
HABILIDADES
Coordinación y control de actividades.
Eficiente comunicación organizacional.
Manejo de relaciones públicas.
PERFIL PARA SER PERSONERO MUNICIPAL-.
REQUISITOS O CALIDADES: Haber terminado estudios de Derecho (Art. 173 de la ley 136 de 1994).
FUNCIONES GENERALES: Como funciones generales al Personero Municipal le corresponde la guarda y promoción de los Derechos Humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas.
FUNCIONES ESPECIFICAS: Las establecidas en la Constitución Nacional, la ley 136 de 1994 y las demás normas del ordenamiento jurídico colombiano (Arts. 118, 275 ss y conc. de la C.N., Arts. 178 ss y conc. de la ley 136 de 1994 y demás normas que asignan funciones a los Personeros Municipales).
FUNCIONES DEL PERSONERO MUNICIPAL.
Según la Ley 136 de 1994, el Personero ejercerá el Municipio, bajo la dirección suprema del Procurador General de la nación, las funciones del Ministerio público, además de las que determine la constitución, la ley, los acuerdos y las siguientes:
1. Vigilar el cumplimiento de la constitución, las leyes, las ordenanzas, las decisiones judiciales y los actos administrativos, promoviendo las acciones a que hubiere lugar, en especial las previstas en el Art 87 de la constitución,
2. Defender los intereses de la sociedad
3. Vigilar el ejercicio eficiente y diligente de las funciones administrativas municipales.
4. Ejercer vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas municipales, ejercer preferentemente la función disciplinaria respecto de los servidores públicos municipales, adelantar las investigaciones correspondientes acogiéndose a los procedimientos establecidos para tal fin por la Procuraduría General de la nación, balo la supervigilancia de los procuradores provinciales a los cuales deberán informar de las investigaciones.
5. Intervenir eventual mente y por delegación del procurador en los procesos y ante las autoridades judiciales o administrativas cuando sea necesario en defensa del orden jurídico, del patrimonio público o de los derechos o garantías fundamentales
6. Intervenir en los procesos civiles y penales en la forma prevista por las respectivas disposiciones procedimentales.
7. Intervenir en los procesos de política, cuando lo considere conveniente o cuando lo solicite el contraventor o el perjudicado con la contravención.
8. Velar por la efectividad del derecho de petición con arreglo a la ley
9. Rendir anualmente informe de su gestión al concejo
10. Exigir a los funcionarios públicos municipales la información necesaria y oportuna para el cumplimiento de sus funciones, sin que pueda oponérsele reserva alguna, salvo las excepciones previstas por la constitución o la ley
11. Presentar al concejo proyectos de acuerdo sobre materia de su competencia.
12. Nombrar y remover, de conformidad con la ley, los funcionarios y empleados de su dependencia.
13. Defender el patrimonio público interponiendo las acciones judiciales administrativas pertinentes
14. Interponer la acción popular para el resarcimiento de los daños y perjuicios causados por el hecho punible cuando se afecten intereses de la comunidad, constituyéndose como parte del proceso penal o ante la jurisdicción civil.
15. Divulgar los derechos humanos y orientar e instruir a los habitantes del municipio en el ejercicio de sus derechos ante la autoridad competente o entidad de carácter privado.
16. Cooperar en el desarrollo de las política y orientaciones propuestas por el defensor del pueblo en el territorio municipal
17. Interponer por delegación del defensor del pueblo las acciones de tutela en nombre de cualquier persona que lo solicite o se encuentre en situación de indefensión.
18. Defender los intereses colectivos en especial el ambiente, interponiendo e interviniendo en las acciones judiciales, populares, de cumplimiento, de grupo y gubernativas que sean procedentes ante las autoridades.
19. Velar por que sé de adecuado cumplimiento a la participación de las asociaciones profesionales, cívicas, sindicales, comunitarias, juveniles, benéficas o de utilidad común no gubernamentales sin detrimento de su autonomía con el objeto de que contribuyan mecanismos democráticos de
representación en las diferentes estancias de participación, control y vigilancia de la gestión pública municipal que establezca la ley.
20. Apoyar y colaborar en forma diligente con las funciones que ejerce la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas.
21. Vigilar la distribución de recursos provenientes de las trasferencias del sistema general de participaciones al Municipio y la puntual y exacta recaudación e inversión de las rentas municipales e instaurar las acciones correspondientes en caso de incumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.
22. Promover la creación y funcionamiento de las veedurías ciudadanas y comunitarias.
23. Todas las demás que le sean delegadas por el procurador y el defensor del pueblo
24. Ejercer las funciones de veedor del tesoro de conformidad con lo dispuesto en la ley 617 de 1900.
25. Ser el ordenador del gasto del presupuesto de la personería, ejercer la facultad contractual de acuerdo a la ley.
26. Rendir informe a la Contraloría General del departamento, DIAN y demás entidades que lo soliciten en la forma contenido y periodicidad por ellas determinadas y ejercer las demás funciones sobre materias de interés público (salud, educación, vivienda, trabajo, administración de justicia, protección de patrimonio cultural y de los bienes de uso público, del medioambiente entre otros), de acuerdo a las leyes que las reglamenten.
2. AUXILIAR ADMINISTRATIVA.-
IDENTIFICACION
Denominación del Empleo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE PERSONERIA
Nivel: Asistencial
Código: 407
Nº de cargos: Un (1) solo cargo
Dependencia: Administración y Atención a la Comunidad.
Cargo del jefe Inmediato: PERSONERA MUNICIPAL HABILIDADES
Manejo adecuado de archivo.
Creatividad e interés en la realización de trabajos.
Atención a los usuarios.
NATURALEZA DEL CARGO.
La Secretaria es un cargo del nivel administrativo, al que le compete la realización de labores de apoyo a la empresa en todos los procesos relacionados con el manejo y control de la correspondencia que entre y salga de la entidad, así como, por la organización y seguridad de los diferentes archivos e información puestos en su custodia y todas las funciones que implican el ejercicio de actividades de orden administrativo, complementarias de las tareas propias de los niveles superiores.
PERFIL PARA SECRETARIA.-
Educación: Para ejercer el cargo de Secretaria deberá poseer título de Bachiller de cualquier modalidad.
Formación: Programas de Computación, sistemas básicos y cursos secretariales complementarios.
Experiencia: 1año.
FUNCIONES DE SECRETARIA.-
La Secretaria tendrá las siguientes funciones sin perjuicio de las demás inherentes a su cargo:
FUNCIONES GENERALES: Al Auxiliar Administrativo de Personería le corresponde el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias del Personero Municipal y son además de simple ejecución.
FUNCIONES ESPECIFICAS: El Auxiliar Administrativo de Personería, tendrá las siguientes funciones específicas:
1. Ejecutar las labores de digitación e impresión que requiera la Personería.
2. Desempeñar la función de recepcionista telefónico y de las demás formas de comunicación dirigidas y allegadas a la Personería.
3. Llevar los registros de la correspondencia recibida y despachada, así como el trámite dado a las mismas y recordar al Personero los asuntos pendientes por ejecutar para atender la correspondencia recibida.
4. Proyectar la respuesta a la correspondencia recibida.
5. Hacer entrega de la correspondencia despachada a las personas y entidades a las cuales va dirigida, haciéndolo de forma personal o entregándola a la oficina de correos o por fax o cualquier otro medio pertinente.
6. Tomar las fotocopias de los documentos que requiera la Personería.
7. Llevar los registros de las actuaciones ante los despachos judiciales y administrativos donde el Personero actúe como Agente del Ministerio Público.
8. Llevar los registros de las comisiones o misiones oficiales, así como los exhortos comisorios dirigidas y allegadas a la Personería e igualmente
llevar el registro de las actividades ejecutadas en razón a estas y estos y auxiliar al Personero en la ejecución de estas labores proyectando los escritos que deban elaborarse al respecto.
9. Desempeñar las labores y funciones que por escrito y de forma especifica le delegue el Personero Municipal en asuntos delegables.
10. Desempeñar las labores de citador o notificador de las diligencias que se requieran en el desarrollo de las funciones de la Personería Municipal.
11. Diligenciar, remitir a las autoridades competentes y registrar los formularios y llevar a cabo las labores propias de la Personería en materia de desplazados y demás formas de reconocimiento, reparación, ayuda humanitaria y demás formas a favor de las víctimas del conflicto armado colombiano.
12. Llevar ordenadamente el archivo de la Personería y remitir al archivo municipal la documentación que deba reposar allí, todo de conformidad con las normas que regulan la materia.
13. Representar a la Personería en reuniones, actos sociales y actividades en las cuales el Personero Municipal no pueda asistir y/o no se requiera la presencia exclusiva del Personero.
14. Organizar la Agenda del Personero Municipal y recordar oportunamente de los compromisos adquiridos en esta.
15. Acompañar al Personero Municipal a las diligencias y actividades oficiales en las cuales el Personero Municipal requiera su presencia o acompañamiento.
16. Hacer uso adecuado de los equipos y materiales puestos a su disposición para el desempeño del cargo.
17. Mantener el control de la papelería e implementos de la personería, proyectando la solicitud de esos artículos cuando se estén agotando.
18. Atender al público en la oficina y hacer pasar al despacho del Personero a las personas que acudan y requieran de asuntos que a este corresponden.
19. Atender al público en ausencias del Personero, cuando este se encuentre en diligencias fuera del despacho dentro o fuera del Municipio, en permisos u otras situaciones e informar a las personas el día y las horas en las cuales el Personero se encontrará para atender los asuntos que son de competencia del Personero y que no pudieron atenderse por su ausencia.
20. Guardar la reserva, la prudencia y el respeto por los asuntos que se tramiten en la Personería y que conozca en razón o no de sus funciones.
21. Y demás funciones para consolidar la autonomía financiera de la entidad en el manejo de los recursos.
CAPITULO III
DEBERES, DERECHOS Y PROHIBICIONES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS.
DEBERES-. Son deberes de los servidores públicos los siguientes:
1. Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los tratados públicos ratificados por el Gobierno Colombiano, las leyes, las ordenanzas, los acuerdos municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos, los manuales de funciones, las órdenes superiores, cuando correspondan a la naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinaria, las convenciones colectivas y contratos de trabajo.
2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad, el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto y omisión que cause la suspensión o perturbación de un servicio esencial o que implique abuso o ejercicio indebido de las funciones.
3. Formular, coordinar o ejecutar los planes, programas y presupuestos correspondientes y cumplir las leyes y normas que regulen el manejo de los recursos económicos públicos o afectos al servicio público.
4. Utilizar los recursos que tengan asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas o la información reservada a que tenga acceso por su función exclusivamente para los fines a que están afectos.
5. Custodiar y cuidar la documentación e información, que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos.
6. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación con motivo del servicio.
7. Cumplir las disposiciones que sus superiores jerárquicos inmediatos o mediatos le dicten en el ejercicio de sus atribuciones y cumplir con los requerimientos y citaciones de las autoridades.
8. Desempeñar su empleo, cargo o función sin obtener o pretender obtener beneficios adicionales a las contraprestaciones legales.
9. Para la posesión y el desempeño del cargo se deben cumplir los requisitos exigidos en los artículos 13,14 y 15 de la ley 190 de 1995.
10. Realizar personalmente las tareas que le sean confiadas y responder del uso de autoridad que se le delegue, así como la ejecución de las órdenes que puedan impartir, sin que en este caso queden exentos de la responsabilidad que les incumbe por la que corresponda a sus subordinados.
11. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas.
12. Ejercer sus funciones consultando permanentemente sus intereses de bien común y tener siempre presente que los servicios que prestan constituyen el reconocimiento de un derecho y no liberalidad del Estado.
13. Permitir el acceso inmediato de los representantes del Ministerio Público, a los jueces y demás autoridades competentes, a los lugares donde deben adelantar sus investigaciones y el examen de los libros de registros, documentos y diligencias correspondientes, así como, prestarles la necesaria colaboración para el cumplido desempeño de sus funciones.
14. Permanecer en el desempeño de sus labores mientras no se haya hecho cargo de ellas quien debe reemplazarlo, salvo autorización legal, reglamentaria o de quien deba proveer el cargo.
15. Tramitar, proyectar y aprobar en su presupuesto, apropiaciones suficientes para el cumplimiento de las sentencias que condenen a la entidad y hacer los descuentos y girar oportunamente los dineros correspondientes a cuotas o aportes de las cajas y fondos de prevención social, así como cualquier otra clase de recaudo, conforme a la ley y ordenanzas por autoridad judicial.
16. Dictar los reglamentos o manuales de funciones de la entidad, así como los reglamentos internos sobre derecho de petición.
17. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados y cuidar de que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.
18. Denunciar los delitos, contravenciones y faltas de que tuviere conocimiento.
19. Explicar de inmediato y satisfactoriamente al Nominador, a la Procuraduría General de la Nación o la Personería cuando estas lo requieran, la procedencia del incremento patrimonial obtenido durante el ejercicio del cargo, función o servicio.
20. Ceñirse en sus actuaciones a los postulados de la buena fe.
21. Desempeñar con eficiencia e imparcialidad las funciones de su cargo.
22. Vigilar y salvaguardar los intereses del Estado.
23. Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos muebles, y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización.
24. Poner en conocimiento del superior los hechos que puedan perjudicar la administración y las iniciativas que se estimen útiles para el mejoramiento del servicio.
25. En el evento que esta fuere condenada a la reparación patrimonial por daños causados por la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo, el representante legal de la entidad estará obligado a solicitar ante la autoridad competente el llamamiento en garantía del respectivo funcionario.
26. El incumplimiento de esta obligación hará incurso al representante legal de la entidad en causal de destitución.
27. Además de los anteriores son también deberes de los servidores públicos los indicados en la ley 190 de 1995, en las demás disposiciones legales y en los reglamentos. (Ley 734 de 1902).
DERECHOS-. Son derechos de todo servidor público:
1. Percibir puntualmente la remuneración fijada o convenida para el respectivo cargo.
2. Disfrutar de la seguridad social en la forma y condiciones previstas en la ley.
3. Recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones.
4. Participar en todos los programas de bienestar social que para sus servidores y familiares establezca el estado, tales como los de vivienda, educación, recreación, cultura, deporte y programas vacacionales.
5. Gozar de estímulos e incentivos morales y pecuniarios.
6. Obtener permisos y licencias en los casos previstos en la ley.
7. Recibir un tratamiento cortés con arreglo a los principios básicos de las relaciones humanas.
8. Participar de los concursos que le permitan obtener promociones dentro del servicio.
9. Obtener el reconocimiento y pago de las prestaciones consagradas en los regímenes generales especiales.
10. Las demás que señale la constitución, las leyes y reglamentos.
11. De acuerdo con lo establecido en el artículo 39 de la Constitución Política se reconoce el derecho de asociación, que se ejercerá libremente y se desarrollará según lo determine la Ley 734 de 1902.
PROHIBICIONES-.
Son prohibiciones de todo servidor público:
1. Solicitar o pedir dádivas, o cualquier otra clase de lucro proveniente directa o indirectamente del usuario del servicio, del funcionario, empleado de su dependencia o de cualquier persona que tenga interés en este resultado.
2. Tener a su servicio en forma estable o transitoria para las labores propias de su despacho personas ajenas a la entidad.
3. Aceptar sin permiso de la autoridad correspondiente cargos, honores o recompensas provenientes de organismos internacionales o gobiernos extranjeros.
4. Solicitar o aceptar comisiones en dinero o en especie por concepto de adquisición de bienes y servicios para el organismo.
5. Ocupar o utilizar indebidamente oficinas o edificios públicos.
6. Ejecutar actos de violencia, malos tratos, injurias o calumnias contra superiores, subalternos o compañeros de trabajo.
7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados.
8. Propiciar, organizar o participar en huelgas, paros o suspensión de actividades o disminución del ritmo de trabajo, cuando se trate de servicios públicos esenciales definidos por el legislador.
9. Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades, retenerlas o enviarlas a destinatario diferente que corresponda cuando sea de otra oficina.
10. Usar en el sitio de trabajo o lugares públicos sustancias prohibidas que produzcan dependencia física o psíquica; asistir al trabajo en estado de embriaguez o bajo el efecto del cargo.
11. Proferir en acto oficial expresiones injuriosas o calumniosas contra las instituciones, contra cualquier servidor público o contra las personas que intervienen en las actuaciones respectivas.
12. Incumplir cualquier decisión judicial, administrativa, contravencional, de policía o disciplinaria u obstaculizar su ejecución.
13. Proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, cuando no estén facultados para hacerlo.
14. Solicitar u obtener préstamos o garantías de los organismos crediticios, sin autorización estricta y previa del jefe del respectivo organismo, o de quien este delegado.
15. Solicitar o recibir directamente o por interpuesta persona gratificaciones, dádivas, o recompensas en razón a su cargo.
16. Gestionar en asuntos que estuvieron a su cargo, directa o indirectamente a título personal o en representación de terceros.
17. Permitir a sabiendas que el funcionario de la entidad u organismo gestione directamente durante el año siguiente a su retiro, asuntos que haya conocido en ejercicio de sus funciones.
18. Las demás prohibiciones incluidas en leyes y reglamentos (Ley 734 de 1902).
