Auditoría de gestión a la Unidad Provincial de Talento Humano de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo, del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014

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(1)ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS UNIDAD DE EDUCACIÓN A DISTANCIA. LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO Portada TRABAJO DE TITULACIÓN Previo a la obtención del título de: LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO. TEMA: “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA UNIDAD PROVINCIAL DE TALENTO HUMANO DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DE NAPO, DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014”. AUTORA: PATRICIA ELIZABETH RIVADENEYRA BAQUERO Tena – Ecuador 2015.

(2) CERTIFICACIÓN DEL TRIBUNAL Certificamos que el trabajo de titulación ha sido revisado en su totalidad quedando autorizada su presentación.. ___________________________. ________________________________. Ing. Gerardo Luis Lara Noriega. Ing. Marco Vinicio Moyano Cascante. DIRECTOR DEL TRIBUNAL. MIEMBRO DEL TRIBUNAL. ii.

(3) DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Yo, Patricia Elizabeth Rivadeneyra Baquero, declaro que el presente trabajo de titulación es de mi autoría y que los resultados del mismo son auténticos y originales. Los textos constantes en el documento que provienen de otra fuente, están debidamente citados y referenciados.. Como autora, asumo la responsabilidad legal y académica de los contenidos de este trabajo de titulación.. Riobamba, 2 de diciembre del 2015. Patricia Elizabeth Rivadeneyra Baquero 1500453137. iii.

(4) DEDICATORIA El presente Trabajo de Titulación lo dedico a las personas más importantes de mi vida, mis hijos Christian Martín y Martina Daniela, mis dos grandes motivaciones para cada día superarme hasta alcanzar mis más valiosos ideales y llegar a ser un ejemplo para ellos.. Patricia Elizabeth Rivadeneyra Baquero. iv.

(5) AGRADECIMIENTO. Mi principal agradecimiento es a Dios por sus bendiciones y acompañarme todos los días de mi vida. A mis adorables Padres Clide y Carmita por ser mi fortaleza, brindándome vuestro apoyo incondicional durante toda mi vida y ayudarme a cumplir mis sueños. A mi esposo Erick por su comprensión, paciencia y amor, dándome fuerza y valor para seguir adelante.. Patricia Elizabeth Rivadeneyra Baquero. v.

(6) ÍNDICE DE CONTENIDO Portada ............................................................................................................................... i Certificación del tribunal .................................................................................................. ii Declaración de autenticidad ............................................................................................. iii Dedicatoria ....................................................................................................................... iv Agradecimiento ................................................................................................................. v Índice de contenido .......................................................................................................... vi Índice de cuadros ............................................................................................................. ix Índice de gráficos ............................................................................................................. ix Índice de anexos................................................................................................................ x Resumen ejecutivo ........................................................................................................... xi Summary ......................................................................................................................... xii Introducción ...................................................................................................................... 1 CAPÍTULO I: EL PROBLEMA ................................................................................... 2 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................... 2. 1.1.1. Formulación del Problema ................................................................................. 2. 1.1.2. Delimitación del Problema ................................................................................. 2. 1.2. JUSTIFICACIÓN .............................................................................................. 3. 1.3. OBJETIVOS ...................................................................................................... 4. 1.3.1. Objetivo General ................................................................................................ 4. 1.3.2. Objetivos Específicos ......................................................................................... 4. CAPITULO II: MARCO TEÓRICO ........................................................................... 5 2.1. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS ........................................................... 5. 2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .................................................................... 5. 2.2.1. La auditoria ........................................................................................................ 5. 2.2.1.1 Importancias de la auditoría ............................................................................... 6 2.2.1.2 Normas de auditoría ......................................................................................... 6 2.2.1.2.1Normas personales ............................................................................................. 6 2.2.1.2.2 Normas de la ejecución del trabajo ................................................................. 7 2.2.1.2.3 Normas relativas al informe ............................................................................ 7 2.2.1.3 Técnicas generalmente aplicadas en auditoría ................................................ 8 2.2.1.4 Tipos de auditoría ............................................................................................. 9 2.2.1.5 La auditoría de gestión ..................................................................................... 12 2.2.1.5.1 Objetivos de la auditoría de gestión ........................................................... 13 2.2.1.5.2 Alcance ............................................................................................................ 15 vi.

(7) 2.2.1.5.3 Enfoque de la auditoría de gestión ................................................................. 17 2.2.1.5.4 Etapas para la realización de la auditoría de gestión ...................................... 17 2.2.1.6 Indicadores de gestión en auditoría .................................................................. 21 2.2.1.7 Riesgos de la auditoría .................................................................................. 23 2.2.1.8 Evidencia de la auditoría ............................................................................ 24 2.2.1.9 Hallazgos de auditoría .................................................................................... 25 2.2.2. La administración ............................................................................................ 26. 2.2.2.1 El proceso administrativo ................................................................................. 26 2.2.2.1.1 La planeación .................................................................................................. 26 2.2.2.1.2 Organización .................................................................................................... 27 2.2.2.1.3 Ejecución ......................................................................................................... 27 2.2.2.1.4 Control ............................................................................................................. 28 2.2.3. La gestión ......................................................................................................... 28. 2.2.3.1 La gestión pública ............................................................................................ 28 2.2.3.2 Control de la gestión ........................................................................................ 29 2.3. HIPÓTESIS o IDEA A DEFENDER .............................................................. 36. 2.3.2. Hipótesis Específicas ....................................................................................... 36. 2.4. VARIABLES ................................................................................................... 37. 2.4.1. Variable Independiente .................................................................................... 37. 2.4.2. Variable Dependiente ....................................................................................... 37. CAPITULO III: MARCO METODOLÓGICO ........................................................ 38 3.1. MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN ................................................. 38. 3.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN ........................................................................ 38. 3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA ........................................................................... 39. 3.4. MÉTODOS, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS.............................................. 39. 3.4.1. Técnicas............................................................................................................ 40. 3.4.2. Instrumentos ..................................................................................................... 41. 3.5. RESULTADOS ................................................................................................ 41. 3.5.1. Resultados obtenidos mediante encuestas ........................................................ 41. 3.6. VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS ............................................................ 53. 3.7.1. Planificación Preliminar ................................................................................... 54. 3.7.1.1 Información Introductoria ................................................................................ 54 3.7.1.1.1 Motivo de la Auditoría de Gestión .................................................................. 54 3.7.1.1.2 Objetivo de la Auditoría de Gestión ................................................................ 54 3.7.1.1.3 Alcance de la Auditoría de Gestión ................................................................. 54 3.7.1.1.4 Base legal de la Auditoría de Gestión .............................................................. 54 3.7.1.1.5 Objetivo de la Entidad ..................................................................................... 55 vii.

(8) 3.7.1.1.6 Base legal de la Entidad ................................................................................... 55 3.7.2. Auditoría de gestión en la Unidad Provincial de Talento Humano de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo .......................... 57. 3.7.3. Programa de auditoría ...................................................................................... 63. 3.7.4. Cronograma de actividades .............................................................................. 64. 3.7.5. Desarrollo del Programa de Auditoría ............................................................. 66. CAPITULO IV: MARCO PROPOSITIVO ............................................................. 110 4.1. “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA UNIDAD PROVINCIAL DE TALENTO HUMANO DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DE NAPO, DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014” ................................................................................................... 110. 4.2. CONTENIDO DE LA PROPUESTA ............................................................ 110. 4.1. DATOS INFORMATIVOS DE LA INSTITUCIÓN .................................... 110. 4.2.. ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA .................................................... 110. 4.3.. DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA ......................................................... 111. CONCLUSIONES ........................................................................................................ 118 RECOMENDACIONES:.............................................................................................. 119 BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 120 ANEXOS ...................................................................................................................... 122. viii.

(9) ÍNDICE DE CUADROS Tabla N° 1. Atributos del Hallazgo de Auditoría ........................................................... 25 Tabla N° 2. Existe un plan operativo .............................................................................. 42 Tabla N° 3. Se realizan evaluaciones.............................................................................. 43 Tabla N° 4. Manual de funciones ................................................................................... 44 Tabla N° 5. Plan anual de capacitación .......................................................................... 45 Tabla N° 6. Capacitación permanente ............................................................................ 46 Tabla N° 7. Se incentiva a los funcionarios .................................................................... 47 Tabla N° 8. Se respeta el cronograma............................................................................. 48 Tabla N° 9. La experiencia de los empleados ................................................................. 49 Tabla N° 10. Referencias personales .............................................................................. 50 Tabla N° 11. Evalúa el desempeño ................................................................................. 51 Tabla N° 12. Se supervisa al personal ............................................................................ 52 Tabla N° 13. Programa de Auditoría .............................................................................. 63 Tabla N° 14. Cronograma de actividades ....................................................................... 64 Tabla N° 15. Diagnóstico FODA .................................................................................... 71 Tabla N° 16. Datos informativos .................................................................................. 110 Tabla N° 17. Presupuesto.............................................................................................. 116. ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico N° 1. Enfoque de Auditoria ............................................................................... 20 Gráfico N° 2. Existe un plan operativo ........................................................................... 42 Gráfico N° 3. Se realizan evaluaciones .......................................................................... 43 Gráfico N° 4. Manual de funciones ................................................................................ 44 Gráfico N° 5. Plan anual de capacitación ....................................................................... 45 Gráfico N° 6. Capacitación permanente ......................................................................... 46 Gráfico N° 7. Se incentiva a los funcionarios ................................................................. 47 Gráfico N° 8. Se respeta el cronograma ......................................................................... 48 Gráfico N° 9. La experiencia de los empleados.............................................................. 49 Gráfico N° 10. Referencias personales ........................................................................... 50 Gráfico N° 11. Evalúa el desempeño .............................................................................. 51 Gráfico N° 12. Se supervisa al personal ......................................................................... 52 Gráfico N° 13. Estructura Orgánica Nivel Desconcentrado ........................................... 56 Gráfico N° 14. Esquema de la propuesta ...................................................................... 112. ix.

(10) ÍNDICE DE ANEXOS Anexo N° 1. Encuestas realizadas a los funcionarios del Consejo de la Judicatura de NNNNapo..................................................................................................... 122 Anexo N° 2. Entrevista al responsable de la unidad provincial de talento humano del CCConsejo de la Judicatura de Napo ........................................................... 124. x.

(11) RESUMEN EJECUTIVO El presente Trabajo de Titulación; tiene por objetivo la Auditoría de Gestión a la Unidad Provincial de Talento Humano de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo, del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014; en su ejecución se determinó las modalidades cualitativa y cuantitativa; los tipos de investigación utilizados son: descriptiva, evaluativa y proyectiva. Los métodos aplicados fueron inductivo y deductivo que facilitó llevar sistemáticamente el proceso investigativo, cumpliendo las diferentes etapas planificadas. Las herramientas empleadas son: la observación, la encuesta y la entrevista. Los hallazgos encontrados: No se aplica el Código de Ética para la función pública; falta de ejecución del Plan de Capacitación; no existe un Plan de Administración de Riesgos e iinobservancia del Manual de Descripción de Funciones y de Perfil de Puestos por Competencias. Para lo cual se recomienda realizar procesos de control para evaluar la gestión de la Unidad Provincial de Talento Humano del Consejo de la Judicatura de Napo, hacer uso de los parámetros e indicadores propuestos dentro del Sistema de Evaluación con el propósito de valorar la eficiencia, eficacia, economía y ética, elaborar un Manual de Funciones por Perfil y por Competencias que describa con claridad las funciones de cada uno de los servidores del Departamento y que sobre todo se cumplan con las disposiciones del Manual,. emplear planes de. monitoreo para identificar los riesgos que pueden afectar el normal desenvolvimiento de la Unidad Provincial de Talento Humano. El resultado es la propuesta es un Plan Anual de Capacitación, para obtener del personal de talento humano su máximo esfuerzo y lograr su eficiencia laboral. Palabras claves: Auditoría de Gestión, Talento Humano, Gestión Administrativa. ___________________________ Ing. Gerardo Luis Lara Noriega DIRECTOR DEL TRIBUNAL. xi.

(12) SUMMARY This degree paper has as principal aim the auditing management to the Provincial Unit of Human Talent in the Provincial Council of the Judiciary in Napo, from January 1st to December 31th 2014; in its implementation the qualitative and quantitative methods were determined; the types of research used are descriptive, evaluative and projective. The methods used were inductive and deductive which facilitated the research process systematically lead, fulfilling the different planned stages. The tools used are observation, survey and interview. The findings: the code of ethics for the public service is not applied; lack of implementation of the training plan; there is no a risk management plan and failure of the manual of job descriptions and job competency profile. For which it is recommended to make control processes to evaluate the management of the Provincial Unit of Human Talent in the Judicial Council in Napo, to make use of the parameters and indicators proposed in the evaluation system in order to assess the efficiency, effectiveness , economics and ethics, to develop a manual of functions and competency profile that clearly describes the functions of each department servers and overall fulfill with the provisions of the manual, use monitoring plans to identify risks which can affect the normal development of the Provincial Unit of Human Talent. The result of the proposal is an annual training plan for the human talent staff to achieve their maximum effort and to get working efficiency. Keywords: auditing management, human talent, administrative management.. xii.

(13) INTRODUCCIÓN La Auditoría de Gestión es el objeto de nuestro estudio y se sustenta en la realización de un examen a la estructura orgánico funcional de la Unidad Provincial de Talento Humano del Consejo de la Judicatura de Napo y está orientada a conocer el cumplimiento de los objetivos organizacionales, interna y externamente, con el fin de proponer alternativas de solución para lograr la eficiencia, eficacia y oportunidad en el aprovechamiento de sus recursos y el desarrollo organizacional.. El desarrollo de este trabajo en cinco capítulos que se describen a continuación:. En el Capítulo II está descrito el Marco Teórico, donde está la fundamentación teórica que permitió seguir los lineamientos en todo su desarrollo, por otro lado están los conceptos, principios y teorías que se sustenta las dos variables de investigación.. En el Capítulo III, está la Metodología de la Investigación el mismo que demuestra en forma sistemática el diseño y el tipo de investigación que corresponde este trabajo, posteriormente se encuentra los métodos y técnicas que facilitaron la recolección de la información y permitieron la comprobación de las hipótesis específicas, la población con la que se trabajó como los recursos que facilitaron su realización.. El Capítulo IV, El Marco Propositivo, resultante de los hallazgos encontrados en la auditoría, que permitirá solucionar el problema investigativo.. Finalmente las Conclusiones y Recomendaciones donde se justifica la validez de los diferentes procesos propuestos, la bibliografía y los anexos.. 1.

(14) CAPÍTULO I: EL PROBLEMA. 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Uno de los principales problemas que afronta actualmente la Dirección Provincial del Consejo de Judicatura de Napo es la inexistencia de una Auditoría de Gestión a la Unidad Provincial de Talento Humano, por lo que se ha convertido en un impedimento para el desarrollo normal de la Institución, especialmente por el desaprovechamiento de la capacidad profesional del servidor judicial. Es evidente que la falta de control está limitando la competitividad organizacional donde se evidencien sus cualidades y características propias.. Por otra parte, la falta de control que existe en las Unidades Judiciales presenta un desequilibrio en el cumplimiento de sus tareas.. Por lo expuesto, es necesario realizar una Auditoría de Gestión a la Unidad Provincial de Talento Humano de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo.. 1.1.1. Formulación del Problema. ¿Cómo afecta la ausencia de una auditoría de gestión al desarrollo óptimo de la Unidad Provincial de Talento Humano de la Dirección Provincial del Consejo de Judicatura de Napo?. 1.1.2. Delimitación del Problema. . Límite de contenido:. . Campo: Auditoría de Gestión. . Área: Talento Humano. . Aspecto: Gestión. . Delimitación espacial: Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo, ubicado en la ciudad del Tena, provincia de Napo.. 2.

(15) . Delimitación temporal: Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014.. . Unidad de observación: Unidad Provincial de Talento de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo. 1.2. JUSTIFICACIÓN. El desarrollo del conocimiento exige del sector público, una gestión efectiva, eficiente y honesta. Para lograr este propósito necesita contar con el talento humano altamente calificado y con una actitud de verdaderos impulsores del adelanto institucional. En consecuencia, los servidores públicos deben ser adecuadamente seleccionados, capacitados, motivados y altamente comprometidos con el Estado.. La Unidad Provincial de Talento Humano de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo, carece de una Auditoría de Gestión con la cual se pueda lograr los objetivos y metas establecidas, promover el desarrollo organizacional, lograr eficiencia y eficacia del talento humano y asegurar el cumplimiento del marco normativo y obtener los hallazgos para emitir conclusiones y recomendaciones.. Si estas acciones administrativas se llevan a cabo se pretende que cumplan con la política institucional establecida, dirigidas hacia los objetivos de la administración provincial.. Para tal efecto es importante realizar una Auditoría de Gestión a la Unidad Provincial de Talento Humano de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo, que evidencie el cumplimiento de la normativa definida en la. nueva Estructura. Organizacional por Procesos, así como el grado de eficiencia con que han sido utilizados los recursos humanos para la toma de decisiones y hacer proyecciones a corto, mediano y largo plazo sobre el desempeño de las funciones del talento humano institucional.. La Auditoria de Gestión determinará si el desempeño o ejecución de sus funciones se está realizando de acuerdo a los principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia, examinando y evaluando los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes. 3.

(16) 1.3. OBJETIVOS. 1.3.1. Objetivo General. Realizar una Auditoría de Gestión a la Unidad Provincial de Talento Humano de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo, del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014; para evaluar la eficiencia, eficacia, economía y ética en el manejo del talento humano.. 1.3.2 . Objetivos Específicos. Examinar la estructura orgánica y las funciones de la Unidad Provincial de Talento Humano de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo.. . Identificar las normativas legales que se deben considerar para lograr el cumplimiento de la gestión administrativa en la Unidad Provincial de Talento Humano de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo.. . Evaluar el Sistema de Control Interno que se utiliza para respaldar el desarrollo de las actividades en el Unidad Provincial de Talento Humano de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Napo.. 4.

(17) CAPITULO II: MARCO TEÓRICO 2.1. ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS. Revisada la Biblioteca de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, de la Facultad de Administración de Empresas, no se encuentran tesis similares a la propuesta con las dos variables en estudio, por lo que se considera factible su realización.. 2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA. 2.2.1. La auditoria. En un inicio la Auditoría estuvo vinculada a la actividad artesanal donde el auditor se limitaba a hacer simples revisiones de cuentas relacionadas con la compra y venta, cobros y pagos con la finalidad de evidenciar operaciones fraudulentas. Según (Franklin, 2000), “… en la primera mitad del siglo XX de una Auditoría dedicada solo a descubrir fraudes se pasa a un objeto de estudio cualitativamente superior. La práctica social exige que se diversifique y el desarrollo tecnológico hace que cada día avancen más las industrias y se socialicen más, por lo que la Auditoría pasa a dictaminar los Estados Financieros, es decir, conocer si la empresa está dando una imagen recta de la situación financiera, de los resultados de las operaciones y de los cambios en la situación financiera. Así la Auditoría daba respuesta a las necesidades de millones de inversionistas, al gobierno, a las instituciones financieras”.. Con el pasar del tiempo se ha convertido en un campo especializado del conocimiento humano, basado en una estructura racional y sistemática de conceptos, normas y principios, técnicas y procedimientos, métodos y prácticas; orientado a la verificación, estudio y evaluación de las operaciones de una empresa o institución. Implica además el ejercicio de una técnica especializada y la aceptación de una responsabilidad pública. Según (Kell Zeigler, 1998), “es un proceso sistemático para obtener y evaluar evidencia de una manera objetiva respecto de las afirmaciones concernientes a actos económicos y. 5.

(18) eventos para determinar el grado de correspondencia entre estas afirmaciones y criterios establecidos y comunicar los resultados a los usuarios interesados”. (Kell, 1988. p. 22).. 2.2.1.1 Importancias de la auditoría. Su importancia radica en la necesidad de descubrir deficiencias en las operaciones de las organizaciones de cualquier tipo.. A partir del siglo XX, las empresas están experimentando un proceso de cambios importantes e impredecibles, insertándose en entornos altamente competitivos. Esta naturaleza de competencia empresarial, donde la incorporación de alta tecnología ya no es suficiente para obtener ventajas competitivas sostenibles, es necesaria la presencia de una serie de conocimientos especializados de auditoría para evaluar el resultado de las operaciones, como base para tomar decisiones y desarrollo organizacional. (Arens, 1996). 2.2.1.2 Normas de auditoría. Las normas de auditoría son requerimientos de calidad relativos a la personalidad del trabajo, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de dicho trabajo, los cuales se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de auditoría y de sus características. (Arens, 1996).. 2.2.1.2.1. Normas personales. Hacen referencia a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir las exigencias del trabajo profesional de auditoría. Se pueden establecer las siguientes cualidades: . Entrenamiento técnico y capacidad profesional.. El auditor debe poseer la. experiencia y competencia profesional necesarios para la ejecución de un trabajo de auditoría. . Cuidado y diligencias profesionales.. El auditor debe cumplir con las normas. durante la ejecución y la elaboración del informe de auditoría. 6.

(19) . Independencia. El auditor debe ser neutral respecto de la institución auditada.. 2.2.1.2.2. Normas de la ejecución del trabajo. El auditor está obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Empleando normas y procedimientos fundamentales en la ejecución del trabajo, entre ellos tenemos: . Planeamiento y Supervisión. La planificación y la supervisión del trabajo es fundamental en un proceso de Auditoría.. . Estudio y Evaluación del Control Interno. El auditor debe efectuar un estudio y evaluación del control interno existente en la organización como base para determinar el grado de confianza que va depositar en él.. . Evidencia Suficiente y Competente. El auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y adecuada para establecer una base objetiva en la cual sustentará su opinión.. 2.2.1.2.3. Normas relativas al informe. Estas normas sistematizan la elaboración del informe, para ello, el auditor tendrá que acumular evidencias suficientes, debidamente respaldadas en sus papeles de trabajo. Es necesario considerar los siguientes aspectos: . Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. En caso del examen a los estados financieros, el dictamen debe expresar si estos están presentados de acuerdo a las normas y principios contables.. . Consistencia. Este principio se refiere tanto a la consistencia en la aplicación de criterios contables, como a la consistencia en cuanto a la clasificación de partidas dentro de los estados financieros.. . Revelación Suficiente. La información debe ser suficiente y presentada en forma comprensible de tal manera que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de sus operaciones.. 7.

(20) 2.2.1.3 Técnicas generalmente aplicadas en auditoría. Las técnicas de auditoría son procedimientos especiales utilizados por el auditor para obtener las evidencias necesarias y suficientes, con el objeto de formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada. En general son utilizadas las siguientes técnicas:. a) Técnicas verbales:. Indagación. Investigación para averiguar la verdad de los hechos, situaciones u operaciones del ente auditado.. Entrevista. Aplicación de entrevistas para la recolección de información dirigidas al personal directivo de la entidad auditada.. b) Técnicas oculares:. Observación. Utilización visual para examinar aspectos físicos, observación del flujo de trabajo, documentos, materiales, etc.. Comparación. Confrontación entre las operaciones realizadas por la organización auditada y los lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos con el objetivo de descubrir relaciones e identificar diferencias y semejanzas.. Rastreo. Seguimiento al proceso de una operación, a fin de conocer y evaluar su ejecución.. c) Técnicas escritas. Análisis. Descomposición de los elementos que conforman una operación, actividad o proceso, con el fin de establecer su propiedad y conformidad con los criterios técnico y las normativas.. 8.

(21) Confirmación. Ratificación de la verdad o probabilidad de los hechos, mediante información obtenida directamente y por escrito, de los funcionarios que ejecutan tareas sujetas a verificación. Conciliación. Análisis de la información producida por las instituciones, a efectos de probar la validez veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados, objeto de examen.. Tabulación. Agrupación de resultados importantes obtenidos a fin de establecer conclusiones.. d) Técnicas documentales. Cálculo. Verificación de la exactitud aritmética de las operaciones contenidas en documentos.. Comprobación. Confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y legitimidad de las operaciones realizadas.. Revisión Selectiva. Examen de ciertas características importantes que debe cumplir una actividad, informe o documento.. e) Técnicas físicas. Inspección. Reconocimiento mediante el examen físico y ocular de los hechos, situaciones, operaciones, transacciones y actividades, aplicando la indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.. 2.2.1.4 Tipos de auditoría. La Auditoría tiene varios ámbitos de aplicación y a partir de ello se deriva su clasificación.. 9.

(22) a) Auditoría financiera. La Auditoría Financiera es el examen realizado a los estados financieros de una empresa u organización, con la finalidad de emitir una opinión profesional sobre la validez veracidad e idoneidad de la información financiera y establecer su propiedad y conformidad con los criterios técnico y las normativas.. Se entiende por estados financieros, los cuatro estados de información financiera básicos como son: El Balance General, El Estado de Resultados, El Estado de Flujo del Efectivo y El Estado del Capital o Patrimonio Neto.. b) Auditoría informática. Es un campo de aplicación de la Auditoría cuyo objetivo de estudio es el área de sistemas computarizados, con la finalidad de emitir una opinión independiente sobre la validez técnica del sistema de control interno informático, sobre el grado de confiabilidad de la información generada y además sobre la oportunidad y veracidad que estos sistemas generan información.. c) Auditoría tributaria. Se entiende por Auditoría Tributaria al procedimiento destinado a, fiscalizar el correcto y oportuno cumplimiento, de las obligaciones tributarias esenciales por parte de los contribuyentes, así como también determinar el cumplimiento de normativa legal y administrativa vigentes.. d) Auditoría operativa. Esta Auditoría consiste en realizar un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, con el propósito de hacer una evaluación independiente sobre el desempeño de la entidad, los procesos administrativos, los programas y actividades, orientados a la optimización de recursos humanos y materiales que orienten la acertada toma de decisiones.. 10.

(23) e) Auditoría de gestión. Esta área en específico, es el objeto de nuestro estudio y se sustenta en la realización de un examen a la estructura orgánico funcional, es autónoma y está orientada a conocer el cumplimiento de los objetivos organizacionales, interna y externamente, con el fin de proponer alternativas de solución para lograr la eficiencia, eficacia y oportunidad en el aprovechamiento de sus recursos y el desarrollo organizacional.. f) Auditoría de gestión ambiental. La Auditoria de Gestión Ambiental es un examen que se hace a las entidades responsables de hacer cumplir las leyes, normas y reglamentos relacionados con el medio ambiente.. Este proceso tiene lugar cuando se considera que la entidad. responsable de hacer cumplir las leyes ambientales, no lo hace con oportunidad y eficiencia.. g) Auditoría interna. La Auditoría Interna hace mención a la verificación, revisión, evaluación, comprobación y análisis crítico de todas las operaciones y procedimientos contables, financieros y administrativos, etc., cuya finalidad es establecer recomendaciones o proponer correctivos al nivel directivo encaminados al cumplimiento de objetivos y metas preestablecidas.. h) Auditoría externa. Examen crítico sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, o verificación. de las transacciones, cuentas, informaciones, o estados. financieros, correspondientes a un período, evaluando la conformidad o cumplimiento de las disposiciones legales o internas vigentes en el sistema de control interno contable. Se practica por profesionales facultados, que no son empleados de la organización cuyas afirmaciones o declaraciones auditan” (Mantilla, 2008).. 11.

(24) 2.2.1.5. La auditoría de gestión. La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en su Art. 21, expresa que: “La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes. (Cubero, 2009), expresa que la Auditoría de Gestión “es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el público.”. La Auditoría de Gestión es de igual o quizá mayor importancia que la Auditoría Financiera, debido que sus efectos tienen consecuencias que mejoran en forma considerable el desempeño de cualquier tipo de organización. En la actualidad la auditoría de gestión engloba dos clasificaciones que tradicionalmente se conocían como la auditoría administrativa y la auditoría operacional. Es ingrediente primordial en la constitución de la auditoría integral. (Cubero, 2009). Finalmente expresaremos que la Auditoría de Gestión es un examen realizado por un profesional, con el propósito de evaluar la eficiencia de la gestión considerando los objetivos generales, la eficiencia y la competitividad de la institución, con el propósito de emitir un informe referente a la situación global de la misma y la actuación de la dirección.. 12.

(25) 2.2.1.5 .1 Objetivos de la auditoría de gestión. El objetivo primordial de la Auditoría de Gestión consiste en descubrir deficiencias o irregularidades que se puedan producir en una organización y establecer soluciones viables. Se preocupa de examinar y valorar los métodos y el desempeño en todas las áreas y niveles organizativos. Los factores de la evaluación abarcan el ámbito económico, la adecuada utilización de los recursos y la efectiva ejecución de los procedimientos, con finalidad es ayudar a la dirección a lograr la administración adherida a la eficiencia y la efectividad.. Los trabajos que realiza el auditor sirven para determinar y poner en evidencia las fallas y métodos defectuosos, respecto de las necesidades específicas de la dirección en cuanto a la planeación, y realización de los objetivos organizacionales.. Inmediatamente. después de una investigación donde surjan aspectos o circunstancias susceptibles de mejoría, es obligación del auditor examinar con mirada crítica y valorar toda solución que parezca conveniente.. Se pueden establecer como objetivos principales de la Auditoría de Gestión los siguientes: . Verificar la existencia de objetivos, planes y políticas coherentes el cumplimiento de los mismos.. . Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.. . Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos.. . “Identificar las áreas de reducción de costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas” (Graig Cooper, 1994). . “Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones”. (Graig Cooper, 1994).. 13.

(26) Para la organización de una Auditoria de Gestión de deben considerar los siguientes objetivos generales:. Objetivos de control.- están destinados a orientar los esfuerzos y evaluar el comportamiento organizacional en relación con modelos preestablecidos.. Objetivos de productividad.- guían las acciones para optimizar los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa de la organización.. Objetivos de organización.- orientan el curso de la estructura, competencia, funciones y procesos mediante la delegación de autoridad y del trabajo en equipo.. Objetivos de servicio.- orientan a la organización en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes. Objetivos de calidad.- incentivan la elevación de los niveles de actuación de la organización, para producir bienes y servicios altamente competitivos.. Objetivos de cambio.- organizan un ambiente receptivo de cambios productivos en la organización.. Objetivos de aprendizaje.- permiten que la institución se inserte en un proceso de aprendizaje para pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejoramiento continuo.. Objetivos de toma de decisiones.- traducen los resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.. Además se deben considerar los siguientes objetivos específicos: . Establecer el grado de consecución de los resultados y beneficios previstos por la normativa legal y por la propia entidad.. . Comprobar si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica.. 14.

(27) . Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias así como los planes, normas y procedimientos establecidos.. . Determinar si los controles gerenciales implementados en la entidad son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las operaciones.. . Evaluar si se optimizan los recursos institucionales.. . Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados.. . Suministrar una base para mejorar la asignación de recursos y su administración.. . Motivar a la administración de la entidad para que se generen procesos enfocados al desarrollo de metas y objetivos específicos.. . Determinar el grado de eficiencia en que el organismo controla y evalúa la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes que adquiere.. . Auditar y emitir opinión sobre el grado de cumplimiento de los planes de acción y presupuesto de la organización.. 2.2.1.5 .2. Alcance. La Auditoría de Gestión “puede alcanzar un sector de la economía, todas las operaciones de la entidad inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operación, programa, sistema o actividad específica” (Maldonado, 2006). Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante vigilancia, análisis, y evaluación son: los planes y objetivos, la estructura orgánica, las políticas y prácticas, los sistemas y procedimientos, los métodos de control, las formas de operación y los recursos materiales y humanos.. Se pueden establecer como áreas principales que integran una organización objeto de la auditoría de gestión las siguientes:. Auditoría de la gestión del sistema global de la empresa: . Evaluación de la posición competitiva. . Evaluación de la estructura organizativa. . Balance Social 15.

(28) . Evaluación del proceso de la dirección estratégica. . Evaluación de los cuadros directivos. Auditoría de la gestión del sistema comercial: . Análisis de la estrategia comercial. . Oferta de bienes y servicios. . Sistema de distribución física. . Política de precios. . Función publicitaria. . Función de ventas. . Promoción de ventas. Auditoría de la gestión del sistema financiero: . Capital de trabajo. . Inversiones. . Financiación a largo plazo. . Planificación Financiera. . Área internacional. Auditoría de la gestión del sistema de producción: . Diseño del sistema. . Programación de la producción. . Control de calidad. . Almacén e inventarios. . Productividad técnica y económica. . Diseño y desarrollo de productos. Auditoría de la gestión del sistema de recursos humanos: . Productividad. . Clima laboral 16.

(29) . Políticas de promoción e incentivos. . Políticas de selección y formación. . Diseño de tareas y puestos de trabajo. Auditoría de la gestión de los sistemas administrativos: . Análisis de proyectos y programas. . Auditoría de la función de procesamiento de datos. . Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas funcionales. 2.2.1.5.3 Enfoque de la auditoría de gestión. (Fowler Newton, 2004), expresa que el enfoque de auditoría (determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar) estaría relacionado estrechamente con la evaluación del riesgo que realiza el auditor, e implicará buscar la combinación adecuada entre pruebas de cumplimiento y pruebas de validación o sustantivas a fin de obtener evidencias de auditoría con la menor cantidad de horas insumidas.. La Auditoría de Gestión considera un enfoque integral, por tanto se concibe como una Auditoría de Economía y Eficiencia, porque está pensada como una adquisición económica de los recursos y su utilización efectiva en la producción de bienes, servicios u obras en la calidad y cantidad esperados, que sean socialmente útiles y cuyos resultados sean medibles por su calidad e impacto.. 2.2.1.5.4. Etapas para la realización de la auditoría de gestión. Para su organización y desarrollo la Auditoria de Gestión comprende cinco etapas: . Conocimiento Preliminar o Diagnostico.. . Planeamiento.. . Ejecución.. 17.

(30) . Comunicación de Resultados (Informe). . Seguimiento.. a) Conocimiento preliminar o diagnóstico. Esta primera fase no es la más importante pero si constituye una guía para el posterior trabajo, facilitando así determinar cuestiones fundamentales como: hacia qué área se dirige el trabajo, cuantas personas se necesitan, el tiempo, es decir crear las condiciones que permitan establecer los elementos de control de la calidad.. Se trata del estudio que, previo a la ejecución de la Auditoría, se debe realizar en la entidad, un recorrido por las áreas que conforman la entidad a fin de observar el funcionamiento en su conjunto.. b) Planeamiento. El planeamiento de la auditoría se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la auditoría, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se considera necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles claves.. El proceso de planeamiento garantiza que el resultado de la auditoría satisfaga sus objetivos y tenga efectos verdaderamente productivos. Su realización cuidadosa reviste especial importancia cuando se evalúa la efectividad, eficiencia y economía en los programas o actividades gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son complejos y variados.. c). Ejecución. . Verificar toda la información obtenida verbalmente.. . Obtener las evidencias suficientes, competentes y relevantes, teniendo en cuenta:. 18.

(31) . Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los incumplimientos y las desviaciones.. . Cuantificar todo lo que sea posible para determinar el precio del incumplimiento.. . Prestar especial atención a que la Auditoria sirva de instrumento para coadyuvar a la toma de decisiones inteligentes y oportunas.. . El trabajo de los especialistas que no son auditores, debe realizarse sobre la base de los objetivos definidos en el planeamiento.. . El jefe de grupo deberá encargarse de la orientación y revisión del trabajo.. . El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de Auditoría.. . Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres E, teniendo en cuenta: Condición, Criterio, Efecto y Causa.. d) Informe. La exposición del Informe de Auditoría debe expresar de forma concreta, clara y sencilla los problemas, sus causas y efectos, con vista a que se asuma por los ejecutivos de la entidad como una herramienta de dirección. No obstante lo expresado, deberá considerarse, lo siguiente: . Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán los específicos que fueron definidos en la segunda etapa "Planeamiento".. . Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el efecto económico de las ineficiencias, prácticas antieconómicas, incumplimientos y deficiencias en general.. . Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse.. . Recomendaciones:. Estas. deben. ser. generales. y. constructivas,. no. comprometiéndose la Auditoria con situaciones futuras que se puedan Producir en la entidad. . Anexos: Se pueden mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos) así como un resumen de responsabilidades.. 19.

(32) . Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen el que reflejará los hallazgos más relevantes de forma amena, diáfana, precisa y concisa que motive la lectura.. e). Seguimiento. Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las tres E que se observe, realizar una comprobación decursado entre uno y dos años, que permita conocer hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas en cualquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administración de la entidad en manos del mismo personal, como si hubiera sido sustituido por sus desaciertos.. Gráfico N° 1. Enfoque de Auditoria. ECONOMIA Uso adecuado de los recursos en cantidad y calidad y al menor costo posible.. Auditoria hacia la economía y eficiencia. EFICIENCIA Relación entre los proyectos ejecutados y los recursos empleados.. IMPACTO De los productos. CALIDAD Cantidad, grado de oportunidad y beneficios de los proyectos.. Auditoría hacia la eficacia. Fuente: Elaborado por la autora. 20. EFICACIA Relación entre los proyectos ejecutados y los planificados..

(33) 2.2.1.6 Indicadores de gestión en auditoría. Los indicadores, son elementos determinantes para que todo proceso se ejecute con eficiencia y eficacia. Es necesario implementar un sistema adecuado de indicadores estratégicos que permita controlar y evaluar el desempeño de las instituciones o unidades integrantes de la misma, de manera de que muestren un resultado óptimo, mediante un buen sistema de información que permita comprobar las diferentes etapas de los procesos logísticos. Se debe considerar que medir es comparar una magnitud con un patrón preestablecido, la clave de este consiste en elegir las variables críticas para el éxito del proceso, y con ello obtener un sistema de control eficaz y eficiente. El uso de indicadores de Gestión, permiten medir: . La eficiencia y economía en el manejo de los recursos. . Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados (eficacia). . El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van dirigidos (calidad). . Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relación con la misión, los objetivos y las metas planteados por la organización.. a). Indicadores de economía. Se relacionan con evaluar la capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en el logro de su misión institucional. La administración de los recursos de todo tipo, exige siempre el máximo de disciplina y cuidado en el manejo de la caja, del presupuesto, de la preservación del patrimonio y de la capacidad de generación de ingresos.. b). Indicadores de eficiencia. Los indicadores de eficiencia, según (Guinart, 2003) determinan que una actuación es eficiente cuando “con unos recursos determinados obtiene el máximo resultado posible,. 21.

(34) o cuando con unos recursos mínimos mantiene la calidad y cantidad adecuadas de un determinado servicio”. Además, dicho autor considera que el uso de estos indicadores fomenta el análisis del rendimiento o desempeño del servicio prestado, del bien adquirido o vendido, con relación a su costo y orienta la gestión para mejorar los resultados.. Miden por un lado los costos unitarios, la productividad de los recursos utilizados en una entidad, en un proyecto, programa, etc., y, por otro la relación entre dos magnitudes: la producción física de un bien o servicio y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese producto, pero de manera óptima.. c). Indicadores de eficacia. Para (Guinart, 2003) un indicador de eficacia mide el grado de satisfacción de los objetivos programados y los puntos clave sobre los que incide la evaluación de la eficacia son, entre otros: facilitar la información sobre la continuidad, modificación o suspensión de un programa; conocer si los programas cumplidos o terminados han conseguido los fines propuestos; e informar al público respecto al resultado de las decisiones gubernamentales… sobre el desarrollo o evolución de los programas emprendidos.. Es decir evalúan en qué medida el área, o la institución como un todo, está cumpliendo con sus objetivos fundamentales, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello.. d). Indicadores ecológicos. Con los indicadores ambientales se trata de lograr en términos medibles que se pueden identificar con una gama de metas; son básicamente medidas de ejecución que ayudan a describir cuantitativamente la calidad ambiental y permiten el monitoreo del progreso; su utilidad es proporcionar información ambiental de tipo socio-económica que se requiere para entender un asunto determinado.. 22.

(35) e). Indicadores de ética. Aún no están desarrollados indicadores cuantitativos para medir el elemento ético, no obstante se requiere hacer una trabajo como auditoría de gestión para confrontar la conducta ética, los valores y moral institucional con el Código de Ética, reglamento orgánico funcional y más normativa que permita la comparación entre lo escrito o lo estipulado versus el comportamiento y accionar de los administradores, funcionarios y empleados públicos, quienes están obligados a respetar estrictamente estas normas y a demostrar que su actuación es con transparencia y si reñir a las leyes, normas y buenas costumbres que exige la sociedad.. 2.2.1.7 Riesgos de la auditoría. Al ejecutarse la Auditoría de Gestión, no estará exenta de errores y omisiones importantes que afecten los resultados del auditor expresados en su informe. Por lo tanto deberá planificarse la auditoría de modo tal que se presenten expectativas razonables de detectar aquellos errores que tenga importancia relativa; a partir de: . Criterio profesional del auditor. . Regulaciones legales y profesionales. . Identificar errores con efectos significativos. En este tipo de auditoría tendremos que tener en cuenta también los tres componentes de riesgo: . Riesgo Inherente. De que ocurran errores importantes generados por las características de la entidad u organismo.. . Riesgo de Control. De que el Sistema de Control Interno prevenga o corrija tales errores.. . Riesgo de Detección. De que los errores no identificados por los errores de Control Interno tampoco sean reconocidos por el auditor.. 23.

(36) . Evaluación del Riesgo de Auditoría. Es el proceso por el cual, a partir del análisis de la existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel del riesgo presente en cada caso.. El nivel de riesgo de auditoría suele medirse en cuatro grados posibles estos son: . Mínimo. . Bajo. . Medio. . Alto. La evaluación del nivel del riesgo es un proceso totalmente relativo y depende únicamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Es la base para la determinación del enfoque de auditoría a obtener, por lo tanto debe ser un proceso cuidadoso y realizado por quienes poseen la mayor capacidad y experiencia en un equipo de trabajo.. 2.2.1.8 Evidencia de la auditoría. La evidencia de auditoría es el elemento de juicio que obtiene el auditor como resultado, de las pruebas que ejecuta para validar la información que surge del sistema de información del auditado.. La evidencia para que tenga valor de prueba, dese ser. suficiente, competente y pertinente. La evidencia es suficiente (característica cuantitativa), si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podría ser no suficiente para demostrar un hecho. Es competente (característica cualitativa), si guarda relación con el alcance de la auditoria y además es creíble y confiable. Es pertinente, si el hecho se relaciona con el objeto de la auditoria.. Tipos de evidencia . Física. Es obtenida mediante la visualización de los activos tangibles (efectivo, stocks, bienes de uso, etc.) Proporciona evidencia sobre la existencia de ciertos activos, pero generalmente necesita ser complementado por otro tipo de evidencia.. 24.

(37) . Documental. Información obtenida de la revisión de documentos tales como comprobantes de pago, facturas, contratos, etc. La confiabilidad del documento depende de la forma como fue creado y su propia naturaleza.. . Testimonial. Información obtenida de fuentes externas, como proveedores, bancos, abogados o especialistas.. . Analítica. Esta evidencia proporciona una base de respaldo para con la razonabilidad de una partida específica, identificando movimientos anormales, falta de uniformidad en la aplicación de los principios contables, etc.. 2.2.1.9 Hallazgos de auditoría. Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual relevada durante el examen a un área, actividad u operación.. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoría son: . Debe ser significativo.. . Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de trabajo.. . Debe ser objetivo.. . Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.. Los atributos del hallazgo de auditoría se enmarcan en siguiente tabla:. Tabla N° 1. Atributos del Hallazgo de Auditoría ATRIBUTOS. DESCRIPCIÓN. SIGNIFICADO. Comprende la situación actual encontrada por el auditor al examinar un área, actividad Condición. u. transacción. Refleja el grado en que los criterios o estándares están siendo logrados o aplicados.. 25. Lo que es.

(38) Son las metas que la entidad fiscalizada está tratando de lograr o los estándares relacionados Criterio. con su logro. Constituyen las unidades de medida. Lo que debe ser. que permiten la evolución de la condición. Razón o razones fundamentales por las cuales se presentó la condición, o el motivo por el que no se cumplió Causa. el. criterio. recomendaciones. o. deben. el. estándar.. estas. Las. directamente. Por qué sucede. relacionadas con las causas que se hayan identificado. Resultado o consecuencia real o potencial que La consecuencia resulta de la comparación entre la condición y el por la diferencia Efecto. criterio que debió ser aplicado., deben definirse en entre lo que es y lo posible en términos cuantitativos.. lo que debe ser. Fuente: Elaborado por la autora.. 2.2.2. La administración. 2.2.2.1 El proceso administrativo. Fayol expresa que la administración puede considerarse como un proceso, el cual está compuesto por las funciones básicas como la planificación, la organización, la dirección, la coordinación y el control. Estas funciones están íntegramente interrelacionados. En primer la organización debe elaborar un plan, luego proceder a ordenar su estructura para ejecutarlo, inmediatamente o en forma simultánea debe controlar que la realidad de la empresa no se desvíe de la planificación, y Finalmente,. realizar el. control. y de ser necesario sugerir una corrección en la. planificación, lo que retroalimentará el proceso nuevamente.. 2.2.2.1.1. La planeación. La razón de ser de la planificación administrativa se orienta a conseguir la meta propuesta. Sin un propósito no hay justificación para la planeación. Razonablemente todo administrador sabe a dónde debe llegar, sin embargo en la práctica, los objetivos 26.

(39) tienden a perderse en el desarrollo, para lograr un correcto direccionamiento es necesario formularse las siguientes preguntas: ¿Qué estoy tratando de lograr?, ¿Por qué?, ¿Para qué?.. Actividades que se deben considerar en la Planeación: . Determinar los objetivos.. . Pronosticar.. . Establecer las condiciones y suposiciones para llevar a cabo el trabajo.. . Identificar y establecer las tareas para lograr los objetivos.. . Crear un plan general de logros enfatizando la creatividad.. . Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.. . Prever los posibles problemas futuros.. . Modificar los planes considerando los resultados del control.. 2.2.2.1.2. Organización. Una vez establecidos los objetivos se deben distribuir las actividades de trabajo entre los miembros del grupo y establecer el rol de cada uno de los integrantes del grupo. Esta distribución considerará la naturaleza de las actividades, el número de integrantes y las instalaciones físicas disponibles. Las actividades estarán agrupadas y asignadas de manera que se optimicen todos los recursos posibles.. Actividades inherentes a la Organización: . Subdividir el trabajo en unidades operativas. . Concentrar las obligaciones en puestos operativos. . Delegar funciones y responsabilidades acorde con el perfil de los individuos.. . Proporcionar los recursos necesarios.. . Ajustar la organización a los resultados del control.. 2.2.2.1.3. Ejecución. Se relaciona con la ejecución de la tarea. Para ello es necesario instruir, dirigir, desarrollar la creatividad de los integrantes.. 27.

(40) Actividades que se deben realizar en la Ejecución: . Incentivar la participación de todos los involucrados.. . Motivar a los miembros y dinamizar el trabajo.. . Premiar la eficiencia en el trabajo.. . Contrastar los esfuerzos de la ejecución con los resultados del control.. 2.2.2.1.4. Control. Aquí se evalúan los procesos y se emprenden tareas correctivas.. Actividades Importantes de Control: . Cotejar los resultados con los planes generales y los estándares de desempeño.. . Identificar y divulgar estrategias para medir las operaciones.. . Hacer comparaciones y detallar las variaciones.. . Sugerir las acciones correctivas en caso de necesario.. . Retroalimentación.. 2.2.3. La gestión. De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, la gestión es la acción o efecto de gestionar.. 2.2.3.1 La gestión pública. Iniciaremos definiendo la gestión administrativa para entender de mejor manera la gestión pública, y diremos que es el conjunto de actividades destinadas a la dirección o administración de una empresa u organización. Es la capacidad de una institución para definir, alcanzar y evaluar sus propósitos apoyada en el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades del talento humano organizacional y la utilización de todos los demás recursos organizacionales.. Cuando hablamos de gestión administrativa hacemos énfasis en un conjunto acciones encaminadas a obtener mayores beneficios para la organización y estos beneficios. 28.

(41) perseguidos son mayoritariamente económicos. En la gestión pública, en cambio, “el uso de los recursos públicos tiene como fin, la prestación de servicios a la colectividad gratuitamente y la eficacia de los servicios o bienes prestados; por tanto, los resultados son más importantes que incluso la ejecución presupuestaria” (Guinart, 2003). Entonces, según (Ospina, 2000), la gestión pública debe basarse en “una clara definición de visión, objetivos y metas, con criterios e indicadores para poder evaluar el desempeño de las organizaciones y los programas a través de los cuales se implementan las políticas de gobierno”, porque el objetivo último es evaluar cuán bien o cuán aceptable es el desempeño del ente público, a fin de aplicar los correctivos necesarios para mejorar la gestión. Desde este punto de vista, se puede reconocer que el indicador tiene dos funciones básicas, a saber: la “función descriptiva que consiste en aportar información sobre el estado real de una actuación pública o programa… la función valorativa que consiste en añadir a la información anterior un juicio de valor basado en antecedentes objetivos sobre si el desempeño en dicho programa o actuación pública es o no el adecuado…” (Bennefoy, 2005).. 2.2.3.2 Control de la gestión. En la actualidad dada la importancia de la rendición de cuentas especialmente en el sector público, es indispensable contar con mecanismos que evalúen el desempeño de las instituciones y sobre todo que provean información a los mandantes sobre las acciones que llevan a cabo el Estado y los Gobiernos Autónomos Descentralizados en de alcanzar Buen Vivir.. La evaluación de las políticas públicas está dirigida a pronunciarse sobre los resultados en el cumplimiento de los objetivos de la misma, así como a la resolución que se haya dado a un determinado problema de la sociedad, porque se trata de evaluar los impactos o resultados de la intervención pública sobre la realidad social (Bennefoy, 2005).. El control de gestión es conveniente realizarlo desde el inicio de la acción pública hasta alcanzar los resultados. (Zambrano, 2007), menciona que es posible hacer referencia a tres tipos de control: El control preventivo, como aquel que se realiza previamente a la ejecución de las actividades, con la intención de verificar el uso de los recursos, el 29.

(42) estado inicial de los equipos, el tipo de personal, cantidad, documentación, actividades, tareas, entre otras. En segundo lugar, el control de seguimiento, realizado durante la ejecución de los procesos para verificar el uso de los recursos en el logro de los objetivos propuestos. Por último, el control de resultados que evalúa que lo logrado se corresponda con lo previsto en los planes y el presupuesto, es el resultado final de las políticas públicas.. El control de la gestión pública y la permanente búsqueda por incrementar la productividad en el uso de los recursos del Estado, no sólo radica en la escasez de los mismos, sino en la necesidad de diseñar los instrumentos de medición de los resultados, obtenidos por los programas y/o proyectos que conforman el gasto público.. El uso de los recursos públicos tiene como fin, la prestación de servicios a la colectividad gratuitamente y la eficacia de los servicios o bienes prestados; por tanto, los resultados son más importantes que incluso la ejecución presupuestaria (Guinart, 2003). En las empresas estatales es fundamental “realizar el seguimiento a los planes, programas o proyectos, observando y analizando su ejecución, para medir el avance en términos del logro de sus objetivos y medir el cumplimiento de estos y las metas alcanzadas para un plan, programa o proyecto, ponderando su eficiencia y determinando sus impactos sobre la transformación de las condiciones iniciales” (Marín, 2006). “Un sistema que entregue información regular sobre la calidad de la gestión posibilitará mayor eficiencia a la asignación de recursos físicos, humanos y financieros, proporcionará una base de seguridad y confianza en su desempeño…” (Ospina, 2000). Quintana (2008). Subraya como principios básicos para la elección de indicadores los siguientes: . La participación en la elección de los indicadores a los responsables de los servicios, actividades y resultados.. . Definir las actividades a medir en los servicios, proyectos o programas. . Asegurar que los indicadores midan los resultados obtenidos de las actividades realizadas, para lo cual los objetivos principales deben traducirse en indicadores. 30.