I
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Tesis de Grado previa a la Obtención del Título de Ingeniera en
Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA.
Tema:
Sistema de Gestión Documental del Archivo del Comando de Policía
Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04.
Autora:
Daysi Alexandra Irua Molina
Asesora:
Msc. Jenny Rocío Cuaspud Arciniegas
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CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Yo, Msc. Jenny Rocío Cuaspud Arciniegas, Catedrática en la Universidad Regional Autónoma de los Andes, Extensión Tulcán, CERTIFICO, haber asesorado el presente trabajo de investigación, el mismo que está apegado a las normas y formatos establecidos para las Tesis de Grado determinado por la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, y que se ha realizado bajo mi orientación y dirección en su totalidad por la señorita estudiante Daysi Alexandra Irua Molina; por lo tanto AUTORIZO su presentación para los fines estudiantiles pertinentes. El Sistema de Gestión Documental va a contribuir al mejoramiento de los procesos de información, permitiendo la organización adecuada de manera eficiente para los funcionarios de la institución.
ATENTAMENTE
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DECLARACIÓN DE LA AUTORÍA DE TESIS
Yo, Daysi Alexandra Irua Molina, Egresada de la Facultad de Sistemas Mercantiles, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, declaro que la presente Tesis, es de mi total autoría y que no ha sido presentado por otros estudiantes de la universidad, el cual ha sido elaborado como requisito para obtener el Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA, del mismo modo declaro que la investigación realizada se basa en la bibliografía existente en este documento de los diferentes textos, internet y revistas; de igual forma de investigaciones hechas al medio que se dirigió es “SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DEL COMANDO DE POLICIA DE LA SUB-ZONA CARCHI Nº04 DE LA CIUDAD DE TULCÁN.” Este sistema va a contribuir al mejoramiento de los procesos de información, permitiendo la organización adecuada de manera eficiente para los funcionarios de dicha institución.
Atentamente,
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DEDICATORIA
V ÍNDICE GENERAL
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CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO __________________________________________ 9 1.1 Origen y evolución de la Contabilidad General _____________________________ 9 1.1.1 Edad antigua _______________________________________________________ 9 1.1.2 Edad Media ______________________________________________________ 10 1.1.3 Edad Moderna ____________________________________________________ 10 1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre Contabilidad General _________ 11 1.2.1 Gestión Contable __________________________________________________ 11 1.2.1.1 La Información Contable __________________________________________ 12 1.2.1.2 Los Registros Contables ___________________________________________ 12 1.2.1.2.1 Documentos de soporte en Contabilidad _____________________________ 12 1.2.1.2.2 Archivo de los Documentos Contables ______________________________ 13 1.2.2 Gestión Documental ________________________________________________ 13 1.2.2.1 Proceso de la Información Documental _______________________________ 14 1.2.2.1.1 La información _________________________________________________ 14 1.2.2.1.2 Valor de los Documentos _________________________________________ 14 1.2.2.1.3 Documentación Fuente ___________________________________________ 15 1.2.2.1.3.1 ¿Qué es un documento? ________________________________________ 15 1.2.2.1.4 Tipos de documentos ____________________________________________ 16 1.2.2.1.5 Soportes Documentales __________________________________________ 16 1.2.2.1.5.1 Soportes de transmisión directa __________________________________ 17 1.2.2.1.5.2 Soportes de transmisión indirecta _________________________________ 17 1.2.2.2 El archivo ______________________________________________________ 17 1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre Contabilidad General ________________________________________________ 18 1.4 Conclusiones parciales del Capítulo _____________________________________ 19 CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO _________________________________ 20 2.1 Caracterización de la empresa. _________________________________________ 20 2.1.1 Misión __________________________________________________________ 21 2.1.2 Visión ___________________________________________________________ 21 2.1.3 Objetivos Institucionales ____________________________________________ 21 2.1.4 Política Institucional ________________________________________________ 21 2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la Gestión
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RESUMEN EJECUTIVO
El trabajo consiste en el estudio de los proceso documentales de la institución como un instrumento que ofrece a los funcionarios de la entidad un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un enfoque práctico y sencillo a través de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y de registros.
La importancia de la gestión documental radica en que poco a poco se ha convertido en una herramienta fundamental para las instituciones, ya que anteriormente no prestaban la atención debida a la documentación.
El estudio en mención se ha desarrollado en el Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04 de la Ciudad de Tulcán, institución que se encuentra en una cultura tradicional, promoviendo la seguridad ciudadana en el Cantón Tulcán.
Para el desarrollo del presente trabajo de investigación se va a utilizar la modalidad cualitativa y cuantitativa, así como métodos teóricos y empíricos los cuales son de fundamental importancia para la elaboración del diagnóstico y la propuesta de investigación.
La línea de investigación en la que se enmarca el tema, corresponde a la Gestión de la información contable, ya que es un eje temático de carácter disciplinario, en la que se desarrollan actividades de investigación, y se obtendrán resultados prácticos a través de la elaboración del presente trabajo de investigación.
X ABSTRACT
The work is the study of the documentary process of the institution as an instrument that gives agency officials detailed knowledge about organizational strategy and institutionally simple rules applied to manage documents, with a practical approach to through the application of procedures for document control and records.
The importance of records management is that gradually has become an essential tool for institutions, since previously did not pay due attention to the documentation.
The study in question was developed at the National Police Command Sub-area Carchi Nº04 Tulcan City, an institution that is in a traditional culture, promoting public safety in Canton Tulcan.
For the development of this research will use qualitative and quantitative method, as well as theoretical and empirical methods which are critical for the development of diagnostic and research proposal.
The line of research in which the issue is framed, is for the management of accounting information, as it is a central theme to disciplinary action, in which research activities are developed, and practical results will be achieved through the development of this research.
1 INTRODUCCIÓN
Antecedente de la Investigación
Desde mucho tiempo atrás las personas han registrado sus ideas, comportamientos y actividades a través de documentos en diferentes soportes como son: libros, carpetas, archivadores y estanterías, los cuales se han considerado una fuente fundamental para las empresas e instituciones.
Sin embargo, los documentos producidos y recibidos en las instituciones le brindaban poca importancia, por lo que su conservación de dichos documentos los mantenía en sótanos oscuros y húmedos, por lo que había daños irreversibles en la información.
Con el transcurso del tiempo los soportes en que se han registrado dicha información, se han diversificado y han evolucionado, esto se debe a que cada vez se hace más necesario conservar la documentación que permita tanto a las personas como instituciones desempeñarse de mejor manera y así enfrentar los cambios del entorno. A esto se suma los informáticos, los cuales son cada vez más necesarios debido a la complejidad que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad documental y contable. Es por ello que las instituciones consideran que efectuar una correcta administración y manejo de documentos es una operación necesaria e indispensable, particularmente, en la actualidad debido a la masa creciente de documentos.
La información obtenida se ha convertido en un recurso primordial para el desarrollo de las organizaciones, las que se enfrentan a una fuerte competencia condicionada por cambios tecnológicos y de la sociedad.
Campilla (2010), presentó el trabajo de tesis “Sistema de gestión integral de documentos de archivo” en la empresa de construcción Camagüey de la ciudad de Granada, permitiendo la conservación y utilización de la información de manera eficaz y eficientes, ya que cada día hay más instituciones que carecen de bases sólidas lo cual los hacen ser ineficientes.
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permitir a los usuarios institucionales el acceso a la información, gestionar datos, información y conocimiento de forma organizada y oportuna.
La Policía Nacional del Ecuador es una institución que nació en el año de 1884, encargada de brindar seguridad pública a todos los habitantes del país, regulada por el Ministerio del Interior del Ecuador.
El Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04, se encuentra ubicado entre la av. Manabí y Guatemala, esta institución se dedica a brindar seguridad pública a la ciudadanía en general.
Además de brindar servicio a la ciudadanía, también maneja información con la finalidad de mantener mecanismos de satisfacción en sus diferentes instancias administrativas, operativas y contable de la unidad policial.
En la actualidad, el archivo de la institución se ha convertido en una necesidad y a la vez en un problema para la institución, representado en gastos e infraestructura, búsqueda de documentos, duplicaciones, entre otros.
El archivo de la institución es el conjunto de documentos recibidos y generados en el desarrollo de sus funciones mercantiles, necesarias para el cumplimiento de sus objetivos de acceder y consultar de forma frecuente la información archivada.
Para la estructuración de un sistema de gestión del conocimiento se requiere desarrollar una adecuada gestión de los materiales, de los recursos humanos y de la información registrada en soportes documentales, de manera que ese conocimiento le permita a la organización captar los cambios del entorno y adaptarse a ellos. Con la integración de los sistemas de gestión de la información, los usuarios puedan acceder a la información que necesiten.
Planteamiento del problema
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organización, dirección y control, tanto en las instituciones públicas y privadas con participación del estado.
Sin embargo, en la provincia del Carchi, existen muchas instituciones como: la Federación del Carchi, Conducarchi, la UNE, entre otros, que todavía no se rigen al sistema nacional de archivos del Ecuador, es por ello la dificultad en la organización y custodia de documentos, el cual beneficie a la historia de la institución y patrimonio del estado. La administración de documentos y archivos es planificada y adaptada a los intereses y requerimientos específicos de cada institución, tomando en cuenta aquellos elementos básicos y elementales como: la entrada, el proceso, la salida y la retroalimentación de la información documental, el cual permite optimizar los procesos de control.
Hoy en día, el Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04, no lleva un control de la información, que le permita tomar mejores decisiones y compartirlas con otras áreas.
Dicha información debe ser registrada de manera segura y conservarla de manera intacta por el período de tiempo que sea necesario. Es por ello el enorme valor que tiene la información dentro de la institución, de manera confiable y eficiente.
El Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04, no cuenta con un sistema de gestión documental, lo que ocasiona la carencia de una sistematización de documentos de las diferentes áreas de la institución, lo cual fomenta un desequilibrio en la aplicación de las funciones archivísticas.
La falta de una persona especializada en archivos, provoca que los documentos entregados por cada una de las diferentes áreas, se quede en cajas, se retrase la búsqueda de información requerida, confusión entre originales y copias, alto flujo de circulación e incluso la perdida de dichos documentos.
4 Formulación del Problema
¿Cómo mejorar el proceso de gestión documental en el Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04 de la ciudad de Tulcán?
Delimitación del Problema
Objeto de estudio: Contabilidad General Campo de acción: Gestión Documental
Lugar: Comando de Policía Nacional del Carchi N°04 Tiempo: Octubre del 2013 a Junio del 2014
Identificación de la Línea de Investigación Gestión de la información contable
Objetivo
Objetivo General
Estructurar un sistema de gestión documental para la organización, conservación y control de documentos q contiene información del Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi N°04.
Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente el proceso de gestión documental para el Comando de Policía Nacional
Diagnosticar el proceso de gestión documental del comando de Policía Nacional.
Diseñar un sistema de gestión documental para el Comando de Policía Nacional Carchi Nº04.
Validar la propuesta por la vía de expertos
Idea a defender
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de la Sub-zona Carchi N°04, permitiendo a los funcionarios de la institución obtener información eficiente en el momento que sea requerido.
Variables de la Investigación
Variable Independiente: Sistema de Gestión Documental. Variable Dependiente: Proceso de Información Documental.
Justificación del tema
El entorno en que se desenvuelven la mayoría de organizaciones empresariales obliga a sus dirigentes a incrementar la flexibilidad operativa de su organización y adaptarse con rapidez, a los cambios administrativos y contables con el propósito de lograr la mayor eficiencia y eficacia.
La gestión documental, es fundamental en las diferentes instituciones, con el propósito de cumplir los procesos para planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar, todo lo referente a documentación.
La importancia de la Gestión documental, es una herramienta que brinda una gama de beneficios para las instituciones, ya sean estas públicas o privadas, que permite llevar de manera eficiente un adecuado control y manejo de la información que se obtiene día a día. Dados estos antecedentes el impulso para la expansión y el fortalecimiento de la gestión documental en el país tiene que ver sobre todo con la organización, manejo y control de información, que desarrollen y dinamicen a las instituciones.
El Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04 de la ciudad de Tulcán, ha considerado necesario un sistema de gestión de archivaje a fin de ser una institución más competitiva y brindar mejores beneficios a la ciudadanía.
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear
6 Métodos Empíricos
Es un modelo de investigación científica, que se basa en la lógica empírica, que junto a la observación de fenómenos y su análisis estadístico, es el más usado en el campo de las ciencias sociales y naturales. Además es utilizado para el desarrollo de proyectos.
Para la elaboración de la presente tesis, se basa en la utilización de métodos empíricos, como son:
Observación Científica
La observación científica es un método fundamental en el proceso de investigación, el cual permite obtener un alto número de información, observar la estructura, funcionamiento y clasificación de datos que realiza la institución, los mismos que se llevan de una manera desorganizada y por ende se necesita que los procesos sean optimizados para la mejor organización de la información a nivel de la institución.
Análisis Documental
El método documental consiste en analizar documentos que se utilizan como instrumentos de gestión dentro de la institución con el fin de identificar información para procurar los puntos de acceso en la búsqueda de documentos e indicar su contenido.
Validación de Expertos.
La validación de expertos, consiste en tener la opinión de personas especializadas en el área, esto se obtiene mediante la sucesión de preguntas, es decir a través de un cuestionario en el cual se analizan aspectos sobre el nombre, actividades que componen la intervención, entre otros.
Métodos Teóricos
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Entre los principales métodos teóricos utilizados, se tienen:
Método Analítico - Sintético
Se utiliza este método, en la aplicación del análisis de la información teórica recopilada de las diversas fuentes de investigación, en la investigación de campo, en la elaboración del diagnóstico e interpretación de los resultados obtenidos, que constituirá la base para plantear posibles soluciones.
Método Inductivo - Deductivo
El método inductivo deductivo parte de lo particular a lo general y viceversa. Este método se lo utiliza en la presente tesis, es decir en la fundamentación de las bases teórica porque tiene una organización deductiva, que parte de lo general a lo particular, además se aplica en la elaboración de la propuesta ya que parte del diagnóstico de cada área.
Método Sistémico
Este método se lo utiliza en el desarrollo de la tesis, ya que se fue realizando e implementando por faces e integrando de manera sistemática los procesos de gestión documental que llevan en el Comando de Policía Nacional de la sub-zona Carchi Nº04.
Resumen de la estructura de la Tesis
El presente trabajo de investigación trata sobre un tema nuevo y fundamental para las instituciones ya sean públicas o privadas, el mismo que se lo realizará en el Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04 de la ciudad de Tulcán, que contribuirá al mejoramiento de la automatización de procesos de información.
El capítulo I del presente trabajo se trata de todo lo que tiene que ver con la fundamentación teórica, partiendo desde que es la Contabilidad General, El sistema de gestión documental, la estructura, los proceso y la historia.
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de los diferentes métodos y técnicas de recopilación de información como son las encuestas, entrevistas y fichas de observación.
Capítulo III está referido al desarrollo de la propuesta, que en el caso del presente trabajo de investigación es el sistema de gestión documental para el Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04 de la ciudad Tulcán, en el que se hace un análisis de todos los resultados alcanzados, el mismo que se va aplicar para la obtención de resultados eficaz y eficiente.
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica
Aporte Teórico:
El sistema de gestión documental en el Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04 de la ciudad de Tulcán, aporta teóricamente mediante una guía detallada de sus procesos documentales, que contribuye a generar un proceso de documentación eficaz y eficiente, satisfaciendo las necesidades de la institución.
Significación Práctica
El diseño del sistema de gestión documental conlleva al comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04, a salir de una cultura tradicional, contribuyendo a la organización y control de la información de cada área, es decir, a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las diferentes áreas de la institución, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Novedad
9 CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
Toda organización o sujeto que realice cualquier actividad económica, es decir operaciones que conducen a la realización de bienes y servicios, distribución, utilización o consumo, tienen la necesidad, el uso de recursos, tales como: financieros, humanos, sistemas de información, entre otros.
La información es vital para la sociedad en la que se encuentra, es por eso que toda entidad pública o privada, desde una pequeña empresa hasta una multinacional, necesita procesar información y elaborar informes para tomar decisiones de naturaleza económica.
La contabilidad general es un elemento importante y fundamental para el buen funcionamiento de una institución, ya que mediante ella se puede tomar decisiones en forma oportuna sobre la distribución e inversión de los recursos, para esto se requiere contar con información veraz y oportuna.
Lo primordial de la contabilidad es suministrar información a los diversos agentes económicos para ayudarles a tomar decisiones.
1.1Origen y evolución de la Contabilidad General
La contabilidad es tan antigua y surgió de la necesidad del hombre, mediante las primeras actividades comerciales, ya que su memoria no bastaba para guardar información requerida.
1.1.1 Edad antigua
Desde décadas atrás hubo la necesidad de registrar los hechos u operaciones. Según Díaz Raúl (2010), subraya que:
Los antiguos documentos nos revelan la existencia de una práctica contable rudimentaria de estas primeras culturas. El primer indicio sobre la existencia de un sistema contable formal se remonta al año 4000 A.C. Con sus conquistas, los antiguos imperios de Grecia y Roma impulsan de manera notable el comercio y con ello la contabilidad. Era obligación legal de los comerciantes llevar el registro de los tributos y sus movimientos comerciales.
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A pesar de que la sociedad del pasado carecía de conocimiento contable, utilizaron sin embargo registros de contabilidad, mediante la agrupación de nudos, grabar muestras en rocas, árboles o símbolos en paredes de barro, cuya finalidad, era de efectuar un registro único de sus actividades económicas; tal como lo señala Burgos (2010) “es asombroso descubrir cómo los incas, que no contaban con un sistema de escritura, pudieron inventar una forma de “anotar” datos importantes para el buen funcionamiento del imperio”
De esta manera la contabilidad se proyecta indispensable en las actividades desarrolladas por la sociedad, ya que de esta manera podían llevar un registro de sus productos, animales, recaudación de los impuestos, entre otros.
1.1.2 Edad Media
A lo largo de la edad media se conservaron y lograron un notable progreso en las actividades contables, tal como lo señala Díaz Raúl (2010):
La contabilidad pasó a ser una actividad exclusiva de la iglesia y los señores feudales. Tras las cruzadas y con las invasiones del Islam, renace el intercambio cultural entre Oriente y Occidente y con ello el auge del comercio. Con la aparición del Fiorum como moneda universal de cambio, una especie de antiguo dólar se facilitó notablemente la contabilidad. En los siglos XIV y XV, cuando se da inicio a un método riguroso y moderno de registro, con la introducción del concepto de partida doble.
Los registros contables lograron ser un notable progreso a lo largo de la edad media, sobre todo los sacerdotes de la iglesia católica, el cual logro tener poder económico y político, llevando cuentas muy detalladas de sus actividades económicas.
En esta época aparece la partida doble, donde las empresas de esa época llevaban sus libros fragmentados; tal como lo señala Burgos (2010) “El mayor avance de la contabilidad de la edad media se dio con la aparición de los libros auxiliares, los cuales permitían a los comerciantes registrar sus cuentas por clientes.”
Es en esta época donde la contabilidad aparece con los libros auxiliares y empieza a adaptarse a las necesidades de los comerciantes, industriales, financieros, entre otros, logrando de esta manera llevar un control de los bienes obtenidos y cumpliendo con los objetivos trazados.
1.1.3 Edad Moderna
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El surgimiento de la Revolución industrial en el siglo XVIII y el desarrollo del comercio a escala mundial; surgen entonces nuevos retos y nuevas situaciones para las potencias coloniales en el campo de la administración y producción, lo cual da un renovado impulso al desarrollo de la contabilidad. Con la consolidación del capitalismo financiero en el siglo XX, surgen nuevas formas empresariales en el campo de los servicios y la producción y el inicio de la investigación especializada en la contabilidad.
Es en esta época cuando la contabilidad comienza a tener cambios y se lo empieza a conocer con el nombre de principios de contabilidad, los cuales se utilizaron y se siguen utilizando hasta la actualidad como herramienta fundamental en los sectores tanto económico como social; tal como lo señala Lizarbe (2009) “la Contabilidad comienza a sufrir los modificaciones de fondo y forma, que bajo el nombre de principios de contabilidad actualmente se siguen suscitando.”
La contabilidad se constituye como un instrumento de gran importancia para las empresas ya sean estas públicas o privadas, permitiendo generar información de los recursos y a la vez poder logra las metas propuestas.
1.2Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre Contabilidad General 1.2.1 Gestión Contable
Consiste en la utilización, análisis e interpretación de la información obtenida de la contabilidad. Soldevila Pilar; Batllori Esther (2007), señala que:
La contabilidad de gestión se define como la rama de contabilidad que tiene por objeto la captación, medida y valoración de la circulación interna, así como su racionalización y control, con el objetivo de suministrar a la organización información relevante para la toma de decisiones empresariales.(Pág. 7).
La contabilidad de gestión es uno de los instrumentos más utilizados como sistema informativo para la dirección, el cual permite obtener resultado de la empresa y de cada una de sus áreas, con el fin de contribuir en el proceso de la toma de decisiones. Además es el conjunto de información destinada a la valoración, análisis y control de los recursos económicos que se aplican en el proceso de una organización pública o privada.
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ofrece compatibilidad, control y flexibilidad, acompañado con una correcta relación de coste y beneficio”
1.2.1.1La Información Contable
La información contable debe permitirles a los administradores del negocio identificar, medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar todas las operaciones y actividades de la organización. De acuerdo con Zapata (2008):
La información contable es útil para quienes deban emitir juicios y tomar decisiones que generen consecuencias económicas; la contabilidad ayuda a la toma de decisiones, mostrando dónde y cómo se ha gastado el dinero o se han contraído compromisos, evaluando el desempeño e indicando las implicaciones financieras de escoger un plan en lugar de otro. Además ayuda a predecir los efectos futuros de las decisiones y a dirigir la atención tanto hacia los problemas, las imperfecciones y las ineficiencias actuales, como hacia las oportunidades futuras.
Es un proceso informacional que permite la implementación de estrategias. Sin información es imposible conocer la organización en la que se mueve, es por eso la utilidad de los sistemas de información contable. La información está condicionada por la participación de todos los trabajadores para un mejor funcionamiento de la empresa.
Los procesos que ocurren a diario en las empresas se consideran fuente de información y manejo del conocimiento; tal como lo señala Gómez (2009) “La información contable debe servir esencialmente para: Conocer los recursos, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa y apoyar a los usuarios de esta en la planeación, organización y administración de la actividad empresarial.”
1.2.1.2Los Registros Contables
1.2.1.2.1 Documentos de soporte en Contabilidad
Son documentos que sirven de base para el registro de operaciones de una entidad. Según Vásconez (2007):
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Toda actividad económica que realice una organización debe ser registrada en los libros de contabilidad y estos a su vez deben ser justificados con los documentos pertinentes; tal como lo señala Gómez (2009) “Los documentos sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa.”
1.2.1.2.2 Archivo de los Documentos Contables
Los documentos que han servido para el registro contable deben ser archivados ordenadamente, a fin de que constituyan una fuente de información para cualquier ejecutivo o interesado que requiera la comprobación de los registros contables, como en el caso de una auditoria externa.
1.2.2 Gestión Documental
La gestión documental nació debido a las necesidades de documenta, fijar actos administrativos, transacciones legales y comerciales, para dar fe de los hechos mediante un escrito. Murielle (2008) señala que:
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
La gestión documental son normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitiendo la recuperación de información, determinando el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminarse los que ya no sirven y asegurarse la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía; tal como señala Russo (2009) en el libro Gestión Documental en las Organizaciones en la página 10 “Es el conjunto de actividades que permite coordinar y controlar los aspectos relacionados con creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de documentos.”
Toda institución necesita acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. Es por eso la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
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orientada a soportar actividades de creación, control, accesibilidad y valoración de la documentación institucional
1.2.2.1Proceso de la Información Documental 1.2.2.1.1 La información
La información es todo aquel conjunto de datos que nos permiten saber sobre determinada cosa, evento, fenómeno, entre otras. Según Correa y Díaz (2010):
La información es un recurso vital necesario para que la gerencia de cada institución lleve a cabo sus funciones básicas de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades diarias y los procesos que realizan. Es necesario tener información veraz, suficiente y oportuna sobre el pasado, el presente y las proyecciones futuras. También es necesario contar con personal competente, tecnología adecuada y un buen sistema de administración de documentos que facilite manejar y archivar el alto volumen de información
La información es un recurso indispensable, que comprende los recursos humanos, materiales, planificación, objetivos a corto, mediano y largo plazo, entre otros. Esto es fundamental para toda empresa con el fin de tener un alto nivel de competitividad y posibilidad de desarrollo; tal como señala Thompson (2010) “es un conjunto de datos acerca de algún suceso, hecho, fenómeno o situación, cuyo propósito puede ser el de reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de algo.”
1.2.2.1.2 Valor de los Documentos
La valoración del documento es fundamental para la conservación de la información debido a la necesidad de la institución. De acuerdo con Correa y Díaz (2010):
La importancia de los documentos hace imperativo el establecimiento de medidas y métodos para su manejo, uso y protección. Las medidas que se establezcan dependerán del valor de su contenido, de la frecuencia con que se consulten y del tiempo durante el cual deben conservarse.
15 1.2.2.1.3 Documentación Fuente
1.2.2.1.3.1¿Qué es un documento?
De acuerdo Guzmán y Verstappen (2007) “un documento se puede definir como algo que contiene información. Material de información o simplemente material son los términos equivalentes”.
Se considera documento no solo a un papel escrito, sino también a las fotografías, graficas, planos, entre otros, que ilustre acerca de un hecho, situación o circunstancia, con el fin de ser utilizada para realizar consultas, estudios o pruebas, como un medio de fuente de conocimiento; tal como lo señala Alvarado (2010) en el libro Administración de la información (P. 8) “el documento es: cualquier testimonio material, escrito, gráfica, audiovisual o legible por máquina, que posee una información , que ha sido producido en función de las actividades de una entidad”. Un documento puede ser:
Textual o no textual
Un documento es textual si está escrito. En esta categoría podremos encontrar: los libros, periódicos, informes, documentos jurídicos como las declaraciones hechas bajo juramento, los catálogos, las patentes y los registros administrativos. Generalmente, la información está impresa en papel. Sin embargo, actualmente es muy común encontrar documentos almacenados de manera electrónica como los archivos gravados en disquetes de computadores.
Los documentos no textuales son aquellos que contienen una información pero la mayor parte de esta se encuentra en otra forma. Ejemplos de documentos no textuales son: las fotografías, los mapas, esquemas, bandas sonoras, video grabaciones, obras artísticas, monumentos, películas y diapositivas.
Publicado o no publicado
Un documento publicado tiene las siguientes características: 1. Estar a disposición del público.
16 3. Tener muchas copias o varias ediciones.
4. Estar disponible en los medios de distribución ya establecidos como en las librerías. 5. Tener un número de informaciones como el título, el nombre del autor, editor o
cualquier información que proporcione una descripción única y precisa del documento como portador de información.
Documento no publicado es utilizado con un objetivo específico. Por ejemplo, una declaración bajo juramento se utiliza principalmente en los procesos jurídicos. En cambio, un formulario de entrada de datos, facilita la extracción de datos y la clasificación de las estadísticas.
1.2.2.1.4 Tipos de documentos
En la mayoría de las empresas pequeñas normalmente se encuentra los siguientes tipos de documentos:
Documentos administrativos y estratégicos.- Reflejan la gestión de la actividad comercial y personal de la empresa en su sector. Por ejemplo: escrituras, currículos, oficios, actas, memorándum, contratos.
Documentos técnicos.- Reflejan la actividad interna de la empresa. Por ejemplo: manuales de procedimientos, manuales de herramientas, normativas, instructivos, guías, reportes. Documentos comerciales.- Reflejan la actividad empresarial y sirve para la captación de clientes. Por ejemplo: facturas, orden de compras, recibo, notas de venta, cheques.
Documentos informativos.- Es la documentación externa a la empresa que aporta información y conocimiento del mercado. Por ejemplo: informes, folletos, volantes.
1.2.2.1.5 Soportes Documentales
El ser humano genero los soportes documentales como un modo de expresión de comunicación. Gonzales Ricardo (2010), subraya que:
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Es el medio en el cual se contiene la información, independientemente del soporte, variando de acuerdo al material o tecnología que se emplee, fundamentales para la conservación de la información.
Los soportes documentales se dividen en: transmisión directa e indirecta.
1.2.2.1.5.1Soportes de transmisión directa
El papiro.- Es un soporte fabricado de una planta acuática
El pergamino.- Fabricado a partir de la piel de un animal. Duradero y fácil de conseguir. El papel.- Elaborado con pasta de fibra vegetal
1.2.2.1.5.2Soportes de transmisión indirecta
Audiovisuales.- Información que se reproduce por imagen y sonido. Ejemplo: la fotografía Informáticos.- Información que se registra por medio de símbolos legibles a máquina. Ejemplo: cinta magnética.
1.2.2.2El archivo
Un archivo es el conjunto ordenado de documentos que una institución o persona elabora en el marco de sus funciones, ya que los documentos son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes; tal como lo señala Asprilla (2010) “es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión”. Respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
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1.3Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre Contabilidad General
Desde muchas décadas atrás la información ha sido indispensable dentro de cualquier institución sea este público o privado, sin embargo muchas entidades no toman en cuenta la importancia de dichos documentos y a la vez no tienen en claro el concepto de Gestión documental y mucho menos tienen claro el concepto de Archivo, el cual es el centro vital de la información de una institución.
La sola idea de tener muchos papeles y no contar con una persona especializada en archivos, retrasa la organización y búsqueda de información, es por eso indispensable la estructuración de un sistema de gestión documental que permita llevar un adecuada organización y control de documentos.
El rol que cumple la documentación dentro del ámbito organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las funciones de cada área que allí se desempeñan; es por eso la importancia de un archivo dentro de una institución pública o privada sea esta pequeña, mediana o grande.
El Sistema de Gestión Documental se realiza con el fin de mejorar los procesos, mediante la manipulación, organización y control de entrada y salida de documentación. Además, dar el conocimiento respectivo al encargado de la información con el fin de llevar una organización y control de archivos dentro de la institución.
El archivo es el centro insertado dentro de la organización de distintas relaciones jerárquicas y funcionales, con el propósito de diseñar y poner en marcha una política de gestión de los documentos, sea el momento de su ciclo vital.
En la actualidad, el archivo es un departamento dirigido por un archivista, donde los documentos producidos y recibidos por las diferentes áreas de la institución son reunidos, ordenados, clasificados y conservados en dicho lugar, con la finalidad de brindar un mejor servicio al personal y a la vez permita tomar decisiones acertadas en bien de la institución.
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La gestión documental y contable es un proceso que consiste básicamente en organizar, coordinar y controlar, que desde muchos siglos atrás se ha definido a la gestión documental mediante el proceso administrativo en cuatro etapas que deben llevar a cabo las instituciones: la planeación, la organización, la dirección y el control.
De esta manera el sistema de gestión será un apoyo para cumplir la función administrativa y contable de guardar hechos y actividades de la institución, llevada de forma organizada y contextualizada, convirtiendo a la información en un recurso indispensable para la gestión.
1.4Conclusiones parciales del Capítulo
Se Concluye que:
La contabilidad nace de la necesidad del hombre ya que se requería la información para la toma de decisiones ya sea personal, familiar e institucional, con la finalidad de llevar un registro adecuado de sus actividades.
El presente capítulo tiene que ver con los diferentes aspectos teóricos en el que se ha definido y analizado los temas respectivos como son: sistema de información, documentación y archivos, los mismos que son de vital importancia para la elaboración de la propuesta de investigación.
20 CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO
Para la elaboración de esta investigación se realiza un estudio descriptivo, analítico y de campo, con el fin de recopilar información institucional mediante la aplicación de entrevista y encuestas. Además mediante un estudio analítico se describió la problemática que tiene la institución en cuanto al manejo de los documentos, esto permitió investigar de manera más eficiente y obtener un diagnóstico más fiable con el fin de obtener soluciones eficaces.
2.1Caracterización de la empresa.
El presente trabajo es llevado a cabo en el Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04, que se encuentra ubicado en la ciudad de Tulcán, entre la avenida Manabí y Guatemala, y está dedicada a brindar seguridad a la ciudadanía en general, la misma que busca el mejoramiento de la institución, a través de un nuevo sistema de gestión documental y contable para el adecuado control de la información.
La Policía Nacional del Ecuador, nació en el año de 1884, y es regulada por el Ministerio del Interior del Ecuador. Esta institución estatal es de carácter civil, armada, disciplinada y especializada, la cual cumple con un conjunto de tareas y responsabilidades relativas al orden público y seguridad ciudadana, mediante las diferentes unidades especiales que integran la policía nacional.
21 2.1.1 Misión
La Policía Nacional es una Institución de Carácter Civil, Armada, Técnica, Jerarquizada, Disciplinada, Profesional y Altamente Especializada, cuya misión es atender la seguridad ciudadana y el orden público, proteger el libre ejercicio de los derechos y la seguridad de las personas dentro del territorio nacional.
2.1.2 Visión
Para el 2017, seremos la Institución más confiable y efectiva a nivel nacional y regional en seguridad ciudadana, brindando servicios policiales de calidad orientados al buen vivir, en irrestricto respecto a los Derechos Humanos y libertades democráticas.
2.1.3 Objetivos Institucionales
Los Objetivos Estratégicos se enfocan directamente al cumplimiento, atendiendo una articulación lógica, y que se dé cumplimiento a la misión y visión compartida, lo que conllevará a la efectividad y calidad en el servicio, mediante los siguientes objetivos. 1. Incrementar la seguridad ciudadana y el orden público.
2. Incrementar la efectividad operativa de los servicios policiales. 3. Incrementar la confianza de la ciudadanía en la Policía Nacional.
4. Incrementar la efectividad de los sistemas de prevención y control interno contra la corrupción.
5. Incrementar la eficiencia institucional.
6. Incrementar el desarrollo integral del Talento Humano en la Institución. 7. Incrementar el uso eficiente del presupuesto.
2.1.4 Política Institucional
1. Liderar el talento humano policial para alcanzar un alto rendimiento de forma continua, logrando ser efectivos en el cumplimiento de la misión institucional de “Atender la
seguridad ciudadana y el orden público, y proteger el libre ejercicio de los derechos y la seguridad de las personas dentro del territorio nacional…”.
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responsabilidad y rendición de cuentas que nos acerque permanentemente a la comunidad a cual servimos.
3. Desarrollar y mejorar las competencias en nuestro talento humano para crear y sostener programas de mejora en la actividad policial que aseguren la seguridad ciudadana y garanticen la sostenibilidad de los esfuerzos y las operaciones policiales.
4. Desenvolver la actividad policial desde una visión humanista que garantice el respeto absoluto de los derechos, las libertades y la dignidad humana; buscando del talento humano policial la adhesión firme a un código de valores éticos; traducidos en una vida ejemplar y de honestidad en toda actividad que realice, procurando y cuidando por la forma en la que se interrelaciona con los ciudadanos y con los compañeros, hasta habituar los conceptos en las decisiones personales del día a día.
5. Velar por el cuidado y mantenimiento de los recursos del Estado entregados a la Institución para el cumplimiento de la misión; un miembro de la policía que desarrolla sentido de pertenencia y responsabilidad es una persona que ha interiorizado y clarificado las metas de la seguridad ciudadana y del servicio policial de calidad.
6. Mantener canales de comunicación con el talento humano policial con la comunidad a la cual servimos, para establecer compromisos que faciliten la construcción de espacios seguros en la jurisdicción bajo nuestra responsabilidad.
7. Aplicar un sistema coherente de apreciación de rendimiento individual y colectivo de talento humano de la unidad, así como el programa de evaluación de las estrategias operativas (Cuadro de Mando Integral) con fines de mejora continua hasta lograr revertir la tendencia creciente de los delitos en el ámbito nacional.
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9. Actuar con total transparencia y responsabilidad en la función encargada, a través de una compresión ética que parta del interés del bien común y no de la obligación y el deber.
10. Vigilar que los procedimientos policiales sean ajustados a los principios de legalidad, proporcionalidad, ponderación, eficacia, calidad de servicio y firmeza.
2.2Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la Gestión Documental y Contable.
2.2.1 Modalidad de Investigación
En el desarrollo de éste trabajo investigativo se utiliza paradigmas cualitativos que es la descripción de las cualidades de la actividad de objeto de estudio y cuantitativa en donde se destaca los elementos propios como: población y muestra, que permite examinar los datos de manera numérica. Se hace énfasis en el análisis del contexto empresarial.
2.2.2 Tipos de Investigación
Los tipos de investigación que se emplean en el presente trabajo se detallan a continuación:
2.2.2.1De Campo
Este tipo de investigación es utilizado en la aplicación de encuestas a la muestra representativa de la población objeto de estudio, es decir a las diferentes áreas que se encuentran dentro del Comando de Policía Nacional de la Sub-zona Carchi Nº04 de la ciudad de Tulcán.
2.2.2.2Bibliográfica
La aplicación de esta investigación se la utiliza en la elaboración del fundamento teórico, ya que se encuentra sustentado por diversas fuentes de investigación bibliográfica tales como libros, revistas e internet.
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Este tipo de investigación es aplicada en la formulación de las preguntas de investigación para el posterior planteamiento de la idea a defender, además se utiliza en la aplicación de las técnicas como la encuesta, entrevista y la revisión documental, como también de la realización del sistema.
2.2.3 Métodos de Investigación 2.2.3.1Inductivo – Deductivo
La aplicación de este método se utiliza en la fundamentación de las bases teóricas porque tiene una organización deductiva; es decir, que va de lo general a lo particular; además es aplicado en la elaboración de la propuesta de investigación ya que ésta puede generalizarse para otras organizaciones similares; mientras que la aplicación del proceso inductivo se realiza en la elaboración de la propuesta de investigación ya que se generaliza una propuesta única partiendo de la información de diagnósticos puntuales de cada área.
2.2.3.2Analítico – Sintético
Este método estudia los hechos, es decir la institución, partiendo de la descomposición del objeto de estudio en cada una de sus partes para estudiarlas en forma individual, es decir analizando cada una de sus áreas y luego se integran dichas etapas para estudiarlas de forma exhaustiva todo lo referente a los procesos de información.
2.2.3.3Sistémico
En el presente trabajo de investigación, este método según el manual de investigación de UNIANDES, es aplicado en el desarrollo de sus componentes, ya que la presente investigación se encuentra conformada por tres capítulos que al final conforman un solo documento elaborado en forma sistemática.
2.2.4 Métodos empíricos
Para el desarrollo del presente, se aplica en la utilización de métodos empíricos, como son:
2.2.4.1Observación Científica
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situación actual de la institución mediante la aplicación de un cuestionario, con la finalidad de obtener alternativas de solución que ayude a mejorar dicho hecho de la organización. 2.2.4.2Validación de Expertos
La validación de expertos, consiste en tener la opinión de personas especializadas en el área, esto se obtiene mediante la sucesión de preguntas, es decir a través de un cuestionario en el cual se analizan aspectos sobre el nombre, actividades que componen la intervención, entre otros.
2.2.5 Diseño de la Investigación de Campo 2.2.5.1Población
Para el desarrollo del presente trabajo de investigación la población total o universo está definido por todo el personal que se encuentra en las diferentes oficinas del Comando de Policía Nacional de la Sub-zona del Carchi N°04 que en su conjunto totalizan 43 del personal en el Cantón Tulcán, los mismos que están involucrados con documentación y brindan sus servicios de mejor manera a la ciudadanía.
2.2.5.2Muestra
Para la presente investigación se tomó en cuenta a los jefes y al personal de las diversas áreas de la institución, con un total de 43 policías, los mismos que se encuentran brindando sus servicios en las diferentes oficinas de la entidad, ya que son los principales involucrados que trabajan constantemente con documentos de gran importancia para la institución. Por lo tanto, la encuesta realizada se aplicó a los 43 policías dedicados a la elaboración de informes, actas, oficios, entre otros, que constituye la muestra representativa.
A continuación se detalla en las siguientes tablas las personas encuestadas y entrevistadas:
Jefes de las Diferentes Áreas Áreas del Comando de la
Policía Nacional Jefes
Comandancia General Crnl. Cartagena Víctor Hugo P1 - Recursos Humanos Myr. Valverde Darwin
Distrito Tnte. Crnl. Gordon José
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P4 – Logística Crnl. Rivadeneira Mario
Financiero Cptan. Osejo Becerra Renán
FUENTE: I n v e s ti ga c i ó n d e Ca mp o ELABORADO POR: D a y s i I r u a
Personal de las diferentes Oficinas Oficinas del Comando de
Policía Nacional Número de personal
P1 - Recursos humanos 2
P2 – Inteligencia 1
P3 - Operaciones 2
P4 – Logística 5
P5 - Asuntos Civiles 2
Smop 2
Uzai 2
Polco 8
Jurídico 2
Financiero 3
Isspol 1
Secretaria 2
Rastrillo 1
Distrito 2
Archivos 2
Total 37
FUENTE: I n v e s ti ga c i ó n d e Ca mp o ELABORADO POR: D a y s i I r u a
2.2.6 Técnicas:
Entrevista, Se la ejecuto a los diversos jefes encargados de las áreas correspondientes dentro de la institución con el fin de observar los conocimientos acerca de los procesos de gestión documental y contable.
Encuesta, Se la realizó a los policías que se encuentran en las diferentes oficinas de la institución para conocer como llevan la organización y control de la información del Comando de Policía Nacional.
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El Cuestionario, Permite evaluar los conocimientos y proporciona información relevante para satisfacer las dudas acerca de los procesos documentales de la institución.
2.2.8 Análisis de la entrevista
Se concluye que con las entrevistas realizadas a los jefes de las diferentes áreas de la institución, se determinó que si tienen conocimientos de lo que es gestión documental, a través de las diversas capacitaciones y también mediante la aplicación básica, ya que ha sido requerida en una que otra área, pero que no todas la aplican, por lo que habido discrepancia entre dichos funcionarios.
Anteriormente la institución no llevaba un sistema de archivo adecuado por lo que ha existido varios problemas uno de ellos la perdida de información, y que mediante una contraloría se ha tomado la iniciativa de implementar un sistema de gestión documental, el cual permitirá llevar de manera correcta el proceso de información, contribuyendo al mejoramiento de la documentación.
Además, la entidad cuenta con normas, leyes y reglamento interno en la parte documental, sin embargo, su aplicación es mínima por lo que tienen una serie de dificultades en el momento de requerir dicha información, lo que dificulta tomar decisiones adecuadas, por lo que no se las ha podido evadir.
Con la presencia de dicho sistema se transparentara los procesos y se agilizara la organización y control de la información, siendo esto una ventaja y a la vez un ejemplo a seguir. Todo esto permitirá lograr una transformación de la entidad con visión, compromiso e innovación, involucrando tanto a los líderes de cada proceso como aquellos que solo intervienen o son participes de algún subproceso.
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2.2.9 Interpretación de los resultados de la encuesta
De acuerdo a la encuesta realizada al personal de las diferentes áreas, sobre el manejo de la documentación en la institución de la ciudad de Tulcán, se obtuvieron los siguientes resultados: (ver anexo n°06)
Pregunta Nº01
Indique con una “X” el nivel de educación formal que Ud. Tiene
FUENTE: I n v e s ti ga c i ó n d e Ca mp o ELABORADO POR: D a y s i I r u a
Análisis
De conformidad con los resultados obtenidos se puede establecer que la mayor parte de los encuestados cuentan con estudios de educación secundaria, ya que es fundamental hoy en día la formación de conocimientos, habilidades, valores y actitudes, además una educación superior es indispensable debido a la obtención de conocimientos que favorece para el desempeño de las labores llevadas con eficiencia y eficacia. Sin embargo, existe personal con educación primaria debido a que han tenido diversas dificultades para seguir estudiando, entre ellas el tratar de mantener a una familia y brindarles una mejor vida.
3%
73% 3% 13%
5% 3%
Representación Gráfica de la Pregunta
Nº01
Educación Primaria
Educación Secundaria
Educación Técnica
Un año o más de educacion superior
Titulo Universitario
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La educación es indispensable para el hombre porque es primordial contar con conocimiento que sirven de soporte para el futuro y bienestar del ser humano; tal como lo señala la Juventud Opina (2012) “se considera indispensable una formación de la persona basada en su desarrollo humano, fundamentado en el principio de que el hombre es un ser capaz de ser mejor, para bienestar suyo y el de los demás.”
Pregunta Nº02:
¿Cuál es su desempeño ocupacional dentro de la institución?
FUENTE: I n v e s ti ga c i ó n d e Ca mp o ELABORADO POR: D a y s i I r u a
Análisis
Según los resultados de encuesta se determina que la mayor parte del personal se encuentra en el área de polco debido a que es una área que se dedica a la comunidad, siguiendo a continuación P2 (inteligencia) que se dedica a las diferentes investigaciones sobre los diferentes delitos, P4 (logística) el cual se encarga de los diversos requerimientos del personal como son: materiales, herramientas, y mantenimiento del patio automotor, P5 (asuntos civiles) encargado de los diferentes relaciones públicas. Todas estas áreas trabajan mediante los diferentes informes, partes, actas, entre otros, es decir que todo debe basarse en documentación como respaldo para la institución, personal y ciudadanía en general. El desempeño ocupacional es una demanda necesaria para el ser humano y debe tener conocimientos, los cuales le ayuden a desenvolverse en sus diferentes funciones; tal como
3% 5% 3% 5% 22% 3% 3% 8% 5% 13% 3% 5%
5% 14%
3%
Representación Gráfica de la Pregunta
Nº02
P5 - Asuntos Civiles Smop
30
lo señala el Consejo de Normalización y Certificación de Competencia Laboral en el libro Análisis Ocupacional y Funciones del Trabajo (2009) en la página 13 “ El desempeño laboral implica que el trabajador transfiera sus conocimientos y habilidades al conjunto de actividades que tiene que ver con la totalidad del proceso productivo en el que participa, desde la producción directa (control, operación y mantenimiento de equipo) hasta la toma de decisiones”
Pregunta Nº03
De acuerdo a la pregunta Nº 02 ¿Mencione cuáles son sus funciones en su área o departamento?
FUENTE: I n v e s ti ga c i ó n d e Ca mp o ELABORADO POR: D a y s i I r u a
Análisis
Según la pregunta anterior, se determina que en sus diferentes áreas o departamentos se realizan actividades como: Operadores de compras públicas, módulo de contabilidad, administrativo, rastrillo, agentes investigadores, patrullajes, atención a la ciudadanía, coordinación y desarrollo operativo, asesoramiento legal, entre otros.
En base al desempeño ocupacional, el personal realiza actividades en las cuales no tienen conocimiento y mucho menos experiencia, ya que siempre se encuentran en constante
3% 3%
8% 5%
8% 5% 5% 5% 5% 8% 5% 3% 8% 5% 5%
3% 3% 3% 5%
3%
Representación Gráfica de la Pregunta
N°03
Op. de compras públicasModulo de contabilidad
Administrativo
Agente investigador
Asistente
Secretaria
Recepción de dctos, elaboración informes
Auxiliares
Patrullaje
Polco labor comunitaria
Comunicación
Presupuesto
Subalterno de guardia
Gestión operativa
Atención ciudadana
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cambio, es decir, personal de un área a otra, provocando dificultades en el momento de realizar sus tareas respectivas. Además fomenta un desequilibrio en el proceso de la información de dicha institución. Toda persona debe trabajar según sus conocimientos y habilidades; tal como lo señala la Organización de Estados Iberoamericanos (2009) “Las tareas específicas para producir y distribuir los bienes y servicios que consume la sociedad determinan los conocimientos, habilidades y destrezas requeridas de los trabajadores.” Pregunta Nº04
Años de servicio trabajando
FUENTE: I n v e s ti ga c i ó n d e Ca mp o ELABORADO POR: D a y s i I r u a
Análisis
De conformidad con los resultados de la encuesta aplicada se puede indicar que la mayor parte del personal han brindado sus servicios por más de 10 años, lo cual les ha permitido obtener la experiencia necesaria para trabajar en las diferentes áreas de la institución. Sin embargo, existe dificultades para el personal que tiene poco tiempo trabajando ya que no tienen conocimientos adecuados por lo que se les ha presentado dificultades en las áreas en las que se encuentran brindado sus servicios.
32%
38% 14%
16%
Representación Gráfica de la
Pregunta Nº04
32
Los años de servicio solo refleja el alto desempeño que se ha obtenido en las labores y el compromiso que se tiene frente a la entidad; tal como lo señala Hernández (2013) “Todos los productos/servicios que se hacen por profesionales preparados y con los procedimientos técnicos correctos, que satisfacen las necesidades de los clientes, con unos costes adecuados, proporcionando éxito a la empresa, con valores y principios éticos y satisfacción de los trabajadores.”
Pregunta Nº05
¿Ha utilizado Ud., El Sistema de Gestión Documental dentro de la institución?
FUENTE: I n v e s ti ga c i ó n d e Ca mp o ELABORADO POR: D a y s i I r u a
Análisis
Según los resultados obtenidos a través de la aplicación de la encuesta se puede determinar que la mayor parte del personal dice no haber utilizado y mucho menos tienen conocimiento del sistema de gestión documental. Sin embargo existen pocos del personal que dicen haber utilizado el sistema pero solo en su área de trabajo, ya que llevan una organización, coordinación, dirección, y control de documentos, mientras que otros solo han escuchado acerca de dicho tema.
La gestión documental es indispensable porque permite tener un conocimiento y control absoluto de la empresa; tal como lo señala Ventura, Sergio en la revista gestión.org “Se
30%
35% 35%
Representación Gráfica de la
Pregunta Nº05
33
trata de un modelo básico que es complementado con un sistema de información que ofrece compatibilidad, control y flexibilidad, acompañado con una correcta relación de coste y beneficio”
La Documentación es imprescindible en cualquier entidad, ya que permite el establecimiento, búsqueda y logro de objetivos; Tal como lo señala Macero (2009) “El Control de gestión es un proceso que sirve para guiar la gestión empresarial hacia los objetivos de la organización y un instrumento para evaluarla.”
Pregunta Nº06
En caso de respuesta negativa marque con una “X” las posibles causas:
FUENTE: I n v e s ti ga c i ó n d e Ca mp o ELABORADO POR: D a y s i I r u a
Análisis
De acuerdo a la pregunta N° 05, en la investigación obtenida se puede determinar que tienen un conocimiento mínimo en lo que se refiere a la gestión documental mediante capacitaciones, pero en lo referente a lo contable no tienen la más mínima idea, es decir, tienen un desconocimiento total y una de las causas es la falta de interés tanto del personal como de la institución.
Toda persona que brinde sus servicios en la parte documental debe conocer los procesos de crear, diseñar y mantener un buen ambiente de trabajo, alcanzando con eficiencia metas seleccionadas; tal como lo señala Pinoargote (2011) en el Diario Manabita del libre
57% 29%
3%
11%
Representación Gráfica de la Pregunta
Nº06
Desconocimiento
Falta de capacitacion
Dejadez
34
Pensamiento “La gestión administrativa requiere de ciertos parámetros de exigencia legal ineludible que su titular debe saber, o cuando menos tener una buena asesoría jurídica que lo instruya.”
La gestión contable se centra en el manejo de información de todo tipo para suministrarla a la gerencia y proceder a la toma de decisiones; tal como lo señala la Contabilidad de Gestión (2012) “es aquella parte de la contabilidad encargada del cálculo de los costes, así como del suministro de información relevante a los usuarios internos que sirva de apoyo a la toma de decisiones y facilite el proceso de planificación y control.”
Pregunta Nº07
¿Ud. Piensa que el sistema de Gestión Documental es de gran importancia para la institución?
FUENTE: I n v e s ti ga c i ó n d e Ca mp o ELABORADO POR: D a y s i I r u a
Análisis
De acuerdo a la investigación obtenida se puede determinar que el sistema de gestión documental es fundamental dentro de la institución, ya que es un proceso que consiste básicamente en la organización, coordinación y control de la información, con el fin de alcanzar las metas propuestas y poder tomar decisiones de manera correcta disminuyendo así la perdida y duplicidad de información.
100% 0%
Representación Gráfica de la Pregunta
Nº07
35
Es importante la gestión documental ya que permite el crecimiento y desarrollo empresarial; tal como lo señala; tal como lo señala Domínguez Romero (2013) en la página de internet www.romero.com.do/rdafiles/gestionadmin.php “Una buena gestión administrativa representa el camino hacia el éxito de un negocio no importando su tamaño o capital.”
La gestión contable permite suministrar información para que la persona tome decisiones relacionada con la empresa; tal como lo señala López Miriam (2010) “la gestión contable es el encargado de la acumulación y el análisis de la información para la toma de decisiones.”
Pregunta Nº08
Cree Ud. Que es importante el manejo de gestión documental para los procesos de organización, calidad y prestigio para la institución?
FUENTE: I n v e s ti ga c i ó n d e Ca mp o ELABORADO POR: D a y s i I r u a
Análisis
Según los resultados de la investigación realizada se puede determinar que el manejo de la gestión documental es primordial en la institución, ya que sustenta las bases para la ejecución de las tareas, logrando de esta manera alcanzar los objetivos institucionales, con el fin de poder tomar decisiones eficientes y eficaces. Además permite a la institución
100% 0%
