RECURSOS HUMANOS PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS Y DESCRIPCION DE FUNCIONES

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RECURSOS HUMANOS

MANUAL DE

FUNCIONES

PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS Y DESCRIPCION DE FUNCIONES CODIGO EQ-F-REC-001 FECHA EMISIÓN 08-05-2008 FECHA

REVISIÓN 04-03-2013 No. REVISIÓN 1 PÁGINA: 1

1. INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL DEL CARGO:

Cargo: SUBGERENTE ADMINISTRATIVO

División: ADMINISTRACIÓN Reporta a: GERENTE GENERAL

Área/Departamento/Sección: ADMINISTRACIÓN/ADMINISTRACIÓN

Supervisa a: Misión de Cargos Supervisados:

- Administradores de Sucursales. - Jefes de Centro de Abastecimiento. - Jefe Administrativo Sierra.

- Jefe de Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional.

- Ingenieros y Analistas de Procesos.

Planificar, supervisar y coordinar los recursos requeridos, permisos legales y las actividades del personal de la Región, Sucursal o Centro de Abastecimiento; utilizando las políticas, reglamentos, procedimientos, sistemas informáticos, infraestructura, presupuesto y canales de comunicación implementados y asignados por la organización; con el fin de alcanzar las metas comerciales, estratégicas y de desempeño de procesos establecidas por la Organización en su Sistema Integrado de Gestión. Planificar, supervisar y ejecutar las actividades de Seguridad, Ambiente y Salud Ocupacional; estableciendo políticas y procedimientos, desarrollando planes y programas, supervisando la ejecución de los procesos técnicos, administrativos y operativos que conforman el área y están definidos en el Sistema Integrado de Gestión; a fin de garantizar la eficacia y la eficiencia de las operaciones de prevención ambiental, prevención de riesgos laborales, accidentes y/o enfermedades ocupacionales acorde a las disposiciones legales, directrices y mejores prácticas emanadas por los entes reguladores de la materia.

Programar, supervisar y efectuar levantamiento, análisis y medición de procesos; utilizando técnicas y metodologías estándares y relevantes; afín de mantener actualizados y disponibles los procedimientos, políticas, manuales y demás documentos relacionados a los procesos y requeridos por el Sistema Integrado de Gestión.

2. PROPÓSITO O MISIÓN DEL CARGO:

¿Qué se hace? ¿Cómo se hace? ¿Para qué se hace?:

Planificar, coordinar y supervisar las actividades, recursos, infraestructura y desempeño de las sucursales y departamentos de la Organización; analizando el desempeño de las diferentes áreas y sus procesos, elaborando e implementando en forma coordinada con los respetivos jefes de áreas: programas, presupuestos, políticas, procedimientos y métodos de evaluación y seguimiento; con el fin de que la Organización y su Sistema Integrado de Gestión tenga un eficiente desempeño y se cumpla con los objetivos y metas estratégicas.

3. ACTIVIDADES DEL CARGO: Grado: Frecuencia de

ejecución de la actividad: (FR).

Consecuencia de no realización de la actividad o ejecución errada: (CO).

Grado de dificultad en la ejecución de la actividad: (GD).

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5 Todos los días. Consecuencias muy graves:

pueden afectar a toda la organización en múltiples aspectos.

Máxima complejidad: la actividad demanda el mayor grado de esfuerzo / conocimientos / habilidades.

4 Al menos una vez por

semana.

Consecuencias graves: pueden afectar resultados, procesos o áreas funcionales de la organización.

Alta complejidad: la

actividad demanda un considerable nivel de esfuerzo / conocimientos / habilidades.

3 Al menos una vez cada

quince días.

Consecuencias considerables: repercuten negativamente en los resultados o trabajos de otros.

Complejidad moderada: la actividad requiere un grado medio de esfuerzo / conocimientos / habilidades. 2 Una vez al mes. Consecuencias menores: cierta incidencia en resultados o

actividades que pertenecen al mismo puesto/cargo.

Baja complejidad: la actividad requiere un bajo nivel de esfuerzo / conocimientos / habilidades. 1

Otro: bimensual, trimestral, semestral,

anual.

Consecuencias mínimas: poca o ninguna incidencia en actividades o resultados.

Mínima complejidad: la actividad requiere un mínimo nivel de esfuerzo / conocimientos / habilidades. Total = frecuencia + (consecuencia x grado de dificultad)

Actividades del cargo: FR: CO: GD: Total: Esencial:

a. Elaborar y aprobar la Planificación del Sistema Integrado de Gestión así como los

recursos requeridos para su ejecución. 2 5 5 27 X

b.

Aprobar, supervisar y verificar la ejecución de las planificaciones de las áreas administrativas, del área de recursos humanos, del área de seguridad, ambiente y salud ocupacional, de las áreas operativas y de áreas de soporte de la

organización.

2 5 5 27 X

c. Asegurar el cumplimiento legal de los todos los requisitos que garanticen la

normal operación de la organización en todas sus instalaciones. 1 5 5 26 X

d.

Diseñar, levantar y evaluar el desempeño de los procesos y estructuras por medio de entrevistas con el personal, revisión de documentos y registros, simulaciones de métodos de trabajo, análisis de procesos, inspecciones físicas, resultados de inspecciones y auditorías.

4 4 5 24 X

e.

Representar a la Dirección en auditorías al Sistema Integrado de Gestión; por parte de organismos gubernamentales, proveedores, clientes, entidades certificadoras y/o revisiones internas.

1 5 4 21 X

f.

Aprobar y elaborar en conjunto con los Jefes de Áreas presupuestos, programas, políticas, procedimientos, directivas, manuales y demás documentos o recursos que sean requeridos para asegurar el desarrollo de las actividades y operaciones de sus respectivas áreas.

5 4 3 17 X

g.

Planificar y programar auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión, así como consultorías y/o acompañamientos externos encaminados a implementar nuevos procesos, metodologías o a mejorar los procesos/áreas existentes.

1 5 3 16

h.

Efectuar seguimiento al cierre de las no conformidades resultante de las auditorías y seguimiento al desempeño de los indicadores al Sistema Integrado de Gestión.

2 4 3 14

i. Participar en el diseño y definición de proyectos de infraestructura y/o compras

de equipos, asignados y coordinados con la Gerencia y/o Apoderado Legal. 1 3 4 13

j. Participar en la elaboración de perfiles de cargos, planes de capacitación,

entrevistas para contratación de personal y evaluaciones de personal. 2 4 3 14

k. Coordinar y desarrollar capacitaciones en procesos inherentes a la organización. 2 3 3 11 l. Otras funciones que requieran seguimiento y/o ejecución acorde a las metas y

objetivos de la organización. 1 3 3 10

4. ACTIVIDADES ESCENCIALES, INDICADORES DE DESEMPEÑO Y CLIENTES:

Actividades esenciales: Clientes: Indicadores: Fórmula de cálculo: Meta :

Unidad de medida

Elaborar y aprobar la Planificación del Sistema Integrado de Gestión así como los recursos requeridos para su ejecución. Gerente General, Gerentes de División, Jefes de Área, Auditores Internos SIG. % Cumplimiento de Planificación (Actividades Ejecutadas / Actividades Planificadas) * 100 90% Porcentaje mensual

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Aprobar, supervisar y verificar la ejecución de las planificaciones de las áreas administrativas, del área de recursos humanos, del área de seguridad, ambiente y salud ocupacional, de las áreas operativas y de áreas de soporte de la organización. Gerente General, Gerentes de División, Jefes de Área, Auditores Internos SIG. % Cumplimiento de Planificaciones Departamentales (Actividades Ejecutadas / Actividades Planificadas) * 100 90% Porcentaje mensual

Asegurar el cumplimiento legal de los todos los requisitos que garanticen la normal operación de la organización en todas sus instalaciones. Gerente General, Gerentes de División. % Cumplimiento de Requisitos Legales (Requisitos Requeridos/Requisitos Cumplidos) * 100 100% Porcentaje anual

Diseñar, levantar y evaluar el desempeño de los procesos y estructuras por medio de entrevistas con el personal, revisión de documentos y

registros, simulaciones de métodos de trabajo, análisis de procesos, inspecciones físicas, resultados de inspecciones y auditorías. Gerente General, Gerentes de División, Jefes de Área, Personal, Auditores Internos SIG. % Cumplimiento de Procesos (Procesos Elaborados / Procesos Requeridos) * 100 90% Porcentaje mensual Representar a la Dirección en auditorías al Sistema Integrado de Gestión; por parte de organismos gubernamentales, proveedores, clientes, entidades certificadoras y/o revisiones internas.

Gerente General, Gerentes de División, Jefes de Área. % Eficacia del Sistema Integrado de Gestión

Puntaje Obtenido 80% Porcentaje semestral

Aprobar y elaborar en conjunto con los Jefes de Áreas

presupuestos, programas, políticas, procedimientos, directivas, manuales y demás documentos o recursos que sean requeridos para asegurar el desarrollo de las actividades y operaciones de sus respectivas áreas. Gerente General, Gerentes de División, Jefes de Área, Personal, Auditores Internos SIG. % Solicitudes Implementadas (Recursos y documentos Implementados/Recursos y documentos requeridos) * 100 90% Porcentaje mensual 5. MATRIZ DE COMPETENCIAS:

Actividades esenciales: Conocimientos académicos: Competencias generales: Otras competencias:

Elaborar y aprobar la Planificación del Sistema Integrado de Gestión así como los recursos requeridos para su ejecución.

Planificación, Gestión de Proyectos, Gestión de Personal.

Pensamiento analítico.

Aprobar, supervisar y verificar la ejecución de las planificaciones de las áreas administrativas, del área de recursos humanos, del área de seguridad, ambiente y salud ocupacional, de las áreas

Planificación, Gestión de Indicadores, Gestión de Proyectos.

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operativas y de áreas de soporte de la organización.

Asegurar el cumplimiento legal de los todos los requisitos que garanticen la normal operación de la organización en todas sus instalaciones.

Planificación. Planificación y organización, conocimiento de legislación ecuatoriana, normas INEN.

Metodología de diseño y medición de procesos (SIX SIGMA), metodología de gestión de recursos humanos, gramática, ortografía, software de simulación, herramientas ofimáticas. Pensamiento analítico, Planificación y organización, conocimiento de legislación ecuatoriana, normas INEN, normas ISO.

Planificación y Organización, Comunicación, Teconología.

Conocimiento de legislación ecuatoriana, normas INEN.

presupuestos, programas, políticas, procedimientos, directivas, manuales y demás documentos o recursos que sean requeridos para asegurar el desarrollo de las actividades y operaciones de sus respectivas áreas.

Planificación y Organización, Comunicación.

Conocimiento de legislación ecuatoriana, normas INEN.

6. COMPETENCIAS ESPECIFICAS Y ACTITUDES:

Competencias específicas y grado de desarrollo. (A = nivel avanzado; D = nivel mínimo) Actitudes

Compromiso. Trabajo en equipo.

Innovación / mejora continua. Iniciativa / creatividad. Comunicación. Empoderamiento. Gestión de información. Habilidad analítica. Impacto e influencia. Liderazgo. ☒A ☐B ☐C ☐D ☒A ☐B ☐C ☐D ☒A ☐B ☐C ☐D ☒A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☒A ☐B ☐C ☐D Negociación.

Orientación a los clientes. Orientación a los resultados. Pensamiento estratégico. Pensamiento analítico. Planificación y organización. Relaciones de negocio. Tolerancia a la presión. Otra: Otra: ☐A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☒A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☒A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☐A ☐B ☐C ☐D ☒ Honestidad. ☒ Motivación. ☒ Responsabilidad. ☒ Auto control. ☒ Colaboración. ☐ Otra:

7. ALCANCE DE DECISIONES: (empoderamiento)

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Elaborar y aprobar la Planificación del Sistema Integrado de Gestión así como los recursos requeridos para su ejecución.

Aprobar gastos extraordinarios. Aprobar, supervisar y verificar la ejecución de las

planificaciones de las áreas administrativas, del área de recursos humanos, del área de seguridad, ambiente y salud ocupacional, de las áreas operativas y de áreas de soporte de la organización.

Asegurar el cumplimiento legal de los todos los requisitos que garanticen la normal operación de la organización en todas sus instalaciones.

presupuestos, programas, políticas, procedimientos, directivas, manuales y demás documentos o recursos que sean requeridos para asegurar el desarrollo de las actividades y operaciones de sus respectivas áreas.

Planificar y programar auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión, así como consultorías y/o

acompañamientos externos encaminados a implementar nuevos procesos, metodologías o a mejorar los procesos/áreas existentes.

Efectuar seguimiento al cierre de las no conformidades resultante de las auditorías y seguimiento al desempeño de los indicadores al Sistema Integrado de Gestión.

Participar en la elaboración de perfiles de cargos, planes de capacitación, entrevistas para contratación de personal y evaluaciones de personal.

Coordinar y desarrollar capacitaciones en procesos inherentes a la organización.

8. EDUCACIÓN FORMAL REQUERIDA:

Nivel de educación formal: Titulo requerido: Área de conocimiento:

Tercer nivel Ingeniero Industrial, Ingeniero de Procesos, Ingeniero de

Computación/Sistemas, Ingeniero Comercial o rama afín.

Gestión de procesos y/o proyectos, Administración de Empresas.

Cuarto nivel Maestría en Administración, Sistemas Gerenciales, Procesos o afín.

Gestión de Sistemas de Gestión Empresarial.

9. CONOCIMIENTO/ DESTREZAS/HABILIDADES ESPECIFICAS REQUERIDAS:

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Herramientas informáticas. Manejo de procesadores de palabras, hojas

electrónicas, bases de datos, sistemas transaccionales.

Avanzado. Relaciones interpersonales. Facilidad de lenguaje y trato con las personas. Avanzado. Negociación. Desarrollo de propuestas y relaciones ganar-ganar. Avanzado.

10. FACTORES OCUPACIONALES:

Jornada laboral: Postura laboral: Zona de trabajo: Equipo de trabajo: Equipos de protección personal: Ambiente laboral: ☒ Completa. ☐ Parcial. ☐ Nocturna. ☐ Turnos rotativos. ☐ Horas extras. ☐ Parado. ☒ Sentado. ☐ Movimientos repetitivos. ☒ Oficina. ☐ Bodega / Planta. ☐ Área confinada. ☐ Exposición a gases / vapores. ☐ Altas temperaturas. ☐ Exposición a ruido. ☐ Vibración. ☒ Computador. ☐ Maletín de muestras. ☐ Montacargas. ☐ Transpaletas. ☐ Bandas transportadoras. ☐ Apiladores. ☐ Trizadoras de plásticos. ☐ Compactadora. ☐ Llenadora de polvo/líquido. ☐ Maquinaria agrícola (sembradora, cosechadora, tractores, bombas de motor, etc.) ☐ Secadora industrial. ☐ Zaranda industrial. ☐ Herramientas mecánicas. ☐ Avioneta de fumigación. ☐ Casco. ☐ Gafas. ☐ Mascarillas. ☐ Protectores auditivos. ☐ Botas de protección. ☐ Overol. ☐ Línea de vida. ☐ Guantes. ☐ Precisión requerida. ☐ Uso de EPPs.

Controles: Nombre y Apellido: Cargos: Firma:

Elaboró: Oscar Jaramillo Burgos JEFE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

Autorizó: Antonio Seiler Pareja APODERADO LEGAL.