Guatemala, Febrero 2015.
Manual de procedimientos logísticos
de vacunas e insumos del
Programa de Inmunizaciones
AUTORIDADES DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
Licenciado Luis Enrique Monterroso De León
MINISTRO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL
Licenciado Edgar Anibal Hernández Navas
VICEMINISTRO ADMINISTRATIVO
Doctor Pablo Werner Ramírez
VICEMINISTRO T
ÉCNICO
Doctor Israel Lemus Bojórquez
VICEMINISTRO DE ATENCIÓN PRIMARIA EN SALUD
Doctor German Edmundo Cordón Loyola
DIRECTOR DE REGULACI
ÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA SALUD
Doctor Elmer Marcelo Núñez Pérez
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE REGULACION DE LOS PROGRAMAS DE ATENCIÓN A LAS PERSONAS
PÁG.
Introducción ...iv
Acrónimos ...v
Glosario... vii
Objetivos ... viii
Procedimientos para la gestión logística de vacunas e insumos relacionados: ... 1 1. Selección... 1 2. Programación ... 2 3. Adquisición ...12 4. Almacenamiento ...15 5. Distribución ...20 6. Atención al Usuario ...30 7. Información Logística ...32 Bibliografía ...37 Anexos ...39
Índice
El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, a través de Logística de Medicamentos y Afines de la Unidad de Gestión Logística y el Programa de In-munizaciones ha elaborado el presente Manual de Procedimientos Logísticos de vacunas e insumos relacionados ( jeringas, agujas y cajas de bioseguridad) con la vacunación, cuyo objetivo es estandarizar procesos para mantener la disponibilidad oportuna de vacunas y productos relacionados en los servicios de salud.
El presente material contiene lineamientos generales de logística para áreas de salud, distritos municipales de salud y servicios, incluyendo hospitales, que per-tenecen a la red de servicios del Ministerio de Salud. Está basado en la Norma Técnica de Gestión Logística de Medicamentos para Áreas de Salud, así como en la Norma Técnica 34-2002 para la Gestión de Medicamentos y Suministros en Hospitales, Norma Técnica 20-2010 para el manejo de donativos de productos farmacéuticos y productos afines, en el acuerdo ministerial 534-2011 procedi-miento para la baja de medicamentos y productos afines vencidos y en desuso, en los acuerdos ministeriales vigentes y lineamientos técnicos del Programa de Inmunizaciones y constituirá el documento de referencia para implementar el sistema logístico de vacunas y productos relacionados.
Además del contenido se incluyen algunos anexos que soportan temas específi-cos, tales como los lineamientos de conservación, transporte y almacenamientos de vacunas, lineamientos para el mantenimiento del equipo frigorífico, entre otros.
1. AS: Área de Salud
2. BPA: Buenas Prácticas de Almacenamiento
3. CAIMI: Centro de Atención Integral Materno Infantil
4. CAP: Centro de Atención Permanente
5. CGC: Contraloría General de Cuentas
6. CONAPI: Consejo Nacional de Prácticas de Inmunizaciones
7. COMBEX/IM: Asociación para el Desarrollo Económico y Social de Aero-puertos y Puertos
8. C/S: Centro de Salud
9. CNB: Centro Nacional de Biológico
10. DGSIAS: Dirección General del SIAS
11. DMS: Distrito Municipal de Salud
12. DRPAP: Departamento de Regulación de los Programas de Atención a las Personas
13. DGRVCS: Dirección General de Regulación Vigilancia y Control de la Salud
14. ENSMI: Encuesta de Salud Materno Infantil
15. INE: Instituto Nacional de Estadística
16. LBM: Lista Básica de Medicamentos
17. MSPAS: Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social
18. OPS/OMS: Organización Panamericana de la Salud/Organización Mundial de la Salud
19. PAAC: Plan Anual de Compras
20. PAHO: Panamerican Health Organization (Organización Panamericana de Salud por su siglas en ingles)
21. PEPE: Primero en Expirar Primero en Entregar
22. PI: Programa de Inmunizaciones
23. P/S: Puesto de Salud
24. PMDR: Promedio Mensual de Demanda Real
25. POA: Plan Operativo Anual
26. RDDR: Registro Diario de Demanda Real
27. SIGSA: Sistema de Información Gerencial en Salud
Balance de Vacunas e Insumos Relacionados: Es el instrumento oficial para la gestión de vacunas y productos relacionados. Contiene el resumen de los mo-vimientos realizados durante el mes según el calendario logístico.
Buenas Prácticas de Almacenamiento: Conjunto de normas mínimas obligato-rias que deben cumplir los establecimientos que almacenan medicamentos y productos afines, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los medicamentos y productos afines.
Cadena de Frío: Proceso logístico que asegura la correcta conservación, almace-namiento y transporte de las vacunas, desde que salen del laboratorio que las produce hasta el momento en el que se va a administrar la vacuna.
Calendario Logístico: Contiene las fechas estipuladas para realizar el corte para elaboración del balance de medicamentos. Es utilizado a nivel nacional para medicamentos y productos afines.
Comité de Farmacoterapia: Es un ente multidisciplinario, encargado de velar por el cumplimiento de las Normas Técnicas para la gestión de Medicamentos y productos afines en Áreas de Salud y Hospitales, entre otras funciones.
Demanda Real: Es el número de vacunas administradas directamente a infantes, ni-ños y adultos durante un período de tiempo, más las dosis no administradas, más las dosis no útiles (en los casos de vacunas multidosis) para el mismo período.
Dosis no útiles: se refiere a las dosis que no pudieron ser utilizadas por alguna de las siguientes razones:
• Rendimiento del frasco multidosis: (ejemplo: vacuna antipolio, no siempre se ob-tiene las 10 o 20 dosis correspondientes debido al tamaño de la gota, la cual de-pende del ángulo en que se coloque el vial en el momento de administrar la dosis). • Viabilidad de uso: Vida útil de la vacuna después de ser reconstituida en el
frasco multidosis, (ejemplo: las vacunas BCG y SPR, según política de frascos abiertos, deben ser eliminadas 6 horas después de reconstituida, por no haber sido posible administrar la totalidad de las dosis, según presentación del frasco -10 o 20 dosis-, ya que se pierde la potencia e inocuidad de la vacuna).
Información Logística: Datos obtenidos mediante la utilización de instrumentos y registros de existencias, movimientos y consumo, los cuales se utilizan en la gestión de suministros.
Insumos relacionados con la vacunación: Son considerados insumos relaciona-dos con la vacunación las jeringas, agujas y cajas de bioseguridad.
Pérdidas: Dosis no utilizadas por vencimiento, ruptura accidental del vial o ampo-lla, pérdida de la cadena de frío o robo.
Reajustes: Los reajustes pueden ser positivos o negativos. Los ajustes positivos se pueden dar por recepción de donaciones (en caso de la DAS, y solo para insu-mos relacionados a la vacunación) o traslados de insuinsu-mos (cuando recibe); los ajustes negativos se pueden dar por traslados de insumos (cuando entrega) y por pérdidas. Cada reajuste debe tener un documento de respaldo.
Requisición: Es el formulario oficial para la solicitud de las vacunas e insumos re-lacionados a la vacunación en los servicios de salud, Distrito y Área de Salud.
Objetivo general
•
Regular el sistema logístico de vacunas e insumos, en cada nivel de atención del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social a través de Normas y lineamientos técnicos y procedimientos para garantizar la disponibilidad oportuna y eficiente de éstos en la atención de la población objetivo del programa de Inmunizaciones.Objetivos específicos
•
Difundir lineamientos técnicos a la red de servicios del MSPAS para una ade-cuada programación, adquisición, recepción y distribución de vacunas e insu-mos, que aseguren su uso oportuno y eficiente.•
Garantizar la calidad de las vacunas en los servicios de salud mediante el ade-cuado mantenimiento de la cadena de frío y la implementación de Buenas Prácticas de Almacenamiento.•
Estandarizar procedimientos para la recolección y el reporte de información logística esencial referente a vacunas e insumos relacionados, de manera pe-riódica en todos los niveles de gestión y atención de la red de servicios del MSPAS (AS, DMS, C/S, P/S, y hospitales).•
Establecer los flujogramas de distribución e información de vacunas e insumos relacionados a la vacunación.Procedimientos para la
gestión logística de
vacunas
e insumos relacionados
1. Selección
1.1 Definición
Se refiere a elegir las vacunas e insumos relacionados a ser utilizados en la red de servicios de salud del Ministerio de Salud y Asistencia social -MSPAS-, de confor-midad a criterios técnicos y científicos. Como resultado de este proceso se inclui-rán en la Lista Básica de Medicamentos –LBM–, y en la programación de compras.
1.2 Objetivo
Incluir en la LBM de la Unidad Ejecutora, las vacunas que maneja el MSPAS en los diferentes niveles de atención, de acuerdo con las normas de atención y linea-mientos específicos del Programa de Inmunizaciones.
Asegurar la inclusión de los insumos relacionados a vacunas en el catálogo de material médico quirúrgico del MSPAS.
1.3 Procedimiento
La revisión de las vacunas e insumos relacionados a utilizar, la realizará el Programa de Inmunizaciones -PI-, con la asesoría del Consejo Nacional de Prácticas de Inmuniza-ciones y la dará a conocer a los servicios de salud a través de lineamientos específicos. Las Áreas de Salud estarán obligadas a incluir en la LBM las vacunas de acuerdo a normas y lineamientos técnicos del PI.
2. Programación
2.1 Definición
Proceso administrativo mediante el cual se establecen las necesidades de vacunas e insumos relacionados para un período determinado, con el propósito de satisfa-cer oportunamente la demanda de estos insumos en los servicios.
2.2 Objetivo
Establecer las cantidades de vacunas e insumos relacionados para asegurar su abas-tecimiento oportuno y así garantizar su disponibilidad en los Servicios de Salud.
2.3 Procedimiento
La programación se realiza anualmente, existiendo varias metodologías para rea-lizarlas. Para vacunas se considerarán dos metodologías basadas en: a. datos logísticos (demanda real o consumo) y b. datos demográficos (población). A continuación se describe el procedimiento para la elaboración de cada uno y el análisis final.
2.3.1 Programación anual de vacunas e insumos relacionados
en Áreas y Distritos de Salud
La Enfermera Profesional encargada de Inmunizaciones y el encargado de logística de las Áreas de Salud realizarán el consolidado anual de demanda real de vacunas e insumos, relacionados en el instrumento de programación anual.
2.3.1.1 Datos Logísticos
a. El encargado de la logística en coordinación con la Enfermera Profesional de Área de Salud, mensualmente revisa la información del Balance de vacunas e insumos relacionados proveniente de los puntos de entrega de servicio e indi-ca al enindi-cargado de servicio si tiene que revisar algún dato reportado para su confirmación.
b. Cuando se inicia la programación para el período determinado, el primer paso es establecer el listado de las vacunas que se van a estimar. Para esto se detalla la descripción de la vacuna, incluyendo el número de dosis por frasco.
Se consignarán datos como, Nombre de la Área de Salud, crecimiento poblacional, Nivel Mínimo, Nivel Máximo de almacenamiento, de acuerdo al nivel de gestión del Área de Salud, Distrito Municipal de Salud, Servicio de Salud y la capacidad de resguardo en red fría.
c. Se recopilan los datos de demanda real de los 3 años anteriores a la estimación. En la herramienta Excel de estimación se colocan mes a mes para realizar el análisis de la variabilidad de los datos, de cada una de las vacunas selecciona-das. Es importante resaltar que la calidad del dato debe ser verificada previo al ingreso en la herramienta.
Siempre es necesario analizar variables como:
•
Continuidad en el abastecimiento del servicio•
Porcentaje de reporte de los servicios menor al 100%•
Períodos de información faltante en mesesLos ajustes a la información dependen del análisis realizado y la forma de ha-cerlos se describen en el Manual de Procedimientos de Logística de Medica-mentos.
Ejemplo:
Para vacuna de BCG en un área de salud se ha analizado la información del año 2012, pero en el mes de agosto se tiene conocimiento de un nivel crítico de abastecimiento. Para su ajuste se cuenta con los siguientes datos de dosis administradas:
Mayo 98,180 dosis
Junio 96,630 dosis
Julio 83,896 dosis
Agosto 92,902 dosis (Dato ajustado)
Septiembre 75,309 dosis Fuente: datos ficticios
d. Luego de realizar los ajustes necesarios a la información mensual, se grafica los datos de demanda real para evidenciar la tendencia de consumo de los tres años previos a la programación y así poder establecer una tendencia de crecimiento de cada una de los vacunas de los que se está realizando la pro-gramación, para esto se gráfica el consumo de cada año como se observa en la gráfica siguiente:
Gráfica No. 1
El ajuste para el mes de agosto se realiza de la siguiente manera:
Dosis estimadas del mes de agosto = 92,902 dosis
Mayo 98,180 dosis
Junio 96,630 dosis
Julio 83,896 dosis
Agosto 92,902 dosis (Dato ajustado)
Septiembre 75,309 dosis
Dosis estimadas del mes de agosto= (98,180+96,630+83,896) 3
En este caso de la gráfica se puede interpretar que existe un crecimiento, aunque es importante analizar el consumo correspondiente al año 2, pues existe una baja en el consumo que es necesario analizar, aun con este dato la tendencia se observa ascendente por lo que para la programación del siguiente año, se deberá manten-er la tendencia de crecimiento.
e. Programar las necesidades para el año 4 de acuerdo a los consumos, y la ten-dencia de consumos de los 3 años anteriores. Para esto se desarrollará una re-gresión lineal o geométrica dependiendo de la variabilidad de los datos, estas operaciones se podrán realizar en la Herramienta Excel que se proporcionará por la Unidad de Gestión Logística o bien manualmente se puede seguir la línea de tendencia como se ejemplifica en la gráfica No. 1.
Vacuna Año 1 Año 2 Año 3 Año 4
Dosis de BCG 1,061,501 918,413 1,330,633 1,367,131
Porcentaje de Crecimiento -13.5% 44.9% 2.75%
Gráfica No. 2
En resumen, para el ejemplo desarrollado, la cantidad a programar de dosis de BCG sería 1,367,131 dosis para el año 4.
Vacuna Año 1 Año 2 Año 3 Año 4
Dosis de BCG 1,061,501 918,413 1,330,633 1,367,131
Porcentaje de Crecimiento -13.5% 44.9% 2.75%
En la segunda línea de la tabla se coloca el % de crecimiento para análisis al resulta-do obteniresulta-do de la estimación, para el cálculo del porcentaje se realiza la siguiente fórmula:
2.3.1.2 Datos Demográficos:
•
El primer paso en esta metodología es establecer el listado de vacunas a estimar.•
Luego de lo anterior se establece la población meta o población total a cubrir, para esto se siguen los siguientes pasos:a. La base de la estimación es la población estimada por el Instituto Nacional de Estadística -SIGSA/INE- específica del Área de Salud para el año que se está elaborando la programación. Si únicamente se tiene el dato de años anteriores, deberá agregarse la cantidad resultado de la suma del crecimien-to poblacional anual hasta llegar al año que corresponda sumando año por año. El dato de crecimiento población es brindado oficialmente por el INE.
Población año anterior ×% de crecimiento poblacional = población del año a proyectar
b. Ajustar el dato de población al porcentaje de cobertura de atención o meta que se quiere alcanzar de acuerdo a lineamientos específicos del programa. Los datos de población para vacunas se describen en la siguiente tabla:
DATOS DE POBLACIÓN REQUERIDOS PARA LA ESTIMACION DE VACUNAS
Consumo año actual-consumo año anterior × 100 Consumo año anterior)
c. Para vacunas se debe analizar los rezagos de vacunación de los últimos 4 años, para establecer un promedio de los rezagos que se pueda utilizar para la estimación del año de la programación.
CÁLCULO DEL PROMEDIO DE REZAGO
Para el cálculo de los rezagos se resta de la población a vacunar el total de las dosis ad-ministradas.
De los rezagos obtenidos para los 4 años anteriores al año de la programación, se re-alizará un promedio, para adicionar esta cantidad a la necesidad anual.
d. El siguiente paso consiste en determinar la cantidad de vacunas a estimar, para esto:
•
Se multiplicará la población meta por el número de dosis según esquema, se sumará el promedio de rezago y el resultado de esta operación se mul-tiplicará por el factor de dosis no útiles.La fórmula para el cálculo del factor de dosis no útiles se describe más adelante.
•
Dosis No Útiles
: se refiere a las dosis que NO pudieron ser utilizadas por elrendimiento del frasco multidosis o la viabilidad de uso respecto a la vida útil de la vacuna después de ser reconstituida en el frasco multidosis.
•
A continuación se detalla el porcentaje de dosis no útiles de acuerdo a estándares internacionales, citados por OPS, pero éste puede variar de acuerdo a lo documen-tado localmente y específicamente por el PI, por ejemplo en campañas de vacuna-ción los porcentajes varían y se brindan lineamientos específicos en este tema.Porcentaje de dosis no útiles
Vacuna OPS1 Promedio Nacional reporte
Áreas de Salud 2014 BCG 50% 42% DPT 20% 19% OPV 20% 19% SPR-10 30% ND Td 20% 24% Influenza 10% ND Influenza Pediátrica 10% ND Hepatitis B Adulto 10% ND *ND= No hay Datos
•
Factor de Dosis No Útiles
: el factor de dosis no útiles es un dato que facilita elcálculo de las dosis en la programación. De acuerdo al Sistema de Monitoreo de Pérdidas de Vacuna de la Organización Panamericana de la Salud, el factor de dosis no útiles se calcula de la siguiente manera:
(Población meta ×No.de dosis de acuerdo a esquema)+Promedio de rezago =Cantidad de dosis de vacuna anual
Cantidad de dosis de vacuna anual ×factor de dosis no útiles =Estimado de consumo anual de vacunas
Factor de dosis No Útiles = 100/(100-% de Dósis No Útiles)
1. Módulo 5 OPS. Curso de gerencia para el manejo efectivo del Programa Ampliado de
El Comité de Farmacoterapia con la presencia de la Enfermera Profesional de Área de Salud compara los datos obtenidos para la programación basada en datos de población y la obtenida de la programación por demanda real y establece la can-tidad a programar para el año correspondiente y lo envía junto con el análisis realizado al PI para su revisión y aprobación. La decisión sobre qué cantidad pro-gramar estará basada en el análisis de la calidad de la información.
Si la información es de la misma calidad se podrá realizar un promedio entre las dos programaciones para llegar al dato final, de lo contrario se escogerá la progra-mación realizada con la inforprogra-mación más confiable.
•
El PI realiza la consolidación de las programaciones enviadas por las Áreas de Salud para adquirir las cantidades necesarias, tomando en cuenta los niveles del sistema de control de inventarios del programa, las existencias estimadas al terminar el año, el nivel de reserva o stock de seguridad del programa, la calidad de la información y la disponibilidad presupuestaria.2.3.2 Análisis de información para la programación anual de
vacunas por parte del Programa de Inmunizaciones:
a. El PI revisa y consolida los consumos anuales programados presentados por cada Área de Salud. Obtiene un dato consolidado de la programación de consumo a nivel nacional.
b. El PI elabora la programación basada en datos demográficos para validar el consumo programado por las Áreas de Salud, para lo cual sigue el siguiente procedimiento:
i. El PI elabora la programación anual de cada vacuna, utilizando poblaciones objetivo, tomando el dato más reciente que proporciona INE y oficializa SIGSA.
ii. Se toma en cuenta el dato de población no vacunada por el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
iii. Realiza ajuste de acuerdo a los porcentajes estándar de dosis no útiles es-tablecidos por el PI con fundamentación en estándares internacionales y la experiencia en el país.
iv. Con esto el PI obtiene el dato de consumo a programar para un año.
c. Compara con el consolidado de programación proveniente del ejercicio rea-lizado por las Áreas de Salud, realiza el análisis con respecto a la calidad de la información presentada y determina el dato para realizar el cálculo de la cantidad a adquirir.
d. Del dato de la programación de consumo anual, se calcula el promedio de con-sumo mensual (este incluye las dosis no útiles) y se suma la cantidad de meses de disponibilidad para iniciar el siguiente año, incluyendo stock de reserva.
Ejemplo:
Si la cantidad de demanda real programada para el año 4 fuera de 1,500,000 dosis de vacuna Pentavalente, el promedio mensual de demanda esperado es de: 125,000 dosis. Si la cantidad de meses de disponibilidad para iniciar el año siguiente es de 4, habrá que sumarle a la cantidad de consumo estos meses:
Para este ejemplo la cantidad a programar sería: 1,500,000 de la demanda real anual más 500,000 de los 4 meses para iniciar el año esto da un total de 2,000,000 de dosis de Vacuna Pentavalente.
e. Luego de que se tiene la cantidad a programar para el año siguiente, se restan las existencias en la bodega central esperadas para diciembre del año actual y se suman los pedidos confirmados que aún están pendientes de ingreso.
Ejemplo de cómo proyectar las dosis de vacuna al final del año:
El ejercicio de programación se está elaborando en el mes de junio por lo tanto faltan 6 meses para que finalice el año. Para esta fecha se tiene un promedio mensual de demanda real (PMDR) de 100,000 dosis y la existen-cia física en bodega del Centro Nacional de Biológicos -CNB- es de 800,000 dosis de vacuna, por lo tanto para tener las existencias al mes de diciembre es necesario proyectar la cantidad que se consumirá a diciembre, para esto:
Por otro lado se espera el ingreso de un embarque con 300,000 dosis de vacuna pentavalente, el cual ingresará en noviembre, por lo tanto las exist-encias esperadas para el mes de diciembre serían:
Cantidad para iniciar el año =
Promedio mensual de demanda esperado × meses para inciar el año Cantidad para iniciar el año=125,000 × 4
Cantidad para iniciar el año=500,000 dosis
Consumo programado para finalizar el año= PMDR × No. de meses para finalizar el año
Consumo programado para finalizar el año=100,000 dosis × 6 Consumo proyectado para finalizar el año=600,000
Existencias al finalizar el año
=Existencias actuales+ingresos pendientes -consumo programado para finalizar el año
Por lo tanto la cantidad a adquirir sería igual a:
f. Con base en el requerimiento anual se estima la cantidad de insumos relacio-nados a adquirir, que incluye jeringas y cajas de bioseguridad.
g. En el caso de las jeringas se solicita una por cada dosis estimada adicionando jeringas para dilución para las vacunas que lo requieran y las cajas de biose-guridad se solicita 1 por cada 100 jeringas. Si existiera algún cambio en este punto el PI brindará los lineamientos oportunamente.
h. Al tener el requerimiento anual, se establecen las fechas y cantidades de entrega por parte del proveedor, tomando en cuenta la presentación para cada vacuna, el sistema de control de inventarios y la capacidad de almacenamiento del CNB.
i. El requerimiento anual establecido de cada vacuna forma parte del POA del PI y es la base para realizar la PAAC.
2.4 Instrumentos y datos para realizar programaciones:
•
Proyecciones de población de nacidos vivos del año más reciente que oficializa el INE al SIGSA del año a estimar•
Tarjeta de control de suministros (Kardex)•
Cuadro de coberturas según tipo de vacuna en base al SIGSA WEB del año anterior.•
Balance mensual de Vacunas•
Instrumento de programación de necesidades establecido por el PI•
Documento de la ENSMI del año más reciente.•
POA del año anterior•
PAAC del año anteriorExistencias al finalizar el año=800,000+300,000-600,000 Existencias al finalizar el año=500,000
Cantidad a adquirir=cantidad programada-Existencia al finalizar el año Cantidad a adquirir=2,000,000-500,000
3. Adquisición
3.1 Definición:
Son los procesos administrativos mediante los cuales el MSPAS, adquiere las va-cunas e insumos relacionados en cantidades y especificaciones definidas por el PI, para la prestación del servicio de manera oportuna a la población objetivo.
3.2 Objetivos:
Obtener vacunas e insumos relacionados en cantidades y especificaciones defini-das para la prestación de servicios según la programación previamente establecida por el PI, de acuerdo a la programación de necesidades realizada por cada Área de Salud.
3.3 Modalidad de Adquisición
La adquisición de vacunas e insumos relacionados se divide en las siguientes eta-pas: gestión de solicitud de pedido, autorización para el ingreso al país del pedido y recepción del pedido en aduana.
La vía principal de adquisición de vacunas e insumos relacionados es a través de los Acuerdos de la OPS/OMS, formalizados bajo la figura de convenios,
en-tre dicho Organismo y este Ministerio, en el marco del Convenio básico enen-tre el Gobierno de la República de Guatemala y la Organización Mundial de la Salud para Proyectos de Salubridad en Guatemala, suscrito el diecisiete de diciembre de mil novecientos cincuenta y uno, así como los Procedimientos Operativos para el Fondo Rotatorio del Programa Ampliado de Inmunizaciones.
Dicho convenio básico, constituye un marco llamado a desarrollarse mediante la suscripción de acuerdos suplementarios al indicar en su Artículo I, literal a): “La Organización prestará asistencia técnica para asesorar al Gobierno en los asuntos y en la forma descrita en los acuerdos suplementarios que se hagan de conformidad con este convenio”. El indicado Convenio Básico, en sus artículos I, literal e), y III literal b), regula la facultad establecida en el mismo, de realizar aprovisionamiento de materiales, suministros y equipo.
Las otras modalidades de Adquisición se realizarán únicamente con respaldo de Acuerdo Ministerial que justifique la misma, como casos de emergencia y otros,
para las cuales deberá cumplirse con lo estipulado por la Ley de Contrataciones del Estado y la Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.
3.4 Gestión de solicitud de pedido a través de convenio con
la Organización Panamericana de la Salud –OPS–
3.4.1 Al tener definido el requerimiento anual:
Se procede a llenar el formulario PAHO 173 con el detalle por vacuna e insumos relacionados, el cual se envía al Despacho Ministerial por medio de oficio de solici-tud con visto bueno del Jefe del Departamento de Regulación de los Programas de Atención a las Personas –DRPAP–, para firma del señor Ministro y envío a OPS/OMS.
3.4.2 Reconfirmación de pedidos:
A solicitud de OPS/OMS se realizan las reconfirmaciones de los requerimientos de vacunas e insumos relacionados para cada trimestre. Luego se continúa con lo descrito en el paso 3.4.1.
3.4.3 Revisión y verificación de proforma:
El MSPAS recibe por parte de la OPS/OMS, vía e-mail y en forma oficial, la proforma de pedido para que el CNB verifique el cumplimiento de lo solicitado y las especi-ficaciones técnicas. Si existiera alguna diferencia se notifica para la corrección de la misma por las mismas vías.
3.4.4 Autorización de proforma:
Cuando la proforma cumple con los requerimientos solicitados, el CNB/PI con-firman vía e-mail de forma provisional, mientras el viceministro técnico aprueba y confirma la proforma a OPS/OMS.
3.4.5 Luego de recibida la aprobación:
Por parte del MSPAS, OPS/OMS mediante sus procedimientos internos procede a colocar la orden de compra.
3.5 Autorización para el ingreso del pedido al país
3.5.1 OPS envía al CNB la documentación siguiente:
Factura cambiaria del proveedor, Certificados de liberación de lote, y protocolo resumido.
3.5.2 El CNB revisa y constata:
Que todo se encuentra en orden, firma y sella la factura cambiaria del proveedor y solicita al Departamento de Regulación y Control de Productos Farmacéuticos y Af-ines la emisión del dictamen de autorización de importación y uso si corresponde.
3.5.3 El CNB traslada:
Los documentos autorizados al PI y éste a su vez traslada la factura cambiaria del proveedor con la autorización de importación al agente aduanero del MSPAS para que realice el desaduanaje.
3.6 Recepción del pedido en aduana:
3.6.1 El Departamento Administrativo de la Gerencia Administrativo
Financiera del MSPAS, a través del agente aduanero:
Tramita los requerimientos documentales para la autorización del traslado del pedido de aduana al CNB (Guía Aérea, factura cambiaria del proveedor, declaración de mercancías, lista de empaque, permiso de medicamentos, acta compromiso de la SAT2 y otros que sean requeridos).
3.6.2 El Departamento Administrativo de la Gerencia
Administrativo Financiera del MSPAS:
Lleva a cabo la coordinación de transporte y recurso humano para el traslado del pedido a la bodega.
3.6.3 El agente aduanero del MSPAS y personal designado del CNB:
Reciben el producto en bodega de aduana (COMBEX/IM), verificando el resguardo de la cadena de frío y el cumplimiento de la documentación necesaria para su entrega.
3.6.4 Se traslada el pedido a bodega del CNB.
3.7 Instrumentos a utilizar en la adquisición:
•
Formulario PAHO 173•
Proforma•
Orden compra•
Lista de empaque•
Guía aérea•
Factura cambiaria del proveedor•
Certificado de liberación de lote•
Protocolo Resumido•
Oficio de solicitud de aprobación•
Autorización de importación•
Oficio SAT solicitud de exoneración de impuestos•
Acta de compromiso de la SAT•
Declaración de Mercancías DUA-GT2 Utilizada únicamente para permitir el desaduanaje con acta interna administrativa de
la importación con franquicia de la mercadería cuando no se cuenta con la declaración aduanera ni la resolución de franquicia respectiva. Con el propósito de agilizar los pro-cesos administrativos de ingreso de la vacuna.
4. Almacenamiento
4.1 Definición:
Es el proceso que permite el ordenamiento y ubicación adecuado de las vacunas e insumos relacionados para asegurar y garantizar su conservación; incluye la ubi-cación técnica en espacio físico apropiado, control de temperatura (registro diario en afiche de control de temperatura, que debe tener cada equipo frigorífico) y hu-medad, control de calidad y control de inventarios de acuerdo a las normas legales y las normas internas del MSPAS vigentes.
4.2 Objetivos:
•
Asegurar la conservación de las propiedades físicas e inmuno-biológicas de las vacunas para garantizar su seguridad y eficacia.•
Asegurar que los insumos relacionados conserven las propiedades físicas que contribuyan a la vacunación segura.4.3 Procedimiento:
4.3.1 Ingreso del Pedido al Centro Nacional de Biológicos:
a. Al llegar el pedido a la bodega del CNB, el personal del Departamento Admi-nistrativo del MSPAS, entrega la documentación de importación y declaración de mercancías al encargado de bodega del CNB.
b. El encargado de la bodega de vacunas del CNB, procede a:
i. Verificar la temperatura en las cajas de vacuna recibidas, para clasificarlas según los requerimientos de cadena de frío indicados por el proveedor.
ii. Clasificar según lote y fecha de vencimiento
iii. Realizar conteo físico de las cantidades por lote descritas en la lista de empaque y factura.
iv. Almacenar en los cuartos fríos del CNB según requerimientos de tempera-tura de la vacuna, brindados en los lineamientos técnicos del PI.
v. Trasladar la documentación y hallazgos (en caso de problemas visuales de calidad u otras observaciones) de la recepción al administrador del CNB.
vi. Dar ingreso de los datos del producto a las tarjetas de control de suminis-tros autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.
vii. Mensualmente se debe realizar el inventario físico de vacunas y registrarlo en la columna de “existencia física” del Balance de Vacunas e Insumos Rela-cionados según corresponda. (Anexos 8 y 9) con el formato diseñado para este propósito y que se detalla en anexos.
c. El administrador (a) del CNB procede a:
i. Elaborar formulario PAHO/183 si la compra ha sido a través de OPS en un período de 48 horas después de su recepción.
ii. Enviar formulario a OPS/OMS.
iii. Suscribir acta de ingreso del pedido.
iv. Si se encontrará alguna anomalía en la recepción del pedido, ésta se no-tificará inmediatamente al jefe inmediato superior del CNB y a OPS/OMS. Cuando corresponda, se realizará el reclamo en un plazo no mayor a 48 horas al seguro, línea área, bodega de aduana (COMBEX-IM), según sea el caso.
v. Ingresar la información del pedido a la base de datos electrónica de vacu-nas e insumos relacionados del CNB.
d. El Departamento Administrativo del MSPAS procede a:
i. Recibir factura por parte de OPS/OMS.
ii. Elaborar Constancia de Ingreso a Almacén, Forma 1-H y traslada copia al CNB.
iii. Elabora formulario de Requisición de Almacén y suministros médicos y lo traslada al CNB para las firmas correspondientes.
iv. Suscribir acta de recepción del pedido.
v. Realizar la gestión de pago.
El detalle para el almacenamiento entre los diferentes niveles de servicios del MSPAS se describe a continuación:
4.3.2 Almacenamiento de vacunas en Áreas de Salud:
a. Al recibir el pedido de vacunas en el Área de Salud, la enfermera responsable de inmunizaciones en el Área de Salud, realiza la verificación física del pedido (cantidad, temperatura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la requisi-ción. Si existiera algún problema en la recepción éste se notificará en un lapso no mayor de 24 horas hábiles a la autoridad inmediata superior.
b. La enfermera de Área de Salud, clasifica las vacunas según tipo, lote y fecha de vencimiento. El encargado de bodega almacena de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equipo frigorífico, siguiendo las buenas prác-ticas de almacenamiento.
c. El encargado de bodega de Área de Salud procede a registrar el ingreso en las tarjetas kardex autorizadas por la Contraloría General de Cuentas -CGC- .
d. Trimestralmente se deberá realizar el inventario físico de vacunas llenando el “Registro de Inventario físico general trimestral” (Anexo 10)
4.3.3 Almacenamiento de vacunas en el distrito de salud:
a. Al recibir el pedido en el DMS, la enfermera del DMS encargada de inmuniza-ciones verifica físicamente el mismo (Cantidad, temperatura y aspectos relacio-nados) de acuerdo a la requisición.
b. La enfermera del DMS encargada de inmunizaciones, clasifica las vacunas se-gún tipo, número de lote y fecha de vencimiento. El encargado de bodega almacena de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equipo frigorífico siguiendo las buenas prácticas de almacenamiento.
c. El encargado de bodega procede a registrar el ingreso de las vacunas e insu-mos relacionados a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.
d. Trimestralmente se deberá realizar el inventario físico de vacunas llenando el “Registro de Inventario físico general trimestral” (Anexo 10).
4.3.4 Colocación y control de almacenamiento de vacunas en
Servicios de Salud que cuentan con cadena de frío:
a. Al recibir el pedido en el servicio, la enfermera o el auxiliar de enfermería del servicio de salud verifica físicamente el mismo (Cantidad, temperatura y aspec-tos relacionados) de acuerdo a la requisición.
b. La enfermera o el auxiliar de enfermería del servicio de salud, clasifica las va-cunas según tipo, número de lote y fecha de vencimiento y procede a la colo-cación de las mismas en los equipos frigoríficos siguiendo las buenas prácticas de almacenamiento.
c. La enfermera o el auxiliar de enfermería del servicio de salud, deberá registrar la información en el afiche de control de temperaturas.
d. La enfermera o el auxiliar de enfermería realiza el ingreso de las vacunas e insumos a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.
e. Trimestralmente se deberá realizar el inventario físico de vacunas llenando el “Registro de Inventario físico general trimestral” (Anexo 10).
4.3.5 Colocación y almacenamiento de vacunas en el hospital:
a. Al recibir el pedido en el hospital, la enfermera encargada de inmunizacionesclasifica las vacunas según tipo, número de lote y fecha de vencimiento. El encargado de bodega procede al almacenamiento de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equipo frigorífico, siguiendo las buenas prác-ticas de almacenamiento.
b. El encargado de bodega realiza el ingreso de las vacunas e insumos relaciona-dos a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.
c. Trimestralmente se deberá realizar el inventario físico de vacunas llenando el “Registro de Inventario físico general trimestral” (Anexo 10).
PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL ADECUADO DE VACUNAS EN LOS SERVICIOS DE SALUD
NIVEL RESPONSABLES VERIFICACIÓN ALMACENAMIENTOCLASIFICACION Y INVENTARIOSCONTROL DE
Área de Salud
Enfermera de Área
de Salud Verificación física del pedido (cantidad, tem-peratura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la Requisición.
Clasificación de las vacunas según tipo, lote y fecha de vencimiento. Encargado de bodega de Área de Salud Almacenamiento de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equi-po frigorífico, siguiendo las buenas prácticas de almace-namiento.
Registro de movimientos en la tarjeta kardex auto-rizadas por CGC. Realización de inventario trimestral en formato de registro de inventario físico general. Distritos de Salud
Enfermera de DMS Verificación física del pedido (cantidad, temperatura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la Requisición.
Clasificación de las vacunas según tipo, lote y fecha de vencimiento.
Encargado de
bodega del DMS Almacenamiento de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equi-po frigorífico, siguiendo las buenas prácticas de almace-namiento.
Registro de movimientos en la tarjeta kardex auto-rizadas por CGC. Realización de inventario trimestral en formato de registro de inventario físico general. Servicios de salud con Cadena de Frío Enfermera Auxiliar/ Encargado del servicio
Verificación física del pedido (cantidad, temperatura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la Requisición.
Clasificación de las vacunas según tipo, lote y fecha de vencimiento. Almacenamien-to de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equipo frigorífico, sigui-endo las buenas prácticas de almacenamiento.
Registro de movimientos en la tarjeta kardex auto-rizadas por CGC. Realización de inventario trimestral en formato de registro de inventario físico general. Hospitales Enfermera encar-gada de Inmuni-zaciones
Verificación física del pedido (cantidad, temperatura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la Requisición.
Clasificación de las vacunas según tipo, lote y fecha de vencimiento.
Encargado de
bo-dega del Hospital Almacenamiento de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equi-po frigorífico, siguiendo las buenas prácticas de almace-namiento.
Registro de movimientos en la tarjeta kardex auto-rizadas por CGC. Realización de inventario trimestral en formato de registro de inventario físico general.
4.3.6 Normas de Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA):
Al respecto, se debe cumplir con lo establecido en los “Lineamientos de conservación, transporte y almacenamiento de las vacunas” adjunto al presente documento (ANEXO 1). Así mismo, se debe tener un apropiado control de las fechas de vencimiento, siguiendo, para la entrega de insumos, la metodología PEPE (Primero en Expirar, Primero en Entregar).
4.4 Instrumentos para el almacenamiento:
4.4.1 CNB
•
Factura cambiaria del proveedor•
Lista de empaque•
Acta de ingreso de pedido•
Formulario Constancia de Ingreso a Almacén Forma 1-H•
Requisición de Medicamentos y Suministros•
PAHO/183•
Tarjeta de control de suministros (kardex) autorizada por CGC•
Base de datos electrónica del CNB•
Afiches de Monitoreo Diarios•
Gráfica de temperatura del CNB•
Formato de registro de inventario físico general.•
Formato de Donaciones4.4.2 Área de Salud, Hospitales, DMS y Servicios con
Cadena de Frío
•
Tarjeta de control de suministros (kardex) autorizada por CGC•
Afiches de Monitoreo Diarios
5. Distribución
5.1 Definición:
Proceso mediante el cual se entregan vacunas e insumos relacionados a los dife-rentes niveles de la red de servicios de salud del MSPAS a través de un calendario establecido.
El sistema de distribución es la cadena completa de instalaciones, recursos y trans-porte por las cuales tienen que pasar las vacunas e insumos hasta ser administra-dos al consumidor.
5.2 Objetivos:
Garantizar la disponibilidad oportuna de vacunas e insumos relacionados en los servicios de salud del MSPAS, mediante el adecuado funcionamiento de la cadena de distribución, dando especial énfasis al cuidado de la cadena de frío.
5.3 Procedimiento:
El proceso de distribución debe clasificarse según la fase que conlleva la Distribución: CNB a las Áreas de Salud, de las Áreas de Salud a DMS, de las Áreas de Salud a Hospitales y la distribución de los DMS a los C/S, P/S, y otros servicios de la Red del MSPAS.
NOTA: El CNB entregará vacunas e insumos relacionados únicamente a las Áreas de Salud, quienes serán las responsables de distribuir a la red de servicios de acuerdo al sistema de distribución, (Directo o Indirecto)
5.3.1 Procedimiento para la distribución del CNB
a las Áreas de Salud
a. Calendario de distribución: el CNB con base en la programación anual de vacunas e insumos relacionados de cada Área de Salud, prepara un calendario anual de distribución.
b. Pre-autorización de despacho: La enfermera de Área de Salud elabora el Ba-lance de vacunas e insumos relacionados consolidado, el cual debe presentar-se debidamente firmado y presentar-sellado por la/el director de Área de Salud. Según el
análisis del instrumento de Balance, se elabora la pre-requisición. La enfermera del Área de Salud envía vía electrónica la pre-requisición para pre-autorización del CNB, con 3 días de antelación. La cantidad a solicitar de vacunas corres-ponderá a los niveles de seguridad (Nivel Máximo y Nivel Mínimo) autorizados por el CNB; las jeringas y cajas de bioseguridad se calcularán con base en la cantidad de vacunas autorizadas.
c. Autorización de despacho: Si el CNB autoriza la pre-requisición, la enfermera del Área de Salud realiza la requisición en el formato oficial autorizado por la CGC (anexo 11). Esta debe estar firmada por el Director o el Gerente Adminis-trativo Financiero.
d. Periodicidad de Distribución del CNB – ÁREA DE SALUD: El CNB distribuirá a las Áreas de Salud las cantidades de vacunas e insumos relacionados solici-tados para cubrir el requerimiento de los servicios mensualmente, a excepción de casos especiales, por ejemplo, donde la capacidad de almacenamiento de la cadena de frío sea mayor.
e. Preparación: El encargado de bodega del CNB verifica las cajas frías y los pa-quetes refrigerantes, para evaluar si son adecuados (limpios y en buen estado) para la conservación de la vacuna en cadena de frío de acuerdo a las cantida-des a cantida-despachar y el tipo de vacuna solicitada (ver Anexo 1).
f. Despacho al Área de Salud: El encargado de bodega del CNB revisa la requi-sición y las cantidades autorizadas para el despacho; a su vez la enfermera/o de Área de Salud o el encargado autorizado por el Área de Salud, debidamente capacitado para la recepción, conteo y embalaje seguro de la vacuna, verifica: que el equipo a utilizar se encuentre en buenas condiciones, que la temperatu-ra sea la adecuada patemperatu-ra el ttemperatu-ransporte de la vacuna, que las cantidades entre-gadas coincidan con lo autorizado. Luego procede a la colocación del pedido en las cajas frías. Después de ser entregado el pedido, el encargado de bodega del CNB firma de entregado y el encargado asignado oficialmente* por el
Área de Salud, firma de conformidad** en lo recibido en La requisición.
g. Traslado al Área de Salud: El encargado designado por el Área de Salud pro-cede al traslado de la vacuna e insumos al Área de salud, observando los linea-mientos de transporte descritos en el anexo 1.
h. Registro del egreso: El encargado de la bodega del CNB registra los egresos y saldos en tarjetas kardex y el digitador del CNB ingresa los movimientos rea-lizados a la base de datos de vacunas y jeringas.
* Deberá presentar oficio firmado por Director de Área de Salud, que dicta-mine su calidad oficial de asignación
Gráfica No. 3
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE VACUNAS, JERINGAS Y CAJAS DE BIOSEGURIDAD DEL CNB A LAS ÁREAS DE SALUD
5.3.1 Procedimiento para la distribución del Área de Salud al Hospital
a. La enfermera responsable de inmunizaciones del Hospital realiza el Balancede vacunas e insumos relacionados y en base a este, realiza la requisición, en coordinación con el encargado de bodega. El Director o Gerente Administrati-vo del Hospital analiza la requisición y si es autorizada, la enfermera traslada el Balance y la Requisición al Área de Salud
b. La enfermera del Área de Salud revisa el balance y la requisición y determina las cantidades a despachar y traslada al director o Gerente AF del Área de Salud para el Vo. Bo.
c. El encargado de bodega del Área de Salud prepara las cantidades a despachar de acuerdo a la requisición previamente autorizada. El encargado de Kardex descarga las cantidades de vacunas e insumos entregados al hospital en dicha tarjeta
d. El encargado autorizado por el Hospital, debidamente capacitado para la re-cepción del pedido, revisa las cantidades de vacunas e insumos relacionados recibidos, coloca las vacunas en cajas frías de acuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y firma de conformidad la requisición.
Encargado de Bodega del CNB
Personal asignado* por la DAS, debidamente capacitado para la recepción del pedido
Encargado de tarjeta kardex del CNB
Encargado de Vacunas del Área de Salud, au-torizado por Director del Área de Salud
Descargo en Tarjeta kardex
Encargado de Vacunas del Área de Salud,
autorizado por Director del Área de
Salud Administrador del CNB Encargado de tarjeta kardex del CNB Encargado de Bodega del CNB Elaboración y Presentación del Balance de vacunas y Requisición de pedido al CNB Análisis y Autorización de la Requisición Preparación y despacho del Pedido
autorizado
Recepción y traslado al Área de Salud
Personal asignado* por la DAS, debidamente
capacitado para la recepción del pedido
e. Al llegar al hospital, la enfermera revisa las vacunas e insumos y el encargado de bodega almacena de acuerdo a las buenas prácticas de almacenamiento.
f. El encargado de bodega del hospital ingresa las cantidades de las vacunas e insumos en las tarjetas kardex.
Gráfica No. 4
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL ÁREA DE SALUD AL HOSPITAL
Elaboración y Presentación del Balance
de vacunas al Área de Salud
Análisis y definición de la cantidad a distribuir con base en niveles de
seguridad Vo.Bo de la requisición Enfermera responsable de inmunizaciones del hospital
Enfermera del Área de Salud Recepción y traslado al Hospital Encargado autorizado por el Hospital Almacenamiento Enfermera revisa vacuna e insumos y Encargado de Bodega del Hospital almacena
Descargo en tarjeta kardex
Encargado de Bodega del Hospital
Director del Área de Salud
Preparación y despacho del Pedido
autorizado
Encargado de Bodega del Área de Salud
Descargo en Tarjeta kardex
Encargado de Bodega del Área de Salud
DISTRIBUCIÓN INDIRECTA:
5.3.2 Procedimiento para la distribución del Área de Salud a los DMS
a. La enfermera de DMS realiza el balance consolidado de vacunas e insumosrelacionados y la requisición.
b. El coordinador del DMS revisa la requisición y si ésta es autorizada, la enferme-ra la tenferme-raslada, junto con el balance consolidado al Área de Salud.
c. La enfermera de Área de Salud recibe y revisa el Balance consolidado de vacu-nas e insumos relacionados y la requisición, determina las cantidades a despa-char de acuerdo a los niveles de seguridad y traslada al Gerente AF o Director del Área de Salud para el Vo. Bo.
d. El encargado de bodega del Área de Salud prepara las cantidades a despachar de acuerdo a la requisición previamente autorizada.
e. El encargado de bodega de Área de Salud registra la salida de las vacunas e insumos en las tarjetas de control de suministros (kardex), de acuerdo a las cantidades despachadas.
f. El encargado autorizado por el DMS, debidamente capacitado para la recep-ción del pedido, revisa las cantidades de vacunas e insumos relacionados re-cibidos, coloca las vacunas en cajas frías de acuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y firma de conformidad la requisición.
g. Al llegar al DMS, la enfermera revisa las vacunas e insumos.
h. El encargado de bodega del DMS almacena de acuerdo a las buenas prácticas de almacenamiento e ingresa las cantidades de las vacunas e insumos en las tarjetas kardex
Gráfica No. 5
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE ÁREA DE SALUD A LOS DMS
Gerente o Director del Área de Salud
Encargado de Bodega del Área de Salud Enfermera del DMS
Enfermera revisa vacuna e insumos y Encargado
de Bodega almacena Enfermera del Área de
Salud
Encargado de Bodega del Área de Salud Persona designada y
autorizada por el DMS para la recepción del
pedido
Encargado de Bodega del Área de Salud
Elaboración y Presentación del Balance de vacunas y Requisición
de pedido al Área de Salud autorizados por el
Coordinador del DMS
Análisis y definición de la cantidad a distribuir con base en
niveles de seguridad Vo.Bo de la requisición Preparación y despacho del Pedido autorizado Recepción y traslado al DMS
Almacenamiento Descargo en Tarjeta
kárdex
Descargo en Tarjeta kárdex
5.3.3 Procedimiento para la distribución del DMS a
Servicios de Salud (C/S, P/S, y otros servicios de la
Red de Servicios del MSPAS)
a. La enfermera o encargado del servicio realiza la requisición en base al balance de vacunas e insumos relacionados del servicio.
b. La autoridad superior en el servicio, revisa la requisición y si es autorizada, el encargado del servicio la traslada, junto con el balance, al DMS.
c. La enfermera del DMS recibe la requisición y el Balance de vacunas e insumos relacionados del servicio de salud, revisa y analiza la información, determina las cantidades a despachar de acuerdo a los niveles de seguridad establecidos, y traslada al coordinador del DMS para el Vo.Bo.
d. El encargado de bodega del DMS prepara las cantidades a despachar de acuer-do a la requisición previamente autorizada. El encargaacuer-do de bodega en el DMS registra la salida de las vacunas e insumos en las tarjetas de control de sumi-nistros (kardex), de acuerdo a las cantidades despachadas.
e. El encargado del servicio de salud (C/S, P/S u otro), revisa las cantidades de vacunas e insumos relacionados recibidos, coloca las vacunas en cajas frías de acuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y firma de conformidad la requi-sición.
f. Al llegar al servicio la enfermera o encargado del servicio revisa las vacu-nas e insumos y almacena de acuerdo a las buevacu-nas prácticas de almacena-miento.
g. La enfermera o encargado del servicio ingresa las cantidades de las vacunas e insumos en las tarjetas kardex
Gráfica No. 6
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL DMS A SERVICIOS DE SALUD
Encargado de Bodega del DMS Enfermera o encargado
del servicio revisa vacuna e insumos y almacena
Enfermera del DMS
Enfermera o encargado del servicio Enfermera o encargado
del Servicio
Encargado de Bodega del DMS Director del DMS
Enfermera Auxiliar del Servicio Elaboración y Presentación del Balance de vacunas al DMS Análisis y definición de la cantidad a distribuir con base en niveles de
seguridad
Vo. Bo. de la requisición
Preparación y despacho del Pedido
autorizado Recepción y traslado al
Servicio de Salud
Almacenamiento Descargo en Tarjeta
kardex
Descargo en Tarjeta kardex
DISTRIBUCIÓN DIRECTA:
5.3.4 Procedimiento para la distribución del Área de Salud
a los Servicios
a. La enfermera o encargado del servicio realiza la requisición en base al balance de vacunas e insumos relacionados del servicio.
b. La autoridad superior en el servicio, revisa la requisición y si es autorizada, el encargado del servicio la traslada, junto con el balance, al Área de Salud.
c. La enfermera de Área de Salud recibe la requisición y el Balance de vacunas e insumos relacionados de los servicios de salud, revisa y analiza la información, determina las cantidades a despachar de acuerdo a los niveles de seguridad previamente establecidos, y traslada al director o Gerente AF del Área de Salud para el Vo.Bo.
d. El encargado de bodega del Área de Salud prepara las cantidades a despachar de acuerdo a la requisición previamente autorizada. Registra la salida de las vacunas e insumos en las tarjetas de control de suministros (kardex), de acuer-do a las cantidades despachadas.
e. El encargado del servicio de salud (CS, PS u otro), revisa las cantidades de va-cunas e insumos relacionados recibidos, coloca las vava-cunas en cajas frías de acuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y firma de conformidad la requisición.
f. Al llegar al servicio la enfermera o encargado del servicio revisa las vacunas e insumos y almacena de acuerdo a las buenas prácticas de almacenamiento.
g. La enfermera o encargado del servicio ingresa las cantidades de las vacunas e insumos en las tarjetas kardex
Gráfica No. 7
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE ÁREA DE SALUD A SERVICIOS DE SALUD
5.4 Instrumentos:
•
Balance de vacunas e insumos relacionados por nivel•
Tarjeta de Control de Suministros (Kardex) autorizadas por CGC•
Requisición Almacenamien-to Descargo en Tar-jeta kardex Descargo en Tar-jeta kardex Encargado de Bodega del Área de Salud Director del Área deSalud Enfermera del Área de
Salud Enfermera o encargado del servicio Enfermera o encargado del Servicio Enfermera o encargado del servicio revisa vacuna e insumos y
almacena
Encargado de Bodega del Área de Salud
Enfermera Auxiliar del Servicio Recepción y traslado al Servicio de Salud Elaboración y Presentación del Balance de vacunas al Área de Salud Análisis y definición de la cantidad a distribuir con base en
niveles de seguridad
Vo. Bo. de la requisición
Preparación y despacho del Pedido
autorizado
Almacenamiento Descargo en Tarjeta
kardex
Descargo en Tarjeta kardex
6. Atención al usuario
(Administración de dosis de vacuna a las personas)
6.1 Definición:
Es el proceso mediante el cual el personal de salud del Hospital, C/S, P/S, y otros servicios de salud del MSPAS administra la / las dosis correspondiente de vacu-na(s) al usuario de acuerdo al Esquema de Vacunación y los Lineamientos Técnicos establecidos por el Programa de Inmunizaciones.
6.2 Objetivo:
Garantizar la correcta administración de la vacuna en la población objetivo del programa.
6.3 Procedimiento
a. Preparación de puesto de vacunación: El personal de salud prepara el termo y los paquetes refrigerantes, traslada las dosis de vacunas al termo y prepara los insumos relacionados.
b. Identificación de dosis a administrar: El personal de salud designado entre-vista al paciente o encargado, para establecer la dosis a administrar, recibe el car-né (si se cuenta con el) y revisa el cuaderno del niño y la niña SIGSA 5a, en el caso de mujeres de 15 a 49 años revisa el SIGSA 5b. Registra la(s) dosis a administrar en el carné, en el cuaderno del niño y la niña SIGSA 5a o en SIGSA 5b, según corresponda. Anota en el SIGSA 3 P/S o 4C/S, según sea el caso, la cantidad de dosis administrada, para que el paciente o encargado firme de recibido.
c. Administración de vacunas: Previo a la administración de la dosis de vacuna el proveedor de servicios de salud debe garantizar que se ha cumplido con los lineamientos de conservación, transporte y almacenamiento para garantizar la calidad de la vacuna (ver anexo 1) y cumple los correctos de la vacunación (va-cuna correcta, persona correcta, dosis correcta, vía de administración correcta, sitio anatómico correcto, jeringa y aguja correcta, intervalo de tiempo correc-to). Posteriormente administra la(s) dosis de la vacuna.
3 Si el paciente no cuenta con el carné porque lo extravió se deberá proporcionar uno
nuevo colocando las fechas tentativas de administración de la dosis de vacuna (si estas no estuvieran registradas en el servicio) en el espacio específico.
d. Cita de seguimiento: El personal de salud designado proporciona información sobre la dosis administrada y sobre la fecha de la siguiente dosis. Anota con lápiz dicha información en el carné de la niña y el niño.
e. Digitación de información en SIGSAWEB: El personal de salud designado traslada la información para que el digitador pueda ingresar la información en el módulo del SIGSA WEB, con la supervisión técnica de la enfermera de Área de Salud y/o persona designada por el director de Área de Salud.
Gráfica No. 8
FLUJO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA VACUNA EN LOS SERVICIOS DE SALUD
6.4 Instrumentos:
•
Carné del niño y la niña•
SIGSA 5a Cuaderno del niño y la niña•
SIGSA 5b Registro de datos de vacunados con Td•
SIGSAWEB•
SIGSA 3P/S•
SIGSA 4C/SPreparación de
puesto de vacunación Identificación de dosis a administrar
Registro de la(s) dosis a administrar en carné y SIGSA 5a o 5b Verificación del cumplimiento de los correctos de la vacunación Administración de la(s) dosis de la vacuna. Estableceimiento de cita de seguimiento Digitación de información en SIGSAWEB
7. Información Lógística
7.1 Definición:
Datos obtenidos mediante la utilización de instrumentos y registros de existencias, movimientos y consumo, los cuales se utilizan en la gestión de suministros.
7.2 Objetivo:
Tomar decisiones fundamentadas en la recopilación, organización y análisis de los datos de vacunas e insumos relacionados.
7.3 Instrumentos y su utilización:
a. SIGSA 5a Cuaderno de la niña y el niño: cuaderno que se utiliza en los ser-vicios para el registro de información correspondiente a los datos generales del niño o la niña, del padre o responsable, dosis de vacunas administradas, suplementación de micronutrientes, del monitoreo del crecimiento “peso, longitud y talla”.
b. SIGSA 5b: formulario que se utiliza en los servicios para el registro de la informa-ción de dosis de vacuna Td administrada en mujeres de 15 a 49 años y otros grupos.
c. Carné del niño y la niña: documento de identificación y registro de dosis de va-cunas administradas y control de peso, talla, y suplementación de micronutrientes.
d. Tarjeta de Control de Suministros (Kardex): Registra las entradas y salidas de las vacunas e insumos relacionados, de manera individual por vacuna, por forma farmacéutica, por presentación; incluyendo los datos de fecha de vencimiento y precio; debe consignar toda la información requerida en la misma por ser fuente primaria del sistema de información. Debe llenarse cada vez que haya un movi-miento y registrar cada movimovi-miento por línea; las dosis aplicadas y dosis no útiles se anotan en salidas, las pérdidas, traslados y préstamos se anotan en reajustes. En observaciones debe anotarse la justificación de cada reajuste (y en No. de Referencia el número del documento de respaldo). Constituye el instrumento de fiscalización por parte de auditoría interna y la Contraloría General de Cuentas. Debe estar autorizada por la CGC.
Nota: En el caso de Donaciones de insumos relacionados a la vacunación, debe seguir-se el procedimiento seguir-según lo estipula la Norma Técnica y Manual de Procedimientos para la Gestión de medicamentos y productos afines en DAS, en donde indica que
solamente a nivel de las DAS pueden recibirse donaciones, y especifica el registro de las mismas en las tarjetas Kardex. En el caso de donaciones de biológicos, solamente pueden gestionarse a nivel del Programa de Inmunizaciones, para garantizar que cum-plan con los criterios de calidad establecidos por el PI.
e. Registro diario de demanda real de Vacunas e Insumos Relacionados: Ins-trumento que permite la recolección de datos de consumo diariamente, regis-trando lo entregado, no entregado a usuario, las dosis no útiles y las pérdidas. Las dosis anotadas en el registro diario de demanda real deben reflejarse en el Balance simple. Las pérdidas deben anotarse en la casilla de reajustes, tanto en el Kardex, como en el Balance.
f. Balance de Vacunas e Insumos Relacionados: Se utiliza para el análisis de existencias, consumos y requerimientos en servicios de salud, bodega de DMS y bodega de Área de Salud con el fin primordial de toma de decisiones para la solicitud, programación y adquisición oportuna.
g. Acta de justificación de reajuste: El acta o documento de justificación de reajuste es el documento que respalda los ajustes positivos o negativos reportados en el balance de vacunas e insumos relacionados. Los ajustes positivos se pueden dar por recepción de donaciones (sólo para insumos relacionados a la vacunación y a nivel de la DAS) o préstamos de vacunas e insumos (cuando recibe), los ajustes negativos se pueden dar por préstamos de vacunas e insumos (cuando da) y por alguna pérdida registrada de acuerdo al procedimiento especial para la determi-nación de responsabilidades en caso de pérdidas que se encuentra en el anexo 2.
h. Requisición: Es el formulario oficial para la solicitud de las vacunas e insumos relacionados a la vacunación en los servicios de salud, Distrito Hospitales y DAS.
7.4. Procedimiento
7.4.1 Flujo de información de Centros de Salud y
Puestos de Salud hacia los Distritos de Salud:
a. Elaborar diariamente el Registro Diario de Demanda Real (RDDR) de acuerdo al calendario logístico, en el cual se registrarán las dosis entregadas, no entrega-das, las dosis no útiles y las pérdidas
b. Registrar en las tarjetas kardex las dosis aplicadas y las dosis no útiles conforme movimiento registrado en el RDDR.
c. De acuerdo al calendario logístico (Anexo 5), el personal de salud designado entrega el RDDR debidamente llenado a la enfermera del distrito para que coor-dine la digitación e impresión del Balance de vacuna e insumos relacionados.
7.4.2 Flujo de información del Distrito de Salud al Área de Salud:
a. Registrar en las tarjetas kardex los despachos realizados a los servicios deacuerdo a la distribución.
b. El encargado de bodega elabora mensualmente el balance de bodega de acuerdo al formato en anexos.
c. La enfermera del DMS en coordinación con el encargado de logística del DMS consolida mensualmente el Balance de vacunas e insumos relacionados de los puestos de salud, y centro de salud, para generar el Balance de vacunas e insu-mos relacionados consolidado del DMS colocando la existencia física en bodega de cada vacuna de acuerdo al conteo físico reportado en el balance de bodega.
d. La enfermera del DMS traslada al Área de Salud el Balance de vacunas e insumos relacionados consolidado del distrito mensualmente. Debe contener las firmas correspondientes. Presentación del Balance de vacunas Consolidado al Área de Salud de acuerdo al calendario logístico
Elaboración del balance de bodega y entrega a la Enfermera del DMS Recepción de los Balance de vacunas de los servicios Elaboración del Balance de vacunas Consolidado Registro de las dosis
aplicadas y las dosis no útiles Descargo en la tarjeta kardex Elaboración del RDDR Presentación del RDDR en el distrito para digitación al corte del mes.
Elaboración del Balance de vacunas e insumos relacionados del servicio
de acuerdo al calendario logístico
Registro de las dosis aplicadas y dosis no
útiles
Descargo en la tarjeta
kardex Elaboración del RDDR
Elaboración del Balance de Vacunas e insumos
relacionados del Hospital
Envío a Área de Salud
7.4.3 Flujo de información del Hospital al Área de Salud
a. Elaborar diariamente el Registro Diario de Demanda Real (RDDR) de acuerdo al calendario logístico, en el cual se registrarán las dosis entregadas, no entrega-das, las dosis no útiles y las pérdidas.
b. Registrar en las tarjetas kardex las dosis aplicadas y las dosis no útiles conforme movimiento registrado en el RDDR.
c. De acuerdo al calendario logístico, la enfermera de inmunizaciones del hospital elabora el Balance de Vacunas e insumos relacionados a la vacunación y entre-ga a la enfermera encarentre-gada de inmunizaciones del Área de Salud.
