Versión 01 Fecha Emisión 28/05/2018 RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2017 MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE RENDICIÓN DE CUENTAS CAPÍTULO VIII: MÓDULO CIERRE

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Índice

1. INTRODUCCIÓN ... 3 2. DESCRIPCIÓN Y FUNCIONALIDADES ... 5

2.1. Etapa 1: Selección Proceso ... 6

2.2. Cierre Libros ... 7

2.3. Etapa 3: Cierre RBD-Subvención ... 9

2.4. Etapa 4: Finalizar Rendición ... 16

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1.

INTRODUCCIÓN

En complemento a los manuales de usuarios publicados por esta Superintendencia, el presente manual expone las funcionalidades y su forma de uso del Módulo de Cierre, del Sistema de Rendición de Cuentas.

Para dar inicio a las etapas que comprenden el Módulo de Cierre, previamente el usuario deberá al menos haber cargado y cerrado cada uno de los Libros Percibidos de la rendición de recursos, tales como el Libro de Remuneraciones, Compras, Honorarios, Otros Ingresos y FICOM. El cierre de cada uno de estos libros, particularmente en lo referido a la etapa 4 del proceso de carga, se encuentra especificado en los respectivos manuales de usuario de cada libro, los que se encuentran disponibles a través del Portal de Transparencia Financiera.

De este modo, el proceso de cierre de la rendición de cuentas, implica el cierre de los siguientes subprocesos:

1. Cierre de Libros. 2. Cierre RBD-Subvención. 3. Cierre Rendición.

Asimismo, es pertinente tener presente que, al momento de cargar y cerrar un libro de gasto o ingreso, tal como se describe en los capítulos I, III, IV, V y VI del Manual de Usuario del Sistema de Rendición de Cuentas, éste no es un cierre definitivo del proceso, ya que se debe tener en cuenta los siguientes elementos:

 El sistema permite la opción de dar reapertura a un Libro ya cerrado, para lo cual deberá hacer clic en el botón “Reaperturar Rendición Libro”, y de este modo, quedará habilitado para cargar nuevos Archivos CSV o eliminar aquellos que ya se encuentran cargados, según lo estime pertinente.

 Además, es necesario tener presente que, la reapertura del o los libros será permitida siempre y cuando no se hayan efectuado, las Etapas 2 y 3 (Cierre Libros y Cierre RBD-Subvención, respectivamente) del Módulo de Cierre.

 En la eventualidad que, el usuario decida no cargar gastos para un Libro Percibido que se encuentra habilitado por el sistema, la etapa debe ser concluida en su totalidad. Por lo que, para dar cumplimiento a esta obligación, deberá avanzar por cada una de las 4 etapas de carga del libro (que corresponda) sin cargar Archivos CSV y finalmente cerrarlo, tal como se

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Superintendencia de Educación Ilustración 01

 Es necesario precisar que, al momento de dar cierre a la rendición de un Libro, el sistema desplegará el siguiente mensaje de confirmación para el cierre de un libro.

Ilustración 02

NOTA: Una vez que el sistema despliega este mensaje, cabe tener presente que éste contabiliza la Administración Central (AC) como un RBD más, ya que también está sujeta a carga de información en libros, específicamente gastos, por tal razón, se recomienda leer detenidamente este mensaje, con el propósito de evitar confusiones al respecto.

Finalmente, luego de aceptar la confirmación del cierre del libro, el sistema desplegará en la parte superior derecha de la pantalla, el siguiente mensaje de validación:

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2.

DESCRIPCIÓN Y FUNCIONALIDADES

Al ingresar al sistema de Rendición de Cuentas de la Superintendencia de Educación, se le solicitará la autentificación al usuario, como se aprecia en la siguiente imagen.

Ilustración 04

Una vez dentro del sistema, el Módulo de Cierre se encontrará en el menú principal, donde deberá seleccionar la opción “Cierres” para visualizar la Etapa I del Módulo, tal como se muestra en la imagen:

Ilustración 05 Módulo de Cierre

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Al ingresar se desplegará en la pantalla la interfaz del Módulo de Cierre, que se compone de 4 etapas (Selección Proceso, Cierre Libros, Cierre RBD-Subvención, y Ver Resultados Cierre), tal como se muestra en la siguiente ilustración:

Ilustración 06

2.1.Etapa 1: Selección Proceso

En esta etapa el usuario debe seleccionar el proceso, que corresponde al proceso de Rendición de Cuentas de Recursos 2017, y luego presionar el botón “Continuar” para proseguir con la siguiente etapa, tal como lo visualiza la siguiente ilustración:

Ilustración 07 Seleccione proceso

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2.2.Cierre Libros

En la etapa 2 del Módulo de Cierre se visualizará un resumen de todos los Libros que el usuario se encuentra habilitado para rendir, en el marco del proceso de Rendición de Cuentas de Recursos 2017.

No obstante, dependiendo del estado de cierre de cada Libro (el cual fue detallado en el comienzo de este documento) el sistema visualizará el resultado de esta operación en la pestaña “Estado”, tal como lo indica la ilustración 08. Por lo que, en el caso en que un Libro no haya sido cerrado por el usuario en la etapa previa al Módulo de Cierre, el sistema automáticamente catalogará como ABIERTO el estado de ese Libro.

Ilustración 08

Para mayor detalle al respecto, para los estados que pueden presentar cada uno de los Libros en esta etapa del módulo, es pertinente tener presente el significado de cada estado:

ABIERTO: corresponde al estado en el cual el usuario NO ha dado cierre al Libro, en la etapa de carga de Libros (archivos).

RENDIDO: corresponde al estado en el cual el usuario SÍ ha cerrado el Libro, en la etapa de carga de Libros.

REABIERTO: corresponde al estado en el cual el usuario ha reabierto un Libro que ya se encontraba en estado RENDIDO.

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Para avanzar con la Etapa 3 del Módulo de Cierre, el usuario deberá dar clic en el botón “Continuar”, ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. Sin embargo, en aquellos casos en los que un Libro habilitado para rendir (Remuneraciones, FICOM, Compras y Otros Gastos, Honorarios, y Otros Ingresos) no se encuentra en estado “ABIERTO” o “REABIERTO”, el sistema desplegará un mensaje de advertencia, tal como lo visualiza la siguiente ilustración:

Ilustración 09

De este modo, se les recuerda que, para avanzar con la Etapa 3 del Módulo de Cierre, el usuario debe al menos haber cerrado todos los Libros Percibidos (ilustración 10), por lo que, en la eventualidad que el usuario decida no cargar gastos para un Libro que se encuentra habilitado por el sistema, la etapa debe ser concluida en su totalidad. Para dar cumplimiento a esta obligación, deberá avanzar por cada una de las 4 etapas de carga del libro (que corresponda) sin cargar Archivos CSV y finalmente cerrarlo.

Ilustración 10

Por su parte, para el caso de los sostenedores habilitados para rendir en la modalidad de Estados Financieros, en el caso de no haber cargado alguno de estos reportes, se desplegará el siguiente mensaje de advertencia:

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Ilustración 11

Cabe señalar que, para el caso de los sostenedores habilitados para rendir en la modalidad de Estados Financieros, el usuario puede continuar con el cierre de la rendición (RBD-Subvención y Cierre General), aun cuando no haya realizado la carga de los reportes financieros. No obstante, para continuar con las siguientes etapas, el usuario debe al menos cerrar la totalidad de los Libros Percibidos.

2.3.Etapa 3: Cierre RBD-Subvención

En esta etapa del Módulo de Cierre, el usuario podrá visualizar un cuadro con el detalle para cada Subvención y RBD, con los siguientes elementos: Estado de cierre de la rendición, Saldo Inicial, Ingresos del Período, Gasto Declarado, Saldo Final y Fecha del Estado (Ilustración 12). Toda esta información se visualizará de manera automática a partir de la información que ha declarado en la carga de Libros, como también con los datos precargados por esta Superintendencia, tal como lo es el caso del Saldo Inicial.

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Por su parte, en el caso que un usuario tenga más de una subvención por cerrar, para visualizar el detalle deberá seleccionar en el banner superior del cuadro, la subvención particular que desea cerrar, tal como se indica en la siguiente ilustración:

Ilustración 13

Una vez seleccionada la subvención que desea cerrar, el usuario deberá validar los montos que ha declarado para cada combinación de RBD-Subvención, por lo que, en el caso de estar de acuerdo con los montos declarados, deberá dar clic en “Cerrar RBD Subvención” lo que tendrá como resultado la confirmación del cierre de los gastos declarados.

Ilustración 14

En esta etapa del proceso, es importante tener presente que, al momento de dar clic en el botón “Cierre RBD-Subvención”, el sistema realizará automáticamente el cierre para todos los RBD asociados a la subvención, por lo que el usuario no deberá dar clic en el botón “Cierre RBD-Subvención” por cada RBD, sino por cada subvención habilitada para rendir.

Seleccionar subvención

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Ilustración 15

Por su parte, para aquellos casos en los que el usuario realice un cierre RBD-Subvención, en el cual posea uno o varios RBD con gastos declarados igual a 0, el sistema desplegará el siguiente mensaje de advertencia, tal como lo visualiza la siguiente ilustración:

Ilustración 16

De este modo, en el caso de continuar con la operación, el usuario deberá aceptar la declaración desplegada para continuar con la etapa de “Cierre RBD-Subvención”, para lo cual el sistema desplegará el siguiente mensaje de validación para cada una de las subvenciones que esté declarando:

Ilustración 17

Por su parte, previo a realizar el cierre para la combinación de RBD-Subvención, es importante recordar los elementos relativos al proceso de cierre de la rendición de cuentas, los cuales se

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encuentran indicados en la versión 02 del Manual de Rendición de Cuentas para la rendición de recursos 2017 – 2018.

Al respecto, en el proceso de Rendición de Cuentas 2017 - 2018, por regla general se impedirá la declaración de saldos negativos en todas las subvenciones y, por lo tanto, el resultado del saldo deberá mostrar valor positivo o igual a cero para los recursos entregados en ese mismo periodo, considerando el total por sostenedor en cada subvención. En base a lo anterior, se han definido los siguientes casos de limitación de saldo, los cuales operarán de la forma que se señala a continuación:

- Saldo final1 mayor o igual a cero (0): En este caso, la suma de los ingresos y gastos del

año más el saldo inicial no podrá ser negativo. Esto aplica para las Subvenciones de Mantenimiento, Pro retención, Refuerzo Educativo, Internado y FAEP.

Respecto de la regla general señalada en el párrafo anterior respecto al saldo final, existen excepciones que se pueden presentar en las subvenciones General, SEP y PIE, en las que, dependiendo de su saldo inicial, se han definido reglas de limitación de saldos en aquellos casos que presenten un saldo inicial negativo. Lo anterior, para efectos de continuar con el proceso de corrección y reducción de este saldo negativo:

- Subvención General:

i. Si el saldo inicial es negativo, entonces la suma de los ingresos y gastos de la anualidad respectiva, sin incluir el saldo inicial, debe ser mayor o igual a cero (0). Lo anterior, con el objetivo de que el saldo final presente una reducción del saldo inicial negativo o a lo menos no lo incremente.

ii. Si el saldo inicial es positivo, entonces la suma de los ingresos y gastos de la anualidad respectiva, sin incluir el saldo inicial, podría ser menor a cero (0), siempre y cuando, el saldo final de la subvención para el período de rendición sea mayor o igual a cero (0).

- Subvención SEP y PIE:

Para el caso de las subvenciones SEP y PIE, que tengan un saldo inicial negativo, se deberá disminuir dicho saldo en al menos un 50%. No obstante, en el caso de los sostenedores cuyos ingresos percibidos en el año por estas subvenciones sea inferior al 50% del saldo inicial negativo, podrán reducir dicho saldo en menor porcentaje que el exigido, siempre y cuando no imputen gastos a estas subvenciones.

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Por su parte, en caso de existir un saldo final positivo para la Administración Central (AC) de las subvenciones General y SEP, se deberá proceder a ajustar la centralización de gastos hasta alcanzar la paridad entre los recursos centralizados y los gastos de la Administración Central de cada subvención, para lo cual el usuario deberá dirigirse al Módulo Administración Central y realizar los ajustes pertinentes. En concreto, el saldo final del periodo que se rinde debe ser igual a $02.

Finalmente, para avanzar en la Etapa 4: Finalizar Rendición, usuario deberá dar clic en el botón continuar.

Ilustración 18

Sin embargo, en el caso que el usuario desee continuar con la Etapa 4, y que además posea subvenciones no rendidas, es decir, yo haya realizado el Cierre RBD-Subvención, el sistema desplegará el siguiente mensaje de advertencia:

Ilustración 19

En el caso de estar de acuerdo con esta situación, deberá dar clic en el botón “Sí” y el sistema automáticamente dirigirá al usuario a la Etapa 4 del Módulo de Cierre.

2.3.1. Cierre Subvención Escolar Preferencial (SEP)

En el caso particular del cierre de la Subvención Escolar Preferencial (SEP), cabe tener presente que, de acuerdo al art. 8° de la Ley N° 20.248, el sostenedor deberá elaborar un Plan de Mejoramiento

2 Saldo Final de Administración Central: Ingresos por recursos centralizados – Gastos de Administración Clic!

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Educativo, por tanto, para dar cumplimiento a las acciones mencionadas en este plan y de acuerdo al 8° bis de la citada ley, el sostenedor podrá contratar docentes y asistentes de la educación a los que se refiere el artículo 2° de la Ley N° 19.464, y el personal necesario para mejorar las capacidades técnico pedagógicas del establecimiento y para la elaboración, desarrollo, seguimiento y evaluación del Plan de Mejoramiento Educativo. En este contexto, las contrataciones, incrementos y aumentos de horas deberán estar vinculados a las acciones y metas específicas del Plan de Mejoramiento y no podrán superar el 50% de los recursos que obtenga por aplicación de esta ley, a menos que en el Plan de Mejoramiento Educativo se fundamente un porcentaje mayor.

De este modo, y para efectos de dar cierre a la rendición de cuentas SEP a través del Módulo de Cierre, en el caso de que el monto rendido para un RBD excede el 50% en gastos remuneracionales del monto total asignado por esa subvención, el sistema desplegará el siguiente mensaje de alerta detallado por establecimiento, cuyo detalle lo podrá obtener seleccionando el botón “visualizar excesos”:

Ilustración 20

Ilustración 21

Luego de visualizar el detalle de los excesos, el usuario debe declarar y confirmar que esta situación se encuentra plenamente justificada en el Plan de Mejoramiento Educativo (PME) del establecimiento, tal como lo detalla la siguiente ilustración:

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Ilustración 22

En complemento a lo anterior, el sistema considerará para el cálculo del 50% en gastos remuneracionales, las siguientes cuentas habilitadas en el Plan de Cuentas:

Cuentas de Ingreso Cuentas de gasto (Libro de

Remuneraciones).

Cuentas de gasto (Libro de Honorarios).  310301 Subvención Escolar Preferencial  310302 Subvención por Concentración  310303 Aporte Adicional SEP  310304 Aporte Extraordinario SEP

 310406 Ajustes por Pago Rezagado SEP  410101 Sueldo Base  410102 Horas Extras  410104 Incremento % Zona  410116 Asignaciones  410119 Colación y Movilización  410124 Bono Incentivo al Desempeño Ley N° 20.248, Art. 8° N°4  410128 Asignación por Tramo de Desarrollo Profesional  410129 Planilla Suplementaria Art. 64 DFL N° 1°/98  410401 Seguro de Accidente Del Trabajo

 410402 Seguro de Cesantía  410403 Seguro de Invalidez Y Sobrevivencia (SIS)  410304 Otros gastos en personal  410309 Sala Cuna  410501 Asesoría Técnica y Capacitación de Empresas (Registro ATE)  410607 Eventos educativos y culturales  410608 Instrumentos de Evaluación Diagnóstica  410801 Uniforme y vestuario  410802 Otros gastos bienestar alumnos  410803 Talleres deportivos  410901 Transporte Escolar  410903 Reproducción de documentos  410904 Alimentación  410910 Otros gastos de operación

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Superintendencia de Educación  410404 Otros Aportes Previsionales del Sostenedor  411103 Contratación otros servicios externos Cuadro 01

2.4.Etapa 4: Finalizar Rendición

En la etapa final del Módulo de Cierre, el usuario podrá visualizar un cuadro con el resumen de la información declarada en la Etapa 3 del Módulo de Cierre. Por su parte, el usuario podrá chequear el monto total a acreditar por subvención cerrada, y el monto total de aquellas subvenciones que se encuentren en estado abierto o reabiertas, tal como se visualiza a modo de ejemplo, a continuación:

Ilustración 23

Asimismo, en esta etapa el usuario deberá confirmar esta información para dar cierre general a la rendición de cuentas, oprimiendo el botón “Cerrar Rendición”, y el sistema desplegará el siguiente mensaje de validación.

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Ilustración 24

Ilustración 25

Es importante tener presente que, los respectivos saldos a acreditar resultantes del último paso del proceso de cierres corresponderán a los montos que el Sistema de Acreditación de Saldos habilitará para efectos que sean acreditados con los saldos disponibles de las cuentas bancarias que el sostenedor presente y que cumplan con los requisitos de registro del Sistema de Registro de Cuentas Bancarias (RCB).

Ilustración 26

En este sentido, el Módulo de Acreditación de Saldos será habilitado posterior al término del plazo de habilitación del sistema de rendición, lo cual será comunicado oportunamente, a través de los canales existentes para estos efectos.

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Superintendencia de Educación 2.5.Reapertura de la Rendición de Cuentas

Es importante recordar que, una vez realizado el cierre general de la rendición de cuentas, el usuario no podrá cargar nuevos archivos .CSV, como tampoco centralizar recursos para el caso de las subvenciones General y SEP, para la imputación de nuevos gastos. Por lo tanto, si el usuario desea modificar la rendición que ya cerró en el sistema, tendrá la posibilidad de reaperturar el proceso, para lo cual deberá oprimir el botón “Reabrir Rendición”, tal como se aprecia en la siguiente ilustración:

Ilustración 27

Asimismo, deberá reaperturar los pares RBD - Subvención que desee modificar, es decir, deshacer el paso 3 del Módulo de Cierre para aquellos pares RBD – Subvención involucrados, oprimiendo el botón de reapertura, tal como se visualiza en la ilustración 28.

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Ilustración 28

Posteriormente, el usuario deberá dirigirse al Módulo de Procesos del sistema de Rendición de Cuentas, y proceder a la reapertura del Libro que desea cargar o agregar información que estime pertinente (ilustración 28 – 30).

Ilustración 29

Por su parte, en el caso que el usuario haya centralizado recursos en la Administración Central (AC), y desee modificarlos luego del cierre general de la rendición, deberá reaperturar el cierre general de la rendición (Etapa 4 del Módulo de Cierre), como así también el sistema exige la reapertura de

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TODAS las subvenciones que el usuario tiene habilitadas, y no sólo aquellas correspondientes a las subvenciones GENERAL y SEP.

Ilustración 30

De este modo, el sistema habilitará al usuario la posibilidad de cargar y/o modificar archivos .CSV según la especificidad de cada gasto. No obstante, al realizar esta operación el usuario deberá realizar cada una de las etapas del Módulo de Cierre, ya descritas en el presente documento.

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