RENDICIÓN DE CUENTAS RECURSOS 2017
MANUAL DE USUARIO DE SISTEMA
CAPÍTULO VI: RENDICIÓN DE OTROS INGRESOS
Superintendencia de Educación División de Fiscalización
ÍNDICE
Contenido
1. INTRODUCCIÓN ... 3
2. ESTRUCTURA DE RENDICION ... 3
3. INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS ... 3
4. LIBRO DE HONORARIOS ... 5
4.1. Etapa I – Descarga de Plantilla ... 5
COMPLETAR ARCHIVO CSV ... 6
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO ... 7
4.2. Etapa II – Cargar Libro ... 9
VALIDACIÓN ... 10
VALIDACIONES EXITOSAS. ... 10
VALIDACIONES NO EXITOSAS. ... 11
4.3. Etapa III – Ver Resultados ... 12
1.
INTRODUCCIÓN
En complemento con el Manual de Cuentas para la Rendición de Recursos 2017, se expone a continuación el Capítulo VI: Rendición de Otros Ingresos, del Manual de Usuario del Sistema de Rendición de Cuentas, para dar a conocer la funcionalidad y operatividad en materia de la declaración de ingresos por concepto de financiamiento compartido.
La rendición de otros ingresos o ingresos propios, se incorpora en el sistema de Rendición de Cuentas como un libro a declarar por los sostenedores a través de la carga de un archivo .csv. En este libro se deben registrar aquellos ingresos percibidos durante el periodo de rendición y que sean distintos a las Subvenciones y/o ingresos por FICOM.
Dentro de los ingresos posibles de declarar se encuentran los pagos de matrículas, derechos de escolaridad, donaciones, entre otros. Los cuales deben estar de acuerdo al plan de cuentas.
Cabe destacar que los montos declarados en este libro, se verán reflejados automáticamente en las cuentas respectivas de la Subvención General. Es importante verificar que los montos hayan sido correctamente sincronizados en el módulo visualizador antes de realizar el cierre de esta fase. A continuación, se expone la forma de uso y funcionalidad del Libro de Otros ingresos, del Sistema de Rendición de Cuentas.
Se recomienda leer detenidamente el presente manual de usuario antes de iniciar el proceso de rendición de cuentas asegurando una correcta, eficiente y oportuna declaración.
2.
ESTRUCTURA DE RENDICIÓN
El proceso de rendición del libro de otros ingresos, se estructura de la siguiente manera:
i. Etapa I – Descargue Plantilla: en este apartado podrá encontrar el archivo en formato “.CSV” correspondiente al proceso de RC seleccionado. Asimismo, podrá seleccionar el documento que le corresponde por el tipo de sostenedor.
ii. Etapa II – Cargar Libro: en este apartado se realiza la carga de la declaración de ingresos realizada por el sostenedor, según lo solicitado en el archivo dispuesto en la etapa anterior. iii. Etapa III – Ver resultados: en este apartado se observará un resumen de la declaración
realizada por el sostenedor, donde se muestran los totales de los ingresos declarados. iv. Etapa IV – Finalizar Proceso: esta sección presenta el resumen de recursos rendidos por el
sostenedor. Esta etapa será activada en fechas distintas al inicio del proceso de rendición de cuentas, con el propósito de que el sostenedor tenga la opción de revisar la información cargada en sistema.
A continuación, se describe paso a paso las acciones a desarrollar para llevar a cabo la carga de ingresos en el libro de Otros ingresos del sistema de rendición de cuentas.
3.
INGRESO AL SISTEMA Y SELECCIÓN DE LIBROS
Al ingresar al sistema de Rendición de Cuentas de la Superintendencia de Educación, se le solicitará la autentificación del sostenedor, como se aprecia en la siguiente imagen.
Ilustración 1
Una vez dentro del sistema, en la página principal se puede apreciar un tablero en que se mostrarán noticias e informaciones varias para los usuarios.
En la barra superior se puede apreciar el menú, desde donde se accede a los distintos módulos del sistema, para ingresar a los libros a rendir, haga clic en el menú procesos, tal como se muestra en la imagen.
Ilustración 2
Al ingresar se mostrará una línea de tiempo con el o los procesos en los que el usuario esté participando en el periodo. Para comenzar con su rendición de cuentas debe seleccionar el proceso y luego ingresar al libro que desee declarar, tal como se muestra en las imágenes a continuación:
Ilustración 3
Ilustración 4
El Sistema de Rendición de Cuentas contempla la declaración de 5 libros (incluyendo o no el libro FICOM según le corresponda).
4.
LIBRO DE OTROS INGRESOS
A continuación, se presenta el libro de Otros ingresos, que para ingresar se debe seleccionar dentro de los libros disponibles:
Ilustración 5
Una vez en la interfaz del libro de Otros ingresos, se mostrará la “Etapa I – Descargue Plantilla”, donde se encuentra el archivo “.csv” a completar con la información necesaria para identificar los ingresos percibidos.
4.1.Etapa I – Descarga de Plantilla
En esta etapa el usuario debe seleccionar la plantilla y luego presionar el botón “Plantilla” para descargarla.
Ilustración 6
Ilustración 7
Ilustración 8
Esta plantilla contiene los campos específicos a ser completados para la declaración de los ingresos percibidos por el sostenedor. Por tanto, no se pueden eliminar ni agregar columnas al archivo, solo se deben completar con los datos requeridos.
A continuación, se describe el archivo y la forma de completarlo, de acuerdo a lo establecido por la Superintendencia de Educación.
COMPLETAR ARCHIVO CSV
El archivo “.csv” es una planilla delimitada por comas [(*.csv)], que se puede abrir con cualquier hoja de cálculo (Ejemplo: Excel), y trabajar directamente sobre ese archivo. El sostenedor deberá elaborar una planilla “.csv”, por cada uno de los establecimientos educacionales que tiene a su cargo, es decir, por cada RBD.
Consideraciones elementales:
No deben existir espacios en blanco debido a que es un archivo de texto y reconoce los espacios en blanco como datos.
El archivo debe contener sólo una hoja de trabajo (no permite más de una).
Cada ingreso que se declare debe ser registrado en una fila única del documento. Se deben completar todas las celdas presentadas para cada fila o ingreso.
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO
El archivo está estructurado para que en cada fila se registre un ingreso, el que debe contener los datos requeridos en cada columna, las que se explican a continuación.
Ilustración 9 Columna A: RBD
Se debe ingresar el número de RBD, sin dígito verificador, de acuerdo a lo siguiente:
Para registrar ingresos asociados a un RBD: ingrese en esta columna el número de RBD al cual se percibieron los ingresos que se están declarando.
NOTA: Recuerde que un RBD AC no puede tener ingresos distintos a la centralización de recursos provenientes de los RBD.
Columna B: Subvención.
En esta columna se deben registrar los códigos de las diferentes subvenciones, que recibirán el ingreso descrito en esa misma fila.
De acuerdo al plan de cuentas todos los ingresos declarados en este libro solo pueden ser registrados en la subvención General.
Subvenciones Código
Subvención General GENERAL
Tabla 1
NOTA: Para las dependencias municipales, existe una cuenta que permite carga de ingresos en otras subvenciones. Para mayor detalle, revise el Manual de Cuentas.
Columna C: Código Cuenta.
En esta columna, se debe registrar el código de la cuenta de ingreso definida en el Plan de Cuentas recursos 2017 disponible en la “Fe de Erratas 2017 – 2018” y en el Manual de Cuentas.
Se destaca que, el sistema de rendición sólo aceptará códigos de cuenta asociados a la Subvención y dependencia del sostenedor según el plan de cuentas.
Columna D: Tipo de documento.
En esta columna, para cada cuenta de ingreso se debe registrar el tipo de documento permitido según lo indicado en la siguiente tabla:
N° TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO
1 BOLETA BOL
2 BOLETA EXENTA BOLE
3 FACTURA FAC
4 FACTURA EXENTA FACE
5 OTRO DOCUMENTO EXENTO ODE
6 BOLETA ELECTRÓNICA BOLEC
7 BOLETA EXENTA ELECTRÓNICA BOLEX
8 FACTURA ELECTRÓNICA FACEL
9 FACTURA EXENTA ELECTRÓNICA FACEX
Tabla 2 Columna E: Número de documento.
En esta columna, se debe registrar el número correlativo que individualiza el documento que respalda el ingreso.
Columna F: Fecha de documento.
En esta columna, se debe registrar la fecha de emisión del documento y se acepta el formato “dd-mm-aaaa”. La fecha de los documentos a ingresar debe estar comprendida entre el 01-11-2016 y el 31-12-2017. Ejemplo: 04-05-2017.
Columna G: Fecha de ingreso.
En esta columna, se debe registrar la fecha efectiva del ingreso y se acepta el formato “dd-mm-aaaa”. La fecha a ingresar debe estar comprendida entre el 01-01-2017 y el 31-12-2017. Ejemplo: 05-07-2017.
Columna H: Descripción de ingreso.
En esta columna, se debe registrar una breve descripción del ingreso, según lo señalado en el comprobante respectivo.
Columna I: Monto ingreso.
4.2.Etapa II – Cargar Libro
El usuario luego de completar los archivos con los datos de sus ingresos percibidos, debe cargar cada una de las planillas csv al sistema, por cada uno de los RBD que tenga.
Para esto, en la “Etapa II – Cargar Libro”, se debe hacer clic en la lista desplegable “Seleccione Establecimiento”, donde aparecerá una lista con todos los RDB asociados al sostenedor. Aquí tendrá que seleccionar uno de ellos, el que debe coincidir con el RBD en el archivo a cargar. Luego, haga clic en el botón “Seleccione un CSV”, y en la ventana emergente, tendrá que seleccionar el archivo correspondiente al establecimiento elegido.
El archivo a cargar debe tener terminación “.csv”, para que la plataforma pueda leer la información declarada por el sostenedor, de lo contrario el sistema indicará error en el formato de archivo.
Ilustración 10
Una vez seleccionado el archivo, el usuario debe hacer clic en el botón “subir archivo”. Esta acción, se deberá repetir, para todos los “.csv” que desee cargar. Aparecerá el mensaje: “Carga realizada exitosamente” y se mostrará en el listado de libros cargados, donde se verá el nombre del proceso, nombre de archivo, fecha de carga, estado y el acceso al reporte de errores cuando corresponda.
Ilustración 12
VALIDACIÓN
Al cargar el archivo “.csv”, se realizarán tres tipos de validaciones, las que se especifican a continuación:
1) Validación inmediata que verifica que el archivo tenga el formato correcto “.csv”.
2) Luego, inicia la validación “online”, que tiene por objetivo validar tanto el formato del archivo, en cuanto a la cantidad de columnas, como el del contenido, en cuanto a la existencia de datos numéricos donde corresponde y la detección de celdas vacías. El resultado de esta validación se entrega en el sistema y se debe acceder al reporte de errores para revisar los detalles.
3) Luego, inicia la validación “offline”, en donde se valida la integridad y consistencia de la totalidad de los datos entregados en el archivo comprobando el set de reglas de negocio asociadas a la rendición del libro.
Según el resultado de las validaciones o las acciones del sostenedor, los estados que pueden tener los archivos son:
En espera de validación Offline: el archivo se subió exitosamente al sistema y pasó la primera validación.
Error(es) en validación online: el archivo presenta inconsistencias, los errores son identificados e informados al sostenedor a través de la plataforma web.
Archivo eliminado: el archivo fue eliminado por el usuario y no será considerado por el sistema en la rendición del libro.
Error(es) de validación offline: el archivo presenta inconsistencias, los errores son identificados e informados al sostenedor a través de la plataforma.
Guardando datos del archivo exitoso: el archivo aprobó las validaciones offline, y el sistema se encuentra registrando la información declarada en la base de datos.
Cargado exitosamente: la información declarada ha sido registrada exitosamente en la base de datos.
VALIDACIONES EXITOSAS.
Una vez cargado el archivo exitosamente, el sostenedor puede hacer clic en el botón “reporte”, donde aparecerá un resumen con la información relacionada con las validaciones que realiza el sistema sobre los archivos cargados por el sostenedor, tal como se presenta a continuación.
Ilustración 13
Ilustración 14
VALIDACIONES NO EXITOSAS.
En el caso de que un archivo “.csv” cargado por el sostenedor presente errores en alguna de las pruebas de validación, el sistema proveerá al usuario un reporte en el que se presenta cada error que se detectó en el archivo. En dicho reporte, se establecen los siguientes campos:
Tipo: señala en qué etapa de las validaciones se encontró el error. Regla: indica la regla de validación que el archivo no cumplió. Ubicación: señala la fila y la columna donde se detectó el error.
Ayuda: corresponde a la propuesta de corrección de la falta hallada por el sistema.
Ilustración 15
En estos casos, el archivo puede quedar con el estado “Error(es) en Validación Online” o “Error(es) en Validación Offline”, dependiendo en qué validación se encontró la falta, tal como se presenta a continuación.
Ilustración 16
Una vez cargado el archivo exitosamente, debe presionar el botón continuar para pasar al siguiente paso.
Ilustración 17
4.3.Etapa III – Ver Resultados
Ilustración 18
En esta etapa se puede visualizar el resultado obtenido de la carga de cada archivo correcto (sin errores), con la siguiente información general:
• Nombre Archivo. • Cantidad Registros. • Valor Monto Ingreso.
También se puede visualizar un detalle por archivo cargado, haciendo clic en el nombre del archivo. Los datos a visualizar son:
• RBD. • Subvención. • Cuenta. • Tipo Documento. • Número Documento. • Fecha Documento. • Fecha Ingreso. • Descripción Gasto. • Monto Ingresado. Ilustración 19
4.4.Etapa IV – Cierre Rendición
En este apartado, el sostenedor deberá realizar el cierre del libro, con lo que se indica al sistema que no se agregarán más archivos.
Es responsabilidad del sostenedor, que antes de proceder con esta etapa se corrobore que han sido ingresados todos los ingresos correspondientes al libro. Cabe señalar, que esta etapa no genera ningún certificado de cierre, pero es indispensable finalizarla, para consolidar la información en el módulo de cierre.
En este apartado, el botón que responde a la pregunta “¿está seguro de cerrar la rendición?”, se activará con posterioridad, próximo al término del plazo del proceso de rendición de cuentas, lo que será informado oportunamente.
