SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROYECTOS DE MEJORA GUBERNAMENTAL (SIPMG) GUÍA DE PROYECTOS INTERINSTITUCIONALES

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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROYECTOS

DE MEJORA GUBERNAMENTAL (SIPMG)

GUÍA DE PROYECTOS INTERINSTITUCIONALES

Secretaría de la Función Pública Subsecretaría de la Función Pública Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública

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Guía proyectos interinstitucionales SIPMG v2 feb 2017 UPMGP / SFP Página 3 de 21

Contenido

1. Antecedentes ... 5

2. Objetivo ... 5

3. Estructura de los proyectos interinstitucionales ... 6

4. Fase 1 - Registro de iniciativa de proyecto ... 8

5. Fase 2 - Plan de trabajo del proyecto interinstitucional ... 12

6. Fase 3 - Ejecución del proyecto ... 13

7. Fase 4 - Cierre del proyecto interinstitucional ... 14

8. Consulta de información ... 16

A. Temas de trabajo (PGCM) ... 17

B. Ficha de proyecto ... 19

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Cambios al documento

Identificación Descripción de cambios Fecha

Versión 2 Proyectos Interinstitucionales

 Todos los ajustes a las funciones que se describen en los proyectos institucionales son aplicables a los interinstitucionales

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1. Antecedentes

Los proyectos interinstitucionales son desarrollados por un grupo de instituciones que comparten elementos comunes en su operación, por lo que las mejoras que se desarrollan al interior de cada institución tienen un efecto positivo en los procesos de otras instituciones; estos proyectos se planean y desarrollan con un objetivo común y el resultado tiene impacto en cada institución. En estos proyectos, una institución actúa coordinando al grupo y documenta las características del proyecto en su conjunto, en tanto que cada institución participante en el grupo establece su plan de acciones dentro del proyecto.

La versión 6.0 del Sistema de Información de Proyectos de Mejora Gubernamental (SIPMG) incorpora ajustes y mejoras al mecanismo para registro y seguimiento de los proyectos interinstitucionales; estos ajustes se reflejan en este documento que plasma la versión 2.0 de las funciones del sistema aplicables a este tipo de proyectos, como complemento a la descripción de funciones para todo proyecto, que del manual de SIPMG v6.0 para proyectos institucionales.

2. Objetivo

Describir las funciones características y distintivas del sistema SIPMG que son de aplicación específica para la definición, documentación y seguimiento de proyectos desarrollados por un grupo de instituciones (interinstitucionales).

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3. Estructura de los proyectos interinstitucionales

Una institución coordina las actividades comunes en el grupo, identifica los objetivos generales del proyecto y de acuerdo con el consenso del grupo documenta en el sistema las definiciones de un proyecto central (proyecto interinstitucional), este proyecto es equivalente a un proyecto integrador, o coordinador, para los componentes del proyecto en cada institución, o “proyectos participantes”.

Las instituciones que participan establecen un programa de trabajo de acuerdo con el tema en que participan, documentan su avance y el cierre de sus actividades.

La institución que coordina al grupo da seguimiento y documenta las actividades y los resultados que son de interés para todas las instituciones del grupo.

Para la definición del proyecto:

Los datos generales y la alineación del proyecto que se definen en Fase 1, solamente lo registra el Líder del Proyecto coordinador.

La ficha de los proyectos es común para todos los proyectos.

La información de la definición del proyecto que se encuentra en Fase 1, está disponible en los

reportes asociados con la institución que coordina el proyecto.

En el ciclo de desarrollo del proyecto interinstitucional, los participantes en el mismo pueden registrar comentarios en el sistema (excepto el Líder de Proyecto y equipo de trabajo), acerca de la información registrada a lo largo del proyecto.

En los planes de trabajo:

La información de los planes de trabajo que se encuentran en la Fase 2, podrá ser consultada por cada institución participante.

Las instituciones participantes podrán incorporar indicadores, participantes y actividades adicionales independientes a las que el Líder de proyecto coordinador definió durante la Fase 1. Durante el cierre del proyecto cada institución participante podrá realizar el cierre de su proyecto con independencia del proyecto coordinador.

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Esquema general Proyectos Interinstitucionales

1

Iniciativa

Interinstitucional Datos generales Alineación Ficha de proyecto

Validación Formación grupos instituciones participantes Asignación Líder Participantes

2

Plan de trabajo Plan de trabajo

3

Seguimiento _ActividadesAvance de Indicadores _{Concluidas/Reportes}Actividades

4

Cierre y

documentación Resultados Opinión OIC-UPMGP Carpeta del proyecto

Líder de Proyecto (Coordinador) Líderes de Proyectos en instituciones participantes

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4. Fase 1 - Registro de iniciativa de proyecto

En esta Fase se definen las características esenciales del proyecto y el plazo para su ejecución; esta información se agrupa de la siguiente manera:

• Datos generales del proyecto. • Alineación del proyecto.

4.1 ¿Qué es una iniciativa de proyecto?

Una Iniciativa de proyecto cuenta con la información básica, que se encuentra en proceso de

validación por el Líder de Proyecto; en un proyecto con el estado de iniciativa, es posible editar esta

información.

4.2 ¿Cómo registrar una iniciativa de proyecto?

Como en un proyecto institucional, el Líder deProyecto puede registrar información y validarla al

término de cada fase en él proyecto que tenga asociado.

El registro de un proyecto interinstitucional sigue los mismos pasos descritos para un proyecto institucional, con las siguientes características particulares:

 Los datos de la ficha del proyecto interinstitucional son comunes para todas las instituciones

que participan.

 En el proyecto interinstitucional se establece que instituciones conforman el grupo; al

registrar a una institución participante en el proyecto, se habilita la vista y la edición de la información del proyecto en dicha institución.

 En cada proyecto participante el Líder de proyecto registra el plan, los avances y la

información que documenta el cierre, partiendo de los datos comunes del proyecto integrador y con el plazo de tiempo establecido en el proyecto integrador.

1. La información del proyecto interinstitucional es aplicable para todos los planes de trabajo en

cada institución participante y conforma la ficha del proyecto. a) Datos Generales:

 Nombre del proyecto: Indicar la denominación con la que se identificará el proyecto. Este nombre no podrá ser modificado.

 Tipo de proyecto: Indicar si la iniciativa del proyecto es interinstitucional, y se debe seleccionar el nombre de las instituciones que participan.

Crear iniciativa-proyecto

• Datos Generales

• Alineación de proyecto

• Indicadores y Validación de información

2

4

• Validación de información de iniciativa

Iniciativa a proyecto

Nombre Descripción Alcance Fecha inicial del proyecto Fecha final del proyecto Tipo Institución (es) participantes Institución Líder Objetivos Beneficios esperados Proceso (s) Prioritario (s) al que se relaciona Meta Nacional Objetivo Estrategia Programa (s) Sectorial (es) y/o Institucional Objetivo Estrategia Objetivo Estrategia Programa Presupuestario Participación ciudadana Contrataciones públicas Acceso a la información Optimización de recursos en la APF Política de transparencia Procesos Archivos Recursos humanos Presupuesto basado en resultados y Evaluación Mejora regulatoria Inversión e Infraestructura (Obra pública) Tecnologías de la información Responsable

Alineación estratégica Administración Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V. Bases de Colaboración Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Plan Nacional de Desarrollo 2013- 2018 FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA

Nombre Descripción Alcance Fecha inicial del proyecto Fecha final del proyecto Tipo Institución (es) participantes Institución Líder Objetivos Beneficios esperados Proceso (s) Prioritario (s) al que se relaciona Meta Nacional Objetivo Estrategia Programa (s) Sectorial (es) y/o Institucional Objetivo Estrategia Objetivo Estrategia Programa Presupuestario Participación ciudadana Contrataciones públicas Acceso a la información Optimización de recursos en la APF Política de transparencia Procesos Archivos Recursos humanos Presupuesto basado en resultados y Evaluación Mejora regulatoria Inversión e Infraestructura (Obra pública) Tecnologías de la información Responsable

Alineación estratégica Administración Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V. Bases de Colaboración Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Plan Nacional de Desarrollo 2013- 2018 FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA

• Líder de proyecto

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Guía proyectos interinstitucionales SIPMG v2 feb 2017 UPMGP / SFP Página 9 de 21  Fecha inicial-final del proyecto: La fecha de inicio y de término del proyecto

interinstitucional define los límites para los planes de trabajo de cada institucional participante

 Objetivo del Proyecto: Describir de manera general el propósito o fin que se pretende

alcanzar como resultado de la realización del proyecto. (El sistema permite capturar 1500

caracteres).

 Descripción del Proyecto: Describir de manera general el proyecto (institucional,

interinstitucional). (El sistema permite capturar 1500 caracteres).

 Beneficios del Proyecto: Indicar los beneficios en términos de tiempo, costo o calidad, que reciben los ciudadanos o usuarios de algún proceso como resultado de la realización

del proyecto. (El sistema permite capturar 1500 caracteres).

 Alcance del Proyecto: Señalar el alcance que se le dará al proyecto en cuanto a la

magnitud del mismo; por ejemplo, estableciendo áreas involucradas. (El sistema permite

capturar 1500 caracteres).

 Procesos vinculados al proyecto: Las opciones para este dato son:Mejora de un proceso individual y Mejora de un grupo de procesos

 Tipo de mejora del proceso: clasificación del proyecto de acuerdo con las etapas en la evolución de los procesos a alcanzar una mayor eficiencia, de acuerdo con las siguientes definiciones:

 Mapeo y documentación de un proceso.

 Implementación de mejoras a un proceso (optimización).

 Estandarización de un proceso.

 Mejora continua.

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b) Equipo de trabajo: el líder de proyecto en cada institución participante puede registrar un equipo de trabajo al interior de la institución en la Fase 2.

c) Alineación del Proyecto con programas: En este apartado solamente el Líder de proyecto en la institución que coordina el proyecto podrá proporcionar información.

En el caso de los proyectos que fueron alineados con el tema PROCESOS, el Líder de Proyecto podrá

capturar los Datos del Proceso que se verá modificado por el proyecto. Cada institución

participante registra el nombre de los procesos que serán motivo de mejoras. Esta información se registra para cada proceso asociado con el proyecto en cada institución.

La información sobre alineación del proyecto es aplicable a todos los proyectos participantes en el grupo.

En caso de que el Lider de Proyecto coordinador realice alguna modificación en los Temas del

proyecto (tema principal y/o temas adicionales que contribuyen al proyecto), se deberán capturar

nuevamente la información correspondie.

4.3 Validación de la información de la iniciativa de proyecto

La validación de la iniciativa interinstitucional consta de una opinión por parte de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública, a través de sus asesores, de la misma manera que en un proyecto institucional.

En la Fase 1 las instituciones participantes no validan la información, el Líder de Proyecto coordinador será quien realice esta acción.

En caso de que la información de la iniciativa requiera ajustes o precisiones, la UPMGP registrará en el sistema los comentarios correspondientes a la iniciativa, el Líder de Proyecto Interinstitucional realiza los ajustes solicitados para la validación de la Fase 1.

Con el cierre de la Fase 1, el sistema enviará un correo electrónico al Enlace Institucional decada

institución participante, para que sea asignado el Líder del proyecto quien llevara a cabo el desarrollo del proyecto, a partir del cierre podrán ingresar a la Fase 2 para registrar el plan de

trabajo. Una vez que la iniciativa se válida, no se podrá realizar ninguna modificación a la misma.

4.4 ¿Cómo asignar a un Líder como participante de un proyecto interinstitucional?

El Enlace Institucional de cada institución participante, es quien asigna al Líder de proyecto, este Líder podrá registra el plan de trabajo y dar seguimiento al proyecto que formará parte del proyecto interinstitucional.

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El Enlace deberá ir al icono “Mi administrador”, seleccionar “P.I. Asignar Líder de proyecto”.

El sistema le permitirá al Enlace Institucional seleccionar el proyecto y Líder de proyecto que participará en el mismo.

Una vez que el Enlace Institucional asigne al Líder que participará en el proyecto interinstitucional, podrá iniciar con la captura de su plan de trabajo durante la fase 2.

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5. Fase 2 - Plan de trabajo del proyecto interinstitucional

En esta fase se documenta el plan de trabajo de las actividades del proyecto.

El procedimiento para el plan de trabajo en esta fase, es el mismo que se describe en el manual de proyectos institucionales, con las siguientes características particulares:

 El plan de trabajo estará alineado con los temas que el Líder del proyecto coordinador

definió durante la fase 1.

 El plan de trabajo del proyecto interinstitucional es aplicable a la institución que coordina

al grupo de instituciones independientemente de las que participan.

 Cada plan de trabajo es registrado por un líder de proyecto en la institución a su cargo.

 La fecha de inicio y de fin de todos los planes de trabajo deberá quedar comprendida en el

plazo establecido por el líder del proyecto que coordina el proyecto interinstitucional.

 Cada líder de proyecto que participa en el proyecto interinstitucional valida su plan de

trabajo.

 Durante el registro del plan de trabajo el Órgano Interno de Control y la Unidad de Políticas

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6. Fase 3 - Ejecución del proyecto

En esta fase se registran los resultados de las actividades desarrolladas de acuerdo con el plan de trabajo de la Fase 2.

La documentación de avances para todos los planes de trabajo de cada institución participante se describe en el manual de proyectos institucionales, con las siguientes características particulares:

 La información de avance en cada institución participante se registra de manera

independiente a lo que reportan las otras instituciones del grupo.

 El registro de los avances en cada actividad para los programas de trabajo sigue las reglas

descritas en el manual de proyectos institucionales.

 Cada líder de proyecto asegura la consistencia entre lo reportado en una institución con los

avances que refleja el proyecto interinstitucional en su conjunto.

 En esta Fase todas las instituciones participantes pueden incorporar indicadores, procesos,

equipo de trabajo y actividades adicionales al proyecto con independencia de los demás.

 Cada líder de proyecto que participa en el proyecto interinstitucional valida el seguimiento

de su plan de trabajo.

 Durante el seguimiento del plan de trabajo el Órgano Interno de Control y la Unidad de

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7. Fase 4 - Cierre del proyecto interinstitucional

En esta fase se integran el resumen y las conclusiones de los resultados alcanzados con la ejecución del proyecto.

Adicionalmente, los Órganos Internos de Control de las instituciones participantes, generan su opinión acerca del desarrollo y los resultados del proyecto y la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública, a través de los asesores comenta el proyecto.

7.1 Información de cierre de proyecto interinstitucional

El líder del proyecto coordinador registra la información que consolida los resultados del grupo.

• Fecha planeada (inicio y fin) y fecha de ejecución (inicio y fin).

• Descripción del alcance final y/o justificación de prórroga del proyecto.

• Resultado de impacto.

• Beneficio internos y externos.

7.2 Estatus de cierre de los proyectos

Para cada institución participante, el líder de proyecto asigna un estatus final:

 Concluido, o

 Cancelado.

El estatus concluido se asigna una vez que se han registrado como concluidas todas las actividades

definidas en el plan de trabajo del proyecto. Una vez que el Líder de Proyecto en cada institución

participante asigna el estatus del proyecto como Concluido, el sistema le enviará un mensaje al

Órgano Interno de Control de la institución que coordina para que se genere la opinión sobre el cierre del proyecto.

El estatus cancelado se asigna cuando se interrumpen las actividades definidas en el plan de trabajo

y se decide no continuar con el desarrollo del mismo, con el procedimiento de opinión al respecto por la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión. Una vez que el Líder de Proyecto en cada

institución participante asigna el estatus del proyecto como Cancelado, el sistema le enviará un

mensaje al Órgano Interno de Control de la institución que coordina para que se genere la opinión sobre el cierre del proyecto.

2 Cierre de Proyecto

• Resultados del proyecto

• Indicadores finales de proyecto

Análisis • Avances de proyectos

• Resultados, indicadores 3 4

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Guía proyectos interinstitucionales SIPMG v2 feb 2017 UPMGP / SFP Página 15 de 21 7.3 Resultados del proyecto en las instituciones participantes

Para cada proyecto participante se registra el cierre del proyecto, con una valoración sobre el resultado del mismo al finalizar sus actividades, sobre los siguientes elementos:

• Descripción del alcance final y/o justificación de prórroga del proyecto.

• Resultado de impacto.

• Beneficio internos y externos.

7.4 Contribución del Proyecto

El líder del proyecto coordinador registra la información que consolida los resultados del grupo.

 Contribución de los resultados del proyecto para prevenir posibles actos de corrupción.

 Etapa(s) del proceso en que se desarrollaron mejoras para prevenir posibles actos de

corrupción.

 Aspectos en que el proyecto contribuyó a prevenir posibles actos de corrupción.

 Mejoras obtenidas en el proyecto.

 Identificación de trámites y/o servicios que fueron mejorados.

 Tipo de Mejora.

7.5 Describir el indicador destacado del proyecto interinstitucional

En ésta sección se describen las contribuciones más destacadas de los resultados de los indicadores definidos por cada institución participante en el proyecto interinstitucional.

7.6 Validación y cierre por los Líderes de Proyecto

Una vez que se ha registrado toda la información correspondiente al cierre del proyecto Interinstitucional y cuenta con la opinión de los Órganos Internos de Control y de los Asesores de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública (UPMGP) de aquellas instituciones que fueron

participantes; los Líderes de Proyecto registran el cierre del mismo, mediante el apartado Flujo de

validación.

En caso de no contar con la opinión de los Órganos Internos de Control y de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública a través del asesor de todas las instituciones participantes, el Líder del Proyecto no podrá realizar el cierre del proyecto interinstitucional.

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Guía proyectos interinstitucionales SIPMG v2 feb 2017 UPMGP / SFP Página 16 de 21 7.7 Opinión del Órgano Interno de Control

Como parte del cierre del proyecto, los Órganos Internos de Control en cada institución participante registran su opinión en el cierre del proyecto, mediante un resumen que incluye la verificación de

la información sobre el desarrollo de cada fase del proyecto interinstitucional, a través del Informe

de Cierre OIC, sobre los resultados del proyecto:

• Resultados obtenidos y su impacto

• Beneficios (internos y externos).

• Contribución a la mejora de procesos.

• El proyecto contribuyó a la mejora de un proceso trámite o servicio especifique el nombre y en qué consistió la mejora.

• Conclusiones.

7.8 Comentarios a los proyectos

Los participantes de un proyecto interinstitucional que consultan información pueden registrar comentarios (excepto el Líder de Proyecto y equipo de trabajo).

Los comentarios registrados en cada proyecto participante pueden consultarse únicamente por los usuarios al interior de la institución.

8 Consulta de información

Todos los reportes del sistema que se describen en el manual de proyectos institucionales se encuentran disponibles para los proyectos interinstitucionales.

La información de un proyecto interinstitucional aparece en los reportes para cada institución participante, asociado con la institución que coordina al grupo.

El plan de trabajo de una institución participante, aparece en los reportes del sistema, asociado a la institución participante.

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A. Temas de trabajo (PGCM)

Temas Descripción

Archivos

Acciones para consolidar los sistemas institucionales de archivos en las dependencias y entidades de la APF y asegurar la correcta administración de documentos mediante el ejercicio de corresponsabilidad en las instituciones de la APF.

Acceso a la información

Acciones para disminuir el tiempo de atención a las solicitudes de información considerando que la calidad de las respuestas otorgadas a las solicitudes de información se mantiene o aumenta.

Contrataciones Públicas

Acciones para 1.- Difundir y promover en el sector privado los requisitos de la denuncia, la autoridad ante quien debe presentarla y las sanciones establecidas , y capacitar a los servidores públicos en materia de sanciones a licitantes, proveedores y contratistas 2.- Promover la reducción de costos y generar eficiencias mediante el uso de las estrategias de contratación.

Inversión e Infraestructura

Acciones que colaboren a que los programas y proyectos de inversión registrados en la Cartera de Inversión, sean aquellos con mayor rentabilidad social.

Mejora Regulatoria

Acciones para eliminar la regulación innecesaria, obsoleta y duplicada, así como implementar revisiones periódicas de las normas internas, con el objetivo de evitar su obsolescencia o se dupliquen con nuevas disposiciones e identificar y realizar modificaciones a las normas internas, a fin de permitir la digitalización de procesos, trámites y servicios.

Optimización del uso de los recursos

Acciones para lograr que las estructuras orgánicas y ocupacionales estén orientadas hacia los objetivos estratégicos de la institución, así como a la reorientación de las funciones en plazas, a fin de evitar duplicidades y eliminando, en su caso, plazas que no tengan justificación.

Participación Ciudadana

Acciones para fortalecer la consulta y la rendición de cuentas de las instituciones de la APF hacia el sector privado y la sociedad civil en las instituciones que: ofrecen servicios a personas, empresas, u organizaciones de la sociedad, operan programas de desarrollo social y brindan apoyos económicos a organizaciones de la sociedad civil.

Política de Transparencia

Acciones que fortalecen la política de transparencia para contribuir a garantizar el derecho de acceso a la información de los mexicanos, y a brindar información oportuna que permita mejorar la toma de las

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Temas Descripción

decisiones de los ciudadanos y mejorar la confianza y certidumbre respecto de la acción gubernamental.

Presupuesto Basado en Resultados

Acciones para garantizar que los proyectos de inversión registrados en la cartera de inversión sean aquellos con mayor rentabilidad social.

Procesos

Acciones para simplificar la operación de los procesos, implementando mejoras y redistribuyendo las actividades, estandarizar procesos con fines similares para homologar su operación y garantizar la calidad de sus resultados, así como simplificar los procesos de entrega de subsidios y demás apoyos, permitiendo su entrega expedita y transparente.

Recursos Humanos

Acciones para: promover y dar seguimiento a la cooperación técnica en materia de gestión de recursos humanos y SPC; de intercambio de servidores públicos con fines de desarrollo profesional; de fortalecimiento de las evaluaciones de desempeño de los servidores públicos y de los procesos de recursos humanos, incluyendo el SPC; así como la gestión de los procesos de recursos humanos.

Tecnologías de la información

Acciones relacionadas o que contribuyen con: la digitalización de trámites, servicios y procesos, apego a las disposiciones, estándares, manuales y guías técnicas, así como grupos prioritarios de Datos Abiertos liberados.

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B Ficha de proyecto

Esta ficha se genera cuando la institución registra un proyecto en el sistema.

Sistema de Información de

Proyectos

de

Mejora

Gubernamental.

Ficha del proyecto Proyecto: Institución: Tema Temas complementarios: Tema Principal: Análisis Participantes Participantes del equipo:

Asesor UPMGP Asesor UPMGP:

Responsable del proyecto:

Equipo de trabajo

Resultados de la mejora del Proceso: Procesos vinculados al proyecto: Resultados Esperados: Alcance:

Descripción: Beneficios del proyecto: Objetivo del proyecto: Fecha final: Fecha inicial:

Institución Sector

Instituciones que participan:

Datos generales

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C

Ficha de cierre y/o cancelación de proyecto

Estatus Proyecto: Institución: Sector:

Sistema de Información de

Proyectos

de

Mejora

Gubernamental.

Detalle de cierre del proyecto

Descripción del alcance final del proyecto:

Beneficios (internos y externos)

Resultados de impacto Fecha de cierre Fecha final real

Fecha inicial real Fechas finales para el proyecto:

Institución Instituciones que participan:

Usuario de prueba 1

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