Llegado el día y la hora se presentaron observaciones allegadas del proceso, Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC así:

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La EPS´S CONVIDA, en virtud de las observaciones y solicitudes de aclaraciones presentadas en el proceso de Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC-010-2018 , “ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, IMPRESORAS Y SUMINISTRO DE TÓNER, CON EL CORRESPONDIENTE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO, PARA LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA EPS´S CONVIDA EN PRO DE MEJORAR Y ASEGURAR LA CORRECTA Y OPORTUNA PRESTACIÓN DE LOS PROCESOS Y

SERVICIOS DE INFORMACIÓN TANTO INTERNOS COMO EXTERNOS” considera en aras de mantener el

perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad que hasta el momento ha hecho evidente en el presente proceso, presenta respuesta las mismas en el siguiente orden:

Llegado el día y la hora se presentaron observaciones allegadas del proceso, Invitación Pública de mínima cuantía No. IP-MC-010-2018 así:

OBSERVACIONES:

1. OBSERVANTE: OSCAR EDUARDO MARTINEZ

FECHA: 27 DE ABRIL DE 2018 A LAS 14:50

FORMA DE RECEPCIÓN: Correo [email protected]

DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]

OBSERVACIÓN 1: Respetados señores:

Por medio de la presente enviamos las siguientes observaciones al proceso: Documento PPC_PROCESO_18-1-191027_0211001122_42800529

1. pagina 3 " permitir el ingreso de hojas tamaño carta u oficio y la otra debe ser graduable para recibir un papel de mínimo A3(11x17 pulgadas)" solicitamos respetuosamente modificar por "permitir el ingreso de hojas tamaño carta u oficio " en aras de permitir mayor pluralidad de oferentes y fabricantes al validar en la información del proceso no se evidencia uso de formatos tipo A3, esta modificación no afectara el servicio para la entidad.

2. "Tipo de escaneo ADF continuo y cama plana (A5-A4 - Doble Carta)" Solicitamos respetuosamente modificar por "Tipo de escaneo ADF continuo y cama plana (A5-A4 ).

3. "Cristal de exposición de 11x 17" Solicitamos respetuosamente a la entidad modificar por "Cristal de exposición tamaño oficio en aras de permitir mayor pluralidad de oferentes y fabricantes.

4. Pagina 3 "Tamaño de la copia Media Carta a Doble Carta / A5 - A3" Solicitamos a la entidad respetuosamente modificar por "Tamaño de la copia Media Carta a Carta"

5. Pagina 3 "Tamaño de papel Bandeja 1 & 2: 184 x 267 mm - Doble Carta (Ejecutivo - A3); Bypass: Media Carta (SEF) - Doble Carta (A5 -A3)" Solicitamos a la entidad modificar por" Tamaño de papel Bandeja 1 & 2: Carta ,Media Carta , Oficio, en aras de permitir mayor pluralidad de fabricantes y oferentes.

6. Pagina 4 "Área de escaneo Hasta Doble Carta/A3" Solicitamos a la entidad respetuosamente modificar por "Área de escaneo Hasta Carta/Oficio" en aras de permitir mayor pluralidad de oferentes y fabricantes.

Gracias por la atención.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD:

Con respecto al formato A3 la entidad no imprime a esta escala y la necesidad primordial es el tamaño carta y oficio, por lo que se acepta su observación.

Adicionalmente si el equipo lo tiene no es excluyente para este proceso. OBSERVACIÓN 2:

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OBSERVACIONES:

2. OBSERVANTE: IVONNE LILIANA CIFUENTES CUERVO

OBSERVACIÓN 2:

Bogotá D.C., 27 de abril de 2018 Señores

Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado /EPS´S CONVIDA. Bogotá

REF. OBSERVACIONES A LA INVITACIÓN PÚBLICA IP-MC-010-2018. Respetados señores,

Por medio del presente realizamos las siguientes observaciones a la Invitación Pública De Mínima Cuantía en referencia la cual tiene por objeto: "“PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS MULTIFUNCIONALES E IMPRESORAS LÁSER CON SUMINISTROS, REPUESTOS Y SOPORTE TÉCNICO PARA EL FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN Y ESCÁNER EN LAS DEPENDENCIAS DE LA EPS´S CONVIDA Y EN LOS MUNICIPIOS CABECERAS DONDE CONTAMOS CON PUNTO DE ATENCIÓN AL USUARIO”

1. En el numeral 11.2. REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS, la entidad solicita: 11.2.1 EXPERIENCIA ACREDITADA

Experiencia del proponente

El proponente debe acreditar mediante certificaciones que posee experiencia mínima con de 3 contratos cuyos objetos sean o estén relacionados con la Prestación de servicios Arrendamiento de equipos de cómputo, impresoras y suministro de tóner, con el correspondiente mantenimiento preventivo y correctivo, para las diferentes áreas de la EPS´S CONVIDA en pro de mejorar y asegurar la correcta y oportuna prestación de los procesos y servicios de información tanto internos como externos enmarcados en los procesos misionales, de la EPS convida , ya sea en empresas públicas o privadas u otros clientes para lo cual debe anexar certificaciones de contratos ejecutados, y que la sumatora de sus valores sea como mínimo el 50% del presupuesto asignado para el presente proceso

Observación:

Solicitamos amablemente a la entidad que la experiencia a acreditar sea mediante certificaciones de experiencia mínimo 3 contratos, cuyos objetos sean o estén relacionados con - Arrendamiento de equipos computo e Impresoras y/o Servicios Digitales fotocopiado, impresión y

escaneado y/o Outsurcing de Impresión , ya sea en empresas públicas o privadas para lo cual

debe anexar certificaciones de contratos ejecutados y/o en ejecución , y que cada una sea igual o superior al 100% del presupuesto asignado para el presente proceso.

2. Solicitamos indicar si los tres (3) ítems del formato ANEXO PROPUESTA ECONÓMICA deben ser diligenciados o si según la formulación que trae dicho formato solo debe colocarse el valor en el ítem 2 y 3.

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Quedamos muy atentos a su respuesta. Cordialmente,

ITEM 1: No se acepta la observación y se mantiene lo solicitado en el entendido que el requisito es muy claro.

ITEM 2: El formato es claro y conciso, adicionalmente la propuesta económica la debe diligenciar el

proponente es de aclarar que en el ítem uno es la sumatoria de los equipos solicitados. OBSERVACIÓN 3:

OBSERVACIONES:

3. OBSERVANTE: IVONNE LILIANA CIFUENTES CUERVO

OBSERVACIÓN 1: Buenas tardes

Cordial saludo,

Por medio del presente solicitamos respetuosamente a la entidad poner en consideración las siguientes observaciones:

Velocidad de 40 a 60 páginas por minuto

Solicitamos a la entidad aclarar que velocidad en si deben ser los equipos, pde 40 O 60, o cualquier velocidad entre las anteriormente mencionadas? Así las cosas solicitamos a la entidad que la velocidad requerida sea de 40PPM.

Con capacidad de papel de 500 hojas por cada una de las dos (2) bandejas una de las cuales debe permitir el ingreso de hojas tamaño carta u oficio y la otra debe ser graduable para recibir un papel de mínimo A3(11x17 pulgadas)

Solicitamos a la entidad eliminar el requisito de tamaño A3 - 11*17, basándonos en lo siguiente:

-no se evidencia en los estudios previos que la entidad utilice este tipo de tamaños, además los servicios requeridos por la entidad son tamaño carta y oficio.

-los equipos con este tipo de formato suelen ser más costosos, consumen más energía y por ende no son muy amigables con el medio ambiente, son dispendiosos para moverlos de un lugar a otro debido a su tamaño teniendo en cuenta que el servicio se prestará a nivel departamental.

Ficha Técnica como requisito Mínimo:

Solicitamos amablemente a la entidad aumentar la salida de la primera página al menos hasta mínimo 5 segundos.

Aclarar que velocidad va ser la solicitada para los equipos, pues la velocidad de un equipo tanto en impresión como en copia debe ser igual, como también similar a la velocidad de escaneo.

Solicitamos a la entidad eliminar el requisito de Fax pues es un servicio primero que no se utiliza por la entidad y segundo que ya está caducado, pues es reemplazo por el servicio de escaner y envío a correo, y al solicitarlo permitiría traumas en la evaluación de las propuestas.

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El contratista deberá adjuntar relación de los establecimientos propios y/o de terceros que ofrece para prestar el servicio de mantenimiento integral preventivo y correctivo con suministro de repuestos en las ciudades donde se prestará el servicio, indicando razón social, ciudad, dirección, teléfono, contacto y propio o de tercero, acompañada de los siguientes documentos:

Para los propios:

 Certificado de Cámara de Comercio o matricula mercantil del establecimiento de comercio

con fecha de expedición no mayor a 30 días de la fecha de cierre del proceso de contratación.

 Si no es fabricante de los equipos ofrecidos o filial de este en Colombia, certificación del fabricante

con fecha de expedición no mayor a seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del

proceso de contratación, de que está autorizado para la prestación de soporte técnico, mantenimiento

y suministro de repuestos e insumos.

Solicitamos a la entidad que estos requisitos sean solicitados al contratista, pues debido a la velocidad de los equipos y a que estarán en ciudades pequeñas en un área muy cercana a Bogotá, no es necesario que el proponente deba Certificar en cada ciudad y mucho menos por el fabricante de los equipos pues basta con que este tenga la sede principal en Bogotá y que esta este incorporada y certificada para prestar los servicios. Certificación del fabricante y/o comprador: Adjuntar a la propuesta la certificación de fabricante o distribuidos o el documento que acredite la propiedad de los equipos del proponente.

Solicitamos a la entidad aclarar si para acreditar la propiedad de los equipos se pedirá la certificación o las facturas y/o manifiestos de importación mencionados en la presente invitación, donde se solicitaba una vez se firmará el acta de inicio, osea al contratista no al oferente.

-solicitamos a la entidad permitir que el tecnologo de soporte pueda ser o técnico y/o tecnologo, pues la mayoría de el personal que manejan las empresas son técnicos o ingenieros, y así permitimos la participación de más oferentes.

ACLARACIONES:

Solicitamos amablemente a la entidad aclar:

-cuántos días se dispondrán para la instalación de los equipos. Si 8 o 5 o 7, pues en varios apartados de la presente invitación menciona días diferentes.

-solicitamos a la entidad aclarar si el suministro de papel contará por parte del contratista o la entidad? -los técnicos requeridos estarán de fijo en la entidad? Se necesitan operarios adicionales?

-se requiere garantía de seriedad? -cuál es el volumen por cada ítem? -cuál es el precio tope por cada ítem?

-según el formato propuesta económica se debe ofertar el precio por cada técnico y por un arrendamiento to de equipos y no por ítem como lo califica el estudio previo... Solicitamos aclarar cual es el valor tope por cada ítem ofertado en la propuesta económica? Y como se diligenciará realmente este formato.

Agradecemos a la entidad poner en consideración nuestras observaciones. Muchas gracias, feliz tarde.

Jhonnathan Garzon Morera ASISTENTE COMERCIAL GRAN IMAGEN S. A. S NIT. 830.023.178-2

ITEM 1: Se mantiene lo solicitado por la entidad, Se da un rango de PPM las cuales están entre 40 y 60 PPM

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ITEM 2: Con respecto al formato A3 la entidad no imprime a esta escala y la necesidad primordial es el

tamaño carta y oficio, por lo que se acepta la corrección.

Adicionalmente si el equipo ofertado lo tiene no es excluyente para este proceso.

ITEM 3: Se mantiene lo solicitado por la entidad, la velocidad inicial es un requisito de base pero no influyente

en producción en las páginas por minuto (PPM) continuas. Con respecto al FAX es un requisito opcional.

ITEM 4: Se mantiene lo solicitado por la entidad, Se requiere dar respuesta oportuna a los requerimientos y

garantizar el servicio a los usuarios.

ITEM 5: Se mantiene lo solicitado por la entidad, con base al principio de economía de la ley 80 de 1993

Principio de economía: En las normas de selección y en los pliegos de condiciones para la escogencia de contratistas, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable. Para este propósito, se señalarán términos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas de la selección y las autoridades darán impulso oficioso a las actuaciones.

ITEM 6: Se mantiene lo solicitado por la entidad, con el fin de garantizar la idoneidad del personal y dar

respuesta oportuna a los requerimientos técnicos hechos por los usuarios y así dar respuesta a la medida especial con la que cuenta la Entidad.

RESPUESTA A LAS ACLARACIONES:

Los días para la instalación será de 7 días la entidad la entidad acepta su observación informándole que son siete días y procede en modificar el numeral nº 3 especificaciones técnicas en la nota que se encuentra en la página 4 y en el lugar de entrega de equipos página 7

- Se aclara que la entidad suministrará el papel.

- Los técnicos se requieren que estén a disponibilidad en la Entidad para la solución inmediata de los requerimientos técnicos, teniendo en cuenta que son de responsabilidad del contratista.

- No se requiere garantía de seriedad, por la modalidad de selección de mínima cuantía. - La propuesta económica es exclusivamente del oferente.

HASTA AQUÍ LAS RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES.

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO IVANOV DELGADO

Contratista/Oficina Asesora Jurídica LUIS ROBERTO ARISMENDI DÍAZ Subgerente Administrativo y Financiero

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

LUIS ARNULFO GUZMÁN MORALES

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