Con el propósito de
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice unaplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de investigar sobre las actividades de
informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, quediseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la
día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la
investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en e investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en ell Caso de Estudio para documentar el
Caso de Estudio para documentar el Procedimiento deProcedimiento de
.Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por .Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado.
lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado.
elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. La elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. La empresa
empresa pr
prenendadas s de de veveststir ir con el fcon el fin de tein de tener la dner la docuocumentmentacióación actun actualizalizada y dada y dispoisponiblniblee para su uso por parte de todos los usuarios
para su uso por parte de todos los usuarios
..
Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear o modificar un procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finalización con la divulgación del documento por parte del documento y finalización con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.
responsable del proceso.
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.
es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración del Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio.
naturaleza del servicio.
INFORME AA2 INFORME AA2
“ iseño
“ iseño y y p tron je”p tron je”
Evite incurrir en Evite incurrir en un paradigma de la
un paradigma de la documentación.documentación.
SOLUCION SOLUCION 1.
1. OBJETIVO:OBJETIVO:Este procedimiento se establece para efectuar el control, laEste procedimiento se establece para efectuar el control, la
Confecciones S.A
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de., dedicada al diseño y manufactura de
ALCANCE: ALCANCE: RESPONSBILIDAD: RESPONSBILIDAD: Coordinador Trabajo: Coordinador Trabajo:
El Asistente del Área
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.
-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos. -Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la intranet.
-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. -Se socialicen los documentos.
-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la información.
-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
-Se mantenga Actualizados los listados maestros.
Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
Asistente Practicante Profesional
– Practicante Profesional, específicamente interviene en la
La estructura documental del SGC de la empresa
dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de gestión de
publicaciones, para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.
PRECISIONES
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
CONFECCIONES S.A.
4.2DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS
Política
Ma a de rocesos
Procedimientos - instructivos Manuales - Matrices
Formatos –Fichas Guías DOCUMENTO
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados.
Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea
se adecuó al proceso correspondiente.
No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.
Lo registros apropiados deben garantizar que sean:
Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
Exactos: debe ser verificado.
Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información
por el paso del tiempo.
Claros: debe ser entendible para todos.
Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc. Legible.
No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena.
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
Toma de muestras
Procesamiento y análisis de información
Almacenamiento y distribución Exámenes realizados
Calibración de equipos
Abastecimiento y vigencia de los insumos
4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Control de calidad No conformidades Acciones correctivas
NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
1 Líder del
proceso
Elaborar borrador del documento y enviar por correo a la Directora del Departamento de biblioteca con copia al Profesional de Apoyo de corrección de estilo par su respectiva revisión.
2 Corrector de
estilo
Las correcciones de ortografía y sintaxis se hacen de manera directa en la
documentación en los casos problemáticos para la interpretación del sentido el
corrector enviara sugerencias y comentarios al líder del proceso para que intervenga en el texto antes de su envió como versión final l Sistema de Gestión de la Calidad.
De cualquier manera el corrector hará llegar al líder del proceso la documentación revisada.
3 Líder del
proceso
En caso de requerir ajustes en partes
problemáticas para la interpretación el líder del proceso hara las modificaciones en las partes indicadas por el corrector y le enviara nuevamente el documento modificado al corrector de estilo.
4 Líder del
proceso
Enviar por correo al Coordinador de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a la profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato solicitud de creación, mejora o anulación de documento
con el documento sometido a consideración (Resultado de la revisión del corrector de estilo) INICIO Identifica necesidad de creación o mejora de documento. Revisa la adecuación de la documentación La documentació n requiere a ustes? Modifica y envía nuevamente al corrector Solicita y justifica creación, mejora o anulación de F-SO-OH-12 SOLICITUD DE CREACION Y MEJORA O ANULACION DE DOCUMENTO 1
5. DESCRIPCION DEL PROCESO
5.1FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
SI
NO
5 Profesional de Apoyo SG-QHSE Auxiliar del SG-QHSE
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de crear, modificar o anular el documento.
6 NO SI Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina.
Cuando se considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el documento antes de su aprobación final.
Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, mejora o anulación.
7 Auxiliar del
SG-QGHSE
Se diligencia la parte 2 del registro Solicitud de Creación, Mejora o Anulación del
Documento F-SO-OH-12, marcando la casilla de aprobado, Diligenciando la fecha de implementación del cambio.
8 Profesional de
Apoyo SG-QHSE Auxiliar del SG-QHSE
Para el caso de creación de documentos se realiza la respectiva codificación y para mejora se actualiza la versión.
9 Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo. Profesional de Apoyo SG-QHSE. Auxiliar del SG-QHSE
Al editar los documentos se deben registrar las firmas de elaboro, reviso y aprobó, si aplica. El Coordinador del Área de Salud Ocupacional informa al líder sobre la aprobación del documento.
Una vez firmados los documentos se identifican con Copia No Controlada, se graban en PDF (No Aplica para formatos) y se adaptan en el aplicativo disponible.
10 Profesional de
Apoyo SG-QHSE
Se publican los nuevos documentos en la Intranet.
Al documento físico se le coloca el sello de original, se archiva en la carpeta del proceso que corresponda y se destruye la versión anterior. 1 Revisa solicitud y verifica necesidad Aprobada Informa al líder del proceso 3
Registra Aprobación En La Solitud De Creación, Mejora O Anulación De
Documentos
Codifica y/o actualiza la versión
Emite y Aprueba documento
Retira de Intranet los documentos obsoletos
11 Profesional de Apoyo SG-QHSE. Auxiliar del SG-QHSE
Actualizar Listado Maestro Control De Documentos F-SO-OH-13 12 Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Se comunica al líder que el documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.
13 Líder del
Proceso
Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso.
Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.
NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
1 2 Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo. Líderes de procesos
Los lidere de proceso con apoyo del Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo identifican los registros
incorporados en el Sistema de gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
3 Líderes de procesos Enviar por correo al Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato solicitud de Creación, Mejora o Anulación de documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideración. Actualiza Listado Maestro Control de Documentos Listado Maestro de Control de Documentos 2
5.2FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS
NO SI
2
Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que
realizo solicitud. Aplica documento en el proceso correspondiente FIN 3 INICIO
Identificar los registros a controlar
Hay
4 Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de crear, modificar o anular el documento.
5 Coordinador de
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina. Cuando se considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el documento antes de su aprobación final.
Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, Mejora o anulación.
6 Coordinador de
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
El
Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza los registros que se generaron cambios o nuevos documentos relacionados con la estructura de los documentos del SG-QHSE.
7 Coordinador de
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo establece criterios sobre los registros del SG.QHSE.
8 Coordinador de
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Actualizar Listado Maestro Control de Documentos F-SO-OH-13
9 Coordinador de
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Se comunica al líder que el
documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.
Revisar solicitudes o necesidades de re istros
Coordinador de Gestión en Salud,
Aprobación de solicitud o necesidad de registros Informa al líder del proceso
Se autoriza y controla los registros 1 Establecer criterios de control de registro Actualización del Listado Maestro Listado Maestro de Control de Documentos
Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que
realizo solicitud.
10 Líder del proceso Informar los cambios de la
documentación a los participantes del proceso.
Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación. SOLICITUD DE CREACION, MEJORA O ANULACIONNDE DOCUMENTOS Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo/ Líder del Proceso.
Intranet/Proceso Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo del Sistema. LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo/ Profesional de Apoyo. Intranet/Proceso Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo del Sistema. 1 Aplica documento en el proceso correspondiente FIN 6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA
CODIGO NOMBRE RESPONSABLE
DILIGENCIARLO
DISPONIBLE F-SO-OH-012
