RANDOM PÍA GEST
ÍNDICE
ÍNDICE ... 1 1 PRESENTACIÓN ... 5 1.1 CARACTERÍSTICASGENERALES ... 6 1.1.1 Configuraciones ... 6 1.1.2 Licencias... 7 1.1.3 Garantía Limitada ... 7 1.1.4 Servicio Técnico... 8 1.1.5 Capacitación y Asesoría... 81.2 ESTRUCTURAGENERALDERANDOMPÍAGEST... 9
1.2.1 Módulo de Parámetros ... 9
1.2.2 Subsistema de Gestión de Stock... 9
1.2.3 Subsistema Comercial ... 9
1.2.4 Subsistema de Tesorería ... 10
1.2.5 Subsistema de Logística ... 10
1.2.6 Módulo de Informes ... 10
1.2.7 Módulo de Configuraciones ... 10
1.3 OPERACIÓNGENERALDELSISTEMA ... 11
2 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA ... 12
2.1 REGISTRARLICENCIADEUSO ... 12
2.2 SUPERVISORDELSISTEMA... 13
2.3 ACREDITACIÓNFUNCIONALDELSISTEMA ... 13
2.4 PERMISOSYUSUARIOS... 14
2.4.1 Tipos de Clave ... 14
2.4.2 Definición de Permisos... 15
2.4.3 Definición de Claves de Usuario... 16
2.4.4 Imprimir Usuarios y Permisos... 17
2.5 CONFIGURACIÓNGENERAL ... 18 2.5.1 Principales ... 18 2.5.2 Crédito ... 20 2.5.3 Fechas... 21 2.5.4 Numeración ... 21 2.5.5 Método de Costeo... 22 2.5.6 Remotas ... 23 2.5.7 Adicionales ... 24 2.6 CONFIGURACIÓNDEESTACIÓN ... 25 2.7 FORMATOSDEIMPRESIÓN ... 25
2.7.1 Datos Generales del Documento... 26
3 PARÁMETROS GENERALES DEL SISTEMA ... 31
3.1 DEFINICIÓNYREGISTRODELOSPARÁMETROSDELAEMPRESA ... 31
3.1.1 Parámetros del Sistema de Administración ... 32
3.1.2 Secuencia para el Registro de los Parámetros ... 33
3.1.3 Registrar, Buscar, Modificar y Eliminar Parámetros ... 34
3.1.4 Generación, Impresión y Transmisión de Informes ... 38
3.2 PARÁMETROSGENERALESDELAEMPRESA ... 40
3.2.1 Definición de Funcionarios ... 41
3.2.2 Definición de Sucursales ... 44
3.2.3 Definición de Bodegas de Sucursal ... 45
3.2.4 Definición de Cajas de Pago ... 48
3.2.5 Definición de Centros de Control ... 49
3.2.6 Definición de Emisores de Documentos de Pago ... 50
3.2.7 Definición de Tenedores de Documentos ... 51
3.2.8 Definición de Retiradores de Mercaderías ... 52
3.2.9 Definición de Turnos de Trabajo... 53
3.2.10 Definición de Zonas ... 54
3.2.11 Definición de Recetas ... 55
3.2.12 Definición de Fichas Técnicas ... 56
3.2.13 Definición de Países, Ciudades y Comunas ... 57
3.2.14 Definición de Causas de Notas de Crédito ... 58
3.2.15 Definición de filtros SQL Personalizados ... 58
3.2.16 Definición para Caracterización de Entidades... 59
3.2.17 Definición de Familias de Productos... 61
3.2.18 Definición de Rubros de Productos ... 62
3.2.19 Definición de Marcas de Productos ... 62
3.2.20 Definición de Clasificación Libre ... 62
3.2.21 Definición de Códigos de Acceso Alternativo... 63
3.2.22 Definición de Monedas y Tipos de Cambio ... 65
3.2.23 IVA e Impuestos Adicionales ... 66
3.2.24 Documentos del Sistema ... 68
4 PARÁMETROS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA ... 69
4.1 DEFINICIÓNDEPRODUCTOS,INSUMOSYSERVICIOS... 69
4.1.1 Ingresar Producto Nuevo ... 70
4.1.2 Modificar Productos ... 80
4.1.3 Buscar Productos... 81
4.1.4 Imprimir Informes ... 81
4.1.5 Eliminar Productos ... 82
4.1.6 Cambiar Orden de Visualización de la Tabla ... 82
4.1.7 Exportar a Excel... 83
4.2 MODELOSPARALACREACIÓN DEPRODUCTOSEINSUMOS ... 84
4.3 CONCEPTOSESPECIALES... 88
4.3.1 Ingresar un Nuevo Concepto... 88
4.3.2 Forma de aplicar los Conceptos en un Documento... 89
4.3.3 Modificar Datos de un Concepto Especial ... 90
4.3.4 Eliminar un Concepto Especial... 90
4.4 ENTIDADES(CLIENTES/PROVEEDORES)... 90
4.4.1 Registro de Entidades ... 91
4.5 CREACIÓNDEVARIABLESY DIMENSIONESDETIPONUMÉRICOYALFANUMÉRICO... 95
4.5.2 Eliminar dimensión... 97
4.5.3 Valorización y Asignación de Dimensiones a Productos y Entidades ... 97
4.6 MANTENCIÓNDETABLASDECARACTERIZACIÓNYFLUJOSDETRABAJO ... 99
4.7 CREACIÓNDETABLASDECOSTOSYDEPRECIOS ... 99
4.7.1 Tipos de Listas... 99
4.7.2 Registro de los Antecedentes de una Lista de Transferencia...100
4.7.3 Modificar Listas de Precio ...102
4.7.4 Modificar estructura de las Listas de Precio...102
4.7.5 Eliminar Listas de Precio y Costo ...103
4.8 ESTUDIOYTRATAMIENTODEPRECIOS ...103
4.8.1 Asignar Productos a una Lista de Transferencia...104
4.8.2 Estructura de las Listas de Transferencia ...105
4.8.3 Actualización de Precios, Costos, Margen y/o Descuentos ...106
4.8.4 Forma de Plantear y Aplicar Ecuaciones. ...107
4.8.5 Imprimir Listas de Precio y Costos ...109
4.9 TRATAMIENTOMASIVODEASOCIACIONES ...110
4.9.1 Tratamiento Masivo de Asociaciones de Funcionarios de cada Empresa ...110
4.9.2 Tratamiento Masivo de Asociaciones de Productos por Empresa ...110
4.9.3 Tratamiento Masivo de Asociaciones de Conceptos de Clasificación y Reposición de Productos ...111
5 TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS...113
5.1 CONFIGURACIÓNDELOSDOCUMENTOS ...114
5.2 DOCUMENTOSDELSISTEMA ...115
5.2.1 Documentos del Subsistema de Ventas ...115
5.2.2 Documentos del Subsistema de Compras ...119
5.2.3 Documentos del Subsistema de Stock ...121
5.3 REGISTROYGENERACIÓNDEUNDOCUMENTO...123
5.3.1 Encabezado de los Documentos ...123
5.3.2 Detalle de los Documentos...129
5.3.3 Iconografía...137
6 TESORERÍA...152
6.1 PAGODECLIENTES/PROVEEDORES ...152
6.1.1 Pagos a Documento...153
6.1.2 Pagos a Estado de Cuenta...153
6.1.3 Pagos Generales ...155
6.1.4 Pago Rápido Caja ...156
6.1.5 Teneduría de Pagos Proveedores/Clientes ...157
6.2 TRATAMIENTOMASIVODEPAGOS ...158
6.2.1 Asignación Masiva de Notas de Crédito ...158
6.2.2 Pago Masivo de Documentos...159
6.3 AUTORIZACIÓNDEDOCUMENTOS ...159
6.3.1 Visado de Cheques y de Tarjeta de Créditos...159
7 LOGÍSTICA ...160
7.2.3 Generación de Documentos Internos Según Necesidades de Redistribución entre Bodegas 171
7.3 PRESUPUESTOS ...172
7.3.1 Definición de Presupuestos de Abastecimiento y Ventas...172
7.3.2 Informe de Avance de Presupuesto de Abastecimiento y de Ventas...175
7.4 EVALUACIÓNDEVENDEDORES ...177
7.4.1 Definición de Metas por Vendedor...177
7.4.2 Cumplimiento de Metas de Venta por Vendedor...178
7.4.3 Análisis de Recuperación de Pagos de Venta por Vendedor ...179
7.4.4 Niveles de Autonomía de los Vendedores ...180
8 INFORMES Y ESTADÍSTICAS ...182
8.1 INFORMESDESTOCK ...183
RANDOM PÍA GEST
1 PRESENTACIÓN
Random Pía Evolución, es el resultado que integra la constante evolución de las exitosas soluciones computacionales de Gestión Administrativa, Contabilidad, Recursos Humanos y Gestión de la Producción, lanzadas al mercado por un grupo de ingenieros chilenos, que crearon en 1988 “Random S.A.”, para proponer a las empresas de Latinoamérica, enfrentadas a un mercado global altamente competitivo, un conjunto de Software de aplicación de bases documentales, en idioma español, desarrollados en lenguajes de última generación, orientados a automatizar, mejorar, simplificar y optimizar la Gestión, apoyando la toma de decisiones de la Gerencia con información completa y oportuna.
Random Pía Gest, la componente administrativa de la nueva solución integrada, incorpora las inquietudes, aportes y experiencias de más de 8000 usuarios de Latinoamérica, mediante un sistema de parametrización inteligente y adaptable a las necesidades informáticas de las diferentes empresas. El vertiginoso avance de los lenguajes de programación en ambiente gráfico, junto a la amplia gama de posibilidades de las redes y del hardware, ha permitido a los ingenieros de Random S.A. utilizar en el diseño de este Sistema, todas las ventajas de los productos Microsoft Windows en el diseño de ventanas que ofrecen al usuario una interfase atractiva, cómoda y de rápida utilización. Esto, junto a las permanentes ayudas en línea, facilidades de búsquedas y tantos otros detalles, que hacen de “Random Pía Gest” un software amistoso, fácil y agradable de utilizar.
Lo invitamos a recorrer sus diferentes Subsistemas y módulos, para que descubra con la ayuda de este Manual sus cualidades.
Estamos seguros de que usted pronto compartirá con nosotros la idea de que “Random Pía Maestro” es un software de aplicación inteligente.
1.1
CARACTERÍSTICAS GENERALESRandom Pía Evolución es un software de aplicación en ambiente Windows, de bases documentales, desarrollado en lenguaje gráfico de última generación, orientado a automatizar, mejorar, simplificar y proporcionar información completa y oportuna para una eficiente Gestión Administrativa de la empresa. La base documental, se logra a través del registro, clasificación y archivo computacional de los documentos formales tradicionales, a los que se les han incorporado una serie de nuevos documentos, que dan solución a complejas realidades administrativas.
Los documentos, por constituir el respaldo de cada movimiento están disponibles en archivo en forma permanente, lo que permite estructurar, almacenar y generar sin limitación todo tipo de informes paramétricos y estadísticas.
La estructura del Sistema está diseñada para que el registro de los documentos se efectúe por líneas independientes en forma simple y eficiente, en las mismas áreas de la empresa en que los documentos se generan y por los funcionarios responsables de los procesos, los cuales ingresan al sistema autorizados mediante una clave personal. Esta característica evita duplicidad de tareas y redigitaciones, optimiza los tiempos de proceso, minimiza las posibilidades de cometer errores y determina para cada transacción dentro de un documento un usuario responsable.
El concepto de línea independiente, permite consolidar en un solo documento numerosas transacciones relacionadas, sin perder información de detalle respecto de las bodegas, vendedor, precios y descuentos. En síntesis se puede afirmar que cada línea es en sí un documento.
Para lograr lo anterior en forma eficiente y segura, Random Pía Gest, permite personalizar y configurar las estaciones de trabajo, y el usuario dispone de completa información y ayudas en línea, tanto para el registro de los documentos por digitación directa o bien para aquellos generados sobre la base de la información de archivo.
Su diseño funcional en ambiente gráfico, permite que su operación siga una secuencia lógica similar a la que se presenta en la práctica, con una presentación basada en ventanas e iconos auto-explicativos, los que permiten la comprensión y manejo del Sistema por personal no especializado en computación. Random Pía Gest, por su simple operación y flexibilidad constituye un importante aporte de la Ingeniería a la Gestión Empresarial moderna.
1.1.1 Configuraciones
El Sistema Random Pía Gest, que abarca en forma integral la Gestión de Ventas, Compras, Stock, Tesorería y Logística se comercializa en un solo módulo indivisible, en las Configuraciones Monousuario y Redes.
Configuración Monousuario
Está desarrollada para satisfacer los requerimientos iniciales de la pequeña empresa, permitiendo crear en ella una plataforma computacional de bajo costo, con capacidad para crecer de acuerdo a las necesidades e incorporar la tecnología de redes que dominará en los próximos años la actividad comercial.
La configuración básica del Sistema funciona correctamente en la medida que el sistema operativo esté instalado en las condiciones requeridas por el fabricante. De esta manera y a modo de ejemplo: Si el sistema operativo es Windows 95, la memoria RAM debe ser de 32 MG o si este es un Windows XP, la memoria RAM debe ser de 128 a 512 MG.
Si bien es posible comunicar dos o más computadores utilizando las potencialidades de Windows 95 o superior, esta configuración mantiene las características de monousuario, por lo que el registro de documentos sólo se debe realizar en un solo equipo.
La acción de un segundo computador debe estar limitada sólo para efectuar consultas e imprimir informes.
Configuración Redes
Esta configuración permite interrelacionar progresivamente todas las áreas de la empresa en forma eficiente.
Por medio de Módem o Internet es factible integrar las Sucursales remotas de la empresa. Por otra parte, es posible comunicar electrónicamente a la empresa con los bancos, clientes y proveedores.
Los sistemas Random utilizan la red Microsoft SQL Server 6.5, por lo tanto los equipos a utilizar deben soportar la red y ajustarse a las especificaciones técnicas del fabricante del sistema operativo que sean consecuentes con la versión utilizada.
1.1.2 Licencias
La licencia autoriza el uso del Sistema Random Pía Gest en la configuración establecida en el contrato y respaldada por una Factura; documentos en los que se detallan cada uno de los productos Random adquiridos por el Cliente.
Los Sistemas Random son un producto de propiedad de Sistémica S.A cualquier reproducción o modificación total o parcial esta prohibida. Al igual que la transferencia a terceros o su empleo en otras áreas o equipos de la empresa sin autorización de Sistémica S.A.
1.1.3 Garantía Limitada
Random S.A. y sus distribuidores autorizados garantizan por seis meses el correcto funcionamiento de los Programas del Sistema Random Pía Gest licenciados a sus Clientes, libres de defectos y con las
La Garantía no cubre los archivos y Bases de Datos generadas por los usuarios, ni ningún defecto o daño, derivado de accidente, uso indebido, abuso, copias y/o modificaciones no autorizadas realizadas por los usuarios sin autorización escrita de “Random S.A.”
1.1.4 Servicio Técnico
“Random S.A.” y sus distribuidores autorizados, para asegurar el correcto funcionamiento de sus productos, establece con los clientes que lo requieran un Contrato de Mantención, proporcionando Servicio Técnico Remoto, a Sistemas cuya última actualización no supere los tres años.
Además de lo anterior, se apoya al Cliente en la solución de problemas derivados de la correcta explotación de los Sistemas, mediante Visitas Técnicas programadas.
Las condiciones y costos del Servicio Técnico Remoto y de las Visitas Técnicas están establecidas en los Contratos de Mantención.
Los Clientes sin Contrato de Mantención, tienen derecho a requerir el Servicio Técnico, el que será proporcionado de acuerdo a la disponibilidad y en las condiciones y costos que Random S.A. fija anualmente y difunde a los clientes que lo solicitan.
1.1.5 Capacitación y Asesoría
Para implementar los Sistemas y optimizar su empleo Random S.A. pone a disposición de los usuarios un equipo de asesores de vasta experiencia.
Random S.A. ofrece a sus usuarios un completo programa de cursos de capacitación, autorizados por el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo “Sence”. Lo anterior, junto a una adecuada infraestructura de capacitación, le permite asegurar a sus clientes la correcta capacitación de los usuarios de los Sistemas.
1.2 ESTRUCTURA GENERAL DE RANDOM PÍA GEST
El Sistema Random Pía Gest esta estructurado sobre la base de cuatro subsistemas: Stock, Comercial, Logística y Tesorería y los módulos de Parámetros, Configuraciones e Informes.
Cada uno tiene por finalidad proveer a los distintos entes de la empresa, regulados por autorizaciones de acceso, las herramientas computacionales necesarias, para su implantación y explotación, así como también para obtener la información indispensable para el desempeño de sus funciones específicas.
1.2.1 Módulo de Parámetros
Este modulo permite configurar la aplicación a la realidad y problemática particular de cada área de la empresa, permitiendo al usuario establecer grados de abstracción de esta mediante la definición libre de sus variable de caracterización y evaluación.
1.2.2 Subsistema de Gestión de Stock
Está orientado a optimizar los procesos de compra, almacenaje, distribución y valorización de existencias y productos.
Permite controlar los inventarios físicos, comprometidos y devengados, los movimientos de insumos, productos y utillajes de la empresa, en las múltiples bodegas reales o virtuales que es posible definir asociadas a cada Sucursal.
Los stock de las bodegas, se actualizan en líneas sobre la base de la información generada o procesada internamente, en las áreas de compras y de ventas de la empresa.
1.2.3 Subsistema Comercial
Este subsistema ha sido diseñado para realizar todas las operaciones y transacciones asociadas a los procesos de compra y venta, tanto en el mercado nacional como internacional. De manera de optimizar los tiempos de operaciones, disminuir los costos administrativos y potenciar al máximo la rentabilidad del negocio.
Con este fin automatiza, norma y simplifica las actividades operativas del área, al permitir la generación, registro e impresión asistida, de la totalidad de los documentos formales de compra y venta.
La Base de Datos generada proporciona información en línea para apoyar al personal operativo, constituyéndose en la fuente de información para contabilidad y permitiendo la generación de una completa gama de informes para la toma de decisiones en todos los niveles.
1.2.4 Subsistema de Tesorería
Esta orientado a ejecutar y controlar todas las operaciones de ingresos y egresos de la empresa, a la vez que pone a disposición del usuario, todas las consultas e informes de apoyo a su gestión.
El subsistema de tesorería permite administrar en forma efectiva la gestión de cobranzas y de pagos a proveedores.
1.2.5 Subsistema de Logística
Su finalidad es incrementar la eficiencia y reducir los costos de los procesos administrativos, a la vez que permite definir estrategias de gestión para el corto y mediano plazo. En este sentido el área de logística incorpora las funcionalidades de trazabilidad operacional, la gestión de reordenamiento y distribución de stock, presupuestos administrativos y evaluación de vendedores.
1.2.6 Módulo de Informes
El sistema Random Pía Gest proporciona un flujo eficiente de información tanto a nivel funcional, asociado a una tarea específica, como a nivel de gestión cuya finalidad por una parte es apoyar la planificación, ejecución y control de los procesos y por otra la toma de decisiones a nivel gerencial. Este modulo permite elaborar y controlar informes de presupuestos, a la vez que administra la gestión y distribución de inventario, apoyando el análisis de resultados y la toma de decisiones, a través de múltiples informes de tipo paramétricos y estadísticos, los cuales se ajustan a las necesidades propias de cada organización y usuario.
En forma adicional, la información puede ser exportada a Excel para su tratamiento y los documentos transmitidos a través de cualquier solución de Microsoft Windows, impresa o de transmisión a distancia.
1.2.7 Módulo de Configuraciones
Incluye cuatro módulos que permiten adaptar el Sistema y los terminales de la red a la modalidad de trabajo de la empresa y de sus usuarios.
Se destacan:
• Asignar a áreas, clientes y proveedores listas de precio y costos. • Definir impresoras seriales, paralelas y remotas.
• Definir tratamiento del stock en los documentos de venta. • Fijar montos, cuotas y vigencia de los créditos de los clientes. • Definir fechas máximas y mínimas para registro de documentos. • Discriminar la numeración de documentos en los distintos periféricos.
• Definir autorizaciones de accesos, permisos y claves de los usuarios. • Dar formato a los documentos siguiendo rutinas simples.
• Permite al usuario realizar el mantenimiento básico en forma autónoma. • Entrega información para realizar el mantenimiento asistido.
1.3 OPERACIÓN GENERAL DEL SISTEMA
El Sistema Random Pía Gest, está concebido para ser utilizado directamente por el personal que se desempeña en las distintas áreas de la organización.
La operación del Sistema se realiza sobre la base de comandos, rutinas, variables y funciones. • Funciones
Las funciones están representadas en el Sistema por iconos, cada uno de los cuales tiene incorporada una ayuda o explicación, que se activa con el ratón.
• Rutinas
Son conjuntos ordenados de comandos y funciones que siguiendo una secuencia lógica y común permiten ejecutar acciones similares en todos los Subsistemas y Módulos de Random Pía Gest.
• Variables
Las Variables son la estructura fundamental en la parametrización de un sistema con características de usuarios avanzados, ya que tienen la facultad de automatizar los procesos, o predefinir según su dependencia.
A modo de ejemplo, se podría definir una variable “descuento” y hacerla dependiente por entidad, por lo tanto esta variable se valorizaría según el cliente, en el momento de generar un documento, agregando el “concepto de descuento” que tiene asociada, tomando así el valor definido previamente para este cliente.
RANDOM PIA GEST
2 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA
El proceso de configuración es llevado a cabo por el Supervisor del Sistema, quien en una primera instancia debe realizar su liberación, para posteriormente establecer junto a los usuarios autorizados los criterios de trabajo, es decir normar los procedimientos administrativos, regular permisos y accesos de los usuarios y ajustar formatos de impresión de documentos.
2.1 REGISTRAR LICENCIA DE USO
La liberación de los Sistemas Random, se realiza a través del registro de la licencia de uso de cada una de las estaciones de trabajo, para lo cual el usuario deberá contactarse con Random S.A. y proporcionar los antecedentes de la ventana de registro de licencia de uso, vía telefónica, fax o e-mail.
Posteriormente Random S.A. le proporcionará un número de liberación el cual debe ser ingresado y grabado en el Sistema.
En caso que de requerir reinstalar el Software en un equipo diferente, será necesario solicitar un técnico de Random S.A., el que previo a la entrega de un nuevo número de licencia, verificará la desinstalación del Sistema en el equipo anterior.
2.2 SUPERVISOR DEL SISTEMA
El Supervisor del Sistema es la persona facultada para iniciar el Sistema, crear funcionarios, definir permisos de acceso de los usuarios y realizar procesos especiales, como por ejemplo borrar bases de datos.
La clave de Supervisor es entregada en el momento de la liberación en un documento protegido, sin embargo se recomienda por la seguridad y confidencialidad de la información cambiar la clave una vez que se definan todas las autorizaciones de acceso y se domine esta rutina.
Cabe destacar que el Supervisor de la empresa deberá estar disponible para las visitas técnicas de Random, ya que los técnicos sólo pueden ingresar a su Sistema si la clave es digitada personalmente por el Supervisor.
El proceso para crear externamente la clave del Supervisor requiere de programas especiales que son ejecutados sólo por personal de Gerencia de Random y el servicio se da a los usuarios de acuerdo a las disponibilidades de nuestra Empresa.
Finalmente cabe mencionar que la calidad de Supervisor del Sistema no lo transforma en usuario de este, por lo tanto para serlo debe registrarse como tal, definiendo su clave de usuario, y luego asignarse los permisos correspondientes.
2.3 ACREDITACIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA
La pantalla de acreditación funcional presenta los antecedentes de la empresa propietaria de la o las licencias de uso de los programas adquiridos, así como también la configuración de cada uno de los Sistemas en cuanto al número de estaciones y funciones habilitadas.
En caso de requerir modificar la configuración de los programas en cuanto a las funciones habilitadas o número de estaciones, se podrá realizar a través de un nuevo número de liberación el cual será proporcionado por Random y deberá ser ingresado por el cliente en esta misma pantalla.
Si por casualidad se modifica esta pantalla o planilla, el sistema quedará invalidado, lo que es contraproducente para el normal desarrollo de la empresa, se debe redefinir cada uno de los datos exactamente igual a la configuración que tenía el sistema antes de ser modificado, se recomienda grabar como respaldo la pantalla entregada por random, luego de reescribir el dato modificado se debe ingresar la clave del supervisor y el número de liberación que random otorgó en su momento y el sistema retomará sus funciones correctamente.
2.4 PERMISOS Y USUARIOS
Con el fin de garantizar la confidencialidad de la información y la autentificación de la documentación, Random Pía Gest es administrado por un eficiente Sistema de claves personales, las cuales permiten regular los accesos de los usuarios a los distintos módulos y procesos del Sistema según sea el perfil entregado por el administrador.
2.4.1 Tipos de Clave
Para facilitar la administración y proteger en forma adecuada la información, los Sistemas están protegidos por dos tipos de claves.
• Clave de Supervisor
El Supervisor del Sistema es la persona facultada para inicializar el Sistema, crear funcionarios, definir permisos de acceso de los usuarios y realizar procesos especiales, como por ejemplo borrar bases de datos.
La clave de Supervisor es entregada en el momento de la liberación en un documento protegido, sin embargo se recomienda por la seguridad y confidencialidad de la información cambiar la clave una vez que se definan todas las autorizaciones de acceso y se domine esta rutina.
• Clave de Usuario
El supervisor del Sistema puede otorgar autorización de acceso y definir como usuarios sólo a las personas registradas como funcionarios de la empresa, las cuales previamente deben haber sido ingresadas en parámetros generales como funcionarios.
2.4.2 Definición de Permisos
El acceso de los usuarios a los diferentes módulos y procesos del Sistema, los define sólo el Supervisor del Sistema, dichos accesos quedarán protegidos por claves que las registran los mismos usuarios, las que necesariamente deben ser personales, secretas e intransferibles.
El Sistema “Random Pía Gest” para regular los accesos está dividido de la forma que se presenta en la siguiente ventana, a la que se puede ingresar solo con la clave del Supervisor.
De esta forma a cada usuario se le asignará, para cada uno de los Sistemas disponibles, los permisos y restricciones pertinentes.
Con la finalidad de resguardar la seguridad y confidencialidad de la información, se deben otorgar sólo los permisos necesarios para el correcto desempeño de las actividades de cada funcionario, en este último caso sólo se debe proporcionar acceso a la información que le corresponde tratar, ya que es responsabilidad de la gerencia resguardar y respaldar la información.
2.4.3 Definición de Claves de Usuario
La definición de usuarios, claves, permisos y su administración en un sistema de bases documentales es quizás una de las actividades más importantes del Supervisor del Sistema, ya que la validez de un documento sin la firma de un responsable es prácticamente nula.
Si en una empresa, no se tiene por doctrina el empleo de las claves, su importancia lamentablemente se valorará cuando se produzca un problema y no sea posible determinar responsabilidades.
Dado que la clave de usuario es secreta, personal e intransferible esta debe ser creada y modificada por cada uno en forma personal en Parámetros Generales, Definición de Funcionarios.
Una vez creada la clave por el usuario, este tendrá acceso a los módulos y acciones que le autorizó el supervisor del Sistema.
Registro de Clave Inicial de un Usuario
En Parámetros Generales, en la función “Definición de Funcionarios”, cada uno en forma personal, con el cursor posicionado sobre su nombre, debe activar el icono “Clave personal de acceso” e ingresar dos veces una clave de cinco dígitos y luego grabar.
Modificar Clave Personal
Se debe realizar en forma frecuente con la finalidad de tener la certeza que la clave personal no es conocida por segundas personas, ya que si así fuese esa persona podría registrar documentos por los cuales es responsable el funcionario cuya clave se utilizó para activar el Sistema.
La modificación se realiza en forma similar a la acción anterior, siendo requisito para el usuario registrar su actual clave.
Eliminar Usuarios
Esta acción está reservada exclusivamente al Supervisor del Sistema.
Para eliminar un usuario, se ingresa a la pantalla para modificar al funcionario se elimina y se graba.
Modificar Eliminar
2.4.4 Imprimir Usuarios y Permisos
El Supervisor del Sistema puede consultar por pantalla o imprimir la nomina de usuarios con el detalle de los módulos, procesos y acciones autorizadas a cada uno de ellos.
Las claves de los usuarios no se pueden consultar ni imprimir, dado su carácter de personal e intransferible.
Parámetros de Configuración
2.5 CONFIGURACIÓN GENERAL
La configuración general del Sistema tiene por finalidad predeterminar los criterios generales para todas las estaciones de trabajo, se identifica por el símbolo “III”, a su vez sus valores ingresados o parametrizados serán asumidos por aquellas estaciones, en que se deja en blanco la alternativa de configuración correspondiente.
Nota: La Configuración General del Sistema, “III”, no debe ser utilizada por los usuarios
Datos Generales de la Configuración
2.5.1 Principales
Sucursal
Toda estación de trabajo se configura asociada a una sucursal de la empresa, la que será ofrecida por omisión para todos los documentos.
Caja
A una estación de trabajo se le puede asignar en su Configuración la función de caja, con lo que queda habilitada para procesar pagos.
Bodega
En el tratamiento de los documentos el Sistema ofrece la bodega seleccionada para la modalidad de la estación de trabajo en uso, por lo que necesariamente debe corresponder a una de las bodegas asociadas a la sucursal.
Listas de Precio de Venta, Compra o de Documentos Internos
El tratamiento de los productos o servicios en el Sistema se hace a través de documentos valorizados sobre la base de una lista de transferencia. Es por esta razón que se debe seleccionar una lista de configuración general para ventas, compras y para el tratamiento de documentos internos.
Las listas seleccionadas en la configuración general del Sistema, serán ofrecidas por omisión para el tratamiento de los documentos, de aquellas estaciones de trabajo, en que la modalidad que está siendo utilizada no considere una alternativa diferente.
Impresoras Remotas
En la configuración redes de Random Pía Gest se pueden predeterminar los periféricos remotos. El Sistema utiliza las potencialidades de Windows para la impresión de documentos.
Para impresoras no definidas en Windows, busque en el Manual del usuario del equipo una equivalente y pruebe su compatibilidad.
El Servicio Técnico de Random S.A. podrá asistirlo en la configuración de una impresora diferente, pero no garantiza la posibilidad de instalarla en forma eficiente.
Tiempos de Operación
Esta opción esta enfocada a establecer los criterios a utilizar en el tratamiento de los documentos en relación al despacho de stock y a si debe o no avisar stock.
De esta manera es posible configurar el criterio a utilizar al momento de ejecutar un documento de venta, compra o de stock en relación a si implica moviendo de stock siempre, nunca o preguntará en cada ocasión.
Paralelo a lo anterior al momento de realizar estos documentos el Sistema podrá presentar un aviso de stock. Cuando se configura la alternativa de avisa stock siempre, más las alternativas de despacha stock siempre o pregunta, en los documentos al posicionar el cursor en el campo cantidad, se desplegará una ventana con los antecedentes del producto y los datos de stock consolidado y de bodega.
2.5.2 Crédito
Las condiciones de crédito generales serán asignadas por omisión a todos las entidades, a excepción de aquellas que en la función de definición de entidades, en Parámetros, se les hayan establecidos condiciones particulares.
El Sistema valida el cumplimiento de las condiciones de crédito, en cada una de las transacciones que se registran.
Monto Total del Crédito
Es el máximo de crédito a otorgar, independiente de los respaldos que se reciban. Respaldo del Crédito
Valores máximos aceptables para aprobar un crédito sin documentar y para cada uno de los distintos tipos de documentos de respaldo, (cheques, letras y pagarés).
Fecha de Vigencia
Fecha más tardía en la que se puede programar un vencimiento. Número Máximo de Vencimientos
Cantidad máxima de cuotas en las que debe ser amortizado el crédito. Porcentaje de Anticipo
2.5.3 Fechas
Es posible establecer un rango de fechas en las que se pueden registrar los documentos en el Sistema, tanto los de stock, como los de compra y venta, lo cual permite disminuir significativamente:
• Riesgo de ingreso de documentación fraudulenta al Sistema.
• Inconsistencia de informes por causa del ingreso de nuevos documentos. • Errores de digitación de fechas.
2.5.4 Numeración
Se fijan los números de los documentos a ser impresos o transmitidos por los periféricos externos de las modalidades de trabajo.
2.5.5 Método de Costeo
Se establece el método de valorización de inventario para efectos contables.
En el caso de establecer una valorización de inventario a través del método de promedio ponderado se debe establecer si los documentos de recepción interna afectarán o no el precio promedio ponderado. Finalmente se debe establecer el criterio a utilizar en los casos de asignación de tasa de cambio a documentos.
2.5.6 Remotas
Permite predeterminar periféricos remotos adicionales.
El Sistema utiliza las potencialidades de Windows para la impresión de documentos.
Para impresoras no definidas en Windows, busque en el Manual del usuario del equipo, una equivalente y pruebe su compatibilidad.
El Servicio Técnico de Random S.A. podrá asistirlo en la configuración de una impresora diferente, pero no garantiza la posibilidad de instalarla en forma eficiente.
2.5.7 Adicionales
Al realizar la configuración de la estación, opcionalmente se pueden asociar los documentos de venta y compra a un centro de control particular, el cual debe estar previamente definido en parámetros.
Adicionalmente con el fin de agilizar la operación del Sistema es factible activar o no las siguientes opciones:
• Cambiar responsables cada vez que se diseña un documento: Al activar esta opción el Sistema solicitará la clave de usuario cada vez que se intente realizar un documento.
• No evaluar ecuaciones de lista de precios al buscar productos en documentos: Al activar esta opción se busca agilizar la búsqueda de productos en el caso de listas de precios que estén definidas en base a formulas, por lo tanto al buscar un producto sólo presentará un precio tentativo y la evaluación de la ecuación de precios se realizará al momento de trasladar el producto a un documento.
• Desplegar stock físico consolidado al buscar productos en documentos: Al activar esta opción se desplegará adicionalmente el stock físico consolidado al buscar un producto.
2.6 CONFIGURACIÓN DE ESTACIÓN
Al definir una modalidad de trabajo se debe configurar la estación de manera de predeterminar los criterios de trabajo particulares asociados a ésta, los cuales tendrán prioridad o precedencia sobre la configuración general, la cual sólo será asumida cuando una alternativa se deje en blanco.
Para configurar una modalidad de estación se definen los mismos parámetros que en la configuración general (punto 2.5), pero adecuados a sus requerimientos particulares con la sola excepción de:
• Montos Máximos de Créditos, que se definen sólo a nivel de la configuración general y de las entidades.
• Numeración de Documentos, que se relacionan a las impresoras locales, seriales y paralelas. Cuando la modalidad de trabajo no define numeración de documentos esta será independiente al terminal de computación, por lo tanto se podrá ingresar al Sistema desde cualquier punto de la red. Junto a lo anterior el Sistema controla la cantidad de usuarios concurrentes autorizados para operar.
2.7 FORMATOS DE IMPRESIÓN
Este parámetro, se encuentra predefinido en el Sistema, el cual puede ser modificado por el usuario de acuerdo a sus particulares requerimientos, que están dados normalmente por las características del hardware y el formato de los documentos pre-impresos.
La adaptación del Sistema, a los formatos impresos de los documentos de la empresa los puede realizar cualquier usuario autorizado, siguiendo las instrucciones que se detallan en este módulo, lo que junto con representar una importante autonomía le da al Sistema gran flexibilidad.
Documentos posibles de variar su formato: • Documentos de venta y compra. • Documentos de movimientos físicos. • Cheques y Letras.
• Cartas guías.
El formato de un documento se determina definiendo cada uno de los antecedentes de las carpetas que se observan en la primera línea de la pantalla siguiente:
Para efectuar esta acción, es conveniente disponer de formularios base o en su defecto de fotocopias en escala 1:1 de cada uno de los documentos impresos que utiliza la empresa en sus procesos administrativos y una regla de buena precisión y seguir las instrucciones de las diferentes pantallas.
2.7.1 Datos Generales del Documento
Largo del Documento
Es la longitud en centímetros medida entre el borde superior e inferior de la hoja de papel en que está impreso el documento.
Ancho del Documento
Es la longitud en centímetros medida entre ente los bordes de la hoja en que está impreso el documento. Número de Líneas por Página
Es la cantidad máxima de líneas que se puede imprimir en una hoja. El estándar para una hoja tamaño carta es de 66 líneas.
La forma práctica de determinar el número de líneas por página, es superponiendo una hoja impresa de mayor tamaño y contar la cantidad de líneas.
Pide Observaciones Antes de Imprimir
En todos los documentos es posible agregar, en el lugar que defina el usuario observaciones o comentarios, que se digitan al momento de emitir el documento, siempre que se active esta opción. Detalle del Documento
Seleccionada las opciones de detalle del documento se deben ingresar las medidas desde el borde superior e izquierdo de inicio y fin del detalle.
Todas estas distancias se deben medir en centímetros y en la forma más exacta posible, con la finalidad de obtener la mayor precisión posible.
Denominación del Formato
Es posible al grabar el formato denominarlo a través de un código y nombre.
Una vez que se completan los campos de la ventana, el Sistema ofrece las puertas de Impresión, seleccione en la que está instalada la impresora que se utilizará e imprima una prueba utilizando la fotocopia escala 1:1 del documento.
Verifique la impresión y ajuste los valores hasta lograr la precisión deseada.
2.7.2 Datos de Encabezado, Detalle, Conceptos y Pie del Documento
El tratamiento de estas cuatro secciones del formato de un documento es similar y deben seguirse las rutinas Standard del Sistema.
Fila
Es la distancia en centímetros desde el borde superior de la hoja hasta la posición de la función o expresión a imprimir en el documento.
Columna
Es la distancia en centímetros medida desde el borde izquierdo de la hoja hasta la posición del primer carácter de la función o expresión a imprimir en el documento.
Tipo
• Función entregada por Sistema: El Sistema ofrece una ventana en la que se detallan todas las funciones posibles de incluir en un documento.
• Carácter ingresado como texto: Al imprimir el documento se reproducirán los caracteres o expresión que se registren en este campo.
Expresión
Al seleccionar Tipo el Sistema ofrece la lista de funciones entregadas por él, desde donde se debe elegir una opción.
Largo
Una vez definida una Función o Carácter, en esta columna se indica la extensión de la función seleccionada o expresión definida.
Por ejemplo si se selecciona la función nombre del cliente, como este está definido en un campo de extensión 50, en el campo largo, el sistema ofrece dicha extensión, la que puede ser reducida digitando la extensión disponible en el documento, con lo cual el nombre del cliente solo será impreso en el documento en forma parcial.
Plantillas
2.8 MI CONFIGURACIÓN
Información para el usuario de la configuración activa en la estación de trabajo.
2.9 CHEQUEO DE ESTRUCTURAS DE BASES DE DATOS
Los Archivos de datos del Sistema pueden deteriorarse por diversas causas, siendo las principales los virus e interrupciones del suministro de energía.
Para evitar estas causas es necesario normar el uso de medios magnéticos externos, disponer de un antivirus actualizado y proteger el suministro eléctrico.
En caso de actualizaciones o errores, producto ya sea de interrupciones del suministro de energía o intervención no autorizadas de las bases de datos, el resultado del chequeo de la estructura de Archivos del Sistema, orienta al personal técnico en la búsqueda de soluciones a los problemas detectados, por lo que sugerimos imprimirlo y remitirlo al Servicio de Soporte.
Al Avanzar en la búsqueda del error se encontrará con lo siguiente:
Y finalmente accederá a la entrega de la información directa:
2.10 CHEQUEO DE LA CORRELATIVIDAD NUMÉRICA
Su finalidad es verificar la correlatividad numérica de los distintos documentos, se debe tener presente antes de realizar este proceso, que la búsqueda secuencial de claves dentro de una base de datos resulta una tarea muy pesada, por lo tanto para evitar que la red se vea afectada se recomienda hacerlo por rangos pequeños para un tipo de documento en particular.
RANDOM PÍA GEST
3 PARÁMETROS GENERALES DEL SISTEMA
Random Pía Gest es una solución computacional estándar de base documental, desarrollada bajo un enfoque sistémico y paramétrico, de gran flexibilidad, en la que los usuarios, mediante la definición y registro de las Tablas, Parámetros Generales y los Parámetros de cada uno de los Subsistemas logran: Estructurar un Sistema integrado, de alta eficiencia, bajo costo, acorde a las características propias de la empresa y que cumple con los más exigentes requerimientos.
Mantener el Sistema vigente en el tiempo, pese a los cambios tecnológicos y nuevas disposiciones legales gracias a las actualizaciones y nuevas versiones que libera periódicamente “Random S.A.
Actualizado, sin intervención de personal especializado, ya que la mantención de los parámetros y tablas le permiten al usuario introducir los cambios que se producen en la organización y/o de sus procesos.
3.1 DEFINICIÓN Y REGISTRO DE LOS PARÁMETROS DE LA EMPRESA
Esta importante actividad, requiere de un detallado estudio, ya que una definición clara de los objetivos de la gerencia para la implantación del Sistema, de la precisión con que se formulen los requerimientos y de la forma en que se definan los Parámetros, dependerá en forma importante, la factibilidad de utilizar en forma integral las potencialidades del Sistema y cumplir con las expectativas.
Para disponer de los antecedentes necesarios para resolver, sugerimos capacitar a los encargados de la implantación del Sistema y desarrollar un modelo que represente la realidad de la empresa, con la finalidad de evaluar distintas alternativas y validar la que se seleccione como la más adecuada.
Si el dominio de las potencialidades del Sistema, no le permiten estructurar una solución satisfactoria a su realidad, considere la posibilidad de recibir asesoría especializada de empresas asociadas a Random S.A. o de asesores externos de mayor experiencia.
Los Parámetros en los Sistemas Random Pía Evolución se dividen en: Parámetros Generales del Sistema Random.
Parámetros de los Subsistemas: Gestión Administrativa.
3.1.1 Parámetros del Sistema de Administración
El Menú de Parámetro Generales se activa en la barra de ingreso en el segundo ícono en forma de columna
Los parámetros de gestión administrativa se obtienen desde la grilla de ingreso al sistema en el icono que se presenta a continuación
3.1.2 Secuencia para el Registro de los Parámetros
Para comenzar la etapa de implantación de los Sistemas Random Pía Evolución, es importante disponer de información procesada, fidedigna y completa.
Al registrar los Parámetros del Sistema de Gestión Administrativa, se sugiere seguir el orden que se detalla en el siguiente cuadro, ya que de esa forma, el usuario se asegura de disponer de la información de Tablas, necesaria para completar el registro de los antecedentes de los siguientes Parámetros.
Parámetros Generales
1 Turnos de Trabajo 12 Emisores de Documentos de Pago 2 Países, Ciudades y Comunas. 13 Tenedores de Documentos 3 Funcionarios. 14 Definición de Caract. de Entidades 4 Sucursales. 15 Definición Familia de Productos 5 Bodegas de Sucursal 16 Definición de Rubros de Productos 6 Retiradores de Mercaderías 17 Definición de Marcas de Productos 7 Cajas de Pago 18 Definición de Clasificación Libre 8 Centros de Control. 19 Códigos de Acceso Alternativo 9 Definición de Zonas 20 Fichas Técnicas
Parámetros de Gestión 1 Creación de Tablas de Precio
y Costo.
6 Definición de Conceptos Especiales. 2 Variables y Dimensiones de
tipo Numérico.
7 Estudio y Tratamiento de Precios. 3 Variables y Dimensiones de
tipo Alfanumérico.
8 Modelos para la Creación de Productos e Insumos.
4 Definición de Productos, insumos y Servicios.
9 Tratamiento Masivo de Asociaciones (de funcionarios, productos y de conceptos de clasificación y reposición de productos)
5 Definición de Entidades. 10 Tratamiento del Método de Costeo de Inventario.
A modo de ejemplo, para registrar un funcionario, con todos sus antecedentes, deben estar definidas previamente las Tablas de Ciudad y Comuna, ya que el Sistema efectúa un proceso de validación. El orden en que se presentan los Parámetros en la barra de herramientas del Sistema, se ha establecido para facilitar el trabajo diario, por lo que aquellos de uso más frecuente, se presentan en las primeras líneas.
3.1.3 Registrar, Buscar, Modificar y Eliminar Parámetros
Estas acciones son comunes tanto para los Parámetros Generales como para los parámetros de cada uno de los Subsistemas Integrados.
Una vez seleccionando el Parámetro a tratar, se activa la función a ejecutar a través del icono correspondiente y se sigue la rutina o secuencia lógica.
El usuario dispone de eficientes ayudas en línea, que le proporcionan el antecedente necesario y lo guían en los pasos de la rutina a seguir.
A B C D E F G
A Salir de los Parámetros E Imprimir Informe B Modificar Datos del Parámetro F Eliminar Parámetro C Registrar Nuevo Parámetro G Traspasar datos a Excel D Buscar
Registro de los Parámetros
Como ya se destacó que para registrar algunos parámetros, se requiere utilizar información paramétrica almacenada en los archivos o bases de datos del Sistema, es conveniente seguir la secuencia sugerida en la página anterior.
Caso contrario, el parámetro no se podrá registrar o sus antecedentes quedarán incompletos. Esta última situación no es aconsejable, dado que la experiencia indica, que posteriormente no se completan, con lo cual se pierde información de gran utilidad.
Los datos de un Parámetro, dependiendo de su naturaleza se registran de dos formas: Digitándolos directamente en el campo o cargando los antecedente desde una Tabla.
En la primera alternativa, si bien el Sistema no valida la información, se sugiere definir una estandarización para cada uno de los antecedentes a registrar, con la finalidad de garantizar la uniformidad de la información y facilitar el empleo de las ayudas.
Los Antecedentes de aquellos campos del Parámetro, que corresponden a información de Tablas, no se pueden digitar en forma directa.
Para facilitar la selección del Antecedente:
Con <↓> se puede avanzar en la Tabla.
Con <Enter> se selecciona el que corresponde.
Buscar Parámetros
Es posible limitar y facilitar la búsqueda de un parámetro, condicionando el cumplimiento de ciertas cadenas de caracteres, tanto en el código como en la descripción de éste.
Además de lo anterior estas búsquedas pueden ser “blandas” donde sólo debe coincidir una cadena de caracteres, en cualquier posición del argumento, o bien ser “desde atrás” donde la coincidencia se produce desde el final del argumento hacia adelante.
Modificar Parámetros
Todos los Antecedentes asociados a un Parámetro son posibles de modificar, excepto el código principal, ya que relaciona todas las transacciones y movimientos asociados a los documentos.
Se debe tener presente, que al modificar por ejemplo la glosa de un Parámetro, toda la información registrada en la base de datos bajo ese código, quedara clasificada bajo la nueva glosa.
Eliminar Parámetros
Random Pía Gest es Sistema de base documental, lo cual implica que toda transacción generará un registro, especificando responsabilidades y su relación de encadenamiento con otros documentos. Dado lo anterior la acción de eliminar parámetros esta sujeta a ciertas restricciones.
Como regla general, sólo se pueden eliminar sin restricciones, aquellos Parámetros que no tienen información asociada a los documentos.
El Sistema valida, la relación de algunos Parámetros e informa las restricciones que existen para su eliminación, de manera de evitar inconsistencias en las bases de datos e informes.
3.1.4 Generación, Impresión y Transmisión de Informes
El Sistema permite estructurar y almacenar Informes, sobre la base de los campos con que cada uno de ellos esta definido.
Los informes pueden ser listados por impresora, grabados en disco o transmitidos por fax o Internet utilizando las potencialidades de Windows.
Estructurar un Informe
Al estructurar un informe se deben seleccionar desde la columna “campos disponibles”, aquellos de interés, en el orden en que se desean listar, trasladándolos a la columna “seleccionados”.
Se debe establecer el modo de ordenamiento en que se requiere presentar el informe, además en caso que sea necesario es posible imponer restricciones tomando en cuenta sólo los productos genéricos o seriados.
Almacenar Informes Estructurados
La estructura de un Informe de uso frecuente, puede ser almacenada con un nombre que lo identifique, activando la función grabar, rescatándolos al seleccionarlos en el encabezado de la ventana “Nombre del informe”. En caso que los informes pierdan su vigencia, pueden ser eliminados.
Revisión en Pantalla del Informe
Al activar el icono imprimir, el Sistema detallará las alternativas de impresoras existentes o de transmisión por fax, seleccionada la opción es posible revisar en pantalla la presentación final del informe para su impresión o envío.
Exportar a Excel
Es posible exportar los datos ofrecidos en pantalla a Excel, de manera de darle un nuevo tratamiento a la información, para esto se debe dar un nombre de salida de un máximo de 8 caracteres.
3.2 PARÁMETROS GENERALES DE LA EMPRESA
Son aquellos que permiten definir las características, que son comunes para todos los Sistemas de Random Pía Evolución, y que se detallan en el menú que se muestra a continuación.
Estas definiciones son de poco acceso, siendo útiles en la parametrización inicial del sistema completo, posteriormente deben mantenerse catalizadas estas tablas con la finalidad de ir agregando las variantes que la empresa vaya adquiriendo.
3.2.1 Definición de Funcionarios
Se debe ingresar al Sistema como Funcionario, a toda persona, que por su actividad deba utilizar el Sistema o se le relacione a transacciones que se realizan en él, completando los antecedentes de la siguiente ventana:
Por lo tanto, deben ser registrados los Directores, Gerentes, Jefes de Sucursal, Vendedores, Encargados de Compra, Bodegueros, Cajeras y Supervisores.
Los Funcionarios que participan directamente en los Procesos Productivos en una empresa manufacturera, que no utilizan el Sistema en su trabajo, se registran en el Parámetro “Registro de Operarios”, del Sistema Random Gepac.
Ingreso de Nuevo Funcionario CÓDIGO FUNCIONARIO
Identifica y relaciona a cada funcionario con los distintos procesos administrativos y documentos del Sistema.
Se sugiere utilizar como código las iniciales del nombre del funcionario (Apellido paterno, Apellido materno, Nombre), con el objeto de simplificar su ordenamiento, por abecedario, y facilitar su asociación.
RUT Y NOMBRE
El RUT y el dígito verificador se registran en forma directa separados por un guión. DIRECCIÓN
Es importante registrar y mantener actualizado este dato, ya que ello permite localizar al funcionario o a su familia en caso necesario, despachar correspondencia y otras actividades.
Como se puede observar en la ventana, los campos que tienen botones sólo se pueden completar con información contenida en las Tablas del Sistema.
TELÉFONO
Es posible registrar dos teléfonos de 8 cifras con el siguiente formato: 251 6757 FOTOGRAFÍA
Para una mejor identificación de los funcionarios, el Sistema permite agregar en la ficha de antecedentes personales una fotografía digital en formato bmp.
La imagen se inserta activando la función con el siguiente icono:
Las fotografías pueden ser tomadas, con cualquier máquina digital o capturadas con un scanner y almacenada en el archivo “Planos” de Random Pía Maestro.
Registro y Modificación de Claves Personales
Todo funcionario, que hace uso de parte del Sistema en forma directa, es decir registra documentos u obtiene informes, debe estar autorizado y registrar una clave personal.
El Registro de la clave debe ser una acción personal y reservada, de responsabilidad de cada funcionario de la empresa, por lo que todo usuario debe ser capacitado para ejecutarla en forma individual.
CLAVE INICIAL DE UN USUARIO
Para su registro, el funcionario, sin ayuda de terceros ni supervisión en Parámetros Generales en la función Definición de funcionarios debe activar el siguiente icono:
Es importante destacar que las claves deben ser: Personales e intransferibles.
El Ingreso de la clave debe ser de un número de 5 dijitos alfanuméricos, deben ser claves fáciles de recordar por el usuario y difíciles de relacionar por terceros, razón por la cual no utilice sus iniciales, fechas de cumpleaños u otras que para otras personas pueden resultar obvias.
Se recomienda que las claves sean modificadas periódicamente.
La clave se registra en la siguiente ventana, el Sistema una vez grabada informa el resultado:
Se debe tener presente que en las bases de datos y archivos del Sistema, las Claves quedan ocultas, razón por la cual el Supervisor del Sistema y el personal técnico de Random S.A. no tienen posibilidad de conocerla o recuperarla en caso que el funcionario la olvide.
La clave, se modifica siguiendo la misma rutina anterior, con la sola diferencia que el Sistema le exigirá ingresar su “Clave Actual”, para autorizar el cambio.
Modificar Datos del Funcionario
Permite mantener al día cada uno de los datos asociados a un funcionario.
El código de un funcionario es posible modificarlo sólo cuando no ha estado relacionado a transacciones o documentos, ya que esto generaría inconsistencias en la información.
La modificación de un funcionario está permitida solo para el Supervisor y para el Funcionario a modificar, nadie puede modificar la parametrización de otro funcionario.
Eliminar un Funcionario
Es posible eliminar un funcionario como usuario del sistema, los documentos y transacciones asociadas a él se mantienen; sin embargo al elaborar informes estadísticos la información referente a él se pierde, por lo tanto se aconseja no eliminarlos, sino que simplemente revocar todos los permisos de este.
3.2.2 Definición de Sucursales
El Sistema Random Pía Gest, permite integrar, procesar y consolidar en la casa matriz información de stock, compras y ventas generadas en una o más sucursales.
Las Sucursales pueden estar integradas en línea con la casa matriz o ser remotas.
La configuración en línea, permite que la información de las diferentes sucursales se actualice en forma inmediata, utilizando redes de área local o las que ofrecen las diferentes compañías de comunicaciones. Las sucursales que se integran en línea con la casa matriz, necesariamente requieren utilizar la Configuración Cliente Servidor.
Componentes del Sistema asociadas a una Sucursal
Toda Sucursal debe tener a lo menos una Modalidad de Estación, para facilitar la configuración de sus estaciones de trabajo y evitar errores.
Las Bodegas, Cajas de Pago y Centros de Control, que se definen en el Sistema, siempre deben estar asociados sólo a una Sucursal.
No es posible, por ejemplo, que una misma Bodega mueva Stock de dos Sucursales. Tipos de Sucursal
SUCURSALES REALES O PUNTO DE VENTA:
Son centros independientes registrados en el servicio de Impuestos Internos, bajo una misma Razón Social, los que pueden estar o no integrados en línea a la red computacional de la Casa Matriz.
SUCURSALES VIRTUALES:
Se puede definir como Sucursales de la empresa secciones o departamentos que están integrados físicamente en la red de la Casa Matriz, con la sola finalidad de asociarlas a Centro de Costos o facilitar la obtención de informes de gestión.
Registro de los Antecedentes de una Sucursal
Las Sucursales se registran en el Sistema completando los campos de la siguiente Pantalla.
El Código de Sucursal, no puede ser modificado, ya que relaciona todos sus movimientos con la documentación. No presenta restricciones para su definición pero, sugerimos utilizar un código alfanumérico, dado que es más fácil de relacionar.
3.2.3 Definición de Bodegas de Sucursal
Todas las Bodegas o Almacenes deben estar asociadas sólo a una Sucursal de la empresa. Tipos de Bodegas
BODEGAS REALES
Se refiere al espacio físico donde se almacena el stock de una sucursal. BODEGAS VIRTUALES
Son aquellas que se crean en el Sistema, sin que exista un lugar físico diferente, con el fin de manejar el stock de mejor forma.
Registro de los Antecedentes de una Bodega
Se registran cada uno de los datos asociados a las bodegas de una sucursal, asignándoles además un código el cual no puede ser modificado ya que relaciona todos los movimientos de stock de los documentos.
La sucursal a la cual se asocia la bodega es un dato paramétrico, por lo tanto debe estar previamente definido, al igual que el funcionario a cargo.
Modificar Datos de una Bodega
Es posible mantener actualizados los datos de una bodega, a excepción del código y la sucursal relacionada los cuales no pueden modificarse, ya que se asocian a cada uno de los movimientos de stock en los documentos.
Asignación de Productos a una Bodega
Para registrar un producto en un documento, necesariamente este debe estar asignado a la bodega activa de la línea, caso contrario rechaza la operación y dependiendo de la situación informa:
La pantalla de la izquierda, se presenta, cuando el Producto no está asignado a ninguna bodega de la Sucursal, lo cual es un error de operación, para registrar la transacción esto debe ser corregido.
La pantalla de la derecha se presenta cuando el producto está asignado a otra bodega de la Sucursal, en este caso el Sistema ofrece la posibilidad de cambiar a la Bodega correcta.
Esta restricción, es importante, ya que es un control efectivo para asegurar que se despachen o almacenen en las diferentes bodegas de la empresa, sólo los Productos que están asignados o autorizados.
ASIGNACIÓN INDIVIDUAL
Se puede hacer en el momento del registro de un producto, en la siguiente ventana, seleccionado la carpeta “Bod” y marcando las diferentes Bodegas en las que se almacenará.
Esta alternativa es de gran utilidad para la asignación de los productos que se incorporan al Maestro de la Empresa, los cuales al ser registrados en forma correcta, fuera de ser codificados de una forma apropiada, necesariamente deben ser asignados a las diferentes carpetas.
Esta es una de las principales razones, por la cual la incorporación de nuevos productos, debe ser una acción que debe ser realizada sólo por personal debidamente calificado.
ASIGNACIÓN MASIVA
Se realiza en el Menú de Logística, en la función Tratamiento de Stock y Reaprovisionamiento (Stock Mínimos), al activar la función de tratamiento de stock, para productos de una bodega seleccionada, se marcan los productos a tratar y se trasladan para finalizar la asignación en forma masiva a una bodega.
3.2.4 Definición de Cajas de Pago
Tiene como objeto principal la recepción de pagos, por lo que tiene el carácter de tenedor de documentos de pago. Lo anterior permitirá utilizar la teneduría de documentos, del modulo pago de clientes, para controlar y generar la documentación de respaldo para la entrega de valores.
Toda Caja debe estar asociada a una Sucursal. Registro de los Antecedentes de una Caja
Tanto la sucursal como el encargado es un dato paramétrico, los cuales deben estar definidos con anterioridad.
Código de la Caja
Es alfanumérico de dos dígitos, el cual no puede ser eliminado ya que relaciona todos los documentos de pago dentro del Sistema.
3.2.5 Definición de Centros de Control
Toda transacción puede ser asociada al momento de registrarla a un Centro de Control, antecedente que posteriormente permitirá agrupar la información para su contabilización, u obtener información agrupada por este concepto.
Registro de los Antecedentes de un Centro de Control Se registran ingresando el código y nombre del centro de control.
Código del Centro
Es alfanumérico de ocho dígitos y no presenta restricciones para su definición. Modificar Datos de un Centro de Control
Sólo es posible modificar el nombre de un centro de control, ya que si existen documentos o transacciones asociadas a ese código se generarán inconsistencias en la base de datos.
3.2.6 Definición de Emisores de Documentos de Pago
Son todas las Entidades o Instituciones Financieras que emiten documentos valorados legalmente, o que emiten cupones o vales aceptados como instrumento de pago.
Los Antecedentes se registran en la siguiente ventana:
TIPO DE PAGO
En el Sistema ya están definidos, los siguientes Tipos de Pago, los cuales deben ser asociados a cada Entidad Emisora:
• EF Efectivo.
• CH Cheque Bancario. • TJ Tarjeta de Crédito. • LT Letra de Cambio.
• PD Pago Cruce de Documentos. • PA Pagaré.
• CP Comprobante de Pago.
• CC Comprobante de Pago Contable. • DE Pago por Depósito en Cuenta Corriente. • CR Pago por Certificado de Retención. ENTIDAD
Debe ser registrada con un código, en el caso de los Bancos se sugiere utilizar la codificación de la Superintendencia de Bancos, ya que este código está impreso en todos los cheques.
PLAZA
Debido a la integración en línea de los bancos, normalmente no se utiliza, por lo que se sugiere dejar el campo en blanco.
NOMBRE
CÓDIGO TÉCNICO
Una Entidad puede ser identificada indistintamente por su Código Principal o Técnico, este último campo permite implementar codificaciones alternativas.
CUENTA CORRIENTE
En este campo se registra la Cuenta Corriente o Bancaria de la empresa, estás serán ofrecidas por el Sistema cada vez que se emita un cheque para el pago de proveedores.
Dado que es posible registrar una cuenta por Entidad, las Empresas que tengan más de una Cuenta Corriente en un mismo banco, deberán crear una nueva Entidad.
En aquellos Bancos en que la empresa no tiene Cuenta Corriente, el campo se deja en blanco.
3.2.7 Definición de Tenedores de Documentos
Se entiende por tenedores de documentos a las áreas administrativas de la empresa que dentro de sus funciones esta el manejo de documentos valorados y a las entidades que se les confía su custodia. Su objetivo es administrar los documentos de pago en los sistemas que no están integrados con contabilidad, en caso contrario una vez que han sido contabilizados se administran en el Sistema Contable.
Tipos de Tenedores de Documentos de Pago: TENEDORES INTERNOS:
El Sistema define por omisión a todas las Cajas como Tenedores Internos, razón por la cual no es necesario registrarlas.
TENEDORES EXTERNOS:
Se deben definir y registrar como tal, estas son:
• Todas las áreas de la empresa, que no son Caja, pero que por su función les corresponde recibir, guardar o procesar documentos de Pago.
• Los Bancos en que se depositan o entregan en cobranza documentos de pago. • Las Empresas de custodia de valores con las que se mantienen convenios. • Los estudios jurídicos y empresas de cobranza.
Cada documento de pago, al ser ingresado queda registrado en el sistema con un número, a la vez que se detalla la entidad emisora, el número de cuenta, el número del documento, la fecha de emisión y de
Los Traspasos de documentos y su clasificación sobre la base de variados criterios, permiten preparar la documentación de traspaso y generar en el Módulo de Pago de Clientes todo tipo de informes.
Registro de los Antecedentes de un Tenedor
Se registran en el Sistema completando los campos de la siguiente ventana siguiendo la rutina normal.
Se destaca, que el campo Sucursal, no es paramétrico, ya que esta corresponde al Tenedor.
3.2.8 Definición de Retiradores de Mercaderías
Permite registrar en la base de datos los antecedentes de las personas que retiran mercaderías, dato que luego puede ser impreso en los documentos de despacho.
Por lo tanto al grabar un documento en el recuadro de observaciones, se digita el código de quien retira, sino esta registrado presenta la pantalla de registro.
Si bien el Sistema dispone de Ayudas en línea que facilitan la búsqueda de un retirador, se sugiere para agilizar el proceso de asignación, utilizar el RUT, sin dígito verificador, ya que es único y fácil de relacionar.
