5 TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
5.3 REGISTRO Y GENERACIÓN DE UN DOCUMENTO
5.3.3 Iconografía
Los iconos de acceso presentes en todos los documentos del Sistema tienen como objetivo permitir al usuario realizar un tratamiento en forma eficiente e informada de los documentos.
A- Iconos relacionados al detalle del documento
(A1) (A2) (A3) (A4) (A5) (A6) (A7) (A8) (A9) (A10) (A11) (A12) (A13) (A14) (A15) (A16) En términos generales a través de los iconos es posible acceder a funciones directas o bien a aquellas a partir de las cuales se desencadena un set de funciones.
Paralelo a lo anterior están los iconos de consulta, los cuales en tiempo real y en forma interactiva permiten obtener información relativa a la entidad, al producto, movimientos de stock, cuentas corrientes, políticas de crédito, encadenamiento entre documentos, etc.
Los iconos presentes en los documentos se pueden dividir en dos grupos:
• Al producto: son aquellos que se relacionan o afectan al producto de la línea que se encuentra activa.
• Al documento: son aquellos que se relacionan o afectan al documento en su totalidad.
5.3.3.1 Búsqueda de productos en el detalle (A1)
Permite buscar un producto, en forma rápida, dentro de un documento de gran extensión.
5.3.3.2 Seleccionar una nueva forma de búsqueda (A2)
Los productos en los documentos se registran en base a su código principal, sin embargo con el fin de facilitar su búsqueda es posible acceder a estos a través de sus diferentes códigos.
A través de esta función es factible modificar el código de acceso al producto, para lo cual se debe seleccionar:
• El tipo de código por el cual se quiere acceder al producto, es decir código principal, rápido o técnico.
• Los argumentos de ordenamiento de búsqueda es decir tipo de código y descripción y adicionalmente búsqueda de conceptos especiales.
5.3.3.3 Consultar stock (A3)
Permite consultar los niveles de stock por bodega, detallados por tipo (físico, devengado, comprometido, teórico, etc.) y revisar su flujo de movimientos para un periodo dado o su proyección a 60 días.
Adicionalmente se presenta información del producto de la línea activa como su código rápido y técnico, su clasificación dentro de una familia, rubro, marca y listas de precio a las cuales pertenece.
A partir de esta consulta es posible elaborar un informe de stock.
5.3.3.4 Información Adicional Del Producto (A4)
Permita acceder a la pantalla que entrega el stock, las últimas compras, las últimas ventas, las últimas ventas a la entidad del documento en cuestión, precios alternativos, movimientos acumulados y velocidades de rotación de productos. Este icono permite tener a mano toda la información necesaria de un producto para hacer gestión sobre él ya sea para compras como vara ventas.
5.3.3.5 Ficha técnica del producto (A5)
Permite consultar, de existir, la ficha técnica de un producto, donde se describe en forma detallada sus características.
5.3.3.6 Agregar observaciones a la línea de detalle (A6)
Permite agregar observaciones asociadas a la línea de detalle de un documento, las cuales pasarán a formar parte del historial de eventos asociados a la entidad, documento o producto.
Para que dichas observaciones sean impresas, se debe configurar el formato de impresión contemplando esta alternativa.
5.3.3.7 Foto del Producto (A7)
De existir permite visualizar la fotografía o plano del producto de la línea.
5.3.3.8 Modificar el valor lVA de la línea (A8)
Existe la posibilidad de modificar los valores del IVA de la línea pudiendo definir su valor en la pantalla que ofrece el sistema al activar este icono.
5.3.3.9 Crear líneas de composición para línea principal activa (A9)
Permite crear un producto que agrupará a un conjunto de productos o kit, al activar la función se despliega una ventana donde se definen las líneas que compondrán el precio del producto para la línea activa. Cabe destacar que cada uno de los componentes conserva su glosa descriptiva y mantiene un control de stock independiente.
5.3.3.10 Recalcular descuentos para la nueva situación (A10)
En el caso de documentos que contengan descuentos como concepto, es decir que se aplican al documento y no a una línea en particular, se deben recalcular estos cada vez que se modifique la situación del documento de origen, de manera de mantener la coherencia del acuerdo frente a una nueva situación comercial.
El sistema permite recalcular un descuento global al documento para el caso que una de las líneas del documento se haya eliminado o agregado, esto varía el total de descuento del documento y este icono es el encargado de actualizar este cambio
parametrizó en la modalidad por la que se ingresó al sistema o la modalidad que está actualmente en uso.
5.3.3.12 Ocupar modelo para definir un nuevo producto (A12)
Al activar la función se despliega en pantalla los modelos definidos en el Sistema, seleccionado el de interés es posible generar un nuevo producto según las reglas del modelo.
Para lograr lo anterior, se asignan los valores a las dimensiones que lo conforman, este proceso de valorización de variables se realiza de dos maneras:
• Directa, digitando su valor numérico en la columna respectiva.
• A través de la función de asignación de dimensiones para la generación de códigos de productos, en este caso existe una tabla asociada desde la cual se seleccionan las alternativas de interés. Se sugiere revisar el punto 4.2 de este manual para profundizar sobre este tema.
5.3.3.13 Determinar costos y plazos de fabricación del producto (A13)
Esta función esta relacionada directamente con el Sistema de producción Random Gepac, ya que otorga la opción de estudiar la disponibilidad de insumos, plazos y costos de fabricación para el producto de la línea, y revisar el cumplimiento para el documento.
5.3.3.14 Poner solicitud de producción para producto de la línea (A14)
A través de esta función es posible poner una solicitud de producción para el producto de la línea, la cual sólo tiene sentido para los clientes que posean el Sistema de producción Random Gepac.
5.3.3.15 Incorporar anotaciones al producto de la línea activa (A15)
Esta función permite incorporar información asociada a un producto dentro de un documento, de manera de robustecer la trazabilidad del proceso comercial.
Con el fin de asociar anotaciones a un producto particular, existe una nómina de tablas de caracterización, las cuales agrupan un conjunto de actividades tabuladas que permiten caracterizar y describir eventos de interés. Cabe recordar que las tablas de caracterización deben haber sido previamente definidas en parámetros.
Para incorporar una anotación al producto de la línea activa se selecciona la tabla de caracterización de interés, la cual a su vez contemplará todos los eventos posibles de asociar al producto.
El historial de eventos de los productos de un documento y del negocio en general, pasará a formar parte de la traza de este, a la cual se tendrá acceso en forma integral al consultar la trazabilidad operacional.
5.3.3.16 Ver anotaciones realizadas al producto de la línea activa (A16)
Permite revisar las anotaciones realizadas al producto de la línea activa.
B- Iconos relacionados al documento
(B1) (B2) (B3) (B4) (B5) (B6) (B7) (B8) (B9)
5.3.3.17 Salir de la ventana (B1)
Icono universal para salir de cualquier aplicación o ventana del sistema.
5.3.3.19 Anular o eliminar documentos (B3)
Al anular un documento este cambia de estado dentro del Sistema de válido a nulo, por lo tanto su número y fecha se mantienen en las bases de datos, por lo que no puede ser utilizado nuevamente. A diferencia de lo anterior cuando se elimina un documento su numeración queda disponible para reutilizarla, por lo tanto de existir documentos asociados el Sistema no permitirá esta acción.
Estas acciones cuando se realizan en la misma fecha de generación o registro del último documento de una cadena y siempre que no tenga procesos asociados no ocasionan problemas, sin embargo se recomienda que estas intervenciones sean cuidadosamente analizadas y ejecutadas por personal calificado.
La eliminación posterior de documentos, no se aconseja, ya que es una fuente importante de inconsistencia en los Sistemas computacionales de bases relacionadas.
La autorización para modificar, eliminar y anular documentos queda determinada en la configuración del Sistema donde se determinan los niveles de atributos y responsabilidades de cada usuario.
Modificar Documentos
No es factible modificar documentos que están registrados en el Sistema. La única opción es reciclar el documento.
Eliminar, Anular y Reciclar un Documento
Eliminar y Reciclar un Documento: Esta opción es valida para el documento, siempre que no tenga movimientos relacionados posteriores, puede ser eliminado de los archivos o Bases de documentos formales del Sistema utilizando esta función, por lo cual el número queda libre.
Desde esta opción, los antecedentes del documento quedaran en “Documentos en Estado Pendiente”, lo que permite posteriormente recuperarlos y utilizarlos en la generación de en un nuevo documento, siempre que se mantenga el número y la Entidad.
Esta función es de gran utilidad, cuando se requiere modificar fechas de documentos o corregir las líneas del detalle.
Eliminar un Documento
La eliminación en la misma fecha de generación del último documento de una cadena registrada en el Sistema y que no tenga procesos asociados por lo general es factible.
No obstante lo anterior, cada vez que sea necesario eliminar un documento debe ser analizado. La eliminación posterior de documentos no es recomendable, por ser fuente de inconsistencia.
El Sistema para permitir la eliminación de un documento, valida que este no tenga otros documentos asociados.
Se sugiere limitar las autorizaciones para eliminar documentos en el Sistema.
La eliminación de un documento, deja el registro en blanco, lo que permite registrar otro documento o re digitarlo. Esta opción sólo tiene relación con documentos oficiales que no tienen una impresión foliada por el Servicio de Impuestos Internos, ya que este folio al ser ocupado inmediatamente pierde su número y es imposible reutilizarlo.
Anular un Documento
Esta acción cambia el estado de un documento de Válido a Nulo.
El número y fecha del documento se mantiene en las bases de datos por lo que no puede ser utilizado nuevamente.
5.3.3.20 Pagar documentos (B4)
Permite efectuar pagos a un documento en el momento de su ejecución, accediendo de manera directa a la función de pagos a estado de cuenta.
A través de esta función de pago es factible: • Registrar el pago.
• Efectuar pagos en cuotas y cálculo de intereses. • Consultar la cuenta corriente de la entidad.
• Consultar la relación de encadenamiento entre documentos. • Seleccionar la tasa de cambio a una fecha dada.
5.3.3.21 Incorporar anotaciones al documento (B5)
Esta función permite incorporar información asociada a un documento, de manera de robustecer la trazabilidad del proceso comercial.
Con el fin de asociar anotaciones a un documento, existe una nómina de tablas de caracterización, las cuales agrupan un conjunto de actividades tabuladas que permiten caracterizar y describir eventos de
Para incorporar una anotación se selecciona la tabla de caracterización de interés, la cual a su vez contemplará todos los eventos posibles de asociar al documento.
El historial de eventos de los documentos y del negocio en general, pasará a formar parte de la traza de este, a la cual se tendrá acceso en forma integral al consultar la trazabilidad operacional.
5.3.3.22 Agrupar líneas equivalentes en una sola (B6)
Dentro de un documento donde existen productos de igual código, precio, unidad y descuento es factible agruparlos en una sólo línea, esta función es particularmente útil para cajas registradoras.
5.3.3.23 Imprimir documento (B7)
Accede a la ventana de dialogo de impresión, la cual presenta por omisión la impresora definida en parámetros para la modalidad de trabajo.
5.3.3.24 Tratamiento de documentos pendientes (B8)
A través de esta función es factible guardar y/o revisar documentos grabados como pendientes o como plantillas tanto para la entidad como para el usuario activo.
5.3.3.25 Grabar documento de formalización (B9)
Una vez activada la función de grabación se presenta una nueva ventana donde se debe:
• Confirmar la condición de despacho, el Sistema por omisión ofrece la condición definida en la modalidad de la estación de trabajo.
• Definir el tipo de impresión.
• Registrar la fecha comprometida de despacho.
• Registrar las observaciones, de existir, que se requieren imprimir en el documento.
• Estipular, si se requiere, las condiciones de pago, el número de la orden de compra y el nombre de quien retira mercaderías.
Adicionalmente esta accesible la información relativa a los cupos de crédito de la entidad, los montos autorizados, utilizados, disponibles y en curso, la situación de vencimientos y el registro de cuotas. Al momento de confirmar la grabación se presentan tres alternativas:
• Grabar el documento el las bases del Sistema.
• Grabar, imprimir y enviar por mail el documento, en caso de ser electrónicos. • Grabar factura o boleta con número transitorio e imprimir vale.
C- Iconos relacionados a la entidad del documento
(C1) (C2) (C3) (C4)
5.3.3.26 Revisar estado de cuenta (C1)
Permite visualizar los antecedentes de una entidad, revisar el estado de la cuenta corriente y su historial de protestos de existir. Paralelo a lo anterior es factible consultar las notas adicionales a un documento de la cartola e incorporarle nuevos eventos a este.
5.3.3.27 Ver anotaciones realizadas al documento (C2)
Permite revisar las anotaciones realizadas al documento.
5.3.3.28 Revisar situación comercial del documento (C3)
Esta función presenta un análisis de la situación comercial de la línea activa y del documento en general. Con el fin de evaluar la situación comercial de la línea activa y/o del documento se presenta el análisis bajo tres escenarios:
• Según lista de precios sin contemplar descuentos.
• Según lista de precios contemplando los descuentos máximos permitidos. • Según la situación actual.
El resultado bajo cada escenario es presentado en términos porcentuales y de valor, basándose en el método de margen o mark-up, el cual fue previamente determinado en la configuración del Sistema.
5.3.3.29 Búsqueda y consulta de encadenamientos entre documentos del Sistema (C4)
A través de esta función se accede al análisis gráfico de la trazabilidad de un documento, presentando su relación de encadenamiento entre documentos del Sistema y su historial de eventos asociados.
D- Iconos relacionados a funciones especiales
(D1) (D2) (D3) (D4) (D5) (D6)
5.3.3.30 Solicitar permiso pendiente de descuento para la línea (D1)
El Sistema informa e impide la grabación de documentos donde se exceda el descuento máximo permitido para un producto.
Dado lo anterior, de ocurrir este evento es factible solicitar autorización en línea para realizar la transacción del producto superando el descuento establecido como máximo. El supervisor podrá revisar el documento en cuestión y autorizar el descuento desde su puesto de trabajo.
5.3.3.31 Menú de permisos pendientes de descuentos (D2)
Esta función ofrece distintas alternativas de operación frente a la solicitud de permisos para superar descuentos máximos dentro de un documento.
De esta manera es factible solicitar permiso para el documento en ejecución y esperar en línea su respuesta o bien no esperarla para posteriormente rescatar todos aquellos documentos con solicitud de permiso pendiente.
5.3.3.32 Cambiar a boleta simple de venta (D3)
Permite al momento de realizar una factura cambiar a boleta simple de venta, conservando el detalle de los productos transados.
5.3.3.33 Funciones especiales (D4)
El sistema proporciona funcionalidades especializadas dependiendo desde el documento del cual se esta activando esta función.
A modo de ejemplo: presenta más funciones si el llamado se realiza desde una factura.
Reordenamiento del detalle del documento por otro criterio: Esta función modifica la presentación de las líneas de detalle de un documento, el cual podrá ser ordenado en base a criterios alternativos.
Generación de documentos según necesidades de abastecimiento: Basándose en los parámetros de stock definidos en el Sistema, más la información existente en las bases de datos y criterios seleccionados por el usuario es factible generar documentos de compras o de redistribución de stock entre bodegas.
La propuesta y generación de documentos de abastecimiento es el resultado del estudio de múltiples variables relevantes que permiten establecer:
• Cantidad de productos requeridos, proveedores factibles y precios.
• Cantidad de productos a distribuir a las bodegas de manera de optimizar la gestión de stock. Nota: Los criterios y procesos asociados al tratamiento de stock, reaprovisionamiento de bodegas y generación de documentos según necesidades de abastecimiento, se describen en detalle en el capítulo 7 de Logística.
Revisión, cierre y reactivación de documentos de compromiso: Dado que por diversas razones los documentos de compromiso no se cumplen o bien sólo se formalizan de manera parcial, se hace necesario normalizar esta situación en el Sistema de modo de no mantener activos documentos que han
perdido su vigencia, los casos más comunes son cotizaciones que no se transforman en ventas, ordenes de compra y notas de venta cumplidas parcialmente.
La revisión, cierre y reactivación de documentos puede ser realizada de manera individual para un documento o para líneas de este o bien de manera masiva para un tipo de documento y periodo dado. Adicionalmente es factible especificar la causal de cierre y examinar las anotaciones realizadas a un documento.
Transformar una factura en nota de crédito: Si la situación comercial así lo amerita es posible realizar una nota de crédito a partir de una factura existente.
Revisar las observaciones y notas adicionales en el documento: Se presenta el historial de observaciones realizadas al documento.
Adicionalmente es posible agregar a un documento ya grabado, nuevas anotaciones desde las tablas de caracterización, las cuales agrupan un conjunto de actividades tabuladas que permiten caracterizar y describir eventos de interés.
Poner solicitud de producción para todas las líneas: A través de esta función es posible poner una solicitud de producción para todos los productos del documento, la cual sólo tiene sentido para los clientes que posean el Sistema de producción Random Gepac.
Facturación Arriendos: El Sistema permite administrar el arriendo de productos seriados, con este fin se debe asignar un nuevo código al producto en arriendo, cuya nomenclatura quedará definida por “C_+ código de producto”, código bajo el cual se facturará y se registrará la transacción de arriendo.
Bultos Para Crías (B2B): A través de esta función es factible informar el detalle de los productos que conforman un bulto, (Herramienta válida para empresas que trabajan con grandes tiendas a través de B2B). Se debe tener presente que un paso previo es definir en las tablas de caracterización el set de datos propios para generar esta clasificación.
Establecer porcentajes de retención de IVA: Permite fraccionar la retención de IVA, por parte de la empresa.
5.3.3.34 Distribuir recargos de importación a los productos (D5)
El Sistema activa este icono en el momento que se realiza el tratamiento de las importaciones (DIN). Este icono distribuye los valores en conceptos de “recargo” propios de una importación entre los productos que se están importando para asumir estos recargos en el costo real del producto. Se verá en el campo Costo Calculado” del documento el valor final que adquiere el producto una vez prorrateados los conceptos.
5.3.3.35 Antecedentes complementarios de la exportación (D6)
A Los documentos de comercio internacional se les adjunta de manera complementaria todos los antecedentes propios de esta actividad.
Para dar cumplimiento a dicha formalidad, al activar esta función, se despliega una ventana donde se ingresan todos los datos de identificación y antecedentes de origen destino de la exportación.