Gestión de Activos Guía para la aplicación de la Norma NMX ISO 55001

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Gestión de Activos

Guía para la aplicación de la Norma NMX ISO 55001

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2 | 2015 GESTIÓN DE ACTIVOS - GUÍA PARA LA APLICACIÓN DE LA NORMA NMX ISO 55001

Texto en español adaptado de la versión original

Efren Franco Villaseñor (Versión en Español para Mexico)

Texto original en portugués elaborado por:

Marisa Zampolli

Revisado y supervisado por:

Glycon Garcia Jr.

Colaboradores (autores de los ejemplos prácticos y anexos) en el orden en que aparecen en el documento:

Alexandre Felix do Nascimento Ítalo Claudio Caiani Spanó – Reliasoft Brasil

Rafael Schmitz Venturini de Barros – AES Tietê

Gilberto Martins Junior – Elektro Eletricidade e Serviços S.A. Henrique Eduardo Pinto Diniz – CEMIG

Valéria Simões de Marco – Eletrobrás Eletronuclear S.A. Paulo Marcio Nepomuceno de Sousa – CEMIG

Pedro Monteiro de Castro Souza – CEMIG Henderson Saldonas da Silva

João Esmeraldo da Silva, Dr. - Fundação Gorceix - Departamento de Investigación y Educación Continuada Jefferson Januário Mendes, Msc. - Instituto Federal Minas Gerais – Departamento de Ingeniería de Producción Ruben Antonio Llobell Solé, Dr. - Fundação Gorceix - Departamento de Investigación y Educación Continuada

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GESTIÓN DE ACTIVOS - GUÍA PARA LA APLICACIÓN DE LA NORMA NMX ISO 55001 2015 | 3

DERECHOS DE AUTOR

ACLARACIONES

A pesar de que este documento fue elaborado con el debido cuidado, el ICA y cualquier otra institución participante no se responsabilizan por la información y los análisis presentados, cuya responsabilidad directa corresponde a los autores del estudio.

Este documento se presente como un complemento en la diseminación, interpretación y entendimiento de las normas ISO y sus correspondientes nacionales para gestión de activos. No restringe ni pretende reemplazar la consulta y la lectura integral de las normas NMX desarrolladas por ANCE, AMGA y otras entidades de las ISO 5500x desarrolladas por International Organization for Standardization y la especificación británica PAS-55 (Publicly Available Specification number 55) de la British Standards Institution [1].

Las citas y referencias a este documento fueron revisadas por la Asociación Mexicana de Gestión de Activos.

International Copper Association Latin America Av. Vitacura 2909, Oficina 303 Las Condes, Santiago Chile www.Procobre.org Texto en español adaptado de la versión original

Efren Franco Villaseñor (Versión en Español para Mexico)

Texto original en portugués elaborado por:

Marisa Zampolli

Revisado y supervisado por:

Glycon Garcia Jr.

Colaboradores (autores de los ejemplos prácticos y anexos) en el orden en que aparecen en el documento:

Alexandre Felix do Nascimento Ítalo Claudio Caiani Spanó – Reliasoft Brasil

Rafael Schmitz Venturini de Barros – AES Tietê

Gilberto Martins Junior – Elektro Eletricidade e Serviços S.A. Henrique Eduardo Pinto Diniz – CEMIG

Valéria Simões de Marco – Eletrobrás Eletronuclear S.A. Paulo Marcio Nepomuceno de Sousa – CEMIG

Pedro Monteiro de Castro Souza – CEMIG Henderson Saldonas da Silva

João Esmeraldo da Silva, Dr. - Fundação Gorceix - Departamento de Investigación y Educación Continuada Jefferson Januário Mendes, Msc. - Instituto Federal Minas Gerais – Departamento de Ingeniería de Producción Ruben Antonio Llobell Solé, Dr. - Fundação Gorceix - Departamento de Investigación y Educación Continuada

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Resumen ejecutivo 6

Introducción 8

Hablemos un poco sobre las normas: 8

Paso 1: Planear la gestión de activos en la empresa 11

A. Contexto de la organización 12

a. Comprensión de la organización y su contexto 12

b. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 13

c. Determinación del alcance del sistema de gestión de activos 13

d. Determinación del sistema de gestión de activos 14

B. Liderazgo 15

a. Política 15

b. Roles, responsabilidades y autoridades de la organización 16

c. Criterios y definición de la cartera de activos para el sistema de gestión: determinación del alcance 17

• Activos críticos 17

• Criterios para la definición de activos críticos 19

d. Sistema de gestión de activos 19

Paso 2: Ejecutar los objetivos de la gestión de activos 20

A. SAMP – Plan Estratégico de Gestión de Activos 22

a. Planes de gestión de activos 23

B. Soporte/ apoyo 24 a. Recursos 24 b. Competencias 25 c. Concientización 25 d. Comunicación 26 e. Requisitos de información 26 f. Información documentada 26

g. Control de la información documentada 27

C. Operación: Diseño y adquisición de activos críticos 27

Ejemplo práctico: Adquisición de activos en empresas de logística 27

a. Análisis para la introducción de nuevas tecnologías 27

Ejemplo práctico: Introducción de nuevas tecnologías en la industria de petróleo y gas 27

Sumario

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Paso 3: Administrar riesgos 28

A. Metodologías aplicadas a la gestión de riesgos 28

B. Acciones para abordar los riesgos y oportunidades para el sistema de gestión de activos 31

C. Gestión del cambio 32

D. Tercerización 32

Paso 4 Monitorear la operación 33

A. Evaluación de desempeño 33

B. Definición de indicadores 35

a. Indicadores de desempeño clave o KPI 35

b. Indicadores de costos 35

c. Indicadores de riesgos clave o KRI 36

C. Auditoría interna 36

Paso 5: Analizar el sistema de gestión de activos 37

A. Evaluación económica y ciclo de vida 37

B. Cálculo de la vida económica de un activo y análisis del LCC 44

Ejemplo práctico: Compresor de alto rendimiento 44

Paso 6: Tomar decisiones buscar y mejoras continuas 44

C. Análisis para actualización tecnológica basada en la eficiencia energética 45

Ejemplo práctico: Motores eléctricos 45

Conclusiones 49

Bibliografía 50

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Resumen ejecutivo

La gestión de activos representa un cambio cultural en el planeamiento estratégico de las empresas que agrega a la visión tradicional sobre productos y clientes la visión de los activos y del valor que estos son capaces de generar al negocio. Para las empresas que se disponen a buscar estándares internacionales de desempeño dentro de mercado competitivo, la gestión de activos aporta, a partir del contexto de la organización, una nueva propuesta de realización de los

objetivos estratégicos que integra todas las áreas de la empresa, de modo que cada una de ellas reconozca su papel y su responsabilidad en la obtención de valor a través de los activos de la organización.

La práctica de la gestión de activos implica una reflexión inicial sobre el posicionamiento de la empresa en el mercado, sobre sus objetivos a largo plazo, sobre las expectativas y necesidades de las partes interesadas y la forma como estas interactúan con los negocios de la empresa.

Solemos decir que la gestión de activos marca el inicio de una nueva era en la administración de las empresas, algo que debe ser practicado por quienes buscan la excelencia en los negocios. La gestión de activos no se restringe a administrar activos, sino que trasciende la barrera de los límites operacionales para influir en las estrategias de negocios. Practicar la gestión de activos de acuerdo con las normas significa tener un estándar internacional para obtener valor a través del uso de los activos, de modo tal que se alcance el equilibrio entre el desempeño, los costos involucrados y los riesgos asociados.

Las normas ISO 5500X, de 2014, llevan a las organizaciones el desafío de cuantificar su eficiencia en términos de riesgo. El equilibrio entre costo, desempeño y riesgos solo se logra a través de las prácticas de gestión de activos.

Las normas ISO 5500X van más allá del universo de la publicación PAS 55 de la BSI (British Standards Institution), que hasta entonces era la única referencia para las prácticas de gestión de activos físicos.

El enfoque del sistema de gestión para la gestión de activos en el contexto de la ISO 55001 aporta los requisitos necesarios para que la administración de la empresa favorezca los resultados de la gestión de activos, no solamente los activos físicos, sino todos aquellos que agregan valor a la organización.

En el caso de las empresas con uso intensivo de activos, cuyo negocio se fundamenta en los activos físicos, las normas aportan una innovación en cuanto a la vida del activo, que ya no se limita al período comprendido entre la adquisición y el descarte, sino que se considera desde la especificación del activo hasta las responsabilidades que permanecen después de su desmantelamiento.

La gestión de activos físicos da como resultado una clara política de renovación de los activos, que no deben reemplazarse solo cuando están irreversiblemente dañados, sino cuando:

a) Los costos operacionales y/o de mantenimiento durante la vida útil restante del activo excedan el costo de su sustitución;

b) Hay riesgo inminente de falla del activo;

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c) El impacto de una probable falla supera el costo de la sustitución;

d) Una falla probable puede comprometer la confiabilidad y la seguridad del sistema y las personas; e) Los activos se vuelven obsoletos e ineficientes para su utilización y para el mantenimiento del negocio;

f) Los beneficios que se obtienen con la sustitución implican la mejora de los indicadores relativos a la seguridad de las personas, el medio ambiente y el desempeño de la empresa.

La toma de decisión del reemplazo anticipado de activos debe hacerse a partir de información precisa sobre las condiciones de los activos, asegurando a través de análisis y diagnóstico el mejor retorno del capital invertido, el mejor desempeño operacional y el menor riesgo para la organización.

Para alcanzar los objetivos estratégicos, los planes de mantenimiento, reforma y renovación de activos deben formar parte de la planificación anual, para que los recursos necesarios sean adecuados en los presupuestos operacionales y las inversiones, asegurando que la planificación a largo plazo se modele de forma tal que contribuya al fortalecimiento de la empresa. La adopción de estas prácticas por parte de las empresas trae resultados en el corto, mediano y largo plazo, como la mejora del desempeño técnico, económico y financiero; la disminución de riesgos y pasivos; la transparencia, seguridad y rastreabilidad de las inversiones; además de promover la captación y distribución de las inversiones a lo largo del tiempo. La International Copper Association, a través de esta publicación, contribuye para que las empresas, especialmente en el sector eléctrico, puedan ver en la práctica cómo una gestión de activos exitosa puede apalancar sus negocios de forma eficiente y sostenible en el tiempo.

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Introducción

Este documento no pretende prescribir enfoques, métodos ni herramientas obligatorias, sino que busca aclarar lo que se propone en las normas actuales a través de ejemplos, prácticas adoptadas y herramientas utilizadas por empresas, no sólo del sector eléctrico, sino también en la industria y otros segmentos de servicios.

La propuesta es trazar un camino que permita una visión básica para que una empresa implante un sistema de gestión de activos a través de las etapas o “pasos” que se describen, apoyados en el ciclo PDCA, que es la base del sistema de gestión. De esta manera, los seis pasos propuestos permiten la estructuración del sistema de gestión para la gestión de los activos de cualquier empresa con uso intensivo de activos. Los pasos que se proponen están alineados con las normas y con las etapas del ciclo PDCA.

Figura 1: El ciclo PDCA y la gestión de activos.

Hablemos un poco sobre las normas:

La serie de normas está formada por tres normas diferentes: NMX-J-SAST-55000-ANCE-IMNC-2015, NMX-J-SAST-55001-ANCE-IMNC-2015 y NMX-J-SAST-55002-NMX-J-SAST-55001-ANCE-IMNC-2015 (referidas en el texto para mayor facilidad como ISO 55000, ISO 55001 e ISO 55002 respectivamente.

Action (Actuar)

Mejora Estandardización Planear Especificar Adquirir Plan de Acción Utilizar, Operar, Mantener Acción Analizar y Verificar Monitoreo SAMP AMP Ciclo de vida

Plan (Planear)

Check (Verificar)

Do (Ejecutar)

8 1 2 3 4 5 7 6

A

P

C D

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La norma ISO 55001 está adaptada a la realidad mexicana a través de las notas introducidas en el texto. Esta norma presenta los requisitos de un sistema de administración para la gestión de activos, que de ahora en adelante se citará solo como sistema de gestión de activos. Esta norma está relacionada con la norma ISO 55000, que presenta la terminología, y también con la norma ISO 55002, que ofrece orientación sobre cómo interpretar la ISO 55001 dentro de un ambiente específico o en ciertos tipos de activos.

Fig. 2: Normas y contenido

La serie de normas presenta las definiciones y lo que debe hacerse, pero no presenta “cómo hacerlo”. Por eso, la búsqueda de ejemplos prácticos es una constante entre las empresas que pretenden adoptar las normas para la certificación posterior. Las reglas también están estructuradas de acuerdo con el ciclo PDCA (planificar, desarrollar o ejecutar, verificar y actuar para mejorar).

En este documento también seguiremos la estructura de las normas a través de pasos estructurados según el ciclo PDCA. Los pasos descritos a continuación son una propuesta básica para que una empresa de cualquier porte pueda adecuarse a lo que exigen las normas y obtener valor a través de la gestión de activos.

• Liderazgo • Política • Planiﬁcación • Recursos • Operación • Evaluación • Monitoreo • Análisis crítico • Mejora continua 55000 Visión general, principios y terminología 55001 Requisitos de los sistemas de gestión 55002 Directrices para la aplicación de la norma 55001

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El paso 1 se refiere a la planificación del sistema, como la fase P del ciclo PDCA. Los pasos 2 y 3 se refieren al desarrollo del sistema, como la fase D del ciclo PDCA. Los pasos 4 y 5 representan la etapa de verificación del ciclo PDCA y el paso 6 se refiere a las acciones para mejorar el sistema, como la etapa A del ciclo PDCA.

Fig. 3: Pasos propuestos

Paso 1: Planear Paso 6: Tomar una

decisión y buscar

mejoras Paso 2: Ejecutar

Paso 5: Analizar _{Administrar riesgos}Paso 3:

Paso 4:

Monitorear

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Paso 1: Planear la gestión de activos en la empresa

En el primer paso se abordará toda la planificación para la implantación del sistema de gestión de activos, el conocimiento y las herramientas necesarias.

Para que la planificación tenga éxito es necesario profundizar algunas definiciones básicas citadas según la norma ISO 55000:

• Activos

Según la norma, un activo es un elemento o una entidad que tiene valor real o potencial para una organización. Este valor puede ser tangible o intangible, financiero o no financiero e incluye la consideración de los riesgos y pasivos. Puede ser positivo o negativo, en las diferentes etapas de la vida del activo.

Los activos físicos generalmente se refieren a equipos, stocks y propiedades de la organización. Los activos físicos son lo opuesto a los activos intangibles, que son activos no físicos, como contratos, marcas, activos digitales, derechos de uso, licencias, derechos de propiedad intelectual, reputación o acuerdos.

La agrupación de activos mencionados como un sistema de activos también puede considerarse como un activo.

• Gestión de activos

Según la norma, gestión de activos es la actividad coordinada de una organización para obtener valor de los activos o que implica un equilibrio entre costos, riesgos y desempeño.

• Sistema de gestión de activos

Un sistema de administración para la gestión de activos tiene la función de establecer la política y los objetivos de la gestión de activos. El sistema de gestión de activos es un subconjunto de la gestión de activos.

Fig. 4: Relaciones entre los principales términos en la gestión de activos Gestión de la organización

Actividades coordinadas de una organización para percibir el valor de los activos.

Conjunto de elementos Interrelacionados o interactuando para establecer políticas y metas para alcanzar esos objetivos. Activos que están dentro del alcance del sistema de gestión de activos

Gestión de activos

Cartera de activos Sistema de gestión

de activos

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Los cuatro principios de la gestión de activos descritos en la norma son:

1) Activos que existen para proveer valor a la organización y las partes interesadas;

2) La gestión de activos transforma la intención estratégica en tareas, decisiones, actividades técnicas y financieras;

3) El liderazgo y la cultura del lugar de trabajo son determinantes de la percepción de valor;

4) La gestión de activos proporciona una garantía de que los activos van a cumplir y desempeñar su función.

Antes de comenzar, la empresa normalmente establece el alcance del sistema de gestión de activos y su extensión dentro de la organización.

Se designa un equipo para que ejecute el proceso dentro de la organización a través de roles específicos. En la forma clásica de gestión, hay un líder (con plena autonomía para dirigir el proceso y comunicarse con la alta gerencia) y el equipo, que generalmente se divide en tres roles distintos: los dueños de los activos (definen los objetivos corporativos a través de criterios técnicos, financieros y riesgo); los gerentes de los activos (aplican las determinaciones en un proyecto o en la planificación del activo); y los prestadores de servicios (ejecutan el proyecto y proporcionan la información o los resultados).

La preparación inicial exige que el líder y el equipo profundicen su conocimiento acerca de los negocios de la empresa. Las normas consideran el sistema de gestión de activos debe abordar seis aspectos de una organización: el ambiente interno y externo, sus procesos de planificación, sus procesos de apoyo, sus procesos operacionales, sus procesos de evaluación de desempeño y, finalmente, sus procesos de mejora continua.

A. Contexto de la organización

a. Comprensión de la organización y su contexto

En esta etapa deben responderse algunas preguntas: ¿Qué genera valor para la empresa? ¿Cuál es el foco de su negocio? ¿Cuál es el resultado esperado?

Se deben identificar todas las cuestiones internas y externas que afectan tanto el logro de los objetivos de la organización como los del sistema de gestión de activos.

En la ISO 55002 se mencionan los tipos de asuntos que deben evaluarse. En esta etapa se debe determinar que el sistema de gestión de activos esté alineado y sea coherente con los objetivos de la organización, conociendo en detalle el plan estratégico de la organización a corto, mediano y largo plazo.

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Sistema de gestión de la organización

Sistema de gestión de activos

Objetivos de la organización Plan de la organización Requisitos de las partes interesadas Alcance y estrategia de la gestión de activos

Fig. 5: Descripción general e interrelación del sistema de gestión de activos

b. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

En primer lugar, se recomienda la identificación de las partes interesadas, incluyendo tanto las internas como las externas a la organización.

Después de la identificación de las partes, se relacionan sus expectativas y sus necesidades intrínsecas al sistema de gestión de activos, cómo interactúan con el sistema y cuáles son sus objetivos importantes a considerar.

También se consideran los requisitos de las partes interesadas para el registro y documentación de información financiera y no financiera pertinente para la gestión de activos.

En este punto se determinan los criterios para la toma de decisiones, los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo de gestión de activos.

c. Determinación del alcance del sistema de gestión de activos

En el alcance del sistema de gestión de activos se incluyen los límites y la cobertura del sistema y debe documentarse. Debe haber algún tipo de lista de los activos que serán tratados por el sistema de gestión de activos y que formarán parte de la cartera. Todos los demás quedarán fuera del alcance y pueden o no tratarse de acuerdo con el sistema.

El ámbito de aplicación abarca el compromiso total, los recursos y las interacciones de toda la organización relacionados con la gestión de activos en el sentido más amplio.

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Además de cubrir los procesos internos y las funciones que incluyen la interfaz con los proveedores externos, los servicios subcontratados, los reguladores y consideraciones nacionales e internacionales, el alcance incluye ubicaciones geográficas y plazos para el comprometimiento de la organización. El alcance del sistema de gestión de activos probablemente sea un documento escrito con varias subsecciones relevantes y, sin duda, será objeto de auditorías internas y externas del sistema de gestión de activos.

d. Determinación del sistema de gestión de activos

Un sistema es un conjunto de procesos. Todos los procesos utilizados en la gestión de activos deben definirse y especificarse. De este modo, es necesario realizar una descripción de cómo se establece, utiliza, mantiene y mejora el sistema de gestión de activos.

En esta etapa se realiza un análisis crítico de los procesos existentes en relación con los requisitos de las normas, que determinará qué áreas deben desarrollarse para apoyar el sistema de gestión de activos.

Cada proceso utilizado en la gestión de activos debe definirse y especificarse. Una alternativa es elaborar diagramas de flujo de cada proceso con todas sus interacciones, considerando en la práctica procedimientos para cumplir correctamente cada fase y cada etapa de cada uno de los procesos.

Fig. 6 - Procesos en un sistema de gestión de activos Necesidades y

expectativas de las partes interesadas

Plan y objetivos de la

organización Plan y Gestión deActivos

Plan estratégico de Gestión de Activos (SAMP)

Sistema de gestión de activos Política de

gestión de activos

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B. Liderazgo

El liderazgo y la cultura de la organización son factores determinantes de la obtención de valor.

Los integrantes de la alta gerencia son los líderes naturales de la gestión de activos de una organización y son responsables por la calidad y la seguridad, así como también por la gestión de activos. La alta gerencia define la visión y la estrategia empresarial; alinea la organización y proporciona los recursos necesarios para el logro de los objetivos. La alta gerencia pone a las personas en roles de liderazgo, las guía y les suministra apoyo.

El liderazgo influye en la manera en que la organización desempeña su papel y crea la cultura organizacional. En tal sentido, la influencia se produce mediante el ejemplo y las actitudes.

Fig. 7 - Proceso de liderazgo en la gestión de activos

a. Política

La política de gestión de activos es una declaración breve que establece los principios por los cuales la organización pretende aplicar la gestión de activos para alcanzar sus objetivos. La norma recomienda que la política de gestión de activos sea una declaración formal de apoyo de la alta gerencia y, por lo tanto, que demuestre su compromiso con la gestión de activos.

Definición del patrocinador ejecutivo Identificación del equipo de liderazgo

Formación de grupos de trabajo para la implantación Definición del alcance

Elaboración del plan estratégico Elaboración de los planes de gestión Asignación de los recursos

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El proceso de elaboración de la política de la gestión de activos es algo complejo que debe involucrar la visión y la misión de la empresa, además del análisis estratégico de su situación ante el mercado.

En general, hay algunas reglas que la política debe considerar:

• Debe derivar de y ser compatible con el plan estratégico de la organización, es decir, definir el alto valor estratégico de los activos y cómo encajan en la misión y los objetivos de la organización;

• Debe ser adecuada a la naturaleza y la escala de los activos de la organización y las operaciones; • Debe ser coherente con otras políticas de la organización; • Debe ser coherente con la gestión del riesgo global de la organización, o sea, orientar la forma como se deben tomar las decisiones; • Debe proporcionar una estructura que permita producir e implementar la estrategia, los objetivos y los planes de gestión de los activos; • Deben asumir el compromiso de cumplir con la legislación, los reglamentos y las normas vigentes para la organización; • Debe expresar claramente los principios a aplicarse, como el enfoque de la organización ante asuntos como la salud y la

seguridad de sus colaboradores, el medio ambiente o el desarrollo sostenible;

• Debe incluir un compromiso de mejora continua de la gestión de activos y el desempeño de la gestión de activos; • Debe documentarse, ponerse en práctica y mantenerse;

• Debe comunicarse a todas las partes interesadas, incluyendo los prestadores de servicios contratados, donde se exige que estas personas estén informadas sobre sus obligaciones con relación a la política de gestión de activos de la organización; • Debe someterse a una revisión periódica para asegurarse de que se mantenga relevante y coherente con la organización y

con el plan estratégico.

No es necesario que la política se presente en un documento exclusivo; puede estar contenida en otras políticas de la organización o en documentos de la gestión de la organización.

b. Roles, responsabilidades y autoridades de la organización

Se designa un equipo para dirigir el proceso dentro de la organización a través de roles específicas. Se deben establecer los roles y responsabilidades de cada uno y esta información se debe divulgar a todos los involucrados para garantizar la transparencia del proceso y la autoridad que les compete.

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GESTIÓN DE ACTIVOS - GUÍA PARA LA APLICACIÓN DE LA NORMA NMX ISO 55001 2015 | 17 Fig. 8 - Atribuciones y resultados esperados del equipo de gestión de activos

c. Criterios y definición de la cartera de activos para el sistema de gestión: determinación del alcance

Al definir el alcance del sistema de gestión de activos, también se debe definir la cartera o conjunto de activos que están dentro del alcance.

Estos activos se clasifican generalmente según los riesgos y los costos asociados a ellos en activos críticos y no críticos: • Activos críticos

Partiendo de la premisa de que un activo es lo que genera valor para la organización, podemos considerar que los activos críticos son aquellos que generan más valor dentro del alcance establecido.

También podemos decir que el hecho de que un activo se considere crítico o no puede determinarse en función de la importancia de ese elemento y las consecuencias de su ausencia o falla. En algunas situaciones un mismo tipo de activo puede ser crítico y en otras no, dependiendo de su aplicación y las condiciones de “backup” en caso de falla.

La conclusión de qué es un activo crítico y qué es un activo no crítico parece bastante simple y fácil de comprender cuando se conoce el contexto de la organización y su alcance.

Definir estrategias (líneas de acción)

Atribuciones del equipo de gestión de activos

Definir una política

de operación las inversionesPriorizar

Administrar los proveedores internos y externos

Establecer

servicios Conocer los activosy su ciclo de vida

Maximización de los resultados de las inversiones

en activos

Satisfacción de los clientes

y los accionistas Mayor valor para la empresay para los stakeholders

Resultados esperados

Optimización del desempeño y los costos involucrados en el ciclo de vida de los activos

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En resumen, puede decirse que la característica que determina que un activo sea crítico o no es directamente proporcional a la función que ejerce en el negocio de la empresa. Por lo tanto, puede haber activos que en ciertas empresas se consideren críticos y en otras no.

Clasificar los activos en críticos y no críticos es una tarea importante para la gestión de activos, ya que los activos críticos deben necesariamente monitorearse con más detalle.

En forma general, los activos clasificados como críticos y no críticos deben analizarse, monitorearse y se debe evaluar su desempeño, de forma individual y en grupo.

Cada activo en el sistema tiene una función única y muchas veces pueden considerarse no redundantes. Ejemplo:

En el caso particular de las empresas de energía, los activos críticos por segmento serían:

Generación

A primera vista, los activos críticos para mantener la generación de energía serían los generadores y turbinas, pero estos no son los únicos responsables por crear valor para el negocio principal de una empresa de generación: también están los transformadores, los cables, los conductores, los equipos de protección, control y supervisión y la fuente de generación, como los manantiales para la generación hidroeléctrica.

Si en una unidad generadora se produce un incidente con descargas atmosféricas y los pararrayos simples no funcionan correctamente o un sistema de puesta a tierra no protege los equipos, las pérdidas para la empresa serán significativas. De igual modo, si no hay agua disponible en las represas y en los manantiales, el negocio de la empresa se verá totalmente afectado.

Transmisión

La transmisión de energía mediante líneas y torres tiene como activos críticos no solo los conductores, sino también las subestaciones, el sistema de protección, control y supervisión, además de las torres, los sistemas de maniobras y los transformadores.

Lo mismo ocurre con las empresas de generación si una llave seccionadora no funciona en el momento adecuado: la falla puede desactivar una línea y las consecuencias para la empresa pueden ser muchas.

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Distribución

Las distribuidoras son responsables por hacer que la energía generada y transmitida llegue a sus usuarios finales. Los principales activos que viabilizan el negocio de distribución son: los transformadores, los cables, los sistemas de protección, control y supervisión, los medidores y los sistemas de maniobra.

En este caso, la falla en un transformador de potencia en una subestación puede ser tan desastrosa como la falla en un disyuntor o en un aislador. Eso dependerá de la función de cada elemento en la actividad de distribución de energía y también de la carga alimentada.

• Criterios para la definición de activos críticos

Los criterios dependen del tipo de negocio de la empresa y de su plan estratégico, pero algunos criterios son utilizados normalmente por todas las empresas:

a) Valor generado por el activo al negocio b) Pérdida de utilidades por falla o ausencia c) Riesgos involucrados en la pérdida del activo d) Costos de mantenimiento y reposición

d. Sistema de gestión de activos

Uno de los requisitos de la norma ISO 55001 es que la empresa debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente el sistema de gestión de activos, incluyendo todos los procesos necesarios para apoyar el sistema y sus interacciones. De esta manera, toda la planificación se estructurará en un documento llamado SAMP (Plan estratégico de gestión de activos, por su sigla en inglés). En el Paso 2 – Ejecutar se ofrecerán más detalles sobre la elaboración del SAMP.

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La gestión de activos en una empresa debe ser impulsada por objetivos alineados con la planificación estratégica y considerada en la etapa de planificación.

Los objetivos de la gestión de activos deben ser claros y coherentes, como lo indican las letras de la palabra “SMART”: S “Specific” = específicos

M “Measurable” = medibles

A “Achievable” = alcanzables

R “Realistic” = de acuerdo con la realidad de la organización T “Time-based” = con base en el tiempo de su actuación

Los objetivos de la gestión de activos se especifican en y derivan del SAMP (Plan estratégico de gestión de activos), que se detalla en los planes de gestión de los activos que, por su parte, está alineados y derivan del alcance.

Entre las cuestiones típicas que abordan los objetivos podemos mencionar:

a) En la gestión de activos:

- costo total de propiedad; - valor neto actual;

- retorno sobre el capital invertido;

- desempeño en comparación con lo planeado;

- certificación del sistema de gestión de activos, o la evaluación de la madurez de la gestión de activos (mediante benchmarking);

- índices de satisfacción de los clientes;

- resultados de la investigación para la sociedad o la reputación; - impacto ambiental, por ejemplo, costo en emisiones de carbono; - nivel de servicio.

b) Para conjuntos de activos:

- retorno de la inversión (retorno del capital invertido, o retorno del activo).

c) Para sistemas de activos:

- disponibilidad del sistema de activos;

- rendimiento del sistema de activos (por ejemplo, tiempo en funcionamiento, eficiencia); - costo unitario del producto o servicio.

d) Para activos:

- confiabilidad (tiempo promedio/distancia entre fallas);

Paso 2: Ejecutar los objetivos de la gestión de activos

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- condición de los activos, desempeño o estado; - costo del ciclo de vida;

- expectativa de vida;

- desempeño de los activos en términos de energía.

La empresa debe establecer, documentar y mantener un plan (o varios) de gestión para alcanzar la estrategia o línea de actuación de la gestión de activos, de acuerdo con el alcance establecido, para lograr las metas a través de las siguientes actividades durante todo el ciclo de vida de los activos:

Observaciones:

• La creación, adquisición o mejora incluye la conceptualización, la especificación, el diseño, la modificación, el suministro, la construcción y el comisionamiento.

• El mantenimiento también incluye la inspección, el monitoreo del estado, la prueba funcional, la reparación, la renovación y/o la extensión de la vida útil de los activos. La sustitución de activos individuales también puede considerarse como el mantenimiento de los sistemas de activos.

• El plan de gestión de activos puede elaborarse para activos individuales, para grupos de activos, para sistemas aislados o para el sistema global de gestión. Sin embargo, es esencial que los planes estén relacionados y sean coherentes con la estrategia de gestión y que estén orientados al logro de los objetivos (directrices) establecidos.

El desarrollo del plan de gestión de activos y las actividades del ciclo de vida deben incluir el análisis del impacto de las acciones en cada etapa del ciclo de vida y las necesidades ante las próximas etapas del ciclo de vida.

a) Adquisición, creación o renovación; b) Utilización;

c) Mantenimiento; d) Descarte o enajenación.

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A. SAMP – Plan Estratégico de Gestión de Activos

El SAMP debe presentar de forma documentada la relación entre los objetivos de la organización y los objetivos de la gestión de activos, definiendo qué se necesita para alcanzar dichos objetivos.

Es importante que esta alineación se comunique a las partes interesadas para garantizar que todos los niveles comprendan por qué se implementan las actividades de los activos y de la gestión de activos.

Algunas preguntas clave que deben considerarse antes de elaborar un SAMP son:

• ¿Cuál es la situación actual de la empresa? • ¿Dónde se pretende estar en el plazo considerado? • ¿Cuáles son los objetivos y los riesgos asociados? • ¿Cómo llegar a ese punto? • ¿Cuánto tiempo se necesita para llegar? • ¿Cuáles son las metas? • ¿Cómo se medirán?

El SAMP debe considerar, para la cartera de activos:

a) Estrategia • Nivel de servicio requerido (confiabilidad, seguridad, requisitos normativos, aceptabilidad medioambiental, etc.) • Horizonte/cronograma del plan estratégico • Información financiera/expectativas de retorno de la inversión • Roles y responsabilidades • Gestión de riesgos • Integración con otros sistemas de gestión b) Ciclo de vida • Especificación/Diseño • Adquisición • Operación • Mantenimiento • Renovación/sustitución • Expansión • Introducción de nuevas tecnologías

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c) Desecho al final de la vida útil Indicadores

• Descripción

• Intervalo de medición

• Metas

a. Planes de gestión de activos

Los planes de gestión de activos deben ser un detallamiento del SAMP para cada activo o cada conjunto de activos dentro de la cartera del sistema de gestión de activos.

El desarrollo del plan de gestión de activos debe incluir el análisis del impacto de las acciones en cada etapa del ciclo de vida y las necesidades ante las próximas etapas del ciclo de vida.

Se debe desarrollar un plan especial para emergencias o contingencias para los activos críticos, para prever soluciones para casos catastróficos o de gran impacto.

El plan de contingencia debe proporcionar respuestas planificadas a las posibles fallas de los activos críticos como resultado de eventos independientes o coincidentes, además de ser capaz de reemplazar rápidamente el activo por otro de reserva en caso de falla o bloqueo del funcionamiento, en algunos casos.

En el caso de las líneas de transmisión, por ejemplo, el plan debe prever que tales fallas no afecten a todo el sistema a través de la previsión y análisis de los riesgos operacionales, considerando que los eventos indeseables pueden producirse como consecuencia de una variedad de causas:

• Medio ambiente: rayos, vientos, pájaros, árboles;

• Acciones humanas: accidentes, vandalismo;

• Mal funcionamiento de otros equipos: explosiones, fallas de la protección.

El plan de contingencia o de emergencia debe garantizar que todos los activos críticos puedan reemplazarse con seguridad, con el menor impacto posible en el sistema y en el menor tiempo posible, para que el suministro de energía se restablezca rápidamente.

El plan de emergencia deberá prever acciones en situaciones de crisis, accidentes mayores, tempestades o catástrofes, fallas en el centro de operaciones, plan de evacuación, plan de continuidad de comunicaciones y otras situaciones de emergencia. Para algunos activos en especial será necesario desarrollar un plan de contingencia individual.

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Siempre que se realice la aplicación práctica del plan, esto se debe comunicar y evaluar para que el plan de emergencia pueda perfeccionarse y sea cada vez más completo.

Fig. 9 - Estructura de los planes de gestión de activos

B. Soporte/ apoyo

Para que un sistema de gestión de activos pueda funcionar correctamente, es necesario proporcionar los insumos tales como procesos, infraestructura, financiamiento, conocimiento, habilidades, gestión de la información, prestación de servicios y ambiente cultural para que los activos y el sistema produzcan el desempeño requerido por la organización.

a. Recursos

Se deben identificar todos los recursos necesarios para garantizar el SAMP y los planes de gestión de activos. El objetivo de este requisito de la norma ISO 55001 es apoyar el tiempo de vida del activo y hacer que la organización reconozca la necesidad del compromiso de todas las áreas durante todo el ciclo de vida, con el fin de garantizar el desempeño que la organización desea con respecto al activo. Es necesario identificar y dirigir todos los recursos, ya sean humanos, financieros, de seguridad, herramientas, equipos y, principalmente, las inversiones para la sustitución, reforma o adquisición de activos. Al confeccionar los planes de gestión de activos, es posible realizar simultáneamente un “RGA” (Resource Gap Analysis) para identificar las brechas de recursos que existen entre la capacidad de la organización y los recursos necesarios para el logro de los planes de gestión. La organización debe priorizar acciones y recursos donde existan restricciones.

Acance y directrices del plan Acance y directrices del plan Acance y directrices del plan Acance y directrices del plan Acance y directrices del plan Acance y directrices del plan Acance y directrices del plan

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b. Competencias

Las personas designadas para la gestión de activos relacionadas con los roles, autoridades, funciones y servicios deben tener competencia para realizar sus tareas, incluyendo los proveedores externos, los proveedores de servicios y la mano de obra contratada. Es necesario que la organización compruebe que estas personas tengan valores, actitudes, conocimientos, talentos y experiencias que sean compatibles con lo que se espera dentro de la gestión de activos. La comprobación de la competencia es un requisito.

Por ejemplo, una persona competente en el área de negocios debe ser capaz de demostrar una competencia clara en tareas específicas de gestión de activos (como la evaluación de las condiciones de los activos) y también deber comprender la relación entre lo que hace y las actividades realizadas por otras personas en la gestión de activos (por ejemplo, la información de la actividad de evaluación de las condiciones del activo en la determinación de la vida útil restante del activo).

c. Concientización

Más que tener conocimiento y estar informado, la concientización significa tener la visión exacta de los impactos y oportunidades que el sistema de gestión de activos aporta la organización.

Se puede decir que es observar desde la perspectiva del “propietario de la empresa” y saber los riesgos, las oportunidades y la calidad de servicios que se espera de la organización.

Para evaluar el nivel de concientización de las personas, es posible entrevistarlas acerca de aspectos que abarcan la

comprensión de la política de gestión de activos, cómo contribuir eficazmente al éxito de la gestión de activos, cómo ven su contribución al logro de los objetivos de la gestión de activos de la organización y qué más se puede hacerse para lograr un elemento diferencial positivo.

Además de la política de gestión de activos, la norma ISO 55002 recomienda que la concientización evalúe los siguientes aspectos:

a) Por qué la gestión de activos es importante para la organización;

b) Las implicaciones de los cambios en el funcionamiento de la organización (por ejemplo, si la organización realiza cambios en sus procesos operativos y objetivos de desempeño, se indica que las personas con responsabilidad ante el sistema de gestión de activos estén informados sobre el impacto derivado);

c) Su contribución a la eficacia del sistema de gestión de activos, que incluye los beneficios de un mejor desempeño del sistema de gestión de activos;

d) Las consecuencias de los riesgos relacionados con la gestión de activos (reales o potenciales) con respecto a sus actividades laborales, su comportamiento y los beneficios producidos en la gestión de activos por su mejor desempeño personal;

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e) Sus roles y responsabilidades, así como la importancia de sus contribuciones en respuesta a los requisitos de la política de gestión de activos y del sistema de gestión de activos;

f) La forma como la organización está alcanzando sus objetivos.

d. Comunicación

Debe haber una estrategia con planes y medios de comunicación para transmitir la información correcta a las personas adecuadas, dentro y fuera de la organización, en el momento apropiado.

Todos los requisitos de comunicación relacionados con los activos relevantes, la gestión de activos y el sistema de gestión de activos deben identificarse y tratarse, incluyendo la transferencia y el intercambio de conocimiento e inteligencia para la planificación, ejecución, mejora y monitoreo del desempeño resultante.

e. Requisitos de información

La información que debe identificarse y tratarse es aquella que se refiere a los activos relevantes, la gestión de activos y el sistema de gestión de activos. El tipo de información que debe conservarse y por cuánto tiempo depende de su propósito. La norma ISO 55002 presenta una lista de información y requisitos comunes a la gestión de activos y el sistema de gestión de activos.

Es necesario informar el modo de recopilación, retención y administración de la información, la consistencia terminológica y la información de rastreabilidad, para garantizar la calidad del flujo de información.

f. Información documentada

Cierta información debe documentarse y mantenerse de acuerdo con los requisitos de la norma. En general, esta es la información necesaria que debe controlarse, incluyendo básicamente todos los medios, todos los procesos del sistema de gestión de activos y todos los registros de comprobación de cumplimiento de los requisitos.

Principal información que debe documentarse:

- Política -SAMP

- Plan(es) de gestión de activos - Auditorías

-Objetivos -Análisis críticos por parte de la dirección

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g. Control de la información documentada

Los documentos seleccionados para su uso en la organización se consideran documentos controlados y se convierten en parte de su sistema de gestión documental. Deben identificarse, aprobarse, tienen que estar disponibles cuando sea necesario, deben almacenarse y conservarse, deben someterse a un control de las alteraciones y deben cumplir con las prácticas de archivo y descarte especificadas.

C. Operación: Diseño y adquisición de activos críticos

Las etapas que preceden a la adquisición de un activo son de suma importancia, ya que impactan directamente en el ciclo de vida de los activos. Decimos que la especificación es anterior al comienzo de la vida, pero influye totalmente en el desempeño durante el ciclo.

De esta forma, la especificación para la adquisición de activos debe ser periódicamente revisada a partir del desempeño de los activos de información en operación y basada en la necesidad de actualización tecnológica, buscando activos que tengan el menor TCO (costo total de propiedad), incluso si el valor inicial de la compra es más elevado, teniendo en cuenta también nuevos indicadores, como el nivel de eficiencia energética.

La especificación debe considerar las normas y estándares, que también deben revisarse para incluir las directrices de nuevas tecnologías y de adecuación de los activos cuyo desempeño ya no se encuadra en las estrategias de la empresa.

La rutina de revisar las normas, los estándares y las especificaciones debe estar alineada entre las áreas de gestión de activos y de ingeniería, ambas integradas con el área de planificación estratégica.

La especificación para la adquisición de un equipo debe respetar los pilares fundamentales de la gestión de activos: desempeño, costo y riesgo.

La práctica demuestra que, la mayoría de las veces, adoptar como criterio solo el costo inicial de compra no es la mejor opción, ya que se deben considerar otros aspectos desde la etapa de especificación:

a) Condiciones de régimen normal de funcionamiento de los equipos b) Costos en el ciclo de vida

c) Riesgos asociados a la falla d) Eficiencia energética

e) Capacidad de sobrecarga en situaciones adversas

Estos son solo algunos ejemplos, porque se deben considerar muchos otros aspectos de acuerdo con la actividad de la empresa.

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La gestión de riesgos es un factor importante para la gestión de activos proactiva. El objetivo es entender la causa, el efecto y la probabilidad de que se produzcan eventos adversos para gestionar de forma optimizada los riesgos, reduciéndolos a un nivel aceptable y controlado.

Riesgo puede definirse como “incertidumbre con respecto al futuro”. El riesgo tiene dos componentes básicos: la frecuencia y su gravedad o consecuencias. Por ejemplo, cada transformador eléctrico tiene un fin de la vida útil, de modo que la gravedad del evento es conocida. El riesgo proviene de no saber cuándo ocurrirá, o la frecuencia de las fallas. Algunas empresas

generalmente utilizan de forma conjunta el producto de la frecuencia y la gravedad de los eventos en el proceso de análisis. Si la frecuencia y la información de la gravedad son subjetivas, cualitativas o cuantitativas, el análisis de riesgo siempre es una herramienta importante para elaborar un cuadro de decisiones.

La gestión de riesgos integra cualquier proceso de gestión de activos. Sin embargo, existe la necesidad específica de contar con procesos para identificar y monitorear los riesgos, no solo cumpliendo la legislación vigente, sino también como una práctica que permita optimizar y priorizar acciones a partir de costos, riesgos y desempeño.

A. Metodologías aplicadas a la gestión de riesgos

Hay varias formas de administrar los riesgos [1] y la elección depende de cada organización. A continuación presentamos algunas de estas formas:

Fig. 11 – Metodología de gestión de riesgos

Paso 3: Administrar riesgos

Clasificación de los activos

• Clasifique los activos de críticos y enumere los riesgos de cada uno

• Defina el alcance y los límites de las evaluaciones de riesgo individuales

Identificación de los riesgos

• Cree una planilla de eventos potenciales y sus causas

• Incluya los riesgos asociados, las fallas probables y sus consecuencias

Medidas de control

•Identifique los controles ya existentes •Cree controles para cada riesgo, actividad y activo

planeado

Niveles de riesgo

•Estime la probabilidad y las consecuencias de cada evento o riesgo potencial suponiendo que se adoptaron las medidas de control

•Considere la eficacia de las medidas y la probabilidad de falla de cada una

Niveles de tolerancia

•Determine si las medidas de control son suficientes para mantener los riesgos controlados dentro de la tolerancia exigida por la organización y por la legislación •Señale como graves aquellos riesgos que no tenga

medidas de control establecidas o que superen los límites de tolerancia Técnicas: SR (serie de riesgos), SE (serie de eventos), etc. Técnicas: SWOT, HAZOP, PESTLE, etc. Técnicas: RCM, RBI, IPF. Análisis por: • FMEA • FMECA • RCA • FTA

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Otra forma es utilizar la matriz de riesgos:

Para cada riesgo potencial se debe analizar la probabilidad de falla y sus consecuencias respectivas (en cuanto al tipo, la extensión y la gravedad).

Por ejemplo, pueden haber dos riesgos con una alta probabilidad de falla, el primero con una consecuencia de baja gravedad (bajo costo de reparación, sin lesiones a personas ni daños al medio ambiente) y el segundo riesgo con consecuencias de gravedad crítica (daños severos con una parada inesperada de la unidad, probabilidad de lesiones a personas y daños al medio ambiente). Para este riesgo en particular, pueden necesitarse pruebas adicionales y medidas de control más estrictas que resultan en mantenimiento proactivo, renovación anticipada o reemplazo del activo antes del final de su vida útil. Se deben establecer indicadores de riesgos y se les debe aplicar a los activos para permitir la creación de una “matriz de riesgo”, facilitando el análisis y la toma de decisiones.

Hay varios modelos de matriz de riesgos, pero todas ellas generan como resultado una graduación del riesgo que permite la adopción de las medidas de mitigación necesarias para su eliminación o reducción. A continuación se sugiere, a modo de ejemplo, el uso de un modelo [6] con 5 líneas y 4 columnas, que dan como resultado 5 grados de riesgo diferentes:

Figura 12 - Matriz de riesgos [6]

III II I I IV III II I V IV III II V IV III V V V IV 1 2 3 4 V 5 4 3 FRECUENCIA (F) GRAVEDAD - IP (Y) 1 2

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La matriz de riesgos puede dividirse en tres colores (verde, amarillo y rojo) para indicar riesgos bajo, medio y alto. También puede dividirse en cuatro zonas o cuadrantes, como en el análisis SWOT (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas), donde el cuadrante más externo indica los riesgos más críticos (mayor gravedad y mayor frecuencia) y los otros dos

cuadrantes que exigen acciones de mitigación por alta frecuencia o alta gravedad. Ambas divisiones se proponen para la decisión sobre la actuación en cuanto a la frecuencia y la severidad de los riesgos.

Según el análisis propuesto[6], se observa en la matriz de gestión de riesgos, en el eje horizontal (severidad o gravedad,) que solo se considera el algoritmo representado por “Y”, ya que en este momento no hay necesidad de diferenciar si el efecto del modo de falla impacta sobre la seguridad de las personas, sobre el activo o sobre el medio ambiente, sino que solo permite medir la gravedad del riesgo involucrado. Solo se considera Y = 1 cuando la probabilidad de daños al medio ambiente, la salud o la seguridad es inexistente y es mayor que 1 cuando existe una probabilidad significativa.

Después de análisis y la tabulación de los riesgos involucrados con cada activo, estos riesgos se mapean en la matriz. La siguiente tabla resume los resultados que pueden obtenerse a partir de la matriz con la condición y las acciones recomendadas [6]. Se observa que los plazos son solo ejemplos y pueden alterarse de acuerdo con las directrices de cada empresa.

Tabla 1: Clasificación de riesgos, condiciones y acciones recomendadas

Grado de riesgo Categoría Condición Acciones

I Crítico No aceptable

II Serio Indeseable

III Moderado Aceptable con

controles

IV Menor Aceptable con

avisos

V Despreciable Aceptable

Verificar si existe alguna estrategia o tarea de mantenimiento para evitar la falla o reducir el riesgo a Grado III. De lo contrario, debe mitigarse con proyectos o acciones en un plazo de hasta 6 meses.

Verificar si existe alguna estrategia para evitar la falla o reducir el riesgo a Grado III. De lo contrario, debe mitigarse con proyectos o acciones en un plazo de hasta 12 meses.

Verificar una estrategia o tarea de mantenimiento para evitar la falla. De lo contrario, se deben crear procedimientos o controles.

Algunas de las medidas necesarias son señalización y avisos. Verificar si alguna estrategia o tarea de mantenimiento para evitar la falla es económicamente viable.

No se requiere ninguna mitigación

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Si el grado de riesgo es I, II o III se considera que el modo de falla analizado tiene implicaciones sobre el medio ambiente, la salud o la seguridad y debe someterse a otros cuestionamientos, como el mantenimiento centrado en la confiabilidad. En este caso, se deben definir estrategias de mantenimiento o acciones proactivas que cumplan con los criterios antes definidos o se debe alterar la especificación de diseño.

Conocidas las variables Y (grado de gravedad), F (frecuencia) y R (grado de riesgo), es posible enumerar las acciones recomendadas para cada caso.

La gestión de riesgos debe ser un proceso continuo de búsqueda de defectos, fallas o casi fallas con el objetivo de prevenir y controlar los efectos.

En el caso de riesgos sin medidas de control existentes o propuestas, el estudio de probabilidad de falla debe realizarse de forma más sistemática. En este caso, en análisis debe abarcar aspectos técnicos, estratégicos y económicos.

En caso de que se produzca una falla proveniente de un riesgo de potencial elevado, tendremos costos directos e indirectos involucrados, que incluyen algunos aspectos intangibles que no siempre se consideran.

Otra consideración importante en la gestión de activos y la gestión de riesgos es el cumplimiento de las exigencias legales y los reglamentos para el funcionamiento de la empresa, que bajo ninguna circunstancia pueden dejar de cumplirse debido a la exposición a los riesgos.

B. Acciones para abordar los riesgos y oportunidades para el sistema de

gestión de activos

Los objetivos que deben considerarse en la gestión de riesgos y la gestión de activos son: - Garantizar que el sistema de gestión de activos alcance los resultados esperados - Prevenir o reducir eventos y efectos indeseables

- Determinar nuevas oportunidades - Lograr la mejora continua.

El costo de la reparación o el mantenimiento correctivo puede alcanzar más de 35% de los costos de una empresa, lo que motiva aún más las acciones para la gestión de riesgos y la minimización de fallas [2].

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Se debe tener en cuenta que los riesgos y las oportunidades cambian con el tiempo, por lo que es importante que esta evaluación se realice de forma periódica y que promueva el cambio necesario para lograr los objetivos.

C. Gestión del cambio

Los cambios internos o externos que afectan los activos pueden impactar en la capacidad de la organización de lograr sus objetivos en la gestión de activos. Es importante que estos cambios se evalúen y se adopten acciones de mitigación antes de que se produzca el cambio. Se debe realizar un análisis crítico de las consecuencias, tanto de los cambios planeados como de los no planeados.

Entre los principales cambios que requiere este análisis podemos mencionar:

D. Tercerización

La tercerización es un método común cuando una organización prefiere no realizar ciertas actividades de gestión de activos y dejarlas a cargo de un prestador de servicios interno o externo. Cuando estas actividades influyen en el cumplimiento de los objetivos de la gestión de activos, se recomienda que sean parte del sistema de gestión de activos y que sean documentadas. La organización debe formalizar (a través de un contrato) el nivel y la calidad de los servicios tercerizados.

Un cuidado importante es no perder el control sobre los servicios tercerizados objetivos y los resultados que deben alcanzarse. Para controlar adecuadamente el sistema de gestión de activos es necesario contar con un monitoreo capaz de identificar de manera oportuna cualquier desviación que pueda afectar el desempeño y los resultados esperados.

• cambios en las estructuras de la organización, en los roles o responsabilidades; • la política de gestión de activos, objetivos o planes; • proceso(s) o procedimiento(s) de las actividades de gestión de activos; • nuevos activos, sistemas de activos o tecnología (incluyendo la obsolescencia); • factores externos a la organización (incluyendo nuevos requisitos legales y reglamentarios); • restricciones de la cadena de suministro; • demanda de productos y servicios, personal subcontratado o proveedores; • demanda de recursos, incluyendo demandas concurrentes.

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Después de la adquisición se inicia la etapa de comisionamiento, es decir, cuando el administrador o el contratante

concluyeron la implementación del proyecto o la adquisición y el activo o el sistema está completamente listo para utilizarse. A partir de ese momento, se debe realizar y registrar el monitoreo del desempeño del activo, lo que permitirá que en el futuro se analice el ciclo de vida.

El comisionamiento marca el principio de la operación, que puede suceder de varias maneras. En el caso de una subestación eléctrica, se debe realizar y documentar la prueba final de la instalación mediante un “as-built”. Al mismo tiempo, se debe capacitar a los equipos de operación y mantenimiento con relación a los requisitos operativos de la nueva planta. La fase inicial termina cuando el nuevo activo entra en operación comercial y se establecen las directrices de mantenimiento preventivo y correctivo y se las informa a los equipos.

El monitoreo se debe llevar a cabo durante la vida útil de los activos para permitir la toma de decisiones. El monitoreo comprende las siguientes etapas:

A. Evaluación de desempeño

Los resultados esperados de la gestión de activos solo se alcanzarán si se realiza la medición sistemática, el monitoreo, el análisis y la evaluación de los activos.

Los métodos de monitoreo, medición, análisis y evaluaciones, dependen de cada organización y deben asegurar lo necesario para la toma de decisiones sobre los activos.

Normalmente se adoptan indicadores para la evaluación. Estos indicadores deben establecerse en los planes de gestión de activos.

Paso 4: Monitorear la operación

Etapas de monitoreo: • Verificación y comparación con estándares • Observación de desviaciones de los objetivos • Identificación de los problemas • Identificación de los resultados parciales • Comunicación para alteración de las metas

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Los indicadores del desempeño y los riesgos se determinan a partir de las siguientes premisas:

Fig. 13 - Premisas para la definición de indicadores

El sistema debe evaluarse a través de la evolución de los indicadores en el tiempo en lo que se refiere a:

Fig. 1:4 - Clasificación de los indicadores según los fundamentos de la gestión de activos Alineados con los objetivos estratégicos de la empresa

Equilibrados y medibles

Implantados en todos los niveles de la organización

Indicadores

Desempeño

Costo

Riesgo

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B. Definición de indicadores

a. Indicadores de desempeño clave o KPI

Ejemplos utilizados en concesionarias de energía:

• Indicadores

- Customer Minutes Lost (CML)

- System Average Interruption Duration Index (SAIDI), - Termed customer interruptions (CI) o

- SAIFI, System Average Interruption Frequency Index

• MTBF - Tiempo medio entre fallas • Disponibilidad (horas sin interrupción) • Tasa de fallas / equipos críticos • Gravedad de las fallas • Tiempo medio entre reparaciones • Mantenibilidad • Frecuencia de fallas o reparaciones • Pérdidas técnicas / MWH instalado o pérdidas totales/km de red • Confiabilidad • Horas dedicadas a la gestión de activos/horas disponibles del equipo b. Indicadores de costos

Ejemplos utilizados en concesionarias de energía:

• Costo total de mantenimiento / valor total del activo

• Costo real (suma de los costos de las reparaciones con el costo actualizado (costo promedio de adquisición – valor promedio de depreciación * (1- edad media del activo) )

• Costo de operación / MWh comercializado

• Costos de mantenimiento ** / Costos estimados de sustitución de los activos

• Costo mantenimiento / Costo de operación

• Costo de operación / Valor de la base de activos

• Valor de capex previsto / Valor de capex realizado

** El costo de mantenimiento incluye mano de obra, contratistas, soporte, gastos generales, capacitación, piezas de repuesto y materiales y sistemas y excluye la depreciación y el tiempo de inactividad como consecuencia del mantenimiento.

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c. Indicadores de riesgos clave o KRI

• Grado de exposición / número de fallas • Probabilidad de falla / costo de mantenimiento • Inversiones en capacitación / costo de los accidentes e incidentes • Costos estimados de exposición de la empresa / inversión en mantenimiento y operación • Tasa de retorno por proyecto de mantenimiento • Número de advertencias del organismo regulador / MWh comercializados • Costos de multas / inversiones en mantenimiento

C. Auditoría interna

Las auditorías internas son herramientas eficaces para garantizar que el sistema de gestión cumpla con sus propios requisitos. Normalmente, dichas auditorías se realizan a intervalos planificados y son capaces de señalar desviaciones de forma

anticipada e identificar oportunidades de mejoras.

Las auditorías internas deben verse como un proceso de autoevaluación para estimular a los participantes a buscar oportunidades de mejoras. La participación activa, la comprensión y el apoyo de los miembros de la organización son importantes para que la alta gerencia pueda hacer un análisis crítico de todo el sistema de gestión de activos.

- La medición siempre es necesaria

- No existen fórmulas prefabricadas, es preciso mantener la alineación con los objetivos estratégicos de la empresa - La evolución expresa el resultado

- Cuidado: lo más importante no es el valor, sino la interpretación

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A. Evaluación económica y ciclo de vida

La gestión del ciclo de vida de los activos críticos es un componente esencial para la gestión de activos y requiere la aplicación de criterios técnicos y económicos para la toma de decisiones.

Todos los equipos tienen un ciclo de vida que incluye todas las fases, desde la concepción hasta su descarte o reciclaje:

Fig. 15 - Análisis económico y del ciclo de vida

Paso 5: Analizar el sistema de gestión de activos

Uso Mantenimiento Renovación Descarte Concepción Proyecto Adquisición Inversiones Costos Ingresos Gastos Ciclo de vida

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El análisis de ciclo de vida, además de propiciar un conocimiento más profundo sobre el comportamiento del activo, ayuda a las empresas a definir el momento adecuado para el descarte y cómo debe hacerse dicho descarte con el fin de minimizar los impactos ambientales asociados.

Se entiende por ciclo de vida el tiempo de existencia del activo dentro de la empresa, desde la concepción o especificación hasta el descarte para reciclaje o desecho.

El monitoreo adecuado del funcionamiento del activo permite al equipo de gestión estimar la vida restante en función de la gravedad de los eventos ocurridos durante todo el ciclo de vida y determinar el punto exacto del momento de reemplazo del activo antes de que pueda producirse una falla irreversible.

Para que la empresa obtenga el mejor rendimiento y la mejor actuación de un activo, es necesario administrar el ciclo de vida. La administración del ciclo de vida de un activo debe comprender:

• Un sistema de monitoreo continuo;

• Evaluación y registro de incidentes, accidentes y fallas;

• Estrategias de mantenimiento específicas;

• Análisis del costo del ciclo de vida;

• Administración de riesgos, confiabilidad y probabilidad de falla.

Considerando como ejemplo un transformador con datos ficticios y suponiendo un sistema de supervisión y monitoreo instalado en el alimentador, tenemos el registro de los incidentes y la información del funcionamiento a lo largo de los años. La evaluación de las fallas que se produjeron con este tipo de activos y de sus causas presentó el siguiente resultado (ficticio):

Durante el ciclo de vida, los eventos causados por incidentes, accidentes o fallas aceleran el final de la vida útil del activo, reduciendo la expectativa de vida o el tiempo restante de uso del activo en las condiciones exigidas.