ESPACIO AÉREO MEXICANO VIGENCIA: ABRIL DE 2015.
ÁREA RESPONSABLE: SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS PROCEDIMIENTO: RESGUARDO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
OBJETIVO ESTRATÉGICO:
Garantizar el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, así como el suministro eficiente de los recursos materiales a las diferentes áreas para coadyuvar a la prestación de los servicios que se proporcionan.
OBJETIVO
Controlar los bienes muebles adquiridos por SENEAM, ministrándolos mediante resguardos asignados a las áreas de responsabilidad para ser custodiados por el usuario.
LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN
1. El presente procedimiento será de aplicación general para las áreas de responsabilidad de SENEAM a los que se les asignen bienes de Activo Fijo
2. El registro del bien en libros de control deberá realizarse de acuerdo al Catálogo de Cuentas Contables para Bienes Muebles e Inmuebles.
3. La etiqueta de identificación deberá adherirse al bien de acuerdo a lo siguiente:
- Si el (los) bien (es) fue (ron) recibido (s) por la Subdirección de
Almacenes e Inventarios, imprime la etiqueta de identificación del bien con código de barras, de acuerdo al número de inventario y la adhiere al mismo
- Si el (los) bien (es) no fue (ron) recibido (s) por la Subdirección de
Almacenes e Inventarios, imprime la etiqueta con el código de barras y lo anexa a la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) para que el responsable del Activo Fijo las adhiera al bien.
4. La Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) que ampara el bien deberá ser firmada por el Responsable del Activo Fijo del Área de Responsabilidad.
trabajador, elaborar el resguardo correspondiente a nombre del trabajador, asignar un número de folio y fecha a dicho documento, imprimir y recabar firma de recibido del bien.
ESPACIO AÉREO MEXICANO VIGENCIA: ABRIL DE 2015 ÁREA RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS
PROCEDIMIENTO RESGUARDO DE BIENES DE ACTIVO FIJO DURACIÓN TOTAL 49 días, 1 hra, 55 min.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Act.
N° Responsable Descripción Tiempo
1. Subdirección de Almacenes e Inventarios. Oficina de Operación de Almacén.
Solicita a la Oficina de Inventarios mediante el formato Recibo de Material (Vale de Entrada) (MP-C00-PR06-P09-F01) asigne la clave de bienes muebles, números de inventario, estación y clave de adscripción a los bienes de activo fijo que se tendrán que controlar.
1 día
2. Subdirección de Almacenes e Inventarios. Oficina de Inventarios
Recibe copia del Recibo de Material (Vale de Entrada) (MP-C00-PR06-P09-F01), analiza la Relación del Catálogo de Bienes Muebles y determina el número de clave que asignará a cada tipo de bien.
3 día
3. Consulta en archivo de Excel en el Consecutivo
de Notas de Concentración los números del último registro de Folio y de Factura.
5 min.
4. Consulta en archivo de Excel en el Libro de
Cuentas Contables el último registro de número de inventario.
5 min
5. Anota en la copia del Recibo de Material (Vale
de Entrada) (MP-C00-PR06-P09-F01) los siguientes datos:
− Clave de Bienes Muebles − N° de Inventario
− Estación
− Clave de Adscripción
1 día
6. Devuelve a la Oficina de Operación de Almacén
la copia del Recibo de Material (Vale de Entrada) (MP-C00-PR06-P09-F01) con los datos solicitados en la actividad N° 1.
15 min
7. Recibe de la Oficina de Operación de Almacén la
siguiente documentación:
− Factura del bien adquirido, 3 copias.
− Pedido y/o Requisición de Compra
FO-CON-03, 3 copias.
− Recibo de Material (Vale de Entrada)
(MP-C00-PR06-P09-F01), O/2 copias valuado.
− Salida de Almacén
(MP-C00-PR06-P11-F01), O/2 copias
8. Firma de recibido en las 2 copias del Recibo de
Material (Vale de Entrada) (MP-C00-PR06-P09-F01).
10 min
9. Registra en archivo de Excel en el Consecutivo de
Notas de Concentración los siguientes datos:
− N° Consecutivo de Folio − N° Consecutivo de Factura
− Nombre del Área de Responsabilidad − Clave de Adscripción
− Estación − Facilidad
− Fecha de Registro (año, mes y día)
1 día
10. Registra en archivo de Excel en el “Libro de
Cuentas Contables” los siguientes datos:
− Tipo de Movimiento (alta, transferencia,
donación)
− Grupo (procedencia del bien) − Clave de Bienes Muebles − N° de Partida Presupuestal − N° de Inventario
− Fecha de Alta (año, mes y día)
− Nombre del Bien
− Comp 1 Factura (El número de factura del
proveedor)
− Comp 2 (Número de factura de acuerdo al
consecutivo de Notas de Concentración)
− Valor del bien
− Pedido y/o Requisición de Compra (año y
número)
− Recibo de Material (Año y número de folio) − Folio de la Nota de Concentración o Traspaso
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PROCEDIMIENTO RESGUARDO DE BIENES DE ACTIVO FIJO DURACIÓN TOTAL 49 días, 1 hra, 55 min.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Act.
N° Responsable Descripción Tiempo
− Ubicación (Adscripción, Estación y Facilidad) − Descripción del bien
11. Imprime el Reporte del Libro de Cuentas
Contables.
10 min
12. Captura en el Subsistema ABI (Administración de
Bienes) los datos de los bienes de activo fijo.
6 días
13. Genera en el Subsistema ABI el Reporte de
Verificación de Captura (ABI-VD01).
10 min
14. Si existen errores en la captura de los datos,
realiza las modificaciones correspondientes.
1 hora
15. Caso contrario, genera en el Subsistema ABI los
siguientes reportes mensuales:
- ABI-VD01 Reporte de Verificación de
Captura
- ABI-AC01 Actualización de Movimientos
Mensuales
- ABI-RE01 Movimientos Mensuales de
Activo Fijo General
- ABI-RE01A Movimientos Mensuales de
Activo Fijo por Área de Responsabilidad
- ABI-RE01B Movimientos Mensuales de
Activo Fijo Correcciones, en su caso
- ABI-RE01R Movimientos Mensuales de
Activo Fijo por Área de Responsabilidad y Partida Presupuestal (Resumen)
1 día
16. Genera en el Subsistema ABI el formato
Resguardo por Mobiliario y Equipo en General (MP-C00-PR06-P13-F02).
1 día
17. Imprime el sello de Control de Activo Fijo en la
parte posterior de todos los originales y copias de la documentación recibida en la actividad N° 7 con los siguientes datos:
− N° de Factura
− Fecha
− N° de Cuenta Contable − N° de Inventario del Bien
− N° de la Nota de Concentración o Traspaso − Valor Total del Recibo de Material valuado − Nombre de la Persona que realizó el registro
18. Realiza en el Subsistema ABI el proceso del
Cierre Mensual.
1 día
19. Genera en el programa correspondiente las
etiquetas con el código de barras, número de inventario y nombre del bien de activo fijo e imprime.
1 día
20. Devuelve a la Oficina de Operación del Almacén
con el sello de Control de Activo Fijo la siguiente documentación:
− Factura del bien adquirido, 2 copias
− Pedido y/o Requisición de Compra
FO-CON-03, 2 copias
− Recibo de Material (Vale de Entrada)
(MP-C00-PR06-P09-F01) original y copia
4 días
21. Genera en el Subsistema ABI el formato Nota de
Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) eimprime en O/2 copias.
1 día
22. Rubrica la Nota de Concentración o Traspaso
(MP-C00-PR06-P13-F01) en O/2 copias y recaba firma de la Subdirección de Almacenes e Inventarios.
1 día
23. Elabora oficio 0/2 copias dirigido al Responsable
del Activo Fijo del Área de Responsabilidad que
corresponda para enviar la Nota de
Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) en 0/1 copia así como la(s) etiqueta(s) en su caso.
ESPACIO AÉREO MEXICANO VIGENCIA: ABRIL DE 2015 ÁREA RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS
PROCEDIMIENTO RESGUARDO DE BIENES DE ACTIVO FIJO DURACIÓN TOTAL 49 días, 1 hra, 55 min.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Act.
N° Responsable Descripción Tiempo
24. Rubrica el oficio y obtiene la firma de la
Subdirección de Almacenes e Inventarios,
anexando la Nota de Concentración o
Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) en 0/1 copia así como Salida de Almacén (MP-C00-PR06-P11-F01) en O/2 copias
1 día
25. Entrega oficio al área de responsabilidad junto
con la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) en 0/1 copia y la
Salida de Almacén (MP-C00-PR06-P11-F01)
en O/2 copias, recabando sello de recibido en la copia del oficio.
1 día
26. Da seguimiento a las Notas de Concentración o
Traspaso pendientes de recibir y actualiza en Excel al final de cada mes los siguientes datos:
− Fecha de envío
− Nombre del área a quien se asignó el bien
− Número de folio de la Nota de
Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) − Fecha de recepción. 2 días 27. Subdirección de Almacenes e Inventarios.
Recibe del Área de Responsabilidad a quien se le asignaron los bienes el original de la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) y O/1 copia de la Salida de Almacén (MP-C00-PR06-P11-F01) debidamente firmadas.
5 días
28. Turna O/1 copia de la Salida de Almacén
(MP-C00-PR06-P11-F01) a la Oficina de Operación de Almacén y a la Oficina de Inventarios el original de la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01).
1 día
29. Subdirección de Almacenes e
Inventarios. Oficina de Inventarios.
Recibe original de la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01) y registra en Excel la fecha de recepción.
30. Archiva el original de la Nota de Concentración o Traspaso (MP-C00-PR06-P13-F01 en el Consecutivo por Estación y en el minutario la copia.
2 días
31. Envía mensualmente por Intranet a la
Subdirección de Contabilidad los siguientes reportes electrónicos:
- ABI-RE01 Movimientos Mensuales de
Activo Fijo General
- ABI-RE01A Movimientos Mensuales de
Activo Fijo por Área de Responsabilidad
- ABI-RE01B Movimientos Mensuales de
Activo Fijo Correcciones, en su caso
- ABI-RE01R Movimientos Mensuales de
Activo Fijo por Área de Responsabilidad y Partida Presupuestal (Resumen)
2 días
32. Envía por Intranet a los Responsables del Activo
Fijo el Reporte mensual ABI-RE01A que tuvieron movimiento, así como el Resguardo por Mobiliario y Equipo en General (MP-C00-PR06-P13-F02) para el control interno del Área de Responsabilidad.
3 días
TERMINA PROCEDIMIENTO
