MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
EL DEPARTAMENTO DE NÓMINA DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
VERSIÓN 1.0
MAYO 2013
Este Manual elaborado por la Dirección de Organización y Sistemas en coordinación con el Departamento de Nómina, adaptado a los lineamientos exigidos por el Ministerio de Finanzas a través del Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF), entrará en vigencia cuando sea discutido y aprobado por el Consejo Universitario.
Para efectos de actualización, este instrumento será evaluado cada año por esta Dirección, con el objetivo de mantener la pertinencia y apego a las Normas internas, a la vigente legislación y evitar así su rápida obsolescencia.
Elabora Departamento de Revisa Director DOSI Aprueba Consejo Universitario
El presente Manual y su contenido, es para uso interno de la Universidad de Oriente. Por tal motivo, salvo instrucciones diferentes, el mismo no puede ser modificado total o parcialmente sin la autorización expresa de la Dirección de Organización y Sistemas, de conformidad con lo dispuesto en el vigente Manual de Elaboración y Control de Documentos. La inobservancia a ésta disposición, será sancionada de acuerdo a lo contemplado en el vigente Manual de Normas y Procedimientos del Régimen Disciplinario de la Institución, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales que la legislación aplicable sobre la materia establezca.
VIGENCIA Y APROBACIÓN……….….. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN………..……… OBJETIVO Y ALCANCE………...…………... BASE LEGAL………...……….…... GLOSARIO………...……..………..…. NORMAS……….……….……….…. Generales……….……….…….… Para la tramitación del Beneficio Bono de Alimentación para el personal activo de la Universidad de Oriente……….. Para la tramitación del Beneficio Bono de Salud y Familiar para el personal jubilado y pensionado de la Universidad de Oriente………….……….... Para la tramitación del Beneficio Bono de Doctor en la Universidad de Oriente……… Para la tramitación del Beneficio Socorro Mutuo al personal obrero y montepío al personal administrativo de la Universidad de Oriente…….. Para el registro y trámites de los Embargos Judiciales……… Para la Elaboración de la Nómina…….………. Para la elaboración y registro de las Retenciones en la Nómina………. PROCEDIMIENTOS………..………..… Para la tramitación del Beneficio Bono de Alimentación para el personal activo de la Universidad de Oriente……….. Para la tramitación del Beneficio Bono de Salud y Familiar para el personal jubilado y pensionado de la Universidad de Oriente………….……….... Para la tramitación del Beneficio Bono de Doctor en la Universidad de Oriente……… Para la tramitación del Beneficio Socorro Mutuo al personal obrero y
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Para el registro de los Embargos Judiciales y trámites de cancelación a través de la Clave 516……….. Para el registro de los Embargos Judiciales y trámites de cancelación por Órdenes de Pago……….……….. Para la Elaboración de la Nómina…….………. Para la elaboración y registro de las Retenciones en la Nómina……….
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OBJETIVOS
• El presente Manual tiene como propósito plantear y establecer de manera sistemática y concreta cada una de las Normas y Procedimientos Administrativos necesarios para la preparación y elaboración de la Nómina de Pago del Personal Activo, Jubilado y Pensionado, Retenciones por Asignaciones, Incorporaciones o Desincorporaciones de Personal de la Nómina, Embargos Judiciales, Solicitud del Bono de Alimentación, Montepío y Socorro Mutuo del personal que labora para la Universidad de Oriente en el marco de las vigentes regulaciones legales y en especial adaptar éstos a los lineamientos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas públicas (SIGECOF) del Ministerio de Finanzas.
• Determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de asegurar un adecuado control interno y externo por parte de los organismos competentes.
ALCANCE
El presente Manual de Normas y Procedimientos es aplicable a todas las Unidades de Nómina de la Universidad de Oriente, abarca desde la elaboración de la Nómina, hasta el control posterior de la misma.
CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
(Gaceta Oficial Nº 36.860, de Fecha 30 de diciembre de 1999)
LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
(Gaceta Oficial Nº 5.890, de Fecha 15 de julio de 2008)
LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO, LAS TRABAJADORAS Y LOS TRABAJADORES
(Gaceta Oficial Nº 6.076, de fecha 07 de mayo de 2012)
LEY ORGÁNICA PROCESAL DEL TRABAJO
(Gaceta Oficial N° 37.504 de fecha 13 de agosto de 2002)
LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
(Gaceta Oficial Nº 2.818 de fecha 01 de julio de 1981)
LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL
(Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001)
LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL
(Gaceta Oficial N° 37.600 de fecha 30 de diciembre de 2002)
LEY DE CARRERA ADMINISTRATIVA
(Gaceta Oficial (Extraordinaria) Nº 1.745 de fecha 23 de mayo de 1975)
REGLAMENTO DE LA LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO
REGLAMENTO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
(Gaceta de la Universidad de Oriente Nº 009 de fecha octubre – diciembre de 1976)
REGLAMENTO GENERAL DE LA LEY DE CARRERA ADMINISTRATIVA
(Gaceta Oficial N° 36.630 de fecha 27 de enero de 1999)
REGLAMENTO DE LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL
(Gaceta Oficial Nº 39.240 de fecha 12 de agosto de 2009)
VIGENTES CONVENCIONES COLECTIVAS DE TRABAJO DE LOS DOCENTES Y DE INVESTIGACIÓN, PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
Boletines de Modificación: Documento realizado por las Unidades de Nómina de la Universidad de Oriente que materializa las actualizaciones que se originen con respecto al Cargo que desempeñe un trabajador, ya sea a petición del mismo o de la Institución.
Cambio de Denominación de Cargo: Es el movimiento de personal originado por las variaciones que pueden presentar Cargos de acuerdo a las necesidades de la Universidad.
Cargo: Unidad básica que expresa la división del trabajo de cada Unidad Organizativa y comprende un conjunto de responsabilidades, funciones y tareas asignadas por una autoridad competente al trabajador, cuya efectiva realización constituye la base principal de su remuneración y contemplados en el Manual Descriptivo de Cargos de la OPSU.
Convención Colectiva de Trabajo: Es aquella que se celebra entre uno o varios sindicatos, federaciones o confederaciones sindicales de trabajo, de una parte, y uno o varios patronos o sindicatos o asociaciones de patronos, de la otra, para establecer las condiciones conforme a las cuales se debe prestar el trabajo, los derechos y obligaciones que correspondan a cada una de las partes.
Compensación: Asignación monetaria que se otorga al trabajador por el rendimiento o mérito en el desempeño del Cargo o Puesto de Trabajo. En la escala de tarifa múltiple, la compensación salarial es la diferencia entre la tarifa intermedia o máxima de cada nivel o grado y el sueldo o salario mínimo inicial del mismo.
Cuadre de Nómina: Es la verificación en físico y digital de que todas las asignaciones y deducciones aplicadas a la nómina de la Universidad de Oriente coincidan con los boletines de modificación.
Dependencia: Componente orgánico y funcional que forma parte de la Universidad.
Egreso de Nómina: Acto administrativo que emana de la autoridad competente, mediante el cual se aprueba el retiro de un funcionario de la Nómina de la Universidad de Oriente.
Ingreso: Es el proceso originado por la incorporación de una persona a ocupar un Cargo dentro de la Institución.
Jubilación: Es el proceso originado por el cese de las funciones de un trabajador que ha cumplido con los requisitos establecidos en el Reglamento de Jubilaciones y Pensiones para el personal de la Universidad.
Listados de Formas Pago: Es el listado resumen donde se especifica el tipo de personal, el banco en el cual se realizará el depósito y el Núcleo respectivo para el pago de la Nómina.
Manual: Documento de fácil manejo en el que se concentran sistemáticamente una serie de elementos de carácter administrativo, a los fines de orientar y uniformar la conducta de los miembros de la Universidad de Oriente.
Manual de Normas y Procedimientos: Constituye la expresión analítica de los Procedimientos administrativos, a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la organización, además del enunciado de normas de funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma. Contienen normas, Procedimientos, flujogramas y formularios utilizados en cada actividad.
Movimiento de Personal: Es la acción de ubicar el personal ocupante de un Cargo, de acuerdo con las modificaciones que experimenta la relación laboral, tales como: ingresos o reingresos, cambio en el cargo, ascenso, cambio de denominación, entre otros.
Normas: Son las reglas establecidas dentro de la Institución para regular las diferentes actividades que definen el funcionamiento de la misma.
Pre Nómina: Listado preliminar de Nómina.
Procedimiento: Es la descripción lógica de un conjunto de operaciones.
Primas Regulares o Permanentes: Asignación monetaria fija que forma parte de la remuneración del personal docente y de investigación, empleado u obrero; la Institución la establece por la naturaleza de sus actividades o la índole del servicio que presta.
Retenciones: Deducción que se hace del Sueldo o Salario establecida por una Ley o por su Reglamento, representada por impuestos estimados o contribuciones que el empleador debe retener y enterar a las autoridades fiscales o depositar en los fondos de ahorro correspondientes.
SIGECOF: Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas.
Traslado: Es el movimiento de personal originado por la transferencia de un trabajador por razones de servicio o salud para ocupar un Cargo vacante, de similar, igual o diferente categoría ubicado en otra Dependencia y/o Unidad dentro de la Universidad de Oriente.
Unidades de Computación: Son aquellas Unidades Administrativas encargadas de prestar servicios informáticos en la Institución.
Unidades de Nómina: Son aquellas Unidades Administrativas encargadas de prestar servicios de control y pago de Sueldos y Salarios en la Institución.
Unidades de Personal: Son aquellas Unidades Administrativas encargadas de la organización y control de los Recursos Humanos en la Institución.
Unidades de Presupuesto: Son aquellas Unidades Administrativas encargadas del control Presupuestario de la Institución.
GENERALES
1. El personal adscrito al Departamento o Sección de Nómina debe suministrar la información que requiera cualquier funcionario de manera respetuosa y cordial.
2. Debe llevarse un control de los reclamos que lleguen al Departamento o Sección de Nómina, a fin de dar respuestas inmediatas que permitan la conformidad del funcionario que así lo solicite.
3. Todos los Boletines de Modificación que alteren la Nómina deben cumplir con la ruta establecida. En el caso de las asignaciones, los boletines deben ir a la Dirección de Presupuesto para ser avalados y en el caso de las deducciones ser introducidos al Sistema de Nómina directamente por el Departamento de Nómina.
4. Al momento de realizar un Boletín de Modificación, se debe verificar que la información esté acorde a la documentación requerida para la elaboración del mismo.
5. Antes de proceder al ingreso de datos contentivos en el Boletín de Modificación al Sistema de Nómina, se debe verificar detalladamente la información con la finalidad de evitar errores en los cálculos.
6. Todo Boletín de Modificación debe estar acompañado del Oficio y soportes que originaron tal movimiento.
7. Los Boletines de Modificación se deben elaborar de acuerdo al tipo de personal y Convención Colectiva respectiva.
8. Los Jefes de las Secciones de Nómina deben verificar que la suma total de la Nómina del Núcleo tenga concordancia con los Boletines de Modificación de Nómina que la respaldan, antes de ser enviada al Departamento de Nómina para su consolidación.
9. El Jefe del Departamento de Nómina debe verificar que la suma total de la Nómina de la Universidad de Oriente coincida con los Boletines de Modificación de Nómina que la respaldan, con el monto total del listado definitivo de Nómina en digital y con el listado definitivo de Nóminaimpreso, antes de ser enviado a la Dirección de Personal para dar inicio a los trámites de su cancelación.
PARA LA TRAMITACIÓN DEL BENEFICIO BONO DE ALIMENTACIÓN
PARA EL PERSONAL ACTIVO DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
10. Para solicitar la expedición, bloqueo, desbloqueo o reexpedición de la Tarjeta de Alimentación así como la actualización de datos del funcionario, el Departamento de Nómina debe regirse por los procedimientos internos que brinda la empresa proveedora del servicio del Bono de Alimentación en conjunto con la Normativa que establece la Universidad de Oriente.
PARA LA TRAMITACIÓN DEL BENEFICIO BONO DE SALUD Y
FAMILIAR PARA EL PERSONAL JUBILADO Y PENSIONADO DE LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
11. Se debe otorgar el Beneficio de Bono de Salud y Familiar a todo el personal jubilado y pensionado de la Universidad de Oriente, de acuerdo a lo establecido en las vigentes leyes y reglamentos que rigen la materia.
12. Los aspectos no contemplados en este conjunto de Normas, serán resueltos por el Consejo Universitario, en concordancia con lo establecido en las vigentes leyes y reglamentos que rigen la materia.
PARA LA TRAMITACIÓN DEL BENEFICIO BONO DE DOCTOR EN LA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
13. El funcionario debe consignar a la Dirección o Delegación de Personal y al Departamento de Registro y Estadísticas en el Rectorado, los recaudos correspondientes, a efecto de actualizar el Expediente y se inicien los trámites pertinentes para el goce del beneficio Bono de Doctor.
14. El beneficio Bono de Doctor debe ser cancelado a partir del momento de consignar el título autenticado en las Dependencias correspondientes.
15. Para gozar del beneficio Bono de Doctor, el funcionario debe ser Docente o Personal Administrativo fijo de la Institución.
16. Por ser un beneficio que se cancela una vez al año, al momento del pago, se verifica que los datos incluidos en el Sistema coincidan con los que aparecen en el listado de pago.
17. En el caso en que la cancelación del beneficio incluya un Ejercicio Fiscal anterior, se debe proceder a elaborar una Orden de Pago a nombre del docente beneficiario en las que se anexa copia del Oficio emanado de la Dirección de Personal autorizando dicha cancelación.
PARA LA TRAMITACIÓN DEL BENEFICIO SOCORRO MUTUO AL
PERSONAL OBRERO Y MONTEPÍO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO
DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
18. Gozarán del beneficio Montepío y Socorro Mutuo aquellos beneficiarios que en sus Convenios de Trabajo así lo establezcan.
19. A efectos de realizar el descuento por concepto de Montepío o Socorro Mutuo el Sindicato respectivo debe elaborar un Oficio, el cual debe llevar anexo los siguientes recaudos: copia del acta de matrimonio o concubinato, acta de defunción, copia de la Carga Familiar, copia de cédula de identidad del beneficiario y fallecido, nombre del banco y número de cuenta en la cual se va a efectuar el depósito (en caso de que el beneficiario de Montepío o Socorro Mutuo sea alguien ajeno a la Universidad de Oriente).
PARA EL REGISTRO Y TRÁMITES DE LOS EMBARGOS JUDICIALES
20. Se debe enviar al Tribunal de Menores el último Estado de Cuenta de Nómina del funcionario a aplicarle el descuento por Embargo Judicial, a fin de que este Ente dictamine el porcentaje a descontar.
21. El Tribunal de Menores debe determinar si el descuento por Embargo Judicial se efectuará sobre el Salario Normal o Salario Integral del funcionario a embargar.
22. Las Secciones de Nómina deben enviar al Departamento de Nómina una comunicación en la cual se relacionen aquellos funcionarios que les corresponda el descuento por Embargo Judicial, a fin de llevar un control consolidado de los mismos.
23. El Departamento de Evaluación y Control de Personal o Delegación de Personal, según sea el caso, debe enviar al Departamento de Nómina los Oficios y Montos correspondientes al beneficio de Juguetes, Útiles Escolares, Beca o cualquier otro beneficio que sea incluido en los Embargos de los funcionarios afectados.
24. Se deben enviar al Departamento o Secciones de Nómina, los Oficios donde se especifican los Beneficiarios, el funcionario al que se le va a realizar la deducción, Núcleo al que pertenece, monto y forma de pago de acuerdo a la Sentencia de Embargo.
PARA LA ELABORACIÓN DE LA NÓMINA
25. Los Oficios de la Dirección o Delegaciones de Personal, que generen una modificación a la Nómina, deben contener la información veraz del movimiento (asignación o deducción) para elaborar el Boletín de Modificación respectivo.
26. Los Boletines de Modificación de la Nómina deben ser ingresados al Sistema de Nómina sólo por el Analista de Nómina encargado, quien tendrá la autorización de utilizar una clave de seguridad para el ingreso a la misma.
27. Los Boletines de Modificación de la Nómina deben estar enumerados correlativamente sin enmendaduras y/o tachaduras.
PARA LA ELABORACIÓN Y REGISTRO DE LAS RETENCIONES EN LA
NÓMINA
28. Las Órdenes de Pago deben realizarse una vez liquidada la Nómina de cada mes y deben estar desglosadas de acuerdo a la clave y concepto a cancelar por mes.
29. Todas las Retenciones deben enviarse al Departamento de Contabilidad para su registro respectivo.
PARA LA TRAMITACIÓN DEL BENEFICIO BONO DE
ALIMENTACIÓN PARA EL PERSONAL ACTIVO
DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
OBJETIVO
Descripción de cada uno de los pasos a seguir para la Tramitación del Beneficio Bono de Alimentación para el Personal Activo de la Universidad de oriente en la Universidad de Oriente.
ALCANCE
Desde que se reciben los Oficios donde se notifica el ingreso y egreso, retroactivos y descuentos a la Nómina por concepto de Bono de Alimentación, a realizar a los funcionarios activos de la Universidad de Oriente, hasta que se informa al Jefe de Nómina de cuándo se efectuarán los abonos a las tarjetas de alimentación.
PASOS A SEGUIR:
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE NÓMINA
Analista de Nómina
1. Recibe de los Núcleos los Oficios donde se notifica el ingreso y egreso, retroactivos y descuentos a la Nómina por concepto de Bono de Alimentación, a realizar a los funcionarios activos de la Universidad de Oriente. En el caso del Personal Contratado, recibe del Departamento de Evaluación y Control de Personal los Oficios y listados con la información separada por Núcleo.
2. Ingresa a la Base de Datos donde se encuentran registrados todos los funcionarios activos en Nómina de la Universidad de Oriente.
3. Realiza las modificaciones correspondientes (días hábiles, ingresos y egresos a la Nómina, retroactivos y descuentos) para el mes que se va a cancelar el beneficio de alimentación. En el caso del Personal Contratado, consolida la información recibida en los Oficios y listados, con sus modificaciones correspondientes.
4. Imprime los listados donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
5. Elabora dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación.
6. Remite al Jefe de Nómina dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación, anexando listados donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
Jefe de Nómina
7. Recibe dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una con sus listados anexos.
8. Revisa dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una con sus listados anexos. De estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para sus correcciones. (Va al paso Nº 5).
9. Firma y sella las dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias.
10. Remite a la Secretaria dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y selladas a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación, con los listados anexos donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
Secretaria
11. Recibe las dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y selladas a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación, con los listados anexos donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
12. Asienta y enumera las Órdenes de Pago en el Libro Correlativo de Órdenes de Pago.
13. Remite a la Dirección de Personal las dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y selladas, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación y los listados anexos donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
DIRECCIÓN DE PERSONAL
Secretaria
14. Recibe las dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y selladas, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación y los listados anexos donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
15. Remite al Director de Personal las dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y selladas, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación y los listados anexos donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
Director de Personal
16. Recibe las dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y selladas, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación y los listados anexos donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
17. Revisa las Órdenes de Pago. De estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para sus correcciones (Va al paso 5).
19. Remite dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y selladas, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación y los listados anexos donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
Secretaria
20. Recibe dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y selladas, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación y los listados anexos donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
21. Remite al Departamento de Nómina dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y selladas, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación y los listados anexos donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
DEPARTAMENTO DE NÓMINA
Secretaria
22. Recibe dos (2) Órdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y selladas, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación y los listados anexos donde se especifica el Núcleo y tipo de personal.
23. Introduce información de las Órdenes de Pago en el Sistema Ruta de Documentos dirigido a la Dirección de Presupuesto, número, monto, fecha y concepto.
24. Procede a darle salida en el Sistema Ruta de Documentos a las Órdenes de Pago.
25. Archiva copia de la Orden de Pago en el Departamento de Nómina.
26. Envía dos (2) Órdenes de Pago originales y cuatro (4) copias de cada una anexas a la Dirección de Presupuesto para realizar los trámites pertinentes a su cancelación.
27. Notifica al Analista de Nómina que se le dio salida a las Órdenes de Pago para efectuar el depósito respectivo a la empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación.
Analista de Nómina
28. Ingresa al Sistema para introducir los pedidos a la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentación.
29. Procede a ingresar la data en el Sistema para generar los Archivos correspondientes.
30. Ingresa a la Página Web de la Empresa para transferir la información correspondiente.
31. Notifica a la Empresa el envío de la información y solicita cuándo se efectuarán los abonos a las tarjetas de alimentación.
32. Informa al Jefe de Nómina de cuándo se efectuarán los abonos a las tarjetas de alimentación.
PARA LA TRAMITACIÓN DEL BENEFICIO BONO DE SALUD Y
FAMILIAR PARA EL PERSONAL JUBILADO Y PENSIONADO
EN LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
OBJETIVO
Describir los pasos para la Tramitación del Beneficio Bono de Salud y Familiar para el personal jubilado y pensionado en la Universidad de Oriente.
ALCANCE
Desde que se recibe el Oficio de la Dirección de Personal, donde se especifica la información correspondiente para la cancelación del Beneficio Bono de Salud y Familiar hasta que se archiva copia de la Orden de pago en el Departamento.
PASOS A SEGUIR:
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE NÓMINA
Secretaria
1. Recibe Oficio mediante el cual se ordena desincorporar, del listado de Nómina correspondiente al Bono de Alimentación de activos, al funcionario jubilado o pensionado.
2. Remite al Jefe de Nómina Oficio mediante el cual se ordena desincorporar, del listado de Nómina correspondiente al Bono de Alimentación de activos, al funcionario jubilado o pensionado.
Jefe de Nómina
3. Recibe el Oficio mediante el cual se ordena desincorporar del listado de Nómina correspondiente al Bono de Alimentación de activos, al funcionario jubilado o pensionado.
4. Revisa y remite al Analista de Nómina el Oficio mediante el cual se ordena desincorporar del listado de Nómina correspondiente al Bono de Alimentación de activos, al funcionario jubilado o pensionado.
Analista de Nómina
5. Recibe Oficio mediante el cual se ordena desincorporar, del listado de Nómina correspondiente al Bono de Alimentación de activos, al funcionario Jubilado y Pensionado por Incapacidad. En el caso del ingreso a Nómina de los Pensionados por Sobreviviente, procede a fotocopiar un ejemplar del Boletín de Modificación de Nómina correspondiente.
6. Notifica al Analista Programador que existen modificaciones en la Nómina correspondiente al beneficio Bono de Salud y Familiar. En el caso de las Secciones de Nómina, deben enviar sus Nóminas a través del Sistema de Nómina al Analista Programador en el Rectorado.
DEPARTAMENTO DE NÓMINA
Analista Programador
7. Recibe notificación acerca de las modificaciones en la Nómina correspondiente al beneficio Bono de Salud y Familiar.
8. Efectúa las modificaciones y consolida en la Nómina correspondiente al beneficio Bono de Salud y Familiar.
9. Genera la Nómina correspondiente al beneficio Bono de Salud y Familiar.
10. Remite al Analista de Nómina el Resumen de Formas Pago junto con el listado de Nómina correspondiente.
Analista de Nómina
11. Recibe el Resumen de Formas Pago junto con el listado de Nómina correspondiente.
12. Elabora el Cuadre de Nómina y Orden de Pago con los listados de Nómina.
13. Remite al Jefe de Nómina el Cuadre de Nómina y Orden de Pago con los listados de Nómina.
Jefe de Nómina
15. Revisa el Cuadre de Nómina y Orden de Pago con los listados de Nómina. Si todo está correcto va al paso siguiente, de existir correcciones devuelve al Analista de Nómina. (Va al paso 12).
16. Convalida mediante firma el Cuadre de Nómina y Orden de Pago con los listados de Nómina.
17. Remite a la Secretaria el Cuadre de Nómina y Orden de Pago convalidados.
Secretaria
18. Recibe el Cuadre de Nómina y Orden de Pago convalidados.
19. Asienta y enumera en el Libro Correlativo de Órdenes de Pago.
20. Procede a fotocopiar cinco (5) ejemplares de la Orden de Pago y dos (2) del Cuadre de Nómina.
21. Entrega a la Secretaria de la Dirección de Personal el Cuadre de Nómina, Orden de Pago convalidados, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nómina para su firma y fines pertinentes.
DIRECCIÓN DE PERSONAL
Secretaria
22. Recibe el Cuadre de Nómina, Orden de Pago convalidados, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nómina.
23. Remite al Director de Personal el Cuadre de Nómina, Orden de Pago convalidados, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nómina.
Director de Personal
24. Recibe el Cuadre de Nómina, Orden de Pago convalidados, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nómina.
25. Revisa el Cuadre de Nómina, Orden de Pago convalidados, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nómina. De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para correcciones. (Va al Paso Nº 12).
26. Firma y sella el Cuadre de Nómina, Orden de Pago convalidados, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nómina
27. Remite a la Secretaria el Cuadre de Nómina, Orden de Pago convalidados, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nómina firmadas y selladas para ser enviadas al Departamento de Nómina.
Secretaria
28. Recibe el Cuadre de Nómina, Orden de Pago convalidados, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nómina firmadas y selladas.
29. Asienta la Orden de Pago en el Libro Correlativo de Órdenes de Pago de la Dirección.
30. Entrega a la Secretaria del Departamento de Nómina el Cuadre de Nómina, Orden de Pago, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y la copia del Cuadre de Nómina firmadas y selladas.
DEPARTAMENTO DE NÓMINA
Secretaria
31. Recibe el Cuadre de Nómina, Orden de Pago, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y la copia del Cuadre de Nómina firmadas y selladas.
32. Introduce en el Sistema Ruta de Documentos número, monto, fecha y concepto de la Orden de Pago.
33. Le da salida en el Sistema Ruta de Documentos y entrega original del Cuadre de Nómina, copia del Cuadre de Nómina, Orden de Pago original y cuatro (4)
copias a la Dirección de Presupuesto para dar inicio a los trámites pertinentes de su pago.
34. Entrega una (1) copia del Cuadre de Nómina al Analista de Nómina para su control y archiva la copia restante de la Orden de pago en el Departamento.
PARA LA TRAMITACIÓN DEL BENEFICIO BONO DE
DOCTOR EN LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
OBJETIVO
Describir los pasos para la Tramitación del Beneficio Bono de Doctor en la Universidad de Oriente.
ALCANCE
Desde que se recibe el Oficio de la Dirección de Personal, donde se especifica la información correspondiente para la cancelación del beneficio Bono de Doctor hasta que se archiva copia de la Orden de pago en el Departamento de Nómina.
PASOS A SEGUIR:
DEPARTAMENTO DE NÓMINA
Secretaria
1. Recibe Oficio de la Dirección de Personal, donde se especifica la información correspondiente para la cancelación del beneficio de Bono de Doctor.
2. Asienta en el Libro de Correspondencias Recibidas el mencionado Oficio.
3. Remite al Jefe de Nómina, Oficio para la cancelación del beneficio Bono de Doctor.
Jefe de Nómina
4. Recibe Oficio para la cancelación del beneficio Bono de Doctor.
5. Procede a firmar y sellar el Oficio para la cancelación del beneficio Bono de Doctor.
6. Remite al Analista de Nómina el Oficio para la cancelación del beneficio Bono de Doctor, a fin de realizar los trámites pertinentes.
Analista de Nómina
7. Recibe Oficio para la cancelación del beneficio Bono de Doctor.
8. Registra los datos del funcionario en el Sistema de Nómina, especificando apellidos y nombres, cédula de identidad, fecha desde que se le aprueba la cancelación del beneficio y su categoría.
9. Informa al Analista Programador del registro realizado para que proceda a generar la Nómina correspondiente.
10. Continúa en el Paso Nº 25 del Procedimiento para la Elaboración de la Nómina del presente Manual, a fin de realizar los trámites pertinentes para su pago.
PARA LA TRAMITACIÓN DEL BENEFICIO SOCORRO MUTUO AL
PERSONAL OBRERO Y MONTEPÍO AL PERSONAL
ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
OBJETIVO
Describir los pasos para realizar la Tramitación del beneficio de Socorro Mutuo al Personal Obrero y Montepío al Personal Administrativo ASEUDISTA de la Universidad de Oriente.
ALCANCE
Desde que la Dirección o Delegación de Personal recibe del Sindicato respectivo, los soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algún miembro de su Carga Familiar que goce del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío, hasta que se inicia la verificación y los trámites pertinentes de su pago.
PASOS A SEGUIR:
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE PERSONAL
Secretaria
1. Recibe del Sindicato respectivo los soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algún miembro de su Carga Familiar que goce del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío.
2. Remite al Analista de Recursos Humanos soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algún miembro de su Carga Familiar.
Analista de Recursos Humanos
3. Recibe soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algún miembro de su Carga Familiar.
4. Revisa que los soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algún miembro de su Carga Familiar estén completos. De estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario devuelve al Sindicato respectivo para corregir o complementar los recaudos.
5. Elabora Oficio donde se solicita la retención y cancelación respectiva del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío.
6. Remite Oficio donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío, con los soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algún miembro de su Carga Familiar al Director o Delegado de Personal.
Director o Delegado de Personal
7. Recibe y revisa Oficio donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío, con los soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algún miembro
de su Carga Familiar. De estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario lo devuelve para sus correcciones. (Va al Paso Nº 3)
8. Firma y sella el Oficio donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío con los soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algún miembro de su Carga Familiar, de acuerdo a lo establecido en la Norma Nº 18 del presente Manual.
9. Remite a la Secretaria Oficio firmado y sellado donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío con sus respectivos soportes anexos, para que se envíe al Departamento o Sección de Nómina.
Secretaria
10. Recibe Oficio firmado y sellado donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío con sus respectivos soportes anexos.
11. Enumera cronológicamente el Oficio donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío y coloca la fecha de salida del mismo.
12. Envía Oficio donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío con sus respectivos soportes anexos al Departamento o Sección de Nómina para su revisión.
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE NÓMINA
Secretaria
13. Recibe Oficio donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío y soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algún miembro de su Carga Familiar.
14. Remite al Jefe de Nómina el Oficio donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío, con sus respectivos soportes anexos.
Jefe de Nómina
15. Recibe y revisa Oficio donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío, con sus respectivos soportes anexos. De estar conforme va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para su corrección. (Va al Paso Nº 3)
16. Entrega Oficio al Analista de Nómina donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío con sus respectivos soportes anexos, para que tramite su cancelación.
17. Recibe y revisa Oficio donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío con sus soportes, para tramitar su cancelación. De estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para sus correcciones. (Va al Paso Nº 3).
18. Archiva temporalmente Oficio donde se solicita la retención y cancelación del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío con los soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algún miembro de su Carga Familiar.
19. Determina el mes a realizar el descuento respectivo a los agremiados.
20. Elabora Oficio de notificación para el descuento a los agremiados del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío.
21. Remite, al Analista Programador, Oficio de notificación para el descuento del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío.
Analista Programador
22. Recibe Oficio de notificación para el descuento del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío.
23. Introduce los datos en el Sistema de Nómina para efectuar el descuento correspondiente por concepto de Montepío y Socorro Mutuo.
24. Procede a imprimir los listados de las Retenciones por concepto de beneficio de Socorro Mutuo o Montepío del mes correspondiente.
25. Remite al Analista de Nómina, Oficio de notificación para el descuento del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío y los listados de las Retenciones por concepto de dicho beneficio, del mes correspondiente.
Analista de Nómina
26. Recibe Oficio de notificación para el descuento del beneficio de Socorro Mutuo o Montepío y los listados de las Retenciones por concepto de dicho beneficio, del mes correspondiente.
27. Elabora la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
28. Remite al Jefe de Nómina la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
Jefe de Nómina
29. Recibe y revisa la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes. De estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para sus correcciones. (Va al Paso Nº 27).
30. Firma y sella la Orden de Pago en original y seis (6) copias.
31. Remite a la Secretaria la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
Secretaria
32. Recibe la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
34. Se dirige a la Dirección o Delegación de Personal y entrega a la Secretaria la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE PERSONAL
Secretaria
35. Recibe la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
36. Remite al Director o Delegado de Personal la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
Director o Delegado de Personal
37. Recibe la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
38. Revisa la Orden de Pago, de estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para sus correcciones (Va al paso 27).
39. Firma y sella la Orden de Pago en original y seis (6) copias.
40. Remite a la Secretaria la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
Secretaria
41. Recibe la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
42. Remite la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE NÓMINA
Secretaria
43. Recibe la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que
demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algún miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retención del mes.
44. Introduce en el Sistema Ruta de Documentos, dirigido al Departamento de Contabilidad, número, monto, fecha y concepto de la Orden de Pago.
45. Procede a darle salida en el Sistema Ruta de Documentos a la Orden de Pago.
46. Archiva copia de la Orden de Pago en el Departamento o Sección de Nómina.
47. Envía Orden de Pago original con cuatro (4) copias anexas firmadas y selladas, soportes, Oficio de descuento y el Listado de Retención del mes al Departamento de Contabilidad para iniciar la verificación y los trámites pertinentes de su pago.
48. Envía al Departamento de Registro y Estadísticas la copia restante para archivarla en el Expediente de los funcionarios.
PARA EL REGISTRO DE LOS EMBARGOS JUDICIALES
Y TRÁMITES DE CANCELACIÓN A TRAVÉS DE LA CLAVE 516
OBJETIVO
Descripción de los pasos a seguir para registrar los Embargos Judiciales y su cancelación por Nómina a través de la clave 516 a los beneficiarios de los mismos.
ALCANCE
Es aplicable desde la recepción del Oficio del Tribunal de Protección del Niño y Adolescente por concepto de Embargo Judicial, hasta que se envía la Nómina a través de la clave 516 a la Dirección de Finanzas para su cancelación.
PASOS A SEGUIR:
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE PERSONAL
Secretaria
1. Recibe Acta de Sentencia de Embargo Judicial emitida por el Tribunal de Protección del Niño y Adolescente.
2. Remite al Director o Delegado de Personal el Acta de Sentencia de Embargo Judicial emitida por el Tribunal Protección del Niño y Adolescente.
Director o Delegado de Personal
4. Redacta Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
5. Remite a la Secretaria la redacción del Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
Secretaria
6. Recibe redacción del Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
7. Elabora Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
8. Remite al Director o Delegado de Personal Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
Director o Delegado de Personal
9. Recibe y revisa Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial. De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para su corrección (va al Paso Nº 6).
10. Firma y sella el Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
11. Anexa al Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial la respectiva Sentencia de Embargo.
12. Remite a la Secretaria el Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial con Sentencia de Embargo anexa.
Secretaria
13. Recibe el Oficio firmado y sellado que ordena la deducción por Embargo Judicial junto al Acta de Sentencia del mismo.
14. Remite al Departamento o Sección de Nómina el Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial con Oficio del Tribunal y Sentencia de Embargo Judicial anexos con copia a las Dependencias vinculadas con el contenido de la Sentencia.
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE NÓMINA
Secretaria
15. Recibe Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial con documentación anexa.
16. Realiza asiento en el Libro de Correspondencias Recibidas.
17. Remite al Jefe de Nómina el Oficio que autoriza la deducción por Embargo Judicial con documentación anexa.
Jefe de Nómina
18. Recibe el Oficio que autoriza la deducción por Embargo Judicial con documentación anexa.
19. Entrega el Oficio que autoriza la deducción por Embargo Judicial con su documentación anexa al Analista de Nómina.
Analista de Nómina
20. Recibe Oficio que autoriza la deducción por Embargo Judicial con su documentación anexa.
21. Analiza la documentación anexa al Oficio que autoriza la deducción por Embargo Judicial.
22. Verifica el Estado de Cuenta del mes anterior del trabajador para realizar los cálculos respectivos según sentencia.
23. Verifica que el funcionario no posea Embargos anteriores. De no poseerlos va al paso siguiente, en caso contrario suma los montos correspondientes a la clave 516 actualizando la información y va al paso siguiente.
24. Elabora el Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), siguiendo el orden correlativo.
25. Procede a fotocopiar dos (2) ejemplares de la Sentencia de Embargo Judicial e imprime el último Estado de Cuenta del funcionario embargado.
26. Archiva el original de la Sentencia de Embargo Judicial en el archivo del Departamento o Sección de Nómina y una copia de la misma en su archivo personal. En el caso de las Secciones de Nómina, archivan fotocopia de la Sentencia Judicial y envían el original de la Sentencia de Embargo Judicial al Departamento de Nómina.
27. Imprime el Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), le anexa copia de la Sentencia de Embargo Judicial y el último Estado de Cuenta del funcionario embargado.
28. Introduce la información del Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516) en el Sistema de Nómina.
29. Informa al Analista Programador que la información fue ingresada al Sistema de Nómina y remite Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516) con su respectiva documentación anexa.
Analista Programador
30. Recibe Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), con su respectiva documentación anexa.
31. Revisa en el Sistema de Nómina la información ingresada del Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516). De estar
todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve al Analista de Nómina para que realice las correcciones pertinentes. (Va al paso Nº 28).
32. Genera la Pre Nómina.
33. Informa al Analista de Nómina que la Pre Nómina está en el Sistema y remite el Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), con su respectiva documentación anexa.
Analista de Nómina
34. Recibe Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), con su respectiva documentación anexa.
35. Revisa la Pre Nómina a los fines de corroborar que los datos coincidan con los del Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516). De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario corrige la Pre Nómina y la devuelve al Analista Programador corregida. (Va al paso Nº 30).
36. Archiva permanentemente el Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), con su respectiva documentación anexa.
37. Remite información de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516) al Analista Programador. En el caso de las Secciones de Nómina, envían
al Analista Programador del Departamento de Nómina, toda la información por concepto de Embargo Judicial (clave 516) para ser consolidada.
DEPARTAMENTO DE NÓMINA
Analista Programador
38. Recibe información de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
39. Consolida las Nóminas por concepto de Embargo Judicial (clave 516) del Rectorado y demás Núcleos.
40. Revisa y ejecuta los módulos de programación que generan tablas y listados.
41. Remite al Analista de Nómina los montos por concepto de Embargo Judicial (clave 516) del Rectorado y demás Núcleos.
Analista de Nómina
42. Verifica que la suma de los montos por Embargo Judicial (clave 516) del Rectorado y demás Núcleos concuerden con el monto total de Deducciones realizadas a la Nómina por el mismo concepto. De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario corrige y continúa al paso siguiente.
43. Informa al Analista Programador para que proceda a cerrar la Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
Analista Programador
44. Procede a cerrar la Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
45. Liquida la Nómina del mes por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
46. Imprime listados por tipo de personal y el Resumen de Formas Pago especificando el Banco en el cual se realizará el depósito y el Núcleo respectivo.
47. Remite listados por tipo de personal y el Resumen de Formas Pago al Analista de Nómina.
Analista de Nómina
48. Recibe listados por tipo de personal y el Resumen de Formas Pago.
49. Procede a extraer del archivo de la Dependencia el original de la Sentencia de Embargo Judicial.
50. Fotocopia un ejemplar de la Sentencia de Embargo Judicial y archiva permanentemente el original de la misma.
51. Elabora el Cuadre de Nómina, Orden de Pago en original y cinco (5) copias y anexa el Resumen de Formas Pago y copia de la Sentencia de Embargo Judicial.
52. Remite el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y copia de la Sentencia de Embargo Judicial al Jefe de Nómina.
Jefe de Nómina
53. Recibe el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y copia de la Sentencia de Embargo Judicial como anexo.
54. Revisa el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y copia de la Sentencia de Embargo Judicial. Si todo está correcto va al paso siguiente, de existir correcciones devuelve al Analista de Nómina. (Va al Paso Nº 50).
55. Convalida mediante firma y sello el Cuadre de Nómina, Orden de Pago en original y cinco (5) copias, el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial convalidando la información.
56. Remite a la Secretaria el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial convalidados.
Secretaria
57. Recibe el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial convalidados.
58. Asienta y enumera en el Libro Correlativo de Órdenes de Pago, la salida de la Orden de Pago por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
59. Entrega a la Secretaria de la Dirección de Personal el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial, convalidados para su firma y sello.
DIRECCIÓN DE PERSONAL
Secretaria
60. Recibe el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial, convalidados para su firma y sello.
61. Remite al Director de Personal el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial, convalidados para su firma y sello.
Director de Personal
62. Recibe el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial.
63. Revisa el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial. De estar todo correcto firma, sella y va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para correcciones. (Va al Paso Nº 50).
64. Remite a la Secretaria el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial firmado y sellado.
Secretaria
65. Recibe el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial firmadas y selladas.
66. Entrega a la Secretaria del Departamento de Nómina el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial firmadas y selladas.
DEPARTAMENTO DE NÓMINA
Secretaria
67. Recibe el Cuadre de Nómina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial firmadas y selladas.
68. Introduce en el Sistema Ruta de Documentos dirigido a la Dirección de Presupuesto número, monto, fecha y concepto de la Orden de Pago.
69. Procede a darle salida en el Sistema Ruta de Documentos a la Orden de Pago.
70. Archiva copia de la Orden de Pago en el Departamento de Nómina.
71. Envía original y cuatro (4) copias de la Orden de Pago anexando original del Cuadre de Nómina, el Resumen de Formas Pago y Sentencia de Embargo Judicial firmadas y selladas a la Dirección de Presupuesto para realizar los trámites pertinentes de su pago.
PARA EL REGISTRO DE LOS EMBARGOS JUDICIALES
Y TRÁMITES DE CANCELACIÓN POR ÓRDENES DE PAGO
OBJETIVO
Descripción de cada uno de los pasos a seguir para registrar los Embargos Judiciales y su cancelación por Orden de Pago a los beneficiarios de los mismos.
ALCANCE
Es aplicable desde la solicitud de registro de los Embargos Judiciales por parte del Director de Personal, hasta que se envían las Órdenes de Pago a las instancias correspondientes para su cancelación.
PASOS A SEGUIR:
DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE PERSONAL
Secretaria
1. Recibe Acta de Sentencia de Embargo Judicial emitida por el Tribunal de Protección del Niño y Adolescente.
2. Remite al Director o Delegado de Personal el Acta de Sentencia de Embargo Judicial emitida por el Tribunal Protección del Niño y Adolescente.
Director o Delegado de Personal
4. Redacta Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
5. Remite a la Secretaria la redacción del Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
Secretaria
6. Recibe redacción del Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
7. Elabora Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
8. Remite al Director o Delegado de Personal Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
Director o Delegado de Personal
9. Recibe y revisa Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial. De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para su corrección (va al Paso Nº 6).
10. Firma y sella el Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial.
11. Anexa al Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial la respectiva Sentencia de Embargo.
12. Remite a la Secretaria el Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial con Sentencia de Embargo anexa.
Secretaria
13. Recibe el Oficio firmado y sellado que ordena la deducción por Embargo Judicial junto al Acta de Sentencia de Embargo Judicial.
14. Remite al Departamento o Sección de Nómina el Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial con Oficio del Tribunal y Sentencia de Embargo Judicial anexos con copia a las Dependencias vinculadas con el contenido de la Sentencia.
DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE NÓMINA
Secretaria
15. Recibe Oficio que ordena la deducción por Embargo Judicial con documentación anexa.
16. Realiza asiento en el Libro de Correspondencias Recibidas.
17. Remite al Jefe de Nómina el Oficio que autoriza la deducción por Embargo Judicial con documentación anexa.
Jefe de Nómina
18. Recibe el Oficio que autoriza la deducción por Embargo Judicial con documentación anexa.
19. Entrega el Oficio que autoriza la deducción por Embargo Judicial con su documentación anexa al Analista de Nómina.
Analista de Nómina
20. Recibe Oficio que autoriza la deducción por Embargo Judicial con su documentación anexa.
21. Analiza la documentación anexa al Oficio que autoriza la deducción por Embargo Judicial.
22. Verifica el Estado de Cuenta del mes anterior del trabajador para realizar los cálculos respectivos según sentencia.
23. Verifica que el funcionario no posea Embargos anteriores. De no poseerlos va al paso siguiente, en caso contrario suma los montos correspondientes a la clave 516 actualizando la información y va al paso siguiente.
24. Elabora el Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), siguiendo el orden correlativo.
25. Procede a fotocopiar dos (2) ejemplares de la Sentencia de Embargo Judicial e imprime el último Estado de Cuenta del funcionario embargado.
26. Archiva el original de la Sentencia de Embargo Judicial en el archivo del Departamento o Sección de Nómina y una copia de la misma en su archivo personal.
27. Imprime el Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), le anexa copia de la Sentencia de Embargo Judicial y el último Estado de Cuenta del funcionario embargado.
28. Introduce la información del Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516) en el Sistema de Nómina.
29. Informa al Analista Programador que la información fue ingresada al Sistema de Nómina y remite Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516) con su respectiva documentación anexa.
Analista Programador
30. Recibe Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), con su respectiva documentación anexa.
31. Revisa en el Sistema de Nómina la información ingresada del Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516). De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve al Analista de Nómina para que realice las correcciones pertinentes. (Va al paso Nº 28).
32. Genera la Pre Nómina.
33. Informa al Analista de Nómina que la Pre Nómina está en el Sistema y remite el Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), con su respectiva documentación anexa.
Analista de Nómina
34. Recibe Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), con su respectiva documentación anexa.
35. Revisa la Pre Nómina a los fines de corroborar que los datos coincidan con los del Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516). De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario corrige la Pre Nómina y la devuelve al Analista Programador corregida. (Va al paso Nº 30).
36. Archiva permanentemente el Boletín de Modificación de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516), con su respectiva documentación anexa.
37. Remite información de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516) al Analista Programador. En el caso de las Secciones de Nómina, envían al Analista Programador del Departamento de Nómina, toda la información por concepto de Embargo Judicial (clave 516) para ser consolidada.
DEPARTAMENTO DE NÓMINA
Analista Programador
38. Recibe información de Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
39. Consolida las Nóminas por concepto de Embargo Judicial (clave 516) del Rectorado y demás Núcleos.
40. Revisa y ejecuta los módulos de programación que generan tablas y listados.
41. Remite al Analista de Nómina los montos por concepto de Embargo Judicial (clave 516) del Rectorado y demás Núcleos.
Analista de Nómina
42. Verifica que la suma de los montos por Embargo Judicial (clave 516) del Rectorado y demás Núcleos concuerden con el monto total de deducciones realizadas a la Nómina por el mismo concepto. De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario corrige y continúa al paso siguiente.
43. Informa al Analista Programador para que proceda a cerrar la Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
Analista Programador
44. Procede a cerrar la Nómina por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
45. Liquida la Nómina del mes por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
46. Imprime el listado de beneficiarios, de funcionarios con Embargo Judicial del mes por concepto de Embargo Judicial (clave 516), que no cobran por banco.
47. Remite al Analista de Nómina el listado de beneficiarios del mes, por concepto de Embargo Judicial (clave 516), que no cobran por banco.
Analista de Nómina
48. Recibe listado de beneficiarios del mes, por concepto de Embargo Judicial (clave 516), que no cobran por banco.
49. Procede a extraer del archivo de la Dependencia el original de la Sentencia de Embargo Judicial.
50. Fotocopia un ejemplar de la Sentencia de Embargo Judicial y archiva permanentemente el original de la misma.
51. Elabora la Orden de Pago en original y seis (6) copias, anexando Listado de Nómina, copia del Estado de Cuenta del mes respectivo y copia de la Sentencia
