UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA
EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA- CONTADOR PÚBLICO
“DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA OPTIMIZAR LOS
PROCESOS Y FUNCIONES DE LA EMPRESA DE PUBLICIDAD Y
PROMOCIÓN GROUP KONEXION CÍA. LTDA.”
AUTORA: ALEXANDRA ELIZABETH SANDOVAL NOLIVOS
DIRECTOR DE TESIS: ECON. CARLOS BARAHONA
ii
CERTIFICACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
Quito, 18 de marzo de 2015
CERTIFICO que la presente tesis cuyo tema es “Diseño del Sistema de Control Interno
Administrativo-Financiero para optimizar los procesos y funciones de la Empresa de
Publicidad y Promoción Group Konexion Cía. Ltda.”, elaborada por la señora Alexandra
Elizabeth Sandoval Nolivos, ha sido desarrollada bajo mi dirección.
Investigación que al haber llegado a su culminación se encuentra en condiciones de ser
sometida a su evaluación y defensa de conformidad con el reglamento correspondiente
establecido por la Universidad Tecnológica Equinoccial.
Econ. Carlos Barahona.
iii
HOJA DE RESPONSABILIDAD
Todos los datos y resultados expuestos en el presente trabajo de titulación son
de absoluta responsabilidad de la autora:
Alexandra Elizabeth Sandoval Nolivos
Firma:
Número de Cédula: 170952755-8
iv
DEDICATORIA
Esta tesis se la dedico a mis padres Rodrigo y Fabiola quienes siempre me han
apoyado, en especial a mi papi que ya no se encuentra con nosotros físicamente
pero espiritualmente me ha seguido guiando y fue quien me enseñó a que nunca
es tarde para conseguir las metas.
v
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios que me dio fuerza y fe para creer lo que me parecía imposible
terminar, a mi papi Rodrigo por ser mi ejemplo, a mi mami Fabiola por
ayudarme con mis hijos y por estar a mi lado en cada momento de mi vida.
A mi esposo, que con su apoyo me impulsó a terminar este proyecto.
A mis hijos que hoy están compartiendo mis logros, doy gracias a Dios por
darme el privilegio de ser su madre, gracias por su apoyo, confianza y amor.
A mi familia, particularmente a Moni quien estuvo siempre apoyándome en
todo para lograr terminar mi carrera.
También expresar mi agradecimiento al Economista Carlos Barahona, por
brindarme su apoyo en la dirección del presente trabajo de investigación.
A todas y cada una de las personas que de una u otra forma colaboraron con este
proyecto.
vi
ÍNDICE GENERAL DE CONTENIDOS
CARÁTULA………..i
CERTIFICACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ... ii
HOJA DE RESPONSABILIDAD ... iii
DEDICATORIA ... iv
AGRADECIMIENTO ... v
ÍNDICE GENERAL………..vi
ÍNDICE DE TABLAS………...x
ÍNDICE DE GRÁFICOS………..xi
RESUMEN...xiii
PALABRAS CLAVES...xiv
ABSTRACT………...xv
KEYWORDS………..xvi
CAPÍTULO I ... 1
INTRODUCCIÓN ... 1
1.1 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ... 1
1.1.1 PROBLEMA A INVESTIGAR ... 1
1.1.2 OBJETO DE ESTUDIO TEÓRICO ... 1
1.1.3 OBJETO DE ESTUDIO PRÁCTICO ... 2
1.1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 2
1.1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 5
vii
1.1.7 OBJETIVO GENERAL ... 6
1.1.8 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 6
1.1.9 JUSTIFICACIÓN ... 6
1.2 MARCO REFERENCIAL ... 7
1.2.1 MARCO TEÓRICO... 7
1.2.2 MARCO LEGAL ... 15
1.2.3 MARCO CONCEPTUAL ... 16
CAPÍTULO II ... 18
MÉTODO ... 18
2.1 METODOLOGÍA GENERAL ... 18
2.1.1 NIVEL DE ESTUDIO ... 18
2.1.2 MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN ... 19
2.1.3 MÉTODO ... 19
2.1.4 POBLACIÓN Y MUESTRA ... 20
2.1.5 SELECCIÓN INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ... 21
2.1.6 PROCESAMIENTO DE DATOS ... 21
2.2 METODOLOGÍA ESPECÍFICA ... 22
2.2.1 METODOLOGÍA FINANCIERA ... 22
2.2.1.1 MACROAMBIENTE………...22
2.2.1.2 MICROAMBIENTE………23
2.2.1.3 PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS………..24
viii
CAPÍTULO III ... 26
RESULTADOS ... 26
3.1 RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS ... 26
3.1.1 DIAGNÓSTICO DE CADA ÁREA ... 26
3.1.1.1 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES GERENTE GENERAL………...26
3.1.1.2 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO………..27
3.1.1.3 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE……….28
3.1.1.4 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS………28
3.1.1.5 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN………..29
3.1.1.6 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE MENSAJERÍA Y ENTREGAS……….29
3.1.2 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS ENCUESTAS Y ENTREVISTA ... 30
3.1.3 ANÁLISIS FODA ... 43
3.2 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS ... 45
3.2.1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO PARA GROUP KONEXION CÍA. LTDA. ... 45
3.2.2 ESTRUCTURA ORGÁNICA ... 45
3.2.3 POLÍTICAS GENERALES ... 47
3.2.4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO... 48
ix
3.2.4.2 ÁREA DE FACTURACIÓN………...52
3.2.5 SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL DEPARTAMENTO COMERCIAL ... 55
3.2.5.1 ÁREA DE VENTAS………56
3.2.5.2 ÁREA DE PRODUCCIÓN………..60
3.2.5.3 ÁREA DE INVENTARIOS……….63
3.2.6 SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL DEPARTAMENTO FINANCIERO ... 66
3.2.6.1 ÁREA DE CONTABILIDAD………..66
3.2.6.2 ÁREA DE CARTERA……….72
CAPÍTULO IV ... 75
DISCUSIÓN ... 75
4.1 CONCLUSIONES ... 75
4.2 RECOMENDACIONES ... 77
REFERENCIAS ... 79
x ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1 DATOS PREGUNTA1 DE LA ENCUESTA..………..…....30
TABLA 2 DATOS PREGUNTA 2 DE LA ENCUESTA.………..31
TABLA 3 DATOS PREGUNTA 3 DE LA ENCUESTA.………..32
TABLA 4 DATOS PREGUNTA 4 DE LA ENCUESTA.………..33
TABLA 5 DATOS PREGUNTA 5 DE LA ENCUESTA.………..34
TABLA 6 DATOS PREGUNTA 6 DE LA ENCUESTA.………..35
TABLA 7 DATOS PREGUNTA 7 DE LA ENCUESTA.………..36
TABLA 8 DATOS PREGUNTA 8 DE LA ENCUESTA.………..37
TABLA 9 DATOS PREGUNTA 9 DE LA ENCUESTA.………..38
TABLA 10 DATOS PREGUNTA 10 DE LA ENCUESTA.………..39
TABLA 11 CODIFICACIÓN………....………..40
xi ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1 COMPRENDIENDO EL MODELO COSO………..15
GRÁFICO 2 ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL DE LA EMPRESA…………...……25
GRÁFICO 3 RESULTADO PREGUNTA 1 DE LA ENCUESTA……...………..30
GRÁFICO 4 RESULTADO PREGUNTA 2 DE LA ENCUENTA………..…..31
GRÁFICO 5 RESULTADO PREGUNTA 3 DE LA ENCUESTA……….32
GRÁFICO 6 RESULTADO PREGUNTA 4 DE LA ENCUESTA……….33
GRÁFICO 7 RESULTADO PREGUNTA 5 DE LA ENCUESTA……….34
GRÁFICO 8 RESULTADO PREGUNTA 6 DE LA ENCUESTA…..………...35
GRÁFICO 9 RESULTADO PREGUNTA 7 DE LA ENCUESTA……….36
GRÁFICO 10 RESULTADO PREGUNTA 8 DE LA ENCUESTA………...37
GRÁFICO 11 RESULTADO PREGUNTA 9 DE LA ENCUESTA………...38
GRÁFICO 12 RESULTADO PREGUNTA 10 DE LA ENCUESTA……….39
GRÁFICO 13 DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA………..46
GRÁFICO 14 PROCESO PARA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL……….50
GRÁFICO 15 PROCESO PARA GENERACIÓN DE SUELDOS, PRESTACIONES Y BENEFICIOS………...51
GRÁFICO 16 PROCESO PARA ELABORACIÓN DE FACTURAS………...………53
GRÁFICO 17 PROCESO PARA ELABORACIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO……...…...54
GRÁFICO 18 PROCESO PARA ELABORACIÓN DE COTIZACIONES……...…………58
GRÁFICO 19 PROCESO PARA VENTA………...………...59
xii GRÁFICO 21 PROCESO PARA RECEPCIÓN, REVISIÓN, Y CUSTODIA DE
MATERIALES……….…64
GRÁFICO 22 PROCESO PARA REVISAR Y REGISTRAR LA MERCADERÍA
TERMINADA A DESPACHAR………...………..65
GRÁFICO 23 PROCESO PARA ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS……..71
GRÁFICO 24 PROCESO PARA RECAUDACIÓN Y CONTROL DE CUENTAS POR
COBRAR……….73
GRÁFICO 25 PROCESO PARA CANCELACIÓN Y CONTROL DE CUENTAS POR
xiii RESUMEN
La Empresa de Publicidad y Promoción Group Konexion Cía. Ltda., es una entidad dedicada
a la manufactura de artículos publicitarios y de promoción, se encuentra ubicada en la ciudad
de Quito,
El mayor problema que enfrenta la empresa es la falta de controles en las funciones y
procesos que desempeñan los empleados, los cuales no son ejecutados con eficiencia y
eficacia, otro problema es el no contar con un sistema de control interno físico que sirva de
guía de consulta.
Es por lo expuesto anteriormente que la presente tesis comprende el “Diseño del Sistema de
Control Interno Administrativo-Financiero para optimizar los procesos y funciones de la
Empresa de Publicidad y Promoción Group Konexion Cía. Ltda.”, la estructura de la
investigación está compuesta de cuatro capítulos.
El primer capítulo constituye la Introducción, en la que se detalla el problema a investigar,
mediante el planteamiento y formulación del problema, exponiendo los objetivos generales y
específicos del tema investigado, el estudio teórico y conceptual permite conocer las bases
fundamentales del tema propuesto.
El segundo capítulo detalla la metodología general que se empleó en la tesis, utilizando la
investigación exploratoria y explicativa, a través del método inductivo se llego a conocer la
situación actual de la empresa, el método deductivo parte de una ley general para establecer
la propuesta, el método de síntesis determina la principal causa-efecto que ocasiona la falta
de control interno y el método descriptivo detalla los procedimientos más importantes del
xiv La metodología específica permitió conocer el macro entorno que moldea las oportunidades y
presenta riesgos para la empresa, el microambiente determina el ambiente interno de la
organización, el marco legal detalla la estructura orgánica actual de la empresa.
El capítulo tres hace referencia exclusivamente a los procesos actuales que cumplen todos los
departamentos de la empresa, así como permite conocer la situación interna a través de la
entrevista y encuestas realizadas al personal, llegando a determinar los problemas, fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas. Permitió proponer una nueva estructura orgánica
general de donde parte la determinación de las políticas, funciones, procesos eficientes y
efectivos optimizando todas las áreas de la empresa.
El capítulo cuatro recopila las conclusiones y recomendaciones del trabajo realizado, que se
espera sean tomadas en cuenta para solucionar la problemática existente.
xv ABSTRACT
The Company Advertising and Promotion Group Konexion Co. Is a company dedicated to
the manufacture of publicity items and promotional, It is located in the city of Quito.
The biggest problem the company faces is the lack of controls on the functions and processes
performed by the employees which are not executed efficiently and effectively. Another
problem does not have a system of physical internal control which provides consulting
guidance.
It is for the above that this thesis includes "Administrative and Financial System Design of
Internal Control to optimize processes and functions of the Enterprise Advertising and
Promotion Group Konexion Co." Research structure is composed of four chapters.
The first chapter is the introduction, in which the problem is detailed to investigate, through
the planning and formulation of the problem, stating the aims and objectives of the subject
matter. The theoretical and conceptual study allows to know the fundamentals of the
proposed topic.
The second chapter details the general methodology utilized in the thesis. Using exploratory
and explanatory research through the inductive method; was reached the current situation of
the company, the deductive method of a general law to establish the proposal, the synthesis
method determines the main cause-effect caused by the lack of internal control and the
descriptive method details the most important internal system procedures for each of the
areas of business control.
The specific methodology allowed to know the macro environment that shapes opportunities
and poses risks for the company, the microenvironment determines the internal environment
of the organization, the legal framework details the current organizational structure of the
xvi Chapter three refers exclusively to current processes that meet all company departments and
provides information about the internal situation through interviews and staff surveys,
reaching identifying problems, strengths, weaknesses, opportunities and threats. It allowed us
to propose a new effective overall organizational structure where part of the determination of
policies, functions, efficient processes and optimization of all areas of the company were
determined.
Chapter four lists the conclusions and recommendations that are expected to be taken into
consideration to solve the existing problems.
1
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1.1 PROBLEMA A INVESTIGAR
En la actualidad se evidencia necesidades en las empresas comerciales, que causan problemas
que deben ser solucionados, tales como la inexistencia de un Sistema de Control Interno
Administrativo-Financiero, ya que al no contar con uno afecta a la productividad. Por lo que
ante este problema la empresa de Publicidad y Promoción Group Konexion Cía. Ltda. ,
requiere de un Sistema de control interno administrativo-financiero para su mejor
funcionamiento y crecimiento económico. De acuerdo con este requerimiento es importante
poner a disposición de dicha empresa la presente investigación de un Diseño del Sistema de
Control Interno Administrativo-Financiero para optimizar sus procesos y funciones.
1.1.2 OBJETO DE ESTUDIO TEÓRICO
De acuerdo a las nuevas exigencias de las Normas Internacionales Financieras que obligan a
que se tengan estandarizadas y documentadas las políticas, normas, funciones y
procedimientos de cada una de las áreas que componen una empresa, es indispensable el
Diseño de un Sistema de Control Interno Administrativo-Financiero que sirva como una
herramienta de capacitación para el personal actual y para el personal que ingrese mediante
nuevas contrataciones, de esta forma todos podrán estar en la capacidad de desenvolverse
2 1.1.3 OBJETO DE ESTUDIO PRÁCTICO
El Diseño de un Sistema de Control Interno Administrativo-Financiero servirá para mejorar
el desempeño de todo el personal de las diferentes áreas de la Empresa Group Konexion Cía.
Ltda., para que una vez que esté desarrollado se pueda operar en forma fácil, ágil y oportuna
logrando que todas las personas estén en capacidad de desenvolverse en cualquiera de los
departamentos de la organización cumpliendo con las funciones y procedimientos, ayudando
de esta manera a que las actividades se realicen en forma eficiente.
1.1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Empresa de Publicidad y Promoción Group Konexion Cía. Ltda., se encuentra ubicada en
la ciudad de Quito. Está conformada por un socio mayoritario y tres minoritarios, la
actividad de la empresa es comercial, dedicada a la publicidad y promoción de productos a
nivel nacional y en algunos países vecinos. Los productos ofertados son de buena calidad
según los estándares y especificaciones del mercado.
La compañía fue creada para satisfacer las necesidades de sus clientes, ya que un buen
sistema publicitario puede convertirse en un instrumento útil para apoyar competitivamente
el crecimiento económico. Esto es posible gracias a la información que se le entrega a las
personas sobre la disponibilidad de nuevos productos y servicios razonablemente deseables, y
mejorando la calidad de los ya existentes. Group Konexion Cía. Ltda., pretende ser una
empresa de publicidad pro-activa y comprometida con el cliente con una alta experiencia en
productos de manufactura tales como maletas, mochilas, camisetas, bolsos, gorras, etc.
3 llaveros, regalos ejecutivos y miles de artículos más todos con la impresión del logotipo
requerido
Por medio de una previa observación a las actividades que realiza la empresa se ha podido
advertir que desde el inicio de sus actividades posee ciertas falencias en las algunas áreas:
En el área financiera se observa la presentación de datos erróneos en los diferentes procesos,
así como la falta de innovación con las nuevas leyes, reglas e impuestos vigentes.
Debido a esta información errónea y a la falta de innovación, la administración no toma sus
decisiones de manera oportuna y fundamentada, por tal motivo los recursos económicos y
flujo de efectivo no son los esperados para solventar las necesidades de la empresa y esto
constata en los resultados generales.
La falta de un control interno no permite que los procesos y funciones que realiza el personal
en su trabajo diario, sean de forma oportuna, necesitan disponer de sistemas de información
que constituyan un instrumento útil para controlar su eficiencia y que proporcionen un alto
grado de visibilidad de las distintas actividades que se realizan en sus procesos productivos
para que dicha información sirva de apoyo en la toma de decisiones
La empresa se encuentra en crecimiento por lo que hay la necesidad de implementar un
adecuado sistema de control interno que permita obtener la información real, que sea
confiable, para lograr subsanar las fallas en el sistema administrativo financiero, se deben
buscar herramientas necesarias para que se utilicen de la mejor forma, situación que
fundamentan el análisis financiero y el alcance de los objetivos planteados por la empresa,
permitiendo de esta forma a través de la metodología aplicada obtener los resultados
4 De esta debilidad, se deduce que los errores no permiten el buen funcionamiento y
crecimiento de la empresa. Por lo que, se propone Diseñar un sistema de control interno
administrativo-financiero para optimizar los procesos y funciones de la Empresa de
Publicidad y Promoción Group Konexion Cía. Ltda. , sistema adecuado al perfil de desarrollo
de la misma para un mayor beneficio económico y estabilidad.
Todas las empresas necesitan de un sistema de control interno, en el cual se apliquen las
reglas de la administración de forma clara y precisa, así como las estrategias de planificación,
adoptando métodos y procedimientos con el fin de asegurar la eficiencia y eficacia de la
organización, de allí surge la necesidad de realizar con un mayor énfasis este proyecto.
Los problemas de Group Konexion Cía. Ltda. Son algunos:
La empresa no posee un sistema de control interno que le permita estandarizar los
procesos y funciones de cada uno de los departamentos que conforman la empresa.
La falta de políticas, procedimientos de control interno aplicables a cada área.
No cuenta con un contador que esté en las instalaciones las horas necesarias
requeridas por la organización.
No disponen de documentos de información que respalden los procesos y faciliten la
toma de decisiones.
No cuenta con una división específica y eficiente de funciones.
La presente investigación comprende el Diseño de un sistema de control interno
administrativo-financiero para la empresa de Publicidad y Promoción Group Konexion Cía.
Ltda., que logre optimizar los procesos y funciones de la empresa, este sistema contiene el
plan de organización, las políticas y normas, así como los métodos, técnicas y procedimientos
5 operatividad de la institución investigada, de forma que alcancemos los objetivos generales y
específicos de esta empresa de publicidad y promoción.
El diseño seleccionado para la presente investigación permite la determinación de funciones y
procedimientos aplicables a cada departamento de la empresa, solucionando la problemática
existente.
Esta investigación tiene que ver con el normal desenvolvimiento de todos los departamentos
que conforman Group Konexion Cía. Ltda. de tal manera que mediante el diseño de un
nuevo sistema de control interno adecuado y aplicable a esta empresa se dé solución al
problema evidente.
1.1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Se dispone de un sistema de control interno administrativo en los procesos, funciones de
personal y la calidad de la información financiera en la Empresa de Publicidad y Promoción
Group Konexion Cía. Ltda.?
1.1.6 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Tiene la Empresa Group Konexion Cía. Ltda. un diagnóstico Administrativo y
Financiero actualizado?
¿Qué tipo de procedimientos y normas cumple el personal en cada área?
¿Cómo controlar las funciones del personal en cada departamento?
6 ¿Cuál es el aporte del diseño de control interno administrativo financiero en el
desarrollo de la empresa de Publicidad y Promoción Group Konexion Cía. Ltda.?
1.1.7 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un Sistema de Control Interno Administrativo Financiero como guía instructiva de
la Empresa de Publicidad y Promoción Group Konexion Cía. Ltda. Para lograr optimizar los
procesos, funciones del personal y la calidad de la información financiera.
1.1.8 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Preparar un diagnóstico de la situación administrativa y financiera de la Empresa
Group Konexion Cía. Ltda.
Describir los procedimientos y normas que debe cumplir el personal que labora en
cada área.
Determinar la asignación correcta de funciones al personal.
Establecer el uso de las normas y leyes contables, tributarias vigentes.
1.1.9 JUSTIFICACIÓN
Conocedora de que las empresas comerciales enfrentan retos fundamentales, como el
aumentar su eficiencia, lograr un mejor control de sus procesos, se ha visto la prioridad de
proponer un sistema de control interno administrativo-financiero para la empresa de
Publicidad y Promoción Group Konexion Cía. Ltda. y ¿Cómo pueden optimizarse sus
7 Además, el diseño planteado ayudará a organizar y transformar las debilidades en fortalezas;
estableciendo nuevos parámetros enfocados en las normas y leyes vigentes.
La aplicación del proyecto a más de mejorar el sistema de control interno permitirá obtener
reportes confiables y sin errores significativos. Incrementará notablemente el rendimiento y
capacidades de la empresa por el correcto uso del sistema de control interno administrativo
financiero al finalizar la investigación.
La presente investigación, está enfocada hacia el diseño de un sistema de control interno para
la empresa Group Konexion Cía. Ltda., mediante el cual se pueden solucionar los problemas
existentes dentro de esta empresa, ya que la falta de un sistema de control interno representa
la problemática de mayor riesgo.
El presente trabajo ayudará a que dicha empresa mejore su desarrollo en general, también
permitirá facilitar a los empleados para que estudien y usen como un instrumento de apoyo
en cada área a fin de potenciar un excelente ambiente de trabajo y reducir al máximo los
conflictos existentes de la mencionada organización.
La investigación es viable, se dispone de los recursos necesarios para llevarlo a efecto en la
indicada empresa.
1.2 MARCO REFERENCIAL
1.2.1 MARCO TEÓRICO
Para plantear la fundamentación teórica, es preciso partir de los conceptos específicos del
control interno. De esta manera se comprenderá la relación administrativa-financiera con su
8 De acuerdo con varias citas textuales se define:
Control interno
Es un proceso mediante el cual las personas que se encuentran al frente de una
entidad determinan las políticas, procesos y funciones para lograr los objetivos
planteados dentro de una organización, para conseguir una seguridad razonable, así
como también salvaguardar los activos de la empresa.
El control interno debe estar dirigido a la obtención de confiabilidad en la
presentación de los Estados financieros, efectividad y eficiencia en las operaciones
que realicen los colaboradores para la productividad de la entidad, el cumplimiento
en las leyes y normas que se aplican en una entidad. Toro, et al (2005) afirma que el
máximo dirigente de la organización debe lograr que todos sus trabajadores y
directivos conozcan y practiquen, en todo momento, los valores éticos asumidos por la
organización.
El control es una etapa primordial en la administración, una empresa debe contar con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente,
el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe
un mecanismo que se encargue de verificar e informar si los hechos van de acuerdo
con los objetivos que fueron establecidos, el control es un proceso para asegurar que
las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas.
“El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar
sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de su información financiera,
promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas
9 Para determinar la importancia del control interno es primordial conocer sus cinco
componentes que están relacionados entre sí. “Derivan del estilo gerencial y están
integrados en el proceso de dirección. Estos componentes, que se presentan con
independencia del tamaño o naturaleza de la organización, son:
Entorno de control
Evaluación de riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión
Estos elementos generan una sinergia y forman un sistema integrado que
responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno.”
(Marín, 2005, p.5)
Una vez revisado los componentes de control interno es importante dar énfasis en cada uno
de ellos, conceptualizando para ampliar la visión de este proyecto.
Entorno de Control
El entorno de control marca los patrones de comportamiento en una empresa,
tiene influencia directa en el nivel de concienciación del personal respecto al control.
Los factores que constituyen el entorno de control son la honradez, los valores éticos
y la capacidad del personal; la manera en la que la dirección distribuye la autoridad y
las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados, así
como la atención y orientación que proporciona el consejo de administración. Según
10 entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de
sus actividades”. (p.27)
Evaluación De Los Riesgos
La evaluación del riesgo consiste en la identificación y análisis de los factores
que podrían afectar la consecuencia de los objetivos y, en base a dicho análisis,
determinar la forma en que los riesgos deben ser gestionados. Debido que las
condiciones económicas, industriales, normativas y operacionales se modifican de
forma continua, se necesitan mecanismos para identificar y hacer frente a los riesgos
especiales asociados con el cambio.
“Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los
objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados.
Así mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos
específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la
organización como en el interior de la misma.” (Estupiñán, 2008, p.28)
Los individuos pueden cometer actos fraudulentos, ilegales o poco éticos,
simplemente porque la organización en la que trabajan les incitan o tientan, el poner
énfasis en los resultados, en especial a corto plazo, fomenta un entorno de control
efectivo en el cual se debe establecer e inculcar las reglas éticas, dar buen ejemplo no
es suficiente, la dirección debe comunicar verbalmente los valores éticos y las normas
de comportamiento a su personal.” La máxima autoridad y los directivos establecerán
los principios y valores éticos como parte de la cultura organizacional para que
11 conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la
organización.” (Del Estado, C. G & Públicos, D. 2009)
Actividades De Control
Las actividades de control consisten en las políticas y los procedimientos que
tienden a asegurar que se cumplan las directrices de la dirección, que se toman las
medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecución de
los objetivos de la entidad, se llevan a cabo en cualquier parte de la organización, en
todos sus niveles y en todas sus funciones y comprenden una serie de actividades tan
diferentes como pueden ser aprobaciones y autorizaciones, verificaciones,
conciliaciones, el análisis de los resultados de las operaciones, la salvaguarda de
activos y la segregación de funciones. “Las actividades de control tienen que ser
evaluadas en el contexto de las políticas y procedimientos establecidos por la
gerencia, con el fin de afrontar los riesgos relacionados con los objetivos de cada
actividad importante. “(Fonseca, 2011, p. 106).
Información y Comunicación
Es necesario identificar, recoger y comunicar la información relevante a cada
una de las personas que trabajan en una organización para que puedan asumir sus
responsabilidades. Los informes contemplan, los datos generados internamente,
también sobre información de incidencias, actividades y condiciones externas,
necesarias para la toma de decisiones y para formular informes. “Para poder controlar
una entidad y tomar decisiones correctas respecto a la obtención, uso y aplicación de
los recursos, es necesario disponer de información adecuada y oportuna.” (Estupiñán,
12 “Efectividad de las comunicaciones proporciona a los empleados la
información que necesitan para el cumplimiento de sus responsabilidades de control”
(Fonseca, 2011, p. 106) Los empleados deben comprender el papel que tienen que
desempeñar dentro del sistema de control interno, también es necesaria una
comunicación eficaz con terceros, tales como los clientes, los proveedores, los
organismos de control y los accionistas.
Supervisión
La supervisión del sistema de control interno es necesario, evaluando la
calidad de su rendimiento por lo cual Estupiñán (2008) dice, La realización de las
actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de control se están
cumpliendo y si los riesgos se están considerando adecuadamente. Los niveles de
supervisión juegan un papel importante al respecto, ya que la gerencia es quien debe
concluir si el sistema de control es efectivo o ha dejado de serlo, tomando las acciones
de corrección o mejoramiento que el caso exige.(p.38)
Es indispensable tener un sistema de control en cada empresa porque permite el logro de los
objetivos planteados de forma eficiente. La dirección tendrá que determinar si el sistema de
control interno es en todo momento adecuado y mantener actualizado su control.
INFORME COSO
Cabello, Nelson (2011) dice: El Informe COSO es un documento que contiene
las principales directivas para la implantación, gestión y control de un sistema
13 Debido a la gran aceptación de la que ha gozado, desde su publicación en
1992, el informe COSO se ha convertido en el estándar de referencia.
Es un medio para un fin, no un fin en sí mismo. Efectuado por la junta
directiva, gerencia u otro personal.
No es sólo normas, procedimientos y formas involucra gente. Aplicado en la
definición de la estrategia y aplicado a través de la organización en cada nivel
y unidad.
Diseñado para identificar los eventos que potencialmente puedan afectar a la
entidad y para administrar los riesgos, proveer seguridad razonable para la
administración y para la junta directiva de la organización orientada al logro
de los objetivos del negocio.
COSO II
Cabello, Nelson (2011) manifiesta: A través del COSO nos proporciona un
marco de referencia aplicable a cualquier organización. Para COSO, este
proceso debe estar integrado con el negocio, de tal manera que ayude a
conseguir los resultados esperados en materia de rentabilidad y rendimiento.
Trasmitir el concepto de que el esfuerzo involucra a toda la organización:
14 Ventajas de COSO
Cabello, Nelson (2011) expone: Las ventajas de COSO permite a la dirección
de la empresa poseer una visión global del riesgo y accionar los planes para su
correcta gestión.
Posibilita la priorización de los objetivos, riesgos clave, controles implantados,
lo que permite su adecuada gestión, toma de decisiones más segura, facilitando
la asignación del capital.
Alinea los objetivos del grupo con los objetivos de las diferentes unidades de
negocio, así como los riesgos asumidos y los controles puestos en acción.
Permite dar soporte a las actividades de planificación estratégica y control
interno.
Cumplir con los nuevos marcos regulatorios y demanda de nuevas prácticas de
gobierno corporativo.
Fomenta que la gestión de riesgos pase a formar parte de la cultura del grupo.
El sistema de control debe incorporarse de manera armónica con las
actividades operativas de la organización.
Esto ayuda a que se fomente la calidad de la delegación de poderes, se
15
Gráfico 1. Comprendiendo el Modelo COSO
Fuente: CABELLO, Nelson. 6 de septiembre 2011 Auditoría Contabilidad & Economía ¿Qué es el Coso?
1.2.2 MARCO LEGAL
La investigación de este proyecto se realiza en la Empresa de Publicidad y Promoción Group
Konexion Cía. Ltda., que se encuentra ubicada en la ciudad de Quito, previa la autorización
del Gerente General Ing. Alejandro Mendoza Granja.
Group Konexion Cía. Ltda., está bajo el control de la Superintendencia de Compañías, se
encuentra registrada en el Servicio de Rentas Internas con el RUC 1792076730001, debe
cumplir con las obligaciones tributarias de acuerdo con lo que indica la Ley de Régimen de
Control Interno, como son el Impuesto a la Renta, Retenciones en la Fuente, Anexos
Transaccionales.
De acuerdo con la Ordenanza Municipal para el cobro de Impuestos de Patente que grava al
ejercicio de actividades Económicas en el Cantón Quito se cancela al Tesorero Municipal del
Distrito Metropolitano de Quito de acuerdo al patrimonio que posee la empresa, la Patente es
un documento indispensable para el funcionamiento del local en los predios del Cantón
Quito, también hay que cancelar el Impuesto del 1.5 por mil, que se calcula del valor total de
16 Se encuentra regulada por la Ley de Compañías, que es el marco jurídico bajo el cual
funcionan las empresas, Servicio de Rentas Internas que se encarga de la ejecución de las
políticas tributarias, el Ministerio de Relaciones Laborales, quien es el encargado de cumplir
y hacer cumplir con todo lo que se establece en esta Ley, debido a que va en beneficio de
todos los trabajadores del país.
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) es el encargado de velar por la seguridad
del trabajador, prestar servicios médicos, préstamos hipotecarios y quirografarios, jubilación,
etc., para beneficio del asegurado, eso se logra a través del cumplimiento de las obligaciones
del empleador, el primer paso es obtener el número de registro patronal, así como aportar los
porcentajes establecidos por la ley.
1.2.3 MARCO CONCEPTUAL
Actividades de control: Aquellas medidas y procedimientos que ayudan a asegurar
que las directrices marcadas por la dirección se llevan a cabo. Las actividades de
control son un componente del control interno. (Wiki pedía)
Alcance de una revisión: Procedimientos de revisión que se estiman necesarios, en
función de las circunstancias, para alcanzar los objetivos de dicha revisión. (Blas J., P.
2014).
Balance general: Estado de la situación financiera de cualquier unidad económica,
que muestren en un momento determinado el activo, al costo, al costo de preciado o a
otro valor indicado. (Estudio-contable,Diccionario_Contable)
Control interno: El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima
17 razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos
públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la
evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y
comunicación y el seguimiento. (Del Estado, C. G & Públicos, D. 2009)
Entorno de control: Comprende las funciones del gobierno y dirección de la
empresa, así como las actitudes, compromisos y acciones de los responsables del
gobierno de la entidad y de la dirección de la empresa, sobre el control interno de la
entidad y su importancia. El entorno de control es un componente del control interno.
(Estudio-contable,Diccionario_Contable)
Error: Una incorrección no intencionada contenida en los estados financieros,
incluyendo la omisión de una cantidad o de una información a revelar.
(Estudio-contable,Diccionario_Contable)
Estado financiero: Balance general, un estado de ingresos (o resultados); un estado
de fondo o cualquier estado auxiliar u otra presentación de datos financieros derivados
de los registros de contabilidad. (Estudio-contable,Diccionario_Contable)
Principios de Contabilidad: Son un conjunto de reglas generales y normas que
sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio
y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente.
(Definición/ principios-de-contabilidad).
Riesgos:El proceso mediante el cual se identifican, analizan y se manejan los riesgos
que forman parte importante de un sistema de control efectivo. (Estupiñán, 2008,
18
CAPÍTULO II
MÉTODO
2.1 METODOLOGÍA GENERAL
2.1.1 NIVEL DE ESTUDIO
INVESTIGACIÓN EXPLORATORIA
De acuerdo con este tipo de investigación se recogerá e identificará antecedentes
generales de la empresa así como las sugerencias de la población investigada.
Según Strong, afirma que: "La investigación exploratoria no intenta
dar explicación respecto del problema, sino sólo recoger e identificar
antecedentes generales, números y cuantificaciones, temas y tópicos
respecto del problema investigativo (...) Por lo general investigan
tendencias, identifican relaciones potenciales entre variables y
establecen el "tono" de investigaciones posteriores más rigurosas"
INVESTIGACIÓN EXPLICATIVA
Mediante este tipo de investigación se intentará encontrar las causas del problema y la
solución de la problemática detectada en la empresa.
Carlos Sabino (1995: 39 y 1996: 110) identifica estos estudios como
19 palabras de Hernández S. y otros (Ob. Cit.: 66), “los estudios
explicativos van más allá de la descripción de conceptos o de
fenómenos o del establecimiento de relaciones entre conceptos; están
dirigidos a responder a las causas [25] de los eventos físicos o
sociales”.
2.1.2 MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN
La modalidad de la investigación será de campo, de esta manera se logrará conocer la
realidad de los procesos y funciones además permite determinar si la empresa cuenta o no
con un sistema de control interno y si es el adecuado.
Gracias a esta investigación se puede establecer los parámetros necesarios para mejorar de
manera efectiva los procesos y funciones administrativas- financieras de la empresa.
Se trata de un plan de investigación que es de vital importancia, porque es la base para
conocer y analizar las deficiencias en las funciones del personal de cada departamento,
proponiendo de esta forma soluciones eficaces en dichos procesos mediante el diseño de un
sistema de control interno administrativo – financiero, como fuente de estudio y consulta para
lograr los objetivos trazados para el crecimiento de la empresa.
2.1.3 MÉTODO
Utilizando el método científico se espera descubrir cuáles y cómo se originan los principales
20 Método Inductivo.-Se utiliza este tipo de método ya que se parte de un caso
particular para llegar a conocimientos generales, en este proyecto la inducción es
completa, puesto que la conclusión se fundamenta de la percepción de cada uno de los
empleados, para llegar a una conclusión general de la situación actual de ésta.
Método Deductivo.- Con la utilización de este método se podrá obtener conclusiones
particulares a partir de una ley general. Se aborda la teoría del Control Interno para
establecer la propuesta.
Método de Síntesis.- Con este método se podrá llegar a determinar la principal
causa-efecto ocasionada por la falta de control interno de la empresa para luego ubicarlo
como objeto de investigación.
Método Descriptivo.- Este método describe detalladamente los procedimientos más
importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas.
2.1.4 POBLACIÓN Y MUESTRA
Para esta investigación no se requiere del cálculo de la muestra, se utilizará todo el Universo
de la Empresa de Publicidad y Promociones Group Konexion Cía. Ltda., que está
conformado de la siguiente manera:
- 1 Gerente General
- 4 Jefes Departamentales
- 1 auxiliar
- 2 ejecutivos de ventas
- 1 cortador
- 1 mensajero
21 2.1.5 SELECCIÓN INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
Técnica de la Observación
Se utilizará la observación para realizar la investigación del tema que se va a
desarrollar y comprobar la formulación del problema, mediante el análisis y
evaluación de los procesos y funciones de los empleados que laboran en la empresa. Técnica de la Encuesta
Se aplicará un cuestionario, que consta de diez (10) preguntas cerradas que presentan
dos alternativas de respuesta, Si ( ) ó No ( ). Con el fin de obtener los diferentes
resultados en la determinación del problema a investigar. Con el fin de facilitar la
tabulación y el análisis de los resultados
Técnica de la Entrevista
Esta técnica permite obtener información de forma personalizada del Contador de la
empresa, con el objetivo de ampliar los mecanismos utilizados en la empresa, con el
fin de que permita diseñar un sistema de control interno eficiente.
2.1.6 PROCESAMIENTO DE DATOS
Las técnicas de recolección de datosson las siguientes:
Técnica de Codificación.- Se utilizará una codificación basada en letras a las
respuestas obtenidas en el cuestionario, en el caso de que la respuesta sea SI se
utilizará la letra a y para la respuesta NO la letra a utilizarse será b.
Técnica de Tabulación.-Todos los datos obtenidos de los diferentes procesos antes
22 Gráfico.- Para cada una de las preguntas realizadas en la encuesta se realizará una
interpretación gráfica de todos los datos obtenidos.
Análisis.- El análisis de los datos recabados en las encuestas, es la interpretación de
la información conseguida a todo el personal de la empresa.
2.2 METODOLOGÍA ESPECÍFICA
2.2.1 METODOLOGÍA FINANCIERA
2.2.1.1 MACROAMBIENTE
Los factores que operan en un macro entorno más amplio que las que moldean las
oportunidades y presentan riesgos para la empresa. Se figuran seis fuerzas principales:
Entorno Demográfico: El entorno demográfico resulta de gran interés porque se refiere a las
personas que constituyen los mercados. La población mundial está creciendo de forma
explosiva por tanto plantea oportunidades como desafíos.
Entorno Económico: Los mercados requieren poder de compra además de gente. Este
apartado consiste en los factores que afectan el poder de compra y los patrones de gasto de
los consumidores
Entorno Natural: Abarca los recursos naturales que se requieren como insumos que resultan
afectados por las actividades de marketing. Las preocupaciones ecológicas han proliferado a
un ritmo constante durante las últimas tres décadas.
Entorno Tecnológico: relacionadas con el estado general del desarrollo y disponibilidad de la
tecnología en el entorno, incluyendo los avances científicos.
Entorno Político: Los sucesos que tienen lugar en el entorno político afectan marcadamente
las decisiones tomadas dentro de una organización. Este consiste en leyes, dependencias del
gobierno, y grupos de presión que influyen en diversas organizaciones e individuos de una
23 Entorno Cultural: Se compone de instituciones y otras fuerzas que afectan valores,
percepciones, preferencias, y comportamiento básicos de una sociedad.
2.2.1.2 MICROAMBIENTE
LA EMPRESA.- Cuando la gerencia prepara sus planes toma en cuenta a los demás
grupos de la empresa, todos estos grupos interrelacionados forman el ambiente interno de
la empresa.
a) Finanzas: se ocupa de conseguir y aplicar fondos.
b) Adquisiciones: conseguir suministros y materiales.
c) Producción: fabrica la cantidad deseada de productos de calidad.
d) Contabilidad: medir los ingresos y los costos para saber si se está operando
correctamente.
PROVEEDORES.- Son las compañías o personas físicas que proporcionan los
recursos que necesita una empresa para producir bienes o servicios.
INTERMEDIARIOS.- Son aquellas empresas que ayudan a la compañía a
promover, vender y distribuir sus bienes hasta que llegan al comprador final. Incluyen:
a) Empresas de distribución.
b) Agencias que ofrecen servicios.
c) Intermediarios financieros.
CLIENTES.-La empresa debe estudiar detenidamente sus mercados de clientes:
24 a) Mercado de consumidores: personas y hogares que adquieren bienes y servicios para su
consumo personal. Clientes actuales.
b) Mercado de empresas: compran bienes y servicios para seguir procesándolos. Mercado
industrial.
c) Mercado gubernamentales: están compuestos por oficinas de gobierno que compran
bienes y servicios para producir servicios públicos o para transferir los bienes y
servicios a terceros que los necesitan.
d) Mercado Internacionales: están integrados por compradores de otros países e incluyen
a consumidores, productores, revendedores y gobiernos. Importadoras y exportadoras.
COMPETENCIA.- Para que una empresa tenga éxito, debe satisfacer las
necesidades y los deseos de los consumidores mejor que la competencia.
2.2.1.3 PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS
Otro de los aspectos importantes es que la empresa no cuenta con políticas y
procedimientos plasmados en algo físico para sus actividades, pero de acuerdo a sus
experiencias ellos saben los tiempos requeridos para realizar las actividades que comprenden
sus cargos.
2.2.2 METODOLOGÍA LEGAL
La siguiente estructura es la base de la cual se parte para la presente investigación, se hablará
de cómo actualmente en la empresa se realizan la diferentes funciones en los distintos
departamentos que componen el sistema administrativo-financiero de GROUP KONEXION
25 2.2.2.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA GENERAL
Gráfico 2
Fuente: Departamento Financiero
Group Konexion Cía. Ltda.
JUNTA DE ACCIONISTAS
GERENCIA GENERAL
DEPARTAMENTO FINANCIERO
DEPARTAMENTO CONTABLE
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
26
CAPÍTULO III
RESULTADOS
3.1 RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS
3.1.1 DIAGNÓSTICO DE CADA ÁREA
3.1.1.1 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES GERENTE GENERAL
FUNCIONES GENERALES:
Representante Legal de la Empresa, es quien personifica a la entidad ante
todas las instituciones privadas y públicas.
Toma de decisiones en la administración y finanzas de la empresa.
Elaboración de pedidos de los productos que se necesita tener en stock.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Autoriza y coordina los pagos para proveedores nacionales y del exterior.
Solicita proformas a los proveedores de los productos requeridos.
Revisión y firma de Estados Financieros de la empresa.
Supervisión de los ejecutivos de venta, apoyo en ventas y cobros a clientes.
27 3.1.1.2 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO
FINANCIERO
FUNCIONES GENERALES:
Recepción de valores por cuentas por cobrar.
Análisis de crédito para los clientes.
Realización de depósitos para enviar a los diferentes bancos.
Contratación de proveedores.
Pago a proveedores.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Análisis de cuentas por cobrar y seguimiento a clientes que se encuentran en
mora de pago.
Investigación de estado crediticio para nuevos clientes.
Realización de facturas y notas de crédito a los clientes.
Elaboración de retenciones a los proveedores.
Coordinación de los materiales que llegan a las instalaciones para la
producción.
Elaboración de notas de crédito a los clientes por devoluciones de mercadería.
Coordinación del transporte en la llegada de los productos y materiales hasta
la empresa.
Manejo y reposición de caja chica.
Registro de facturas de compras, ingresos, egresos.
Elaboración de roles de pagos para los empleados.
28 3.1.1.3 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO
CONTABLE
FUNCIONES GENERALES:
Elaboración de los Estados Financieros.
Declaraciones de impuestos y anexos transaccionales ante el Servicio de
Rentas Internas.
Ingreso de planillas al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Ingreso de información para la elaboración de los Estados Financieros.
Nota: El Contador no trabaja de forma permanente, es externo.
3.1.1.4 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
FUNCIONES GENERALES:
Planificación y venta de la mercadería.
Realizar las cotizaciones solicitadas por el cliente.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Toma de órdenes de compra a los clientes de los productos que necesitan.
Visita a los clientes con muestras de los productos.
Atención personalizada a los clientes.
29 3.1.1.5 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO
DE PRODUCCIÓN
FUNCIONES GENERALES:
Recepción de materia prima y mercaderías.
Corte de la materia prima para los productos de manufactura.
Despacho de productos terminados.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Organización de los materiales y productos recibidos.
Organización y revisión de los materiales cortados para enviar a la maquila.
Colaboración en la entrega de los materiales a la maquila externa.
Empaque del producto terminado.
3.1.1.6 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE MENSAJERÍA Y ENTREGAS
FUNCIONES GENERALES:
Realización de trámites en las empresas públicas y privadas.
Compra de muestras de productos.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
Efectuar los depósitos en los diferentes bancos.
Pago de servicios básicos.
30 3.1.2 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LAS ENCUESTAS Y ENTREVISTA
PREGUNTA NO. 1 Están claramente definidas las funciones que le corresponden.
TABULACIÓN:
RESPUESTA PORCENTAJE N°
PERSONAS
SI 56% 5
NO 44% 4
TOTAL 100% 9
Tabla 1
GRÁFICO:
Gráfico 3
Tabla y graficación de resultados Elaborada por: La autora
ANÁLISIS:
Los resultados obtenidos reflejan que la mayoría del personal si tiene claramente definidas las funciones que le corresponden a pesar de no tener una guía, el 44% del personal no tiene claro sus funciones ya que manifestaron que muchas veces tienen que realizar funciones las cuales no son con relación a su trabajo.
56% 44%
PREGUNTA N
1
SI
31 PREGUNTA NO. 2 Recibió por escrito el detalle de funciones a cumplir el momento en que se integró a su puesto de trabajo.
TABULACIÓN:
RESPUESTA PORCENTAJE N°
PERSONAS
SI 0%
NO 100% 9
TOTAL 100% 9
Tabla 2
GRÁFICO:
Gráfico 4
Tabla y graficación de resultados Elaborada por: La autora
ANÁLISIS:
Los resultados obtenidos indican que la totalidad del personal no recibió por escrito el detalle de funciones a cumplir el momento en que se integró a su puesto de trabajo, esto refleja la necesidad de la empresa en tener un Sistema de Control Interno que ayude a optimizar los procesos y funciones de cada una de las personas que trabajan en la organización y permita cumplir con los objetivos establecidos oportunamente y de forma segura.
0%
100%
PREGUNTA N
2
SI
32 PREGUNTA NO. 3 El desarrollo de sus funciones está basado en la aplicación de los manuales de procesos y procedimientos vigentes.
TABULACIÓN:
RESPUESTA PORCENTAJE N°
PERSONAS
SI 0%
NO 100% 9
TOTAL 100% 9
Tabla 3
GRÁFICO:
Gráfico 5
Tabla y graficación de resultados Elaborada por: La autora
ANÁLISIS:
El 100% de los encuestados manifiestan que el desarrollo de sus funciones no está basado en la aplicación de los manuales de procesos y procedimientos vigentes, ya que informaron que la empresa no cuenta con un manual, pero la experiencia que tienen les ha permitido cumplir sus funciones de buena manera, manifestaron que si es importante el contar con un manual que les pueda servir de guía.
0%
100%
PREGUNTA N
3
SI
33 PREGUNTA NO. 4 Sabe Usted cuáles son las limitaciones en su puesto.
TABULACIÓN:
RESPUESTA PORCENTAJE N°
PERSONAS
SI 44% 4
NO 56% 5
TOTAL 100% 9
Tabla 4
GRÁFICO:
Gráfico 6
Tabla y graficación de resultados Elaborada por: La autora
ANÁLISIS:
Del personal encuestado, respondió un 56% que no saben cuáles son las limitaciones en su puesto ya que recalcaron que cumplen otras actividades que no les corresponden, sin embargo el 44% respondió que sí saben cuáles son los límites de sus funciones y que es fundamental una planificación previa al normal desenvolvimiento de las funciones, pues dicha programación es la base para el correcto desempeño de actividades.
44%
56%
PREGUNTA N
4
SI
34 PREGUNTA NO. 5 Su jefe inmediato supervisa periódicamente las actividades que usted realiza.
TABULACIÓN:
RESPUESTA PORCENTAJE N°
PERSONAS
SI 89% 8
NO 11% 1
TOTAL 100% 9
Tabla 5
GRÁFICO:
Gráfico 7
Tabla y graficación de resultados Elaborada por: La autora
ANÁLISIS:
En esta pregunta el 89% respondió que su jefe inmediato supervisa periódicamente las actividades que realizan y esto ha permitido un buen resultado en sus funciones, el 11% respondió que no son supervisados por su jefe inmediato ya que trabajan a la par con el Gerente para definir los pasos a seguir con el resto del personal y en especial con la parte de la producción.
89% 11%
PREGUNTA N
5
SI
35 PREGUNTA NO. 6 Cree que es necesario un mayor control en su área de trabajo.
TABULACIÓN:
RESPUESTA PORCENTAJE N°
PERSONAS
SI 44% 4
NO 56% 5
TOTAL 100% 9
Tabla 6
GRÁFICO:
Gráfico 8
Tabla y graficación de resultados Elaborada por: La autora
ANÁLISIS:
La mayoría del personal en esta pregunta respondió que no cree que sea necesario un mayor control en su área de trabajo, porque creen que con la experiencia que tienen ellos pueden trabajar de la mejor manera. Sin embargo la minoría respondió que si es necesario un mayor control, esto permitirá el mejor desempeño de funciones de todas las personas que laboran en la empresa.
44%
56%
PREGUNTA N
6
SI
36 PREGUNTA NO. 7 Existen mecanismos de autocontrol que aseguren la transparencia y eficiencia en su departamento.
TABULACIÓN:
RESPUESTA PORCENTAJE N°
PERSONAS
SI 78% 7
NO 22% 2
TOTAL 100% 9
Tabla 7
GRÁFICO:
Gráfico 9
Tabla y graficación de resultados Elaborada por: La autora
ANÁLISIS:
El 78% de los encuestados manifestaron que si existen mecanismos de autocontrol que aseguran la transparencia y eficiencia en sus funciones, el resto de los encuestados (22%) indica que no existen mecanismos, que es importante utilizar elementos de autocontrol para asegurar transparencia, eficiencia y eficacia en las funciones para evitar riesgos.
78% 22%
PREGUNTA N
7
SI
37 PREGUNTA NO. 8 Considera usted que la empresa debe promover la actualización de las políticas y procesos financieros.
TABULACIÓN:
RESPUESTA PORCENTAJE N°
PERSONAS
SI 44% 4
NO 33% 3
ABSTENCIÓN 22% 2 TOTAL 100% 9
Tabla 8
GRÁFICO:
Gráfico 10
Tabla y graficación de resultados Elaborada por: La autora
ANÁLISIS:
Un 45% de los encuestados considera que la empresa debe promover la actualización de las políticas y procesos financieros, para ayudar al crecimiento de la empresa que a la vez sirve para el crecimiento del personal, el 33% respondió que no es necesario, el 22% se abstuvo de responder ya que ellos no son de esa área y creen que eso solo les corresponde al departamento encargado.
45%
33% 22%
PREGUNTA N
8
SI
NO
38 PREGUNTA NO. 9 Cree usted que un sistema de control interno puede resolver los problemas existentes en la empresa.
TABULACIÓN:
RESPUESTA PORCENTAJE N°
PERSONAS
SI 78% 7
NO 11% 1
ABSTENCIÓN 11% 1 TOTAL 100% 9
Tabla 9
GRÁFICO:
Gráfico 11
Tabla y graficación de resultados Elaborada por: La autora
ANÁLISIS:
Un 78% del personal cree que si es importante un sistema de control interno para resolver los problemas existentes en la empresa, el 11% cree que no y el otro 11% se abstuvo de responder por desconocimiento de que se trata el control interno. Un sistema de control interno es el conjunto de métodos, técnicas y procedimientos que indican paso a paso las funciones a cumplir cada persona que trabaja en la institución.
78% 11%
11%
PREGUNTA N
9
SI
NO
39 PREGUNTA NO. 10 Está usted de acuerdo en que la empresa implemente un sistema de control interno en el cual indique los procesos y funciones específicos para cada área.
TABULACIÓN:
RESPUESTA PORCENTAJE N°
PERSONAS
SI 100% 9
NO 0%
TOTAL 100% 9
Tabla 10
GRÁFICO:
Gráfico 12
Tabla y graficación de resultados Elaborada por: La autora
ANÁLISIS:
La totalidad del personal encuestado está de acuerdo en que la empresa implemente un sistema de control interno en el cual esté definido los procesos y funciones específicos para cada área. Este sistema permite sinterizar y efectivizar las actividades de manera que se obtendrá excelentes resultados y la solución a los problemas.
100% 0%
PREGUNTA N
10
SI
40 CODIFICACIÓN
Personas
TOTAL
Encuestadas 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Preguntas SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO a b
1 a b a a b b b a a 5 4
2 b b b b b b b b b 9
3 b b b b b b b b b 9
4 b b a a b b b a a 4 5
5 b a a a a a a a a 8 1
6 b b b a a a b b a 4 5
7 a a a a b a a a b 7 2
8 a a a b a b b 4 3
9 a a a a a a b a 7 1
10 a a a a a a a a a 9 Tabla 11
Tabla de codificación de resultados Elaborada por: La autora
Del total de los encuestados dos personas se abstuvieron de contestar la pregunta N°8 ya que manifestaron que no saben y corresponde a otra área, en la pregunta N°9 una persona se abstuvo de contestar porque esa pregunta no le correspondía a su trabajo.
Entrevista realizada al contador de la empresa
41 PREGUNTA: ¿Qué cargo y funciones desempeña en la empresa?
RESPUESTA: Soy el contador, me encargo de realizar impuestos, balances, estados
financieros, en fin toda la parte contable de la empresa Group Konexion.
PREGUNTA: ¿Están establecidos por la Gerencia los procesos y funciones que garanticen la
coordinación de las áreas para el logro de los objetivos?
RESPUESTA: La gerencia maneja los procesos y funciones de manera empírica, pero por la
experiencia de todos estos años logra conseguir los objetivos.
PREGUNTA: ¿La estructura funcional de la organización define claramente las
responsabilidades?
RESPUESTA: Uno de los problemas de la empresa es justamente no tener una estructura
definida, sin embargo el personal que trabaja en cada área se organiza de muy buena manera
y consiguen realizar sus funciones responsablemente.
PREGUNTA: ¿Cree usted que la empresa debe contar con un Sistema de Control Interno, en
qué beneficiaria este sistema y por qué?
RESPUESTA: En la actualidad es indispensable que esta empresa y todas las empresas
cuenten con un sistema de control interno, ya que se encargaría de la organización, resguardar
los activos logrando una mejor productividad. Porque es una herramienta importante que
permitirá que el gerente y todo el personal revise y cumpla óptimamente con todas las
