DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO-CONTABLE PARA LA EMPRESA PULISABIO, C.A.

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DISEÑO DE UN SISTEMA

ADMINISTRATIVO-CONTABLE PARA LA

EMPRESA PULISABIO, C.A.

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Elaborado por: Páez Arapé Miguel José Revisado por:

Aprobado por:

TABLA DE CONTENIDO

1-. Justificación del Diseño 2-. Objetivo General del Diseño

2.1-. Objetivos Específicos del Diseño 3-. Políticas Administrativas

4-. Normas Administrativas

5-. Procedimientos Administrativos 6-. Políticas Contables

7-. Normas Contables

8-. Procedimientos Contables 9-. Costo del Diseño

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Aprobado por:

JUSTIFICACIÓN DE DISEÑO

El Diseño del Sistema Administrativo-Contable para la empresa Pulisabio, C.A., es una propuesta concreta orientada a la normalización del proceso administrativos y contables, que le permitirá a la empresa la correcta y efectiva ejecución de los procedimientos y actividades, con el fin de obtener cifras contables, confiables y razonables en el momento requerido.

En este sentido, se puede afirmar que la aplicación del sistema en la Administración de la empresa Pulisabio, C.A., regulará todas las operaciones eficientemente, evitando la duplicidad de trabajo y el incumplimiento de los deberes formales que pueden acarrear sanciones jurídicas a la organización.

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Aprobado por:

OBJETIVO GENERAL

El diseño de este sistema, tiene como objetivo controlar y guiar todas las actividades relacionadas con los procesos Administrativos y Contables dentro de la organización, con el fin de unificar y estandarizar criterios de trabajo para así poder evitar posibles errores u omisiones de deberes formales tanto dentro como fuera de la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Asegurar de que se cumplan los Principios de Contabilidad de Aceptación General en el registro de las operaciones administrativas y contables de la empresa.

- Presentar políticas claras de trabajo dentro de la organización.

- Suministrar normas mínimas de control para la ejecución de las políticas administrativas y contables de la empresa.

- Presentar los procedimientos que permitan dar claridad a las funciones de cada empleado dentro del área administrativa y contable de la empresa organización

- Eliminar la duplicidad de tareas en las operaciones administrativas y contables de la empresa.

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Aprobado por:

POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

- Toda venta de producto o cobro de servicios prestados debe ser soportado con una factura de venta al contado o crédito en el mismo momento que se genera la operación.

NORMAS ADMIN ISTRATIVAS PARA LA RECEPCIÓN DEL COBRO DE LAS VENTAS O SERVICIOS PRESTADOS

- Los ingresos por el pago de las ventas se cobrarán al momento de la entrega del producto o al finalizar la prestación de cada servicio.

- El Departamento Administrativo es el encargado de recibir el pago de las ventas

- Los pagos deben efectuarse a través de las instituciones bancarias asignadas por la misma

- Los depósitos se harán a nombre de la empresa Pulisabio, C.A

- El horario de atención para la cancelación de las ventas o servicios prestados se realizará en horario de trabajo el cual es desde las 8:00 A.M. a 12:00 M y luego desde las 2:00 P.M. hasta las 6:00 P.M de lunes a viernes, los día sábado el horario será desde las 8:00 A.M. a 12:00 M - El monto máximo permitido para pagos en e fectivo es de 250.000Bs

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Aprobado por:

- Los ingresos obtenidos por la cancelación de las ventas o por la prestación de servicios en efectivo se depositarán diariamente

- El Departamento de Administración debe controlar mensualmente los pagos realizados por el cliente

- Al transcurrir el lapso para la cancelación del bien o servicio el cliente deberá haber cancelado las deudas que tenga con la empresa

- Se establecerá un máximo de treinta (30) días, para el pago atrasado de las ventas o por las prestaciones de servicios.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA RECEPCION DEL COBRO DE LAS VENTAS O SERVICIOS PRESTADOS

ASISTENTE ADMINISTRATIVO:

- Recibe el efectivo, cheque o planilla de depósito por parte del cliente - Procede a realizar el comprobante de pago (Formato #1).

- Dicho comprobante debe tener un original y dos copias. Se concluye sellando el comprobante y entregando al cliente que cancela el original.

- En caso que el pago sea en efectivo o cheque, procede a realizar una planilla de depósito bancario, para que el dinero de la operación sea enviado y depositado en el banco.

- Al otro día procede a depositar el dinero en el banco.

- Posteriormente envía al administrador las 2 copias del comprobante de pago junto con la planilla de depósito en el banco.

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Aprobado por:

ADMINISTRADOR:

- Recibe del asistente administrativo las 2 copias del comprobante de pago (Formato #1) junto con la planilla de depósito bancario.

- Verifica que el monto reflejado en el comprobante de pago coincidan con el dinero entregado por el cliente tanto en monto como en forma de pago.

- Posteriormente procede a archivar una de las copias en la carpeta correspondiente al cliente y la otra copia se envía al departamento contable.

- Todo pago de nomina, vacaciones o utilidades a los empleados generará un soporte con los cálculos del monto a cancelar al empleado.

NORMAS PARA EL PAGO DE NOMINA, VACACIONES Y UTILIDADES A LOS EMPLEADOS

- Las relaciones laborales de la empresa con sus trabajadores se regirán a través de la normativa legal vigente

- Controlar diariamente la asistencia del personal que labora dentro de la empresa

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Aprobado por:

- Como política de pago para la nomina se establece la cancelación del 50% del sueldo básico en la primera quincena de cada mes y el otro 50 al final de cada mes

- El sobre de pago será entregado únicamente al trabajador, con excepción de que el mismo se encuentre imposibilitado, en este caso se le entregará a un familiar con previa autorización del trabajador.

- El pago de la nomina se realizará antes de terminar la jornada laboral del día .

- No se realizarán préstamos ni adelantos de quincena

- Los cálculos aritméticos de las utilidades y vacaciones serán elaboradas por el asistente administrativo con una semana antes de su cancelación - Las vacaciones se cancelarán al vencimiento del plazo establecido en la

Ley Orgánica del Trabajo

- El pago de las utilidades se cancelarán la primera quincena del mes de diciembre.

PROCEDIMIENTOS QUE DEBE REALIZAR EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Este procedimiento consistirá en el cálculo de pago o remuneración que le corresponde a cada empleado por la prestación de sus servicios dentro de la empresa Pulisabio, C.A.

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Aprobado por:

Dentro del procedimiento de Recursos Humanos se encuentran presentes:

- Pago de Nomina.

- Pago de Utilidades.

- Pago de Vacaciones.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL PAGO DE LA NOMINA:

GERENTE:

- Autoriza por medio de un memo la elaboraron y calculo de nomina.

- Luego envía dicha autorización al asistente administrativo .

- Recibe la autorización por parte del gerente de la empresa

- Revisa los días laborados, horas trabajadas, permisos, inasistencias y observaciones a través del control diario de asistencia del trabajador (Formato # 2)

- Calcula y totaliza el pago de cada empleado a través del cálculo de la nómina (Formato # 3) en original y dos copias y envía al administrador.

ADMINISTRADOR:

- Recibe original y copia de los cálculos de nómina (Formato # 3) de cada empleado

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Aprobado por:

- Verifica los cálculos, si se encuentran errores devuelve al asistente, para sus respectivas correcciones

- Si se encuentra bien calculado elabora y entrega cheques a los trabajadores con su respectivo cálculo de nomina.

- El mismo debe entregarle al trabajador la original, y las dos copias, se distribuyen, una copia se archiva en la carpeta de cada trabajador, y la otra se le envía al asistente contable mientras que la original se le entrega al trabajador al momento de la cancelación de sus utilidades.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL PAGO DE LAS UTILIDADES

GERENTE:

- Autoriza por medio de un memo la elaboraron y calculo de las utilidades - Luego envía dicha autorización al asistente administrativo.

- Recibe la autorización por parte del gerente de la empresa.

- Prepara el cálculo de las utilidades (Formato # 4) de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo según su artículo #174.

- Este cálculo debe estar presentado en original y dos copias para luego enviarlas al administrador

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Aprobado por:

- Se envía al administrador el cálculo de las utilidades (Formato # 4) en original y copias.

ADMINISTRADOR:

- Recibe original y copias de los cálculos de las utilidades (Formato # 4) de cada empleado.

- Verifica los cálculos, si se encuentran errores los devuelve al asistente administrativo, para sus respectivas correcciones.

- Si no se encuentra ningún error elabora y entrega los cheques a los trabajadores con su respectivo cálculo de utilidades.

- Solicita firma del trabajador al cual se le está cancelando su pago quedándose este con el original.

- Una de las copias se archiva en las carpetas correspondientes a cada trabajador.

- La otra copia es enviada al asistente contable.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA EL PAGO DE LAS VACACIONES

GERENTE:

- Autoriza por medio de un memo la elaboraron y cálculo de las vacaciones - Luego envía dicha autorización al asistente administrativo para la

elaboración del cálculo.

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Aprobado por:

- Recibe la autorización por parte del gerente de la empresa.

- Prepara el cálculo de las vacaciones (Formato #5) en original y dos copias.

- Elabora dicho cálculo de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo según su artículo #219.

- Por ultimo envía al administrador el cálculo de las vacaciones (Formato

#5) en original y copias.

ADMINISTRADOR:

- Recibe original y copias de los cálculos de las vacaciones (Formato #5) de cada empleado.

- Verifica los cálculos, si se observan errores devuelve al asistente administrativo, para sus respectivas correcciones.

- Si no se encuentra ningún error elabora y entrega los cheques a los trabajadores con su respectivo cálculo de vacaciones en original.

- Solicita firma al trabajador del trabajador al cual se le esta cancelando sus vacaciones para luego enviar una copia a asistente contable.

- Para concluir se archiva la otra copia en la carpeta del trabajador.

- La caja chica solo será utilizada para pagos menores.

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Aprobado por:

NORMA ADMINISTRATIVA PARA EL FONDO DE CAJA CHICA

- Todo pago realizado a través del fondo de caja chica debe presentar su factura original correspondiente, sin tachaduras ni enmendaduras.

- La(s) factura(s) debe estar a nombre de Pulisabio, C.A. y debe reunir todos los requisitos de ley

- Solo se entregará dinero de caja chica desde el lunes a las 8:00 A.M hasta el viernes a las 12:00 del mediodía.

- El monto máximo para ser pagado con fondos de la caja chica es de 50.000 Bs.

- El monto máximo en fondos de la caja chica será de 250.000 Bs.

- Solo le reconocerán a los empleados hasta un diez por ciento de diferencia por encima del monto solicitado en el vale de caja chica y el mismo no puede superar por ningún concepto los 50.000Bs.

- No se pueden solicitar fondos a caja chica si el día siguiente es feriado o no laborable.

- Se debe realizar arqueo de caja chica cada ultimo de mes.

- No deben haber vales pendientes en la caja chica a la hora de realizar el arqueo de la misma.

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Aprobado por:

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL FONDO DE CAJA CHICA:

Este proceso esta compuesto por tres procedimientos:

o Solicitud del dinero o reposición de caja chica o Arqueo de caja chica

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA SOLICITUD DE DINERO A TRAVES DE CAJA CHICA:

SOLICITANTE:

- Solicita de forma verbal al administrador el dinero para la compra de un material, articulo, pago de un servicio menor o alguna eventualidad.

- Compra el artículo, material o hacer el pago y solicitar factura, para ser entregada al Asistente Administrativo.

- Si el mismo no efectúa la compra o pago, el solicitante deberá devolver el dinero en un lapso de tiempo no mayor a 24 horas después de haber retirado el dinero de caja chica.

- -En caso de haber realizado ciertamente la operación el solicitante debe entregar la(s) factura(s) al asistente administrativo.

- En caso de existir un sobrante de dinero debe reintegrar el mismo al asistente administrativo para que registre la entrada en la caja chica.

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Aprobado por:

- En caso de existir un faltante entre el dinero recibido y el dinero gastado se debe hacer la acotación al asistente administrativo para que cancele al solicitante la diferencia que pago.

- Recibe la solicitud y elabora un vale (Formato # 6) por la cantidad de dinero requerido.

- El solicitante registra firma en el vale (Formato # 6) como soporte de haber recibido el dinero.

- Entrega el dinero al solicitante y guarda el vale como soporte de la entrega del efectivo.

Cuando el solicitante le entrega la factura de pago al asistente administrativo el mismo:

- Recibe la(s) factura(s) y verifica la(s) misma(s) observando que no tengan enmiendas ni tachaduras y que contengan RIF y NIT de la empresa emisora, fecha, monto en la solicitud de retiro, dicha solicitud debe estar elaborada a nombre de la empresa Pulisabio, C.A.

- Devuelve el vale al solicitante para que disponga del mismo.

- Asienta la factura en la relación (Formato # 8) de caja chica.

- Una vez agotado los recursos, solicita por medio de un memo la reposición de caja chica

- Para concluir envía el memo al administrador para solicitar la aprobación de la reposición de la caja chica.

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Aprobado por:

ADMINISTRADOR:

- Aprueba y realiza la reposición de caja chica

- Envía al asistente contable con sus respectivas facturas.

- La conciliación bancaria se debe efectuar de forma regular.

NORMA ADMINISTRATIVA PARA LA CONCILIACION BANCARIA

- La conciliación bancaria deber ser elaborada por el asistente administrativo.

- Se debe enviar al asistente contable a más tardar a los 5 días hábiles siguientes al cierre del mes.

- El Administrador debe notificar al banco el envió con el mensajero de la empresa de las notas de crédito y debito a nombre de la empresa; esta debe estar firmada y sellada junto con el estado de cuenta del mes que se va a conciliar.

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Aprobado por:

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA CONCILIACION BANCARIA

Este procedimiento consistirá en el análisis del movimiento de las cuentas corrientes de los bancos, con miras a determinar el saldo correcto de dichas cuentas así como las causas por las cuales el saldo e libros no coincide con el que muestra el estado de cuenta mensual emitido y enviado por el banco.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA CONCILIACION BANCARIA:

MENSAJERO:

- Deberá trasladarse los primero 5 días hábiles de cada mes a las entidades bancarias para retirar el estado de cuenta mensual.

- Entrega el estado de cuenta al asistente administrativo.

- Recibe los estados de cuenta del mes a conciliar.

- Compara los registros de los libros de banco con el estado de cuenta envido por las instituciones bancarias

- Verifica los cheques emitidos y cobrados confrontando monto y numero de cheque.

- Verifica los depósitos realizados por fecha, número y monto.

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Aprobado por:

- Elabora la conciliación bancaria (Formato # 7).

- Envía al administrador la conciliación bancaria.

ADMINISTRADOR:

- Recibe la conciliación bancaria (Formato # 7) por parte del Asistente administrativo.

- Revisa y verifica los cálculos, si observa algún error es devuelto a asistente administrativo para que realice sus respectivas correcciones.

- Si no observa ningún tipo de error se archiva en la carpeta de la conciliación bancaria en su respectivo mes.

POLÍTICA ADMINISTRATIVA

- Todos los activos fijos que se encuentran dentro de las instalaciones de Pulisabio son propiedad exclusiva de la empresa.

NORMAS PARA EL MANEJO DEL ACTIVO FIJO

- Ningún activo puede ser retirado fuera de las instalaciones de la empresa sin previa autorización del administrador.

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Aprobado por:

- Todo activo que sea retirado de las instalaciones de la empresa esta bajo la custodia y responsabilidad del empleado que firma la solicitud de salida de activos fijos.

- El empleado debe devolver el activo a la empresa a más tardar el día de entrega asentado en la solicitud de salida.

- Al momento de entrada del activo debe el administrador firmar la planilla de solicitud de entrada y/o salida de activos.

PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO ACTIVO FIJO

SOLICITANTE:

- Solicita de forma verbal la salida del activo fijo al administrador.

- Llena la planilla de solicitud de salida y/o entrada de activo fijo (Formato # 10).

- Recibe la solicitud por parte del empleado solicitante.

- Verifica la disponibilidad del activo para la salida.

- El solicitante registra firma la planilla de solicitud de salida y/o entrada de activo fijo (Formato # 10) como soporte de haber recibido el activo.

- Entrega el activo al solicitante y guarda el formato de solicitud de salida y/o entrada de activo fijo como soporte de la entrega del mismo.

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Aprobado por:

Cuando el solicitante devuelve el activo a la empresa entrega el bien al administrador para que realice la entrada del mismo:

- Recibe y revisa el activo para verificar el buen estado funcionamiento y el funcionamiento del mismo, así como también que coincida con las especificaciones del activo dado previamente.

- Devuelve una copia de la planilla de solicitud de salida y/o entrada de activo fijo (Formato # 10) para que el solicitante lo guarde como constancia de haber devuelto el mismo para que disponga del mismo.

- Guarda el original de la planilla de solicitud de salida y/o entrada de activo fijo en la carpeta de entrada de activos.

- El departamento administrativo es responsable del inventario de la empresa.

NORMAS DE CONTROL Y REGISTRO DEL INVENTARIO

- El inventario será realizado por el asistente contable con ayuda del asistente administrativo.

- El inventario se manejara bajo el sistema PEPS el cual consiste en que el primero producto que entra es el primero que sale.

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Aprobado por:

- Se deben realizar inventarios de mercancía todos los últimos de cada mes.

- El día del inventario no debe salir ni entrar ningún producto del almacén de la empresa.

- El día del inventario solo se podrán facturar servicios a los vehículos de los clientes.

- Se debe realizar el conteo de todos los productos en almacén por parte del asistente administrativo y luego el contable.

- -Los totales de los inventarios serán registrados en fichas individuales para cada producto las cuales se cruzaran con la información existente en los libros.

- En caso de existir incongruencia entre los saldos en el conteo y en los libros se le debe notificar al Contador para que realice una verificación del producto en el almacén.

- La mercancía que se encuentre dañada debe ser desincorporada de los inventarios.

PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y REGISTRO DE LOS INVENTARIOS

- Debe procesar todas las facturas de ventas (Formato # 11) pendientes el día antes de la realización del inventario

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Aprobado por:

- Deben contar la mercancía por separado del asistente contable producto por producto y anotar en fichas (Formato # 9) los resultados.

- Los resultados de ambas fichas deben ser cruzadas para verificar la igualdad de las mismas.

- En caso de inconsistencia entre los saldos de los dos conteos efectuados se debe realizar un reconteo por parte de ambos asistentes.

- En caso de igualdad en las cifras se deben comparar con los saldos según libros

POLÍTICAS CONTABLES

- Registrar de forma inmediata todas las ventas de productos o servicios.

NORMAS CONTABLES PARA LA RECEPCION DEL COBRO DE LAS VENTAS O SERVICIOS PRESTADOS

- Los registros contables se efectuarán de forma oportuna en términos monetarios y en el momento en que ocurra la operación o transacción.

- Deben realizar los registros respectivos al momento de la venta.

- El departamento contable está encargado de verificar que todas las facturas o documentos cumplan con todos los requisitos exigidos por la ley.

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Aprobado por:

- El departamento contable es el encargado de registrar todos los movimientos que se realicen dentro del departamento en materia contable, es decir, compra-venta.

- Al finalizar el año de ejercicio la empresa debe tener dentro de sus balances todos los ingresos por ventas realizados en dicho año.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA RECEPCION DEL COBRO DE LAS VENTAS O SERVICIOS PRESTADOS:

ASISTENTE CONTABLE:

- Recibe el comprobante de pago (Formato #1).

- Luego de recibido el comprobante este elabora los registros contables respectivos.

En caso de ser una venta de contado:

Asiento 1

Banco XXXXXX

Venta XXXXXX

IVA Crédito XXXXXX

P/R…

Asiento 2

Costo de Venta XXXXXX

Inventario de Mercancía XXXXXX

P/R…

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Aprobado por:

En caso de ser una venta a crédito:

Asiento 1

Cuentas por Cobrar Cliente XXXXXX

Venta XXXXXX

Asiento 2

Costo de Venta XXXXXX

Inventario de Mercancía XXXXXX

P/R…

En caso de ser un servicio de contado:

Asiento 1

Banco XXXXXX

Ingreso por Servicios XXXXXX

IVA Crédito XXXXXX

P/R…

En caso de ser un servicio a crédito:

Asiento 1

Cuentas por Cobrar Cliente XXXXXX

Ingreso por Servicio XXXXXX

En caso de ser el pago de una cuenta por cobrar:

Asiento 1

Banco XXXXXX

Cuenta por Cobrar Cliente XXXXXX

P/R…

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Aprobado por:

- Para concluir, el asistente le envía al contador toda la información para que el mismo la evalué y la confirme.

CONTADOR:

- Recibe y revisa los registros contables.

- Si el mismo, se encuentra con algún error lo devuelve a su asistente para que este realice su respectiva corrección.

- Si no observa ningún error aprueba los registros y los archiva en carpetas la copia de la recepción del cobro de as ventas.

- Verificar con los soportes la relación de caja chica antes de proceder a su registro y reposición.

NORMAS CONTABLES PARA EL FONDO DE CAJA CHICA:

- La reposición del fondo fijo de caja chica se realiza en el formato # 8, donde aparecerán todos los gastos de acuerdo a su naturaleza.

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Aprobado por:

- Los registros contables del reintegro del fondo fijo de caja chica se realizarán inmediatamente que se elabore y entregue el formato # 8 con sus respectivos comprobantes y facturas.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA EL FONDO DE CAJA CHICA

- Recibe el formato # 8 de reposición de caja chica con sus respectivas facturas y procede a registrar dicha reposición.

Para registrar la creación del fondo de caja chica Asiento 1

Caja Chica XXXXXX

Banco XXXXXX

P/R…

Para registrar la reposición de la caja chica Asiento 1

Gastos Menores XXXXXX

Banco XXXXXX

P/R…

- Envía los registros contables y formato # 8 de reposición de caja al contador.

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Aprobado por:

CONTADOR:

- Recibe los registros del asistente contable

- Verifica y revisa los registro contables si se observan errores los devuelve al asistente contable para que realice sus respectivas correcciones.

- Si no se observan errores se aprueban los registros.

- Para concluir se archivan en carpetas la copia de la reposición de caja chica.

- Registrar de forma clara y ordenada todo lo referente con el pago de nomina, vacaciones de los empleados y el pago de las utilidades anuales.

NORMAS PARA EL REGISTRO DE PAGO DE NOMINA, VACACIONES Y UTILIDADES

- Los registros contables se efectuaran de forma oportuna en términos monetarios y en el momento en que ocurra la operación o transacción.

- No se pueden otorgar préstamos personales a los empleados.

- Solo se pueden efectuar registros de pago de nomina los 15 y ultimo de cada mes o en su defecto el día hábil previo a cualquiera de esta fechas.

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Aprobado por:

- Solo se puede pagar la nomi na con cheques, bajo ningún concepto se puede pagar a los empleados sus sueldos, salarios, vacaciones o utilidades en efectivo.

- Se deben conservar todos los soportes contables sobre las operaciones realizadas por la empresa hasta 5 años después de haber cesado la relación laboral.

PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL PAGO DE LA NOMINA

- Recibe copia del calculo de la nomina (Formato # 3) de parte del administrador

- Luego procede a realizar los respectivos registros contables de la nomina al contador.

Asiento 1

Sueldos y Salarios XXXXXX

Banco XXXXXX

SSO por Pagar XXXXXX

SPF por Pagar XXXXXX

LPH por Pagar XXXXXX

P/R…

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Aprobado por:

CONTADOR:

- Recibe los registros contables y la copia del cálculo de la nómina (Formato # 3) por parte del asistente contable

- Verifica y revisa los registros contables,

- Si en los registros se encuentran errores devuelve al asistente contable para sus respectivas correcciones.

- Si no observa ningún error aprueba los registros y archiva en carpetas la copia del cálculo de la nomina.

PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL PAGO DE LAS UTILIDADES:

- Recibe copia del cálculo (Formato # 4) de las utilidades.

- Luego procede a realizar los respectivos registros contables del pago de las utilidades.

Asiento 1

Cuentas por Pagar Empleado XXXXXX

Banco XXXXXX

P/R…

- Envía los registros al contador

- A si como también envía la copia del cálculo de las utilidades recibido del administrador.

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Aprobado por:

CONTADOR:

- Recibe los registros contables y la copia del cálculo de las utilidades (Formato # 4) por parte del asistente contable

- Verifica y revisa los registros contables si en los registros se encuentran errores devuelve al asistente contable para que realice sus respectivas correcciones.

- Si no observa ningún error aprueba los registros y archiva en carpetas la copia del cálculo de las utilidades.

PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL PAGO DE LAS VACACIONES:

- Recibe copia del cálculo de las vacaciones (Formato # 5).

- Procede a realizar los respectivos registros contables del pago de las vacaciones.

Asiento 1

Cuentas por Pagar Empleado XXXXXX

Banco XXXXXX

P/R…

- Envía los registros contables y copia del calculo de las vacaciones al contador.

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Aprobado por:

CONTADOR:

- Recibe los registros contables y la copia del cálculo de las vacaciones (Formato # 5) por parte del asistente contable

- Verifica y revisa los registros contables, si en los registros se observa algún error devuelve al asistente contable para que realice sus respectivas correcciones.

- Si no observa ningún error aprueba los registros.

- Para concluir archiva en carpetas la copia del calculo de las vacaciones.

- Todos los meses se deben ajustar los libros de bancos con la conciliación bancaria efectuada por el departamento admi nistrativo.

NORMAS CONTABLES PARA LA CONCILIACION BANCARIA

- Realizar mensualmente las Conciliaciones Bancarias.

- Se deben obtener del asistente administrador los movimientos de conciliación bancaria los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes.

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Aprobado por:

- Realizar los registros y ajustes pertinentes en relación con la conciliación bancaria.

PROCEDIMIENTOS CONATBLES PARA LA CONCILIACION BANCARIA

- Realiza todos los registros o movimientos respectivos a la conciliación bancaria (Formato # 7).

- Los asientos dependerán de las variaciones encontradas en la conciliación bancaria.

- Los envía al contador para su aprobación.

CONTADOR:

- Recibe por parte del asistente contable los registros y movimientos de la conciliación.

- Revisa y verifica los cálculos, si observa algún error se devuelve al asistente contable para sus respectivas correcciones

- Si no observa ningún error se aprueban los registros y se firman

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Aprobado por:

- Presentar de forma regular, clara y oportuna los estados financieros para que la gerencia pueda conocer la situación económica real de la empresa.

NORMAS PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

- -Los registros contables se efectuaran de forma oportuna en términos monetarios y en el momento en que ocurra la operación o transacción.

- Todos los meses de deben el presentar estado de ganancias y perdidas a la gerencia los primeros 7 días de cada mes.

- Se deben llevar actualizados los libros contables

- El Balance General de corte se debe presentar a la gerencia trimestralmente los primeros 15 días del trimestre finalizado.

- El cierre del ejercicio económico de la empresa es el 31 de diciembre a las 12 de la noche.

- El Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas y el Estado de Flujo de Efectivo se deben presentar los primeros 5 días del mes de febrero.

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Aprobado por:

PROCEDIMIENTOS CONATBLES PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS:

- Realiza todos los registros o movimientos respectivos previos a la elaboración de los estados financieros.

- Los asientos dependerán de las diversas operaciones efectuadas por la empresa, entre los cuales estarán:

Asientos de cierre

Cálculos respectivos a el balance de ganancias y perdidas

- Por ultimo envía los estados financieros al contador para su aprobación.

CONTADOR:

- Recibe por parte del asistente contable los Estados financieros.

- Revisa y verifica los cálculos, si observa algún error se devuelve al asistente contable para sus respectivas correcciones

- Si no observa ningún error se aprueba los estados financieros, los firma y envía una copia al gerente de la empresa.

GERENTE:

- Revisa los estados financieros.

- Si encuentra algún error o la existencia de falta de claridad de los mismos los devuelve al contador para su respectiva corrección.

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Aprobado por:

- Los aprueba y envía copia de los mismos a cada uno de los accionistas para mantenerlos informados de la situación económica de la empresa.

En caso de ser los Estados Financieros de Cierre del ejercicio:

- De no encontrar ningún error convoca a una asamblea de accionistas para la aprobación de los mismos.

- El control y registro de los inventarios debe ser continuo.

NORMAS DE CONTROL Y REGISTRO DEL INVENTARIO

- El inventario será realizado por el asistente contable con ayuda del asistente administrativo.

- El inventario se manejara bajo el sistema PEPS el cual consiste en que el primero producto que entra es el primero que sale.

- Se deben realizar inventarios de mercancía todos los últimos de cada mes.

- El día del inventario no debe salir ni entrar ningún producto del almacén de la empresa.

- El día del inventario solo se podrán facturar servicios a los vehículos de los clientes.

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Aprobado por:

- Se debe realizar el conteo de todos los productos en almacén por parte del asistente administrativo y luego el contable.

- -Los totales de los inventarios serán registrados en fichas individuales para cada producto las cuales se cruzaran con la información existente en los libros.

- En caso de existir incongruencia entre los saldos en el conteo y en los libros se le debe notificar al Contador para que realice una verificación del producto en el almacén.

- La mercancía que se encuentre dañada debe ser desincorporada de los inventarios.

PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y REGISTRO DE LOS INVENTARIOS

- Debe cerciorarse que se hayan cumplido todas las normas de inventario.

- En caso de no darse las normas debe notificarlo al contador para que tome las medidas necesarias.

- Deben contar la mercancía por separado el asistente administrativo y el contable producto por producto y anotar en fichas (Formato # 9) los resultados.

- Los resultados de ambas fichas deben ser cruzadas para verificar la igualdad de las mismas.

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Aprobado por:

- En caso de inconsistencia entre los saldos de los dos conteos efectuados se debe realizar un reconteo por parte de ambos asistentes.

- En caso de igualdad en las cifras se deben comparar con los saldos según libros

- Si existe alguna diferencia notificar por medio de un memo al contador para que verifique el por que de la diferencia de saldos.

- Por ultimo cuando todos los saldos ya estén verificado, corregidos y asentados en libros, el asistente contable debe proceder al utilizar el saldo del inventario para la emisión de los estados financiero que correspondan al cierre.

- Se debe registrar mensualmente la depreciación de los activos fijos.

NORMAS PARA EL REGISTRO DE LA DEPRECIACIÓN DEL ACTIVO FIJO

- Los cálculos de la depreciación se harán de forma lineal utilizando el costo histórico del activo.

- Todos los activos adquiridos por la empresa tendrán un valor de rescate de 0,00 Bs.

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Aprobado por:

- La vida útil de los edificios será a 20 años.

- La vida útil del mobiliario será de 10 años.

- La vida útil de la maquinaria de trabajo será a 5 años.

- La depreciación de los vehículos de trabajo o de transporte será de 5 años.

PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE LA DEPRECIACIÓN DEL ACTIVO FIJO

- Realizar los cálculos de la depreciación.

- Realiza todos los registros de la depreciación:

Asiento 1

Depreciación XXXXXX

Depreciación Acumulada XXXXXX

P/R

- Posteriormente envía los registros contables al contador para su aprobación.

CONTADOR:

1. Recibe por parte del asistente contable los registros de la depreciación.

(39)

Aprobado por:

2. Revisa y verifica los cálculos, si observa algún error se devuelve al asistente contable para sus respectivas correcciones.

3. Si no observa ningún error se aprueban los registros y se firman.

(40)

Aprobado por:

COSTO DE DISEÑO

La implantación del presente diseño requiere de una pequeña inversión por parte de la gerencia de Pulisabio, C.A. la cual se verá retribuida al cabo de un año puesto que se optimizarán los procesos y se empleará solamente al personal que es realmente necesario para la organización. Entre los desembolsos en que va a incurrir la gerencia de la empresa se encuentran:

- Contratación de personal adicional para la óptima implantación de diseño 1 Asistente Contable

(300.000 Bs. mensuales x 12 meses del año) Bs. 3600.000 Total Sueldos y salarios asistente contable primer año Bs. 3.600.000

- Aumentar el recurso material y equipo de trabajo (3 computadoras con impresora una para el asistente contable, una para el asistente administrativo y una para el contador de la empresa.)

3 Computadoras Bs. 4.500.000

3 Impresoras Bs. 600.000

Total Recurso Material y equipo de trabajo Bs. 5.100.000

- Instalación de una red para todas las computadoras de la empresa con acceso a Internet.

1 Red para pequeñas empresas Bs. 1.000.000

Total inversión para implantación del Diseño Bs. 9.700.000

(41)

Aprobado por:

FORMATOS

(42)

Aprobado por:

(Formato # 1) PULISABIO, C.A.

Av. Intercomunal Ciudad Ojeda; Estado Zulia Teléfono: 58-265-6310236

Htttp://www.pulisabio.com

COMPROBANTE DE PAGO

Recibo N°__________

Maracaibo, _____de_____2.0_____

Monto_______________Bs.

He (mos) recibido de: ________________________________________________________________

La cantidad de: ______________________ _______________________________________ Bolívares Correspondiente a: ___________________________________________________________________

Banco ____________________ # de deposito___________________

Efectivo____________________

SELLO RECIBI CONFORME

__________________ ______________________________

Por Pulisabio

(43)

Aprobado por:

CONTROL DIARIO DE ASISTENCIA DEL TRABAJADOR

Semana desde: _____/______/______ hasta: ______/_____/_____

Apellido y nombre del empleado: ____________________________________________

Día Hora de Entrada

Hora de Salida

Firma Hora de Entrada

Firma

Lunes Martes Miércoles

Jueves Viernes Sábado Domingo

Total Horas Trabajadas en la Semana: ____________________

Permisos Otorgados: ____________________

Inasistencias: ____________________

Observaciones:

__________________________________________________________________________________

Revisado: ___________________

(44)

Aprobado por:

Av. Intercomunal Ciudad Ojeda; Es tado Zulia Teléfono: 58-265-6310236

CALCULO DE LA NOMINA

Nomina del personal directivo y departamental correspondiente a la _________ quincena del mes __________ de año __________

N° Nombre del Empleado

Sueldo Quincenal

Bs.

Inasistencias o retardos

S.S.O. S.P.F. L.P.H. Total Deducciones

Total a Pagar

Cheque N°

Firma

Recibido Por:

____________________

(45)

Aprobado por:

(For mato # 4) PULISABIO, C.A.

PAGO DE UTILIDADES

Apellido y nombre del trabajador: ________________________ C.I.: _______________

Estimado trabajador cumpliendo con las disposiciones que exige la ley del trabajo vigente, no permitimos a continuación presentarle la liquidación de sus utilidades para el año: __________

Fecha de ingreso a la empresa: _______________

Años de antigüedad: _______________

Lapso de Tiempo Incluido: _______________

Son _______________ Días de Utilidades _______________ Bs. _____________

Nombre de la Institución Bancaria: _________________________

Número de Cheque: _______________

Recibí Conforme:

____________________

(46)

Aprobado por:

CALCULO DE LAS VACACIONES

DATOS DEL TRABAJADOR:

Apellido y nombre del trabajador: ________________________ C.I.: _______________

Cargo: __________________________

Fecha de Ingreso: ____________________

Años de Servicios: ____________________

PERIODO DE VACACIONES:

Fecha de Inicio: ____________________

Fecha de Reintegro: ____________________

REMUNERCION BASE PARA EL CÁLCULO:

PAGOS POR:

1. Días hábiles (Art. 219) __________________

2. Adicional por años de servicio (Art. 219) __________________

3. Domingos y Feriados (Art. 157) __________________

4. Bonificaciones especiales (Art. 223) __________________

TOTAL A PAGAR: __________________

Recibí Conforme: ____________________________ Fecha: _____/_____/_____

(47)

Aprobado por:

COMPROBANTE DE EGRESO DE CAJA

Bs. ____________________

En fecha: _____/_____/______, he recibido de PULISABIO, C.A., la cantidad de Bs._____________________________________________________________________ por concepto de ________________________________________________________________________________

Nombre: ____________________ Cedula: ____________________ Firma: ____________________

(48)

Aprobado por:

(Formato # 7 ) PULISABIO, C.A.

Conciliación bancaria Banco XXXXX. Sede XXXXX Cuenta Corriente N° 123-45678-9

Fecha 01/XX al 30/XX/XX

CONCEPTOS PARCIALES SEGÚN BANCO SEGÚN LIBROS Saldos al 30/XX/XX

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS a) Notas de Cargo

b) Notas de Abono c) Cheques no Registrados

PARTIDAS NO REGISTRADAS POR EL BANCO a) Cheques no Presentados al Cobro

b) Ingresos en Cuenta

ERRORES DEL BANCO a)

b) c)

ERRORESN EN NUESTROS LIBROS a)

SALDOS CONCILIADOS AL 30/XX/XX

Realizado Por: ___________________________

Verificado por: __________________________

(49)

Aprobado por:

(Formato 8) PULISABIO, C.A.

RELACIÓN PARA LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA

FECHA CONCEPTO # DE FACTURA DEBE HABER SALDO

Saldo Inicial 250.000,00

Saldo Final

Firmas:

______________________ ______________

Asistente Administrativo Administrador

(50)

Aprobado por:

(Formato # 9 ) PULISABIO, C.A.

FICHA PARA INVENTARIO DE MERCANCIA

Fecha del inventario_______________

CODIGO PRODUCTO UNIDADES

INVENTARIADAS

UNIDADES DEFECTUOSAS

TOTAL UNIDADES

OBSERVACIONES:_____________________________________________ ____________________

__________________________________________________________________________________

Inventariado por:

____________________________

(51)

Aprobado por:

PLANILLA DE SOLICITUD DE ENTRADA Y/O SALIDA DE ACTIVO FIJO

Yo ________________________ titular de la C.I. ____________________ hago constar que he recibido los artículos descritos a continuación en perfectas condiciones de funcionamiento y que cualquier observación la reflejara previamente en la parte inferior de esta planilla:

Cantidad Marca Descripción Serial

Estos artículos descritos con anterioridad me comprometo a devolver en el mismo estado de funcionamiento y que en caso contrario cancelare a la empresa el costo de los mismo como indemnización por la perdida o daño de los mismo

Fecha de Salida: _____/_____/_____ Firma: _____________________

Fecha de Entrada: _____/_____/_____ Firma: _____________________

Observaciones:______________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Autorizado por: ____________________

(52)

Aprobado por:

Htttp://www.pulisabio.com N° Factura

Fecha: _____/_____/______

Cliente: ____________________

C.I. o RIF: ____________________

Dirección: __________________________________________________

Teléfono: ____________________

FACTURA

CANTIDAD DESCRIPCIÓN DESCUENTO

BS.

PRECIO TOTAL

SUB-TOTAL IVA TOTAL