UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A.
TEMA
“Auditoría de Gestión a los procesos administrativos del GAD. Parroquial Rural de Fátima, a fin de evaluar el desempeño institucional en el ejercicio fiscal 2013”.
Autor: DENIS SILVA
Tutor: Ing. JOHANNA MENDOZA
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por: DENIS SILVA estudiante de la Facultad de Sistemas Mercantiles, Carrera de Contabilidad y Auditoría, sobre el tema: “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL GAD. PARROQUIAL RURAL DE FÁTIMA, A FIN DE EVALUAR EL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN EL EJERCICIO FISCAL 2013”. Ha sido orientado y
cuidadosamente revisado en su totalidad por el suscrito, por lo que he constatado que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Carrera de Contabilidad y Auditoría de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” para el desarrollo de este trabajo, en tal sentido se autoriza su presentación.
Es todo cuanto puedo certificar en honor a la verdad
Ing. Johanna Mendoza Orala
DECLARACION DE LA AUDITORÍA DE LA TESIS
Las ideas, opiniones, comentarios y resultados expuestos en el presente trabajo de investigación con el tema: “Auditoría a la Gestión a los procesos administrativos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Fátima, a fin de evaluar su desempeño y la utilización razonable de los recursos en el ejercicio fiscal 2013”; a fin de
conocer la consecución de las metas y objetivos contemplados en su planificación organizacional, son en su totalidad de absoluta responsabilidad dela autora.
La Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” puede utilizar el presente trabajo investigativo como fuente para futuras investigaciones, según lo establecido por la ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la Normativa Institucional Vigente.
LA AUTORA
DEDICATORIA
A Dios:
Por habernos brindado la oportunidad de vivir y llenar de bendiciones todas las etapas de mi vida.
A mis Padres:
Por ser personas maravillosas que en todo momento han estado junto a mí es por ello que debo dedicar este logro a quienes en todo momento llenaron de amor, fe, esperanza y apoyo incondicional y me han impulsado a seguir adelante y no rendirme este arduo camino de de superación.
A mi madre por ser el pilar fundamental de mi vida quien con sacrificio, entrega y amor me brindó su apoyo incondicional. A mi padre: por ser mi ejemplo de lucha y perseverancia para alcanzar mis ideales. Gracias por su apoyo y comprensión en estos momentos de mi vida.
A mis hermanos, familiares y amigos.
Que han formando parte de mi vida, que me impulsaron a culminar este gran sueño.
AGRADECIMIENTO
"Es muy común recordar que alguien nos debe agradecimiento, pero es más común no pensar en quienes le debemos nuestra propia gratitud"
Agradezco a Dios por brindarme la oportunidad de vivir, por ser mi fortaleza, y por permitirme alcanzar este triunfo.
A mis padres por ser el pilar fundamental de mi vida, por brindarme su apoyo incondicional e impulsaron a seguir siempre adelante.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, a todos los
Catedráticos que aportaron con sus fundamentos científicos que enriquecieron mis conocimientos personales, y por enseñarme que el mundo está en manos de la gente perseverante con coraje para vivir sus sueños y que un esfuerzo total es una victoria completa.
INDICE GENERAL
Portada
Certificación del Tutor Declaración
Dedicatoria
AGRADECIMIENTO Índice General
Índice de Tablas Índice de Figuras Resumen ejecutivo Sumary
Introducción 1
Planteamiento 2
Formulación del Problema 2
Delimitación del Problema 2
Objetivos de la investigación 2
Objetivos 3
Justificación 4
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear 4
Resumen de la estructura de la tesis 5
CAPITULO I 6
Generalidades 6
Evolución de la Auditoria 6
Definición de la Auditoria de Gestión 7
Gestión 7
La Auditoria de Gestión 7
Características de la Auditoría de Gestión y la determinación de responsabilidades en el sector Gubernamental
La Filosofía del Control y la Independencia 8
El Control y la Democracia 8
Amparo de los administradores frente a la actividad administrativa 9
Defensa de los principios de probidad administrativa 9
El apoliticismo del control 10
La necesidad de evitar el avasallamiento de la administración activa por el control 10
Conceptos y Fundamentos del Control Interno 10
Conceptos e importancia 10
Elementos básicos del control 11
Clases de Control 12
Limitaciones inherentes al Control Interno 14
Operaciones Básicas del Control Interno 15
El Informe COSO(Commite of Sponsoring Organizations) 15
Lo que se puede lograr con el Control Internet 16
Marco Integrado del Control Interno 18
Componentes del Control Interno 19
Los riesgos organizacionales 21
Importancia 21
Responsabilidad por riesgo 22
Fundamento de la Administración de riesgo empresarial 23
Fundamentos del E.R.M 24
Beneficios de la Administración de riesgo empresarial o E.R.M 25
Fases del Proceso de Auditoria 25
Diagnóstico y conocimiento preliminar 26
Planificación especifica 29
Ejecución del trabajo 30
Comunicación de resultados 31
Seguimiento 31
Capitulo II 32
Marco Planteamiento Propuesta 32
Procedimiento Metodológico de Investigación 32
Universo y Muestra 33
Conclusiones y Recomendaciones 45
Capitulo III 46
Diagnóstico de la Institución 46
Planificación Preliminar 49
Planificación especifica 55
Administración del portal de compras 55
Estados Financieros de la Entidad 56
Organización y Estructura de la Entidad 57
Sistema y Registro de Madejo de Información 58
Personal y nominas 59
Conocimiento General de la Entidad 60
Sistemas Misionales 61
Matriz de Calificación de Confianza y Riesgo Global 62
Matriz de Calificación de Nivel de Confianza y Riesgo de Apoyo 62 Matriz de Calificación de Nivel de Confianza y Riesgo de los Sistemas Misionales 64
Calificación Porcentual 65
Administración del Portal de Compras Publicas 65
Matriz de Riesgos por Componentes 67
Terminación del Nivel de Confianza y Riesgo 68
Ponderaciones 69
Proceso de Contratación del Himno 70
Determinación del Nivel de Confianza y Riesgo 71
Ejecución de los Programas de Auditoria 73
Programa de Auditoria 79
Proceso Contratación Himno 84
Programa de Auditoria 90
Gestión Administrativa Financiera 90
Programa de Auditorio Gestión del Talento Humano 94
Perspectiva Interna 105
Perspectiva del Cliente 106
Perspectiva Administrativa 108
Seguimiento y Monitoreo 111
Información y Comunicación 112
Bibliografía 115
INDICE DE TABLAS
NUMERO DENOMINACION PAG
1 Tabulación del Resultado de las Encuentras 34
2 Gestión realizada por el Presidente 35
3 Estructura organizacional 36
4 Desempeño de la organización 37
5 Desempeño del personal 38
6 Procesos administrativos desarrollados 39
7 Procesaos de contratación 40
8 Calificación de los procesos administrativos 41
9 Calificación desempeño del personal 42
10 Formación dl personal 43
11 Actuación de los servidores 44
12 Análisis FODA 54
13 Administración portal de compras 55
14 Estados financiero de la entidad 56
15 Organización y Estructura de la entidad 57
16 Sistema y registro del manejo de la información 58
17 Personal y nomina 59
18 Conocimiento General de la entidad 60
19 Sistema misionales 61
20 Nivel de confianza y riesgo de los sistema de apoyo 62
21 Calificación porcentual 63
23 Calificación porcentual 65
24 Administración del portal de compras publicas 65
25 Matriz de riesgos por componentes 67
26 Determinación del nivel de confianza y riesgo 68
27 Ponderaciones 69
28 Calculo de confianza y riesgo 69
29 Determinación de confianza y riesgo 69
30 Contratación Himno de la parroquia 70
31 Determinación de confianza y riesgo 71
32 Determinación del nivel de confianza 72
33 Calculo del nivel de confianza y riesgo 72
34 Ejecución de los programas de auditoria 73
35 Proceso de contratación por subasta inversa 79
36 Contratación por himno 84
37 Gestión administrativa financiera 90
38 Gestión del talento humano 96
INDICE DE FIGURAS
NUMERO DENOMINACION PAG
1 Gestión Realizada por el Presidente 35
3 Desempeño de la organización 37
4 Desempeño del personal 38
5 Procesos administrativos desarrollados 39
6 Procesaos de contratación 40
7 Calificación de los procesos administrativos 41
8 Calificación desempeño del personal 42
9 Formación dl personal 43
RESUMEN EJECUTIVO
La auditoría de gestión tiene como objeto de estudio el proceso administrativo y las operaciones de las organizaciones, con miras a emitir opinión sobre la habilidad de la gerencia para manejar el proceso administrativo y el grado de economicidad, eficiencia y efectividad de las operaciones del ente auditado, es por ello la necesidad de realizar una investigación con el tema: “Auditoría a la Gestión a los Procesos Administrativa del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Fátima” a fin de conocer la consecución de los objetivos y metas operacionales dentro del componente sujeto a evaluación.
El Primer Capítulo: Se refiere al origen y evolución del objeto de investigación, análisis de las distintas teorías del objeto de estudio, valoración crítica y análisis y conclusiones parciales.
El Segundo Capítulo: describe el Marco metodológico y planteamiento de la propuesta, que comprende los Fundamentos de Auditoría y Auditoría de Gestión; siendo una base para la ejecución de investigación a desarrollarse en el GAD. Parroquial Rural de Fátima; así comotambién métodos, técnicas e instrumentos a utilizarse, representación grafica y el análisis e Interpretación de Resultados.
El Tercer Capítulo: puntualiza al desarrollo de la propuesta, se hace un análisis de los resultados finales de la investigación. Y se señala las respectivas Conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos.
SUMMARY
Performance audit aims to study the administrative process and the operations of organizations in order to give an opinion about the ability of management to manage the administrative process and the degree of economy, efficiency and effectiveness of operations being audited , which is why the need for an investigation with the theme "Auditing the Management of the Administrative Procedure of Self-Government Autonomous Decentralized Rural Town of Fatima" in order to know the attainment of objectives and operational goals within the component subject to evaluation.
The first chapter is about the origin and evolution of the object of research, analysis of the different theories of the object of study, critical valuation, analysis and partial conclusions.
The second chapter: describes the methodological framework and approach of the proposal, they are the Basics of Audit and management audit; It is a base for the execution of research to develop in the GAD. Rural town of Fatima; as well as methods, techniques and tools used, graphical representation and the analysis and interpretation of results.
The third chapter: points out the development of the proposal, here an analysis of the final results of the investigation is made. And it points out prespectivas, conclusions, recommendations, bibliography and annexes.
With the application of performance audit allows us to evaluate the development of different activities depending on the mission and organizational vision, determining whether they contribute to meeting organizational objectives, and analyzing whether resources have been used based on principles of efficiency, effectiveness and economy.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación.
En la actualidad el concepto de Auditoría de Gestión se ha fortalecido mediante actividades ordenadas y sistemáticas que se enfocan en evaluar la gestión de las empresas, para obtener una opinión profesional, independiente y objetiva de cómo están gestionando los recursos, como se han desarrollado los procesos, cuál es el grado de responsabilidad de la dirección, si los productos o servicios se han realizado cumpliendo criterios de calidad y si la entidad dispone de un modelo de indicadores adecuado a sus necesidades, que le permitan medir los efectos y analizar las causas que producen inconformidades a fin de generar valor agregado en las acciones de mejora.
En la Universidad Regional Autónoma de los Andes, los estudiantes de la carrera de Contabilidad y Auditoría, han realizado investigaciones similares como es el caso de las Señoritas Cecibel Siguencia y Narcisa Fajardo, en el año 2011, como Tesis de graduación Previo a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Finanzas y Auditoría; desarrollan un Manual de Auditoría de Gestión al proceso de selección y reclutamiento de personal en el área de recursos humanos del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Palora, a fin de evaluar el desempeño y la utilización razonable de los recursos organizacionales; de la cual se extraen importantes argumentos que enriquecen el Marco Teórico de la presente investigación.
2 Planteamiento del Problema
Uno de los principios fundamentales para la toma adecuada de decisiones y la calidad de los mismos, es basarse en hechos y datos que nos brinden información precisa antes de la ejecución de los planes, programas o sistemas de control interno, necesarios dentro de las organizaciones para la consecución de metas y objetivos.
La gestión desarrollada por las organizaciones debe ser evaluada a fin de verificar si dicho desempeño contribuye al cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales, y si los recursos dispuestos en las actividades emprendidas para la consecución de dichos objetivos se utilizaron en base a principios de eficiencia, eficacia y economía; para lo cual se utilizarán indicadores de gestión como herramienta de evaluación a la gestión institucional.
Formulación del Problema
La inexistencia de una auditoría de gestión del GAD. Parroquial Rural de Fátima, imposibilita conocer la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos administrativos
Delimitación del problema
El lugar se ubica en la Parroquia Fátima, en el GAD. Parroquial Rural, los procesos administrativos en el ejercicio fiscal 2013.
Objeto de Investigación y campo de acción
Objeto de investigación:
Procesos Administrativos.
3 Auditoría
Línea De Investigación
Auditoría de Gestión
Objetivos
Objetivo general
Realizar una auditoría de gestión en el GAD de la parroquia rural Fátima, cantón y provincia de Pastaza, a fin de determinar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos administrativos
Objetivos específicos
Fundamentar el proceso de la auditoría de gestión mediante aportes teóricos de diferentes autores que permitan obtener conceptos y criterios sobre los procesos y componentes de una auditoría en concordancia a las normas establecidas.
Auditar los procesos administrativos del GAD. Parroquial Rural de Fátima correspondiente al primer semestre del ejercicio fiscal 2013,.
Elaborar los diferentes componentes del informe de la auditoría realiza.
Hacer conocer a las autoridades del GAD de Fátima los resultados de la auditoría mediante el informe correspondiente.
Idea a Defender
4
Justificación
La necesidad imperiosa de conocer los resultados de la Gestión Administrativa del GAD. Parroquial Rural de Fátima, únicamente se puede determinar mediante un examen sistemático a los procesos desarrollados, de allí que, en concordancia los principios de la administración, se han aplicado las normas de la contabilidad, de la auditoría de gestión en base a los respaldos existentes, de allí que el presente trabajo se justifica administrativamente en cumplimiento a las leyes establecidas para la administración pública
Mediante la Auditoría de Gestión se ha logrado determinar, las gestiones realizadas por el GAD. Parroquial Rural de Fátima y cuyos resultados servirán para la toma de decisiones a fin de cumplir los objetivos y metas institucionales.
Mediante la auditoría de gestión, se va a determinar si los archivos que contienen los documentos de respaldo, cumplen con las normas establecidas y se mantienen bajo el cuidado, protección, orden con que deben ser conservados.
En cumplimiento a la normativa existente en la Universidad Regional Autónoma de los Andes, para el proceso de graduación se ha ejecutado el presente trabajo y que además, constituye un aporte hacia la colectividad.
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear
Es una investigación aplicada, ya que intenta ofrecer soluciones a problemas prácticos, sin que esto implique, que durante su desarrollo no se obtengan nuevos conocimiento, además es una investigación descriptiva ya que permite conocer las causas y los efectos del problema materia del estudio.
5
mantiene el GAD de Fátima, información fidedigna y que a la vez fue utilizada para la elaboración del informe correspondiente
Resumen de la estructura de la tesis.- Breve explicación de los capítulos de la tesis:
El Primer Capítulo.- Trata sobre el origen y evolución del objeto de investigación, análisis de las distintas teorías del objeto de estudio, valoración crítica y análisis y conclusiones parciales.
El Segundo Capítulo.- Describe el marco metodológico y planteamiento de la propuesta, que comprende los Fundamentos de Auditoría y Auditoría de Gestión; siendo una base para la ejecución del trabajo en estudio. También métodos, técnicas e instrumentos a utilizarse, representación gráfica y el análisis e Interpretación de Resultados.
El Tercer Capítulo.- Puntualiza al desarrollo de la propuesta, se hace un análisis de los resultados finales de la investigación.
6 CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
1.1 Generalidades
1.1.1 Evolución de la Auditoría
Es muy larga la historia de la auditoría y este documento no pretende referirse más que en forma muy resumida, para lo cual se transfiere este tema, en función de la guía metodológica para la realización de Auditoría de gestión. “En un inicio la Auditoría se orientaba hacia las necesidades internas de las empresa a asegurar el manejo del dinero con seguridad y el registro exacto de las transacciones, como servicio al dueño del capital invertido.
Como el crecimiento de la utilización del crédito a largo plazo como sustituto de parte del capital del dueño y la tendencia hacia sociedades anónimas con múltiples dueños, inversionistas, la auditoría se dirigió hacia la necesidad de dar fe del contenido de los estados financieros, en los cuales podían confiar los prestamistas y dueños ausentes del negocio. (Maldonado, 2005)
Paralelamente la auditoría gubernamental evolucionó dirigida, inicialmente, a la determinación de la legalidad de las transacciones y la seguridad en el manejo del dinero público, eventualmente, orientándose hacia la aplicación de las técnicas desarrolladas por la profesión del contador público para examinar los Sistemas Financieros y del Control Interno, así como también para dar fe sobre la confiabilidad de transacciones efectuadas e informes financieros. (Maldonado, 2005)
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constructivas tendentes a aumentar la economía, eficiencia y eficacia de la entidad. (Maldonado Milton, 2005)
1.2 Definición de auditoría de gestión
1.2.1 Gestión
Comprende todas las actividades de una organización, que implica el establecimiento de metas u objetivos mensurables, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento, además, el desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de la misma, según el entorno correspondiente. (Manual de Auditoría, CGE, 2012)
1.2.2 La Auditoría de Gestión
Es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad, y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes. (Manual de Auditoría, CGE, 2012)
1.2.3 Características de la Auditoría de Gestión y la determinación de responsabilidades en el sector Gubernamental.
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Por estas dos razones existe el criterio que no debería derivarse responsabilidades en una Auditoría de Gestión. Si en el transcurso del examen se establecen hechos que podría derivar en responsabilidades bien podría hacerse un examen especial sobre el particular y continuar con el espíritu constructivo de la Auditoría de Gestión. Merece insistirse que este criterio bajo ningún motivo sostiene que no dejen de examinarse y revelarse “irregularidades”, por lo expuesto, se sugiere tomar como referencia las Normas para la
presentación de Informes de Auditoría Operativa de la GAO” a fin de que se tome la decisión más apropiada, insistiendo que el criterio oficial que sobre esta materia tenga la ISA es la última palabra sobre el tema.
1.2.4 La Filosofía del Control y la Independencia
De la auditoría de Mamuts y Sahara. Editorial Dina de México. En la parte de este curso relacionada con la “comunicación eficaz e informes exitosos de auditoría” se hace
mención a sus puntos de vista relacionados con la independencia.
Por la importancia que tiene para los auditores gubernamentales y aún para los auditores del sector privado, se hace una transcripción relacionada con la filosofía del control y la independencia.
1.2.4.1El Control y la Democracia
Está entendido que el control es la esencia y está íntimamente vinculado a un régimen democrático de gobierno. Bien podríamos expresar que no hay democracia sin control, ni control sin democracia.
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arbitrariedad, es necesario un control jurídico fuerte, sereno, eficaz, objetivo e independiente.
1.2.4.2Amparo de los administradores frente a la actividad administrativa
“Uno de los fundamentos filosóficos del control radica en la necesidad de amparar a los administradores frente a los excesos de poder”. (Manual de Auditoría, CGE, 2012)
1.2.4.3Defensa de los principios de probidad administrativa
“Todos los funcionarios de la administración subordinan su gestión a normas
primordiales de probidad. La probidad así entendida, entraña rectitud y moralidad en el obrar, todas las normas legales parten del supuesto de que la función pública exige sacrificios y que el patrimonio público no es ni de quién lo administra ni de quién decide en torno a él, sino de la colectividad entera. (Manual de Auditoría, CGE, 2012)
La dedicación a la función pública entraña no solo un medio de vida, sino un verdadero apostolado, y quién se dedica a ella estará consciente de que no puede ser fuente de enriquecimiento sino que comporta en muchos casos austeros sacrificios.
Una administración es el fiel reflejo en esta materia de la sociedad toda, y que a menudo o casi siempre cuando un servidor público olvida los principios de probidad, es porque hay un particular, muchas veces potencialmente más fuerte, que lo ha inducido en transgresión. Estimamos que el control debe ser en estos casos particularmente severo, mucho más cuando se trata de sancionar al poderoso que al económicamente débil”.
1.2.4.4La obligación de rendir cuenta
“El control persigue como uno de los condicionamientos que integran su propia
10 1.2.4.5El apoliticismo del control
“La filosofía del control impone, a nuestro juicio como uno de los requisitos de su
esencia, que éste sea apolítico, es decir, que no esté inspirado o determinado por ningún tipo de partidismo o posición ideológica. El control pertenece a la colectividad entera y siempre debe merecer la confianza de esa colectividad. (MALDONADO, 2011)
Lo anterior no quiere decir, que quienes laboran en un organismo de control estén privados de tener una determinada posición ideológica. Ello sería en realidad prácticamente imposible y en una democracia, inconveniente.
1.2.4.6 La necesidad de evitar el avasallamiento de la administración activa por el control
“El afán de avasallamiento de funciones puede producirse tanto porque el órgano de
control actúa con exceso de celo e insensiblemente excede su competencia para entrar simplemente a administrar, como porque los órganos de administración activa por comodidad, impericia o sencillamente negligencia prefieren lisa y llanamente confiarse en la acción del órgano de control y, en la práctica abandonan funciones para sometérselas a este.” (MALDONADO, 2011)
1.3 CONCEPTOS Y FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO
1.3.1 Conceptos e importancia
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sistema de control interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad. (MALDONADO, 2011)
La administración es responsable de mantener un sistema de contabilidad adecuado, que incorpore diversos controles internos con la amplitud apropiada al tamaño y a la naturaleza del negocio. El control interno de una entidad y órgano comprende el plan de la organización y el conjunto de medios adoptados para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera, técnica y administrativa, promover la eficacia de las operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.(CHVIENATO, 2009)
Importancia.- Para todas las personas y entidades es innegable la importancia y los beneficios que proporciona el control, que de no existir conllevaría a un caos total. Hay un refrán, que sintetiza la importancia del control y que dice: “La confianza es buena, pero el control es mejor”
Es importante dentro de las organizaciones influir la conciencia de control dentro del personal tanto administrativo como operativo, ese ambiente de control cuando es efectivo crea confianza en el interactuar diario del talento humano, elemento esencial para el desarrollo organizacional.(MALDONADO Milton, 2001)
1.3.2 Elementos básicos del control
La norma.- “Es un conjunto de requisitos, reglas y procedimientos que se emiten y observan en un determinado campo del saber humano o de una actividad económica o administrativa, a fin de obtener un ordenamiento adecuado que permita unificar medidas, diseños, especificaciones o cualidades para la solución de problemas de iguales o muy similares condiciones y características, que la ciencia, la experiencia o la tecnología ha desarrollado y definido hasta lograr una aceptación general.” (MALDONADO Milton,
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Ejemplo: la norma de transito indica que el límite de velocidad es de 90km/hora.
La comparación.- entre lo que hace una persona con lo que dice la norma, da como resultado su cumplimiento o incumplimiento. Ejemplo: el policía mira en el radar la velocidad que imprime el conductor.
La acción correctiva.- se impone cuando hay una desviación o incumplimiento de la norma. Ejemplo: el policía retira la licencia al conductor, cuando este maneja a mas de 90km/h.
En el sector privado, la auditoria comunica las novedades a la gerencia general, para que esta tome las acciones legales o internas que considere del caso.
1.3.3 Clases de control
Se podría clasificar el control desde tres puntos de vista:
Por la función
Control administrativo.- Es el que se aplica a todas las actividades de la entidad; ejemplo, el control de personal, control financiero, control de producción, control de calidad.(VELASQUEZ, Marcelo, 2005)
Control Financiero.- De la mayoría de actividades administrativas se deriva una serie de operaciones que se miden en términos monetarios. Estas operaciones son de carácter financiero y en consecuencia deben ser controladas, razón por la cual existe el control financiero.(VELASQUEZ, Marcelo, 2005)
Por la ubicación
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operaciones de una organización; evalúa el sistema de control interno, los procesos administrativos, técnicos, ambientales, financieros, legales, operativos, estratégicos y gestión de riesgos.(VELASQUEZ, Marcelo, 2005)
Teóricamente si una entidad tiene un sólido sistema de control interno, no requeriría de ningún otro control; sin embargo es muy beneficioso y saludable el control externo o independiente que es ejercido por una entidad diferente; quien controla desde afuera, mira desviaciones que la propia administración no puede detectarlas y, dado el carácter constructivo del control externo, las recomendaciones que el fórmula resulta beneficiosas para la organización.
Para las entidades y organismos del sector público quién ejerce el control externo es la Contraloría General del Estado, como organismo técnico superior de control, que a través de auditorías financieras y exámenes especiales pretende evaluar la gestión financiera, y verificar si los registros y operaciones se han realizado de conformidad con la normativa vigente aplicable a cada organización.(VELASQUEZ, Marcelo, 2005).
Por la acción
Control previo.- Cuando se ejerce labores de control antes de que un acto administrativo surta efecto. Ejemplo: la totalización y la revisión de roles antes de su pago; este tipo de control es también conocido como control ex ante.
Control concurrente.- Es el que se produce al momento en que se está ejecutando un acto administrativo. Ejemplo: el control de arena, ripio y cemento se mezcla al momento de una fundición.
Control posterior.- Es el que se realiza después de que se ha efectuado una actividad. Dentro de este control se encuentra la auditoria; este tipo de control es también conocido en el mundo comercial como control ex post.
Otras clasificaciones
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Control preventivo.- Es aquel que se da especialmente al equipo y maquinaria antes de que estos se dañen.
Control detectivo.- Es el que se realiza para detectar oportunamente cualquier error. Esta modalidad sobre todo se da en los sistemas computarizados en el cual la computadora avisa su inconformidad o no procesa datos que no responden al sistema o programa previamente diseñado.
Control Correctivo.- Es aquel que se practica tomando una medida correctiva. Por ejemplo rectificar un rol de pagos.(FONSECA René, 2004)
1.3.4 Limitaciones inherentes al Control Interno
Velásquez (2005) manifiesta que, el control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzar los objetivos de la administración, a causa de limitaciones inherentes del mismo control interno, tales como:
a) El requisito usual de la administración de que un control es eficaz en relación a su costo; que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la pérdida potencial debido a fraudes o errores.
b) El hecho de que la mayoría de controles tienden a hacer dirigidos a tipos de operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales.
c) El error humano potencial debido a descuidos, distracción, errores de juicio o comprensión equivocada de instrucciones.
d) La posibilidad de burlar los controles por medio de colusión con partes externas a la entidad o con empleados de la misma.
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f) La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido a cambios en las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos pudiera deteriorar el control.
1.3.5 Operaciones básicas del Control Interno
Según MANTILLA, (2004)Existen tres tipos de operaciones de control interno:
1. Asegurarse de que la información es válida a través de su verificación o comparación con otra, estableciendo la veracidad, propiedad, legalidad, e integridad.A través de una corroboración o la obtención de evidencia de apoyo. Este tipo de control puede denominarse “validación”
2. Asegurarse de que toda la información esté presentada, comprobando mediante la verificación de su integridad.
3. Asegurarse de que los cálculos y otras operaciones rutinarias estén correctamente efectuadas, normalmente a través de una ejecución de las mismas.
Estas tres operaciones básicas toman diferentes formas específicas cuando se convierten en procedimientos de control interno dentro de la entidad.
1.3.6 El Informe COSO (Commite of Sponsoring Organizations)
Nace de una permanente preocupación de auditores y administradores por la evolución conforme la gestión pública y privada se han tecnificado. Cinco instituciones tuvieron el acierto de estudiar a fondo el tema de control interno.
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1.3.7 Lo que se puede lograr con el control interno
a) Puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y prevenir pérdida de recursos.
b) Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable.
c) Puede reforzar la confianza en que la empresa cumple con las leyes y normas aplicables.
d) Puede ayudar a que una entidad llegue donde quiere ir, mitigue riesgos y sorpresas en el camino. (MANTILLA, Samuel, 2004)
1.3.8 Lo que no se puede lograr con el control interno
a) El control interno no garantiza el éxito de una entidad
b) El control interno no puede hacer que un gerente intrínsecamente malo se convierta en buen gerente.
Un sistema de control interno, no importa lo bien concebido que este sea y lo bien que funcione, únicamente puede dar un grado de seguridad razonable, no absoluto, a la dirección y al consejo en cuanto a la consecución de los objetivos de la entidad.(MALDONADO Milton, 2001)
Algunos comentarios amplios
a) Tenga en cuenta que el control no es un fin sino un medio que dispone la gerencia para evaluar la gestión y retroalimentar los demás sistemas de la administración.
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c) Un buen control interno contribuye al logro de las 5 “Es” de la administración: eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología, pero no es ni pretende ser una panacea universal.
El control interno es un proceso
El control interno se define como un proceso, ejecutado por el personal de la entidad, diseñado para cumplir objetivos específicos. La definición es amplia, abarca todos los aspectos del control de un negocio, permitiendo así que un directivo se centre en objetivos específicos. El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la administración maneja la empresa. Los componentes están ligados, y sirven como criterio para determinar cuándo el sistema es objetivo.
El control interno no es un elemento añadido sino incorporado a los procesos, que puede incidir en la consecución de los objetivos y apoyar las iniciativas de calidad a la vez que repercute en la obtención de costos y tiempos de respuestas. (MANTILLA Samuel, 2004)
Personal
18 Importancia de la autoevaluación
Desde la alta dirección se debe promover la auto evaluación del control interno y los empleados deberán considerar la forma en que sus responsabilidades de control se están llevando a cabo.
Seguridad razonable
El control no puede proporcionar seguridad absoluta ni infalible de protección. Por lo tanto el administrador solo debe tener la seguridad razonable de la eficiencia de los controles y no la certeza absoluta de su infalibilidad.
Objetivos
Velásquez (2005) manifiesta que cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la entidad, como un todo, o específicos para las actividades dentro de la entidad. Aunque muchos objetivos pueden ser específicos para una entidad particular, algunos son ampliamente participados y el mantenimiento de una reputación positiva dentro del comercio y los consumidores, proporcionado estados financieros confiables a los accionistas, y operando en cumplimiento de las leyes y regulaciones.
1.3.9 Marco Integrado de Control Interno Institucional
Introducción
“El control interno se lo define ampliamente como un proceso realizado por el
consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías.
a) Efectividad y eficiencia de las operaciones b) Confiabilidad de la información financiera
19
La primera categoría se orienta a los objetivos básicos de negocios de una entidad sea esta, pública o privada, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos. La segunda se relaciona con la preparación de estados financieros publicados, confiables, incluyendo estados financieros intermedios y datos financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como estados de resultados. La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad. Tales categorías distintas pero interrelacionadas, orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atención para satisfacer necesidades separadas. (MANTILLA SAMUEL, 2004).
1.3.10 Componentes del control interno
De acuerdo a lo dicho por MANTILLA Samuel, (2004).los componentes del control interno son:
Ambiente de control.- El ambiente de control da el tono de una organización, influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo de operación de la administración; la manera como la administración asigna autoridad y responsabilidad, y cómo organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por el consejo de directores; y en nuestro caso particular será el Concejo municipal a través de las diferentes ordenanzas.
20
descomponerlo en todas sus partes y examinar que tanto debería contribuir cada parte a todo el conjunto. Aquí se propone que el proceso de administración de riesgos se divida en seis procesos llamados: análisis, identificación, clasificación, evaluación, planeación y administración.
Actividades de control.- Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de activos y segregación de funciones.
Información y comunicación.- Debe identificarse, capturarse, y comunicarse información pertinente en forma y en un tiempo que le permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los negocios y reportes externos. La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización.
21 1.4 Los riesgos organizacionales
1.4.1 Importancia
En cualquier nivel que se aplique, la evaluación de riesgos es importante porque brinda información sobre las áreas o sectores en los que pueden surgir problemas o deficiencias de control, susceptibles de transformarse en riesgos significativos en las operaciones y sus resultados.
Al hablar de riesgos se refiere a la probabilidad de que ocurra un error o irregularidad en las operaciones de la organización. Esa probabilidad existe bajo el supuesto de que ese error o esa irregularidad no se evitarán o descubrirá por la operación ordinaria de los controles internos implantados.
Las dos posibilidades o riesgos de que ocurran errores o irregularidades tienen, de alguna manera, un efecto negativo en los resultados finales de la operación que es lo que el auditor debe evaluar para buscar las alternativas de operación, que contrarresten sus efectos, dependiendo, por supuesto, de la tecnología disponible y esto dará una variedad de tipos de riesgos, que pueden ser: administrativos, operativos, financieros, económicos, ambientales, tecnológicos, que afectan la consecución de los objetivos organizacionales. (MANTILLA, 2004).
Visto de otra manera, esta actividad de evaluación, brinda información sobre áreas donde existen posibilidades de mejorar para aumentar la calidad y productividad de las organizaciones, así como la oportunidad de tomar acciones que eviten problemas que, a la larga, se transforman en crisis.
1.4.2. Responsabilidad por los riesgos
22
La responsabilidad de identificar y administrar los riesgos, va mas allá de los procesos internos de la organización, por esto la administración debe montar verdaderos procesos para administrar los riesgos existentes en todos los niveles de la organización, incluyendo aquellos que puedan producirse al exterior de la misma. Al exterior de la organización existen por lo menos seis posibilidades de riesgos en los siguientes campos:
a) En la parte económica porque siempre existe una relación con otros medios de producción o de financiamiento.
b) En la parte ética que debe guardar la organización frente a la comunidad.
c) En lo político y legal, porque es inevitable este tipo de relaciones, lo que puede dañar la imagen de la organización si no se pone atención a este entorno.
d) En el medio ambiente, qué organización no tiene que ver con este tema, por lo que es necesario verificar las regulaciones para identificar los requerimientos, para cumplir con la conservación del medio ambiente.
e) En lo social, toda organización tiene compromisos que cumplir con la sociedad civil, a más de las relaciones que debe guardar como requerimientos legales, sindicatos, guarderías, etc.
f) Finalmente en lo tecnológico, en este momento ninguna organización puede estar fuera de esta temática, porque existe una relación directa con los productores y la competencia, para poder seguir vigentes en el mercado. (MANTILLA, 2004).
23
1.4.3 Fundamentos de la Administración de riesgo empresarial o E.R.M.
ESTUPIÑAN, Rodrigo 2006 indica que: a raíz de todos problemas que sucedieron en varios países del mundo a partir del nuevo milenio (Caso Enron, WorldCom, Xerox, Parmalat, y otros más), manifestando desconfianza a las normas de auditoría vigentes establecidas por las asociaciones de contadores y no por disposiciones gubernamentales, los gobiernos vieron la necesidad de efectuar intervenciones y determinar exigencias especiales a los auditores internos y a los administradores en el cumplimiento de aspectos fundamentales de control interno, procesos y especiales exigencias de la llamados inicialmente Gestión de Riesgos o Gerencia de Riesgos, ésta última diseñada por el acuerdo de Basilea I y II para las entidades financieras, aplicadas al pie de la lera por las superintendencias bancarias en los países afiliados.
Además, que la administración cuente con documentación completa y suficiente que sirva como base tanto para sustentar sus aseveraciones como para la revisión de control interno por el auditor externo.
Definición
“Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal
de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia y través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar a la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable con el logro del objetivo de la entidad.” (ESTUPIÑAN, Rodrigo 2006)
Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
1. Un proceso, es un medio para un fin, no en fin en sí mismo.
2. Efectuado por personas (gente) – no es solamente política, estudio y forma, sino que involucra gente en cada nivel de una organización.
24
4. Aplicado a través de la administración en cada nivel y unidad, incluye asumir un punto de vista de portafolio de los riesgos a nivel de la entidad.
5. Diseñado para identificar los eventos que potencialmente afectan la entidad y para administrar los riesgos dentro del apetito por los riesgos.
6. Provee seguridad razonable para la administración y para la junta de una entidad.
7. Orientado al logro de los objetivos en una o más categorías separadas pero al mismo tiempo se sobreponen unas con otras.
La definición captura los conceptos fundamentales que son claves sobre la manera como las compañías y otras organizaciones administran el riesgo, proveyendo una base para la aplicación a través de diferentes tipos de organizaciones y sectoriales. Se centra directamente en el logro de los objetivos de la entidad y ésta provee una base para definir la efectividad de la administración del riesgo empresarial.
1.4.4 Fundamentos del E.R.M.
Las empresas con ánimo o sin ánimo de lucro deben propender a crear valor a sus protectores dueños o accionistas, así como la de enfrentar y superar las incertidumbres, desafiándolas con preparación suficiente, para poder proveer una estructura conceptual, así la gerencia trate de manera efectiva la incertidumbre que representan los riesgos de oportunidades, y así enriquecer su capacidad para generar valor (ESTUPIÑAN, Rodrigo 2006)
1.4.5 Beneficios de la Administración de riesgo empresarial o E.R.M.
25
sorpresas o pérdidas operacionales; e) Identificar y administrar los riesgos de los impactos; f) Proveer respuestas integradas para los riesgos múltiples; g) Sopesar oportunidades, y h) Racionalizar el capital. (ESTUPIÑAN Rodrigo, 2006)
E.R.M., es una metodología orientada a lograr “benchmarking” o generación de
valor para los dueños o accionistas y hacia la permanencia de la organización o empresa y de su imagen en el largo plazo, es decir para que la empresa sea sólida y merezca la inversión del público/inversores, sirviendo para manejar la competencia, asignar capital necesario, prevenir fraudes y para mantener la reputación corporativa. (ESTUPIÑAN, Rodrigo 2006)
1.4.6 Fases del Proceso de Auditoría
Según el Manual de Auditoría Financiera Gubernamental C.G.E, dentro del proceso de la Auditoría, el auditor calificado, competente o facultado para realizar la auditoría, debe sujetarse al cumplimiento de las siguientes fases que comprende el proceso.
FASE I. DIAGNÓSTICO Y CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Visita de observación a la entidad
Revisión de archivos y papeles de trabajo
Diagnóstico organizacional
Definición de objetivos y estrategias de auditoría
FASE II LA PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
Análisis de información y documentación
Evaluación del marco integrado de control interno, análisis de riesgo y determinación del nivel de confianza.
Elaboración de programas de trabajo
Formulación de procedimientos de auditoría
FASE III. EJECUCIÓN
Aplicación de los programas de trabajo
26
Definición de la estructura del informe
FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Redacción del borrador del informe
Comunicación para conferencia final para la lectura del informe
Conferencia final
Obtención de criterios de la entidad
Emisión del informe final aprobado
FASE V. SEGUIMIENTO – MONITOREO
Hallazgos y recomendaciones
Revisión del plan de recomendaciones.
Finalización de la auditoría.
1.4.6.1 Diagnostico y conocimiento preliminar
Introducción
El termino proceso es una acción de ir hacia adelante, es un conjunto de fases o caminos sucesivos de un fenómeno o de una operación para cumplir una meta o un objetivo determinado.Se comienza por definir la estructura formal de la organización, analizando su organigrama, el manual de funciones u organización, el manual de procesos y procedimientos, entre otros aspectos.(LEÓN, 2005)
De este análisis, es usual establecer las siguientes deficiencias:
Funciones no cubiertas o innecesarias.
Relaciones de autoridad mal definidas.
Asignación de funciones interés opuesto, a un mismo departamento.
Amplitud de control excesiva o muy reducida.
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Centralización excesiva o muy reducida.
Relaciones de “uno sobre uno” innecesarias.
Falta de funciones de asesoramiento.
En los casos mencionado anteriormente es necesario analizar cuáles son las relaciones de autoridad existentes, los grados de delegación, que tareas realiza cada personal y cuál es la adaptación del personal en sus puestos.(LEÓN, 2005)
El análisis de la organización permite tener una idea del grado de delegación (autoridad-responsabilidad) hacia los distintos niveles de conducción.(LEÓN, 2005)
También es necesario listar los distintos sectores o personas que pueden tener relación con las decisiones a tomar, ya sea en forma ejecutiva o prestando asesoramiento. Así mismo, se verificara que participación real tienen los responsables en la toma de decisiones.(LEÓN, 2005).
A manera de conclusiones se pueden determinar:
Concentración excesiva del poder de decisión en algún puesto o nivel.
Falta de especialización en quien decide.
Falta de participación de los responsables directos en la ejecución de lo resuelto.
Consultas excesivas.
Exceso de personas en la toma de decisiones.
Estas diferencias podrían producir los efectos negativos siguientes:
Decisiones no analizadas técnicamente.
Lentitud en la decisión.
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Desconocimiento de las decisiones tomadas.
La primera fase es justificable para la realización de una auditoria entre los objetivos más importantes, consiste en obtener un conocimiento integral de la empresa, considerando sus factores internos y externos.(LEÓN, 2005)
La condición que satisface el cubrir en forma efectiva el objetivo de esta fase es tener un conocimiento claro de la misión, objetivos, políticas, estrategias y la cultura organizacional tanto en su nivel estratégico, táctico y operativo, es necesario analizar su visión sistemática, es decir sus factores internos y del entorno, así como su visión estratégica para el cumplimiento de la misión.(LEÓN, 2005)
El auditor debe tener presente que la misión es la razón de ser de la empresa, de ella se generan las variables que nos permiten medir la gestión a través de la aplicación de indicadores, información fundamental para la fase de ejecución de la auditoría, es necesario familiarizarse con los principales procesos, con la información y documentación generada.(LEÓN, 2005)
Para conseguir este propósito el auditor visita las instalaciones de la empresa, para observar, indagar el desarrollo de las actividades y operaciones y visualizar el funcionamiento en conjunto, revisa los archivos corriente y permanente de la información de auditorías anteriores; que importante es aplicar desde esta fase las técnicas de auditoría; entre las principales tenemos: verbales, oculares, documentales, físicas. (LEÓN, 2005)
1.4.6.1.1 Análisis de los factores internos y externos
29 1.4.6.1.2 Sistema de planificación operacional
Consiste en evaluar los objetivos de gestión y su relación con los objetivos estratégicos y la ejecución de las operaciones definidas para el logro de los objetivos.(LEÓN, 2005)
1.4.6.1.3 Sistema de organización administrativa
Es un análisis de la organización, los procesos de cambio a que es sometida, su desarrollo y problemas; se mide la eficiencia de la organización y la influencia que sobre ella tiene la forma de conducción. En síntesis se refiere a la manera de analizar el estado de la organización.(LEÓN, 2005)
1.4.6.2Planificación específica:
Cumple con un objetivo fundamental, diseñar una estrategia de trabajo a la medida de las necesidades de la organización:
El cómo, una vez que disponemos de la información de la fase preliminar, ya contamos con una importante aproximación al riesgo, nos familiarizamos con los principales componentes determinados, lo que nos permite evaluar su cumplimiento en el control interno, establecer debilidades o inconformidades lo que a su vez contribuye a fijar objetivos claros en el plan de auditoría a seguir.(LEÓN, 2005)
30
Los productos de esta fase nos permiten determinar:
a) La naturaleza y alcance del trabajo b) El personal requerido
c) Los plazos de ejecución d) Los principales componentes.
Toda la información se presenta en el reporte de planificación específica.
1.4.6.3Ejecución del trabajo
Cumple con un propósito sustantivo que es la aplicación de los programas de trabajo diseñados en la estrategia de auditoría a seguir.
Como resultado de la aplicación de los programas de trabajo, se determinan las áreas que requieren mejoras, resultados que se sustentan en los hallazgos cuyos atributos son la condición, criterio, causa y efecto. La calidad en el desarrollo de los hallazgos, es la conformidad de una evidencia suficiente, competente, pertinente e irrefutable por cada componente.(LEÓN, 2005)
En esta fase se evalúa la gestión a través de la aplicación de indicadores, permitiendo con esto, la determinación de inconformidades o situaciones no deseadas que deben ser corregidas en forma oportuna, siendo este proceso, el de mejoramiento, es decir, el valor agregado que busca la auditoría, cuyo fin primordial es corregir inconformidades con respecto a los estándares planificados.(LEÓN, 2005)
31 1.4.6.4 Comunicación de resultados.
Se cumple durante todo el proceso de la auditoría, su propósito, impulsar la toma de acciones correctivas de inmediato. Es importante que el informe de auditoría antes de su emisión, deba ser discutido en una conferencia final.
El objetivo de la comunicación de resultados parciales durante el proceso de la auditoría, tiene como objetivo de que los responsables tengan la oportunidad de justificar las deficiencias o inconformidades encontradas durante el proceso. De igual manera sucede en la comunicación de resultados a través del informe del borrador de auditoría, donde se un tiempo de 5 días para que se presenten los justificativos de ser pertinentes.(LEÓN, 2005)
1.4.6.5Seguimiento
32 CAPÍTULO II
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA.
2.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR.
El GAD. Parroquial Rural de Fátima, es una entidad pública cuya misión principal es la de atender las necesidades prioritarias de la parroquia Fátima, con la entrega de obras y servicios que promuevan el buen vivir de todos los vecinos y comunidades de la Parroquia, para lo cual la entidad de conformidad con el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomías y Descentralización, las Normas de Control Interno y leyes conexas.
La gestión emprendida por el Ejecutivo del GAD. Parroquial Rural de Fátima se enfoca en la Planificación Estratégica, para lo cual cuenta con el Plan Operativo Anual “POA”, el Plan Anual de Contrataciones “PAC”, los mismos que deben estar en
concordancia con el presupuesto institucional a fin de que dichas obras, proyectos, y actividades sean ejecutables y contribuyan al mejor desarrollo de la Junta Parroquial.
2.2 PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO DE INVESTIGACIÓN.
El enfoque de la presente investigación es cualitativo, debido a que se requiere la adquisición de la mayor información posible, además nos permite la participación vinculante de los individuos y la comunidad con el objetivo de solucionar problemas que encaminen su desarrollo, y la consecución de las metas y objetivos dentro de las actividades desarrolladas por el GAD. Parroquial Rural de Fátima.
2.2.1 Tipos de investigación.
El presente examen se efectuara utilizando los siguientes tipos de investigación:
33
establecidos en el marco teórico se ha determinado su aplicación al problema planteado en los procesos administrativos desarrollados por el GAD. Parroquial Rural de Fátima.
Analítico. Extrae las partes de un todo con la finalidad de estructurarlos y analizarlos, por separados para realizar un estudio más minucioso del problema, se estudia las opiniones de los empleados relacionados con el desarrollo de las actividades enfocadas a la misión y visión organizacional del GAD. Parroquial Rural de Fátima.
Descriptivo. Logra identificar características de los funcionarios, eventos, acciones, decisiones o fenómenos de la entidad para posteriormente inferir conclusiones sobre las mismas.
2.2.2 Técnicas de investigación
La técnica de investigación a utilizada fue:
Encuesta.- Será aplicada en esta investigación al personal administrativo y personal médico de apoyo, que se encuentra prestando sus servicios profesionales dentro del GAD. Parroquial Rural de Fátima.
2.3Universo y muestra.
El universo participante en el proceso de auditoría, está constituido 8 servidores que realizan actividades inherentes a la gestión del GAD. Parroquial.
34 2.4Tabulación del resultado de las encuestas Tabla 1
N o
PREGUNTA VARIANTES FREC
.
% 1 ¿Cómo considera usted, la gestión realizada por el Presidente
del GAD. Parroquial Rural de Fátima?, en aspectos básicos de obras de infraestructura y atención social:
Muy satisfactorio 18 42 Satisfactorio 17 40 Poco satisfactorio 6 16
Nada satisfactorio 1 2 2 ¿Cómo califica Usted, si el GAD. Parroquial de Fátima cuenta
con una estructura organizacional de conformidad a su naturaleza y tamaño, considerando los procesos administrativos, como uno de los componentes importantes de la gestión organizacional?
Muy satisfactorio 17 41 Satisfactorio 19 45 Poco satisfactorio 5 12
Nada satisfactorio 1 2 3 ¿Cómo califica usted, el desempeño de la organización con el
recurso humano que actualmente dispone para procesos administrativos del GAD. Parroquial Rural de Fátima?
Muy satisfactorio 7 17 Satisfactorio 20 47 Poco satisfactorio 13 31 Nada satisfactorio 2 5 4 Si Usted ha sido usuario de las obras y servicios brindados por
el GAD. Parroquial Rural, ¿Cómo ha sido el desempeño del personal responsable de los procesos administrativos en el ejercicio de su gestión?
muy satisfactorio 8 19 satisfactorio 21 50 poco satisfactorio 8 19
nada satisfactorio 5 12 5 ¿Cómo evalúa la gestión del GAD. Parroquial en cuanto a la
consecución de procesos de contratación y su respectivo seguimiento y cumplimiento de obligaciones de conformidad con las leyes y reglamentos vigentes?
Muy satisfactorio 2 5 Satisfactorio 19 45 Poco satisfactorio 15 36 Nada satisfactorio 6 14 6 ¿Cómo evalúa la gestión del GAD. Parroquial en cuanto a la
consecución de procesos de contratación y su respectivo seguimiento y cumplimiento de obligaciones de conformidad con las leyes y reglamentos vigentes?
Muy satisfactorio 6 14 Satisfactorio 25 60 Poco satisfactorio 7 17 Nada satisfactorio 4 9 7 ¿Cómo califica usted la actuación de la Responsable de los
Procesos Administrativos en la evaluación de desempeño practicada a las servidoras y servidores del GAD. Parroquial Rural de Fátima?
Muy satisfactorio 6 14 Satisfactorio 24 57 Poco satisfactorio 10 24 Nada satisfactorio 2 5 8
¿Cómo calificaría Usted, las actividades que vienen desempeñando el personal tanto Administrativo, como operativo a fin de conseguir los objetivos y metas propuestas?
Muy satisfactorio 6 16 Satisfactorio 24 65 Poco satisfactorio 9 14 Nada satisfactorio 3 5 9 ¿Cómo calificaría Usted, la formación del personal, encargado
de los diferentes procesos en cuanto a su experiencia en los trámites correspondientes y en los servicios que ofrece la entidad?
Muy satisfactorio 9 21 Satisfactorio 17 41 Poco satisfactorio 13 31
Nada satisfactorio 3 7 10 ¿De qué manera calificaría Usted la actuación y honestidad de
las servidoras y servidores que forman parte del GAD. Parroquial de Fátima?
Muy satisfactorio 2 5 Satisfactorio 19 45 Poco satisfactorio 15 36 Nada satisfactorio 6 14
35
2.5. TABLAS, FIGURAS, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS POR PREGUNTA
1 ¿Cómo considera usted, la gestión realizada por el Presidente del GAD. Parroquial Rural de Fátima?, en aspectos básicos de obras de infraestructura y atención social:
INDICADOR FRECUENCIA %
MUY SATISFACTORIO 18 42
SATISFACTORIO 17 40
POCO SATISFACTORIO 6 16
NADA SATISFACTORIO 1 2
Figura 1
Fuente: Usuarios y funcionarios del GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva.
Análisis: El 42% del personal administrativo, califican como Muy Satisfactorio, 40% como Satisfactorio, el 16% manifiesta Poco Satisfactorio y el 2% Nada Satisfactorio.
Interpretación: La mayoría de personas encuestadas manifiesta que es muy satisfactorio y satisfactorio la gestión realizada por el Presidenta del GADPRF,gestión que contribuye a desarrollo parroquial; muy pocos encuestados no están de acuerdo con la gestión emprendida por la actual Presidente del GAD. Parroquial Rural de Fátima, lo cual no es significativo.
Evaluación a la Gestión Institucional Tabla 2
Fuente: Usuarios y funcionarios del GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva.
17%
47% 31%
5%
MUY SATISFACTORIO
SATISFACTORIO
POCO SATISFACTORIO
36
2 ¿Cómo califica Usted, si el GAD. Parroquial de Fátima cuenta con una estructura organizacional de conformidad a su naturaleza y tamaño, considerando los procesos administrativos, como uno de los componentes importantes de la gestión organizacional?
INDICADOR FRECUENCIA %
MUY SATISFACTORIO 17 41
SATISFACTORIO 19 45
POCO SATISFACTORIO 5 12
NADA SATISFACTORIO 1 2
42 100
Figura 2
Análisis: El 41% de las personas encuestadas califican como satisfactorio la estructura organizacional de la entidad, el 45% mostro que ven a la estructura organizacional como satisfactorio, el 12% califican como poco satisfactorio, mientras solo un 2% de la población encuestada dice que es en nada satisfactorio.
Interpretación:Un gran número de personas encuestadas ven positivamente que el GAD. Parroquial de Fátima, emprenda una gestión de servicio al sector más vulnerable de la Parroquia.
Estructura Organizativa Tabla 3
Fuente: Usuarios y funcionarios del GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva
Fuente: Usuarios y funcionarios del GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva
17%
47% 31%
5%
MUY SATISFACTORIO
SATISFACTORIO
POCO SATISFACTORIO
37
3 ¿Cómo califica usted, el desempeño de la organización con el recurso humano que actualmente dispone para procesos administrativos del GAD. Parroquial Rural de Fátima?
INDICADOR FRECUENCIA %
MUY SATISFACTORIO 7 17
SATISFACTORIO 20 47
POCO SATISFACTORIO 13 31
NADA SATISFACTORIO 2 5
42 100
Figura 3
Análisis: El 47% de la población califica como satisfactorio el desempeño de la entidad y cumplimiento de los objetivos y metas, el 31 % califica como poco satisfactorio, un 17% califica como muy satisfactorio y el 5% de los encuestados dicen nada satisfactorio.
Interpretación: Es necesario que de conformidad al COOTAD, se realice un análisis de su capacidad operativa a fin de que se pueda separar las funciones que realiza la Secretaria-Tesorera de la entidad, y contratando un profesional para los procesos administrativos.
Desempeño del personal en Procesos administrativos Tabla 4
Fuente: Usuarios y funcionarios del GAD. Parroquial de Fátima Elaborado por: Denis Silva