1 BASES DE LICITACIÓN
N°50001120
SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO
Distribución de Correspondencia Operadoras Telefónicas
Servicios de Apoyo
BANCO CENTRAL DE CHILE GERENCIA DE SERVICIOS LOGÍSTICOS
NOVIEMBRE 2017
2 BASES DE LICITACIÓN N°50001120
SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO 1. Introducción
Mediante el presente proceso de Licitación, el Banco Central de Chile requiere contratar, los Servicios de Apoyo Administrativo para las actividades de:
Distribución de Correspondencia Operadoras Telefónicas
Servicios de apoyo
En adelante los servicios antes señalados se denominarán el “Servicio” o los “Servicios”. Por otra parte, los Proveedores interesados en participar en este proceso se mencionarán como el
“Proveedor” y el Banco Central de Chile, como el “Banco”.
Para el presente Proceso de Compras, podrán presentar Ofertas únicamente Proveedores que sean personas jurídicas chilenas.
Las presentes Bases de Licitación contienen las condiciones técnicas, administrativas, legales y económicas, bajo las cuales será contratada por el Banco la provisión de los Servicios, así también como las formalidades que los Proveedores deberán cumplir al presentar sus ofertas.
Para adjudicar esta Licitación, las Ofertas recibidas se evaluarán considerando los antecedentes contenidos en la misma, tanto en sus aspectos técnicos como económicos, y será resuelta de acuerdo con los criterios que se indican en el numeral “Evaluación de Ofertas” de estas Bases.
La adjudicación será formalizada mediante la suscripción de un Contrato, de acuerdo al Modelo de Contrato incluido como Anexo D de estas Bases.
La adjudicación será total y será formalizada mediante la suscripción de un Contrato, de acuerdo con el Modelo de Contrato incluido como Anexo D de estas Bases. Asimismo, se hace presente que a la ejecución de estos Servicios les serán aplicables las reglas establecidas en el Código del Trabajo, sobre subcontratación y por tanto, la ejecución de los Servicios deberá ajustarse estrictamente a los términos del referido Modelo de Contrato a suscribir.
Los Proveedores interesados en participar en este proceso de Licitación deberán comunicarlo, dentro del plazo indicado para estos efectos en el Calendario de Actividades, a los correos electrónicos [email protected] y [email protected], indicando en el Asunto:
“50001120 Servicios de Apoyo Administrativo” e indicando Razón Social, RUT y domicilio del Proveedor, además del nombre, teléfono y correo electrónico de la persona de contacto.
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Forman parte integrante de estas Bases de Licitación, los siguientes documentos:
Anexo A: Calendario de Actividades.
Anexo B: Especificaciones Técnicas.
Anexo C: Formularios para la Presentación de la Oferta
Anexo D: Modelo de Contrato a Suscribir.
2. Estudio de Antecedentes
El Proveedor será responsable del estudio de los antecedentes, de los requerimientos contenidos en éstos y de la valorización de cada uno de los elementos que conforman su propuesta por los Servicios. Cualquier omisión o error por parte del Proveedor respecto dicho análisis y evaluación, así como de la valorización u otros elementos de su Oferta, no le eximirá de la obligación de proveer los Servicios conforme al precio y dentro de los plazos de su propuesta, y de acuerdo con las especificaciones técnicas señaladas en estas Bases de Licitación.
3. Calendario de actividades
El proceso de Licitación se ajustará al calendario de actividades señaladas en el Anexo A, adjunto a las presentes Bases.
4. Consultas y aclaraciones
Corresponderá a los Proveedores efectuar y solicitar, en las fechas señaladas en el Anexo A de las Bases, las preguntas u observaciones correspondientes a este proceso de Licitación, como asimismo, respecto de posibles inconsistencias, omisiones u errores en las Bases y en sus Anexos.
Asimismo, en esta instancia corresponderá a los Proveedores manifestar cualquier condición o situación adicional o distinta de lo establecido por el Banco en estas Bases, instancia en la cual el Banco se pronunciará respecto del planteamiento efectuado.
Las consultas de los Proveedores sólo deberán formularse por correo electrónico al Encargado del Proceso de Compras a [email protected], con copia a [email protected], haciendo referencia en el Asunto a: “50001120 Servicios de Apoyo Administrativo, Consultas”.
El Banco publicará en su sitio Web las respectivas preguntas, observaciones, respuestas y aclaraciones, dentro del plazo indicado en el Calendario de Actividades, sin indicar el autor de las preguntas u observaciones formuladas. Asimismo, el Encargado del Proceso enviará, mediante correo electrónico, el o los documentos a todos los Oferentes que hayan manifestado su interés en participar en esta Licitación.
4 Para todos los efectos, el o los documentos de aclaraciones y respuestas a preguntas u observaciones que el Banco comunique formarán parte integral de las Bases de Licitación.
5. Contactos durante la Licitación
El Banco no podrá tener contacto con los Proveedores, salvo a través del mecanismo de preguntas y respuestas, las visitas a terreno, presentaciones, exposiciones, entrega de muestras o pruebas que pudiese requerirse durante la evaluación técnica y que hubiesen sido previstas en estas Bases.
6. Plazo y forma de presentación de las ofertas
Las propuestas se presentarán en la Oficina de Partes del Banco, ubicada en la calle Morandé N° 115, tercer piso, Santiago, hasta las 14:00 horas de la fecha señalada para tal efecto en el Calendario de Actividades, en la forma señalada en el presente numeral.
No serán abiertas y se devolverán al proponente respectivo, las ofertas que fueren presentadas con posterioridad a la hora y fecha indicadas.
La oferta deberá estar contenida en Dos sobres cerrados, según se detalla en el presente numeral. En ambos sobres se indicará lo siguiente:
Banco Central de Chile
Gerencia de Servicios Logísticos Morandé N° 115, Piso 3, Santiago
Licitación: “50001120 Servicios de Apoyo Administrativo”
Nombre del Oferente: ____________________________________
Domicilio del Oferente: ____________________________________
Todos los antecedentes solicitados en las presentes Bases, en los Anexos y en los Formularios, se considerarán de carácter obligatorio y formarán parte de la evaluación de las Ofertas Técnicas y Económicas.
Si por cualquier motivo el Proveedor que haya manifestado su interés en participar de este proceso, decidiera no presentar una oferta, deberá enviar una comunicación de excusa indicando esta situación y el motivo de su desistimiento. En caso contrario, el Banco se reserva el derecho de no considerar al Proveedor en futuros Procesos de Compras.
6.1 Oferta Técnica
El Sobre N°1 deberá ser caratulado como “Oferta Técnica” y deberá contener los antecedentes que se señalan a continuación. Asimismo, todos estos antecedentes podrán ser presentados en formato digital PDF o similar, en un CD-R, DVD-R o pendrive.
5 6.1.1 Antecedentes de la Empresa
a. Nombre o Razón Social.
b. Nombre de Fantasía.
c. RUT.
d. Dirección comercial.
e. Nombre, email y teléfono del contacto comercial.
f. Nombre del(los) Representante(s) legal(es) que suscribiría el Contrato.
g. En caso de optar por forma de pago “Transferencia bancaria”, el Proveedor deberá indicar además, el nombre del banco y número de cuenta corriente bancaria (no se aceptan cuentas Rut ni Cuentas Vista). Este antecedente no será necesario si ya se encuentra ingresado en los registros del Banco.
6.1.2 Antecedentes Legales
El Proveedor deberá incluir en su Oferta los siguientes antecedentes legales:
a. Fotocopia simple del RUT del Proveedor y de su(s) Representante(s) legales que suscribirían el Contrato.
b. Certificado de vigencia de la sociedad, emitido con no más de 3 meses a la fecha de su presentación.
c. Certificado de vigencia de la representación legal, emitido con no más de 3 meses a la fecha de su presentación.
d. Escritura Pública en la cual constan los poderes de representación del Representante Legal del Proveedor para la suscripción del Contrato. Si el Proveedor ha presentado estos antecedentes producto de su participación en otros Procesos de Compras en los últimos 12 meses en el Banco, sólo deberá adjuntar las modificaciones de las escrituras asociadas a este último periodo, debiendo hacer referencia al Proceso en la cual entregó tales antecedentes.
6.1.3 Antecedentes financieros
El Proveedor deberá incluir en su Oferta los siguientes antecedentes financieros:
a. Estados financieros clasificados para los años 2015 y 2016, con una estructura financiera similar a la normada por la Superintendencia de Valores y Seguros, es decir, Balance General y Estado de Resultados clasificados. Si con motivo de una Licitación anterior, la Empresa ya ha presentado al Banco sus Estados Financieros para los años indicados, no será necesario que presente nuevamente dichos antecedentes, debiendo hacer referencia a la Licitación en la cual entregó tal documentación.
6 En el caso que la Empresa esté constituida como Sociedad Anónima Abierta, el Balance General y Estado de Resultados clasificados a entregar deben estar auditados. Si la Empresa no es una Sociedad Anónima Abierta, dichos Estados Financieros deberán ser entregados suscritos por el Representante Legal y el Contador de la Empresa, indicando en este último caso, su número de colegiatura profesional, si la posee.
b. Certificado de endeudamiento en el sistema financiero, de no más de 30 días de antigüedad, otorgado por la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras.
En caso que luego del análisis financiero y comercial, se establezca que uno o más Proveedores son No Elegibles, dicha circunstancia les será comunicada mediante carta dirigida al Proveedor, una vez finalizada la etapa de Evaluación Técnica. Las Ofertas presentadas por dichos Proveedores no serán consideradas en las instancias siguientes, debiendo dejarse constancia de ello en el informe final del Proceso.
6.1.4 Curriculum de la empresa y de su personal
La Empresa deberá entregar un resumen de su experiencia, considerando lo siguiente:
a) Antigüedad de la Empresa en el rubro Servicios de Personas, igual o superior a 5 años.
b) Nómina de Contratos vigentes de la Empresa, en el rubro Servicios de Personas.
La Empresa deberá presentar un listado con un número igual o superior a 3 clientes, utilizando para estos efectos el cuadro que se adjunta a continuación. Lo anterior, deberá ser acreditado por la Empresa mediante, contrato, facturas u otro documento, que respalde lo anterior.
Empresa para la cual
realiza el contrato
Detalle del Contrato ejecutado
Valor del Contrato
($)
Nombre Persona de
Contacto
Teléfono persona de
contacto
Dirección de correo electrónico
persona de contacto
Nota: El Banco se reserva el derecho de efectuar consultas a los contactos indicados y eventualmente coordinar visitas que permitan validar la información contenida en la oferta.
c) Currículum del Supervisor de Contrato, de acuerdo con lo señalado las Especificaciones técnicas.
7 6.1.5 Declaraciones
La Empresa deberá incluir en su Oferta, las siguientes declaraciones, utilizando para ello, los siguientes formularios que se adjuntan en la Sección N°1 del Anexo C de las presentes Bases, firmados por el Representante Legal de la Empresa, los cuales no deberán ser modificados:
a. Declaración de Constitución y Estructura vigente de la Sociedad.
b. Declaración de Conflicto de Intereses.
c. Declaración de Confidencialidad.
d. Declaración de Cumplimiento Técnico, Administrativo y Legal.
e. Declaración de No Registrar Saldos Insolutos de Remuneraciones ni Cotizaciones de Seguridad Social.
6.1.6 Descripción de la Propuesta Técnica
La Empresa deberá realizar una descripción técnica de su propuesta, tal que permita al Banco entender cómo el Proveedor cumplirá con todos los requerimientos señalados en el Anexo B de estas Bases de Licitación y las actividades específicas referidas a:
- Gestión de Distribución de Correspondencia - Servicio de Operadoras Telefónicas
- Servicios de Apoyo
En su propuesta técnica la Empresa deberá incluir, a lo menos, todos los antecedentes solicitados en Anexo B.
6.2 Oferta Económica
El Sobre N° 2 deberá ser caratulado como “Oferta Económica” y contendrá solo el valor de los Productos y/o Servicios de acuerdo con lo establecido en el Formulario contenido en la Sección N°2 del Anexo C.
La Oferta económica deberá ser Pura y Simple, de tal manera que sólo se indique el precio ofertado por los Servicios, más el impuesto que corresponda, considerando estrictamente el formato presentado por el Banco, sin incorporar observaciones o condiciones adicionales respecto de la oferta presentada.
La Oferta económica deberá tener una validez mínima de 60 días corridos.
La Oferta económica debe considerar el total de lo requerido para la cabal provisión o prestación de los Servicios, según lo señalado en las presentes Bases de Licitación y conforme se estipula en el Anexo B. El Banco no considerará como válidas aquellas ofertas que no cumplan con estas exigencias.
8 Los precios ofertados deberán comprender todo impuesto, derecho, arancel, permiso, comisión, remuneración, estipendio u honorario y, en general, toda suma o gasto que sea necesaria para proveer los Servicios al Banco, en sus recintos y en las fechas acordadas, de forma tal que ninguna otra suma deba ser pagada por el Banco por el suministro de los Servicios a que este proceso de Licitación se refiere.
7. Garantías
7.1 Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato
Para garantizar el fiel cumplimiento de las obligaciones que deriven del Contrato que se suscriba, el adjudicatario deberá presentar a más tardar al momento de suscribir el Contrato, una garantía por un monto equivalente al 10 % de valor total anual del Contrato, incluido el impuesto correspondiente, que deberá tener fecha de vigencia superior en a lo menos 30 días corridos al término del Contrato, obligándose el adjudicatario a prorrogarla, renovarla o reemplazarla, según sea el caso, en todas las oportunidades que sea necesario mientras se encuentren vigentes las obligaciones que se caucionan en dicho Contrato. Esta prórroga, renovación o reemplazo, deberá ser efectuada por el adjudicatario con no menos de 10 días hábiles bancarios de anticipación a la fecha de vencimiento de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato en poder del Banco. El no cumplimiento oportuno de esta obligación facultará al Banco para hacer efectiva la garantía que se encuentre en su poder.
El Banco podrá eximir al Proveedor de la exigencia señalada en el presente numeral, si el monto de la garantía resultara ser inferior a $2.000.000.
7.2 Tipos de Garantía
Para los efectos de las garantías señaladas en las letras a) y b) del presente numeral, los Proveedores podrán otorgar uno de los siguientes tipos de garantía:
a) Boleta Bancaria de Garantía: Deberá ser pagadera a la vista y tomada directamente por la Empresa a favor del Banco Central de Chile.
b) Póliza de seguro de garantía con cláusula de ejecución inmediata o Póliza de caución a primer requerimiento. Emitida por una compañía de seguros establecida en Chile y depositada en la Superintendencia de Valores y Seguros, cuya cobertura permita hacer efectiva la totalidad de la garantía al solo requerimiento del Banco.
Para los efectos indicados, la glosa de esta garantía deberá señalar que ella se extiende
“Para garantizar el fiel cumplimiento del Contrato N° [Informado por el Banco]”, según sea el caso.
9 8. Modificaciones a las Bases de Licitación
El Banco podrá, por cualquier causa y hasta antes del vencimiento del plazo para la presentación de Ofertas, modificar las Bases de Licitación, las Especificaciones Técnicas y los Anexos, lo cual deberá ser informado mediante correo electrónico a los Proveedores y mediante su publicación en el sitio Web del Banco.
9. Apertura de ofertas
La apertura de las Ofertas se llevará a cabo en dos instancias:
a) Apertura de Sobre N°1: La apertura del Sobre N°1 será de carácter privado y se realizará en la fecha indicada en el Calendario de Actividades, con la presencia de un Abogado de la Fiscalía del Banco, del Gerente de Servicios Logísticos o quien este designe, del Jefe Departamento Infraestructura y Servicios, o quien este designe o su representante y el Encargado del Proceso de Compras.
En dicha oportunidad se verificará la entrega de los antecedentes solicitados, levantándose un Acta que será suscrita por los funcionarios del Banco.
Los Proveedores que hayan dado cumplimiento a los requisitos exigidos por el Banco para presentar la oferta técnica y presenten una situación solvente, de acuerdo con los antecedentes económicos y financieros presentados y con los antecedentes comerciales que consten de fuentes de acceso público, serán evaluados técnicamente.
Efectuada la evaluación de los antecedentes de las ofertas técnicas, el Banco determinará los Proveedores técnicamente elegibles, los cuales serán considerados para la etapa de evaluación económica.
El Banco comunicará a los Proveedores cuyas propuestas no sean consideradas técnicamente elegibles, devolviéndoles el Sobre N°2 con su oferta económica sin abrir.
b) Apertura del Sobre N°2: La apertura del Sobre N°2, que contendrá el valor de la Oferta Económica de los Proveedores técnicamente elegibles, se realizará en la fecha indicada en el Calendario de Actividades. Este proceso se efectuará en las mismas condiciones y con los mismos participantes señalados en el párrafo anterior y podrá asistir también un representante de cada Proveedor considerado técnicamente elegible.
Corresponderá al Encargado del Proceso de Compras comunicar a tales Proveedores, mediante correo electrónico, el lugar y la hora en que se llevará a efecto la apertura. De la asistencia de los representantes de los Proveedores se dejará constancia con su nombre y firma en un registro habilitado para estos efectos.
En dicha oportunidad se verificará la entrega de las ofertas económicas, levantándose un Acta que será suscrita por los funcionarios del Banco.
10 10. Errores u omisiones detectados durante la apertura de las Ofertas
El Encargado del Proceso de Compras podrá solicitar a los Proveedores que salven errores u omisiones formales, siempre y cuando las rectificaciones de dichos vicios u omisiones no les confieran a esos Proveedores una situación de privilegio respecto de los demás competidores, esto es, en tanto no se afecten los principios de estricta sujeción a las bases y de igualdad de los Oferentes.
El Banco podrá permitir la presentación de certificaciones o antecedentes que los Proveedores hayan omitido incluir al momento de efectuar la Oferta, siempre que dichas certificaciones o antecedentes se hayan producido u obtenido con anterioridad al vencimiento del plazo para presentar Ofertas o se refieran a situaciones no mutables entre el vencimiento del plazo para presentar Ofertas y el periodo de evaluación técnico.
11. Evaluación de Ofertas
11.1. Admisibilidad Requisitos Formales
Luego de efectuada la apertura de las Ofertas Técnicas, el Encargado del Proceso de Compras evaluará los antecedentes que constituyen cada una de las ofertas y declarará como inadmisibles las que no cumplan con los requisitos formales mínimos establecidos a continuación:
Descripción antecedente Antecedentes legales Antecedentes financieros
Declaración sobre Estructura vigente de la Sociedad Declaración de Conflicto de Intereses
Declaración de Confidencialidad
Declaración de Cumplimiento Técnico, Administrativo y Legal
Declaración de No Registrar Saldos Insolutos de Remuneraciones ni Cotizaciones de Seguridad Social
Propuesta Técnica
11.2. Evaluación Financiera-Comercial
El Banco realizará un análisis financiero-comercial de los Proveedores respecto de los antecedentes financieros solicitados y de la información pública disponible.
En caso que la determinación final del análisis financiero-comercial establezca que uno
11 o más Proveedores son inadmisibles, dicha circunstancia les será comunicada por el encargado del Proceso de Compras mediante correo electrónico, una vez finalizada la Evaluación Técnica. Las Ofertas presentadas por dichos Proveedores no serán consideradas en las instancias siguientes, debiendo dejarse constancia de ello en el Informe del Proceso.
11.3. Comisión Evaluadora
Las Ofertas que hayan sido declaradas como admisibles por el Encargado del Proceso de Compras serán examinadas por una Comisión Evaluadora designada para esta Licitación, la que estará conformada por:
i. Jefe del Departamento de Infraestructura y Servicios ii. Jefe de Grupo Área Gestión de Servicios
iii. Profesional de Área Gestión de Servicios 11.4. Evaluación Técnica
La Evaluación Técnica se llevará a cabo en base a la documentación presentada por cada Proveedor y se evaluarán los factores que se detallan a continuación, a los cuales se les definirá un valor discreto: Cumple, no Cumple.
Tabla Factores a evaluar
Descripción Cumple Si/No
Antigüedad de la empresa asociado al rubro de los Servicios de Personas igual o superior a 5 años
Mínimo 3 clientes con contrato vigente, comprobable, similares a solicitados
Supervisor de Contrato cumple lo requerido en Anexo B.
10.1
La empresa compromete todos los Servicios Requeridos La empresa compromete la contratación de al menos 70% de
la dotación vigente para estos Servicios
La empresa asegura que el sueldo base que mantendrá al personal de los Servicios requeridos y Supervisor de Contrato será al menos el sueldo mínimo legal más un 46%.
La empresa asegura como mínimo el cumplimiento de los sueldos indicados en la tabla 02 Escala de Sueldos del numeral 6.2 del Anexo B.
12 La calificación final se obtendrá del total de las evaluaciones, efectuadas por los integrantes de la Comisión Evaluadora, con la clasificación indicada en la tabla respectiva. En todas las evaluaciones individuales se debe cumplir todos los factores.
Las ofertas calificarán técnicamente cuanto cumplan unánimemente con los requisitos exigidos en Tabla Factores a Evaluar, del presente numeral, y que no haya obtenido ninguna clasificación “No” Cumple.
El Encargado del Proceso de Compras consolidará las evaluaciones individuales de cada integrante de la Comisión.
11.5. Evaluación Económica
La Evaluación Económica será efectuada por el Encargado del Proceso de Compras, de conformidad a los siguientes criterios:
a) Sólo serán consideradas las Ofertas Económicas presentadas por Proveedores considerados como Técnicamente Elegibles.
b) Se seleccionará al Proveedor que presente el mayor puntaje ponderado conforme el siguiente criterio:
Pp = 60% Rpo + 40% Rpsbo Donde:
Pp: Puntaje Ponderado Rpo: Razón precio ofertado
Rpo = Total mensual servicio mínimo ofertado / Total mensual servicio ofertado
Rpsbo: Razón promedio sueldo base ofertado
Rpsbo= Sueldo base promedio oferta / Sueldo base promedio máximo ofertado
11.6. Resolución de empates
Si en la evaluación de las Ofertas se produjera un empate entre dos o más Proveedores respecto de su Evaluación Final, se adjudicará la Licitación al Proveedor cuyo sueldo base promedio sea .mayor. En caso que se mantenga la situación de empate, se establece como segundo mecanismo de desempate, la adjudicación al Proveedor que presente el menor valor del Total mensual de los Servicios.
11.7. Informe Final
El Encargado del Proceso de Compras deberá consolidar en un solo Informe Final las Evaluaciones Técnicas y Económicas, junto con la Propuesta de Adjudicación, la que
13 deberá ser firmada por todos los integrantes de la Comisión y por el Jefe de Departamento de Adquisiciones o Gerente de Servicios Logísticos.
12. Adjudicación de la Licitación
El Banco aceptará la Propuesta de Adjudicación presentada, o declarará desierto el Proceso de Licitación, esto último cuando no se presenten ofertas elegibles o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses, con sujeción a lo previsto en las presentes Bases, sin derecho de los Proveedores a entablar acción o reclamo por indemnizaciones, retribuciones o compensaciones de ninguna especie.
El Banco publicará en su página Web los resultados de los Procesos de Licitación y comunicará mediante correo electrónico a cada uno de los Proveedores técnicamente elegibles el resultado de la Licitación, en la fecha señalada para ello en el Anexo A de estas Bases.
13. Desistimiento
Si comunicada la adjudicación de la Licitación, el adjudicatario desistiera de formalizar el Contrato, se le impedirá participar nuevamente en Procesos de Compras del Banco, salvo que justificare, a plena satisfacción del Banco, los motivos de su desistimiento.
En este evento, el Banco podrá adjudicar la Licitación al Proveedor que le seguía en la Evaluación Económica o realizar nuevamente un Proceso de Compras si lo estima conveniente.
Si la comunicación de adjudicación de la Licitación no se le enviara en la fecha máxima establecida para ello en el Anexo “Calendario de Actividades”, el adjudicatario tendrá derecho a desistirse y retirar los antecedentes y documentos presentados, sin cargo para el Banco, siendo éste el único efecto legal de la referida falta de comunicación de aceptación de la propuesta.
14. Contrato
Dentro del plazo máximo de 5 días hábiles bancarios, contados desde la comunicación de la adjudicación de la Licitación, el Banco enviará al adjudicatario el Contrato por los Servicios requeridos, el cual deberá ser suscrito por éste en un plazo no superior a los 5 días hábiles bancarios contados desde la fecha de su envío.
La no suscripción del Contrato o la no entrega de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato dentro del plazo indicado, dará derecho al Banco para dejar sin efecto la adjudicación, sin derecho a reclamo, acción o indemnización alguna por parte del adjudicatario.
14 El Contrato contendrá las condiciones establecidas en el Modelo que se adjunta como Anexo D, incorporando en lo que corresponda, las condiciones de la oferta presentada por el adjudicatario y que hayan sido aceptadas por el Banco, además de las adecuaciones que resulten del proceso de consultas y aclaraciones de esta Licitación.
A más tardar al momento de suscribir el Contrato, el adjudicatario deberá entregar la Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato.
Para todos los efectos legales, las presentes Bases, la Oferta, las consultas, observaciones, respuestas y aclaraciones, formarán parte integrante del Contrato.
15. Publicidad de aspectos de la Licitación, de los Proveedores, de las ofertas recibidas y del contrato
Por el solo hecho de participar en la Licitación, los Proveedores declaran que aceptan y autorizan al Banco para divulgar, en todo o en parte, los términos y condiciones de esta Licitación, acerca de la individualización de los participantes, las ofertas recibidas y del Contrato que se suscriba, conforme sea pertinente y los criterios en razón de los cuales fue seleccionada una determinada oferta, en la medida que ello se contemple como parte de los requerimientos de su política de transparencia institucional o que ello se le demande o requiera de conformidad con cualquier norma legal, como asimismo a petición del Ministerio de Hacienda y del Congreso Nacional.
En caso que un tercero solicite información proporcionada por el Proveedor al Banco vinculada con esta Licitación y que no haya sido divulgada por el Banco, este último notificará al Proveedor tal requerimiento en los términos y para los efectos de lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley N° 20.285, siempre que se refiera a antecedentes que puedan afectar derechos del Proveedor.
Finalmente, las partes dejan constancia que el Banco Central de Chile se rige por el principio de transparencia en el ejercicio de la función pública en los términos del artículo 65 bis de la Ley Orgánica Constitucional que lo rige, por lo que resolverá las peticiones de información que se formulen sobre antecedentes de la empresa relativos a este contrato, en los términos establecidos en esa legislación.
16. Gastos y demás desembolsos
Todos los gastos, derechos, impuestos y demás desembolsos en que incurran los Proveedores con motivo de los términos, documentos y contratos contemplados en las presentes Bases o a que de cualquier forma dé origen la Licitación, serán de cargo exclusivo de los Proveedores y/o del adjudicatario, según corresponda.
17. Subcontratación
En este Proceso de Licitación, le estará prohibido a los Proveedores subcontratar la provisión
15 de los Productos o la prestación de los Servicios.
18. Cesión
El Proveedor y/o adjudicatario, según corresponda, no podrá ceder o transferir, sea total o parcial, los derechos y obligaciones que nacen con ocasión de esta Licitación y del contrato que se suscriba, salvo autorización expresa del Banco.
BANCO CENTRAL DE CHILE
16 ANEXO A
CALENDARIO DE ACTIVIDADES SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO
El proceso de Licitación contemplado en las presentes Bases, se ajustará al siguiente calendario de actividades:
ACTIVIDADES FECHAS (Plazos máximos)
Publicación de las Bases de Licitación Jueves 02 de noviembre de 2017 Comunicación de interés de los Proveedores en participar de
este proceso y Recepción de Consultas y Observaciones Viernes 10 de noviembre de 2017 Publicación de respuestas a consultas u observaciones Martes 14 de noviembre de 2017
Presentación de Ofertas Hasta las 14:00 horas del
Jueves 16 de noviembre de 2017,
Apertura de Ofertas Técnicas Jueves 16 de noviembre de 2017
Apertura de Ofertas Económicas Miércoles 22 de noviembre de 2017 Comunicación de la Resolución de la Licitación Martes 28 de noviembre de 2017 Envío de contrato a firma de la adjudicataria Martes 05 de diciembre de 2017
Suscripción del Contrato Martes 12 de diciembre de 2017
Inicio de Servicio Lunes 01 de enero de 2018
17 ANEXO B
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO
Las características y condiciones de los servicios son las siguientes:
1 ALCANCE DE LOS SERVICIOS
Las presentes especificaciones técnicas establecen las condiciones que regirán la prestación de los Servicios de: 1) Distribución de Correspondencia, 2) Operadoras Telefónicas y 3) Servicios de Apoyo, que el Banco requiere contratar en la modalidad de subcontratación. Los referidos servicios, se realizarán en las dependencias del Banco Central de Chile, en sus diferentes recintos.
2 GENERALIDADES
La empresa seleccionada deberá demostrar competencias sobre el control de sus procedimientos de trabajo, así como los mecanismos de control de calidad que aseguren y documenten periódicamente los niveles de servicio entregados. De igual manera la Empresa deberá garantizar el cumplimiento de las normativas que asegure las condiciones de seguridad y bienestar de sus trabajadores, reportando periódicamente al Banco las acciones realizadas y su control de accidentabilidad.
3 REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA EMPRESA PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS
Considerando que el Banco está adjudicando la prestación de un conjunto de servicios, la Empresa deberá designar un Interlocutor Válido o Supervisor de Contrato, quien deberá estar disponible en todo momento y deberá tener la capacidad de atender por sí mismo y dar respuesta a los requerimientos del Banco. Entre sus actividades, deberá realizar registros diarios de las actividades desarrolladas, resolver los conflictos y reclamos, interactuando con el representante del Banco, controlando y asegurando la oportunidad y calidad de los servicios diarios y supervigilando al personal de la Empresa
Antigüedad demostrable de la Empresa en el mercado asociado al rubro de Servicios de Personas. Dicha experiencia o antigüedad debe ser igual o superior a 5 años.
Cartera de clientes donde señale como mínimo, una lista de 3 clientes con contratos vigentes a los que preste servicios de similares características técnicas a los solicitados en el presente documento.
18 4 CARACTERÍSTICAS DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS POR EL BANCO 4.1 Gestión de Distribución de Correspondencia
La Empresa será responsable de suministrar los Servicios de Estafeta. Para este servicio se requiere una dotación mínima de 4 asistentes de servicios en las instalaciones del Banco. Las funciones principales que se deben realizar son las siguientes:
Distribución de Correspondencia Interna y Externa al Banco.
Reparto de Prensa
Pago de Cuentas y tramitación de documentos de forma externa.
Atención de oficina de partes.
Generación de Reportes asociados.
4.2 Servicio de Operadoras Telefónicas
Para este servicio se requiere una dotación de 2 operadoras telefónicas en las instalaciones del Banco. Las funciones principales que se deben realizar son las siguientes:
Deberán recibir y realizar llamados, dentro y fuera de la institución, pertinentes a los requerimientos y solicitudes.
Realizar las llamadas de Larga Distancia que realizan los funcionarios del Banco, sean éstas de carácter laboral como personal.
Entregar información y/o derivar las consultas telefónicas que les sean formuladas por los usuarios del Banco y clientes externos, realizando un trabajo eficiente y de forma oportuna.
Generación de Reportes asociados.
4.3 Servicios de Apoyo
La Empresa será responsable de suministrar los Servicios de Asistencia. Para este servicio se requiere una dotación mínima de 4 asistentes de servicios en las instalaciones del Banco;
además de un analista para las actividades de activo fijo. Las funciones principales que se deben realizar son las siguientes:
Reparto de Resmas para Fotocopiadoras.
Impresión y fotocopiado de documentos.
Destrucción de documentos
Movimiento de muebles.
Registro y análisis de activo fijo.
Generación de Reportes asociados.
5 INSTALACIONES
El servicio de correspondencia, asistentes de servicio y operadoras telefónicas, debe contemplar el realizar funciones en las dependencias que se señalan a continuación:
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Edificio Principal de calle Agustinas Nº1180, comuna de Santiago.
Edificio Plaza Constitución en sus pisos 1, 2, 3, 5 y 7 de calle Morandé N° 115, comuna de Santiago.
El servicio de analista de activo fijo, debe contemplar para realizar sus funciones, desplazarse en caso que sea necesario, a los distintos recintos del Banco y que se señalan a continuación:
Edificio Principal de calle Agustinas Nº1180, comuna de Santiago.
Edificio Plaza Constitución en sus pisos 1, 2, 3, 5 y 7 de calle Morandé N° 115, comuna de Santiago.
Club de Campo, Av. Príncipe de Gales N° 6030, comuna de La Reina.
Balneario Punta de Tralca, Av. Isidoro Dubournais N° 1931, El Quisco.
Av. Ricardo Cumming N° 852, Santiago.
Sin perjuicio de las características de los servicios descritas, el Banco podrá cambiar la dirección de sus instalaciones o agregar nuevas instalaciones en las cuales se deberán prestar estos servicios; así como requerir ampliación de los servicios contratados. Por tanto, toda intención de modificación a la prestación de los servicios y a los términos señalados, deberán ser comunicados por escrito por medio de carta firmada por el Jefe del Departamento de Adquisiciones y Departamento de Infraestructura y Servicios, todo esto, como requisito para convenir por las partes un eventual cambio de las condiciones pactadas en el contrato.
6 PERSONAL
6.1 Dotación del personal
Las dotaciones de trabajadores que la Empresa emplee en su jornada de trabajo, deberá contemplar en su cálculo la carga de trabajo y la complejidad de cada recinto, para cuyos efectos no se podrán considerar rendimientos en horas-hombre inferiores a los actuales.
La dotación mínima de personal requerido por el Banco para una adecuada ejecución de los Servicios, será la siguiente:
Servicio
Supervisor de Contrato
Analista Activo
Fijo
Operadora Telefónica Bilingüe
Operadora Telefónica
Asistentes de Correspondencia
Asistentes de Servicios
Personal 1 1 1 1 4 3
Total General 11
Tabla 01: Dotación del personal
En lo relativo a las funciones y obligaciones básicas de los servicios que la Empresa debe prestar, se indican los siguientes:
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La Empresa deberá disponer de 1 Supervisor para la ejecución y supervisión de las funciones, 1 Analista de Activo Fijo, 3 Asistentes de Servicios y 4 Asistentes de Correspondencia, para abastecer adecuadamente la demanda de servicios. Además, deberá disponer de 2 Operadoras Telefónicas, para atender la Central Telefónica.
Se deberá considerar horarios de invierno y verano, de acuerdo a la definición del Banco.
Se debe tener presente que durante la jornada de trabajo, y en caso que así se requiera, los asistentes de servicios que no se encuentren realizando labores de su cargo, deberán prestar apoyo a las Actividades del Servicio de Correspondencia.
Cabe señalar que el Banco se reserva el derecho de determinar la distribución más óptima del personal, para realizar las labores en cada edificio objeto de los servicios. No obstante lo anterior, cada equipo de trabajo deberá estar conformado por el número de personas que se requieran para dar cumplimiento a los estándares de calidad y tiempo de ejecución que se necesite. Los grupos de trabajo se podrán modificar a fin de hacer más eficiente el uso de los recursos. El Banco se reserva el derecho de solicitar a la empresa un cambio de personal, en el equipo de trabajo asignado a los servicios.
Por política del Banco y a fin de asegurar la adecuada continuidad del servicio, se deberá considerar en la propuesta, a lo menos, la contratación de un porcentaje del actual personal equivalente al 70% de la dotación vigente para estos servicios.
6.2 Escala de Sueldos
Es de interés del Banco asegurar una buena prestación del servicio a contratar, por lo cual se establecen requerimientos en términos del personal que prestará los servicios.
La empresa deberá asegurar que el sueldo base que pagará desde el inicio del contrato a éste personal, para la prestación de Servicio, deberá ser al menos el sueldo mínimo legal más un 46%. Esta regla deberá mantenerse durante todo el periodo que dure el contrato.
Adicionalmente, la empresa deberá considerar colación y movilización en los términos detallados en tabla siguiente.
Para los cargos de mayor responsabilidad, la empresa deberá asegurar como mínimo, un sueldo base establecido como un porcentaje superior al suelo mínimo legal establecido, de acuerdo a la siguiente tabla:
21 Personal N°
Personas
Sueldo Base Mensual (45 h/sem)
Colación Movilización Total Individual
% del sueldo mínimo imponible ($270.000) Supervisor de
Contrato 1 756.000 75.000 45.000 876.000 280%
Analista Activo Fijo 1 594.000 75.000 45.000 714.000 220%
Operadora Telefónica
Bilingüe 1 513.000 75.000 45.000 633.000 190%
Operadora Telefónica 1 421.200 75.000 45.000 541.200 156%
Asistentes de
Correspondencia 4 394.200 75.000 45.000 514.200 146%
Asistentes de Servicio 3 394.200 75.000 45.000 514.200 146%
Tabla 02: Escala de Sueldos
7 HORARIOS
El personal de la empresa prestadora de servicios debe contemplar los horarios de trabajo, diferenciados en horario de invierno y verano, de acuerdo a la definición del Banco, y como sigue:
7.1 Horario de Invierno
Ítem Cantidad Función Horarios de Trabajo
Horas Semanales
(horas) 1 1 Jefe de Contrato Lunes a Viernes de 08:15 a 18:15 hrs. 45 2 1 Analista Activo Fijo Lunes a Viernes de 08:30 a 18:30 hrs. 45 3 1 Operadora Telefónica Bilingüe Lunes a Viernes de 08:45 a 18:45 hrs. 45 4 1 Operadora Telefónica Lunes a Viernes de 08:00 a 18:00 hrs. 45 5 3 Asistentes de Correspondencia Lunes a Viernes de 08:30 a 19:00 hrs. 45 6 1 Asistentes de Correspondencia Lunes a Viernes de 07:30 a 17:30 hrs. 45 7 3 Asistentes de Servicio Lunes a Jueves de 09:00 a 19:00 hrs.
Viernes de 12:30 a 22:30 hrs. 45 Tabla 03: Horario Servicios Invierno
7.2 Horario de Verano
22 Ítem Cantidad Función Horarios de Trabajo
Horas Semanales
(horas) 1 1 Supervisor de Contrato Lunes a Jueves de 08:00 a 18:15 hrs.
45 Viernes 08:00 a 17:00 hrs.
2 1 Analista Activo Fijo Lunes a Jueves de 08:00 a 18:15 hrs.
45 Viernes 08:00 a 17:00 hrs.
3 1 Operadora Telefónica Bilingüe
Lunes a Jueves de 08:45 a 19:00 hrs.
45 Viernes 08:45 a 17:45 hrs.
4 1 Operadora Telefónica
Lunes a Jueves de 08:00 a 18:15 hrs.
45 Viernes 08:00 a 17:00 hrs.
5 3 Asistente de Correspondencia Lunes a Viernes de 09:00 a 19:00 hrs. 45 6 1 Asistente de Correspondencia Lunes a viernes de 7:30:00 a 17:30 hrs. 45
7 3 Asistente de Servicio Lunes a Jueves de 09:00 a 19:00 hrs.
Viernes de 12:00 a 22:00 hrs. 45 Tabla 04: Horario Servicios Verano
No obstante todo lo anterior, el Banco podrá solicitar la prestación de los servicios en días y horas distintas a las señaladas precedentemente. Cada proceso deberá ser coordinado entre las partes, con la debida anticipación de dos (2) días de corridos.
8 DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS SERVICIOS 8.1 Actividades del Servicio de Correspondencia
8.1.1 Distribución de Correspondencia Interna y Externa al Banco
Para el reparto de correspondencia interna, los Asistentes que atiendan este servicio en los edificios de Agustinas y el Edificio Plaza Constitución (EPC), recibirán rutas de recorridos óptimos entregados por su Supervisor de Contrato, que se encuentra en Tabla N° 05:
Estructura de Trabajo; en el ejercicio de sus funciones, la empresa podría proponer otros recorridos a los propuestos por el Banco. Adicionalmente, la empresa deberá disponer de otro funcionario libre del servicio de rutas, que atienda las solicitudes puntuales o de contingencia diaria.
Para la distribución de correspondencia externa, se pueden presentar los siguientes casos:
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El Banco le hará llegar los requerimientos diarios al Supervisor de Contrato de la Empresa.
En los circuitos internos, los Asistentes recepcionarán las solicitudes de las distintas Unidades del Banco, las que se entregarán al Supervisor de Contrato de la Empresa, el que podrá tomar la decisión de las prioridades con las que se realizará el reparto, de acuerdo a criterios entregados por el Interlocutor por parte del Banco.
Existirán eventos programados como el retiro de informativos en el INE, información al Diario Oficial, diariamente entre las 17:30 y las 18:00 hrs., retirar prensa regional (días jueves en cualquier horario), pagos de imposiciones, retiro de correspondencia de la casilla del Banco que está ubicada en la empresa Correos de Chile, entre otros.
8.1.2 Reparto de Prensa.
El Asistente que sea asignado a la jornada de 07:30 – 17:30 hrs., estará encargado del reparto de prensa matutino; para lo anterior deberá retirar al inicio de su jornada la prensa desde la portería ubicada en Morandé N° 153, la deberá llevar al Patio Inglés, ubicado en el piso 2 del Edificio de Agustinas N° 1180, clasificarla de acuerdo a la ruta que se le entregará previamente por parte del Banco. El Banco proveerá de los elementos de transporte necesarios para los repartos de diarios: carritos, bolsas, etc.
La Empresa deberá disponer de un Asistente asignado en la jornada de 09:00 – 19:00 hrs., para el reparto de información al Diario Oficial, referido al Informe de Valores de Monedas.
Esta actividad se realizará normalmente entre las 17:00 hrs. y las 18:30 hrs. y la documentación estará disponible en la Secretaría General del Banco.
En las tardes hay reparto de prensa, en dos ocasiones:
El primer grupo de diarios lo deberán ir a comprar en los alrededores del Banco y se reparte a las Autoridades. El dinero será proporcionado por el Banco.
El segundo grupo se recepciona en las dependencias del Banco, donde los Asistentes de Correspondencia deberán retirarlos y distribuirlos a los funcionarios asignados.
Respecto al reparto y traslado de los Diarios Regionales, éstos deberán ser retirados los días viernes de cada semana, desde la calle Pérez Valenzuela N°1620, posteriormente entregados y distribuidos en las dependencias del Banco, el mismo día en que se retiran.
8.1.3 Pago de Cuentas y Tramitación de Documentos de forma Externa.
La Empresa deberá ejecutar el oportuno pago de cuentas y otros compromisos que se le encarguen. Este servicio deberá realizarse desde las 09:00 hrs. a las 13:00 hrs. Los documentos de pago deben ser retirados diariamente y dejarse debidamente clasificados en las rutas óptimas de distribución; los que se gestionarán el mismo día dentro del transcurso de la mañana. Estos documentos no contemplan dinero en efectivo, solo cheques.
24 En ningún caso los Asistentes de Servicios trasladarán dinero en efectivo dentro de las dependencias del Banco o en las rutas frecuentes que realizan al momento de salir a cancelar al exterior del Banco.
En el caso de extravío de un documento valorado, la Empresa deberá restituir el valor total de los documentos extraviados. Para esto, el Banco deberá efectuar una investigación de los hechos y concluir, sin lugar a dudas, que los funcionarios de la empresa tuvieron responsabilidades en el extravío, ya sea por no seguir los procedimientos entregados o por negligencia. El Banco se compromete a no entregar documentos valorados superiores a 25 UTM.
8.1.4 Atención de Ventanilla de la Oficina de Partes.
En relación a este servicio, la Empresa deberá disponer de un funcionario que esté a cargo de la recepción, registro y ordenamiento de la correspondencia recepcionada. Este asistente deberá tener dominio computacional a nivel de usuario, en particular de Excel y Word.
Recibirá y clasificará diariamente toda la correspondencia que se entregue por ventanilla, en el horario de funcionamiento normal del Banco. Adicionalmente, deberá concurrir a diario a las oficinas de Correos de Chile a entregar documentación y correspondencia para el despacho.
El Banco proveerá de los activos fijos necesarios para estas funciones: escáner, timbres, computadores, etc.
El Asistente que atienda este servicio debe tener un reemplazante entre los Asistentes de la misma jornada, el que deberá tener los mismos conocimientos de este trabajo que el titular.
Además este reemplazante deberá sustituirlo diariamente en los períodos de colación, de tal manera que el servicio que se entregue en la Ventanilla sea continuado, en el horario hábil.
8.2 Servicio de Operadores Telefónicas
El servicio consiste en atender y conducir las llamadas hacia el interior o exterior del Banco.
Para lo anterior, el Banco cuenta con un recinto habilitado para dos (2) puestos de trabajo, con centrales telefónicas y un anexo propio, además de dos (2) computadores con conexión a Internet, que permitirán a la Empresa, rescatar información de la página del Banco y de base de datos para dar respuesta a la solicitudes telefónicas y mantener registro y control de las llamadas.
La empresa deberá proveedor de una Operadora Telefónica Bilingüe a lo menos en los idiomas Inglés - Español
Las actividades principales son:
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Deberán recibir y realizar llamados, dentro y fuera de la institución, pertinentes a los requerimientos y solicitudes.
Realizar las llamadas de Larga Distancia que realizan los funcionarios del Banco, Realizar registros de estas solicitudes y mensualmente realizar cruce de información respecto a lo facturado.
Entregar información y/o derivar las consultas telefónicas que les sean formuladas por los usuarios del Banco y clientes externos, realizando un trabajo eficiente y de forma oportuna.
Generación de Reportes asociados.
8.3 Servicios de Apoyo
8.3.1 Reparto de Resmas para Fotocopiadoras.
La ejecución de este servicio se realiza por medio de requerimientos de funcionarios del Banco, que puede ser uno o más diariamente. Estos son canalizados a través del sistema de mesa de ayuda de la Institución y derivados al Supervisor de Contrato, quien designará al Asistente de Servicios que realizara el movimiento y entrega de estas resmas.
8.3.2 Impresión y fotocopiado de documentos
El servicio comprende lo relacionado con la impresión y fotocopiado de documentos solicitados por los funcionarios del Banco, de acuerdo a los requisitos establecidos en el Formulario Levantamiento de Requisitos de Imprenta y Fotocopiado.
Las Actividades mínimas son:
Servicio de impresión.
Servicio de Fotocopiado.
Servicio de compaginado.
Servicio de corcheteo.
Servicio de empaste.
Servicio de confección de block.
Servicio de Perforado.
Servicio de Prepicado.
Servicio de Reducido.
Servicio a realizar por evento, cada vez que un funcionario del Banco requiera alguno de estos servicios ingresará un requerimiento a la mesa de ayuda. Este requerimiento será derivado al Supervisor de Contrato, quien completará el formulario diseñado para este fin y lo entregará al Asistente designado de Imprenta y Fotocopiado, el cual lo registrará en el archivo correspondiente y le asignará prioridad y fecha de entrega aproximada, informando de esto al Cliente que solicita.
26 El Supervisor de Contrato informará al funcionario solicitador cada vez que la fecha de entrega programada se modifique y la razón de la modificación.
Una vez realizado el producto, el Asistente entregará por mano al funcionario, demandando en señal de aceptación conforme del servicio, la firma o timbre correspondiente, de acuerdo al procedimiento interno.
El Banco proveerá del espacio físico para esta labor, como así mismo, de las máquinas fotocopiadoras e insumos necesarios.
8.3.3 Destrucción de documentos
La ejecución de este servicio se realiza por medio de requerimientos de funcionarios del Banco, que puede ser uno o más diariamente. Estos son canalizados a través del sistema de mesa de ayuda de la Institución y derivados al Supervisor de Contrato, quien designará al Asistente de Servicios que realizara la destrucción de documentos mediante una trituradora de papel especializada para estos efectos y proporcionada por el Banco.
8.3.4 Traslados de Mobiliario
El Banco solicitará a pedido, personal para realizar actividades de traslado de mobiliario entre las instalaciones del Banco. El mobiliario consta de: escritorios, mesas, archivadores, sillas, plantas, bibliotecas, armarios, etc. Estos trabajos, generalmente se contemplan en horarios después del término de jornada del Banco, entre las 18:00 a 22:00 horas en días de semana (lunes a viernes) y entre 09:00 a 18:00 horas en los días sábados.
8.3.5 Registro y Análisis de Activo Fijo
Se requiere contar con un (1) analista a tiempo completo, que realice la revista inventario en el Banco Central de Chile. Sólo para la ejecución de este servicio, se debe considerar su realización en todos los recintos de propiedad del Banco.
Edificio Central - Agustinas N° 1180, Santiago.
Edificio Plaza Constitución (EPC), Morandé N° 115, pisos 1, 2, 3, 5 y 7 (Propiedad en arriendo).
Av. Ricardo Cumming N° 852, Santiago.
Club de Campo, Av. Príncipe de Gales N° 6030, La Reina.
Balneario Punta de Tralca, Av. Isidoro Dubournais N° 1931, El Quisco.
Las siguientes son las actividades que deberá desarrollar:
Deberán recorrer las dependencias para la toma de inventario del Banco, de acuerdo a un programa de actividades (Carta Gantt) que le será entregado.
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Revisar en terreno de manera física todos los bienes asociados a las unidades a revistar, identificando los números de las etiquetas que cada bien posee.
En aquellos casos en que se identifiquen bienes sin etiquetas, sin código de barra o defectuosas, identificarlos y etiquetarlos.
Ordenar los bienes por usuarios y unidades.
Confrontar el levantamiento físico con un listado emitido a través del sistema que se les entregará, donde es necesario validar los siguientes puntos.
o Cruce del 100% de los bienes físicos con el sistema.
o Diferencia entre los bienes físicos y los bienes del sistema, donde se requiere incorporar estos bienes físicos al usuario.
o Diferencia de los bienes del sistema con los bienes físicos, donde se requiere revisar (ubicar) esta diferencia del usuario responsable.
Apoyar con la información necesaria el trabajo de validación de los activos existentes en bodegas externas.
Mantener los recintos de almacenamiento externos de forma ordenada a fin de simplificar la labor de toma de inventario, ingreso y/o retiro de bienes.
Revisar y validar bienes para donaciones y remates.
Implementar controles mediante la generación de planillas de registro y sugerir mejoras en la gestión de Activo Fijo
Presentar informes periódicos de avance del proyecto a Profesional de Grupo de Servicios.
El personal externo solamente ingresará a los sectores no críticos de las instalaciones del Banco. Para los sectores críticos la labor la deberá realizar bajo supervisión de un funcionario del Banco.
La empresa deberá concebir disponibilidad del personal para realizar labores fuera del horario normal de trabajo, para lo cual deberá cotizar las horas extraordinarias, dentro del marco de la ley vigente chilena.
8.3.6 Servicios Adicionales
La empresa deberá ofertar Horas Hombre adicionales por trabajos excepcionales, que el Banco requiera, por ejemplo, volúmenes adicionales de distribución de documentos, impresión de documentos y otros en esta misma línea.
Este tipo de servicios podrá ser requerido en forma eventual por el Banco. Para los efectos de formalización de este requerimiento, se realizará mediante el envío de un correo electrónico por parte del Interlocutor Válido del Banco o quien se designe para este efecto, dirigido al Supervisor de Contrato de la Empresa. La coordinación para este servicio será coordinado con 24 horas de anticipación.
28 8.3.7 Consideraciones Adicionales.
Para la realización de todas las actividades identificadas, la Empresa deberá disponer a su costo, de dispositivos para el trasporte de los Asistentes y/o Estafetas en el cumplimiento de las labores requeridas por el Banco: tarjetas BIP, dinero para transporte dentro de las comunas céntricas de Santiago, etc.
El Banco hará una inducción con respecto a lo que se espera de las funciones de cada uno de los funcionarios de la empresa externa y entregará los procedimientos a utilizar para la gestión de los cargos.
8.4 Estructura de Trabajo
Edificio Cargo Funciones Cant.
Agustinas y EPC
Supervisor de Contrato A cargo del grupo de Asistentes 1 Asistente de
Correspondencia Edificio Agustinas 1
Asistente de
Correspondencia Edificio EPC 1
Asistente de
Correspondencia Oficina de Partes 1
Asistente de Correspondencia
Volante, pago de documentos, servicios bancarios y reemplazo oficina de partes
1
Asistentes de Servicio Movimiento de muebles, reparto de resmas, servicios de impresión, fotocopiado y destrucción de documentos
3
Telefonista bilingüe Atención de Central telefónica 1
Telefonista Atención de Central telefónica 1
Todos Analista de Activo Fijo Edificio EPC, Apoyo al Grupo Gestión de Servicio 1 Tabla 05: Estructura de Trabajo
9 REPORTES E INFORMES DEL SERVICIO.
Es de obligatoriedad que todos los informes sean presentados en formato Excel.
9.1 Servicio de Gestión de Distribución de Correspondencia
La Empresa deberá elaborar y entregar reportes detallados mensuales. Para esto deberá llevar un registro a diario de las actividades realizadas con respecto a:
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Actividades de ingreso y egreso de la Ventanilla de la Oficina de Partes.
Total correspondencia que ingresa:
Courier Nacional e Internacional.
Suscripciones, individualizar.
Licitaciones y Cotizaciones.
Correspondencia Personal.
Otros.
Total correspondencia que egresa:
Bancos Financieros.
Correo Certificado y Correo Diario.
Por Mano / Vía Moto.
Por Mano / Asistente de Servicio.
Courier Internacional y Nacional.
Pagos Funcionarios.
Otros.
Total correspondencia interna en el Banco:
Unidades de Origen.
Unidades de Destino.
Reparto de Correspondencia diaria, semanal y mensual; interno y externo y por Unidades del Banco (Departamentos y Gerencias).
Reparto de Prensa.
Pago de Cuentas.
Rendición de gastos incurridos en las actividades que demanden traslados en locomoción colectiva.
Reporte de Incidentes ocurridos en la Gestión de estos Servicios, por separado.
Servicios de Asistencia en General.
Gráficos por Departamentos y Unidades del Banco.
Satisfacción del usuario: Percepción de usuarios de los servicios en relación a la eficiencia, amabilidad, calidad y rapidez.
9.2 Servicio de Gestión de Operadoras Telefónica
La Empresa deberá elaborar y entregar reportes detallados semanales y mensuales. Para esto deberá llevar un registro a diario de las actividades realizadas con respecto a:
Deberá llevar un registro de todas las llamadas tanto nacional e internacional efectuadas por las Operadoras Telefónicas, de los funcionarios del Banco.
Control y registro de Llamadas Telefónicas Larga Distancia Internacionales, efectuadas por las Operadoras Telefónicas, realizada por personal del Banco debidamente autorizado para utilizar este servicio. Este registro deberá detallar los usuarios que utilizaron el servicio de larga distancia y gastos asociados; como así mismo, si corresponde a una llamada por motivos laborales o personales. La lista de estos funcionarios será entregada en forma oportuna a la Empresa.
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Satisfacción del usuario: Percepción de usuarios de los servicios en relación a la eficiencia, amabilidad, calidad y rapidez.
9.3 Servicio de Gestión de Asistentes de Servicios
La Empresa deberá elaborar y entregar reportes mensuales. Para esto deberá llevar un registro a diario de las actividades realizadas con respecto a:
Satisfacción del usuario: Percepción de usuarios de los servicios en relación a la eficiencia, amabilidad, calidad y rapidez.
10 PERFIL DEL PERSONAL, RECURSOS TÉCNICOS Y LOGÍSTICOS 10.1 Supervisor de Contrato
Estudios Técnicos de Administración, Computación o carreras afines.
Experiencia de al menos 3 años en cargos similares.
Manejo de PC a nivel usuario y Office.
Habilidades administrativas y de control, redacción de informes técnicos, investigación de incidentes y accidentes de prevención de riesgos, gestión de personas, administración de documentación técnica de los servicios, elaboración de informes referentes al contrato y control y seguimiento de gestión del contrato.
Excelente trato interpersonal, trato formal, facilidad para integrarse a trabajos en equipos y colaborador.
10.2 Analista de Activo Fijo
Deseable estudios del área informática a nivel CFT, Instituto o afín.
Experiencia de al menos 2 años en cargos similares.
Manejo de PC a nivel usuario y conocimiento avanzado de la suite de Office.
Conocimiento de transacciones de activo fijo y Querys
Manejo de Base de Datos y conocimientos básicos de MySQL.
Habilidades administrativas y de control, redacción de informes técnicos, investigación de incidentes y accidentes de prevención de riesgos, gestión de personas, administración de documentación técnica de los servicios, elaboración de informes referentes al contrato y control y seguimiento de gestión del contrato.
Excelente trato interpersonal, trato formal, facilidad para integrarse a trabajos en equipos y colaborador.
Disponibilidad para viajar fuera de Santiago.
10.3 Operadoras Telefónicas
Egresada de Enseñanza Media, deseable de Instituto Comercial o afín.
Manejo de PC a nivel usuario y Office.
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Experiencia acreditable de a lo menos 2 años (La entrevista de acreditación de este personal, se efectuará por el Banco una vez adjudicada la licitación).
Buen trato de relaciones interpersonales, excelente dicción, deseable experiencia en atención de público, como operadora telefónica y que pueda ejecutar funciones en base a procedimientos.
A lo menos una de los operadores deberá tener dominio del idioma inglés, para asegurar una atención adecuada en las llamadas entrantes en ese idioma.
La Empresa se obliga a prestar los servicios con trabajadores con experiencia comprobable en atención de centrales telefónicas, de manera de asegurar un servicio atento, de calidad y oportuno.
10.4 Asistentes de Correspondencia
Egresado de Enseñanza Media.
Manejo de PC a nivel usuario y Office.
Excelente trato interpersonal, trato formal, facilidad para integrarse a trabajos en equipos, colaborador, flexible; capaz de ejecutar funciones en base a procedimientos.
10.5 Asistentes de Servicios
Egresado de enseñanza media.
Excelente trato interpersonal, trato formal, facilidad para integrarse a trabajos en equipos, colaborador, flexible; capaz de ejecutar funciones en base a procedimientos.
10.5.1 Equipamiento y Elementos de Protección Personal (EPP)
Como parte de los servicios de Movimiento de muebles, y Activo Fijo, La Empresa deberá disponer de todo el equipamiento, herramientas y EPP necesarias para la correcta ejecución de cada actividad. La Empresa, entregará al Interlocutor Válidos de El Banco, un listado para su aprobación de las actividades.
10.6 Elementos de Protección Personal (EPP)
Para todas las actividades antes indicadas que la Empresa ejecute, debe contemplar EPP por cada uno de sus trabajadores y de acuerdo a las actividades.
Guantes
Zapatos de seguridad
Cascos (en caso que corresponda)
Uniformes
Todos los EPP deberán ser nuevos sin utilización al momento de comenzar el contrato. La empresa deberá crear una planilla de registro y entregar copia al momento de inicio de faena con los datos de registro de cada EPP, si presentan algún defecto ya sea por uso o supervisión del Banco, deberán ser cambiados de inmediato y seguir el mecanismo de control.
