w {. /"t, A. r?" -d PAGO A PROVEEDORES DE B NES, 1, OBJETIVO: 2. ALCANCE

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^?"

-d

^{PAGO A} PROVEEDORES DE

B

NES,

SERVICIOS Y OBRAS

Código _GAF.TE-OO1

Versión ₀₄

Requisito 7.4. Página ldoS

1,

OBJETIVO:

Establecer los lineamientos para el pago a proveedores de brenes, servicios para todos los montos de las modalidades de contratación establecidos por la del estado.

y ejecución de obras, Ley de cont¡ataciones

yesde 2.

ALCANCE

El

presente procedimiento

es

administrado

por la

Gerencia Administrativa Financrera aplicación a todas las Gerencias, Departamentos y programas de Emape s.A.

3.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

.

D.L 1017-2008 PCM - Ley de Contrataciones del Estado

.

D.s 184-2008-EF - Reglamento de la Ley de contrataciones del Estado

¡

Directivas y Resoluciones del OSCE

.

Res. 007-99iSUNAT Reglamento de comprobantes de ^pago

.

Memorando No 176-200S-EMApE/GAL

5.4 5.

5.'1

5.2

4.

DEFINICIONES

r

Bienes

simples:

_{Son los bienes}

de

características simples

de

los _cuales

el

responsable de Almacén puede dar conformidad.

'

^Bienes

complejos: Son |os

bienes

de

características técnicas especiales cuya ingreso al almacén se realiza previa conformidad del área competente.

Comprobante de pago: D¡cumento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestacíÓn de servicios (facturas, recibos por honorarios, boletas de venta, entre otros).

Consorcio: El contrato asociativo por

el

cual

2 o

más empresas se asocian, con el criterio de complementariedad

de

recursos, capacidades

y

aptitudes, para participar

en un

proceso de selección y eventualmente contratar con el estado.

LINEAMIENTOS GENERALES

La ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, así como las directivas y Resoluciones de OSCE, constituyen normas de obligatorio cumplimiento para este procedimiento.

Los comprobantes de pago entregados por el proveedor, deben ser emitidos con fecha igual o posterior

a

la fecha de emisión del pedido. Lo indicado no aplica para compras de bienés y/o servicios por menos de 3 UlT.

Los pagos a los proveedores son efectuados únicamente en moneda nacional de acuerdo a lev.

por lo que los comprobantes de pago deben ser expresados en nuevos soles.

Todos los pagos

a

proveedores son efectuados via electrónica, salvo en casos específicos se emitirán cheques.

Versión Vigente:

No utilizar la copia impresa sin verificar que la Vf RSIÓN es la misma del documento disponible en la intranet. No se consideran cop¡as controladas los documentos impresos salvo indicación expresa.

Pagos Adelantados (ACTUALTZA)

M ^rt

^l'.*,

^l:', f

^*.

-#

^{PAGO A} PROVEEDORES DE

B

^NES,

SFRVICIOS Y OBRAS

Código GAF-TE-OO1

Versión 04

Requisito 7.4. Página

2de5

6.

RESPONSABILIDADES:

6'1

La Sub Gerencia de Presupuesto es responsable de emitir y aprobar la certificación de todos los procesos de compra que realice EMAPF SA; la certificción presupuestal se adlunta al expediente de compras que administra y custodia la Sub Gerencia de Logística, el expediente de pago no incluye la certificación presupuestal.

6

2 La

SG

de

LogÍstica

es

responsable

de

emitir

los

informes

de

penalidad

en

tos casos eue corrresponda.

6.3

El Departamento de Contabilidad es responsable de identificar los bienes y/o servicios sujetos a detracción; así como, el porcentaje corespondiente.

6.4 El

Área

de

Catalogación

de la

Sub Gerencia

de Logística, es

responsable

de

mantener actualizado el registro de bienes y servicios afectos a detracciones en los maestros de materiales y servicios.

6

5 El

Área

de

Atención

al

Proveedor

es

responsable

de

recabar

y

revisar

la

documentación pertinente, conformar el expediente de pago y de recibir y verificar los comprobantes de pago.

6.6

La Sub Ge¡encia de Contabilidad

es

responsable

de

revisar la correcta contabilización de los pagos de bienes, servicios y obras.

6.7

La Sub Gerencia de Finanzas es responsable de emitir el Voucher de Egreso

y

las Notas de Débito cuando corresponda,

y de

archivar

el

expediente

de

Bienes, -Seruiclos

y/u

Obras debidamente foliado con los registros que forman parte del expedrente físico indicados én el punto 8.

6.8

La Gerencia usuaria

es

responsable

de

la conformidad

de

los servicios

y

obras, mediante la emisiÓn

de la

Hoja

de

Entrada

de

Se¡vicios (HFS) vía

el

ERP instituciónal.

La

l-tES

es

un documento oficial mediante el cual el área usuaria acredita, bajo responsabilidad del funcionario quxe suscribe, el cumplimiento de los términos de referencia y/o de las especificaciones técnicas de los servicios u obras a los cuales se les otorga conformidad. En el caso de servicios, la HES no requiere ser acompañada de ningún informe o documentos adicional; en el caso de obras se debe adjuntar las valorizaciones correspondientes.

6.9 [l

^área usuaria

es

responsable

de

custodiar

la

documentación que _sustenta

la

conformidad otorgada a través de las HES. Dicha documentación debe de estar adecuadamente ordenada y archivada por porceso de selección y contrato de tal forma que cuando sea requerida (por GAÉ, la OCI y/o la CGR) pueda ser entregada

6.10

La Sub Gerencia de Logística, a través de Almacén, es responsable de la conformidad de los bienes, mediante la emisión de la guía de ingreso. En el caso de bienes complejos e imputados (se entregan directamente al usuario), el Almacén emitirá la guía de ingreso previa conformidad del área usuaria / técnica responsable y, en los casos que corresponda, previa emisión del Acta

de

lnstalación. Para

el

tramite

de

pago

de

bienes solo

se

requiere

la

guía

de

ingreso como documento de conformidad. El Almacén

es

fesponsable de custodiar

y

presentar cuando sea requerida la documentación que acredite la conformidad de las áreas responsables (ver GAF-AL- 00'1 Recepción, almacenamiento y salida de bienes, mate¡iales e insumos).

Versión Vigente:

No utilizar la copia impresa sin verificar que la VERSIÓN es la misma de¡ documento disponible en la inlranet. No se consideran copias controladas los documentos impresos salvo indicación expresa.

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w .ñ

^{PAGO A} PROVEEDORES DE BI-NES,

SERVICIOS Y OBRAS

Código GAF-TE-00,1

Versión U4

Requisito 7.4. Página

3de5

7.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

Bienes

(.) -n los casos que corresponda

Servicios

Versión Vigente:

No uiilizar la copia impresa sin verificar que la VERSIÓN es la misma del documento disponib¡e en la intranet. No se consideran cop¡as controladas los documentos imp¡esos salvo indicación exoresa.

DESCRIPC ÓN

tt .l:

É

(ú:

C}o:

1

Revisa, con los controles de Calidad requeridos, el cumplimien¡o de las espec¡ficaciones técnicas de los productos entregados,

da conformidad

y

emite (solo para bienes complelos e imputados).

X

¿

t/erifica y da conformidad al cumplimiento de los controles de

lalidad descritos en las especificaciones técnicas (ingreso oe

nercancras). X

3 Emite informe de penalidades (-) X

Recibe comprobante de pago y recaba documentación física

para el expediente de pago ^X

5 Verificar la conformidad de los documentos indicaoos en e

punto _B (del 1 al 11). X

{djunta consulta de Ruc del proveedor y verifica la factura

romprobante de pago (registro y contabilización) ^X

7 Revisa contabiijzación, imprime y firma el voucher contable. _X

B

Revisa el expediente

y

da conformidad

a

los pagos. Si e proveedor tiene pena¡idades elabora Nota de Débito. Genera e voucher de egreso y los documentos ¡ndicados en el punto g (de 12 al 15)

X

I

^:irman el voucher de egreso X X

10 Firman ei cheque de acuerdo a lo indicado en el punto 5.4 X X

1a Verifica conformidad de los documentos indicados en et punto B

realiza foliación y archiva expediente ^X

PAGO A PROVEEDORES DE SIENTS, SERVICIOS Y OBRAS

Código GAF-TE-OO1

Versión ₀₄

Requisito 7.4. Página

4de5

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E.

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5 Verifica conformidad de los documentos indicados en el punto t

(del 1 al ^'1 1) X

o {djunta consulta de Ruc del proveedor y verifica la factura /

:omprobante de pago (registro y contabilización) X

7 Revisa contabilización, imprime y firma el voucher contable. _X Revisa el expediente

y

da conformidad

a

los pagos. Si e

proveedor tiene penalidades elabora Nota de Débito. Genera e voucher de egreso y los documentos indicados en el punto g _(de 12 al 15)

X

I

Firman el voucher de egreso _X X

10 :irman el cheque de acuerdo a lo indicado en el punto 5.4 X X 11

y'erifica conformidad de los documentos indicados en el ounto B,

'ealiza foliación y archiva expediente X

(.) En loscasos que corresponda

8.

^REGISTROS

irirr'iri rNtrl:

iii.:=

i:=

,,.,:,,.iltlriri

r,lil !i:

D STRIBUC ÓN DE LOS REG STROS

::,,::::,::r,:l:::l]].;

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::::::....

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5U:ti

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ñ1i!

r:i:::crif aliW:i:i

!)r,l iiilti:

1 Solicitud de pedido X X X X

2 Orden de compra _X X X

Orden de servicio X _X

Guía de ingreso X X X X

5 HES (Acta de Conformidad) X X X X

6 Informe de penalidades (") X X X X X

7 Valorización _{X X X}

Informe de liquidación X _X X

Y Factura _X X X X X

10 Contrato (") _{X X} X X

11 Notas de crédito, Notas de débito (.) _{X X X X X X}

Voucher

de egfeso,

^pagos

electrónico, emite cheque y confirma la operación.

X X X X X

13 Emite recibo de retenciones ^(para

efectos de .etenc¡ones SUNAT) ^X X X X X

Versión Vigente:

No utilizar la copia impresa sin verificar que la VERSIÓN es la misma del documento disponible en la iniranet. No se consideran copias controladas los documentos impresos salvo indicación exoresa.

PAGO A PROVEEDORES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS

Código GAF-TE-OO1

Versión 04

Requisito 7.4. Página

5de5

i

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D STRIBUC ÓN DE LoS REGISTROS .U., :i't]*.il

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^r:ü)ll¡d_Si

::tlL llr

14

Voucher de egreso

y

Cheque al Banco de la Nación (para efectos de detracciones SUNAT)

X X X _{X X}

15

Constancia de depósito Banco de la Nación (para efectos de detracciones SUNAT)

X X X X X

(") Sólo si el proceso lo requlere

ELABORADO POR: Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

-

Oficina de Gestión de la Calidao

Versión Vigente:

No utilizar la copia impresa sin verificar que la VERSIÓN es la misma del documento disponible en la ¡ntranet. No se considefan copias controladas los documentos impresos salvo indicación expresa.

Nombre Carqo Firma Fecha

REVISADO POR Miriam Marlene

Barboza Albites Sub Gerente de Finanzas

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APROBADO POR Juan José García Florez Gerente de Administración

y Finanzas

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