De la gestión comercial en la empresa Molinera Molisam EIRL” Risco Martínez Rosalyn
- 1 -
UNIVERSIDAD NACIONAL
“PEDRO RUIZ GALLO”
FACULTAD DE CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICAS
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA EN
COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA
“PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO PARA MEJORAR
LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN COMERCIAL EN
LA EMPRESA MOLINERA MOLISAN EIRL”
TESIS
PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE:
INGENIERO EN COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA
AUTORES
:
Bach. RAMÍREZ CANCINO ESTHER E.
Bach. RISCO MARTÍNEZ ROSALYN.
ASESOR:
ING. CARLOS ALBERTO VALDIVIA SALAZAR
De la gestión comercial en la empresa Molinera Molisam EIRL” Risco Martínez Rosalyn
- 2 -
UNIVERSIDAD NACIONAL
“PEDRO RUIZ GALLO”
FACULTAD DE CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICAS
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA EN
COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA
“PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO PARA MEJORAR LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN COMERCIAL EN LA EMPRESA MOLINERA MOLISAN EIRL”
TESIS
PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE:INGENIERO EN COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA
PRESENTADO POR:
_________________________________ _________________________________ Bach. RAMÍREZ CANCINO ESTHER E. Bach. RISCO MARTÍNEZ ROSALYN AUTORA AUTORA
___________________________________________ ING. CARLOS ALBERTO VALDIVIA SALAZAR
ASESOR
JURADO DE SUSTENTACIÓN:
__________________________________ ING. NILTON CESAR GERMAN REYES
PRESIDENTE
De la gestión comercial en la empresa Molinera Molisam EIRL” Risco Martínez Rosalyn
- 3 -
DEDICATORIA
<
A Dios, por ser el fundamento de mi existencia, le doy gracias por su amor infinito y por iluminarme con su sabiduría, paciencia y perseverancia para alcanzar todas mis metas. A mis padres César y María por su apoyo constante e incondicional, por sus consejos, comprensión y sus deseos de verme realizada profesionalmente.
A mi amado esposo Jayo por su amor, confianza y por apoyarme siempre; a mis hijos Jeremy y Alisson porque son mi motivo de superación. A mis Hermanos por sus consejos, cariño y confianza, siempre lo tendré presente.
ESTHER RAMIREZ CANCINO
Dedico esta tesis en primer lugar a mi CREADOR, forjador de todo mi destino mi PADRE CELESTIAL, quien siempre me acompaña, y me levanta de cualquier tropiezo, ya que su amor y su bondad no tienen fin. A mis padres y a mis hermanos a quienes amo, por su apoyo, que con su amor y confianza, han fortalecido mi vida, y me han ayudado a lograr esta meta.
A mi hija, mi pequeña Abigail, que es mi motor, y la fuerza para seguir adelante y llena mi vida de dicha y alegría.
- 4 -
AGRADECIMIENTO
A Dios por la salud, sus bendiciones y por guiarme y acompañarme durante cada paso de mi vida.
A la Empresa Molinera Molisam donde se desarrolló el presente proyecto de estudio por el apoyo y colaboración brindada.
A mi Asesor y a todos quienes con su experiencia, ayuda y consejo nos ayudaron y alentaron a alcanzar nuestro objetivo propuesto.
A mi Dios por su bendición, por haberme permitido llegar a cumplir esta victoria tan deseada profesionalmente.
A mis padres y mis hermanos por sus consejos que me motivaron a lograr mis objetivos.
A mi hija Abigail, por ser mi fuente de motivación e inspiración para poder superarme día a día. A mi asesor ing. Valdivia por su apoyo, al ing. Franklin al ing. Cesar, a Molisam y a todos los que de una manera u otra permitieron poder alcanzar una meta más en mi vida
- 5 -
1.1.- Descripción de la Organización ... 16
1.2|.- Misión, Visión y Objetivos de la Organización. ... 16
1.2.1.- Misión:... 16
1.2.2.- Visión: ... 16
1.2.3.- Objetivos ... 17
1.3.- Estructura Orgánica: ... 17
1.4.- Servicios brindados: ... 17
CAPITULO II ... 20
PROBLEMÁTICA DE LA INVESTIGACIÓN ... 20
2.1.- Realidad problemática. ... 21
2.1.2.- Planteamiento del Problema ... 21
2.2.- Formulación del Problema ... 23
2.3.- Justificación e Importancia de la Investigación... 23
2.4.- Objetivos de la Investigación ... 25
2.4.1.- Objetivo General ... 25
2.4.2.- Objetivos Específicos ... 25
2.4.6.- Limitaciones de la Investigación ... 25
CAPITULO III ... 26
Marco Metodológico ... 26
3.1.- Tipo de Investigación ... 27
3.2.- Hipótesis ... 27
3.3.- Variables ... 27
3.3.1.- Variable Independiente ... 27
- 6 -
CAPITULO IV ... 28
MARCO TEÓRICO ... 28
4.3.- Antecedentes de la Investigación... 29
4.3.1.- Antecedentes en el Contexto Internacional ... 29
4.3.2.- Antecedentes en el contexto nacional ... 29
4.3.3.- Antecedentes en el contexto local. ... 29
4.4.- Desarrollo de la Temática. ... 31
4.4.1.-Sistemas De Información ... 31
4.4.2.- Tecnologías De Información ... 33
4.4.3.- Planeamiento Estratégico ... 34
4.4.4- Planeamiento Estratégico Informático ... 37
4.4.5- Planeamiento Estratégico Empresarial... 41
4.4.6.-Planeamiento Estratégico de Sistemas de Información ... 43
4.3.- Selección de la Metodología a utilizar para el desarrollo de la investigación ... 48
4.3.1.- Introducción. ... 48
4.3.2.- Métrica v3. ... 48
4.3.3.- Metodología PETI ... 67
CAPITULO V ... 85
DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 85
5.1. Inicio del Plan del Sistema de Información... 87
5.1.1 Análisis de la Necesidad del PSI. ... 87
5.1.2 Identificación del Alcance del PSI ... 88
5.1.6 Determinación de responsables del PSI ... 93
5.2. Definición Y Organización del PSI. ... 94
5.2.1. Especificación del ámbito y alcance. ... 94
5.2.2 Organización del PSI. ... 94
5.2.3. Definición del Plan de Trabajo. ... 95
5.3 .Estudio de la Información Relevante... 97
5.3.1: Selección y Análisis de Antecedentes. ... 97
5.3.2: Valoración de Antecedentes. ... 97
- 7 -
5.4.1 Estudio de los Procesos del PSI ... 98
5.5.-Estudio De Los Sistemas De Información Actuales ... 113
5.5.1.- Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de Información Actuales. ... 113
5.5.2.- Análisis de los Sistemas de Información Actuales ... 114
5.5.3.- Valoración de los Sistemas de Información Actuales ... 115
5.6.- Diseño Del Modelo De Sistemas De Información ... 117
5.6.1.- Diagnóstico de la Situación Actual ... 117
5.6.2.- Definición del Modelo de Información ... 118
5.7.- Definición de la Arquitectura Tecnológica ... 120
5.7.1.- Identificación de las Infraestructura Tecnológica…………...…120
5.7.2.- Selección de la Arquitectura Tecnológica ... 123
5.8.- Definición del Plan de Acción ... 124
5.8.1 Definición de Proyectos a Realizar ... 124
CAPITULO VI: ... 138
COSTOS Y BENEFICIOS ... 138
6.1.- Analisis de Costos ... 118
CAPITULO VII ... 152
CONCLUSIONES ... 152
CAPITULO VIII ... 152
RECOMENDACIONES ... 1545
CAPÍTULO IX ... 156
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ... 156
ANEXO ... 156
- 8 -
INDICE DE CUADROS
Cuadro N° 01 Cronograma de las actividades del PEI ... 96
Cuadro N° 02 Procesos de PSI en Gerencia General ... 100
Cuadro N° 03 Procesos de PSI en Contabilidad ... 102
Cuadro N° 04 Procesos de PSI en Caja ... 103
Cuadro N° 05 Procesos de PSI en Producción. ... 104
Cuadro N° 06 Procesos de PSI en Balanza ... 105
Cuadro N° 07 Detalle de la Cartera de Proyectos. ... 119
Cuadro N° 08 Características de PC’s actuales. ... 121
Cuadro N°09 Selección de la Arquitectura Tecnológica. ... 122
Cuadro N°10 Implementación De Un Manual De Organización Y Funciones. ... 124
Cuadro N°11 Adquisición Del Sistema Ceslysoft Actualizado. ... 125
Cuadro N°12 Adquisición de una Maquina Secadora. ... 129
Cuadro N°13 Implementación e instalación del área de Almacén y su sistema . ……….….….…130
Cuadro N°14 Ficha técnica de la Implementación Página Web. ... 131
Cuadro N°15 Definición de Sistemas Propuestos. ... 132
Cuadro N°16 Rango de los objetivos estratégicos. ... 133
Cuadro N°17 Pesos a los objetivos estratégicos. ... 133
Cuadro N°.18 Asignación de puntaje al aporte por proyecto. ... 134
Cuadro N°19 Asignación de puntaje según objetivos de los proyectos. ... 134
Cuadro N°20 Puntajes de Ponderación Corporativa Impacto ... 135
Cuadro N°21 Costo de inversión Adquisición del sistema CESLYSOFT actualizado. ... 138
Cuadro N°22 Costo de Operación Adquisición del sistema CESLYSOFT actualizado. ... 138
- 9 -
Cuadro N°24 Costo de inversión de la Adquisición de una máquina secadora
de arroz. ... 139
Cuadro N°25 Beneficios Tangible de la Adquisición de una máquina secadora de arroz ... 141
Cuadro N° 26 Costo de inversión de la Implementación e . instalación del área de Almacén y su sistema. ... 142
Cuadro N° 27 Costo de operación de la Implementación e instalación del área de Almacén y su sistema. ... 142
Cuadro N°28 Beneficios tangibles de la Implementación e instalación del área de Almacén y su sistema. ... 143
Cuadro N° 29 Costo de inversión de la Portal Web. ... 145
Cuadro N° 30 Costo de operación de Porta Web. ... 145
Cuadro N°31 Beneficios tangibles de Porta Web. ... 145
Cuadro N°32 Costo de inversión del Sistema de Video Vigilancia. ... 147
Cuadro N°33 Costo de operación del Sistema de Video Vigilancia ... 145
Cuadro N°34 Beneficios tangibles del Sistema de Video Vigilancia………..148
- 10 -
INDICE DE FIGURAS
Figura N° 01 Organigrama de la Empresa Molinera Molisam EIRL ... .17
Figura N° 02 Recojo de Cascara de arroz ... 17
Figura N° 03 Arroz en pilas ... 18
Figura N° 04 Comercialización del producto ... 19
Figura N° 05 Procesos principales del PEI ... 51
Figura N° 06 Módulos del PETI ... 69
Figura N° 07 Estrategia Organizacional ... 72
Figura N° 08 Modelo Operativo ... 73
Figura N° 09 Arquitectura de SI ... 76
Figura N° 10 Arquitectura Tecnológica ... 78
Figura N° 11 Estructura de la organización informática ... 79
Figura N° 12 Soporte de la Función de TI en la Organización ... 80
Figura N° 13 Producto relacional de las dos anteriores ... 80
Figura N° 14 Diagrama de Gantt ... 82
Figura N° 15 Actividades del PSI ... 87
Figura N° 16 Proceso de Control de Personal ... 108
Figura N° 17 Proceso de Control de Cascara ... 109
Figura N° 18 Proceso Gestionar Pilado y Precio ... 110
Figura N° 19 Proceso de Gestionar Venta ... 111
Figura N° 20 Proceso de Realizar Despacho... 112
Figura N° 21 Sistema Ceslysoft Ingreso Archivo ... 115
Figura N° 22 Sistema Ceslysoft Ingreso Artículos ... 114
Figura N° 23 Sistema Ceslysoft Recepción de Lotes ... 116
Figura N° 24 Sistema Ceslysoft Ingreso de Cascara ... 117
Figura N° 25 Sistema Ceslysoft Stock General de Producción ... 117
Figura N° 26 Sistema Ceslysoft Acceso al sistema ... 126
Figura N° 27 Sistema Ceslysoft Ingreso de Cascara ... 126
Figura N° 28 Sistema Ceslysoft Opción de secado de lotes ... 127
- 11 -
- 12 -
RESUMEN
La empresa Molisam EIRL, es una empresa del rubro agroindustrial que tiene como finalidad, ofrecer a sus clientes como producto final el arroz y sus sub productos, los cuales constituyen una de las fuentes principales de alimento en las mesas de nuestra población lambayecana. Esta organización presenta una desorganización en su desempeño, siendo una empresa nueva en el rubro; careciendo de un Plan Estratégico Informático que contribuya a mejorar su gestión comercial, siendo esto uno de los puntos débiles en toda su organización.
Deseando en Molisam un mejoramiento en sus funciones y en la buena administración de la información se ha elaborado un Plan Estratégico Informático (PEI), que servirá como referencia para tomar las mejores decisiones, enfocado en el marco de proceso de soporte y apoyo, y en secciones administrativas. Para elaborar dicho Plan, se utilizó la sus metodología Métrica v3 que consta de tres procesos principales, de los cuales se consideró la “Planificación de Sistemas de Información” ya que es el que engloba todo lo relacionado a un Plan Estratégico Informático. El mismo que está constituido por nueve actividades a llevar a cabo para obtener los objetivos estratégicos y una arquitectura de información que se compone a su vez de los siguientes productos: Modelo de información, Modelo de sistemas de información, Arquitectura tecnológica, Plan de proyectos, Plan de mantenimiento del PSI.
Para la realización del plan estratégico informático, se utilizaron los datos obtenidos por el análisis FODA, donde se obtuvo como resultado principal, la necesidad de contar con la tecnología de la información para mejorar sus procesos administrativos.
- 13 -
ABSTRACT
The company Molisam EIRL. is an agroindustrial company that aims category, offering its customers as a final product rice and its by-products, which constitute one of the main sources of food on the tables of our lambayecana population. This organization has a disruption in performance, being a new company in the heading; Computer lacking a strategic plan to help improve their business management, this being one of the weak points throughout your organization.
Desiring to Molisam an improvement in their functions and good information management has developed a Computer Strategic Plan (PEI), which will serve as a reference to make the best decisions, focused on the framework of support process and support, and administrative sections. To develop the plan, v3 Metrics methodology consists of three main processes, which are considered the "Planning Information Systems" as it is encompassing everything related to Computer Strategic Plan was used. The same consists of nine activities to be carried out to achieve strategic objectives and an information architecture that consists in turn of the following products: Information Model Model information systems, technology architecture, plan projects, PSI maintenance plan.
To carry out the strategic plan computing, data obtained by the SWOT analysis, which was obtained as a main result, the need for the information technology to improve their administrative processes were used.
- 14 -
INTRODUCCIÓN
En las últimas dos décadas, las empresas comerciales han experimentado cambios de gran trascendencia en su quehacer institucional a través de una innovación en la dirección, organización y gestión de las políticas comerciales, impulsadas por las transformaciones en el entorno sociocultural, socioeconómico, demográfico y tecnológico.
Actualmente, la comercialización se ha vuelto mucho más compleja y dinámica que en épocas anteriores, ya que está sometida a una gran cantidad de presiones para el cambio, como son los avances de las Tecnologías de la Información, las Comunicaciones, el aumento de la competencia en el sector, las exigencias del gobierno y la sociedad, entre otros.
La falta de uso de estrategias de tecnologías de información en gran parte de las Empresas trae como consecuencia un mal manejo y demora en el procesamiento de la información, que es vital para un mejor servicio.
Hoy en día muchas Empresas dependen de las Tecnologías de Información y Sistemas de Información ya que estas ayudan a la optimización de los procesos de las mismas. Unido a ello las TI apoyan muchas veces a cumplir los Objetivos Empresariales de la Organización.
- 16 - 1.1.- Descripción de la Organización
La empresa Molinera Molisam EIRL, que inicia sus actividades en el mes de julio del 2013, ubicada en el distrito de Lambayeque, siendo creada el 17 de mayo del 2013 por el Señor Jorge Luis Bravo Samame, dedicada a la compra de arroz en cáscara, pilado del mismo y comercialización de arroz pilado y sus subproductos, siendo una empresa pequeña en el mercado contando con su local de producción en carretera Panamericana norte antiguo km. 4 cas. Mocce (pasando el Peaje Mocce a lado Creditex) en la provincia de Lambayeque. Entre los procesos que realiza son: recepción de cascara, secado y pilado.
Referente a su comercialización tiene un local estratégico ubicado en distrito de José Leonardo Ortiz (Moshoqueque), siendo una bodega mayorista donde se realiza la venta al por mayor y menor.
Su cartera de clientes no es muy amplia, ya que es una empresa nueva en el mercado, pero se proyecta a convertirse en una de las primeras, gracias a la calidad de arroz que vende.
1.2.- Misión, Visión y Objetivos de la Organización.
1.2.1.- Misión:
Nuestro compromiso es brindar el mejor producto de la localidad y otorgar el máximo beneficio a toda la cadena económica del arroz, los agricultores, los canales de distribución y los consumidores.
1.2.2.- Visión:
- 17 - 1.2.3.- Objetivos
Satisfacer plenamente las necesidades de los clientes.
Mejorar los estándares de calidad y consumo de arroz en las familias peruanas.
Dar unas buenas atenciones tanto a los agricultores como a los consumidores.
1.3.- Estructura Orgánica:
Figura N° 01 Organigrama de la Empresa Molinera Molisam EIRL Fuente: MOLISAM EIRL
1.4.- Servicios brindados:
Compra de Arroz Cáscara: Compramos arroz en cáscara para ello tenemos puntos de acopio en la costa y selva facilitando así el contacto con el agricultor, ofrecemos los mejores precios del mercado de acuerdo a características y parámetros del arroz en cáscara.
Figura N° 02Recojo de Cascara de arroz Fuente: Molisam EIRL
GERENTE GENERAL
ADMINISTRACION
- 18 -
Pilado de Arroz: Este servicio está formado por cuatro procesos.
- Recepción.- Recepción y pesado del arroz en cáscara ingresante al molino, se informa correctamente al agricultor del estado de su arroz, realizan descargada del arroz con personal especializado y se planifica la secada y el turno de pilado del arroz.
- Secado.- El secado de arroz en cascara se realiza cuando las cascara tiene de humedad mayor al 14%, entonces se procede a secarlos en pampa con apoyo de la cuadrilla, ya que el molino no cuenta con una secadora.
- Pilado.- Proceso de descascarado, pulimiento, clasificación, selección y envasado el cual se hace con mucho profesionalismo para asegurar mejores calidades en los parámetros finales.
- Almacenaje.- Los sacos pilados se almacenan en un ambiente apropiado con limpieza y orden, haciéndose inventarios de arroz y subproductos constantemente, hay también control de plagas.
- 19 -
Comercialización: El arroz pilado es envasado en nuestras marcas o logotipos, para su venta y comercialización.
- 21 - 2.1.- Realidad problemática.
2.1.1.- Planteamiento del Problema
La empresa molinera Molisam EIRL tiene como objetivo brindar a la población lambayecana y en general tres tipos de servicios puntuales los cuales son: Compra de arroz cáscara, pilado del mismo así como la comercialización del arroz al por mayor y menor; debido a las diferentes actividades que se realizan en el molino mencionado, surgen ciertos problemas que deben ser solucionados teniendo como finalidad el crecimiento institucional del molino, a continuación se detalla:
La empresa molinera Molisam EIRL actualmente carece de herramientas estratégicas que le sirvan de apoyo y que contribuyan a mejorar los procesos que se desarrollan en el molino dificultando así la optimización de los servicios que brinda a la población lambayecana en general.
Dentro del molino las áreas no se encuentran interconectadas a través de algún tipo de red o cableado.
Cuenta con un sistema de información muy ineficiente, el mismo que es instalado en todas las áreas de la empresa y que no cumple con las expectativas acerca de la parte funcional que se debe tener, para lograr un mejor enfoque institucional y contribuir así a mejorar los procesos actuales.
Falta de coordinación entre las áreas dedicadas a coordinar, controlar y ejecutar las operaciones de Compra de arroz cáscara, pilado de arroz y comercialización del arroz, las cuales a pesar de contar con un sistema computarizado, el mismo que presenta deficiencias en la generación de reportes; origina muchas veces la necesidad de contar con una persona adicional para que realice la tarea de forma manual.
- 22 -
pueda ser pilado y muchas veces esto demora 20 a 25 días donde en el transcurso de esos días el producto varia sus precios y tienden a tener pérdidas añadiendo a esto la falta de un horno para secar cascara (SECADORA), la demora es mucho más, ya que el arroz es secado en pampas, donde el personal de cuadrilla se toma el tiempo de vaciar la cascara en las mantas, y después del secado hacer el recojo respectivo, esto genera molestias para el agricultor o acopiador, ya que estos en muchos casos se van a otros molinos donde la atención es inmediata, ocasionando así que el cliente ya no regrese al molino a solicitar algún servicio.
Molisam no cuenta con una página Web que le permita promocionar y publicitar sus servicios que ofrece el molino desde cualquier punto del país y poder hacer frente a la competencia y atraer al cliente.
Sus recursos tecnológicos informáticos son escasos y limitados.
Falta de conocimiento y actualización por parte del personal que labora en la empresa, por esta razón al contar con una
tecnología informática el personal se tomaría mucho tiempo en manejar otro sistema informático o cualquier otra herramienta. Después de realizarse un análisis, recopilación y revisión de la información relevante y elementos que contribuyan al diseño adecuado y Formulación del “Plan Estratégico Informático” para el molino y poder lograr una mayor facilidad de sus procesos, procedimientos y servicios a brindar a la población de la provincia de Lambayeque y así obtener una mayor competitividad no sólo en el aspecto económico sino también en el desarrollo cultural y social de tal manera que el Molino Molisam se encuentre a la vanguardia de las tecnologías y sistemas de información actuales.
- 23 -
aunarán esfuerzos para la consecución de los objetivos planteados en el presente proyecto de investigación, con el único fin de alcanzar la mejora en todos los procesos comerciales del molino.
2.2.- Formulación del Problema
¿La elaboración de un PEI contribuiría a mejorar los procesos de la gestión comercial de la empresa Molisam EIRL?
2.3.- Justificación e Importancia de la Investigación. Justificación
El presente trabajo de investigación permitirá al molino “Molisam” establecer los elementos estratégicos que permitan identificar oportunidades para automatizar sus procesos y cubrir todas las necesidades de información que puedan ser objeto de tratamiento informático.
Con la puesta en marcha del Plan Estratégico Informático propuesto, se alinearán los objetivos de la empresa con estrategias de Tecnologías de la Información actuales, permitiendo integrar las diferentes áreas del negocio bajo una única arquitectura.
Al modelar los procesos de la empresa, se tendrá una mejor integración de las áreas de la misma, se obtendrá la habilidad de tomar mejores decisiones, menos complejidad en el manejo de la información, y tener una visión a largo plazo, que permitirá que la toma de decisiones esté soportada por información real y pertinente.
Se podrá anticipar con mayor rapidez en la toma de decisiones, al tener la información necesaria a la mano, incrementando su productividad y evitando situaciones desfavorables para poder desarrollar servicios adecuados al mercado.
- 24 - Importancia
Es importante porque permitirá determinar cuáles son las fortalezas y debilidades de la empresa antes mencionada, y cuáles son los problemas y oportunidades que ofrece al medio y las empresas demandantes de los servicios que brinda el pilado de arroz. Este estudio permitirá orientar la estrategia adecuada para un mayor crecimiento y desarrollo para así poder competir en un mercado incipiente, logrando rápidamente un avance sostenible ya sea con competencia local como de otros lugares. En este sentido, la planificación estratégica es una herramienta de gestión que contribuye a definir los objetivos que se quiere alcanzar para el desarrollo de la empresa y los medios necesarios para lograrlos.
Si bien es cierto que la imagen del molino Molisam no es una de las más fuertes e importantes del mercado Lambayecano, se necesita un mayor empuje, una mejor estrategia de ventas, un mejor manejo de la información que haga posible lograr la fidelización de los antiguos y nuevos clientes, el ingreso a nuevos mercados y la disminución del poder de los competidores.
Existen diversas fuerzas que afectan la capacidad de la empresa para competir, y por tanto, influyen fuertemente su estrategia de negocios. Los competidores tradicionales adaptan constantemente sus estrategias para conservar su posicionamiento en el mercado.
Las empresas que no tienen una ventaja competitiva obtienen, en el mejor de los casos, solo rendimientos promedio; el resto quiebra al poco tiempo de haber empezado sus funciones.
Es imprescindible disponer de una planificación estratégica clara en toda la empresa, que establezca un enfoque profesional; un plan a largo plazo que determine qué cambios del mercado debe enfrentar la empresa en el futuro y como responder a ello.
- 25 -
El desarrollo del proyecto de investigación permitirá integrar la perspectiva de negocios/organizacional con el enfoque de tecnologías de información, estableciendo un desarrollo informático que responde a las necesidades de la organización y contribuye al éxito de la empresa.
Adicionalmente el presente proyecto pondrá a disposición la información recopilada a la empresa, ya que así las decisiones se podrán tomar con mejor base y ejecutar sus operaciones más eficientemente.
2.4.- Objetivos de la Investigación 2.4.1.- Objetivo General
Elaborar un plan estratégico informático que contribuya al mejoramiento de los procesos de la gestión comercial en la Empresa molinera Molisam EIRL.
2.4.2.- Objetivos Específicos
Identificar y clasificar los procesos prioritarios de cada área.
Identificar, recopilar y catalogar la documentación organizacional existente.
Identificar las necesidades de desarrollo de sistemas de información y de crecimiento Informático.
Elaboración del informe final.
2.4.3.- Limitaciones de la Investigación
Poco tiempo por parte del gerente de la organización para brindarnos la información necesaria para la elaboración de nuestro proyecto de investigación, ya que no vive en el departamento de Lambayeque.
Escasa información por parte de la empresa, ya que se encontró en una desorganización.
- 27 - 3.1.- Tipo de Investigación
Investigación Tecnológica – Formal
3.2.- Hipótesis
La aplicación de planeamiento estratégico informático contribuirá a mejorar los procesos en la gestión comercial del molino Molisam EIRL.
3.3.- Variables
3.3.1.- Variable Independiente
Planeamiento Estratégico Informático.
3.3.2.- Variable Dependiente
- 29 - 4.1.- Antecedentes de la Investigación.
4.1.1.- Antecedentes en el Contexto Internacional
Daianna Reyes Poveda/ Astrid María Celin Orozco (2011).
En su trabajo de investigación “Formulación de un Plan Estratégico de la Empresa [email protected] en Cali con Horizonte de Tiempo 2011 al 2015 para el logro de mejoras en sus Procesos Competitivos”, se plantea la incógnita ¿Cómo formular un plan estratégico en la empresa [email protected] para lograr mejoras en sus procesos competitivos con horizonte de tiempo?, llegando a obtener las siguientes conclusiones: Dicha investigación de manera abierta genera según los propietarios de la empresa GLOB@LNET, confianza en el desarrollo de estrategias de mercado en donde se puedan establecer precios competitivos y alianzas estratégicas, en la situación actual de
la empresa generando una propuesta de Direccionamiento Estratégico
para la empresa, siendo de gran ayuda para que sea competitiva dentro del mercado de los servicios de telecomunicaciones, abriéndole las puertas y conduciéndola hacia un nuevo horizonte, brindando un mejor servicio.
4.1.2.-Antecedentes en el contexto nacional
Mío Maza Clarita Johanna, Ramírez Vásquez Marixa Yanet (2009).
- 30 -
aplicar el desarrollo del planeamiento en la municipalidad se logrará la optimización y priorización de procesos para una mejor atención de la población además de que con la implementación de los Sistemas de Información se automatizaran los procesos manuales lo cual eliminará la administración de datos ortodoxos brindándole a la Municipalidad la posibilidad de obtener la información de una manera más rápida y confiable. La información presentada en el momento oportuno permitirá una mejor toma de decisiones, presentando consultas y reportes de acuerdo a los requerimientos del usuario.
4.1.3.- Antecedentes en el contexto local. Pamela Lizet Colunche Gaona (2009).
- 31 - 4.2.- Desarrollo de la Temática.
4.2.1.- Sistemas De Información
Cuando se habla de un sistema de información, se habla de algo mucho más amplio que un sistema informático: se habla de un sistema extenso, que incluye la organización (ROS, J. Cuadernos, 1991).
Un sistema de información se define como un conjunto de elementos ordenadamente relacionados entre sí de acuerdo con ciertas reglas que aporta al sistema objeto, es decir a la organización, además marca las directrices de funcionamiento, y brinda la información necesaria para el cumplimiento de sus fines, para lo cual tendrá que recoger, procesar y almacenar datos, procedentes de la misma organización y de fuentes externas, facilitando la recuperación, elaboración y presentación de los mismos (TRAMULLAS, J. Dialnet, 2012).
Las características de los sistemas de información pueden agruparse en:
1. Tecnológicas: rendimiento y seguridad desde el punto de vista del equipo físico.
2. Funcionales y semánticas: si el sistema hace lo que debe de forma correcta y es capaz de adaptarse a requisitos cambiantes.
3. Económicas: coste del sistema y eficiencia en cumplir sus objetivos.
4. Sociales: impacto sobre el entorno social.
- 32 -
adecuada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato preciso para que su uso sea correcto.
Para alcanzar los objetivos previstos, el sistema debe ser capaz de desempeñar las siguientes funciones:
Recogida de datos de entrada.
Evaluación de calidad y relevancia de los datos.
Manipulación o proceso de los datos.
Almacenamiento de la información.
Distribución de la información.
Un sistema de información, y el proceso de creación y desarrollo, debe obedecer a razones de la organización. A continuación un resumen de cinco principales razones que motivan el desarrollo de nuevos sistemas: (SENN, 1992).
1. Capacidad: mayor velocidad de procesamiento e incremento en el volumen de datos, así como una recuperación de la información más rápida.
2. Control: mejora y exactitud en la consistencia de la información manipulada por la organización.
3. Comunicación: mejora de la comunicación entre las diferentes unidades de la organización, así como mayor integración.
4. Costes: monitoreo y reducción de costos.
5. Ventaja Competitiva: amplia consideración, donde se atrae clientes, superar la competencia, lograr mejores acuerdos con proveedores y desarrollar nuevos productos.
La importancia radica en proporcionar información clave para la toma de decisiones; esta información debe ser sencilla, clara, expedita, veraz, precisa, consistente y fácil de analizar e interpretar.
- 33 -
en qué formato y la frecuencia de presentación, quiénes tendrán acceso a ella, detalle y confidencialidad para ser consultada. Un sistema de información y control administrativo bien
diseñado, debe contemplar mínimo lo siguiente:
Ser fácil de utilizarse.
Estar estructurado lógicamente.
Tener procedimientos y una estructura de reportes.
Proporcionar información completa sobre las diferentes áreas y productos de la empresa.
Tener mecanismos de retroalimentación, que permita conocer los avances en los programas de todas las áreas.
Asegurar que, las políticas y reglas establecidas sean cumplidas (FLEITMAN, 2000).
4.2.2.- Tecnologías De Información
El surgimiento de las tecnologías de información y la comunicación (TIC), se da por la inclusión de tres factores: un factor político impulsado por los países más desarrollados para establecer un nuevo espacio disponible para áreas de las telecomunicaciones, un factor tecnológico que dio una eclosión de nuevas tecnologías, ocasionando un ingente número de nuevos servicios circulando por las redes de telecomunicación, y el estratégico o de reorganización sectorial (entendido como la unión o convergencia de varios sectores que venían operando separadamente: informática, telecomunicaciones, medios de comunicación, ocio).
Esta unión está dada gracias al cambio tecnológico (DOMINGUEZ, 2012).
- 34 -
proceso de direccionamiento estratégico, de acuerdo con los resultados pretendidos.
En este sentido, el conocimiento en las TIC es relevante en la actualidad empresarial. TIC es un concepto con mayor popularidad en los años setenta aunque su origen puede remontarse mucho más atrás– cuando las necesidades militares sugirieron, una alianza con industrias de otra naturaleza para el desarrollo de la electrónica, los computadores y la teoría de la información. De igual forma, las TIC consideran tanto al conjunto de herramientas relacionadas con la transmisión, procesamiento y almacenamiento digitalizado, como al conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas herramientas (hardware y software).
La importancia de la tecnología en el contexto organizacional es tan relevante que “las organizaciones que no están acostumbradas al uso de la tecnología generan cierta inercia que les impide actualizarse de forma rápida, pudiendo incluso llegar a poner en peligro la competitividad de la empresa”. La utilización de las TIC en los procesos estratégicos de la organización requiere de concientización del valor que tienen y de un procedimiento que permita ser utilizadas de forma adecuada.
En este sentido, una empresa puede mejorar sus costos y competir con las TIC de manera muy eficiente, sin tener necesariamente la última tecnología, o por el contrario, disponer de la más avanzada tecnología y usarla de manera tal que se convierta en un lastre, más que en una ventaja (AGUILERA, A. RIASCOS S., 2009)
4.2.3.- Planeamiento Estratégico I. Definición:
- 35 -
la empresa hacia el logro de sus objetivos. A continuación se definirá el concepto de planeamiento estratégico desde el punto de vista de diversos autores, algunos de los cuales se enfocan en el campo de la bibliotecología como el caso de Corrall y Contreras. Se desarrollará desde sus orígenes, y se concluirá con las similitudes de los diversos conceptos citados.
II. Propósito y beneficios del Planeamiento Estratégico:
El planeamiento estratégico se realiza con el fin de conocer y comprender el entorno de la organización y de esta manera contrarrestar aspectos negativos y tomar ventaja de los positivos para desarrollar estrategias en pos de la visión, misión y objetivos; trae consigo numerosos beneficios, que finalmente se reflejan en los resultados de un plan estratégico. La autora Corrall señala una serie de propósitos y beneficios de la aplicación del planeamiento estratégico en una unidad de información, pero que al mismo tiempo se rigen para la mayoría de organizaciones. Los siguientes son los propósitos de llevar a cabo un planeamiento estratégico, señalados por Corrall.
Esclarecer el propósito y objetivos:
Determinar dirección y prioridades.
Proveer un marco de acción para el desarrollo de p o l í t i c a s y t o ma de decisiones.
Ayudar en la efectiva asignación y uso de recursos.
Señalar temas críticos y riesgos, así como fortalezas y oportunidades.
Entre los beneficios de un plan estratégico, resultado del planeamiento estratégico, en unidades de información, según Corrall, destacamos los siguientes:
- 36 -
Mejor prospecto financiero para la biblioteca, ya que presupuestos anuales o casos especiales de cooperación financiera pueden presentarse desde una perspectiva estratégica.
Mejora la moral y motivación del personal, al sentir que contribuyen activamente a dar forma a su futuro y tener mayor control sobre el cambio, a diferencia de simplemente reaccionar ante fuerzas externas.
Mejora de las relaciones laborales y espíritu de equipo, un sentido de la comunidad e identidad corporativa; mejora de la satisfacción del cliente, debido a que el personal responderá más rápido, flexible y consistentemente, dentro de un marco de acción de política y toma de decisiones más claro.
Mejora de las relaciones público/usuario al llamar la atención sobre el rol de la biblioteca, alentando su participación en el proceso de planeamiento, mejorando la comunicación y retroalimentación; mayores servicios efectivos y relevantes, mediante la consulta a grupos de usuarios y la investigación de tendencias y desarrollo de servicios, así como aquellos que ofrece la competencia
Un perfil (imagen) más alto de la biblioteca y su personal, ofrece una oportunidad de influenciar a personas claves en la toma de decisiones al publicitar/publicar el plan.
III. Importancia del Planeamiento Estratégico
- 37 -
Es un proceso que nos permite establecer un sentido de la dirección en un entorno cambiante, aprovechando las oportunidades y reduciendo los riesgos del entorno. Además nos permite responder a situaciones inesperadas o sorpresas que pueden afectar a la organización; orienta el trabajo de los miembros de la organización hacia un panorama futuro, esclareciendo hacia dónde deben dirigir sus esfuerzos, y los motiva a trabajar en conjunto, aportar ideas, hacerlos partícipes de las decisiones, creando un ambiente de trabajo en comunidad; permite fijar objetivos y estrategias que sirven para controlar y evaluar el desempeño de la alta dirección, y dentro de este marco hacer un uso eficiente de los recursos e integrar y coordinar mejor las actividades administrativas; ayuda a identificar los grandes problemas estratégicos y a predecir el desempeño futuro de la organización.
4.2.4- PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO INFORMÁTICO I. DEFINICION.
Esquema de desarrollo de soluciones tecnológicas a través del cual se planifica y racionaliza la asignación de recursos para satisfacer las necesidades de la empresa en un periodo determinado, y por tal razón debe de estar desarrollado estrechamente asociado al planeamiento estratégico empresarial.
- 38 -
Este tipo de plan es la fuente rectora del resto de acciones de planeación así como de todas las acciones que se ejercen, constituyendo el principal parámetro de comparación contra los resultados y el eje en la determinación de cambios. Por tal motivo, su desarrollo requiere el concurso no solamente del personal perteneciente al área de sistemas, sino también el del resto de miembros de la organización a efecto de contemplar todo el espectro de necesidades; además de considerar exigencias de proveedores, clientes, el gobierno, la banca y otras entidades con las que se tiene relación; y por supuesto, sin dejar de lado la evolución y tendencias del ambiente tecnológico que ofrece nuevas opciones para realizar más eficientemente una función, con mejores márgenes de costo, calidad y competencia; los cuales no deben obviarse.
El establecimiento de estrategias constituye el factor que distingue la función informática, al incorporar un carácter innovador en permanente evolución con el deseo de llevar a cabo de mejor manera las labores. Su definición debe inspirarse no solamente en el beneficio potencial que ofrecen las nuevas aportaciones tecnológicas, sino también en su oportuna y adecuada forma de implementación y explotación, a efecto de brindar mejoras y mayor competitividad a la empresa.
La generación de proyectos informáticos responde al planteamiento de una necesidad específica o compromiso, que el área de sistemas formula con el usuario y que de acuerdo con un marco formal de trabajo se avoca a la realización de acciones específicas, con el empleo de recursos asignados en un plazo establecido.
Características:
- 39 -
Acervo: recurso del conocimiento, información, datos, documentos y medios magnéticos, donde se encuentra el acervo de la organización, integrantes, clientes, mercado y medio ambiente en general del cual se sirve.
Usuarios: Personal de la empresa, donde cada uno tiene un modelo particular de exigencias y necesidades de empleo de su acervo para el ejercicio de sus tareas.
Requerimientos: Demandas de manejo de acervo que cada una de las personas y departamentos plantean como generadores de información, empleadores y controladores de ella, para propósitos específicos.
Aplicaciones: Tareas que se conciben para dar respuesta a los requerimientos planteados por los usuarios, que precisan el manejo de acervos específicos.
Sistemas: Modelo desarrollado para la aplicación, encargado de satisfacer el requerimiento planteado por el usuario.
Tecnología: Repertorio de disciplinas, técnicas, métodos, equipos e instrumentos de trabajo, que en conjunto coadyuvan a la confección de sistemas y la atención de requerimientos.
Plataforma de cómputo: Recursos de hardware, software y materiales necesarios para el desarrollo y operación de los sistemas.
Comunicaciones: Medios, mecanismos y herramientas para establecer la transmisión de datos, el trabajo en grupo y la comunicación en general.
- 40 -
Personal: recurso humano debidamente calificados, dedicados a atender los requerimientos, crear y mantener los sistemas, incorporando la tecnología apropiada.
Respaldo y seguridad: Medios y procedimientos disponibles para preservar la integridad del acervo y recursos, así como para evitar el uso ilegal de ellos.
II. OBJETIVOS DE UNA PLAN ESTRATÉGICO INFORMATICO.
Según Southernway – 2010 El Planeamiento Estratégico es una actividad esencial que fundamentalmente permite alcanzar los siguientes objetivos:
Alinear los objetivos del negocio con estrategias de Tecnología de la Información.
Integrar las diferentes áreas del negocio bajo una única arquitectura de información.
Definir los proyectos que implanten las estrategias tecnológicas.
Administrar los riesgos de cada estrategia y los presupuestos de una manera metódica.
Definir mejores estructuras organizacionales de Sistemas.
Definir indicadores para evaluar la efectividad de cada estrategia.
Administrar de una manera ordenada y consensuada las nuevas estrategias con los problemas del día a día.
Facilitar proyectos de mejoras a los procesos de desarrollo y mantenimiento de sistemas.
III. FASES EN EL DESARROLLO DE UN PLAN ESTRATÉGICO INFORMÁTICO
- 41 -
Fase I: Creación de los equipos de trabajo que participarán en el desarrollo del plan.
Fase II: descripción y crítica de la situación actual y de los sistemas de información de la organización. Identificando las principales funciones y procesos de negocio existentes dentro de la organización.
Fase III: elaboración del plan estratégico informático. La primera tarea de esta fase es documentar las necesidades de información de cada unidad funcional y de cada uno de los procesos de negocio. El siguiente paso es establecer unos criterios basados en los objetivos estratégicos del negocio para aplicar prioridades a las necesidades encontradas, y así poder definir políticas en el desarrollo de sistemas de información.
Por último, el grupo de trabajo con la aprobación del comité de tecnologías y sistemas de información debe definir propuestas de actuación según las necesidades y los criterios definidos.
Fase IV: programación de actividades, listando los proyectos de sistemas de información a desarrollar, así como un calendario específico para el desarrollo de acciones.
4.2.5- PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO EMPRESARIAL. I. Definición:
- 42 -
escenarios y los ejercicios de creación de consenso. Las sesiones de planeación de equipos con frecuencia incluyen formular y contestar preguntas como las que se muestran a continuación:
¿Qué está sucediendo en nuestra industria e industrias relacionadas?
¿Qué nos hace ser especiales?
¿Qué debemos hacer para permanecer así?
¿Cuáles son nuestros competidores y socios comerciales?
¿Qué estilo de organización queremos ser?
II. Etapas de un plan estratégico empresarial:
Análisis de la situación: Permite conocer la realidad en la cual opera la organización.
Diagnóstico de la situación: Permite conocer las condiciones actuales en las que desempeña la
organización, tanto dentro como fuera de la empresa.
Declaración de objetivos estratégicos: Los Objetivos estratégicos son los puntos futuros debidamente cuantificables, medibles y reales.
Estrategias corporativas: Las estrategias corporativas responden a la necesidad de las empresas e instituciones para responder a las necesidades del mercado (interno y externo).
Planes de actuación: Es el plan que integra los objetivos, las políticas y la secuencia de acciones principales de una organización de modo coherente.
Seguimiento: El Seguimiento permite “controlar” la
- 43 -
Evaluación: La evaluación es el proceso que permite medir los resultados, y ver cómo estos van cumpliendo los objetivos planteados.
Si una organización aborda la Planificación Estratégica desde este enfoque puede encontrar ciertas ventajas a esta
herramienta como:
Aumento del conocimiento de la propia entidad, lo que permite detectar áreas de mejora.
Aumento del conocimiento de los grupos de interés, de tal forma que puede darse una mejor respuesta a sus expectativas.
Aumento del sentido de pertenencia de las personas a la organización, lo que tiene efectos directos sobre la motivación y la productividad.
Permite detectar oportunidades, clasificarlas por orden de prioridad y explotarlas.
Prepara a la organización para estar al día de los
cambios, y la prepara para gestionar mejor aquellos que le son adversos.
Permite mejorar el proceso de toma de decisiones.
Disminuye la cantidad de recursos y tiempo que se dedica a corregir decisiones improvisadas.
Fomenta el razonamiento anticipándose a los hechos.
Ayuda a priorizar los problemas en función de su importancia e impacto en la organización.
4.2.6.-PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
- 44 -
Alinear los objetivos del negocio con estrategias de Tecnología de la Información.
Integrar las diferentes áreas del negocio bajo una única arquitectura de información.
Definir los proyectos que implanten las estrategias tecnológicas.
Administrar los riesgos de cada estrategia y los presupuestos de una manera metódica.
Definir mejores estructuras organizacionales de Sistemas.
Definir indicadores para evaluar la efectividad de cada estrategia.
Administrar de una manera ordenada y consensuada las nuevas estrategias con los problemas del día a día.
Facilitar proyectos de mejoras a los procesos de desarrollo y mantenimiento de Sistemas.
Tenemos amplio conocimiento y experiencia en el desarrollo de planes de sistemas, soportados por un conjunto de métodos y técnicas que se sustentan en los siguientes principios:
Abrir la puerta a las posibilidades de generar ideas con sistemático de planificación paralela (estrategia-TI), que es el aprendizaje organizativo asociado a la utilización de tal procedimiento.
- 45 -
importante para asegurar la continuidad efectiva del procedimiento en cuestión.
Una responsabilidad debe asignarse a esta tarea. Integrar efectivamente la estrategia con el Plan de TI mediante la participación activa y simultánea de directivos de TI y de directivos de las unidades de negocios de que se trate (ahí está precisamente el origen del aprendizaje organizativo mencionado más arriba).
a) Planeamiento Estratégico de Tecnologías de Información
El Planeamiento Estratégico Tecnologías de Información consiste en un proceso de planeación dinámico, en el que las estrategias sufren una continua adaptación, innovación y cambio, que se refleja en los elementos funcionales que componen toda la organización.
Es un documento que guía los esfuerzos coordinados de los especialistas en sistemas de información con los usuarios.
Su objetivo es optimizar la infraestructura de las tecnologías de información y de alinear todas las iniciativas y requerimientos de TI a la estrategia institucional, además de asegurar el soporte al estado futuro de su modelo integral de procesos.
- 46 -
estar alineadas y contar con mecanismos para facilitar éste alineamiento.
El Plan Estratégico de TI, debe servir de herramienta para acompañar a la alta dirección en la programación de inversiones en iniciativas de TI por cada paso estratégico realizado en el negocio, conocer el impacto de las iniciativas de tecnología en el negocio, tener una idea clara del beneficio tangible e intangible a obtener y una aproximación de los costos y plazos para cada iniciativa.
b) Funcionamiento de un sistema de Información
El funcionamiento de un sistema de información está basado en tres actividades generales:
El primer término, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada.
En segundo término, actúa sobre los datos para producir información. O sea, es un sistema generador de información. Los procedimientos determinan la forma como se elabora dicha información.
En tercer término, el sistema produce la información para el futuro usuario, que pueda ser un gerente, un administrador o un miembro de la alta dirección de la empresa.
c) Tipos de Sistemas de Información
- 47 -
Sistema de Procesamiento de Transacciones.-
Una transacción es un suceso que aplica o afecta a una organización o empresa. Vender mercaderías o pedir suministros a un fabricante son ejemplos comunes de transacciones comerciales. El Sistema de Procesamiento de Transacciones procesa datos referentes a las transacciones.
Sistemas de Información Gerencial.- Los Sistemas de Información Gerencial, llamados también sistemas de reporte de gerencia, sirven para la toma de decisiones; cuando los requerimientos de información pueden ser identificados de antemano, en otras palabras, es la información que un administrador o un usuario final necesita, después de un análisis minucioso la situación.
Sistemas de Apoyo a las Decisiones.- Son sistemas de información cuyo propósito es auxiliar a los administradores en la toma de decisiones únicas, que no se repiten y que carecen relativamente de estructura
- 48 -
4.3.- Selección de la Metodología a utilizar para el desarrollo de la investigación
4.3.1.- Introducción.
Para elaborar un plan estratégico informático dentro de una organización, existen diversas metodologías que permiten llevar un mejor estudio, planteando soluciones y evitando las deficiencias en la administración de la información que esta procesa, logrando así sus objetivos, proyectando y consolidándose como una buena organización.
Entre las metodologías más conocidas tenemos: la metodología Métrica v3, la metodología PESI, la metodología PETI, entre otras. A continuación se detallará cada una de las metodologías mencionada, siendo el objetivo principal, mejorar los procesos de gestión de una organización y ser un marco de referencia para la toma de decisiones.
4.3.2.- Métrica v3.
La metodología MÉTRICA Versión 3 ofrece a las organizaciones un instrumento útil para la sistematización de las actividades que dan soporte al ciclo de vida del software dentro del marco que permite alcanzar los siguientes objetivos:
Proporcionar o definir Sistemas de Información que ayuden a conseguir los fines de la Organización mediante la definición de un marco estratégico para el desarrollo de los mismos.
Dotar a la Organización de productos software que satisfagan las necesidades de los usuarios dando una mayor importancia al análisis de requisitos.
- 49 -
reutilización en la medida de lo posible.
Facilitar la comunicación y entendimiento entre los distintos participantes en la producción de software a lo largo del ciclo de vida del proyecto, teniendo en cuenta su papel y responsabilidad, así como las necesidades de todos y cada uno de ellos.
Facilitar la operación, mantenimiento y uso de los productos software obtenido.
La nueva versión de MÉTRICA contempla el desarrollo de Sistemas de Información para las distintas tecnologías que actualmente están conviviendo y los aspectos de gestión que aseguran que un proyecto cumple sus objetivos en términos de calidad, coste y plazos.
Su punto de partida es la versión anterior de MÉTRICA de la cual se han conservado la adaptabilidad, flexibilidad y sencillez, así como la estructura de actividades y tareas, si bien las fases y módulos de MÉTRICA versión 2.1 han dado paso a la división en Procesos, más adecuada a la entrada-transformación-salida que se produce en cada una de las divisiones del ciclo de vida de un proyecto. Para cada tarea se detallan los participantes que intervienen, los productos de entrada y de salida así como las técnicas y prácticas a emplear para su obtención.
En la elaboración de MÉTRICA Versión 3 se han tenido en cuenta los métodos de desarrollo más extendidos, así como los últimos estándares de ingeniería del software y calidad, además de referencias específicas en cuanto a seguridad y gestión de proyectos. También se ha tenido en cuenta la experiencia de los usuarios de las versiones anteriores para solventar los problemas o deficiencias detectados.
- 50 -
apoyo u organizativos: Gestión de Proyectos, Gestión de Configuración, Aseguramiento de Calidad y Seguridad.
La automatización de las actividades propuestas en la estructura de MÉTRICA Versión 3 es posible ya que sus técnicas están soportadas por una amplia variedad de herramientas de ayuda al desarrollo disponibles en el mercado.
I.-Procesos Principales.
MÉTRICA Versión 3 tiene un enfoque orientado al proceso, ya que la tendencia general en los estándares se encamina en este sentido y por ello, como ya se ha dicho, se ha enmarcado dentro de la norma ISO 12.207, que se centra en la clasificación y definición de los procesos del ciclo de vida del software. Como punto de partida y atendiendo a dicha norma, MÉTRICA Versión 3 cubre el Proceso de Desarrollo y el Proceso de Mantenimiento de Sistemas de Información. características particulares de cada proyecto.
La metodología descompone cada uno de los procesos en actividades, y éstas a su vez en tareas. Para cada tarea se describe su contenido haciendo referencia a sus principales acciones, productos, técnicas, prácticas y participantes.
- 51 -
proyecto.
Así los procesos de la estructura principal de MÉTRICA Versión 3 son los siguientes:
Figura N° 05 Procesos principales del PEI.
El enfoque del Proceso de Planificación de Sistemas de Información, al no estar dentro del ámbito de la norma ISO 12.207 de Procesos del Ciclo de Vida de Software, se ha determinado a partir del estudio de los últimos avances en este campo, la alta competitividad y el cambio a que están sometidas las organizaciones. El entorno de alta competitividad y cambio en el que actualmente se encuentran las organizaciones, hace cada vez más crítico el requerimiento de disponer de los sistemas y las tecnologías de la información con flexibilidad para adaptarse a las nuevas exigencias, con la velocidad que demanda dicho entorno.
- 52 -
posibilitar dicha integración y un modelo de información global de la organización.
En cuanto al Proceso de Desarrollo de Sistemas de Información, para facilitar la comprensión y dada su amplitud y complejidad se ha subdividido en cinco procesos:
Estudio de Viabilidad del Sistema (EVS).
Análisis del Sistema de Información (ASI).
Diseño del Sistema de Información (DSI).
Construcción del Sistema de Información (CSI).
Implantación y Aceptación del Sistema (IAS).
La necesidad de acortar el ciclo de desarrollo de los sistemas de información ha orientado a muchas organizaciones a la elección de productos software del mercado cuya adaptación a sus requerimientos suponía un esfuerzo bastante inferior al de un desarrollo a medida, por no hablar de los costes de mantenimiento. Esta decisión, que es estratégica en muchas ocasiones para una organización, debe tomarse con las debidas precauciones, y es una realidad que está cambiando el escenario del desarrollo del software. Otra consecuencia de lo anterior es la práctica, cada vez más habitual en las organizaciones, de la contratación de servicios externos en relación con los sistemas y tecnologías de la información y las comunicaciones, llevando a la necesidad de una buena gestión y control de dichos servicios externos y del riesgo implícito en todo ello, para que sus resultados supongan un beneficio para la organización. MÉTRICA Versión 3 facilita la toma de decisión y la realización de todas las tareas que comprende el desarrollo de un sistema de información.
- 53 -
software, software de base, operaciones manuales, redes, etc.). Este marco de actuación no es el objetivo de MÉTRICA Versión 3, ya que esta metodología está dirigida principalmente al proceso de desarrollo del software. Por lo tanto, MÉTRICA Versión 3 refleja los aspectos del Mantenimiento, correctivo y evolutivo, que tienen relación con el Proceso de Desarrollo.
a. Planificación de Sistemas de Información (PSI).
El objetivo de un Plan de Sistemas de Información es proporcionar un marco estratégico de referencia para los Sistemas de Información de un determinado ámbito de la Organización. El resultado del Plan de Sistemas debe, por tanto, orientar las actuaciones en materia de desarrollo de Sistemas de Información con el objetivo básico de apoyar la estrategia corporativa, elaborando una arquitectura de información y un plan de proyectos informáticos para dar apoyo a los objetivos estratégicos.
Por este motivo es necesario un proceso como el de Planificación de Sistemas de Información, en el que participen, por un lado los responsables de los procesos de la organización con una visión estratégica y por otro, los profesionales de SI capaces de enriquecer dicha visión con la aportación de ventajas competitivas por medio de los sistemas y tecnologías de la información y comunicaciones.
Como productos finales de este proceso se obtienen los siguientes, que podrán constituir la entrada para el siguiente proceso de Estudio de Viabilidad del Sistema:
- 54 -
afectados por el plan de sistemas.
Arquitectura de información que se compone a su vez de los siguientes productos:
- Modelo de información.
- Modelo de sistemas de información
- Arquitectura tecnológica.
- Plan de proyectos.
- Plan de mantenimiento del PSI.
Un Plan de Sistemas de Información proporcionará un marco de referencia en materia de Sistemas de Información. En ocasiones podrá servir de palanca de cambio para los procesos de la Organización, pero su objetivo estará siempre diferenciado del de un análisis de dichos procesos por sí mismos. Dicho en otras palabras, no se debe procesos y alineamiento con los objetivos estratégicos). Este nuevo enfoque de alineamiento de los sistemas de información con la estrategia de la organización, la implicación directa de la alta dirección y la propuesta de solución presenta como ventajas:
La implicación de la alta dirección facilita que se pueda desarrollar con los recursos necesarios y el calendario establecido.
- 55 -
general que apoye los objetivos estratégicos, el enfoque de un Plan de Sistemas de Información debe orientarse al estudio por procesos.
La prioridad del desarrollo de los sistemas de información de la organización por objetivos estratégicos.
La propuesta de Arquitectura de Información que se hace en el plan es más estratégica que tecnológica. El modelo de sistemas de información de la propuesta no es teórico y se contemplan los sistemas de información actuales que se mantendrán.
b. Desarrollo de Sistemas de Información (DSI)
El proceso de Desarrollo de MÉTRICA Versión 3 contiene todas las actividades y tareas que se deben llevar a cabo para desarrollar un sistema, cubriendo desde el análisis de requisitos hasta la instalación del software. Además de las tareas relativas al análisis, incluye dos partes en el diseño de sistemas: arquitectónico y detallado. También cubre las pruebas unitarias y de integración del sistema, aunque siguiendo la norma ISO 12.207 no propone ninguna técnica específica y destaca la importancia de la evolución de los requisitos. Este proceso es, sin duda, el más importante de los identificados en el ciclo de vida de un sistema y se relaciona con todos los demás.
- 56 -
procesos cuando se utiliza la tecnología de orientación a objetos. Para este último caso se ha analizado alguna de las propuestas de otras metodologías orientadas a objetos y se han tenido en cuenta la mayoría de las técnicas que contempla UML (Unified Modeling Language).
El desarrollo en MÉTRICA Versión 3 lo constituyen los procesos:
b.1 Estudio de Viabilidad del Sistema (EVS).
El propósito de este proceso es analizar un conjunto concreto de necesidades, con la idea de proponer una solución a corto plazo. Los criterios con los que se hace esta propuesta no serán Estratégicos sino tácticos y relacionados con aspectos económicos, técnicos, legales y operativos.
Los resultados del Estudio de Viabilidad del Sistema constituirán la base para tomar la decisión de seguir adelante o abandonar. Si se decide seguir adelante pueden surgir uno o varios proyectos que afecten a uno o varios sistemas de información. Dichos sistemas se desarrollarán según el resultado obtenido en el estudio de viabilidad y teniendo en cuenta la cartera de proyectos para la estrategia de implantación del sistema global.
- 57 -
software del mercado o soluciones mixtas.
Para valorar las alternativas planteadas y determinar una única solución, se estudiará el impacto en la organización de cada una de ellas, la inversión y los riesgos asociados. El resultado final de este proceso son los productos relacionados con la solución que se propone para cubrir la necesidad concreta que se planteó en el proceso, y que depende de si la solución conlleva desarrollo a medida o no:
Contexto del sistema (con la definición de las interfaces en función de la solución).
Impacto en la organización.
Coste/beneficio de la solución.
Valoración de riesgos de la solución.
Enfoque del plan de trabajo de la solución.
Planificación de la solución.
Si en la organización se ha realizado con anterioridad un Plan de Sistemas de Información que afecte al sistema objeto de este estudio, se dispondrá de un conjunto de productos que proporcionarán información a tener en cuenta en todo el proceso.
b.2 Análisis del Sistema de Información (ASI).
