Título: Modelo de negocio y Requerimientos de software de los procesos de Despacho y Conciliación del
Subsistema Inventario del Sistema Cedrux
Trabajo de Diploma para optar por el título de Ingeniero en Ciencias Informáticas
Autor(es): Saily Oliva Martínez
Tutor(es): Ing. Yaima Álvarez Márquez
Lic. Arismayda Dorado RiscoCiudad de la Habana, junio del 2009
“Año 50 del Triunfo de la Revolución”
I AGRADECIMIENTOS
A mi mami por ser la persona más especial del mundo y confiar siempre en mí.
A mi padre que sé que siempre está a mi lado.
A Wilver, mi compañero, mi amigo, mi novio, por regalarme todos estos años de su vida y por brindarme tanto amor y apoyarme cuando más lo necesité.
A mi abuela María, porque todas sus bendiciones fueron atendidas.
A mis hermanos y mí cuñada Ilenana por su ayuda.
A Mailyn, Virtudes, Noel, Leisis, Pedro y demás compañeros de aula por compartir junto a mí los buenos momentos de la universidad. Hubiese querido conocerlos mucho antes.
A Malena por su amistad de toda la vida.
A mis profesores.
A mis tutoras Yaima y Arismayda, a Denyse, Iliannis, Meylin, Pedro, Lester, Harlen y a todos los que de una forma u otra aportaron un granito de arena para que este sueño se hiciera realidad.
A la Revolución y a Fidel por darme la oportunidad de formar parte de este hermoso proyecto que es hoy una realidad.
II DEDICATORIA
A mi mami Elia quien ha sido ejemplo de voluntad y sacrificio.
A los que estuvieron junto a mí en los momentos más difíciles de mi vida.
III PENSAMIENTO
“La inteligencia consiste no solo en el conocimiento, sino también en la destreza de aplicar los conocimientos a la práctica.”
Aristóteles
IV RESUMEN
Debido a los grandes avances tecnológicos y como consecuencia del gran volumen de información que se genera actualmente, las entidades cubanas han tratado de nutrirse al máximo con el uso de la informática para el desarrollo interno de las mismas.
Como base y sostén de la economía nacional, las empresas cubanas son las encargadas de llevar el control y la gestión de los medios materiales que se producen e importan en el país. Para ello tienen asociadas a las mismas, los almacenes; quienes constituyen un eslabón esencial en los flujos físicos de mercancías desde un origen a un destino, y junto a la gestión de pedidos y compra, la producción, la gestión de inventario, el transporte, la distribución e incluso el reciclaje, integran un sistema logístico que es vital para el funcionamiento de la Economía. Como parte del funcionamiento del almacén se encuentran los procesos de Despacho y Conciliación. Encargándose el Despacho de la gestión de los medios materiales que salen del almacén y la Conciliación del control de los recursos asignados a determinadas entidades sin que medie compromiso de pago.
El objetivo que persigue este trabajo de diploma es llevar a cado la modelación del negocio e identificar los requisitos funcionales de un sistema integral que gestione de dichos procesos de forma tal que satisfagan las necesidades del cliente final. Para lograr esto fue necesario estudiar la metodología de desarrollo de software a utilizar, las herramientas y lenguajes de modelado para generar los artefactos. Se hizo imperioso también estudiar la documentación que fue entregada por los clientes y usuarios finales con el fin de comprender los procesos de negocio y una posterior captura de requisitos. Por último se obtuvo una especificación de requisitos que según las validaciones realizadas con los clientes y usuarios finales satisfacen sus necesidades.
PALABRAS CLAVES
Procesos, Despacho, Conciliación, Modelo de negocio, Requerimientos.
V AGRADECIMIENTOS ... I DEDICATORIA ... II PENSAMIENTO ... III RESUMEN ... IV
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPITULO 1: FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA... 5
1.1INTRODUCCIÓN ... 5
1.2DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ... 5
1.3TENDENCIAS Y TECNOLOGÍAS ACTUALES ... 5
1.3.1 Sistemas ERP ... 5
1.3.2 Soluciones de software existentes vinculados al campo de acción ... 6
1.4METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE SOFTWARE ... 10
1.5HERRAMIENTA PARA EL MODELADO VISUAL ... 10
1.6LENGUAJE Y NOTACIÓN DE MODELADO ... 11
1.7PROCESO DE NEGOCIO... 12
1.8¿QUÉ ES UN REQUERIMIENTO? ... 13
1.8.1 Clasificación de los requerimientos ... 13
1.9TÉCNICAS PARA LA CAPTURA DE REQUISITOS ... 13
1.10TÉCNICAS UTILIZADAS PARA LA VALIDACIÓN DE REQUISITOS ... 15
1.11MÉTRICAS DE LA CALIDAD DE ESPECIFICACIÓN DE REQUISITOS ... 15
1.12EL MÉTODO DE KANO PARA LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE... 16
1.13CONCLUSIONES ... 19
CAPÍTULO 2: MODELO DE NEGOCIO ... 20
2.1INTRODUCCIÓN ... 20
2.2.MODELO DE NEGOCIO ... 20
2.2.1 Modelación del negocio actual... 20
2.2.2 Mapa de procesos ... 21
2.3TÉCNICAS UTILIZADAS PARA COMPRENDER EL NEGOCIO ... 22
2.4ESPECIFICACIÓN DE REGLAS DEL NEGOCIO ... 23
2.5DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO ... 24
2.5.1 Descripción del proceso de negocio de Despacho ... 24
2.5.2 Descripción del proceso de negocio de Conciliación ... 33
VI
2.5.3 Descripción del subproceso dentro de la modelación de procesos ... 36
2.6CONCLUSIONES ... 37
CAPITULO 3: REQUISITOS ... 38
3.1INTRODUCCIÓN ... 38
3.2APLICACIÓN DE LAS TÉCNICAS PARA LA CAPTURA DE REQUISITOS ... 38
3.3MODELO CONCEPTUAL... 38
3.3.1 Modelo conceptual del proceso de Despacho ... 39
3.3.2 Modelo conceptual del proceso de Conciliación ... 40
3.4REQUISITOS FUNCIONALES ... 40
3.4.1 Requisitos funcionales del proceso de Despacho ... 41
3.4.2. Requisitos funcionales del proceso de Conciliación ... 42
3.5ESPECIFICACIÓN DE REQUISITOS ... 44
3.6CONCLUSIONES ... 105
CAPITULO 4: EVALUACIÓN Y VALIDADCIÓN DE LA SOL UCIÓN ... 106
4.1INTRODUCCIÓN ... 106
4.2APLICACIÓN DE LAS TÉCNICAS DE VALIDACIÓN DE REQUISITOS ... 106
4.3APLICACIÓN DE LAS MÉTRICAS DE LA CALIDAD DE LA ESPECIFICACIÓN DE REQUISITOS ... 107
4.4MEDICIÓN DEL GRADO DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE ... 108
4.5CONCLUSIONES ... 114
CONCLUSIONES ... 116
RECOMENDACIONES ... 117
BIBLIOGRAFÍA ... 118
TRABAJOS REFERENCIADOS ... 121
GLOSARIO DE TÉRMINOS ... 123
ANEXOS ... 127
1 INTRODUCCIÓN
En la actualidad, la sociedad cubana se encuentra inmersa en el mundo de la información, debido a los grandes avances tecnológicos en las telecomunicaciones y más aún en la rama de la informática donde la velocidad y la conectividad juegan un papel de vital importancia en las organizaciones que sin exclusión alguna operan transmitiendo y recibiendo información día tras día. Esto exige que las empresas cuenten con la agilidad, flexibilidad y capacidad para adaptarse a nuevos entornos, que le ayuden a agilizar los procesos involucrados en ellas.
Como base y sostén de la economía nacional, las empresas cubanas son las encargadas de llevar el control y la gestión de los medios materiales que se producen e importan en el país. Para ello tienen asociadas a las mismas, los almacenes; quienes constituyen un eslabón esencial en los flujos físicos de mercancías desde un origen a un destino, y junto a la gestión de pedidos y compra, la producción, la gestión de inventario, el transporte, la distribución e incluso el reciclaje, integran un sistema logístico que es vital para el funcionamiento de la Economía.
Como parte del funcionamiento de un almacén se encuentran los procesos de Despacho y Conciliación.
Encargándose el Despacho de la gestión de los medios materiales que salen del almacén y la Conciliación del control de los recursos asignados a determinadas entidades sin que medie compromiso de pago.
Para su funcionamiento, los procesos de Despacho y Conciliación involucran un amplio número de documentos que en ocasiones resulta tedioso su realización. Hoy, las pérdidas que se reflejan en los estados financieros de una empresa vienen motivado por la diferencia entre la información que figura en la contabilidad y los datos reales en los depósitos de productos. Muchos de los almacenes que se encuentran operando en el país, presentan total dependencia de un sistema manual para llevar a cabo estas actividades trayendo consigo gastos innecesarios de recursos, problemas de almacenamiento, demoras en el traslado y pérdidas de la información, dificultando la persistencia y disponibilidad de los datos.
2 La dirección nacional y con ella, la Universidad de Ciencias Informáticas (UCI), como parte del fortalecimiento de la gestión de las entidades y la informatización de la sociedad crean el proyecto ERP1- Cuba; el cual se encuentra enfrascado en obtener un sistema para la Planificación de Recursos Empresariales (Sistema Integral de Gestión-Cedrux) como solución tecnológica a los problemas económicos y sociales anteriormente planteados.
El sistema presenta varios subsistemas, entre los cuales se encuentra Inventario encargado de la gestión de los medios materiales en las entidades cubanas, quien tiene entre sus procesos el Despacho y la Conciliación, en los cuales estará centrado este trabajo de diploma.
Para el desarrollo de los procesos de Despacho y la Conciliación del subsistema Inventario se desea obtener una correcta captura y especificación de los requisitos, donde se logre cumplir con las expectativas y necesidades de los clientes finales.
La presente investigación surge por la necesidad de dar solución a la situación anteriormente expuesta, por lo que el problema científico reside en: ¿Cómo transformar las necesidades del cliente en requerimientos de software de los procesos Despacho y Conciliación del Subsistema Inventario?
Para darle solución al problema existente, se propone como objeto de estudio: Los procesos para el control de inventario.
Teniendo en cuenta el problema científico, se define como objetivo general del trabajo de diploma:
Desarrollar el modelado de negocio y la captura de requisitos de los procesos Despacho y Conciliación del Subsistema Inventario, para garantizar la satisfacción del cliente.
Por consiguiente, el campo de acción de este trabajo está enmarcado en los procesos de Despacho y Conciliación.
1 Enterprise Resourse Planning (en español Planificación de Recursos Empresariales).
3 Para guiar la investigación se trazó la siguiente idea a defender: Con el desarrollo del modelado de negocio y la captura de requisitos de los procesos de Despacho y Conciliación del Subsistema Inventario se garantizará la satisfacción del cliente.
Para lograr el objetivo general del trabajo de diploma, se proponen las siguientes tareas de investigación:
Elaborar el marco teórico de la investigación.
Caracterizar los procesos que se realizan en el Despacho y la Conciliación, mediante el modelo de negocio.
Desarrollar el levantamiento de requisitos de los procesos de Despacho y Conciliación.
Validar y evaluar la solución propuesta.
Este documento está estructurado en cuatro capítulos:
Capítulo 1: Fundamentación teórica. Se aborda el tema relacionado con los sistemas informatizados existentes vinculados al campo de acción; así como las tecnologías, herramientas a emplear y la metodología para el desarrollo del software. Se presentan técnicas para la captura y aprobación de los requisitos, métricas para la validación de la solución y un método para medir la satisfacción del cliente.
Capítulo 2: Modelo de negocio. Se da una visión más clara de los procesos que se tratan, exponiéndose los artefactos generados producto del análisis de los procesos a tratar y su descripción.
Capítulo 3: Requisitos. Se aplican las técnicas para la captura de requisitos. Se hace referencia a las funcionalidades que deberá realizar el sistema y se proponen los prototipos de interfaz para el sistema a implementar.
Capítulo 4: Evaluación y validación de la solución. Se realiza una evaluación de los requisitos capturados y especificados mediante la aplicación de técnicas y métricas para validar de los mismos. Por último, se analizan y presentan los resultados de la aplicación del Método de Kano para medir la satisfacción del cliente.
4 Este documento posee, además, Conclusiones parciales para cada capítulo, Conclusiones generales, Recomendaciones, Bibliografía y Anexos.
5 CAPITULO 1: FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1.1 Introducción
En este capítulo se aborda de forma breve, el estado del arte de las diferentes soluciones informáticas a nivel mundial y nacional vinculado al campo de acción. Del mismo modo, se realiza una breve panorámica de los procesos vinculados a la gestión de Inventario, haciendo énfasis al Despacho y la Conciliación. Se hace referencia a la metodología de desarrollo, herramientas y lenguaje de modelado a utilizar. Se muestran métricas que ayudan a determinar si los requisitos han alcanzado un estado óptimo y se aborda además, el Método de Kano para medir la satisfacción del cliente.
1.2 Descripción de los procesos
El Inventario registra los movimientos, existencias y almacenamiento de los productos en el almacén. Este presenta los procesos de: Configuración, Apertura, Recepción, Inventario Físico, Ajuste, Baja, Despacho, Conciliación y Cierre; quienes en conjunto permiten un registro completo de los medios materiales, logrando un efectivo control del flujo de las existencias de las empresas.
El proceso de Despacho se encarga de la salida de los productos del almacén y de la confección de los documentos de entrega para los procedimientos de venta, insumos de la empresa o para suministrar otros almacenes. Para cualquier destino que tenga un producto, se debe autorizar su salida mediante una orden de despacho, la que justifica la confección de documentos de salida de productos del almacén, conocidos como: Factura, Conduce, Vale de entrega o devolución y Transferencia.
El proceso de Conciliación se encarga de conciliar la entrega y recepción de productos entre almacenes sin que medie obligación de pago.
1.3 Tendencias y tecnologías actuales 1.3.1 Sistemas ERP
Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) son sistemas de gestión de información gerenciales que integran, automatizan y manejan muchas de las acciones asociadas con las operaciones de producción y distribución de una compañía dedicada a la producción de bienes o servicios.
6 Los ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios, tales como ventas, compras, entregas, pagos, producción, contabilidad, administración de inventarios y de recursos humanos.
Funcionan en todo tipo de empresas. Para ello, integran todos los departamentos funcionales de la empresa, herramientas de mercadotecnia y administración estratégica en un solo sistema (Wailgum, 2008).
El módulo de Inventario en los sistemas ERP
Inventario: Controla los medios que posee una organización. Se encarga de inspeccionar las existencias de productos, dándole entrada y salida del almacén a los mismos, regulando el flujo de mercancía en el almacén, con el fin de hacer más rentable su posesión y garantizar en cierto grado el éxito de la organización.
Por lo anteriormente descrito, se decidió implantar un ERP cubano del cual el módulo de Inventario forma parte y dentro de este están los procesos de Despacho y Conciliación.
1.3.2 Soluciones de software existentes vinculados al campo de acción
Actualmente existen varios sistemas informáticos que apoyan los procesos de Despacho y Conciliación;
estos integran y automatizan muchas de las prácticas del negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, teniendo estos las perspectivas de expandirse ampliamente, debido a los impactos sobre los negocios y la industria.
En el mundo se han desarrollado varios de estos sistemas, como:
Exact Globe
Exact Globe dispone de soporte para bases de datos SQL/PERVASIVE.
Es una solución para la Planificación de Recursos Empresariales que cubre todas las funcionalidades en las áreas de contabilidad, distribución, logística, servicios, RR.HH., Nóminas, Proyectos, Fabricación, etc.
Con respecto a los procesos enmarcados, el Exact Globe presenta las siguientes características:
Permite reducir notablemente el número de errores de entrada y salida, indicando los tipos de transacciones que se deben cargar a cada cuenta de mayor, es decir, facturas de compras y ventas, envíos, recepciones y salarios.
Como la información financiera y la de inventario están totalmente integradas, tras cualquier operación, las cantidades se actualizan inmediatamente reduciendo de esta manera, las
7 diferencias entre los estados financieros y el inventario. Otra importante ventaja es, sin duda, que se pueden hacer compras más fiables con una información actualizada.
OpenBravo
OpenBravo es un sistema de gestión empresarial en software libre, completamente funcional, integrado y basado en web. Dispone de soporte para bases de datos PostgreSQL y Oracle. El coste de implementación inicial de Open Bravo inicial ronda los 27.000 €.
OpenBravo está construido bajo los módulos: Compra, Venta, Almacén y Contabilidad.
De OpenBravo se manifiestan las siguientes características:
Zonas de ventas.
Pedidos de venta. Auto-venta. Preventa. Tele-venta. Reserva de género en almacén para pedidos no servidos. Corrección de pedidos.
Stock Empresarial
Stock Empresarial es un software desarrollado y comercializado por Mistral Caribe Holding para la gestión de almacenes. El objetivo fundamental de este sistema es la disminución de los niveles de stock para reducir los recursos inmovilizados e incrementar la liquidez en la empresa. Es una herramienta imprescindible para facilitar la toma de decisiones.
Para entidades con alcance nacional, posee herramientas de comunicaciones que crean, en tiempo real, almacenes virtuales a diferentes niveles, con las existencias y movimientos de sus dependencias, permitiendo organizar el proceso de compras, distribución y pedidos.
La consulta de esta información se realiza sobre sitios web ajustándose a los procedimientos internos de cada cliente.
Presenta funcionalidades relacionadas con el Despacho y la Conciliación. De estas se pueden encontrar:
El completo control de la consignación comercial.
Generación de ofertas, partiendo del pedido (desde las solicitudes de ofertas).
Conciliación con proveedores.
Esta solución es basada en una arquitectura cliente-servidor, se ha desarrollado en Centura y Delphi, que tiene SQL Server (2000/2005) como base de datos de apoyo.
Mistral Caribe Holding tiene acuerdo de distribución de software con las empresas como: DESOFT, DISAIC, TECNOMATICA y COPEXTEL.
8 En Cuba existen soluciones informáticas.
Las alternativas que se ejemplifican corresponden a sistemas nacionales certificados, con características de desarrollo en plataformas totalmente propietarias y aplicaciones de escritorio:
Los motores de bases de datos utilizados son MS ACCESS, MS SQL SERVER y ORACLE en diferentes versiones.
A continuación se muestran algunas de estas soluciones:
El programa VERSAT-SARASOLA
Es un sistema cubano en explotación desde el 2005 en una gran cantidad de empresas del país, que le ofrece al usuario la posibilidad de contar con un instrumento seguro, rápido, eficaz y de fácil manejo para la planificación, el control y el análisis de la gestión económica.
Para el control de Inventario el sistema tiene las siguientes características:
El VERSAT Sarasola posee un registro de las operaciones en el almacén: recepción, entrega, inventario en cada una de las monedas sin distinción de cuentas.
Registra todos los movimientos que ha tenido un producto determinado, etc.
El VERSAT Sarasola es un paquete de software que utiliza Microsoft SQL server 7.0 como gestor de base de datos cediendo su uso en sistemas de base de datos cliente-servidor (en red) y sistemas de base de datos de escritorio (sin red). La aplicación esta implementada en el leguaje de programación Delphi permitiendo además integrarse con herramientas del office de Windows como el Excel.
SISCONT5
Sistema creado por TECNOMATICA, soportado en bases de datos SQL 2000 y sobre Sistema Operativo Windows.
El sistema se aviene a las definiciones y conceptos del Ministerio de la Industria Básica aunque por las acciones contables financieras que permite puede ser utilizado en otras entidades nacionales.
Está formado por varios módulos: Efectivo en Caja y Bancos, Inventarios, Cobros y Pagos, Facturación, Activos Fijos Tangibles, Nóminas y Contabilidad.
Entre las funcionalidades que presenta SISCONT 5 referente al proceso de Despacho se encuentra:
Registrar las ventas realizadas en un mes determinado.
Realizar las ventas de equipos en consignación.
9 Realizar ventas de equipos e insumos de computación.
Puede ser explotado en régimen monousuario y multiusuario. Se define para monoentidad y multientidad, para esta última existe el control de su acceso para las entidades en un mismo equipo de cómputo como servidor.
RODAS XXI Versión 3.0
Sistema multiempresa y multiusuario creado por CITMATEL para la automatización de la gestión empresarial. Entre los módulos que desarrolla RODAS XXI se encuentra el de Inventario.
El módulo de Inventario de RODAS XXI permite tener un control detallado de los inventarios de la entidad, realizando en el mismo momento que se registra un movimiento, su contabilización. Se pueden realizar todo tipo de operaciones de entradas y salidas de los almacenes con facilidad en el momento que se desee, generando el documento asociado al movimiento de que se trate de forma automática. Es posible trabajar con varios almacenes trabajando cada uno de forma independiente.
Valoración de los sistemas existentes
A pesar de la existencia de varios software nacionales y extranjeros que apoyan los procesos de Despacho y la Conciliación, se detecta que su desempeño no es el mejor; esto se debe a que:
Los sistemas extranjeros que actualmente están en explotación en Cuba, ejemplo de ello, Exact Globe, OpenBravo y Stock Empresarial no se ajustan a los requisitos y normativas del Ministerio de Finanzas y Precios o no abarcan todas las operaciones de gestión por una incompleta implementación en la entidad. OpenBravo a pesar de ser software libre, su coste de implementación inicial ronda los 27.000 €. Otros como el Exact Globe y Stock Empresarial son desarrollados con tecnologías privativas con un costo muy elevado para la adquisición de las licencias y mantenimiento del software.
Las soluciones nacionales como por ejemplo el VERSAT SARASOLA, SISCONT 5 y RODAS XXI desarrollados sobre plataformas envejecidas y con poco o ningún criterio de seguridad y auditoria (en el orden técnico y funcional), han sido creados para resolver los problemas de determinadas entidades. Son productos que se caracterizan por abordar solamente partes del problema de la gestión de la empresa o la unidad presupuestada y no soportan mecanismos estándares de integración con otras aplicaciones.
10 Es por ello que resulta difícil lograr una aplicación estándar que se adapte a las características específicas de cada tipo de empresa cubana y que permita centralizar toda la información existente en la misma, haciéndose necesario un software de gestión integral que controle los procesos empresariales, adaptado a las características del país.
En el estudio realizado a los sistemas anteriormente descritos, se pudo detectar que no existen varias operaciones necesarias para el funcionamiento del Despacho y la Conciliación en los almacenes del país;
ejemplo de ello, se encuentran las funcionalidades de: realizar el plan de distribución, generar una autorización de entrega a parir de una oferta y la conciliación material que son importantes para el negocio de estos procesos. El Sistema Integral de Gestión-Cedrux será partícipe de desarrollar estas y otras funcionalidades logrando cubrir las necesidades de las entidades cubanas.
1.4 Modelo de desarrollo orientado a componentes
El Modelo de desarrollo orientado a componentes es la metodología definida por la dirección del proyecto ERP-Cuba, con el objetivo de lograr un modelo estandarizado entre los equipos de desarrollo que define de forma clara y precisa las responsabilidades de cada uno de los roles que se ven involucrados en el desarrollo de la solución.
La propuesta es desarrollada en colaboración con las líneas de desarrollo del proyecto ERP-Cuba, y de acuerdo con las necesidades que han presentado cada una de ellas y teniendo en cuenta los principales riesgos con los que se cuentan en el proyecto.
Consultar el ERP-PROD Modelo de Desarrollo orientado a componentes. [1]
1.5 Herramienta para el modelado visual
Las herramientas de desarrollo de software diseñan y construyen aplicaciones y dan soporte al desarrollo e implantación de las mismas.
Las herramientas de análisis, modelado, diseño y creación, representan las metodologías y las tecnologías formales (sean o no orientadas al objeto) que sirven de ayuda a la hora de crear las aplicaciones generadas por modelos, los requisitos de las aplicaciones, las definiciones de datos, las especificaciones de programa, los diagramas secuenciales, los datos y los procesos de negocio y las reglas de negocio.
11 Visual Paradigm versión 6.1
La dirección del proyecto ERP-Cuba escogió el Visual Paradigm como herramienta CASE2 ya que ofrece un entorno de creación de diagramas para UML y al mismo tiempo por sus características particulares en la modelación de procesos de negocio: Diagramas de Procesos de Negocio – Proceso, enfocado al negocio que generan un software de mayor calidad. Posee el uso de un lenguaje estándar común a todo el equipo de desarrollo que facilita la comunicación; capacidades de ingeniería directa (versión profesional) e inversa; modelo y código que permanece sincronizado en todo el ciclo de desarrollo;
disponibilidad en múltiples plataformas y de múltiples versiones, para cada necesidad. Permite la integración de aplicaciones empresariales a las bases de datos. Es capaz de generar código e ingeniería inversa para lenguajes como el PHP3. Permite manejar grandes estructuras de manera eficiente, solo requiere una configuración de escritorio común. Soporta el ciclo de vida completo del desarrollo de software: análisis y diseño orientado a objetos, construcción, pruebas y despliegues. [2]
1.6 Lenguaje y notación de modelado
BPMN (Bussines Process Modeling Notation)
Para la modelación de procesos de negocio, la dirección del proyecto escoge la Notación para el Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) ya que es una notación gráfica estandarizada que permite el modelado de procesos de negocio, en un formato de flujo de trabajo (workflow).
El objetivo principal de BPMN es proveer una notación que sea fácilmente comprensible por todos los usuarios del negocio, por los analistas que crean los primeros modelos, por los desarrolladores técnicos, responsables de implementar la tecnología que realizará dichos procesos, y finalmente, a las personas del negocio, los cuales gestionan y monitorean los procesos. BPMN tiene la finalidad de servir como lenguaje común para cerrar la brecha de comunicación que frecuentemente se presenta entre el diseño de los procesos de negocio y su implementación. [3]
UML (Unified Modeling Language)
2herramienta utilizada para el modelado, permitiendo aplicar la metodología de análisis y diseño.
3es un acrónimo recursivo que significa PHP Hypertext Pre-processor (inicialmente PHP Tools, o, Personal Home Page Tools).
12 En español Lenguaje Unificado de Modelado, permite la modelación de sistemas con tecnología orientada a objetos. Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar los artefactos de un sistema con gran cantidad de software. UML proporciona una forma estándar de escribir los planos de un sistema, cubriendo tanto las cosas conceptuales, tales como procesos del negocio y funciones del sistema, como las cosas concretas, tales como las clases escritas en un lenguaje de programación específico, esquemas de bases de datos y componentes software reutilizables.
Es independiente del proceso, aunque para utilizarlo óptimamente se debería usar en un proceso que fuese dirigido por los casos de uso, centrado en la arquitectura, iterativo e incremental. [4]
UML (El lenguaje de modelado unificado) toma un perfil orientado a objetos en el modelado de aplicaciones, mientras que BPMN toma un perfil orientado a procesos en el modelado de sistemas. BPMN tiene un enfoque en procesos de negocio, UML se enfoca al diseño de software y por lo tanto ambas notaciones son totalmente compatibles entre sí.
1.7 Proceso de negocio
Un proceso de negocio es un conjunto de tareas relacionadas lógicamente llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio definido. Cada proceso de negocio tiene sus entradas, funciones y salidas. Las entradas son requisitos que deben tenerse antes de que una función pueda ser aplicada. Cuando una función es aplicada a las entradas de un método, se tienen ciertas salidas resultantes.
Es una colección de actividades estructurales relacionadas que producen un valor para la organización, sus inversores o sus clientes.
Un proceso de negocio puede ser parte de un proceso mayor que lo abarque o bien puede incluir otros procesos de negocio que deban ser incluidos en su función. Los procesos poseen las siguientes características:
Pueden ser medidos y están orientados al rendimiento.
Tienen resultados específicos.
Entregan resultados a clientes o “stakeholders” (especialistas funcionales).
Responden a alguna acción o evento específico.
Los procesos de negocio pueden ser vistos como un recetario para hacer funcionar un negocio y alcanzar las metas definidas en la estrategia de negocio de la empresa. [5]
13 1.8 ¿Qué es un requerimiento?
La IEEE (The Institute of Electrical and Electronics Engineers, en español el Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos) define un requerimiento como: “Una condición o necesidad de un usuario para resolver un problema o alcanzar un objetivo. Una condición o capacidad que debe estar presente en un sistema o componentes de sistema para satisfacer un contrato, estándar, especificación u otro documento formal”. [6] (IEEE, 1990).
Los requerimientos representan las necesidades de los usuarios y los objetivos del sistema. Con frecuencia, durante el ciclo de vida del proyecto, estos varían por diferentes razones. Algunas pueden ser por no captar correctamente la información, por cambios que surgen en las empresas o en las perspectivas del cliente, por cambios en el mercado. Es necesario destacar que los cambios en los requisitos implican cambios en el tiempo de desarrollo y en todas las actividades que dependen de esta, incluso pueden llegar a perjudicar la calidad del software.
1.8.1 Clasificación de los requerimientos
Los requerimientos pueden dividirse en requerimientos funcionales y requerimientos no funcionales.
Los requerimientos funcionales (RF) definen las funciones que el sistema será capaz de realizar. Son capacidades o condiciones que el sistema debe cumplir. Además, son independientes de las tecnologías usadas por el producto.
Los requerimientos no funcionales (RNF) especifican propiedades del sistema, como restricciones del entorno o de la implementación, rendimiento, dependencias de la plataforma, facilidad de mantenimiento, extensibilidad y fiabilidad. Los requerimientos no funcionales son propiedades o cualidades que el producto debe tener.
1.9 Técnicas para la captura de requisitos
A través de los años se ha optado por desarrollar algunas técnicas con el objetivo de ayudar a mejorar el levantamiento de información. Estas son manejadas por un equipo de clientes y desarrolladores que trabajan juntos para comprender el problema, proponer soluciones, negociar diferentes perspectivas o puntos de vista y especificar un conjunto básico de requisitos de la solución.
Para la captura de requisitos existen varias técnicas, las aplicadas en este trabajo de diploma son las explicadas a continuación:
Entrevistas
14 Es usada con frecuencia para acercar al cliente y al desarrollador, pues logra una muy buena comunicación entre ambas partes. Permite obtener información sobre el problema en cuestión y comprender los objetivos para su solución. Para realizarla es necesario seleccionar correctamente a los entrevistados, definir previamente las preguntas, pues la forma de redacción puede influir en las respuestas y por último, analizar los resultados. (Koch, y otros, 2002)
Open ended Interview (Entrevista de composición abierta)
Este tipo de entrevistas son del tipo que realizan los sicólogos. La idea es que el ingeniero de requisitos permita que el cliente le vaya platicando su problemática y el ingeniero de software lo va a ir guiando a través de la plática para ir determinando los requisitos del sistema.
Cuestionarios
Consisten en una serie de preguntas a responder que pueden ser abiertas o cerradas. Las abiertas son más reveladoras, pues permiten que los encuestados respondan con su propia terminología y no los limitan en sus respuestas. Este tipo de preguntas son útiles cuando no se conoce mucho del tema, y por ende no es posible predeterminar posibles respuestas, o cuando se desea profundizar en criterios personales, opiniones, ideas y, por tanto, necesitan de mayor esfuerzo para su elaboración, respuesta y análisis. Las cerradas poseen las posibles respuestas a elegir, requieren menos esfuerzo por parte del encuestado, son más fáciles de preparar para su análisis, requieren de menos tiempo de realización, pero limitan muchas veces al encuestado a la hora de responder, pues a veces su respuesta no se ajusta exactamente con las posibles variantes que se le presentan. (Dávila, 2001)
Tormenta de ideas
Es una técnica de reuniones que se usa para generar ideas. Su objetivo principal es concebir la mayor cantidad de requisitos para el sistema. Reúne integrantes de varias disciplinas, mientras mayor experiencia y preparación tengan, mayor posibilidad se presenta de generar buenas ideas. En este tipo de reunión no se debe socavar ideas que parezcan locas, ni evaluar o criticar las ideas de los demás, porque puede producir un ambiente hostil que perjudique el dinamismo de la reunión, además de que esa idea puede constituir un gran aporte luego de ser madurada y perfeccionada o relacionada con otras. (Zapata, y otros, 2004)
15 1.10 Técnicas utilizadas para la validación de requisitos
Los requisitos una vez definidos necesitan ser validados. La validación de requisitos tiene como misión demostrar que la definición de los requisitos puntualiza realmente el sistema que el usuario necesita o el cliente desea. Para la validación de los requisitos de este trabajo se utilizaron las siguientes técnicas:
Prototipo de interfaz
Durante la actividad de extracción de requerimientos, puede ocurrir que algunos requerimientos no estén demasiado claros o que no se esté muy seguro de haber entendido correctamente los requerimientos obtenidos hasta el momento, todo lo cual puede llevar a un desarrollo no eficaz del sistema final. Para validar los requerimientos capturados, se diseñan prototipos de interfaz.
Los prototipos son simulaciones del posible producto, que luego son utilizados por el usuario final, permitiendo conseguir una importante retroalimentación en cuanto a si el sistema diseñado con base a los requerimientos capturados le permite al usuario realizar su trabajo de manera eficiente y efectiva.
Un prototipo es una versión inicial de un sistema de software que se utiliza para demostrar los conceptos, probar las opciones de diseño y entender mejor el problema y su solución.
Un prototipo puede revelar errores u omisiones en los requerimientos propuestos, favorece la comunicación entre clientes y desarrolladores, da una primera visión del producto. [7]
La Revisión Técnica Formal (RTF)
Son reuniones del personal técnico (usuario final del sistema) con el objetivo de validar la especificación de requisitos. Su aplicación a los documentos de práctica permitirá detectar deficiencias, ambigüedades, omisiones, errores, etc., tanto de formato como de contenido. Suelen realizarla entre 3 y 5 personas y los especialistas funcionales deben ser independientes del equipo que ha realizado la especificación de requisitos.
Cada Revisión Técnica Formal (RTF) se lleva a cabo mediante una reunión y solo tiene éxito si esta es bien planificada, controlada y atendida. []
1.11 Métricas de la calidad de especificación de requisitos
Existe una lista de características para poder valorar la calidad de la especificación de requisitos:
especificidad, corrección, comprensión, capacidad de verificación, consistencia externa e interna, capacidad de logro, concisión, trazabilidad, capacidad de modificación, exactitud y capacidad de
16 reutilización. Aunque muchas de las características anteriores pueden ser de naturaleza cuantitativa, Pressman sugiere que todas puedan representarse usando una o más métricas.
En este trabajo de diploma, para medir la calidad de especificación de los requisitos capturados se utilizarán las siguientes métricas.
Métrica de Especificidad
Pretende determinar si los requisitos se encuentran bien expresados. Mide la relación entre los requisitos que han sido interpretados de igual forma por las revisiones y los requisitos totales.
Métrica de Estabilidad
Referida a los cambios que sufren en los requisitos a lo largo de todo el ciclo de vida del software incluyendo la eliminación, inserción y modificación, estos continuos cambios en la especificación de los requisitos traen consigo un atraso en el cronograma de trabajo.
Promedio de requerimientos por necesidades
Verifica que las necesidades de los clientes se encuentren cubiertas por los requerimientos capturados y especificados. [8]
1.12 El Método de Kano para la satisfacción del cliente
Para comprobar la satisfacción del cliente, se utilizó el método de Kano.
El académico japonés de la universidad de Tokio Noriaki Kano definió un modelo de evaluación de la calidad de los productos que permite medir la relación entre la funcionalidad de un producto y la satisfacción que esta funcionalidad les brinda a los clientes. Además permite discriminar y clasificar los requerimientos en tres tipos ideales de atributos en función de la relación entre funcionalidad y satisfacción, la figura 1.1 ayuda a comprender esta agrupación.
Los requerimientos obligatorios son aquellos que, hacia las gamas bajas de funcionalidad, aumentan la satisfacción en relación directa con la funcionalidad pero que, superado cierto umbral, dejan de producir un incremento importante en la satisfacción.
Los requerimientos atractivos son aquellos que, por debajo de cierto umbral de funcionalidad, mantienen un nivel de satisfacción relativamente bajo y constante, pero que, una vez superado ese umbral, producen un aumento significativo de la satisfacción.
17 Los requerimientos unidimensionales se caracterizan porque la satisfacción que producen aumenta de modo aproximadamente proporcional al nivel de funcionalidad. Responden a la percepción tradicional de la relación entre funcionalidad y satisfacción: a mayor funcionalidad, se observa una mayor satisfacción.
Figura 1.1. Clasificación de las características de un producto según la relación entre funcionalidad y satisfacción.
Significado de los símbolos: A, Atractivo; U, Unidimensional; O, Obligatorio.
Para obtener la clasificación antes mencionada Kano propone un cuestionario, en el que se formulan dos preguntas por cada requerimiento analizado:
¿Cómo se siente si la característica X está presente en el producto? (Requerimientos funcionales)
¿Cómo se siente si la característica X NO está presente en el producto? (Requerimientos disfuncionales) Para cada pregunta el cliente responde entre cinco posibles opciones:
1. Me agrada 2. Es de esperarse 3. Neutral
4. Lo acepto 5. Me desagrada
18 Una vez respondidas las dos preguntas se busca su combinación en la tabla 1.1, y es de esta forma que los requerimientos de un producto se pueden clasificar en una de las seis categorías que se muestran a continuación:
A: Atractivo O: Obligatorio U: Unidimensional I: Indiferencia
Inv: Respuesta inversa D: Respuesta dudosa
Tabla 1.1. Clasificación de requerimientos.
Cuando un cliente se comporta Indiferente indica que una mayor o menor funcionalidad respecto a este requerimiento no se refleja en un aumento o disminución de la satisfacción del cliente y se representaría como una recta paralela al eje horizontal de la tabla 1.2. Una respuesta Inversa indica que la interpretación de criterios funcionales y disfuncionales del diseñador es la inversa a la percepción del cliente, es decir, lo que la pregunta supone como funcional es percibido como no funcional por quien responde. Por último, cuando existe una contradicción en las repuestas a las preguntas, se clasifica como una respuesta Dudosa. Esto quiere decir que no es razonable contestar lo mismo ante un par de preguntas complementarias. [9]
19 Tabla 1.2. Concentración de respuestas.
1.13 Conclusiones
En este capítulo se realizó un estudio de los sistemas que actualmente se utilizan en el país para apoyar la gestión de inventario. Se realizó un trabajo previo del análisis de las tecnologías y herramientas definidas por la dirección del Proyecto ERP-Cuba a utilizar para el desarrollo de los artefactos a entregar descritos por el Modelo de desarrollo orientado a componentes, sentándose de esta manera; el marco teórico del trabajo de diploma. Se especificaron las técnicas para la captura y validación de los requisitos, así como el método de Kano para comprobar que los requisitos capturados satisfacen las necesidades de los usuarios finales.
20 CAPÍTULO 2: MODELO DE NEGOCIO
2.1 Introducción
El primer paso en el proceso de desarrollo de software es precisamente alcanzar cierto nivel de conocimientos sobre el problema en cuestión.
En este capítulo se hace un análisis de cómo es que se llevan a cabo los procesos de Despacho y Conciliación en el almacén, cuáles son sus objetivos, las normas y procedimientos determinados por la entidad, a través de los diferentes artefactos del modelo del negocio. Esto permite comprender la estructura y dinámica de la organización, los problemas actuales dentro de esta e identificar las mejoras potenciales y asegurar que los consumidores, usuarios finales y desarrolladores tengan un entendimiento común de la organización.
2.2. Modelo de Negocio
Para conseguir sus objetivos, una empresa organiza su actividad por medio de un conjunto de procesos de negocio. Cada uno de ellos se caracteriza por una colección de datos que son producidos y manipulados mediante un conjunto de tareas, en las que ciertos agentes (por ejemplo, trabajadores o departamentos) participan de acuerdo a un flujo de trabajo determinado. Además, estos procesos se hallan sujetos a un conjunto de reglas de negocio, que determinan la estructura de la información y las políticas de la empresa. Por tanto, la finalidad del modelado del negocio es describir cada proceso del negocio, especificando sus datos, actividades (o tareas), roles (o agentes) y reglas de negocio.
2.2.1 Modelación del negocio actual
El proceso de Despacho es uno de lo más importantes en la gestión de inventario. Este tiene como actividad principal, darle salida a los productos del almacén destinados para la venta, consumo de la propia entidad o la transferencia de productos entre almacenes de una misma entidad. Para amparar el despacho de los productos, el almacén se encarga de generar los documentos de salida (Vale de entrega o devolución, Transferencia Factura o Conduce en caso de que sean entregas parciales). Los procesos que conforman el Despacho son:
Salida de los productos del almacén para la venta.
Salida de los productos del almacén para insumo.
21 Salida de los productos del almacén en consignación.
Salida de los productos del almacén por trasferencia entre almacenes.
El proceso de Conciliación entre almacenes se realiza luego de haber existido la transferencia entre almacenes. Este tiene como objetivo principal conciliar la entrega – recepción de los productos y medios materiales que se entregan sin que medien relaciones de cobros y pagos, de acuerdo con las decisiones de los jefes facultados.
2.2.2 Mapa de procesos
El mapa de procesos representa gráficamente los procesos estratégicos de negocio, de apoyo y de control. Permite dar una visión a nivel de macroproceso de la estructura de los procesos impacto y la interrelación de los mismos. Ver figura 2.1.
Los procesos subrayados en el mapa de procesos del Módulo de Inventario son: Despacho (Documentos de salida forma parte del Despacho) y Conciliación.
El proceso de Despacho tiene como entrada un documento soporte, que puede ser una solicitud de compra en caso de venta o una solicitud de entrega en caso de suministros, con el cual se confecciona la orden de despacho. Mediante esta orden de despacho, se generan los documentos de salida que amparan la entrega de productos: Transferencia, Vale de entrega o devolución o Conduce.
El proceso de Conciliación, se realiza mediante la entrada de la Transferencia generada en el proceso de Despacho; y teniendo como salida el Modelo de Conciliación de este proceso.
El área de Facturación para generar la Factura, tiene como entrada la orden de despacho generada por el proceso de Despacho.
El área de Contabilidad (dentro de Finanzas), para sus operaciones contables, tiene como entrada el comprobante de operaciones generado por el proceso de Despacho (específicamente Documentos de salida).
22 Figura 2. Mapa de procesos de Despacho y Conciliación.
2.3 Técnicas utilizadas para comprender el negocio
Para comprender el negocio en que se encuentran enmarcados los procesos de Despacho y Conciliación, se utilizaron las siguientes técnicas:
De observación:
23 Visitas: Mediante esta técnica, se realizaron visitas a entidades en las cuales se desarrollan estos procesos, preferentemente almacenes, donde se pudo conocer la secuencia de actividades y los documentos primarios que amparan estos procesos.
Análisis de la documentación: Se seleccionaron la mayor cantidad de documentos relacionados con el tema; y junto al estudio de manuales, revistas y libros relacionados con los procesos en cuestión, se pudo obtener información consistente acerca del negocio comprendido.
De secciones de trabajo:
Entrevista: Se realizó una reunión con la participación del analista de procesos y el especialista funcional, con el fin de obtener información sobre los procesos comprendidos en el marco de negocio.
2.4 Especificación de Reglas del Negocio
En una organización, tanto los procesos como los datos que estos manejan, están restringidos por las reglas del negocio. Estas reglas aseguran que la actividad de la empresa se lleva a cabo de acuerdo a restricciones impuestas desde el entorno (leyes o normas) o desde dentro de la propia organización.
En el negocio que se trata son las siguientes:
Regla de estructura:
Términos: Se tratan conceptos en el contexto del negocio: Solicitud de entrega, Tarjeta de estiba, Orden de despacho, Vale de entrega o devolución, Conduce, Factura, Transferencia, Modelo de conciliación material, Submayor de inventario analítico por productos.
Modelo de datos: Controla que la información básica almacenada para cada atributo o propiedad de un concepto sea válida.
La cantidad de los productos de la orden de despacho tienen que ser mayor que cero.
La fecha de emisión de la orden de entrega o de despacho no necesariamente tiene que ser la misma que la fecha en que se entregan los productos.
Reglas de derivación:
Cálculo: Controla la obtención de información que se puede calcular a partir de la ya existente.
El importe de un producto en específico de la orden de despacho es igual a la cantidad ordenada del producto multiplicado por el precio del mismo.
La cantidad de asignaciones propuestas a cancelar en una orden de despacho es igual o menor a la cantidad ordenada menos la cantidad entregada del producto.
24 Reglas de acción:
Restricción de operaciones: Especifican condiciones que deben ser ciertas para asegurarse que una operación se ejecute correctamente.
Para que se puedan elaborar los documentos de salida, debe de haberse generado con anterioridad la orden de despacho.
Para que los documentos generados en el movimiento de los productos (entradas o salidas del almacén) sean válidos, tienen que ser firmados el jefe de almacén o cualquier otra persona designada por la entidad.
La conciliación material se realiza para cada entidad cliente.
En la Conciliación, el jefe de almacén, se encuentra en la obligación de certificar la recepción de dichos medios mediante la devolución del duplicado del modelo Conciliación Material, debidamente firmado por el mismo en un término no mayor de 10 días posteriores a la fecha en que se recibió el modelo en el almacén.
El triplicado del modelo de conciliación material se mantiene sin archivar en la especialidad a la que pertenece el almacén suministrador o por la persona que cumple la función de controlar el cumplimiento del modelo “Conciliación Material”, hasta tanto se reciba el duplicado del receptor debidamente cumplimentado.
2.5 Descripción de los Procesos de Negocio
La descripción de los procesos de negocio ayuda a comprender gráficamente como se realiza el procedimiento de Despacho y de Conciliación dentro de las entidades y almacenes, especificando el flujo básico de sus actividades, así como las concurrentes y alternas.
2.5.1 Descripción del proceso de negocio de Despacho
En el Despacho se ven varios procesos que conforman la salida de los productos del almacén, estos son identificados como:
Salida de productos del almacén para la venta Diagrama del proceso
25 Figura 2. 1. Diagrama del proceso Salida de productos del almacén para la venta.
Descripción del flujo básico
1. Solicitar productos: El cliente solicita los productos a la Oficina Comercial de la empresa suministradora mediante una solitud de compra.
2. Recibir y verificar los datos de la solicitud: El jefe de la oficina comercial recibe la Solicitud de compra, emitiendo mediante la misma una orden de despacho para justificar la salida de productos del almacén.
3. Analizar la solicitud, emitir y enviar la Orden de Despacho: Mediante la solicitud que se le ha sido entregada, la Oficina comercial, la analiza y emite una Orden de Despacho, la cual envía al encargado del almacén o almacenero.
26 4. Si no existen errores. Confeccionar la Orden de despacho: El jefe de la oficina comercial genera la orden de despacho ordenando al almacén la salida de los productos para la venta del mismo.
5. Actualizar tarjeta de estiba: En el almacén en consignación se rebajan los productos de la tarjeta de estiba y se actualizan los datos de la orden de despacho.
6. Comprobar transporte de la mercancía: El almacenero comprueba el transporte en que se transporta la mercancía o verifica si el cliente desea llevarse toda la mercancía reflejada en la orden de despacho.
7. Si el cliente no se lleva toda la mercancía. Confeccionar Conduce: Separa los productos solicitados en la orden de despacho, entrega los mismos a expedición (área específica dentro del mismo almacén) para darle salida del almacén. El encargado del almacén (para está acción puede ser el jefe de almacén el que la realice) genera el conduce que ampara la salida de los productos del almacén.
8. Entregar productos en expedición y documento soporte: El encargado del almacén le entrega al cliente en cuestión una copia del documento soporte y los productos solicitados, archivando una copia del mismo (Conduce o Factura) como constancia de la salida de los productos del almacén. El original del conduce lo entrega al Contador para que realice las operaciones contables.
9. Contabilizar Conduce: El contador contabiliza los productos contenidos en el conduce, actualizando el submayor de inventario.
10. Actualizar Submayor de inventario analítico por productos: El Contador actualiza en submayor de inventario, renovando la existencia de los productos en los modelos contables.
11. Emitir Comprobante de operaciones: El Contador emite el comprobante de operaciones que se genera en el proceso contable.
12. Concluye el proceso.
Descripción de los flujos paralelos
“No aplicable”
Descripción de las extensiones 2. a. ¿La solicitud contiene errores?
2. a. 1. Si la solicitud de compra se encuentra con errores. Rechazar la solicitud e informar al cliente: La Oficina comercial al encontrar errores en la solicitud de compra o que la misma no cumple con los requisitos predefinidos en los contratos, rechaza la misma informando del error al cliente en cuestión.
2. a. 2. Concluye el proceso.
27 4. a. ¿Datos correctos?
4. a. 1. Si los datos no son correctos. Informar el Error: El almacenero informa a la oficina comercial el error encontrado en la orden de despacho.
4. a. 2. Recibir información: La oficina comercial recibe la información de los errores encontrados en la orden de despacho.
4. a. 3. Concluye el proceso.
6. a. ¿Puede llevarse toda la mercancía en el transporte?
6. a. 1 Si el cliente se lleva toda la mercancía. Entregar orden de despacho a Facturación: El almacenero archiva una copia de la orden de despacho y envía la original al área de Facturación para que se genere el documento de salida.
6 a. 2. Confeccionar factura: En el área de Facturación se confecciona la factura en original y copias, la cual será utilizada para la entrega de los productos del almacén.
6. a. 3. Recibir factura: El encargado del almacén recibe la factura para luego darle salida a los productos del almacén.
6. a. 3. Se ejecuta la actividad 8 del flujo básico.
Salida de productos del almacén en consignación Diagrama del proceso
28 Figura 2. 2. Diagrama del proceso Salida de productos del almacén en consignación.
Descripción del flujo básico
1. Solicitar productos: El cliente solicita los productos a la oficina comercial de la empresa suministradora mediante una solicitud de compra.
2. Recibir y verificar los datos de la solicitud: El jefe de la oficina comercial recibe la solicitud de compra, emitiendo mediante la misma una orden de despacho para justificar la salida de productos del almacén.
3. Si no existen errores. Confeccionar la Orden de despacho: El jefe de la oficina comercial genera la orden de despacho ordenando al almacén la salida de los productos para la venta del mismo.
4. Actualizar tarjeta de estiba: En el almacén en consignación se rebajan los productos de la tarjeta de estiba y se actualizan los datos de la orden de despacho.
5. Comprobar transporte de la mercancía: El almacenero comprueba el transporte en que se transporta la mercancía o verifica si el cliente desea llevarse toda la mercancía reflejada en la orden de despacho.
6. Si el cliente no se lleva toda la mercancía. Confeccionar Conduce: Separa los productos solicitados en la Orden de Despacho, entrega los mismos a expedición (área específica dentro del mismo almacén) para darle salida del almacén. El encargado del almacén (para está acción puede ser el jefe de almacén el que la realice) genera el conduce que ampara la salida de los productos del almacén.
29 7. Entregar productos en expedición y documento soporte: El encargado del almacén le entrega al cliente en cuestión una copia del documento soporte y los productos solicitados, archivando una copia del mismo (Conduce o Factura) como constancia de la salida de los productos del almacén. El original del conduce lo entrega al Contador para que realice las operaciones contables.
8. Contabilizar Conduce: El contador contabiliza los productos contenidos en el conduce, actualizando el submayor de inventario.
9. Actualizar Submayor de inventario analítico por productos: El contador del almacén consignatario actualiza en submayor de inventario de las cuentas MEMO, renovando la existencia de los productos en los modelos contables.
10. Emitir Comprobante de operaciones: El contador del almacén consignatario emite el comprobante de operaciones que se genera en el proceso contable.
11. Concluye el proceso.
Descripción de los flujos paralelos
“No aplicable”
Descripción de las extensiones 2. a. ¿La solicitud contiene errores?
2. a. 1. Si la solicitud de compra se encuentra con errores. Rechazar la solicitud e informar al cliente: La Oficina comercial al encontrar errores en la solicitud de compra o que la misma no cumple con los requisitos predefinidos en los contratos, rechaza la misma informando del error al cliente en cuestión.
2. a. 2. Concluye el proceso.
5. a ¿Puede llevarse toda la mercancía en el transporte?
5. a. 1. Si el cliente se lleva toda la mercancía. Entregar orden de despacho a Facturación: El almacenero archiva una copia de la orden de despacho y envía la original al área de Facturación para que se genere el documento de salida.
5. a. 2. Confeccionar factura: En el área de Facturación se confecciona la factura en original y copias, la cual será utilizada para la entrega de los productos del almacén.
5. a. 3. Recibir factura: El encargado del almacén recibe la factura para luego darle salida a los productos del almacén.
5. a. 4. Se ejecuta la actividad 8 del flujo básico.
30 Salida de productos del almacén para insumo
Diagrama del proceso
Figura 2. 3. Diagrama del proceso Salida de productos del almacén para insumo.
Descripción del flujo básico
1. Emitir y enviar la Solicitud de Entrega: El empleado de un área solicita los materiales necesarios, mediante una solicitud de entrega, la cual entrega al administrador.
2. Recibir Solicitud de Entrega y emitir Orden de Despacho: El administrador recibe la Solicitud de entrega, emitiendo mediante la misma una orden de despacho para justificar la salida de productos del almacén.
31 3. Enviar la Orden de Despacho: El administrador envía la orden de despacho al jefe de almacén para que realice el proceso de despacho de materiales.
4. Recibir y revisar la Orden de Despacho: El jefe de almacén recibe la orden de despacho, y la revisa, verificando de que en la misma no existan errores.
5. Si los datos son correctos. Actualizar tarjeta de estiba: El encargado del almacén separa los productos incluidos en la orden de despacho actualizando así, la tarjeta de estiba y la orden de despacho.
6. Generar Vale de entrega: El encargado del almacén (para está acción puede ser el jefe de almacén el que la realice) genera vale de entrega que ampara la salida de los productos del almacén.
7. Entregar productos y copia del vale de entrega: El encargado del almacén le entrega al cliente en cuestión una copia del vale de entrega y los productos solicitados, archivando una copia del vale de entrega como constancia de la salida de los productos del almacén. El original del vale de entrega lo entrega al Contador para que realice las operaciones contables.
8. Contabilizar Vale de entrega: El contador contabiliza los productos contenidos en el vale de entrega, actualizando el submayor de inventario.
9. Actualizar el Submayor de inventario analítico por productos: El contador actualiza en submayor de inventario, renovando la existencia de los productos en los modelos contables.
10. Emitir Comprobante de operaciones: El contador emite el comprobante de operaciones que se genera en el proceso contable.
11. Concluye el proceso.
Descripción de los flujos paralelos
“No aplicable”
Descripción de las extensiones 4. a. ¿Datos correctos?
4. a. 1. Si los datos no son correctos. Informar el Error: El jefe de almacén informa al administrador, los errores encontrados en la solicitud de entrega.
4. a. 2. Recibir información: El administrador recibe la información de los errores encontrados.
4. a. 3. Concluye el proceso.
Salida de productos del almacén por transferencia entre almacenes Diagrama del proceso
32 Figura 2. 4. Diagrama del proceso Salida de productos del almacén por transferencia entre almacenes.
Descripción del flujo básico
1. Solicitar productos: En el almacén receptor, una persona autoriza, realiza la solicitud de entrega al almacén suministrador para la trasferencia de productos necesitados por la misma.
2. Recibir solicitud y emitir Orden de despacho: El jefe de abastecimiento recibe la solicitud de entrega y confecciona la orden de despacho para ordenar la salida de productos del almacén, enviado la misma, al encargado del almacén .para que le de salida a los productos solicitados por el almacén solicitante.
3. Actualizar tarjeta de estiba: Con la orden de despacho en mano, el encargado del separa los productos solicitados del área de almacenamiento y actualiza la tarjeta de estiba y completa la orden de despacho con que serán entregados al cliente el cuestión.
4. Generar transferencia: El encargado del almacén (para está acción puede ser el jefe de almacén el que la realice) genera vale de entrega que ampara la salida de los productos del almacén.
33 5. Entregar productos y original del modelo de Transferencia: El encargado del almacén le entrega los productos y el original del modelo de Trasferencia al trasportador designado para trasladar los productos al almacén receptor.
6. Contabilizar Transferencia: El contador contabiliza los productos contenidos en la transferencia, actualizando el submayor de inventario.
7. Actualizar el Submayor de inventario analítico por productos: El Contador actualiza en submayor de inventario, renovando la existencia de los productos en los modelos contables.
8. Concluye el proceso.
Descripción de los flujos paralelos
“No aplicable”
Descripción de las extensiones
“No aplicable”
2.5.2 Descripción del proceso de negocio de Conciliación Conciliación entre almacenes
Diagrama del proceso
34 Figura 2. 5. Diagrama del proceso Conciliación entre almacenes.
Descripción del flujo básico
1. Confeccionar modelo de conciliación (original y dos copias): El contador del almacén proveedor genera el modelo de conciliación en original y copias y le envía los modelos al jefe de almacén.
2. Aprobar el modelo de conciliación (original y dos copias): El jefe del almacén, (depósito o nave) que suministra los productos aprueba los modelos de conciliación firmando cada uno de ellos.
3. Enviar original y duplicado a la entidad receptora: Luego de firmado el modelo le envía, en el período comprendido entre el 1 y el 5 de cada mes, el original y duplicado del modelo a los jefes de unidades militares o entidades a los cuales se les haya entregado, en el mes anterior, recursos materiales sin que mediara pago.
