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Guía de usuario de la Aplicación de cliente de mensajería unificada 6510
Versión 1.2
24 de junio de 2003
®,™ Marca comercial de MITEL Networks Corporation
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Acerca de esta guía 9
Visión general del documento 10
Público objetivo 11 Antes de comenzar 11 Convenciones 11
Comuníquese con Mitel Networks 12
CAPÍTULO 1
UM Client Manager y aplicaciones de escritorio 13
Visión general 14
Uso de UM Client Manager 14 Inicio de sesión 14 Cierre de sesión 17
Conectividad de UM Client Manager 18 Configuración de UM Client Manager 20
Ajuste de configuración principal 21
Especificación de la configuración de manejo de llamadas 24 Configuración de LanTalk 27
Configuración de notificaciones 29 Uso de UM Call Manager 31
Uso de los Botones de la barra de herramientas 32 Contestación de llamada 33
Eliminación de una llamada 33 Transferencia de llamadas 33 Puesta de una llamada en espera 35 Toma de mensajes 36
Retiro de una persona que llama del Correo de voz 36
Creación de un mensaje de difusión 43 Creación de una lista de compañeros 44
Eliminación de listas de compañeros y buzones 50 Envío de un mensaje usando una lista de compañeros 51 Uso de la Barra de herramientas de Outlook 52
Ficha de mensaje 54
Ficha Opciones de telefonía 59
Definición del estado actual en Outlook 61 Uso de LanTalk en Outlook 62
CAPÍTULO 2
Web Client 63
Visión general 64Inicio de Web Client 64
Ejecución de Grant Permissions 64 Conexión a Web Client 66 Cierre de sesión 67 Funciones de Web Client 68
Uso de los botones de desplazamiento 68
Uso de las funciones de la barra de herramientas principal 68 Uso de la Bandeja de entrada 69
Iconos de mensajes 69
Muestra de mensajes por tipo 70
Uso de los Botones de la barra de herramientas 71 Reproducción de un mensaje de voz 71
Corrección de un error de reproducción de mensaje de voz 73 Visualización de un fax 73
Lectura de un correo electrónico 74 Actualización de la pantalla 75 Creación de un mensaje 75 Creación de un mensaje de voz 75 Creación de un mensaje de texto 78 Creación de un mensaje de fax 79
Adición de datos adjuntos a un mensaje 80
Respuesta a un mensaje 81 Reenvío de un mensaje 82 Copia de un mensaje 82
Desplazamiento de un mensaje 83 Borrado de un mensaje 84
Mantenimiento de carpetas 85
Uso de los Botones de la barra de herramientas 85 Creación de una nueva carpeta 85
Borrado de una carpeta 86
Cambio de nombre de una carpeta 86 Copia de una carpeta 87
Desplazamiento de una carpeta 88 Recuperación de mens.ajes borrados 89 Vaciado de la carpeta Elementos eliminados 90 Mantenimiento de la configuración de usuario 90
Uso de los Botones de la barra de herramientas 91 Especificación del estado de presencia 92
Creación de un programa de estado 93 Edición de un programa de estado 94 Eliminación de un programa de estado 95 Especificación de una contraseña 95
Especificación de una contraseña POP3/IMAP4 96 Especificación de colaboración 96
Especificación de la configuración IMAP 97 Mantenimiento de opciones de mensaje 99
Clasificación/Orden de mensajes 99 Especificación del reenvío de mensajes 100
Edición de una dirección telefónica 110 Borrado de una dirección telefónica 110
Creación de un programa de direcciones telefónicas 110 Especificación de direcciones de correo electrónico 112 Edición de una dirección de correo electrónico 114 Eliminación de una dirección de correo electrónico 114
Configuración de un programa de configuración de correo electrónico 114
Especificación de direcciones de fax 115
Configuración de un programa de número de fax 116 Direcciones de VPIM 117
Direcciones WAP 118 Otras direcciones 119
Mantenimiento de una lista de distribución 120
Uso de los Botones de la barra de herramientas 120 Creación de una lista de distribución privada 121 Edición de una lista de distribución 122
Borrado de una lista de distribución 122 Mantenimiento de notificaciones 123
Uso de los Botones de la barra de herramientas 123 Creación de una regla de notificación 123
Creación de una dirección de notificación 126
Creación de una dirección de notificación telefónica 126 Creación de una dirección de notificación de bíper 127
Creación de una dirección de notificación de correo electrónico 129 Eliminación de una dirección de notificación 129
Edición de una dirección de notificación 130 Creación de un programa de notificación 130 Mantenimiento de llamadas de despertador 132
Uso de los Botones de la barra de herramientas 132 Creación de una llamada de despertador 133 Cancelación de una llamada de despertador 134 Mantenimiento de saludos 134
Uso de los Botones de la barra de herramientas 134 Reproducción de un saludo 135
Grabación de un saludo 136 Activación de un saludo 138 Eliminación de un saludo 138 Uso de la función Colaboración 139
En este capítulo...
Visión general del documento en la página 10 Público objetivo en la página 11
Antes de comenzar en la página 11 Convenciones en la página 11
Comuníquese con Mitel Networks en la página 12
Visión general del documento
Esta guía se desarrolló para describir la configuración de las Aplicaciones de cliente que están disponibles con el servidor 6510 UM.
La disponibilidad de las Aplicaciones de cliente, además de sus características y funcionalidad, se determina mediante la clasificación de un usuario en el sistema 6510 UM.
A medida que lea la guía, encontrará anotaciones que le indicarán las funciones que están disponibles para una clase de usuario determinado.
Debido a que se relacionan con el uso de las Aplicaciones de cliente, las clases de usuarios se desglosan como se indica a continuación:
Su tipo de usuario se determinó en el despliegue inicial del sistema. En caso de que haya una característica o funcionalidad descrita en este documento a la cual necesite acceso, comuníquese con su Administrador de sistema. Es posible que se requieran licencias adicionales para las aplicaciones.
Esta guía entrega instrucciones detalladas sobre el uso del software de aplicación UM Client Manager y Web Client.
Estándar Avanzado Unificado
Definición Los usuarios de
Mensajería integrada que utilicen Outlook y que reenvíen sus mensajes a su cuenta de correo electrónico para una sola vista.
Usuarios de Mensajería integrada con licencias de Aplicaciones de cliente.
Usuarios de Mensajería unificada. (Se incluyen las Aplicaciones de cliente en la licencia de UM).
Funcionalida d disponible de la Aplicación de cliente
Client Manager: limitada Complemento para Outlook: limitada Web Client: Ninguna
Client Manager: completa Complemento para Outlook: completa Web Client: acceso a la configuración del buzón.
Acceso al correo de voz y fax (no correo
electrónico).
Client Manager: completa Complemento para Outlook: completa Web Client: completa
Público objetivo
Este documento está destinado a usuarios finales que utilizan UM Client Manager y Web Client para uso personal.
Antes de comenzar
Antes de que empiece a utilizar los software UM Client Manager y Web Client, primero tendrá que instalar las aplicaciones.Consulte la Guía de instalación de la aplicación de cliente para obtener instrucciones.
Convenciones
Esta guía utiliza las siguientes convenciones para transmitir información específica:
Nota: Contiene información adicional sobre la tarea que está realizando.
Consejo: Contiene un método alternativo para llevar a cabo la tarea u ofrece una solución en caso de que tenga problemas.
Precaución: Información que le avisa de una posible pérdida de datos, daños en una aplicación, sistema o dispositivo.
Advertencia: Información que le avisa de posibles daños personales.
Comuníquese con Mitel Networks
Comuníquese con nosotros por correo:
Mitel Networks Corporation 350 Legget Drive
Ottawa, ON K2K 2W7
Comuníquese con nosotros por teléfono:
Tel: 613-592-2122 Fax: 613-592-4784
Comuníquese con nosotros a través de Internet:
www.mitel.com
En este capítulo. . .
Visión general en la página 14
Uso de UM Client Manager en la página 14
Configuración de UM Client Manager en la página 20 Uso de UM Call Manager en la página 31
Cambio de su estado en la página 37 Uso de LanTalk en la página 39
Uso de la Barra de herramientas de Outlook en la página 52
Visión general
El sistema 6510 Unified Messaging es una aplicación de escritorio basada en IP que le permite acceder a varias funciones de comunicación únicas, como por ejemplo, control de llamadas, mensajería instantánea y mensajería unificada.
Puede iniciar sesión en el servidor UM desde cualquier computadora conectada a Internet. Después de que ingrese la dirección IP del servidor 6510 UM, habrá iniciado sesión y podrá acceder a la funcionalidad de comunicaciones disponible.
Uso de UM Client Manager
Inicio de sesión
Al iniciar sesión se le permitirá ejecutar el programa UM Client Manager.
Para conectarse al servidor UM:
1. Haga clic en Inicio>Programas>UM Client Manager>UM Client Manager.
Consejo: También puede hacer doble clic en el icono de UM Client Manager ubicado en el escritorio.
La aplicación UM Client Manager se cargará automáticamente en la bandeja de sistema después de la autenticación y permanecerá en espera de actividad de llamada.
El estado de su sesión de UM Client Manager se representa a través de varios iconos:
El estado de su disponibilidad se representa a través de varios iconos:
Iconos Estado de la sesión Disponible
para
Conectado Todos los
usuarios
(parpadeando)
Conectado con un mensaje nuevo en espera Usuarios avanzados y unificados
Desconectado Todos los
usuarios
Desconectado (el sistema detecta la configuración de Client Manager, pero no se establece ninguna conexión)
Todos los usuarios
Ocupado Usuarios
avanzados y unificados
En reunión Usuarios
avanzados y unificados
No molestar Usuarios
avanzados y unificados
Almorzando Usuarios
avanzados y unificados
Nota: Cuando UM Client Manager está activado en forma predeterminada, se despliega una ventana de notificación arriba del icono de UM Client Manager cada vez que se reciben mensajes nuevos. Esta función puede desactivarse en la configuración de Opciones/notificación de Client Manager.
La ventana de notificación mostrará la cantidad de mensajes de voz, de texto y de fax nuevos, si la opción Mostrar número de mensajes está activada en la consola de Administración.
Consulte Grupos de funciones > Opciones del buzón en la Guía de configuración del servidor.
De vacaciones Usuarios
avanzados y unificados
No responde Usuarios
avanzados y unificados En la oficina y conectado (aparece en directorio de
LanTalk)
Usuarios avanzados y unificados En la oficina y desconectado (aparece en directorio
de LanTalk) Usuarios
avanzados y unificados Usuario estándar, sin acceso a escritorio (aparece en
directorio de LanTalk) Usuarios
avanzados y unificados
Cierre de sesión
Al cerrar la sesión se cierra el UM Client Manager y su sesión termina.
Para cerrar la sesión de UM Client Manager:
1. Haga clic con el botón derecho en el icono de UM Client Manager y haga clic en Salir. Aparecerá el siguiente mensaje:
2. Haga clic en Sí.
Conectividad de UM Client Manager
En algunas ocasiones, cuando UM Client Manager no puede conectarse al almacén de IMAP o a su buzón, aparecerán cuadros de diálogo que le solicitarán recuperar la conectividad.
Para desbloquear el buzón:
1. Cuando el sistema no pueda establecer una conexión con el almacén de IMAP, aparecerá el cuadro de diálogo Desbloquear buzón.
2. Haga clic en Aceptar. El sistema intenta restablecer la conexión. Si se establece la conexión, el cuadro de diálogo Desbloquear buzón desaparecerá. Si no se establece la conexión, volverá a aparecer el cuadro de diálogo Desbloquear buzón. Haga clic nuevamente en Aceptar hasta que se establezca la conexión.
Para reconfigurar la configuración IMAP:
1. Cuando el sistema no pueda establecer una conexión con un buzón específico en el almacén de IMAP, aparecerá el cuadro de diálogo Configuración IMAP.
2. En el campo Nombre de usuario, escriba su nombre de usuario IMAP.
Nota: El nombre de usuario IMAP es el nombre de usuario de la cuenta de correo electrónico que se establece en el servidor de Exchange (en el directorio activo). Comuníquese con su Administrador de sistema si no sabe su nombre de usuario IMAP.
3. En el campo Contraseña antigua, ingrese la contraseña antigua asociada con su nombre de usuario IMAP.
4. En el campo Contraseña, ingrese una contraseña nueva para su nombre de usuario IMAP.
5. En el campo Confirmar contraseña, vuelva a escribir la nueva contraseña para su confirmación.
6. Haga clic en Aceptar. El sistema volverá a intentar conectarse al buzón específico del Almacén de IMAP.
Para restablecer la contraseña cuando se le indique:
1. Cuando su cuenta intente conectarse con el UM Client Manager y la contraseña no sea válida, aparecerá el cuadro de diálogo Definir contraseña.
de diálogo Iniciar sesión. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y restablecer una conexión con el servidor 6510. El cuadro de diálogo Iniciar sesión seguirá apareciendo de manera intermitente si la conexión con el servidor no se restablece.
Configuración de UM Client Manager
Antes de que pueda usar UM Client Manager, deberá configurar la aplicación.
Aunque la Configuración principal se establece por lo general al momento de instalar la aplicación en su computadora, tiene la opción de cambiarla.
Nota: Esta tarea es aplicable sólo para usuarios Avanzados o Unificados. Para obtener una explicación de los diferentes tipos de usuarios, consulte la sección Acerca de esta guía de este documento.
Hay cuatro configuraciones principales que ajustar para la aplicación.
•Configuración principal
•Manejo de llamadas
•Configuración de LanTalk (Mensajería instantánea)
•Configuración de notificaciones
Ajuste de configuración principal
Esta función le permite ajustar la configuración personal necesaria para iniciar una sesión con éxito.
Precaución: Esta información debe ser correcta para que UM Call Manager y los formularios de Outlook funcionen correctamente.
Para ajustar la configuración principal:
Nota: Omita este procedimiento si ya ajustó la configuración principal durante la instalación de 6510 UM Client Manager.
1. En su escritorio, haga clic en Inicio>Programas>UM Client Manager>Configuración.
Aparecerá la ventana de configuración de 6510 UM Client Manager.
completan algunos campos, consulte los pasos 2 a 5 que aparecen a continuación para obtener detalles. Siga con el paso 6 si los campos principales ya están completos.
2. En el campo Empresa, ingrese el número o nombre de la empresa con la que está asociada su cuenta en el servidor 6510 UM.
Nota: Comuníquese con su Administrador de sistema si no sabe el número de su empresa. El valor predeterminado es 1.
3. En el campo Buzón, ingrese su número de buzón para el correo de voz.
4. En el campo Dirección IP del servidor UMST, ingrese la dirección IP de UMST de modo que el sistema pueda autenticarle usando TCP/IP.
Nota: Comuníquese con su Administrador de sistema si no sabe la Dirección IP del servidor de UMST.
5. En el Puerto del servidor UMST, ingrese el número de puerto del servidor UMST.
Nota: Comuníquese con su Administrador de sistema si no sabe el número de Puerto del servidor de UMST. El valor
predeterminado es 13777.
6. En el campo Mantener la conexión activa, marque la casilla correspondiente si desea que UM Client Manager mantenga una conexión con el servidor UMST.
Nota: Al seleccionarse esta opción, UM Client Manager intentará reconectarse al UMST en caso de que se pierda la conexión entre los dos componentes.
7. En la lista desplegable Idioma de UM Client, seleccione el idioma que desea utilizar.
8. En el campo Visor de fax, ingrese el nombre del archivo y la ubicación de la aplicación que utiliza actualmente para visualizar archivos.tiff. Si deja este campo en blanco, el 6510 UM Client Manager usará el visor predeterminado asociado con su sistema operativo.
9. Haga clic en Definir contraseña para establecer su contraseña de usuario. Aparecerá el cuadro de diálogo Definir contraseña.
10.En el campo Definir contraseña, ingrese su nueva contraseña y luego haga clic en Aceptar.
11.Volverá a aparecer la ventana de configuración de 6510 UM Client Manager. Haga clic en Aceptar para terminar la configuración.
La configuración inicial de 6510 UM Client Manager está terminada.
Especificación de la configuración de manejo de llamadas
La ficha Manejo de llamadas le permite definir la configuración de manejo de llamadas, incluida la Integración PIM, acción predeterminada, mensajes emergentes de nuevas llamadas, búsqueda de contacto público, agregar grabación automática y extensión de usuario.
Nota: Esta función está disponible sólo para usuarios Avanzados o Unificados. Para obtener una explicación de los diferentes tipos de usuarios, consulte la sección Acerca de esta guía de este documento.
Para especificar el manejo de llamadas:
1. Inicie sesión en 6510 UM Client Manager.
2. Haga clic en la ficha Manejo de llamadas.
Aparecerá la ventana Manejo de llamadas.
3. Seleccione Mensaje emergente de nueva llamada para activar los mensajes emergentes en las llamadas entrantes. Cuando reciba una nueva llamada, aparecerá la pantalla Administrador de llamadas.
4. Seleccione la casilla de verificación Utilizar formato de teléfono para activar el formato del teléfono.
5. En la lista desplegable de Integración PIM, seleccione la aplicación Administrador de información personal (PIM, por sus siglas en inglés) que esté utilizando en esta computadora para integrar búsquedas de base de datos y mensajes emergentes en llamadas entrantes.
La siguiente tabla describe la configuración relacionada para cada una de las aplicaciones de Administrador de información personal (PIM) en la lista desplegable.
Función Campos relacionados
Maximizador Seleccione Agregar grabación automática de No encontrados para agregar la grabación de la llamada si no se encontró en la base de datos. Tomará la información de ID de la persona que llama, incluido el nombre y número, además de crear un nuevo contacto en Outlook o Act.
Goldmine No hay campos relacionados.
ACT! Seleccione Agregar grabación automática de No encontrados para agregar la grabación de la llamada si no se encontró en la base de datos. Tomará la información de ID de la persona que llama, incluido el nombre y número, además de crear un nuevo contacto en Outlook o Act.
Outlook Seleccione Agregar grabación automática de No encontrados para agregar la grabación de la llamada si no se encontró en la base de datos. Tomará la información de ID de la persona que llama, incluido el nombre y número, además de crear un nuevo contacto en Outlook o Act.
Seleccione Buscar contactos públicos para buscar en la base de datos de contactos públicos ubicada en el servidor de intercambio de la oficina para encontrar un número de contacto coincidente.
Seleccione Eliminar mensaje emergente de nueva llamada, si se encuentra cuando desee desactivar el control de llamadas y sólo
6. Seleccione Eliminar mensaje emergente de nueva llamada, si se encuentra, cuando no desee un mensaje emergente de nueva llamada si el sistema encuentra información coincidente con la llamada entrante.
7. En la lista desplegable Acción predeterminada, seleccione una acción predeterminada. Si no hace clic en ninguna acción del mensaje emergente entrante, el sistema procesará la llamada según la acción que haya asignado en este campo.
Nota: Puede anular estas acciones predeterminadas mediante las acciones que puede elegir en un mensaje emergente entrante.
8. En el campo Usar Ext., seleccione el tipo de extensión que se utilizará para transferir una llamada, reproducir un mensaje de voz y marcar un número. Puede seleccionar un tipo de extensión Interna, Externa o Centrex.
Nota: Centrex es un servicio proporcionado por una compañía telefónica, que permite la funcionalidad PBX en sus teléfonos. En esta aplicación, al seleccionar el tipo de
extensión Centrex se iniciará un marcado externo a través de la operadora automática, lo que liberará sus líneas de troncal existentes para el marcado de larga distancia.
9. En la lista desplegable País, seleccione el país asociado con la extensión externa.
10.En el campo Código de Ciudad/Área, ingrese el código de ciudad o área para la extensión externa.
11.En el campo Número, ingrese el número de extensión que utiliza o, si usa un número de teléfono externo, ingrese el número de teléfono de siete dígitos.
Nota: Si no ingresa una extensión telefónica, el sistema utilizará su extensión.
12.Haga clic en Aceptar para aceptar y finalizar la configuración o haga clic en otra ficha para continuar con la configuración.
Acción Función
Tomar llamada Tomar la llamada en forma automática Tomar mensaje Tomar mensaje en forma automática
Transferencia de llamada En forma predeterminada, transferir la llamada hacia otra extensión
Configuración de LanTalk
LanTalk es el componente de mensajería instantánea del sistema 6510 UM, que permite a los usuarios conversar entre ellos a través de una red de IP. La mensajería de LanTalk puede personalizarse de modo que cada usuario puede especificar colores de fondo y de primer plano, así como también el tipo y tamaño de la fuente.
Nota 1: Esta función está disponible sólo para usuarios Avanzados o Unificados. Para obtener una explicación de los diferentes tipos de usuarios, consulte la sección Acerca de esta guía de este documento.
Nota 2: Verifique con su Administrador de sistema si tiene acceso a esta función. Debe tener varias opciones activadas antes de que pueda acceder a esta función.
Para configurar LanTalk:
1. Inicie sesión en 6510 UM Client Manager.
2. Haga clic en la ficha LanTalk. Aparecerá la ventana LanTalk.
3. Haga clic en Color de fondo para definir el color de la pantalla de fondo.
4. Haga clic en Color de primer planopara definir el color del texto.
5. Haga clic en Fuente para configurar el tipo y tamaño de fuente.
Nota: Para obtener información sobre cómo cambiar el color y la fuente, consulte la documentación de Windows NT.
6. Seleccione la casilla de verificación Desplegar LanTalk para activar la mensajería instantánea.
7. Seleccione la casilla de verificación Nueva ventana de LanTalk para cada sesión, si desea una ventana nueva para cada nueva sesión de LanTalk.
8. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración de LanTalk.
Configuración de notificaciones
La ficha Notificación le permite personalizar la manera en que se le notificará al recibir mensajes nuevos y cuando otros usuarios inicien sesión en el sistema.
Nota: Esta función está disponible sólo para usuarios Avanzados o Unificados. Para obtener una explicación de los diferentes tipos de usuarios, consulte la sección Acerca de esta guía de este documento.
Para configurar las notificaciones:
1. Inicie sesión en 6510 UM Client Manager.
2. Haga clic en la ficha Notificación. Aparecerá el cuadro de diálogo Notificación.
•Seleccione la casilla de verificación Desplegar la ventana de notificación al recibir mensajes nuevos para activar el mensaje emergente en pantalla que notifica nuevos mensajes.
•Seleccione la casilla de verificación Desplegar la ventana de notificación cuando otros se conecten para activar el mensaje emergente en pantalla que notifica cuando otros usuarios se conectan al sistema.
3. En el campo Sonidos, personalice los sonidos que desea utilizar para cada función usando el botón Explorar para seleccionar los archivos de sonido adecuados en los siguientes campos:
Nota: La función de Sonidos de notificación admite sólo archivos de sonido en formato .wav.
4. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración de Notificación.
Nuevo mensaje Seleccione el archivo de sonido que desea reproducir cuando reciba un nuevo mensaje.
Mensaje urgente Seleccione el archivo de sonido que desea reproducir cuando reciba un mensaje urgente.
Tono de grabación Seleccione el archivo de sonido que desea reproducir para el tono de grabación.
Nueva llamada Seleccione el archivo de sonido que desea reproducir cuando reciba una llamada.
LanTalk Seleccione el archivo de sonido que desea reproducir cuando reciba un mensaje de LanTalk.
Usuario conectado Seleccione el archivo de sonido que desea reproducir cuando se conecte un usuario.
Uso de UM Call Manager
Cuando una llamada pasa a su extensión, UM Client Manager muestra un mensaje emergente en pantalla con información sobre la llamada telefónica.
Nota 1: Esta función está disponible sólo para usuarios Avanzados o Unificados. Para obtener una explicación de los diferentes tipos de usuarios, consulte la sección Acerca de esta guía de este documento.
Nota 2: La función y el botón de Contactos aparecerá sólo si define su Configuración de integración PIM para que utilice Outlook.
Uso de los Botones de la barra de herramientas
Hay ocho botones que le permiten realizar diversas tareas en la pantalla de UM Call Manager.
Botón Función
Transfiere la llamada a la extensión activa en la cual se definió su cuenta de usuario. Para obtener más información, consulte el Capítulo 2 (Uso de Web Client) en este documento. Esta función depende de PBX.
Transfiere la llamada a otra extensión. Haga clic en la tecla de flecha para definir las extensiones.
Pone la llamada entrante en espera. Haga clic en la tecla de flecha para seleccionar el tiempo en que la llamada se mantendrá en espera.
Envía la llamada al correo de voz. Haga clic en la flecha para seleccionar qué saludo reproducir a la persona que llama.
Le permite sacar a una persona que llama del correo de voz mientras deja un mensaje.
Le permite devolver una llamada a un número que dejó un mensaje o llamó. También puede entrar a contactos y utilizar el botón de marcado.
Esta función depende de PBX.
Este botón le permite activar o desactivar su estado de no molestar en cualquier momento.
Esto inicia la base de datos de contactos incorporada de UM Client Manager para registrar estadísticas de llamadas y devolver llamadas.
(Sólo funcional en conjunto con Outlook).
Contestación de llamada
Cuando aparezca una llamada en la pantalla de UM Call Manager, haga clic en Contestar para transferir la llamada a su extensión.
Nota: El botón Contestar se desactiva hasta que recibe otra llamada.
Eliminación de una llamada
UM Client Manager le da la opción de eliminar una o todas las llamadas de la pantalla.
Para eliminar una llamada:
1. Destaque la llamada que va a eliminar y haga clic en Borrar.
Aparecerá un cuadro de diálogo solicitándole que confirme la eliminación.
Nota: Para eliminar todas las llamadas de la pantalla, haga clic en Borrar.
2. Haga clic en Aceptar. UM Client Manager eliminará las llamadas de la pantalla.
Transferencia de llamadas
Cuando una llamada pase a su extensión, podrá transferirla a otra extensión.
Después de que haya especificado la extensión, se mostrará en la lista desplegable Transferencia y estará disponible para uso nuevamente.
Nota: Los números de extensión que ingrese estarán disponibles hasta que salga de UM Call Manager.
Para transferir una llamada:
1. Haga clic en la tecla de flecha para seleccionar la extensión a la cual transferir la llamada. Para especificar una extensión, haga clic en Otra. Aparecerá el cuadro de diálogo Transferir llamada.
2. Ingrese el número de buzón asociado con la extensión telefónica a la cual desea transferir la llamada y haga clic en Aceptar.
Nota: El botón Transferencia se desactiva hasta que recibe otra llamada.
Puesta de una llamada en espera
Cuando una llamada pase a su extensión, podrá poner la llamada en espera hasta que tenga oportunidad de contestarla.
Para poner una llamada en espera:
1. Haga clic en la tecla de flecha que se encuentra al lado del botón Retención para seleccionar el tiempo en que desea poner la llamada en espera. Las selecciones de tiempo incluyen 30 segundos, 1 minuto, 2 minutos y Otro. Si elige una selección de tiempo proporcionada, la llamada será retenida por el tiempo especificado y posteriormente se transferirá a su extensión. Si se selecciona Otro, aparecerá el cuadro de diálogo Retener llamada.
2. Ingrese la cantidad de minutos por los cuales desea retener la llamada y luego haga clic en Aceptar. Después de terminado el tiempo, se reenviará la llamada a su extensión.
Nota: El botón Retención se desactivará hasta que reciba otra llamada.
Toma de mensajes
Cuando una llamada pase a su extensión, puede elegir enviar la llamada directamente a su correo de voz. Al activar esta opción desde la interfaz de UM Client Manager, podrá seleccionar qué saludo pregrabado usará para saludar a la persona que llama.
Para tomar un mensaje:
1. Haga clic en la tecla de flecha Tomar msj. y seleccione el tipo de saludo que desea que reciba la persona que llama. El UM Call Manager envía a la persona que llama al saludo seleccionado para que grabe un mensaje.
Retiro de una persona que llama del Correo de voz
Cuando una persona que llama está en el proceso de dejar un mensaje en su buzón de voz, puede elegir recuperar a la persona que llama del buzón de voz y hablar con ella directamente.
Para sacar a una persona que llama del correo de voz:
1. Mientras la persona que llama se encuentra grabando un mensaje, haga clic en Rellamada. La persona que llama es transferida a su extensión.
Especificación de No molestar
No molestar (DND, Do Not Disturb) le permite activar un mensaje de No molestar cuando aparece una llamada entrante en el mensaje emergente.
Para especificar no molestar:
1. Haga clic en el icono No molestar.
Adición de una llamada al Administrador de contactos
Nota: Esta función está disponible sólo cuando la Integración PIM se define para Outlook.
Si su Integración PIM se define para Outlook, después de que conteste una llamada, podrá añadir información sobre la persona que llama al Administrador de contactos de Microsoft Outlook. Para obtener más información sobre cómo usar los
contactos, consulte su guía de Outlook.
Cambio de su estado
UM Client Manager le da la capacidad de informar a las personas que llaman cuando no está disponible para contestar el teléfono. Por ejemplo, si está de vacaciones, puede ordenar al sistema que informe a la persona que llama que usted está ausente y que anuncie la fecha en la que volverá a la oficina.
Para obtener información sobre cómo grabar un saludo, consulte Mantenimiento de saludos en la página 134 o su Guía de usuario del teléfono.
Para cambiar su estado:
1. Haga clic con el botón derecho en el icono UM Client Manager, luego seleccione Estado actual.
2. Seleccione el estado que desea activar.
Si selecciona un Estado actual distinto a En oficina o No responde, aparecerá el cuadro de diálogo Disponible en.
Estado Función
En oficina Timbra su extensión activa.
Ocupado Va al correo de voz y reproduce su saludo de ocupado.
En reunión Va al correo de voz y reproduce su saludo de En reunión.
No molestar Va al correo de voz y reproduce su saludo de no molestar.
Almuerzo Va al correo de voz y reproduce el saludo de almuerzo.
Me retiré a casa Va al correo de voz y reproduce el saludo de que se retiró a casa.
Fuera por negocios Va al correo de voz y reproduce el saludo de ausente por negocios.
En vacaciones Va al correo de voz y reproduce su saludo En vacaciones.
No responde Timbra su extensión activa.
3. Seleccione la casilla de verificación Disponible en para activar el programa.
4. Haga clic en la fecha en que volverá a la oficina.
5. Ingrese una hora, luego haga clic en Aceptar. El estado seleccionado se representará mediante el icono correspondiente en la bandeja de sistema de Windows.
Nota 1: No necesita especificar una fecha y hora para Disponible en. Esta es una opción que puede elegir, la cual, si es seleccionada le informará a las personas que llaman la fecha y hora en que estará disponible.
Nota 2: El sistema no revierte el estado de saludo de vuelta a "en la oficina" cuando se haya cumplido el tiempo de Disponible en. Deberá cambiar manualmente el saludo.
Uso de LanTalk
LanTalk es el módulo de mensajería instantánea que le permite conversar con otros usuarios de la red. Puede conectarse con cualquiera que haya iniciado sesión en la misma conexión de red que utiliza, así como también enviar mensajes SMS.
Envío de un mensaje
Cuando está conectado, puede enviar mensajes instantáneos a otras personas que utilizan LanTalk.
Para enviar un mensaje (para un sólo usuario):
1. Haga clic con el botón derecho en el icono de UM Client Manager y seleccione LanTalk. UM Client Manager le permite iniciar, difundir o visualizar el directorio.
2. Haga clic en Iniciar. Aparecerá el cuadro de diálogo LanTalk.
3. De la lista desplegable Seleccionar destino, seleccione Seleccionar destino desde el directorio de LanTalk. Aparecerá el cuadro de diálogo Directorio de LanTalk, mostrando una recopilación de Listas de compañeros o una lista de los usuarios en línea, definiendo sus nombres, número de buzón y estado en línea.
4. Haga clic en la ficha Directorio de la empresa, seleccione un usuario y haga clic en Aceptar. El usuario seleccionado aparece en la lista desplegable Seleccionar destino.
Nota: También se puede acceder directamente al Directorio de LanTalk al hacer clic con el botón derecho en el icono UM Client Manager, seleccionar LanTalk y hacer clic en Directorio.
Nota: También es posible seleccionar un mensaje anterior que haya enviado.
7. Haga clic en Enviar para enviar el mensaje. El mensaje ha sido enviado.
Creación de un mensaje de difusión
El uso de la función Difundir mensaje es muy útil si desea enviar el mismo mensaje a todos los usuarios conectados al sistema.
Para crear un mensaje de difusión:
1. Haga clic con el botón derecho en el icono UM Client Manager y seleccione LanTalk>Difundir. Aparecerá el cuadro de diálogo LanTalk.
Creación de una lista de compañeros
Una lista de compañeros le permite crear una lista de distribución para las difusiones de Lan Talk. Después de crear una Lista de compañeros, debe agregar buzones (usuarios) a la lista. Al crear y definir los usuarios en una Lista de compañeros, puede enviar un mensaje de difusión a los “compañeros” seleccionados con sólo un clic.
Para crear una Lista de compañeros:
1. Haga clic con el botón derecho en el icono de UM Client Manager y seleccione LanTalk>Directorio. Aparecerá el Directorio Lan Talk (Ficha Lista de compañeros).
2. Haga clic en Herramientas>Agregar Lista de compañeros. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar lista de compañeros.
3. En el campo Número de lista, ingrese el número de lista que identificará la Lista de compañeros.
4. En el campo Nombre de lista, ingrese un nombre único para la Lista de compañeros.
5. Haga clic en Aceptar. Aparecerá la Lista de compañeros en la ficha Lista de compañeros.
Para cambiar el nombre de una Lista de compañeros:
1. En la ficha Lista de compañeros, seleccione una Lista de
compañeros y haga clic en Herramientas> Cambiar nombre Lista de compañeros. Aparecerá el cuadro de diálogo Borrar Lista de compañeros.
2. Haga clic en Sí Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar nombre de Lista de compañeros.
3. En el campo Ingresar nuevo nombre, escriba el nuevo nombre para la Lista de compañeros.
4. Haga clic en Aceptar. Aparecerá la Lista de compañeros rotulada con su nuevo nombre.
Para agregar buzones a la Lista de compañeros:
1. En la ficha Lista de compañeros, seleccione la Lista de compañeros y haga clic en Herramientas>Agregar Buzón. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar buzón.
• Haga clic en Buscar. Aparecerá cualquier número de buzón que se encuentre.
o
• Seleccione Por nombre. Aparecen los campos Nombre y Apellido.
• En el campo Apellido, ingrese el apellido del usuario que está buscando.
• En el campo Nombre, ingrese el nombre del usuario que está buscando.
• Haga clic en Buscar. Aparecerá cualquier nombre que se encuentre.
2. Seleccione el usuario que desea agregar y haga clic en Agregar a lista. El usuario aparece en la Lista de compañeros.
3. Repita los pasos 1 y 2 para agregar todos los usuarios necesarios a su Lista de compañeros.
Eliminación de listas de compañeros y buzones
Puede borrar buzones individuales desde Listas de compañeros o eliminar Listas de compañeros completas.
Para borrar un buzón de la Lista de compañeros:
1. En la ficha Lista de compañeros, seleccione un usuario y haga clic en Herramientas>Borrar Buzón. Aparecerá el cuadro de diálogo Borrar buzón.
2. Haga clic en Sí. Se elimina el buzón de la Lista de compañeros.
Para borrar una Lista de compañeros:
1. En la ficha Lista de compañeros, seleccione una Lista de compañeros y haga clic en Herramientas>Borrar Lista de compañeros. Aparecerá el cuadro de diálogo Borrar Lista de compañeros.
2. Haga clic en Sí. Se elimina la Lista de compañeros.
Envío de un mensaje usando una lista de compañeros
Una vez que se crea una Lista de compañeros y se le asignan los múltiples usuarios, puede crear oportunamente mensajes Lan Talk que se envían a los usuarios
específicos de la Lista de compañeros seleccionada.
Envío de un mensaje usando una Lista de compañeros:
1. Haga clic con el botón derecho en el icono UM Client Manager y seleccione LanTalk>Directorio.
Aparecerá el Directorio de Lan Talk (ficha Lista de compañeros).
2. Seleccione la Lista de compañeros que desea utilizar y haga clic en Aceptar. El campo Seleccionar destino muestra la Lista de
Uso de la Barra de herramientas de Outlook
La Barra de herramientas de UM Client Manager se integra en la aplicación de Microsoft Outlook, permitiéndole enviar un mensaje de voz, texto o fax, así como también, definir su Estado actual e iniciar sesiones de LanTalk.
Nota: En casos donde existen varios perfiles en uso en la misma aplicación de Outlook, sólo el perfil del usuario que instala el software tiene acceso a la Barra de herramientas de UM Client Manager en Outlook.
Botón Función Disponible para Crear un mensaje de voz
(botón Nuevo mensaje de voz)
Todos los usuarios
Crear un mensaje de texto (botón Nuevo mensaje de texto)
Todos los usuarios
Enviar un mensaje de fax (botón Nuevo mensaje de fax)
Todos los usuarios
Definir su Estado actual Usuarios avanzados y unificados
Iniciar una conversación de LanTalk
Usuarios avanzados y unificados
Ficha de mensaje
La ficha Mensaje le permite crear mensajes de voz, texto y de fax.
Para crear un mensaje de voz:
1. En Microsoft Outlook, haga clic en el botón Nuevo mensaje de voz. Aparecerá la ficha Nuevo mensaje de voz.
2. En el campo Para, ingrese la dirección de correo electrónico a la que envía el mensaje.
3. En el campo Cc, ingrese la dirección de correo electrónico a la que envía una copia del mensaje. (Si corresponde).
4. En el campo Asunto, ingrese el asunto para el mensaje.
5. En Seleccione el tipo de mensaje, asegúrese de que Voz esté seleccionado.
La barra de herramientas de grabación de sonidos se utiliza para grabar y reproducir mensajes de voz. Cuenta con botones para grabar, borrar, reproducir, detener, retroceder y adelantar el mensaje.
le permite ajustar el volumen y velocidad del mensaje.
6. Haga clic en e inicie la grabación del mensaje de voz con su micrófono. Haga clic en cuando haya terminado de grabar.
7. Haga clic en para comprobar que su mensaje fue grabado. Si es necesario revisar el mensaje, haga clic en para borrar el mensaje y volver a grabarlo.
8. En el campo de texto de la parte inferior de la pantalla, ingrese cualquier texto que desee incluir con el mensaje.
9. Haga clic en Enviar. El mensaje creado ha sido enviado.
Para crear un mensaje de texto:
1. En Microsoft Outlook, haga clic en el botón Nuevo mensaje de texto. Aparecerá la ficha Nuevo mensaje de texto.
2. En el campo Para, ingrese la dirección de correo electrónico a la que envía el mensaje.
3. En el campo Cc, ingrese la dirección de correo electrónico a la que envía una copia del mensaje. (Si corresponde).
4. En el campo Asunto, ingrese el asunto para el mensaje.
5. En Seleccione el tipo de mensaje, asegúrese de que Texto esté seleccionado.
6. En el campo de texto de la parte inferior de la pantalla, ingrese su mensaje.
7. Haga clic en Enviar. El mensaje creado ha sido enviado.
Para crear un mensaje de fax:
1. En Microsoft Outlook, haga clic en el botón Nuevo mensaje de fax.
Aparecerá la ficha Nuevo mensaje de fax.
2. En el campo Para, ingrese la dirección de correo electrónico a la que envía el mensaje.
7. Seleccione el fax para adjuntar al mensaje. En el campo aparece el archivo seleccionado.
8. En el campo de texto de la parte inferior de la pantalla, ingrese cualquier texto que desee incluir con el mensaje.
9. Haga clic en Enviar. El mensaje creado ha sido enviado.
Ficha Opciones de telefonía
La ficha Opciones de telefonía le permite configurar el formato de voz y las opciones de dispositivos. La configuración correcta de estas opciones le permitirá escuchar los mensajes de voz que se reciben.
Nota: Los usuarios estándar no tienen acceso a la función de Opciones de telefonía. Para obtener una explicación de los diferentes tipos de usuarios, consulte la sección Acerca de esta guía de este documento.
Para definir las opciones de telefonía:
1. En Microsoft Outlook, haga clic en el botón Nuevo mensaje de voz. Aparecerá la ficha Nuevo mensaje de voz.
2. Haga clic en la ficha Opciones de telefonía. Aparecerá la ficha Opciones de telefonía.
3. En la lista desplegable Formato de voz, seleccione el formato de archivo de voz que va a utilizar para la reproducción.
5. Ingrese su extensión telefónica y haga clic en Aplicar. Una vez seleccionado, al recibirse y abrirse un mensaje de voz en Outlook, el sistema llamará a su extensión telefónica y el mensaje de voz se reproducirá en su teléfono.
6. Las opciones de telefonía ya están configuradas.
Nota: Los mensajes de voz grabados a través de un micrófono en una computadora de escritorio no pueden reproducirse a través del dispositivo de sonido del Teléfono. Sólo pueden reproducirse a través del dispositivo de sonido Tarjeta de sonido.
Definición del estado actual en Outlook
UM Client Manager le da la capacidad de informar a las personas que llaman cuando no está disponible para contestar el teléfono. Por ejemplo, si está de vacaciones, puede ordenar al sistema que informe a la persona que llama que usted está ausente y que anuncie la fecha en la que volverá a la oficina.
Nota: Esta función está disponible sólo para usuarios Avanzados o Unificados. Para obtener una explicación de los diferentes tipos de usuarios, consulte la sección Acerca de esta guía de este documento.
Para definir el estado actual en Outlook:
1. En la barra de herramientas de estado de UM Client Manager (Outlook), haga clic en la lista desplegable de Estado actual y seleccione un estado.
Estado Función
En oficina Timbra su extensión activa.
Ocupado Va al correo de voz y reproduce su saludo de ocupado.
En reunión Va al correo de voz y reproduce su saludo de En reunión.
No molestar Va al correo de voz y reproduce su saludo de no molestar.
Almuerzo Va al correo de voz y reproduce su saludo de almuerzo.
Me retiré a casa Va al correo de voz y reproduce el saludo de que se retiró a casa.
Fuera por negocios Va al correo de voz y reproduce el saludo de ausente por negocios.
En vacaciones Va al correo de voz y reproduce su saludo En vacaciones.
No responde Timbra su extensión activa.
Uso de LanTalk en Outlook
LanTalk es el módulo de mensajería instantánea que le permite conversar con otros usuarios a través del IP. Puede comunicarse con cualquier persona que esté
conectada al mismo IP que usted está utilizando. Integrado en Outlook, LanTalk es mucho más conveniente para que se comunique con individuos que están
conectados en su red.
Nota: Esta función está disponible sólo para usuarios Avanzados o Unificados. Para obtener una explicación de los diferentes tipos de usuarios, consulte la sección Acerca de esta guía de este documento.
Para usar LanTalk en Outlook:
1. En la Barra de herramientas de estado de UM Client Manager (Outlook), haga clic en LanTalk y seleccione Iniciar, Difusión o Directorio.
• Para iniciar un mensaje, consulte Para enviar un mensaje (para un sólo usuario): en la página 39
• Para difundir un mensaje, consulte Para crear un mensaje de difusión: en la página 43
• Para usar el directorio, consulte a continuación.
2. Haga clic en Directorio. Aparecerá el cuadro de diálogo Directorio de LanTalk (Seleccionar destino).
3. Destaque un usuario y haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo LanTalk muestra la información del usuario.
4. De la lista desplegable Enviar texto, ingrese el mensaje que desea enviar.
Nota: También es posible seleccionar un mensaje anterior que haya enviado.
5. Haga clic en Enviar para enviar el mensaje.
6. Haga clic en Borrar para borrar la conversación actual de su pantalla de IM.
En este capítulo. . .
Visión general en la página 64 Inicio de Web Client en la página 64 Funciones de Web Client en la página 68 Uso de la Bandeja de entrada en la página 69 Mantenimiento de carpetas en la página 85
Mantenimiento de la configuración de usuario en la página 90 Mantenimiento de opciones de mensaje en la página 99 Mantenimiento de opciones de llamada en la página 105 Mantenimiento de direcciones en la página 108
Mantenimiento de una lista de distribución en la página 120
Visión general
Web Client es una interfaz basada en la Web que le proporciona acceso a su cuenta y funciones de 6510 UM a través de Internet. Puede revisar sus correos electrónicos, mensajes telefónicos y faxes en cualquier parte del mundo.
Nota: Esta aplicación está disponible sólo para usuarios de las clases Avanzado o Unificado. Para obtener una explicación de los diferentes tipos de usuarios, consulte la sección Acerca de esta guía de este documento.
Inicio de Web Client
Ejecución de Grant Permissions
La ejecución de Grant Permissions permite a cada usuario nuevo utilizar todas las funciones disponibles en el Web Client (como por ejemplo, grabar mensajes de voz).
Asegúrese de ejecutar primero Grant Permissions desde la pantalla Web Client antes de iniciar sesión en Web Client.
Nota: Es posible que ya haya habilitado Grant Permissions durante la instalación de las aplicaciones de cliente. Omita este procedimiento si ya habilitó esta función.
Para ejecutar Grant Permissions:
1. Abra su navegador (use Microsoft Explorer 6.0 o superior o Netscape Navigator 6.2 o superior). Aparecerá la pantalla Web Client.
2. En el campo Dirección, ingrese la dirección IP del servidor 6510 UM y luego haga clic en Ir.
Nota: Si no conoce la dirección IP, comuníquese con su Administrador de red.
3. Haga clic en Web Client. Aparecerá el cuadro de diálogo Web Client.
4. En la lista desplegable de Inicio, seleccione Grant Permission.
5. Haga clic en Ir. Aparecerá el cuadro de diálogo Descargar archivos.
6. Haga clic en Abrir. Comenzará la instalación de Grant Permissions y aparecerá el cuadro de diálogo Establecer permisos para el cliente.
7. En el campo http://, ingrese la dirección IP de su servidor Web y haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Grant Permission.
Conexión a Web Client
Con el objeto de acceder a su cuenta 6510 UM a través de Internet, primero debe iniciar Web Client.
Nota: Antes de utilizar esta aplicación, asegúrese de que se habilitó SSL en el Web Client. Compruebe con su Administrador de sistema si no está seguro si se efectuó la habilitación.
Para conectarse a Web Client:
1. Abra su navegador (use Microsoft Explorer 6.0 o superior o Netscape Navigator 6.2 o superior). Aparecerá la pantalla Web Client.
2. En el campo Dirección, ingrese la dirección IP del servidor UM seguido de /um y haga clic en Ir.
Nota: Si no conoce la dirección IP correcta, comuníquese con su Administrador de red.
3. Haga clic en Web Client. Aparecerá el cuadro de diálogo Web Client.
4. Seleccione una interfaz de idioma en la selección del lado izquierdo.
Nota: El valor predeterminado es inglés.
5. En el campo Buzón, ingrese el número de su buzón.
6. De la lista desplegable Compañía, seleccione una compañía (si hay varias compañías en el sistema UM).
7. En el campo Contraseña, ingrese su contraseña y haga clic en Iniciar sesión. Aparecerá la pantalla Superior\Bandeja de entrada\.
Nota: Si accede a Web Client desde su computadora donde se encuentra instalado UM Client Manager, puede hacer clic con el botón derecho en el icono de Client Manager y seleccionar Mi bandeja de entrada UM para iniciar el buzón de Web Client.
Cierre de sesión
Después de terminar la sesión de Web Client, deberá cerrar sesión.
Para cerrar sesión:
1. Haga clic en Cerrar sesión. Aparecerá un mensaje solicitándole que confirme la acción de cerrar sesión.
2. Haga clic en Aceptar. Aparecerá la pantalla Web Client.
