PROCESO Seguridad y salud en el trabajo
DOCUMENTO Procedimiento AUDITORIAS INTERNAS
CÓDIGO PRO-SST-03
VERSIÓN 03
1. OBJETIVO
Las auditorías internas determinan si el SG-SST es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos del decreto 1072:2015 y con los requisitos del SG-SST establecidos por la organización.
2. ALCANCE
Este procedimiento debe abarcar todos los aspectos establecidos en el decreto 1072:2015 Art.
2.2.4.6.30
3. RESPONSABLES Gerencia General
• Realizar seguimiento al presente procedimiento.
• Asignar los recursos necesarios para la implementación y seguimiento del presente procedimiento.
• Aprobar el programa de Auditoría.
Coordinador SST
• Elaborar y realizar cambios al presente documento cuando sea necesario y las disposiciones legales y corporativas así lo requieran.
• Determinar los recursos necesarios para la implementación del presente procedimiento.
• Realizar seguimiento y establecer planes de acción para las no Conformidades presentadas.
Líder SGC
• Realizar y Socializar el programa de auditoría mediante el formato FOR-MCON-04 Programa de Auditoría (SGC).
• Conformar un equipo auditor y con el apoyo de los miembros del COPASST desarrollar el programa de auditoría en SG-SST.
Auditor Líder
• Solicitar documentación a la Coordinación de SST que considere pertinente para el desarrollo de la auditoría.
• Realizar el FOR-MCON-05 plan de auditoría.
Equipo auditor
• Revisar la documentación suministrada por la coordinación de SST para el desarrollo de la auditoría.
• Ejecutar el proceso de auditoría al SG-SST
• Realizar informe de Auditoría.
4. DEFINICIONES 4.1 AUDITADO
Organización y/o proceso que es auditada.
4.2 AUDITOR
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
4.3 AUDITOR LÍDER
Auditor designado para llevar a cabo una auditoría actuando como líder del equipo.
4.4 AUDITORÍA
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría.
4.5 ACCIÓN CORRECTIVA
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
4.6 ACCIÓN PREVENTIVA
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial indeseable.
4.7 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos sus hallazgos.
4.8 CONFORMIDAD
Cumplimiento de un requisito.
4.9 CORRECCIÓN
Acción inmediata tomada para eliminar una no-conformidad.
4.10 CRITERIOS DE AUDITORÍA
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencias.
4.11 EQUIPO AUDITOR
Uno o más Auditores que llevan a cabo una auditoría con la participación de los miembros del COPASST.
4.12 ESPECIFICACIÓN
Documento que establece requisitos.
4.13 EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
4.14 EVIDENCIA OBJETIVA
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
4.15 HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no-conformidad con los criterios de la auditoría u oportunidades de mejora.
4.16 LISTA DE VERIFICACIÓN
Herramienta que sirve para facilitar el examen de evidencias objetivas y/o la investigación durante la ejecución de la auditoría.
4.17 NO CONFORMIDAD Incumplimiento de un requisito.
4.18 OBSERVACIONES
Declaración de no conformidades potenciales, oportunidades de mejora u observaciones positivas, detectadas durante la auditoría.
4.19 ORGANIZACIÓN
Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.
4.20 PLAN DE AUDITORÍA
Descripción de las actividades que se llevarán a cabo durante la auditoría.
4.21 PROGRAMA DE AUDITORÍA
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
4.22 REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
4.23 REQUISITO
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
4.24 VERIFICACIÓN
Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva que se han cumplido los requisitos especificados.
4.25 SG-SST
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
5. CONSIDERACIONES GENERALES
El Auditor asignado como líder del equipo, es responsable de dirigir y coordinar la ejecución de todas las etapas de la auditoría definidas en este documento, incluyendo la elaboración del informe final de la auditoría.
Los Auditores incluyendo la participación de los miembros del COPASST deben ser independientes de quienes tienen responsabilidad directa por la actividad que se está auditando, con el fin de no afectar su objetividad.
Los Auditores deben permanecer dentro del alcance de la auditoría, ser objetivos, reunir y analizar evidencia que sea pertinente y suficiente para permitir la deducción de conclusiones con respecto al SG-SST auditado.
El proceso de SST auditado debe informar a los colaboradores de su área, sobre los objetivos y el alcance de la auditoría, designar funcionarios responsables para que acompañen al equipo auditor durante el desarrollo de la auditoría, proporcionar todos los recursos necesarios, facilitar al equipo auditor el acceso a las instalaciones y al material de evidencia y brindar toda la cooperación posible para asegurar un proceso de auditoría efectivo.
5.1 Programa de Auditorías
El Líder SGC debe realizar anualmente el programa de Auditoría Interna para la verificación de la conformidad del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El programa se debe elaborar en el formato FOR-MCON-04 Programa de Auditoría. Así mismo se debe establecer el objetivo y el alcance de la auditoría para ser aprobado en la revisión gerencial.
En el momento de elaborar el programa, el Líder de SGC debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Elementos del sistema con mayor dificultad de implementación.
• Cambios organizacionales (retiro de personal clave, fusión creación u omisión de cargos, traslados frecuentes de personal o elevada rotación del personal).
• Resultados no satisfactorios de otras Auditorías.
• Cambios tecnológicos.
• La ejecución de una auditoría a todas las secciones del manual de Seguridad y Salud en el Trabajo una vez al año.
• Manejo de Auditorías no programadas.
• Cambios en requerimientos del Cliente y/o en la legislación aplicable.
• Indicadores de eficiencia y eficacia del proceso de auditoría
• Resultados de indicadores de gestión, de estructura y de resultados).
Una vez elaborado y aprobado el programa, se procede a publicar y divulgar para conocimiento de todos los involucrados.
5.2 Selección de Auditores
El líder de SGC es el responsable de seleccionar el equipo auditor de acuerdo a los criterios establecidos por la norma NTC ISO 19011, asegurándose de su objetividad e imparcialidad; sin tener ninguna responsabilidad directa en la ejecución de las actividades de SG-SST.
5.3 Planeación de Auditorías
Como mínimo con cinco (5) días de anticipación a la realización de la auditoría, el líder de SGC comunica por escrito al Auditor Líder el objetivo y alcance de la auditoría y sobre los participantes del equipo auditor que lo acompañarán en el proceso de auditoría.
El Auditor Líder debe tener en cuenta las siguientes etapas para realizar la auditoría:
5.4 Recolección de la Información
El Auditor Líder solicita a la Coordinación de SST, la documentación que considere necesaria para preparar la auditoría. El Líder SGC expide copia no controlada de estos documentos.
5.5 Planificación y Preparación de la Auditoría
Durante la planeación y preparación de la auditoría, el equipo auditor es responsable por revisar la información necesaria para verificar la existencia de documentos que soporten la auditoría a realizar.
El Auditor líder debe elaborar el Plan de auditoria interna de calidad FOR-MCON-05, asignando tareas individuales a los miembros del equipo auditor y debe considerar los resultados de Auditorías anteriores, si existen.
Preparación de la lista de verificación, para dar cumplimiento con el Plan de auditoría preparado por el Auditor Líder, cada miembro del equipo auditor debe elaborar el FOR-MCON-18 Lista de verificación para estructurar la auditoría a realizar.
Para elaborar la Lista de Verificación FOR-MCON-18, se recomienda que el Auditor considere los aspectos relacionados en la lista de verificación estándar y de ser necesario complementarla a partir de criterios como:
• Cargos que se relacionen con el alcance de la auditoría.
• Aplicación de los requisitos del Decreto 1072:2015 al SG-SST.
• Requisitos legales o reglamentarios aplicables al SG-SST.
• Afirmaciones en los documentos aplicables.
• Registros que se generan de las disposiciones o documentos a auditar.
• Actividades de alto impacto o con posibles riesgos de generar no conformidades.
• Verificar la disponibilidad del procedimiento documentado, la evaluación del grado de conocimiento y la consistencia de la información en registros.
5.6 EJECUCION DE AUDITORÍAS Reunión de Apertura
El Auditor Líder coordina la reunión de apertura con el fin de:
• Presentar a los miembros del equipo auditor, a los colaboradores que van a atender la auditoría.
• Aclarar cualquier detalle del Plan de auditoría.
• Confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarios para el equipo auditor.
• Informar brevemente sobre los métodos y procedimientos que van a ser usados para la realización de la auditoría.
• Establecer conductos oficiales de comunicaciones entre el equipo auditor y el Auditado.
• Confirmar la hora y fecha para la reunión de cierre y cualquier reunión intermedia.
Concluida la reunión de apertura, el equipo auditor se desplaza, si es necesario, a los sitios donde se va a efectuar la auditoría asignada.
Después de la reunión de apertura y la visita a las instalaciones, el equipo debe tener una reunión privada para confirmar los detalles de las reuniones de enlace, de ser consideradas necesarias.
5.7 Auditoría
Durante el proceso de auditoría, el Auditor debe reunir las evidencias necesarias, a través de entrevistas, revisión documental, observación del desarrollo de las actividades y condiciones en las áreas de interés.
A medida que el Auditor avance en la auditoría, es esencial que se tomen y se registren las notas en el FOR-MCON-18 Lista de verificación, a fin de no confiar nada a la memoria. Las notas en lo posible deben incluir referencias a procedimientos particulares, trabajos, cargos, localización, etc., de manera que si es necesario, se pueda hacer Trazabilidad y verificar.
Si el Auditor observa alguna desviación, se recomienda que el Auditado también la observe, con el fin de obtener el reconocimiento de la veracidad de los hallazgos de no conformidades.
Recogidas las evidencias, el Auditor debe revisarlas para determinar si es
conforme, o no, con los criterios de la auditoría; si el Auditor no está seguro de la calificación, puede revisarlas y discutirlas en una reunión de enlace con los demás miembros del equipo auditor.
En la casilla de “Hallazgos” de la Lista de verificación FOR-MCON-18 además de registrar la evidencia obtenida, puede anotar cualquier observación encontrada.
Cualquier desviación encontrada en la auditoría se documenta como no-conformidad, en el formato FOR-MCON-06 Acciones Correctivas y Preventivas
5.8 Informe de Auditoría
El reporte de la auditoría es preparado por el equipo auditor y el auditor líder en el formato FOR- MCON-20 Informe de auditoría interna, de tal manera que los resultados globales se conozcan de inmediato al término de la auditoría. El informe es entregado Líder de SGC para socializar a la coordinación de SST.
Reunión de Cierre: Una vez concluida la fase de recolección de evidencias, el equipo auditor debe realizar la reunión de cierre con la Coordinación de SST y los funcionarios que atendieron la auditoría, En la reunión de cierre se ratifican los siguientes aspectos:
• Actividad auditada.
• Nombres de las personas entrevistadas.
• Conclusiones sobre aspectos favorables (fortalezas identificadas).
• Documentos consultados.
• Presentación de las no conformidades, si las hay.
5.9 SEGUIMIENTO DE NO CONFORMIDADES
La coordinación de SST es responsable de la implementación de los correctivos o las acciones correctivas, en un plazo no mayor a 10 días hábiles. Dichas acciones deben ser aprobadas por el auditor y se plantearán según lo descrito en el procedimiento PRO-SST-04 y PRO-SST-05, Acciones Correctivas y Preventivas respectivamente.
El responsable del cierre de No conformidades es el líder auditor, en compañía de los miembros del COPASST y Líder de SGC, para ello se debe recaudar evidencia para verificar la implementación de las acciones y su eficacia. En caso de requerir auditoría de seguimiento, la fecha será programada por el Líder de SGC. Una vez realizada la visita de seguimiento, se procederá a cerrar el reporte de no conformidad y el resultado se registrará en el formato FOR-MCON-06 Acciones Correctivas y Preventivas
5.10 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
El Coordinador de SST consolida la información de los informes de auditoría (cantidad de no conformidades levantadas) y realiza un análisis de tendencia (número de no conformidades levantadas Vs. requisitos del Decreto 1072:2015).
6. ACTIVIDADES / DESARROLLO
No Descripción Actividad Responsable Registros
1
Realizar un programa de Auditoría.
El líder del SGC debe establecer un programa de auditoría para la verificación de la conformidad del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, este programa se debe hacer según los criterios establecidos en el numeral 5.1 programa de auditorías Consideraciones Generales de este procedimiento
Líder de SGC F-04 Programa de auditoria
2
Presentar el programa de Auditoría
Se debe presentar el programa al Comité de Calidad y entregar al Gerente General para su aprobación.
Líder de SGC F-04 Programa de auditoria
3
Seleccionar al equipo auditor
El LPMC es el responsable de seleccionar el equipo auditor de acuerdo a los criterios establecidos por la norma NTC ISO 19011
Líder de SGC F-04 Programa de auditoria
4
Planear la auditoría
Como mínimo 5 días hábiles el líder SGC debe comunicar al coordinador de SST acerca de los objetivos y alcance de la auditoría, el coordinador de SST debe suministrar todos los documentos e información necesaria al equipo auditor para el desarrollo de la auditoría.
El auditor líder debe realizar el plan de Auditoría, asignando tareas específicas a cada miembro del grupo en el FOR-MCON-05 Plan de Auditoría (SGC), junto con la lista de verificación FOR-MCON-18 (SGC) de acuerdo a los requisitos establecidos en el numeral 5.5 de las Consideraciones Generales.
Líder de SGC Auditor Líder Coordinador SST
FOR-MCON-05 Plan de Auditoría (SGC) FOR-MCON-18 Lista de verificación (SGC)
5 Ejecutar la Auditoría
Se comienza con el programa de auditoría por medio de una reunión de apertura según el numeral 5.6 de las consideraciones generales, previo comienzo del plan de auditoría.
Se debe ejecutar la auditoria según el FOR-MCON-04 Programa de Auditoría FOR-MCON-05 Plan de Auditoría y el FOR-MCON-18 lista de verificación, teniendo en las actividades citadas en el numeral 5.6 de las consideraciones generales del presente procedimiento
Equipo Auditor
FOR-MCON-04 Programa de auditoria (SGC) FOR-MCON-05 Plan
de Auditoría (SGC) FOR-MCON-18 Lista de verificación (SGC)
6
Generar informe de auditoría
Se debe realizar un informe de auditoría para de esta manera conocer los resultados globales de esta que debe ser registrado en el F-20 Informe de auditoría Interna.
Equipo Auditor F-20 Informe de auditoría Interna
7
Realizar seguimiento a las No conformidades
Se debe realizar seguimiento a las No Conformidades, planteando las acciones correctivas, preventivas y de mejora que den a lugar según los resultados de la auditoría.
Coordinación de SST
F-06 Acciones correctivas y
Preventivas
8
Analizar los resultados de la Auditoría
Se debe analizar la información recibida en el informe de auditoría para extraer conclusiones pertinentes t establecer fortalezas y debilidades
Coordinación de
SST NA
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA FOR-MCON-04 Programa de Auditoría
FOR-MCON-05 Plan de Auditoría Interna de Calidad FOR-MCON-06 Acciones Correctivas y Preventivas FOR-MCON-18 Lista de Verificación
FOR-MCON-20 Informe de Auditoría Interna
8. CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del cambio Responsable de Aprobación del
Cambio
A Quien se le entrega
el documento Fecha
Modificación Rev.
Elaboración del Documento María Fernanda
Cárdenas Coordinador de SST 10/02/2017 0 ACTUALIZACION DE CODIGO Y
VERSION DIANA PEÑA CONTROL DOCUMENTAL 18/06/2020 1 ACTUALIZACION DEL
ENCABEZADO, LOGO. DIANA PEÑA CONTROL DOCUMENTAL
/ WEB 18/11/2020 2
ACTUALIZACION DE
ENCABEZADO ZARA MARTINEZ CONTROL DOCUMENTAL 01/02/2021 3
